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Sobre o Autor

Roberto Gil Espinha com mais de 15 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Fi-nanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus pro-cessos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializaçõe em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance.Espinha, como é mais conhecido, tem praticado com determinação a organização do trabalho em equipe para poder ir para casa mais cedo curtir a família, e às vezes praticar mergulho.

Você pode saber mais sobre o Espinha aqui: http://br.linkedin.com/in/robertoespinha

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Índice

Sobre o Autor �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������21 Introdução �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������42� No trabalho em equipe, a colaboração é rei ��������������������������������������������������������������53� Ferramentas adequadas: Base para a produtividade �����������������������������������������������74� Organizando as atividades no time ���������������������������������������������������������������������������8

a) Planejamento e criação de atividades ...........................................................................................8b) Distribuição de atividades .................................................................................................................9c) Priorização .........................................................................................................................................10d) Replaneje quando necessário ........................................................................................................10

5� Implemente a gestão do tempo �������������������������������������������������������������������������������11a) Faça listas do que fazer ....................................................................................................................11b) A arte de fazer acontecer (GTD) .......................................................................................................12c) Mantenha o foco (Pomodoro) .........................................................................................................12d) Tome a decisão ..................................................................................................................................13e) Registre o tempo dedicado a cada atividade no dia ...................................................................14

6� Acompanhe e gerencie os prazos �����������������������������������������������������������������������������15Identifique os possíveis atrasos - e não atrase! .................................................................................15Atue em causas de atividades realizadas com esforço acima do previsto ...................................16Gerencie e resolva os gargalos .............................................................................................................16Realoque a equipe - e mantenha o time motivado! .........................................................................16

7� Promova a comunicação no time ����������������������������������������������������������������������������17Use e abuse dos fóruns e wikis ............................................................................................................17Incentive o compartilhamento das informações relevantes às atividades ...................................17

Conclusão ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������18O Artia ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������19Referências ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������20

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1 Introdução

Para executar uma atividade com sucesso é preciso se organizar antes, não é mesmo? Organizar neste caso não quer dizer apenas “colocar a casa em ordem”. Significa pensar antes de iniciar a execução da tarefa, para que ela seja feita com excelência.

Pode parecer simples à primeira vista. Agora, some a este cenário um time com dezenas de pessoas, que deve ser produtivo o suficiente para entregar as atividades dentro do prazo, com qualidade e efi-ciência. Adicione ainda o fato de que o mesmo recurso pode ser designado para atividades paralelas de projetos diferentes. Desafio nada simples organizar as tarefas desta turma, certo?

Vamos incluir aqui mais um ingrediente: manter o foco em tempos em que existe mais telefones celu-lares do que escovas de dente no mundo é como acertar na loteria! Recursos e motivos para distrair a nossa mente é o que não falta. E não estou falando aqui de assuntos pessoais. É muito fácil, por exemplo, para qualquer pessoa da organização que precise falar com você, encontrá-lo: no celular, no chat interno, no e-mail, no whatsapp. Se você atender a todos, vai se distrair a cada 5 minutos. E com isso, a produtividade do time despenca.

Se você tem uma equipe para gerir, e precisa controlar evolução de tarefas, prazos, medir produtivi-dade, priorizar lista de atividades de inúmeros projetos paralelos e organizar bem o tempo de todos, este ebook vai ajudá-lo e muito!

Há como gerir uma equipe e fazê-la ser produtiva sem se tornar o “general” da empresa. É sobre isso que vamos falar nas próximas páginas. Você vai encontrar aqui um guia extraordinário e essencial para organizar o seu trabalho e o trabalho do seu time.

Boa leitura!

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2� No trabalho em equipe, a colaboração é rei

A colaboração é fator essencial para gerar um ambiente de trabalho com menos stress. Antes de com-prar equipamentos, capacitar pessoas, instalar aquela desejada máquina de café expresso, estimule a colaboração na equipe. É ela que vai fazer o trabalho em equipe, organizado, fluir bem. Todos temos metas, projetos, prazos e responsabilidades na corporação. Ora, se não há como escapar das exigências e obrigações que o trabalho traz, não seria muito mais fácil contar com a colaboração dos membros do time para atingir os objetivos?

A colaboração no trabalho em equipe vai além do “duas cabeças pensam melhor que uma”. É você se colocando no lugar do outro para ajudá-lo, e juntos conquistarem o objetivo comum da equipe. É uma exigência do mundo dos negócios. Pessoas deixam de ser contratadas se demonstrarem que não tra-balham de forma colaborativa.

Um time com cultura colaborativa é positivo no sentido que o clima na empresa fica mais amigável, prin-cipalmente nos momentos de maior tensão. As pessoas trabalham primeiro em busca de um objetivo comum, e em segundo lugar seus anseios pessoais. Veja que o fato de ser colaborativo, não exclui a competição. A mágica está em chegar no equilíbrio destes dois comportamentos, para que os resultados e expectativas dos envolvidos sejam conquistados. Se ainda resta alguma dúvida para você sobre os benefícios da colaboração, lembre-se do lema “sozinho você vai mais rápido, mas em conjunto todos chegam mais longe”. Você quer chegar mais longe, não é mesmo?

Não há como falar em colaboração nos dias de hoje sem citar a internet e as redes sociais, um marco de mudança na forma como nos relacionamos. Temos a nossa disposição um cardápio imenso de tecnolo-gias na rede que estimulam a cultura colaborativa. Redes sociais, concursos culturais promovidos pelas marcas são formas de solidificar a colaboração. Recentemente uma fabricante de telefones celulares lançou um projeto em que seus seguidores em redes sociais podiam sugerir recursos e inventar novas tecnologias para o celular. Se a empresa gostasse da sugestão, fazia um protótipo e pagava o inventor. Outro exemplo foi uma grande banda de rock metal que fez um turnê mundial em que o público votava pela internet as músicas do set list. Ora, se é tão intuitivo usar redes sociais para colaborar e compartilhar

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conhecimento no âmbito pessoal, porque não utilizar este mesmo recurso no ambiente interno corpora-tivo? Fato é que existe ainda o receio por parte dos colaboradores em mostrar suas ideias e opiniões, pois podem ser divergentes ou contrárias as apresentadas pelos seus superiores.

Imagine que você atue no time de atendimento ao cliente, e descobriu uma forma inédita de o cliente extrair dados do faturamento da empresa. Contar esta descoberta para os demais recursos do time é ser colaborativo. E isso pode ser feito através de uma solução tecnológica com recursos de compartil-hamento, comunidades, fóruns, mensageria instantânea, biblioteca de documentos, entre outros. Este tipo de ferramenta além de incentivar a colaboração no time, elimina barreiras de comunicação verbal, já que na equipe você pode contar com a pessoa mais extrovertida até a pessoa mais tímida. Com este ambiente virtual, você cria uma inteligência coletiva de forma simples e como uma extensão da estação de trabalho.

Agora que você já percebeu a importância da colaboração no time e como eliminar barreiras a ela, vamos falar sobre as condições de trabalho ideais para a equipe�

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3� Ferramentas adequadas: Base para a produtividade

Com o time colaborativo, a produtividade vem. E para que ela seja sustentável, é preciso dar boas condições de trabalho à equipe. O que você menos precisa para que o trabalho do time - e você é parte do time - esteja organizado são queixas como “o meu computador está lento demais, levo 15 minutos só pra inicializar o sistema” ou “o link de internet está caindo muitas vezes, não consigo con-cluir os atendimentos via email aos clientes”.

Todos na empresa perdem com os problemas de infra-estrutura. Boas ferramentas e ambiente de trabalho resultam em:

√ Bom índice de produtividade do time √ Bom nível de serviço e atendimento aos clientes √ O time trabalha motivado

Para organizar o trabalho da equipe, uma dica simples e boa é ficar atento aos pontos abaixo:• Todos possuem computador com a configuração adequada para efetuar o trabalho com agilidade ? • O link de internet tem banda suficiente?• As estações de trabalho dão conforto e ergonomia para a execução do trabalho?• Requisitos de segurança estão em dia? • A iluminação e a refrigeração do ambiente é adequada?• Os sistemas atendem às necessidades dos processos críticos de negócio e estão atualizados?• As pessoas receberam as capacitações necessárias para efetuar o trabalho?• Existe espaço físico para tomar um café e fazer um intervalo entre uma tarefa e outra?

Se você respondeu sim a estas perguntas, já tem o segundo passo concluído para organizar o tra-balho do time e manter uma boa produtividade. Por falta de ferramentas e ambiente de trabalho, a produtividade não vai cair.

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4� Organizando as atividades no time

Agora vamos falar da organização das atividades do time em si. Quem faz o que, quando e em que ordem ? Não é confortável você chegar no trabalho e perguntar ao seu líder “O que eu faço hoje?”. Esta situação só gera constrangimento para ambas as partes.

Existem ferramentas no mercado que facilitam a organização das atividades, tanto para projetos com início e fim definidos como para atividades contínuas - atendimento ao cliente, por exemplo - ou ainda para organizar planos de ação e a distribuição de tarefas pela equipe.

Claro que cada pessoa tem um jeito peculiar para lidar com o time, e isso não é excludente à ferra-menta. Uma boa solução de organização de tarefas vai ajudá-lo a automatizar processos e deixar muito claro para todos o que cada um tem na sua lista de afazeres. Outro benefício de uma solução de organização de trabalho é impulsionar a colaboração no time e a comunicação entre os recursos.

Nossa sugestão para você é seguir os passos abaixo para fazer a distribuição das atividades de forma eficiente e prática:

a) Planejamento e criação de atividades

Identifique as atividades que serão necessárias no projeto ou no processo. Crie e nomeie estas ativi-dades, com uma descrição clara do que deve ser feito e quais as entregas de cada uma.

Se houver documentos que apóiem o entendimento, junte-os à atividade criada de forma que o re-curso que vai executar a tarefa possa acessá-lo.

Por fim, defina prazo e esforço estimado para a atividade. Ah, também relacione atividades depen-dentes, se existirem.

Ao concluir o planejamento e criação das atividades, você terá uma linha do tempo com o início e fim de cada atividade e do projeto.

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b) Distribuição de atividades

Com a linha do tempo das atividades, cabe fazer a distribuição entre as pessoas do time. Leve em conta o conhecimento de cada um, e também a carga disponível de horas de trabalho. O ideal é não sobrecarregar um ou outro, e manter uma distribuição homogênea dos trabalhos.

Voltando ao nosso exemplo do processo de atendimento ao cliente, esta distribuição é muito útil pois cada atendente sabe exatamente quais ocorrências resolver.

Se você adotar o uso de um sistema de organização de tarefas, cada colaborador terá acesso à sua lista de atividades, e visualizará facilmente prazos e esforço estimado.

E você, o organizador do trabalho, visualizará toda a carga de trabalho do time, considerando inclu-sive que cada recurso pode atuar em mais de um projeto ao mesmo tempo.

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c) Priorização

A priorização é fundamental. O que devo fazer primeiro, se tenho uma lista infinita de atividades a executar ?

Para evitar esta pergunta, implemente mecanismos de priorização visíveis e compreendidos por todo o time. Assim há maior chance de os prazos de conclusão das atividades serem atendidos.

d) Replaneje quando necessário

Acompanhe o andamento das tarefas e a alocação dos recursos. Se você perceber que prazos podem não ser cumpridos, replaneje e redistribua atividades. O time com cultura colaborativa facilita este tipo de ação, pois todos almejam o objetivo comum em primeiro lugar. Com o auxílio de uma solução de organização do trabalho, fica mais fácil saber quem no time está com menor carga de trabalho, e fazer a redistribuição.

Ao seguir estes passos, as atividades estarão bem arranjadas no time, e você terá avançado mais uma etapa rumo ao trabalho em equipe organizado.

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5� Implemente a gestão do tempo

Este é um dos pontos que consideramos o mais difícil de implementar para manter o trabalho em equipe organizado. Fazer a gestão do tempo: um desafio para todos nós ! Por vivermos em uma épo-ca multitarefa, é dificílimo organizar e priorizar nossas atividades diárias. Como já falamos na intro-dução, manter a concentração e o foco neste mundo conectado em que vivemos é para poucos. Por isso separamos aqui 4 dicas infalíveis para que você e todo o seu time façam uma gestão eficiente do tempo e ganhem em produtividade ao final de cada dia. Vamos a elas?

a) Faça listas do que fazer

Você não pode carregar tudo na sua cabeça. Faça listas do que fazer no mês, na semana. Ao iniciar o seu dia, registre uma lista de atividades que devem ser concluídas naquele dia. Este mecanismo vai fazer com que você foque no que é urgente e importante, e ao final, se sinta produtivo com os itens realizados.

Tente organizar listas básicas:• Lista de coisas a fazer: esta é uma lista de coisas a fazer básica, organizada por mês, semana e dia, priorizada com itens - aqui inclua as tarefas do trabalho diário, sempre.• Lista de pessoas para ligar: a terceira lista é uma lista de ligações a serem feitas, também priorizada.• Lista de pessoas: uma lista de pessoas que interagem com você, onde podemos anotar as coisas que precisamos falar com eles sobre ideias entre reuniões e conversas.

Mentalize que você precisa ter algum tipo de rotina. Usar regularmente listas é um ponto de partida para que você tome as melhores decisões. Se você não está fazendo listas, você está perdendo tempo.

Como o processo de gestão do tempo tem a ver com disciplina, crie o hábito de analisar no final do dia a sua lista de tarefas executadas, analise o que fez, mas mais importante ainda é analisar o que não fez - com isso entenderá rapidamente quais foram as coisas que tiraram o seu foco e consumi-ram o seu tempo.

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b) A arte de fazer acontecer (GTD)

O GTD (Get the Things Done) é uma metodologia de gestão de tempo e organização que ajuda (e mui-to!) a aumentar a produtividade na rotina. Foi idealizada pelo consultor David Allen no livro A Arte de Fazer Acontecer. Implementar esta dinâmica no seu dia vai forçar a disciplina, e não deixar que você esqueça nada. E vai ajudá-lo a focar no que é importante! Em suma, esta técnica consiste em:

• Usar uma agenda: a agenda deve conter tudo que você tem que fazer, lembrar ou cobrar em um determinado dia ou semana. É a sua memória auxiliar. Crie agendamentos somente para itens que são obrigatórios. Não transforme a agenda em uma lista de desejos. • Fazer um planejamento: pare um momento para planejar o dia, a semana ou o mês. Revise o período que passou; bloqueie o calendário para as atividades; revise sua lista de projetos e questione o que você precisa fazer para cada um deles e crie as atividades na sua agenda. • Criar um arquivo de listas (sim, de novo as listas!): formule diversas listas – de todos os pro-jetos, das atividades da casa, do trabalho, das ligações a fazer, de retornos e respostas que você precisa dar; e priorize cada atividade das listas. • Criar ”caixas de entrada” para receber novas atividades e reserve uma hora do dia para co-locá-las em sua lista. Você pode usar um papel como caixa de entrada, ou a parte de “notas” no celular, ou a caixa de entrada do e-mail. • Se você tem alguma atividade que pode ser feita em dois minutos: faça! Não jogue para lista ou agendamento. • Não deixe que coisas importantes se tornem urgentes, pois isso sabotará o seu planejamen-to e consumirá seu tempo.

c) Mantenha o foco (Pomodoro)

Ah, o foco! Você lembra que falamos dele e de como é difícil mantê-lo na introdução deste ebook? Por isso dedicamos esta seção para falar da técnica Pomodoro, que foi criada por Francesco Cirillo ao final dos anos 80. A meta é usar o tempo como nosso aliado, um facilitador para fazermos as coisas do jeito que queremos fazer. Esta técnica consiste em você criar períodos de 25 minutos focadíssimos no trabalho - os chamados pomodoros - e intervalar com 5 minutos de descanso. Cirillo criou este método partindo do princípio de que períodos de alta concentração aliados com intervalos pequenos de descanso, aumenta a ag-

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ilidade mental. Ou seja: você vai manter o foco.

Veja como é fácil implementar a técnica Pomodoro:

1) Planeje o dia com a lista de tarefas (aqui você pode fazer uso do GTD, que já falamos ante-riormente neste ebook). Comece bem e reserve o primeiro pomodoro do dia para fazer este planejamento. 2) Utilize uma ferramenta de timer e programe-a com o alarme a cada 25 minutos (pode ser o celular, um aviso na sua agenda eletrônica, um relógio mecânico) 3) Durante os pomodoros, foque nas tarefas e não se permita distrair por telefonemas, chats, redes sociais, e-mails, conversas paralelas. Aconselhamos que você desligue os alertas de nova mensagem destas ferramentas, para não correr o risco de ser traído pela curiosidade, ok? 4) Chegou o intervalo de 5 minutos: pare e respeite o descanso. Tome um café, um chá, vá ao banheiro, responda mensagens, cheque as redes sociais. O descanso é importante pois é o tempo necessário para assimilar o que foi feito nos 25 minutos anteriores. Também é a hora de dar uma “relaxada” e preparar a mente para focar novamente.5) Quando você concluir 4 pomodoros em sequência, reserve um intervalo de descanso maior, para que a inspiração se mantenha em alta.

Uma dica que damos para que você não seja interrompido por colegas de trabalho é combinar um com o time um símbolo que indique que você está em pomodoro. Um post-it de cor diferente ou um imã em formato de tomate na tela do computador podem ser utilizados para indicar que você está no “modo concentrado”, não é mesmo?

Na prática, usar a técnica do Pomodoro permite que você controle mais a ansiedade, o que natu-ralmente levará você a ter mais foco. Há situações - como por exemplo reuniões - em que você não conseguirá usar a técnica. Utilize-a durante o tempo que puder, de acordo com a dinâmica do seu dia. Você verá que é fácil e que vale a pena.

d) Tome a decisão

Não adie decisões que precisam ser tomadas. O medo de errar leva você a procrastinação, deixando para amanhã o que poderia ser decidido hoje. Este adiamento causa stress, tensão, perda de produ-tividade. Muitas vezes é melhor errar rápido do que acertar devagar. Adiar uma escolha importante

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pode fazer com que ela se torne urgente, e isso você não quer, pois vai atrapalhar (e muito!) a gestão do seu tempo, certo?

e) Registre o tempo dedicado a cada atividade no dia

Registrar o tempo para cada atividade realizada serve para você poder tirar uma foto do quais ativi-dades consomem mais o seu dia. E a partir daí, você pode atuar em ações para torná-la mais produti-va ou, quem sabe, automatizá-la! Esta dica serve para todo o time, que, registrando as horas dedica-das a cada tarefas, ajudam o líder a ter uma visão geral do que foi realizado frente ao que foi previsto. Isso é ser colaborativo, pensar na melhoria comum do processo. Existem hoje soluções tecnológicas que permitem este apontamento de tempo dedicado a cada atividade com um simples clique, sem que você se apóie em planilhas ou arquivos auxiliares.

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6� Acompanhe e gerencie os prazos

De nada adianta você fazer listas de atividades a executar, criar formas de concentração e implemen-tar ferramentas de trabalho que aumentem a produtividade se você não acompanhar os prazos, cer-to? Acompanhar e gerenciar prazos é garantir que o combinado será feito, ou no mínimo replanejado com antecedência. Quando se trata de prazo de entrega, o que menos queremos são surpresas.

Se você já seguiu os 5 passos anteriores deste ebook, terá planejado e distribuído as atividades no time, com os esforços estimados e prazos de entrega. O time, por sua vez, terá feito os devidos apon-tamentos em cada tarefa. Logo, não terá dificuldades em implementar relatórios e indicadores para facilitar o gerenciamento de prazos.

Identifique os possíveis atrasos - e não atrase!Aqui você pode utilizar um relatório que demonstre como a atividade está (realizado) comparado com como ela deveria estar (estimado) na data de hoje. De posse destas informações você responde a seguinte pegunta: dado o esforço e prazo estimados, a tarefa tem chances de atrasar ou não? Se a resposta for sim, você já pode tomar ações para minimizar o atraso.

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Atue em causas de atividades realizadas com esforço acima do previsto Programe uma análise periódica das atividades concluídas com esforço extrapolado. E identifique o motivo. Foi um problema de planejamento? Ferramentas inadequadas? Problemas pontuais? Falta de capacitação? Assim, você poderá evitar que isso aconteça novamente em outro projeto.

Gerencie e resolva os gargalosAtravés de um relatório de alocação da equipe detalhado por etapa ou por atividade, você visualiza rapidamente recursos super alocados ou etapas afuniladas que atrasam as atividades seguintes do processo. Exemplo: em um processo de manutenção de equipamentos, se a etapa de testes é o gar-galo, a etapa seguinte de instalação da máquina no local de trabalho será postergada. Uma possível solução é automatizar os testes, de forma a acelerar o trabalho sem comprometer custos.

Realoque a equipe - e mantenha o time motivado!Não receie em remanejar atividades e realocar a equipe de forma a evitar atrasos. O time ficará mais motivado ao saber que a colaboração e flexibilidade dos recursos é fator chave para manter os pra-zos.

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7� Promova a comunicação no time

A cereja do bolo na organização dos trabalhos em equipe é estimular a comunicação e o compartil-hamento de informações no time.

Use e abuse dos fóruns e wikisNovamente, há como driblar a barreira do medo de expor ideias através de tecnologia. Você pode ad-otar soluções que possuem recursos de wikis (bilbiotecas) e fóruns virtuais. Use e abuse destas ferra-mentas. O time colaborativo poderá criar um banco de FAQs (Frequently Asked Questions) que dará agilidade nas respostas aos clientes e até para novos recursos que venham a fazer parte da equipe. Outra aplicação para fóruns e wikis é o compartilhamento de lições aprendidas e promoção de de-bates em prol da busca de uma solução para um problema crítico. Incentive o compartilhamento das informações relevantes às atividadesAo incentivar a livre comunicação e compartilhamento de ideias no time, as pessoas se sentem mais parte do “seu pedaço” e do todo. Aos poucos esta prática entra na veia e passar a fazer parte do DNA da empresa.

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Conclusão

Como você pode avaliar após ler este ebook, organizar o trabalho em equipe exige disciplina e co-laboração de todos, e também conhecimento sobre planejamento e acompanhamento dos resul-tados. Ao seguir as dicas publicadas neste guia, seu desafio será facilitado. Não se deixar levar por distrações, organizar listas de trabalho, planejar e acompanhar são apenas os primeiros passos para que o trabalho flua melhor e a produtividade do time seja constante. As técnicas de gestão do tempo estabelecem rotinas, fluxos e priorização do que é importante e urgente.

Este trabalho pode ser fortalecido através do uso de soluções que automatizem planejamento, dis-tribuição e priorização de tarefas, gestão do tempo, controle dos prazos e indicadores de produtivi-dades. A tecnologia está aí para ajudá-lo! Para enriquecer ainda mais, existem soluções especializa-das em organização do trabalho com recursos de comunidades e fóruns e bibliotecas. Este conjunto de facilidades incentivarão a cultura colaborativa do time.

Agora que você já sabe como fazer a organização do trabalho em equipe sem ter o crachá de “o gen-eral”, mãos à obra!

Estamos a disposição para passar mais informações e contribuir com a sua busca neste desafio. Con-tate-nos através de um do e-mail (roberto.espinha@artia.com).Se você gostou do material, seja colaborativo e compartilhe com seus amigos:

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Boa organização do trabalho!

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O Artia

Ajudamos você a aumentar a visibilidade do trabalho que está sendo realizado por sua equipe. At-ravés da solução Artia vamos ajudá-lo a criar maior sinergia e comprometimento de seus profission-ais. Aumento da colaboração da equipe facilitando a comunicação e o controle dos projetos, ativi-dades e tarefas em andamento são benefícios que oferecemos aos gestores e líderes das empresas a partir da solução Artia.

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Referências

http://pomodorotechnique.com/book/

http://pomodorotechnique.com/get-started/

http://vidaorganizada.com/produtividade/o-que-e-a-tecnica-pomodoro-e-como-utilizar/

http://gettingthingsdone.com/