totvs educacional - conheça o produto e sabia como migrar para ele

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TOTVS EducacionalConheça o produto, a tecnologia e saiba porque e como fazer o Upgrade.

Rafael Pinheiro/maio 2011

http://www.totvs.com.br/

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Os mais de 15 anos de experiência no segmento educacional levaram a TOTVS a conhecer os principais desafios de uma Instituição de Ensino, por isso ela sabe qual á a proposta de valor que precisa oferecer ao segmento.

Neste sentido, o TOTVS Educacional é ideal para Instituições de Ensino Básico, Superior, cursos de idiomas e centros de treinamento.

O TOTVS Educacional é uma nova versão dos produtos RM Clasiss Ensino Básico e RM Ensino Superior, com nova tecnologia, novos conceitos, novas funcionalidades e uma estrutura de dados mais moderna e aderente às evoluções do Segmento Educacional.

TOTVS Educacional

O que é?


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Investimento TOTVSMais de 90% do investimento da TOTVS no segmento de educação é para o TOTVS Educacional.

TOTVS Educacional

Porque fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional ?

Mercado InternacionalÉ o produto TOTVS para o mercado internacional, com aderência já comprovada para a Comunidade Européia e América Latina e clientes em Portugal e México. É a sua ferramenta com as melhores práticas internacionais do segmento Educacional.

80.00

13.70

4.30 2.00

TOTVS EducacionalEADRM Classis ESRM Classis EB


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TECNOLOGIA .NET (Microsoft)100% .NET

3 camadas, com cliente “magro” e servidores de aplicação

Permite distribuição de processos

Permite agendamento de execução de processos (assíncronos)

Aplicações podem ser acessados remotamente através de um link de internet (mas o front-end NÃO é um browser)

Permite segurança SSL através de certificados entre cliente e servidor de aplicação (próximas versões do RM)

Instalação do RM nas estações clientes automatizada estilo “Windows Update” (próximas versões do RM)

Elimina o antigo “Modo Server” do RM

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ARQUITETURA 3 CAMADAS

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Interface Office 2007 Experience

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Modo de trabalho similar ao Microsoft Office Interface familiar ao pacote Office

Permite as pessoas se concentrarem em suas atividades de negócio em vez de terem que dispersar esforços na procura por funcionalidades

Recursos de Business Intelligence integrados permitem criação instantânea de consultas, gráficos e relatórios, análises de indicadores e acompanhamento de metas de maneira fácil, simples e objetiva


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Recursos Gerenciais ao alcance de suas mãos

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Nova interface para as visões: mais informação e apoio nas tarefas

Vários anexos podem ser

adicionados

Crie e adicione

Consultas SQL para

complementar as visões

padrão do RMVisão de dados padrão: quando navegamos pelos registros, os dados

dos anexos são atualizados automaticamente


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Crie e adicione

Gráficos para complementar

os cadastros padrão do RM

Visão de dados padrão: quando navegamos pelos registros o gráfico

anexo é atualizado automaticamente


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Crie e adicione

Gráficos de Indicadores de Desempenho

para complementar

os cadastros padrão do RM


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Adicione Mapas do

Google para visualização

dos endereços da visão principal

Quando navegamos pelos registros o mapa é automaticamente atualizado para o novo

endereço


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Business Intelligence Self-ServiceTodos estes recursos mostrados até agora compõem o BI Self-Service do RM:

Simples, objetivo e eficiente Ao alcance do usuário

www.tecnologiatotvs.net | totvsconnect.blogspot.com | www.totvs.com.br/totvs2011

Saiba mais em:

http://www.tecnologiatotvs.net/



http://www.totvs.com.br/totvs2011



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Conheça a nova Central do Aluno: Tudo ao alcance de um clique

Dados pessoais, acadêmicos, financeiros e recursos gerenciais configuráveis: Consultas

SQL, Gráficos e Relatórios.


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Comparativo com as outras versõesDiferencial RM Classis EB e ES TOTVS Educacional

Tecnologia Desenvolvido em Delphi, usando BDE para acesso ao banco de dados. Tecnologia que esta sendo descontinuada pela TOTVS e já foi abandonada pela fabricante, Borland.

Desenvolvido na plataforma Microsoft .NET, usando a linguagem C#. Umas das tecnologia mais modernas para desenvolvimento de sistemas, amplamente utilizada no mundo e para onde a TOTVS esta migrando seus produtos da linha RM.

Produto único para vários níveis de ensino

Dois produtos distintos: RM Classis Ensino Básico e Ensino Superior. Para os clientes que possuem os dois níveis de ensino significa mais esforço para implantação, treinamento e atualização de versões. Para os desenvolvedores, homologadores, comercial, etc., significa também maior esforço ou trabalho dobrado.

Aplicativo único que funciona para qualquer nível de ensino. O mesmo é ajustado dinamicamente ao contexto (filial e nível de ensino) em que o usuário está logado.

Base de dados única Por limitações do modelo de dados atual, os dois produtos não convivem harmonicamente na mesma base de dados. Isto tem causado transtornos, principalmente pelos clientes que precisam de informações unificadas.

Base única, com tabelas compartilhadas, mas informações e parametrizações separadas por contexto (coligada + filial + nível de ensino).

Multi-campi Grandes instituições, com vários campi (filiais), não conseguem ter um controle acadêmico preciso por campus. Todas as informações são vistas e, muitas vezes alteradas, em qualquer campus da coligada. Isto gera confusão, poluição de informações e aumenta a probabilidade de erros.

Controle específico por campus (filial). Criação e configuração dos campi (filiais) pela própria instituição.


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Aluno como pessoa Além da redundância de informações, decorrente do fato de o aluno não ser conceitualmente uma especialização da entidade "pessoa" na base de dados RM, não é possível um acompanhamento da trajetória global do aluno na instituição. É muito difícil ter um histórico único do aluno que iniciou no ensino infantil, fundamental, médio, superior e ainda se tornou funcionário da instituição sem uma referência única, no caso "pessoa".

O aluno e o professor podem ser a mesma "pessoa", exercendo várias papéis na instituição com um único registro.

Maior integração com os outros produtos da Linha RM

Algumas integrações com os outros produtos da Linha RM são limitadas ou pouco exploradas.

Maior e melhores integrações com outros produtos da da Linha RM como Folha de Pagamento, Automação de Ponto, CRM, Financeiro, Contábil (com integração direta para atender regime de competência), Faturamento (emissão de NFe), Avaliação e Pesquisa, Biblioteca, Processo Seletivo, Patrimônio e Microsiga Protheus.

Integração financeira Temos, ainda hoje, diversos problemas referentes à integração financeira, sendo o principal deles a réplica e sincronização das informações

Não existe mais redundância ou réplica de informações entre o financeiro e acadêmico. Todo o controle financeiro é tratado, exclusivamente, pelo módulo financeiro da RM. Criamos para isto um novo conceito no financeiro: "boletos".

Integração contábil Toda feita via módulo financeiro (RM Fluxus). Isto faz com que seja mais complexa a implantação e o entendimento, pois o uso de fórmulas se faz necessário em alguns casos.

Parte da configuração (defaults contábeis) é feita no módulo acadêmico, simplificando o processo de integração "acadêmico x financeiro x contábil". Integração contábil direta, permitindo a contabilização de provisão de contrato, apropriação mensal da prestação de serviço e contabilização por regime de competência.


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Disciplina "forte" Temos as disciplinas "fortes" na matriz curricular nos dois sistemas (básico e superior), ou seja, os atributos pertencem à disciplina da matriz. Para o ensino superior, este conceito não é o correto e dificulta a oferta de disciplinas (turmas/disciplinas), pois exige obrigatoriamente uma referência à matriz. Com isto, não conseguimos tratar naturalmente os cursos livres ou de extensão, que não possuem referência a nenhum curso da instituição.

A disciplina no ensino superior é "forte", ou seja, possui atributos independente da matriz, mas no ensino básico continua sendo "forte" na matriz (é o correto para ensino básico). Desta forma, a oferta das disciplinas no ensino superior, passa a ter como opcional o vínculo com a matriz.

Matrícula livre/isolada Para um aluno efetuar uma matrícula, obrigatoriamente deve estar associado a um curso da instituição. Não se contempla o conceito de matrícula isolada, onde um aluno cursa disciplinas sem estar vinculado em algum curso da instituição.

Contempla-se o conceito de matrícula isolada, bastando informar apenas o aluno e a turma que o mesmo fará. Continua-se com todo controle acadêmico e financeiro das turmas normais, pois a estrutura interna utilizada é a mesma.

Turma livre Existe toda uma estrutura com novas tabelas e implementações para tratamento de turmas livres ou mistas (utilizado no ensino básico).

Como não é obrigatório informar a matriz na oferta de uma disciplina (turma/disciplina), o conceito de "turma mista" passa a existir de forma natural.

Entidade turma Embora exista o conceito de turmas, não existe esta entidade no ensino superior.

Entidade existente em qualquer nível de ensino.

Turma gerencial Não existe este conceito nesta versão. As turmas/disciplinas podem ser agrupadas quando não as vagas disponíveis não são totalmente preenchidas, não sendo necessário trocar o alunos de turma. Isso facilita a gestão dessas turmas, economizando recursos, como salas e professores, por exemplo.


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Template de etapas Existem modelos de etapas a serem usados na instituição por período letivo (ensino superior) ou por curso (ensino básico). Não existe os dois conceitos simultâneos para nenhum dos níveis de ensino.

Modelos de etapas simultâneos para qualquer nível de ensino, além disso, pode-se personalizar as etapas de avaliação para cada turma/disciplina.

Número de etapas e provas flexível

Número fixo de etapas e de provas. Limitado a 20 etapas e 20 provas.

Número ilimitado de etapas e provas.

Entidade períodos Na matriz, embora exista o conceito de "período", não existe a entidade. Por não existir a entidade, algumas parametrizações como "carga horária de disciplinas optativas a ser cumprida em determinado período" não é possível.

Existe a entidade períodos.

Optativas e eletivas da matriz As disciplinas optativas e eletivas se confundem com as disciplinas obrigatórias da matriz. Todas as optativas e eletivas disponíveis na instituição, aparecem como disciplinas da matriz, em um período específico.

As disciplinas obrigatórias, optativas e eletivas da matriz são tratadas separadamente. A matriz é composta pelas obrigatórias; tem também uma lista de optativas e eletivas "agregadas" e não "parte" da mesma.

Equivalências de disciplinas Existe somente equivalência entre disciplinas de matrizes curriculares.

Opções de equivalências por disciplina, por disciplinas da matriz curricular e por aluno.

Currículo individual Não existe esta funcionalidade nessa versão. É possível criar currículos diferenciados para cada aluno, com disciplinas diferentes da matriz curricular original, carga horária diferenciada, etc.


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Apuração de resultados centralizada

Hoje existem vários itens de menu que executam algum tipo de apuração de resultados, como: cálculo de médias, cálculo de médias finais, cálculo do coeficiente de rendimento e cálculo da média global. Alguns usuários acham confuso a utilização destas apurações que, geralmente, não são feitas separadamente.

Todas as apurações feitas na mesma tela.

Facilidade no cadastro de bolsa de crédito

Temos um cadastro de tipos de bolsas e outro cadastro separado (bolsa de crédito) para associar o cliente/fornecedor à bolsa.

O responsável pela bolsa de crédito é referenciado no próprio cadastro de tipos de bolsas.

Contrato personalizado por aluno Temos planos de pagamentos fixos e planos por serviço. Embora os planos por serviço sejam muito flexíveis, não exime o usuário de montar e manter uma árvore de serviços. Caso um aluno opte por uma forma de pagamento que não exista na árvore de serviços, é necessário a inclusão desta forma previamente na mesma.

Montagem do contrato com suas respectivas parcelas individualizado por aluno. Existe um template de plano de pagamento para facilitar quem trabalha com os mesmos, entretanto é possível que cada aluno monte seu plano de pagamento.

Múltiplos responsáveis financeiros Único responsável financeiro por aluno. É usada uma solução paliativa para tratar mais de um responsável financeiro através do conceito de bolsas de crédito.

Para cada parcela do contrato, podemos ter um ou vários responsáveis com percentuais distintos de pagamento.


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Faixas de crédito Contemplado na forma de um plugin para este recurso. Utilizado em instituições que trabalham com cobrança de mensalidades por créditos. Definem-se faixas de créditos, por curso, em cada período letivo com valores distintos para os créditos de cada faixa.

Recurso do sistema.

Portal Acadêmico Portal separado do Portal RM, pois continua desenvolvido utilizando tecnologias ASP.NET 1.1 e Delphi, além de ter um layout ultrapassado.

Portal integrado ao Portal RM, portanto com o mesmo layout e utilizando-se dos mesmos serviços, além de uma tecnologia mais evoluída e recursos mais modernos como Ajax e RSS.


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FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?• O que é mais importante no processo de Upgrade?

O mais importante neste processo é entender que o TOTVS Educacional é uma nova versão com evoluções tecnológicas, porém com uma estrutura de dados diferente. São novas tabelas e novos conceitos. Praticamente é uma nova implantação.

• Como é feita a migração de dados?Existe um importador de dados, com layout de arquivos TXT. Porém a TOTVS não oferece nenhuma ferramenta de extração de dados das versões RM Classis Ensino Básico e RM Classis Ensino Superior.

Além disso, existe um Migrador de dados, que é um produto que migra os dados das tabelas do RM Classis EB e ES para o TOTVS Educacional.

• Quais os principais pontos de atenção quanto ao uso deste Migrador de dados?Um Migrador de dados como este, é um produto extremamente complexo, que precisa lidar com um conjunto muito grande de variações de dados existentes nas bases dos nossos clientes. Por isso, cada migração é uma nova realidade de execução do migrador. Isso quer dizer que em cada projeto podem surgir situações ainda não previstas e conseqüentemente não tratadas pelo Migrador.


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FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?• Como podem ter situações não tratadas, qual a menor forma de conduzir um processo

de venda e execução do Upgrade?O ideal é termos um planejamento prévio e que considere que a validação da migração é um processo cíclico, e que o número de repetições desse processo varia de acordo com a complexidade e tamanho da base de dados do cliente.

Uma métrica para servir como base é um ciclo de 3 validações, cada validação com 1 semana de trabalhos (conversão + ajustes + validação dos dados).

Neste cenário, uma migração prévia é um bom ponto de partida para mensurar os prazos de uma o período de validação. O CDBH pode dar apoio nessa migração prévia, fazendo a migração em BH e já sinalizando quais são os pontos de atenção ou já identificando situações não tratadas anteriormente. Caso esse apoio seja necessário, é interessante avisar com antecedência, para que haja um planejamento. O contato com o CDBH pode ser feito com o Rafael Pinheiro ([email protected])

mailto:[email protected]


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FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?• Em quais cenários o Conversor já foi usado com sucesso?

Grupo Ser Educacional (Faculdades Mauricio de Nassau)9 unidades em várias cidades da região Nordeste30.000 alunos ativosHistórico de mais de 230.000 alunos e 10 anos de utilização do sistemaTempo gasto no projeto de migração: 7 meses

FACPOLI - Faculdade Politécnica de Uberlândia (Uberlândia-MG)1 unidade 2.000 alunos ativosHistórico de mais de 10.000 alunos e 5 anos de utilização do sistemaTempo gasto no projeto de migração: 2 meses

PUC - SP1 coligada / 13 filiais30.000 alunos ativosHistórico de mais de 110.000 alunos e 6 anos de utilização do sistemaTempo gasto no projeto de migração: 6 meses


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FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?• Outros clientes que já migraram:

SENAI – BAFEBASP

• Qual o apoio que a TOTVS oferece neste processo?No processo de importação, oferecemos o apoio da nossa equipe de suporte para tirar dúvidas. No processo de migração, oferecemos o apoio da equipe de desenvolvimento para analisar os erros encontrados e fazer algumas conversões de teste, desde que planejado com antecedência.


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FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?• Tudo é migrado automaticamente?

Não. É importante ressaltar que no processo de importação ou migração, somente dados são contemplados. Relatórios, Fórmulas, Consultas SQL, Gráficos, Cenários, etc. não são migrados e precisam ser refeitos.

• Como funciona o treinamento na nova ferramenta? Funciona como os outros produtos da Linha RM. O treinamento pode ser contratado

presencialmente ou via EAD.

• Quanto tempo leva um processo completo de Upgrade? É muito difícil prever esse tempo. Na verdade, é um novo projeto de implantação, com

uma facilidade que é o migrador de dados. O processo como um todo precisa levar em consideração os tempos de validação, treinamento, migração de dados, confecção dos novos relatórios, fórmulas, etc.


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FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?• Como é a performance do Migrador?

O tempo de migração de dados varia muito de acordo com o volume de dados do cliente e a infra-estrutura disponível. Seguem alguns números de referência:

Base de 7 GB com 200 mil matriculas e 500 mil lançamentos:12 hs migração - 3 maquinas paralelas

Base de 200 GB com 1 milhão matriculas e 8 milhões lançamentos:18 hs migração - 11 maquinas paralelas

• O migrador faz a unificação de bases? Ou seja, se eu tenho duas bases de dados ele consegue migrar e unificar as bases?Não. O migrador só migra para uma mesma base de dados e mesma coligada.

• Caso existam inconsistências na base de dados atual, o conversor corrige?Não. Caso o conversor encontre alguma inconsistência ele gera um Log e o cliente precisa fazer os ajustes na base atual para continuar a migração.


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FAQ - Como fazer o Upgrade para o TOTVS Educacional?• Como conseguir o migrador?

Atualmente o migrador pode ser conseguido através do Suporte Educacional.

• Todas as funcionalidades do RM Classis EB e ES estão no TOTVS Educacional?A TOTVS definiu que alguns poucos recursos não seriam implementados no TOTVS Educacional, devido à especificidade deles ou pouca utilização pelo mercado nacional e internacional. Alguns exemplos: Controle de acesso direto com integração com catraca eletrônica, Organograma, Controle de entrega de material didático, Integração com MS Excel e Diário ótico (os dois últimos estão sendo preteridos pelo mercado frente a utilização do Portal).

• As customizações feitas para o RM Classis EB e RM Classis ES funcionam para o TOTVS Educacional?Não. As customizações não são migradas pelo Migrador e não funcionam para a nova versão. Algumas customizações feitas por limitações do RM Classis EB e RM Classis ES já são supridas pelo TOTVS Educacional. Porém é preciso fazer uma análise criteriosa do recurso no novo produto. Caso o recurso não seja atendido nativamente, a customização precisa ser migrada. Neste caso, a equipe responsável pela customização precisa ser acionada desde o início do projeto de Migração, para que todas as ações sejam tomadas com antecedência.


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DÚVIDAS ?

Rafael [email protected]

mailto:[email protected]


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