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PROJETO XML

TREINAMENTO

TREINAMENTO

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XML Dúvidas e contatos

Processos e sistemas

Mudanças e melhorias

Papéis e responsabilidades

Objetivos e benefícios

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TREINAMENTO Objetivo e benefícios

Benefícios: Realização do agendamento de notas fiscais mediante pedido de compras no ARIBA para certificar a efetividade da negociação com o GPA;

Automatização e otimização do processo de agendamento de notas fiscais;

Agilidade no agendamento de notas fiscais por meio de validações sistêmicas;

Validação sistêmica dos pedidos gerados no ARIBA x Nota Fiscal emitida pelos fornecedores.

Objetivo: Agilizar o agendamento das notas fiscais faturadas contra o GPA.

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TREINAMENTO Mudanças e melhorias

Antes do projeto §  Fornecedor ou áreas do GPA abriam um

chamado por NF no Meu Portal

§  A Área de Entradas Fiscais digitava 100% dos dados das NF’s

§  Notas fiscais eram recepcionadas sem pedidos de compras, gerando a necessidade de formalização

§  Fornecedor ou áreas do GPA precisavam entrar em contato com a área de SC – Atendimento para saber o status do agendamento de suas respectivas NF’s

Após implantação ü  Fornecedor poderá encaminhar mais de

uma NF por chamado*

ü  As NF’s serão agendadas por meio de uma integração por interface sistêmica no SAP*

ü  Teremos pedidos de compra no ARIBA para 100% das notas fiscais dentro do escopo*

ü  Fornecedor ou áreas do GPA poderão acompanhar o status do agendamento pelo protocolo de envio*

* Apenas para notas fiscais de fornecedores que atendem as categorias dentro do escopo deste projeto.

Consulte aqui: Categorias dentro do escopo

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TREINAMENTO Papéis e responsabilidades Fornecedor

Áreas solicitantes ü Gerar o pedido de compra no ARIBA;

ü  Validar informações das NF’s e realizar MIGO (aceite físico do serviço / material) no ARIBA;

ü  Tratar inconsistências (pedido x NF) junto ao fornecedor para, somente após os ajustes, realizar o envio das NF’s;

ü  Alinhar com a direx o agendamento de NF’s com emissão acima de 90 dias.

SC-Atendimento ü  Prestar suporte aos fornecedores

quanto às inconsistências sistêmicas;

ü  Identificar oportunidades para a base de conhecimento.

Ø Conferir todos os dados do pedido de compra antes de faturar as NF’s;

Ø Emitir as NF’s com base em informações do pedido de compra gerado no ARIBA;

Ø Encaminhar XML (preferencial) ou NF “original” (arquivo PDF gerado pelo site da Prefeitura;

Ø Encaminhar as notas fiscais pelo Meu Portal

Meu Portal – GPA https://gpacsc.custhelp.com/app/home www

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TREINAMENTO Processos e sistemas Fluxo após implantação do Projeto

CCI negocia Solicitante gera

pedido de compra

Fornecedor analisa o pedido e aprova ou reprova

Fornecedor envia a mercadoria ou serviço

Fornecedor acessa Meu Portal

Portal NIXUP

Fornecedor envia XML ou Notas pelo Meu Portal / MIDAS

Validação automática de inconsistências

Agendamento automático no NIX SAP

Entradas Fiscais trata divergências (filas de tratativas)

Se NOK

Solicitante gera o aceite físico do serviço ou

material (MIGO)

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TREINAMENTO Processos e sistemas

Acesse o sistema pelo link:

Acessando o sistema para postagem de notas

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Selecione a empresa Multivarejo/Corporação

GPA

1


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1

2 Escolha o serviço

de Finanças e clique em OK


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Clique na opção Sou Fornecedor


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1 Insira seu login (nome do usuário)


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1

2 Informe sua senha e clique em Logon


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Clique na opção Solucione seu

problema


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TREINAMENTO Processos e sistemas Acessando o sistema para postagem de notas

Selecione a opção Suporte ao fornecedor

1

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Selecione a opção Assuntos relacionados a fornecedores

e prestadores de serviços

1

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1 Selecione a opção

Envio de notas fiscais para pagamento

2

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1 2


Assuntos relacionados a fornecedores e p... Envio de notas fiscais para pagamentos

Informe se possui pedido para faturamento da NF

SIM ou NÃO

3

IMPORTANTE:

Consulte a relação completa de categorias em que o pedido é obrigatório para agendamento

de NF’s

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1 2

3


Assuntos relacionados a fornecedores e p... Envio de notas fiscais para pagamentos

4

Selecione a categoria do serviço prestado ou material entregue

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1 No primeiro campo selecione Tipo de Documento a ser

encaminhado: NF-e ou NFS-e


Vale lembrar:

NF-e = Nota Fiscal eletrônica (materiais) NFS-e = Nota Fiscal de Serviços eletrônica (serviços)

Não se esqueça que continuam valendo:

1.  Envio de NF’s até o dia 20

do mês;

2.  Agendamento de NF’s apenas com pedido.

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1

ATENÇÃO: O endereço de e-mail exibido neste campo

receberá o número de protocolo para acompanhar o processo de agendamento de suas NF’s.

Postagem de notas

FIQUE ATENTO:

Caso seu endereço de e-mail esteja incorreto, solicite atualização dos dados de seu usuário

junto à nossa equipe de Atendimento

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1

2.1. Opção A: Clicando em Anexar Documentos o sistema solicitará que você busque em seu computador os

arquivos que deseja enviar.

DICA IMPORTANTE ;-)

Procure sempre encaminhar o arquivo XML ou o PDF original de sua

NF, aquele emitido pelo site da Prefeitura, pois, dessa

forma, o processo sistêmico é mais efetivo e rápido no reconhecimento

das informações necessárias

O envio de NF’s pode ser realizado de duas formas:

2.1

Postagem de notas

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2.1

2.2. Opção B: Arrastando os documentos até a área

demarcada.

2.2

MELHORIA :-) Com esse novo

sistema, é possível enviar mais de uma

NF de uma única vez

O envio de NF’s pode ser realizado de duas formas:

1

Postagem de notas

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2.1

2.2

1

3. Neste campo você precisa informar o número do pedido também referenciado na NF

3

DICA ESPERTA ;-)

Nomeie suas NF’s com o número do pedido ao qual ela se refere, dessa

forma, no momento em que elas forem

adicionadas ao sistema essa

informação ficará disponível para

que consulte com maior facilidade.

Postagem de notas

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2.1

2.2

3

1

4

4. Após inserir todas as informações e os documentos necessários, basta

clicar em Enviar

Postagem de notas

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O protocolo gerado serve para acompanhar o status do agendamento das NF’s encaminhadas para o GPA. Ele

também é encaminhado para o e-mail cadastrado em nosso sistema (aquele exibido na primeira tela) ;-)

1

Postagem de notas

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1

Nesta mesma tela você pode Consultar seus protocolos já registrados e ter informações

atualizadas sobre cada um deles

2

Consulta de status do agendamento

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2 1

Outra opção desta tela é o envio de

Novos Documentos para agendamento

3

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Outra forma de consultar o status de documentos já

encaminhados para o GPA é pelo botão Protocolos


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Informe um número de protocolo válido e

clique na lupa (ou tecle ENTER)


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Após informar um protocolo válido, o sistema exibirá as informações da NF

atrelada ao protocolo em questão. O campo em destaque traz o Status das NF’s presentes no protocolo pesquisado


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Aguardando: o documento ainda está sendo analisado para iniciar o processamento. Se identificado que é um documento válido, será encaminhado automaticamente para outro estágio. Caso o documento fique mais de 1 hora nessa situação, entre em contato com seu cliente para avaliar o motivo. Ele deve mudar de estágio no máximo em 30 minutos, dependendo do volume de documentos a ser processados. Em processamento: O documento está sendo decodificado e poderá passar por uma etapa de avaliação manual de acordo com cada tipo de documento processado. Essa etapa tem duração prevista em contrato com o cliente. Se entender que está demorando muito para ser processado (mais de 2 dias), acione o cliente para esclarecimentos.


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Erro: No processo de decodificação do documento foi detectada alguma inconsistência que deverá ser tratada pelo prestador de serviços do cliente em até 2 dias. Acione o cliente para esclarecimentos caso ultrapasse esse prazo. Finalizada: Encerradas todas as etapas de processamento, o documento está disponível para integração ao ERP ou, em alguns casos, já está integrado, passando somente por etapas de processamentos internos do cliente. Iniciada: O documento já está sendo processado e a qualquer momento poderá ser finalizado. É importante observar se o documento está há muito tempo nessa situação. Informe ao cliente caso ultrapasse mais de 1 dia para processamento.


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Reprovada: O documento enviado foi classificado como INVÁLIDO e não será processado. Contate seu cliente para avaliar os motivos caso seja um documento válido. Normalmente pode ser uma opção de o cliente não processar determinados tipos de documento, por exemplo: processa NFS-e e não processa boleto que pode ser rejeitado.


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Dúvidas e contatos





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TREINAMENTO Dúvidas e contatos 1. Não consegui utilizar o portal no navegador IE. Só funciona no Google Chrome? R: Funciona também no IE, mas deve verificar a versão utilizada, ou seja, manter a mais recente. Google Chrome 26 ou Internet Explorer 10.

2. O portal parou de funcionar, o que faço? R: Acione a área de SC-Atendimento do GPA e informe sobre a parada do serviço. Entraremos em contato com o prestador de serviços que resolverá o incidente. Posteriormente, será informado o prazo de resolução caso a parada demore mais que 30 minutos.

3. Enviei minha nota fiscal, como faço para acompanhar? R: Consulte a página 30 deste manual, clicando aqui

4. Posso consultar mais de um protocolo por vez? R: Não. Por segurança cada protocolo só pode ser consultado individualmente.

5. Se eu esquecer ou não anotar o número do protocolo, como faço para recuperá-lo? R: Um e-mail de criação do protocolo é enviado para a caixa de correio informada no momento do upload do documento. Ele pode ser recuperado na consulta em seu aplicativo de correio utilizado na empresa. Outra forma de recuperar o protocolo é acionando o GPA por meio da equipe de SC-Atendimento (11) 3050-9020.

6. Posso consultar por intervalo de data ou consultar protocolos de outro usuário? R: Para garantir a simplicidade do processo e a segurança da informação/nota enviada ao cliente, a consulta só pode ser feita

utilizando o número do protocolo ou o número do pedido para o usuário informado no login. É importante que quando um funcionário se ausentar ou deixar de pertencer ao quadro da empresa, o GPA seja acionado para levantar todos os protocolos gerados para o endereço de e-mail da pessoa ausente.

7. O que devo fazer caso precise encaminhar uma NF faturada há mais de 90 dias? R: NF’s com mais de 90 dias não serão aceitas para envio via sistema. Entre em contato com seu ponto focal no GPA para saber o que pode ser feito nesses casos. 8. Quando uma NF pode ser reprovada? R: Uma NF pode ser reprovada por um ou mais dos motivos abaixo:

ü  Ilegibilidade ü  Duplicidade ü  CNPJ do tomador incorreto ü  Pedido de compra não

informado

ü  CNPJ do prestador não cadastrado

ü  Pendência do aceite físico do serviço / material no ARIBA;

ü  Pedido de compra divergente da NF (impostos, código de serviço, valor ou quantidades)

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TREINAMENTO Dúvidas e contatos 9. Se eu mandar 50 NF’s para agendamento pelo sistema e para 10 delas o sistema detectar inconsistências, todas as outras NF’s serão impedidas de avançar? R: Não. As NF’s com inconsistências serão sinalizadas no protocolo de acompanhamento e as demais (que não apresentam inconsistências) seguirão normalmente o fluxo de agendamento.

10. O acompanhamento do pagamento de minhas Notas também será realizado por esse novo processo/sistema? R: Não. Esse novo processo / sistema servirá única e exclusivamente para o processo de agendamento de suas notas fiscais; a partir do momento em que o agendamento é finalizado, a data prevista para pagamento deverá ser acompanhada no PD@Net (conforme realizado atualmente).

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TREINAMENTO Dúvidas e contatos

Digite a opção 1 para Contas a pagar * Tenha em mãos o número do protocolo

OBRIGADO!

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TREINAMENTO

ATENDIMENTO - GPA

CATEGORIAS CUJO NÚMERO DO PEDIDO É OBRIGATÓRIO PARA AGENDAMENTO DAS NF’S:

ü  Bombeiros ü  Comunicação ü  Consultoria e Auditorias ü  Equipamentos ü  Estacionamento ü  Facilities ü  Fretamento ü  Inventário

ü  RH ü  Segurança ü  Tesouraria ü  TI ü  Transporte de Numerários ü  Tributário ü  Viagens

v  Importação v  Intercompany v  Nota de abastecimento – Loja/CD v  Nota de Comodato v  Nota de Remessa

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ü  Jurídico ü  Licenciamento ü  Locação de Veículos ü  Locução ü  Manutenção ü  Marketing ü  Material de escritório ü  Obras e Expansão

CATEGORIAS CUJO NÚMERO DO PEDIDO NÃO É OBRIGATÓRIO PARA AGENDAMENTO DE NF’S:


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