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IConteúdo

I

Tabela de Conteúdos

..............................................................................................................................................................1Introdução 1

..............................................................................................................................................................1O Menu Principal 2

..............................................................................................................................................................3O Gestor de Frota 3

..............................................................................................................................................................7Passo Nº 1 - Estabelecer Localizações/Categorias 4

..............................................................................................................................................................9Passo Nº 2 - Definir o calendário de MP 5

..............................................................................................................................................................12Passo Nº 3 - Adicionar o seu equipamento 6

..............................................................................................................................................................14Agendar e Rastrear Reparações 7

..............................................................................................................................................................16Janelas de Notificação 8

..............................................................................................................................................................17Calendar 9

..............................................................................................................................................................19Emitir/Actualizar uma Ordem de Trabalho 10

..............................................................................................................................................................23Gestão de Ordens de Trabalho 11

..............................................................................................................................................................24Visualizar o Histórico de Manutenção 12

..............................................................................................................................................................26Criar Relatórios 13

1 Maintenance Pro 6.0

1 - Introdução

Bem-vindo(a) ao Maintenance Pro! esta secção destina-se a ajudá-lo(a) a colocar o Maintenance Pro afuncionar rapidamente. Se já utilizou antes o Maintenance Pro e compreende o modo de funcionamentodo programa, poderá ignorar algumas das informações na secção "Começar a Trabalhar". No entanto,esta secção inclui algumas dicas que poderão ser úteis e poupar-lhe muito tempo. Por isso,recomendamos que leia o Guia de Iniciação Rápida, independentemente da sua experiência.

O Maintenance Pro possui uma pequena quantidade de dados de amostra que inclui diferentes tipos deequipamento.Recomendamos que utilize os dados de amostra disponibilizados para experimentaralgumas das funcionalidades incluídas no Maintenance Pro. Depois de compreender bem o programa,os dados de amostra podem ser manualmente eliminados.

As primeiras secções apresentam o Menu Principal e o Gestor de Frota , que são os ecrãsprincipais do programa. Depois, explicamos os procedimentos de configuração do programa e deintrodução de equipamento. Finalmente, apresentamos algumas das funcionalidades mais comuns doprograma, tal como, por exemplo, a gravação de manutenção efectuada, as ordens de trabalho (EdiçãoProfissional), a visualização do histórico de manutenção, e a criação de relatórios.

2 - O Menu Principal

O menu principal é o local central onde pode aceder a todas as funcionalidades do programa. Tal comoem muitas aplicações, possui um menu pendente e, também uma barra de ferramentas principal queinclui as funcionalidades mais frequentemente utilizadas. Apresentamos de seguida a barra deferramentas do menu principal e os menus pendentes:

A Barra de Ferramentas do Menu Principal

(Edição Profissional apresentada)

Clique no botão "Adicionar" para adicionar um novo equipamento. Corresponde ao comando de menu:Ficheiro/Adicionar...

Clique no botão "Editar" para modificar ou visualizar a informação geral do equipamento seleccionadoque foi inserida quando o registo do equipamento foi incialmente criado. Corresponde ao comando demenu: Ficheiro/Editar...

O botão "Eliminar" vai apagar o equipamento seleccionado depois de responder "Sim" à mensagem deconfirmação. Corresponde ao comando de menu: Ficheiro/Eliminar

(Apenas Edição Profissional)

O botão "Assistente de OT" activa o assistente da função "Criar Ordem de Trabalho". O assistente deordens de trabalho vai criar automaticamente as ordens de trabalho para o equipamento com data deintervenção próxima. Corresponde ao comando de menu: Frota/Criar Ordens de Trabalho.

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2- Edição Profissional -

(Apenas Edição Profissional)

O botão "Ordens de Trabalho" abre o ecrã "Gestão de Ordens de Trabalho". A partir deste ecrã, podeadicionar, editar e eliminar ordens de trabalho ou apenas visualizar o estado de uma ordem de trabalho.Corresponde ao comando de menu: Frota/Gestão de Ordens de Trabalho...

O botão "Calendário de MP" abre o ecrã "Configuração do Calendário de MP". A partir deste ecrã,pode adicionar, modificar ou eliminar calendários de manutenção. Os calendários de manutençãoincluem os serviços de manutenção preventiva que pretende rastrear no seu equipamento. Correspondeao comando de menu: Configuração/Calendários de MP...

O botão "Reparações" abre o ecrã "Gestão de Reparações Agendadas". Este ecrã lista todas asreparações pendentes do seu equipamento que foram indicadas por uma pessoa (isto é, o operador).Corresponde ao comando de menu: Frota/Gestão de Reparações Agendadas...

O botão "Contador" abre o ecrã "Actualizar Leituras do Contador". A partir deste ecrã, pode facilmenteactualizar os valores da leitura do contador actual do equipamento rastreado. Corresponde ao comandode menu: Frota/Actualizar Leituras do Contador...

O botão "Funcionários" abre o ecrã "Gestão de Funcionários". Utilize este ecrã para rastrear ainformação dos funcionários, incluindo a adição, modificação ou selecção de registos de funcionários.Corresponde ao comando de menu: Configuração/Base de Dados de Funcionários.....

O botão "Fornecedores" abre o ecrã "Gestão de Base de Dados de Fornecedores". Utilize este ecrãpara adicionar, editar ou eliminar informação de fornecedores. Corresponde ao comando de menu: Configuração/Base de Dados de Forncedores...

(Apenas Edições Deluxe e Profissional)

O botão "Peças" abre o ecrã "Gestão de Inventário de Peças". Utilize este ecrã para gerir as peçasenumeradas no seu inventário. Corresponde ao comando de menu: Inventário/Inventário de Peças...

O botão "Sair" encerra o Maintenance Pro. Corresponde ao comando de menu: Ficheiro/Sair

The Main Menu Commands:

Os comandos de menu estão localizados em linha na parte superior do ecrã do menu principal e dãoacesso a todas as funcionalidades do Maintenance Pro.

Ficheiro - Adicionar, editar, duplicar ou eliminar equipamento. Também inclui as funcionalidades decópia de segurança e restauro e o acesso às opções do programa.

Configuração - Editar calendários de MP, categorias de equipamento, informações de funcionários,fornecedores e peças, e listas pendentes de selecção


Equipamento - Funções específicas do equipamento como, por exemplo, registar a manutençãorealizada, agendar uma reparação, visualizar um histórico de manutenção, etc.

Frota - Contém funções de "grupo" como, por exemplo, "Assistente de Verificação de MP", actualizarleituras de contador, gestão de reparações, análise de custos, etc.

Inventário - (apenas Edições Deluxe e Profissional) - Visualizar inventário de peças, registarrecepções, notas de encomenda e inventário de combustível.

Facturação - (apenas Edição Profissional) - Criar facturas para ordens de trabalho, registarpagamentos de facturas

Ferramentas - Contém funcionalidades de base de dados como, por exemplo, utilitários de cópia desegurança / restauro, optimizar/reparar, adquirir/actualizar, e opções de programa.

Relatórios - Contém todos os relatórios disponíveis no programa.

Janela - Se aplicável, as opções neste menu permitem-lhe dispor as janelas abertas no ecrã emmosaico e/ou em cascata.

Segurança - Um suplemento que lhe permite definir as restrições de acesso para utilizadoresindividuais ou grupos de utilizadores ao nível dos componentes (p. ex., adicionar, editar ou eliminarfuncionalidade).

Ajuda - Disponibiliza ajuda em linha, problemas comuns, informações de apoio técnico, informaçõesde contacto, informação de versão, e acesso ao sítio de Internet.

3 - O Gestor de Frota

Tal como o menu principal, o ecrã Gestor de Frota é automaticamente iniciado quando executa o Maintenance Pro. O Gestor de Frota está concebido para efectuar funções específicas do equipamentocomo, por exemplo, emitir uma ordem de trabalho (Edição Profissional), registar a manutençãorealizada, agendar uma reparação, visualizar o histórico de manutenção, registar transacções decombustível para uma determinada peça de equipamento.


Gestor de Frota:


O Gestor de Equipamento Controla:

Visualização do Equipamento em Árvore (secção esquerda do ecrã):

O Maintenance Pro permite-lhe categorizar o seu equipamento numa estrutura em árvore para facilitar orastreio, a localização e a elaboração de relatórios do seu equipamento. Para visualizar o equipamentode uma determinada categoria, clique no nome da categoria no lado esquerdo do ecrã. Todo oequipamento pertencente à categoria seleccionada será apresentado na listagem de equipamento nolado direito do ecrã. Por exemplo, no ecrã anterior, está seleccionada a categoria "Equipamento Geral".Deste modo, apenas o equipamento com a categoria "Equipamento Geral" será apresentado nalistagem de equipamento à direita do ecrã. Na secção seguinte, verá como pode adicionar, editar eeliminar categorias.


Listagem do Equipamento:

No lado direito do ecrã está a listagem de equipamento que apresenta os registos de equipamentoatribuídos à categoria seleccionada no lado esquerdo do ecrã. Por exemplo,no ecrã anterior, estáseleccionada, no lado esquerdo, a categoria "Equipamento Geral". Há 11 peças de equipamento nacategoria "Equipamento Geral", tal como indicado no lado direito do ecrã. Poderá ver que, no ecrãanterior, estão peça de equipamento realçadas a "vermelho" e uma está realçada a "amarelo". O realcevermelho significa que o equipamento ultrapassou ou ultrapassará em breve a data do serviço. Orealce amarelo significa que o equipamento está próximo da data de serviço. Os indicadores coloridosaparecem automaticamente quando o equipamento está na data do serviço ou próximo dela, isto combase nas definições de agendamento de manutenção preventiva que definir para o seu equipamento. Aconfiguração dos agendamentos de manutenção preventiva será explicada numa secção posterior.

A listagem de equipamento também apresenta ícones de indicação do estado da manutenção àesquerda do equipamento que deverá receber intervenção. Os indicadores de proximidade demanutenção indicam se o equipamento necessita de manutenção preventiva, reparação, ou registo/certificação com base na data. Pode determinar rapidamente o tipo de intervenção através do ícone àesquerda da linha do equipamento.

Além disso, se clicar no sinal "+" à esquerda do equipamento, a linha será expandida para mostrar

detalhadamente os serviços de MP, reparação e validades do equipamento que estão próximas oubrevemente ultrapassados, como é mostrado na seguinte imagem:

Por cima da lista de equipamento, a caixa pendente "Mostrar Equipamento" oferece a possibilidade defiltrar a lista de equipamento para apresentar apenas os equipamentos com data de serviço próxima oubrevemente ultrapassada.

Poderá ver que, no canto inferior esquerdo do ecrã "Gestor de frota" há 2 vistas possíveis: "Vista deLista" e "Vista de Folha de Cálculo"

"Vista de Folha de Cálculo" (predefinição) - A vista de folha de cálculo apresenta a lista do seuequipamento no formato de linha e coluna, tal como uma folha de cálculo. Isto permite visualizar a listade equipamento se existirem várias peças de equipamento na categoria seleccionada. Esta vistatambém permite ordenar e filtrar os dados do seu equipamento de várias formas.

"Vista de Lista" - A vista de lista apresenta os registos de equipamento individualmente no formato deuma página para que possa visualizar os detalhes de cada peça num formato organizado. Para alternar


entre equipamentos, clique no equipamento pretendido no lado esquerdo do ecrã.

Na vista de folha de cálculo, para ordenar os seus dados de forma diferente, clique no nome docabeçalho da coluna (p. ex., "Marca"). Se os dados ainda não estiverem ordenados pela colunaseleccionada, os seus dados serão organizados por ordem ascendente e vai aparecer uma seta deordenação a apontar para cima no cabeçalho da coluna. Se a coluna em que clicar já estiver ordenadapor ordem ascendente, será ordenada em ordem descendente e vice-versa.

Na "Vista de Folha de Cálculo" poderá seleccionar vários itens permitindo-lhe seleccionar equipamentopara incluir em relatórios. Mantenha a tecla do teclado premida e clique com o rato para seleccionarconjuntos de registos de equipamento ou a tecla para seleccionar registos de equipamento individuais.

Filtrar e Procurar

Pode procurar e filtrar todo o equipamento através do filtro pendente localizado no cabeçalho de cadacoluna. Por exemplo, poderá querer apenas listar o equipamento do ano "2007" -OU- mostrar asleituras de contador superiores a 2.000, por exemplo. Pode ficar a saber mais sobre as funcionalidadesprocurar, filtrar e ordenar na secção "Filtrar Dados" em "Truques e Dicas" da ajuda em linha.

Poderá também filtrar/procurar dados seleccionado a caixa "Mostrar Filtro de Linha" na barra deferramentas inferior do ecrã "Gestor de Frota". Além disso, se clicar no botão "Procurar" vai procurar otexto de pesquisa em TODAS as linhas.

Nota: A maioria das grelhas de dados do Maintenance Pro supporta a funcionalidade de filtro e procura

automática.

Por baixo da lista de equipamento, há outra barra de ferramentas que lhe permite navegar ao longo dosregistos de equipamento, adicionar, editar, eliminar, filtrar ou imprimir informações do equipamento.

DICA: Pode redimensionar a janela do Gestor de Frota de forma a apresentar mais ou menos equipamentosem a necessidade de deslocar o texto. Também pode redimensionar ou reorganizar as colunas na vista defolha de cálculo. Para mover uma coluna para uma posição diferente, clique e arraste a coluna para aposição pretendida. O M aintenance Pro vai guardar as suas definições de disposição depois de sair doprograma.


Emitir OT - (Edição Profissional) - Clique neste botão para emitir uma ordem de trabalho para oequipamento seleccionado. Vai ser apresentado o ecrã "Criar Ordem de Trabalho" permitindo-lheescolher entre várias opções, incluindo a possibilidade de popular automaticamente uma ordem detrabalho com os serviços de MP e reparação que estão proxímos, assim como peças/mão-de-obranecessárias (se definidas).

-OU-

Registar Mtc (Edição Standard e Edição Deluxe) - Clique neste botão para registar uma manutençãopreventiva ou de reparação que tenha sido efectuada no equipamento seleccionado. A Edição Deluxepermite também popular automaticamente a entrada de manutenção com os serviços de MP oureparação marcados.

Agendar Reparação - Clique neste botão para agendar ou registar uma reparação que tenha de serefectuada no equipamento seleccionado. Isto é útil para registar e rastrear reparações inesperadas quetenham de ser efectuadas numa peça de equipamento. Poderá inserir uma ou mais reparações e,opcionalmente, agendá-las para serem concluídas numa determinada data. Tal como a manutenção


preventiva que está próxima, as reparações agendadas serão realçadas no equipamento a vermelhoquando a data especificada é alcançada ou ultrapassada.

Registar Combustível - Clique neste botão para registar facilmente uma transacção de combustívelpara o equipamento seleccionado.

Manutenção Próxima - Se a data de uma manutenção está próxima ou brevemente ultrapassada,pode clicar neste botão para apresentar o ecrã "Manutenção Próxima". Este ecrã vai indicar todos osserviços que estão marcados E indicar quando foram efectuados pela última vez, o intervalo de rastreioe quando estão ultrapassados. Se quiser ver a manutenção próxima de mais do que uma peça deequipamento, utilize antes o relatório de "Manutenção Próxima", que pode ser acedido através do itemde menu RELATÓRIOS --> MANUTENÇÃO- --> Manutenção Próxima (Detalhes).

Estado de MP - Clique neste botão para visualizar o estado actual de TODOS os serviços demanutenção preventiva para a peça de equipamento seleccionada. O ecrã Estado de MP vai indicarquando os serviços foram efectuados pela última vez, o intervalo de rastreio, e quando terão de sernovamente efectuados. Se os serviços de MP estão próximos (ou brevemente ultrapassados) serãorealçados por cores neste ecrã. As tarefas que não estão próximas da data de intervençãopermanecerão com a cor de texto predefinida.

Histórico - Clique neste botão para visualizar o histórico de manutenção completo para oequipamento seleccionado. este ecrã vai apresentar a totalidade de MP concluída, reparações, peças,mão-de-obra e custos associados do equipamento seleccionado.

Última MP - Clique neste botão se tiver de configurar manualmente os parâmetros "Efectuado PelaÚltima Vez" (data ou contador) dos serviços de MP atribuídos ao equipamento seleccionado. Quandoadiciona equipamento no software, tem a oportunidade de visualizar este ecrã para configurar os valoresde data e/ou contador de "Efectuado Pela Última Vez" para que o Maintenance Pro possa determinarautomaticamente o próximo serviço. Assim que incialmente configurado, não deve ter de visitar esteecrã pois o Maintenance Pro irá actualizar automaticamente estes valores quando o histórico éregistado através de uma entrada de manutenção ou ordem de trabalho.

Combustível - Clique neste botão para visualizar um histórico completo de transacções de combustívelpara o equipamento seleccionado. Este ecrã vai apresentar todas as transacções, incluindoestatísticas de economia de combustível e custos associados.

4 - Passo Nº 1 - EstabelecerLocalizações/Categorias

O Maintenance Pro permite-lhe categorizar o seu equipamento num estrutura de árvore. Ao organizar oseu equipamento em categorias, fica mais fácil localizar equipamento e criar relatórios pordeterminadas categorias.

O lado esquerdo do ecrã "Gestor de Equipamento" apresenta a estrutura da sua categoria. A partirdesta área, pode adicionar, eliminar ou mover categorias. Pode facilmente alterar, a qualquer momento,a estrutura das categorias.

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Para adicionar, editar ou eliminar categorias, pode utilizar a barra de ferramentas localizada por baixoda listagem das categorias (mostrada em baixo) ou utilizar o menu de atalho, clicando com o botão DIREITO do rato.

Clique no botão "Adicionar Categoria" para adicionar uma nova categoria (ou sub-categoria) à sua árvorede categoria. Respectivo comando de menu: Ficheiro/Adicionar Categoria...

Clique no botão "Editar Categoria" para modificar o nome da categoria seleccionada. Respectivocomando de menu: Ficheiro/Editar Categoria...

O botão "Eliminar Categoria" vai apagar a categoria seleccionada desde que esta NÃO tenha sub-categorias. Respectivo comando de menu: Ficheiro/Eliminar Categoria...

O botão "Expandir" vai expandir TODAS as categorias e sub-categorias.

O botão "Colapsar" vai fechar TODAS as categorias e sub-categorias, mostrando apenas as categoriasprincipais da sua estrutura.


Vista de Categoria do Gestor de Objectos:Instruções "Como fazer"

Como: Adicionar uma Sub-Categoria

1) Realce a Categoria onde pretende adicionar uma sub-categoria.

2) Na barra de ferramentas em baixo, clique em "AdicionarCategoria".3) Escreva o nome da sua sub-categoria e clique em "OK".4) A nova sub-categoria será adicionada dentro da categoria queescolheu no Passo Nº 1.

Como: Editar o nome de uma categoria

1) Clique no nome da categoria que pretende editar.

2) Na barra de ferramentas em baixo clique em "Editar Categoria".3) Altere o nome da categoria para o pretendido e clique em "OK".

Como: Adicionar equipamento

1) Seleccione a categoria à qual pretende adicionar equipamento.

2) Clique no botão na barra de ferramentas em baixo.2) Introduza a informação do seu equipamento no ecrã "Adicionar NovoEquipamento".3) Clique em "Guardar" quando terminar.

Como: Mover uma categoria para uma categoria diferente

1) Seleccione a categoria que pretende mover.2) Com o botão do rato premido, arraste a categoria para a categoriapretendida.

Como: Mover equipamento para uma categoria diferente

1) Na listagem de equipamento (no lado direito do ecrã), clique e realce oequipamento que pretende mover.2) Com o botão do rato premido, arraste o equipamento para a categoriapretendida.

5 - Passo Nº 2 - Definir o calendário deMP

Antes de adicionar equipamento ao Maintenance Pro, deve definir o calendário de manutenção que seráatribuído ao seu equipamento com o menu "Configuração de Calendário de MP". Um calendário demanutenção inclui um ou mais serviços de manutenção preventiva (MP) que têm de ser efectuados numintervalo de data e/ou contador. Um exemplo simples de um serviço de manutenção facilmentecompreensível é a "Mudança Óleo e Filtro", num intervalo de 3 meses ou 3.000 milhas/quilómetros. Hávários intervalos de rastreio que podem ser especificados para os serviços de MP como, por exemplo,dias, semanas, meses, anos, milhas, quilómetros ou horas. O Maintenance Pro utiliza estes intervalospara informá-lo automaticamente quando a manutenção do seu equipamento está próxima.


Ao definir o seu calendário de manutenção, se possível, é recomendado que o defina para os "grupos"ou para equipamento semelhante rastreados. Por exemplo, se tem 10 Generators com os mesmosciclos de manutenção de rotina, pode criar um calendário de manutenção no Maintenance Pro paratodos os 10 "Generators". Deste modo, se forem feitas alterações posteriores a um calendário (p. ex.,alterar um intervalo de manutenção, adicionar um serviço de MP, etc.), todo o equipamento atribuído aesse calendário herdará essa alteração em vez de ter de alterar individualmente os 10 registos demanutenção.

Assim que o seu calendário de manutenção estiver definido, quando adicionar equipamento aoMaintenance Pro, pode escolher um calendário de manutenção para esse equipamento seguir. Aoatribuir um equipamento a um calendário, o equipamento herda todos os serviços de MP definidos pelocalendário que escolheu. Tal como anteriormente dito, pode atribuir o mesmo calendário demanutenção a todas as peças de equipamento que quiser. Além disso, pode definir quantos serviçosde MP que quiser em cada calendário.

DICA: Apesar de poderem ser atribuídas mais do que uma peça de equipamento a um calendário demanutenção comum, cada peça de equipamento terá o seu próprio valor de data e/ou contador do últimoserviço efectuado para cada serviço de MP do calendário de manutenção. Por outras palavras, oequipamento atribuído a um calendário de manutenção poderá ter datas de serviço diferentes.

Para adicionar um calendário de manutenção:

1) No menu principal, clique no ícone .


2) De seguida, clique no botão na secção "Calendário" na parte superior do ecrã.

3) Escreva o nome do novo calendário, como, por exemplo, "Generators".

4) Por baixo do nome do calendário, seleccione as caixas perto dos intervalos que pretende rastrearpara ele. Por exemplo, se alguns dos seus serviços que definir para este calendário forem rastreadospor um intervalo temporal, seleccione a caixa "Rastrear por data". Se alguns dos serviços de MP quedefinir forem rastreados por um intervalo do odómetro, seleccione a caixa "Rastrear por contador" e


seleccione o tipo de contador. As Edições Deluxe e Profissional do Maintenance Pro também permitemrastrear por vários contadores, sendo que pode rastrear por um contador "secundário" se desejar.

5) No final, clique no botão "Guardar".

Pode, agora, adicionar serviços de MP a este calendário.

Para adicionar serviços de MP a um calendário recentemente criado:

1) Na barra de ferramentas "Serviço", na parte inferior do ecrã, clique no botão .

2) Pode introduzir o Nome do Serviço e definir os valores de intervalo de data e/ou contadorapresentados.

3) Clique no botão "Guardar".

Para poupar tempo ao definir os seus calendários de manutenção, pode importar os serviços de MP deoutros calendários. Alguns dos seus calendários poderão ser apenas ligeiramente diferentes uns dosoutros e a importação elimina a necessidade de voltar a escrever os serviços de MP que já introduziunoutro calendário.

Para importar serviços de outro calendário:

1) Clique no botão para abrir o ecrã "Importar Serviços de Manutenção".

2) No lado esquerdo, seleccione o calendário que pretende importar na lista "Importar do Calendário". Os serviços de MP associados ao calendário seleccionado vão ser populados na caixa "ServiçosDisponíveis".

3) Na caixa "Serviços Disponíveis", clique no(s) serviço(s) que pretende importar. Pode seleccionarvários serviços com os métodos Ctrl-Clique ou Shift-Clique. Se pretender importar TODOS osserviços, clique na caixa "Seleccionar Todos os Serviços" por baixo da lista de origem para realçarTODOS os serviços de manutenção na lista de origem.

4) Clique no botão para adicionar (importar) o(s) serviço(s) seleccionado(s) para o "Calendário Actual"no lado direito do ecrã.

5) Clique "OK" para regressar ao ecrã "Configuração de Calendário de MP".

Para mais informações sobre o ecrã de importação, consulte o tópico de ajuda do ecrã ImportarServiços de Manutenção.


6 - Passo Nº 3 - Adicionar o seuequipamento

Adicionar equipamento é um processo e simples e não exige uma grande quantidade de informações.A título exemplificativo, vamos adicionar uma peça de equipamento com as informações mais básicas.

Para adicionar uma nova peça de equipamento:

1) No Menu Principal ou no ecrã do Gestor de Frota clique no botão .


2) Insira um "Nº de Unidade" único para o seu equipamento, como, por exemplo, uma combinação denúmeros e caracteres.

DICA: O campo "Identificação" será automaticamente populado à medida que preenche os campos "Nº de

Unidade", "M arca" ou "M odelo". A "Identificação" é utilizada em muitos dos relatórios para identificar

facilmente o equipamento. Pode alterar isto como preferir ou simplemente deixar que o software defina

este campo por si.

3) No grupo "Rastreio de MP", seleccione o "Calendário de Manutenção" que pretende atribuir a estapeça de equipamento que contém as atribuições de serviços de MP que pretende rastrear.

Nota: Se o calendário que seleccionar estiver definido para rastrear por um "Contador", as etiquetas de

campo "Actual" e "Base" (por baixo da selecção "Calendário de Manutenção") vão apresentar o tipo de

contador atribuído a esse calendário.

4) Se o calendário que seleccionar possui o contador activado, insira o valor da leitura do contador "


Actual", o valor do contador "Base" e a "Data Base".

IMPORTANTE: A informação base (leitura de data e contador) é utilizada para iniciar os parâmetros de"Efectuado pela última vez" do serviço de MP (p. ex., Mudança de Óleo). Os parâmetros de "Efectuadopela última vez" são utilizados ao calcular a data de manutenção. Por exemplo, relativamente ao ecrãanterior, quando este equipamento é guardado, TODOS os respectivos serviços de MP (para ocalendário seleccionado) terão a data de "Efectuado pela última vez" definida para "11/12/2008" e ocontador de "Efectuado pela última vez" definido para "0" (ou seja, Mudança de Óleo: efectuada pelaúltima vez a 11/12/2008 às 0 horas). Ao adicionar uma peça de equipamento, o Maintenance Pro vai(por defeito) assumir que está a começar do início a rastrear a manutenção deste equipamento e ainformação base será reposta para a data actual e o contador actual como ponto de partida. Se possuiregistos de manutenção antigos que pretenda incluir no Maintenance Pro, insira o valor de data econtador mais antigo dos seus registos nos campos "Data Base" e "Contador Base", respectivamente.

Os parâmetros "Efectuado pela última vez" (data e contador) para cada serviço de MP podem serajustados de forma precisa depois de o novo equipamento ser adicionado. Isto será abordado no passo6.

Nota: Acabou de inserir todas as informações obrigatórias. A quantidade de informações que introduz nos

outros campos é facultativa.

Personalizar Campos:Há mais de 30 campos personalizáveis que pode definir nos separadores de informação doequipamento. Os separadores que incluem as etiquetas personalizáveis são "Geral" (10),"Especificações" (20).

Por defeito, todos os campos personalizáveis possuem o nome "(campo personalizado)" quando está aadicionar uma nova peça de equipamento. Basta clicar no texto "(campo personalizado)" para definir aetiqueta. Será apresentado um pequeno ecrã com o nome actual. Altere o nome e clique em "OK". DICA: Depois de alterar as etiquetas personalizáveis, para não ter de introduzir os dados novamente,estas podem ser guardadas como pré-definições para cada equipamento que insira posteriormenteseleccionado a caixa "Guardar Etiquetas Personalizadas como Pré-Definição" na parte inferior do ecrã.Além disso, pode alterar os campos personalizáveis para mais do que uma peça de equipamento. Depoisde o equipamento ter sido adicionado ao Maintenance Pro, pode utilizar o utilitário "Importar EtiquetasPersonalizadas" localizado no item de menu FERRAMENTAS --> DADOS --> Importar CamposPersonalizados.

5) Clique no botão para guardar o seu equipamento.

6) Finalmente, ser-lhe-á perguntado se pretende configurar já a data de "Efectuado pela última vez".Mais uma vez, a data de "Efectuado pela última vez" é utilizada para calcular a data da próximamanutenção. Deve indicar ao Maintenance Pro quando é que os serviços foram efectuados pela últimavez ou deixar que o Maintenance Pro assuma a os valores de Data Base e Quilometragem Base paraos parâmetros de "Efectuado pela última vez" como ponto de partida. Escolha "Sim" ou "Não". Podesempre configurar os parâmetros de "Efectuado pela última vez" mais tarde clicando no botão

do ecrã do Gestor de Frota.


7 - Agendar e Rastrear Reparações

O Maintenance Pro inclui um utilitário de agendamento de reparação que lhe permite agendar ou indicarreparações inesperadas evidenciadas surante o funcionamento do equipamento. O maintenance Pro vairastrear estas reparações que são, também, um factor ao determinar a necessidade de intervenção noequipamento.

Por exemplo, let' s diz que observações que de um operador um calibre em uma parte de equipamentonão está funcionando corretamente. O operador (ou qualquer outra pessoa) pode registar este problemano Maintenance Pro para que a reparação seja assinalada, rastreada e acompanhada após a suaconclusão.

DICA: Em alternativa, na Edição Profissional, pode simplesmente criar uma ordem de trabalho para umareparação inesperada. No entanto, nos casos em que não deseja criar uma ordem de trabalho para umareparação não significativa, o utilitário de agendamento de reparação pode ser uma alternativa útil.

para registar uma reparação inesperada que tem de ser efectuada:

1) Seleccione o equipamento adequado no ecrã "Gestor de frota " e clique no botão

.

2) No ecrã "Agendar Reparação", pode registar os itens que requerem atenção na secção "InserirReparações Necessárias". Clique no botão "Adicionar" para inserir um novo item de reparação na listae introduza as informações para identificar o problema.

3) Se necessário, a reparação pode ser agendada para uma data posterior com base na disponibilidadedo equipamento. Se for uma reparação não significativa que não exija uma atenção imediata,seleccione a caixa de verificação "Adiar notificação até próxima MP" e a reparação será eliminada danotificação até à data do serviço de manutenção preventiva.

4) Clique no botão "Guardar".

Assim que a reparação for registada, desde que as opções de data, unidades ou adiamento não

3


tenham sido ajustadas, o equipamento será assinalado como estando a precisar de intervenção no ecrã"Gestor de Frota" com as reparações indicadas. A reparação será realçada com um ícone de chaveinglesa "vermelha", tal como descrito na secção "Gestor de Frota".

Nota: Para indicar que as reparações (ou MP) pendentes foram realizadas, pode registar uma entrada demanutenção (Edições Standard e Deluxe) ou criar/encerrar uma ordem de trabalho (Edição Profissional).Este procedimento será discutido numa secção posterior.

Ecrã de Gestão de Reparações Agendadas

Para visualizar uma lista das reparações pendentes que foram indicadas para qualquer equipamento,pode consultar "Gestão de Reparações Agendadas". Para abrir o ecrã "Gestão de ReparaçõesAgendadas", clique no botão "Reparações" na barra de ferramentas do menu principal. Aí podeadicionar, editar ou eliminar reparações agendadas.

Ecrã de Gestão de Reparações Agendadas:


8 - Janelas de Notificação

Durante o primeiro arranque do programa, o Maintenance Pro vai executar uma verificação de"Notificações" para verificar a manutenção vencida, as renovações de equipamento (isto é, de registo),e as renovações de funcionários (isto é, de cartas de condução, exames físicos, etc.). Se existirem novas notificações para além das que já lhe foram apresentadas no passado, o Maintenance Pro vaiapresentar um ou mais painéis de notificação que aparecerão no canto inferior esquerdo do ecrã do"Menu Principal".

Novas Notificações de Manutenção

(Edição Professional apresentada)

O painel disponibiliza três opções à escolha:

Criar ordens de trabalho (apenas Edição Professional) - Isto vai criar

ordens de trabalho para todos os itens de manutenção vencidos ou

brevemente vencidos.

Enviar Notificações por Correio Electrónico (apenas Deluxe e

Professional) - Envia por correio electrónico os novos itens de

manutenção para os contactos indicados. Seleccione o botão "Pré-

visualizar" para rever os endereços de correio electrónico antes de enviar

as mensagens.

Mostrar Notificações - Abre o ecrã de MP e Manutenção de Reparação

Vencidas com uma lista pendente para seleccionar o equipamento com

novos itens de manutenção.

Assim que seleccionar as suas opções, clique em "Continuar". Se pretender

adiar os itens de manutenção, clique em "Lembrar-me mais tarde". O painel

"Novas Notif icações de Manutenção" pode ser desactivado seleccionando a

opção "Impedir a apresentação desta janela de notif icação no futuro", ou

desactivando as notif icações em "Ferramentas -> Opções" na Barra de

Ferramentas do Menu Principal.

Novas validades de Funcionários;Este painel disponibiliza duas opções à escolha:

Ver o ecrã de Gestão de Funcionários - Abre o ecrã de gestão defuncionários.

Imprimir Notificações - Imprime uma lista dos funcionários comvalidades ultrapassadas.

Assim que seleccionar as suas opções, clique em "Continuar". Sepretender adiar os itens de validade, clique em "Lembrar-me maistarde". O painel "Novas Validades de Funcionários" pode serdesactivado seleccionando a opção "Impedir a apresentação destajanela de notificação de funcionários no futuro", ou desactivando asnotificações em "Ferramentas -> Opções" na Barra de Ferramentasdo Menu Principal.


9 - Calendar

Calendário de Serviço

Maintenance Pro inclui um serviço Calendar Equipamento que permite visualizar astarefas PM e reparos que estão programados no seu equipamento. Isto permite-lhevisualizar rapidamente quais os serviços que serão devidos em datas específicas.Você pode rever manutenção e reparos devidos, e até mesmo emitir ordens detrabalho usando o calendário.

Equipamento tela Calendário de Serviço:


(Edição Shop apresentada)

Equipamento devido ou logo devido pelo serviço será exibido no dia correspondentemanutenção é devido para que determinada peça de equipamento. Para ver amanutenção devida, passe o ponteiro do mouse sobre o equipamento ou clique duasvezes no equipamento para uma visão detalhada dos serviços necessários.

Você pode selecionar um ou vários pedaços devido de equipamentos no calendáriopara emitir automaticamente ordens de trabalho (loja Edition) ou entradas de


manutenção de registros (Deluxe Edition) para os serviços devidos. Para gerar umaúnica ordem de serviço ou entrada de manutenção, basta clicar em um pedaço deequipamento dentro do calendário e clique em "WO Issue" ou "Record Manutenção".Na Loja Edition, para gerar várias ordens de serviço, basta clicar nas caixas deseleção ao lado do equipamento que você deseja e clique em "WO Issue".

10 - Emitir/Actualizar uma Ordem deTrabalho

O Maintenance Pro inclui um sistema de ordens de trabalho integrado que vai emitir e actualizar asordens de trabalho que cria para o seu equipamento. As ordens de trabalho podem consistir emserviços de manutenção preventiva e/ou de reparação, detalhes de peças, de mão-de-obra, e outroselementos.

Pode emitir ordens de trabalho individuais para o seu equipamento ou criar conjuntos de ordens detrabalho em simultâneo. Quando as ordens de trabalho são criadas, possuem o estado predefinido "Aberta", que significa "não concluída". Quando a manutenção da ordem de trabalho é fisicamenteefectuada, o "Estado" da ordem de trabalho pode ser alterado para "Fechada". Quando uma ordem detrabalho é fechada, se aplicável, o Maintenance Pro vai repor os parâmetros "Efectuado Pela últimavez" do serviço de manutenção preventiva e apagar todas as reparações pendentes que estavamindicadas na sua ordem de trabalho. Além disso, será gravado um registo histórico do equipamentoindicando os serviços efectuados, os custos e outras informações.

Para emitir uma ordem de trabalho:

1) No ecrã "Gestor de Frota", seleccione uma peça de equipamento.

2) Depois, clique no botão . Se o equipamento seleccionado tiver um serviço agendado,aparece o seguinte ecrã:

Ecrã Criar Ordem de Trabalho


A partir deste ecrã, pode escolher "Criar ordens de trabalho" para "Todo o Equipamento", "Equipamento Seleccionado", "Categoria Seleccionada" ou "Categorias e Subcategorias Seleccionadas". A selecção predefinida é "Equipamento Seleccionado", mas pode alterar a escolha para criar ordensde trabalho para mais do que uma peça de equipamento de uma vez.

Pode, também, selecionar uma de várias "Opções de Criação":

Ordem de Trabalho em Branco - cria uma ordem de trabalho em branco que pode ser populadamanualmente.Incluir Todas as Manutenções Necessárias e com Avisos (predefinição) - Cria a ordem detrabalho e preenche automaticamente com a manutenção que está, actualmente, próxima da dataou brevemente vencida.Incluir Apenas a Manutenção Necessária - Cria a ordem de trabalho e preenche automaticamenteapenas com a manutenção próxima.Incluir Apenas Manutenção e Reparações Seleccionadas - Cria a ordem de trabalho e preencheautomaticamente apenas com as tarefas de manutenção existentes no ecrã "Gestor de Frota".

O botão "Avançadas" fornece opções de filtro adicionais como os intervalos de data, a selecção deserviços de MP específicos, entre outras.

Depois de fazer as suas selecções, clique no botão "OK". Se criar mais do que uma ordem de trabalho, aparecerá o ecrã "Resultados da Criação da Ordem de Trabalho" com as opções de visualização,impressão ou envio por correio electrónico do conjunto de ordens de trabalho que criou. Se criar apenasuma ordem de trabalho, aparecerá o ecrã "Nova Ordem de Trabalho":


Ecrã Nova Ordem de Trabalho:

Verá que a maior parte das informações já está pré-populada para a ordem de trabalho, incluindo amanutenção, actualmente, próxima ou brevemente ultrapassada. Neste ponto, pode simplesmenteguardar, imprimir ou enviar por correio electrónico a ordem de trabalho, excepto se preferir indicar outrastarefas de manutenção ou incluir informações adicionais. Opcionalmente, antes de guardar, podeseleccionar uma das caixas do canto inferior esquerdo do ecrã para imprimir, enviar por correioelectrónico ou criar uma factura para a ordem de trabalho. Assim que terminar, clique em "Guardar"

DICA: O Maintenance Pro oferece, também, a possibilidade de associar peças à manutenção preventiva.Deste modo, quando as tarefas de manutenção preventiva estão próximas e populadas na ordem detrabalho, o Maintenance Pro vai indicar automaticamente as peças necessárias para efectuar as tarefasde MP. Pode configurar as Associações de MP através do item de menu "CONFIGURAÇÃO -->Associações de MP" no menu do ecrã principal.


Tal como foi anteriormente mencionado, se criar mais do que uma ordem de trabalho em simultâneo, oecrã "Resultados da Criação da ordem de Trabalho" vai ser apresentado. Este ecrã vai apresentar umresumo das ordens de trabalho criadas:

Pode simplesmente fechar este ecrã ou escolher uma das seguintes opções: Gestão de OT - abre o ecrã Gestão de Ordens de Trabalho , que vai apresentar as ordens detrabalho que criou. Imprimir Todas - Imprime todas as ordens de trabalho criadas. Enviar Todas por Correio Electrónico - Envia por correio electrónico todas as ordens detrabalho criadas desde que tenham sido configurados os endereços electrónicos para o equipamentoadequado. Copiar para a Área de Transferência - Copia as mensagens do ecrã para a área detransferência, permitindo que sejam coladas num documento de texto.

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11 - Gestão de Ordens de Trabalho

O ecrã "Gestão de Ordens de Trabalho" é o centro de controlo das suas ordens de trabalho. Nesteecrã, pode modificar, eliminar ou imprimir ordens de trabalho. Pode também adicionar ordens detrabalho mas o método mais eficaz é criar ordens de trabalho directamente no ecrã "Gestor de Frota",tal como explicado na secção anterior.

Ecrã Gestão de Ordens de Trabalho:

Quando é aberto o ecrã "Gestão de Ordens de Trabalho", vai apresentar, por defeito, as ordens detrabalho actualmente "Abertas" no sistema.No entanto, pode alterar as "Opções de Visualização" nocanto inferior esquerdo do ecrã para apresentar as ordens de trabalho com outros estados.


DICA: Se preferir, pode alterar o estado de visualização predefinido do ecrã "Gestão de Ordens deTrabalho" nas opções do programa.

Fechar Ordens de Trabalho

Se tiver de adicionar ou actualizar informações da ordem de trabalho antes de fechar, faça duplo cliquena ordem de trabalho que pretende editar, ou seleccione a ordem de trabalho e clique no notão "Editar".Será apresentado o ecrã "Editar Ordem de Trabalho". Faça as alterações necessárias (p. ex., adicionarpeças, indicar informações de mão-de-obra, manutenção adicional, etc.) e, depois, defina o "Estado" daordem de trabalho para "Fechada". No final, defina o campo "Data de Conclusão" para a data correcta eclique em "Guardar".

Se quiser fechar a ordem de trabalho sem a editar, utilize o botão "Alternar" no canto inferior direito doecrã "Gestão de Ordens de Trabalho". Depois de clicar no botão "Alternar" numa ordem de de trabalho"Aberta", o estado da ordem de trabalho será automaticamente definido para "Fechada" e a "Data deConclusão" será definida para a data actual. Tenha em atenção que pode utilizar o botão "Alternar" parareabrir uma ordem de trabalho fechada.

No momento em que uma ordem de trabalho é fechada, desde que todas as manutençõesultrapassadas (ou brevemente ultrapassadas) tenham sido tratadas, o equipamento deixa de estarsombreado no ecrã "Gestor de Frota". Os dados de manutenção são actualizados para as tarefasefectuadas, e os valores de data/contador serão automaticamente avançados para o seguinte valor dedata/contador, respectivamente. Além disso, os dados da ordem de trabalho serão registados nohistórico de manutenção do equipamento.

Para sair deste ecrã, clique no botão "Fechar".

Validades:

As validades do equipamento como, por exemplo, as renovações de registo, notificações de inspecção,emissões, etc., poderão ser actualizadas no ecrã do gestor de frota clicando com o botão direito nalista de serviços expandida e seleccionando "Actualizar Validade". Será apresentado um calendáriopara que possa seleccionar a próxima data de validade.

12 - Visualizar o Histórico deManutenção

Quando é efectuada a manutenção a uma peça de equipamento (Edição Standard e Deluxe) ou sãoencerradas ordens de trabalho (Edição Profissional), é gravado um registo no histórico de manutençãoindicando a manutenão preventiva ou de reparação efectuada, as peças/mão-de-obra envolvidas, oscustos, entre outros elementos. O histórico de manutenção é útil para analizar custos e tendências denegligência, utilização excessiva ou envelhecimento de equipamento.

Para visualizar o histórico de manutenção do seu equipamento:

1) seleccione uma peça de equipamento.

2) Clique no botão .


Ecrã do Histórico de Manutenção:

Edição Profissional apresentada)

Consoante a edição do Maintenance Pro que adquiriu, poderão existir 5 separadores disponíveis noecrã do histórico: "Entradas do Histórico", "Serviços de MP", "Reparações", "Peças", e "Mão-de-Obra".



O separador "Entradas do Histórico" apresenta os registos históricos gravados para o equipamentoseleccionado no ecrã do "Gestor de Frota". Pode ver mais detalhes de um registo histórico específicoseleccionando esse registo histórico e clicando nos ecrãs dos outros separadores para visualizar asinformações de MP, reparações, peças, mão-de-obra, etc. Além disso, podem ser seleccionados nesteecrã vários registos históricos utilizando as teclas e . À medida que selecciona vários registoshistóricos, os separadores MP, Reparações, Peças e Mão-de-Obra serão populados com os dados deTODOS os registos seleccionados.

Na parte inferior do ecrã, poderá ver os parâmetros de visualização de intervalos temporais e a soma datotalidade de MP, reparações, peças e mão-de-obra:


Os critérios de intervalo temporal permitem-lhe visualizar o histórico de um determinado período detempo. Por exemplo, as empresas com históricos de equipamento extensos poderão querer visualizarapenas o histórico do ano actual. Seleccione a caixa de verificação "Activar intervalo temporal" e utilizeos comandos de seleccção do calendário para seleccionar as datas pretendidas. Os parâmetros deintervalo temporal podem ser, também, definidos nas opções do programa para manter as mesmasdefinições de intervalo temporal sempre que é apresentado o ecrã do histórico de manutenção.

A secção "Soma" é calculada com base nas entradas do histórico que estão a ser visualizadas. Seconfigurou o intervalo temporal para o ano actual, a soma será calculada apenas para esse ano. Ocusto por milha/quilómetro/hora (localizado imediatamente por baixo da secção "Soma") é calculado damesma forma.

13 - Criar Relatórios

O Maintenance Pro inclui diversos relatórios que detalham quase todos os aspectos dos dados da suafrota.

Todos os relatórios podem ser activados no menu pendente "Relatórios" do ecrã principal. Osrelatórios estão classificados de forma que possa facilmente encontrar o relatório que está a procurar.Além disso, muitos dos ecrãs do Maintenance Pro possuem um botão "Imprimir", com o qual podecriar os relatórios associados a esse ecrã.


Quando escolhe um relatório para imprimir, aparece o seguinte ecrã:

Consoante o relatório que escolher, serão apresentados os seguintes comandos de filtro neste ecrã:


Opções de Filtro e Ordenação

O Maintenance Pro permite-lhe definir os dados que pretende visualizar no relatório através doscritérios de filtro. Dependendo do relatório que seleccionar, este ecrã incluirá determinadas opções defiltro e ordenação. As opções de filtro e ordenação de cada relatório variam consoante o tipo derelatório a imprimir. Por exemplo, um relatório que não possui critérios de data disponíveis, nãoapresentará as opções de filtro por data.

Segue-se uma descrição dos métodos de filtro disponíveis:

Filtro de selecção de Equipamento:

Se o relatório seleccionado for baseado no equipamento (p. ex., histórico), serão apresentadas asopções de filtro:

Esta funcionalidade permite-lhe imprimir por selecção de equipamento. As opções são:

"Todo o Equipamento" - imprime o relatório seleccionado para a totalidade da frota."Apenas o Equipamento Seleccionado" - imprime o relatório seleccionado para o equipamentoseleccionado no ecrã "Gestor de Frota". Poderá seleccionar vários equipamentos no ecrã "Gestorde Frota"."Categoria Seleccionada" - imprime o relatório seleccionado para o equipamento da categoriaseleccionada, escolhida no ecrã "Gestor de Frota"."Localização Seleccionada" - imprime o relatório seleccionado para o equipamento na localizaçãoseleccionada, escolhida no ecrã "Gestor de Frota".

Também pode atribuir um filtro de estado ao relatório através da lista pendente "Filtro de Estado".

Filtro por Data

Se o relatório seleccionado incluir informações de data, será apresentada a opção de filtro por data:

Seleccione a caixa "Imprimir registos em que..." para activar o filtro por data para o relatórioseleccionado.

Depois, se o relatório possuir vários campos de data, escolha o campo de data que quer filtrar. Noexemplo anterior, o campo de data seleccionado é "Data de Conclusão".

De seguida, para poupar tempo, o Maintenance Pro apresenta uma lista de filtros rápidos de datadisponíveis (p. ex., Ano Actual, Último Mês, etc...). Escolher um destes filtros rápidos vai preencherautomaticamente as caixas de data com as data adequadas. Se quiser, também pode ajustarmanualmente as datas.


Critérios de Filtro Adicionais

Se tiver de ser mais específico, o Maintenance Pro proporciona também uma área onde pode filtrarquase todos os campos de um relatório. Seleccione a caixa "Especificar critérios de filtroadicionais" para activar esta secção. Depois, seleccione o "Campo" que pretende filtrar, a "Condição" e, finalmente, o "Valor".

Opções de Ordenação

Pode ordenar o seu relatório utilizando, no máximo, três campos. Cada relatório possui os seuspróprios campos de ordenação predefinidos que serão apresentados automaticamente nesta área.Deste modo, não tem de escolher um método de ordenação excepto se quiser ordenar o seu relatóriopor outra ordem que não as definições predefinidas.

DICA: Não se esqueça que o agrupamento de um tipo de relatório pode interferir nos campos de

ordenação que seleccionar. Assim, *poderá* ser necessário alterar o modelo dos relatórios paara alterar

as respectivas atribuições de agrupamento para poder obter os resultados de ordenação que pretende.

Utilize as listas pendentes do campo de ordenação para seleccionar cada campo de ordenação. Senão quiser ordenar por um campo específico, seleccione "(nenhum)" na lista.


Assim concluímios a secção "Começar a Trabalhar" do Maintenance Pro. O programa possui muitasoutras funcionalidades, não tratadas aqui. Essas outras funcionalidades incluem o rastreio de inventáriode peças, notas de encomenda, funcionários, fornecedores, entre outras. Para mais informações,consulte a ajuda em linha disponibilizada com o programa ou obtenha o manual completo no CD-ROMou no sítio de Internet. Visite fequentemente www.mtcpro.com/pt para obter as últimas actualizaçõese informações.

http://www.mtcpro.com

tabela de conteúdos 1 introdução 1 o menu princip o gestor ... · manutenção indicam se o...

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