SEÇÃO JUDICIÁRIA DE MATO GROSSO

RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO

SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESTADO DE MATO GROSSO

EXERCÍCIO 2018

 

  

 

Cuiabá – MT

2019

 SUMÁRIO

 Introdução1. Avaliação da conformidade das peças do processo de contas2. Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão em relação aos objetivos estratégicos3. Avaliação dos indicadores de desempenho da gestão4. Avaliação da gestão de pessoas5. Este item foi excluído, conforme ata de reunião realizada em 24/01/2019 com a Secretaria de Controle Externo da Administração do Estado – SecexAdministração-TCU6. Avaliação da gestão de compras e contratações7. Este item foi excluído, conforme ata de reunião realizada em 24/01/2019 com a Secretaria de Controle Externo da Administração do Estado – SecexAdministração-TCU8. Avaliação sobre a gestão de Tecnologia da Informação9. Este item foi excluído, conforme ata de reunião realizada em 24/01/2019 com a Secretaria de Controle Externo da Administração do Estado – SecexAdministração-TCU10. Este item foi excluído, conforme ata de reunião realizada em 24/01/2019 com a Secretaria de Controle Externo da Administração do Estado – SecexAdministração-TCU11. Avaliação dos controles internos administrativos instituídos com vistas a garantir que os objetivos estratégicos sejam atingidos12. Avaliação dos controles internos relacionados a demonstrações contábeis e relatórios financeiros13. Avaliação das medidas adotadas  relacionadas aos reflexos da reforma trabalhista nos contratos de terceirização de mão de obra14. Avaliação da política de acessibilidade15. Este item foi excluído, conforme ata de reunião realizada em 24/01/2019 com a Secretaria de Controle Externo da Administração do Estado – SecexAdministração-TCU16. Recomendações17. Conclusão

 

INTRODUÇÃO

 

O Núcleo de Auditoria Interna apresenta o Relatório de Auditoria de Gestão, peça integrante do processo de contas, contendo o resultado dos exames dos atos e fatos da gestão praticados sob a responsabilidade dos dirigentes arrolados no Rol de

Responsáveis, referentes ao exercício de 2018, em consonância com as competências previstas nos artigos 70 e 74 da Constituição Federal.

O presente relatório tem por base a análise da legalidade, legitimidade e economicidade dos atos de gestão, a avaliação da adequação e suficiência dos controles internos empregados para o alcance dos objetivos institucionais, a verificação do desempenho da gestão e da exatidão dos demonstrativos contábeis.

Este documento foi elaborado em cumprimento ao disposto no art.9º, inciso III, da Lei 8.443, de 16/07/1992, c/c artigo 13, incisos IV, V e VI da Instrução Normativa TCU 63/2010, alterada pela Instrução Normativa 72/2013.

O escopo da auditoria foi definido utilizando-se como referência as orientações contidas na Decisão Normativa TCU 172/2018 combinada com a Ata da Reunião da Secau com a SecexAdministração-TCU 7986015, realizada em 24/01/2019.

De acordo com o art. 12 da Decisão Normativa do Tribunal de Contas da União -  TCU nº 172, de 12/12/2018, a auditoria anual nas contas da Justiça Federal da Primeira Região tem por objetivo fomentar a boa governança pública, reforçar a transparência, provocar melhorias na prestação de contas, induzir a gestão pública para resultados e fornecer opinião sobre como as contas devem ser julgadas pelo TCU.

Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 10/04/2019 a 31/05/2019 e a execução dos trabalhos foi coordenada e orientada Secretaria de Auditoria Interna do TRF1, conforme programa de trabalho elaborado pela Secau 7986095.

Os procedimentos seguiram as normas e técnicas inerentes à auditoria governamental, entre elas, a análise documental, conferências de cálculos, exame de registros em sistemas e observação de atividades. Foram avaliados, em especial, atos e fatos relacionados às áreas de gestão de pessoas, licitações e contratos, gestão patrimonial, gestão de tecnologia da informação, sistemas administrativos, execução orçamentária e financeira e gestão estratégica.

Para a elaboração do presente relatório e emissão de opinião sobre as contas foram realizadas auditorias previstas no Plano Anual de Auditoria para o exercício 2018 5939845, bem como análises processuais e documentais, verificações e consolidação de informações resultantes das atividades de auditoria e acompanhamento da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, contábil e operacional desenvolvidas ao longo do exercício de 2018.

Para a elaboração do presente relatório e emissão de opinião sobre as contas foram realizadas análises das informações prestadas no Relatório de Gestão do exercício de referência, auditorias previstas no Plano Anual de Auditoria 5939845, bem como verificações e análises processuais e documentais desenvolvidas ao longo do exercício de 2018 sob o aspecto orçamentário, financeiro, patrimonial, contábil e operacional em confronto com as informações extraídas dos registros constantes no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI, no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet e nos sistemas institucionais da Justiça Federal da 1ª Região.

Cabe registrar que não foi possível a realização de todas auditorias previstas no plano 5939845 em razão da reestruturação deste núcleo ter ocorrido apenas em 31/05/2019, conforme Portaria 8076928 publicada em 30/04/2019, da força de trabalho abaixo das necessidades do núcleo e das dificuldades de conciliação das atividades da Seção de Contabilidade com os trabalhos de auditoria.

As falhas e impropriedades constatadas foram levadas ao conhecimento dos gestores para manifestação, por ocasião da realização dos trabalhos. As justificativas e esclarecimentos foram analisados e os resultados relevantes foram incorporados ao presente Relatório.

Registra-se, por fim, que não houve restrições aos trabalhos de auditoria e fiscalização por parte das áreas auditadas, que responderam adequadamente a todos os questionamentos formulados e que as informações prestadas pelos gestores no Relatório de Gestão e, em respostas às solicitações de auditoria, foram avaliadas quanto à completude e à veracidade, em cumprimento à DN TCU 170/2018. As respostas apresentadas pelas unidades auditadas encontram-se registradas de forma consolidada no presente Relatório de Auditoria, vinculado ao PAe SEI 0002249-21.2019.4.01.8009.

1. AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE DAS PEÇAS DO PROCESSO DE CONTAS

Os exames objetivaram avaliar a conformidade das peças exigidas no inciso I do art. 13 da Instrução Normativa TCU 63/2010, alterada pela Instrução Normativa TCU 72/2013, sob os seguintes aspectos:

I. Rol de responsáveis, observado o disposto no capítulo III do título II desta instrução normativa e na decisão normativa de que trata o art. 4º;

A metodologia de trabalho utilizada para avaliação da conformidade das peças do processo de contas por esta Unidade de Auditoria baseou-se no confronto das informações apresentadas no Rol de Responsáveis do Siafi em confronto com os registros do sistema SARH e com as normas supracitadas.

A Instrução Normativa TCU 63/2010, dispõe em seus artigos 10 e 11, o regramento necessário ao atendimento da avaliação de conformidade:

Art. 10 Serão considerados responsáveis pela gestão os titulares e seus substitutos que desempenharem, durante o período a que se referirem as contas, as seguintes naturezas de responsabilidade, se houver:I. dirigente máximo da unidade jurisdicionada;II. membro de diretoria ou ocupante de cargo de direção no nível de hierarquia imediatamente inferior e sucessivo ao do dirigente de que trata o inciso anterior, com base na estrutura de cargos aprovada para a unidade jurisdicionada;III. membro de órgão colegiado que, por definição legal, regimental ou estatutária, seja responsável por ato de gestão que possa causar impacto na economicidade, eficiência e eficácia da gestão da unidade.Parágrafo único. O Tribunal poderá definir outras naturezas de responsabilidade na decisão normativa de que trata o art. 4º.Art. 11. O rol de responsáveis deve conter as seguintes informações:I. nome e número do Cadastro de Pessoa Física do Ministério da Fazenda (CPF/MF) do responsável arrolado;II. identificação da natureza de responsabilidade, conforme descrito no artigo anterior ou na decisão normativa de que trata o art. 4º desta instrução normativa, e dos cargos ou funções exercidos;III. indicação dos períodos de gestão, por cargo ou função;

IV. identificação dos atos formais de nomeação, designação ou exoneração, incluindo a data de publicação no Diário Oficial da União ou em documento de divulgação pertinente;V. endereço residencial completo; eVI. endereço de correio eletrônico.§ 1º A unidade jurisdicionada deve manter cadastro informatizado de todos os responsáveis a ela vinculados, em cada exercício, com todas as informações indicadas no caput deste artigo, ainda que os responsáveis não tenham exercido as responsabilidades fixadas no caput do art. 10.§ 2º O rol destinado à constituição de processo de contas sob a forma consolidada deve abranger somente os responsáveis da unidade jurisdicionada consolidadora, sem prejuízo do disposto no parágrafo único do art. 10.§ 3º O rol destinado à constituição de processo de contas sob a forma agregada deve relacionar os responsáveis da unidade jurisdicionada agregadora e das unidades jurisdicionadas agregadas.§ 4º Os órgãos de controle interno podem propor a inclusão de responsáveis não relacionados no rol, se verificada a ocorrência de ato previsto nas alíneas b, c ou d do inciso III do art. 16 da Lei nº 8.443, de 1992, que enseje a responsabilização em conjunto com agente integrante do rol conforme o art. 10. (NR) (Instrução Normativa-TCU nº 72, de 15/05/2013, DOU de 20/05/2013)§ 5º Se constatado ato classificável nas alíneas c e d do inciso III do art. 16 da Lei nº 8.443, de 1992, praticado por responsável não relacionado no rol e não sendo possível propor a responsabilização em conjunto nos termos do § 4º deste artigo, o órgão de controle interno, sob pena de responsabilidade solidária, deverá recomendar a instauração de processo de tomada de contas especial, nos termos do art. 8º da Lei nº 8.443, de 1992. (NR) (Instrução Normativa-TCU nº 72, de 15/05/2013, DOU de 20/05/2013)§ 6º Se constatado ato classificável na alínea b do inciso III do art. 16 da Lei nº 8.443, de 1992, praticado por responsável não relacionado no rol e não sendo possível propor a responsabilização em conjunto nos termos do § 4º deste artigo, o órgão de controle interno deverá representar ao Tribunal nos termos do art. 237, inciso II, do Regimento Interno do Tribunal de Contas da União. (NR) (Instrução Normativa-TCU nº 72, de 15/05/2013, DOU de 20/05/2013)

Verificou-se em consulta à função CONAGENTE do sistema Siafi que o Rol de Responsáveis apresentava as seguintes inconsistências, conforme avaliação Secob 8214782:

1)  Natureza de responsabilidade 110 - RESP PELA CONFORMIDADE DE REGISTRO DE GESTÃO, Agente 81830432168 – MT36104 tipo substituto:

Ausência do registro dos períodos de gestão de 17/08/2018 (compensação), períodos estes em que o titular da natureza de responsabilidade, MT36225 (45976317120) esteve afastado de suas atividades laborais, conforme consulta de afastamentos do servidor no Sistema de Recursos Humanos - SARH.

2) Natureza de responsabilidade 207 - RESPONSÁVEL PELA CONFORMIDADE CONTÁBIL, Agente  56917562149- MT33203, tipo substituto:

Ausência do registro do período de gestão, 23/01, 31/01, 05/03, 26/03, 30/04, 11/05, 01/06, 16/07 a 25/07,  27/08, 02/09 a 05/09, 06/09 a 10/09, 24/09 a 28/09,  11/10, 15/10 a 19/10, 16/11,  07/12/2018, 09/12 a 12/12/2018. período este em que o titular da natureza de responsabilidade, 36235601115 – MT36385, esteve afastado de suas atividades laborais, conforme consulta de afastamentos do servidor no Sistema de Recursos Humanos - SARH. 

Observação: A substituta MT33203 encontrava-se em licença médica nos períodos acima, no caso em questão, deverá ser nomeado outro servidor para constar como responsável.

3)  Natureza de responsabilidade 401 - RESPONSÁVEL POR MERCADORIAS E BENS APREENDIDOS,  tipo substituto:

Ausência do registro do período de gestão 08/01 a 17/01/2018 e 10/12 a 19/12/2018, período este em que o titular da natureza de responsabilidade, 53182235168 – MT18203 esteve afastado de suas atividades laborais, conforme consulta de afastamentos do servidor no Sistema de Recursos Humanos - SARH.

Observação :  Nenhuma Natureza de Responsabilidade constante do Rol poderá ficar sem substituto.

4) Endereço cadastrado, para os agentes abaixo listados, em desacordo com o disposto no item V, do Art. 11 da IN TCU 63/2010:

Agente responsável: CPF 53182235168 - MT18203

Agente responsável: CPF 02088291130 – MT36323

Agente responsável: CPF 54516633191 – MT36178

Agente responsável: CPF 77601009572 – JU517

Agente responsável: CPF 12164812883 – JU448

Tendo em vista que não é possível a atualização no SIAFI 2018, recomenda-se à Administração:

1. Que se estabeleça metodologia de controle para conferência e atualização periódica do Rol de Responsáveis em consonância com as informações de afastamento do cadastro no SARH, a fim evitar falhas na peça que comporá o processo de tomada de contas do exercício de 2019;

2. Quanto à inconsistência 1, ausência do registro dos períodos de gestão de 17/08/2018, verificar se houve de fato a substituição do agente responsável pela conformidade do registro de gestão no dia 17/08/2018, vez que não houve pagamento ao substituto e realizar as correções por ventura necessárias. 

3. Providenciar um substituto automático para o responsável por mercadorias e bens apreendidos, pois nenhuma Natureza de Responsabilidade constante do Rol poderá ficar sem substituto.

4. Providenciar a atualização/inclusão do endereço residencial completo dos agentes listados na inconsistência 4, o que deve ser executado por meio da transação ">ATUCREDOR" do SIAFI.

 

2. AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS QUANTITATIVOS E QUALITATIVOS DA GESTÃO EM RELAÇÃO AOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Considerando que a Secretaria de Gestão Estratégica e Inovação – Secge-TRF1 é a Unidade responsável pelo monitoramento do desempenho institucional e gerenciamento da execução do Plano Estratégico da Justiça Federal da 1ª Região, a avaliação desse item será realizada pela Secau/TRF1, por meio da análise do Relatório de Gestão 2018 consolidado.

 

3. AVALIAÇÃO DOS INDICADORES DE DESEMPENHO DA GESTÃO

Considerando que a Secretaria de Gestão Estratégica e Inovação –Secge-TRF1 é a Unidade responsável pelo monitoramento do desempenho institucional e gerenciamento da execução do Plano Estratégico de toda Justiça Federal da 1ª Região, a avaliação desse item será realizada pela Secau/TRF1, por meio da análise do Relatório de Gestão 2018 consolidado.

 

4. AVALIAÇÃO DA GESTÃO DE PESSOAS

Os trabalhos foram direcionados para avaliar a gestão de pessoas segundo os conteúdos especificados no Anexo II da DN TCU 172/2018, item 4, combinada com a Ata da Reunião com a Secex/Administração-TCU, realizada em 24/01/2019, contemplando:

Consistência dos controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas; e

Qualidade do controle da UJ para identificar e tratar as acumulações ilegais de cargos.

 

4.1 Consistência dos controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas

A avaliação consistiu em verificar a consistência e eficácia dos controles internos administrativos instituídos e adotados pela área de gestão de pessoas, bem como verificar se foram definidos adequadamente e se são suficientes e efetivos para garantir a execução das atividades em conformidade com a legislação aplicável.

A respeito do tema, o TCU recomendou no Acórdão 6.630/2015 – TCU – 1ª Câmara, que o Tribunal Regional Federal da 1ª Região aperfeiçoasse os mecanismos de controle interno, no sentido de estruturar ou formalizar os procedimentos para monitorar as atividades da unidade, bem como fosse aperfeiçoada a avaliação de riscos, tornando-a mais preventiva.

Para tanto, foram adotados os seguintes procedimentos:

I. Seleção de processos administrativos de gestão de pessoas relativos aos seguintes temas:

- Nomeação

- Aposentadorias e pensões

- Requisição e cessão de servidor

- Remuneração (DEA, substituições, designação e dispensa, indenização de transporte, auxílio natalidade e auxílio creche)

II. Avaliação com base na análise dos processos administrativos e documentação comprobatória em confronto com os registros nos sistemas informatizados (SARH, Consulta Folha e Folha de Pagamento), observando os controles adotados, a exatidão, a conformidade da documentação, a padronização de rotinas, a existência de aprovação ou autorização e o esforço aplicado para correção tempestiva de desconformidades;

O quadro abaixo demonstra o percentual de atos de pessoal analisados referentes ao exercício de 2018.

Quadro 01 - Atos de pessoal analisados em 2018

Atos publicados em 2018 Universo

Analisados

Percentual

Nomeados com início do exercício em 2018 23 16 69,56%

Aposentadorias 10 10 100%Pensões 0 0 -Requisição 4 2 50%Cessão 4 2 50%

 

Nomeação

Para avaliação deste tema foram verificados os controles adotados e a conformidade dos documentos exigidos no art. 28 da Resolução 03/2008 nos PAe/SEI - Pasta Funcional dos servidores elencados na planilha 8276582, cujos resultados deflagraram a Solicitação de Controle Interno contida no PAe 0003387-23.2019.4.01.8009.

Além da análise da pasta funcional no Sei, foram verificadas as informações registradas no SARH e adequação dos valores pagos na ficha financeira na primeira remuneração.

Não houve achados relevantes quanto ao tema. As falhas mais recorrentes são a ausência de comprovação da conferência dos documentos apresentados na pasta funcional com o original. Por serem os achados de fácil regularização pela área de gestão de pessoas, conclui-se pela regularidade dos atos de admissão. A efetiva regularização de todos os apontamentos será monitorada por este núcleo.

Os controles evidenciados nos processos foram a adoção pela área de gestão de check list com os documentos necessários para a posse e a utilização do sistema Sei e SARH como ferramenta de controle.

 

Aposentadorias e Pensões

Os atos de aposentadoria foram analisados com esteio, principalmente, na CF/1988, com as alterações promovidas pelas Emendas Constitucionais 20/1998, 41/2003, 47/2005, nas Leis 8.112/1990 e 10.887/2004, na Resolução CJF 141/2011, na Orientação Normativa MPS/SPS 02/2009 e na Portaria MPS 154/2008, bem como, sob a ótica dos julgados do Tribunal de Contas da União.

Os atos foram analisados durante o exercício de 2018, previamente à concessão, não sendo detectada irregularidade ou ilegalidade nas concessões. Pequenas falhas foram registradas por este núcleo que foram prontamente saneadas pela área de gestão de pessoas, não havendo pendências. As análises constam nos respectivos processos de concessão de aposentadoria relacionados ao PAe 0000691-48.2018.4.01.8009.

Observou-se nos processos de aposentadoria que o controle adotado quanto à instrução do pedido é eficiente e é demonstrado na informação da Selep que elenca todos os documentos necessários, disponibilizando os links para consulta.

Não houve concessão de pensão no exercício de 2018 para avaliação da conformidade e da tempestividade do prazo indicado no art. 7º da Instrução Normativa TCU nº 78/2018.

 

Requisição e cessão

Verificou-se que os procedimentos de requisições e cessões de servidores na Justiça Federal da 1ª Região, na amostra examinada, têm observado o que estabelece a legislação vigente: Lei 8.112/1990, Lei 11.416/2006, Resolução CJF 5/2008, Portaria Presi/Secge TRF1 227/2014 e Decreto 4050/2001.

Vale ressaltar a adoção pela Seção de Pagamentos-Sepag de metodologia de controle da conformidade do processo de requisição e dos cálculos de ressarcimento por meio de planilha do excel que tem se mostrado bastante eficiente diminuindo consideravelmente os apontamentos por este núcleo, a exemplo do documento 7971812.

No que tange ao ressarcimento dos valores, as análises constam no processo 0000320-50.2019.4.01.8009, doc. 7587896 e processos relacionados (PAe 0003388-42.2018.4.01.8009; 0003421-32.2018.4.01.8009).

Cabe registrar que dos 18 processos de requisitados ativos com função, 4 iniciaram no ano de 2018 e 14 em anos anteriores, sendo que destes foram analisados 7

processos (50%) e daqueles foram analisados 2 processos (50%). Não foi constatada nenhuma inconsistência nos valores ressarcidos.

Quanto à conformidade do processo de requisição, no que tange aos documentos necessários, vigência do ato e conformidade dos valores pagos ao requisitado na ficha financeira foram analisados 7 requisitados, conforme planilha 8285016 resultando na SCI 8268817. Quanto à remuneração houve pequena divergência no valor pago do auxílio alimentação na primeira remuneração de 2 requisitados.  Por serem os achados de fácil regularização pela área de gestão de pessoas, conclui-se pela regularidade dos atos de admissão. A efetiva regularização de todos os apontamentos será monitorada por este núcleo.

Dos 4 processos de cessão ocorridos em 2018, 2 foram analisados e estão de acordo com a legislação pertinente, PAe 0003474-76.2019.4.01.8009.

 

Remuneração

O exame realizado sobre os processos administrativos referentes à remuneração de pessoal teve a finalidade de avaliar o cumprimento do estabelecido na legislação pertinente e nas normas que disciplinam a matéria no âmbito da Justiça Federal, em destaque as Resoluções CJF 02, 03 e 04/2008.

As informações da folha de pagamento foram cotejadas com o sistema SARH, fichas financeiras e processos administrativos eletrônicos vinculados à folha de pagamento.

Para averiguação da remuneração foram verificados os assuntos com maior incidência de possíveis falhas conforme experiências passadas deste núcleo, sendo eles:

- Substituição de servidores

- Indenização de transporte

- Designação e dispensa

Foram selecionadas ainda as seguintes rubricas:

- Auxílio natalidade

- Auxílio creche

Por disposição da Resolução CJF 224/2012 os processos de pagamento de pessoal relativos a despesas de  exercícios anteriores - DEA necessariamente tramitam por este núcleo para análise, como por exemplo acertos de vacância, diferenças de progressão, pagamento de horas extras, dentre muitos outros temas.

 

Substituição

Com relação à substituição de servidores foram analisadas todas as substituições pagas na folha do período de dezembro de 2017 a julho de 2018 e novembro de 2018. Nos meses de agosto a outubro de 2018 foram selecionadas aleatoriamente algumas substituições para análise.

Conforme análise efetuada, doc. 8198073, foram constatados 11 achados relacionados na Solicitação de Controle Interno 8197980, Pae 0003074-62.2019.4.01.8009 sendo apurado o valor total de R$ 3.038,69 para devolução ao erário. O achado mais recorrente ainda é o pagamento de substituição em dia de afastamento ou licença do substituto.

Em 2017 o valor efetivamente devolvido ao erário relativo a essa rubrica foi R$ 6.885,77, numa amostra menor, de janeiro a junho do ano de 2017 (consultar autos 0000913-16.2018.4.01.8009 e item 2.3.5 do Relatório 5543699), o que demonstra uma melhoria nos procedimentos de controle em 2018, que resultou na diminuição de números de achados e do valor a ser ressarcido ao erário. Contudo, esse controle ainda carece aperfeiçoamento.

Os achados ainda estão em fase de resposta pela área de gestão. Todavia, em face dos exames realizados e por serem os achados de fácil resolução pela Administração, conclui-se que as substituições de servidores estão de acordo com a legislação que rege a matéria. A efetiva regularização de todos os apontamentos será monitorada por este núcleo.

Foi efetuada por este núcleo observação das rotinas que envolvem substituição que resultou na recomendação 7972807 para aperfeiçoamento dos controles. Com a adoção dessas medidas, espera-se uma redução ainda maior em 2019 do número de achados.

 

Indenização de transporte

Para avaliação desse tema foram analisadas as despesas realizadas no período de dezembro/2017 a novembro/2018.

Conforme planilha de conferência da Sevan 7954810, foram constatados 24 achados relacionados na Solicitação de Controle Interno 7592380, Pae 0000760-46.2019.4.01.8009, sendo apurado o valor total de R$ 4.290,37 para devolução ao erário. O achado mais recorrente ainda é a informação equivocada dos dias de serviços externos prestados pelos oficiais de justiça, resultando no pagamento da indenização de transporte em dia de afastamento ou licença do servidor.

Em 2017 o valor efetivamente devolvido ao erário relativo a essa rubrica foi R$ 2.392,57, numa amostra menor, de janeiro a setembro do ano de 2017 (consultar autos 0000790-18.2018.4.01.8009 e item 2.3.5 do Relatório 5543699). Apurando-se a média mensal do valor a ser devolvido ao erário, encontra-se para 2017, R$ 341,79, e para 2018, R$ 357,53. Isso demonstra que houve um aumento do valor a ser devolvido

ao erário em 2018 e que não houve melhoria efetiva nos procedimentos de controle adotados pelo Nucju em 2018.

Os achados estão em fase de implementação pela área de gestão, sendo que os oficiais já foram notificados para devolução ao erário, conforme se observa na Resposta Sepag contida na planilha 8103449. Diante dos exames realizados e por serem os achados de fácil resolução pela Administração, conclui-se que a despesa com indenização de transporte de servidores estão de acordo com a legislação que rege a matéria. A efetiva regularização de todos os apontamentos será monitorada por este núcleo.

 

Designação e dispensa

Para avaliação desse tema foram analisados os atos e processos correlatos de designação e dispensa de função comissionada ou cargo em comissão ocorridos no período de janeiro a setembro do ano de 2018.

Conforme planilha de conferência da Sevan 7942014, foram constatados 8 achados relacionados na Solicitação de Controle Interno 7565333, Pae 0000594-14.2019.4.01.8009, sendo apurado o valor total de R$ 11.276,76 para devolução ao erário. O achado mais recorrente é o início da designação e dos efeitos financeiros da função de confiança ou cargo em comissão em dia de afastamento do servidor designado.

Em 2017 o valor efetivamente devolvido ao erário relativo a essa rubrica foi R$ 1.718,82, numa amostra do mesmo período, janeiro a setembro de 2017 (consultar autos 0001044-88.2018.4.01.8009 e item 2.3.5 do Relatório 5543699). Isso demonstra que houve um aumento do valor a ser devolvido ao erário em 2018 e que não houve melhoria efetiva nos procedimentos de controle adotados pela área de gestão em 2018.

Diante das reiteradas ocorrências de achados com fundamento no art. 9º, 10 e 11 da Resolução CFJ 03/2008, nos últimos dois exercícios (2017, itens 2.1, 3.1, 4.1, 4.2 e 4.3 da SCI 5609981 e 2018, itens 1.1, 1.2, 2.1, 3.1 e 6.1 da SCI 7565333), este núcleo realizou, em fevereiro deste ano, trabalho de observação in loco nas unidades subordinadas ao Nucre, a fim de acompanhar o processo de gestão dos afastamentos e concluiu, em resumo, que:

1. Há necessidade de atualização do fluxo do processo de licenças e afastamentos no portal da SJMT.

2. O controle interno de conferência das informações cadastradas no sistema CIT Saúde realizado pela Sebes é eficiente.

3. Com a mudança da atribuição dos registros de afastamentos decorrentes de licenças da Secap para a Sebes, conforme Resposta Secap 5959726 nos autos 0001044-88.2018.4.01.8009, houve sensível redução do número de achados, pois a informação passou a ser lançada no sistema SARH instantaneamente quando dos registros pela unidade médica no sistema CIT Saúde.

4. Todavia, a implantação dessa mudança, por si só não excluiu a ocorrência de falha nos pagamentos quando há afastamento, no dia da designação, registrado pela unidade médica posteriormente à edição do ato.

No intuito de contribuir para a melhoria do processo e diminuição do risco detectado, foi proposto por este núcleo, no doc. 7942807, a implantação da rotina a seguir:

Conferência periódica pela Secap do relatório Lista Funções Comissionadas por Servidor com data de Cadastro e do relatório Afastamentos, Licenças e Concessões na ocasião do recebimento das informações de afastamentos oriundos da Sebes, via sistema Sei  (ambos relatórios extraídos dos sistema Sarh).

Aguarda-se a resposta da área de gestão de pessoas quanto à implantação da rotina acima.

Os achados estão em fase de implementação pela área de gestão, sendo que algumas devoluções já foram efetuadas, conforme se observa na Resposta Sepag contida na planilha 8112322. Diante dos exames realizados e por serem os achados de fácil resolução pela Administração, conclui-se que a despesa com designação e dispensa de servidores estão de acordo com a legislação que rege a matéria. A efetiva regularização de todos os apontamentos será monitorada por este núcleo.

O gráfico 1 abaixo compara valor efetivo devolvido ao erário em 2017 com valor apurado para devolução ao erário em 2018 das despesas com maior risco de pagamento indevido da área de gestão de pessoas, quais sejam substituição, indenização de transporte e designação e dispensa.

Gráfico 1

Auxílio natalidade e auxílio pré-escolar

A análise das despesas com auxílio pré-escolar abrangeu o período de janeiro a agosto 2018 e  tiveram por base a Portaria Conjunta nº 01, de 18/02/2016, Portaria CJF n° 226 de 28/06/2018, publicado em 2 julho 2018 e Resolução nº 4 de 14/03/2008. Não foram detectadas nenhuma irregularidade nos pagamentos, conforme planilha doc. 8285028, do PAe 0003356-03.2019.4.01.8009.

As as despesas com auxílio natalidade foram verificadas no período de janeiro a outubro de 2018 sob a ótica da Resolução CJF 02/2008 e art. 196 da Lei 8.112/1990. Não foram detectadas nenhuma irregularidade nos pagamentos, conforme planilha doc.8285040, PAe 0003383-83.2019.4.01.8009.

 

Despesas de Exercícios Anteriores

As despesas de exercícios anteriores - DEA estão concentradas na área de gestão de pessoas e são decorrentes de acertos de pagamentos de vacância, proventos de aposentadoria, progressão funcional, dentre outros.

Houve, ainda, registro de passivos inscritos como despesas de exercícios anteriores para pagamentos de honorários de profissionais (defensores dativos e peritos) decorrentes de concessão de assistência judiciária gratuita, em processos judiciais, que este ano não foi objeto de análise.

Os valores relativos às despesas de pessoal reconhecidas pelos ordenadores de despesas foram baseados em cálculos elaborados de acordo com os critérios definidos pela Resolução CJF 224/2012, tendo sua exatidão conferida por esta unidade de controle interno, previamente ao ato de reconhecimento da dívida, inclusive quanto à regularidade do direito a que se referem.

A existência de passivos nessas condições decorre, em sua maioria, de requerimentos que são apresentados após a implementação do direito e cujos efeitos financeiros retroagem a outros exercícios.  

Os casos que não dependem de requerimentos, via de regra, são oriundos de leis e decisões administrativas de colegiados que acarretam efeitos retroativos a outros exercícios, bem como em razão de erros constatados pelas próprias unidades administrativas de gestão de pessoas ou pela unidade de controle interno.

Durante o exercício de 2018 foram verificados 18 processos de despesas com pessoal que constam relacionados ao PAe 0000718-31.2018.4.01.8009.

Na ocasião da análise são feitas as recomendações que logo em seguida são esclarecidas ou atendidas pela Administração, não havendo pendências a serem saneadas.

Observou-se que, sempre que possível, são adotadas pela Seção de Pagamentos planilhas padronizadas em excel, para cada assunto tratado como DEA.

Algumas planilhas são interligadas e automatizadas tornando os cálculos mais ágeis e seguros.

Quanto à auditoria sobre os pagamentos de despesas com pessoal de exercícios anteriores realizados em dezembro/2016, autos 0001896-49.2017.4.01.8009, determinada pelo Conselho da Justiça Federal pela Portaria CJF-POR-2017/00068, de 02/03/2017 3844592, as inconsistências detectadas foram monitoradas por este núcleo nos anos de 2017 e 2018, sendo que apenas uma inconsistência restou pendente, e permanece em monitoramento (autos 0007040-04.2017.4.01.8009).

 Para atendimento do teto está sendo adotada planilha de controle pela SEPAG e de uma análise geral não foi detectada nenhuma inconformidade.

Por meio do sistema e-pessoal do TCU foram tratados os indícios relativos a atos de pessoal desta Seção Judiciária de Mato Grosso, não havendo indícios de 2018 pendentes de esclarecimento.

 

Monitoramento

Segue abaixo quadro 02 demonstrativo do percentual de atendimento das recomendações emanadas à área de pessoal, por meio de auditorias:

Quadro 02 - Demonstrativo de atendimento das recomendações emanadas à área de pessoal, por meio de auditorias

Ano do monitoramento PAE monitorado

Doc. monitoramento NUCOI

Resposta área auditada

Percentual de atendimento das recomendações em maio/2019

2017, 2018 e 2019

 0000630-61.2016.4.01.8009 - Auditoria da folha de 2014 e 2015

5261904, 5266522, 6187090, 7433833

5402368, 5460867, 5468467, 5471761, 5505132, 7542398, 8061572

100%

2017, 2018 e 2019

0001896-49.2017.4.01.8009 - Auditoria passivos dez/2016 CJF

Paes relacionados pendentes:

0002476-16.2016.4.01.8009

4863273

3973641

4185087, 5573034, 5809533, 6683724

 

 

5237368, 5237380

3979754, 4582469, 4931159

4314836, 5757097, 5840026, 5914798

95,24%. Dos 21 beneficiários com recomendações, apenas 1 permanece em implementação (0007040-04.2017.4.01.8009)

0007040-04.2017.4.01.8009

2018

0001675-32.2018.4.01.8009 - Relatório de Auditoria de monitoramento passivos dez/2016 CJF

5831653, 7581649 7672592, 7770105

2018

0002500-10.2017.4.01.8009 - Auditoria de Gestão 2016

5811768, 6239660 5833180, 6191641 100%

2017, 2018 e 2019

 0003417-97.2015.4.01.8009 - Auditoria operacional para avaliação da gestão de pessoas 2015

4938253, 4942340, 4954348, 4954378, 4954526, 5803657, 5888311, 7438710

5789279, 5813617, 5878781, 5884144, 6163811, 6247426, 6712537

100%

2015 a 2019

0000397-98.2015.4.01.8009 - Auditoria de Gestão 2014

relacionado: 0000530-43.2015.4.01.8009

 

0380791, 4768422, 4970480, 5930567, 6246130, 7434676

0396153, 0396322, 0705201, 4865362, 5120986, 5127506, 5236915

100% com relação à Auditoria de Gestão 2014. Contudo, restam pendentes 10 devoluções  relativas à memorandos Sevan de anos  anteriores que estão sendo monitorados nos autos 0000530-43.2015.4.01.8009 (item 4 do doc. 7434676).

 

Segue abaixo quadro demonstrativo do percentual de atendimento das recomendações à área de pessoal por meio de SCI que permaneciam não implementadas no item 2.2.2 do Relatório de Atividades 2017 5543699, acrescidas da expedidas em 2018:

 

Quadro 03 - Demonstrativo de atendimento das recomendações emanadas à área de pessoal, por meio de SCI

PAE SCI Mês SCI Solicitação de controle interno - SCI Situação atual

0006405-23.2017.4.01.8009 outubro/2017

Solicita adoção das medidas de devolução ao erário da importância paga a servidores à título de auxílio alimentação relativa aos dias de afastamento para tratamento da própria saúde superiores a 730 dias.

SCI não atendida. Em andamento em 2019, porém não concluída.

0000016-22.2017.4.01.8009 janeiro/2017

Solicita informações quanto à devolução dos valores do adiantamento da gratificação natalina que ainda permanecem sem registro de baixa, gerando restrição contábil, bem como providências necessárias para que sejam feitas as reposições dos valores.

100% atendida até 2019

0005702-29.2016.4.01.8009 junho/2017 Solicita informações quanto ao abatimento do

valor recebido.

100% atendida em 2018

0003833-60.2018.4.01.8009 junho/2018

Solicito informar se há servidores com jornada reduzida inferior a trinta horas semanais e, em caso positivo, informar se o auxílio-alimentação está sendo pago na proporção de cinquenta por cento do valor fixado para o benefício, conforme orienta o art. 27 da Resolução CJF 04/2008.

100% atendida em 2018

0007500-54.2018.4.01.8009 novembro/2018

Solicita informações sobre o acerto efetuado na época de afastamento requisitada, a fim de efetuar-se o registro da baixa no SIAFI o valor de R$911,58 7157955 .

100% atendida até 2019

Em suma, do exame de pagamentos relativos a passivos de pessoal – exercícios anteriores, bem como da análise dos atos de admissão, de concessões de aposentadoria e pensão e da conferência da folha de pagamento foi possível constatar que a área de gestão de pessoas tem buscado desenvolver mecanismos de controle com vistas a diminuir erros operacionais, por meio de utilização de planilhas de cálculos estruturadas e padronizadas, criação de check-lists e revisão de rotinas de trabalho.

O principal mecanismo de controle interno administrativo da 1ª Região é o Sistema de Recursos Humanos – SARH. No entanto, esse sistema tem apresentado inconsistências cadastrais, principalmente porque o banco de dados de cada uma das seções judiciárias vinculadas é descentralizado. Por conseguinte, os relatórios extraídos não são totalmente seguros, o que faz com que essas unidades tenham que utilizar outros meios de controles paralelos para garantir a confiabilidade, tais como planilhas em Excel e conferências em outras bases.

Tramita no Tribunal processo para substituição do sistema SARH pelo Sistema Eletrônico de Recursos Humanos – SERH, que centralizará os bancos de dados de recursos humanos da 1ª Região e terá interação com o Sistema Eletrônico de Informação – SEI.

 

4.2 Qualidade do controle da UJ para identificar e tratar as acumulações ilegais de cargos

 A unidade de cadastro de pessoal é responsável por identificar e coibir possíveis acumulações ilegais de cargos, funções e empregos públicos, adotando como procedimento obrigatório, por ocasião da investidura de magistrado e servidor em cargo efetivo, requisitado e comissionado sem vínculo, o preenchimento das seguintes declarações:

- negativa de acumulação de cargos. No caso de acumulação permitida aos servidores da área de saúde, médicos e técnicos de enfermagem, é exigida a apresentação escala de trabalho;

- de bens, de acordo com a declaração entregue à Receita Federal.

A análise das referidas declarações pela área de gestão de pessoas se dá no momento do recebimento dos documentos pessoais dos servidores que ingressam na Justiça Federal.

Outro mecanismo de controle de acumulação ilegal de cargos adotado é exigência aos servidores egressos de outros órgãos ou entidades públicas da apresentação de documentação que comprove a vacância de cargo ocupado anteriormente.

Destaca-se a utilização de rotina no Sistema de Recursos Humanos – SARH, cuja finalidade é o registro de acumulações autorizadas em lei nos assentamentos funcionais de magistrados e servidores.

Além disso, para a avaliação deste item foi expedida a Solicitação de Auditoria 8093944, PAe 0002665-86.2019.4.01.8009, para informações acerca dos controles internos administrativos existentes e utilizados na unidade.

Com o fito de avaliar a qualidade do controle da unidade auditada para identificar e tratar as acumulações ilegais de cargos, realizamos verificação dos assentamentos funcionais, a fim de conferir a completude e a fidedignidade da documentação exigida para efeito de investidura em cargo efetivo, cargo em comissão e funções comissionadas, sendo que da amostra selecionada constatou-se a conformidade.

Em que pese isso, a declaração apresentada por magistrados e servidores é uma espécie de controle que atua sobre acumulações ilegais existentes apenas no momento da posse.

Constatou-se na resposta da área de gestão de pessoas 8153901 às questões 1, 2 e 3 da Solicitação de Auditoria 8093944 que após o momento da investidura não há outro controle para verificação da permanência da condição.

Diante disso, recomenda-se ao Nucre que passe a adotar, periodicamente, novos procedimentos e rotinas de trabalho com vistas à verificação e monitoramento de acumulação de cargos por servidores da Justiça Federal de Mato Grosso, a exemplo da

consulta à Relação Anual de Informação Sociais – RAIS, a fim de se evitar acumulações tempestivamente.  

No caso específico da Unidade Auditada, não foi constatada a ocorrência de acumulações ilegais de cargos.

 

5. ESTE ITEM FOI EXCLUÍDO, CONFORME ATA DE REUNIÃO REALIZADA EM 24/01/2019 COM A SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DA ADMINISTRAÇÃO DO ESTADO – SECEX ADMINISTRAÇÃO-TCU

 

6. AVALIAÇÃO DA GESTÃO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES

A DN TCU 172/2018, anexo II, item 6, determinou a avaliação da gestão de compras e contratações, especialmente no que diz respeito à:

a. regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação;

b. utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras; e

c. qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações.

O exame dos procedimentos licitatórios e das contratações originadas de atos de dispensa e inexigibilidade realizados em 2018 se desenvolveu ao longo do exercício e durante os trabalhos de auditoria, tendo como base o exame dos controles empregados e a conformidade dos processos administrativos com a legislação que rege a matéria.

As atividades de verificação dos procedimentos acima descritos foram desenvolvidas por amostragem aleatória, considerando os critérios de materialidade, relevância e risco.

O levantamento do montante da despesa empenhada por modalidade foi efetuado a partir de dados extraídos do Sistema Tesouro Gerencial, do Sistema Processo Administrativo Eletrônico – PAe SEI e da divulgação das aquisições e contratações no Portal da Justiça Federal de Mato Grosso.

 

6.1.  Regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação

 

Os parâmetros adotadas para o exame das contratações diretas as disposições da Lei 8.666/1993, foram em especial os arts. 24, 25 e 62, e a jurisprudência do TCU, notadamente os fundamentos do Acórdão 1.336/2006 – TCU – Plenário.

Foram examinadas as seguintes despesas empenhadas em 2018 nas contratações com os percentuais a seguir discriminados:

 

Quadro 04 – Percentual de análise das despesas empenhadas nas contratações e aquisições em 2018

ModalidadeTotal Empenhado R$*

Valor total analisado pela Unidade de Auditoria R$**

Percentual analisado (%)

Dispensa 2.706.255,82 2.230.363,97 78,82%Inexigibilidade 159.742,66 115.302,62 70,93%Pregão Eletrônico 9.973.170,12 6.185.904,74 54%

Pregão Presencial * * *

Concorrência 40.518,08 40.518,08 100%Tomada de Preço 561.917,55 660.460,78 100%Convite * * *

* Valores extraídos do Tesouro Gerencial pelo Nuaud.** Somatório de todas as despesas analisadas, inclusive de RP

A relação dos processos analisados constam na amostra aleatória contida na planilha extraída do Tesouro Gerencial 8284793 e foram relacionados ao processo 0000688-93.2018.4.01.8009 vinculado a este Pae 0002249-21.2019.4.01.8009.

Quanto às contratações diretas da Justiça Federal não foi identificada ocorrência de fracionamento de despesa. A maior parte das contratações diretas concentra-se no fornecimento de energia, água e correios. As contratações diretas observaram as disposições legais que regem a matéria, sem ocorrências relevantes que comprometessem a avaliação pela regularidade dos procedimentos.

Dentre os processos de dispensa, houve 7 processos de contratações emergenciais, com fundamento no inciso IV, do art. 24 da Lei 8.666/93. Da análise dos processos verificou-se que atenderam os requisitos legais para a contratação e as formalidades previstas no art. 26 e § único da Lei 8.666/93.

No tocante às licitações constatou-se que observaram as disposições legais que regem a matéria e a jurisprudência do TCU, não tendo sido encontradas ocorrências relevantes que comprometessem a avaliação pela regularidade dos procedimentos licitatórios das amostras. A grande maioria das recomendações foram prontamente atendidas e as que ainda não foram atendidas são de fácil regularização pela Administração.

Importa ressaltar que, por força da Resolução CNJ 114/2010, esta unidade de auditoria vem analisando previamente os termos de referência, minutas de editais, minutas de contratos e pagamentos relacionados a obra e aos serviços de engenharia. Assim, 100% dos pagamentos efetuados em 2018 foram analisados previamente pelo Nuaud.

Por oportuno, registra-se que este núcleo não dispõe de unidade técnica específica para auditar obras, tampouco há  servidor lotado na Seção Judiciária ocupante de cargo de Analista Judiciário - especialidade engenharia ou arquitetura. Portanto, o exame da documentação concentra-se exclusivamente na verificação da conformidade do procedimento com as cláusulas e cronogramas previstos nos contratos, com a Lei 8.666/1993 e com os Acórdãos do TCU.

Das despesas com suprimento de fundos foram verificados R$ 36.430,24 de um montante de R$ 44.898,98, conforme planilha 8284793 e quadro 05 abaixo. Não foram detectados achados relevantes, concluindo-se pela conformidade das despesas com suprimento de fundos. As análises deste núcleo e respostas da Administração constam nos processos de suprimento de fundos relacionados ao PAe 0000688-93.2018.4.01.8009.

Quadro 05 – Percentual de análise das despesas empenhadas com suprimento de fundos em 2018.

SUPRIMENTO DE FUNDOS Qtd Pae Valor R$QTD NE 33   44.898,98QTD AMOSTRA 27      36.430,24Percentual da amostra 90% 81%

No tocante aos processos de diárias foram verificados R$ 71.628,35 de um montante de R$ 169.872,58, conforme planilha 8268792  e quadro 06 abaixo. Não foi detectado nenhum achado relevante ou ilegalidade nos procedimentos. As análises deste núcleo e respostas da Administração constam nos processos de diárias relacionadas ao PAe 0001026-33.2019.4.01.8009.

Quadro 06 – Percentual de análise das despesas empenhadas com diárias em 2018.

SUPRIMENTO DE FUNDOS Qtd Pae Valor R$QTD NE 149   169.872,58QTD AMOSTRA 30 71.628,38Percentual da amostra 20,13% 42%

 

6.2.  Utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras

 

Para atendimento deste item, além das análises aos processos foi expedida a Solicitação de Auditoria 8094558, PAe 0002668-41.2019.4.01.8009, sendo constatado que a unidade auditada sempre que viável  adota em seus Termos de Referência e Editais disposições referentes à sustentabilidade e ao impacto ambiental.

Apesar de nem todos editais conter critério de sustentabilidade haja vista a natureza do que se está contratando e a dificuldade de se estabelecer um critério objetivo a ponto não inviabilizar a competitividade, constatou-se que as aquisições de bens e as contratações de serviços e obras no exercício de 2018 estão atendendo, no possível e dentro das restrições orçamentárias, critérios de sustentabilidade, como por exemplo: Proc. 0004280-48.2018.4.01.8009 - aquisição de papel, item 3 - objeto e 15 - critério de sustentabilidade, do Termo de Referência 6384196; Proc. 0004836-50.2018.4.01.8009 - aquisição de eletrodomésticos - item 5 - sustentabilidade, do Termo de Referência 6508488; Proc. 0007726-59.2018.4.01.8009 - reparos no telhado da subseção de Barra do Garças - item 13 do Termo de Referência 7214775; Proc. 0004347-13.2018.4.01.8009 - reforma do imóvel adquirido para funcionamento do arquivo judicial - item 6 do Anexo I - Termo de Referência, do Edital de Licitação 6683349.

 

6.3.  Qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações

 

Os exames foram efetuados nos processos administrativos aplicando-se a metodologia de amostragem aleatória simples, visando à avaliação dos controles na gestão de compras e contratações.

Para atendimento deste item, além das análises aos processos foi expedida a Solicitação de Auditoria 8094558, PAe 0002668-41.2019.4.01.8009, sendo verificado que há conferência pelo gestor na fase inicial, que antecede a aprovação do termo de referência, fase que antecede a autorização do Ordenador de Despesas para emissão do empenho e fase que antecede a autorização para pagamento da despesa. Essa conferência é realizada em todos os tipos de contratações e aquisições e tem resultado na diminuição de apontamentos por este núcleo.

Quanto a esse assunto verificou-se que na conferência do gestor há indicação de que foi verificada a questão do limite disposto no art. 24, incisos I e II da Lei 8.666/93, demonstrando a existência de controle quanto ao fracionamento de despesas.

São utilizados, ainda, pela administração modelos padronizados de documentos que ficam disponíveis para consulta pelos setores que os utilizam, que são atualizados sempre que necessário.

No âmbito das contratações de serviços, mediante cessão de mão de obra, é realizado pelo executor do contrato um acompanhamento mensal bastante criterioso quanto às obrigações da contratada no que diz respeito aos encargos trabalhistas e previdenciários dos prestadores de serviço, por meio de planilhas do excel, efetuando a

conferência mensal da documentação necessária e das parcelas individuais de encargos trabalhistas de cada prestador. Na fase que antecede a liberação de recursos da conta vinculada também há um controle rigoroso, por prestador de serviço, realizado pelo gestor e pela área financeira, diminuindo consideravelmente os riscos trabalhistas desse tipo de contratação.

Além disso atuam na segunda linha de defesa, conferindo previamente procedimentos de contratação, compras e pagamentos os diretores do Nucaf, Nuasg e Nutec.

 

7. ESTE ITEM FOI EXCLUÍDO, CONFORME ATA DE REUNIÃO REALIZADA EM 24/01/2019 COM A SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DA ADMINISTRAÇÃO DO ESTADO – SECEX ADMINISTRAÇÃO-TCU

 

8. AVALIAÇÃO SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Para avaliação deste item, utilizou-se informações disponibilizadas no Relatório de Gestão 2018, capítulo Alocação de Recursos e Áreas Especiais da Gestão - 4.5. Gestão da Tecnologia da Informação, doc. 8042798, nos dados financeiros fornecidos pela Seccional por meio da planilha Gestão de Licitações e Contratos, doc. 7554601, na informação do Núcleo de Tecnologia da Informação-NUTEC 8098218, em resposta à solicitação de auditoria desta UAI 8095139, referente ao PAe 0002672-78.2019.4.01.8009.

A avaliação compreendeu as seguintes ações:

Análise da conformidade legal; Análise do modelo de Governança de TI; Análise do montante de recursos aplicados em TI; Análise das contratações mais relevantes de recursos de TI; Análise das principais iniciativas e resultados na área de TI por cadeia de valor; Análise de Segurança da Informação; Análise dos Principais desafios e ações futuras.

 

8.1  Análise da Conformidade Legal

A conformidade legal das contratações de TI foi avaliada a partir do exame dos processos de contratação e de gestão contratual, não sendo detectados achados relevantes quanto a essas contratações. Os processos listados na planilha 8042798 foram analisados e relacionados ao PAe 0000688-93.2018.4.01.8009 para consulta.

 

8.2  Análise do modelo de governança de TI

A análise do modelo de Governança de TI compreendeu a verificação da atuação do Núcleo de Tecnologia da Informação - Nutec na:

No Comitê Gestor de TI da Justiça Federal da 1ª Região (representação e participação nas reuniões);

Na execução e no acompanhamento dos Objetivos Estratégicos de TI da Justiça Federal e no Plano Diretor de TI da Justiça Federal da 1ª Região;

Quanto ao tema, foi expedida a Solicitação de Auditoria 8195197, PAe 0002672-78.2019.4.01.8009, indagando ao gestor da área de TI:

1. Informar sobre contribuições da Unidade de TI desta Seccional no Comitê Gestor de TI da Justiça Federal da 1ª Região (representação e participação nas reuniões), se houver, instruindo os autos com documentos ou link que demonstrem a atuação;

2. Informar sobre contribuições da Unidade de TI desta Seccional na execução e no acompanhamento dos Objetivos Estratégicos de TI da Justiça Federal e no Plano Diretor de TI da Justiça Federal da 1ª Região, se houver, instruindo os autos com documentos ou link que demonstrem a atuação;

Da análise das informações prestadas pelo Nutec no doc. 8098218, constata-se que a Unidade Auditada participou de reuniões do Comitê Gestor de TI da Justiça Federal da 1ª Região em 2018, como evidenciado no doc. 6834744, bem como atuou na elaboração do Plano Diretor de TI da Justiça Federal para o triênio  2018/2020, prestando as informações requeridas, conforme verifica-se no Processo Sei 0017251-29.2017.4.01.8000, documento 4846904.

Desta forma, conclui-se que a atuação da área de TI está de acordo com o modelo de Governança de TI estabelecido para a Justiça Federal da 1ª Região.

 

8.3  Análise do montante de recursos aplicados em TI

No ano de 2018 foram aplicados em TI R$ 389.245,29 (trezentos e oitenta e nove mil duzentos e quarenta e cinco reais e vinte e nove centavos), como constam na Planilha integrante do Relatório de Gestão 2018, sendo executados para atender as contratações e aquisições de:

1. Contratação de serviços técnicos especializados na área de Tecnologia da Informação - TI para atendimento e suporte remoto e presencial aos usuários de TI da Seção Judiciária de Mato Grosso e das 6 (seis) Subseções Judiciárias vinculadas, contrato 18/2018 6095233,  PAe 0004370-56.2018.4.01.8009, no valor mensal de R$ 32.999,00, - PCSTI 7259798. No ano de 2018 ainda houve pagamentos referentes aos contratos anteriores nº 49/2017 4986025, PAe 0006751-71.2017.4.01.8009, no valor mensal de R$ 37.811,71 e reajustes do contrato 57/2011 PAe 0001130-30.2016.4.01.8009;

2. Serviços de prestação de serviços continuados de acesso à internet, contrato 46/2017 4854598, PAe 0004447-65.2018.4.01.8009 valor mensal de R$ 3.225,00;

3. Aquisição de Codecs de videoconferência Tipo I e II, marca Huawei, contemplando a entrega, assistência técnica e garantia, através do contrato n° 28/2018, Processo Sei n° 0006402-34.2018.4.01.8009;

4. Aquisição de Televisores de LED, 55 polegadas, marca Philips, que compõem os equipamentos de videoconferência, contemplando a entrega, assistência técnica e garantia, através do contrato n° 27/2018, Processo Sei n° 0006416-18.2018.4.01.8009;

5. Aquisição de Rack e Suportes para TV/Codec, que compõem os equipamentos de videoconferência, contemplando a entrega, assistência técnica e garantia, através do contrato n° 29/2018, Processo Sei n° 0006417-03.2018.4.01.8009;

6. Aquisição de impressoras de cartões PVC, contemplando serviço de assistência técnica e garantia, através do contrato n° 36/2018, Processo Sei n° 0007454-65.2018.4.01.8009;

7. Aquisição de licenças de software Adobe, na modalidade ETLA, incluindo suportes e atualizações, através do contrato n° 38/2018, Processo Sei n° 0004101-17.2018.4.01.8009;

8. Aquisição de impressoras de código de barras, incluindo serviços de assistência técnica e garantia, através do contrato n° 48/2018, Processo Sei n° 0004023-23.2018.4.01.8009.

9. Serviços de Telecomunicações, em caráter continuado, necessários à implantação, operação, manutenção e gerenciamento de uma rede IP multisserviços, com uso de tecnologia MPLS, objetivando a interligação das redes locais de computadores da Seção Judiciária de Mato Grosso e Subseções Judiciárias vinculadas, contrato n° 24/2018, Processo Sei n° 0001050-95.2018.4.01.8009, contudo a implantação da rede ainda não está finalizada.

A Seccional é somente unidade gestora de orçamento, sendo as atribuições de unidade orçamentária restritas ao TRF1, razão pela qual se torna inviável estabelecer correlação entre os recursos previstos para gastos em TI em âmbito local com aqueles efetivamente executados.

Observou-se que todas as contratações de TI elencadas acima integram o plano de contratações - PCSTI 7259798.

No que se refere ao aproveitamento dos bens de informática adquiridos em 2018 houve justificativa do Nutec (resposta ao item 5 do doc. 8098218)  para a não distribuição de 3 suportes para TV/Codec em razão da opção de algumas Varas por instalar os televisores que compõem o equipamento de videoconferência diretamente na parede. Quanto aos demais equipamentos 01 (uma) unidade de impressora de código de barras e 02 (duas) unidades de impressoras de cartão PVC, foram entregues recentemente e serão instalados conforme a demanda. Dessa forma, conclui-se que, com exceção dos 3 suportes para TV/Codec, os bens de informática adquiridos estão em

operação e contribuem para o funcionamento dos sistemas de apoio às atividades judiciais e administrativas e, consequentemente, para o alcance dos objetivos estratégicos.

 

8.4 Análise das contratações mais relevantes de recursos de TI

A despesa que teve maior expressividade de recursos foi a contratação de serviços técnicos especializados na área de Tecnologia da Informação - TI para atendimento e suporte remoto e presencial aos usuários de TI da Seção Judiciária de Mato Grosso e das 6 (seis) Subseções Judiciárias vinculadas, contrato 18/2018, PAe 0004370-56.2018.4.01.8009, que teve início em 18.06.2018 e impactou em R$ 212.293,60 pagos em 2018. Quanto às aquisições se destaca a aquisição de licenças de softwares Adobe na modalidade ETLA, incluindo suporte e atualizações, contrato 38/2018 no valor de R$ 74.350,00 0004101-17.2018.4.01.8009.

A análise dos processos citados acima permite concluir que as contratações de TI em 2018 foram precedidas de planejamento e elaboradas em harmonia com o Plano Anual de Contratação de Soluções de TI, sendo que foram cumpridos os critérios estabelecidos na Resolução N. 279/2013 assim como na Resolução CNJ N. 182/2013 e no Modelo de Contratação de Soluções de TI. 

 

8.5  Análise das principais iniciativas e resultados na área de TI por cadeia de valor

As iniciativas na área de TI, em âmbito local, visam atender as diretrizes do CGTI-TRF1 definidas nas reuniões bimestrais voltadas ao cumprimento do Plano Diretor de TI - PDTI, instrumento de diagnóstico, de planejamento e de gestão dos recursos e processos de tecnologia da informação, e que tem por objetivo identificar as ações de tecnologia de informação necessárias ao alcance das metas e objetivos institucionais estabelecidos nos planos estratégicos.

O estado da execução das ações estruturantes em curso, que dão suporte ao atingimento dos objetivos estratégicos de TI da Justiça Federal, vem sendo acompanhado pelo Comitê Gestor de TI - CGTI-TRF1 - e relatado nas Atas que compõem o processo administrativo 0006875-18.2016.4.01.8000, doc. 6502029 e 6834744. Ressalte-se que o comitê promove frequentes alterações no planejamento das contratações de TI, quando identifica necessidades dos processos formadores da cadeia de valor.

As principais iniciativas em ação na Seccional com resultados satisfatórios, são:

Iniciativas Processo SEIDescentralização do acesso à 0004447-

internet 65.2018.4.01.8009Descentralização da rede Wan

0001050-95.2018.4.01.8009

Esta estrutura do acesso à internet anteriormente existente mostrava-se ineficiente em função do número soluções de TI em funcionamento e do tráfego de rede gerado em função destas soluções, ocasionando frequentes picos de utilização da banda, que resulta em sobrecargas e lentidão nos sistemas e no acesso à internet.

A medida resultou no Contrato 46/2017, que tem por objeto a a disponibilização de links, incluindo circuito de comunicação de dados, locação de equipamentos e gerenciamento, para a atender as demandas da Justiça Federal de Primeiro Grau do Estado de Mato Grosso e Subseções Judiciárias a ela vinculadas.

Outra iniciativa que trouxe excelentes resultados para área de TI foi a descentralização da rede Wan para a rede estadual, ligando as Subseções para Cuiabá. Cabe destacar que a iniciativa impactou positivamente nos serviços prestados, com gerenciamento local do contrato local e aumento da velocidade de link,  bem como trouxe economicidade vez que uma operadora para atender toda a 1ª região se mostrou oneroso, e a descentralização da rede aumentou a concorrência, resultando em melhores contratações.

8.6  Análise da Segurança da Informação

Não houve, no âmbito da Unidade Auditada, ações voltadas para a minimização dos riscos e o aumento da segurança de informações.

 

8.7 Análise dos Principais desafios e ações futuras

O planejamento, a execução, o monitoramento e gestão de riscos envolvidos nas atividades e projetos relacionados ao principais desafios e ações futuras no âmbito do TRF1 e das Seções Judiciárias dependem de decisões centralizadas no TRF1, a partir das deliberações do CGT-TRF1, mantendo a Seccional como unidade executiva, razão pela qual esta UAI deixa de avaliar o tema proposto.

 

9. ESTE ITEM FOI EXCLUÍDO, CONFORME ATA DE REUNIÃO REALIZADA EM 24/01/2019 COM A SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DA ADMINISTRAÇÃO DO ESTADO – SECEX ADMINISTRAÇÃO-TCU

 

10. ESTE ITEM FOI EXCLUÍDO, CONFORME ATA DE REUNIÃO REALIZADA EM 09/12/2016 COM A SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DA ADMINISTRAÇÃO DO ESTADO – SECEXADMIN-TCU

 

11. AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS INSTITUÍDOS COM VISTAS A GARANTIR QUE OS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS SEJAM ATINGIDOS

I. Ambiente de controle.

 Esta UAI utilizou como base de avaliação deste quesito as ações e ferramentas de que dispõe a Administração da Seccional para estabelecer e implementar políticas e procedimentos visando ao enfrentamento de fragilidades, o comprometimento de gestores e servidores no trato das incertezas, o resultado das auditorias promovidas e o tratamento das recomendações expedidas por parte das unidades auditadas, bem como as informações fornecidas pela Seccional por ocasião da elaboração do Relatório de Gestão/2018, que refletem a postura do órgão ante os riscos.

O ambiente de controle no âmbito da Seccional é favorecido pela existência de Código de Conduta, estabelecido por meio da Resolução CJF 147/2011, pela disposição da Administração em apurar faltas cometidas e eventuais prejuízos ao erário, pelas iterativas ações voltadas à atualização do regulamento de serviços a cada reestruturação administrativa que promove e pela disposição em alterar a sua estrutura para responder à demanda inerente à dinâmica da Administração (PAe 0002249-55.2018.4.01.8009 - reestruturação administrativa distribuindo melhor as competências para tornar mais eficientes os processos de trabalho e PAe 0002249-55.2018.4.01.8009 de reestruturação, criando o Núcleo de Auditoria Interna).

Compõe ainda o aspecto positivo do ambiente de controle da Seccional a existência de: planejamento estratégico definindo a missão, a visão e os objetivos estratégicos para concretização dos macrodesafios; conjunto de Resoluções do CJF e do TRF1 e de Instruções Normativas do TRF1, regulando atividades e introduzindo diversos procedimentos e controles internos para tornar mais eficientes os processos de trabalho; oferta de ações de capacitação, favorecida pelos cursos virtuais em crescente oferta; a realização de inventários periódicos de bens móveis.

No aspecto da gestão de riscos, atividade que, na ausência de critérios e procedimentos formais, exige a implementação de controles internos pelas duas primeiras linhas de defesa baseada nos critérios legais e nas necessidades de racionalização de atividades frente às crescentes demandas, ganhou-se impulso na medida em que ocorreu a devida regulamentação no âmbito da Justiça Federal com a publicação da Resolução CJF 447/2017 - disciplina a Política de Gestão de Riscos-, da Resolução Presi 34/2017, 4647134 - institui a gestão de risco no âmbito do TRF1 e Seccionais, e da Portaria DIREF/MT 7749620, que Constitui o Comitê Seccional de Gestão de Riscos. O alvo inicial está relacionado aos processos de trabalho considerados críticos, conforme Ata 8072351 de reunião ocorrida em 26.04.2019.

O ambiente de controle ainda é fortalecido pela atuação ativa e independente da auditoria interna, cujas recomendações são amplamente acatadas pela Administração, no sentido de fortalecer os controles internos para mitigação de riscos.

Ressalte-se, neste particular, que a publicação da Resolução Presi 57/2017 regulamentando a atividade de auditoria no âmbito da Justiça Federal da 1ª Região, com a introdução do Estatuto de Auditoria Interna da Justiça Federal da 1ª Região, além de incorporar aos trabalhos a metodologia apropriada para executar as ações empreendidas pela unidade, alavancou o processo de independência da unidade de auditoria interna, contribuindo para o ganho de valor proporcionado pelas avaliações promovidas. 

Acerca do aspecto potencialmente negativo no ambiente de controle, destaca-se a redução temporária do quadro de servidores provocadas pelas vacâncias decorrentes de aposentadorias. Há 10 cargos vagos, pois foram suspensos os provimentos de cargos decorrentes de aposentadorias e falecimentos que ensejarem o pagamento de pensões. Tal situação apresenta forte potencial de impactar negativamente o alcance dos objetivos dos processos de trabalho, aumentando a probabilidade de materialização de eventos de riscos devido a sobrecarga individual de trabalho.

Em face do exposto, ressalvada a particularidade quanto a novas nomeações, conclui-se que a Seccional mantém para um ambiente de controle favorável ao enfrentamento de incertezas quanto ao alcance de seus objetivos estratégicos e operacionais e à aplicação do processo de gerenciamento de riscos e controles de que trata a Resolução Presi 34/2017.

 

II. Avaliação dos riscos.

 

O gerenciamento de riscos na Seccional encontra-se na fase de mapeamento dos processos de trabalho. Ainda não foi iniciada a  avaliação formal nos termos do  Manual de Gerenciamento de risco do TRF - 1ª Região. Tal atividade deve ser concluída até o final do exercício de 2019, prazo definido pela Resolução Presi 34/2017, 4647134, em relação aos processos considerados críticos.

Até o início da aplicação da metodologia de avaliação dos riscos, permanece em ação a conduta empírica dos gestores na realização desta atividade, como ocorreu no exercício em avaliação. Os gestores desenham e aplicam controles internos a partir da experiência acumulada na gestão cotidiana de problemas e do conhecimento dos eventos materializados e identificados nas ações de controle avaliativo realizadas pela auditoria interna. O item 3.1 das informações prestadas para fins de elaboração do Relatório de Gestão de 2018, 7489155, traz indícios de que a avaliação de riscos também foi conduzida no exercício a partir das ações promovidas por esta auditoria interna.

Quanto a avaliação dos eventos identificados durante as ações de controle avaliativo, pode-se afirmar que tais ocorrências podem ser atribuídas a causas advindas

de fontes e vulnerabilidades variadas. Há insuficiente capacitação, em 2018 houve corte de orçamento para capacitação e o impacto da redução temporária do quadro de servidores associadas à atuação do pessoal; a ausência de funcionalidades apropriadas nos sistemas informatizados; ausência de sistemas gerenciais, dentre outros. Por mais que se busque identificar e avaliar tais eventos, não haverá diminuição do impacto destes sobre o alcance dos objetivos, pois a materialização já concretizou-se. A mitigação dos impactos ocorrerá por meio da avaliação formal, nos moldes da Resolução Presi 34/2017, onde as situações citadas servirão de subsídios para a formação de inventário de riscos, juntamente com aqueles identificados pela primeira linha de defesa.

Esta UAI conclui que a avaliação de riscos no exercício em questão seguiu o modelo empírico adotado até então e que o processo de gerenciamento de riscos determinado por meio da Resolução Presi 34/2017, introduzindo metodologia apropriada para aplicação, foi iniciado no exercício de 2019, cujos resultados serão avaliados nas próximas contas.

 

12. AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS A DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS E RELATÓRIOS FINANCEIROS

 

A avaliação deste item tem por base informações contidas nas Notas Explicativas às Demonstrações Contábeis do Exercício de 2018, 7621194, na Declaração do Contador, 7621202, no Questionário de Avaliação de Controles Internos - QACI, 8025730, elaborado pela SECAU/TRF1, a avaliação da situação cadastral dos Bens Imóveis de uso especial da União a avaliação dos controles das cessões de espaço conforme processo e outras ações de auditoria realizadas no exercício.

A Declaração do Contador faz ressalva aos seguintes itens:

a) Item 1.2 - Balanço Patrimonial - 1.1.1.1.1.19.03 - DEMAIS CONTAS - CAIXA ECONÔMICA FEDERAL - Caução recebida em 2018 e contabilizada em 2019.

b) Item 1.4 - Balanço Patrimonial - 1.1.3.8.1.07.00 - CRÉDITOS A REC DECORRENTES DE INFRAÇÕES - Multas Administrativas recebidas em 2018 e contabilizadas em 2019.

c) Item 2.2.7 - Balanço Patrimonial - 1.2.3.2.1.01.03 - TERRENOS - O laudo técnico de Avaliação do terreno de Sinop foi entregue somente em fevereiro, portanto será efetuado no SPIUNET e SIAFI  somente em fevereiro/2019.

d) Item 2.2.1.4 - Balanço Patrimonial - 8.9.7.1.1.09.00 - CESSÃO DE USO - BENS CEDIDOS - As Cessões de Uso foram contabilizadas no SIAFI 2018, porém  foram fracionados no SPIUNET, somente em 2019.

e) Item 2.3 - Balanço Patrimonial - 1.2.1.2.1.01.01 - ADIANTAMENTOS CONCEDIDOS A PESSOAL - Faltou lançamento de dois ex-servidores - contabilizados em janeiro/2019.

As situações ressalvadas na Declaração do Contador foram resolvidas no início de 2019.

O inventário de 2018, em curso nos autos do processo administrativo 0006097-50.2018.4.01.8009, observa-se que o relatório da Comissão foi entregue em 06.02.2019.

Das informações contidas no Questionário de Avaliação de Controles Internos - QACI, 8025730, elaborado pela SECAU/TRF1 destaca-se que:

- Não há rotinas de procedimentos de controles de modo a constatar classificações indevidas em contas contábeis.

Todavia, com a reestruturação deste núcleo e consequente transferência da Secob para o Nucaf, esses procedimentos de controle devem se fortalecer em razão da dedicação do contador especificamente à procedimentos contábeis.

Apesar das inconformidades citadas, esta UAI conclui pela confiabilidade e a efetividade dos controles internos relacionados às demonstrações contábeis e aos relatórios financeiros.

Segue abaixo quadro demonstrativo do percentual de atendimento das recomendações por meio de SCI quanto aoS registros contábeis:

 

13. AVALIAÇÃO DAS MEDIDAS ADOTADAS RELACIONADAS AOS REFLEXOS DA REFORMA TRABALHISTA NOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO DE OBRA

 

O exame das medidas adotadas pela Seccional para os ajustes contratuais em decorrência da reforma trabalhista tem como fonte o processo administrativo 0002634-66.2019.4.01.8009 e 0002634-66.2019.4.01.8009, que concentram todas as tratativas neste sentido.

Com base nessas novas regras, o TCU expediu o ofício nº 0478/2018/SELOG endereçado ao CNJ requerendo que este Órgão se pronuncie acerca das providências que estão sendo ou devem ser adotadas relacionadas ao impacto da reforma trabalhista nas planilhas de custos e formação de preços dos contratos administrativos de prestação de serviço de execução indireta com dedicação exclusiva de mão de obra.

Como se observa no Pae 0006136-47.2018.4.01.8009 8 contratos de serviços de vigilância sofreram reflexos da Lei nº. 13.467/2017, sendo que estão em fase de análise da minuta de alteração contratual. A Administração ainda está providenciando a exclusão da planilha de formação de custos do auxílio funeral dos demais contratos de serviços. A ausência de instruções específicas para os procedimentos necessários à promoção dos ajustes foi a dificuldade ressaltada no questionário citado.

Conclui-se, portanto, que esta Seccional, no que se refere à gestão dos contratos administrativos, está tomando as providências para atendimento das orientações do TCU e Lei nº. 13.467/2017.

 

14. AVALIAÇÃO DA POLÍTICA DE ACESSIBILIDADE

 

Avaliação da política de acessibilidade da unidade auditada, especialmente em relação às medidas adotadas para cumprimento das exigências da Lei 10.098/2000, do Decreto 5.296/2004 e das normas técnicas da ABNT aplicáveis.

 

14.1 Portal da transparência

 

Seguindo orientação da Decisão Normativa 172/2018 do TCU,  bem como do Acórdão nº. 1832/2018 dessa Corte e da Resolução Presi nº. 31/2016 do TRF da 1ª Região, esta UAI promoveu avaliação das auditorias realizadas no exercício de 2018, com vistas a fornecer elementos técnicos sobre o tema, em face das evidências detectadas nos exames empreendidos.

O trabalho foi planejado com base no Questionário de Auditoria do TCU, juntado aos autos nº. 0006866-58.2018.4.01.8009, doc. nº. 7083469, e no mencionado Acórdão, tendo esta UAI realizado pesquisas no sítio eletrônico desta Seção Judiciária, para fins de confirmação do cumprimento das orientações estabelecidas pela Corte de Contas.

Observou-se a necessidade de ajustes que ainda estão em fase de análise pela equipe de TI.

 

14.2 Acessibilidade de pessoas com deficiência

 

A avaliação deste item teve por base o cumprimento das exigências da Lei 10.098/2000, do Decreto 5.296/2004 e das normas técnicas da ABNT aplicáveis.

Para tanto esta UAI encaminhou para a área responsável a Solicitação de Auditoria 8084426, PAe 0002635-51.2019.4.01.8009 e procedeu fiscalização in loco na sede e constatou-se:

- Que todos os prédios próprios da Jjmt estão adaptados para o acesso de cadeirantes, com exceção da Subseção de Diamantino e Barra do Garças que são de propriedade de terceiros;

- Ausência de pessoal qualificado para atendimento de pessoas com deficiência auditiva, consoante dispõe o inciso III do art. 6º e seguintes do Decreto nº 5.296/2004, quer regulamenta as Leis nº 10.048, de 8 de novembro de 2000, que dá prioridade de atendimento às pessoas que especifica, e a nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, que estabelece normas gerais e critérios básicos para a promoção da acessibilidade das pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida.

No exercício de 2018 foram implantadas as seguintes medidas para garantir o cumprimento das normas relativas à acessibilidade: 1) Adequação das rampas de acesso das calçadas externas do prédio e 2) Substituição de pisos tátil e direcionais da calçada localizada na Avenida do CPA. Foram inseridas algumas fotos no processo (8257941) e os processos para verificação são (0005726-86.2018.4.01.8009 e 0008229-80.2018.4.01.8009).

Para atendimento das pessoas com deficiência visual, o prédio possui piso tátil e direcional desde às calçadas externas e internas até o balcão de atendimento e posteriormente as pessoas são conduzidas pelos(as) recepcionistas até o local desejado, além de mapas em braile;

Apesar das inconformidades detectadas não se tem registro de prejuízo ao jurisdicionado ou servidor. Diante disso, conclui-se que há necessidade de melhoria quanto à acessibilidade o que demanda, em contrapartida, viabilidade orçamentária.

 

15. ESTE ITEM FOI EXCLUÍDO, CONFORME ATA DE REUNIÃO REALIZADA EM 24/01/2019 COM A SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DA ADMINISTRAÇÃO DO ESTADO – SECEX ADMINISTRAÇÃO-TCU

 

16. RECOMENDAÇÃO

 

Com vistas ao aperfeiçoamento da gestão na correção de procedimentos que necessitam de ações de melhoria, ao final de cada item deste relatório foram feitas recomendações, reproduzidas a seguir, a fim de facilitar a visualização e o atendimento:

 

16.1 Avaliação da conformidade das peças do processo de contas

Alteração do Rol de Responsáveis da Unidade Auditada, para:

1. Que se estabeleça metodologia de controle para conferência e atualização periódica do Rol de Responsáveis em consonância com as informações de afastamento do cadastro no SARH, a fim evitar falhas na peça que comporá o processo de tomada de contas do exercício de 2019;

2. Quanto à inconsistência 1, ausência do registro dos períodos de gestão de 17/08/2018, verificar se houve de fato a substituição do agente responsável pela conformidade do registro de gestão no dia 17/08/2018, vez que não houve pagamento ao substituto e realizar as correções por ventura necessárias. 

3. Providenciar um substituto automático para o responsável por mercadorias e bens apreendidos, pois nenhuma Natureza de Responsabilidade constante do Rol poderá ficar sem substituto.

4. Providenciar a atualização/inclusão do endereço residencial completo dos agentes listados na inconsistência 4, o que deve ser executado por meio da transação ">ATUCREDOR" do SIAFI.

 

 

16.2 Avaliação da gestão de pessoas

 

A grande maioria das recomendações relativas à gestão de pessoas já vem sendo atendidas nos processos analisados.

Contudo, vale frisar algumas recomendações para aperfeiçoamento dos controles internos:

16.2.1 Quanto à despesa com designação e dispensa, que teve maior impacto nas devoluções ao erário, recomenda-se ao Nucre a adoção da rotina de conferência periódica pela Secap do relatório Lista Funções Comissionadas por Servidor com data de Cadastro e do relatório Afastamentos, Licenças e Concessões na ocasião do recebimento das informações de afastamentos oriundos da Sebes, via sistema Sei, descrita no item 4.5.1 do doc. 7942807 , transcrito abaixo:

4.5.1 Conferência periódica pela Secap do relatório Lista Funções Comissionadas por Servidor com data de Cadastro e do relatório

Afastamentos, Licenças e Concessões na ocasião do recebimento das informações de afastamentos oriundos da Sebes, via sistema Sei:a) O relatório "Lista Funções Comissionadas por Servidor com data de Cadastro" está disponível no sistema SARH em Relatórios/Função de confiança/Funções por data de cadastro. Já o relatório "Afastamentos, Licenças e Concessões" está disponível em Relatórios/Licenças-Afastamentos/Afastamentos, licenças e concessões por período.b) A conferência consiste em verificar na Lista de Funções a data em que as informações de designação e dispensa foram efetivamente cadastradas (campo Dt. Cadastro), bem como as datas de início e fim e avaliar as informações considerando a data de fechamento da folha pela Sepag e as datas de cadastro no relatório de Licenças e Afastamentos.c) A avaliação pode resultar nas seguintes hipóteses:1º - Caso conste no relatório "Lista Funções Comissionadas por Servidor com data de Cadastro" designações ou dispensas relativos a períodos (data de inicio e fim) anteriores ao fechamento da folha, cuja data de cadastro da designação ou dispensa ocorreu somente após o fechamento da folha, pode haver efeitos financeiros e a Sepag deve ser comunicada.2º - Caso conste no relatório "Lista Funções Comissionadas por Servidor com data de Cadastro" designações relativas a períodos anteriores ao fechamento da folha, mas que somente após o fechamento da folha houve o cadastro do afastamento relativo ao período da designação, pode haver efeitos financeiros e a Sepag deve ser comunicada.

16.2.2 Quanto à despesa com substituição, recomenda-se ao Nucre a adoção da rotina de conferência periódica pela Secap do relatório Substituição de Funções Importadas, obtido no Módulo Folha de Pagamento do Oracle e do relatório Afastamentos, Licenças e Concessões na ocasião do recebimento das informações de afastamentos oriundos da Sebes, via sistema Sei, comunicando a Sepag em caso de reflexos financeiros:

1º - Caso conste no relatório "Substituição de Funções Importadas," substituições relativas a períodos anteriores ao fechamento da folha, cujo cadastro da substituição ocorreu somente após o fechamento da folha, pode haver efeitos financeiros e a Sepag deve ser comunicada.

16.2.3 Quanto à despesa com indenização de transporte, diante da fragilidade do controle existente, recomenda-se ao Nucju adoção de medidas que visem aprimorar o controle interno do processo de gestão de indenização de transporte, especialmente na fase de emissão do relatório de serviços externos.

16.2.4 Quanto aos controles internos para a identificação de acumulações ilegais, recomenda-se ao Nucre que seja desenvolvida uma rotina de consulta, periodicamente, à Relação Anual de Informações Sociais – RAIS, a fim de evitar acumulações de cargos por magistrados e servidores da Unidade Auditada;

 

16.3 Avaliação relacionada aos reflexos da reforma trabalhista

 

16.3.1 Recomenda-se a exclusão da planilha de formação de custos do auxílio funeral dos demais contratos de serviços.

 

16.4 Política de acessibilidade

16.4.1 Quanto ao portal da transparência, recomenda-se os ajustes necessários conforme levantamento realizado no questionário autos nº. 0006866-58.2018.4.01.8009, doc. nº. 7083469.

16.4.2 Recomenda-se estudos técnicos para implantação de medidas para atendimento de pessoas com deficiência auditiva, consoante dispõe o inciso III do art. 6º e seguintes do Decreto nº 5.296/2004, quer regulamenta as Leis n º 10.048, de 8 de novembro de 2000, que dá prioridade de atendimento às pessoas que especifica, e a nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, que estabelece normas gerais e critérios básicos para a promoção da acessibilidade das pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida.

 

17. CONCLUSÃO

 

O presente Relatório de Auditoria de Gestão expressa o resultado dos exames dos atos de gestão praticados entre 1º de janeiro de 2018 e 31 de dezembro de 2018, realizados com base no conteúdo do Programa de Trabalho do RAG2018, 7986069 e com o disposto no art. 12 da Decisão Normativa TCU 172/2018.

Registra-se que não houve restrições aos trabalhos de auditoria e fiscalização por parte das áreas auditadas, que responderam adequadamente a todos os questionamentos formulados e que as informações prestadas pelos gestores em respostas às solicitações de auditoria e, em especial, no Relatório de Gestão, foram avaliadas quanto à completude e à veracidade e encontram-se registradas de forma consolidada no presente Relatório de Auditoria, vinculado ao PAe SEI 0002249-21.2019.4.01.8009.

Realizados os exames, não foram evidenciados atos de gestão que comprometessem a probidade dos responsáveis arroláveis.

Segue Certificado de Auditoria, 8256230, emitido em atendimento ao disposto no art. 3º da Decisão Normativa TCU 172/2018.

 

Sandra BacaniDiretora do Núcleo de Auditoria Interna