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Manual XML-Validador-Conversor

Registar recursos humanos

Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE-RH)

XML

março de 2012

SIOE : Manual de RH RH - XML 31-março-2012 Página 2 de 18

Introdução

De acordo com o previsto na Lei n.º 57/2011, de 28 de novembro, os serviços integrados, serviços e

fundos autónomos, Regiões Autónomas, autarquias locais e outras entidades que integrem o universo das

administrações públicas em contas nacionais, bem como todas as entidades que já tenham carregado

dados no SIOE, devem disponibilizar, trimestralmente, os seguintes dados:

a) Número de trabalhadores em exercício efetivo de funções nas entidades públicas, tendo em conta:

i) O tipo de relação jurídica de emprego;

ii) O tipo de cargo, carreira ou grupo;

iii) O género;

iv) O nível de escolaridade (*);

v) O escalão etário (*);

b) Dados sobre fluxos de entradas e saídas no trimestre de referência;

c) Dados sobre remunerações, suplementos, subsídios, benefícios, gratificações e outros abonos em

numerário ou espécie no primeiro mês do trimestre de referência;

d) Número de trabalhadores com deficiência ou doença crónica (*);

e) Número de prestadores de serviço, distribuído por modalidade contratual e por género e respetivo

encargo (*).

(*) Informação prestada apenas com periodicidade semestral, durante os carregamentos de janeiro e julho.

Para facilitar o preenchimento dos dados, a DGAEP procedeu à elaboração deste manual, que indica passo

a passo como validar os ficheiros Excel, previamente preenchidos com os dados das entidades, como

convertê-los em XML e proceder à sua submissão no site www.sioe.dgaep.gov.pt


Formas de carregamento

A Direção-Geral da Administração e Emprego Público, detentora do Sistema de Informação da

Organização do Estado (SIOE), disponibiliza às entidades as seguintes formas de carregamento de dados

de recursos humanos e financeiros:

A) Carregamento utilizando ficheiros XML

A.1.) utilizando o software adicional - “SIOE-Conversor-RH“ que permite a criação dos ficheiros XML a

submeter, a partir de Quadros Excel previamente formatados e disponibilizados na área da

documentação do site do SIOE.

A.2.) criando os ficheiros de acordo com as especificações técnicas publicadas no site do SIOE após

autenticação e que se encontram expressas no Manual XML aí publicado.

Neste documento é explicado o funcionamento da aplicação e a forma de proceder à submissão dos

ficheiros XML criados.

B) Carregamento on-line(Por favor consultar “Manual RH-online”)

Cada entidade poderá decidir qual a forma que mais se adequa à sua situação.


I-Criação/validação dos ficheiros XML

O software disponibilizado é uma aplicação local, de validação e carregamento de dados que

possibilita uma forma mais amigável de efetuar o carregamento e permite ainda a possibilidade de

reaproveitamento da informação contida nos quadros, em posteriores carregamentos, efetuando

apenas as alterações entretanto ocorridas.

1º Passo - Pré-requisitos

São necessários os seguintes pré-requisitos, no microcomputador onde será instalada a aplicação,

para a execução da aplicação:

a) Software

• Sistema operativo Windows XP ou superior;

• Framework .NET 4.0 (client profile)

b) Hardware

• Processador 1Ghz;

• 2 Gb de memória RAM

• 5 Gb de espaço livre no disco rígido.

c) Acesso à internet e o browser Internet Explorer com versão 7 ou superior

Aquando da instalação da aplicação se o equipamento não tiver os requisitos exigidos a nível de

software o utilizador será informado através de mensagens padrão do Sistema Operativo e das

bibliotecas .Net.

2º Passo - Instalação da aplicação

A aplicação está disponível para download no site do SIOE (na zona acessível apenas para

utilizadores autenticados) no seguinte endereço

http://www.sioe.dgaep.gov.pt/documentacao/SIOE-Conversor.zip


Crie uma pasta com a designação ValidadorConversor onde deve colocar o ficheiro.

Clique sobre o ficheiro e dê inicio ao processo de instalação.


Clique sobre avançar e conclua a instalação.

Depois da aplicação estar instalada, aparecerá um logotipo no ambiente de trabalho, onde irá

clicar para aceder à aplicação.

Para facilitar o trabalho dos utilizadores ao executar a aplicação pela primeira vez, será criada

uma estrutura de pastas onde sugerimos sejam guardados os vários tipos de ficheiro a tratar pela

aplicação. De notar que para que tal seja possível é pressuposto que o utilizador disponha de

permissões de escrita no disco c:/.

As pastas criadas e a utilização propostas são as seguintes:

• C:/SIOE_RH/Ficheiros_Excel

localização de ficheiros excel preenchidos com os dados da entidade

• C:/SIOE_RH/Ficheiros_XML

localização de ficheiros XML gerados de modo autónomo pela entidade


• C:/SIOE_RH/Ficheiros_A_Enviar

localização dos ficheiros XML gerados pela aplicação com base nos ficheiros excel.

• C:/SIOE_RH/Ficheiros_Log – localização dos ficheiros de log gerados pela aplicação e que

permitirão despistar problemas reportados à DGAEP.

• C:/SIOE_RH/Ficheiros_XSD

localização dos ficheiros XSD utilizados na validação dos ficheiros XML. Sempre que validar

os ficheiros XML a aplicação, de forma automática, efetua o download da última versão dos

ficheiros XSD, disponível no site da DGAEP, para esta pasta.

3º Passo - Download dos ficheiros Excel disponibilizados

Para utilizar esta aplicação deverá previamente proceder ao download dos ficheiros Excel

disponibilizados na área da Documentação, após autenticação no site, preenchê-los e colocá-los na

pasta c:/SIOE_RH/Ficheiros_Excel

4º Passo - Interface com o utilizador

Ao clicar sobre o icon da aplicação, instalada no seu microcomputador, visualizará o ecrã abaixo.

Em cada carregamento deve selecionar o mês e o dia correspondente à data de carregamento e de

seguida carregar no botão “Ok” (no exemplo foi selecionada a data de 31 de março de 2012).


Neste ecrã terá disponíveis duas opções: Validar ficheiro Excel ou Validar XML e por defeito

apresenta a data selecionada no passo anterior.

4.a) Validação de ficheiro Excel

Ao selecionar opção de “Validar ficheiro excel” será apresentado um ecrã que lhe permitirá

selecionar o ficheiro Excel que pretende validar.


Se o ficheiro Excel não obedecer às especificações, ao fazer a validação serão apresentadas as

mensagens de erro como a seguir se exemplifica.

Neste caso apenas será apresentada a opção de voltar ao ecrã inicial.

Deverá proceder às correções dos erros reportados no validador e voltar a proceder à validação do

ficheiro.

Após a seleção do ficheiro o processo de validação inicia-se automaticamente e à medida que as

validações forem sendo executadas o resultado será exibido no ecrã.

Quando o processo terminar e se o resultado for o acima reportado será disponibilizado um botão

“Gerar ficheiro XML” que permitirá a passagem para a fase de geração do XML.


Selecione a pasta abaixo referida e o ficheiro será gerado automaticamente.

No final do processo aparecerá a mensagem de Geração finalizada.

Estes ficheiros serão salvaguardados na diretoria C:/SIOE_RH/Ficheiros_A_Enviar

Repita esta operação tantas vezes quantos os quadros que preencheu.

4.b) Validação de ficheiro XML

No caso de ter criado os ficheiros XML, seguindo as especificações técnicas constantes da área da

“Documentação” no site do SIOE, poderá validar estes ficheiros utilizando os XSD disponibilizados

ou utilizar a aplicação disponibilizada para proceder à sua validação.

Cada ficheiro será referente a apenas um quadro, no entanto pode ter dados de várias entidades.

Em alternativa poderá utilizar a aplicação SIOE-RH-Conversor para fazer essa validação.

Guarde os ficheiros na pasta C:/SIOE_RH/Ficheiros_XML e proceda de acordo com o a seguir

descrito.


Selecione a opção Validar XML

Por defeito estará selecionada a pasta C:/SIOE_RH/Ficheiros_XML . Selecione o ficheiro XML

pretendido e automaticamente se desencadeará o processo de validação.

Clique no botão Voltar ao ecrã inicial e valide todos os ficheiros que estiverem em fase de

validação.


II-Submissão dos ficheiros XML no site do SIOE

1º Passo – Aceder à página da DGAEP e clicar com o cursor no logótipo do Sistema de Informação

da Organização do Estado (SIOE).

2º Passo - Na página inicial do SIOE escrever o username e a password fornecidas pela DGAEP e

selecionar ‘entrar’.

Nos print screens seguintes foi utilizada a título meramente exemplificativo o username e a

password atribuídos à entidade XPTO.


3º Passo – Nesta página estão disponíveis, para consulta, na área da “documentação”, todos os

documentos de apoio, os manuais, os Quadros com respetivas instruções de preenchimento e um

conjunto de FAQ’s (perguntas mais frequentes), para apoio no registo de dados.

Nesta página acede-se à página específica da entidade.

Para aceder clique sobre a designação da entidade.


4º Passo – Verificar a caracterização geral da ou de cada entidade e verificar se os respetivos

dados de caracterização estão corretos. Caso algum dos dados não esteja atualizado deverá

comunicá-lo à DGAEP pelo e-mail [email protected].

De seguida no menu operações selecione “carregar RH (XML)”


5º Passo – De seguida deve selecionar o ano, a data a que se refere o carregamento e o quadro

que pretende carregar. Por defeito está disponível a informação referente ao carregamento que se

encontra a decorrer e para o qual se pretende registar dados (consulte as FAQS 1 e 45).

Na opção “quadro a carregar”, selecione o nome do quadro que pretende submeter. Nesta

listagem apenas constarão os quadros necessários em cada carregamento.

A imagem anterior corresponde ao carregamento cuja data de carregamento é 31-12-2011 e cujo

período de carregamento decorreu de 1 a 15 de janeiro de 2012.

Na imagem seguinte são apresentados, para seleção, os quadros que pode submeter na data de

carregamento reportada a 31-03-2012 e que decorre de 1 a 15 de abril.

A explicação prossegue utilizando as imagens referentes ao primeiro carregamento de 2012.


6º Passo - Para submeter os ficheiros, deve, clicar no botão “procurar”, procurar o ficheiro

correspondente ao quadro selecionado e clicar em “carregar”.

Valide a mensagem de alerta ou proceda à seleção do ficheiro correto.

7º Passo - Após submissão do ficheiro, é dada uma mensagem informativa de que, deverá

consultar o sistema no prazo de 48 horas para verificação do estado de processamento dos

ficheiros. Esta mensagem apenas significa que o carregamento foi efetuado, não que está de

acordo com as especificações.

Este procedimento deverá ser repetido para todos os quadros contendo a informação a carregar.

7º Passo Aceda ao sistema e na área “informação adicional” poderá confirmar o resultado da

submissão dos ficheiros.

Se existir um e-mail associado ao login que efetuou a submissão dos ficheiros será enviada para

este endereço uma notificação contendo o resultado do processamento dos ficheiros.


8º Passo Para proceder à correção de eventuais erros, aceda ao menu das operações, selecione a

opção “registar/consultar RH” e proceda à correção online (ver manual carregamento online) ou

repita o processo de carregamento XML .


Fim do Documento

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