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Universidade Regional de Blumenau
Divisão de Tecnologia da Informação Seção de Apoio ao Usuário
CURSO DE MICROSOFT EXCEL 2010 AVANÇADO
Gilson Klotz
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Sumário Banco (Lista de Dados) ..................................................................................................... 4 Classificação de Registros ................................................................................................. 5 Listas de classificação personalizadas ............................................................................... 8 Operadores Lógicos: “E” e “OU”...................................................................................... 9 Filtrando dados ................................................................................................................ 10
Autofiltro ..................................................................................................................... 10 Personalizar AutoFiltro ............................................................................................... 11 Filtro Avançado ........................................................................................................... 13 Faixas de critérios ........................................................................................................ 15 Critérios calculados ..................................................................................................... 16
Importação de dados ........................................................................................................ 17 Importação de arquivos do tipo texto: ......................................................................... 17
Arquivos de texto no formato Tamanho Fixo ......................................................... 17
Arquivos de texto no formato Delimitado ou com Delimitadores .......................... 18
Importação de dados da Internet .................................................................................. 20 Trabalhando com dados externos através do MS-Query ............................................. 22
Criando uma consulta de dados através do assistente de consulta .......................... 22
Interface do Microsoft Query .................................................................................. 24 Operações de busca e troca.............................................................................................. 26 Subtotais .......................................................................................................................... 27
Funções de Banco de Dados ............................................................................................ 32 Função BDMÉDIA ...................................................................................................... 32 Função BDMÁX ......................................................................................................... 33 Função BDMÍN ........................................................................................................... 33 Função BDSOMA ....................................................................................................... 34 Função CONTAR ........................................................................................................ 34 Função BDCONTARA ............................................................................................... 34 Função BDEXTRAIR ................................................................................................. 34
Função CONT.SE ............................................................................................................ 35 Funções SOMASE........................................................................................................... 36 Funções Encadeadas ........................................................................................................ 37 Função PROCV ............................................................................................................... 37 Função SE ........................................................................................................................ 39
Encadeando Funções ............................................................................................... 40 Mais exemplos ......................................................................................................... 42
Formatação Condicional .................................................................................................. 43 Formulários...................................................................................................................... 45
Adicionar o botão Formulário à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ................. 45
Inserindo novos Dados ................................................................................................ 46 Atualizando Dados ...................................................................................................... 47 Excluindo dados .......................................................................................................... 47 Localizando Registros em um banco ou lista de dados ............................................... 47
Tabela Dinâmica .............................................................................................................. 49 Gráfico Dinâmico ............................................................................................................ 51 Consolidar........................................................................................................................ 52
Funções de cálculo disponíveis para a consolidação de dados .................................... 53
Vínculos ........................................................................................................................... 54
Cenários ........................................................................................................................... 55
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Suplementos .................................................................................................................... 56 Solver ........................................................................................................................... 57
Atingir Meta .................................................................................................................... 58
Especificações do Excel 2010 ......................................................................................... 59 Especificações e limites de cálculo ............................................................................. 60
Especificações e limites de gráficos ........................................................................... 60 Especificações e limites de relatório tabela ou gráfico dinâmicos ........................... 61
Especificações e limites de pasta de trabalho compartilhada .................................. 61
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B ANCO (L ISTA DE DADOS )
Uma lista de dados pode ser uma planilha criada diretamente no Excel ou
dados que foram obtidos a partir de uma fonte externa, tal como uma tabela de um
banco de dados do Microsoft Access ou dados de um arquivo do tipo texto.
Uma lista contém dados relacionados a um determinado assunto. Por
exemplo, poderíamos ter uma lista com dados sobre os funcionários de uma empresa
ou uma lista de pedidos efetuados em um determinado período. Uma lista é como se
fosse uma tabela de um banco de dados onde cada coluna representa um campo da
tabela e cada linha é um registro.
Considere os seguintes detalhes sobre listas:
• Cada coluna representa um campo; • Os rótulos de cada coluna representam os nomes dos campos; • Cada linha representa um registro; • A lista não deve conter linhas ou colunas em branco;
Use somente uma lista em cada planilha. O ideal é que não exista nenhuma
outra informação na planilha, a não ser os dados da lista.Algumas funções de planilha,
tais como filtragem, podem não funcionar corretamente se houver outros dados além
dos dados da própria lista;
Cada coluna deve conter dados do mesmo tipo: texto, número, data, etc. Não
insira dados de diferentes tipos, na mesma coluna;
Caso tenha outros dados, além da lista, mantenha a lista separada dos
demais dados. Para isso insira, pelo menos, uma linha e uma coluna em branco, entre
a lista e os demais dados.
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CLASSIFICAÇÃO DE REGISTROS
Quando se utiliza uma base de dados, geralmente há necessidades de que
ela seja classificada em uma determinada ordem. Para que isso seja possível, o Excel
possui a ferramenta classificar.
Vamos a um exemplo prático:
1. Abra o Microsoft Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado.
4. Selecione o arquivo Exemplo1. xls.
5. Clique em Abrir.
6. Será aberta uma planilha com dados de pedidos de diversas filiais de
uma empresa.
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7. Para classificar os dados da lista, não é necessário selecionar todos os
registros da base de dados, apenas clicar em uma das células que faz
parte da lista.
8. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar.
9. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista são
automaticamente marcadas com exceção da primeira linha que contém
os rótulos das colunas.
10. Será apresentada a janela de classificar
Para classificar os elementos selecionados o Excel usa a seguinte ordem:
• Células vazias
• Números
• Textos
• Valores de erro
• Valores lógicos
11. Selecione em Classificar por a opção FILIAL e depois por PRODUTO.
12. Nas duas opções deixe selecionada a ordem De A a Z.
13. Clique em OK.
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14. Observe que na primeira figura o primeira registro era da Filial SC, na
segunda figura o primeiro registro é a Filial PR.
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L ISTAS DE CLASSIFICAÇÃO PERSONALIZADAS
Além de classificações padrões, tais como alfanumérica e número, é possível
criar listas de classificação personalizadas. Por exemplo, se a classificação dos dados
de vendas, tivesse que ser de acordo com a seguinte ordem de código da Filial:
Vamos tomar como exemplo a planilha Exemplo1.xls para criar uma lista
personalizada de classificação.
15. Selecione o comando Arquivo -> Opções.
16. Na esquerda selecione Avançado. Desça na rolagem e procure o botão
Editar Listas Personalizadas
17. Serão exibidas as listas já existentes, criadas automaticamente pelo
Excel, conforme citado anteriormente.
18. Para criar uma nova lista, digite os valores na ordem em que se deseja
classificar, no campo “Entradas da lista”; uma entrada em cada linha,
conforme indicado na figura:
19. Após ter digitado os valores da lista, clique no botão Adicionar. A nova
lista será criada e exibida no campo Listas Personalizadas, abaixo das
listas já existentes.
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20. Clique em OK. Clique em OK também na janela de Opções da
Planilha. Você estará de volta á planilha.
21. Agora vamos classificar a planilha com base nos valores da lista
recém-criada.
22. Para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas da
lista. Basta clicar em uma das células que fazem parte da lista.
23. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que
ao selecionar este comando, todas as linhas da lista serão
automaticamente marcadas, com exceção da primeira linha que
contém os rótulos das colunas.
24. Será exibida a janela Classificar .
25. Na lista Classificar Por , selecione o campo Filial. Vamos classificar
pelo campo Filial, pois os valores da lista personalizada são valores
deste campo.
26. Para informar ao Excel que, ao invés da ordem alfabética padrão, deve
ser usado os valores da lista, selecione Lista Personalizada no campo
Ordem. Selecione então a lista personalizada criada anteriormente.
OPERADORES LÓGICOS: “E” E “OU”
São operadores utilizados em critérios de pesquisa em uma lista de dados do
Excel.
Utilizamos o operador E sempre que precisamos definir dois ou mais critérios
de pesquisa.
Quando os critérios são unidos por um operador E, todos os critérios devem
ser verdadeiros para que um registro seja relacionado. Por exemplo, se forem definidos
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três critérios unidos por operadores E, os três critérios devem ser atendidos para que
um registro seja selecionado. Mas, se dois dos critérios forem verdadeiros, e um for
falso, o referido não será selecionado.
Utilizamos o operador OU sempre que precisamos definir dois ou mais
critérios de pesquisa. Quando os critérios são unidos por um operador OU, basta que
um dos critérios seja verdadeiro para que um registro seja selecionado. Por exemplo,
se forem definidos três critérios unidos por operadores OU e um dos critérios for
verdadeiro, ou dois dos critérios forem verdadeiros, ou até mesmo se os três forem
verdadeiros, o registro seria selecionado. Um registro somente não será selecionado
se todos os critérios unidos pelo operador OU forem falsos para o referido registro.
FILTRANDO DADOS
Quando trabalhamos com listas muito extensas, com milhares de linhas, pode
haver a necessidade de “filtrar” a lista, para que sejam exibidas somente as linhas
onde um ou mais campos atendam determinados critérios.
Filtrar é uma maneira rápida e prática para trabalhar apenas com um conjunto
reduzido de linhas. Quando aplicarmos um filtro a uma lista, somente serão exibidas as
linhas que atenderem aos critérios especificados. Uma vez removidos os filtros, todas
as linhas voltarão a ser exibidas.
AUTOFILTRO
A opção AutoFiltro é uma maneira rápida e prática para aplicar critérios de
filtragem á lista de dados.
Quando usamos a função AutoFiltro, o título de cada coluna é transformado
em uma lista com todos os valores possíveis para esta coluna.
Vamos observar um exemplo prático:
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir .
3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado.
4. Selecione o arquivo Exemplo1.xls .
5. Clique em Abrir .
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6. Será aberta uma planilha com uma lista com dados de pedidos
referentes a diversas filiais de uma empresa.
7. Para habilitar o recurso de AutoFiltro selecione o seguinte comando:
Dados -> Filtro
8. Observe que o cabeçalho de cada coluna é transformado em uma lista
de valores. Nesta lista são exibidos, em ordem crescente, todos os
valores possíveis para a referida coluna.
9. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para a filial de SC. Para fazer
isso abra a lista de valores da coluna FILIAL e selecione SC, conforme
indicado na Figura:
10. Após selecionar SC na lista de FILIAL , os registros serão filtrados e
exibidos apenas os pedidos onde o campo FILIAL é igual a SC.
PERSONALIZAR AUTOF ILTRO
É possível ainda, no recurso de Filtro, fazer a filtragem em campos numéricos
especificando uma faixa de valores.
Por exemplo, podemos filtrar os pedidos que possuem quantidades de peças
vendidas maiores que 200, ou quantidades maiores que 100 e menores que 200,
combinando com critérios para FILIAL.
1. Selecione Dados -> Filtro .
2. O cabeçalho de cada coluna é transformado em uma lista de valores.
3. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para a filial PR e com
quantidades maiores do que 100.
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4. Para isso, abra a lista de valores da coluna Filial e selecione PR. Feito
isso será aplicado um filtro onde serão exibidos apenas os pedidos para
o PR.
5. Abra a lista de valores da coluna Qtde e selecione Filtros de Número .
6. Será exibida a janela Personalizar AutoFiltro .
7. Na janela Personalizar AutoFiltro pode-se definir condições
personalizadas para faixas de valores como por exemplo, valores
numéricos e faixas de datas.
8. Existe uma lista de operadores pré-definidos, conforme indicado a
seguir:
9. Clique em OK. Observe que serão exibidas apenas as linhas para PR e
com valores de quantidades maiores de 100.
10. Agora vamos definir os pedidos da Filial de SC que tenham quantidades
maiores que 100 e menores que 200, inclusive.
11. Limpe os filtros escolhendo a opção Limpar Filtro... nos campos de
coluna Qtde e Filial .
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12. Agora defina o campo Filial para SC. Apresentará então todos os
pedidos para esta filial.
13. Abra a lista de valores da coluna Qtde e selecione Filtros de Número .
F ILTRO AVANÇADO
É utilizado para definição de critérios mais complexos.Com o comando Filtro
Avançado é possível definir faixas de critérios, com as quase fica muito mais fácil
alterar os valores dos critérios e, com isso, rapidamente obterem um novo conjunto de
linhas, conjunto este que reflete as alterações feitas na faixa de critérios.
Nesta opção também é possível extrair dados de uma lista de dados para
outra área da planilha. Para isso é preciso criar uma área de critérios e uma área de
extração, que devem possuir os mesmo campos da lista.
Exemplo:
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo ->Abrir
3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado.
4. Selecione o arquivo Exemplo2.xls .
5. Clique em Abrir .
6. Será aberta uma planilha com uma lista de produtos vendidos por filial.
7. Selecione a faixa de células A1:C1 e execute o comando Copiar (Ctrl + C).
8. Posicione o cursor na célula E2 e na célula E10, pressionando a tecla CTRL,
para poder selecioná-las simultaneamente.
9. Execute o comando Colar (Ctrl + V) .
10. Posicione o cursor na célula E1 e digite: Área de Critérios . Em seguida
posicione o cursor na célula E9 e digite Área de Extração .
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11. Na definição de critérios, será extraído apenas os produtos vendidos na Filial
SP.
12. Na célula E3, que se refere á coluna Filial , digite SP.
13. Selecione qualquer célula da lista de dados original da planilha.
14. Execute o comando Dados -> Avançado .
15. Será apresentada a janela Filtro Avançado.
16. Selecione a opção Copiar para outro local .
17. No campo Intervalo da lista , o Excel por padrão descreve a lista de dados
(desde que o cursor esteja posicionado em qualquer parte dela).
18. No campo Intervalo de critérios digite o endereço da faixa de área de critério,
neste exemplo, $E$2:$G$3 ou selecione a área com o mouse.
19. No campo Copiar para digite o endereço na área de extração que será as
células $E$10:$G$10 ou selecione a área com o mouse.
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20. Clique no botão OK.
21. Serão apresentados na área de extração os dados conforme os critérios, que
são todos os produtos vendidos na filial SP.
FAIXAS DE CRITÉRIOS
Várias condições em uma só coluna
Uma condição em duas ou mais colunas
Uma condição em uma coluna ou outra
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CRITÉRIOS CALCULADOS
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir .
3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado.
4. Selecione o arquivo Exemplo3.xls .
5. Clique em Abrir .
6. Será aberta uma planilha com uma lista de vendas de produtos por
Filial de uma empresa
7. O primeiro passo é calcular o valor médio dos pedidos em uma célula
fora da lista de pedidos.
8. Na célula I2 digite a seguinte fórmula: =MÉDIA(E2:E145) .
9. Tecle Enter.
10. Deverá obter um valor de R$3.443,29 que será a média de vendas.
11. O valor da média calculada será usado como critério (na verdade uma
referência absoluta a célula onde está o valor da média) para filtrar
apenas os pedidos com valores acima da média.
12. Na célula G1 digite o rótulo: Pedidos Acima da Média . Lembre que
este rótulo não pode ser igual ao nome de uma das colunas da lista.
13. Na célula G2 digite a seguinte fórmula: =E2>$I$2. A célula E2 é onde
está o valor para o primeiro registro. Quando o Excel executar o filtro,
ele iniciará pela célula E2 e irá comparar o valor desta célula com o
valor da média calculado na célula I2. Se o valor for maior do que a
média, o registro será selecionado, caso contrário o Excel irá para o
próximo registro.
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14. Selecione o comando Dados -> Filtrar -> Filtro Avançado e defina as
faixas conforme indicado na figura.
15. Clique em OK.
16. Observe que serão exibidos apenas com valores acima de R$3.443,29,
que é a média de vendas.
17. Salve as alterações feitas na planilha Exemplo3.xls e feche o arquivo.
IMPORTAÇÃO DE DADOS
Existem situações nas quais os dados que precisamos analisar não estão no
formato de uma planilha do Excel. Por exemplo, estes dados podem estar em um
arquivo do tipo texto, ou podem estar em uma tabela do Microsoft Access. Nestas
situações podemos importar estes dados para dentro de uma planilha do Excel, para
então analisar as funcionalidades de análise de dados do Excel.
IMPORTAÇÃO DE ARQUIVOS DO TIPO TEXTO :
Existem dois formatos padrão quando se trata de arquivos do tipo texto:
delimitado e tamanho fixo.
Arquivos de texto no formato Tamanho Fixo
Nos arquivos de texto em formato Tamanho Fixo cada campo começa e
termina em uma determinada coluna e termina em uma posição fixa.
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Arquivos de texto no formato Delimitado ou com Deli mitadores Nos arquivos de texto em Formato Delimitado cada linha contém um registro
completo, porém os campos são separados por um determinado “separador”, que no
exemplo da Figura é o ponto-e-vírgula (;). Podemos ter diferentes separadores, sendo
que um dos mais comuns é a vírgula.
Exemplo de importação de um arquivo do tipo texto
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir .
3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado.
4. Na linha Arquivos do tipo , selecione a opção Todos os Arquivos .
5. Selecione o arquivo Exemplo03.txt e em seguida no botão Abrir .
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6. Será aberto o assistente de importação.
7. Na primeira etapa deve-se informar o tipo de dado. Neste exemplo
usaremos a opção Delimitado . Por padrão a importação inicia na
primeira linha.
8. Clique em Avançar.
9. Na segunda etapa do assistente deve-se informar qual o caracter
utilizado com delimitador de campo. No exemplo, está sendo utilizado
o ponto-e-vírgula. Marque a opção ponto e vírgula .
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10. Clique em Avançar .
11. Será então exibida a última etapa do assistente, onde irá ser definido o
tipo de cada campo (Geral, Texto ou Data) ou escolher se deseja ou
não importar algum campo.
12. Clique em Concluir . Os dados serão importados para a planilha do
Excel.
13. Agora você deverá salvar este arquivo como uma planilha Excel.
IMPORTAÇÃO DE DADOS DA INTERNET
È possível criar uma consulta baseada nos dados de um site que possui uma
série de indicadores como Índice de Poupança, Dólar, IPC, etc. Importá-los para o
Excel e configurar o intervalo de atualização destes dados.
1. Abra uma planilha nova.
2. Selecione Dados -> Da Web
3. Será aberta a janela Nova consulta à Web.
4. No campo endereço, digite o seguinte endereço
http://www.terra.com.br/invertia
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5. Selecione o quadro amarelo referente aos índices econômicos que
deseja importar. Clique no botão Importar na parte inferior da janela.
6. Indique o local onde serão inseridos os dados importados clicando na
célula A1.
7. Veja como ficou a importação dos dados na planilha.
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TRABALHANDO COM DADOS EXTERNOS ATRAVÉS DO MS-QUERY
O Microsoft Query é uma ferramenta que facilita a conexão do Excel com
fontes externas de dados. Por exemplo, pode-se utilizar o Microsoft Query para fazer
uma pesquisa em tabelas de um banco de dados do Microsoft Access, especificar
critérios de filtragem e ordenação e retornar o resultado da consulta para uma planilha
do Excel. É possível ainda fazer cálculos, análises e formatações com os dados
retornados pelo Microsoft Query.
O MS-Query usa a fonte de dados para conectar-se ao Banco de Dados
externo e mostra os dados disponíveis. Após criar a consulta e retornar dados ao
Excel, o MS-Query recupera os dados e fornece á pasta de trabalho do Excel
informações sobre a consulta e a fonte de dados para que você se conecte ao banco
quando desejar atualizar os dados.
Criando uma consulta de dados através do assistente de consulta
1. Para definir a fonte de
dados selecione o comando
Dados -> De Outras
Fontes -> Do Microsoft
Query
2. Será exibido a janela
escolher fonte de dados
3. O primeiro passo é informar ao Microsoft Query o formato em que se
encontram os dados que serão acessados. No exemplo os dados
estão no formato do Microsoft Access. Clique em Banco de Dados do
MS Access
4. Clique em Ok.
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5. Será aberta a janela selecionar fonte de dados. Escolha o arquivo
Vendas.mdb que está na pasta de arquivos do curso.
6. Clique em Ok.
7. O MS-Query exibe a lista de tabelas disponíveis no banco de dados
Vendas.mdb. Com a fonte de dados já definida o Excel já sabe de
onde buscar os dados que servirão como base para as consultas que
depois serão exibidas na planilha.
8. Esta é a janela assistente de consulta. No painel á esquerda selecione
a tabela Dados_vendas e clique no sinal de + ao lado para expandir
todos os campos que pertencem á ela.
9. Escolha os campos FILIAL, PRODUTO e QUANTIDADE ,
selecionando-os e clicando na seta para a direita que existe no meio
da janela.
10. Clique no botão Avançar para seguir para a próxima etapa do
assistente.
11. Nesta etapa podem-se definir os filtros para a consulta. Escolheremos
apenas os pedidos da filial SC.
12. Clique no campo FILIAL . Note que ao lado irão aparecer as opções de
filtro, então escolha o campo igual e SC.
13. Clique em Avançar .
14. Na próxima etapa pode-se selecionar até três campos para
classificação. Escolha o campo Produto em ordem Crescente .
15. Clique em Avançar para seguir para a etapa final do assistente.
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16. Na janela seguinte, escolha Retornar dados ao Microsoft Excel .
17. Para finalizar, na janela importar Dados selecione o modo Tabela e
indique o local onde os dados serão colocados.
18. Salve a planilha em C:\Excel Avançado com o nome Consulta Query .
Interface do Microsoft Query
A partir da consulta salva, iremos editar a mesma através do Microsoft Query,
usando sua interface. Na interface iremos definir outros critérios de consulta, além dos
já estabelecidos anteriormente através do assistente de consulta.
1. Selecione Dados -> Conexões.
2. Selecione Consulta de Banco de Dados do MS Access e depois
Propriedades...
3. Alterne para a aba Definição
4. Clique no botão Editar Consulta...
5. Na janela Assistente de Consulta – Escolher Colunas clique em
Cancelar e dê um Sim na mensagem a seguir.
6. Será aberta uma janela do editor do Microsoft Query .
7. Na parte superior da janela se encontram as barras de Menu de
comandos e a de Ferramentas. Logo após, as tabelas com a lista de
campos de cada tabela. Para adicionar um campo à consulta basta dar
um dique duplo no campo ou amastá-lo para o painel na parte de baixo
da janela. Ao arrastar um campo, os cados do campo já serão
exibidos. Cada campo é exibido em uma coluna separada no painel de
baixo.
8. Adicione O campo Valor Unitário.
9. Defina os seguintes critérios:
* Filial = ‘PR’
* Produto = ‘edredon solteiro’
É importante observar os seguintes detalhes:
- Quando o critério for em um campo do tipo Texto, como no
caso do Campo valor do critério (‘PR’) deverá vir entre
apóstrofes.
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- Quando o critério for em um campo do tipo Data, deverá vir
dentro do sinal #
10. O próximo passo é fechar o Microsoft Query, retornando estes dados
para a planilha do Excel. Para isso utilize o comando: Arquivo ->
Retornar dados ao Microsoft Excel .
11. A consulta será exibida já com as alterações executadas.
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OPERAÇÕES DE BUSCA E TROCA
É possível utilizar operações de busca e troca de informações de dados.
Seguem algumas opções:
Localizar : Permite determinar a direção da pesquisa. Se ele vai ocorrer por
linhas ou por colunas. Para inverter a direção da pesquisa, mantenha a tecla SHIFT
pressionada ao clicar no botão OK.
Coincidir maiúscula e minúscula : Permite efetuar a distinção entre letras
maiúsculas e minúsculas ao pesquisar o texto informado no campo Localizar.
Somente Células Inteiras : Permite efetuar a busca dos caracteres que
coincidam exatamente e completamente com os caracteres informados no campo
localizar.
Localizar Próximo : Permite localizar a próxima ocorrência dos caracteres
informados no campo Localizar. Se a tecla SHIFT estiver pressionada quando o clique
for dado no botão Localizar Próximo, será possível localizar a ocorrência anterior.
Substituir : Permite efetuar a substituição dos caracteres pesquisados na
célula ativa pelos novos caracteres, e então localiza a próxima ocorrência dos
caracteres pesquisados. A tecla SHIFT pode ser usada para inverter a direção da
pesquisa. Para efetuar a substituição dos caracteres sem localizar a próxima célula,
mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto é dado um clique no botão Substituir.
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SUBTOTAIS
Uma funcionalidade bastante útil do Excel é a possibilidade de, rapidamente,
criar subtotais para grupos de dados em uma planilha. Por exemplo, pode-se criar
subtotais de vendas por vendedor, dentro de cada vendedor pode-se criar subtotais por
departamento.
A criação de subtotais é uma maneira rápida de comparar o desempenho de
diferentes grupos. No exemplo, com o cálculo de subtotais por vendedor, poderá se
comparar, facilmente o desempenho de cada vendedor.
É muito importante observar que é imprescindível manter a base de dados
classificada segundo a ordem em que se deseja obter um subtotal.
1. Abra o arquivo Exemplo4.xls, iremos criar um subtotal por vendedores.
2. Em primeiro lugar é preciso classificar a planilha em ordem crescente
no campo Vendedor.
3. Escolha o menu Dados -> Subtotal
4. Será exibida a janela Subtotais.
5. Esta caixa apresenta as seguintes opções de trabalho:
• A cada alteração em: É o local em que se determina por qual campo
será feito o subtotal. No nosso exemplo selecione o campo Vendedor.
• Usar função: é a utilização da função estatística ou cálculo de subtotal
que será usado em cada intervalo de subtotal. Por padrão é a Soma
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mas, também pode ser contar o número de linhas, Máximo, Mínimo,
Média, etc. Selecione a opção Soma.
• Adicionar subtotais a : nesse local é determinado o campo no qual
estão os valores onde serão efetuados os cálculos. No exemplo,
queremos somar o total de vendas para cada funcionário. Selecione a
coluna Valor.
• Substituir subtotais atuais: quando selecionado, serve para a
substituir subtotais que já tenham sido feitos anteriormente.
• Quebra de página entre grupos: é muito interessante esse recurso,
pois a cada mudança de dados de um mesmo campo, ele
automaticamente quebra a página, facilitando a impressão de um
relatório por grupo de dados. Deixar desmarcada.
• Resumir abaixo dos dados : é a colocação do total geral de todos os
grupos abaixo deste; caso contrário, o total geral será colocado como a
primeira informação da base de dados, abaixo somente dos nomes dos
campos.
• Remover todos : quando deseja remover os subtotais aplicados na
base de dados.
6. Clique em OK.
7. O Excel insere uma estrutura de tópicos ao lado esquerdo da planilha.
8. Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1, 2 e
3 . Por padrão são exibidos todos os registros e também os subtotais.
Para visualizar apenas o subtotal por vendedor, dique no botão com o
número 2.
9. Para remover os subtotais obtidos, selecione o comando Dados -> ->
Subtotais e clique na opção Remover Todos .
É possível ainda através desse recurso, criar subtotais em dois ou mais
campos, além de usar outros tipos de cálculos, sem ser a soma.
Por exemplo, pode-se calcular o subtotal por departamento e em seguida por
vendedor e em seguida calcular uma média de pedidos por vendedor.
Para isso:
1. Inicialmente classifique a lista de dados referentes aos campos
Departamento e Vendedor, consecutivamente.
2. Crie um subtotal de Soma por Departamento.
3. Selecione o comando Dados -> Subtotal.
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4. Defina as configurações indicadas na Figura:
5. Clique em OK.
6. Agora calcule os subtotais por Vendedor, mantendo os subtotais gerais
por Departamento.
7. Selecione o comando Dados -> Subtotal.
8. Para que os subtotais por Departamento sejam mantidos é preciso
desmarcar a Substituir subtotais atuais. Se esta opção estiver
marcada, os subtotais por Departamento serão excluídos e serão
mantidos apenas os subtotais por Vendedor.
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10. Clique em OK.
11. Agora iremos calcular a média de pedidos por vendedor.
12. Selecione o comando Dados -> Subtotais e marque as opções
indicadas na figura. Com esta configuração, teremos três subtotais:
Totais por departamento, Total por vendedor e Média por Vendedor.
13. Clique em OK.
14. Será exibida a planilha conforme a figura abaixo:
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15. Salve as alterações feitas na planilha Exemplo4.xls e feche o arquivo.
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FUNÇÕES DE B ANCO DE DADOS
O Microsoft Excel inclui 12 funções de planilha que analisam os dados
armazenados em listas ou bancos de dados. Cada uma dessas funções, citadas
genericamente como BDFunções, usa três argumentos: banco de dados, campo e
critérios. Esses argumentos se referem aos intervalos de planilhas usados pela função.
FUNÇÃO BDMÉDIA
A função BDMÉDIA é utilizada para calcular a média dos valores em uma
coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condições
especificadas. Ou seja, usa-se a função BDMÉDIA para calcular a média dos valores
estes que coincidirem com um critério especificado.
Sintaxe:
BDMÉDIA(banco_dados;campo;critérios)
Exemplo:
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir
3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado.
4. Clique no arquivo Exemplo5.xls.
5. Cilque em Abrir .
6. Será aberta uma planilha com dados sobre quantidade de produtos
vendidos por Filial em determinados meses.
7. No exemplo iremos calcular a média de produtos vendidos, podendo
ser através de um ou mais critérios.
8. Inicialmente é preciso criar a área de critérios. Para isso selecione as
células de A1:D1 que é a área de rótulos das colunas do banco.
9. Copie esta área para as células G1:J1 .
10. Na célula F7 digite “Média de Produto Vendido ”.
11. Na celula G7 vamos digitar a função =BDMEDIA(A:D;3;G1:J2), onde
A:D e o banco de o 3 é o campo: número da coluna na qual será
33
calculado, no exernplo é a quantidade de peças vendidas e G1:J2 é a
área de critérios que será utilizada para determinar informações
específicas.
12. Após digitar a função tecie enter .
13. Será calculada a média de produtos vendidos.
14. Agora para analisar a média de um produto específico basta digitar o
nome do produto na área de critérios abaixo do rótulo PRODUTO.
FUNÇÃO BDMÁX
Esta função é utilizada para retorna o maior número em uma coluna de uma
lista ou banco de dados que coincidir com as condições especificadas por você.
Sintaxe:
BDMÁX(banco_dados;campo;critérios)
1. Utilizando o arquivo anterior Exemplo5.xls
2. Exclua os critérios utilizados anteriormente.
3. Clique na célula F8.
4. Digite “Maior Quantidade de Produto Vendido”.
5. Na célula G8 digite a função =BDMÁX(A:D;3;G1:J2) , onde A:D é o
banco ou lista de dados, 3 é o campo, número de coluna na que será
calculado e G1:J2 a área de critérios que será utilizada para determinar
informações específicas.
6. Tecle Enter .
7. O resultado obtido será o registro que tem a maior quantidade de
peças vendidas, independente de Filial, Produto ou Mês
FUNÇÃO BDMÍN
Esta função é utilizada para retornar o menor número em uma coluna de uma
lista ou banco de dados que coincidir com as condições especificadas.
Sintaxe:
BDMÍN(banco_dados;campo;critérios)
34
FUNÇÃO BDSOMA
Esta função é utilizada para somar os números em uma coluna de uma lista
ou banco de dados que coincidirem com as condições especificadas.
Sintaxe:
BDSOMA(banco_dados;campo;critérios)
FUNÇÃO CONTAR
A função BDCONTAR é utilizada para contar as células contendo números em
uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condições
especificadas por você. Ou seja, permite uma contagem condicional, contando
condicional, contando apenas as células que atendem ao critério especificado.
Sintaxe:
BDCONTAR(banco_dados;campos;critérios)
FUNÇÃO BDCONTARA
Esta função é utilizada para contar todas as células não vazias em uma coluna
de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condições especificadas por
você.
Sintaxe:
BDCONTARA(banco_dados;campo;critérios)
FUNÇÃO BDEXTRAIR
Esta função é utilizada para extrair um único valor em uma coluna de uma lista
ou banco de dados que coincidir com as condições especificadas por você.
Sintaxe:
BDEXTRAIR(banco_dados;campo;critérios)
35
FUNÇÃO CONT.SE
Esta função calcula o número de células não vazias em um intervalo que
corresponde a determinados critérios.
Sintaxe:
CONT.SE(intervalo;critérios)
Intervalo : é p intervalo de células no qual se deseja contar células não vazias.
Critérios : é o critério na forma de um número, expressão ou texto que define
quais células serão contadas.
Exemplo:
1. Utilizando o arquivo Exemplo5.xls, clique na guia da plan2, que se
encontra na parte inferior da planilha.
2. Nesta planilha existe um banco ou lista de dados e uma área de
pesquisa.
3. Na primeira área de Pesquisa/Produto, ao especificar um determinado
produto a quantidade de pedidos vendidos para este produto irá ser
obtida.
4. Para isso, a função CONT.SE será inserida na célula G4, que tem
como rótulo N° de pedidos.
5. Clique na célula G4 e digite a função =CONT.SE(A:D;G3), onde A:D é
o intervalo do banco ou lista de dados na qual serão pesquisadas as
informações e G3 é o critério, sendo o local(célula) aonde será
inserido, no exemplo, o nome do produto.
6. Digite na célula G3 o produto fronha.
7. N
a
s
e
g
36
unda área de pesquisa, Pesquisa/Mês, pode-se obter a quantidade de
pedidos realizados em um determinado mês.
8. Clique na célula G11 e digite a função =CONT.SE(A:D;G10), aonde
A:D será o banco ou lista de dados e G10 o critério, ou seja, a célula
aonde será inserido o mês que se deseja saber a informação.
9. Digite na célula G10 o mês de novembro.
FUNÇÕES SOMASE
A função SOMASE faz uma soma condicional. È preciso fornecer três
parâmetros para esta função, conforme descrito a seguir:
Sintaxe:
SOMASE(intervalo de pesquisa;critérios;intervalo de soma)
Intervalo de critério : é o critério de células aonde será feita a pesquisa de
acordo como critério especificado
Critérios : são os critérios na forma de um número, expressão ou texto, que
define quais células serão adicionadas. É importante salientar que, nos critérios da
função SOMASE, não é possível usar a função E ou a função OU.
Intervalo de soma : são as células que serão realmente somadas. As células
em intervalo de soma são somadas somente se suas células correspondentes em
intervalo de pesquisa coincidirem com os critérios estipulados. Se o intervalo de soma
for omitido, as células em intervalo de pesquisa serão somadas, ou seja, a coluna de
pesquisa é a mesma aonde os valores serão somados.
Exemplo:
1. Utilizando o arquivo Exemplo5.xls, na plan2, pode-se observar que
existe na primeira área de pesquisa Pesquisa/Produto um campo
aonde é possível obter o total de peças vendidas de acordo com o
produto desejado.
2. Clique na célula G5, que tem como rótulo Total de Peças.
3. Digite a função =SOMASE(B:B;G3;C:C), onde B:B é o intervalo aonde
será pesquisado o critério determinado, o G3 é a celula aonde será
digitado o critério, no exemplo está fronha, e o C:C é o intervalo que
será somado o critério.
37
4. Tecle Enter.
5. Na segunda área de pesquisa, Pesquisa/Mês, pode-se obter o total de
peças vendidas em um determinado mês.
6. Clique na célula G12 e digite a função =SOMASE(D:D;G10;C:C),
aonde D:D é o intervalo que será pesquisado o critério, o G10 o
critério, neste caso o mês e o C:C é o intervalo que será somado
conforme o critério.
7. Tecle Enter.
8. Salve as alterações feitas na planilha5.xls e feche o arquivo.
Funções Encadeadas
O Excel tem a possibilidade de trabalhar diversas funções dentro de uma
mesma fórmula, dependendo da resposta que se deseja.
Inicialmente veremos duas funções e em seguida trabalhar com as duas
dentro de uma mesma fórmula.
FUNÇÃO PROCV
Esta função tem o objetivo de procurar um registro dentro de um banco ou
lista de dados través de um critério.
Sintaxe
PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;num_indice_coluna;procurar_intervalo)
Valor_procurado : é a célula de referência para a busca no banco ou lista de
dados
38
Matriz_tabela : é a intervalo do banco ou lista de dados aonde o critério será
encontrado e a informação desejada buscada.
Observação: é importante na hora de selecionar o intervalo, a coluna que
possui rótulo seja selecionada por completo e não somente as linhas que contém
registro.
Num_índice_coluna : é o número da coluna que está a informação desejada.
Sempre iniciará a contagem a partir da primeira coluna do banco.
Procurar_intervalo : é um valor lógico aonde para encontrar a informação
exata é preciso digitar FALSO, caso contrário ou seja, se digitar VERDADEIRO, a
função quando não encontrar o registro igual irá trazer a informação mais próxima.
Exemplo:
1. Abra o Excel
2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir
3. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado.
4. Selecione o arquivo Exemplo6.xls
5. Clique em Abrir.
6. Será aberto um banco ou lista de dados com informações de compra
de clientes em uma loja e de sua situação de pagamento.
7. Clique na célula A9 e digite um nome de cliente.
8. Na coluna produto, insira nome do produto que o cliente comprou,
neste caso Geladeira.
9. Ao digitar geladeira no campo produto, seria possível que já fossse
preenchido a informação do valor produto.
10. Para que isso aconteça utilize a função PROCV, pois a mesma irá
buscar em um banco ou lista de dados a informação que deseja
através de um critério, que neste caso é geladeira.
11. Clique na guia da planilha produto.
12. Observe que nesta planilha existe um banco ou lista de com as
informações de produto e seus respectivos preços.
13. Volte para a guia Vendas e na célula C9 digite a função =PROCV(B9;Produtos!A:B;2;FALSO), aonde B9 é o valor procurado, ou seja, a célula aonde está sendo digitado o registro que servirá de referência para a busca da informação desejada. Produtos!A:B é a matriz tabela, ou seja, o intervalo do banco ou lista de dados. O 2 é o número do índice da coluna e o FALSO é para obter um dado exato sem aproximação.
39
14. Tecle Enter.
FUNÇÃO SE
Esta é uma função lógica que tem por finalidade analisar critérios que de
acordo com a resposta, VERDADEIRO ou FALSO, aplica uma determinada ação.
Sintaxe:
SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
Teste_lógico : é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliada como
verdadeiro ou falso.
Valor_se_verdadeiro : é a ação aplicada caso verdadeiro ao teste lógico.
Valor_se_falso : é a ação aplicada caso falso ao teste lógico.
Exemplo:
1. No arquivo Exemplo6.xls.
2. Clique na célula D9.
3. Digite uma data do vencimento.
4. Clique em E9.
5. Neste células terá que constar os dias em atraso do cliente caso,
esteja em atraso.
6. Para isso utilize a função SE aonde irá executa o seguinte teste lógico:
se a data do vencimento for maior que a data atual (B3), então diminua
a data atual di vencimento, caso contrário traga 0.
7. Digite então a função = SE(B3>D9;B3-D9;0).
8. Tecle Enter.
40
9. Observe que a data do vencimento é menor que a data atual, sendo
então uma resposta verdadeira ao teste lógico e por isso a função
aplicou a subtração da data atual do vencimento.
10. Clique na célula F9.
11. Nesta célula terá que constar a quantidade de dias antecipados a data
do vencimento, caso houver.
12. Neste caso a função SE executará o seguinte teste lógico: se a data do
vencimento for menor do que a data atual então diminua a data atual
do vencimento, caso contrário traqa 0.
13. Digite a função =SE(B3<D9;D9-B3;0).
14. Tecle Enter.
Encadeando Funções
Agora uniremos duas funções dentro de uma mesma fórmula: a função SE e a
PROCV. Continuando em um exemplo prático, iremos utilizar o arquivo Exemplo6.xls.
Nele será calculado o valor da multa ou valor de desconto para pagamentos feitos
atrasados ou antecipados respectivamente.
1. Clique na célula G9.
2. Neta célula será calculado o valor da multa que o cliente irá pagar caso
estiver em atraso.
41
3. Para isso a loja possui uma tabela de multa diária aplicada de acordo
com a quantidade de dias em atraso do cliente, que se encontra na
planilha multa_descontos:
4. De acordo com a tabela a multa aplicado será: se o cliente estiver em
atraso a mais de 15 dias terá 0,50% de multa ao dia e se estiver a
menos de 16 dias será aplicada 0,30% diário.
5. Digite então a fórmula
=SE(E9>0;PROCV(E9;Multa_descontos!A4:B6;2);0)*C9*E9
6. Tecle Enter.
7. Clique na célula H9
8. Nesta célula será calculado o valor de desconto recebido pelo cliente,
caso pague adiantado.
9. Para isso a loja possui uma janela de desconto diário aplicado de
acordo com a quantidade de dias antecipados do cliente, que se
encontra na planilha multa_descontos:
10. De acordo com a tabela descontos aplicada será: se o cliente pagar
adiantado mais de 15 dias terá 0,15% de desconto diário e se estiver a
menos de 16 dias será aplicado 0,10% diário.
11. Digite então a fórmula
=SE(F9>0;PROCV(F9;Multa_descontos!A9:B11;2);0)*C9*E9, que
seguirá os mesmos moldes da fórmula anterior, apenas mudando os
dias atrasados pelos dias antecipados.
42
12. Tecle Enter.
Mais exemplos
Utilizando a mesma planilha, será calculado agora, o total a pagar do cliente e
sua situação. Para isso usaremos as operações de soma, subtração e a
função SE.
1. Clique na célula I9.
2. Nesta célula será calculado qual o valor que o cliente irá pagar com a
multa ou com o desconto.
3. Digite a fórmula =C9+G9-H9, que consiste em o valor da compra (C9)
mais o valor da multa (G9) menos o valor do desconto(H9).
4. Tecle Enter.
5. Clique na célula J9. Nesta célula será calculado a situação do cliente,
se ele está em dia ou em atraso, dependendo da data de vencimento
de sua dívida.
6. Para isso utilize a função SE que executará o seguinte teste lógico: se
a data atual for maior que a data do vencimento então traga a reposta
“Em atraso”, caso contrário traga “Em dia”.
7. Digite então a função =SE(B3>D9.”Em atraso”;”Em dia”).
43
8. Tecle Enter.
9. Salve as alterações feitas na planilha Exemplo6.xls e feche o arquivo.
Formatação Condicional
A formatação condicional é um formato como, sombreamento de célula e cor
de fonte, que o Microsoft Excel aplica automaticamente à células se uma condição
especificada for verdadeira.
Por exemplo, no arquivo Exemplo7.xls, existem células nas quais especifica a
situação do cliente em relação ao pagamento. É possível, através da formatação
condicional, que quando a célula estiver com o resultado “em atraso” a mesma será
destacada por uma cor de fonte diferente das demais.
1. Selecione as células nas quais será aplicada a formatação condicional,
neste caso do J7 à J10.
2. Selecione o comando Página Inicial -> Formatação Condicional ->
Realçar Regras das Células
3. Deve-se então selecionar a condição ou critério para que seja aplicada
uma determinada formatação.
44
4. No exemplo utilize a opção É igual a...
5. Na caixa aonde especifica a condição, insira as palavras Em atraso,
que é a condição para uma formatação diferenciada das demais.
6. Em seguida escolha o tipo de preenchimento desejado para as células
do intervalo que atendam esta condição
7. A condição total então ficará conforme a figura.
8. Sendo assim, é possível também especificar uma formatação para as
células que tiverem o valor “Em dia”.
9. Repita os passos 2 até 6 e configure conforme a figura abaixo
10. Clique em OK.
11. Salve as alterações feitas na planilha Exemplo7.xls e feche o arquivo.
45
Formulários
O Microsoft Excel trabalha com diversos tipos de formulários. É possível
utilizar os formulários fornecidos como Excel para inserir dados em intervalos, listas ou
em outros bancos de dados. Também pode-se criar formulários para imprimi-los ou
usá-los on-line, incluindo formulários abertos no Excel e os formulários colocados em
páginas da WEB.
O que veremos são formulários internos para dados do Excel. Para obter
intervalos ou listas em planilhas do Excel, pode-se exibir um formulário de dados que
permite inserir novos dados, encontrar linhas com base no conteúdo das células,
atualizar os dados e excluir linhas do intervalo ou da lista.
Novo : inclui um novo registro dentro do banco ou lista de dados.
Excluir : exclui o registro na qual está sendo exibido na janela.
Restaurar : retorna uma alteração feita nos registros.
Localizar anterior : posiciona no registro anterior ao qual se encontra no
momento atual.
Localizar próximo : posiciona no registro posterior ao qual se encontra no
momento atual.
Critério : visualiza na janela de formulário apenas os registros conforme o
critério determinado.
ADICIONAR O BOTÃO FORMULÁRIO À B ARRA DE FERRAMENTAS DE ACESSO RÁPIDO
1. Clique na seta ao lado da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e
clique em Mais Comandos.
2. Na caixa Escolher comandos em, clique em Todos os Comandos.
3. Na caixa de listagem, selecione o botão Formulário e clique em
Adicionar.
4. O Botão Formulário será adicionado e estará disponível na Barra de
Ferramentas de Acesso Rápido
46
INSERINDO NOVOS DADOS
Exemplo:
5. Abra o Excel.
6. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
7. Navegue até a pasta C:\Excel Avançado.
8. Selecione o arquivo Exemplo7.xls
9. Clique em Abrir.
10. Será aberta uma planilha com dados de compras de clientes de uma
loja que construímos no último exemplo, só que neste arquivo existem
registros.
11. Será inserido dados nesta lista ou banco de dados através da
ferramenta formulário.
12. Clique no botão Formulário adicionado anteriomente.
13. A janela formulários terá o título da planilha que está em execução,
que neste caso é Vendas.
14. Ao lado esquerdo da tela se encontram os rótulos de cada coluna do
banco ou lista de dados, com seus respectivos valores. Ao lado direito
se encontram os botões de controle do formulário e o número do
registro na qual está sendo exibido ao lado esquerdo.
15. Clique no botão Novo.
47
16. Observe que apenas 3 campos estão disponíveis para preenchimento:
cliente, produto e vencimento. Os outros campos, são ao que possuem
fórmulas na qual são preenchidas automaticamente conforme os itens
que forem inclusos nos campos disponíveis, pois uma depende da
outra por estarem encadeadas.
17. Insira respectivamente os seguintes dados nos campos cliente, produto
e vencimento: Regina, DVD e 25/05/2005.
18. Clique em Fechar.
19. Confira que todos os campos foram preenchidos corretamente de
acordo com o registro inserido através do formulário.
ATUALIZANDO DADOS
1. Clique no botão Formulário .
2. Utilizando o botão Localizar próxima, posicione no terceiro registro.
3. Troque o nome do cliente Renato pelo nome Marcio e clique em
Fechar.
EXCLUINDO DADOS
1. Clique no botão Formulário .
2. Utilizando o botão Localizar próxima, posicione-se no quinto registro.
3. Clique no botão Excluir.
4. O Excel solicitará uma confirmação de exclusão de registro, pois ao
excluir através do formulário não há como desfazer a ação.
5. Clique em fechar.
L OCALIZANDO REGISTROS EM UM BANCO OU LISTA DE DADOS
1. Clique no botão Formulário .
2. Clique em Critérios.
48
3. Observe que nesta tela todos os rótulos estão disponíveis para que se
possa através de qualquer campo, determinar critérios para busca de
registros.
4. Localize o registro do produto DVD.
5. Selecione o campo que representa produto e digite DVD.
6. Clique no botão Localizar próxima.
7. O Excel irá trazer todos os registros que contém no campo produto o
nome DVD, dentro da janela de formulário.
8. Para navegar entre os registros encontrados utilizam-se os botões
Localizar Próxima e Localizar Anterior.
9. Para voltar a mostrar todos os registros do banco ou lista de dados,
clique no botão Critérios e exclua o critério inserido.
49
TABELA DINÂMICA
Um relatório de tabela dinâmica é uma tabela interativa que pode ser usada
para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Pode-se girar suas linhas e
colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados por meio da
exibição de páginas diferentes ou exibir os detalhes de áreas de interesse.
Um relatório de tabela dinâmica é usado quando se deseja comparar totais
relacionados, especialmente quando se tem uma longa lista de valores a serem
resumidos e deseja comparar vários fatos sobre cada valor. Use relatório de tabela
dinâmica quando desejar que o Microsoft Excel faça a classificação, a subtotalização e
a totalização de dados.
Para criar um relatório de tabela dinâmica, usaremos o Assistente de Tabela
Dinâmica e Gráfico Dinâmico como um guia para localizar e especificar os dados de
origem que você desejar para analisar e criar a estrutura do relatório. Você pode, em
seguida, usar a barra de ferramentas Tabela Dinâmica para organizar os dados dentro
dessa estrutura.
1. Abra o arquivo Exemplo8.xls
2. Selecione Inserir -> Tabela Dinâmica
3. Será aberto o Assistente de Tabela Dinâmica. Na primeira etapa do
assistente deve-se informar qual a fonte de dados que será utilizada
como base para a tabela dinâmica. No exemplo usaremos os dados da
lista na própria planilha do Excel. Clique no botão OK para seguir para a
próxima etapa
4. Neste momento o Excel exibe uma planilha com as áreas bem definidas
da tabela dinâmica e a barra de ferramentas Tabela dinâmica. Nesta
50
barra estão os campos da fonte de dados. Para construir a tabela
dinâmica basta arrastar cada campo para a respectiva posição.
5. Na figura abaixo temos tela inicial, onde os campos ainda não foram
arrastados para as respectivas posições no relatório de tabela dinâmica.
6. Arraste o campo Linha para a área onde está escrito: Solte campos de
filtro de relatório aqui.
7. Arraste o campo Produto para a área onde está escrito: Solte campos
de linha aqui.
8. Arraste o campo Filial para a área onde está escrito: Solte campos de
coluna aqui.
9. Arraste o campo Qtde para a área onde está escrito: Solte campos de
valor aqui.
51
GRÁFICO DINÂMICO
O gráfico é dito dinâmico porque, no próprio gráfico, podemos aplicar filtros e
mover campos de posição de tal maneira que o gráfico é dinamicamente alterado para
refletir os filtros e/ou alterações efetuadas.
1. Selecione a plan1 do arquivo Exemplo8.xls que contém a tabela
dinâmica criada anteriormente.
2. Para criar o gráfico dinâmico clique em Inserir e depois escolha o
modelo de gráfico de sua preferência.
3. No exemplo está sendo utilizado o gráfico de colunas (Colunas
agrupadas).
52
CONSOLIDAR
O Recurso de Consolidação de dados permite que se façam cálculos
consolidados a partir de múltiplas planilhas, múltiplas fontes externas de dados ou uma
mescla entre planilhas do Excel e fontes externas.
Se considerar o exemplo: Você recebe, mensalmente, uma planilha com os
dados de vendas por região/produto. Ao final do ano você precisa criar uma planilha
com o total anual de vendas. Vamos supor que os dados mensais estejam em uma
planilha com o nome do mês. E que na célula E3, de cada planilha, tenhamos o total
de vendas do produto X para a região Sul. Na célula E3 da planilha dos totais anuais,
teria que ser utilizado a seguinte fórmula:
=Jan!E3+Fev!E3+Mar!E3+Abr!E3+Mai!E3+Jun!E3+Jul!E3+Ago!E3
+Set!E3+Out!E3+Nov!E3+Dez!E3
Agora imagine o trabalho para criar todas as fórmulas necessárias para o total
anual, especialmente se a planilha for complexa, com diferentes cálculos. Com o
recurso de consolidação podemos fazer com que o Excel crie todas as fórmulas
necessárias, automaticamente.
Um detalhe importante: “Para utilizarmos o recurso de consolidação, todas as
planilhas a serem consolidadas devem ter a mesma estrutura, ou seja, o mesmo
número de linhas e colunas, com os dados nas mesmas posições”.
53
FUNÇÕES DE CÁLCULO DISPONÍVEIS PARA A CONSOLIDAÇÃO D E DADOS
54
V ÍNCULOS
Um vínculo é uma referência à outra pasta de trabalho, sendo às vezes
chamada de referência externa. Também pode haver um vínculo com outro programa,
sendo às vezes chamado de referência remota. Como os dados de outra pasta de
trabalho ou de outro programa podem mudar e tornar os dados da sua pasta de
trabalho desatualizados há opções para controlar a atualização dos vínculos.
O vínculo é útil especialmente quando não é viável manter grandes modelos
de planilha juntos na mesma pasta de trabalho.
• Mesclar dados de várias pastas de trabalho: Você pode vincular
pastas de trabalho de vários usuários ou departamentos e depois integrar
os dados pertinentes em uma pasta de trabalho de resumo. Assim,
quando as pastas de trabalho de origem forem alteradas, você não terá
que alterar manualmente a pasta de trabalho de resumo.
• Criar exibições diferentes de seus dados : Você pode inserir todos os
dados em uma ou mais pastas de trabalho de origem e depois criar uma
pasta de trabalho de relatório que contenha links somente com os dados
pertinentes.
• Modelos complexos e extremamente grandes : Ao dividir um modelo
complicado em uma seqüência de pastas de trabalho interdependentes,
você poderá trabalhar no modelo sem abrir todas as planilhas
relacionadas. As pastas de trabalho menores são mais fáceis de alterar,
não necessitam de muita memória e abrem, salvam e calculam com maior
rapidez.
55
CENÁRIOS
Um cenário é um conjunto de valores que o Excel salva e pode substituir
automaticamente na planilha. Podem-se utilizar cenários para prever o resultado de um
modelo de planilha. É possível ainda, criar e salvar diferentes grupos de valores em
uma planilha e alternar para qualquer um desses novos cenários para exibir resultados
diferentes.
É possível criar vários cenários para um único modelo de simulação, aonde
cada cenário apresenta um conjunto diferente de variáveis.
56
SUPLEMENTOS
Quando instalado, o Microsoft Excel instala uma série de recursos padrão
automaticamente. Porém, alguns recursos também importantes não serão inseridos de
imediato. Eles estarão disponíveis apenas quando habilitados.
Por exemplo, para ativar o suplemento Solver clique em Arquivo -> Opções ->
Suplementos e selecione o Suplemento Solver. Clique no Botão Ir...
57
SOLVER
É possível determinar os valores resultantes quando precisar alterar mais de
uma célula usada em uma fórmula e tiver várias restrições para esses valores. O
Solver ajusta os valores nas células especificadas para produzir o resultado desejado
da fórmula.
58
ATINGIR META
Com a ferramenta Atingir Meta, o Excel varia o valor em uma célula específica
até uma fórmula dependente de aquela célula retornar o resultado desejado.
O comando Atingir Meta utiliza um método iterativo para achar o valor que
atenda a situação proposta. Uma das limitações desse comando é que ele somente
pode ser utilizado para problemas de uma única variável.
59
ESPECIFICAÇÕES DO EXCEL 2010
RECURSO LIMITE MÁXIMO
Pastas de trabalho abertas Limitado pela memória disponível e pelos recursos do sistema
Tamanho da planilha 1.048.576 linhas por 16.384 colunas
Largura da coluna 255 caracteres
Altura da linha 409 pontos
Quebras de página 1.026 na horizontal e na vertical
Número total de caracteres que uma célula pode conter
32,767 caracteres
Caracteres em um cabeçalho ou rodapé 255
Planilhas em uma pasta de trabalho Limitado pela memória disponível e pelos recursos do sistema (o padrão é 3 folhas).
Cores em uma pasta de trabalho 16 milhões de cores (32 bits com acesso total ao espectro de cores de 24 bits)
Exibições nomeadas em uma pasta de trabalho
Limitado pela memória disponível
Formatos/estilos de célula exclusivos 64.000
Estilos de preenchimento 256
Espessura e estilos de linha 256
Tipos exclusivos de fonte 1.024 fontes globais disponíveis para uso; 512 por pasta de trabalho
Formatos de número em uma pasta de trabalho
Entre 200 e 250, dependendo da versão do idioma do Excel instalado
Nomes em uma pasta de trabalho Limitado pela memória disponível
Janelas em uma pasta de trabalho Limitado pela memória disponível
Painéis em uma janela 4
Planilhas vinculadas Limitado pela memória disponível
Cenários Limitado pela memória disponível; um relatório resumido mostra somente os primeiro 251 cenários.
Células variáveis em um cenário 32
Células ajustáveis no suplemento Solver 200
Intervalo de zoom 10 por cento a 400 por cento
Relatórios Limitado pela memória disponível
Referências classificadas 64 em uma única classificação; ilimitado quando usar classificações seqüenciais
Níveis de desfazer 100
Campos em um formulário de dados 32
Parâmetros de pasta de trabalho 255 parâmetros por pasta de trabalho
Itens exibidos nas listas suspensas do filtro 10.000
Células não contíguas que podem ser selecionados
2.147.483.648 células
60
Especificações e limites de cálculo
RECURSO LIMITE MÁXIMO
Precisão de número 15 dígitos
Menor número negativo permitido -2,2251E-308
Menor número positivo permitido 2,2251E-308
Maior número positivo permitido 9,99999999999999E+307
Maior número negativo permitido -9,99999999999999E+307
Maior número positivo via fórmula permitido 1,7976931348623158e+308
Maior número negativo via fórmula permitido -1,7976931348623158e+308
Comprimento do conteúdo da fórmula 8,192 caracteres
Comprimento interno da fórmula 16.384 bytes
Iterações 32.767
Matrizes de planilha Limitado pela memória disponível
Intervalos selecionados 2.048
Argumentos em uma função 255
Níveis aninhados de funções 64
Categorias de função definidas pelo usuário 255
Número de funções de planilha disponíveis 341
Tamanho do empilhamento operando 1.024
Dependência de planilha cruzada 64.000 planilhas que podem se referir a outras planilhas
Dependência de fórmula de matriz de planilha cruzada Limitado pela memória disponível
Dependência de área Limitado pela memória disponível
Dependência de área por planilha Limitado pela memória disponível
Dependência em uma única célula 4 bilhões de fórmulas que podem depender de uma única célula
Comprimento do conteúdo da célula vinculado a pastas de trabalho fechadas
32.767
Data mais antiga permitida para cálculo 1º de Janeiro de 1900 (1º de Janeiro de 1904, se for usado o sistema de datas 1904)
Data mais avançada permitida para cálculo 31 de dezembro de 9999
Máximo de tempo que pode ser inserido 9999:59:59
Especificações e limites de gráficos
RECURSO LIMITE MÁXIMO
Gráficos vinculados a uma planilha Limitado pela memória disponível
Planilhas a que se refere um gráfico 255
Seqüências de dados em um gráfico 255
Pontos de dados em uma sequência de dados para gráficos 2D Limitado pela memória disponível
Pontos de dados em uma sequência de dados para gráficos 3D Limitado pela memória disponível
Pontos de dados para todas as sequências de dados em um gráfico Limitado pela memória disponível
61
Especificações e limites de relatório tabela ou gráfico dinâmicos
RECURSO LIMITE MÁXIMO
Relatórios de tabela dinâmica em uma planilha Limitado pela memória disponível
Itens exclusivos por campo 1.048.576
Campos de linha ou de coluna em um relatório de tabela dinâmica Limitado pela memória disponível
Filtros de relatório em um relatório de tabela dinâmica 256 (pode ser limitado pela memória disponível)
Campos de valor em um relatório de tabela dinâmica 256
Fórmulas de item calculado em um relatório de tabela dinâmica Limitado pela memória disponível
Filtros de relatório em um relatório de gráfico dinâmico 256 (pode ser limitado pela memória disponível)
Campos de valor em um relatório de gráfico dinâmico 256
Fórmulas de itens calculados em um relatório de gráfico dinâmico Limitado pela memória disponível
Extensão do nome MDX para um item da Tabela Dinâmica 32.767
Extensão de uma cadeia de caracteres relacional da Tabela Dinâmica 32.767
Itens exibidos nas listas suspensas do filtro 10.000
Especificações e limites de pasta de trabalho compartilhada
RECURSO LIMITE MÁXIMO
Usuários que podem abrir e compartilhar uma pasta de trabalho compartilhada ao mesmo tempo
256
Exibições personalizadas em uma pasta de trabalho compartilhada
Limitado pela memória disponível
Dias em que o histórico de alteração é mantido 32.767 (o padrão é 30 dias)
Pastas de trabalho que podem ser mescladas ao mesmo tempo
Limitado pela memória disponível
Células que podem ser realçadas em uma pasta de trabalho compartilhada
32.767
Cores usadas para identificar alterações efetuadas por diferentes usuários quando está ativado o realce de alteração
32 (cada usuário é identificado por uma cor separada; as alterações efetuadas pelo usuário atual são realçadas em azul marinho)
Tabelas do Excel em uma pasta de trabalho compartilhada 0 (zero)
OBSERVAÇÃO Uma pasta de trabalho
que contém uma ou mais tabelas do Excel
não pode ser compartilhada.