excel avançado - aulas

1. Excel Avanado Gustavo Cipriano Mota Sousa [email_address]

2. Reviso 3. Introduo (1)

Planilha eletrnica que integra o pacote Microsoft Office

4. Planilha eletrnica

Tabela para apresentao de valores numricos ou alfa numricos.

5. Os valores em uma planilha podem ser automaticamente calculados a partir de outros valores 6. Introduo (2)

O Microsoft Excel pode ser usado para...

Criar oramentos

7. Calcular impostos 8. Elaborar oramento 9. Registrar notas de alunos 10. Acompanhar a venda de produtos 11. Controlar cronograma 12. Criar grficos 13. Extrair informaes de dados 14. ... 15. Introduo (3)

Exemplo de planilha

16. Introduo (4) 17. Introduo (5)

Um arquivo do Excel chamado de pasta, e pode conter vrias planilhas

18. Uma planilha composta por vrias clulas, onde os dados podero ser inseridos

Cada clula de uma planilha se encontra no ponto de encontro de umacolunae umalinha

19. As colunas so dispostas verticalmente, e identificadas por uma letra 20. As linhas so dispostas horizontalmente, e identificadas por um nmero 21. Introduo (6)

Cada clula identificada por um endereo

O endereo de uma clula composto pelo nome dacolunaelinhaonde esta se encontra

Por exemplo...

A clula na interseco da coluna C com a linha 4 denominada C4

Qualquer ao realizada na clula selecionada, que se apresenta destacada com uma borda 22. Introduo (7)

Para abrir o Microsoft Excel

Iniciar -> Todos Programas ->

23. Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2003 24. Iniciar -> Executar

Digitar:excel

25. Introduo (8)

Edio de dados

Navegar

Clique ou Teclas direcionais

Inserir

Digitar e

26. (na barra de frmulas) ou Enter Apagar

Delete

... 27. Introduo (9)

Edio de dados

Alterar

Clique duplo ou F2

28. Barra de frmulas Formatao

Cor da letra, cor de fundo, bordas, alinhamento,

29. F ormatar ->C lulas... 30. Exerccio (1)

Construir uma tabela de notas com a formatao ilustrada

31. A partir das notas dos alunos, calcularemos a soma destas, e em seguida a mdia de cada aluno 32. Exerccio (2)

Formatao

Mesclar clulas (ttulo)

33. Redimensionar linha (ttulos) 34. Redimensionar coluna (Nomes) 35. Formatar fonte (ttulo: Negrito, Arial 16pt) 36. Formatar borda 37. Formatar nmero (notas: nmero, 1 casa decimal) 38. Formatar alinhamento

Ttulos: Centro (horizontal e vertical), Quebrar texto

39. Exerccio (3)

Frmulas

Definem uma regra para o clculo automtico de um valor

Total das Notas 40. Mdia 41. Ala de preenchimento

Arrastar

42. Clique duplo 43. Exerccio (4)

44. SE Remover colunas 45. Formatao condicional 46. Resultado:

http://tinyurl.com/tabnotas

47. Referncias (1)

Uma referncia um endereo de uma clula

48. Ao utilizar uma referncia em uma funo ou frmula que espera um valor, utilizado o valor existente na clula da referncia 49. Exemplo:

= A1 + 5 -> 20

50. = A1 + A3 -> 23 51. = SOMA(4;A2) -> 13 52. = MDIA(A1:A3) -> 10,7 A 1 15 2 9 3 8 53. Referncias (2)

Frmulas que utilizam apenas referncias podem ser recalculadas sem necessidade de alterao na frmula

54. interessante evitar o uso de valores fixos nas frmulas, preferindo o uso de referncias 55. No Excel existem trs tipos de referncias

Relativa

56. Absoluta (Com nome) 57. Mista 58. Referncias (3)

Relativa

Quando uma refernciarelativa utilizada em uma frmula...

59. e esta frmula copiada ou preenchida... 60. esta referncia relativizada 61. Referncias (4)

Relativa

Copiar & Colar 62. Referncias (5)

Relativa

Ala de Preenchimento 63. Referncias (6)

Absoluta

Quando uma refernciaabsoluta utilizada em uma frmula...

64. e esta frmula copiada ou preenchida... 65. esta refernciano alterada 66. Referncias (7)

Absoluta

Exemplo de utilizao para evitar o uso de valor fixo na frmula do resultado

67. Referncias (8)

Absoluta

Copiar & Colar Obs: Este apenas um exemplo do comportamento das referncias absolutas. No faz sentido o uso de referncias absolutas em uma tabela desta natureza, onde o comportamento natural uma frmula distinta para cada linha 68. Referncias (9)

Exerccio:

Atualize a planilha de tabela de notas, removendo a utilizao do valor fixo no clculo do resultado

http://tinyurl.com/tabnotas2 69. Referncias (10)

Exerccio:

Obtenha a planilha no endereo abaixo, e utilize referncias absolutas para calcular o resultado esperado

http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/absoluta.xls 70. Referncias (11)

Absoluta (com nomes)

possvel definir um nome para uma referncia

71. Caixa de nome 72. I nserir ->N ome ->D efinir... 73. Aps definir um nome, ele pode ser usado diretamente na frmula! 74. Referncias (12)

Absoluta (com nomes)

Exemplo:

=SE(F3

75. Referncias (13)

uma referncia onde apenas acoluna , ou apenas alinha absoluta

76. O elemento absoluto marcado com um $ (cifro) 77. Exemplo:

$A1 -> Ao copiar, a coluna se manter a mesma e a linha ser relativizada

78. B$2 -> Ao copiar, a linha se manter a mesma ecoluna ser relativizada 79. Referncias (14)

Referncias em outras planilhas

Ao trabalhar com uma grande quantidade de dados...

80. diferentes tipos de informao so separadas entre vrias planilhas 81. comum que os valores em uma planilha sejam calculados a partir de dados em outra planilha 82. Para utilizar uma clula em uma outra planilha necessrio indicar o nome da planilha antes 83. Referncias (15)

Referncias em outras planilhas

Exemplo

Plan1 Plan2 Referncia:Plan2!A2 Formato:NomeDaPlanilha!Endereco 84. Referncias (16)

Referncias externas (outra pasta)

Referncia para uma clula em um outro arquivo

85. Permite o clculo de valores a partir de dados em outros arquivos 86. Os valores podem ser atualizados quando o arquivo aberto 87. Tambm possvel atualizar utilizando a opoE ditar -> Vnc u los Formato: 'Caminho[NomeArquivo.xls]'NomePlanilha!Endereco Exemplo: ='C:[teste.xls]Plan1'!$A$1 88. Referncias (17)

Exerccio:

Mover a parte da planilha com aMdia para Aprovaopara outra planilha

89. Fazer o mesmo movendo a tabela para outra pasta de trabalho 90. Formatao Condicional (1)

Por valor

Verifica o valor da clula

91. A formatao aplicada clula com o valor Usando frmulas

A formatao ser aplicada quando a frmula retornar o valor VERDADEIRO

92. As referncias utilizadas na frmula so relativizadas 93. Referencias mistas 94. Funes Aninhadas (1)

Uma funo pode receber...

Valores

95. Referncias para clulas contendo valores 96. Exemplo:

SOMA(2;2)

97. MDIA(B3:E3) 98. SE(F3>=7;APROVADO;REPROVADO) 99. SE(D3Tambm pode receber...

O resultado de outra funo

101. Uma funo passada para a outra, como se fosse um valor ou clula 102. O Excel calcula esta funo, e passa o resultado para a outra funo Exemplo: 103. SE(E3A2 maiorNo maior A 1 15 2 9 3 8 Qual o resultado desta frmula? =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3 121. Expresso Condicional (8) A1>A2 maiorNo maior A 1 15 2 9 3 8 Qual o resultado desta frmula? Resposta: maior =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3 122. Expresso Condicional (9) A1>A2+A3 10 A 1 15 2 9 3 8 E desta frmula? =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3 123. Expresso Condicional (10) A1>A2+A3 10 A 1 15 2 9 3 8 E desta frmula? Resposta:0 =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3 124. Expresso Condicional (11) A1>A2+A3 1SE(A3+1=A2;2;0) A 1 15 2 9 3 8 E desta frmula? =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3 125. Expresso Condicional (12) A1>A2+A3 1SE(A3+1=A2;2;0) A 1 15 2 9 3 8 E desta frmula? Resposta:2 =SE( condicao ; valor_se_verdadeiro ; valor_se_falso ) 1 2 3 126. Expresso Condicional (13)

=SE(A2=15; "OK"; "No OK")

Resultado: OK

=SE(A4Rodas;OK;No OK)

Resultado: OK

=SE(A2=A1;OK;No OK)

Resultado: No OK

=SE(A3+1=A2;1+1;2+2)

Resultado: 2

http://tinyurl.com/excel-condicional A 1 15 2 9 3 8 4 Rodas dentadas 5 Acessrios 127. Sites

http://www.expresstraining.com.br/

128. http://blog.dicasdeexcel.com/ 129. Anlise de Dados 130. Listas (1) Cabealhos http://tinyurl.com/dados-xls 131. Listas (2)

Definio

Tabela com cabealhos definidos na primeira linha e uma entrada por linha

132. O Excel identifica estes cabealhos, e permite trabalhar com diretamente com o nome doscampos Operaes aplicveis

Formulrios

133. Filtros 134. Classificao 135. Subtotais 136. Funes de banco de dados 137. Listas (3)

Formulrios

Utilizado paraadicionar ,excluireprocuraritens em uma lista

138. D ados -> For m ulrio Cria nova linha Localizar linha Alterar campos As frmulas existentes so inseridas automaticamente 139. Listas (4)

Classificao

Ordenar os dados de acordo com uma coluna

140. MenuD ados -> C l assificar Campos do cabealho 141. Listas (5) Classificao 142. Listas (4)

Subtotais

Permite agrupar os dados de acordo com uma informao

Exemplo:

Quantidade de funcionrios por departamento

143. Salrio total dos funcionrios por departamentos

144. Total de vendas por filial 145. 146. Listas (5)

Subtotais

147. Exerccio

Exerccio

Inserir uma nova linha utilizando formulrio

Produto: Caf

148. Qtd: 1 149. Valor: R$ 1,00 150. Filial: Goinia Ordenar por filial 151. Utilizar a funo subtotais para exibir o valor total das vendas por filial 152. Remover os subtotais 153. Ordenar por produto 154. Utilizar a funo subtotais para exibir o valor total das vendas por produto 155. Funes Condicionais (1) CONT.SE( intervalo ; critrios ) Calcula o nmero de clulas em um intervalo que corresponde a determinados critrios. 156. Funes Condicionais (2)

Intervalo:

Espao de vrias clulas consecutivas

Critrios:

Condio para contagem

157. Exemplos:

158. 1500 162. Funes Condicionais (3)

Exemplo:

Quantidade de funcionrios que pagam IRRF (salrio >= R$ 1.434,01)

163. Funes Condicionais (4) SOMASE( intervalo pesquisa ; critrios ; intervalo soma )Realiza a soma de valores que correspondem a determinados critrios Exemplo: Calcular a soma os salrios de um departamento Calcular a soma das vendas em uma filial 164. Funes Condicionais (5)

Exemplo:

Soma dos salrios do departamento ADM

165. Funes Condicionais (6)

Exerccio

Calcule a quantidade, e o valor total de vendas por filial

166. Funes de Banco de Dados (1)

So aplicadas em listas, utilizando critrios

167. BDMDIA 168. BDCONTAR 169. BDEXTRAIR 170. BDMX 171. BDMN 172. BDMLTIPL 173. BDSOMA 174. Funes de Banco de Dados (2)

BDSOMA( banco_dados ; campo ; critrios )

A1:C8 176. Funes de Banco de Dados (4)

177. Campo onde ser realizado a operao (SOMA, MDIA,CONTAR, MULTIPL) Salario 178. Funes de Banco de Dados (5)

179. Similar a uma lista

Cabealhos

180. Critrios para cada campo F1:G2 181. Funes de Banco de Dados (6)

Exemplo:

Obter a soma dos salrios dos funcionrios com salrio acima de R$ 1000,00

Exerccio

Obtenha o arquivo em

183. http://tinyurl.com/bd-excel Calcule a mdia salarial do funcionrios com idade >= 30 anos

Utilize a funo BDMDIA

184. Funes de Banco de Dados (8) 185. Funes de Banco de Dados (9)

BDCONTAR

Conta a quantidade de linhas que atendem um determinado critrio

186. Exemplo:

Quantidade de funcionrios com:

Idade > 25

187. Salrio Lista -> Criar lista... 196. Exibir -> Barra de ferramentas -> Lista 197. Lista definida (2) Linha de insero 198. Validao (1)

Verifica se o campo inserido atende um determinado critrio

Exemplos:

Aproveitamento: 0% a 100%

199. Departamento (Vendas, Administrao, ..)

200. Idade acima de 18 anos

Permite exibir uma mensagem sobre a validao

Permite avisar quando um dado invlido inserido

201. Validao (2)

Mensagem indicando restrio

202. Validao (3)

Aviso de erro ao inserir valor invlido

203. Validao (4) Aviso

D ados ->V alidao

Validao Mensagem 204. Validao (5)

Exemplo

Idade dos funcionrios deve sermaior ou iguala 18 anos

205. Validao (6)

Validao utilizando listas

O valor da clula deve ser um dos valores existentes em uma lista

Exemplo:

Os nicos departamentos vlidos devem ser Administrao, Recursos Humanos, Vendas e Diretoria

206. Validao (6)

Criar uma lista de valores vlidos

207. Validao (7)

Selecionar a opo lista, e fornecer oendereo do intervaloonde se encontram os valores vlidos

Fornecer mensagem de entrada

Fornecer alerta de erro

208. Validao (8) 209. Validao (9)

Utilizando validao personalizada para evitar dados duplicados:

http://tinyurl.com/validacao-duplicados 210. Proteo

Arquivo

Proteo

211. Gravao Planilhas

Clulas

Pastas 212. Apresentao de Dados 213. Formatao Personalizada (1)

Permite definir formaes especficas de um nmero

Exemplo:

214. CPF 215. CNPJ 216. Conta Corrente 217. Datas 218. 219. Formatao Personalizada (2)

220. Formatao Personalizada (3)

Formatao definida atravs de smbolos

Exemplo:

###.##

221. Aps os dois nmeros mais a direita existir um ponto 222. 123=>1.23 223. 1=>.1 224. 12=>.12 225. 12345=>123.45 226. 123456=>1234.56 227. Formatao Personalizada (4)

Smbolos:

228. O digito s exibido se significativo

No so considerados dgitos significativos:

229. Zero esquerda 230. Zero direita aps vrgula (o formato contm vrgula) Exemplo:

#####,###

231. Exibir no mximo 3 nmeros aps a vrgula 232. Formatao Personalizada (5)

Smbolos:

233. Se o nmero possui menos dgitos que o formato, estes dgitos so exibidos como 0 234. Exemplo:

0000,000

235. SEMPRE exibir 3 nmeros aps a vrgula, e no mnimo 4 nmeros antes 236. Formatao Personalizada (6)

Smbolos:

237. Se o nmero possui menos dgitos que o formato, estes dgitos so exibidos como 0 238. Exemplo:

0000,000

239. SEMPRE exibir 3 nmeros aps a vrgula, e no mnimo 4 nmeros antes 240. Formatao Personalizada (7)

Smbolos:

241. Utilizados para formatar datas 242. Exemplo:

Data: 29/03/2009

243. dd/mm => 29/03 244. dd/mmm => 29/mar 245. dd/mm/aaaa => 29/03/2009 246. mm/aaaa => 03/2009 247. mmm/aaaa => mar/2009 248. aaaa-mm-dd => 2009-03-29 249. Formatao Personalizada (7)

Outros smbolos

* => Repete smbolo adiante

Formato geral:

Positivo;Negativo;Zero;Texto

Cores 250. Condies 251. Formatao Personalizada (5)

Consideraes

A formatao personalizada (e outras) afeta apenas a apresentao

252. O valor da clula o mesmo independente de sua formatao 253. Estilos e Modelos (1)

Estilos

Permitem aplicar vrias formataes a uma clula

254. Podem ser cadastrados, modificados, e excludos 255. Exemplo:

Nmero: Moeda

256. Fonte Arial; Negrito 257. Padres: Sombreado Caminho:

F ormatar -> E s tilos

258. Estilos e Modelos (2)

Modelos

Um modelo permite criar novas pastas com formatao, validao, frmulas, filtros, e outras funcionalidades j configuradas

259. O Excel permite a criao de arquivos de modelos e sua utilizao para criao de novas pastas 260. Exemplo:

Folha de pagamento

261. Fluxo de caixa 262. Ficha de ponto 263. Estilos e Modelos (3)

Para criar um modelo basta acessar:

A rquivo -> Salvarc omo...

264. E selecionar no campo tipo a opo Modelo (*.xlt) 265. Estilos e Modelos (4)

Para criar uma nova pasta usando modelo:

A rquivo -> Novo

266. E na guiaGeralselecionar o modelo desejado 267. Estilos e Modelos (5)

Exerccio:

268. http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/diario.doc

Para isto:

Apague os dados inseridos

269. Mantenha as frmulas e demais configuraes intactas 270. Utilize a opoA rquivo -> Salvarc omo... para criar um modelo 271. Tente criar uma nova pasta a partir deste arquivo. 272. Preencha alguns valores e verifique se as frmulas esto sendo calculadas corretamente 273. Funes de Procura (1)

Buscam uma matriz, procurando umalinhaoucolunaque possuam um valor especificado

274. Funes de Procura (2) Exemplo: Procurar o estado de uma cidade 275. Funes de Procura (4)

possvel escolher o nome de uma cidade, e obter automaticamente o nome do estado, ou UF

Campos preenchidos atravs da funo de procura 276. Funes de Procura (5)

FunoPROC uraV ertical

PROCV( valor_procurado ; tabela ; ndice ; intervalo )

Procura umvalor_procuradona primeira coluna de umatabela . Ao encontrar este valor, a funo retorna o valor que se encontra na mesma linha, mas na colunandice .

277. Funes de Procura (6)

PROCV( Goinia ; A4:C12 ; 3 ; FALSO )

BUSCA INTERVALOS Primeira coluna 278. Funes de Procura (7)

FunoPROC uraH orizontal

PROCH( valor_procurado ; tabela ; ndice ; intervalo ) Realiza a procura nas linhas databela , neste caso, ondicerepresenta o nmero da linha 279. Funes de Procura (8)

Exerccio

280. http://tinyurl.com/cidades-xls 281. http://tinyurl.com/proch-xls 282. Funes de Procura (9)

Busca em um intervalo

http://tinyurl.com/irrf-xls

283. Funes de Procura (10)

Exerccio

http://tinyurl.com/proc-ex-xls

284. Dividir e Congelar Painis

Permite visualizar simultaneamente diferentes partes de uma planilha

Exemplo:

Permite manter sempre visvel os ttulos de uma tabela.

285. Consolidao de Dados (1)

Permite consolidar os dados de vrias planilhas em uma nica planilha

286. Consolidao de Dados (2)

Consolidao

287. MDIA 288. CONTAGEM 289. Posio/Categoria 290. Tabela dinmica (1)

Permite selecionar diferentes visualizaes dos dados facilmente

291. Utilizado para analisar grandes quantidades de dados

http://tinyurl.com/cedbgx

292. Ou 293. http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/tabeladinamica.xls 294. Tabela dinmica (2)

Exemplo: Pedidos de venda

Campos: Empresa, Funcionrio, Data do pedido, Destino, Meio de entrega

Como comparar as vendas realizadas pelos funcionrios? Como identificar qual funcionrio realizou o maior volume de vendas?

Como identificar qual o meio de entrega preferido pelos clientes?

295. Tabela dinmica (3)

Exemplo: Pedidos de venda

Como identificar qual a regio com um maior volume de vendas?

296. Como identificar o meio de entrega mais utilizado para vendas no Brasil? 297. Como identificar o ms com maior volume de vendas? 298. ... 299. Tabela dinmica (4)

Dados 2D

Produto 2 Produto 3 .... Filial 1Filial 2.... Produto 1 300. Tabela dinmica (5)

Dados 3D

Produto 1 Produto 2 Produto 3 ... Vendedor 1 Vendedor 2 .... Filial 1 Filial 2 ... 301. Tabela dinmica (6)

Campos calculados

302. Itens calculados 303. Analise de Metas

Atingir meta

304. Solver Assume that youre in the market for a new home and you know that you can afford $1,800 per month in mortgage payments. You also know that a lender can issue a fixed-rate mortgage loan for 6.50 percent, based on an 80 percentloan-to-value(that is, a 20 percentdown payment ). The question is What is the maximum purchase price I can handle? In other words, what value in cell C4 causes the formula in cell C11 to result in $1,800? You could plug values into cell C4 until C11 displays $1,800; however, Excel can determine the answer much more efficiently. 305. Funes Financeiras (1)

Utilizadas para clculos de rendimentos ou pagamentos envolvendo taxas de juros, e parcelas

306. Permite:

Calcular o valor de parcelas de um financiamento

307. Calcular a taxa de juros embutida em um produto 308. Calcular o retorno de um investimento 309. Calcular o nmero de parcelas necessrias para pagar um valor 310. Funes Financeiras (2)

Custo do dinheiro (taxa de juros) por um perodo determinado

Nmero de perodos ou parcelas existentes.

Valor desembolsado ou recebido a cada perodo (parcela do pagamento ou rendimento)

Valor futuro o valor obtido ao final de um perodo por uma aplicao ou financiamento.

Valor presente o valor do dinheiro trazido data atual, ou seja, isolado dos juros.

311. Funes Financeiras (3)

Exemplo:

Quero financiar um carro no valor de R$30.000,00 em 12 meses. Sei que a taxa de juros que ser cobrada de 2% a.m. Qual ser o valor das prestaes?

312. Pretendo financiar um imvel de R$80.000,00 com prestaes mensais de R$ 500,00 ao ms, durante 10 anos. Qual o valor da entrada necessria? 313. Funes Financeiras (4)

Pretendo acumular em 40 anos R$2.000.000,00 de reais para a minha aposentadoria. Para isto estou planejando alcanar um rendimento mensal de 1,5% em meus investimentos. Qual o valor que devo poupar mensalmente?

314. Funes Financeiras (5)

http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/financeira.xls

315. Funes (1)

Data e Hora

AGORA()

316. HOJE() 317. ANO(data) 318. MES(data) 319. DIA(data) 320. HORA(horario) 321. MINUTO(horario) 322. Funes (2)

DATADIF(dt_inicial; dt_final; argumento)

Argumento:

Y anos entre as datas.

323. M meses entre as datas. 324. D dias entre as datas. 325. ... 326. Funes (3)

Arredondamento

ARRED(num;num_digitos)

327. ARREDONDAR.PARA.BAIXO(num;num_digitos) 328. AREDONDAR.PARA.CIMA(num;num_digitos) 329. PAR(num) 330. MPAR(num 331. Funes (4)

Referncia

332. LIN(ref) 333. COL(ref) 334. Outros temas

Auditoria de frmulas

335. Comentrios 336. Macros 337. Endereo Este documento pode ser encontrado nos seguintes endereos http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/aulas.odp http://tools.assembla.com/svn/gustavo/cepss/aulas.pdf

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