sociedades comerciais - secretário de sociedade

O SECRETÁRIO DE SOCIEDADE 1


Resumo

Reúne-se no presente trabalho, toda a informação necessária para que, com o seu

estudo e aplicação, qualquer Solicitador não tenha a menor dificuldade em exercer o

cargo Secretário de Sociedade.

Palavras-chave

- Secretário de Sociedade

- Competência

- Designação

- Sociedade Anónima


Siglas e abreviaturas

Art.º - Artigo

Al. - Alínea;

C.S.C – Código Das Sociedades Comerciais

Cfr. – Confrontar

Ss. - Seguintes

C.V.M – Código de Valores Mobiliários

CCom – Código Comercial;

RNPC – Registo Nacional de Pessoas Coletivas

CRCom – Código Registo Comercial;

N.º - número;

Pág. - Página

RRC – Regulamento de Registo Comercial

RERN – Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado


Índice

I – EVOLUÇÃO HISTÓRICA DO SECRETÁRIO DE SOCIEDADE ----------------- 6

1. Introdução da figura “Secretário de Sociedade” no ordenamento

Jurídico Português ----------------------------------------------------------------- 6

2. Alterações legislativas relativas à figura de “Secretário da Sociedade”-- 7

2.1 Relativas às alterações ao contrato social --------------------------- 7

2.2 Relativas à forma de dissolução da sociedade ---------------------- 9

II – DO SECRETÁRIO DE SOCIEDADE -------------------------------------------------- 13

1. Competência para exercício do cargo de Secretário ---------------------- 13

2. Regime Obrigatório e Facultativo ------------------------------------------- 15

3. Designação do secretário de sociedade ------------------------------------- 17

4. Matéria Registral aplicável ao Secretário de Sociedade ------------------ 18

4.1 Registo do cargo -------------------------------------------------------------- 18

4.2 Cessação de funções do secretário da sociedade --------------------------

19

5. Secretário enquanto possível órgão social ---------------------------------- 20

6. Competências do Secretário de Sociedade --------------------------------- 21

6.1 Introdução -------------------------------------------------------------- 21

6.2 Secretariar as reuniões dos órgãos sociais ------------------------- 21

6.3 Lavrar as atas e assiná-las conjuntamente com os membros dos

órgãos sociais respectivos e o presidente da mesa da assembleia geral,

quando desta se trate -------------------------------------------------------------- 23

6.4 Conservar guardar e manter em ordem os livros e folhas de actas,

as listas de presenças, o livro de registo de acções, bem como o expediente a

eles relativo ------------------------------------------------------------------------- 24

6.5 Proceder à expedição das convocatórias legais para as reuniões de

todos os órgãos sociais ------------------------------------------------------------ 24

6.6 Certificações e Autenticações de Documentos -------------------- 26

6.7 Promover o registo dos actos sociais a ele sujeitos --------------- 27

6.8 Duração do seu mandato --------------------------------------------- 27


6.9 Responsabilidade ------------------------------------------------------ 27

INTRODUÇÃO

O presente trabalho, configura-se com o sistema de avaliação contínua proposta na unidade curricular de “Direito Societário”, a qual é leccionada pela Doutora Maria João Machado, no âmbito do Mestrado em Solicitadoria, época 2012/2013.

Tem-se como objectivo com o presente, que o leitor entenda a figura do “Secretário de Sociedade”, iniciando o estudo pelo seu aparecimento no ordenamento jurídico português, comparando as alterações legislativas que entretanto se sucederam e as disposições que na actualidade se lhe aplicam.

Numa segunda fase, procede-se à explicação pormenorizada da figura, com intuito do leitor entender o seu âmbito de atuação dentro das entidades empresarias, abordando as suas competências, como os cuidados que o mesmo deverá observar no âmbito da sua atuação como sejam, elaboração de atas, procedimentos a observar nas convocatórias dos sócios/accionistas, bem como comentar a competência da figura para autenticação e certificação de documentos.

Assim, a elaboração do presente de uma forma sucinta pretende atribuir conhecimentos, a todas as pessoas que possuam competência para o exercício do cargo de secretário de sociedade, e para que assim, sintam-se habilitadas a exercê-lo.


I – EVOLUÇÃO HISTÓRICA DO SECRETÁRIO DE SOCIEDADE

1. Introdução da figura “Secretário de Sociedade” no ordenamento

Jurídico Português

O Decreto-Lei nº 257/96 de 31-12-1996, introduziu uma das inovações mais

relevantes do projecto de desburocratização das empresas com a criação do cargo de

secretário das sociedades, sendo este de obrigatoriedade limitada apenas às sociedades

anónimas, foi desta forma que em muito se aliviou o impacto da burocracia na vida das

empresas, ao mesmo tempo que impôs uma melhor organização de certos aspectos da

sua vida interna, até agora dispersos por vários órgãos ou mesmo indefinidos quanto à

competência para a sua prática. A atribuição de competências ao secretário de

sociedade, veio libertar os notários de uma tarefa inglória, arcaica, escusada, que

representa hoje um peso absurdo na actividade notarial, como seja de excesso de

reconhecimentos e certificações, ficando estes aliviados quanto a estas tarefas.

Desta feita, com a instituição da figura do secretário da sociedade anónima, ou

por quotas, perseguem-se dois objectivos primaciais, o de valorar uma realidade de

facto já existente nas sociedades de maior dimensão e o de aumentar a eficácia da vida

societária ao evitar a contínua sobrecarga dos cartórios notariais e das conservatórias do

registo comercial com a emissão reiterada e sistemática de certidões de mera repetição

de elementos que entretanto não sofreram qualquer alteração.⁽¹⁾

Por isso se cria o cargo de secretário das sociedades, vinculativo para as

sociedades que estejam cotadas em bolsa e facultativo para as demais. Entendeu-se

dever abrir um período de experimentação da figura, findo o qual se poderá justificar a

obrigatoriedade para outro tipo de sociedades, o que até á actualidade não se verificou.

_______________________________


⁽¹⁾ Cfr. Preâmbulo, Ponto 4 do Decreto-Lei nº 257/96 de 31-12-1996

2. Alterações legislativas relativas à figura de “Secretário da Sociedade”

Depois da entrada em vigor do Decreto-Lei nº 257/96 de 31-12-1996, o qual

constitui a figura de Secretário de Sociedade, observou-se algumas alterações às

competências deste e às normas que lhe são aplicáveis. Lembra-se que a introdução

desta figura tinha como objectivo principal a desburocratização interna das empresas,

evitando atos notariais que poderiam ser dispensados sendo os mesmo outorgados pelo

secretário, entre outros demais. Assim neste contexto entende-se interessante verificar

algumas dessas alterações que comprovaram esta intenção de tornar o sistema jurídico

empresarial mais prático, célere e dinâmico. Salienta-se dos exemplos que se seguem as

formalidades exigidas para a alteração do contrato social desde o início de vigência do

Código das Sociedades Comerciais até à actualidade. Observe-se portanto as seguintes

notas quanto a essas mesmas alterações:

2.1 Relativas às alterações ao contrato social

a) No âmbito do DL n.º 36/2000, de 14 de Março

Da contínua ideologia de desformalização da prática de alguns actos que até á

data requeriam a intervenção notarial, o presente procedeu á ampliação das

competências do secretário da sociedade e assim observe-se e compare-se as redacções

nos seguintes artigos:

“Artigo 85.º”

“3 - A alteração do contrato de sociedade deliberada nos termos dos

números anteriores deve ser consignada em escritura pública, a não ser

que:

a) A deliberação conste de acta lavrada por notário e não respeite a

aumento de capital;

b) A deliberação conste de acta lavrada pelo secretário da sociedade e não

respeite a alteração do montante do capital ou do objecto da sociedade.”


Note-se que o mesmo artigo tinha redacção diferente a qual obrigava a alteração

do contrato de sociedade por escritura pública ou por intervenção de notário, como se

verifica de seguida.

b) No âmbito do DL n.º 262/86, de 02 de Setembro

“Artigo 85.º”

(Deliberação da alteração)

1 - A alteração do contrato de sociedade, quer por modificação ou

supressão de alguma das suas cláusulas quer por introdução de nova

cláusula, só pode ser deliberada pelos sócios, salvo quando a lei permita

atribuir cumulativamente essa competência a algum outro órgão.

2 - A deliberação de alteração do contrato de sociedade será tomada em

conformidade com o disposto para cada tipo de sociedade.

3 - A alteração do contrato de sociedade deliberada nos termos dos

números anteriores deve ser consignada em escritura pública, a não ser

que a deliberação conste de acta lavrada por notário e não respeite a

aumento de capital.

4 - Qualquer membro da administração tem o dever de outorgar a escritura

exigida pelo número anterior, com a maior brevidade, sem dependência de

especial designação pelos sócios.”

Ora neste sentido verifica-se que ao secretário de Sociedade foram atribuídas as

competências suficientes para que as alterações ao contrato social não tivessem de ser

submetidas a escritura pública. Contudo com continua alteração legislativa, é dada ao

Secretário de Sociedade competências por um lado e rapidamente se lhas retiram por

outro, ora assim se comprova com a entrada do DL n.º 76-A/2006, de 29 de Março, o

qual mantém todas a normas respeitantes ao Secretário de Sociedade mas por outro lado

se esqueça desta figura, e das suas competências. Para tal, veja-se o disposto no artigo

85.º alterado pelo referido Decreto-Lei.

c) No âmbito do DL n.º 76-A/2006, de 29 de Março

“Artigo 85.º

Deliberação de alteração


1 - A alteração do contrato de sociedade, quer por modificação ou

supressão de alguma das suas cláusulas quer por introdução de nova

cláusula, só pode ser deliberada pelos sócios, salvo quando a lei permita

atribuir cumulativamente essa competência a algum outro órgão.

2 - A deliberação de alteração do contrato de sociedade será tomada em

conformidade com o disposto para cada tipo de sociedade.

3 - A alteração do contrato de sociedade deve ser reduzida a escrito.

4 - Para efeitos do disposto no número anterior, é suficiente a acta da

respectiva deliberação, salvo se esta, a lei ou o contrato de sociedade

exigirem outro documento.

5 - No caso previsto na parte final do número anterior, qualquer membro

da administração tem o dever de, com a maior brevidade e sem

dependência de especial designação pelos sócios, praticar os actos

necessários à alteração do contrato.”

2.2 Relativas à forma de dissolução da sociedade

Outra das alterações relevantes, respeita á dissolução da sociedade, e para que se

observe a atribuição de competências e a eliminação das mesmas deverá se atender aos

artigos seguintes:

a) No âmbito do DL n.º 262/86, de 02 de Setembro

Artigo 145.º

(Escritura e registo da dissolução)

1 - A dissolução da sociedade não carece de ser consignada em escritura

pública, excepto nos casos em que tenha sido deliberada pela assembleia

geral e a acta da deliberação não tenha sido lavrada por notário.

2 - A administração da sociedade ou os liquidatários devem requerer a

inscrição da dissolução no registo comercial e qualquer sócio tem esse

direito, a expensas da sociedade.

3 - Tendo a dissolução judicial da sociedade sido promovida por credor


social ou credor de sócio de responsabilidade ilimitada, pode ele requerer o

registo, a expensas da sociedade.

b) No âmbito do DL n.º 36/2000, de 14 de Março

Artigo 145.º

[...]

1 - A dissolução da sociedade não carece de ser consignada em escritura

pública nos casos em que tenha sido deliberada pela assembleia geral e a

acta da deliberação tenha sido lavrada por notário ou pelo secretário da

sociedade.

2 - ...

3 - ...

c) No âmbito do DL n.º 76-A/2006, de 29 de Março

Artigo 145.º

Forma e registo da dissolução

1 - A dissolução da sociedade não depende de forma especial nos casos em

que tenha sido deliberada pela assembleia geral.

2 - Nos casos a que se refere o número anterior, a administração da

sociedade ou os liquidatários devem requerer a inscrição da dissolução no

serviço de registo competente e qualquer sócio tem esse direito, a expensas

da sociedade.

3 - (Revogado.)

2.3 Efeitos produzidos pelo DL n.º 76-A/2006, de 29 de Março

Um último aspecto mais relevante e que convém frisar quanto a esta mutação

legislativa, é a alteração efectuada pelo referido diploma, o qual efectuou uma reforma


completa à redacção dada pelo Decreto-Lei nº 257/96 de 31-12-1996, responsável pela

introdução da figura do secretário de sociedade.

Refira-se contudo que a presente alteração, pouco ou nada trouxe de novo á

figura de Secretário da Sociedade, ou seja, não se tratou de uma alteração de

competências ou uma diminuição das mesmas, mas sim apenas de uma alteração na

redacção dos artigos, dos quais se destacam os seguintes:

“Artigo 446.º-A”

[...]

1 - As sociedades emitentes de acções admitidas à negociação em

mercado regulamentado devem designar um secretário da sociedade e

um suplente.

2 - O secretário e o seu suplente devem ser designados pelos sócios no

acto de constituição da sociedade ou pelo conselho de administração ou

pelo conselho de administração executivo por deliberação registada em

acta.”

Anterior Redacção

“Artigo 446.º-A”

[...]

1 - As sociedades cotadas em bolsa de valores devem designar um

secretário da sociedade e um suplente.

2 - O secretário e o seu suplente devem ser designados pelos sócios

fundadores no acto de constituição da sociedade ou pelo conselho de

administração ou pela direcção por deliberação registada em acta.

“Artigo 446.º-B”

[...]

1 - Para além de outras funções estabelecidas pelo contrato social,

compete ao secretário da sociedade:

a) Secretariar as reuniões dos órgãos sociais;

(…)


g) Satisfazer, no âmbito da sua competência, as solicitações formuladas

pelos accionistas no exercício do direito à informação e prestar a

informação solicitada aos membros dos órgãos sociais que exercem

funções de fiscalização sobre deliberações do conselho de

administração ou da comissão executiva;

l) Promover o registo dos actos sociais a ele sujeitos.”

Anterior Redacção

“Artigo 446.º-B “

[...]

a) Secretariar as reuniões da assembleia geral, da administração, da

direcção e do conselho geral;

(…)

g) Satisfazer, no âmbito da sua competência, as solicitações formuladas

pelos accionistas no exercício do direito à informação;

l) Requerer a inscrição no registo comercial dos actos sociais a ele

sujeitos.

“Artigo 446.º-E”

[...]

A designação e cessação de funções do secretário, por qualquer causa

que não seja o decurso do tempo, está sujeita a registo.”

Anterior Redacção

“Artigo 446.º-E”

[...]

1 - A designação e cessação de funções, por qualquer causa que não seja

o decurso do tempo, do secretário está sujeita a registo, nos termos do

Código do Registo Comercial.


II – DO SECRETÁRIO DE SOCIEDADE

1. Competência para exercício do cargo de Secretário

Com a introdução da figura de secretário de sociedade, mostra-se necessário

saber quem têm competências para o exercício do cargo. Para este efeito com a

introdução desta figura surgiu no normativo que o regula, concretamente no seu art.º

446º-A n.º3, o seguinte “As funções de secretário são exercidas por pessoa com curso

superior adequado ao desempenho das funções ou solicitador, não podendo exercê-las

em mais de sete sociedades…”

Deste normativo exige-se saber quem pretende abranger o legislador quando

utiliza a expressão “curso superior adequado”, assim neste sentido, efectuaram-se

pesquisas para responder à questão, contudo para além da letra da lei nada mais se

encontrou referente á mesma. Cumpre-nos então adoptar uma posição perante esta

incerteza.

Para entendermos quem têm a competência para exercer o cargo de secretário,

deveremos em primeiro lugar atender às competências do mesmo, percebidas essas

competências encontraremos quem as poderá exercer, ora quando no art.º 446º-B refere

que para além de outras competências designadas, ao secretario incumbe certificar

assinaturas⁽²⁾, certificar fotocópias⁽³⁾, autenticar documentos,⁽⁴⁾ e promover registos dos

actos sociais⁽⁵⁾, será assim nesse caso competente, a entidade que reúna os requisitos

necessários para o exercício desses mesmos actos.

Com a entrada do DL n.º 76-A/2006, de 29 de Março tornou-se facultativas as

escrituras públicas relativas a actos da vida das empresas. Portanto, deixam de ser

obrigatórias, designadamente, as escrituras públicas para constituição de uma sociedade

comercial, alteração do contrato ou estatutos das sociedades comerciais, aumento do

capital social, alteração da sede ou objecto social, dissolução, fusão ou cisão das

sociedades comerciais. Apenas ficam ressalvadas as situações em que se verifique a

transmissão de um bem imóvel, pois nestes casos continua a ser exigida a forma

_______________________________

⁽²⁾ Cfr. Art. º 446º-B Al. e) CSC


⁽³⁾ Cfr. Art. º 446º-B Als. f), h), i) CSC

⁽⁴⁾ Cfr. Art. º 446º-B Al. j) CSC

⁽⁵⁾ Cfr. Art. º 446º-B Al. l) CSC

legalmente determinada para negócios jurídicos que envolvam bens desta natureza.⁽⁶⁾

Mas mais importante que o já dito, o mesmo diploma no seu art.º 38º procedeu

ao alargamento das entidades que podem reconhecer assinaturas em documentos e

autenticar e traduzir documentos, nos termos previstos na lei notarial, bem como

certificar a conformidade das fotocópias com os documentos originais e tirar fotocópias

dos originais que lhes sejam presentes para certificação, nos termos do Decreto-Lei n.º

28/2000, de 13 de Março, permitindo que tanto os notários como os advogados, os

solicitadores, as câmaras de comércio e indústria e as conservatórias possam fazê-lo,

conferindo desta forma aos documentos a mesma força probatória que teria se tais actos

tivessem sido realizados com intervenção notarial. Deste modo é em nosso entender

competentes para o exercício do respectivo cargo de secretário de sociedade as

entidades que se encontram referidas no art.º 38º supra referido.

Refere-se por último, tal qual como deriva do n.º3 do art.º 446.º-A do CSC, e do

DL n.º 76-A/2006, de 29 de Março, que o exercício por Solicitador do cargo de

secretário não se mostra de qualquer forma incompatível com o exercício da

Solicitadoria, para isso recorreu-se ás normas contidas no Estatuto⁽⁷⁾ da referida

profissão para analisar se surge algum impedimento ou incompatibilidade, mais

precisamente aos artigos 114.º e 115.º, dos quais não se constata qualquer inconveniente

face á cumulação dos dois cargos.

Questão diversa seria sabermos se existe algum impedimento ou

incompatibilidade face a uma situação em que o secretário de sociedade tem como

profissão a Solicitadoria ou a advocacia e no âmbito da mesma poder ou não patrocinar

juridicamente a sociedade na qual exerce funções de secretário. Para solução a esta

hipotética questão o Conselho Geral da ordem dos advogados emitiu um parecer⁽⁸⁾, do

qual conclui que não existe qualquer impedimento caso o secretário da sociedade sendo

advogado represente a mesma, contudo pode ver-se impedido de patrocinar, judicial ou

extrajudicialmente, a sociedade em actos em que tenha intervindo como secretário.

_______________________________


⁽⁶⁾ Cfr. Parágrafo 4 no preâmbulo do DL n.º 76-a/2006 de 29 Março

⁽⁷⁾ DL n.º 88/2003, de 26 de Abril

⁽⁸⁾ Parecer N.º E-21/04 emitido a 29 de Novembro de 2004

2. Regime obrigatório e facultativo

No que concerne ao exercício obrigatório ou facultativo do secretário de

sociedade, dispõem o art.º 446º-D, que tal exercício apenas se considera obrigatório

para as sociedades emitentes de acções admitidas à negociação em mercado

regulamentado, tornando-se facultativo para as restantes sociedades anónimas e por

quotas.

Em nosso entender e mais uma vez alertando para a escassa reflexão que se

encontra sobre o assunto, compete-nos efectuar um comentário relativo a este mesmo

regime tentando promover dentro do regime das sociedades anónimas a separação

necessária que nos permita determinar quais as condições que se terão de observar para

tornar-se obrigatório o cargo de secretário.

Nos termos do art.º 1º n.º 4 do CSC as sociedades devem adoptar um dos tipos

previstos no código, vigorando assim o princípio da tipicidade ou “numerus clausus”⁽⁹⁾,

contudo lembra-se que o mesmo principio não impede a adaptação de cada tipo

societário às necessidades e condições concretas de cada projecto empresarial. Assim

sendo, são 4 os tipos societários, como sejam as sociedades em nome colectivo,

sociedades por quotas, sociedades anónimas e sociedade em comandita.

No que respeita ás sociedades anónimas ao qual se impõem o regime obrigatório

para o exercício de um secretário de sociedade e um suplente, estas, caracterizam o tipo

adequado às empresas de maior dimensão, pois são seguramente as que mobilizam o

maior volume de capitais, dai requerem um estudo especial, estando regulamentadas nos

artigos 271.º a 464.º do CSC.

Estas poderão constituir-se sem recurso à subscrição pública ou com o recurso à

subscrição pública, ficando estas ultimas regidas pelo CSC e pelo C.V.M. As sociedades

anónimas constituídas desta forma, tornam-se nas designadas sociedades abertas, ou

seja com o capital aberto ao investimento público. Note-se que estas sociedades não

constituem um novo tipo societário, mas apenas uma modalidade das sociedades

anónimas, com o capital disperso pelo público, determinando o art.º 13º do DL n.º

486/99, de 13 de Novembro (CVM), as sociedades que se consideram com o capital

aberto ao investimento do público.


_______________________________

⁽⁹⁾ Cfr. Pág. 37 Livro Sociedades Comerciais e valores mobiliários de António Pereira de almeida

Assim sendo o cargo de secretário de sociedade não se torna obrigatório para

todas as sociedades anónimas mas sim para as sociedades designadas por abertas, ora

são então designadas como tal as previstas no supra referido artigo:

“- A sociedade que se tenha constituído através de oferta pública de

subscrição dirigida especificamente a pessoas com residência ou

estabelecimento em Portugal;

- A sociedade emitente de acções ou de outros valores mobiliários que

confiram direito à subscrição ou à aquisição de acções que tenham sido

objecto de oferta pública de subscrição dirigida especificamente a pessoas

com residência ou estabelecimento em Portugal;

- A sociedade emitente de acções ou de outros valores mobiliários que

confiram direito à sua subscrição ou aquisição, que estejam ou tenham

estado admitidas à negociação em mercado regulamentado situado ou a

funcionar em Portugal;

- A sociedade emitente de acções que tenham sido alienadas em oferta

pública de venda ou de troca em quantidade superior a 10% do capital

social dirigida especificamente a pessoas com residência ou

estabelecimento em Portugal;

- A sociedade resultante de cisão de uma sociedade aberta ou que

incorpore, por fusão, a totalidade ou parte do seu património.”

Posto isto, conclui-se este nosso comentário dizendo que as sociedades em que o

secretário tem actividade obrigatória são as sociedades designadas no artigo 13.º CVM,

tornando-se facultativo a presença nas demais sociedades anónimas e nas sociedades

por quotas.


3. Designação do secretário de sociedade

A designação do secretário e suplente, vem regulada de forma clara no art. 446º-

A n.º2 em que o mesmo refere,

“O secretário e o seu suplente devem ser designados pelos sócios no acto de

constituição da sociedade ou pelo conselho de administração ou pelo conselho

de administração executivo por deliberação registada em acta.”

Contudo para bom entendimento da disposição deve saber-se que quando a

mesma refere “conselho de administração”, está intrinsecamente ligado às sociedades

constituídas sob forma do modelo clássico ou modelo anglo-saxónico. Diferente será

quando se fala em “conselho de administração executivo”, pois nesta situação estamos

perante uma sociedade constituída sob a forma do modelo germânico.

Com o intuito de apurar estas diferenças propomos o seguinte quadro⁽¹⁰⁾

Estrutura organizativa

SOCIEDADES

POR

QUOTAS

sócio(s)

arts. 246ºss, 270ºEGerência - art.º 252º1

Em geral podem ter (arts. 262º1, 413º1a) e

A partir de certa dimensão devem ter (art. 262º2,3) conselho fiscal ou fiscal único

SO

CIE

DA

DE

S A

NÓ

NIM

AS

CLÁSSICO

sócio(s)

art. 373º, ss.

Conselho de administração - art. 278º1

Eventualmente: um só administrador - art. 278º2, 390º2

Conselho fiscal ou fiscal único - arts. 278º1a),2, 413º1a),4, 414º1,2

ou

Conselho fiscal e ROC - arts. 413º1b),4, 414º2

GERMÂNICO

Conselho de administração executivo - art. 278º1

Eventualmente: um só administrador - art. 278º2, 424º2

Conselho geral e de supervisão e ROC - arts. 278º1c), 434º, 446º

ANGLO

SAXÓNICO

Conselho de administração [integra comissão de auditoria]

Nunca um só administrador art. 278º5

Comissão de auditoria e ROC - arts. 278º1b), 423ºB, 446º

____________________________________


⁽¹⁰⁾ O presente quadro da autoria de Dra. Maria Malta no âmbito da disciplina Sociedades Comerciais, leccionada no 1.º Ano da Licenciatura em Solicitadoria, sendo que o mesmo traduz a estrutura que as sociedades por quotas e sociedades anónimas poderão adotar no âmbito do seu exercício.

4. Matéria registral aplicável ao Secretário de Sociedade

4.1 Registo do Cargo

Tanto a designação como a cessação de funções do secretário da sociedade, por

qualquer causa que não seja o decurso do tempo, constituem actos sujeitos a registo, nos

termos do CSC (art.º 446º-E). Em termos registrais, quanto à designação do secretário

da sociedade deverá ter-se em atenção os seguintes requisitos:

Forma: Transcrição (inscrição);

Requisitos especiais: Na de designação dos membros dos órgãos de

administração, fiscalização e liquidação, bem como do secretário de sociedade, o prazo

por que foram designados, se o houver, a data da deliberação (art.º 10º, i) RRC);

Documentos:

1. Nas sociedades anónimas:

- Contrato de sociedade (documento particular ou escritura

pública);

- Cópia certificada de acta do conselho de administração ou do

conselho de e administração executivo, com deliberação de designação;

2. Nas sociedades por quotas:

- Cópia certificada de acta da assembleia-geral, com deliberação

de designação.

Emolumentos:

-200,00€ (art.º 22º, 2.9 RERN) se efectuado como acto independente;

- 100,00€ (art.º 22º, 2.10 RERN) se efectuada no contrato de sociedade;

- 100,00€ (art.º 22º, 2,10 RERN) se efectuada com a alteração ao

contrato.

Registo obrigatório: Está sujeito a registo obrigatório;

Publicações: Está sujeito a publicações obrigatórias

RNPC: Não está sujeito a inscrição no FCPC


_______________________________

⁽¹¹⁾ Manual de Registo Comercial, Dr. Virgílio Machado, pág. 77

4.2 Cessação de funções do secretário da sociedade:

Requisitos especiais: No registo de cessação de funções dos membros dos órgãos

de administração e de fiscalização e do secretário de sociedade, a data e a causa (art.º

12º, b) RRC);

Forma: Transcrição (averbamento)

Documentos:

- Cópia certificada de acta do órgão com competência para a designação

ou da assembleia-geral, com a deliberação da destituição;

- Comunicação por escrito da renúncia à sociedade com prova do

conhecimento desta (por exemplo Aviso de Recepção)

Emolumentos: 100,00€ (art.º 22º, 4.3 RERN – averbamento não especialmente

previsto;

Registo obrigatório: Está sujeito a registo obrigatório;

Publicações: Está sujeito a publicações obrigatórias


5. Secretário enquanto possível órgão social

Após analisado o quadro da página anterior poder-se-ia colocar a questão sobre

como classificar o secretário da sociedade, ou seja se o poder-se-ia considerar como um

órgão da estrutura empresarial ou então como um mero assessor externo que pratica

actos na sociedade.

Quanto a esta problemática é legitimo que a mesma se coloque pois se

atendermos ao índice do código das sociedades comerciais, o mesmo coloca a figura de

secretário da sociedade no capitulo VI em pé de igualdade com os restantes órgãos

societários, sendo certo também que por outro lado as sociedades comerciais, como

pessoas colectivas formam e manifestam a sua vontade através dos órgãos sociais e

neste sentido o secretario de sociedade segundo o autor “António Pereira de Almeida”,

não é um órgão social, porque não tem competência para formar a vontade social, nem

para a representar externamente.

No que respeita a esta discussão, foi emitido um parecer pelo Instituto de

Registos e Notariado sob o Proc. nº R. Co. 9/2004 DSJ-CT⁽¹²⁾.

_______________________________

⁽¹²⁾ Está colocada a questão de saber se o secretário da sociedade é ou não órgão social. Adoptamos a noção de órgão que nos é dada por Oliveira Ascensão, in Direito Comercial, Vol. IV, Sociedades Comerciais Parte Geral, 2000, pág. 421: «Órgão é o elemento estrutural da pessoa colectiva que tem a função de manifestar a vontade que é juridicamente imputada àquela». Segundo o Mestre, «Nem os órgãos, nem os seus suportes ou titulares são assim representantes da pessoa colectiva. Os órgãos nunca o poderiam ser, por não terem personalidade autónoma; e as pessoas físicas não o são, porque não exprimem uma vontade como própria, que por representação vincule a pessoa colectiva, mas a própria vontade que, juridicamente trabalhada, será tida como a da pessoa colectiva». Elucidativo é, a propósito, Heinrich Ewald Hörster, in A Parte Geral do Código Civil Português, Teoria do Direito Civil, 1992, pág. 392: «Nos casos da “representação orgânica”, é a própria pessoa colectiva que age, precisamente por meio dos seus órgãos externos, participando assim por actos próprios no tráfico jurídico negocial. Daí que a figura da “representação orgânica” não signifique agir em nome ou em vez de outrem, agir esse característico para a representação no seu sentido estrito, mas agir como órgão». Aceitamos sem reservas que, para além dos órgãos deliberativos (a quem cabe também executar as deliberações tomadas), possam existir outros órgãos (v.g. opinativos ou de preparação de deliberações) previstos pelos estatutos (cfr. Oliveira Ascensão, ob. cit., pág. 423). Mas a questão dos autos é a de saber se o secretário da sociedade é órgão social. E, sobre o ponto, a nossa opinião é que o secretário não é órgão social. Não “representa organicamente” (nem voluntariamente, claro) a sociedade, não

exprime uma vontade que à mesma seja imputada. As funções que o secretário exerce por força do Código das Sociedades Comerciais são, na realidade, “burocráticas e de certificação”, como lhes chama Oliveira Ascensão. A nosso ver, o que verdadeiramente importa acentuar é que o secretário não age como órgão nem actua com vontade própria mas em nome ou em vez de outrem, antes age com


vontade própria e em nome próprio. Ainda segundo Oliveira Ascensão, ob. cit., pág. 465, «Aproxima-se da situação do revisor oficial de contas: não é um funcionário da sociedade propriamente, é um privado a quem se atribuem poderes de garantia ou fé pública».

6. Competências do Secretário de Sociedade

6.1 Introdução

Na competência do secretário destacam-se, entre outras, as funções de

secretariado dos órgãos sociais tais como, assembleia geral, administração, direcção e

conselho geral, de redacção das actas, de conservação e guarda dos respectivos livros da

sociedade, de certificação de certos eventos sociais, de garantia do exercício do direito

de informação dos accionistas, de contactos com as conservatórias do registo comercial.

No âmbito destas mesmas competências abordar-se-á detalhadamente as várias

alíneas que dispõem a redacção do art.º 446.º-B do CSC, contudo o nosso estudo apenas

incidirá nas sociedades anónimas, evitando desta forma que a presente reflexão se torne

extensa demais caso se abordasse outros tipos societários. Assim para além de outras

funções estabelecidas pelo contrato social, compete ao secretário de sociedade o

disposto nos pontos seguintes.

6.2 Secretariar as reuniões dos órgãos sociais;

Nas Sociedades Anónimas deve o secretário perceber quais e quando ocorrem as

reuniões existentes para os diversos órgãos societários, para isso exemplifica-se de

seguida as diversas reuniões que ocorrem na organização empresarial:

A) - Assembleia gerais de accionistas: 375.º CSC

Estas reuniões apenas se operam em casos específicos, sendo eles quando a lei o

determine, quando o conselho de administração, a comissão de auditoria, o conselho de

administração executivo, o conselho fiscal ou o conselho geral e de supervisão entenda

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É certo que ao secretário da sociedade o contrato social poderá atribuir outras funções (art. 446º-B, nº 1, do CSC). Por mera hipótese de raciocínio, admitamos que das funções contratualmente atribuídas resulta que o secretário é um órgão social. Teríamos então que apurar se o art. 446º-E do CSC e o art. 3º, nº 1, m), do CRCom sujeitam a registo comercial a designação e cessação de funções do secretário da sociedade enquanto “secretário” – com as funções que lhe são atribuídas pelo Código das Sociedades Comerciais – ou enquanto órgão social (melhor dizendo, suporte ou titular de órgão social). É que o citado art. 3º, nº 1, m), do CRCom só sujeita a registo a designação e cessação de funções dos membros dos órgãos de administração e de fiscalização


(e não de outros órgãos). Mas ainda que concedêssemos que seria neste caso o órgão social o objecto do registo, só quando o secretário da sociedade assumisse a natureza de órgão social é que a questão seria equacionada. Pelo que não vale a pena nos alongarmos em considerações que ao caso dos autos não são pertinentes

conveniente e quando a requererem um ou mais accionistas que possuam acções correspondentes a 5% do capital social.

B) - Assembleia Geral Anual: 376º n.º1 e 65.º n.º5 CSC

Deve reunir no prazo de três meses a contar da data do encerramento do

exercício ou no prazo de cinco meses a contar da mesma data quando se tratar de

sociedades que devam apresentar contas consolidadas ou apliquem o método da

equivalência patrimonial para:

a) Deliberar sobre o relatório de gestão e as contas do exercício;

b) Deliberar sobre a proposta de aplicação de resultados;

c) Proceder à apreciação geral da administração e fiscalização da sociedade e, se

disso for caso e embora esses assuntos não constem da ordem do dia, proceder à

destituição, dentro da sua competência, ou manifestar a sua desconfiança quanto a

administradores;

d) Proceder às eleições que sejam da sua competência.

C) - Reuniões e deliberações do conselho de administração: 410.º CSC

O conselho deve reunir, pelo menos, uma vez em cada mês, salvo disposição

diversa do contrato de sociedade.

D) - Reuniões e deliberações do conselho Fiscal: 423.º CSC

O conselho fiscal deve reunir, pelo menos, todos os trimestres, sendo aplicável o

disposto no n.º 8 do artigo 410.º

E) - Reuniões da comissão de auditoria: 423.º-G n.º1 al. A)

Os membros da comissão de auditoria têm o dever de participar nas reuniões da

comissão de auditoria, que devem ter, no mínimo, periodicidade bimestral

F) - Reuniões do Conselho de administração executivo: Art.º 433º CSC

Às reuniões e às deliberações do conselho de administração executivo aplica-se

o disposto nos artigos 410.º e 411.º e nos n.os 1 e 4 do artigo 412.º


G) - Reuniões do conselho geral e de supervisão: Art.º 445º CSC n.º 2 al. A)

Às reuniões e às deliberações do conselho geral e de supervisão aplica-se o

disposto nos artigos 410.º a 412.º, com as seguintes adaptações:

O conselho geral e de supervisão deve reunir, pelo menos, uma vez em cada trimestre;

6.3 Lavrar as actas e assiná-las conjuntamente com os membros dos

órgãos sociais respectivos e o presidente da mesa da assembleia geral, quando

desta se trate;

As deliberações sociais, sejam qual for o modo como foram tomadas, tê

de ser vertidas para um documento escrito sob pena de não poderem ser aprovadas,

sendo tal documento designado por acta.⁽¹³⁾ ⁽¹⁴⁾

Entende de modo diferente, “Pedro Maia” ao referir que o procedimento

deliberativo, em si, produz efeitos jurídicos, mas a deliberação só se torna eficaz

após a acta lavrada, ou documento equivalente.⁽¹⁵⁾

O secretário da sociedade na respectiva elaboração da acta deve atender aos

elementos referidos no n.º2 do art.º 63º do CSC, tendo ainda em atenção que a acta

deverá evidenciar a própria existência da convocatória, referindo se for esse o caso

a publicitação do aviso convocatório, ou tratando-se de convocatória efectuada por

carta registada, contendo em anexo os documentos comprovativos da expedição do

aviso convocatório para cada um dos sócios.⁽¹⁶⁾

Ainda nas sociedades anónimas apenas serão assinadas as respectivas actas

pelo presidente da mesa e pelo secretário conforme prevê o art.º 388.º n.º2 do CSC,

sendo que os accionistas presentes apenas deverão rubricar a lista de presenças,

conforme prevê o artigo 382.º n.º3 do referido diploma.

_______________________________

⁽¹³⁾ Crf. Sociedades comerciais e valores mobiliários, de António Pereira de Almeida, pág. 193

⁽¹⁴⁾ Art.63.º CSC

⁽¹⁵⁾ Deliberações dos sócios e respectiva documentação: algumas reflexões, pags 673 e ss.


⁽¹⁶⁾ Deliberações dos sócios e respectiva documentação: algumas reflexões por pedro Maia

6.4 Conservar, guardar e manter em ordem os livros e folhas de actas,

as listas de presenças, o livro de registo de acções, bem como o expediente a eles

relativo;

Relativamente a esta competência/dever, deve o secretário conservar, guardar e

manter em ordem os documentos em cima previstos, note-se que torna-se de extrema

importância que todos os documentos estejam organizados e arquivados isto para

responder a um dos direitos mais importante reconhecido aos accionistas como seja o

direito à informação previsto nos termos do ast.º 288.º e ss do CSC.

No que concerne ás listas de presenças, estas deverão ser arquivadas na

sociedade conforme dispõem o art.º 382º n.º4 do CSC.

6.5 Proceder à expedição das convocatórias legais para as reuniões de

todos os órgãos sociais;

Oportuno será neste momento alertar para o contra-senso que poderá estar á vista

no que respeita à pessoa competente para proceder às convocatórias, isto porque, para

todas as reuniões a letra da lei apenas refere como o Presidente da mesa e não o

Secretário de Sociedade, contudo deve entender-se que os normativos aplicáveis às

sociedades anónimas designam como competente o presidente da mesa somente para

estas sociedades, assim, será da exclusiva competência do secretário de sociedade,

quando estamos no âmbito de uma sociedade anónima em que seja obrigatória a figura

do secretário de sociedade.

No que concerne a esta competência, deve o secretário ter em atenção tanto aos

prazos como às formas de convocação dos sócios, e assim sendo, nada melhor do que

analisar separadamente a forma de efectuar tais convocatórias para cada órgão social,

como adiante se mostra:

A) - Assembleia geral:


Será competente para proceder à convocatório o Secretário de sociedade, o

presidente da mesa e ainda poderá ser promovida pela comissão de auditoria, pelo

conselho geral e de supervisão, pelo conselho fiscal ou pelo tribunal ⁽¹⁷⁾, lembrando

ainda que poderá ser convocada a assembleia geral quando o requererem um ou mais

accionistas que possuam ações correspondentes a, pelo menos, 5% do capital social.⁽¹⁸⁾

Para o correto exercício do cargo de secretário no que concerne à convocatória

para assembleia geral, o mesmo deverá ter em atenção às formalidades exigidas no art.º

377º CSC.

B) - Conselho de administração

Deverá o secretário ter em atenção o previsto no art.º 410º n.º3 do CSC, ou seja, os

administradores deverão ser convocados por escrito, com a antecedência adequada,

salvo quando o contrato de sociedade preveja a reunião em datas prefixadas ou outra

forma de convocação

C) - Conselho Fiscal

Relativamente a este órgão, ele deverá nos termos do art.º 423º n.º1 do CSC,

reunir pelo menos todos os trimestres, contudo por aplicação do art.º410º do mesmo

diploma, se não for proibido pelos estatutos, as reuniões poderão realizar-se através de

meios telemáticos, se a sociedade assegurar a autenticidade das declarações e a

segurança das comunicações, procedendo ao registo do seu conteúdo e dos respectivos

intervenientes.

Quanto à sua convocatória deverá o secretário ter em atenção ao art.º 410 n.º3 do

CSC.

D) - Conselho de administração executivo:

Deverá observar-se o disposto no art.º 433º o qual remete para o art.º 410º sendo

que no que concerne às convocatórias dispõem o nº3 do mesmo, que devem ser

convocados por escrito, com a antecedência adequada, salvo quando o contrato de

_______________________________


⁽¹⁷⁾ Cfr. Art.º 377.º n.º1 CSC

⁽¹⁸⁾ Cfr. Art.º 375.º n.º2 CSC

sociedade preveja a reunião em datas prefixadas ou outra forma de convocação.

E) - Conselho geral e de supervisão

Para este órgão, o mesmo acontece como no Conselho de administração

executivo, ou seja por força do disposto no art.º 445º nº2 aplica-se o art.º 410º do CSC,

devendo ser convocados por escrito, com a antecedência adequada, salvo quando o

contrato de sociedade preveja a reunião em datas prefixadas ou outra forma de

convocação.

6.6 Certificações e Autenticações de Documentos⁽¹⁹⁾

e) Certificar as assinaturas dos membros dos órgãos sociais apostas nos

documentos da sociedade;

f) Certificar que todas as cópias ou transcrições extraídas dos livros da

sociedade ou dos documentos arquivados são verdadeiras, completas e

actuais;

h) Certificar o conteúdo, total ou parcial, do contrato de sociedade em vigor,

bem como a identidade dos membros dos diversos órgãos da sociedade e quais

os poderes de que são titulares;

i) Certificar as cópias actualizadas dos estatutos, das deliberações dos sócios e

da administração e dos lançamentos em vigor constantes dos livros sociais,

bem como assegurar que elas sejam entregues ou enviadas aos titulares de

acções que as tenham requerido e que tenham pago o respectivo custo;

j) Autenticar com a sua rubrica toda a documentação submetida à assembleia

geral e referida nas respectivas actas;

Resolveu-se agrupar todas estas competências atribuídas ao secretário, visto

ambas merecerem de um comentário comum, ou seja como já nos referimos

anteriormente no presente trabalho o secretário de sociedade poderá certificar e


_______________________________

⁽¹⁹⁾ Ver apontamentos no Cap. II, ponto 1, do presente Trabalho

reconhecer assinaturas, fotocópias como autenticar documentos, contudo note-se que

estas competências são emergentes da actividade profissional que o secretário exerce,

como seja a de Solicitador, Advogado ou Notário, e não por ter sido designado como

secretário. Sabe-se ainda que o secretário carece para o exercício da função de curso

superior adequado, sendo essa formação que lhe atribuirá a possibilidade de cumprir

com estas competências atribuídas pelo CSC.

6.7 Promover o registo dos actos sociais a ele sujeitos.

O registo comercial destina-se a dar publicidade à situação jurídica dos

comerciantes individuais, das sociedades comerciais, das sociedades civis sob forma

comercial, das cooperativas, entre outras, tendo em vista a segurança do comércio

jurídico.

Nos termos do art.º 53.º-A do Código do Registo Comercial (CRCom), o registo

comercial pode assumir duas formas distintas, sendo por depósito ou por transcrição.

O Registo por transcrição consiste na extracção dos elementos que definem a

situação jurídica das entidades sujeitas a registo constantes dos documentos

apresentados – n.º 2 do art.º 53.º-A do CRCom. Compreende a matrícula das entidades

sujeitas a registo, bem como as inscrições, averbamentos e anotações – n.º 1 do art.º 55.º

do CRCom. No que concerne ao registo por depósito, este consiste no mero

arquivamento dos documentos que titulam factos sujeitos a registo – n.º 3 do art.º 53.º-A

do CRCom. Abrange os documentos arquivados e a respectiva menção na ficha de

registo – n.º 2 do art.º 55.º do CRCom.

Sem nos querermos alongar no que toca a matéria de registo comercial, apenas

se fará referência a alguns actos a que as sociedades estão sujeitos, sendo certo que o

secretário de sociedade os poderá promover. Assim entre esses actos destacam-se os

seguintes:

A Constituição,

A Deliberação da Assembleia Geral, nos casos em que a lei exija, para

aquisição de bens pela sociedade;


A unificação, divisão e transmissão de quotas de sociedades por quotas, bem

como de partes sociais de sócios comanditários de sociedades em comandita

simples;

A promessa de alienação ou de oneração de partes de capital de sociedades em

nome colectivo e de sociedades em comandita simples e de quotas de

sociedades por quotas, bem como os pactos de preferência, se tiver sido

convencionado atribuir-lhes eficácia real, e a obrigação de preferência a que,

em disposição de última vontade, o testador tenha atribuído igual eficácia;

A transmissão de partes sociais de sociedades em nome colectivo, de partes

sociais de sócios comanditários de sociedades em comandita simples, a

constituição de direitos reais de gozo ou de garantia sobre eles e a sua

transmissão, modificação e extinção, bem como a penhora dos direitos aos

lucros e à quota de liquidação;

A constituição e a transmissão de usufruto, o penhor, arresto, arrolamento e

penhora de quotas ou direitos sobre elas e ainda quaisquer outros actos ou

providências que afectem a sua livre disposição;

A exoneração e exclusão de sócios de sociedades em nome colectivo e de

sociedades em comandita, bem como a extinção de parte social por falecimento

do sócio e a admissão e novos sócios de responsabilidade ilimitada;

A amortização de quotas e a exclusão e exoneração de sócios de sociedades por

quotas;

A deliberação de amortização, conversão e remissão de acções;

A emissão de obrigações, quando realizada através de oferta particular, excepto

se tiver ocorrido, dentro do prazo para requerer o registo. A admissão das

mesmas à negociação em mercado regulamentado de valores mobiliários;

A designação e cessação de funções, dos membros dos órgãos sociais de

administração e de fiscalização das sociedades, bem como do secretário da

sociedade;

A prestação de contas das sociedades anónimas, por quotas e em comandita por

acções, bem como das sociedades em nome colectivo, e em comandita simples

quando houver lugar a depósito, e de contas consolidadas de sociedades

obrigadas a prestá-las;

A mudança de sede da sociedade e a transferência de sede para o estrangeiro;


6.8 Duração do seu mandato

A duração das funções do secretário coincide com a do mandato dos órgãos sociais que o designarem, podendo renovar-se por uma ou mais vezes.⁽²⁰⁾

6.9 Responsabilidade

O secretário é responsável civil e criminalmente elos actos que praticar no exercício das suas funções.⁽²¹⁾

_______________________________⁽²⁰⁾ Cfr. Art.º 446º-C do CSC

⁽²¹⁾ Cfr. Art.º 446º-F do CSC


Conclusão

Estudado o presente trabalho, consegue-se retirar do mesmo, tudo o quanto é

necessário ao Secretário de Sociedade para poder exercer as suas funções numa

determinada empresa. Obteve-se sucesso quando se alertou o leitor para os cuidados que

deverá atender no exercício desse mesmo cargo, como sejam os prazos em que se

reúnem os órgãos socias, os prazos e forma para efectuar as convocatórias dos sócios /

accionistas, as atenções que deverá ter na elaboração de atas e a forma como as poderá

autenticar e certificar a assinatura nos documentos sociais.

Criou-se desta forma uma ferramenta essencial para quem inicia as funções de

secretário de sociedade, alertando-o para as vicissitudes que poderá encontrar no

respectivo exercício do cargo.

Por fim é com satisfação e sensação de dever cumprido que despedimo-nos de

si, caro leitor, desejando o maior sucesso na actividade de Secretário de Sociedade.


Bibliografia

ALMEIDA, António Pereira – Sociedades Comerciais e Valores Mobiliários. 5ª ed.

Coimbra Editora;

CORREIA, J.A. Pupo Correia – Direito da empresa. 11ª ed. Ediforum;

CUNHA, Paulo Olavo – Direito das Sociedades Comerciais. 5.ª ed. Coimbra:

Almedina,2012

Heinrich Ewald Hörster, in A Parte Geral do Código Civil Português, Teoria do Direito

Civil, 1992, pág. 392:

MAIA, Pedro – Deliberações dos Sócios e Respectiva Documentação: Algumas

Reflexões

Oliveira Ascensão, in Direito Comercial, Vol. IV, Sociedades Comerciais Parte Geral,

2000, pág. 421

Legislação

DL n.º 262/86, de 02 de Setembro

DL n.º 76-A/2006, de 29/03

DL n.º 403/86, de 03 de Dezembro

DL n.º 322-A/2001, de 14 de Dezembro

DL n.º 88/2003, de 26 de Abril

Endereços Eletrónicos

https://sites.google.com/site/sitiodosregistos/registo-comercial-1/secretario-da-sociedade

http://www.oa.pt/Conteudos/Pareceres/detalhe_parecer.aspx?idc=5&idsc=158&ida=51168



http://www.pgdlisboa.pt/pgdl/leis/lei_mostra_articulado.php?nid=731&tabela=leis&ficha=1&pagina=1

sociedades comerciais - secretário de sociedade

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