tabela de conteúdos 1 1 o menu princip o gestor de fro ... · a listagem de equipamento também...

IConteúdo

I

Tabela de Conteúdos

..............................................................................................................................................................1Introdução 1

..............................................................................................................................................................1O Menu Principal 2

..............................................................................................................................................................3O Gestor de Frota 3

..............................................................................................................................................................7Passo Nº 1 - Estabelecer Localizações/Departamentos 4

..............................................................................................................................................................9Passo Nº 2 - Definir o calendário de manutenção 5

..............................................................................................................................................................12Passo Nº 3 - Adicionar veículos/equipamento 6

..............................................................................................................................................................14Agendar e Rastrear Reparações 7

..............................................................................................................................................................16Gravar a Manutenção Efectuada 8

..............................................................................................................................................................18Visualizar o Histórico de Manutenção 9

..............................................................................................................................................................20Criar Relatórios 10

1 Fleet Maintenance Pro 11.0

1 - Introdução

Bem-vindo(a) ao Fleet Maintenance Pro! esta secção destina-se a ajudá-lo(a) a colocar o FleetMaintenance Pro a funcionar rapidamente. Se já utilizou antes o Fleet Maintenance Pro e compreende omodo de funcionamento do programa, poderá ignorar algumas das informações na secção "Começar aTrabalhar". No entanto, esta secção inclui algumas dicas que poderão ser úteis e poupar-lhe muitotempo. Por isso, recomendamos que leia o Guia de Iniciação Rápida, independentemente da suaexperiência.

O Fleet Maintenance Pro possui uma pequena quantidade de dados de amostra que inclui diferentestipos de equipamento.Recomendamos que utilize os dados de amostra disponibilizados paraexperimentar algumas das funcionalidades incluídas no Fleet Maintenance Pro. Depois de compreenderbem o programa, os dados de amostra podem ser manualmente eliminados.

As primeiras secções apresentam o Menu Principal e o Gestor de Frota, que são os ecrãs principaisdo programa. Depois, explicamos os procedimentos de configuração do programa e de introdução deequipamento. Finalmente, apresentamos algumas das funcionalidades mais comuns do programa, talcomo, por exemplo, a gravação de manutenção efectuada, as ordens de trabalho (Edição Shop), avisualização do histórico de manutenção, e a criação de relatórios.

2 - O Menu Principal

O menu principal é o local central onde pode aceder a todas as funcionalidades do programa. Tal comoem muitas aplicações, possui um menu pendente e, também uma barra de ferramentas principal queinclui as funcionalidades mais frequentemente utilizadas. Apresentamos de seguida a barra deferramentas do menu principal e os menus pendentes:

A Barra de Ferramentas do Menu Principal

(Edição Shop apresentada)

Clique no botão "Adicionar" para adicionar um novo equipamento. Corresponde ao comando demenu: Ficheiro/Adicionar...

Clique no botão "Editar" para modificar ou visualizar a informação geral do equipamentoseleccionado que foi inserida quando o registo do equipamento foi incialmente criado. Corresponde aocomando de menu: Ficheiro/Editar...

O botão "Eliminar" vai apagar o equipamento seleccionado depois de responder "Sim" àmensagem de confirmação. Corresponde ao comando de menu: Ficheiro/Eliminar

O botão "Assistente de OT" activa o assistente da função "Criar Ordem de Trabalho". Oassistente de ordens de trabalho vai criar automaticamente as ordens de trabalho para o equipamentocom data de intervenção próxima. Corresponde ao comando de menu: Frota/Criar Ordens de Trabalho.(Apenas Edição Shop)

2- Edição Standard -

O botão "Ordens de Trabalho" abre o ecrã "Gestão de Ordens de Trabalho". A partir deste ecrã,pode adicionar, editar e eliminar ordens de trabalho ou apenas visualizar o estado de uma ordem detrabalho. Corresponde ao comando de menu: Frota/Gestão de Ordens de Trabalho...(Apenas Edição Shop)

O botão "Calendário de MP" abre o ecrã "Configuração do Calendário de MP". A partir desteecrã, pode adicionar, modificar ou eliminar calendários de manutenção. Os calendários de manutençãoincluem os serviços de manutenção preventiva que pretende rastrear no seu equipamento. Correspondeao comando de menu: Configuração/Calendários de MP...

O botão "Reparações" abre o ecrã "Gestão de Reparações Agendadas". Este ecrã lista todasas reparações pendentes do seu equipamento que foram indicadas por uma pessoa (isto é, ooperador). Corresponde ao comando de menu: Frota/Gestão de Reparações Agendadas...

O botão "Contador" abre o ecrã "Actualizar Leituras do Contador". A partir deste ecrã, podefacilmente actualizar os valores da leitura do contador actual do equipamento rastreado. Correspondeao comando de menu: Frota/Actualizar Leituras do Contador...

O botão "Funcionários" abre o ecrã "Gestão de Funcionários". Utilize este ecrã para rastrear ainformação dos funcionários, incluindo a adição, modificação ou selecção de registos de funcionários.Corresponde ao comando de menu: Configuração/Base de Dados de Funcionários...

O botão "Fornecedores" abre o ecrã "Gestão de Base de Dados de Fornecedores". Utilize esteecrã para adicionar, editar ou eliminar informação de fornecedores. Corresponde ao comando de menu: Configuração/Base de Dados de Forncedores...

O botão "Peças" abre o ecrã "Gestão de Inventário de Peças". Utilize este ecrã para gerir aspeças enumeradas no seu inventário. Corresponde ao comando de menu: Inventário/Inventário dePeças...(Apenas Edições Deluxe e Shop)

O botão "Sair" encerra o Fleet Maintenance Pro. Corresponde ao comando de menu: Ficheiro/Sair

Os comandos do Menu Principal:

Os comandos de menu estão localizados em linha na parte superior do ecrã do menu principal e dãoacesso a todas as funcionalidades do Fleet Maintenance Pro.

Ficheiro - Adicionar, editar, duplicar ou eliminar equipamento. Também inclui as funcionalidades decópia de segurança e restauro e o acesso às opções do programa.

Configuração - Editar calendários de MP, categorias de equipamento, informações de funcionários,fornecedores e peças, e listas pendentes de selecção

Equipamento - Funções específicas do equipamento como, por exemplo, registar a manutençãorealizada, agendar uma reparação, visualizar um histórico de manutenção, etc.

Frota - Contém funções de "grupo" como, por exemplo, "Assistente de Verificação de MP", actualizarleituras de contador, gestão de reparações, análise de custos, etc.


Inventário - (apenas Edições Deluxe e Shop) - Visualizar inventário de peças, registar recepções,notas de encomenda e inventário de combustível.

Facturação - (apenas Edição Shop) - Criar facturas para ordens de trabalho, registar pagamentos defacturas

Ferramentas - Contém funcionalidades de base de dados como, por exemplo, utilitários de cópia desegurança / restauro, optimizar/reparar, adquirir/actualizar, e opções de programa.

Relatórios - Contém todos os relatórios disponíveis no programa.

Janela - Se aplicável, as opções neste menu permitem-lhe dispor as janelas abertas no ecrã emmosaico e/ou em cascata.

Segurança - Um suplemento que lhe permite definir as restrições de acesso para utilizadoresindividuais ou grupos de utilizadores ao nível dos componentes (p. ex., adicionar, editar ou eliminarfuncionalidade).

Ajuda - Disponibiliza ajuda em linha, problemas comuns, informações de apoio técnico, informaçõesde contacto, informação de versão, e acesso ao sítio de Internet.

3 - O Gestor de Frota

Tal como o menu principal, o ecrã Gestor de Frota é automaticamente iniciado quando executa o FleetMaintenance Pro. O Gestor de Frota está concebido para efectuar funções específicas do equipamentocomo, por exemplo, emitir uma ordem de trabalho (Edição Shop), registar a manutenção realizada,agendar uma reparação, visualizar o histórico de manutenção, registar transacções de combustível parauma determinada peça de equipamento.


Ecrã Gestor de Frota:


Os Comandos do Gestor de Frota:

Selecção de Localização/Categoria:

O Fleet Maintenance Pro permite-lhe classificar o seu equipamento por "Localizações" e "Categorias".Ficará a saber como definir as "Localizações" e as "Categorias" na secção "Estabelecer Localizações/Categorias".

Pode utilizar os comandos de selecção de Localização e Categoria para filtrar o equipamentoapresentado na listagem de equipamento. Na figura anterior, está seleccionada a localização "Todas asLocalizações" e a categoria "Todas as Categorias". Deste modo, todo o equipamento da sua frota seráapresentado na listagem de equipamento.

Poderá ver que, no ecrã anterior, estão duas peças de equipamento realçadas a "vermelho" e uma estárealçada a "amarelo". O realce vermelho significa que o equipamento ultrapassou ou ultrapassará embreve a data do serviço. O realce amarelo significa que o equipamento está próximo da data deserviço. Os indicadores coloridos aparecem automaticamente quando o equipamento está na data doserviço ou próximo dela, isto com base nas definições de agendamento de manutenção preventiva quedefinir para o seu equipamento. A configuração dos agendamentos de manutenção preventiva seráexplicada numa secção posterior.

A listagem de equipamento também apresenta ícones de indicação do estado da manutenção àesquerda do equipamento que deverá receber intervenção. Os indicadores de proximidade demanutenção indicam se o equipamento necessita de manutenção preventiva, reparação, ou registo/certificação com base na data. Pode determinar rapidamente o tipo de intervenção através do ícone àesquerda da linha do equipamento.


Além disso, se clicar no sinal "+" à esquerda do equipamento, a linha será expandida para mostrar

detalhadamente os serviços de MP, reparação e validades do equipamento que estão próximas oubrevemente ultrapassados, como é mostrado na seguinte imagem:

Por cima da lista de equipamento, a caixa pendente "Mostrar Equipamento" oferece a possibilidade defiltrar a lista de equipamento para apresentar apenas os equipamentos com data de serviço próxima oubrevemente ultrapassada.

Poderá ver que, no canto inferior esquerdo do ecrã "Gestor de frota" há 2 vistas possíveis: "Vista deLista" e "Vista de Folha de Cálculo"

"Vista de Folha de Cálculo" (predefinição) - A vista de folha de cálculo apresenta a lista do seuequipamento no formato de linha e coluna, tal como uma folha de cálculo. Isto permite visualizar a listade equipamento se existirem várias peças de equipamento na categoria seleccionada. Esta vistatambém permite ordenar e filtrar os dados do seu equipamento de várias formas.

"Vista de Lista" - A vista de lista apresenta os registos de equipamento individualmente no formato deuma página para que possa visualizar os detalhes de cada peça num formato organizado. Para alternarentre equipamentos, clique no equipamento pretendido no lado esquerdo do ecrã.

Na vista de folha de cálculo, para ordenar os seus dados de forma diferente, clique no nome docabeçalho da coluna (p. ex., "Marca"). Se os dados ainda não estiverem ordenados pela colunaseleccionada, os seus dados serão organizados por ordem ascendente e vai aparecer uma seta deordenação a apontar para cima no cabeçalho da coluna. Se a coluna em que clicar já estiver ordenadapor ordem ascendente, será ordenada em ordem descendente e vice-versa.

Na "Vista de Folha de Cálculo" poderá seleccionar vários itens permitindo-lhe seleccionar equipamentopara incluir em relatórios. Mantenha a tecla do teclado premida e clique com o rato para seleccionarconjuntos de registos de equipamento ou a tecla para seleccionar registos de equipamento individuais.

Filtrar e Procurar

Pode procurar e filtrar todo o equipamento através do filtro pendente localizado no cabeçalho de cadacoluna. Por exemplo, poderá querer apenas listar o equipamento do ano "2007" -OU- mostrar asleituras de contador superiores a 2.000, por exemplo. Pode ficar a saber mais sobre as funcionalidadesprocurar, filtrar e ordenar na secção "Filtrar Dados" em "Truques e Dicas" da ajuda em linha.

Poderá também filtrar/procurar dados seleccionado a caixa "Mostrar Filtro de Linha" na barra deferramentas inferior do ecrã "Gestor de Frota". Além disso, se clicar no botão "Procurar" vai procurar otexto de pesquisa em TODAS as linhas.


Nota: A maioria das grelhas de dados do Fleet Maintenance Pro supporta a funcionalidade de filtro e procura

automática.

Por baixo da lista de equipamento, há outra barra de ferramentas que lhe permite navegar ao longo dosregistos de equipamento, adicionar, editar, eliminar, filtrar ou imprimir informações do equipamento.

DICA: Pode redimensionar a janela do Gestor de Frota de forma a apresentar mais ou menos equipamentosem a necessidade de deslocar o texto. Também pode redimensionar ou reorganizar as colunas na vista defolha de cálculo. Para mover uma coluna para uma posição diferente, clique e arraste a coluna para aposição pretendida. O Fleet M aintenance Pro vai guardar as suas definições de disposição depois de sair doprograma.

Barra de Ferramentas do Gestor de Frota

Emitir OT - (Edição Shop) - Clique neste botão para emitir uma ordem de trabalho para o equipamentoseleccionado. Vai ser apresentado o ecrã "Criar Ordem de Trabalho" permitindo-lhe escolher entrevárias opções, incluindo a possibilidade de popular automaticamente uma ordem de trabalho com osserviços de MP e reparação que estão proxímos, assim como peças/mão-de-obra necessárias (sedefinidas).

-OU-

Registar Mtc (Edição Standard e Edição Deluxe) - Clique neste botão para registar uma manutençãopreventiva ou de reparação que tenha sido efectuada no equipamento seleccionado. A Edição Deluxepermite também popular automaticamente a entrada de manutenção com os serviços de MP oureparação marcados.

Agendar Reparação - Clique neste botão para agendar ou registar uma reparação que tenha de serefectuada no equipamento seleccionado. Isto é útil para registar e rastrear reparações inesperadas quetenham de ser efectuadas numa peça de equipamento. Poderá inserir uma ou mais reparações e,opcionalmente, agendá-las para serem concluídas numa determinada data. Tal como a manutençãopreventiva que está próxima, as reparações agendadas serão realçadas no equipamento a vermelhoquando a data especificada é alcançada ou ultrapassada.

Registar Combustível - Clique neste botão para registar facilmente uma transacção de combustívelpara o equipamento seleccionado.

Manutenção Próxima - Se a data de uma manutenção está próxima ou brevemente ultrapassada,pode clicar neste botão para apresentar o ecrã "Manutenção Próxima". Este ecrã vai indicar todos osserviços que estão marcados E indicar quando foram efectuados pela última vez, o intervalo de rastreioe quando estão ultrapassados. Se quiser ver a manutenção próxima de mais do que uma peça deequipamento, utilize antes o relatório de "Manutenção Próxima", que pode ser acedido através do itemde menu RELATÓRIOS --> MANUTENÇÃO- --> Manutenção Próxima (Detalhes).

Estado de MP - Clique neste botão para visualizar o estado actual de TODOS os serviços demanutenção preventiva para a peça de equipamento seleccionada. O ecrã Estado de MP vai indicarquando os serviços foram efectuados pela última vez, o intervalo de rastreio, e quando terão de sernovamente efectuados. Se os serviços de MP estão próximos (ou brevemente ultrapassados) serãorealçados por cores neste ecrã. As tarefas que não estão próximas da data de intervençãopermanecerão com a cor de texto predefinida.

Histórico - Clique neste botão para visualizar o histórico de manutenção completo para o equipamentoseleccionado. este ecrã vai apresentar a totalidade de MP concluída, reparações, peças, mão-de-obra e


custos associados do equipamento seleccionado.

Última MP - Clique neste botão se tiver de configurar manualmente os parâmetros "Efectuado PelaÚltima Vez" (data ou contador) dos serviços de MP atribuídos ao equipamento seleccionado. Quandoadiciona equipamento no software, tem a oportunidade de visualizar este ecrã para configurar os valoresde data e/ou contador de "Efectuado Pela Última Vez" para que o Fleet Maintenance Pro possadeterminar automaticamente o próximo serviço. Assim que incialmente configurado, não deve ter devisitar este ecrã pois o Fleet Maintenance Pro irá actualizar automaticamente estes valores quando ohistórico é registado através de uma entrada de manutenção ou ordem de trabalho.

Combustível - Clique neste botão para visualizar um histórico completo de transacções de combustívelpara o equipamento seleccionado. Este ecrã vai apresentar todas as transacções, incluindoestatísticas de economia de combustível e custos associados.

4 - Passo Nº 1 - EstabelecerLocalizações/Departamentos

O Fleet Maintenance Pro permite-lhe classificar o seu equipamento por localização e categoria. Podecriar quantas localizações e categorias que quiser. Apesar de não ser obrigatório classificar o seuequipamento, torna mais fácil a gestão e organização do seu equipamento. Além disso, tem apossibilidade de criar e filtrar relatórios por localização e categoria.

Por exemplo, se possui 2 localizações separadas, pode ter 2 localizações desigadas "Localização A" e"Localização B", respectivamente. Depois, pode definir as categorias para cada localização, como"Carros e Camiões", "Equipamento de Escavação" e "Reboques" para a "Localização A". A"Localização B" poderá incluir "Compressores de Ar", "Empilhadores" e "Geradores".

Utilize o ecrã "Definição de Localização/Categoria" para definir as diferentes localizações e/oucategorias para a sua frota. Se não quiser classificar o seu equipamento, utilize apenas a localização/categoria padrão fornecida quando adicionar os seus veículos/equipamentos ao Fleet Maintenance Pro.Se desejar, as atribuições de localização ou categoria podem ser sempre configuradas posteriormente,fazendo duplo clique no equipamento e alterando a localização/categoria atribuída no separador "Geral".

Para abrir o menu "Definição de Localização/Categoria", no menu principal, clique no item de menu "Configuração" e, depois, seleccione "Configuração de Localização/Categoria".


O ecrã de Configuração de Localização/Categoria:

Como: Adicionar uma Localização:

Para adicionar uma localização, clique no botão "Adicionar Localização". Será apresentado umpequeno ecrã a pedir o nome de uma localização. Escreva o nome da nova localização e seleccione "OK". A nova localização será criada e apresentada na lista.

Como: Adicionar uma Categoria:

Para adicionar uma categoria, seleccione a localização onde pretende adicionar a categoria. Depois,clique no botão "Adicionar Categoria". Será apresentado um pequeno ecrã a pedir um nome para acategoria. Escreva o nome da nova categoria e seleccione "OK". A nova categoria será criada nalocalização seleccionada.

DICA: Uma localização deve conter, no mínimo, uma categoria antes de essa localização ser atribuída auma peça de equipamento. Este ecrã também lhe permite copiar e colar, com o botão direito do rato, asestruturas da localização. Isto vai poupar o trabalho de escrever se possuir várias localizações com,basicamente, as mesmas categorias.


5 - Passo Nº 2 - Definir o calendário demanutenção

Antes de adicionar equipamento ao Fleet Maintenance Pro, deve definir o calendário de manutençãoque será atribuído ao seu equipamento com o menu "Configuração de Calendário de MP". Umcalendário de manutenção inclui um ou mais serviços de manutenção preventiva (MP) que têm de serefectuados num intervalo de data e/ou contador. Um exemplo simples de um serviço de manutençãofacilmente compreensível é a "Mudança Óleo e Filtro", num intervalo de 3 meses ou 3.000 milhas/quilómetros. Há vários intervalos de rastreio que podem ser especificados para os serviços de MPcomo, por exemplo, dias, semanas, meses, anos, milhas, quilómetros ou horas. O Fleet MaintenancePro utiliza estes intervalos para informá-lo automaticamente quando a manutenção do seu equipamentoestá próxima.

Ao definir o seu calendário de manutenção, se possível, é recomendado que o defina para os "grupos"ou para equipamento semelhante rastreados. Por exemplo, se tem 10 empilhadores com os mesmosciclos de manutenção de rotina, pode criar um calendário de manutenção no Fleet Maintenance Propara todos os 10 "Empilhadores". Deste modo, se forem feitas alterações posteriores a um calendário(p. ex., alterar um intervalo de manutenção, adicionar um serviço de MP, etc.), todo o equipamentoatribuído a esse calendário herdará essa alteração em vez de ter de alterar individualmente os 10registos de manutenção.

Assim que o seu calendário de manutenção estiver definido, quando adicionar equipamento ao FleetMaintenance Pro, pode escolher um calendário de manutenção para esse equipamento seguir. Aoatribuir um equipamento a um calendário, o equipamento herda todos os serviços de MP definidos pelocalendário que escolheu. Tal como anteriormente dito, pode atribuir o mesmo calendário demanutenção a todas as peças de equipamento que quiser. Além disso, pode definir quantos serviçosde MP que quiser em cada calendário.

DICA: Apesar de poderem ser atribuídas mais do que uma peça de equipamento a um calendário demanutenção comum, cada peça de equipamento terá o seu próprio valor de data e/ou contador do últimoserviço efectuado para cada serviço de MP do calendário de manutenção. Por outras palavras, oequipamento atribuído a um calendário de manutenção poderá ter datas de serviço diferentes.

Para adicionar um calendário de manutenção:

1) No menu principal, clique no ícone .



2) De seguida, clique no botão na secção "Calendário" na parte superior do ecrã.

3) Escreva o nome do novo calendário, como, por exemplo, "Empilhadores".

4) Por baixo do nome do calendário, seleccione as caixas perto dos intervalos que pretende rastrearpara ele. Por exemplo, se alguns dos seus serviços que definir para este calendário forem rastreadospor um intervalo temporal, seleccione a caixa "Rastrear por data". Se alguns dos serviços de MP quedefinir forem rastreados por um intervalo do odómetro, seleccione a caixa "Rastrear por contador" eseleccione o tipo de contador. As Edições Deluxe e Shop do Fleet Maintenance Pro também permitemrastrear por vários contadores, sendo que pode rastrear por um contador "secundário" se desejar.

5) No final, clique no botão "Guardar".

Pode, agora, adicionar serviços de MP a este calendário.

Para adicionar serviços de MP a um calendário recentemente criado:

1) Na barra de ferramentas "Serviço", na parte inferior do ecrã, clique no botão .

2) Pode introduzir o Nome do Serviço e definir os valores de intervalo de data e/ou contadorapresentados.

3) Clique no botão "Guardar".

Para poupar tempo ao definir os seus calendários de manutenção, pode importar os serviços de MP deoutros calendários. Alguns dos seus calendários poderão ser apenas ligeiramente diferentes uns dosoutros e a importação elimina a necessidade de voltar a escrever os serviços de MP que já introduziunoutro calendário.

Para importar serviços de outro calendário:

1) Clique no botão para abrir o ecrã "Importar Serviços de Manutenção".


2) No lado esquerdo, seleccione o calendário que pretende importar na lista "Importar do Calendário". Os serviços de MP associados ao calendário seleccionado vão ser populados na caixa "ServiçosDisponíveis".

3) Na caixa "Serviços Disponíveis", clique no(s) serviço(s) que pretende importar. Pode seleccionarvários serviços com os métodos Ctrl-Clique ou Shift-Clique. Se pretender importar TODOS osserviços, clique na caixa "Seleccionar Todos os Serviços" por baixo da lista de origem para realçarTODOS os serviços de manutenção na lista de origem.

4) Clique no botão para adicionar (importar) o(s) serviço(s) seleccionado(s) para o "Calendário Actual"no lado direito do ecrã.

5) Clique "OK" para regressar ao ecrã "Configuração de Calendário de MP".

Para mais informações sobre o ecrã de importação, consulte o tópico de ajuda do ecrã ImportarServiços de Manutenção.


6 - Passo Nº 3 - Adicionarveículos/equipamento

Adicionar equipamento é um processo e simples e não exige uma grande quantidade de informações.A título exemplificativo, vamos adicionar uma peça de equipamento com as informações mais básicas.

Para adicionar uma nova peça de equipamento:

1) No Menu Principal ou no ecrã do Gestor de Frota clique no botão .


2) Insira um "Nº de Unidade" único para o seu equipamento, como, por exemplo, uma combinação denúmeros e caracteres.

DICA: O campo "Identificação" será automaticamente populado à medida que preenche os campos "Nº de

Unidade", "M arca" ou "M odelo". A "Identificação" é utilizada em muitos dos relatórios para identificar

facilmente o equipamento. Pode alterar isto como preferir ou simplemente deixar que o software defina

este campo por si.

3) No grupo "Rastreio de MP", seleccione o "Calendário de Manutenção" que pretende atribuir a estapeça de equipamento que contém as atribuições de serviços de MP que pretende rastrear.

Nota: Se o calendário que seleccionar estiver definido para rastrear por um "Contador", as etiquetas de

campo "Actual" e "Base" (por baixo da selecção "Calendário de Manutenção") vão apresentar o tipo de

contador atribuído a esse calendário.

4) Se o calendário que seleccionar possui o contador activado, insira o valor da leitura do contador "


Actual", o valor do contador "Base" e a "Data Base".

IMPORTANTE: A informação base (leitura de data e contador) é utilizada para iniciar os parâmetros de"Efectuado pela última vez" do serviço de MP (p. ex., Mudança de Óleo). Os parâmetros de "Efectuadopela última vez" são utilizados ao calcular a data de manutenção. Por exemplo, relativamente ao ecrãanterior, quando este equipamento é guardado, TODOS os respectivos serviços de MP (para ocalendário seleccionado) terão a data de "Efectuado pela última vez" definida para "11/12/2008" e ocontador de "Efectuado pela última vez" definido para "0" (ou seja, Mudança de Óleo: efectuada pelaúltima vez a 11/12/2008 às 0 horas). Ao adicionar uma peça de equipamento, o Fleet Maintenance Provai (por defeito) assumir que está a começar do início a rastrear a manutenção deste equipamento e ainformação base será reposta para a data actual e o contador actual como ponto de partida. Se possuiregistos de manutenção antigos que pretenda incluir no Fleet Maintenance Pro, insira o valor de data econtador mais antigo dos seus registos nos campos "Data Base" e "Contador Base", respectivamente.

Os parâmetros "Efectuado pela última vez" (data e contador) para cada serviço de MP podem serajustados de forma precisa depois de o novo equipamento ser adicionado. Isto será abordado no passo7.

5) De seguida, na área "Atribuição", seleccione a "Localização" e a "Categoria" se pretenderclassificar o seu equipamento. Se não quiser atribuir Localizações ou Categorias, utilize aspredefinições. Pode sempre alterar posteriormente editando a informação de equipamento.

Nota: Acabou de inserir todas as informações obrigatórias. A quantidade de informações que introduz nos

outros campos é facultativa.

Personalizar Campos:Há mais de 25 campos personalizáveis que pode definir nos separadores de informação doequipamento. Os separadores que incluem as etiquetas personalizáveis são "Geral" (5),"Especificações" (18), "Aquisição" (2), "Validades" (2) e "Empréstimo/Aluguer" (1).

Por defeito, todos os campos personalizáveis possuem o nome "(campo personalizado)" quando está aadicionar uma nova peça de equipamento. Basta clicar no texto "(campo personalizado)" para definir aetiqueta. Será apresentado um pequeno ecrã com o nome actual. Altere o nome e clique em "OK". DICA: Depois de alterar as etiquetas personalizáveis, para não ter de introduzir os dados novamente,estas podem ser guardadas como pré-definições para cada equipamento que insira posteriormenteseleccionado a caixa "Guardar Etiquetas Personalizadas como Pré-Definição" na parte inferior do ecrã.Além disso, pode alterar os campos personalizáveis para mais do que uma peça de equipamento. Depoisde o equipamento ter sido adicionado ao Fleet Maintenance Pro, pode utilizar o utilitário "ImportarEtiquetas Personalizadas" localizado no item de menu FERRAMENTAS --> DADOS --> Importar CamposPersonalizados.

6) Clique no botão para guardar o seu equipamento.

7) Finalmente, ser-lhe-á perguntado se pretende configurar já a data de "Efectuado pela última vez".Mais uma vez, a data de "Efectuado pela última vez" é utilizada para calcular a data da próximamanutenção. Deve indicar ao Fleet Maintenance Pro quando é que os serviços foram efectuados pelaúltima vez ou deixar que o Fleet Maintenance Pro assuma a os valores de Data Base e QuilometragemBase para os parâmetros de "Efectuado pela última vez" como ponto de partida. Escolha "Sim" ou "Não". Pode sempre configurar os parâmetros de "Efectuado pela última vez" mais tarde clicando no

botão do ecrã do Gestor de Frota.


7 - Agendar e Rastrear Reparações

O Fleet Maintenance Pro iinclui um utilitário de agendamento de reparação que lhe permite agendar ouindicar reparações inesperadas evidenciadas surante o funcionamento do equipamento. O Fleetmaintenance Pro vai rastrear estas reparações que são, também, um factor ao determinar anecessidade de intervenção no equipamento.

Por exemplo, imaginemos que um condutor nota que a luz de estacionamento direita do equipamentonão acende. O operador (ou qualquer outra pessoa) pode registar este problema no Fleet MaintenancePro para que a reparação seja assinalada, rastreada e acompanhada após a sua conclusão.

DICA: Em alternativa, na Edição Shop, pode simplesmente criar uma ordem de trabalho para umareparação inesperada. No entanto, nos casos em que não deseja criar uma ordem de trabalho para umareparação não significativa, o utilitário de agendamento de reparação pode ser uma alternativa útil.

para registar uma reparação inesperada que tem de ser efectuada:

1) Seleccione o equipamento adequado no ecrã "Gestor de frota" e clique no botão .

2) No ecrã "Agendar Reparação", pode registar os itens que requerem atenção na secção "InserirReparações Necessárias". Clique no botão "Adicionar" para inserir um novo item de reparação na listae introduza as informações para identificar o problema.

3) Se necessário, a reparação pode ser agendada para uma data posterior com base na disponibilidadedo equipamento. Se for uma reparação não significativa que não exija uma atenção imediata,seleccione a caixa de verificação "Adiar notificação até próxima MP" e a reparação será eliminada danotificação até à data do serviço de manutenção preventiva.

4) Clique no botão "Guardar".

Assim que a reparação for registada, desde que as opções de data, unidades ou adiamento nãotenham sido ajustadas, o equipamento será assinalado como estando a precisar de intervenção no ecrã"Gestor de Frota" com as reparações indicadas. A reparação será realçada com um ícone de chave


inglesa "vermelha", tal como descrito na secção "Gestor de Frota".

Nota: Para indicar que as reparações (ou MP) pendentes foram realizadas, pode registar uma entrada demanutenção (Edições Standard e Deluxe) ou criar/encerrar uma ordem de trabalho (Edição Shop). Esteprocedimento será discutido numa secção posterior.

Ecrã de Gestão de Reparações Agendadas

Para visualizar uma lista das reparações pendentes que foram indicadas para qualquer equipamento,pode consultar "Gestão de Reparações Agendadas". Para abrir o ecrã "Gestão de ReparaçõesAgendadas", clique no botão "Reparações" na barra de ferramentas do menu principal. Aí podeadicionar, editar ou eliminar reparações agendadas.

Ecrã de Gestão de Reparações Agendadas:


8 - Gravar a Manutenção Efectuada

Quando são efectuadas acções de manutenção preventiva ou de reparação no seu equipamento, temde informar o Fleet Maintenance Pro através do registo de uma entrada de manutenção. Quando éregistada uma entrada de manutenção, o Fleet Maintenance Pro vai reiniciar o parâmetro "ÚltimoEfectuado" do serviço de manutenção preventiva e apagar todas as reparações pendentes indicadas nasua entrada de manutenção. Além disso, será criado um registo histórico para o equipamento,indicando os serviços efectuados, os custos e outras informações.

Para gravar uma entrada de manutenção:

1) seleccione uma peça de equipamento.

2) Depois clique no botão . Se estiver a utilizar a Edição Deluxe, vai serapresentado o seguinte ecrã com opções para popular automaticamente a entrada de manutenção coma manutenção vencida do equipamento.

3) Clique em "OK" para avançar para o ecrã "Gravar a Manutenção Efectuada". As informações demanutenção vencidas serão previamente populadas automaticamente:


Ecrã "Gravar a manutenção Efectuada"

(Edição Deluxe apresentada)

4) Introduza os dados necessários para a entrada de manutenção: Data, Contador e, pelo menos umaentrada de manutenção preventiva ou de reparação. Se estiver a utilizar a edição "Deluxe" ou "Shop",a área "Tarefas de Manutenção" poderá já estar preenchida com a manutenção necessária consoante asua opção no Passo nº 2.

5) ISe tiver de adicionar mais tarefas de manutenção efectuadas, clique no botão .Seleccione um serviço de MP ou item de Reparação da lista e, se pretender, indique as pelas e/ou amão-de-obra envolvidas e clique em "Guardar".

6) Este ecrã possui informações mínimas. Pode adicionar informações adicionais.

7) Clique no botão "Guardar" para gravar a entrada de manutenção.

A partir do momento em que clica no botão "Guardar", desde que todas as manutenções vencidas (oubrevemente vencidas) tenham sido processadas, o equipamento deixa de estar realçado a cor no ecrã "Gestor de frota". A data de manutenção foi actualizada para as tarefas efectuadas, e os valores dedata/contador serão automaticamente modificados para o próximo valor de data/contador,respectivamente. Além disso, as informações da entrada de manutenção serão registadas no históricode manutenção do equipamento.


Validades:

As validades do equipamento, como, por exemplo, as renovações de registo, notificações deinspecção, emissões, etc., poderão ser actualizadas no ecrã de gestor de frota clicando com o botãodireito do rato na lista expandida do serviço e seleccionando "Actualizar Validade". Poderá seleccionara próxima data de validade na janela do calendário que aparece.

9 - Visualizar o Histórico deManutenção

Quando é efectuada a manutenção a uma peça de equipamento (Edição Standard e Deluxe) ou sãoencerradas ordens de trabalho (Edição Shop), é gravado um registo no histórico de manutençãoindicando a manutenão preventiva ou de reparação efectuada, as peças/mão-de-obra envolvidas, oscustos, entre outros elementos. O histórico de manutenção é útil para analizar custos e tendências denegligência, utilização excessiva ou envelhecimento de equipamento.

Para visualizar o histórico de manutenção do seu equipamento:

1) seleccione uma peça de equipamento.

2) Clique no botão .


Ecrã do Histórico de Manutenção:


Consoante a edição do Fleet Maintenance Pro que adquiriu, poderão existir 5 separadores disponíveisno ecrã do histórico: "Entradas do Histórico", "Serviços de MP", "Reparações", "Peças", e "Mão-de-Obra".



O separador "Entradas do Histórico" apresenta os registos históricos gravados para o equipamentoseleccionado no ecrã do "Gestor de Frota". Pode ver mais detalhes de um registo histórico específicoseleccionando esse registo histórico e clicando nos ecrãs dos outros separadores para visualizar asinformações de MP, reparações, peças, mão-de-obra, etc. Além disso, podem ser seleccionados nesteecrã vários registos históricos utilizando as teclas e . À medida que selecciona vários registoshistóricos, os separadores MP, Reparações, Peças e Mão-de-Obra serão populados com os dados deTODOS os registos seleccionados.

Na parte inferior do ecrã, poderá ver os parâmetros de visualização de intervalos temporais e a soma datotalidade de MP, reparações, peças e mão-de-obra:


Os critérios de intervalo temporal permitem-lhe visualizar o histórico de um determinado período detempo. Por exemplo, as empresas com históricos de equipamento extensos poderão querer visualizarapenas o histórico do ano actual. Seleccione a caixa de verificação "Activar intervalo temporal" e utilizeos comandos de seleccção do calendário para seleccionar as datas pretendidas. Os parâmetros deintervalo temporal podem ser, também, definidos nas opções do programa para manter as mesmasdefinições de intervalo temporal sempre que é apresentado o ecrã do histórico de manutenção.

A secção "Soma" é calculada com base nas entradas do histórico que estão a ser visualizadas. Seconfigurou o intervalo temporal para o ano actual, a soma será calculada apenas para esse ano. Ocusto por milha/quilómetro/hora (localizado imediatamente por baixo da secção "Soma") é calculado damesma forma.

10 - Criar Relatórios

O Fleet Maintenance Pro inclui diversos relatórios que detalham quase todos os aspectos dos dadosda sua frota.

Todos os relatórios podem ser activados no menu pendente "Relatórios" do ecrã principal. Osrelatórios estão classificados de forma que possa facilmente encontrar o relatório que está a procurar.Além disso, muitos dos ecrãs do Fleet Maintenance Pro possuem um botão "Imprimir", com o qualpode criar os relatórios associados a esse ecrã.


Quando escolhe um relatório para imprimir, aparece o seguinte ecrã:

Consoante o relatório que escolher, serão apresentados os seguintes comandos de filtro neste ecrã:


Opções de Filtro e Ordenação

O Fleet Maintenance Pro permite-lhe definir os dados que pretende visualizar no relatório através doscritérios de filtro. Dependendo do relatório que seleccionar, este ecrã incluirá determinadas opções defiltro e ordenação. As opções de filtro e ordenação de cada relatório variam consoante o tipo derelatório a imprimir. Por exemplo, um relatório que não possui critérios de data disponíveis, nãoapresentará as opções de filtro por data.

Segue-se uma descrição dos métodos de filtro disponíveis:

Filtro de selecção de Equipamento:

Se o relatório seleccionado for baseado no equipamento (p. ex., histórico), serão apresentadas asopções de filtro:

Esta funcionalidade permite-lhe imprimir por selecção de equipamento. As opções são:

"Todo o Equipamento" - imprime o relatório seleccionado para a totalidade da frota."Apenas o Equipamento Seleccionado" - imprime o relatório seleccionado para o equipamentoseleccionado no ecrã "Gestor de Frota". Poderá seleccionar vários equipamentos no ecrã "Gestorde Frota"."Categoria Seleccionada" - imprime o relatório seleccionado para o equipamento da categoriaseleccionada, escolhida no ecrã "Gestor de Frota"."Localização Seleccionada" - imprime o relatório seleccionado para o equipamento na localizaçãoseleccionada, escolhida no ecrã "Gestor de Frota".

Também pode atribuir um filtro de estado ao relatório através da lista pendente "Filtro de Estado".

Filtro por Data

Se o relatório seleccionado incluir informações de data, será apresentada a opção de filtro por data:

Seleccione a caixa "Imprimir registos em que..." para activar o filtro por data para o relatórioseleccionado.

Depois, se o relatório possuir vários campos de data, escolha o campo de data que quer filtrar. Noexemplo anterior, o campo de data seleccionado é "Data de Conclusão".

De seguida, para poupar tempo, o Fleet Maintenance Pro apresenta uma lista de filtros rápidos dedata disponíveis (p. ex., Ano Actual, Último Mês, etc...). Escolher um destes filtros rápidos vaipreencher automaticamente as caixas de data com as data adequadas. Se quiser, também podeajustar manualmente as datas.


Critérios de Filtro Adicionais

Se tiver de ser mais específico, o Fleet Maintenance Pro proporciona também uma área onde podefiltrar quase todos os campos de um relatório. Seleccione a caixa "Especificar critérios de filtroadicionais" para activar esta secção. Depois, seleccione o "Campo" que pretende filtrar, a "Condição" e, finalmente, o "Valor".

Opções de Ordenação

Pode ordenar o seu relatório utilizando, no máximo, três campos. Cada relatório possui os seuspróprios campos de ordenação predefinidos que serão apresentados automaticamente nesta área.Deste modo, não tem de escolher um método de ordenação excepto se quiser ordenar o seu relatóriopor outra ordem que não as definições predefinidas.

DICA: Não se esqueça que o agrupamento de um tipo de relatório pode interferir nos campos de

ordenação que seleccionar. Assim, *poderá* ser necessário alterar o modelo dos relatórios paara alterar

as respectivas atribuições de agrupamento para poder obter os resultados de ordenação que pretende.

Utilize as listas pendentes do campo de ordenação para seleccionar cada campo de ordenação. Senão quiser ordenar por um campo específico, seleccione "(nenhum)" na lista.


Assim concluímios a secção "Começar a Trabalhar" do Fleet Maintenance Pro. O programa possuimuitas outras funcionalidades, não tratadas aqui. Essas outras funcionalidades incluem o rastreio deinventário de peças, notas de encomenda, funcionários, fornecedores, entre outras. Para maisinformações, consulte a ajuda em linha disponibilizada com o programa ou obtenha o manual completono CD-ROM ou no sítio de Internet. Visite fequentemente www.mtcpro.com/pt para obter as últimasactualizações e informações.

tabela de conteúdos 1 1 o menu princip o gestor de fro ... · a listagem de equipamento também...

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