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SPED – SISTEMA PÚBLICO

DE ESCRITURAÇÃO

DIGITAL

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PARTE I - SPED 4

Capítulo 1 – Sped 4

1. Introdução 4

2. Objetivos 4

3. Projetos 5

4. Parceria governo x empresas 6

Capítulo 2 – Certificação Digital 7

1. Obrigatoriedade 7

2. Definição 7

3. ICP-Brasil 7

4. Informações de certificado digital 7

5. Assinatura digital 8

6. Tipos de certificado 8

7. Mídias 8

8. Certificado digital na NF-e 9

PARTE II – Nota Fiscal Eletrônica 9

1 – Exemplos do exterior 9

2 – Benefícios da NF-e 9

3 – Nota Fiscal Eletrônica – NF-e 11

4 – Consulta à NF-e 12

5 – Danfe 14

PARTE III – Escrituração Fiscal Digital – EFD 15

Capítulo 1 –EFD 15

1. Objetivo 15

2. Histórico 16

3. Obrigatoriedade 16

4. Processamento da EFD 16

5. Principais características 17

Capítulo 2 – Regras da EFD 17

1. Leiaute 17

2. Registros 18

3. Preenchimento 19

4. Bloco – 0 20

5. Bloco – C 21

6. Bloco – D 22

7. Bloco – E 22

8. Bloco – G 22

9. Bloco – H 23

10. Bloco – K 23

11. Bloco - 1 24

PARTE IV – Escrituração Contábil Digital – ECD 25

1. Introdução 25

2. Como funciona a ECD – Passo a Passo 26

3. Livros contábeis 27

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4. Obrigatoriedade e dispensa da elaboração da ECD 28

5. Funcionalidades – PVA 29

6. Prazo para a transmissão da ECD 29

7. Compartilhar informações sobre a ECD 29

8. Modalidade de acesso à ECD 30

9. Consulta pela pessoa jurídica relativa à sua ECD 30

10. SPED armazena quem acessou a ECD 30

11. Empresa fica sabendo quem acessou sua ECD 30

12. Simplificação das declarações 30

13. Documentos eletrônicos para fins legais 31

14. Segurança e sigilo da ECD 31

15. Arquivos digitais de interesse previdenciário 31

16. Penalidade pelo atraso na entrega da ECD 31

17. Guarda e conservação de documentos 32

18. Conversão da ECD em arquivo TXT 32

19. Assinatura 34

20. PVA – Programa Validador e Assinador 34

21. Responsabilidade do contador 35

22. Cuidados a serem tomados antes do envio da ECD 36

23. Autenticação da ECD pela Junta Comercial 36

24. Substituição da ECD 37

25. Período e limite do tamanho – Livro digital 37

PARTE V – Escrituração Contábil Fiscal – ECF 38

1. Introdução 38

2. Finalidade da ECF 38

3. Início da ECF 39

4. Obrigatoriedade da ECF 39

5. Dispensada da ECF 39

6. Prazo de entrega 39

7. DIPJ, LALUR e FCONT – Fim da obrigação acessória 39

8. Assinatura 39

9. Penalidade 40

10. Blocos da ECF 41

PARTE VI – EFD Contribuições 41

1. Criação da EFD 41

2. Obrigatoriedade e periodicidade 41

3. Pessoas jurídicas desobrigadas da EFD 42

4. Prazo de envio para Sped 42

5. PVA – Programa validador para EFD 44

Referências Bibliográficas 44

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SPED – Sistema Público de Escrituração Digital

Parte I – SPED – Sistema Público de Escrituração Digital

Capítulo 1 – SPED

O SPED apresenta os seguintes projetos (implantados ou a serem implantados) que são integrados entre si:

ECD – Escrituração Contábil Digital;

EFD – Escrituração Fiscal Digital; o EFD – Contribuições - PIS/COFINS. o EFD – ICMS/IPI.

ECF - Escrituração Contábil Fiscal;

FCont –Controle Fiscal Contábil de Transição;

NF-e – Nota Fiscal Eletrônica;

CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico;

NF-s – Nota Fiscal de Serviço Eletrônica;

NFC-e - Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica;

Livro de Produção e Estoque;

E-Social.

1. Introdução

O projeto SPED altera a forma de cumprimento das obrigações acessórias realizada pelos contribuintes, substituindo a emissão de livros e documentos contábeis e fiscais em papel por documentos eletrônicos, cuja autoria, integridade e validade jurídica são reconhecidas pelo uso da certificação digital.

Nesse projeto, mais que uma alteração da forma de cumprimento das obrigações houve a tentativa de alterar a “cultura do papel”, presente em nossa sociedade, pela utilização de arquivos digitais.

2. Objetivos

2.1. Promover atuação integrada dos Fiscos

Diante da evolução tecnológica constante e do aumento no volume de operações pelas maiores empresas, a fiscalização foi obrigada a se modernizar tecnologicamente. A modernização completa, contudo, era impedida pela falta de padronização das informações apresentadas, uma vez que as várias declarações eram solicitadas com linguagem diversa pelos governos federal, estaduais e municipais. Para integrar a fiscalização, foi desenvolvido o Sped.

2.2. Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes

O SPED propicia a entrega única do que antes era realizado em várias obrigações acessórias, centralizando em um banco de dados único, que pode ser acessado pelo Fisco interessado, observando o sigilo garantido na Constituição Federal.

Com essa situação o contribuinte tem uma simplificação de suas obrigações acessórias facilitando e racionalizando suas informações. Porém, essa simplificação não representa uma diminuição das informações solicitadas, mas somente a diminuição da quantidade de declarações entregues.

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A União, os Estados, Municípios e o Distrito Federal continuam exigindo as mesmas informações ou até mesmo aumentando, o que mudou foi a forma de entrega, porque o contribuinte passou a enviar todas as informações para essas esferas de forma centralizada, cabendo à União (por intermédio do Serpro), armazenar os dados enviados e possibilitar o acesso para os interessados, garantindo sempre o sigilo na forma da Constituição Federal.

2.3. Tornar mais ágil a identificação de ilícitos tributários (descumprimento das obrigações tributárias)

Antes do Sped, sempre que havia uma fiscalização ela solicitava as informações à empresa. E, posteriormente, o fisco fazia uma análise destas informações, as confrontando com outras informações prestadas em outras obrigações e se localizasse inconsistências solicitava, via de regra, esclarecimentos ao contribuinte.

No momento em que a fiscalização passa a ter as informações das várias empresas do Brasil em banco de dados único com leiautes estruturados, torna-se possível o cruzamento das informações entregues pelos vários contribuintes de forma mais rápida.

Esta ação, realizada através de checagem eletrônica, não necessitando de ação humana, tornando mais transparente os ilícitos dificultando em muito a possibilidade de sonegação fiscal.

Nessa sistemática digital, o Fisco pode fazer a checagem dos dados enviados pelas empresas, uma vez que a venda (saída) de uma empresa representa a compra (entrada) de outra.

Assim, a receita federal consegue executar uma fiscalização em tempo quase real e identificar irregularidades e lavrar autos de infração de forma muito mais ágil.

3 – Projetos

3.1. Escrituração Contábil Digital (ECD ou Sped contábil)

Visa a substituição da emissão de livros contábeis (diário e razão) em papel pela sua existência apenas digital.

3.2. Escrituração Fiscal Digital (EFD ou Sped Fiscal)

Visa a substituição da emissão de livros fiscais em papel pela sua existência apenas digital.

Na primeira fase do projeto, o contribuinte foi obrigado a entregar de forma digital os seguintes livros fiscais:

Registro de Entradas;

Registro de Saídas;

Registro de Apuração do ICMS;

Registro de Apuração do IPI;

Registro de Inventário.

3.3. Controle Fiscal Contábil de Transição (FCont)

O FCont é uma escrituração, das contas patrimoniais e de resultado, em partidas dobradas, que considera os métodos e critérios contábeis vigentes em 31.12.2007.

Devem ser informados os lançamentos que:

Efetuados na escrituração comercial, não devam ser considerados para fins de apuração do resultado com base na legislação vigente em 31.12.2007, ou seja, os lançamentos que existem na escrituração comercial, mas que devem ser expurgados

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para remover os reflexos das alterações introduzidas pala Lei nº 11.638, de 28/12/2007.

Com a MP nº 627/2013 a F-Cont deixa de existir a partir do ano calendário 2014, não havendo necessidade de sua entrega em 2015.

3.4. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Visa à substituição da emissão de documentos fiscais em papel por um processo digital.

3.5. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Foi implantado de forma não obrigatória em 2009 e de forma obrigatória a partir de 2012.

3.6. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Numa fase posterior do Projeto SPED, onde se integrará as Prefeituras será necessária a criação de um documento fiscal de serviço (NFS-e), cujo o modelo operacional já está em fase de estudo.

3.7. Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substitui a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica) , a partir do ano-calendário 2014, com entrega prevista para o último dia útil do mês de junho de 2015 no ambiente do SPED.

São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas , inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido, exceto:

I – As pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;

II – Aos órgãos públicos, as autarquias e as fundações públicas;

III – As pessoas jurídicas inativas .

3.8. EFD- Contribuições

A EFD-Contribuições será um arquivo digital do SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas na escrituração da Contribuição para o PIS e da Cofins e também para a Contribuição Previdenciária sobre a Receita.

4. Parceria Governo X Empresas

A maior virtude desse projeto foi a parceria entre as empresas e o governo, que se uniram para a realização de algo novo e moderno, necessário a ambos e muito importante para o Brasil.

No projeto, ambos (governo e empresas) se uniram para um objetivo comum, mudar a forma de emissão e armazenamento de documentos fiscais, além de alterar a escrituração fiscal e contábil, colocando todos definitivamente na era digital. Isso propicia o uso da tecnologia para facilitar o preparo e entrega das obrigações acessórias.

Para se ter uma ideia da sinergia existente no Projeto SPED, basta verificarmos o tempo de implantação desse projeto revolucionário, que foi de aproximadamente 12 meses.

Durante esse período, ficou claro que somente com uma parceria séria, onde Fisco e Contribuinte tenham objetivos comuns e espírito de cooperação, é possível viabilizar projetos dessa magnitude, que satisfaçam tanto o Fisco, quanto as empresas, proporcionando ganhos para toda a sociedade.

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Capítulo 2 – Certificação Digital

1. Obrigatoriedade

Com o SPED e os seus projetos, passou a ser obrigatória a assinatura digital na ECD, EFD e na NF-e em cada documento fiscal deve ter assinatura digital para assegurar a sua validade jurídica, é necessário que todos os contribuintes, independente do porte da empresa, adquiram o certificado digital.

2. Definição

É a tecnologia que provê os mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confiabilidade e integridade às informações eletrônicas das mensagens e documentos trocados na Internet, ou de forma mais simples é a forma de identificar a autoria nas operações via Internet.

Assim, utilizando a Certificação Digital, é possível identificar o autor de uma transação ou mesmo de uma mensagem, possibilitando manter os dados confidenciais protegidos contra a leitura por pessoas não autorizadas.

Os certificados podem ser emitidos para pessoas físicas ou jurídicas, equipamentos ou aplicações, chamadas de “titulares de certificados”.

O certificado digital contém o nome (um número público exclusivo denominado chave pública) e muitos outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informação.

3. ICP-Brasil

Representa um conjunto de entidades prestadoras de serviços ordenados em conformidade com as diretrizes e normas técnicas estabelecidas por um Comitê Gestor. Somente as transações realizadas na ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários, dando validade jurídica aos documentos assinados digitalmente.

Uma das principais características da ICP-Brasil é sua estrutura hierárquica, onde no topo da estrutura, encontra-se a Autoridade Certificadora Raiz e, abaixo dela, estão as diversas entidades. O contrato de adesão é subordinado a uma processo de credenciamento, no qual são analisadas a capacidade jurídica, econômico-financeira, fiscal e técnica da cada entidade.

3.1. Entidade Certificadora

Para emissão do Certificado Digital é necessário procurar uma Autoridade Certificadora, que é uma entidade considerada confiável pelas partes envolvidas numa comunicação.

Autoridades certificadoras no Brasil:

Serpro, CEF, Serasa, Receita Federal, Casa da Moeda do Brasil etc.

4. Informações de Certificado Digital

Um Certificado Digital, normalmente contém as seguintes informações:

Sua chave pública (nome e endereço de e-mail);

A validade da chave pública;

Nome da empresa (Autoridade Certificadora – AC) que emitiu seu Certificado Digital;

O número de série do Certificado Digital;

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A assinatura digital da AC (Autoridade Certificadora), que é a empresa que emitiu um Certificado Digital.

5. Assinatura Digital

Formando a assinatura digital temos a chave pública (de conhecimento público) e a chave privada (de conhecimento apenas do possuidor do certificado).

Este par de chaves tem uma série de características sendo a principal delas o fato da tecnologia utilizada na geração dessas chaves ser a chamada “criptografia assimétrica”, que é o método mais comum para autenticar transações conduzidas pela internet. Por esse método, embora elas sejam matematicamente relacionadas, é impossível calcular uma chave a partir da outra. Assim uma chave desempenha a função inversa da outra o que uma faz, somente a outra pode desfazer. Por exemplo, se a chave privada é usada para assinar o conteúdo de um documento, a chave pública á usada para validar essa assinatura.

5.1. Certificação Digital

O certificado digital é obtido de uma Autoridade Certificadora (AC) e contém o nome do titular (pessoa física ou jurídica), o número de série, a data da sua validade, a chave pública do titular e assinatura (eletrônica) da Autoridade Certificadora, que garante o próprio certificado.

Informações referentes a entidade para o qual o certificado foi emitido (nome, e-mail, CPF/CNPJ, PIS etc.);

A chave pública referente a chave privada de posse da entidade especificada no certificado;

O período de validade.

5.2. Renovação

O usuário pode solicitar a renovação do certificado para a AC antes da perda de validade deste. Na solicitação, o usuário pode manter os dados do certificado e até mesmo o par de chaves, se a chave privada não tiver sido comprometida. Porém, se após o prazo de validade não for solicitada a renovação ou solicitação de novo certificado por parte do solicitante, esse perderá a validade e não será mais possível ser utilizado.

6. Tipos de Certificado

Temos 2(dois) tipos de certificados digitais, que são o “A1 e A3”.

A1 – São válidos por um ano e ficam armazenados no próprio computador do usuário. Nesse certificado a chave pública é enviada para a Autoridade Certificadora (AC) com a solicitação de emissão do certificado, enquanto a chave privada ficará armazenada em seu computador, obrigatoriamente, protegida por senha de acesso. Por isso é recomendável que seja feita uma cópia de segurança (backup) em uma mídia portátil.

A3 – São válidos por 3 (três) anos e ficam armazenados em hardware específico (Cartão inteligente ou Token) e acessados por leitora, apresentando nível de segurança superior, uma vez que o par de chaves é gerado em hardware específico, não permitindo a exportação, qualquer outro tipo de reprodução ou mesmo cópia da chave privada.Neste certificado é possível transportar a chave privada e o cerificado digital de maneira segura possibilitando ao possuidor do certificado realizar transações eletrônicas aonde desejar.

7. Mídias

Para utilização do certificado digital são necessárias uma das mídias a seguir:

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Smart Card (Cartão Inteligente)

É um cartão criptografado capaz de gerar e armazenar as chaves criptográficas que irão compor os certificados digitais. Uma vez geradas essas chaves estarão totalmente protegidas, sendo impossível exportá-las para uma outra mídia nem retirá-las do smart card.

Leitora

É um dispositivo projetado para conectar um cartão inteligente (smart card) a um computador. A leitora é responsável por fazer a interface como cartão, enquanto o computador gerencia as aplicações. Uma vez instalada, a leitora permitirá o acesso seguro de serviços na Internet.

Token

É um hardware capaz de gerar e armazenar as chaves criptográficas que irão compor os certificados digitais.

Após geradas as chaves, elas estarão totalmente protegidas, uma vez que não será possível exportar ou retirá-las do token.

Para uso do token, é necessário conectá-lo através de uma porta USB depois de instalar seu driver e um software.

8. Certificado Digital na NF-e

Os certificados digitais serão exigidos:

Na assinatura de mensagens quando das transmissões de arquivo para solicitação de autorização de uso, pedido de Cancelamento de NF-e, pedido de Inutilização de NF-e;

Na transmissão durante a transmissão das mensagens entre o servidor do contribuinte e o Portal da Sefaz;

Parte II – Nota Fiscal Eletrônica

1 – Exemplos do Exterior

O principal exemplo de documentos semelhantes a NF-e no exterior estudado foi do Chile, que desenvolveu a fatura eletrônica (Factura Eletrônica), servindo como ponto de partida para a elaboração do nosso projeto.

2 – Benefícios da NF-e

1. Expectativas com o projeto SPED

O Projeto Sped determina mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo benefícios para os contribuintes e as administrações tributárias. Porém, muitos dos benefícios que as empresas podem desfrutar dependem da automatização dos processos existentes nas empresas propiciando um maior controle de custos financeiros e logísticos das mesmas. Por isso, somente com o tempo e a renovação tecnológica, as empresas passam a aferir melhor os reais ganhos resultantes do projeto Sped.

1.1. Benefícios para o contribuinte vendedor (emissor da NF-e)

Redução de custos de impressão:

A nota fiscal eletrônica tornou obrigatória a circulação da Danfe com 1 (uma) única via, enquanto a legislação anterior obrigava no mínimo 4 (quatro).

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Redução de custo de aquisição de papel:

Numa conta rápida vamos considerar que uma empresa de médio porte emitia, entre todas as suas operações por volta de 1.500 notas fiscais por mês, com a NF-e deixou de emitir pelo menos 3 (três) vias a cada nota fiscal, representando em torno de 4.500 folhas por mês ou 54.000 folhas por ano.

Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais:

Com a necessidade de arquivo digital ao invés de papel as empresas necessitam guardar apenas documentos virtuais, não havendo necessidade de locações de espaço em armazém, ou outro local nem a necessidade de arquivistas.

Nessa situação, o arquivo sendo virtual, cabe a empresa se guarnecer dos meios de segurança necessários para manter íntegros os arquivos durante o período prescricional do tributo, 5(cinco) anos.

Simplificação de obrigações acessórias , como dispensa de AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais):

Com a NF-e não haverá mais a AIDF, porque a autorização ocorrerá nota a nota.

Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira:

Os Postos Fiscais de fronteiras estão se aparelhando com leitores óticos, o que facilitará a captura da chave de acesso e a consulta da validade da NF-e.

Incentivo a uso de relacionamento eletrônicos com clientes (B2B):

O B2B (Business to Business) é o nome dado ao comércio praticado por empresas (fornecedores e clientes).

Como o projeto de NF-e e a padronização pelo Estado do documento fiscal se espera uma padronização natural pelas empresas do relacionamento eletrônico, utilizando o padrão XML.

1.2. Benefícios para o contribuinte comprador (receptor da NF-e)

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias:

Com a padronização do leiaute da NF-e, as empresas podem desenvolver soluções capazes de extrair os dados das notas.

Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e

A NF-e possibilita a empresa enviar as informações de forma antecipada, permitindo ao cliente receber e processar as informações antes da chegada da mercadoria, ficando apenas aguardando a chegada do transporte para efetivar a entrada da mercadoria.

Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais:

A extração dos dados das notas fiscais diretamente do arquivo digital possibilita a eliminação dos erros de digitação, diminuindo o tempo de escrituração das informações.

1.3. Benefícios para as administrações tributárias

Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal:

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Na medida em que a NF-e pode ter sua validade checada pela chave de acesso, quem a possuir tem uma garantia de sua validade e de seus dados.

Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos:

A criação de um banco de dados único, compartilhado entre a União, Estados, Municípios e Distrito Federal, possibilita ao Fisco mais agilidade na verificação e confronto das informações prestadas pelas empresas.

Redução de custos no processo de controle das NF-e capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito:

Com a NF-e é possível ao fiscal verificar a validade da NF-e ou mesmo sua passagem pelo Posto de Fronteira, com a simples captura da chave de acesso pelo código de barras.

Este procedimento agiliza a fiscalização pois, já dará as informações necessárias para o controle fiscal.

Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação

Com o aumento do controle das operações das empresas, o Fisco pode verificar de forma muito mais ágil se as aquisições e saídas das empresas estão compatíveis, constando eventuais irregularidades de forma mais rápida e segura.

Suporte aos projetos de escrituração eletrônicos contábil e fiscal da Secretaria da RFB (SPED)

A NF-e faz parte do projeto Sped, que incluía inicialmente apenas as Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Escrituração Contábil Digital (ECD), mas hoje temos vários outros projetos, visando no final a substituição das declarações atuais para o formato de Sped.

Assim, com o projeto Sped, será possível ao fisco confrontar as informações fiscais e contábeis das empresas, verificando sua coerência eventuais inconsistências, facilitando a fiscalização e possibilitando maior transparência. Contudo, isso obriga o contribuinte a se informatizar e aumentar aos seus controles internos para passar uma informação mais consistente ao Fisco.

3 – Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

1. Conceito

A NF-e pode ser conceituada como sendo um documento de existência exclusivamente digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a autorização de uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.

Na implantação do modelo conceitual, se pensou nas seguintes premissas:

Modelo nacional de documento fiscal eletrônico;

Substituição da sistemática de emissão do documento em papel, pela emissão de arquivo digital;

Fortalecimento do controle e fiscalização pelo Fisco, diante da informatização das informações;

Simplificação das obrigações acessórias dos contribuintes;

Possibilidade de controle em tempo real das operações comerciais das empresas pelo Fisco.

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2. Obrigatoriedade

A legislação obrigou a partir de Dezembro de 2010 as empresas adorarem a emissão de 100% da NF-e, conforme critérios abaixo relacionados:

Desenvolvimento de atividade industrial;

Desenvolvimento de atividade de comércio atacadista ou de distribuição;

Praticam saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação;

Fornecem mercadorias para administração pública.

3. Forma de Credenciamento

Para poder emitir a NF-e, o contribuinte deve providenciar o seu credenciamento prévio junto à Sefaz da unidade da Federação onde estiver inscrito seu estabelecimento.

O credenciamento poderá ser de uma forma a seguir:

Voluntário - requerido pelo contribuinte; ou

De ofício - realizado pela Sefaz independente de manifestação do contribuinte.

4 - Consulta à NF-e

1. Recebimento da NF-e

A empresa ao receber o Danfe deve verificar sua validade efetuando consulta da chave de acesso pela Internet. Porque se a NF-e não estiver no site nacional ou no site do Estado do contribuinte emissor não terá validade e assim terá o mesmo efeito de receber mercadoria sem documento fiscal.

Passo a passo do recebedor da mercadoria:

Utilizar o número da Chave de Acesso constante do Danfe;

Consultar no portal da Sefaz a validade da NF-e.

Com isso, evidencia-se que se a NF-e não tiver validade não deve ser aceita pelo destinatário, porque este estaria recebendo mercadoria ou serviço sem documento fiscal.

Após verificar a autenticidade da NF-e, o destinatário deve providenciar a sua escrituração no Registro de Entrada sendo que:

Se for emissor de NF-e é obrigatório que arquive a NF-e com o seu respectivo protocolo de autorização;

Se não for emissor de NF-e pode ser utilizado a Danfe para escrituração de arquivo.

O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Cabe ao emissor da NF-e disponibilizar o arquivo digital imediatamente após a sua autorização, ao destinatário com o mesmo conteúdo da NF-e enviada para a Sefaz.

Se, todavia, o destinatário não for credenciado para operar com a NF-e poderá escriturá-la com base nas informações contidas na Danfe, que servirá como arquivo fiscal a ser apresentada à fiscalização quando solicitado, porém isso não dispensa a empresa de verificar se a NF-e que é representada pelo Danfe esta autorizada pelo Fisco.

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1.1. Forma de transmissão das informações entre os contribuintes

As formas mais comuns de troca de informações entre as empresas no “comércio eletrônico”(B2B) são segundo o Manual de Orientação do contribuinte as seguintes:

Troca de mensagens em sistema específico, baseado em web ou rede privariva;

Troca de arquivos;

Troca de mensagens via e-mail;

Disponibilização de informações em portais, com acesso sob demanda e autenticação de acesso.

2. Consulta NF-e

As Secretarias de Fazenda e a Secretaria da Receita Federal (Ambiente Nacional) disponibilizarão consulta, pela Internet, para o destinatário e outros interessados, que possuam a chave de acesso da NF-e.

Com a chave de acesso, qualquer pessoa poderá realizar a consulta integral ou resumida de uma NF-e, verificar a sua situação e visualizar as informações constantes da mesma.

Para verificar a existência da NF-e, é necessário acessar o site nacional www.nfe.fazenda.gov.br ou da Sefaz de origem e digitar a chave de acesso (44 caracteres) ou utilizar um leitor ótico, que captura a informação do código de barras.

Na consulta, aparecerá os dados completos da NF-e e seu status (autorizada, cancelada ou denegada). Porém após 180 dias da autorização aparecerá apenas a possibilidade de fazer consulta resumida.

Verificamos que a chave de acesso é a forma de consultar a situação e as informações constantes na NF-e. Por isso, qualquer pessoa que a tiver terá acesso as informações da empresa, sendo necessário tomar cuidado com a sua formação.

Composição da chave de acesso

2.1. Código das UF’s

O projeto utiliza a codificação da UF definida pelos códigos IBGE das Unidades da Federação.

2.2. Ano e mês de emissão

O contribuinte deve indicar o ano e mês, conforme constar no campo “data de emissão” considerando dois caracteres para cada informação.

2.3. CNPJ do emitente

Deve ser informado o CNPJ completo do estabelecimento emissor da NF-e.

2.4. Modelo

Deve ser informado o modelo do documento fiscal que é “55”.

2.5. Série do documento fiscal

Será informada a série do documento fiscal emitido necessariamente com 3 (três) dígitos, completando com zeros a esquerda quando necessário.

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2.6. Número do documento fiscal

Será informado o número do documento fiscal emitido necessariamente com 9 (nove) dígitos, completando com zeros a esquerda quando necessário.

2.7. Forma de emissão da NF-e

1 - Emissão normal (não em contingência);

2 - Contingência FS-IA, com impressão do Danfe em formulário de segurança;

8 - Contingência off-line da NFC-e.

2.8. Código numérico

São números criados pelo emitente e os únicos que não tem sequencia lógica. Portanto, a única segurança, para o contribuinte, que seu documento fiscal somente será consultado por quem tiver o Danfe e a sua chave de acesso.

2.9. Dígito verificador

Baseado no cálculo do modelo 11. (cálculo numérico).

QUADRO DE COMPOSIÇÃO DA CHAVE DE ACESSO - DANFE

Descrição Código da UF

Ano e Mês da Emissão

CNPJ Emiente Modelo Série Número da NF-e

Forma de

Emissão da NF-e

Código Numérico Aleatório

Dígito Verificador

Nº de Caracteres

2 4 14 2 3 9 1 8 1

Exemplo 31 1503 42.992.164/0001-92 55 001 000000984 1 00000984 4

5 – Danfe

1. Conceito

O Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) não substitui a nota fiscal modelo 1 ou 1-A, porque é apenas um instrumento auxiliar para consulta da NF-e, que deve acompanhar a mercadoria em seu trânsito, podendo ser impresso em papel comum, em única via e conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e em código de barras unidimensional para facilitar a captura e confirmação de informações da NF-e pelos Fiscos.

O Danfe, por ser um documento auxiliar não necessita ser arquivado, porém deve ser impresso com letras legíveis. Porém, se o contribuinte destinatário, não for emissor de NF-e, poderá utilizar os dados contidos no Danfe para a escrituração da NF-e, mas nessa hipótese arquivará o Danfe como se fosse uma nota fiscal. Lembrando que mesmo nessa situação sua validade fica vinculada à efetiva autorização de uso, que pode se consultada pela internet.

Já o contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir desses documentos fiscais.

Entre outras funções o Danfe pode servir para:

Acompanhar o trânsito de mercadorias;

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Colher a firma do destinatário para comprovação de entrega das mercadorias;

Auxiliar a escrituração da NF-e no destinatário não receptor de NF-e.

2. Impressão do Danfe

O Danfe deve ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 e máximo ofício. Na impressão podem ser utilizadas:

Folhas soltas;

Formulário de Segurança;

Formulários Contínuos.

3. Preenchimento do Danfe

A legislação aplicável para a emissão e preenchimento da nota fiscal modelo 1/1ª também se aplica ao preenchimento do Danfe, porque esse é apenas uma representação gráfica simplificada da NF-e, uma vez que não tem todas as informações do arquivo digital.

4. Canhoto

Tal como a nota fiscal modelo 1 ou 1-A o Danfe tem a possibilidade de incluir um canhoto destacável. Ele pode ficar na extremidade inferior, na lateral direita ou na extremidade superior.

O canhoto por ser a comprovação da entrega da mercadoria não pode ser substituída pelo arquivo da NF-e por enquanto, pois, esse ainda não tem comprovação de recebimento eletrônico.

Parte III – EFD – Escrituração Fiscal Digital

Capítulo 1 - EFD

1. Objetivo

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) veio substituir a obrigação de escriturar os livros fiscais em papel pela entrega de arquivos digitais, assinados digitalmente.

A EFD obriga o contribuinte informar suas operações de forma mais detalhada ao Fisco, ao contrário da obrigação de escrituração dos livros fiscais em papel que contemplam apenas dados totais dos documentos fiscais.

Com a Escrituração Fiscal Digital (EFD) o Fisco visou:

Integrar os fiscos Estaduais e a Receita Federal do Brasil – para tanto o Fisco pretende promover a padronização e o compartilhamento de informações contábeis e fiscais, respeitando o sigilo fiscal. Com tudo isso é possível maior rapidez no acesso as informações e uma melhoria na qualidade da informação;

Racionalização e a uniformização das obrigações acessórias – após obtenção dessa racionalização, será possível as empresas reduzirem seus custos com emissão e armazenamento de documentos em papel e posteriormente a diminuição do chamado custo Brasil, propiciando um menor custo para abrir, manter e fechar empresas. A racionalização e uniformização das obrigações possibilita ainda uma agilização dos procedimentos sujeitos ao controle fiscal, sem falar na possibilidade de aumento do B2B (Business to Business);

Maior eficiência das ações fiscais – essa situação se concretiza com a maior celeridade na identificação de ilícitos tributários, redução do tempo gasto nas ações fiscais e

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eliminação da etapa de coleta de arquivos e documentos, uma vez que com arquivos eletrônicos e padronizados há possibilidade de cruzamento dos dados contábeis e fiscais.

Começou a ser exigida a partir de 2009, para os seguintes livros fiscais:

Registro de Entradas;

Registro de Saídas;

Registro de Apuração do ICMS;

Registro de Apuração do IPI;

Registro de Inventário.

A partir de 2011, passaram a ser obrigatórias também as informações do Ciap (Controle do ICMS do Ativo Permanente), para as empresas que efetuem créditos do ICMS do Ativo Permanente.

A partir de 2015 entrará em vigor o controle da produção e do estoque para indústrias e atacadistas (bloco K).

2. Histórico

Em 1997, o Fisco pela primeira vez buscou integrar as informações entre os Estados, implantado o Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) que pretendeu:

O controle físico de mercadorias nas fronteiras entre as UF’s, criando o atual Sistema de Controle Interestadual de Mercadorias em Trânsito;

A troca de arquivos digitais com informações de vendas e compras, possibilitando maior intercâmbio de dados e celeridade em fiscalizações;

A disponibilização, na internet, de consulta aos cadastros de contribuintes de várias unidades da Federação.

Com essa implantação, o Governo pretendeu iniciar o que mais tarde ocorreu em a EFD, que foi:

Informatizar relacionamento Fisco x Contribuinte;

Checar e acompanhar as operações realizadas por contribuintes do ICMS;

Apurar comportamentos anômalo;

Disponibilizar informações à fiscalização.

Para poder enviar a informação, o contribuinte necessita passar os seus arquivos previamente por um validador e somente depois de validados que seria possível a transmissão.

3. Obrigatoriedade

A partir de 01.01.2014 todas as empresas ficaram obrigadas a apresentar a EFD mensalmente às suas respectivas unidades da federação.

A obrigação existe independente da empresa ser obrigada a emitir NF-e.

As empresas enquadradas no Simples e o Microemprendedor Individual - MEI ficam dispensadas da entrega EFD.

4. Processamento da EFD

A entrega da EFD é feita em ambiente específico, com todas as informações solicitadas, sendo distribuídas as respectivas UFs:

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De forma resumida a entrega da EFD seguirá o fluxo a seguir:

O contribuinte gera o arquivo em formato texto, dentro do leiaute de EFD, utilizando programa de computador de responsabilidade do contribuinte (ERP).

Para fazer a EFD, o contribuinte pode importar o arquivo gerado, validar e conferir o seu conteúdo;

Enquanto houver erro, não será possível a transmissão, por isso novo arquivo de EFD em formato texto deve ser elaborado, após a correção da base de dados que lhe deu origem e o realizar novamente o processo de importação/validação.

Se não houver erros no arquivo digital, o representante legal do contribuinte deve assiná-lo utilizando o certificado digital no padrão ICP-Brasil e fazer a transmissão para o ambiente da Receita Federal do Brasil – RFB, que devolverá recibo identificador da EFD com a data e hora da transmissão.

4.1. Prazo de entrega

Caso não haja norma, o prazo de entrega será dia 5 do mês seguinte; porém, cada unidade da Federação pode definir outra data se desejar.

5.Principais características

A EFD (Escrituração Fiscal Digital) apresenta mais semelhança com o chamado Sintegra do que com os livros fiscais em papel e como principais características as seguintes:

Arquivo formato texto;

Arquivos com organização hierárquica, ou seja, alguns registros são preenchidos como complemento de informações de outros registros;

Necessidade de utilização de certificação digital, para envio das informações;

Os arquivos digitais não são separados em entradas e saídas como os livros fiscais por processamento de dados , mas por blocos de informações, onde, por exemplo, no Bloco C informamos todas as operações com mercadorias;

Escrituração detalhada dos tributos (ICMS, IPI, PIS e Cofins na escrituração fiscal);

Envio da escrituração fiscal mensalmente a fiscalização;

As informações ficam na base de dados do Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados);

Possibilidade de cruzamento com as informações contábeis e com a NF-e.

Capítulo 2 – Regras da EFD

1. Leiaute

O leiaute da EFD está organizado em blocos de informações dispostos por tipo de documento e organizado em registros que contém dados.

A partir de 01.01.2015 apresenta os seguintes blocos

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BLOCOS DA EFD - ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL

Bloco Descrição

0 Abertura, Identificação e Referências (registro de tabelas)

C Documentos Fiscais I - Mercadorias (ICMS/IPI)

D Documentos Fiscais II - Serviços (ICMS)

E Apuração do ICMS e do IPI

G Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente - CIAP - modelos "C"e "D"

H Inventário Físico

K Controle de Produção e Estoque

I Outras Informações

9 Controle do Encerramento do Arquivo Digital

2. Registros

Cada bloco é formado por Registros, que contém as informações solicitadas.

Esses registros, organizados hierarquicamente, são descritos com as informações técnicas e tributárias necessárias para o preenchimento como por exemplo no Registro C 100.

Registro C 100: Nota Fiscal Eletrônica – NF-e (Código 55)

REGISTROS BLOCO C100 - NOTA FISCAL ELETRÔNICA - CÓDIGO 55

Nº Campo Descrição Tipo Tamanho Dec

1 Reg Texto fixo contendo "C100 C 4 -

2 Ind_Oper Indicador do tipo de operação: 0 - Entrada

1 - Saída C 1 -

3 Ind_Emit Indicador do emitente do documento fiscal:

0 - Emissor Próprio 1 - Terceiros C 1 -

Abaixo segue a composição dos campos:

Nº - Número do campo;

Campo – Indica informação do campo de forma resumida;

Descrição – Descreve a informação de forma mais detalhada;

Tipo – Dispõe sobre qual a natureza da informação deve ser preenchida, se Numérico (N) ou Alfanumérico (C);

Tam. Informa o tamanho do campo, com a indicação da quantidade de caracteres;

Dec. – Quantidade de casa decimais.

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3. Preenchimento

Ao preenchermos as informações na EFD, devemos observar as regras de escrituração de cada unidade da federação, uma vez que não houve alteração para a implantação da obrigação.

Também é necessário fazer o preenchimento sob o enfoque do informante, ou seja, conforme as entradas e saídas. Porque no caso de informações de entradas as informações do arquivo serão do contribuinte e não as constantes do documento fiscal original.

Assim, por exemplo, o informante deve considerar os seguintes aspectos:

Código do item – nesse caso deve registrar os seus códigos tanto nas suas entrada como nas suas saídas;

Código da Situação Tributária (CST);

CFOP – Deve ser registrado, nas operações de entradas, o CFOP que corresponde a destinação do item no estabelecimento do contribuinte. E, nas saídas o que estiver indicado na nota fiscal de faturamento. E, se a nota fiscal tiver mais de um CFOP há necessidade de informar os valores desdobrados em quantos registros forem necessários para completar o seu total;

Unidade de medida – deve ser indicada sempre a unidade utilizada pela empresa, na quantidade de seu estoque, porém se diversa da nota fiscal há necessidade de indicar o fator de conversão.

3.1. Regras gerais de preenchimento

Seguem abaixo as regras gerais de preenchimento:

Todos os campos alfanuméricos, se não houver determinação específica do seu tamanho, terão tamanho máximo de 255 caracteres;

Todos os campos numéricos não têm limite de caracteres;

Os campos numéricos também devem ser preenchidos sem os separadores de milhar ou quaisquer outros caracteres, devendo a vírgula se utilizada como separador decimal;

Os campos de data devem ser informados conforme o padrão (ddmmaaaa) sem a utilização de separadores;

Os campos da data devem ser informados conforme o padrão (hhmmss), no formato 24 horas, sem nenhum caractere de separação;

3.2. Tabelas externas

O contribuinte para preencher as informações necessárias terá de utilizar tabelas externas.

Abaixo seguem algumas tabelas como exemplo:

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TABELA DOCUMENTOS FISCAIS DO ICMS Nº Descrição

1 Nota fiscal

1B Nota fiscal Avulsa

2 Nota fiscal de venda a consumidor

TABELA DE CÓDIGO DE GÊNERO DE PRODUTO Nº Descrição

0 Serviço

1 Animais vivos

2 Carnes e miudezas, comestíveis

3 Peixes e crustáceos, mosluscos e os outros invertebrados aquáticos

4 Leite e laticínios; ovos de aves ; mel natural; produtos comestíveis de origem animal

IPI Nº Descrição

0 Entrada com recuperação de crédito

1 Entrada tributárias com alíquota zero

2 Entrada isenta

3 Entrada não tributada

4 Entrada imune

PIS/COFINS Nº Descrição

1 Operação tributável com alíquota básica

2 Operação tributável com alíquota diferenciada

3 Operação isenta de contribuição

4. BLOCO 0

1. Informações

No bloco 0, se informa tudo que se refere ao contribuinte, a sua identificação e dados de referência utilizados nos outros blocos.

Nesse bloco, o contribuinte criará e informará os seus códigos de produtos, clientes, fornecedores e unidades de medidas entre outros, que devem ser referenciados em outros blocos.

2. Registros

2.1. Identificação

Para identificação do contribuinte, são solicitadas suas informações cadastrais (endereço, inscrição no CNPJ e estadual), se é contribuinte do IPI e qual o perfil se enquada e os dados se seu contabilista.

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Com relação aos dados do contabilista a EFD solicitada o seu endereço, podendo a nosso ver ser indicado o endereço de seu escritório ou mesmo indicar o endereço da própria empresa.

O bloco O é composto dos seguintes registros de informações:

BLOCO 0

Registro Descrição

0000 Abertura do Arquivo Digital e Identificação da entidade

0001 Abertura do Bloco 0

0005 Dados complementares da entidade

0100 Dados do contabilista

0190 Identificação das unidades de medida

0220 Fatores de conversão de unidades

0300 Cadastro de bens ou componentes do Ativo Imobilizado

2.2. Tabelas de referência

O contribuinte deve informar mensalmente ao Fisco as tabelas de referência de forma a possibilitar a escrituração das informações constantes dos documentos nos blocos “C”, “D”, “G” e “H”.

Exemplos:

Tabela de cadastro de participantes;

Tabela de identificação das unidades de medidas;

Tabela da identificação do item (produtos e serviços);

Tabela de fatores de conversão de medidas;

Tabela de natureza de operação;

Tabela de centros de custos.

5. BLOCO C

1. Informações

Neste Bloco o contribuinte, irá informar os documentos fiscais referentes a mercadorias, o que inclui as notas fiscais modelo 1 e NF-e, nota fiscal de consumidor, os cupons fiscais.

2.Registros

O bloco C é composto dos seguintes registros de informações:

BLOCO C

Registro Descrição

C001 Abertura do Bloco C

C100 Documento - Nota Fiscal (código 01), NF-e (código 55), NFC-e (códogo 65)

C105 Operação com ICMS ST recolhido para UF diversa do destinatário (codito 55)

C110 Informação complementar da NF (Código 01, 1B, 55)

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6. BLOCO D

1. Informações

Nesse bloco, o contribuinte irá informar os documentos fiscais referentes a prestação de serviço sujeitas a ICMS, que são a prestação de serviço de comunicação e o transporte intermunicipal e interestadual.

2. Registros

O bloco D é composto dos seguintes registros de informações:

BLOCO D

Registro Descrição

D001 Abertura do Bloco D

D100 Nota Fiscal de Serviço de Transporte (código 07), Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (código 08),

D110 Itens do documento - Nota Fiscal de Serviços de Transporte (códogo 07)

D120 Complemento da NF de Servi;os de Transporte (código 07)

7. BLOCO E

1. Informações

No bloco E, o contribuinte deve prestar as informações da sua apuração de ICMS, ICMS-ST de todas as unidades da Federação que tenha inscrição como substituto tributário e do IPI, se for contribuinte deste imposto.

O bloco E é composto dos seguintes registros de informações:

BLOCO E

Registro Descrição

E001 Abertura do Bloco E

E100 Período de apuração do ICMS

E110 Apuração do ICMS - Operações Próprias

E112 Informações adicionais dos ajustes de apuração do ICMS

8. BLOCO G

1. Informações

No Bloco G, o contribuinte presta as informações do CIAP (Controle do ICMS do Ativo Permanente), incluindo as informações de valores e o seu controle de movimentação.

O Ciap é necessário para o contribuinte determine quais os ativos podem ser creditados e o valor da apropriação desses créditos, uma vez que a legislação possibilita a apropriação em 48 parcelas mensais, sem nenhum tipo de correção.

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O bloco G é composto dos seguintes registros de informações:

BLOCO G

Registro Descrição

G001 Abertura do Bloco G

G110 ICMS - Ativo Permanente - CIAP

G125 Movimentação de bem do Ativo Imobilizado

G126 Outros Créditos Ciap

G140 Identificação do item do documento fiscal

G990 Encerramento do Bloco G

9. BLOCO H

1. Informações

No Bloco H, o contribuinte informa a quantidade de mercadorias em estoque no seu estabelecimento, cujo valor foi obtido na contagem do Inventário físico. O contribuinte deve preencher obrigatoriamente esse bloco por ocasião da realização do Inventário que ocorre pelo menos uma vez por ano (31.12). Por isso, nos meses que não houver o Inventário esse registro não será preenchido.

Caso o estabelecimento não tenha estoque na data do inventário, deve prestar essa informação indicando no Registro H001 que o bloco não apresenta dados informados.

A apresentação do bloco que contém o inventário, levantado em 31.12, será apresentado na referência fevereiro do ano seguinte.

O bloco H é composto dos seguintes registros de informações:

BLOCO H

Registro Descrição

H001 Abertura do Bloco H

H005 Totais do Inventário

H010 Inventário

H020 Informação complementar do inventário

H990 Encerramento do Bloco H

10. BLOCO K

1. Informações

No Bloco K, o contribuinte faz o Controle de Produção e do Estoque. Assim, neste registros, serão informadas entradas de mercadorias, com documentos fiscais, as movimentações destas dentro da empresa até se tornar o produto final, objeto da venda e, por fim, as vendas destas mercadorias.

Este bloco, ao contrário do anterior (Bloco H), deve ser entregue todos os meses, não apenas uma vez por ano. E, por ocasião da entrega do Inventário o valor final de estoque terá que necessariamente ser o mesmo.

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O bloco K é composto dos seguintes registros de informações:

BLOCO K

Registro Descrição

K001 Abertura do Bloco K

K100 Período de apuração do ICMS/IPI

K200 Estoque escriturado

K220 Outras movimentações internas entre mercadorias

K230 Itens produzidos

K235 Insumos consumidos

K250 Industrialização Efetuada por terceiros - Itens Produzidos

K255 Industrialização em terceiros - Insumos Consumidos

K990 Encerramento do Bloco K

11. BLOCO 1

1. Informações

No Bloco 1, é solicitado ao contribuinte informações sobre exportação, créditos fiscais, combustíveis, que deve preencher obrigatoriamente quando tiver a informação prestada.

BLOCO 1

Registro Descrição

1001 Abertura do Bloco 1

1010 Obrigatoriedade de registros do Bloco 1

1100 Registro de informações sobre exportação

1105 Documentos fiscais de exportação

Perguntas e Respostas sobre EFD

1. Quais empresas estão obrigadas à Escrituração Fiscal Digital (EFD)?

A EFD é obrigatória para os contribuintes do ICMS e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Porém, o início da obrigatoriedade depende de cada UF.

2. Quais os livros fiscais abrangidos?

Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do IPI, Registro de Apuração do ICMS, Ciap, Registro de Produção e de Estoque.

3. Qual será o cronograma de obrigatoriedade das empresas?

Todos os contribuintes de ICMS e/ou IPI.

4. Qual o prazo para a apresentação do arquivo da EFD?

Até o quinto dia do mês sobsequente.

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5.Qual a periodicidade da EFD?

Os arquivos da EFD têm periodicidade mensal.

Parte IV – Escrituração Contábil Digital (ECD)

1. Introdução/Finalidade

O Sped Contábil visa resumidamente substituir os livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais. Desde de 2008 iniciou-se uma nova era, onde a legislação fiscal deu o “pontapé inicial” sobre a substituição do papel pelos arquivos eletrônicos.

Livros criados com a escrituração digital:

G-Livro Diário

O livro diário será escriturado por completo, dia a dia e individualizado, sem escrituração auxiliar. Ele independe de qualquer outro.

R – Livro Diário com Escrituração Resumida

É o livro para recepcionar a escrituração contábil individualizada e também a escrituração resumida de certas contas.

A- Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida

É o livro auxiliar que contém os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida.

Z- Razão Auxiliar

Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado.

B- Livro Balancetes Diários e Balanços

A empresa que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.

1.1. Relacionamento contribuinte e Fisco – Reflexão sobre cruzamento de informações.

Conscientização empresarial

A partir de 2009, toda a escrituração contábil da pessoa jurídica, realtiva ao ano de 2008 (lançamentos contábeis das receitas e gastos realizados pela empresa, seu livro diário, livro razão, balanços e balancetes) esta contida num Banco de Dados Central – SPED, gerenciado pela Receita Federal do Brasil.

Tente “imaginar” os tipos de cruzamento de informações que poderão ser feitos com os dados enviados para o SPED, pelo prazo de 5 anos:

ECD X ECF X Contribuições x EFD x NF-e

A responsabilidade do contador e do empresário aumentou, quer seja em razão da evolução tecnológica implantada pelo fisco no SPED (ECD/EFD/NF-e), quer seja por causa da criação das Novas Regras Contábeis – Lei nº 11.638/2007.

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O profissional contábil deve atuar como propagador de informação para os empresários e demais departamentos da empresa, bem como aplicador da legislação tributária no Brasil.

Para isso é necessário o aperfeiçoamento permanente do profissional e sua equipe, por meio de constantes estudos e de investimentos em treinamento.

A área contábil passa a ser o “Centro de Inteligência Contábil/Fiscal”, departamento pensante (analisa/planeja/antecipa/prevê) e que propõe soluções preventivas contra a “Inteligência Eletrônica Fiscal”.

A escrituração contábil e fiscal da pessoa jurídica passará a ser fiscalizada eletronicamente com maior intensidade e assiduidade por parte dos fiscos, inclusive previdenciária.

1.2. Composição do SPED

Inicialmente o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi composto por três grandes projetos:

a) Escrituração Contábil Digital (SPED Contábil);

b) Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal);

c) NF-e Ambiente Nacional.

Foram incluídos outros projetos, a saber:

a) Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);

b) Conhecimento de Transporte eletrônico (CTE-e);

c) EFD- Contribuições

d) Fcont;

e) Central de Balanços;

f) ECF- Escrituração Contábil Fiscal.

2. Como funciona a ECD – Passo a Passo

1º Passo:

A partir de sua contabilidade normal (registros diários, partidas mensais e independente do sistema eletrônico adotado para escrituração contábil), convertê-la em um outro tipo de arquivo eletrônico denominado de TXT (formato texto) conforme layout contido na IN RFB nº 787/2007. Este processo é feito anualmente.

2º Passo:

Efetuar download do meio de transporte denominado de PVA – Programa Validador e Assinador, o qual deverá ser baixado lá do site da RFB, bem como o Receitanet SPED (www.receita.azenda.gov.br/SPED-contabil).

3º Passo:

Depois da sua contabilidade já estar convertida nesse arquivo eletrônico TXT, este será encaminhado para o SPED, utilizando o PVA.

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4º Passo

Validação do arquivo TXT contendo a escrituração contábil.

5º Passo

Assinatura digital do livro pela pessoa que tem poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista.

6º Passo

Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição.

Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa.

7º Passo

Pagar a taxa na Junta Comercial

8º Passo

Transmitir o PVA devidamente preenchido para o SPED.

9º Passo

Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores.

10º Passo

Para verificar o andamento dos trabalhos de sua ECD, utilizar a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA.

3.1. Livros contábeis substituídos (dispensa a emissão de papel)

A ECD é anual e compreende a versão digital dos seguintes livros,ou seja, substitui o papel pelo arquivo eletrônico:

1. Livro Diário (e seus auxiliares, se houverem);

2. Livro Razão (e seus auxiliares, se houverem);

3. Livro Balancetes Diários e Balanços;

4. Fichas de lançamentos comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Os livros contábeis e documentos acima deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitidos por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e validade jurídica do documento digital.

3.2. Livros abrangidos pelo Sped Contábil

Todos os livros da escrituração contábil podem ser incluídos no Sped Contábil, em suas diversas formas.

O “Diário” e o “Razão” são, para o Sped Contábil, um livro digital único.

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São previstas as seguintes formas de escrituração:

I – “G” – Diário Geral;

II – “R” - Diário com Escrituração Resumida;

o II.1 – “A” – Diário Auxiliar; o II.2 – “Z” – Razão Auxiliar;

III – “B” – Livro de Balancetes Diários e Balanços.

“G” – Livro Diário – Utilizado pelas empresas para contemplar todos os fatos contábeis. O livro Diário independe de qualquer outro. Portanto, ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer outros livros (R, A, Z ou B);

“R” – Livro Diário com Escrituração Resumida (auxiliar): é o livro Diário que contém escrituração resumida. Ele obriga a existência de livros auxiliares (A e Z) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B.

“A” – “Livro Diário Auxiliar ao Diário” com Escrituração Resumida: é o livro auxiliar que contém os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida.

“Z” – Razão Auxiliar é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma “tabela” onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo.

“B” – Livro Balancetes Diários e Balanços, o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, praticamente, só é encontrado em instituições financeiras.

4. Obrigatoriedade e dispensa da elaboração da ECD

Ficam obrigadas a adotar a ECD – Escrituração Contábil Digital:

I - As empresas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre Renda com base no Lucro Real;

II - As pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita.

Exemplo: 1º Trimestre 2014

(=) Base de cálculo de IRPJ devido no trimestre 116.200,00

(-) IRPJ devido (23.050,00)

(-) CSLL devida no trimestre (13.698,00)

(-) PIS devido no trimestre (6.240,00)

(-) Cofins devida no trimestre (28.800,00)

(=) Valor distribuível c/ isenção do IR Fonte (44.412,00)

III - As pessoas jurídicas Imunes e Isentas.

4.1. Dispensa a Elaboração da ECD

Empresas optantes pelo Simples Nacional.;

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“Sociedades Simples” que requerem a inscrição do contrato social no Registro Civil de Pessoas Jurídicas. São aquelas que os sócios exercem a suas profissões, ou seja, trata-se de sociedade econômica não empresária.

o Cooperativa; o Advogados, médicos, ou engenheiros.

As “Associações” e “Fundações” não se enquadram no conceito de “ Sociedades Simples”.

5. Funcionalidades – PVA

A ECD deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA Sped Contábil), especificamente desenvolvido para tal fim, que está disponível no site da RFB (www.receita.fazenda.gov.br) , contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades:

a) validação do arquivo digital da escrituração;

b) assinatura digital;

c) visualização da escrituração;

d) transmissão para Sped;

e) consulta à situação da escrituração.

6. Prazo para a transmissão da ECD

A ECD deverá será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de Junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. Por exemplo: O Sped Contábil do ano de 2014 deve ser enviado até 30/06/2015.

Eventos:

Situação 1

Nos casos de Extincão, Cisão Parcial, Cisão Total, Fusão ou Incorporação, ocorridos de Janeiro a Maio do ano da entrega da ECD.

Prazo de Entrega

O prazo será até o último dia útil do mês de Junho do referido ano.

Situação 2

Nos casos de Extinção, Cisão Parcial, Cisão Total, Fusão ou Incorporação, de Junho a Dezembro.

Prazo de Entrega

ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadas até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

Obs: A obrigatoriedade de entrega da ECD, no caso do item 2, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadas, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

7. Compartilhar informações sobre ECD

As informações relativas à ECD, disponíveis no ambiente nacional do SPED, serão compartilhadas com os órgãos e entidades fiscalizadoras, no limite de suas respectivas

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competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário.

8. Modalidade de acesso à ECD – O que poderá ser visto na ECD

O órgão fiscalizador (federal/estadual/municipal/INSS) poderá acessar a ECD, em uma das seguintes modalidades:

I- Integral - Para cópia do arquivo da escrituração:

II- Parcial – Para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.

9. Consulta pela pessoa jurídica relativa à sua ECD

O acesso ao SPED também é permitido às pessoas jurídicas em relação às informações por elas transmitidas a SPED.

9. ReceitanetBX – Baixa de ECD

ReceitanetBX é um sistema capaz de transmitir arquivos da base da Secretaria da Receita Federal do Brasil para contribuintes, representantes legais de empresas, procurados autorizados por procuração eletrônica, servidores da Receita Federal ou entidades conveniadas.

A versão atual do ReceitanetBX permite baixar arquivos dos seguintes sistemas:

a) Escrituração Contábil Digital (Sped-ECD);

b) Escrituração Fiscal Digital (Sped- EFD) e das Notas Fiscais Eletrônicas.

10. SPED armazena quem acessou a ECD

O ambiente nacional do SPED manterá o registro dos eventos de acesso, pelo prazo de 6 (seis) anos, contendo, no mínimo:

Identificação do usuário;

Autoridade certificadora emissora do certificado digital;

Número de série do certificado digital;

Data e hora da operação;

Tipo da operação realizada (integral ou parcial).

11. Empresa fica sabendo quem acessou sua ECD

Permite à empresa, utilizado consulta disponível no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte – e-CAC da Receita Federal, verificar quais membros do SPED acessaram sua escrituração contábil digital. A consulta é feita com utilização de certificado digital da empresa, seu representante legal ou de seu procurador.

Desse modo, a empresa não será surpreendida, pois terá o conhecimento sobre quais são os órgãos fiscalizadores que estão examinando ou já examinaram a sua ECD.

12. Simplificação das declarações

As declarações relativas a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informações.

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Nesse sentido, para as pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, algumas de suas declarações serão simplificadas com vistas a eliminar eventuais duplicidades de informações. Por exemplo DIPJ, Dacon, DCTF, PER/DCOMP, Dirf e outras.

13. Documentos eletrônicos para fins legais

Fica instituída a Infra estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos.

As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do – Código Civil.

Nada obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação presume-se verdadeiros em relação aos signatários.

14. Segurança e sigilo da ECD

O acesso às informações armazenadas no Sped deverá ser compartilhado com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário.

Os órgãos que acessam a ECD devem observar a legislação referente aos Sigilos Comercial, Fiscal e Bancário.

15. Arquivos digitais de interesse previdenciário - MANAD

Para fins de apresentação de arquivos digitais de interesse previdenciário, basicamente, estabelecem que:

a) A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária está obrigada a arquivar e armazenar, certificados, os respectivos arquivos e sistemas, em meio digital ou assemelhado, durante a 10 anos, mantendo a disposição da fiscalização.

b) Pessoa jurídica que utilizar os sistemas referidos a letra “a” anterior, quando intimada pela fiscalização da RFB, deverá apresentar, no prazo estipulado na intimação, a documentação técnica completa e atualizada dos sistemas e arquivos solicitados.

16. Penalidade pelo atraso na entrega da ECD - Multa

A Pessoa Jurídica que deixar de cumprir as obrigações acessórias, ou que as cumprir com incorreções ou omissões será intimada para cumpri-las ou para prestar esclarecimentos relativos a elas no prazo estipulado pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

I- Por apresentação extemporânea:

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a) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam “Imunes ou Isentas” ou que , na última declaração apresentada, tenham apurado “Lucro Presumido” ou pelo “Simples Nacional”.

b) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às “Demais pessoas jurídicas” (por ex. Lucro Real).

Observação: Em relação ao inciso I:

1) A multa será reduzida à metade, quando a obrigação acessória for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício.

2) Para as pessoas jurídicas que, na última declaração, tenham utilizado mais de uma forma de apuração do lucro, ou tenham realizado algum evento de reorganização, deverá ser aplicada a multa de que trata a alínea “b” do inciso I acima.

II – Não cumprir a intimação da RFB.

Pelo não atendimento da intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil, em relação à obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês calendário.

III – Informações inexatas, omitidas ou incompletas

Apresentar a obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas.

a) 3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.

Na hipótese de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, os valores e o percentual referidos nos incisos II e III acima serão reduzidos em 70%.

17. Guarda e conservação de documentos

Os livros e documentos contábeis serão emitidos em forma eletrônica.

Muito embora toda a escrituração contábil esteja na base de dados da RFB, a ECD não dispensa o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável (papéis e eletrônica).

5 (cinco) anos para fins tributários, inclusive PIS/Pasep, Cofins, INSS;

20 anos exames médicos;

30 anos relativos ao FGTS;

Indeterminado (ex: contrato de trabalho, Rais etc.).

18. Conversão da ECD em arquivo TXT

O empresário ou a sociedade empresária deverá gerar o arquivo da Escrituração Contábil Digital com seus recursos próprios.

18.1. Arquivo digital TXT

A Escrituração Contábil da Pessoa Jurídica deve ser convertida em Arquivo TXT. A partir do próprio sistema de contabilidade, a empresa deverá gerar um arquivo no formato especificado pela RFB.

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A ECD será submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA Sped Contábil), especificamente desenvolvido para tal fim, que está disponível no site da RFB, contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades:

Validação do arquivo digital da escrituração;

Assinatura digital;

Visualização da escrituração;

Transmissão para o Sped;

Consulta à situação da escrituração.

18.2. Leiaute e composição do arquivo ECD.

Estrutura do arquivo contábil digital

O Leiaute do Arquivo Escrituração Contábil Digital está organizado em Blocos de informações referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos, livros ou guias. Estes blocos, por sua vez, estão organizados em registros que contêm os dados

18.2.2. Formas de escrituração contábil

Em relação às “Formas de Escrituração”, as informações contábeis serão geradas de acordo com um dos seguintes critérios, a opção do contribuinte (G, R, A, Z ou B):

1) G = Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar);

2) R = Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar);

É o livro Diário que contém escrituração resumida, composto por contas com total mensal. Ele obriga a existência de livro auxiliar, com detalhamento das operações diários (A ou Z).

Quando se adota o modelo “R”, a empresa se obriga a elaborar um dos dois livros digitais abaixo:

a) A – Livro Diário Auxiliar (quando ocorre o Diário com Escrituração Resumida)

É o livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do Livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma “tabela” em que o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo.

Desse modo, a ECD desobriga a escrituração, à parte, do Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário.

O Livro Diário e o Livro Razão são, para o Sped Contábil, “Um livro digital único”. Cabe ao Programa Validador e Assinador (PVA) mostrá-los no formato escolhido pelo usuário.

3) B = Livro Balancetes Diários e Balanços

Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, via de regra, só é encontrado em instituições financeiras. O Sped não obsta a utilização concomitante do livro “Balancetes Diários e Balanços” e de livros auxiliares.

18.3. Validador a ECD

A ECD, no formato TXT, deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA);

A ECD será transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e será considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo (TXT) que contém e após a autenticação pelos órgãos de registro.

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19. Assinatura

O livro digital deve ser assinado por, no mínimo, duas pessoas:

1) A pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato,

2) O contabilista o contabilista sempre deve assinar por último. O PVA do Sped Contábil só permite que o contabilista assine após a assinatura de todos os representantes da empresa.

Cerificado Digital

O livro digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A 3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e- CPF, com segurança mínima tipo A-3.

20. PVA (Programa Validador e Assinador)

20.1. Programa Eletrônico

O PVA – Programa Validador e Assinador – (eletrônico) encontra-se disponível no site da Receita Federal, no ambiente do Sped, para que a empresa faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado a internet.

A ECD da empresa deverá ser submetida ao PVA para que este faça a validação do arquivo digital da escrituração contábil de sua empresa.

O “Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital (LECD)” , o qual traz as regras de validação aplicáveis aos diversos compôs, registros e arquivos integrantes da ECD, encontra-se disponível no site da RFB (Sped).

20.2. Rotina de validação / transmissão dos arquivos

A partir do seu sistema de contabilidade , a empresa gera um arquivo no formato especificado no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital (LECD), conhecido por “TXT”.

Graças às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital (ECD), ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.

Por meio do PVA do Sped Contábil, execute os seguintes passos:

I – Validação do arquivo contendo a escrituração.

II – Assinatura digital do livro pela pessoa que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista.

III – Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição.

IV – Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped.

V – Concluída a transmissão, será fornecido um recibo.

VI – Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores.

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Sped disponibiliza a ECD para a Junta Comercial

Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (Requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o disponibiliza pra a Junta Comercial competente. Na atual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no ambiente Sped. Enquanto ela na adota tal providência, ao consultar a situação, a resposta obtida será “o livro digital foi recebido pelo Sped Contábil, porém, ainda não foi encaminhado para a Junta Comercial”.

A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio:

Autenticação do livro;

Indeferimento;

Sob exigência.

Consulta à Situação da ECD

Para verificar o andamento dos trabalhos, utilizar a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta.

PVA Permite Visualizar e Recuperar ECD

O PVA atem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração recuperação de backup.

Após Autenticação – Guarda

Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão.

21. Responsabilidade do Contador

A escrituração contábil em forma eletrônica e as emissões de livros, relatórios, peças, análises, mapas demonstrativos e Demonstrações Contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusiva de contabilistas legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e devem conter certificado e assinatura digital do empresário ou da sociedade empresária e de contabilista.

O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício devem ser inseridos no Livro Diário Eletrônico.

O contabilista deve tomar a medidas necessárias para que o empresário ou a sociedade empresária armazene em meio eletrônico ou magnético, devidamente assinados, digitalmente, os documentos, os livros e as demonstrações, visando a sua apresentação de forma integral, nos termos estritos das respectivas leis especiais ou em juízo quando previsto em lei.

O profissional contábil atua como PROPAGADOR DE INFORMAÇÃO para os empresários e demais departamentos da empresa e também como APLICADOR DA LEGISLAÇÃO tributária do Brasil.

Para isso é necessário aperfeiçoamento permanente do profissional e sua equipe, por meio de constantes estudos próprios e de investimento em treinamentos.

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A área contábil passa a ser o “Centro de Inteligência Contábil/Fiscal”, departamento pensante (analisa/planeja) propondo soluções preventivas contra a “Inteligência Eletrônica Fiscal”.

22. Cuidados a serem tomados antes do envio da ECD

Recomendação ao profissional antes de apertar a tecla de envio da ECD pra o SPED:

1. Capacitar a equipe que direta ou indiretamente está envolvido com o SPED, por meio de constantes treinamentos e literaturas;

2. Elaborar uma auditoria interna na contabilidade geral a PJ;

3. Elaborar uma auditoria eletrônica na ECD da PJ;

4. Certificação Digital (e-CPF) para o empresário e contador;

5. Junta Comercial. Recomenda-se previamente contatar a Junta de seu Estado, averiguando o valor da taxa e os aspectos operacionais da autenticação, evitando-se assim surpresas de “última hora”.

6. Não deixar para enviar a sua ECD no último dia, poderá passar por dissabores relativamente à parte tecnológica, por exemplo: falta de energia elétrica, congestionamento na transmissão, erros na validação, bloqueio do administrador interno no envio da ECD etc.

23. Autenticação da ECD pela Junta Comercial

I. Envio do Livro Digital - Requerimento

O livro digital será enviado ao Sped, com o respectivo requerimento de substituição.

II. Pagamento do Preço de Serviço

O pagamento do preço do serviço deverá ser efetuado previamente à sua solicitação, mediante recolhimento por guia de arrecadação a ser disponibilizada pela Junta Comercial ao interessado.

III. Sped Remete os Termos Abertura/ Encerramento

O Sped remeterá à Junta Comercial arquivo contendo os Termos de Abertura e de Encerramento do livro digital, o respectivo Requerimento, assim como outros dados necessários à análise daqueles instrumentos pelo mencionado Órgão, complementada pela visualização do livro no ambiente daquele Serviço.

IV. Autenticação do Livro Digital – Pela Junta Comercial

A autenticação dos livros digitais será efetuada pelas Juntas Comerciais com utilização de software específico, o qual deve ser integrado por aqueles órgãos aos seus sistemas informatizados de apoio ao processo operacional.

Exigências que Impedem Autenticação

Em caso de exigências que impeçam a autenticação do livro digital ou de indeferimento do requerimento, a Junta Comercial enviará ao Sped a respectiva notificação, para conhecimento e providências cabíveis pelo empresário.

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24. Substituição da ECD

São dois tipos de requerimento:

a) “Autenticação” de livro

b) “Substituição” Se o livro digital já foi enviado para o Sped e houver necessidade de “SUBSTITUIÇÃO”, é possível verificar o andamento dos trabalhos de autenticação por meio da PVA do Sped Contábil, no menu “Consulta Situação”.

Roteiro Prático para substituição do Livro Digital

1. Corrija as informações no arquivo (livro digital): se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres “estranhos” que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro.

2. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil.

3. Assine.

4. Gere o requerimento de substituição.

5. Assine o requerimento.

6. Transmita.

Roteiro para baixar a escrituração contábil utilizando o ReceitanetBX e importá-lo no PVA Contábil:

Instale o aplicativo ReceitanetBX no computador. O instalador do ReceiranetBX pode ser baixado do site do Sped, na área download.

Após o download, importe (valide) o livro digital no PVA Contábil utilizando a funcionalidade “Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil”. Como o livro já foi assinado, o programa pergunta se existe termo de autenticação. A indicação do termo de autenticação torna a validação mais rápida.

A partir deste momento, pode-se, no programa do Sped Contábil, visualizar e imprimir a escrituração, inclusive os termos, e, manter-se informado sobre o estado da escrituração, utilizando a funcionalidade “Consulta Situação”.

25. Período e limite do tamanho – Livro Digital

Como regra geral, o “Livro é Mensal”, mas pode conter mais de uma mês, desde que não ultrapasse 1 GB (gigabyte).

Os períodos de escrituração do livro principal e dos livros auxiliares devem coincidir. Portanto, se a escrituração possui um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal é fracionado em 12 livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em 12 livros mensais, seguindo os períodos adotados no livro principal.

Existem outros limites e algumas observações:

a) Todos os meses devem estar contidos no mesmo ano;

b) Não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade);

c) Apuração trimestral do IRPJ;

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d) Mudança de contador no meio do período: respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico;

e) Mudança da sede da empresa para outra unidade federação: nessa situação, a escrituração contábil do período que ainda não foi transmitido deve ser enviada considerando o Nire (Número de Inscrição do Registro da Empresa) da nova sede da empresa.

PARTE V – ESCRITUAÇÃO CONTÁBIL FISCAL - ECF

1. Introdução

A Receita Federal instituiu a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), em substituição à EFD-IRPJ, trazendo a obrigatoriedade para todas as empresas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido, Lucro Arbitrado a partir de ano-calendário 2014. Atualmente, nela estão sendo inseridas, entre outras informações, aquelas contidas na DIPJ, no Lalur, FCont e na ECD.

Do ponto de vista Fiscal, a ECF- Escrituração Contábil Fiscal visa separar/destacar/individualizar digitalmente a apuração e cálculo do IRPJ/CSSL e outras informações fiscais (por exemplo e-Lalur).

Uma das principais premissas do SPED Governamental é que não midifica a legislação, apenas desenvolve e utiliza mecanismos digitais mais eficientes para fiscalizar as informações prestadas pelas pessoas jurídicas.

Essa obrigação eletrônica reunirá os dados contidos na DIPJ e Lalur que farão o “CRUZAMENTO” direto com o SPED CONTÁBIL.

O leiaute da ECF e do SPED/CONTABIL, quando necessário, a RFB procederá ajustamento, permitindo agilizar o cruzamento das informações contábeis e fiscais.

É importantíssimo antever suas necessidades e iniciar um processo interno de preparação e coleta de dados com consciência.

2. Finalidade da ECF

A PJ deverá informar, na ECF-Escrituração Contábil Fiscal, todas as operações que influenciam a composição da base de cálculo e o valor devido do IRPJ e da CSLL, especialmente quando:

I – Uma das inovações da ECF corresponde, para as empresas obrigadas à entrega do Sped Contábil, a utilização dos saldos e contas da ECD para preenchimento da ECF.

II – A ECF do ano de 2015 também recuperará os saldos finais da ECF do ano anterior.

III – À associação das contas do plano de contas contábil recuperado da ECD com plano de contas referencial.

IV- Ao Detalhamento dos Ajustes do lucro líquido na apuração do Lucro Real, mediante tabela de adições e exclusões, por ex.:

Adições para IRPJ

Custos – Soma da Parcelas Não Dedutíveis

Despesas Operacionais – Soma das Parcelas Não Dedutíveis

Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.

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Exclusões para IRPJ

1. (-) Lucros e Dividendos de Investimentos Avaliados pelo Custo de Aquisição

2. (-) Ajustes pó Aumento no Valor Investimentos Avaliados pelo MEP.

V- Na ECF, haverá o preenchimento e controle, por meio de validações, das partes A e B do livro e-Lalur e do Livro e-Lacs.

3. Início da ECF

A partir do ano-calendário de 2014, as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, deverão apresentar a Escrituração Contábil (ECF) de forma centralizada pela matriz.

4. Obrigatoriedade da ECF

A ECF- Escrituração Contábil Fiscal alcança as Pessoas Jurídicas enquadradas nos seguintes regimes:

Lucro Real;

Lucro Presumido;

Lucro Arbitrado;

Imunes e Isentas (Entidades sem fins lucrativos).

5. Dispensada da ECF

Está dispensada do envio da ECF

Às pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;

Aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

Às Pessoas Jurídicas Inativas.

Considera-se pessoa jurídica inativa aquela que não tenha efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.

6. Prazo de entrega

A ECF será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.

Por ex.: a ECF do ano de 2014 deverá ser entregue até dia 30/07/2015.

7. DIPJ e LALUR e FCONT – Fim da Obrigação acessória

As pessoas jurídicas ficam dispensadas, em relação aos fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014. Da escrituração do “Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur)” e da entrega da “Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ)”.

Por outro lado, é bom que se diga que o conteúdo dessa DIPJ e do Lalur estão sendo inseridos na nova obrigação acessória, no formato”TXT”/digital: Sped ECF.

8. Assinatura

A ECF deverá ser assinada digitalmente mediante utilização de certificado digital válido.

São obrigatórias duas assinaturas: uma do contabilista e uma pela pessoa jurídica. Para a assinatura do contabilista, só podem ser utilizados certificados digitais de pessoa física (e-PF ou e-CPF).

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9. Penalidade

9.1. ECF – Atraso no envio ao Sped

O atraso na entrega da ECF, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará aplicação de multas previstas no art. 57 da MP nº 2.158-35/2001.

I – Por “Apresentação Extemporânea” (fora do prazo normal)

a) R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às PJ que estiverem em Início de Atividade ou que sejam Imunes ou Isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado Lucro Presumido ou Simples Nacional.

b) R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às demais PJ (Lucro Real).

Essa multa será reduzida à metade, quando for apresentada antes de qualquer procedimento de ofício.

II – Por “Não Atendimento á Intimação” nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 por mês calendário.

III – Por cumprimento de obrigação acessória com Informações Inexatas, Incompletas ou Omitidas.

- 3% , não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.

- Na hipótese de pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional, os valores e os percentual referidos nos incisos II e III acima serão reduzidos em 70%.

9.2. Lalur – Livro de Apuração – Atraso no envio do Sped

I – Equivalente a 0,025%, por mês-calendário ou fração, da RECEITA BRUTA da pessoa jurídica no período a que se refere a apuração, limitada a 1%, relativamente às pessoas jurídicas que deixarem de apresentar ou apresentarem em atraso o livro.

Notas: 1. A multa não poderá ser inferior a R$ 5.000,00, por mês-calendário ou fração.

2. A multa do inciso I será reduzida:

a) À metade, quando o livro for apresentado depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício;

b) Em vinte e cinco por cento, se houver a apresentação do livro no prazo fixado em intimação.

II – 5%, não inferior a R$ 500,00, do valor omitido, inexato ou incorreto.

Nota: A multa desse inciso II:

a) Não será divida se o sujeito passivo corrigir as inexatidões, incorreções ou omissões antes de iniciado qualquer procedimento de ofício;

b) Será reduzida em vinte e cinco por cento, se forem corrigidas as inexatidões, incorreções ou omissões no prazo fixado na intimação.

Essa multa do inciso II acima não será devida se o sujeito passivo corrigir as inexatidões, incorreções ou omissões antes de iniciado qualquer procedimento de ofício.

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10. Blocos da ECF – Escrituração Contábil Fiscal

10.1 A empresa deverá gerar o arquivo da ECF com recursos próprios.

O arquivo será obrigatoriamente submetido ao programa gerador da ECF pra validação de conteúdo, assinatura digital, transmissão e visualização.

O arquivo a ser importado para o programa gerador da ECT deve ser no formato texto.

10.2 Blocos e registros da ECF

O arquivo digital é constituído de blocos, referindo-se cada um deles a um agrupamento de informações.

Relação dos Blocos e finalidades (Excel)

PARTE VI – EFD-CONTRIBUIÇÕES (PIS-COFINS-CONTRIBUIÇÃO PREVIDENCIÁRIA SOBRE A RECEITA)

Introdução

Inicialmente, vale a pena lembrarmos que as informações sobre o PIS e Cofins estiveram contidas em fichas específicas dentro da DIPJ e Dacon. Posteriormente foram extraídas da DIPJ e Dacon para serem incorporadas na EFD, escrituração digital, uma vez que a quantidade de informações sobre o PIS/Cofins aumentaram consideravelmente.

1. Criação da EFD-Contribuições

Foi dada nova denominação para a EFD-PIS/Cofins, que passa a denominar-se Escrituração Fiscal Digital das Contribuições Incidentes sobre a Receita (EFD-Contribuições), abrangendo informações sobre as contribuições para o PIS-Pasep e a Cofins, além, da contribuição previdenciária incidente sobre a receita.

2. Obrigatoriedade e periodicidade

Estão obrigadas a escriturar e enviar mensalmente a EFD-CONTRIBUIÇÕES:

1) Em relação à contribuição para o PIS/Pasep e à Cofins, referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2012, as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real;

2) Em relação à contribuição para o PIS/Pasep e à Cofins, referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2013, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado;

3) Em relação à contribuição principalmente para o PIS/Pasep, as pessoas jurídicas Imunes e Isentas do IR das Pessoas Jurídicas (IRPJ), cuja soma dos valores mensais das contribuições seja superior a R$ 10.000,00. As pessoas jurídicas imunes ou isentas do IRPJ ficarão obrigadas à apresentação da EFD- Contribuições a partir do mês em que esse limite fixado for ultrapassado, permanecendo sujeitas a essa obrigação em relação ao mês seguinte do ano-calendário em curso.

4) Em relação à contribuição do PIS/Cofins, as Sociedades Cooperativas;

5) Em relação à contribuição para o PIS/Pasep e à Cofins, referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014, as Instituições Financeiras.

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3. Pessoas jurídicas desobrigadas da EFD-Contribuições - Facultado

Estão dispensadas de apresentação da EFD-Contribuições:

I- As empresas inscritas no Simples Nacional;

II- As pessoas jurídicas Imunes e Isentas do IRPJ, cuja soma dos valores mensais das contribuições apuradas, objeto de escrituração, seja igual ou inferior a R$ 10.000,00;

III- As pessoas jurídicas que se mantiveram Inativas desde o início do ano-calendário ou desde a data de início de atividades, relativamente às escriturações correspondentes aos meses em que se encontravam nessa condição;

IV- Os órgãos públicos;

V- As autarquias e fundações públicas;

VI- As embaixadas, missões, delegações permanentes, consulados;

VII- Representações permanentes de organizações internacionais;

VIII- Os serviços notariais e redistrais (cartórios).

4. Prazo de envio para Sped

O arquivo digital conterá as informações referentes às operações praticadas e incorridas em cada período de Apuração Mensal, sendo transmitida mensalmente ao Sped até o 10º (décimo) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente a que se refira a escrituração.

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Abaixo segue a Tabela de Blocos

ECF - ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL

Bloco Nome do Bloco Descrição do Bloco

0 Abertura e Identificação Abre o arquivo, identifica a entidade e referencia o período da ECF.

C Informações Recuperadas da ECD Recupera, a ECD do período da escrituração da ECF, as informações do plano de contas e os saldos mensais.

E Informações Recuperadas da ECF anterior ao cálculo fiscal dos dados recuperados da ECD.

Recupera, a ECF imediatamente anterior, os saldos finais das contas referenciais e da parte B (do e-Lalur e e-Lacs). Calcula os saldos contábeis de acordo com o período de apuração do tributo.

J Plano de contas e mapeamento Apresenta o mapeamento do plano de contas contábil para o plano de contas referencial.

K Saldos das contas contábeis e referenciais

Apresenta o saldos das contas contábeis patrimoniais e de resultado por período de apuração e o seu mapeamento para as contas referenciais.

L Lucro Real Apresenta o balanço patrimonial, a demonstração do resultado do exercício.

M E-Lalur e E-Lacs Apresenta os livros eletrônicos de escrituração e apuração do IRPJ (e-Lalur) e da CSLL (e-Lacs) da Pessoa Jurídica Tributada pelo Lucro Real.

N IRPJ e CSSL (Lucro Real) Calcula o IRPJ e a CSSL com base no lucro real

P Lucro Presumido Apresenta o Balanço Patrimonial e apura o IRPJ e a CSLL com base no lucro presumido.

T Lucro Arbitrado Apura o IRPJ e a CSLL com base no lucro arbitrado

U Imunes ou Isentas Apresenta o Balanço Patrimonial das entidades imunes ou isentas. Apura, quando for o caso, o IRPJ e a CSSL com base no lucrdo real.

X Informações Econômicas Apresenta informações econômicas da entidade

Y Informações Gerais Apresenta informações gerais da entidade

9 Encerramento do Arquivo Digital Encerra o arquivo digital

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5. PVA – Programa validador para EFD-Contribuições

A EFD-Contribuições deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinar (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, a ser disponibilizado no sítio da RFD na Internet, contendo no mínimo as seguintes funcionalidades:

Criar Nova Escrituração Digital, permitindo a sua confecção manualmente;

Importar o arquivo com o leiaute da EFD-Contribuições definido pela RFB;

Validar o conteúdo da escrituração e indicar os erros e avisos;

Editar via digitação os registros criados ou importados;

Emitir relatórios da escrituração;

Gerar arquivo da EFD-Contribuições para assinarura e transmissão;

Assinar o arquivo gerado por certificado digital;

Gerar cópia de segurança e sua restauração.

Abaixo segue a Tabela de Blocos

EFD - CONTRIBUIÇÕES

Bloco Descrição do Bloco

0 Abertura, Identificação e Referências

A Documentos Fiscais - Serviços (ISS)

C Documentos Fiscais I - Mercadorias (ICMS/IPI)

D Documentos Fiscais II - Serviços (ICMS)

F Demais Documentos e Operações

I Operações de Instituições Financeiras e Assemelhadas

M Apuração da Contribuição e Crédito de PIS/Pasep e da Cofins

P Apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta

1 Complemento da Escrituração - Controle de Saldos de Créditos e de Retenções.

9 Controle e Encerramento do Arquivo Digital

EFD-CONTRIBUIÇÕES – LUCRO PRESUMIDO

1. Obrigatoriedade à EFD-Contribuições – Lucro Presumido

Ficam obrigadas a adotar a EFD-PIS/Cofins em relação aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2013, as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do IR com base no Lucro Presumido.

2. Início de prazo de envio da EDF no Lucro Presumido

A EFD-Contribuições será transmitida mensalmente ao Sped até o 10º dia útil do 2º mês subsequente ao que se refira a escrituração.

Referências Bibliográficas:

AZEVEDO, Osmar.; MARIANO, Paulo. SPED-Sistema Público de Escrituração Fiscal Digital. São Paulo: IOB,12014.