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TROCA ELETRÔNICA DE DADOS - APLICAÇÃO
DO SISTEMA UZY COMO ESTUDO DE CASO NO
SETOR DE VESTUÁRIO
Nairana Aparecida Alberton Disner (PUC )
Stephanie Wolovicz Doh (PUC )
Ana karolina franco amashta (PUC )
A logística da cadeia de suprimentos tem revelado a grande importância e
necessidade da rapidez no fluxo de informações e a qualidade e precisão
destas. Propõe-se analisar o uso de um sistema de troca eletrônica de dados,
conhecido como EDI, como ferramenta de maior eficiência dos processos de
comunicação e compartilhamento de dados. Trata-se de uma implementação
por meio de softwares, normalmente personalizada para as necessidades de
cada empresa, a fim de reduzir as falhas no intercâmbio de informações
entre os interessados de toda a cadeia. Por meio de pesquisa de estudos de
caso e artigos relacionados aos benefícios do EDI, procedeu-se uma
comparação entre estes e uma empresa escolhida como estudo de campo, a
qual também implantou o sistema. Observou-se que a empresa teve
resultados semelhantes e até mesmo iguais às apresentadas pelos autores
pesquisados. Conclui-se que a troca eletrônica das informações realmente
contribui para maior padronização e rapidez em relação a suprimentos,
maior capacidade de armazenamento, suporte à consultas no banco de
dados e compartilhamento e comunicação entre os integrantes da cadeia.
Palavras-chaves: EDI, Troca, Eletrônica, Dados, Comunicação.
XXXIV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO
Engenharia de Produção, Infraestrutura e Desenvolvimento Sustentável: a Agenda Brasil+10
Curitiba, PR, Brasil, 07 a 10 de outubro de 2014.
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1. Introdução
No atual mercado globalizado, pode-se identificar que umas das formas que estão em alta para
alcançar o sucesso nos negócios é a criação de valor para os clientes. Dessa forma, a logística
está presente sendo uma forte estratégia para o êxito da empresa, devido à criação de valor
gerada pelas cadeias de suprimentos locais e globalizadas.
As cadeias de suprimentos são gerenciadas por meio de sistemas de informação que facilitam
a integração e o compartilhamento de informações entre a empresa e a própria cadeia. Tal
integração é construída através de quatro níveis de funcionalidades, que segundo Bowersox et
al. (2006), são: 1) sistemas de transação; 2) controle gerencial; 3) análise de decisões e 4)
planejamento estratégico, juntamente com alguns componentes mais importantes como:
Planejamento dos Recursos Empresariais (ERP – Enterprise Resource Planning) ou
sistemas legados;
Sistemas de comunicação;
Sistemas de execução;
Sistemas de planejamento.
Dentre os diversos meios de sistemas de informação, será analisado o EDI (Eletronic Data
Interchange), ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, podendo ser definido como um fluxo de
informações digitais entre parceiros e /ou empresas. O EDI trabalha com padrões para que
incorra a perda de dados ou incompatibilidade com os mesmos no intercâmbio de
informações, possibilitando assim que os dados passem de uma empresa para outra sem
precisarem ser processados por uma pessoa, como por exemplo, informações relacionadas à
compra de matéria-prima em determinado fornecedor, precisariam ser inseridas
primeiramente num banco de dados eletrônico para que erros de quantidade, data e
especificação tendessem a zero. Isso torna a transferência muito mais rápida, legível e segura,
diferente do sistema manual de preenchimento e armazenamento físico.
Vamos, portanto, compreender mais sobre esse sistema de comunicação, por meio de artigos,
livros e estudos de caso, de modo a entender o que levou a criação desse sistema, como ele
funciona, suas vantagens e desvantagens, a adaptação do EDI no mercado, a sua implantação
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e práticas reais nas organizações, se vale a pena investir nesse sistema e tendências desse
meio nos próximos anos.
2. Referencial teórico
A partir dos anos 80, foi formado um novo centro de gravidade na economia e os EUA,
seguido pela Europa e Japão foram os disseminadores por trás desse fenômeno.
“(...) o impulso em direção a uma economia ‘globalizada’ está
diretamente relacionado ao aumento do componente de informação
dos bens e serviços e ao rápido desenvolvimento e difusão de
tecnologias para processamento e distribuição dessa informação.”
(COUTINHO; CASSIOLATO; SILVA, 1995, p.40)
Em decorrência desta economia globalizada surgiu a necessidade de tecnologias de
comunicação, como o EDI, para que o fluxo de informações percorresse toda a cadeia de
suprimentos da organização, de maneira padronizada, precisa, rápida e com qualidade no
processamento, viabilizando o compartilhamento entre todas as unidades de negócio
responsáveis por setores como: programação, produção, gestão e logística da empresa, ou
seja, o EDI é uma maneira das empresas compartilharem informações e dados de maneira
eficiente e ágil, como demonstrado na Figura 1.
Figura 1 – O funcionamento do EDI
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Fonte: http://www.insite.com.br/edi/
Com a tecnologia empregada no EDI, foram identificados benefícios significativos com
respectivos argumentos, sobre os quais embasaremos nossa pesquisa. Os principais são
citados no Tabela 1 por Bowersox et al (2006):
Tabela 1 – Benefícios e causas do uso do EDI
Benefícios do EDI Causas
Produtividade interna elevada EDI melhora a produtividade a partir da
transmissão mais rápida de informações
Relacionamentos de canal melhorados A precisão é melhorada pela redução da
entrada e interpretação repetitivas de dados
Produtividade externa aumentada
Maior capacidade para competir
internacionalmente
Custos operacionais reduzidos
(1) custo reduzido da mão-de-obra e do
material associado à impressão, correio e
manuseio de transações com base no papel;
(2) uso reduzido do telefone, fax; e
(3) dos custos menores com funcionários.
Fonte: Adaptado de Bowersox, Cooper e Closs (2006)
Segundo Bowersox et al. (2006), o EDI reduz custos, porém, não é muito acessível para
empresas de pequeno e médio porte devido ao valor substancial da sua aplicação. Os autores
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ainda citam a pesquisa realizada pela Universidade de Ohio no qual indicam que o EDI é mais
utilizado por empresas vendedoras e contas-chave.
Os principais motivos para a implantação do EDI, segundo uma pesquisa realizada em
diversas empresas dos setores de distribuição e comércio de eletroeletrônicos e serviços, são
mencionados na Figura 2.
Figura 2: Motivos para a implantação do EDI
Fonte: Porto et al. (2000)
Para a implantação do EDI pode-se utilizar, segundo artigo de Polidoro (2007), o conceito de
PDCA, ou seja, Plan, Do, Check, Action, pois a cada ciclo é possível realizar mudanças e
replanejar conforme as necessidades detectadas.
Além da implantação do EDI o desempenho organizacional também é um assunto que
necessita de atenção. Como mencionado no artigo de Porto et al. (2000), são avaliados os
critérios de desempenho com base em inovação, qualidade, custo e produtividade, como
mostra a Figura 3.
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Figura 3: Impacto provocado pela implementação do EDI nos critérios de desempenho
organizacional
Fonte: Porto et al. (2000)
Analisando o gráfico, identificamos que o EDI tem forte impacto positivo no quesito
produtividade, pequeno impacto positivo em inovação e pequeno impacto negativo em custo.
Em suma, como já citado antes, o EDI é útil para a comunicação entre as empresas, refletindo
diretamente na produtividade da empresa, pois não há necessidade de “conferência” de
informação, por exemplo, e consequentemente não há perda de tempo.
Como podemos identificar a implantação de EDI já se mostrou muito eficiente em relação à
produtividade das empresas. A seguir apresentaremos três estudos de caso, que relatam o uso
dessa tecnologia em três diferentes empresas, com objetivos e métodos de aplicação do EDI
diferentes e seus respectivos resultados. Ambos foram desenvolvidos pela GXS, uma empresa
desenvolvedora de soluções EDI. Tais casos estão disponíveis no endereço eletrônico
http://www.edibasics.co.uk/edi-by-industry/, denominado de EDI Basics, o qual foi
desenvolvido pela empresa para maiores informações sobre a tecnologia EDI aos clientes e
demais interessados.
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O primeiro estudo de caso, mostra a utilização de EDI na Global Tier 1, empresa de
fabricação de suprimentos automotivos e aeronáuticos. O objetivo da empresa em era obter
uma infraestrutura e ações de respostas mais rápidas as mudanças nas demandas dos clientes.
Para conseguir isto a empresa implementou a plataforma de integração B2B (“business-to-
business” ou “de empresa para empresa”), para corresponder aos requisitos complexos e
variáveis de seus clientes. Também buscaram a padronização de seus documentos com seus
clientes e fornecedores. Para isto, automatizaram seu processamento de dados, conseguindo
assim obter dados mais confiáveis. Os resultados destas mudanças foram:
Mais parceiros conseguiram se beneficiar deste fluxo de informações;
Os dados agora continham menos erros e maior qualidade;
A empresa se tornou mais ágil, podendo assim se adaptar melhor e mais rapidamente a
mudanças que ocorrem.
No segundo estudo de caso, o EDI é analisado em uma empresa atacadista de frutas na
Inglaterra. A empresa estava começando a expandir suas vendas para a Europa continental e
precisava reduzir custos desnecessários e automatizar processos chave da sua cadeia de
suprimentos tornando-a mais eficiente. Para isto a empresa implementou uma estrutura B2B,
para atender a pedidos complexos de seus clientes. Obtiveram os seguintes resultados:
Passaram a controlar melhor seus processos, permitindo respostas mais rápidas para
imprevistos;
Melhoraram sua infraestrutura para poder obter recursos de outros fornecedores;
As vendas subiram e o ciclo dos pedidos diminuiu, conseguindo assim um negócio
mais ágil;
Foi possível ampliar suas vendas a novos clientes como redes de grandes
supermercados;
Conseguiram reagir mais rapidamente à demanda do mercado atual graças a
fornecedores locais.
Como terceiro estudo de caso, tem-se um fabricante de Aço Chinês, cujo objetivo era ter uma
melhor visão e controle de seus processos, para isto a empresa precisaria consolidar todo seu
comércio para uma única plataforma. Então, foi implementado um “Integration Broker” e
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uma plataforma de comunicação via mensagens para conectar os sistemas sem interferências
humanas. Também foi feito um mapeamento onde qualquer origem poderia atingir qualquer
destino, melhorando assim a produção e o tempo de resposta. Por último foi implementada
uma troca eletrônica de documentos, criando essa maneira uma melhor visibilidade do
processo e controle deste. Com essas mudanças a integração da nova plataforma permitiu:
Novos parceiros internacionais de grande impacto;
O aumento significante no número de transações online, causando maior eficiência
operacional em toda a empresa.
Maior competitividade no mercado.
O EDI tem adquirido cada vez mais espaço nas empresas, tornando-se mais necessário e ao
mesmo tempo com custos mais viáveis. Vivemos em um mundo globalizado, onde a
necessidade de comunicação, muitas vezes com fornecedores, clientes e parceiros de países
diferentes, é elevada. Portanto, o uso de um sistema como EDI é indispensável, pois a
comunicação e transmissão de dados tornam-se padronizados, reduzindo assim as dificuldades
e conflitos de idioma e informações.
As linhas de produção também estão cada vez mais modernas. Muitos processos que
dependiam da inserção manual de dados podem ser padronizados e automatizados. No inicio
do EDI, apenas indústrias alimentícias e automotivas o utilizavam. Hoje ele já migrou para
muitos outros setores. A tendência é que o EDI seja cada vez mais utilizado em novos
formatos e novas áreas, portanto se faz necessária a avaliação desse sistema, a fim de
conhecer melhor o que está envolvido nesse processo, e o que ele na prática pode oferecer
como suporte, devido ao seu pacote de benefícios mencionado pelos autores no referencial
teórico.
3. Metodologia
Mas como avaliar se as vantagens do EDI são realmente significativas depois de sua
implantação? O presente artigo é baseado em livros e estudos de casos sobre a implantação e
o uso do EDI em empresas de diversos setores, analisando os impactos, as dificuldades na
implantação, as vantagens e as desvantagens encontradas, para compreender melhor o
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funcionamento desse sistema de comunicação. Os resultados encontrados nos estudos de caso
serão avaliados em comparação com os resultados que serão encontrados no estudo de caso
único, que a seguir, será comentado. O método escolhido para a pesquisa é a pesquisa
exploratória, a qual:
“(...) visa proporcionar maior familiaridade com o problema com
vistas a torná-lo explícito ou a construir hipóteses. Envolvem
levantamento bibliográfico; entrevistas com pessoas que tiveram
experiências práticas com o problema pesquisado; análise de
exemplos que estimulem a compreensão. Assume, em geral, as formas
de Pesquisas Bibliográficas e Estudos de caso.” (SILVA; MENEZES,
2000, p. 21)
Portanto, depois de compreendido e analisado, será realizado um estudo de caso em uma
empresa de varejo de moda feminina, localizada na cidade de Curitiba, para que dessa forma,
possamos avaliar a real utilidade e aplicação dessa tecnologia. Será realizada uma pesquisa
qualitativa, cujos objetivos, critérios de levantamento de dados e de análise dos mesmos
constam no Quadro 1.
Quadro 1 – Objetivos, método de coleta de dados e de avaliação
Sobre a pesquisa qualitativa
Objetivo
Entender o que levou os responsáveis a optar pelo
EDI;
A importância do EDI para a empresa;
O valor do investimento;
Como os envolvidos reagiram com a mudança;
Se houve necessidade de treinamento;
Quais as dificuldades encontradas;
Quais os resultados satisfatórios;
Quais os pontos a serem melhorados no EDI.
Método coleta de dados Pesquisa (entrevista) com os responsáveis pela
loja.
Método de avaliação Análise qualitativa dos dados coletados.
Fonte: Autoras
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Após a coleta e descrição dos dados será elaborada a análise qualitativa dos dados coletados,
comparando os pontos fortes e fracos mencionados na entrevista com o modelo teórico, para
obter uma visão de quão importante foi a implantação do sistema para o desempenho da
empresa e se os resultados são semelhantes aos citados pelos autores.
4. Descrição dos dados
A empresa escolhida como objeto de estudo, é uma filial French B. A marca foi criada em
2006 e atua no setor de vestuário feminino. A matriz fica em São Paulo (SP) e as demais lojas
estão presentes nas cidades de Curitiba (PR), Maringá (PR), Palmas (TO) e Florianópolis
(SC).
Houve o contato com a proprietária da licenciada em Curitiba para entender sobre o
funcionamento da loja e o papel do EDI nesta, portanto, segue informações sobre a empresa e
os resultados da nossa enquete:
A French B é responsável pela marca, porém a produção das peças é terceirizada, tais
empresas responsáveis pela produção enviam as roupas com as devidas etiquetas para o
escritório em São Paulo, aonde todas as peças são registradas juntamente com suas referências
e os respectivos preços, esse processo contribui para que não seja necessário que cada loja
cadastre um referencial e um preço diferente para a mesma peça, diminuindo assim a margem
de erro e retrabalho.
Pode-se perceber que há um elevado fluxo de informações entre os colaboradores da French B
e esse fato foi o responsável para que a empresa optasse pelo uso de um sistema de EDI. O
escolhido foi o UZY, da empresa UZY Tecnologia Ltda, localizada no Rio Grande do Sul,
que trás ajuste personalizado conforme a necessidade da loja. O custo do UZY foi de R$
1.350,00 para a matriz e de R$ 475,00 para cada filial, estas pagam também o valor de R$
150,00 referente à manutenção mensal que inclui atualizações no software e suporte técnico.
Para interação com o sistema, foi realizado um treinamento, com uma das proprietárias da
loja, na UZY do RS. Ele teve ênfase nas principais necessidades da loja, com duração de 50
horas e custou R$ 40,00/hora, além de gastos com hotel e transporte. Como a implementação
ocorreu antes da abertura das filiais, os colaboradores não precisaram adaptar-se a mudanças,
mas sim aprender como trabalhar com o sistema. As operações que as vendedoras utilizam no
sistema são as básicas, portanto o treinamento passado a elas foi bem enxuto; as demais
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funções, como alteração de dados (preço e estoque, por exemplo), são habilitadas apenas para
os administradores.
Alguns benefícios adquiridos com o uso do sistema UZY constam no Quadro 2.
Quadro 2 – Benefícios do Sistema UZY
Benefícios
As notas são enviadas da matriz para cada filial, a partir disso é realizada a montagem
digital do estoque e o cadastro dos dados dos produtos (código, quantidade);
Cada fornecedor envia uma nota para cada loja, por meio do sistema, possibilitando a
conferência de recebimento dos produtos;
A nota fiscal eletrônica pode ser emitida através do sistema, essa função foi disponibilizada
pela UZY devido o auxilio de um parceiro que integra o certificado digital com o programa
da UZY;
As informações e os processos entre as lojas e os fornecedores são padronizados, tornando
a comunicação mais objetiva e rápida;
É possível que os relatórios necessários tanto das lojas quanto da rede French B seja gerado
por ele.
O fechamento do caixa do mês, o cálculo de comissões e pagamentos, e permite que a
matriz receba todos os valores sem que dependa que cada loja o envie, pois assim que uma
venda é registrada automaticamente esta é enviada à matriz.
Fonte: Autoras
Mesmo o sistema sendo personalizado e muito favorável à empresa, seu funcionamento pode
deixar a desejar, em relação à cadastros no banco de dados, uso da internet e mudança de
horários (horário de verão). O Quadro 3 apresenta as limitações do sistema descritas pela
entrevistada:
Quadro 3 – Limitações do Sistema UZY
Limitações
O UZY depende do uso da internet. As replicações de dados são realizadas
automaticamente pelo sistema 4 vezes ao dia, se isto não é feito, a matriz não recebe as
devidas informações para o fechamento de caixa.
O computador e o sistema devem estar ajustados com o mesmo horário, e para isso há uma
tolerância de no máximo 15 minutos. Caso contrário, não é permitido fazer a venda, pois a
impressora fiscal tem o mesmo horário do computador.
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O fechamento do caixa deve ser realizado até meia noite, se isso não ocorrer, no outro dia
não é possível cadastrar as vendas no sistema.
Quando uma peça volta de uma devolução, apesar de fiscalmente ser feita a entrada da
peça, no banco de dados ela não é feita, gerando um numero negativo quando esta é
vendida novamente.
Fonte: Autoras
Após a descrição dos dados coletados na entrevista, deve-se realizar uma comparação entre os
motivos que levam a implantação do sistema e os resultados apresentados pelos autores sobre
o uso do EDI e as causas e resultados obtidos na French B.
5. Análise dos dados
O principal motivo para a implantação de um sistema EDI na rede de lojas French B, foi a real
importância da comunicação, sendo esta o principal meio para troca de informações com toda
a cadeia de suprimentos, auxiliando assim na produtividade da empresa. Este motivo, a
necessidade de comunicação, não se encontra na lista dos mais consagrados como mostra na
Figura 2, mas foi o escolhido pela French B, uma vez que a empresa decidiu implementar o
sistema quando está estava no projeto ainda, portanto, não havia interesse em melhoria da
qualidade, redução de custos, aumento da sua partição no mercado ou itens afins.
Com a implantação do UZY na rede de lojas surgiram algumas vantagens, estas estão listadas,
no Quadro 4, juntamente com as que receberam destaque por Bowersox, Cooper e Closs
(2006), com a finalidade de comparação.
Quadro 4 – Comparação entre as vantagens
Tipo Bowersox, Cooper e
Closs French B (Curitiba)
Aumento da
produtividade
- Devido a transmissão
de informações e de
dados ser mais eficiente
e ágil;
- Assim que a matriz cadastra as
informações (produtos, referências e
preços), estas já são inseridas no sistema de
cada loja;
- Montagem de estoque realizada por meio
das notas enviadas da matriz para cada filial;
- Conferência dos produtos pelas notas
enviadas por cada fornecedor através do
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sistema;
- Geração de notas fiscais, relatórios,
fechamento de caixa, cálculo de comissões e
pagamentos.
Relacionamento
de canal
melhorado
- Precisão nas entradas
(dados), evitando
informações repetidas e
até mesmo perda das
mesmas;
- Comunicação mais ágil e objetiva;
- Informações e processos padronizados para
toda a cadeia suprimentos;
- Envio automático de venda para a matriz
assim que a mesma é realizada, pois todas as
vendas registradas são enviadas
automaticamente à matriz.
Fonte: Autoras
Percebe-se que praticamente todas as vantagens definidas pelos autores foram encontradas na
filial da rede em Curitiba. Além das vantagens, foram destacadas também algumas limitações,
como: replicações de dados mais de uma vez por dia; conflitos de horários entre o computador
e o sistema; prazo (horário) para fazer o fechamento do caixa; e o que causa maiores
problemas é o fato do sistema não aceitar devoluções de peças como saldo positivo.
Apesar dessas limitações o UZY traz um desempenho considerado satisfatório no quesito
qualidade e produtividade, pois a padronização permite o controle dos dados e evita
retrabalhos com cadastros desnecessários.
6. Conclusão
O objetivo do trabalho era compreender mais sobre o EDI, como sistema de comunicação e
compartilhamento de dados, por meio de artigos, livros e estudos de caso, de modo a entender
o que levou a criação desse sistema, como ele funciona, suas vantagens e desvantagens, a
adaptação do EDI no mercado, a sua implantação e práticas reais nas organizações, se vale a
pena investir nesse sistema e tendências desse meio nos próximos anos.
Verificou-se, a partir da análise dos dados obtidos no estudo de campo e comparação com
resultados apresentados pelos autores no referencial teórico, que a implantação do EDI tem
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mais benefícios do que desvantagens, portanto, atingimos o objetivo em mostrar que seu uso é
uma maneira em tornar o intercâmbio das informações na logística da cadeia de suprimentos
muito mais seguro, rápido, personalizado e padronizado, o que por consequência gera menor
custo e maior produtividade dos processos. Observou-se também que o ponto fraco de maior
risco no sistema UZY, é o fato do mesmo precisar estar sempre conectado à internet para que
seja possível a troca de informações e replicações de dados. Isto é uma barreira tecnológica,
pois no Brasil este meio de telecomunicação não é totalmente eficaz e isto se torna um fator
altamente limitante em qualquer sistema que necessita desse recurso.
Sugere-se que para pesquisas futuras sobre o assunto, faça-se uma comparação destacando os
pontos fortes e fracos dos sistemas de comunicação existentes, para que se possam ter
parâmetros de quais são os melhores e o porquê. Para isso se fazem necessárias pesquisas de
campo com pelo menos dois sistemas diferentes. Seria interessante também, um estudo sobre
como amenizar os riscos desse tipo de sistema em relação a interrupções da internet, como a
substituição desta por novas alternativas com maior poder sobre falhas, como por exemplo, o
uso de satélites, o que seria uma tendência do sistema.
Conclui-se que mesmo com alguns defeitos, o EDI tem uma metodologia simples e suas
vantagens superam as limitações, porém melhorias são sempre necessárias para que se possa
suprir as necessidades das organizações, que estão cada vez mais dinâmicas e exigentes.
Referências
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Suprimentos. Porto Alegre: Bookman, 2006.
COUTINHO, Luciano; CASSIOLATO, José Eduardo; SILVA, Ana Lucia G. da. Telecomunicações,
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POLIDORO, Adriano G. Aplicação de Troca Eletrônica de Dados (EDI) Utilizando EAN Brasil. Blumenau.
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PORTO, Geciane S. et al. O Intercâmbio Eletrônico de Dados – EDI e seus impactos organizacionais. Revista
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SILVA, Edna Lúcia da; MENEZES, Estera Muszkat. Metodologia da Pesquisa e Elaboração da Dissertação –
4 ed. rev. atual. Florianópolis. 2005. Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC, 2005.