tribunal de contas do estado da bahia diÁlogo pÚblico: fiscalizaÇÃo de despesas com pessoal...

Tribunal de Contas do Estado da Bahia

DIÁLOGO PÚBLICO: FISCALIZAÇÃO DE DESPESAS COM PESSOAL

PAINEL: DISSEMINANDO BOAS PRÁTICAS DA ÁREA DE FISCALIZAÇÃO DE PESSOAL

EXPOSITORES: LAURA CARNEIRO DA ROCHA ANDRADE IORNILSON GUIMARÃES SOARES

Gerentes de Auditoria

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIATRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 2

RESUMO DA APRESENTAÇÃO

Considerações Iniciais

Histórico das Auditorias Realizadas

(Exercícios 1999, 2000, 2001, 2002)

Resultados Alcançados

Redesenho de Recursos Humanos

Considerações IniciaisNecessidade de auditoria nos gastos com pessoal

Evolução da Despesa com Pessoal - Fonte do TesouroEvolução da Despesa com Pessoal - Fonte do Tesouro

ExecutadoEspecificação(Categoria Econômica E Grupo De Despesa) 1999 2000 2001 2002 %

MédioDespesas Correntes 4.806.207.152 4.956.412.472 6.766.850.875 7.888.033.742 79,84Pessoal e Encargos Sociais 2.279.291.198 2.252.025.592 3.227.087.687 4.104.100.571 38,79Juros e Encargos da Dívida 387.306.696 426.335.523 448.998.632 475.998.345 5,68Outras Despesas Correntes 2.139.609.258 2.278.051.357 3.090.764.556 3.307.934.826 35,37

Despesas de Capital 1.315.949.408 1.408.683.249 1.697.599.211 1.744.653.028 20,16Investimentos 754.254.665 810.276.051 901.114.318 943.405.732 11,15Inversões Financeiras 113.754.523 325.698.893 364.230.972 249.578.736 3,44Amortização e Refinanciamento da Dívida 447.940.220 272.708.305 432.253.920 551.668.560 5,57Outras Despesas de Capital – – – – –

Reserva de Contingência – – – – –TOTAL 6.122.156.560 6.365.095.721 8.464.450.086 9.632.686.770 100,00

Em R$1,00


Considerações Iniciais Situação Anterior

Realização de procedimentos manuais

Amostra não representativa Quantidade de vantagens/descontos

Diversidade de normativos específicos aplicáveis

Dificuldade de acesso às informações


Considerações IniciaisGESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

ÓRGÃO COLEGIADO: Conselho de Política de Recursos Humanos

ÓRGÃO COORDENADOR: Superintendência de Recursos Humanos - Secretaria de Administração

EXECUTORES: órgãos e entidades do Poder Executivo


Considerações IniciaisVISÃO GERAL DO SISTEMA INFORMATIZADO

Instituído através do Decreto Estadual n.º 1.052/92. Finalidade: armazenar todas as informações em um

Único Banco de Dados. Objetivos:

eficiência no planejamento e controle dos recursos humanos;

geração de informações confiáveis e atualizadas indispensáveis à definição de políticas e diretrizes de recursos humanos; e

efetivo controle financeiro e orçamentário relativo à administração de recursos humanos.


Histórico das AuditoriasI - Auditoria 1999

Objetivos:

exame das atividades operacionais; e

respectivos controles internos.


Histórico das AuditoriasI - Auditoria 1999

Limitações: complexidade dos trabalhos nos termos

inicialmente propostos; morosidade na obtenção de documentos e no

agendamento de entrevistas; e dificuldade de acesso às informações.


Histórico das AuditoriasII - Auditoria 2000Objetivos: obter o conhecimento e a compreensão do

Sistema; identificar as áreas relevantes; explorar de forma eficiente as áreas

selecionadas paara exame; e avaliar a adequação dos sistemas e controles

internos das áreas selecionadas.


Histórico das AuditoriasII - Auditoria 2000

Limitação:

ausência de ambiente de testes, com

programas e tabelas atualizadas.



Identificadas 17 áreas relevantes: Admissão em Regime Especial de Direito Administrativo –

REDA; Acumulação de Cargos; Movimentação de Pessoal Através do Aproveitamento; Segurança no Acesso ao Banco de Dados; Segurança no Gerenciador do Banco de Dados; Manipulação dos Dados no Ambiente de Teste e Produção; Backup, Recuperação de Dados e Plano de Contingência; Cadastro de Pessoal;



Vantagens e Descontos – VDs; Admissão para Cargo em Comissão ou Função de

Confiança; Movimentação de Pessoal Através da Disposição; Operacionalização da Folha de Pagamento; Manutenção das Tabelas Genéricas; Sistema de Documentação; Admissão para Provimento de Cargo Efetivo; Consignações; e Planos de Carreira e Quadros de Lotação.



Contratação de consultores: especialista em Bancos de Dados ADABAS; e especialista na ferramenta Audit Comand

Linguage - ACL.


Histórico das AuditoriasIII - Auditoria 2001

Objetivos:

efetuar o acompanhamento dos pontos de auditoria abordados nos exercícios anteriores; e

verificar a adequação dos controles internos relativos à área de vantagens e descontos.


Escopo da área de vantagensValores até Junho de 2001

Em Mil Reais

SECRETARIAVALOR TOTAL

DA FOLHAATIVO

(A)

%(A)

VALORTOTAL DASVANTAGENS

SELECIONADAS(B)

%(B)/ (A)

Secretaria da Educação - SEC 45.212 27,05 37.751 83,50Secretaria da Saúde - SESAB 20.325 12,16 17.675 86,96Secretaria da Segurança Pública - SSP 7.434 4,45 5.897 79,32Polícia Militar - PM 23.210 13,89 19.746 85,08

SUB-TOTAL 96.181 57,55 81.069 84,29OUTRAS 70.934 42,45 - -

TOTAL 167.115 100,00 81.069 48,51


Histórico das Auditorias

III - Auditoria 2001

Principais procedimentos utilizados:

a) levantamento, estudo, catalogação dos dispositivos normativos aplicáveis

VANTAGEM: ABONO COMPLEMENTAR SECRETARIA: SECDISPOSITIVO LEGAL CONTEÚDO CRITÉRIO

Lei n.° 7.036, de 19/03/1997Concede abono aosocupantes de cargosintegrantes da careira doMagistério Público Estadualde 1° e 2° graus e aosservidores públicos civis daadministração direta, dasautarquias e fundações doPoder Executivo Estadual,ativos e inativos, na situaçãoque indica, e dá outrasprovidências.

Art. 1º - Fica concedido, a título deantecipação de reajuste futuro, peloqual será absorvido, abono no valorde R$40,00 (quarenta reais), aosocupantes de cargos integrantes dacarreira do Magistério PúblicoEstadual de 1º e 2º graus.Art. 2º - Aos servidores públicoscivis da administração direta, dasautarquias e fundações do PoderExecutivo Estadual, não abrangidospelo disposto no artigo anterior, cujovalor da remuneração não exceda aR$240,00 (duzentos e quarentareais), fica concedido, a título deantecipação de reajuste futuro, peloqual será absorvido, abono no valorde R$40,00 (quarenta reais).

ABRANGÊNCIA:

Servidores ocupantes da carreira do MagistérioPúblico Estadual de 1º e 2º graus e os servidoresda administração direta, autarquias e fundações doPoder Executivo que possuam remuneração atéR$280,00, como antecipação de reajuste futuro,pelo qual será absorvido, o que aconteceria em01/03/01 e 01/08/01 para Magistério.

REGRAS:

Magistério Público Estadual de 1º e 2º graus no valor de R$40,00 até 01/03/01, quando passa aser a diferença entre o Abono e o aumento ocorridoatravés da Lei 7.805/01. Demais servidores do Poder Executivo, comremuneração até R$240,00 no valor de R$40,00sendo que exclui-se da remuneração a gratificaçãoadicional por tempo de serviço, adicional de férias eo abono pecuniário.




b) obtenção, conhecimento e mapeamento das bases de dados e das respectivas tabelas utilizadas pelo sistema, através do ACL;




c) definição e sistematização dos testes, com o estabelecimento das condições e critérios para a execução, consubstanciados nos programas de auditoria a serem implementados para cada uma das vantagens;

PROGRAMAS DE AUDITORIAVantagem - Abono Complementar

I – Objetivo:1 – Verificar se a concessão desta vantagem está de acordo com a determinação legal para os servidores do PoderExecutivo, excluindo Magistério de 1º e 2º graus, levantando a totalidade dos pagamentos indevidos no períodoauditado;2 – Verificar se foi realizada a absorção do valor do abono complementar para os servidores do Magistério de 1º e 2ºgraus, com a majoração ocorrida em março de 2001 (Lei n.º 7.805/01).II – Fonte de Critério: Lei n.º 7.036/97; Lei n.º 7.622/00; Lei n.º 7.805/01.III – Procedimentos de Auditoria:Descrição:1. Abono Complementar Maior do que R$40,00 para Remuneração até R$240,00- Limite Máximo; AbonoComplementar Maior do que o Devido para Servidores com Remuneração entre R$240,00 e R$280,00; eAbono Complementar Pago Indevidamente a Servidores com Remuneração Maior que R$280,00. (ConcessãoAbono Complementar para os Servidores, Excluído o Magistério de 1º e 2º graus).a) Relacionar, a partir de relatórios extraídos da base de dados através da ferramenta ACL, os servidores quepossuam:- remuneração maior ou iagual a R$240,00 e vantagem maior do que R$40,00;- remuneração na faixa entre R$240,00 e R$280,00, com vantagem maior do que R$280,00 menos a remuneração; e- remuneração maior do que R$280,00 e vantagem maior do que 0 (zero).Para tanto, considera-se a remuneração definida na Lei que instituiu a vantagem, conforme indicado nas Premissas;b) Retirar do SRH(i) resumos de contracheques para confirmar dados;c) Levantar e totalizar os eventuais valores indevidos.




d) elaboração das premissas para a extração dos dados, a partir dos testes definidos, com a identificação de:

bases de dados para leitura e extração dos dados; campos necessários a cada pesquisa; códigos para cada um dos campos; e critérios lógicos descritos adequadamente para serem

desenvolvidos através da ferramenta de extração de dados adotada.

PREMISSAS PARA EXTRAÇÃO DOS DADOSVantagem - Abono Complementar - VD406

TESTE/RELATÓRIO CONDIÇÃO LAY-OUT

Abono ComplementarMaior do que R$40,00 para

Remuneração atéR$240,00;- Limite Máximo

Abono ComplementarMaior do que o Devido para

Servidores comRemuneração entre

R$240,00 e R$280,00; e

Abono Complementar PagoIndevidamente aServidores com

Remuneração Maior queR$280,00. (Concessão

Abono Complementar paraos Servidores, Excluído o

Magistério de 1º e 2ºgraus).

Para servidores excluído o Magistério de 1º e 2º graus (Plano ‡ de 15):

Remuneração R$240,00 e VD406 >R$40,00 ou; R$280,00 remuneração R$240,00 e VD406 R$280,00 – remuneração ou; Remuneração > R$280,00 e VD406 0 (zero).

Sendo (definição contida no texto da Lei que instituiu a vanatgem):

Remuneração = Salário Bruto – VD406 Abono Complementar – VD405 Abono da Lein.o 6.942/96 – VD146 Adicional Tempo de Serviço – VD240 Adicional Férias – VD244Abono Pecuniário – VD315 320 325 Ajuda de custo – VD360 361 362 748 Diárias –VD653 VD657 Auxílio Transporte – (além de outras de caráter eventual ou naturezaindenizatória) VD200 VD400 VD401 VD550 Adiant. 13º salário – VD544 VD545 VD54613º salário – VD033 13º salário variável ref. Aulas extras – VD037 incentivo a demissãovoluntária – VD023 VD024 Plantão Carnaval Noturno e Diurno – VD090 Subsidio –VD120 Substituição – VD166 Aula Extraordinária – VD241 Férias Proporcionais – VD250Férias Vencidas – VD370 PIS/PASEP – VD577 Reembolso Planserv – VD611 AuxílioNatalidade – Estatutário – VD650 Crédito Habitacional – PAR VD658 AuxílioAlimnetação – VD376 VD430 Licença Prêmio Indenizada – VD801 Salário Família –VD805 Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – VD818 FGTS 13º Salário – VD015VD115 VD139 VD140 VD141 VD142 VD143 VD144 VD149 VD239 VD823 VantagemPessoal

Obs. 01: Em nenhuma situação podem ser computados os VDs com tipo diferente de 1 enatureza diferente de 0, ou seja, as diferenças.

Obs. 02: Para o exercício de 2002 verificamos que não houve ocorrência na SEC dasseguintes vantagens: VD200 VD550 Adiant. 13º salário, VD360 361 362 748 Diárias,VD653 Auxílio Transporte VD115 VD139 VD140 VD141 VD144 VD149 VD239 VantagemPessoal

MatrículaNome do servidorNome do cargoValor da remuneraçãoValor do VD406Diferença, sendo que: Para Remuneração

R$240,00 e VD406 > R$40,00a diferença = VD406 –R$40,00;

a) Para R$280,00 remuneração R$240,00 adiferença = VD406 –(R$280,00 – remuneração) e;

b) Para remuneração >R$280,00 a diferença =VD406.

Código e nome do Cliente, nocabeçalho, e no final os totais doscampos numéricos e total dosregistros encontrados(servidores).




d) realização dos testes elaborados, com a validação dos resultados obtidos, através de consultas ao sistema;

e) exame da documentação comprobatória dos dados selecionados.


Histórico das AuditoriasIV - Auditoria 2002

Objetivos:

acompanhamento dos pontos identificados nas auditorias anteriores, especificamente quanto a:

inconsistências cadastrais; acumulação de cargos; e vantagens.

Resultados AlcançadosIV - Exercícios de 2000, 2001 e 2002

Total por ExercícioInconsistências Cadastrais2000 2001 2002

CPFs inválidos 21.962 22.555 21.993CPFs com dígito verificador incorreto 613 28.324 407CPFs iguais com nomes de servidores diferentes 30.549 26.487 25.353 CPFs inválidos 21.962 20.985 21.993 Demais casos 8.587 5.502 3.360Matrículas iguais para mais de um CPF 483 417 56 CPFs inválidos 130 98 0 Demais casos 353 319 56Número de identidade igual para nomes diferentes 25.386 23.248 29.868


Total por ExercícioInconsistências Cadastrais 2000 2001 2002Servidores com mais de uma data de falecimento 1.612 (*) 329 (***)

Servidores com data de admissão igual ou posterior àdata de falecimento 3.164 3.500 3.358Servidores com data de admissão igual ou posterior àdata de aposentadoria 17.058 (**) 17.157

Servidores cuja data de admissão é igual ou anteriorà data do nascimento 12.729 12.575 10.506

Servidores com grau de instrução analfabeto 7.227 6.799 (***)

Servidores com grau de instrução sem informação 16.646 16.897 (***)

Servidores com nome em branco 585 562 (***)Fonte: Auditoria(*) Foram considerados no teste executado apenas os registros dos servidores que apresentaram dados idênticos de CPF e nome, excluindo osCPFs inválidos.(**) Em razão do posicionamento da SAEB de que essa inconsistência estaria resolvida até junho de 2001 e considerando que a Base de Dadosexaminada era de maio, não foi aplicável, naquela oportunidade, a realização do teste. No entanto, através das consultas on-line realizadas noSIRH, em dezembro de 2001 e março de 2002, aquela auditoria verificou que, dos 15 exemplos demonstrados em 2000, 12 continuaramapresentando a irregularidade.(***) Este teste não foi realizado no exercício em exame.



Quantidade de casosAcumulação de Cargos Identificado

s em 2000Mantidosem 2001

Mantidosem 2002

Cargo de professor com outro cargosem natureza técnica ou científica 09 01 01

Cargos públicos com proventos deaposentadoria, caracterizandosituações de tríplice acumulação

28 23 01

Posto militar com cargo público civilpermanente de professor 08 02 02

TOTAL 45 26 04


Resultados AlcançadosIV - Exercícios de 2001 e 2002

SituaçãoVantagem Secretaria 2001 2002Abono Complementar SEC irregular irregularAbono da Lei n.° 6.942/ 96 SEC irregular irregular

PM regular -Abono Pecuniário SSP irregular regularAdiantamento de Décimo TerceiroSalário

PM irregular regularAdicional de Férias PM regular -Adicional de Insalubridade SESAB regular -

SESAB irregular regularAdicional de Tempo de Serviço SEC, SSP ePM

regular -SESAB irregular (*)Auxílio-Transporte SEC e SSP regular -

Avanço Horizontal SEC irregular regularSEC irregular regularCET SESAB irregular regular


Resultados AlcançadosIV - Exercícios de 2001 e 2002 (Continuação)

SituaçãoVantagem Secretaria 2001 2002DAI SESAB e SSP irregular IrregularDAS SSP irregular IrregularEstabilidade Econômica SSP regular -FG SEC irregular RegularGAP SSP irregular regularGAP PM PM regular -Gratificação de Estímulo às Atividadesde Classe SEC irregular irregular

GIQ SESAB regular -Gratificação pelo Exercício em UnidadeHospitalar SESAB irregular regularSoldo PM regular -Vencimento SEC,SESAB e regular -

PM e SSP irregular irregularDuplicidade de Pagamento SEC e SESAB - irregularFonte: Auditoria(*) Não foi possível realizar este teste, em razão do lapso temporal existente entre as Bases de Dados Pessoal/Funcional e as Financeiras, conforme mencionado no item III.5,

deste Relatório. A ocorrência verificada em 2001 foi regularizada.

Resultados AlcançadosIV - Resultados das Auditorias de 2001 e 2002

Exercício de 2001 Exercício de2002

Total EstimadoVantagem Secretaria TotalIdentificado

(Jan a maio/ 01) Período Valor

TotalIdentificado

(Jan a Dez/ 02)Abono Complementar SEC 1.146.915,74 Jan a Dez/01 2.746.856,60 (1) 4.553.946,51Abono da Lei n.° 6.942/96 SEC 25.256,20 Jan a Dez/01 44.821,77 (2) 68.398,25Abono Pecuniário SSP 1.437,66 - - -Adiantamento de Décimo Terceiro Salário PM 1.009,39 - - -Adicional de Tempo de Serviço SESAB - - - -Auxílio-Transporte SESAB 667,00 - - (*)

SESAB 1.150,00 - - -CET SEC 2.028,00 - - 3.616,27GAP SSP 900,00 - - -Gratificação de Estímulo às Atividades deClasse SEC - Jan a Nov/01 808.162,12 2.669.292,38

TOTAL 1.179.363,99 -- 3.599.840,49 7.295.253,41Fonte: Auditoria(*) Não foi possível realizar este teste, em razão do lapso temporal existente entre as Bases de Dados Pessoal/Funcional e as Financeiras, conforme mencionado n item III.5, deste Relatório.(1) Encontra-se adicionado nesse montante o valor de R$4.000,60 decorrente dos 10 casos de não absorção do Abono Complementar levantados pela auditoria de 2001, tratados no item 2.1.2, deste Relatório(2) Encontra-se adicionado nesse montante o valor de R$1.200,00 decorrente dos 10 casos de não absorção do Abono Lei n.º 6.942/96 levantados pela auditoria de 2001, tratados no item 2.1.2, deste Relatório.


Resultados AlcançadosIV - Exercício 2002 (Duplicidade de Pagamento)

Quantidade de registrosVantagem SEC SESAB SSP PM TotalAbono Pecuniário 2 4 - 4 10Adicional 1/ 3 Férias 54 8 - 6 68Adicional Noturno sem Serviço Extra - - - 2.582 2.582Adicional tempo de Serviço 2 - - - 2Atividade Complementar 58 - - - 58Avanço Horizontal 8.218 - - - 8.218Crédito Habitacional – PAR 2 18 8 30 58Festa Popular – Pl Diurno - - 64 - 64Festa Popular – Pl Noturno - - 156 - 156Grat. Incent. Melh. Qualid. Assist. Médica – GIQ - 44 - - 44Gratificação estímulo Atividade de Classe 202 - - - 202Hora Extra 50% - - 2 2.792 2.794Reembolso Planserv 2 - - 2 4Salário Base 6 - - - 6

TOTAL 8.546 74 230 5.416 14.266


Redesenho de Recursos Humanos

Objetivos

Fortalecimento do planejamento de Recursos Humanos;

Implantação de sistemática de acompanhamento e controle permanentes;

Desburocratização: eliminação de processos em papel; simplificação de procedimentos; automatização de rotinas; e redução de procedimentos.

tribunal de contas do estado da bahia diÁlogo pÚblico: fiscalizaÇÃo de despesas com pessoal...

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