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CENTRO UNIVERSITÁRIO ÍTALO BRASILEIRO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
FABIANO DE SOUZA SALVINO JONAS DOS SANTOS
JOSÉ RICARDO ARRUDA MEIMEI ROCHA
RAFAEL CRISTIANO
OS IMPACTOS QUE O SPED TROUXE PARA A CONTABILIDADE
SÃO PAULO 2011
CENTRO UNIVERSITÁRIO ÍTALO BRASILEIRO CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
FABIANO DE SOUZA SALVINO JONAS DOS SANTOS
JOSÉ RICARDO ARRUDA MEIMEI ROCHA
RAFAEL CRISTIANO
OS IMPACTOS QUE O SPED TROUXE PARA A CONTABILIDADE
Monografia apresentada como exigência parcial para a obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis , ao Centro Universitário Ítalo Brasileiro – UniÍtalo, sob a orientação da Prof.Especialista Roberto de Oliveira Araujo
SÃO PAULO 2011
FABIANO DE SOUZA SALVINO JONAS DOS SANTOS
JOSÉ RICARDO ARRUDA MEIMEI ROCHA
RAFAEL CRISTIANO
OS IMPACTOS QUE O SPED TROUXE PARA A CONTABILIDADE
Monografia de Conclusão de Curso apresentada ao Centro Universitário Ítalo Brasileiro, como parte dos requisitos para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis sob a orientação do Prof.Especialista Roberto de Oliveira Araujo.
Nota ____________________________
Data da Aprovação: _____/_____/_____
BANCA EXAMINADORA:
Prof.
Assinatura________________________________________
Prof.
Assinatura________________________________________
Prof.
Assinatura________________________________________
Dedicamos esse trabalho a todos que nos incentivaram nessa jornada, que nos momentos de fadiga e desilusão mostraram-nos que éramos capazes de conquistar o nosso objetivo.
AGRADECIMENTOS
Agradecemos primeiramente a nossa família pela paciência, aos nossos mestres e professores que são alguns dos exemplos de motivação e conduta de profissional.
E a todos que de alguma forma nos ajudaram direta e indiretamente para a realização desta monografia.
“O que fazemos na vida, ecoa na eternidade.” General Máximus Décimus Meridius
RESUMO
A contabilidade sempre seguiu os avanços da sociedade em seu tempo,
nossa pesquisa originou-se pela necessidade de mostrar os impactos e mudanças
no ambiente contábil. Hoje em um mundo globalizado se faz necessário o acesso
rápido, prático e transparente de informações que com o SPED foi implantado em
várias empresas.
Precisamos entender o que mudou para o contabilista, quais as dificuldades,
possíveis soluções e benefícios dessa nova era de contabilidade eletrônica.
Fizemos uma pesquisa dentro de uma área contábil através de entrevistas,
para apurar quais os problemas encontrados nesse processo, qual o conhecimento
sobre o assunto a solução encontrada por essa empresa. Alguns dos fatos já foram
apontados em livros de autores como Roberto Dias Duarte, Nivaldo Cleto e Fabio
Rodrigues de Oliveira. Fizemos também entrevista com um profissional que atua
diretamente no projeto, através de palestras, seminários e blog.
A análise feita percebeu que mesmo com todas essas mudanças na
contabilidade brasileira, como a padronização das normas, massificação dos
sistemas integrados e escrituração digital a essência e a pratica contábil não mudou,
o que ocorreu foi um avanço tecnológico e nova forma de apresentação das
informações, hoje se faz necessário enquadrar o profissional a nova realidade e
incorporar os benefícios trazidos por essa nova escrituração.
Palavras chave: SPED, processo, normas, sistemas, escrituração, digital
ABSTRACT
Accouting has always followed society progress along with its improvement.
Our research has been motivated by the need of demonstrate the impacts and
changes that have occurred in accounting segment. Now a days, with the
globalization, become necessary the simple, clear and fast access to information that
have been implanted in several companies by the SPED.
We need to understand what have changed to the accountant, the difficulties
that will be found, the possible solutions and benefits of this new age of electronic
accounting.
We have made a research trough interviews within an accounting area in
order to analyze the problems found in this process, the knowledge of the subject
and the solution that were found by this company. Some facts have already been
mentioned in books of such authors as Roberto Dias Duarte, Nivaldo Cleto and Fabio
Rodrigues de Oliveira. We have also interviewed a professional that works directly on
the project through lectures, seminaries and blog. The analysis has found that even
with all these changes in Brazilian accounting, such as rules standardization,
enlargement of the integrated systems an digital bookkeeping, the accounting
practice and essence has not changed, occurred a technological breakthrough and a
brand new way of presenting information.
Now a days, become necessary to fit the professional to the new reality and
associate the benefits brought by this new bookkeeping.
Key words: SPED, process, standards, systems, bookkeeping, digital.
SUMÁRIO
CAPITULO 1 INTRODUÇÃO ............................. ....................................................... 10
CAPITULO 2 REFERENCIAL TEÓRICO .................... ............................................. 15
2.1 A contabilidade ................................... .......................................................... 15
2.2 Início da contabilidade ........................... ...................................................... 16
2.3 A evolução da contabilidade no Brasil ............. .......................................... 18
2.4 Globalização ...................................... ........................................................... 20
2.5 Padronização das Normas Contábeis (Lei 11.638/07) . .............................. 22
2.6 Sistemas de Informação Integrados ................. .......................................... 24
2.7 O que é SPED ...................................... .......................................................... 27
2.7.1 Sub-Projetos do SPED .............................. ................................................ 29
2.7.2 Certificação Digital .............................. ...................................................... 29
2.7.2.1 Assinatura digital ......................................................................................... 30
2.7.2.2 IPC-Brasil .................................................................................................... 31
2.7.3 NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ..................... .............................................. 31
2.7.4 EFD (Escrituração Fiscal Digital) ................. ............................................ 34
2.7.4.1 EFD ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) /IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) ................................................................ 34
2.7.4.2 EFD PIS (Programa de Integração Social) /COFINS (Contribuição para o Financiamento da seguridade Social) ....................................................................... 35
2.7.5 ECD (Escrituração Contábil Digital) ........................................................ 36
2.7.5.1 Plano de contas referencial ......................................................................... 37
2.7.5.2 Validação e transmissão do Arquivo ........................................................... 38
2.7.6 RTT (Regime Tributário de Transição) e F-CONT (Cont role Fiscal Contábil de Transição) ............................................................................................ 39
2.7.7 Próximas obrigações ................................................................................ 39
2.7.7.1 E-LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real) ............................................. 39
2.7.7.2 E-Fopag (Folha de Pagamento) .................................................................. 40
2.7.7.3 Central de Balanços .................................................................................... 40
CAPITULO 3 ESTUDO DE CASO ......................... ................................................... 41
3.1 Metodologia ....................................... ........................................................... 41
3.2 Caracterização da Empresa ......................... ................................................ 43
3.3 O SPED CONTABIL na empresa ........................ .......................................... 44
3.4 Entrevista ........................................ .............................................................. 48
CONCLUSÃO ......................................... .................................................................. 57
REFERENCIAS ......................................................................................................... 59
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CAPITULO 1 INTRODUÇÃO
A escrituração contábil conforme a NBCT2 1 passa por muitas mudanças,
sempre seguindo os avanços da sociedade e tecnologia como a internet e a
globalização. É neste cenário que foi instituído o SPED (Sistema Público de
Escrituração Digital). Desde a pré-história existem manifestações que se referem à
escrituração contábil. Naquele período o controle dos objetos e suas respectivas
quantidades eram feitos através de riscos e figuras. Em vários países foram
encontrados esses registros, datados de cerca de 20 mil anos atrás.
Como passar do tempo, houve contribuições para a melhoria desse processo,
as quais foram encontradas em Uruk, na Suméria. Temos o exemplo da escrita
cuneiforme, que era feita em placas de argila fresca, por meio de pedaços de
madeira. Aos poucos, essas placas foram se adaptando e ficando maiores, daí
nasceu o Diário.(cf.Rios, 2010)
Com o surgimento do papiro no Egito, a evolução tornou-se mais dinâmica e o
escriba era a função mais digna de todas. Os contadores tinham missões
diplomáticas e militares, tamanha a importância desse profissional.
Vários povos contribuíram para esse processo evolutivo. Os gregos prezavam
pela contabilidade pública, mostrando nas praças as tábuas de mármore nas quais
estavam todas as entradas e saídas de dinheiro. Em Roma tinha aspecto mais
1 NBCT 2 – Norma Brasileira de Contabilidade T 2 estabelece normas, conceitos e regras
para escrituração contábil.
11
analítico, onde a análise era feita por atividades e, para cada uma delas existia um
livro.
Em 1494 o Frei Luca Pacioli publicou o livro “La Summa de Arithmetica,
Geometria, Proportioni et Proportionalitá” que trazia uma revolução na escrituração
contábil, era o método das partidas dobradas (MONTEIRO, 1986).
A contabilidade foi acompanhando os avanços sociais e tecnológicos sempre
em busca de melhorias e controles mais transparentes e seguros. Hoje, com o
mundo globalizado e a necessidade de obter informações numa quantidade maior e
com mais rapidez foram incorporados novos processos à escrituração contábil.
No inicio, as transações eram manuscritas utilizando os livros e papéis
adequados, depois o processo foi mecanizado no qual os livros poderiam ser
substituídos por fichas numeradas, mas logo se tornou eletrônico, através de
computadores e softwares contábeis, que constantemente estão em atualização.
Estas mudanças também obrigaram os contabilistas a manterem um
acompanhamento mais próximo de toda essa evolução.
Esta mudança trouxe a Escrituração Contábil Digital (ECD) através da
implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que veio para
integrar de maneira transparente Fisco e contribuintes.
Ele foi instituído pelo Decreto nº 6.022 de 22 de janeiro de 2007, com o intuito
de integrar todas as informações contábeis e fiscais das empresas, trazendo consigo
benefícios para todos os envolvidos.
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Abordaremos as mudanças na escrituração contábil com foco no SPED
CONTÁBIL, trazendo os impactos, o processo e melhorias que essa nova obrigação
trouxe para todas as empresas.
Este se justifica, pois o assunto SPED traz muitas mudanças para a
escrituração, essa pesquisa limita-se a um vértice desse projeto devido ao grande
impacto nas empresas e na contabilidade.
Com o avanço tecnológico e a velocidade das informações no cenário
mundial, houve muitas mudanças em vários ambientes, inclusive no contábil. Esses
novos processos digitais - SPED, Nota Fiscal eletrônica, novas políticas, Lei
11.638/07, IFRS, entre outros trouxeram uma necessidade muito grande de acesso
à informação de forma rápida e clara.
A Escrituração Digital Contábil supre essa necessidade expondo as
informações das empresas com transparência, rapidez e qualidade na informação
que é apresentada aos contribuintes e Fisco.
Essa pesquisa se justifica, pois apontará o que mudou na contabilidade, os
obstáculos encontrados, impactos, soluções, benefícios e os próximos passos
previstos.
Por conta disso, o problema dessa pesquisa é: O que mudou na escrituração
contábil e quais os impactos trazidos com a implantação do SPED CONTÁBIL ?
A implementação da escrituração contábil poderá trazer benefícios tais como
a diminuição dos custos, modernização de processos e adequação a um mundo
13
globalizado e ágil. Outro ponto importante é a transparência das informações
divulgadas, isso diminuirá a possibilidade de erros e fraudes.
Como, também existem dificuldades na implementação e na adaptação a
esse novo sistema, isso incorrerá em multa e encargos devido ao não cumprimento
dos prazos de entrega, impossibilitando assim a participação de licitações, emissão
de certidões, fusões, entre outros.
A pesquisa tem por objetivo geral apontar as dificuldades que as empresas
enfrentam com o advento do SPED CONTÁBIL, seus impactos na implementação,
possíveis soluções e conhecimento sobre a era da contabilidade eletrônica.
Nossa pesquisa é de cunho bibliográfico, estudo de caso na empresa,
entrevistas e pesquisa de campo com pessoas que participaram do desenvolvimento
de projetos do SPED em ambientes corporativos.
No capitulo 2 apontaremos como surgiu a contabilidade desde os primeiros
registros e a sua evolução no decorrer dos tempos, também o seu desenvolvimento
no Brasil a partir do Código Comercial e convergência e padronização trazida pela
Lei 11.638/07.
Esse processo tornou a contabilidade globalizada e com os avanços
tecnológicos que acompanharam esse processo através dos sistemas integrados
que aqui no Brasil culminou no SPED. Vamos discorrer sobre todas as vertentes do
projeto SPED, como surgiu, apontar as características delas e o que tem além do
SPED CONTÁBIL.
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No capitulo 3 teremos nosso estudo de caso, feito através de pesquisa de
campo numa grande empresa contando o que mudou numa empresa que não tinha
o SPED Contábil e agora teve que se adaptar a essa nova realidade.
Também fizemos uma entrevista com um profissional, sócio-diretor de uma
grande empresa de consultoria tributária que participa ativamente dos projetos
através de palestras, cursos, blog e mídias sociais.
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CAPITULO 2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 A contabilidade
A contabilidade pode ser explicada devido à necessidade de suprir as
limitações da memória humana mediante um processo de classificação e registo que
lhe permitisse lembrar facilmente as variações sucessivas de determinadas
grandezas, a fim de saber sua dimensão, podemos então dizer que a contabilidade é
a técnica de gerir com a finalidade de determinar a situação patrimonial das
emptresas e seus resultados.
O que interessa para as empresas não é apenas o registo histórico dos fatos
patrimoniais, mas também a previsão do que está por vir, desta forma a
contabilidade demonstra a eficiência nesta gestão.
Conhecer o passado o presente e o futuro é vital para qualquer empresa, pois
terá condições através das informações tempestivas de evitar negociações
desastrosas que poderão colocá-la em situação de grande risco dentro do mercado
em que atua. Neste sentido a contabilidade tem o papel importante na obtenção de
informações que irão compor o leque para a tomada de decisões estratégicas.
Com os problemas que surgem e surgirão o profissional de contabilidade
deve buscar outros conhecimentos como direito fiscal, direito comercial, organização
de empresas, gestão e análise financeira, entre diversas outras que lhe
proporcionarão melhor desempenho em suas funções.
16
Desta forma entender que a contabilidade tem como objetivo observar,
registrar e informar os fatos econômico-financeiros ocorridos dentro do patrimônio de
uma entidade, mediante a aplicação dos princípios, normas e técnicas da profissão
contábil.
2.2 Início da contabilidade
Desde a pré-história existem manifestações que se referem à escrituração
contábil. Naquele período, era feita através de riscos e figuras o controle dos objetos
e suas respectivas quantidades. Em vários países foram encontrados esses
registros com data a cerca de 6.000 anos atrás.
Segundo Lopes de Sá (2002,p. 22)
Há mais de 20.000 anos, no Paleotico Superior, quando era ainda primitiva a civilização, mas já havia a indústria de instrumentos, como forma de uso de uma inteligência já desenvolvida, segundo Morgan, surgiram as observações do homem em relação a suas provisões que eram sua riqueza patrimonial.
Conforme Hendriksen e Van Breda( 2009) muito antes que a Europa se
tornasse o grande centro do mundo,já existiam relatos de economia sofisticada no
Oriente Médio e Extremo-Oriente. Na Dinastia Shang, na China, que remonta a 1600
a.C. no Egito, também foram encontrados vários registros contábeis desses
períodos. Por exemplo, os agricultores egípcios nas margens do Nilo pagavam aos
coletores de tributos com cereais e linhaça pelo uso de água para irrigação. Recibos
eram dados aos agricultores desenhando-se figuras de recipientes de cereais nas
paredes de suas casas.
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Os arqueólogos creem que as fichas de argila, abundantes na Mesopotâmia
eram usadas de maneira similar para fins contábeis. Sistemas contábeis sofisticados
parecem ter existido na China já em 2000 a.C., em referências intrigantes denotam
uma familiaridade com o sistema de partidas dobradas em Roma no inicio da era
Cristã.
Os registros já eram preocupação do homem, conforme Lopes de Sá (2002 ,
p. 23)
Há mais de 6000 anos o comercio já era intenso, o controle religioso sobre o Estado já era grande e poderoso, daí derivando grande quantidade de fatos a registrar, ensejando, também, o desenvolvimento da escrita contábil.
A atividade de troca e venda dos comerciantes semíticos requeria o
acompanhamento das variações de seus bens quando cada transação era efetuada.
As trocas de bens e serviços eram seguidas de simples registros ou relatórios sobre
o fato. Mas, as cobranças de impostos na Babilônia já se faziam com escritas,
embora rudimentares.
Há informações que os primeiros rudimentos de Balanço surgiram no ano de
1.300 em Florença, Itália.
Os primeiros registros contábeis encontrados têm cerca de 600 anos, sendo
que o primeiro codificador da contabilidade um frei Franciscano chamado Irmão
Luca Pacioli, que escreveu o livro intitulado “Summa de arithmetica, geométrica,
proportioni et proportionslitá” (Contabilidade por Partidas Dobradas), publicado em
1494, enfatizando que a teoria contábil do débito e do crédito corresponde à teoria
dos números positivos e negativos.
18
A Summa era principalmente um tratamento matemático, mas incluía uma
seção sobre o sistema de escrituração por partidas dobradas, denominada
Particulares de Computis et Scripturis.
Pacioli, apesar de ser considerado o pai da Contabilidade, não foi o criador
das Partidas Dobradas. O método já era utilizado na Itália, principalmente na
Toscana, desde o Século XIV.
Com a evolução dos anos a contabilidade passou a ser essencial na vida do
homem e a partir do sec. XV mostra que a contabilidade nasceu na Itália, atribuídos
a ela uma série de avanços matemáticos e tecnológicos e também a outros motivos
como colonização, guerras e doenças. No início do século. XIX começa a se firmar e
vem se adaptando com o passar do tempo.
2.3 A evolução da contabilidade no Brasil
O que ocorreu no Brasil quanto à evolução da contabilidade foi o oposto do
que ocorreu na Itália, parte da Europa ou EUA, pois nestes países não houve tanta
interferência da legislação. O desenvolvimento contábil brasileiro teve início com o
Código Comercial em 25 de Junho de 1850, que instituiu a obrigatoriedade da
escrituração contábil e da elaboração anual da demonstração do balanço geral
composto de bens, direitos e obrigações das empresas comerciais.
A primeira regulamentação contábil realizada em território brasileiro ocorreu
em 1870, através do reconhecimento oficial da Associação dos Guarda-Livros da
Corte, pelo Decreto Imperial nº 4.475. Esse decreto representa um marco, pois
caracteriza o guarda-livros como a primeira profissão liberal regulamentada no país.
19
Dentre as competências exigidas desses profissionais estavam quase sempre
o conhecimento das línguas portuguesas e francesas, a esmerada caligrafia e,
posteriormente o advento das máquinas e o eficiente conhecimento das técnicas
datilográficas.
Em 1902 surgiu a Escola Prática de Comércio em São Paulo, que criou um
curso regular que oficializasse a profissão contábil. O objetivo desta escola era o de
aliar ao desenvolvimento agrícola, o início da expansão industrial com a
necessidade de habilitar e criar especialistas para, internamente, preencher as
tarefas de rotina da contabilidade, controlar as finanças e, externamente, dotar São
Paulo de elementos capazes de articular o desenvolvimento dos negócios, com a
consequente ampliação das fronteiras de atuação.
O Decreto-Lei nº 2627 de 1940, instituiu a primeira Lei das Sociedades
Anônimas S/A, estabelecendo procedimentos para a contabilidade como:
• Regras para a avaliação de ativos. • Regras para a apuração e distribuição dos lucros. • Criação de reservas. • Determinação de padrões para a publicação do balanço. • Determinação de padrões para a publicação dos lucros e perdas.
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC), através da Resolução CFC
321/72 passou a adotar os princípios de contabilidade, como normas resultantes do
desenvolvimento da aplicação prática dos princípios técnicos emanados da
contabilidade, visando proporcionar interpretações uniformes das demonstrações
contábeis.
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Em 1976 foi publicada a nova Lei das S/A nº 6404, significando uma nova
fase para o desenvolvimento da contabilidade no Brasil e incorporando de forma
definitiva as tendências da Escola Norte-Americana.
Em 1981 a Resolução CFC nº 529 disciplinou as Normas Brasileiras de
Contabilidade e a Resolução CFC nº 530 os Princípios Fundamentais de
Contabilidade, os quais foram atualizados em 1993 pela Resolução CFC º 750.
Em 28 de Dezembro de 2007, a Lei 11.638 altera e revoga dispositivos da Lei
n 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e da Lei n 6.385, de 7 de dezembro de 1976, e
estende às sociedades de grande porte disposições relativas à elaboração e
divulgação de demonstrações contábeis. Até a primeira metade da década de 1970
o profissional do ofício técnico também era conhecido como guarda-livros, mas esta
expressão caiu completamente em desuso, pois a Lei nº 3.384/58 definiu uma nova
denominação à profissão de guarda-livros, pois nela fica estabelecido que tais
profissionais passariam a integrar a categoria de Técnico em contabilidade.
Atualmente, os profissionais de Contabilidade são chamados de contadores,
são aqueles que se formam ou concluem os cursos de nível superior de Ciências
Contábeis e recebem o diploma de Bacharel em Ciências Contábeis. Há também o
título, Técnico de Contabilidade aos que têm formação de nível médio/técnico.
2.4 Globalização
Com a evolução e o avanço das tecnologias da informação os meios de
comunicação, têm um papel de grande importância para agilizar os processos
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comerciais e transações financeiras internacionais e locais, isso permite uma
integração mundial sem precedentes.
Ainda não há um conceito único de globalização e sua origem, alguns dizem
que ela surgiu na Europa, outros que foi na expansão do império romano, outros que
foi em 1945 com a vertente da fragmentação política, outros após a Segunda Guerra
Mundial em 1989 com a queda do muro de Berlim, a questão é que ela é um
fenômeno muito debatido, mas que mudou radicalmente os processos de negócios e
abriu muitas fronteiras antes intransponíveis, fazendo com que, acontecimentos em
um país afetem diretamente outros.
A Globalização é um processo de integração global e segundo David Held e
Anthony McGrew é: são mudanças na política e economia mundial das últimas
décadas, explorado por diversos países que exportam e importam os mais diversos
produtos, para que este processo funcione a tecnologia da informação deve estar
sempre em intensa revolução.
Segundo Barbosa (2010, p.12 e 13):
A globalização caracteriza-se, portanto, pela expansão dos fluxos de informação – que atingem todos os países, afetando empresas, indivíduos e movimentos sociais -, pela aceleração das transações econômicas - envolvendo mercadorias, capitais e aplicações financeiras que ultrapassam as fronteiras nacionais – e pela crescente difusão de valores políticos e morais em escala universal
Este processo muda a visão dos países, pois neste cenário global há uma
integração social em alta velocidade fazendo com que seus efeitos sejam locais,
mundiais e ainda em tempo recorde em magnitude de grande progressão.
22
2.5 Padronização das Normas Contábeis (Lei 11.638/0 7)
Desde o avanço da globalização houve a necessidade da contabilidade
brasileira também entrar nesse processo. Com isso passamos a utilizar práticas
utilizadas nas principais economias mundiais.
Com essas mudanças as nossas demonstrações poderão ser analisadas em
qualquer parte do mundo, oferecendo mais transparência e garantia de consistência
dos fatos ali apresentados.
Nesse processo de convergência aos padrões internacionais de
contabilidade, haverá envolvimento de todo o quadro societário e dos profissionais
contábeis, pois envolverá prazos, capacitação profissional e melhoria nas estruturas
das empresas.
Mas apesar do esforço teremos alguns benefícios nessa etapa como:
comparabilidade da informação contábil, normas baseadas em princípios no lugar de
regras, uma visão mais decisória e gerencial entre outras.
Segundo especialistas as principais mudanças trazidas com a promulgação
da Lei 11.638/07, foi a atualização das regras contábeis brasileiras e o
aprofundamento da harmonização dessas regras com os pronunciamentos
internacionais, principalmente com os emitidos pelo International Accouting
Standards Board (IASB) e os dos International Financial Reporting Standard (IFRS),
dos pontos principais destacaremos alguns.
As companhias deverão informar através de Notas Explicativas, nas
demonstrações financeiras encerradas em 31 de dezembro de 2007, os eventos da
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nova Lei, e seus reflexos em 2008, e os efeitos de maior relevância no patrimônio de
2007 e 2008.
Substituição da Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos-
DOAR, pela Demonstração dos Fluxos de Caixa – DFC (art. 176, IV).
A Demonstração de Valor Adicionado – DVA, passa a ser obrigatória no
conjunto das demonstrações financeiras, no que diz respeito a sua elaboração e
divulgação (art.176, V)
Separação na forma de escrituração mercantil e a contábil, desde que após a
apuração do lucro para efeito de tributação, sejam feitos os ajustes necessários,
para que as demonstrações financeiras estejam de acordo com a Lei 6406/76 e os
Princípios Fundamentais de Contabilidade, as quais deverão ser auditadas por
auditores independentes, registrados na CVM, de acordo com o art.177, § 2º, II – da
Lei 11.638/07
Criação de 02(dois) novos grupos de contas, conforme art.178, § 1º, c e § 2º,
d) sendo no Ativo Permanente a conta de Bens Intangíveis e no Patrimônio Líquido
a conta de Ajustes de Avaliação Patrimonial
Estabeleceu também a contabilização a valor de mercado dos ativos e
passivos em reorganizações societárias de partes independentes. Houve alteração
no critério de avaliação de coligadas.
Criação de Reservas de Incentivos Fiscais, com a contabilização diretamente
no resultado do exercício (art.195 A).
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Sociedades de grande porte, que possuem ativos totais superiores a 240
milhões ou receita bruta superior a 300 milhões obrigadas a manter escrituração e
elaborar demonstrações financeiras de acordo com a Lei societária.
Segundo Oliveira (2009):
Os impactos oferecidos pela Lei 11638/09 e 11941/09 são amplos não estão apenas na esfera do critério de contabilização e outros como já citados neste artigo. Em nosso entendimento a amplitude chega-se até ao SPED Contábil uma vez que a IN RFB 787/07 determina que as empresas de Lucro Real, observadas as regras da norma, são obrigadas a entregarem o SPED até 30 de junho do exercício seguinte. Assim, aos que optaram ao RTT no ano calendário 2008-2009, optantes do Lucro Real, entende-se que aos que entregaram o ECD – Escrituração Contábil Digital – em 30 de Junho de 2009, tais informações entregues ao fisco esteja com base nas normas contábeis em vigência, observadas as notas explicativas detalhando a adoção da Lei 11638/07 e 11941/09.
Devido às mudanças mencionadas de acordo com a Lei 11.638/07, é de
suma importância que as empresas que serão atingidas por essas mudanças se
preparem para os necessários ajustes decorrentes destas alterações.
2.6 Sistemas de Informação Integrados
Com o avanço da tecnologia e a necessidade de obter controles mais
eficazes surgiram os sistemas para auxliar na produção e gestão das empresas. No
início da decada de 1970 veio o primeiro chamado de MRP (Material Requirement
Planning – Planejamento de Necessidades de Materiais) que era utilizado no
planejamento do processo produtivo.
25
Já em meados dos anos 1980 veio o MRP II (Manufacturing Resource
Planning – Planejamento dos Recursos de Materiais) que controlava outras
atividades além do processo produtivo como a mão-de-obra de maquinário. Com o
tempo e tambem pela necessidade foram acrescidos novos módulos como
controladoria e financeiro, logo após toda essa integração o sistema passou a ser
chamado de ERP.
O Sistema ERP(Enterprise Resource Planning) ou SIGE(Sistemas Integrados
de Gestão Empresarial, no Brasil), são responsáveis pela integração de dados de
uma entidade dentro de um único sistema, pode ser funcional ou sistêmica, é o meio
pelo qual as empresas armazenam os dados do seu negócio atarvés de seus
softwares e os integram.
O que podemos dizer é que o sistema ERP proporciona maior confiabilidade
dos dados, pois os dados são monitorados em tempo real o que diminue o
retrabalho, desde que alimentados corretamente pelos usuários.
Segundo Caiçara Junior (2008, p.84) :
Uma definição de ERP que abrange o termo de forma didática o conceitua como um sistema de informação adquirido na forma de pacotes comerciais de software que permitem a integração entre dados dos sistemas de informação transacionais e dos processos de negócios de uma organização.”
Ele é um grande banco de dados de interagem e se realimentam, desta forma
o dado inicial sofre mudança de cordo com seu status, como por exemplo ordem de
vendas que se transforma no produto final alocado aos estoque da companhia. Com
este sistema a empresa pode planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de
produção de forma dinâmica.
26
Alguns pontos positivos do ERP são: Eliminação do uso de interfaces
manuais, redução de custos, otimização do processo na tomada de decisões,
redução do tempo dos processos gerenciais entre outras coisas.
Alguns pontos negativos do ERP são: Altos custos de aquisição do sistema o
que o torna inviável devido ao custo/benefício; dependência do fornecedor do
pacote, os módulos são dependentes uns dos outros e quando não alimentados
corretamente causam retrabalhos entre outras coisas.
As informações dentro de um sistema devem seguir atributos relacionados à
informação como: Confidencialidade: limita o acesso ao dono da informação ou
outras entidades liberadas pelo mesmo; Integridade: é o que garante que a
informação dentro do sistema é legímita e não foi alterada;Disponibilidade: o
proprietário garante que estará sempre disponível pelos usuários autorizados.
Apesar de toda essa evolução dos sistemas integrados a informação contábil
não pode perder as suas características bem como : Confiabilidade, tempestividade,
compreensibilidade e comparabilidade.
27
2.7 O que é SPED
Diante dos avanços tecnológicos, globalização e da necessidade de
implementação de novos processos, as empresas e o Fisco sentiram que deveriam
também acompanhar esse novo cenário modernizado, a fim de aumentar a
integração e o compartilhamento de informações.
Foi visando entrar nesse cenário que foi criado o Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED) que é a mudança do método de escrituração e
obrigações acessórias. Os livros e documentos contábeis e fiscais que eram todos
em papel tornam-se digitais. Este sistema foi instituído pelo Decreto nº 6022 de
Janeiro de 2007, o projeto faz parte do PAC (Programa de Aceleração do
Crescimento do Governo Federal do Brasil).
O SPED atende o disposto na Emenda Constitucional nº 42 aprovada em 19
de dezembro de 2003, inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, a qual
determina que todas as esferas devem trabalhar de forma integrada e compartilhar
as informações na forma de lei ou convênios.
As atividades iniciaram em 2004 conforme Duarte (2010, p. 70 e 71)
Para atender o disposto Constitucional, foi realizado, em julho de 2004, em Salvador, o I ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários, reunindo o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e o representante das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais. O Encontro teve como objetivo buscar soluções conjuntas nas três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações; racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficácia da fiscalização; maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas; maior
28
possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais; cruzamento de informações em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos. Em consideração a esses requisitos, foram aprovados dois Protocolos de Cooperação Técnica, um objetivando a construção de um cadastro sincronizado que atendesse aos interesses das administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e, outro, de caráter geral, que viabilizasse o desenvolvimento de métodos e instrumentos que atendessem aos interesses das respectivas Administrações Tributárias. Em agosto de 2005, no evento do II ENAT - Encontro Nacional de Administradores Tributários, em São Paulo, o Secretário da Receita Federal, os Secretários de Fazenda dos Estados e Distrito Federal, e os representantes das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais, buscando dar efetividade aos trabalhos de intercâmbio “entre os mesmos, assinaram os Protocolos de Cooperação nº 02 e nº 03, com o objetivo de desenvolver e implantar o Sistema Público de Escrituração Digital e a Nota Fiscal Eletrônica.
Periodicamente são realizados esses encontros, reunindo representantes das
administrações tributárias federal, estaduais, municipais e do Distrito Federal para
definir novas ações do projeto como inclusão de obrigatoriedade, prazo de entrega,
entre outras.
No primeiro encontro realizado em Salvador, BA, em julho de 2004,houve
aprovação de protocolos de cooperação visando realização do cadastro
sincronizado e escrituração digital
Em seu segundo encontro realizado em São Paulo, SP, em agosto de 2005
houve aperfeiçoamento das decisões do ENAT I e aprovação de protocolos visando
realização do SPED, Nota Fiscal Eletrônica e padronização na aplicação do CNAE
(Classificação Nacional das atividades Econômicas).
29
No último encontro realizado no Rio de Janeiro, RJ em Maio de 2010houve
discussão sobre o SPED, Simples Nacional, Cadastro Sincronizado, Siscomex, ITR,
Educação Fiscal e Nota Fiscal Eletrônica.
2.7.1 Sub-Projetos do SPED
O SPED, pelo seu tamanho e complexidade é composto por três grandes
subprojetos, Nota Fiscal Eletrônica, Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal
Digital. Além deles teremos o E-LALUR, RTT (F-CONT), E-Folha. E Central de
Balanços.
Mas como premissa para a entrega dos arquivos juntos ao FISCO é
necessário obter a certificação digital que é a assinatura da empresa em seus
respectivos arquivos,
2.7.2 Certificação Digital
Com o SPED passando a ser obrigatório, na ECD (Escrituração Contábil
Digital), EFD (Escrituração Fiscal Digital) e na NF-e a validação jurídica em cada
documento fiscal é necessária a todos os contribuintes independentemente do seu
porte, adquirirem a certificação fiscal.
O mecanismo de segurança capaz de garantir autenticidade,
confidencialidade e integridade às informações eletrônicas das mensagens e
documentos trocados na internet é a certificação digital, que de forma mais simples
identifica a autoria nas operações via internet mantendo dados confidenciais
protegidos contra a leitura de pessoas não autorizadas.
30
Os certificados podem ser emitidos para as pessoas físicas e jurídicas,
equipamentos ou aplicações (chamados de titulares de certificados), contêm o nome
para as pessoas e para os sistemas de informações, alguns aplicativos de software
utilizam esse arquivo para comprovar sua identidade a outra pessoa ou outro
computador.
Para a emissão da certificação digital é necessário procurar uma autoridade
certificadora, que é uma entidade considerada confiável pelas partes envolvidas
numa comunicação e/ou negociação.
As informações presentes no certificado digital são:
• Sua chave pública (nome e endereço de e-mail); • Validade da chave pública; • Nome da empresa que emitiu seu certificado digital; • O número de série do certificado digital; • Assinatura digital da AC, que é a empresa que emite em certificado digital.
2.7.2.1 Assinatura digital
A assinatura digital é o método de autenticação dos algoritmos de criptografia
de chave pública operando em conjunto com uma função resumo.
Para formar a assinatura digital é preciso tanto a chave pública (de
conhecimento público) quanto a chave privada (de conhecimento apenas do
possuidor do certificado). Elas têm como característica o fato da tecnologia utilizada
nessa geração, que é o método mais comum para autenticar transações conduzidas
pela internet, mesmo sendo estas matematicamente relacionadas, é impossível
calcular uma chave a partir da outra, a chave desempenha a função inversa da
31
outra, o que uma delas faz somente a outra pode desfazer. Se a chave privada é
usada para assinar o conteúdo de um documento a chave pública é usada para
validar essa assinatura.
2.7.2.2 IPC-Brasil
À Certificação Digital aplicam-se as disposições normativas da ICP-Brasil
estabelecidas pela AC Raiz – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e
pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, disponíveis eletronicamente no endereço
www.iti.gov.br, bem como o Código de Defesa do Consumidor (CDC).
O ICP-Brasil é um conjunto de entidades prestadoras de serviços ordenados
em conformidade com diretrizes e normas técnicas estabelecidas pelo Comitê
Gestor. Criado a partir da medida provisória n 2.200-2, de 24/10/2001, o ICP-Brasil
traz as transações realizadas com processo de certificação, envolvendo certificados
por autoridades credenciadas presumindo validade jurídica aos documentos
assinados digitalmente.
Uma das características da ICP-Brasil é sua estrutura hierárquica onde se
encontra, no topo da estrutura, a autoridade certificadora raiz e abaixo dela estão as
diversas entidades. Entretanto o contrato de adesão é subordinado a um processo
de credenciamento sendo analisadas: a capacidade jurídica, econômico-financeira,
fiscal e a técnica de cada entidade.
2.7.3 NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
Instituída pelo Ajuste SINIEF 07/2005 a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um
documento fiscal que veio para substituir as notas modelo 1 e 1A que são emitidas
em papel para o modelo digital.
32
Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica
O projeto foi desenvolvido entre as Secretarias da Fazenda e Receita Federal
visando alguns benefícios ao fisco como: maior integração, padronização das
informações, diminuição dos custos, rapidez nas fiscalizações, cruzamento de dados
e uniformização de procedimentos.
A figura abaixo mostra como é o ciclo de informação quando é emitida a uma
NF-e.
33
Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica
Quando se emite uma NF-e, as informações nelas contidas são validadas
pela Receita Federal e SEFAZ, somente após essa verificação a nota é considerada
válida e a mercadoria estará liberada para ser entregue ao cliente.
A obrigatoriedade foi definida através da atividade econômica das empresas
ou por protocolos, ajustes que foram definidos pela SEFAZ de cada estado. Mesmo
sendo um arquivo eletrônico é necessário emitir a nota no formato em papel (DANFE
– Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) para a circulação da mercadoria.
Esse projeto trouxe um grande avanço para o cenário tributário nacional e
mudanças significativas no processo de emissão de notas segundo Mello (2010, p.
30):
Assim, ainda que não pareça, este novo conceito trazido pela NF-e implica em uma importante mudança cultural, não apenas nas relações entre empresas e o Fisco, mas também em toda a cadeia
34
de suprimentos, uma vez que o documento válido não é mais o papel, mas sim o documento eletrônico.
2.7.4 EFD (Escrituração Fiscal Digital)
2.7.4.1 EFD ICMS (Imposto sobre Circulação de Merca dorias e Serviços) /IPI
(Imposto sobre Produtos Industrializados)
A EFD foi instituída pelo convênio ICMS nº 146/2006, de 20/12/2006. Nela
encontram-se todas as informações fiscais das empresas substituindo os livros de
entrada e saída de mercadorias, apurações de impostos e informações que sejam
de interesse do Fisco.
Segundo Convênio ICMS Nº 143:
Cláusula primeira Fica instituída a Escrituração Fiscal Digital - EFD, em arquivo digital, que se constitui em um conjunto de escrituração de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal bem como no registro de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Cláusula segunda O arquivo deverá ser assinado digitalmente de acordo com as Normas da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP Brasil – pelo contribuinte, por seu representante legal ou por quem a legislação indicar. Cláusula terceira A Escrituração Fiscal Digital é de uso obrigatório para os contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS ou do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI. Cláusula quarta Ato Cotepe específico definirá os documentos fiscais, as especificações técnicas do leiaute do arquivo digital da EFD, que conterá informações fiscais e contábeis, bem como quaisquer outras informações que venham a repercutir na apuração, pagamento ou cobrança de tributos de competência dos entes conveniados.
35
(...) Cláusula sétima A escrituração prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:
I - Registro de Entradas; II - Registro de Saídas; III - Registro de Inventário; IV - Registro de Apuração do IPI; V - Registro de Apuração do ICMS.
Cláusula oitava Fica assegurado o compartilhamento das informações relativas às escriturações fiscal e contábil digitais, em ambiente nacional, com as unidades federadas de localização dos estabelecimentos da empresa, mesmo que estas escriturações sejam centralizadas.
Os contribuintes foram selecionados através de lista divulgada pelo Protocolo
ICMS nº 77/2008, sendo obrigados a entregar os arquivos mensalmente da EFD
desde janeiro de 2009.
2.7.4.2 EFD PIS (Programa de Integração Social) /CO FINS (Contribuição para o
Financiamento da Seguridade Social)
A EFD PIS/COFINS foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1052/2010,
nela contém informações de natureza fiscais e contábeis que representam receitas,
valores retidos na fonte (no caso de serviços) e créditos adquiridos através de
compras de insumos ou demais custos usados para a produção.
A entrega e obrigatoriedade seguem cronograma estipulado pela Receita
Federal, a saber:
O arquivo da EFD-PIS/COFINS deverá ser validado, assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped. Conforme disciplina a Instrução Normativa RFB nº 1.052 de 5 de julho de 2010, estão obrigadas a adotar a EFD-PIS/COFINS, conforme cronograma atualizado pela Instrução Normativa RFB nº 1.085 de 19 de novembro de 2010:
36
I em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de abril de 2011, as pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 2.923, de 16 de dezembro de 2009, e sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real. O prazo para entrega da EFD-PIS/COFINS em relação ao período de apuração Abril/2011 é até 07 de junho de 2011; II em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de julho de 2011, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real. O prazo para entrega da EFD-PIS/COFINS em relação ao período de apuração Julho/2011 é até 08 de setembro de 2011;
I. III em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2012, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado. O prazo para entrega da EFD-PIS/COFINS em relação ao período de apuração Janeiro/2012 é até 07 de março de 2012. A pessoa jurídica poderá retificar os arquivos originais da EFD-PIS/COFINS, referentes aos períodos do ano-calendário de 2011, até o último dia útil do mês de junho do ano-calendário de 2012, mediante a transmissão de arquivo retificador da escrituração substituída, nos termos do art. 8º da Instrução Normativa RFB nº 1.052 de 5 de julho de 2010.
.Essa obrigação causou um grande alvoroço nas empresas, pois não existe
definição de qual área é a responsável (tributária ou contábil), além da complexidade
muito maior nas apurações de PIS e COFINS.
2.7.5 ECD (Escrituração Contábil Digital)
A ECD ou também conhecida como SPED Contábil é a geração dos livros
contábeis em formato digital que foi instituída pela instrução normativa RFB
787/2007.
Segundo Cleto (2010, p.19):
O objetivo da ECD, no entanto, nunca foi se restringir a questões tributárias. Essa nova sistemática de escrituração sempre visou ser uma alternativa à escrituração em papel. Para isso, no entanto, era necessário o seu reconhecimento pelo órgão competente para
37
normatizar essa questão, qual seja, o Departamento Nacional do Registro do Comércio - DNRC.
Nesse arquivo devem constar os seguintes livros:
• Diário Geral; • Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); • Diário Auxiliar; • Razão Auxiliar; • Livro de Balancetes Diários e Balanços.
Conforme o art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007 foi criado um
cronograma de obrigatoriedade de entrega dos arquivos, a saber:
Sociedades empresariais sujeitas a acompanhamento econômico-tributário
diferenciado e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no lucro real a
partir de 01/01/2008;
Demais sociedades empresariais sujeitas à tributação do Imposto de Renda
com base no lucro real a partir de fatos contábeis ocorridos em 01/01/2009.
Demais sociedades empresariais não estão obrigadas, a entrega é facultativa.
A entrega do arquivo deve ser feita anualmente até as 23h59min59s (horário
de Brasília) do ultimo dia útil do mês de junho do ano subseqüente ao ano-
calendario da escrituração.
2.7.5.1 Plano de contas referencial
O plano de contas referencial foi criado no intuito de facilitar e uniformizar a
informação enviada para a receita federal. Instituído pelo Ato Declaratório Executivo
38
Cofis nº 36, de 18 de dezembro de 2007. Elaborado com base na DIPJ, cada
empresa deverá fazer um “DE x PARA” entre as contas analíticas.
Nesse processo deverá ser feito uma análise nas contas do seu plano e
indicar em qual conta do plano referencial ela se enquadra. Esse trabalho requer
muita atenção, pois é através dessa informação que a Receita Federal analisará os
valores apresentados na obrigação.
2.7.5.2 Validação e transmissão do Arquivo
Para gerar o arquivo é necessário fazer as parametrizações das informações
que são solicitadas e o seu sistema ERP também deverá estar preparado
transformá-las num arquivo texto.
Após a geração é necessário fazer uma validação antes de transmiti-lo. Este
processo é feito através do PVA (Programa Validador e Assinador) e Receitanet
disponíveis para download no site da Receita Federal.
O arquivo é submetido a diversas validações dentro do programa a fim de
encontrar possíveis erros na escrita contábil das empresas. Enquanto existir
qualquer tipo de erro não será possível o envio do arquivo.
Sanados os erros através de ajustes na base de dados, será necessário
assiná-lo digitalmente pelos responsáveis legais cadastrados na Junta comercial.
Depois de recebido pela RFB o arquivo será encaminhado para a Junta Comercial
pela própria Receita Federal, que o autenticará.
39
2.7.6 RTT (Regime Tributário de Transição) e F-CONT (Controle Fiscal
Contábil de Transição)
O RTT (Regime Tributário de Transição) foi criado junto ao F-CONT a fim de
reverter o efeito causado pela lei 11638/07. Nele teremos que fazer duas apurações,
a saber:
Através dos métodos da Lei das S/A, apurar o valor do lucro antes do imposto
de renda, também fazer a apuração
O F-CONT (Controle Fiscal Contábil de Transição) foi instituído através da
Instrução Normativa RFB 949/09. Tem como finalidade a escrituração das contas
patrimoniais, desprezando as alterações da lei 11638/09 onde são modificados
alguns critérios da escrituração utilizados para a apuração do lucro no exercício.
A princípio essa obrigação foi adotada para o biênio de 2008 e 2009, mas foi
postergada para o ano de 2010 com algumas modificações feitas pela Receita.
2.7.7 Próximas obrigações
2.7.7.1 E-LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real)
Foi instituído pela Instrução Normativa RFB nº 989/2009, ele refere-se à
apuração do IRPJ e CSLL pelo regime do lucro real.
O e-LALUR será obrigatório a partir de 2012 a partir do ano calendário de
2011, com o intuito de eliminar a duplicidade de informações entre a DIPJ e o
próprio LALUR, facilitando a entrega e simplificando as obrigações.
40
2.7.7.2 E-Fopag (Folha de Pagamento)
O e-FOPAG ainda não foi instituído pela Receita Federal, trata-se de mais um
dos subprojetos que fazem parte do SPED. A idéia é uniformizar e simplificar as
informações referentes à folha de pagamento, eliminando assim algumas obrigações
acessórias como a IN86, MANAD, GFIP, CAGED, RAIS entre outras.
Também trará uma integração muito mais eficaz com a Previdência Social,
Ministério do Trabalho, Receita Federal e outros órgãos que tenham interesse
nessas informações.
2.7.7.3 Central de Balanços
A Central de Balanços é mais um projeto que faz parte do SPED e tem como
objetivo de reunir em único lugar informações de todas as empresas envolvidas no
projeto.
Essas informações poderão ser acessadas por diversos usuários e utilizadas
para fins de estáticas, analises, estudos econômicos, dentre outros.
Ainda em fase de estruturação não tem previsão de lançamento pela Receita
Federal.
41
CAPITULO 3 ESTUDO DE CASO
Nesse capitulo traremos uma pesquisa de campo com profissionais contábeis
com o objetivo de indicar quais foram as principais dificuldades encontradas e
conhecimento sobre o assunto.
3.1 Metodologia
Neste capítulo, traremos a análise dos dados de uma pesquisa de campo com
profissionais contábeis, com o objetivo de indicar quais foram as principais
dificuldades encontradas e qual o conhecimento sobre o assunto.
Optamos por fazer uma pesquisa de campo, entrevistando os funcionários de
uma grande empresa. A opção pela entrevista se dá especificidade da temática
investigada. Alves-Mazzotti & Gewandsznajder (1998) consideram que, “por sua
natureza interativa, a entrevista permite tratar de temas complexos que dificilmente
poderiam ser investigados adequadamente através de questionários, explorando-os
em profundidade.” (p. 168).
Sarmento (2003) complementa esse ponto de vista ao mostrar que
A realização de entrevistas deve permitir a máxima espontaneidade, seguindo devagar as derivas da conversa e percorrendo com atenção seus espaços em silêncio. As entrevistas podem ser uma oportunidade para os entrevistados se explicarem, falando de si, encontrando as razões e as sem razões por que se age e vive (p. 163).
Estas entrevistas buscaram conhecer e analisar as dificuldades e impactos na
empresa em relação à implantação do SPED CONTABIL. Também fizemos uma
42
entrevista com um profissional que participa ativamente de atividades relacionada ao
SPED.
Com esse cenário, foram feitas perguntas diretas para todos integrantes da
área contábil a fim de levantar números que atestassem a referida pesquisa. Os
dados colhidos são apresentados em forma de tabela, a seguir.
SPED Contábil - Impacto da área contábil de uma empresa Resultado da Pesquisa de campo com analistas contábeis Quantidade de profissionais entrevistados 20 % Formado a mais de dois anos 8 40% Formado a menos de dois anos 10 50% Cursando 2 10% Mantêm-se atualizados 8 40% Não se mantêm atualizados 12 60% Conhecem o SPED 6 30% Não conhecem o SPED 14 70% Consideram aptos a validar um arquivo do SPED 3 15% Não se consideram aptos a validar um arquivo do SPED 17 85% Considera o SPED um beneficio. 10 50% Considera o SPED uma obrigação. 6 30% Não sabe 4 20% Enxerga um futuro promissor para o contabilista 7 47%
Mesmo com os números apresentados não sendo satisfatória a empresa em
questão está em dia com o FISCO, pois foi contratada uma empresa especializada
para a entrega do mesmo.
43
Ou seja, num mundo globalizado deveremos ficar atentos as suas mudanças,
nos prepararmos, pois as empresas esperam hoje um profissional multidisciplinar
com conhecimento contábil e tecnológico.
Com as informações colhidas na nossa pesquisa constatamos uma grande
mudança e impactos nos processos de escrituração contábil das empresas, onde se
faz a necessidade de ir a campo e verificar os motivos.
3.2 Caracterização da Empresa
O cenário estudado foi numa empresa de grande porte, que por ter um
faturamento elevado está entre as empresas que têm acompanhamento diferenciado
pela Receita Federal do Brasil.
Atuando na prestação de serviços telefonia móvel celular nos estados de São
Paulo, Paraná, Santa Catarina, Rio de Janeiro, Espírito Santo, Bahia, Sergipe, Rio
Grande do Sul, Acre, Amazonas, Amapá, Goiás, Maranhão, Mato Grosso, Mato
Grosso do Sul, Pará, Rondônia, Roraima e Tocantins e no Distrito Federal.
Com cerca de 3 milhões de clientes apresentou uma participação de mercado
de 43,5%, mantendo, portanto a liderança, provando a eficiência da estratégia de
investir em cobertura, inovação, qualidade de serviços e mantendo elevada relação
custo benefício para seus clientes, em um mercado caracterizado por intensa
competição.
44
3.3 O SPED CONTABIL na empresa
Com o intuito de se descobrir os impactos e as dificuldades encontradas com
o SPED CONTABIL, foi feita uma pesquisa com os profissionais da área contábil da
empresa em questão.
A maioria dos pesquisados tem formação contábil completa a mais de 2 anos,
e escolheram ser contabilistas por afinidade com a profissão.
Gráfico 1 – Formação Fonte: Elaborado pelos autores.
Hoje com a constante mudança na legislação, adequação das normas
contábeis e com a entrada de novas obrigações acessórias como o SPED é
importante que o profissional contábil mantenha-se atualizado.
45
Na empresa em questão menos da metade tentam atualizar-se
constantemente, pois são disseminadores de informação para os demais da área, os
que não conseguem justificam-se pelas atividades diárias.
Gráfico 2 – Formação Fonte: Elaborado pelos autores.
Sobre o SPED existe grande desconhecimento sobre o assunto, pois apenas
30% conhecem sobre a obrigação. O restante da equipe não teve nenhum contato
com ele, pois não participaram da implantação do sistema.
Gráfico 3 – Formação Fonte: Elaborado pelos autores.
46
Pelo desconhecimento já exposto no quadro anterior e também por terem
contratado um consultoria especializada no assunto apenas 15% consideram-se
aptos a gerarem e enviarem o SPED.
Eles enxergam muitas dificuldades com a geração e validação no qual o
arquivo é submetido, como também acreditam serem muito complicados os
relacionamentos de tabelas que nele existem.
Apurando os motivos que levaram em consideração para a contratação de
terceiros ficou evidente que o falta de conhecimento e treinamento foram aspectos
preponderantes para a tomada dessa decisão.
Outra dificuldade encontrada foi em relação a TI, como o livro passou a ser
digital, com varias validações a serem feitas é necessário conhecimento de
processos sistêmico.
Gráfico 4 – Formação Fonte: Elaborado pelos autores.
47
Mas apesar de todos esses empecilhos na visão da empresa houve muitos
benefícios, como a guarda das informações, o manuseio dos dados, redução dos
custos eliminação do papel, também consideraram um beneficio a aproximação na
relação com o FISCO.
Gráfico 5 – Formação Fonte: Elaborado pelos autores.
Pelo que se espera hoje de um profissional contábil ele deve estar apto as
mudanças constantes, procurar capacitação inclusive de ordem sistemática e
processos. Tendo em vista que a convergência é inevitável.
Mas essa é apenas uma das preocupações, muitos esqueceram que apesar
de agora o livro ser digital as praticas contábeis continuam as mesmas, segundo
Dias (p.130, 2010):
Poucos perceberam que o mais importante é a contabilidade e não a tecnologia. A escrituração contábil deve refletir as operações reais da
48
empresa: faturamento, movimentação de estoques, finanças, entre outras. O desafio em questão é ter a contabilidade coerente, real e íntegra; auditável eletronicamente pela empresa e pelo Fisco.
Ou seja, num mundo globalizado deveremos ficar atentos as suas mudanças,
nos prepararmos, pois as empresas esperam hoje um profissional multidisciplinar
com conhecimento contábil e tecnológico.
3.4 Entrevista
Entrevistamos o senhor Jose Adriano Pinto, que é sócio-diretor de uma
empresa que atua na área de consultoria tributária, palestrante e também dono de
blog onde o assunto é discutido ativamente entre os participantes:
Pergunta: Olá Adriano, poderia falar um pouco da sua trajetória profissional,
formação, especialização?
José Adriano: Contador pela UniSantos com MBA em TI pela FGV, com
mais de 20 anos de experiência na área contábil/tributária nas empresas IOB, Sonda
Procwork, Trevisan e Copebrás, sendo os últimos 12 anos dedicados à aplicação de
tecnologia a estas áreas. Acompanho ativamente o SPED desde 2006, tendo
realizado palestras no SESCON, CIESP, APAS, ASUG Fórum, Uninove e
Anhanguera, e concedido entrevistas a diversos meios de comunicação, dentre eles
Revistas Exame, Exame PME e PEGN, Jornais Valor Econômico, O Estado de SP e
Brasil Econômico, Rádio CBN e TV CRC. Criou e modera o blog
www.joseadriano.com.br a mais de 12 de anos.
Pergunta: Desde o inicio a contabilidade acompanhou os avanços da
sociedade, hoje um dos bens mais preciosos é a informação. Pensando na
49
velocidade necessária para o acesso à tais informações, como o contabilista deve
ser preparar para acompanhar esses avanços?
José Adriano: Capacitação e Atualização são as ações mais importantes. E
não só para quem está no processo, mas também para os que terão interação,
como ,por exemplo, profissionais das áreas de Logística.
Analise: Como exposto no nosso estudo de caso o papel do contabilista
deixou de ser apenas como responsável pelo registro dos fatos, hoje ele deve
conhecer a empresa como um todo, buscando a melhoria dos processos e
participando da gestão e tomada de decisões da empresa.
Pergunta: Você entende que para as empresas é de suma importância que
estejam tecnologicamente atualizadas? Se sim, quais os benefícios adquiridos por
essas corporações?
José Adriano: Não só é importante, como obrigatório, pois não consigo
imaginar uma forma das empresas atenderem aos sub-projetos do SPED sem o
apoio de sistemas adequados e constantemente atualizados. E como benefícios,
terão por exemplo, a oportunidade de analisar as informações antes das
transmissões ao Fisco, minimizando assim os riscos de autuações futuras.
Analise: Desde os anos 70 onde iniciaram os sistemas integrados as
empresas tem passado por esse processo de atualização tecnológica bem como a
própria receita com estas atualizações constantes de legislações que temos, é de
suma importância andar lado a lado com as ultimas tecnologias, com isso a
convergência de informações bem como suas validações é algo obrigatório e real.
50
Pergunta: Com a implementação do SPED você acredita que o FISCO
obrigou as empresas a se modernizarem?
José Adriano: Não só as empresas, mas o próprio Fisco, pois muitos
Estados não tinham equipamentos e tecnologia adequados sequer para
processamento do Sintegra, e desde 2006 todos estão em processo de
modernização, tirando proveito de financiamentos do BID e BNDES por exemplo.
Analise: Com a implementação do SPED através do Decreto nº 6.022 trouxe
um avanço tecnológico da relação entre a empresa e FISCO, a substituição dos
livros em papel pelo digital fez-se necessário atualizações de ambos os lados.
Contudo também trará benefícios mútuos com essa mudança tornando o Brasil em
referencia no mundo em relação a processo fiscal tributário.
Pergunta: Com a chegada do SPED houve uma quantidade significativa de
questionamentos sobre conceitos e práticas contábeis, demonstrando um
desconhecimento preocupante por parte das empresas sobre tais aspectos. Você
acredita que todos os livros contábeis digitais autenticados suportarão uma auditoria,
agora eletrônica?
José Adriano: Nos últimos anos as áreas de Tecnologia das empresas foram
as áreas responsáveis pela maioria das implementações de sistemas para
atendimento as Obrigações Acessórias, o que demonstrou agora uma infinidade de
problemas, como cadastros inconsistentes e alguns conceitos não praticados em
função de configurações dos ERP`s, por exemplo.
51
Analise: Esse dado é muito importante a principio os contabilistas
enxergavam o SPED como obrigação da TI e não percebiam que o que mudou foi
apenas a forma de apresentação do seu livro diário. Que as práticas contábeis
continuavam as mesmas e que essa mudança em muito deve-se ao avanço
tecnológico da sociedade e que mais uma vez na história a contabilidade teria que
acompanhar esse avanço. Podemos verificar por exemplo o layout do arquivo do
SPED CONTABIL que consta no anexo único à instrução normativa RFB nº 787 as
informações são as mesmo contidas no livro diário em papel, o que mudou foi
apenas o seu formato de entrega ao FISCO e a Junta Comercial.
Pergunta: Tendo em vista que o SPED CONTÁBIL trouxe uma nova
realidade para as empresas, onde os profissionais tenham que ter conhecimentos
multidisciplinares em sua opinião, qual área sofreu maior impacto, contábil ou TI?
José Adriano: Contábil com certeza, pelo exposto anteriormente.
Pergunta: Qual o melhor meio para implementar o SPED CONTÁBIL?
Através da área contábil, TI ou terceirizando o serviço?
José Adriano: Pela área contábil com apoio de consultoria externa quando a
empresa não tiver a capacitação e/ou disponibilidade necessárias. A área de TI deve
ser uma área de apoio.
Analise: Hoje dentro das empresas deve existir sinergia entre as áreas a fim
de melhorar os processos e procedimento, Como hoje a tendência é de todos os
livros contábeis e fiscais se tornarem eletrônicos a integração com a área de TI é
extremamente necessária e benéfica a ambos. Contudo com o aumento de
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empresas obrigadas o profissional contábil precisa entrar nessa nova realidade, pois
hoje esse processo é irreversível.
Pergunta: O Plano de contas referencial foi o calcanhar de Aquiles no
processamento do SPED CONTÁBIL, a princípio ele veio para minimizar as
obrigações acessórias e padronizar as informações recebidas pelo FISCO, mas do
ponto de vista das empresas é mais uma ferramenta de fiscalização, tendo em vista
esses cenários qual seria o mais verdadeiro?
José Adriano: Eu não concordo com esta afirmação, inclusive porque o
Plano de Contas não é obrigatório ainda. Passará a ser no FCont deste ano. De
qualquer forma, o objetivo é realmente de fiscalização, pois permitirá ao Fisco
comparar balanços de empresas do mesmo segmento de forma padronizada, por
exemplo.
Analise: Por cada empresa ter o seu plano de contas e sua forma de fazer a
sua contabilidade, a receita teve que padronizar o envio de informações, muitos
tiveram dificuldades e receio de fazê-lo, pois é através dele que são conferidos os
valores por elas transmitidas e divulgados. Se faz necessário conhecimento da
naturezas das contas e sua função dentro da empresa. Antes esse processo não era
obrigatório devido a dificuldade de faze-lo mas para os próximos anos tende a ser
obrigatório esse processo, tendo em vista que o FISCO buscará fazer o
levantamento dos saldos das contas contábeis em outras obrigações como o
FCONT.
Pergunta: Um grande problema na adaptação é que informações errôneas
deixarão as empresas na mira do FISCO, pois o acesso é praticamente on-line,
quais procedimentos uma empresa deve adotar para evitar tal situação?
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José Adriano: As empresas precisam ter certeza do que estão transmitindo
aos Fiscos, e a única forma é gerar com a devida antecedência e conferir tudo antes
de transmitir, tirando proveito de auditoria eletrônica por exemplo.
Analise: Acompanhando os avanços tecnológicos e sistemas utilizados pelas
empresas é de suma importância a validações das informações enviadas ao FISCO,
pois antes não havia nenhum tipo de validações nos livros contábeis, podemos
incluir esse processo na prática contábil das empresas, onde será valorizado o
trabalho dos contabilistas e evitará problemas com o FISCO.
Pergunta: No caso das empresas que ainda não estão obrigadas a utilizar
essa ferramenta, você acha que comparando a relação risco-benefício, será válido
correr os riscos?
José Adriano: A grande maioria das empresas que aderiram ao SPED se
manifesta como favorável a adoção voluntária, expressando claramente que os
benefícios são maiores que os riscos, inclusive em termos de custos de impressão
de notas fiscais e livros contábeis e fiscais.
Analise: Apesar de ser um processo trabalhoso de ser implantado, os
benefícios são muitos. Desde a economia de papel a guarda dos livros. Outro ponto
muito importante é a possibilidade de validar todo o trabalho feito pelas áreas
contábeis e tributarias, sendo possível analisar os procedimentos de escrituração
utilizados e corrigir possíveis erros. Assim mantendo um relacionamento estável com
o FISCO.
Pergunta: Você pode nos informar qual o custo aproximado para as
instalações de um sistema de informação? Você acredita que este custo pode ser ou
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é um impedimento para as empresas se manterem atualizadas para atenderem ao
fisco?
José Adriano: Muitas empresas de TI estão atuando no mercado das
Pequenas e Médias e gerando soluções com custos adequados a este mercado,
portanto, em muitas situações o investimento se paga em pouquíssimo tempo.
Pergunta: Em sua opinião, quais os principais benefícios que o SPED trouxe
para as empresas?
José Adriano: O maior benefício já percebido na minha visão foi a redução
da concorrência desleal, e outro que poderá vir será a ajuda na Reforma Tributária,
pois está sendo criada uma base de dados muito interessante para análise do que
se ganha e se perde no caso de eventuais alterações vindas de uma Reforma.
Pergunta: Muito se fala que o fisco mais estruturado do mundo, seria o do
Brasil. Você concorda com esta afirmação? O FISCO está preparado para gerir
todas as informações que recebem de todas as empresas?
José Adriano: Concordo sim, e a alguns anos o Bill Gates elogiou a RFB, o
que demonstra que não é uma opinião qualquer. O Fisco não está totalmente
preparado, mas está se preparando, e aos poucos demonstrará isto através de
fiscalizações e autuações eletrônicas.
Foram feitos grandes investimentos no FISCO e hoje ele é comparado com os
maiores centros de tecnologias do mundo.
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Pergunta: Os sistemas possuem um papel importante na implantação do
SPED, uma vez implantado, você acha que os demais setores de uma empresa
também terão que se adaptar a este sistema?
José Adriano: As informações transmitidas ao SPED são fruto das
transações realizadas pela empresa, portanto, é de extrema importância que todas
as áreas tenham consciência dos riscos para que executem suas atividades com a
devida responsabilidade e comprometimento.
Analise: Desde o MRP e MRP II as empresas já começavam a viver um
processo integrado, onde todas as áreas têm relação e qualquer tipo de percalço
pode acarretar sérios problemas. Com um ERP bem implantado esse tipo de
situação pode ser evitada antes da entrega das obrigações ao FISCO. Através de
auditorias eletrônicas e alinhamento dos processos.
Pergunta: Diante de tudo isso, já se é possível apontar algum resultado, seja
ele positivo ou negativo, e vislumbrar o que o FISCO vai fazer depois? Quais serão
os próximos passos e prazos para que processo funcione totalmente?
José Adriano: A tendência é de um processo educativo e fiscalizatório, ou
seja, alguns Estados autuarão efetivamente as empresas por erros que denotam
sonegação, enquanto outros darão feedback para que as empresas se ajustem,
entretanto, a única coisa que se espera das empresas, desde sempre, é que façam
as coisas de forma correta, ou seja, isto não mudou com o SPED.
Analise: Mesmo com diversos benefícios o SPED também ajuda o FISCO na
fiscalização e no combate a sonegação. Hoje com praticamente todas as vertentes
do SPED sendo obrigatórias as empresas é possível ver quer qualquer problema em
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alguma operação o FISCO já entra em ação, com autuações ou verificação de
qualquer tipo de problema, já é de conhecimento que algumas empresas deixaram
de entregar suas mercadorias devido a atraso na validação dos arquivos. No entanto
para empresas que fazem um trabalho correto o que mudou foi a forma de
apresentação das informações, os princípios contábeis e fiscais continuam os
mesmos. Apenas seguimos os avanços da tecnologia e sociedade.
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CONCLUSÃO
A contabilidade sempre acompanhou a evolução da sociedade, desde o inicio
quando ainda não existia a moeda já existiam a contabilização e escrituração das
negociações. E acompanhando os avanços tecnológicos ela foi se transformando e
adaptando conforme a necessidade, hoje num mundo globalizado onde se faz
necessário ter acesso as informações de forma transparente e rápida houve a de
novas normas e também do SPED com isso a ciência contábil entra nesse mundo
trazendo benefícios para todos.
Hoje a contabilidade no Brasil passa por um processo de padronização com
as normas internacionais e convergência com as novas tecnologias, isso causa um
grande impacto e mudanças tanto para os profissionais e áreas contábeis que
devem se enquadrar nessa nova realidade.
E mesmo com a massificação dos sistemas integrados, o SPED CONTABIL e
demais obrigações acessórias implantadas os princípios contábeis continuam os
mesmos, o que mudou foi a forma de apresentação e uma aproximação com o
FISCO.
Fizemos estudo de caso e pesquisa numa área contábil de uma grande
empresa e concluímos que o SPED Contábil causou muitas transformações na sua
rotina.
Ainda não se sabe quais foram as intenções do Fisco, todavia que antes da
implantação desse sistema não existia nenhuma validação referente aos livros
diários.
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Alguns acreditam que seja mais uma ferramenta de fiscalização a fim de
evitar fraudes e erros, mas também pode ser um canal de comunicação real com o
Fisco e órgãos que fazem parte desse grande projeto, E essa relação com certeza
trará benefícios para os dois lados.
Em relação as empresas e sua área contábil ficou evidente que a falta de
treinamento e conhecimento ainda é grande, muitos enxergam que é mais uma
obrigação e não enxerga como oportunidade de desenvolvimento. Enfim, ao invés
de cobrar da sua área de TI seria mais importante inteirar sobre o processo. Revisar
procedimentos e forma de atuação.
O SPED traz diversos benefícios, como, por exemplo: a redução significativa
de diversos custos, a desburocratização e a simplificação de vários processos,
incluindo principalmente o processo de Escrituração, pois evita a perca de tempo
com o retrabalho na digitação para simplesmente a importação dos arquivos da
empresa; e a racionalização e simplificação das inúmeras obrigações acessórias
existentes, que os Contabilistas prestam de seus clientes, são eliminadas as
redundâncias das informações.
Ele é um processo que não terá volta logo todas as informações contábeis,
fiscais e tributarias serão integradas com acesso aos contribuintes, órgão públicos,
receita e a quem tiver interesse. Com o isso o contabilista será uma figura ainda
mais importante nas corporações, pois traduzirá toda essa gama de informações em
conhecimento auxiliando na tomada de decisões.
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