sobre auditoria controlo

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA

AUDITORIA INTERNA

CAMPUS UNIVERSITÁRIO REITOR JOÃO DAVID FERREIRA LIMA - TRINDADE

CEP: 88040-900 - FLORIANÓPOLIS - SC

TELEFONE (048) 3721-9791 – SITE: www.AUDIN.ufsc.br

E-mail: [email protected]

___RAINT 2013___

Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna da

Universidade Federal de Santa Catarina

Exercício 2013

Florianópolis, 31 de janeiro de 2014

1

___RAINT 2013___

Equipe da Auditoria Interna – UFSC

Aldo Felipe da Mata – Contador

Ivan Almeida de Azevedo – Contador

João Batista da Silva – Assistente em Administração

Juliana Pires Schulz – Contadora

Caio Humberto Marenda – Assistente em Administração (até 12/2013)

Fernanda Carvalho Rigol – Assistente em Administração (Até 11/2013)

Gabriela Almeida Marcon – Auditora (Até 09/2013)

Patrícia Ferreira Liberato – Técnica em Contabilidade (Até 12/2013)

2

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................................... 4

2 ESTRUTURA E COMPOSIÇÃO DA AUDITORIA INTERNA DA UFSC ............................ 4

3 DESCRIÇÃO DAS AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA REALIZADAS ............................ 6

3.1 Atividades de acompanhamento ............................................................................................ 6

3.2 Parecer da Auditoria Interna sobre a Prestação de Contas da UFSC do exercício de 2012 .. 6

3.3. Ordem de Serviço nº 003/2012 - Auditoria em processos de dispensa e inexigibilidade

de licitação e adesão à ata de registro de preços de outros órgãos ......................................... 7

3.4 Ordem de Serviço nº 008/2012 - Auditoria em processos de licitações, dispensas e

contratos do Restaurante Universitário e da Editora da UFSC .............................................. 9

3.5 Ordem de Serviço nº. 001/2013 – Análise da regularidade dos procedimentos adotados

para a elaboração do inventário anual da UFSC .................................................................. 10

3.6 Ordem de Serviço nº. 002/2013 - Análise da regularidade dos processos de concessões,

permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC ........................................... 11

3.7 Ordem de Serviço nº. 003/2013 - Análise da regularidade dos processos de baixa ou

alienação de bens móveis (operações de transferência do direito de propriedade do

material, mediante venda, permuta ou doação) .................................................................... 13

3.8 Ordem de Serviço nº. 004/2013 - Gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade

da UFSC classificados como “Bens de Uso Especial” de propriedade da União ou

locados de terceiros .............................................................................................................. 14

3.9 Ordem de Serviço nº. 005/2012 – Análise dos instrumentos de transferência de recursos

para as fundações de apoio ................................................................................................... 16

3.10 Ordem de Serviço nº. 006/2012 – Análise nos processos licitatórios, dispensas e

inexigibilidades de licitação ................................................................................................. 16

4 REGISTRO QUANTO À IMPLEMENTAÇÃO OU CUMPRIMENTO, AO LONGO DO

EXERCÍCIO, DE RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES EFETUADAS PELOS

ÓRGÃOS DE CONTROLE INTERNO E EXTERNO E PELO CONSELHO DE

CURADORES DA UFSC ........................................................................................................ 16

4.1 Recomendações oriundas da Controladoria Geral da União (CGU) ................................... 16

4.2 Determinações oriundas do Tribunal de Contas da União (TCU) ....................................... 20

4.3 Demandas oriundas de outros órgãos ................................................................................... 24

4.4 Recomendações formuladas pela Auditoria Interna ............................................................ 26

4.5 Decisões e Recomendações do Conselho de Curadores .................................................... 102

3

4.6 Ações relativas a demandas recebidas pela ouvidoria ....................................................... 103

4.7 Ações relativas a denúncias recebidas diretamente pela entidade ..................................... 104

4.8 Obrigações legais da entidade em relação às entidades de previdência privada ................ 104

5 RELATO GERENCIAL SOBRE A GESTÃO, COM BASE NOS TRABALHOS

REALIZADOS ....................................................................................................................... 104

5.1 Processos de dispensa e inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de preços

de outros órgãos ................................................................................................................. 105

5.2 Processos de licitações, dispensas e contratos do Restaurante Universitário e da Editora

da UFSC ............................................................................................................................. 106

5.3 Inventário anual da UFSC .................................................................................................. 111

5.4 Processos de concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC 112

5.5 Processos de baixa ou alienação de bens ........................................................................... 114

5.6 Patrimônio imobiliário de responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de Uso

Especial” de propriedade da União ou locados de terceiros .............................................. 115

5.7 Instrumentos de transferência de recursos para as fundações de apoio ............................. 116

5.8 Processos licitatórios, dispensas e inexigibilidades de licitação ........................................ 116

6 FATOS RELEVANTES DE NATUREZA ADMINISTRATIVA OU ORGANIZACIONAL116

7 DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E CAPACITAÇÃO ........................................ 117

7.1 Informações sobre as ações de capacitação realizadas ...................................................... 117

7.2 Ações de fortalecimento da unidade de auditoria interna .................................................. 120

8 CONCLUSÃO ........................................................................................................................ 120

4

1 INTRODUÇÃO

O Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT) foi elaborado

segundo as normas estabelecidas pela Controladoria Geral da União, previstas nas Instruções

Normativas nº 7, de 29 de dezembro de 2006, e nº 1, de 3 de janeiro de 2007, com suas

posteriores alterações, e contempla as atividades desenvolvidas pela Auditoria Interna da

Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) no exercício de 2013.

Ao longo do exercício de 2013, a Auditoria Interna pautou sua atuação nas

ações previstas no Plano Anual de Atividades de Atividades de Auditoria Interna – PAINT 2013,

tanto nos trabalhos de auditoria realizados como no acompanhamento da implementação das

recomendações da CGU e das determinações do TCU.

Porém, não foi possível executar a totalidade das ações previstas para o

exercício, devido a fatores que influenciaram no andamento dos trabalhos, como a necessidade

de encerramento de trabalhos de auditoria que ficaram pendentes no ano anterior, a realização de

atividades de auditoria solicitadas pela administração central, a análise de processos onde a

administração central identificou indícios de irregularidades e a redução significativa no quadro

de profissionais da AUDIN.

Nos tópicos seguintes, este relatório apresentará a estrutura organizacional e a

composição da Auditoria Interna da UFSC, a descrição das ações de auditoria interna realizadas,

o registro quanto à implementação ou cumprimento de recomendações ou determinações

efetuadas pela CGU e pelo TCU, o relato gerencial sobre a gestão das áreas auditadas, os fatos

relevantes de natureza administrativa ou organizacional com impacto sobre a auditoria interna e

o desenvolvimento institucional e capacitação da auditoria interna, conforme preconiza os

normativos inicialmente citados.

2 ESTRUTURA E COMPOSIÇÃO DA AUDITORIA INTERNA DA UFSC

A unidade de Auditoria Interna da Universidade Federal de Santa Catarina foi

criada pela Resolução do Conselho Universitário n° 04/CUn/2012, de 31 de janeiro de 2002 e

está formalmente subordinada à Reitoria e Vice Reitoria da UFSC, conforme dispõe o artigo 5°

do Regimento da Reitoria da Universidade Federal de Santa Catarina, aprovado pela Resolução

Normativa n.º 28/CUn, 27 de novembro de 2012:

5

Art. 5º A Administração Central, formada pelos Órgãos Executivos Centrais,

compreende a seguinte estrutura organizacional básica:

I – Reitoria e Vice-Reitoria:

a) Gabinete da Reitoria;

b) Auditoria Interna;

c) Secretaria dos Órgãos Deliberativos Centrais;

d) Ouvidoria;

e) Serviço de Informação ao Cidadão;

f) Agência de Comunicação;

g) Assessoria de Imprensa;

h) TV UFSC;

(...)

A estrutura organizacional da Auditoria Interna é composta pelo Auditor Chefe

da unidade (Código de Função CD-4) e por uma Coordenação de Controle e Acompanhamento

(Código de Função FG-1), e todos os servidores da Unidade são subordinados ao Auditor Chefe.

Ao final do exercício de 2013, a equipe da Auditoria Interna estava formada

por quatro profissionais, incluindo o auditor chefe, todos com lotação no Gabinete da Reitoria e

com localização funcional na Auditoria Interna, conforme demonstrado a seguir:

Atividade Principal: Gestão da unidade de auditoria interna:

Servidor: Aldo Felipe da Mata; Cargo: Contador; Função: Auditor Chefe da Auditoria Interna.

Atividade Principal: Monitoramento da implementação das recomendações ou determinações

do Tribunal de Contas da União, da Controladoria Geral da União e das auditorias realizadas

pela Auditoria Interna:

Servidor: João Batista da Silva; Cargo: Assistente em Administração; Função: Coordenador de

Controle e Acompanhamento.

Servidor: Caio Humberto Marenda; Cargo: Assistente em Administração (exoneração em

dezembro de 2013).

Atividade Principal: Execução ou apoio administrativo na execução de ações de auditoria nas

diversas áreas da instituição, previstas no PAINT ou demandadas pela gestão ou pelos órgãos

dos sistemas de controle interno e externo:

Servidora: Gabriela Almeida Marcon; Cargo: Auditora (exoneração em setembro de 2013).

Servidora: Fernanda Carvalho Rigol; Cargo: Assistente em Administração (remoção em outubro

de 2013).

Servidor: Ivan Almeida de Azevedo; Cargo: Contador.

Servidora: Juliana Pires Schulz; Cargo: Contadora.

Servidora: Patrícia Ferreira Liberato; Cargo: Técnica em Contabilidade (remoção em dezembro

6

de 2013).

3 DESCRIÇÃO DAS AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA REALIZADAS

No exercício de 2013, além das atividades administrativas próprias da gestão

da unidade de Auditoria Interna, como a elaboração do PAINT do exercício seguinte, do RAINT

do exercício anterior, de reuniões administrativas necessárias à organização da unidade e de

assessoramento aos gestores em assuntos relacionados à área de auditoria, a Auditoria Interna da

UFSC realizou as seguintes ações:

3.1 Atividades de acompanhamento

Os profissionais da Auditoria Interna efetuaram o monitoramento, junto às

unidades acadêmicas e administrativas da UFSC, do atendimento das diligências e da

implementação das recomendações e determinações do Tribunal de Contas da União, da

Controladoria Geral da União e das auditorias realizadas pela própria equipe da Auditoria

Interna.

O Objetivo principal de tal ação é garantir que as unidades respondam as

diligências e atendam as solicitações de auditoria nos prazos determinados, e procedam a

atualização das providências tomadas para sanar as impropriedades ou irregularidades apontadas

tanto pelos órgãos do sistema de controle interno e externo como pela Auditoria Interna.

3.2 Parecer da Auditoria Interna sobre a Prestação de Contas da UFSC do exercício de

2012

A Auditoria Interna emitiu o Parecer nº. 001/2013/AUDIN, referente à

Prestação de Contas Anual da Universidade Federal de Santa Catarina do exercício de 2012,

conforme determinado pela legislação.

O parecer, apensado ao processo nº. 23080.009002/2013-40, abordou os

aspectos relacionados na legislação e concluiu que a prestação de contas anual da Universidade

Federal de Santa Catarina, referente ao exercício de 2012, observadas as ressalvas apontadas no

parecer, estava em condições de ser submetida à apreciação do Conselho de Curadores e do

Conselho Universitário da UFSC, para posteriormente ser enviada ao órgão do sistema de

controle interno do poder executivo federal para análise e ao Tribunal de Contas da União para

julgamento.

7

3.3. Ordem de Serviço nº 003/2012 - Auditoria em processos de dispensa e

inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de preços de outros órgãos

(iniciada em 2012 e encerrada em 2013)

Relatório de Auditoria nº. 003/2012

Área auditada: Gestão de Suprimento de Bens e Serviços

Unidades Auditadas: Universidade Federal de Santa Catarina e Hospital Universitário

Escopo:

Os trabalhos de auditoria foram realizados tomando por base a análise de processos de aquisição

de bens e serviços por dispensa de licitação (artigo 24, incisos I, II e XXI da Lei nº 8.666/93),

inexigibilidade de licitação (artigo 25 da Lei nº 8.666/93) e adesão à ata de registro de preços de

outros órgãos (carona) compreendidos no período de janeiro a junho de 2012.

O escopo dos trabalhos foi desenvolvido da seguinte maneira:

1°) Levantamento dos recursos despendidos com a realização de aquisições (material de

consumo e permanente) e prestação de serviços, via dispensa e inexigibilidade de licitação,

constantes do Sistema de Execução Orçamentária e Financeira – SARF;

2°) Requerimento de relação de adesões a atas de registro de preços de outros órgãos realizadas

pela UFSC e pelo HU. A relação de adesão à ata de registro de preços de outros órgãos ficou

adstrita àquelas informadas pelos Setores de Compras da UFSC e do HU.

3°) Análise em relação à formalidade de processos de dispensa e inexigibilidade selecionados

por amostragem da UFSC e do HU.

4°) Além da análise dos processos físicos, foram consultados os processos constantes do sistema

SPA (processo digital).

Os processos de dispensa (art. 24, incisos I, II e XXI) e inexigibilidade de licitação (art. 25)

foram selecionados por amostragem não estatística.

No que tange as dispensas de licitações para obras e serviços de engenharia (art. 24, inciso I, da

Lei nº 8.666/93), tendo em vista o volume de recursos despendidos (R$ 35.445,44), foi

selecionado apenas 1 processo para análise, levando em consideração o critério da materialidade.

Quanto ao HU, não houve gasto neste período com base no inciso referenciado.

Em relação ao art. 24, inciso II, devido o grande volume de recursos despendidos com dispensa

de licitação, realizou-se a estratificação dos valores compreendidos no intervalo de R$ 500,00 a

R$ 1.000,00 e igual ou acima de R$ 7.000,00. Dessa estratificação aplicou-se o percentual de

10%, o que resultou em 21 processos para a UFSC (R$ 128.798,60) e 6 processos para o HU (R$

30.031,40), os quais foram escolhidos pelos critérios de repetição de fornecedores, de natureza

8

de despesa e de unidades administrativas/acadêmicas.

Quanto ao inciso XXI do art. 24 do mesmo diploma legal, a seleção da amostra levou em

consideração a materialidade, perfazendo um total de 3 processos no montante de R$ 136.471,05

para UFSC. Quanto ao HU, não houve gasto no período com base no inciso referenciado.

Em relação aos processos de adesão a atas de registro de preços de outros órgãos, tendo em vista

que o quantitativo informado de adesões da UFSC foram de 53 aquisições, englobando material

de consumo e permanente, optou-se por analisar 5 processos escolhidos de forma aleatória. Em

relação ao HU, foram encaminhados um total de 4 processos, que foram analisados em sua

totalidade.

Os quadros a seguir demonstram os quantitativos e valores de processos de dispensa e

inexigibilidade de licitação no período de análise (1º semestre de 2012) e a amostra selecionada

para a UFSC e para o HU.

e amostra dos processos de dispensa e inexigibilidade na UFSC: Quantitativo e valor da

população

Descrição Itens Valor R$ %

Processos de dispensa (art. 24, inciso I) 3 35.445,44 100

Amostra selecionada 1 14.960,00 42,21

Processos de dispensa (art. 24, inciso II) 743 1.521.012,50 100


Processos de dispensa (art. 24, inciso XXI) 31 297.105,16 100


Processos de inexigibilidade (art. 25) 51 15.226.411,21 100


Quantitativo e valor da população e amostra dos processos de dispensa e inexigibilidade no HU:

Descrição Itens Valor R$ %

Processos de dispensa (art. 24, inciso I) - - -

Amostra selecionada - - -

Processos de dispensa (art. 24, inciso II) 251 468.242,21 100


Processos de dispensa (art. 24, inciso XXI) - - -

Amostra selecionada - - -

Processos de inexigibilidade (art. 25) 9 422.165,63 100


Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram iniciados em 21/09/2012 e concluídos em

19/04/2013.

9

Equipe Técnica:


Patrícia Ferreira Liberato - Técnica em Contabilidade

3.4 Ordem de Serviço nº 008/2012 - Auditoria em processos de licitações, dispensas e

contratos do Restaurante Universitário e da Editora da UFSC




Unidades Auditadas: Restaurante Universitário e Editora da UFSC

Escopo:

Esta ação de auditoria não constou do PAINT 2012. Foi solicitada pelo Gabinete da Reitoria

através do Memorando nº 43/2012/GR, datado de 7 de dezembro de 2012, visando ao

aprimoramento dos controles da gestão no Restaurante Universitário (RU) e na Editora da UFSC

(EDUFSC).

O Memorando nº 43/2012 /GR/UFSC apresentou a demanda quanto ao aprimoramento do

controle da gestão nos processos de licitações, dispensas e contratos do RU e da Editora da

UFSC referentes ao exercício de 2012.

O escopo, estruturado em procedimentos com enfoque técnico e sistemático, foi executado por

meio de acompanhamento de processos, avaliação do desempenho e proposição de ações

corretivas.

Os trabalhos foram realizados em observância às diretrizes e normas estabelecidas pelo Sistema

de Controle Interno do Poder Executivo Federal, constantes da Instrução Normativa n. 01/2001

da Secretaria Federal de Controle Interno, bem como a legislação pertinente à matéria auditada,

especialmente, as Leis 10.520/02; 8.666/93; 8958/94; 12.527/11; 9.784/99; 101/2000; Decreto n.

5.450/2005.

Os exames foram executados por amostragem não estatística, alicerçada no julgamento dos

auditores, com base em critérios de relevância, materialidade e incidência, em razão das diversas

modalidades de contratação e os diversos contratos existentes. Foram selecionados elementos da

população típicos e representativos do conjunto, a fim de propiciar informação precisa, passível

de generalização.

Os gastos diretos da Universidade Federal de Santa Catarina com material de consumo, de

acordo com dados extraídos do Portal da Transparência do Governo Federal, somam R$

9.162.352,52 (nove milhões cento e sessenta e dois mil trezentos e cinquenta e dois reais e

10

cinquenta e dois centavos).

No tocante ao Restaurante Universitário – RU (UGR 153429) foi selecionada uma amostra, a

partir da relação de empenhos da unidade gestora responsável – UGR referente ao ano de 2012.

No que concerne à Editora UFSC, o núcleo desta ação de auditoria é o contrato n. 55/2011,

celebrado diretamente, em março de 2011, com a Fundação de Amparo à Pesquisa e Extensão

Universitária (FAPEU), processo autuado sob o n. 23080.0032455/2009-93, com o propósito de

execução do projeto/convênio n. 029/2011, o qual envolve a publicação, divulgação e

comercialização de livros da Editora UFSC.

De acordo com dados extraídos do Portal da Transparência do Governo Federal, a União

transferiu à Fundação de Amparo à Pesquisa e Extensão Universitária – FAPEU, durante o

exercício de 2012, divididos entre investimentos e despesas correntes, o montante de R$

70.995.771,19 (setenta milhões novecentos e noventa e cinco mil setecentos e setenta e um reais

e dezenove centavos).

Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram iniciados em 12/12/2012 e concluídos em

07/03/2013.

Equipe Técnica:

Gabriela Almeida Marcon - Auditora


Fernanda Carvalho Rigol – Assistente em Administração

3.5 Ordem de Serviço nº. 001/2013 – Análise da regularidade dos procedimentos

adotados para a elaboração do inventário anual da UFSC


Área auditada: Gestão Patrimonial

Unidades Auditadas: Pró-Reitoria de Infraestrutura – PROINFRA e Departamento de Gestão

Patrimonial – DGP

Escopo:

Exame documental e dos procedimentos adotados para a elaboração do inventário físico e

financeiro anual da Instituição referente ao exercício de 2012, tendo por objetivo avaliar e emitir

opinião sobre a regularidade dos procedimentos adotados para a elaboração do inventário anual

da UFSC.

A Auditoria fundamentou-se nas determinações da legislação pertinente ao inventário, em

especial ao que preconiza a Lei nº 4.320/64, a Portaria STN nº 664, de 30 de novembro de 2010,

11

a Resolução SFC nº 1129/2008, a Instrução Normativa/SEDAP n° 205/1988, a Portaria

Normativa n° 007/GR/2007 e o Acórdão do TCU nº 2.589/2012 – Plenário (item 9.4).

Em 10/04/2013 a equipe de auditoria reuniu-se com o Diretor do Departamento de Gestão

Patrimonial (DGP) a fim de verificar quais os trabalhos realizados para a elaboração do

inventário físico e financeiro dos bens móveis referente ao período em exame.

Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram desenvolvidos no período de 08 a 17 de abril de

2013.

Equipe Técnica:


Patrícia Ferreira Liberato - Técnica em Contabilidade

3.6 Ordem de Serviço nº. 002/2013 - Análise da regularidade dos processos de

concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC



Unidades Auditadas: Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN), Pró-Reitoria de

Administração (PROAD) e Secretaria de Cultura (SECULT)

Escopo:

Os exames foram realizados por amostragem, considerando materialidade, relevância, grau de

risco e outros fatores detectados pelos técnicos. O critério utilizado para seleção da amostra, por

julgamento, foi aleatório simples, de modo que todos os elementos da população tiveram a

mesma chance de serem escolhidos. Observou-se, contudo, as atividades mais comumente

exercidas pelos cessionários, considerando-se o elevado número de lanchonetes e serviços de

reprografia dispersos pelo campus.

O escopo desta auditoria está centrado, sobretudo, na verificação de regularidade do

procedimento licitatório ou de dispensa/inexigibilidade; de pagamentos efetuados à UFSC; bem

como na análise de regularidade da formalização dos contratos de concessão de espaço público,

cláusulas contratuais – se contêm, por exemplo, as cláusulas obrigatórias conforme legislação

pertinente.

Ademais, foram abrangidos, ainda, os procedimentos de autorização de uso de espaço físico, a

fim de verificar se a prática institucional obedece a Resolução Normativa n° 04/CC/2010,

Resolução nº 095/CC/1997, Resolução Normativa n°. 05/CC/2010 e Portaria n° 26/GR/2009,

que tratam da matéria.

12

À guisa de ilustração da relevância deste trabalho, pesquisando no Portal Transparência do

Governo Federal, constatou-se que as receitas patrimoniais correntes da UFSC no exercício de

2012 atingiram o montante de R$ 2.935.688,35 (dois milhões novecentos e trinta e cinco mil

seiscentos e oitenta e oito reais e trinta e cinco centavos), dos quais R$ 1.699.895,94 (um milhão

seiscentos e noventa e nove mil oitocentos e noventa e cinco reais e noventa e quatro centavos)

referem-se à cessão onerosa de uso de bens imóveis (“aluguéis”).

As receitas oriundas de aluguéis são registradas no SIAFI na conta contábil n. 413110000, as

taxas de ocupação são registradas na conta contábil n. 413153000. Os códigos SIAFI das receitas

de aluguéis e taxas de ocupação são, respectivamente, 28802 e 28804. Na rubrica de taxas de

ocupação foram arrecadados no exercício de 2012, conforme dados extraídos do SIAFI, R$

157.381,03 (cento e cinquenta e sete mil trezentos e oitenta e um reais e três centavos).

Consoante a Resolução n. 04/CC/2010, artigo 6º, o recolhimento de valores relativos às

autorizações para uso de espaços físicos deve ser efetuado, mediante Guia de Recolhimento da

União, natureza da receita 13153000 – Taxa de Ocupação de Outros Imóveis, do Plano de

Contas da União.

O artigo 22 da Lei Federal 9.636/98, regulamentado pelo artigo 14 do Decreto 3.725/2001,

possibilita que o poder público autorize, pela permissão de uso, a utilização de áreas de domínio

da União, a título precário, para a realização de eventos de curta duração, de natureza recreativa,

esportiva, cultural, religiosa ou educacional. A Lei 6.120/74, que é específica em relação às

instituições federais de ensino, determina, em seu artigo 5º que em nenhuma hipótese será

permitida a doação ou cessão gratuita, a qualquer título, de bens imóveis no âmbito destas

instituições. E o artigo 1º, III, do Decreto n. 99.509/90 estabelece vedação, aos órgãos e

entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, bem assim às

empresas públicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas, direta ou

indiretamente, pela União, à realização em favor de clubes ou outras sociedades civis, de caráter

social ou esportivo, inclusive os que congreguem os respectivos servidores ou empregados e seus

familiares de cessão, a título gratuito, de bens móveis e imóveis.

Foram selecionados na amostra contratos de concessão de uso de espaço físico e contratos de

autorização e cessão temporária para uso de espaço físico. Foi verificado, também, se há

documentação formal para cessão de espaço físico para uso por feiras de produtos artesanais,

antiguidades e produtos orgânicos, bem como de pontos de água por lavadores de veículos no

interior da UFSC.

A auditoria observou, sobretudo, as Leis n. 4.320/64, 8.666/93, 9.636/99 e 6.120/74; Lei

Complementar n. 101/00; Decretos n. 3.725/01, n. 99.509/90; Portaria Normativa n.

13

03/GR/2011; Resolução Normativa n. 04/CC/2010; Resolução n. 095/CC/1997; Resolução

Normativa n. 05/CC/2010; e Portaria n. 26/GR/2009, que tratam da matéria.

Foram utilizados os sistemas Comprasnet, SIASG, SIAFI do Governo Federal, e, MATL e SARF

da UFSC.

Cronograma: Os trabalhos de auditoria foram desenvolvidos no período de 05/04/2013 a

23/05/2013.

Equipe Técnica:


Gabriela Almeida Marcon – Auditora


3.7 Ordem de Serviço nº. 003/2013 - Análise da regularidade dos processos de baixa ou


material, mediante venda, permuta ou doação)



Unidades Auditadas: UFSC e HU

Escopo:

Realização de auditoria referente à baixa de bens móveis pela Instituição, tomando por base os

exercícios de 2012 e 2013.

Os trabalhos de auditoria tiveram como objetivos específicos: avaliar e emitir opinião sobre os

controles internos relativos ao Departamento de Gestão Patrimonial – DGP e especificamente,

sobre o tema da auditoria que são os processos de doação de bens móveis de forma amostral.

A avaliação dos controles internos ficou adstrita ao ambiente interno e as atividades de controle.

A Auditoria fundamentou-se nas determinações da legislação pertinente ao tema: Lei n°

8.666/93, Decreto n° 99.658/90, Instrução Normativa da Secretaria da Administração Pública

(SEDAP) n° 205/88, Instrução Normativa SEDAP n° 143/83, Portaria n° 007/GR/2007, além de

consulta às normas e aos manuais internos de outras Instituições Federais de Ensino.

Em 14/05/2013 a equipe de auditoria reuniu-se com o Diretor do DGP a fim de aplicar

questionário constante da Solicitação de Auditoria n° 032013-01. A resposta formal da

solicitação foi encaminhada em momento posterior, sendo seu conteúdo descrito neste relatório.

Em relação a amostra, foram consultados em 13/05/2013, no Sistema de Informações

Patrimoniais - SIP, os termos de baixa/doação de material permanente do período de 01/07/2012

à 31/12/2012, que resultou em 149 processos de baixa/doação com valor total de R$

14

4.948.719,14. O critério de seleção foi de 10% (15 termos) escolhidos por amostragem

probabilística sistemática, resultando em 9 processos para análise.

Ainda, foi consultada no SIAFI a conta 5.2.3.1.2.01.04, referentes às doações efetuadas no

primeiro semestre de 2013, o que resultou num montante de R$ 231.971,15. Deste montante,

foram selecionados 3 processos, levando em consideração o critério de materialidade.

Para análise dos processos foram considerados o trâmite processual, a legalidade do ato e a

motivação da baixa/doação patrimonial.


10/09/2013.

Equipe Técnica:


Patrícia Ferreira Liberato – Técnica em Contabilidade

Caio Humberto Marenda – Assistente em Administração

3.8 Ordem de Serviço nº. 004/2013 - Gestão do patrimônio imobiliário de

responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de Uso Especial” de propriedade da

União ou locados de terceiros



Unidades Auditadas: Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN) e Pró-Reitoria

de Administração (PROAD)

Escopo:

Os trabalhos foram realizados por meio de testes, análises e consolidação de informações

coletadas, em observância às diretrizes e normas estabelecidas pelo Sistema de Controle Interno

do Poder Executivo Federal.

O escopo esteve centrado na avaliação objetiva da gestão do patrimônio imobiliário de

responsabilidade desta Universidade Federal (26246) classificados como “Bens de Uso Especial”

de propriedade da União ou locados de terceiros. Os exames contemplaram as seguintes questões

de auditoria:

- suficiência da estrutura de pessoal da unidade para bem gerir os bens imóveis sob sua

responsabilidade, da União, próprios ou locado de terceiros;

- existência de estrutura tecnológica para realizar a gestão do patrimônio imobiliário;

- correção e completude dos registros dos imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de

Uso Especial da União – SPIUnet;

15

- análise comparativa dos gastos realizados com a manutenção dos imóveis próprios e da União e

com os gastos para a manutenção de imóveis locados de terceiros;

- regularidade dos processos de locação de imóveis de terceiros, principalmente em relação à

adequação dos preços contratuais dos aluguéis aos valores de mercado;

- indenização, pelos locadores, das benfeitorias úteis e necessárias realizadas no exercício pelos

entes públicos locatários nos termos do art. 35 da Lei n. 8.245/91;

- existência de segregação contábil para distinção dos registros relativos às despesas com locação

de imóveis para uso de servidores; locação de imóveis para uso do órgão, unidade ou

subunidade; manutenção dos imóveis próprios e da União; manutenção dos imóveis locados de

terceiros privados ou de outras esferas públicas; manutenção dos imóveis locados de outros

órgãos e entidades da Administração.

Os exames foram realizados considerando a materialidade, relevância e grau de risco detectado

pelos técnicos. Partiu-se da verificação de que os valores dos bens imóveis sofreram importantes

variações no período compreendido entre dezembro de 2004 a maio de 2013. Elaboraram-se os

trabalhos a partir da estratificação da conta “bens imóveis” em dois grupos: grupo de bens

imóveis com registro imobiliário patrimonial (RIP), para o qual se verificou 100% dos bens, e

grupo de bens imóveis sem registros imobiliários patrimoniais.

O grupo de bens sem registro imobiliários patrimoniais é representado pelas contas contábeis:

“Edifícios”, “Estudos e Projetos”, “Obras em Andamento”, “Instalações” e “Bens Imóveis a

Classificar”. Utilizou-se como critério para os exames o julgamento das ocorrências mais

significativas no período.

Na direção de aprofundar os trabalhos, oportunizaram-se os exames de todos os contratos

vigentes no exercício em curso de imóveis locados de terceiros a conta contábil “Locação de

Imóveis”.

Os trabalhos desta auditoria observaram, sobretudo, as Leis n. 4.320/64, 6.015/73, 6.120/74,

9.636/98; artigos 98 a 103 do Código Civil de 2002 (Lei 10.406/02); Lei n.8.245/91; Lei

Complementar n. 101/00 (LRF); Decreto-Lei n. 9.760/46; Decreto-Lei n. 2.398/87; Decreto n.

99.672/90; Portaria STN n. 833, de 16 de dezembro de 2011; Portaria-Conjunta n. 1.110, de 19

de novembro de 1991; Portaria SPU n. 206, de 08 de dezembro de 2000; Portaria SPU n.

241/2009; Manual do SPIUnet; Manual do SIAFI.

Os sistemas utilizados para coleta de dados institucionais foram ADRH/UFSC; SARF/UFSC;

SIAFI Gerencial; SIAFI Operacional e SPIUnet.


31/07/2013

16

Equipe Técnica:

Ivan Almeida de Azevedo - Contador

Gabriela Almeida Marcon – Auditora


3.9 Ordem de Serviço nº. 005/2012 – Análise dos instrumentos de transferência de

recursos para as fundações de apoio

(Trabalho de auditoria em andamento ao final do exercício de 201, com encerramento previsto

para fevereiro de 2014).

3.10 Ordem de Serviço nº. 006/2012 – Análise nos processos licitatórios, dispensas e

inexigibilidades de licitação

(Trabalho de auditoria em andamento ao final do exercício de 2013, com encerramento previsto

para fevereiro de 2014).

4 REGISTRO QUANTO À IMPLEMENTAÇÃO OU CUMPRIMENTO, AO

LONGO DO EXERCÍCIO, DE RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES

EFETUADAS PELOS ÓRGÃOS DE CONTROLE INTERNO E EXTERNO E PELO

CONSELHO DE CURADORES DA UFSC

4.1 Recomendações oriundas da Controladoria Geral da União (CGU)

No mês de agosto de 2013, a Controladoria-Regional da União no Estado de

Santa Catarina (CGU-R/SC) enviou para a UFSC a Nota Técnica 27009 com o registro das

pendências dos Relatórios de Auditoria Anual de Contas nos

224886, 243915, 243975,

201108926, 201108948, 201203109 e 201203151, referentes às contas dos exercícios de 2008 a

2011. Foi solicitado que os respectivos Planos de Providências fossem preenchidos, onde

deveriam ser informadas as providências adotadas pela UFSC para atendimento das

recomendações apontadas nos relatórios. No final do mês de setembro de 2013 foi enviado à

CGU, por meio do Ofício nº 964/2013/GR, os Planos de Providências devidamente preenchidos.

Em 18/12/2013, por meio da Nota Técnica 36663, a CGU-R/SC apresentou

uma nova atualização do Plano de Providências, com 118 recomendações ainda pendentes de

17

atendimento na sua plenitude pelos diversos setores da UFSC. A CGU-R/SC não definiu prazo

para resposta às recomendações pendentes, mas solicitou esforço para o atendimento destas

recomendações, dado o lapso de tempo já transcorrido desde a emissão da maioria delas. Em

19/12/2013, por meio de mensagem eletrônica, a AUDIN enviou cópia da Nota Técnica 36663 a

todos os gestores envolvidos, para conhecimento e encaminhamentos que julgassem necessários.

Além dos acompanhamentos dos Planos de Providências dos Relatórios de

Auditoria Anual de Contas, em 2013 a CGU-R/SC realizou outros trabalhos de auditoria,

específicas em algumas áreas, cujos detalhamentos são apresentados a seguir:

a) Ordem de Serviço 201315211 – Auditoria no Termo de Cooperação nº 16912 – FEPESE.

O Ofício nº 29.333/2013/CGU-R/SC de 25/9/2013, foi enviado à UFSC,

informando sobre o início dos trabalhos. 3 (três) Solicitações de Auditoria foram emitidas. As

respostas foram formalizadas com a emissão do Ofício nº 996/2013/GR, de 07/10/2013, não

restando pendências. Não houve encaminhamento de relatório à UFSC.

b) Ordem de Serviço 201313794 – Trilhas de Auditoria de Pessoal e Atividades e

Atividades Remuneradas - DE.

Em 2013 foram apresentadas as SAs 201313794, 01, 02 e 04 na área de

Pessoal. As respostas foram encaminhadas à CGU/R-SC por meio dos ofícios nº 841, 1031 e

1266/2013/GR, não restando pendências. Não houve encaminhamento de relatório à UFSC.

c) Ordem de Serviço 201313803 – Auditoria no Pregão Eletrônico nº 70/2012 – Próteses

Auditivas.

A CGU apresentou à UFSC as SAs 201313794/01 a 201313794/07,

posteriormente renumeradas para 201313803/01 a 201313803/07, todas de responsabilidade do

Hospital Universitário. As manifestações do HU foram repassadas à CGU via Ofícios emitidos

pelo GR, nos

893, 997, 1119, 1154, 1195 e 1212/2013, não restando pendências. Não houve

encaminhamento de relatório à UFSC.

d) Ordem de Serviço 201216752 – Auditoria envolvendo a fiscalização e acompanhamento

do Contrato nº 262/2011 (gestão ambiental das obras de duplicação da BR-386/RS) a cargo

do fiscal designado pela UFSC.

Em 25/02/2013 a CGU apresentou à UFSC a SA 201216752/04, cuja resposta

foi enviada por meio do Ofício 142/2013/GR, de 08/03/2013, não restando pendências. Não

houve encaminhamento de relatório à UFSC.

18

e) Ordem de Serviço 201216752 – Auditoria Limite Constitucional Remuneratório.

A CGU apresentou à UFSC a SA 201216752/05, cuja resposta foi enviada à

CGU por meio do Ofício nº 325/2013/GR, de 03/06/2013.

O Relatório Preliminar de Auditoria 201216752 foi encaminhado à UFSC junto

com o Ofício nº 18371/2013/CGU-R/SC de 21/06/2013. Foi encaminhado Ofício nº

689/2013/GR de 02/08/2013, com a manifestação da UFSC ao relatório preliminar.

O Relatório Definitivo de Auditoria 201216752 foi encaminhado à UFSC junto

com o Ofício nº 29532/2013/CGU-R/SC de 27/09/2013. Foi encaminhado Ofício nº

1100/2013/GR de 30/10/2013, com a manifestação da UFSC ao relatório definitivo.

Não há pendências, aguardando manifestação da CGU sobre a resposta da

UFSC.

f) Ordem de Serviço 201216989 – Auditoria no Termo de Cooperação Mútua nº 373/2010

(Processo nº 50600.015398/2009-34).

Por meio do Ofício nº 38927/2013/CGU-R/SC, de dezembro de 2013, a CGU-

R/SC comunicou à UFSC o início dos trabalhos de Auditoria do Termo de Cooperação Mútua nº

373/2010 (DNIT x UFSC). Em 2013 foi emitida a SA 201316989/04, devidamente respondida

por meio do Ofício nº 001/2014/DFO-PROPLAN, de 02/01/2014, não restando pendências.

g) Ordem de Serviço 201115131 – Contratação de Obras e Serviços de Engenharia de

Pequena Monta.

Em 02/07/2013 a CGU-R/SC enviou à UFSC o Ofício nº 19594/2013/CGU-

R/SC, junto com o Relatório Preliminar de Auditoria, cuja resposta foi encaminhada em

12/08/2013 por meio do Ofício nº 705/2013/GR, no qual a manifestação foi no sentido de que a

UFSC aguardará a emissão do relatório definitivo por parte da CGU-R/SC para aprofundar a

análise dos fatos levantados e tomar as providências que atendam às recomendações propostas

pelos auditores, quando pertinentes.

O Relatório Definitivo ainda não foi encaminhado à UFSC.

h) Ordens de Serviço 227792/227676 – Demanda de Ofício 4800/2013/CGU-R/SC de

20/02/2013 - Solicita informações sobre providências adotadas para recomendações dos

Relatórios 227792 e 227676, e respectivas notas de auditoria.

As informações sobre providências adotadas pela UFSC foram encaminhadas à

CGU-R/SC por meio do Ofício 150/2013/GR, de 13/03/2013, complementadas por meio do

19

Ofício nº 209/2013/GR, de 08/04/2013 não restando pendências.

i) Ordens de Serviço 201316284 (UFSC) e 201316271 (HU) – Auditoria de

Acompanhamento da Gestão.

O Ofício nº 31.890/CGU-R/SC, de 17/10/2013, que informa sobre o início dos

trabalhos de Auditoria de Acompanhamento na UFSC foi recebido no GR em 25/10/2013.

Durante os trabalhos de campo, a CGU-R/SC emitiu 19 Solicitações de

Auditoria, 14 direcionadas à UFSC e 5 ao HU.

Todas as respostas enviadas aos auditores, das mais variadas formas, foram

formalizadas pela AUDIN junto à CGU por meio do Ofício nº 016/AUDIN2013 de 28/11/2013,

não restando pendências.

j) Ordens de Serviço 201115148 e 20115315 – auditoria de acompanhamento da gestão na

área de pessoal relativa ao exercício 2011 - controle de frequência e gestão do plantão

hospitalar.

O Ofício nº 21548/2013/CGU-R/SC de 19/07/2013, recebido na UFSC em

23/07/2013, comunica a retomada dos exames de auditoria referentes às Ordens de Serviço

201115148 e 201115315 de que trata o Ofício nº 27.461/2011/CGU-R/SC.

Foram emitidas as seguintes Solicitações de Auditoria:

- 201115315/02 - respondida por meio do Ofício nº 734/2013/GR de 15/08/2013;

- 201115148/03 - respondida por meio do Ofício nº 798/2013/GR de 22/08/2013.

- 201115148/04 - respondida por meio do Ofício nº 942/2013/GR de 24/09/2013, e resposta

complementada pelo Ofício nº 1215/2013/GR de 02/12/2013;

- 201115315/03 - respondida por meio do Ofício nº 936/2013/GR de 23/09/2013;

O Relatório Preliminar de Auditoria de Acompanhamento de Gestão, referente

à Ordem de Serviço 201115315 foi encaminhado à UFSC em 07/10/2013, acompanhado do

Ofício nº 30530/2013/CGU-R/SC. A manifestação da UFSC sobre o conteúdo do Relatório

Preliminar foi encaminhada à CGU-R/SC via Ofício nº 1035/2013/GR de 17/10/2013. Não há

pendências.

k) Ordem de Serviço 201315735 – Auditoria de Avaliação do PAINT 2014

A CGU emitiu uma Nota de Auditoria de nº 201315735/01, de 20/12/2013, por

meio do qual foi constatado que o PAINT 2014 teve aderência parcial aos normativos que

norteiam a sua elaboração, ensejando ajustes.

Após análise da versão final do PAINT 2014, a CGU encaminhou à UFSC o

20

Ofício nº 293/2014/CGU-R/SC-PR, de 07/01/2014, informando que foi efetuada a verificação da

versão final do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT para o exercício de

2014, e considerou que a versão modificada atende às normas e orientações pertinentes e está em

condições de ser submetida à aprovação e posterior encaminhamento, conforme estabelecido nos

artigos 6º e 7º, respectivamente, da referida IN CGU 07/2006.

l) Ordem de Serviço 201215672 – Estrutura e Atuação da Auditoria Interna

A CGU emitiu duas Solicitações de Auditoria, sob nos

201215672/01 e

201215672/02, sendo respondidas por meio dos Ofícios nos

1249/2013/GR e 1261/2013/GR.

4.2 Determinações oriundas do Tribunal de Contas da União (TCU)

Neste item estão relacionadas as informações sobre o tratamento dado aos

relatórios, acórdãos e demais diligências, que foram levados ao conhecimento da Auditoria

Interna. Os acompanhamentos foram realizados em contatos permanentes com os gestores, por

meio presencial, telefonemas, mensagens eletrônicas e expedientes da AUDIN.

Os problemas encontrados dizem respeito aos casos em que as diligências

(principalmente na área de pessoal) deixam de chegar ao conhecimento da Auditoria Interna,

tampouco as informações sobre o cumprimento destas, dificultando o acompanhamento pelos

técnicos da AUDIN. Em alguns casos, a AUDIN é cientificada sobre as diligências após os

prazos estarem se esgotando, ou por meio de reiterações por parte do TCU.

Deste modo, a AUDIN vem reiterando aos gestores que busquem soluções para

o problema, criando rotinas e controles internos administrativos que facilitem o

acompanhamento, por parte da Auditoria Interna e da própria unidade, das diligências do TCU,

principalmente as diligências dirigidas diretamente aos gestores sem passar pelo Gabinete da

Reitoria.

A seguir elencamos as diligências do TCU à UFSC, e as providências adotadas

pela UFSC para atendê-las.

a) Acórdãos sobre apreciação de atos de concessão de aposentadorias e pensões:

Os Acórdãos da área de pessoal, em sua maioria, estão sendo

encaminhados pela SEFIP diretamente ao DAP/SEGESP, e as respostas são encaminhadas à

SEFIP pelo próprio DAP, com posterior comunicação à AUDIN sobre os expedientes emitidos

para resposta às Determinações dos Acórdãos do TCU.

No Relatório de Gestão 2013 constam as manifestações do gestor de

21

pessoal sobre os encaminhamentos dados a cada Acórdão.

Segue a relação de Acórdãos recebidos em 2013, que foram encaminhados

pelo DAP/SEGESP à AUDIN para ciência e registro.

236/2013 - 2ªc Aposentadoria

590/2013 - 2ªc Pensão






993/2013 - 2ªc Pensão

1058/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame


1140/2013 - 2ªC Aposentadoria




1150/2013 - 2ªC Pensão

1205/2013 - 2ªc Aposentadoria - Embargos de Declaração Ac. 7588/2012-2ªc

1295/2013 - 1ªc Aposentadoria - Acompanhamento das determinações exaradas no

Ac. 882/2006-TCU/1ªc.




2487/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 2900/2011-2ªc







2618/2013 - 2ªc Pensão Civil

2619/2013 - 2ªc Pensão Civil - Pedido de Reexame - Ac. 9222/2012-2ªc



22



2998/2013 - 2.ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Ac. 11893/2011-2ªc



3322/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Acórdão 210/2012-2ªc

3337/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Acórdão 950/2012-2ªc

3499/2013 - 2ªc Aposentadoria - Pedido de Reexame - Acórdão 3.191/2012-2ªc


4157/2013 - 1ªc Monitoramento (em aposentadoria)


b) Acórdão nº 1097/2013 - Plenário - Apreciação de Relatório de Auditoria (avaliação dos

controles internos na área de licitações e contratos do HU)

O referido acórdão foi enviado à UFSC para conhecimento, por meio do Ofício

nº 0258/2013-TCU/SECEX-SC, de 10/05/2013. As recomendações, direcionadas ao Hospital

Universitário Polydoro Ernani de São Thiago, estão registradas nos itens 9.1.1 a 9.1.14.

As providências tomadas constam do Relatório de Gestão da UFSC do ano de 2013.

c) Acórdão nº 2900/2012 - Plenário - Apreciação de Relatório de Auditoria (com vistas a

avaliar a legalidade da acumulação de cargos públicos ocupados por servidores públicos

federais vinculados à UFSC.

No Ofício 0822/2012-TCU/SECEX-SC, de 01/11/2012 foi determinado à

UFSC a adoção, no prazo de 90 dias, das medidas previstas nos itens 9.2.1, 9.2.2, 9.2.3 e 9.2.4,

bem como a observância das recomendações dos itens 9.3.1 e 9.3.2.

Mediante o encaminhamento ao TCU do Ofício nº 108/2013/GR, de

20/02/2013, a UFSC solicitou prorrogação de prazo para resposta à diligência do Ofício

0822/2012-TCU/SECEX-SC.

O pedido de prorrogação foi apreciado pelo TCU no Acórdão 469/2013-TCU-

Plenário e concedido prazo adicional de 90 dias.

Em 04/07/2013 o TCU emitiu o Ofício nº 0421/2013-TCU/SECEX-SC,

reiterando os termos do item 9.2 do Acórdão nº 2900/2012-TCU-Plenário. Junto com essa

diligência, foram apresentadas informações complementares.

A manifestação da UFSC deu-se por meio do Ofício nº 692/2013/GR, de

07/08/2013, cujas informações foram prestadas pela comissão designada pela Portaria nº

23

2031/2012/GR.

Por meio do Ofício nº 0682/2013-TCU/SECEX, de 21/10/2013, o TCU solicita

informações sobre as conclusões e providências adotadas para implementação das

recomendações contidas nos itens 9.2 e 9.3 do Acórdão nº 2900-TCU-Plenário. A resposta da

UFSC foi encaminhada pelo Ofício nº 1205/2013/GR de 28/11/2013.

Não restam pendências.

d) Acórdão nº 2.731/2008-TCU-Plenário – monitoramento e avaliação do impacto da

modificação da legislação de referência (Lei 8.958/1994, alterada pela Lei 12.349/2010, e o

Decreto 7.423/2010) no relacionamento entre as IFES e as fundações de apoio.

Foi encaminhado à UFSC o Ofício nº 0368/2013-TCU/SecexEduc, de

22/07/2013, comunicando sobre o início dos trabalhos de fiscalização, na modalidade

monitoramento, em instituições federais de ensino superior (Ifes) e suas respectivas fundações de

apoio. Foi solicitada a disponibilização de informações e documentos, que foram diretamente

repassados aos auditores do TCU.

Em 20/08/2013 foi emitido o Ofício de Requisição 02-394/2013, solicitando

informações e documentos. Os documentos e informações foram disponibilizados por meio do

Ofício nº 0799/2013/GR, de 23/08/2013.

Em 050/9/2013 a Secretaria de Aperfeiçoamento Institucional da UFSC

encaminhou mensagem eletrônica ao auditor responsável pelos trabalhos, disponibilizando a

documentação solicitada no Ofício nº 0368/2013-TCU/SecexEduc.

Não há pendências.

e) Acórdão nº 2589/2012-Plenário – apreciação do processo de prestação de contas –

exercício de 2010 – da UFSC

Por meio do Ofício nº 753/2012-TCU/SECEX-SC a UFSC tomou ciência do

Acórdão nº 2589/2012-TCU-Plenário, que determinou à UFSC (item 9.4) que no prazo de 180

dias apresentasse ao TCU os inventários atualizados dos bens móveis e imóveis.

Junto com essa diligência do TCU, deu entrada na UFSC o Ofício nº

236/2012/AECI/GM-MEC, de 19/10/2012, do Assessor Especial de Controle Interno do

Ministério da Educação, para conhecimento e adoção das providências cabíveis sobre a

diligência do TCU.

A UFSC encaminhou à SECEX-TCU o Ofício nº 220/2013/GR de 16/04/2013,

com informações sobre as providências adotadas pela UFSC e solicitando prorrogação de prazo

por mais 45 dias para elaboração do inventário objeto da determinação do item 9.4 do Acórdão

24

nº 2589/2012-TCU-Plenário.

Em 03/06/2013/2013 a UFSC encaminhou o Ofício nº 326/2013/GR à SECEX-

TCU, apresentando um plano de execução das atividades de inventário da UFSC referente ao

exercício de 2012 e cronograma de prazos.

Por fim, o TCU prolatou o Acórdão nº 2.365/2013-TCU-Plenário, fixando a

data de 31/05/2014 para que a UFSC cumpra a determinação contida no item 9.4 do Acórdão nº

2589/2012-Plenário. O Acórdão foi encaminhado à UFSC por meio do Ofício nº 0604/2013-

TCU/SECEX-SC, de 06/09/2013.

f) Ofício de Requisição 1-538/2013-TCU/Secex-SC – Levantamento na área da Assistência

Hospitalar

O referido expediente, datado de 15/08/2013 foi respondido por meio do Ofício

nº 257/DG/HU/2013, de 02/09/2013, não restando pendências.

g) Questionário Perfil de Governança de Pessoal 2013 – solicitação de preenchimento.

Demanda à UFSC por meio do Aviso nº 549-GP/TCU, de 05/04/2013. O

formulário foi preenchido online e encaminhado por meio do Ofício nº 341/2013/GR, de

05/06/2013.

h) Questionário Perfil de Governança das Aquisições – Ciclo 2013 - solicitação de

preenchimento.

Demanda à UFSC por meio do Ofício nº 2592/2013-TCU/Selog, de

13/11/2013. Em 02/12/2013 a AUDIN encaminhou Memorando nº 111/AUDIN/UFSC/2013 à

PROAD para preenchimento do questionário.

4.3 Demandas oriundas de outros órgãos

As demandas recebidas em 2013, oriundas de outros órgãos foram as seguintes:

a) Mensagem eletrônica da Corregedoria-Setorial do Ministério da Educação, datada de

04/04/2013 – assunto: Solicita informações sobre providências adotadas para

recomendações dos Relatórios 227792 e 227676 da Controladoria Regional da União no

Estado de Santa Catarina.

O Corregedor-Setorial do Ministério da Educação solicitou que a UFSC

informasse quais as providências adotadas pela UFSC para dar cumprimento às recomendações

25

constantes dos Relatórios de Auditoria 227676 e 227792. A UFSC se manifestou nos Ofícios

205/2013/GR e 212/2013/GR, DE 05/04 e 09/04/2013, respectivamente, não havendo

pendências.

b) Ofício nº 8011/2013-GABPR3-DCE – Demanda do Ministério Público Federal -

Procuradoria da República em Santa Catarina - assunto: Inquérito Civil nº

1.33.000.000050/2008-56 - Solicita informações sobre providências adotadas para

recomendações dos Relatórios 227792 e 227676 da Controladoria Regional da União no

Estado de Santa Catarina.

Foi autuado o Processo nº 23080.068149/2013-71, encaminhado à AUDIN

para levantamento prévio sobre as providências adotadas pelos gestores com relação às

recomendações dos relatórios das Ordens de Serviço 227792 e 227676 e respectivas Notas de

Auditorias, oriundas da CGU-R/SC.

A AUDIN efetuou o levantamento e encaminhou ao Chefe de Gabinete da

Reitoria para que este desse os devidos encaminhamentos às outras unidades administrativas

envolvidas, visando possíveis atualizações das informações, para posterior encaminhamento da

resposta ao MPF.

c) Ofício nº 590/2013 – CGLNES/GAB/SESu/MEC-mrc – Processo 00190.007423/2013-93 –

Acompanhamento de 5 (cinco) processos administrativos disciplinares em curso na UFSC.

Em 02/07/2013 a AUDIN recebeu mensagem eletrônica do Gabinete da

Reitoria, com os seguintes anexos: a) Ofício nº 590/2013 – CGLNES/GAB/SESu/MEC-mrc de

10/06/2013; b) Ofício nº 16139/2013/CSMEC/CORAS/CRG/CGU-R, de 31/05/2013; e c) Ofício

nº 16291/2013/CSMEC/CORAS/CRG/CGU-PR, de 31/05/2013.

Os documentos trataram de pedido de esclarecimentos à UFSC a respeito dos

processos administrativos disciplinares autuados sob nos

23080.012448/2013-51,

23080.012451/2013-75, 23080.012446/2013-62, 23080.053801/2011-91 e 23080.012447/2013-

15.

A AUDIN apresentou as informações ao Gabinete da Reitoria em 02/07/2013,

resultado de monitoramento da AUDIN efetuado em junho/2013 junto à SEAI e Procuradoria. A

AUDIN indicou que estas informações fossem repassadas ao Secretário de Educação Superior,

c/c ao Corregedor-Setorial do Ministério da Educação.

A AUDIN sugeriu que as informações fossem atualizadas antes do

encaminhamento da resposta, e que o Gabinete da Reitoria procedesse a anexação das Portarias

de instauração de Sindicância nº 591, 702, 729, 948, 949, 950 e 951/2013/GR.

26

A AUDIN lembrou ao GR sobre a necessidade de cadastramento de alguns

processos junto ao Sistema CGU/PAD, conforme solicitação do item 6 do Ofício nº

16291/2013/CSMEC/CORAS/CRG/CGU-PR.

4.4 Recomendações formuladas pela Auditoria Interna

A partir das ações de auditoria desenvolvidas pelos técnicos da AUDIN em

2013, foram formuladas recomendações que visam o aprimoramento da gestão, a partir das

irregularidades encontradas nos exames de auditoria.

Os relatórios com o resultado de cada auditoria, juntamente com os planos de

providências, foram enviados aos setores responsáveis, para manifestação e implementação das

recomendações. A partir de então, os acompanhamentos foram realizados por meio de contato

permanente com os gestores, por meio presencial, telefonemas, mensagens eletrônicas e

expedientes da AUDIN.

Porém, alguns Planos de Providências não foram preenchidos e devolvidos à

AUDIN. Outros foram apresentados fora dos prazos estabelecidos. Estes atrasos prejudicaram o

acompanhamento e análise da Auditoria Interna sobre as providências adotadas ou a serem

adotadas pelos gestores.

Detalha-se a seguir as constatações e as recomendações formuladas pela

AUDIN, com a manifestação dos gestores e análise da AUDIN.

a) Relatório de Auditoria nº 003/2012 - Auditoria em processos de dispensa e

inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de preços de outros órgãos


Comunicação Expedida Memorando nº 051/2013/AUDIN – 6/6/2013

Memorando nº. 052/2013/AUDIN– 6/6/2013

Nome da unidade interna da UJ

destinatária da recomendação

Pró-Reitoria de Administração (PROAD) e Hospital Universitário

(HU)

Item do Relatório de Auditoria 1 – Constatação (001) – Recomendação (001)

Descrição da Constatação

Inobservância das formalidades devidas à instrução processual de

dispensas de licitação – ARTIGO 24, INCISO I e II, com relação

a: ausência de projeto básico; numeração incompleta das páginas;

ausência de pedido formalizado a compra ou serviço; ausência de

justificativa para a aquisição/serviço; ausência de apresentação de

três orçamentos, nota fiscal divergente da solicitação de nota de

empenho.

Descrição da Recomendação

Recomenda-se o contínuo aprimoramento das formalidades

processuais de acordo com o entendimento do Tribunal de Contas

da União, em Revista de Licitações & Contratos. Salienta-se que a

Administração deverá apresentar não apenas a justificativa do preço,

27

mas também evidenciar a origem do processo, ou seja, informação

do requerente sobre os motivos da solicitação, esclarecer os

pressupostos da ausência de licitação, a escolha de um determinado

contratante e de uma proposta específica. Tendo em vista que a

dispensa de licitação é exceção à regra de licitar, entendemos que a

motivação para sua realização deve ser clara e suficiente para

justificar sua utilização.

Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação

PROAD

Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria

Manifestação da PROAD em 16/07/2013 por meio da Solicitação digital n° 037695/2013:

Primeiramente, vale destacar que a instrução dos processos de compra por dispensa ou inexigibilidade de licitação

é parcialmente centralizada na instituição. As aquisições de material de consumo e permanente, baseadas nos

artigos 24 e 25 da Lei 8666/1993 são instruídas pelo Departamento de Compras e licitações(DCL) vinculado à

PROAD. Já os processos de aquisição de materiais de serviço por dispensa ou inexigibilidade não são

centralizados, ficando a cargo do órgão demandante (Centros de Ensino, Campi e demais unidades administrativas

que recebem duodécimo) a instrução dos respectivos processos.

Com o objetivo de conferir aos processos de dispensa de licitação requisitos para o atendimento aos critérios de

formalidade, o DCL iniciou no exercício de 2012 um trabalho de criação e institucionalização de rotinas, que

culminou em documentos denominados “check-lists”, que foram elaborados à luz das normativas vigentes e das

orientações dos órgãos de controle, e onde se procurou pontuar todas as peças necessárias, de acordo com as

exigências pertinentes a cada artigo e inciso, elaboradas para a verificação nos processos relativos aos artigos 24

(incisos II e XXI) e 25 (inciso I) da Lei 8666/1993.

Análise preliminar do DCL referente à adoção desta rotina de verificação aponta para os seguintes benefícios: a)

padronização dos processos, b) orientação ao servidor que instrui o processo, c) facilidade no controle e na

verificação dos processos por parte dos órgãos de controle, d) correta instrução dos processos.

No entanto, a adoção da inserção e verificação dos itens constantes nos check-lists pelos servidores que executam

as atividades ligadas à realização dos pedidos de compra no DCL, restringiu-se à compra de materiais de

consumo e permanentes cujos pedidos são encaminhados ao DCL.

As mudanças nos processos de aquisição, a descentralização dos processos de dispensa e inexigibilidade na

natureza serviços, a migração para o sistema digital, a grande rotatividade dos agentes ligados às compras, a falta

de definição de rotinas e mapeamento de processos e o desconhecimento dos usuários foram diagnosticados pelo

DCL, como sendo um dos principais motivos das inconsistências encontradas pela Audin. Neste sentido, o DCL

irá sugerir através de memorando, à PROAD, a inclusão de rotinas de verificação nos outros departamentos e

unidades que tenham autonomia para conduzir estes tipos de processos, bem como que deva ser realizada a

gradativa centralização dos processos de dispensa e inexibilidade de natureza serviço pelo Departamento

de Projetos e Convênios.

Com relação ao empenho 201204836, realmente não localizamos a solicitação digital, que deveria ter sido

realizada e/ou verificada pelo servidor que realizou o empenho. No entanto, a motivação para a realização do

empenho foi o término da vigência do pregão 046/2011, antes da finalização de novo processo, que culminou no

pregão 122/2012. Como o papel higiênico é um item indispensável, necessário a manutenção das condições de

higiene, deu-se necessária a compra por dispensa de licitação. A pesquisa de preços também foi realizada, em que

pese a não inclusão em solicitação/processo digital, porém não conseguimos obtê-los, pois o servidor que realizou

a pesquisa e empenho não está mais lotado no setor, tentamos contato por telefone e por e-mail, mas não

obtivemos sucesso. Gostaríamos de ressaltar que este foi um caso atípico, ocorrido na fase de migração dos

processos físicos para os digitais, e que o DCL está observando com rigor todas as formalidades necessárias e a

inclusão do número das respectivas solicitações digitais em todos os empenhos realizados.

Em relação ao empenho n° 201203878 (processo n° 018855/2012-91) o Diretor do Departamento de

Fiscalização de Obras manifestou-se por meio do Memorando n° 012/2013/DFO-PROPLAN, em 4/07/2013:

Na fase de solicitação dos orçamentos foram encaminhadas às empresas as informações necessárias e suficientes

para caracterizar o serviço e subsidiar a elaboração das propostas, conforme podemos verificar nos e-mail

(páginas n° 16 a 21 do processo nº 23080.018855/2012-91) onde os arquivos foram encaminhados em anexo.

Porém o conteúdo impresso destes anexos, equivocadamente, não foi juntado aos autos do processo, apenas

arquivados no setor em pasta destindada a documentação deste serviço. Estamos juntado estes documentos às

páginas nº 39 a 41 do processo nº 23080.018855/2012-91.

Prazo para implementação das recomendações

23/08/2013

Análise da Auditoria Interna

28

De modo geral, o gestor apresenta as providências que foram e serão tomadas para sanar as inconformidades

verificadas no relatório. Porém, por se tratar de providência que visa o aperfeiçoamento de procedimentos, reitera-

se a recomendação e esta será monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de

providências.

Especificamente em relação à constatação do empenho n° 2012032878, verifica-se que a recomendação foi

atendida, tendo em vista que os documentos que não compunham o processo foram incluídos aos autos.


Descrição da Constatação Idem Constatação (001)

Descrição da Recomendação Atentar ao que preconiza a Instrução Normativa n° 205/88 em

relação ao recebimento de material pela Instituição.


PROAD



O DCL encaminhou a referida instrução normativa e orientou a leitura atenta e observância das normas a todos os

servidores lotados no departamento. Sugerimos à PROAD que adote a mesma providência, encaminhando via

memorando circular a todas as unidades administrativas.


Não informado


O gestor informa que encaminhou a instrução normativa aos servidores do DCL. Porém, por se tratar de

providência que visa o aperfeiçoamento de procedimento, reitera-se a recomendação e esta será monitorada

quando da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.




Que a Administração verifique a motivação para o recebimento do

material divergente da solicitação de nota de empenho, sendo que,

havendo comprovação de recebimento indevido seja providenciada

a correção da situação.


PROAD



Com relação ao empenho 201204836, verificou-se que o material recebido está em conformidade com o

empenhado, apesar da divergência na especificação. No empenho, a especificação do material é a seguinte: papel

higiênico, rolão med 10X500 mts, branco luxo, compactado. A unidade 10 na verdade representa o número de

rolos por fardo. Ou seja, solicitou-se no empenho 188 fardos com 10 rolos a R$4,25 o rolo, totalizando R$

7.990,00. Já na entrega foram recebidos 235 fados com 8 rolos cada,totalizando 1880 rolos, e o valor de R$34,00

é o valor do fardo, não do rolo. Dividindo-se R$ 34,00 por 8, temos R$ 4,25, ou seja, o valor do rolo e a

quantidade entregue são as mesmas, porém a catalogação estava parcialmente incorreta, pois sugere que 10X500

seja a medida do rolo, quando na verdade é a quantidade de rolos por fardo, e o fornecedor que realizou a entrega

forneceu fardos em quantitativo distinto do empenho. Portanto, considera-se que não houve prejuízo e, portanto

não existe motivação para correção da situação.


Não informado


Recomendação atendida, tendo em vista o esclarecimento do DCL relativo a especificação do produto.




dispensas de licitação – artigo 24, inciso XXI, com relação a:

informações incompletas no projeto de pesquisa e ausência de cópia

de publicação do extrato da dispensa de licitação no DOU.


Reiteramos a necessidade do contínuo aprimoramento dos

procedimentos recomendados pelo TCU em relação a dispensa e

inexigibilidade de licitação.


29

PROAD



O setor que realiza os empenhos das dispensas motivadas pelo art. 24 XXI é o DCL.

Neste setor, adotou-se em 2012 check-list para a verificação da conformidade da instrução dos processos de

dispensa no referido artigo. Neste check-list, no item 3, há a seguinte pergunta: Para compras específicas para

projetos de pesquisa, com recursos concedidos por instituições de fomento à pesquisa credenciadas pelo

CNPq, foram anexados à portaria, o projeto e a carta de aprovação da Pró-Reitoria de Pós-Graduação? No entanto, neste momento, somente se observa a inserção da peça (projeto de pesquisa), pois entende-se que o

DCL não é competente para realizar qualquer tipo de análise referente ao projeto. Sendo assim, o DCL

encaminhou, através do memorando 124/DCL/2013, solicitação de verificação das inconsistências à PROPG,

setor que instrui o processo antes que seja encaminhado ao DCL, solicitando que as informações solicitadas pela

Audin sejam observadas e sugerindo, ainda, a adoção de check-list para verificação da conformidade dos projetos.


30/08/2013


O gestor cientificou o setor responsável da constatação e recomendação efetuada por esta auditoria, bem como

reafirmou a necessidade de utilização do check-list, ou seja, houve providências para sanar o problema nos

próximos processos. Sendo assim, considera-se que a recomendação foi atendida, todavia será monitorada quando

da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.

Item do Relatório de Auditoria 3.1 – Constatação (003) – Recomendação (001)

Descrição da Constatação Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação –

ACECO TI LTDA.

Descrição da Recomendação Que a administração da UFSC atente ao que recomenda o art. 26 da

Lei n° 8.666/93 em relação à justificativa do preço.


PROAD



O DCL informa que todos os processos de inexigibilidade de material de consumo e permanente, conduzidos após

a adoção do check-list de inexigibilidade, a pesquisa de preços já está sendo exigida, conforme item 5 do referido

documento. Porém, estamos encontrando muitas dificuldades em cobrar esta documentação, pois os servidores

que instruem os processos alegam que a empresa:

1) não tem estes documentos,

2) não quer fornecer, pois vai contra a sua política (divulgação de notas emitidas para outros clientes) ou ainda,

3) entendem ser uma cobrança desnecessária.

Porém, para os processos de uma inexigibilidade de serviços, que não são conduzidos pelo DCL, acreditamos que

não há ainda uma conferência e padronização de procedimentos, devido a descentralização dos processos.


30/08/2013


A recomendação não foi atendida, haja vista que o DCL respondeu a constatação, enquanto o setor competente

(contratação do serviço por inexigibilidade) não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a PROAD informe

aos setores que realizam contratação de serviços por inexigibilidade, sobre a constatação e recomendação da

Auditoria Interna para os próximos processos. Sendo assim, considera-se que a recomendação foi atendida,

todavia será monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.




Que a administração da UFSC faça constar nos autos às publicações

dos extratos de inexigibilidade dentro do prazo conforme determina

a Lei de Licitações e Contratos Administrativos.


PROAD



O DCL informa que irá observar com rigor a inserção da peça referente à publicação no sistema bem como o

prazo para eficácia dos atos.

30


30/08/2013


A recomendação não foi atendida, haja vista que o DCL respondeu a constatação, enquanto o setor competente

(contratação do serviço por inexigibilidade) não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a PROAD informe

aos setores que realizam contratação de serviços por inexigibilidade, sobre a constatação e recomendação da

Auditoria Interna para os próximos processos. Sendo assim, a recomendação será monitorada quando da

realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.


Descrição da Constatação Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação –

Esfera Produções Artísticas Ltda.


Que seja emitida errata de publicação no DOU da contratação por

dispensa de licitação da Empresa Esfera Produções Artísticas Ltda.,

em conformidade com o art. 26, caput, da Lei nº 8.666/93.


PROAD



Solicitar retorno do DSG.


30/08/2013


A recomendação não foi atendida. Que a PROAD analise e tome providências em relação a recomendação feita

pela Auditoria Interna.




Para as próximas contratações, que a Administração providencie a

apresentação de orçamentos detalhados, conforme prevê o artigo

7°, § 2º, inciso II da Lei de Licitações e contratos.


PROAD



Solicitar retorno do DSG


30/08/2013


A recomendação não foi atendida visto que o setor competente não se manifestou. Recomendação reiterada. Que a

PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a constatação e recomendação da

Auditoria Interna.




Para as próximas contratações, que a Administração inclua nos

autos o termo de contrato de prestação de serviços, conforme o

artigo 62 da Lei nº 8.666/93: o instrumento de contrato é obrigatório

nos casos de concorrência e de tomada de preços, bem como nas

dispensas e inexigibilidades cujos preços estejam compreendidos

nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos

demais em que a Administração puder substituí-lo por outros

instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de

despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.


PROAD


31







Auditoria Interna.




Para as próximas contratações, seja observada a correta aplicação do

dispositivo legal, quando das contratações por inexigibilidade de

licitação, em especial, o art. 25, inciso III. Estando afastadas as

premissas para contratação direta, a Administração deverá observar

a regra da contratação por licitação.


PROAD





30/08/2013




Auditoria Interna.




Para as próximas contratações, que só ocorra pagamento após a

prestação de serviço, ou seja, a liquidação da despesa é que permite

à Administração reconhecer a dívida como líquida e certa, surgindo

daí a obrigação de pagamento, desde que as cláusulas contratadas

tenham sido cumpridas.


PROAD





30/08/2013




Auditoria Interna.



Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação –

Banco do Brasil SA em relação à: indicação de marca na

justificativa técnica.


Para as próximas contratações, que o responsável abstenha-se de

destacar determinada marca de produto, ou seja, que a justificativa

técnica seja fundamentada exclusivamente na necessidade da

Administração, atendendo ao que preconiza o artigo 25, inciso I da

Lei n° 8.666/93.


PROAD

32



O DCL descreve que irá informar aos servidores lotados no departamento que observem se há menção à marca em

processos de inexigibilidade, devolvendo o processo em caso de verificação de ocorrência, para ajustes pelo

requerente.


30/08/2013


A recomendação não foi atendida, haja vista que somente o DCL respondeu a constatação. Recomendação

reiterada. Que a PROAD informe aos setores que realizam contratação de serviços por inexigibilidade, sobre a

constatação e recomendação da Auditoria Interna para os próximos processos. Sendo assim, a recomendação será

monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do plano de providências.



Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação -

Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos em relação à:

fundamentação da inexigibilidade e a justificativa de preço para os

serviços não exclusivos.


Recomenda-se que Administração reveja os próximos contratos e

aditivos a serem firmados com a Empresa Brasileira de Correios e

Telégrafos.


PROAD



Solicitar retorno do DPC


30/08/2013




Auditoria Interna.



Inobservância de formalidade processual, quanto à Inexigibilidade

de licitação - Empresa Brasil de Comunicação SA – EBC em

relação à: justificativa do preço.


Para as próximas contratações ou eventuais aditivos ao contrato,

recomenda-se à inclusão nos autos, de tabela com valores pagos em

anos anteriores, a fim de possibilitar uma estimativa real do valor

global a ser contratado.


PROAD


Não houve manifestação da Unidade.





Auditoria Interna.



Inobservância das formalidades às adesões às atas de registro de

preços em relação à: cópia da ata de registro de preços e do termo de

homologação; termo de referência e ausência controle

informatizado.

33


Recomenda-se o aprimoramento das formalidades processuais, bem

como solicitar a inclusão de campo específico para identificar que se

trata de aquisição ou prestação de serviço por “carona”, a fim de

possibilitar a emissão de relatórios diretamente no SARF.


PROAD



O DCL informa que está em constante aprimoramento das formalidades processuais e que será solicitado ao

SETIC a inclusão de campo específico para identificação dos processos de adesão.



A efetividade da recomendação será monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do

plano de providências.




Que a Administração atualize a Portaria n° 100/PROINFRA/2011, a

fim de atender a todos os requisitos formais, em especial, a inclusão

do Termo de Referência nos processos de Adesão à ata de Registro

de preço, estando em conformidade com o que preconiza o Acórdão

2.764/2010 – TCU, plenário.


PROAD



O DCL informa que, após a promulgação do Decreto que regulamenta o SRP, logo iniciou tratativas para

atualização da Portaria 100, através do encaminhamento de sugestão de nova portaria à PROAD, cuja sugestão foi

acatada e culminou na emissão da Portaria 1/PROAD/2013. No Entanto, a referida Portaria não solicita

explicitamente o TR, apesar de exigir o Edital, que geralmente já vem com o TR anexo. Porém, para tornar a

exigência explícita, o DCL informa que irá solicitar à PROAD alteração da Portaria Normativa 1/PROAD/2013.


30/08/2013


A efetividade da recomendação será monitorada quando da realização de auditorias futuras ou atualização do

plano de providências.


Descrição da Constatação Fracionamento de aquisição de bens e/ou prestação de serviços -

ARTIGO 24, INCISO II.


Centralize, o quanto for possível, não só as compras (material

permanente e consumo), mas também as contratações de serviços

realizadas com fundamento no art. 24, inciso II, da Lei n° 8.666/93,

visando evitar o fracionamento de despesas.


PROAD



Sugiro a PROAD retornar


--




Auditoria Interna.

34




Envide esforços no sentido de adotar a modalidade licitatória

compatível com a previsão anual de consumo, de modo a impedir

aquisições por dispensa de licitação.


PROAD



O DCL informa que vem tentando de várias maneiras educar os requerentes e instituir a cultura do planejamento,

como por exemplo, com a divulgação do manual e do calendários de compras. No entanto, ainda temos falta de

retorno de muitas unidades, que não encaminham os pedidos nos prazos solicitados, e depois solicitam dispensa e

anotam que o não atendimento da solicitação irá acatar prejuízos como a não realização de aulas práticas. Neste

momento, ficamos num impasse entre atender e ultrapassar o limite estabelecido para dispensa (que está defasado

para material permanente, por exemplo, é muito limitado) ou deixar que prejuízos maiores ocorram pelo não

atendimento.


30/08/2013





Estabeleça controles internos administrativos, de modo que a

dispensa de licitação seja utilizada somente em último caso, e

somente após o requerente (unidades acadêmicas e administrativas)

terem consultado formalmente o Departamento de Compras e

Licitação (DCL), o Departamento de Serviços Gerais (DSG), sobre

as disponibilidades em estoque, atas de registro de preços e

contratos de prestação de serviços em vigor.


PROAD



Quanto às compras de material permanente e de consumo, o DCL informa que irá solicitar ao SETIC o bloqueio

do sistema, por natureza de despesa e exercício, para que não ultrapasse os limites legais. Ainda, informa que

desde 01.08.12 já solicitou ao SETIC que disponibilize no sistema, na consulta de saldo de registro de preços, a

consulta por item, para facilitar a consulta de ARP’S vigentes, porém até o momento não fomos atendidos, apesar

de diversas reiterações da solicitação.


30/08/2013


O DCL informou as providências que vem sendo tomadas para sanar o problema, bem como informa a solicitação

feita ao SETIC, a qual ainda não foi atendida.

Em relação aos serviços, não foram informadas as providências que vem sendo tomadas pela Instituição.

Recomendação reiterada. Que a PROAD analise e informe as providências tomadas ou a serem tomadas sobre a

constatação e recomendação da Auditoria Interna.




Dê preferência à utilização do Sistema de Registro de Preços. De

acordo com o art. 2° do Decreto n° 3.931/01: “Será adotado,

preferencialmente, o SRP nas seguintes hipóteses: [...] IV - quando

pela natureza do objeto não for possível definir previamente o

quantitativo a ser demandado pela Administração”.


35

PROAD



O DCL informa que está dando preferência ao uso do sistema de Registro de Preços, em conformidade com o

Decreto 7892/2013, que substitui o Decreto 3931/2001.


30/08/2013


A Auditoria Interna compreende o esforço da Instituição em realizar preferencialmente o SRP. De qualquer

forma, por tratar-se de providência contínua, a recomendação será monitorada quando da realização de auditorias

futuras ou atualização do plano de providências.




dispensas de licitação - artigo 24, inciso II - em relação à:

numeração incompleta de páginas e ausência de justificativa para a

dispensa.


Recomenda-se o contínuo aprimoramento das formalidades

processuais de acordo com o entendimento do Tribunal de Contas

da União, em Revista de Licitações & Contratos. Salienta-se que a

Administração deverá apresentar não apenas a justificativa do preço,

mas também evidenciar a origem do processo, ou seja, informação

do requerente sobre os motivos da solicitação, esclarecer os

pressupostos da ausência de licitação, a escolha de um determinado

contratante e de uma proposta específica. Tendo em vista que a

dispensa de licitação é exceção à regra (licitação), entende-se que a

motivação para sua realização deve ser clara e suficiente para

justificar sua utilização.


HU


Manifestação do HU em 14/08/2013 por meio do Memorando nº 153/2013/DA-HU:

a) Quanto a numeração incompleta de páginas do processo referente a nota de empenho nº201201447, informa-se

que tal prática não era contemplada nos processos de dispensa de licitação, contudo, visando uma melhor

organização e controle desses processos , já há uma orientação para que o procedimento seja adotado em todos os

processos de aquisição na modalidade de pauta.

b) Quanto à ausência de justificativa para dispensa de licitação referente as notas de empenho nº201200348 e

nº201200886, informa se que há uma pratica rotineira de devoluções de processos à origem para uma melhor

instrução dos mesmos, isto é, justificativa detalhada da necessidade de contratação direta. No entanto, reconhece-

se que tal prática não foi adotada nos processos objeto dessa auditoria. Informa-se ainda, que para uma melhor

orientação dos usuários quanto a forma correta para encaminhamento dos pedidos de compras por meio de

dispensa, tem-se buscado estreitar os canais de comunicação com os diferentes setores do hospital universitário –

HU, bem como, efetuado modificações no modelo do pedido de compras que são disponibilizado na página do

HU. Uma das modificações está, exatamente, no campo destinado a justificativa da aquisição, confundindo, na

maioria das vezes, com espaço para relatar a aplicação do material ou necessidade do serviço. Para corrigir tal

equívoco o campo Justificativa de aquisição – está sendo substituído por: Justificativa da necessidade de

aquisição emergencial e motivo de não inclusão do item em processo licitatório.





Inobservância das formalidades à inexigibilidade de licitação da

Empresa GE Healthcare do Brasil Ltda. em relação à: justificativa

de preço e prazo de publicação no DOU.

Descrição da Recomendação Que a Administração atenda o previsto no artigo 26 em relação à

publicação da dispensa a fim de promover a eficácia dos atos.

36


HU



a) Quanto ao descumprimento do prazo de cinco dias para a publicação no Diário Oficial da União – DOU,

informa-se que há uma preocupação desta área com o atendimento que preconiza o art.26 da Lei nº 8666/93 em

relação à publicação de inexigibilidade de licitação que visam promover a eficácia dos atos, no entanto,

reconhece-se que tal procedimento não foi adotado no processo objeto da análise desta auditoria. Informa-se

ainda, que apesar de não haver motivos concretos que justifiquem tal falha, observou-se, nas páginas 37 e 38 do

referido processo, uma ausência de encaminhamentos. Isto é, houve um trâmite no dia 11/julho/2011 do diretor de

administração ao chefe da divisão, no entanto, não consta o encaminhamento deste último, ao servidor que

realizou a tarefa, apontando assim, para uma possível falha administrativa no encaminhamento do processo, que,

nosso entendimento resultou no atraso na publicação do mesmo. b) Quanto a inobservância da justificativa de

preços, apesar das dificuldades de conciliar o pleno cumprimento das exigências legais para a efetivação das

inexigibilidades com os prazos que atendam as necessidades do hospital universitário, há um esforço de toda a

equipe na busca pelo contínuo aprimoramento das formalidades processuais conforme determinações legais.

Ressaltamos, no entanto, que as dificuldades são principalmente concernentes a falta de interesse das empresas

que detém exclusividade no fornecimento de um determinado item em prestar informações quanto ao preço por

elas praticado com outras organizações. Neste sentido, esclarece-se que a falta de informação, aliada as

especifidades do HU, que exige agilidade nas suas aquisições, à falta de legislação punitiva a estas empresas, bem

como a falta de pessoal na área de suprimento do HU que viabilize uma ampla consulta a outras fontes, são

fatores que dificultam, significativamente, o cumprimento das formalidades das aquisições por inexigibilidade de

licitação.






Em que pese a empresa ter alegado confidencialidade quanto à

informação de contratos com outros órgãos, recomenda-se que a

Administração do HU pesquise em hospitais públicos ou privados,

possíveis contratos semelhantes com a GE Healthcare, no sentido de

obter parâmetros de preço compatíveis com o mercado. Após

consulta aos órgãos, que a Administração do HU inclua nos autos a

verificação supracitada, visando atender ao disposto na Lei n°

8.666/93. Nesse sentido dispôs a Controladoria-Geral da União e

Advocacia Geral da União.


PROAD



a) Quanto ao descumprimento do prazo de cinco dias para a publicação no Diário Oficial da União – DOU,

informa-se que há uma preocupação desta área com o atendimento que preconiza o art.26 da Lei nº 8666/93 em

relação à publicação de inexigibilidade de licitação que visam promover a eficácia dos atos, no entanto,

reconhece-se que tal procedimento não foi adotado no processo objeto da análise desta auditoria. Informa-se

ainda, que apesar de não haver motivos concretos que justifiquem tal falha, observou-se, nas páginas 37 e 38 do

referido processo, uma ausência de encaminhamentos. Isto é, houve um trâmite no dia 11/julho/2011 do diretor de

administração ao chefe da divisão, no entanto, não consta o encaminhamento deste último, ao servidor que

realizou a tarefa, apontando assim, para uma possível falha administrativa no encaminhamento do processo, que,

nosso entendimento resultou no atraso na publicação do mesmo. b) Quanto a inobservância da justificativa de

preços, apesar das dificuldades de conciliar o pleno cumprimento das exigências legais para a efetivação das

inexigibilidades com os prazos que atendam as necessidades do hospital universitário, há um esforço de toda a

equipe na busca pelo contínuo aprimoramento das formalidades processuais conforme determinações legais.

Ressaltamos, no entanto, que as dificuldades são principalmente concernentes a falta de interesse das empresas

que detém exclusividade no fornecimento de um determinado item em prestar informações quanto ao preço por

elas praticado com outras organizações. Neste sentido, esclarece-se que a falta de informação, aliada as

especifidades do HU, que exige agilidade nas suas aquisições, à falta de legislação punitiva a estas empresas, bem

como a falta de pessoal na área de suprimento do HU que viabilize uma ampla consulta a outras fontes, são

37

fatores que dificultam, significativamente, o cumprimento das formalidades das aquisições por inexigibilidade de

licitação.





Inobservância das formalidades às adesões às atas de registro de

preços em relação à: cópias da ata de registro de preços e do termo

de homologação; termo de referência e ausência de controle

informatizado.


Recomenda-se o aprimoramento das formalidades processuais, bem

como a solicitação ao setor competente para a inclusão de campo

específico para identificar aquisição de material ou contratação de

serviço por “carona”, a fim de possibilitar a emissão de relatórios

diretamente no SARF.


HU


Memorando nº153/2013/DA-HU:

Quanto a inobservância das formalidades às adesões às atas de registro de preços nos processos objeto de análise

desta auditoria, informa-se que já há uma orientação no sentido de observar todas as constatações registradas e

atender as recomendações utilizando o check-list proposto. Além disso, conforme orientação desta auditoria,

solicitar-se-à ao setor competente a inclusão de campo específico para identificar aquisição de material ou

contratação de serviço por “carona”, a fim de possibilitar a emissão de relatórios diretamente no SARF.




Descrição da Constatação Fracionamento de aquisição de bens e/ou prestação de serviços -

ARTIGO 24, INCISO II.


Que a Direção do HU envide esforços no sentido de adotar a

modalidade licitatória compatível com a previsão anual de consumo,

de modo a impedir aquisições por dispensa de licitação.


HU



Quanto ao fracionamento de aquisições e/ou prestação de serviços – Lei 8666/93, artigo 24, inciso II, informa-se

que apesar de todos os esforços para orientar os usuários quanto a importância do planejamento e da inclusão dos

itens em processo licitatório, evitar as contratações diretas, ainda consiste num grande desafio para o HU/UFSC.

Há, por exemplo, uma grande quantidade de material padronizado, que por diferentes motivos, não são

contemplados nos processos licitatórios, resultando na repetição dos mesmos e consequentemente, em compras

por dispensa de licitação. Dentre os fatores que interferem no sucesso dos processos licitatórios, destaca-se: Preço

acima do valor estimado e complexo e moroso processo de análise das propostas e das amostras. Quanto à

aquisição de materiais não padronizados (itens novos) e contratação de serviços, as justificativas para dispensa de

licitação, frequentemente, referem-se as urgências inerentes a uma organização hospitalar aliada a falta de tempo

hábil para realização dos processos licitatórios.



38


Descrição da Constatação Inadequação relacionada ao Sistema de Processos Administrativos

(SPA) – UFSC e HU.


Recomenda-se a adoção de certificação digital compatível com a

Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou que os

responsáveis pelos documentos façam sua inclusão no SPA, de

modo a assegurar a origem e o signatário. Consigna-se que é

possível, para os agentes que possuam certificação (ex. Pró-

Reitores, Pregoeiros, Procuradores), a assinatura digital no SPA.


PROAD e HU



Apenas dois diretores desta instituição, o coordenador de administração e os pregoeiros possuem certificação

digital. Acataremos a recomendação, providenciaremos que todos os diretores possuam o seu certificado digital.

Outrossim, informamos que enviamos o memorando 022/HU/DA/2013 a Superintendência de Governança

Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação(SETIC) afim de verificar a possibilidade de

disponibilização de certificação digital a todos os servidores deste Hospital Universitário(HU).






Recomenda-se que a Administração oriente as unidades a utilizarem

preferencialmente o SPA, com a inclusão de todos os documentos

no sistema eletrônico.


PROAD e HU





– Informamos que estamos tomando providências visando a implementação definitiva do Sistema de Processos

Administrativos(SPA) no âmbito deste HU. Neste exercício foram ministrados 3(três) cursos com o intuito de

capacitar os servidores para a utilização desta tecnologia. No mês de novembro próximo está programado mais

um curso de igual conteúdo. Portanto, a partir de 1º de janeiro de 2014 será exigido pela administração que todas

as unidades utilizem o SPA, tanto a tramitação quanto a inclusão de documentos, assegurando desta forma que o

processo digitalizado esteja em conformidade com os documentos constantes no processo físico.



b) Relatório de Auditoria nº 008/2012 - Auditoria em processos de licitações, dispensas e

contratos do Restaurante Universitário e da Editora da UFSC


Comunicação Expedida Memorando nº. 028/2013/AUDIN – 15/04/2013

Memorando nº. 029/2013/AUDIN – 15/04/2013

39



Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE) e Editora UFSC

(EdUFSC)


Descrição da Constatação Não consta dos autos o extrato de publicação do contrato 055/2011

no Diário Oficial da União.

Descrição da Recomendação Junte-se aos autos o extrato de publicação do contrato na imprensa

oficial.


EdUFSC



Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em maio/2013

Foi encaminhado extrato do contrato n. 55/2011, publicado no Diário Oficial da União de 13/06/2011.


Atendida



No tocante à aprovação prévia do Conselho de Curadores, observa-

se que o parecer foi lavrado pelo relator em 15.03.2011, e, antes de

ser submetido ao conselho, foi homologado ad referendum pelo

presidente, em 29.03.2011, mesma data em que foi firmado o

contrato a que se referia. Apenas em 31.05.2011, mais de dois

meses após a celebração do pacto com a entidade de apoio, foram a

minuta, o parecer e a aprovação ad referendum submetidos e

homologados pelo Conselho de Curadores.


Recomenda-se que o Conselho de Curadores analise previamente as

minutas dos contratos que lhes são submetidos, a fim de dar estrito

cumprimento ao disposto no artigo 27, IV, do Estatuto da

Universidade Federal de Santa Catarina e §2º do artigo 6º do

Decreto n. 7.423/2010.


EdUFSC




Manifestação da EdUFSC:

Encaminhamos a referida constatação/recomendação da AUDIN ao Conselho de Curadores da UFSC para que

tomem as providências cabíveis a fim de dar estrito cumprimento ao disposto no artigo 27, IV, do Estatuto da

Universidade Federal de Santa Catarina e § 2 do artigo 6º do Decreto n. 7.4232010, conforme orientação desta

auditoria interna.(Mem. n. 035/DE/2013 de 08 de maio de 2013).


Atendida



Após a celebração do primeiro termo aditivo ao contrato n.

0055/2011, prorrogando sua vigência em mais doze meses, não se

verifica a correspondente alteração no plano de trabalho

inicialmente apresentado. O plano de trabalho deve corresponder

fielmente à execução do objeto. Os projetos desenvolvidos com as

fundações de apoio devem ser baseados em planos de trabalho bem

delineados, conforme o disposto no §1º do artigo 6º do Decreto n.

7.423/2010, e, artigo 116 da Lei n. 8.666/93.


Juntar aos autos alteração do plano de trabalho em função da

prorrogação de prazo em doze meses pela celebração do primeiro

termo aditivo.


40

EdUFSC




Manifestação da Unidade:

Efetuaremos a devida alteração no Plano de Trabalho relativa a primeira prorrogação de prao em 12 (doze) meses.

Posteriormente, este será juntado aos autos

Manifestação da Unidade em 29/05/2013:

O primeiro termo aditivo teve parecer favorável (nº 718/EB/PG2011) do senhor Procurador Federal Walter

Backes, aprovado pelo então Procurador Chefe, Sr. Nilto Parma; e ratificado pelo Pró-Reitor de Pesquisa e

Extensão em Exercício, Professor Jorge Mário Campagnolo. (fls. 137, 138, 139, 140 - Processo num.

23080.032455/2009-93).


31/05/2013



Os termos aditivos 01 e 02 não foram submetidos à aprovação do

Conselho de Curadores da instituição, em contrariedade ao disposto

no artigo 27, IV, do Estatuto da UFSC e §2º do artigo 6º do Decreto

n. 7.423/2010.

Descrição da Recomendação Recomenda-se que os termos aditivos sejam submetidos à análise

do Conselho de Curadores, conforme Estatuto desta Instituição.


EdUFSC





Os termos aditivos 1 e 2 serão encaminhados ao Conselho de Curadores da UFSC para então serem submetidos à

sua análise, conforme o que determina o Estatuto da UFSC.





23080.032455/2009-93).

O segundo termo aditivo teve parecer favorável do Sr. Procurador Federal Walter Backes. Parecer este ratificado

pelo Pró-Reitor de Extensão da UFSC, Prof. Edison da Rosa e aprovado, por unanimidade, pelo Egregio

Conselho de Curadores da UFSC. (fls 165 e 166 - Processo num. 23080.032455/2009-93).


31/05/2013



Quanto ao Plano de Trabalho relativo ao projeto n. 029/2011, objeto

do contrato n. 55/2011, este não atende aos requisitos legais

dispostos no artigo 116 da Lei n. 8.666/93 e §1º do artigo 6º do

Decreto 7.423/10.


Recomenda-se que o plano de trabalho seja o espelho do que se

pretende executar e observe estritamente as exigências legais quanto

ao seu conteúdo.


EdUFSC





Efetuaremos as devidas alterações no Plano de Trabalho a fim de que este esteja de acordo com os requisitos

legais dispostos no artigo 116 da Lei n. 8666/93 e § 1 do artigo 6º do Decreto 7423/10.


41

O Plano de Trabalho está detalhado nas folhas 03/20 do Projeto de Extensão da Editora (Processo num.

23080.032455/2009-93).


31/05/2013



O plano de trabalho juntado às fls. 170-172, referente à adequação

em função da celebração do segundo termo aditivo, não atende às

exigências legais, porquanto não espelha, pormenorizadamente, as

etapas, metas e objetivos propostos. Tampouco se verifica

estimativa da arrecadação mensal, a fim de evidenciar planejamento

na execução do projeto. Também o entendimento consolidado pelo

TCU impõe a elaboração prévia e detalhada de plano de trabalho.


Recomenda-se que o plano de trabalho contenha a clara descrição

do objeto a ser executado, das etapas e metas previstas, dos recursos

envolvidos, dos participantes vinculados, em atenção ao disposto

nos artigos 116 da Lei n. 8.666/93, §1º do artigo 6º do Decreto n.

7.423/2010, bem como artigo 37 da Constituição Federal, que trata

dos princípios da Administração Pública.


EdUFSC





Serão efetuadas as devidas alterações de modo que o Plano de Trabalho contenha a clara descrição do objeto a ser

executado, as etapas e metas previstas, recursos envolvidos, participantes vinculados, conforme determina a

legislação.





23080.032455/2009-93).





31/05/2013



Não consta do Plano de Trabalho apresentado e aprovado, tampouco

da alteração posterior – a qual não foi submetida à aprovação do

Conselho Superior da UFSC, indicação de quais e quantos sejam os

participantes no projeto vinculados à instituição apoiada, de modo

que não está satisfeita a exigência disposta no artigo 6º, §3º, do

Decreto n. 7.423/2010. Importante destacar, nesse tocante, que no

mínimo de 2/3 de participantes vinculados à instituição apoiada não

se incluem participantes externos vinculados a empresas

contratadas. Não se verifica justificativa expressa para adoção de

outra proporção permitida pela legislação.


Recomenda-se que, em observância à legislação de regência, os

projetos desenvolvidos mediante convênios/contratos com

fundações de apoio envolvam no mínimo 2/3 de pessoas vinculadas

à instituição apoiada, e, que tal esteja detalhado no plano de

trabalho aprovado.


EdUFSC



42



Serão efetuadas as devidas alterações no Plano de Trabalho, dando conta da indicação de quais e quantos sejam os

participantes do projeto vinculados à instituição apoiada, obedecendo-se o limite de no mínimo 2/3 de

oartucuoabtes estejam vinculados à instituição apoiada.


O Plano de Trabalho está detalhado nas folhas 03/20 do Projeto de Extensão da Editora (Processo num.

23080.032455/2009-93).




23080.032455/2009-93).





31/05/2013



Não está clara no contrato n. 0055/2011 firmado, tampouco no

plano de contrato, a forma de remuneração da fundação de apoio

pelos serviços prestados, tampouco a estimativa do montante de

recursos arrecadado periodicamente, de modo que não atende o

disposto no artigo 6º do Decreto n. 7.423/2010 e 6º da Lei nº 8.958,

de 1994.


Recomenda-se que o plano de trabalho, anexo ao contrato

celebrado, detalhe os recursos da instituição apoiada envolvidos,

com os ressarcimentos pertinentes, nos termos da legislação em

vigor.


EdUFSC





Estamos encaminhando em anexo uma cópia do documento denominado “Ficha de Cadastro de Projetos” que

indica ser de 5% o valor da Taxa de administração relativa aos serviços prestados pela Fundação de Apoio.

Serão efetuadas as aterações necessárias no Plano de Trabalho para que este indique, de maneira clara e

detalhada, os recursos da instituição apoiada envolvidos, com os ressarcimentos pertinentes, nos termos da

legislação em vigor.


Encaminhamos a AUDIN uma cópia do documento denominado “Ficha de Cadastro de Projetos” que indica ser

de 5% o valor da Taxa de administração relativa aos serviços prestados pela Fundação de Apoio.

Os recursos da instituição apoiada envolvidos estão detalhados no Plano de Trabalho do Projeto (fl. 19 - Processo

num. 23080.032455/2009-93).


31/05/2013



Os participantes vinculados à instituição apoiada e autorizados a

participar do projeto, na forma das normas próprias da referida

instituição, não estão identificados no plano de trabalho por seus

registros funcionais (na hipótese de docentes ou servidores técnico-

administrativos), não foi informado no plano de trabalho se houve

ou não a concessão de bolsas, tampouco seus valores, caso

existentes.


Recomenda-se a indicação no plano de trabalho dos participantes

vinculados ao projeto, identificados por seus registros funcionais, e,

pagamentos devidos, de forma individualizada, observando o artigo

6º, §1º, III e IV, do Decreto n. 7.423/2010.

43


EdUFSC





Serão indicados no Plano de Trabalho os participantes vinculados ao projeto, com a devida identificação de

registros funcionais e pagamentos devidos, de forma individualizada, conforme recomendação desta Auditoria.


A indicação dos recursos humanos está descrita nas páginas 13/15 do referido Projeto (Processo num.

23080.032455/2009-93) O pagamento, quando ocorre, se dá de acordo com a necessidade do projeto (revisão,

tradução, editoração, participação de feira de livros) e tem seu registro nos arquivos da FAPEU, nos termos do

contrato num 055/2011.


31/05/2013



Verifica-se à fl. 62 dos autos que há contratação de estagiários para

atuação no projeto apoiado. Não há no plano de trabalho, tampouco

está nos autos, a relação de estudantes bolsistas contratados pela

Universidade e/ou pela entidade de apoio, vinculados ao projeto n.

0029/2011, executado mediante o contrato n. 0055/2011. A

participação de estudantes nos projetos deve ser incentivada, nos

termos da legislação. Caso, entretanto, a participação ocorra como

modalidade de extensão, deverá ser observada a Lei n. 11.788/2008,

a qual dispõe sobre o estágio dos estudantes, conforme

normatização da própria UFSC.


Recomenda-se juntar aos autos relação dos estagiários vinculados

ao projeto e comprovação de contratação nos termos da legislação

de regência.


EdUFSC





A contratação de estigários se dá de acordo com as regras do SIARE, sistema de registro de estágios da base de

dados da UFSC.

Os estagiários não estão nominalmente descritos no Plano de Trabalho devido à grande rotatividade dos mesmos

junto ao projeto. Estes são substituídos por outros alunos tão logo optem pelo seu desligamento do projeto. Será

juntada aos autos a relação dos estagiários atualmente ligados ao projeto, bem como os respectivos termos de

estágio.


10/05/2013



Consta da cláusula primeira do contrato n. 55/2011, que trata de seu

objeto, a seguinte descrição: “prestação de serviços pela FAPEU no

apoio à execução do projeto de extensão ‘Editora da UFSC’,

conforme plano de trabalho e projetos anexos”. Ocorre que, em

função da vagueza e insuficiência do Plano de Trabalho

apresentado, não se tem a clara definição do objeto e suas

implicações, o que contraria o disposto no parágrafo único do artigo

8º e artigo 9º, I, do Decreto n. 7.243/10, o qual regulamenta a Lei n.

8.958/94, que dispõe sobre as relações entre as instituições federais

de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica e as

fundações de apoio, bem como, em certa medida, a Orientação

Normativa AGU n. 14, a qual deve ser observada no caso em tela.

Descrição da Recomendação Recomenda-se a clara definição do objeto contratual, descrevendo-

44

se o projeto de ensino, pesquisa e extensão ou de desenvolvimento

institucional, científico e tecnológico a ser realizado.


EdUFSC





Será anexada aos autos a clara definição do objeto contratual, contendo a descrição do projeto de extensão a ser

realizado.

Manifestação da unidade em 29/05/2013:

O Plano de trabalho está detalhado nas folhas 03/20 do Projeto de Extensão da Editora (Processo num.

23080.032455/2009-93).


17/05/2013



Da análise dos autos em apreço, não se verifica a fiscalização pela

UFSC da composição das equipes do projeto, a fim de observar o

cumprimento das disposições da Administração Pública Federal que

vedam o nepotismo, nos termos do §11 do artigo 6º do Decreto n.

7.423/2010.


Recomenda-se que o plano de trabalho indique os participantes

vinculados ao projeto, a percepção ou não de bolsas, bem como que

o fiscal designado para o contrato observe, conforme determina a

legislação pertinente, a composição das equipes de trabalho.


EdUFSC





Serão apresentadas as alterações ao plano de trabalho de modo que indiquem a composição de participantes

vinculados ao projeto, a percepção ou não de bolsas, conforme recomendação desta auditoria. Será encaminhado

ao fiscal do contrato um memorando solicitando especial atenção à fiscalização da composição das equipes de

trabalho conforme a recomendação desta auditoria.

Manifestação da Unidade em 29/05/2013: O Plano de trabalho está detalhado nas folhas 03/20 do Projeto de

Extensão da Editora (Processo num. 23080.032455/2009-93).

Foi encaminhado ao fiscal do contrato (memorando anexo) solicitando especial atenção à fiscalização da

composição das equipes de trabalho conforme a recomendação desta auditoria.


31/05/2013



Não foram juntados aos autos comprovantes de que, efetivamente,

parte dos ganhos econômicos do projeto tenham sido incorporados à

conta dos recursos próprios da UFSC, conforme determina o §13 do

artigo 6º do Decreto n. 7.423/2010.

Descrição da Recomendação Recomenda-se a juntada aos autos do comprovante de transferência

dos recursos à conta única.


EdUFSC




A unidade enviou comprovantes de transferências de recursos à conta única.


45

Atendida.



Verifica-se que a EdUFSC comercializa livros através de livraria

virtual , cujo suporte é fornecido pelo serviço de hospedagem de

lojas virtuais Correios Net Shopping , em que os pagamentos podem

ser realizados mediante cartões de crédito bandeira VISA. Em

resposta à SA082012-4, a Editora UFSC observa que o documento

que acompanha a mercadoria dispõe “sem valor fiscal”. Constata-se,

portanto, que UFSC e FAPEU, apesar de atentar-se para o assunto,

ainda não encontraram tratamento adequado para a questão

tributária, porventura incidente sobre a arrecadação proveniente do

comércio e serviços prestados pela EdUFSC.


Recomenda-se que sejam observadas as questões tributárias e o

tratamento adequado a ser conferido ao comércio eletrônico de

livros e serviços de intermediação, caso não se enquadrem as

atividades na imunidade constitucional no tocante aos impostos.


EdUFSC





No dia 18 de abril de 2013 foi encaminhado à FAPEU o Mem.n. 027/DE/2013, que solicita esclarecimentos sobre

sua condição de atender às necessidades tributárias decorrentes das atividades do projeto da EdUFSC.


10/05/2013



Da resposta apresentada pela EdUFSC à SA082012-4 extrai-se que

“tampouco a EdUFSC ou a FAPEU emite nota fiscal para a

finalidade da venda dos livros aqui produzidos” . A despeito das

discussões acerca da questão tributária, é de se ver que a imunidade

tributária não afasta a obrigatoriedade da emissão de notas fiscais na

comercialização de mercadorias, sendo esta uma obrigação

acessória, que, em direito tributário, é autônoma, assim já decidido

pelo Egrégio Supremo Tribunal Federal e pelo Tribunal de Contas

da União.


Recomenda-se o cumprimento das obrigações tributárias acessórias

(emissão de NF, entrega de GIA, por exemplo) na forma da

legislação pertinente.


EdUFSC




No dia 18 de abril de 2013 foi encaminhado à FAPEU o Mem. n. 027/DE/2013, que solicita esclarecimentos

sobre sua condição de atender às necessidades tributárias decorrentes das atividades do projeto da EdUFSC.


10/05/2013



Verifica-se que o objeto principal da FAPEU (CNAE) registrado

perante a Receita Federal do Brasil – RFB é “72.10-0-00 – Pesquisa

e desenvolvimento experimental de ciências físicas e naturais”. Em

documento “sem valor fiscal” emitido pela EdUFSC consta o CNPJ

da FAPEU. E os valores percebidos em função da comercialização

de livros ingressam diretamente em conta bancária em nome da

FAPEU. Comprova efetivo comércio a movimentação de extratos

46

bancários em nome da Fundação e repasses financeiros à UFSC,

acompanhados pela EdUFSC. Ressalte-se que, acordo com a

cláusula segunda do contrato n. 055/2011, no ponto em que traz as

obrigações da contratada, inciso III, deixa assente que cabe à

FAPEU “assumir as obrigações salariais, encargos de natureza

trabalhista, previdenciária, decorrente da utilização de recursos

humanos no trabalho, bem como todos os ônus tributários ou

extraordinários que incidam sobre o presente Termo de Contrato”

(grifou-se). O cadastro da FAPEU perante RFB, tal como consta

atualmente, não contempla prestação de serviços em projetos da

natureza do 029/2011, cuja realização envolve produção, comércio e

distribuição de livros, realização de eventos e intermediação na

aquisição e alienação de direitos autorais.


Recomenda-se atenção dos gestores no tocante ao cumprimento dos

requisitos a fim de possibilitar a regular emissão de documento

fiscal hábil ao comércio e distribuição de livros, nos moldes do

Projeto n. 029/2011.


EdUFSC




No dia 18 de abril de 2013 foi encaminhado à FAPEU o Mem. n. 027/DE/2013, que solicita esclarecimentos

sobre sua condição de atender às necessidades tributárias decorrentes das atividades do projeto da EdUFSC.


10/05/2013



Verifica-se que a solicitação de empenho n. 201212593, pela UGR

153430 (PROPG), no valor de R$ 181.125,00 (cento e oitenta e um

mil cento e vinte e cinco reais), referente a itens de interesse da

EdUFSC na ata de registro de preços n. 524/242/2012, data de

30/11/2012, o empenho respectivo (2012NE805805) foi digitado

pelo Departamento de Contabilidade e Finanças – DCF em

03/12/2012 , isto é, antes de assinada e publicada a ata de registro

de preços, contrariando o disposto no artigo 10 do Decreto n. 3.931

de 19 de setembro de 2001, segundo o qual a ata de registro de

preços terá efeito de compromisso de fornecimento nas condições

estabelecidas após assinatura e cumpridos os requisitos de

publicidade . Observa-se que no SIAFI operacional, foi informada a

validade da ata de 30/11/2012 a 29/11/2013, e, como data da

assinatura o dia 30/11/2012, o que não corresponde aos documentos

constantes do processo de pregão n. 23080.043922/2012-14.


Recomenda-se observar o disposto na legislação pertinente,

empenhando-se os recursos após o cumprimento dos requisitos de

publicidade.


EdUFSC




No dia 08 de maio de 2013 foi encaminhado à PROPG o Mem. n. 036/DE/2013, informando da constatação e

recomendação da AUDIN quanto aos procedimentos relativos ao empenho n. 2012112593, pela UGR 153430

(PROPG).


Atendida



47


Recomenda-se rever as informações digitadas no SIAFI sobre o

prazo de validade e data de assinatura da ata, para que haja

congruência com a documentação constante do processo de pregão

em apreço.


EdUFSC




No dia 08 de maio de 2013 foi encaminhado à PROPG o Mem. n. 036/DE/2013, informando da constatação e

recomendação da AUDIN quanto aos procedimentos relativos ao empenho n. 2012112593, pela UGR 153430

(PROPG).


10/05/2013



Dos extratos fornecidos pela EdUFSC da conta corrente n. 204411-

0, agência n. 3582-3, banco do brasil, exclusiva para a percepção

dos valores atinentes à comercialização dos livros, verifica-se que

há saldos em conta no fim dos meses, não sendo repassados

integralmente os valores à UFSC. Há também aplicações financeiras

realizadas com recursos oriundos do Projeto 029/2011.


Recomenda-se atenção dos gestores no tocante ao acompanhamento

dos valores transferidos em comparação com os arrecadados mês a

mês pelo projeto, a fim de respeitar a subcláusula primeira da

cláusula sexta do contrato 055/2011.


EdUFSC




A EdUFSC encaminhou à SEGESP em 30 de abril de 2013 (Mem. n. 033/DE/2013) o pedido de designação de

um profissional com formação em contabilidade para atuar na EdUFSC afim de aprimorar o acompanhamento

dos valores transferidos e demais atividades relacionadas ao controle financeiro (registros, relatórios). Segue

documento em anexo. A EdUFSC encaminhou à FAPEU (Mem. 037/DE/2013) solicitando que sejam tomadas as

providências cabíveis.


Atendida



A competência de estornos não está dentro do próprio mês em que

ocorreu o fato determinante da inconsistência. Por exemplo, foram

estornados R$8.322,75 em 30.11.2012, referentes a lançamento

n.110 do dia 16.09.2011.

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores no tocante às razões que

motivaram a realização dos estornos.


EdUFSC




A EdUFSC encaminhou à SEGESP em 30 de abril de 2013 (Mem. n. 033/DE/2013) o pedido de designação de

um profissional com formação em contabilidade para atuar na EdUFSC afim de aprimorar o acompanhamento

dos valores transferidos e demais atividades relacionadas ao controle financeiro (registros, relatórios). Segue

documento em anexo. A EdUFSC encaminhou à FAPEU (Mem. 037/DE/2013) solicitando que sejam tomadas as

providências cabíveis.


48

Atendida



Verifica-se que a FAPEU, em resposta via e-mail enviada em 06 de

março de 2013 afirma que para os fins do projeto 029/11 utiliza-se a

conta BB agência 3582-3 CC 204.411-0; para os fins do projeto

antecessor n. 024/11 de mesmo objeto (EdUFSC), utilizava-se a

conta BB agência 3582-3 CC 270.675-x. Antes de 2011, na vigência

do projeto 023/91, utilizava-se a conta BB agência 3582-3 CC

203.142-6. Até a presente data a UFSC continua realizando

pagamentos referentes ao projeto n. 029/11 à FAPEU através da

conta BB agência 3582-3 CC 203.142-6, desvinculada, a princípio,

do referido projeto. Ademais, analisando a contabilidade do projeto

realizada pela fundação de apoio contratada, observa-se que são

recebidos recursos oriundos da venda de livros da EdUFSC em

outra conta, qual seja, BB agência 3582-3 CC 613.109-3.


Recomenda-se que sejam concentradas as movimentações referentes

ao projeto n. 029/2011 em sua respectiva conta vinculada, qual seja,

BB agência 3582-3 CC 204.411-0.


EdUFSC




A EdUFSC encaminhou à FAPEU (mem. 037/DE/2013) solicitando que sejam tomadas as providências para que

a movimentação financeira do projeto seja concentrada na conta vinculada BB agência 3582-3 CC 204411-0.


Atendida


Descrição da Constatação Os métodos de gerência da venda e distribuição dos passes e do

controle da arrecadação são mecânicos, fragilizando o processo.

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para possível implantação de

sistema automatizado de controle.


PRAE


Não houve manifestação da Unidade. A AUDIN reiterou por email em 13/05/2013.



Observa-se falta de segurança na conservação dos passes e valores,

os quais são mantidos em um armário de madeira, fechado com um

cadeado.

Descrição da Recomendação Implementar mais segurança à conservação dos passes e valores

arrecadados e mantidos pelo RU.


PRAE




Descrição da Constatação Os passes confeccionados em papel pela Imprensa Universitária,

apesar dos cuidados tomados, são facilmente falsificáveis.

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para possível implantação de

sistema automatizado de controle.


PRAE


49




O sistema SPA/UFSC não satisfaz os requisitos da ICP – Brasil, de

modo que os documentos nele inseridos sem correspondência entre

usuário e signatário; sem assinatura ou sem certificação digital, não

podem ser considerados originais para todos os efeitos legais.


Recomenda-se a adoção de certificação digital compatível com a

Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou que os

responsáveis pelos documentos façam sua inclusão no SPA, de

modo a assegurar a origem e o signatário.


PRAE





Quanto aos processos n. 23080.012960/2012-17;

23080.016908/2012-30; e, 23080.00780/2012-92, os quais tramitam

no SPA, observa-se que não estão autuados em sequencia correta, e,

há documentos inseridos repetidamente sem sequência, o que

prejudica o ordenamento lógico do processo. A autuação dos

processos administrativos deve ser devidamente ordenada, a fim de

viabilizar a compreensão de suas etapas. É, à guisa de ilustração, a

Orientação Normativa n. 02/2009 da AGU: "Os instrumentos dos

contratos, convênios e demais ajustes, bem como os respectivos

aditivos, devem integrar um único processo administrativo,

devidamente autuado em sequência cronológica, numerado,

rubricado, contendo cada volume os respectivos termos de abertura

e encerramento".

Descrição da Recomendação Recomenda-se que a autuação dos processos siga o disposto na

Portaria Normativa SLTI/MPOG n. 5/2002.


PRAE





No que concerne aos processos n. 23080.012960/2012-17;

23080.016908/2012-30; e, 23080.035758/2011-82, referentes a

pregão eletrônico, em trâmite no SPA, verificou-se a ausência de

justificativa expressa da necessidade de contratação, pela autoridade

competente, nos moldes dos artigos 3º, I, da Lei n. 10.520/02; 9º,

III, §1º e 30, I, do Decreto n. 5.450/05 e artigo 2º, caput e parágrafo

único, VII, da Lei n. 9.784/99.


Recomenda-se que a autoridade competente, na fase preparatória do

pregão, apresente justificativa da necessidade da contratação, a qual

deve instruir o procedimento licitatório, para que se tenha clareza na

indicação dos pressupostos de fato e de direito determinantes da

decisão.


PRAE





Quanto ao processo n. 23080.00780/2012-92, que tramita via SPA,

observa-se que é referente à contratação direta de alimentação para

cerca de 250 estudantes matriculados no curso de engenharia de

materiais, com supedâneo no artigo 24, IV, da Lei n. 8.666/93, sob o

argumento de que o curso referido possui regime trimestral e,

50

portanto, calendário acadêmico mais extenso e diferenciado dos

demais cursos de graduação, alcançando o mês de fevereiro, e, em

virtude de necessidade de treinamento decorrente da aquisição de

novos equipamentos o Restaurante Universitário não poderia

atender à demanda do curso de engenharia de materiais no início de

2012, iniciando suas atividades apenas em março. Observa-se,

porém, que é exigível que a situação adversa, dada como de

emergência ou de calamidade pública, não se tenha originado, total

ou parcialmente, da falta de planejamento, da desídia administrativa

ou da má gestão dos recursos disponíveis, ou seja, que não possa,

em alguma medida, ser atribuída à culpa ou dolo do agente público

que tinha o dever de agir para prevenir a ocorrência de tal situação.

O artigo 24, IV, da Lei n. 8.666/93 cuida de situações

verdadeiramente imprevistas pela Administração. É este o

entendimento prevalente na Corte de Contas da União e veiculado

pela Advocacia Geral da União.


Recomenda-se que as contratações da Administração obedeçam a

rigoroso planejamento, que abarque as situações previsíveis, como,

de fato, o são as variações dos calendários acadêmicos, em função

da adoção dos regimes trimestral ou semestral, sob pena de, na

forma da lei, ser o mau gestor/planejador responsabilizado.


PRAE





Dos autos n. 23080.00780/2012-92, em trâmite via SPA, não consta

cópia do contrato firmado, mediante dispensa de licitação motivada

no inciso IV do artigo 24 da Lei n. 8.666/93, com a empresa Dante

Ramildo da Silva Ltda. EPP, nem da portaria de indicação do fiscal.

Tampouco constam desses autos n. 23080.00780/2012-92 as

comprovações referentes à regularidade fiscal federal (art. 193, Lei

5.172/66), com a Seguridade Social (INSS - art. 195, §3°, CF 1988)

e certificado de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo

de Serviço (FGTS – art. 2°, Lei 9.012/95), todavia, verificou-se que

tais documentos encontram-se juntados ao processo de pagamento

n. 23080.003149/2012-45.


Recomenda-se que os documentos mencionados (cópia do contrato

firmado; cópia da portaria de designação do fiscal; e, cópias dos

comprovantes de regularidade requeridos) sejam juntados aos autos

do processo n. 23080.00780/2012-92.


PRAE





No tocante aos autos n. 23080.00780/2012-92, não se verifica a

juntada dos documentos comprobatórios de inexistência de eventual

proibição para contratar com a Administração (declaração de

regularidade SICAF/SIASG), além da declaração da Lei 9.854/99

(cumprimento do artigo 7º, XXXIII, da CF/88), tampouco consta a

referida documentação do processo de pagamento n.

23080.003149/2012-45.


Recomenda-se sejam instruídos os processos de licitação

dispensável com as comprovações referentes à regularidade fiscal

federal (art. 193, CTN); com o FGTS (art. 2º da Lei n. 9.012/95);

com a Seguridade Social (INSS, art. 195, §3º, CF/88), bem como

regularidade perante o SICAF e declaração de cumprimento do

disposto no artigo 7º, XXXIII, da CF/88, a qual passou a ser exigida

51

pela Lei n. 9.854/99.


PRAE





Quanto aos processos de pagamento relativos às licitações

dispensadas com fundamento no artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93

autuados sob os n. 23080.024721/2012-18; n. 23080.053498/2012-

16; n. 23080.037719/2012-09; n. 23080.048285/2012-64; n.

23080.041022/2012-24, n. 23080.024029/2012-81;

n.23080.051281/2012-63; n. 23080.051285/2012-41; n.

23080.0250096/2012-13; n. 23080.025095/2012-79; n.

23080.051279/2012-94; e n. 23080. 041929/2012-93 observa-se que

as aquisições referem-se a parcelas de maior vulto que poderiam ser

realizadas de uma só vez, consubstanciando fracionamento de

despesas, o que é inadmissível nos termos da Lei n. 8.666/93 e do

entendimento consolidado pelo TCU. É pacífico o entendimento da

Corte de Contas no sentido de que as compras devem ser

programadas para todo o exercício financeiro, observando o

princípio da anualidade do orçamento. Não é possível aplicar o

permissivo do artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93, quando a

necessidade decorra, sobretudo, da falta de planejamento dos

gestores.


Recomenda-se evitar a fragmentação de despesas, caracterizada por

aquisições frequentes dos mesmos produtos ou realização

sistemática de serviços da mesma natureza em processos distintos,

que possam ser realizados de uma só vez, cujo somatório de valores

globais extrapole o limite previsto a dispensa de licitação a que se

referem os incisos I e II do art. 24 da Lei n. 8.666/93.


PRAE





Não se verifica nos processos n.23080.024721/2012-18, n.

23080.053498/2012-16, n. 23080.041929/2012-93, n.

23080.029693/2012-17, e n. 23080.004601/2012-96, a elaboração,

pela Administração, de especificação do objeto, e, nas hipóteses de

aquisição de material, das unidades e quantidades a serem

adquiridas.


Recomenda-se que o processo seja instruído com documento

simplificado que contenha as especificações do objeto e a

quantidade demandada, ainda que estimada, conforme artigo 14 da

Lei n. 8.666/93, observadas as demais diretrizes do artigo 15 da Lei

n. 8.666/93.


PRAE





Observa-se que, em regra, não constam dos processos de

contratação (referentes a criação, expansão ou aperfeiçoamento de

ação governamental) a estimativa do impacto orçamentário

financeiro da despesa prevista no artigo 16, I, da LC 101/00 e a

declaração prevista no artigo 16, II, do mesmo diploma.

Descrição da Recomendação A criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que

52

acarrete aumento da despesa, como, por exemplo, a assistência ao

estudante do ensino superior (ação 4002 do PPA 2012-2015), deve

vir acompanhada de estimativa do impacto orçamentário-financeiro

no exercício em que deva vigorar nos subsequentes, se for o caso;

além de declaração do ordenador da despesa de que o aumento tem

adequação orçamentária e financeira com a LOA.


PRAE





Quanto aos autos n. 23080.035758/2011-82, referente ao Pregão

243/2011, para contratação de empresa fornecedora de refeições ao

campus de Curitibanos/SC, verificou-se que a pesquisa de preços

praticados pelo mercado do ramo do objeto da licitação realizada,

para o fim de composição do termo de referência, não satisfaz a

determinação legal, conforme apontamento no relatório.


Recomenda-se a adequada elaboração e supervisão do termo de

referência, observando as disposições legais pertinentes e a

Orientação n. 34 da PF/UFSC, uma vez que consiste em documento

basilar para a ocorrência do certame, porque possibilita a avaliação

do custo pela Administração.


PRAE





Verifica-se que, no tocante aos autos n. 23080.035758/2011-82,

referentes ao certame e à contratação do fornecedor de refeições aos

alunos para o campus de Curitibanos “Refeivel Comércio de

Refeições Ltda.”, e, aos autos n. 23080.045177/2011-59, referentes

ao certame e à contratação de fornecedor de alimentação aos alunos

do campus de Joinville “Santos Lanchonete e Restaurante Ltda.

ME”, verifica-se que não há nos respectivos contratos cláusula

obrigatória prevendo o reconhecimento dos direitos da

Administração, em caso de rescisão administrativa prevista no art.

77 da Lei n. 8.666/93, tampouco as hipóteses de rescisão.

Descrição da Recomendação Recomenda-se, quando da formalização dos contratos, observar o

disposto no artigo 55 da Lei n. 8.666/93.


PRAE





Constata-se, como regra geral nos processos de pagamento das

contratações diretas por dispensabilidade de licitação

consubstanciadas no artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93, com

requerimento proveniente do Restaurante Universitário, que deles

não documento simplificado contendo, além da quantidade estimada

do objeto, as especificações do mesmo, observadas as demais

diretrizes do art. 15 da Lei 8.666/93. Ademais, não contêm

motivação justa e específica, com indicação dos fatos e dos

fundamentos jurídicos, para as dispensabilidades.


Recomenda-se que os processos de aquisição direta de

produtos/serviços contenham documento simplificado com

especificações detalhadas do objeto e sua quantidade estimada,

observadas as demais diretrizes do artigo 15 da Lei n. 8.666/93, bem

53

como justificativa fundamentada da necessidade, nos casos de

dispensabilidade (artigo 24 da Lei n. 8.666/93).


PRAE





Quanto aos autos n. 23080.004604/2012-20, referentes ao processo

de pagamento da solicitação de empenho n. 201201084, natureza da

despesa 3390322, sendo fornecedor Compasso Comercial LTDA.

ME., verifica-se a aquisição de quatro unidades de Porta papel

toalha, no valor unitário de R$29,00 (vinte e nove reais), totalizando

R$116,00 (cento e dezesseis reais). O empenho foi digitado em

13.03.2012, sendo a nota fiscal emitida em 28.03.2012, e, o ateste

aposto na nota também em 28.03.2012, indicando que, apenas nesta

data foram recebidas as mercadorias. Além de não haver três

orçamentos juntados aos referidos autos, mas apenas dois , ocorre

que, em 14.03.2012, apenas um dia após a digitação do empenho,

iniciou a vigência da ata de registro de preços n. 008/004/2012 ,

resultante do pregão n. 004/2012 , sendo o valor unitário para a

aquisição de porta papel toalha ofertado pelo vencedor do certame

de R$15,00 (quinze reais). A justificativa para a aquisição direta do

item está centrada no fato de que foram construídos dois banheiros

na área externa ao Restaurante Universitário. Em virtude da

proximidade da abertura do RU, por não ter em estoque no

almoxarifado central da UFSC, tiveram de ser adquiridos por meio

da aplicação do artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93.


Recomenda-se que a gestão observe os princípios insculpidos no

artigo 37, caput, da Constituição e artigo 3º da Lei n. 8.666/93,

procurando, na tutela do interesse público, obter a proposta mais

vantajosa para a Administração. As contratações/aquisições devem

ser planejadas, a fim de que não haja prejuízo ao erário, sob pena de

responsabilização do gestor que tenha dado causa.


PRAE





Ainda no tocante aos autos n. 23080.004604/2012-20, referentes ao

processo de pagamento da solicitação de empenho n. 201201084,

natureza da despesa 3390322, sendo fornecedor “Compasso

Comercial LTDA. ME.”, verifica-se que não há documento

simplificado contendo as especificações e a quantidade estimada do

objeto, conforme as diretrizes do art. 15 da Lei 8.666/93. Neste

caso, não se pode aferir, com satisfatório grau de certeza, a

necessidade de aquisição direta das lixeiras com sendo quatro “com

pedal” e duas do tipo “vai-vem”. Isso porque, do mesmo modo

como exposto na Constatação (035), havia pregão em andamento,

autuado em 07/12/2011, para a compra de itens da mesma espécie.

A ata n. 009/004/2012 , registra preço para a compra de lixeira

plástica com pedal, cor branca, capacidade para 13 litros, formato

redondo e balde interno removível, no valor registrado de R$22,14

(vinte e dois reais e quatorze centavos), vigente a partir de

14.03.2012, ou seja, apenas um dia depois da digitação do empenho

800525, relativo aos autos de pagamento suso referidos, por meio

do qual as lixeiras com pedal para banheiro foram adquiridas pelo

valor de R$ 31,00 (trinta e um reais) cada. Ainda, a ata

005/004/2012 , vigente a partir de 14.03.2012 – resultante do

mesmo pregão 004/2012, registra preço para aquisição de lixeiras

54

com tampa basculante (tipo “vai-vem”), com capacidade para 50

litros, na quantidade de 20 (vinte) unidades, pelo valor unitário de

R$25,00 (vinte e cinco reais), inferior também, portanto, aos

R$38,00 (trinta e oito reais) pagos por cada uma das duas lixeiras

adquiridas diretamente do fornecedor ‘Compasso Comercial Ltda.’.

A nota fiscal foi emitida e o ateste nela aposto somente em

28.03.2012. A aquisição direta, com supedâneo no artigo 24, II, da

Lei n. 8.666/93, dos mesmos produtos por valores superiores aos

registrados em ata de registro de preços, cuja vigência iniciou um

dia após o empenho e quatorze dias antes da emissão da nota fiscal,

evidencia falta de planejamento.


Recomenda-se que a gestão observe os princípios insculpidos no

artigo 37, caput, da Constituição e artigo 3º da Lei n. 8.666/93,

procurando, na tutela do interesse público, obter a proposta mais

vantajosa para a Administração. As contratações/aquisições devem

ser planejadas, a fim de que não haja prejuízo ao erário, sob pena de

responsabilização do gestor que tenha dado causa.


PRAE





No que concerne aos autos n. 23080.051281/2012-63, relativos ao

processo de pagamento da solicitação de empenho n. 201209927,

referente à aquisição direta, com supedâneo no artigo 24, II, da Lei

n. 8.666/93, de 250 unidades de esponja dupla face de fibra sintética

para higienização de utensílios no Restaurante Universitário,

observa-se que a justificativa apresentada à fl. 02, datada de

08.11.2012, é insuficiente e, de qualquer forma, não se sustenta.

Foram adquiridas diretamente do fornecedor ‘Compasso Comercial

Ltda. ME.’ 250 (duzentas e cinquenta) unidades de esponja dupla

face de fibra sintética ao valor unitário de R$0,80 (oitenta centavos)

totalizando R$200,00 (duzentos reais). O empenho 804236 foi

digitado em 09.11.2012 (nove de novembro de dois mil e doze).

Ocorre que há ata de registro de preços n.139/122/2012 vigente

desde 31.07.2012 (trinta e um de julho de dois mil e doze), com

prazo de doze meses, para o mesmo produto, na quantidade de

11.200 unidades, resultante do pregão eletrônico n. 122/2012, em

que cada esponja foi ofertada por R$0,27 (vinte e sete centavos)

pela empresa ‘Valmira Ferreira dos Santos Regly ME.’.


Recomenda-se que a gestão respeite os certames licitatórios,

observe os princípios insculpidos no artigo 37, caput, da

Constituição e artigo 3º da Lei n. 8.666/93. O pregão eletrônico

deve ser, nos termos do artigo 4º do Decreto 5.450/05, a modalidade

preferencial para a aquisição de bens e serviços comuns.


PRAE





Verifica-se que, compulsando os autos do processo de pagamento n.

23080.025096/2012-13, o Restaurante Universitário adquiriu, em

18.06.2012 , por meio de contratação direta motivada no artigo 24,

II, da Lei n. 8.666/93, cinco pacotes de algodão contendo 500g

(quinhentos gramas) cada, no valor de R$ 30,00 (trinta reais) por

pacote, ao argumento de que necessitava manter um kit de primeiros

socorros para uso de servidores caso, eventualmente, ocorram

pequenos ferimentos em serviço , sendo fornecedora a empresa

“Compasso Comercial Ltda. ME”. Ocorre que em 26.04.2012

55

passou a viger a ata de registro de preços n. 034/052/2012,

resultante do pregão n. 052/2012, em que foi registrada a oferta do

fornecedor “G. Gotozzulo e Cia Ltda.”, para a aquisição de pacote

de 1kg (um quilo) de algodão hidrófilo, quantidade cinquenta

unidades, no valor unitário de R$15,59 (quinze reais e cinquenta e

nove centavos). Havia, portanto, registro de preço quase 50%

inferior para o dobro de produto.


Recomenda-se que seja respeitada a obrigatoriedade da licitação,

evitando-se preterição de concorrentes, sobrepreço e fracionamento

de despesas. O pregão eletrônico deve ser, nos termos do artigo 4º

do Decreto 5.450/05, a modalidade preferencial para a aquisição de

bens e serviços comuns.


PRAE





Observa-se, quanto ao processo de pagamento n.

23080.003149/2012-45 que consta da fl. 07 dos referidos autos que

o mesmo foi devolvido, em 07/03/2012, pelo Departamento de

Contabilidade e Finanças – DCF ao Restaurante Universitário – RU,

pelos seguintes motivos: “Não se pode pagar nota fiscal de venda

(produto) com empenho de serviço. Valor da nota fiscal não confere

com o valor do empenho”.

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para que o empenho esteja de

acordo com a natureza da despesa.


PRAE





No tocante ao à aquisição direta de água sanitária, por meio de

dispensabilidade com fundamento em pequeno valor, processos n.

23080.024029/2012-81, 23080.025094/2012-24, do fornecedor

“Compasso Comercial Ltda. ME”, verifica-se que a justificativa não

é adequada, uma vez que não basta a necessidade para ensejar a

contratação direta, pois é imprescindível que haja planejamento

anual das compras, evitando-se o fracionamento de despesas.


Recomenda-se que as compras sejam planejadas, para que não seja

adotado o procedimento do artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93 sempre

que faltem produtos de uso rotineiro na instituição. As compras

devem ser planejadas pela gestão, e, o planejamento do exercício

deve observar o princípio da anualidade do orçamento.


PRAE





Verifica-se, no tocante aos autos n. 23080.0534981/2012-12;

23080.041.022/2012-24; 23080.037719/2012-09, referentes à

aquisição mediante contratação direta (artigo 24, II, da Lei n.

8.666/93) de produtos para lavação de louças e limpeza de fornos no

Restaurante Universitário, que a justificativa para tal procedimento

está centrada na realização de testes de vários produtos para

“verificar sua aprovação no processo de lavagem”, o que não é

admissível.

Descrição da Recomendação Recomenda-se que não seja banalizado o procedimento de

56

dispensabilidade da licitação por pequeno valor, devendo ocorrer

apenas em situações justificadas, em que não seja possível a

aquisição por pregão eletrônico, sem que sejam fracionadas as

compras, para que não se configure burla ao princípio da

obrigatoriedade da licitação, previsto no artigo 37, XXI, da

Constituição Federal.


PRAE







Observam-se diversas dispensas de licitação com arrimo no artigo

24, II, da Lei n. 8.666/93 para consertos de fornos, mesas de inox,

protetores salivares, etc. O Restaurante Universitário, em alguns

casos (ex. 23080.009161/2012-63; 23080.003006/2012-33) realiza

sucessiva dispensas para consertos de mesma natureza que, se

somadas, excedem o limite previsto para a espécie na legislação de

regência, qual seja, R$ 8.000,00 (oito mil reais). Nesse sentido,

deveria haver ata de registro de preços para a contratação desses

serviços quando necessário.


Recomenda-se atenção dos gestores para a realização de estudos a

fim de viabilizar o registro de preço de serviços de manutenção,

uma vez que, em função da demanda pelo uso dos equipamentos e

mobiliário, reiteradamente, é necessária a reparação e manutenção

dos mesmos, ocorrendo fracionamento nos diversos centros.


PRAE





Verifica-se, como regra, nos processos de pagamento de dispensa de

serviços pelo permissivo do artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93 (v.g.

autos n.23080.048284/2012-10; 23080.025115/2012-10;

23080.003006/2012-33; 23080.009161/2012-63;

23080.056652/2012-01; 23080.013663/2012-99; entre outros), a

ausência de orçamento detalhado, demonstrando a exata

composição do preço, contemplando as especificidades do objeto, a

fim de aferir a regularidade de sua formação.


Recomenda-se que os orçamentos sejam detalhados, contendo

especificações do serviço a ser realizado (por exemplo: se haverá

troca de peças, seu valor, quantidade estimada de horas de trabalho,

etc.), a fim de que se possa aferir, concretamente, a similitude das

cotações e a formação dos preços.


PRAE





Observa-se, no que tange aos processos de pagamento n.

23080.003006/2012-36 e 23080.009161/2012-63, referentes a

retrabalho nas mesas em aço inox (protetor salivar, passa pratos), da

marca “Brascook”, a justificativa para a aquisição direta não se

57

sustenta, tendo em vista que em meses consecutivos (fevereiro de

2012 e março de 2012) foi realizado o mesmo serviço, contratada a

mesma empresa (Brascook, CNPJ n. 10.157.405/001-10) e pago o

mesmo valor pelos consertos, qual seja R$4.900,00 (quatro mil e

novecentos reais), do que se infere a ocorrência de fracionamento

nas contratações.


Recomenda-se seja observado o princípio da obrigatoriedade da

licitação, não se realizando contratações diretas que consubstanciem

fracionamento de despesa para enquadramento na hipótese de

dispensa por pequeno valor, uma vez que tal prática é contrária à

legislação e condenada pelo Tribunal de Contas da União.


PRAE





Verifica-se que, no tocante aos autos n. 23080.051288/2012-85,

referentes à aquisição por contratação direta dos itens “eletro boia”

e “selo mecânico”, sendo fornecedora a sociedade “Compasso

Comercial LTDA – ME”, valor da contratação R$ 446,00

(quatrocentos e quarenta e seis reais), não constam três orçamentos.


Recomenda-se que sejam elaborados três orçamentos conforme

entendimento do TCU, com empresas que trabalhem no mesmo

ramo do objeto a ser contratado, a fim de respaldar as contratações

diretas de bens/serviços.


PRAE





Verifica-se que há diversos orçamentos prévios – com objetivo de

analisar o preço praticado no mercado, justificando-se o preço

contratado mediante dispensa de certame licitatório – emitidos por

fornecedores cujo CNAE não corresponde ao objeto da contratação,

conforme se corrobora às fls. 243-251 dos autos desta auditoria.


Recomenda-se, tendo em vista que a realização de três orçamentos

busca respaldar a higidez e a regularidade das contratações

realizadas, que as cotações sejam obtidas de

comerciantes/prestadores especializados e/ou do ramo, para que se

obtenham preços competitivos e mais vantajosos para a

Administração.


PRAE





Verifica-se que as notas fiscais referentes aos processos de

pagamento n. 23080.056098/2012-54; 23080.060922/201271 –

relativas a transporte de valores, sendo fornecedor “Brink’s

Segurança e Transporte de Valores Ltda.” –, foram pagas por meio

de um empenho ordinário, todavia, de forma parcelada, como se

empenho estimativo fosse, violando as normas que regem a

execução do orçamento.


Recomenda-se atenção dos gestores para que, conforme a

legislação, a modalidade dos empenhos corresponda à forma de

pagamento planejada, como, por exemplo, no tocante às dispensas

com fundamento no artigo 24, II, da Lei n. 8.666/93, utilize-se o

58

empenho ordinário, liquidando-se o valor devido e já conhecido de

uma só vez.


PRAE





No tocante à contratação direta do serviço de “transporte de

numerário/ moeda e/ou outros valores em invólucros lacrados do

Restaurante Universitário para a o Banco do Brasil - agência

Trindade”, sendo fornecedor “Brink’s Seg. e Transporte de Valores

Ltda.”, com fundamento no permissivo do artigo 24, II, da Lei n.

8.666/93, observa-se a ocorrência de fracionamento de despesas.


Recomenda-se que seja respeitado o limite previsto para dispensa

por pequeno valor, qual seja, 10% do valor previsto para a

modalidade convite que, no caso de serviços diversos e compras, é

de até R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), e, seja seguida a orientação

do TCU, no sentido de que as compras devem ser planejadas pela

gestão, e, o planejamento do exercício deve observar o princípio da

anualidade do orçamento.


PRAE





Há divergência entre as receitas obtidas com a venda de passes do

Restaurante Universitário (RU) registradas nos boletins de controle

da venda de passes do próprio RU e os valores (em reais)

respectivos digitados no SIAFI, em todos os meses do ano 2012,

exceto janeiro/2012.


Recomenda-se atenção dos gestores no tocante às inconsistências de

saldos entre SIAFI e Boletins de vendas de passes do RU, e,

melhora dos controles internos.


PRAE





Constatam-se divergências na movimentação dos estoques do RU

registrados no SIAFI e nos boletins de estoque fornecidos pelo

almoxarifado do RU durante os meses do ano de 2012, com

destaque para os meses de março e abril de 2012, o que demonstra

fragilidade nos controles internos, conforme tabelas juntadas à fl.

470 dos autos desta auditoria.


Recomenda-se atenção dos gestores no que concerne à

movimentação dos estoques do RU, para que o registro da

movimentação mensal dos estoques no SIAFI corresponda à

realidade.


PRAE



Item do Relatório de Auditoria 6.20.4 – Constatação (052) – Recomendação (001)


Observa-se que não foi juntado comprovante de manutenção das

condições exigidas na habilitação, quando das prorrogações do

contrato.

59

Descrição da Recomendação Junte-se aos autos documentação comprobatória de manutenção das

condições exigidas na habilitação.


PRAE





Observa-se realização de despesa sem prévio empenho. No tocante

aos processos de pagamento n. 23080.035034/2012-10, verifica-se

que o empenho n. 2012NE802571 foi lançado em 24 de agosto de

2012, ocorre que a nota fiscal n. 00000119, constante dos autos

mencionados, foi emitida em 01/08/2012. Mesma constatação é

cabível no que se refere ao processo de pagamento n.

23080.012606/2012-92, uma vez que se verifica o lançamento do

empenho n. 2012NE800866 em 04 de abril de 2012, todavia a nota

fiscal n. 00000103, para cuja liquidação foi utilizado, foi emitida em

03 de abril de 2012.

Descrição da Recomendação Recomenda-se observar a vedação expressa no artigo 60 da Lei n.

4.320/64.


PRAE





Não se observa justificativa nos autos para o preço unitário de

referência das refeições, tampouco orçamentos a comprovar a

conformidade do valor apresentado.

Descrição da Recomendação Junte-se aos autos planilha de custos e justificativa para o valor de

referência estabelecido no certame.


PRAE




Descrição da Constatação Observa-se reiterados atrasos no adimplemento das contraprestações

desde o primeiro ano do contrato.


Recomenda-se atenção dos gestores no que concerne aos reiterados

atrasos no adimplemento das contraprestações, sobretudo, quando

da análise de conveniência e oportunidade da renovação do

contrato.


PRAE





Emissão sistemática de empenho, para os fins de consignar créditos

para pagamentos das refeições fornecidas por NL Comércio de

Alimentos Ltda. ME. utilizando-se da modalidade de licitação e

artigo "NÃO SE APLICA", não prevista para a Lei nº 8.666/93.

Descrição da Recomendação Atender ao disposto na Lei n. 8.666/93 quando do registro dos

empenhos na modalidade de licitação/contratação adequada.


PRAE


60




Os critérios de julgamento estabelecidos na licitação não se

adequam ao que se pretende com a contratação, a fim de obter a

proposta mais vantajosa à Administração. Em licitação futura o

valor das refeições fornecidas deverá ser posto em disputa, a fim de

viabilizar a contratação da proposta mais favorável à

Administração, permitindo, ainda, escorreito enquadramento na Lei

n. 8.666/93.


Recomenda-se que o contrato não seja mais prorrogado, uma vez

que os critérios da concorrência não foram os mais adequados à

hipótese.


PRAE



c) Relatório de Auditoria nº. 001/2013 – Análise da regularidade dos procedimentos

adotados para a elaboração do inventário anual da UFSC

Comunicação Expedida Memorando nº. 054/2013/AUDIN– 19/06/2013


destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Administração (PROAD)

Item do Relatório de Auditoria Constatação (001) – Recomendação (001)

Descrição da Constatação Ausência de execução de inventário físico e financeiro do exercício

de 2012.


Que as providências relatadas pelo DGP sejam efetivamente

adotadas, sendo que verifique a possibilidade de, por meio de um

maior quantitativo de pessoal, executando e coordenando as

atividades de Inventário concomitantemente nas unidades, para que

a realização deste não ultrapasse o exercício de 2013.


PROAD

Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria (Preliminar):

Em 23/05/2013, o Departamento de Gestão Patrimonial enviou o Memorando nº 71/DGP/PROAD/2013,

encaminhando o plano de execução do inventário. Após a emissão do Relatório Definitivo, a unidade não se

manifestou.

Manifestação da AUDIN

O Acórdão 2.365/2013 TCU – Plenário fixou a data de 31/05/2014 para que a UFSC apresente o inventário

(conforme item 9.4 do Acórdão 2.589/2012 TCU – Plenário).




Que a Administração realize o inventário anual dos bens móveis o

mais breve possível, haja vista que a ausência é situação reincidente

e que infringe a legislação em vigor.


PROAD

Manifestação da(s) unidade(s) ao Relatório de Auditoria (Preliminar):

Em 23/05/2013, o Departamento de Gestão Patrimonial enviou o Memorando nº 71/DGP/PROAD/2013,

encaminhando o plano de execução do inventário. Após a emissão do Relatório Definitivo, a unidade não se

manifestou.

61

Manifestação da AUDIN

O Acórdão 2.365/2013 TCU – Plenário fixou a data de 31/05/2014 para que a UFSC apresente o inventário

(conforme item 9.4 do Acórdão 2.589/2012 TCU – Plenário).



Descrição da Recomendação Que todas as pendências relativas ao sistema informatizado sejam

imediata e efetivamente solucionadas junto à empresa contratada.


PROAD


Não foi respondido pela Unidade, sendo reiterado por email em 17/12/2013.

d) Relatório de Auditoria nº. 002/2013 - Análise da regularidade dos processos de

concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC

Comunicação Expedida

Memorando nº. 056/2013/AUDIN – 28/06/2013, Memorando nº

057/2013/AUDIN – 28/06/2013, Memorando nº 058/2013/AUDIN

– 28/06/2013; Memorando nº 059/2013/AUDIN – 28/06/2013.



Pró-Reitoria de Administração (PROAD), Pró-Reitoria de

Planejamento e Orçamento (PROPLAN), Gabinete da Reitoria (GR)

e Secretaria de Cultura (SECULT).


Descrição da Constatação Falta de regulamentação específica para eventos externos no bojo da

Resolução Normativa 04/CC/10.

Descrição da Recomendação Aprimorar o normativo vigente no que tange aos eventos externos.


GR e SECULT


Não houve manifestação da unidade. Reiterado em 17/12/2013.



Desconhecimento das Resoluções Normativas n. 04/CC/2010 e

05/CC/2010. O DPC informa, em resposta à SA022013-3, que até o

presente momento não se inteirou do disposto nas resoluções

mencionadas

Descrição da Recomendação Observar o disposto nas Resoluções Normativas n. 04/CC/2010 e

05/CC/2010.


PROAD


O DPC informa que está ciente do conteúdo das referidas Resoluções Normativas e as aplicará no que couber.



Ausência de procedimento normatizado para autorização e

permissão de uso eventual e transitório dos espaços físicos nas

unidades acadêmicas.


Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de normatizar,

através de regulamentação interna, os procedimentos para

autorização e permissão de uso eventual e transitório do espaço

físico por terceiros.


GR

62


Não houve manifestação da unidade.



Fragilidades na Comunicação da PROAD com os Centros de Ensino

no tocante às autorizações para uso eventual de salas e auditórios

em cursos e concursos.


Recomenda-se atenção dos gestores para que a PROAD esteja

sempre atenta aos eventos externos de médias e grandes proporções

no campus que venham a ser autorizados pelos centros de

ensino/unidades universitárias, a fim de que não haja conflito de

atribuições e responsabilidades.


PROAD


Não houve manifestação da unidade. Reiterado em 17/12/2013.


Descrição da Constatação Fragilidades na Comunicação entre DCF e DPC com relação aos

processos de concessão.


Recomenda-se que o Departamento de Contabilidade e Finanças

mantenha-se informado e realize o controle do ingresso das receitas

oriundas dos contratos de concessão de espaços físicos da UFSC,

verificando a conformidade dos relatórios do DPC com os registros

do SIAFI.


PROAD e PROPLAN


PROPLAN: Temos a informar, para ambas as constatações, já foram tomadas as iniciativas de resolução desse

fluxo estabelecendo a rotina de controle contábil e financeiro. Os novos pagamentos serão cobrados pelo

DCP/PROAD por meio de GRU, permitindo a identificação automática pelo DCP/PROPLAN e, assim, o devido

controle do ingresso das receitas. Em relação aos atuais pagamentos está implementada a rotina de conferência

por relatório contábil, emitido pelo DCP/PROPLAN ao DCF/PROPLAN. PROAD: O DPC entrou em contato

com o DCF e marcou reunião para discutir o assunto.


Descrição da Constatação Fragmentação da emissão de documentos de arrecadação entre o

DCF e o DPC.

Descrição da Recomendação Centralizar a emissão de documentos de arrecadação em uma única

unidade a fim de otimizar o controle interno.


PROAD e PROPLAN


PROPLAN: Tendo em vista a gestão descentralizada dos espaços da UFSC, atualmente a emissão dos boletos de

taxas de ocupação de imóveis é realizadas pelas unidades que gerem seus espaços. Todavia, será verificada a

possibilidade das unidades encaminharem ao DCF cópia do boleto emitido, para acompanhamento da

arrecadação.

PROAD: O DPC entrou em contato com o DCF e marcou reunião para discutir o assunto.



Uso irregular do espaço físico do Centro de Convivência e da antiga

banca de revistas/jornais em frente ao centro de Convivência,

provocando riscos patrimonial e pessoal.

Descrição da Recomendação Dar destinação adequada às áreas e/ou adotar medidas que impeçam

o uso irregular e a depredação do prédio por terceiros


GR e PROPLAN


Não houve manifestação da unidade.

63

Providências implementadas ou a implementar – manifestação da(s) unidade(s) em ago/2013

Memorando nº 79/2013/PROPLAN: Esclarecemos que o Espaço do Centro de Convivência e Educação

Continuada, bem como seu entorno é objeto de atenção da atual gestão da UFSC, desde o início. Exemplo disso

foi o processo de revitalização inicial do Convivência para abrigar a SEPEX 2012. Na ocasião, o espaço estava

completamente abandonado e desprovido de condições de utilização. Em 2012,portanto, reparos iniciais foram

realizados como limpeza(retirada de 3 caminhões de lixo e entulhos), pintura, recuperação de janelas, entre

outros. Após a realização da SEPEX, o primeiro espaço de convivência a ser ocupado foi a Sala do Diretório

Central dos Estudantes, além da já existente agência dos Correios. Após um importante movimento de discussão

dos estudantes, foi possível definir a ocupação do Convivência e, atualmente, estamos na fase de elaboração dos

projetos de reforma, conforme ocupação pactuada. A ocupação do Convivência atenderá, em princípio, as

seguintes demandas: DCE, AGECOM, Laboratórios de Ensino, temporários(até que se conclua a obra do novo

prédio do CCE) para o Curso de Cinema e Artes Cênicas, Galeria de Arte e Espaço de Convivência para

Comunidade. Importante ressaltar que este espaço, além de seu caráter histórico de vinculação aos movimentos

estudantil e docente, também possui valioso potencial de reorganização das estratégias de permanência na UFSC,

que se inscrevem no campo de convivência, da cultura, das artes, da organização política estudantil, além de

possibilitar a articulação com o ensino a pesquisa e a extensão em todas estas áreas, bem como de acolher – ainda

que de forma transitória – setores da administração que repercutem a vida acadêmica em seu movimento, como a

Agência de Comunicação(AGECOM), cujo espaço original deverá ser destinado a laboratórios, por imperiosa

demanda, permitindo sua integração ao “Novo Convivência”, com o espaço devidamente adaptado e reformado

para este fim. Salientamos ainda o que orienta as decisões de ocupação dos espaços da UFSC, ou seja, garantir o

uso de bens públicos para as finalidades a que se destinam, onde as dependências da UFSC são usadas, sobretudo

em atividades voltadas ao ensino, à pesquisa e à extensão, em atendimento aos preceitos da Universidade.


O início das obras está previsto para o primeiro semestre de 2014.



Ausência de registro dos contratos de concessão de espaço físico no

SIASG/SICON. O SICON, Sistema de Gestão de Contratos, é o

subsistema do SIASG responsável pelo registro e acompanhamento

dos contratos firmados pela Administração Pública Federal. Não há

efetivo acompanhamento da execução contratual registrado no

SIASG/SICON, em contrariedade ao disposto nos artigos 17 e 101

da Lei n. 12.708/12 (LDO 2013) .

Descrição da Recomendação Disponibilizar no SIASG/SICON os contratos firmados pela UFSC

e o acompanhamento da execução contratual.


PROAD


O DPC está buscando regularizar o cadastro dos contratos de concessão no SIASG/SICON. Todos os novos

contratos serão, a partir desta data, cadastrados e os contratos vigentes serão cadastrados nos próximos dois

meses.



Falta de vinculação do fiscal do contrato no SIASG/SICON. De

modo geral, os fiscais formalmente designados por portaria não

estão vinculados aos respectivos contratos fiscalizados no módulo

destinado à gestão de contratos no SIASG/SICON.

Descrição da Recomendação Designar formalmente, por portaria, o Fiscal de Contrato e vinculá-

lo no SIASG/SICON.


PROAD


A medida que os contratos de concessão vão sendo cadastrados no SIASG/SICON, seus respectivos fiscais serão

vinculados ao sistema.



Desconhecimento do módulo de gestão e fiscalização dos contratos

do SIASG/SICON. Em resposta ao questionário enviado com a

SA022013-8, o fiscal designado para o contrato n. 361/2011,

constante da amostra desta auditoria, assinalou que desconhece o

módulo do SIASG destinado à gestão e fiscalização dos contratos .

64


Recomenda-se que os fiscais dos contratos recebam

treinamento/capacitação adequados ao exercício das atividades e

acompanhamento e fiscalização. E, sobretudo, que tomem

conhecimento das ferramentas existentes para auxiliar o registro de

ocorrências, conferindo maior eficácia e publicidade à sua atuação


PROAD


Atualmente o DPC está trabalhando na elaboração de uma capacitação para os fiscais, que será oferecida em

parceria com a SEGESP, cujas negociações informais já começaram.



O termo de autorização temporária para uso, com exclusividade, da

fortaleza de ratones nº 093/2011 foi firmado em 06 de junho de

2011 pelo então Pró-Reitor de Infraestrutura, e que deveria ter sido

celebrado pelo Secretário de Cultura e Arte.


Recomenda-se que as autorizações para uso eventual e transitório

das fortalezas sejam acompanhadas pelo Secretário de Cultura, nos

termos da Portaria Normativa n. 03/GR/2011.


PROAD e SECULT


Não houve manifestação das unidades.



Desrespeito ao prazo legal de publicação dos contratos. Santander.

Contrato n. 243/2003. Verifica-se às fls. 181/182 que o extrato do

contrato foi publicado no Diário Oficial da União – DOU

aproximadamente dois anos após a efetiva assinatura, extrapolando,

notadamente, o prazo estabelecido no artigo 61, parágrafo único, da

Lei n. 8.666/93.


Todos os contratos devem ser publicados nos termos do artigo 61 da

Lei n. 8.666/93, respeitando-se o prazo estabelecido em seu

parágrafo único


PROAD


O DPC está ciente de sua responsabilidade de publicar os contratos dentro do prazo estabelecido pela Lei

8.666/93 e busca sempre cumpri-la. O caso mencionado é um contrato assinado em 2003 e que foi publicado em

2005, período em que os contratos de concessão de uso estiveram sob a gestão da Pró-Reitoria de Assuntos

Estudantis. De todo modo, a PRAE, percebendo sua falha quanto ao cumprimento do prazo de publicação, buscou

imediatamente corrigi-la dando a devida publicidade ao ato.



Ausência de publicação do extrato contrato no DOU. AAHU.

Contrato n. 062/2008. Não consta dos autos n. 23080.057975/2007-

47 o comprovante da publicação do extrato do contrato no Diário

Oficial da União – DOU



Lei n. 8.666/93, sob pena de ineficácia. Junte-se aos autos o

comprovante de publicação


PROAD


O DPC providenciou a publicação do contrato 062/2008 (AAHU), publicado no DOU no dia 7/6/2013, página

100, e devidamente apensado ao processo original.


Descrição da Constatação Ausência de publicação do extrato do contrato no DOU.

FEESC/Livros & Livros (Contrato n. 408/2003); CEF (Contrato n.

65

086/1996); CERTI (Contrato n. 0351/1999).



Lei n. 8.666/93, sob pena de ineficácia. Junte-se aos autos o

comprovante de publicação.

Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação -

PROAD


O DPC providenciou a publicação dos contratos 408/2003 (Livraria FEESC), 086/1996 (CEF) e 351/1999 (Certi),

publicados no DOU no dia 7/6/2013, página 100, e devidamente apensados aos processos originais.



Ausência de publicação no DOU do extrato dos termos aditivos

referentes ao Contrato n. 086/1999 que tem por objeto a concessão

de uso de espaço físico para a Caixa Econômica Federal – CEF.


Todos os contratos, bem como seus termos aditivos devem ser

publicados nos termos do artigo 61 da Lei n. 8.666/93, sob pena de

ineficácia. Junte-se aos autos o comprovante de publicação.


PROAD


O DPC providenciou a publicação dos termos aditivos 1 e 2 do contrato 086/1999 (CEF), publicados no DOU no

dia 10/6/2013, página 107, e devidamente apensado ao processo original. O termo aditivo 3 havia sido publicado

no DOU no dia 23/11/2010, página 83, apesar de não ter sido anexada no processo, o que já foi providenciado.



Ausência de inserção do termo aditivo 01 ao contrato n. 015/2012

firmado com a concessionária Angelis Aurea nos autos n.

23080.029251/2011-90, que tramitam via SPA.


Junte-se aos autos o termo aditivo 01 ao Contrato n. 015/2012

(firmado para prorrogação do prazo da concessão do espaço físico

para exploração de lanchonete celebrado com Angelis Aurea de

Souza – ME, inscrita no CNPJ sob o n. 11.304.935/0001-88).


PROAD


O termo aditivo 1 ao contrato 015/2012 não se encontrava ainda nos autos do processo por uma falha

administrativa já sanada.



Ausência de Menção ao Reconhecimento dos Direitos da

Administração nas hipóteses que ensejam rescisão (Cláusula

obrigatória – Artigos 55 e 77 da Lei n. 8.666/93). Não se verifica

nos contratos n. 368/2012 (Lanchonete Setúbal – autos n.

23080.004961/2012-98); n. 0351/1999 (Fundação CERTI – autos n.

23080.007470/1998-25); n. 361/2011 (Lanchonete Martarello –

autos n. 23080.024480/2011-18); n. 367/2012 (Lanchonete Nazário

– autos n. 23080.002155/2012-85) e n. 374/2003 (Fundação José

Boiteux – autos n. 23080.014327/2003-72) a presença de cláusula

obrigatória, qual seja, o reconhecimento dos direitos da

Administração, em caso de rescisão administrativa prevista no art.

77 da Lei n. 8.666/93

Descrição da Recomendação Fazer constar dos próximos contratos as cláusulas obrigatórias

previstas no artigo 55 da Lei n. 8.666/93.


PROAD


O DPC está ciente da necessidade de inclusão das cláusulas obrigatórias estabelecidas pela Lei 8.666/93 e cuidará

para sua inclusão em todos os contratos futuros.


66


Contraprestação. Associação Amigos do HU, Contrato 62/2008 . A

cláusula Sexta do Contrato 62/2008, autos 23080.057975/2007-47,

que disciplina o pagamento não é clara em relação ao valor cobrado

pelo cessão do espaço de 13 m2 localizado no centro de Cultura e

Eventos.


A lei n. 6.120/74 e o decreto n. 99.509/90 vedam a cessão de espaço

físico de forma gratuita nas dependências de instituição federal de

ensino. Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à

contraprestação da AAHU.


PROAD


O DPC solicitou à Associação Amigos do HU por meio de Ofício 56/DPC/PROAD/2013 o cumprimento da

cláusula de contraprestação do contrato 062/2008, sem o qual novo contrato não será firmado.



Contraprestação. Fundação CERTI, Contrato n. 361/1999.

Concessão de espaço físico a título oneroso sem comprovação de

adequação do valor acordado com o mercado. A Cláusula terceira

do contrato n. 351/1999, autos n. 23080.007470/1998-25 – que

disciplina a remuneração pela cessão onerosa de uso de “uma área

de 1.004m², situada no Campus Universitário, a qual vem sendo

utilizada pela cessionária mediante a edificação de sua sede em 04

(quatro) pavimentos compreendendo uma área construída de

3.250m², acrescida de 151m² de área construída correspondente a

uma casa de máquinas” – não é clara em relação à contraprestação

cobrada pela cessão. Não há valor estabelecido para as construções

a fim de ser amortizado ao longo prazo da concessão .


A lei n. 6.120/74 e o decreto n. 99.509/90 vedam a cessão de espaço

físico de forma gratuita nas dependências de instituição federal de

ensino. Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à

contraprestação da CERTI.


PROAD


Não houve manifestação da unidade. Reiterado por email em 17/12/2013.



Falta de instrumento de contrato. CEI Flor do Campus. SINTUFSC.

Grupo Escoteiro Desterro. Livros e Livros no CFH. APUFSC. Em

resposta à SA022013-2, por meio da Correspondência

52/DPC/PROAD/2013 , o Departamento de Projetos, Contratos e

Convênios – DPC informou que desconhece a existência de

processo e contrato para a cessão dos espaços físicos referidos, não

havendo informação sobre formalização e pagamentos, em

desacordo com o disposto nos artigos 2º,§4º; e 5º da Lei n. 6.120/74

e Lei n. 8.666/93. A PROAD não possui arquivo dos contratos de

concessão de espaço físico celebrados entre UFSC e CEI Flor do

Campus, Grupo Escoteiro Desterro, Livros & Livros CFH,

APUFSC ou SINTUFSC.


Recomenda-se que os gestores responsáveis examinem a pertinência

e regularizem a ocupação dos espaços físicos atualmente ocupados

por CEI Flor do Campus, SINTUFSC, Grupo Escoteiro Desterro,

Livros e Livros do CFH. Deve-se atentar para o disposto no artigo

5º da Lei n. 6.120/74, que dispõe sobre a alienação de bens imóveis

de instituições federais de ensino e dá outras providências, e, para o

que preconiza a Lei n. 8.666/93.


PROAD


67

O DPC informa que a regularização da utilização dos espaços atualmente sem contrato está sendo tratada

diretamente pelo Gabinete da Reitoria.




Recomenda-se que o DPC/PROAD tome providências no tocante à

contratação com a APUFSC, considerando que o local atualmente

ocupado não se encontra regulado por qualquer instrumento

contratual e o contrato existente, firmado em 2000, referente à área

de 300m² para construção de nova sede nas imediações do CCE,

nunca produziu efeitos e o respectivo processo já estava arquivado

definitivamente quando solicitado por esta unidade de auditoria

interna.


PROAD


O DPC informa que a regularização da utilização dos espaços atualmente sem contrato está sendo tratada

diretamente pelo Gabinete da Reitoria.



Impropriedades identificadas na ocupação de espaço da UFSC por

terceiro. Livraria Livros & Livros. Concessão de uso de espaço

físico a título oneroso sem contrato (mediante ajuste verbal), por

prazo indeterminado, sem comprovação de adequação do valor

acordado com o valor de mercado. Violação aos princípios da

licitação, da isonomia e da impessoalidade. Verifica-se que não foi

realizado certame licitatório (na modalidade de concorrência) para

ocupação do espaço físico do saguão do CFH com finalidade de

exploração econômica do comércio de livros. Não há processo

autuado, tampouco termo de concessão formalizado, celebrado entre

Livros & Livros (Daniel Mayer – ME, inscrito no CNPJ sob o n.

80.694.243/0001-06) e a Direção do CFH. Não há verificação

periódica da regularidade fiscal do concessionário. Não há clara

definição da remuneração pelo uso do espaço. Não há pesquisa de

mercado para aferir qual seria o valor adequado para a

contraprestação. Não foi estipulado prazo determinado para término

da concessão, que se protrai indefinidamente desde 1990. Não há

registro concentrado das ocorrências do contrato.


Recomenda-se a regularização da ocupação do espaço físico

atualmente “concedido” à Livraria Livros & Livros no saguão do

CFH, respeitando-se o disposto no artigo 37, XXI, da CF/88 e a Lei

n. 8.666/93.


PROAD





Uso de bens públicos por instituição privada de ensino. CEI Flor do

Campus. A despeito de ser instituição sem fins lucrativos, observa-

se que o Centro Educacional Infantil Flor do Campus utiliza-se de

espaço físico da UFSC de forma irregular, bem como da

oportunidade de estar localizado no interior do campus, sem

qualquer contraprestação.


Verificar a pertinência da permanência da entidade nas áreas desta

instituição (considerando o Plano de Desenvolvimento

Institucional), bem como a regularização da concessão do espaço

físico, a fim de que seja respeitada a legislação vigente, sobretudo,

Leis n. 6.120/74 e 8.666/93.


PROAD

68





Flor do Campus. Morosidade nos trâmites de regularização

23080.036366/2008-35. Os referidos autos encontram-se em trâmite

desde 19.08.2008 . Atualmente estão apensados aos autos n.

23080.032738/2011-50, ambos tratam da situação do

funcionamento do CEI Flor do Campus no espaço físico da UFSC.

Verifica-se que ao menos desde 2008 – há mais de cinco anos,

portanto – tem-se inequívoca ciência da irregularidade da utilização

do espaço.


Recomenda-se atenção quanto à tramitação do processo e que

sejam tomadas as providências que atendam ao posicionamento

esposado pela Procuradoria Federal junto à UFSC.


PROAD e GR


Não houve manifestação da unidade. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.



Ausência de celebração de termo de autorização/permissão para uso

eventual dos espaços físicos de cursos/eventos e concursos nos

centros de ensino/unidades universitárias .


Formalizar e autuar devidamente as autorizações para concessão de

espaço físico, respeitando-se, no tocante à celebração dos termos, a

atribuição da autoridade nos termos da Portaria Normativa n.

03/GR/2011 e o artigo 2º da Lei n. 9.784/99.


GR e PROAD





Ausência de prévia publicidade, pelas unidades acadêmicas, das

datas disponíveis para cessão de uso eventual e transitório por

terceiros para cursos/concursos e processos seletivos.


Recomenda-se atenção dos gestores para a realização de um

planejamento prévio do uso dos espaços físicos a fim de possibilitar

com antecedência a ampla divulgação das datas disponíveis para

cessão de uso eventual e transitório a terceiros, em atenção aos

princípios constitucionais da administração pública e à Lei de

Acesso à Informação.


PROAD, SECULT e PROPLAN


Não houve manifestação da unidade. Reiterado para PROAD e SECULT por email em 17/12/2013.



CTC. Autorizações concedidas por servidor sem atribuição para

tanto, nos termos da Portaria Normativa n. 03/GR de 28 de junho de

2011. Em resposta à SA022013-21 , o CTC encaminhou cópias de

ofícios enviados por entes promotores de eventos e comprovantes

de recolhimento de taxas de ocupação mediante GRU. Verifica-se

que não há autuação de processo para o fim de autorizações do uso

do espaço físico e o “de acordo” é concedido por servidor designado

pela Portaria n. 1574/GR/2010 para gerência e manutenção dos

espaços, não pelo Diretor do centro – em desconformidade,

portanto, com o disposto na Portaria Normativa n. 03/GR/2011 (Art.

22, I).

69

Descrição da Recomendação Recomenda-se que as autorizações sejam concedidas pelo Diretor

do centro nos termos da Portaria Normativa n. 03/GR/2011.


PROAD




Descrição da Constatação Falta de efetiva fiscalização e acompanhamento das autorizações de

uso de espaços físicos nas unidades universitárias/centros de ensino.


Recomenda-se atenção dos gestores para a adoção de procedimento

padronizado no âmbito da instituição para acompanhamento dos

termos de autorização e permissão para uso eventual e transitório de

espaço físico, a fim de aperfeiçoar o controle interno.


SECULT e PROAD



Constatação (028) – Recomendação (001)

Descrição da Constatação Ausência de comprovação do valor de mercado estabelecido como

contraprestação pela locação objeto do contrato n. 022/2009.


Recomenda-se juntar aos autos os documentos comprobatórios dos

valores estabelecidos como contraprestação do aluguel.

ATENDIDA


PROAD


Consta do processo 23080.000161/2005-79, do contrato 022/2009, em sua folha 55, avaliação feita pela

imobiliária Dalton Andrade Imóveis.



Conflito de atribuições para firmar termos de autorização e

permissão de uso de espaço físico no Centro de Cultura e Eventos.

Os termos de autorização celebrados pela UFSC com a Associação

Brasileira de Enfermagem (2012RA075880) e a Fundação

Universidade do Estado de Santa Catarina (2012RA050544) foram

firmados pelo então Diretor do Centro de Cultura e Eventos,

contrariando o disposto na Portaria Normativa n. 03/GR/2011, que

estabelece ser atribuição do Secretário de Cultura.


Recomenda-se que os termos de autorização e permissão para uso

eventual e transitório dos espaços físicos sob responsabilidade do

Centro de Cultura e Evento sejam firmados pelo Secretário de

Cultura, de conformidade com a delegação de atribuições

formalizada na Portaria Normativa n. 03/GR/2011.


PROAD e SECULT





Uso do SPIUnet. Relatório CGU 201108926. Fragilidades nos

controles relativos às informações contidas no Sistema de

Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUNet

sobre Bens de Uso Especial da União sob a responsabilidade da

Unidade. Não se verifica o adequado lançamento no SPIUnet de

informações sobre os imóveis da UFSC. O patrimônio atualiza o

sistema esporadicamente quando recebe dados para tanto. O DGP

não possui rotinas ligadas à gestão de imóveis.

O Relatório CGU-R/SC 201108926 já apontava fragilidades nos

70

controles relativos às informações contidas no SPIUnet sobre bens

de uso especial da União, e, recomendava à UFSC “Programar e

realizar um levantamento de todos os seus imóveis para fins de

adequação do SPIUnet, procedendo caso a caso, ao seu devido

lançamento e avaliação e atualização das benfeitorias”. Segundo

análise da Secretaria Federal de Controle Interno – SFC em

09.05.2012, por ocasião da avaliação da gestão 2011, a

recomendação transcrita foi apenas parcialmente atendida.


Diligenciar a fim de adequar as informações sobre os imóveis da

UFSC ao disposto na Portaria n. 206/2000, para melhor gestão do

patrimônio imobiliário


PROAD e GR


Não houve manifestação das unidades. Reiterado por email em 17/12/2013.



Ausência de sistemática e normatização quanto à fiscalização de

contratos no âmbito da Instituição. Necessidade de instruções

devidamente formalizadas . Persiste a falta de formalização e

padronização dos procedimentos a serem adotados no âmbito da

UFSC pelos fiscais designados para acompanhamento dos contratos,

descumprindo a recomendação da constatação 2.1.3.1 do Relatório

de Auditoria da Gestão CGU-R/SC 2007 e 4.2.4.1 do Relatório de

Auditoria Anual de Contas CGU-R/SC 2008.


Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de normatizar os

procedimentos de fiscalização de contratos a serem adotados no

âmbito da instituição.


PROAD


Desde o início do presente ano, o DPC encaminha aos fiscais de todos os novos contratos cópia da Portaria

Normativa 37/GR/2012, de 24 de abril de 2012, que estabelece as normas para a fiscalização de contratos no

âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina. No entanto, o Departamento reconhece que o procedimento

adotado é insuficiente para fazer que a boa prática da fiscalização seja adotada de forma homogênea em todos os

contratos. O DPC entende ser necessária a distribuição do documento aos fiscais daqueles contratos celebrados

em anos anteriores e que ainda estão vigentes, além da capacitação de todos os fiscais e da abertura de um canal

para a troca de informações entre os fiscais e o Departamento.



Falta de efetiva fiscalização pelo fiscal do contrato de concessão.

Em resposta à SA022013-8, verificou-se que não há efetivo

acompanhamento dos contratos pelo fiscal designado por portaria,

em desrespeito aos §§1º e 2º do art. 67 da Lei 8.666/93, e, Acórdãos

TCU nº 887/2010 - 2ª Câmara e nº 1.061/2010 - 1ª Câmara. O

Departamento de Projetos, Convênios e Contratos – DPC

atualmente (antes a PRAE ) concentra a atribuição de acompanhar o

andamento de todos os contratos, enviando, quando cabível,

correspondências quando do inadimplemento/atraso de parcelas de

condomínio/água/luz/contraprestação . Não há efetiva participação

dos fiscais.


Recomenda-se que o Fiscal de Contrato acompanhe efetivamente a

execução do contrato, adotando as medidas previstas na legislação e

medindo os serviços executados para o posterior pagamento,

conforme §§1º e 2º do art. 67 da Lei 8.666/93, e Acórdãos TCU nº

887/2010-2ª Câmara e nº 1.061/2010 - 1ª Câmara.


PROAD


Conforme constatado pela AUDIN, o DPC tem a prática de exercer as atividades inerentes às atribuições dos

71

fiscais e reconhece a nocividade da prática, sobrecarregando um setor que não é destinado a tal fim. Por esse

motivo, e atendendo as disposições mencionadas no relatório de auditoria, a partir da presente data o

Departamento encaminhará todas demandas aos fiscais.



Comprovação da compatibilidade dos valores com a prática de

mercado. Não há nos autos, em regra geral, dos processos de

concessão de uso de espaço físico pesquisas a comprovar a

compatibilidade dos valores de referência estabelecidos com os

praticados atualmente no mercado da região.


Juntar aos autos e/ou realizar, quando da elaboração de novos

editais, pesquisa de mercado a fim de estabelecer os valores de

referência para licitar os espaços físicos.


PROAD


O DPC reconhece que os processos licitatórios abertos até maio de 2012 não apresentavam pesquisas de preços,

sendo a oferta mínima apresentada pelo gestor apenas uma variação para baixo do valor praticado no contrato

anterior. Com a criação do Departamento em junho de 2012, percebeu-se a necessidade de realização de pesquisa

de preços de modo a compatibilizar os preços praticados na UFSC com os preços praticados no mercado da

região. Desde então, todos os processos licitatórios abertos pelo Departamento apresentam pesquisas dos preços

dos imóveis comerciais da região feitas em sítios eletrônicos das respectivas imobiliárias.



Ausência de comprovação da regularidade dos pagamentos

pactuados nos contratos, mês a mês, nas respectivas competências,

juntados aos processos. Não constam dos autos dos processos de

concessão onerosa de espaço físico, de modo geral, os

comprovantes de recolhimento dos valores ajustados nos contratos

(contraprestação; água; luz; condomínio). Inclusive, do Ofício n.

75/DeAE/PRAE/05, juntado à fl. 133 dos autos n.

23080.06976/2004-81, depreende-se que a gestão não mantinha

todos os comprovantes pretéritos organizados em arquivo. Não se

extrai da análise dos autos dos processos remetidos indicativo de

que tal situação tenha se modificado. O controle da arrecadação não

é realizado pelo DCF, conforme Memorando n. 003/2013/DCF/DIR

.


Recomenda-se que os comprovantes dos recolhimentos efetuados

mês a mês sejam juntados aos processos respectivos e que a gestão

mantenha arquivo organizado contendo os comprovantes dos

pagamentos efetuados em favor da UFSC pelos concessionários.


PROAD


A partir da presente data o DPC incluirá a comprovação dos pagamentos nos respectivos processos e atualizará,

até o final do presente mês, todos os contratos vigentes.



Falhas no controle de arrecadação de receita própria .

Impropriedade da forma de recolhimento. Não utilização de GRU

para recolhimento dos valores referentes à ocupação de imóveis;

juros e multas por atraso.


Implementar o recolhimento parametrizado por meio de GRU. O

Departamento de Contabilidade e Finanças – DCF deveria estar a

par do controle das receitas.


PROPLAN


PROPLAN: Temos a informar que já foram tomadas as iniciativas de resolução desse fluxo estabelecendo a

rotina de controle contábil e financeiro. Os novos pagamentos serão cobrados pelo DCP/PROAD por meio de

GRU, permitindo a identificação automática pelo DCP/PROPLAN e, assim, o devido controle do ingresso das

72

receitas. Em relação aos atuais pagamentos está implementada a rotina de conferência por relatório contábil,

emitido pelo DCP/PROPLAN ao DCF/PROPLAN.


Memorando nº 79/2013/PROPLAN: Segundo o DPC/PROAD já se iniciaram procedimentos para resolução

deste fluxo estabelecendo a rotina de controle contábil e financeiro. Os novos pagamentos serão cobrados pelo

DPC/PROAD por meio de GRU, permitindo a identificação automática pelo DCF/PROPLAN e, assim, o devido

controle do ingresso nas receitas.


Depende das ações do DCP/PROAD, o DCF garantirá o controle a partir da data estipulada pelo DPC.



Falhas no controle de arrecadação de receita própria. Divergências

nas receitas registrados no SIAFI e nos controles internos realizados

pelo Departamento de Projetos, Contratos e Convênios – DPC.

Controle sobre transações . Quanto aos valores recolhidos mês a

mês pelos concessionários de espaço físico da UFSC, verifica-se, na

tabela abaixo, que o registrado pela contabilidade (DCF) no SIAFI,

não se coaduna com as receitas dispostas no controle efetuado pelo

DPC, com base nos pagamentos estabelecidos nos termos de

contrato celebrados


Recomenda-se atenção dos gestores no tocante às inconsistências de

saldos verificadas entre as receitas apuradas pelo DPC e os registros

do SIAFI, e, melhora dos controles internos, sobretudo, no que

concerne aos atrasos de pagamento das contraprestações.


PROAD,PROPLAN


PROPLAN: Ratificamos as informações apresentadas para as Constatações 005 e 035 que proporcionarão maior

controle no processo.



Receitas superestimadas. Classificação imprópria de receitas.

Violação dos princípios contábeis da competência e da prudência

(separação das contas). Lançamento conjunto do ressarcimento de

despesas com condomínio/água/energia elétrica e dívida como

aluguéis com código 28802 (conta contábil: 413110000 - aluguéis).

DCF. DPC.


Recomenda-se atenção dos gestores para classificação imprópria no

SIAFI do ressarcimento de despesas com água/luz e condomínio

como receitas de concessão onerosa de espaço físico. Adequar o

tratamento dos valores a receber (direitos da administração),

receitas e despesas de forma a respeitar os princípios contábeis da

competência e prudência (separação das contas) a fim de validar as

informações à real ocorrência dos atos e fatos gerados pelos

contratos de concessão de uso de espaço físico à UFSC.


PROAD e PROPLAN


Para atender a recomendação prevista nesta constatação, a PROPLAN encampará ações conjuntas entre COPLAN

e DCF e DGO para projetar a colocação de medidores individuais e, após, apurar as receitas que não se referem à

receita própria.


Memorando nº 79/2013/PROPLAN: Para atender a recomendação prevista nesta constatação, a PROPLAN

encampará ações conjuntas entre COPLAN e DCF e DGO para projetar a colocação de medidores individuais e,

após, apurar as receitas que não se referem à receita própria.


A implementação depende da estruturação dos setores responsáveis. Primeiro Semestre de 2014.


Descrição da Constatação Falhas no controle de arrecadação da receita própria. Espaços

73

ocupados de forma irregular, os quais não contabilizam receitas.

Indícios de receitas sem ingresso na conta única do Tesouro

Nacional. Concessão Livraria Livros & Livros CFH.


Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de regularizar as

áreas ocupadas e o controle da arrecadação da receita própria.


PROAD e PROPLAN


PROAD: O DPC informa que a regularização da utilização dos espaços atualmente sem contrato está sendo

tratada diretamente pelo Gabinete da Reitoria.



Reiterados atrasos no pagamento das prestações relativas à água, ao

condomínio e à luz: Mini Kalzone. Incidência de pagamento de

juros, multas e correções monetárias. No tocante ao contrato n.

403/2004 (autos n. 23080.006976/2004-81) firmado com a empresa

Armazém do Sabor de Salgado e Doce Ltda. ME (Mini Kalzone

UFSC), ocupante de espaço no Centro de Cultura e Eventos da

UFSC, verifica-se que há reiteração de atrasos para pagamento das

prestações referentes à água, luz, energia elétrica nos anos de 2009,

2010 e 2011, tendo permanecido em aberto por três meses

consecutivos. Não há indicativo de que as multas e os juros tenham

sido recolhidos por meio de GRU


Recomenda-se que sejam aplicadas as penalidades previstas no

contrato de concessão, não podendo as prestações de água, luz e

condomínio permanecerem em aberto por mais de três meses

consecutivos sob pena de rescisão contratual.


PROAD


O DPC informa que controla e aplica as multas quando há atraso nos pagamentos como poderá ser verificado nos

comprovantes de pagamentos a serem inseridos no processo.




condomínio e à luz: Santander. Incidência de pagamento de juros,

multas e correções monetárias. No tocante ao contrato de concessão

de uso de espaço físico n. 243/2003 (autos n. 23080.027350/2002-

46) firmado com o Banco Santander S.A., ocupante de área no

Centro de Cultura e Eventos da UFSC, verifica-se que há reiteração

de atrasos no adimplemento de prestações de condomínio, água e

luz, nos anos de 2009, 2010 e 2011. Não há indicativo de que as

multas e os juros tenham sido recolhidos por meio de GRU.





consecutivos sob pena de rescisão contratual.


PROAD






condomínio e à luz: ColorSystem. Incidência de pagamento de

juros, multas e correções monetárias. Extrai-se dos autos n.

23080.006977/2004-25, referentes ao contrato de concessão de

espaço físico n. 0344/2004, que há reiterados atrasos de pagamento

das faturas de água, luz e condomínio. Não há indicativo de que

multas e juros contratualmente previstos tenham sido recolhidos

74

mediante GRU.





consecutivos sob pena de rescisão contratual


PROAD





Registro de Patrimônio do Centro de Cultura e Eventos. Constata-se

que os bens móveis do Centro de Cultura e Eventos estão

registrados sob responsabilidade do antigo diretor do departamento,

o servidor Luiz Roberto Barbosa (SIAPE 51587), o qual não mais se

encontra vinculado ao referido centro.


Os bens móveis do Centro de Cultura e Eventos devem ser

transferidos para o patrimônio do atual diretor ou responsável

vinculado ao centro.


PROAD





Desconhecimento do DPC de prestação de contas e/ou comprovação

do repasse de valores da AAHU à UFSC decorrentes da exploração

da área objeto do contrato 062/2008.

Descrição da Recomendação Dar cumprimento à cláusula sexta do contrato n. 062/2008


PROAD


O DPC solicitou à Associação Amigos do HU por meio do Ofício56/DPC/PROAD/2013 o cumprimento da

cláusula de contraprestação do contrato 062/2008, sem o qual novo contrato não será firmado.



Inconsistências no registro do patrimônio mobiliário do Centro de

Cultura e Eventos. Tombamento das poltronas do Auditório

Guarapuvu.


Recomenda-se a revisão dos registros de patrimônio mobiliário do

Centro de Cultura e Eventos, a fim de sanar a inconsistência

verificada


PROAD e SECULT


Não houve manifestação das unidades. Reiterado por email em 17/12/2013.



Valor da contraprestação mensal ofertada por Martarello & Cia Ltda

ME. Autos n. 23080.024480/2011-18. Verifica-se que o edital da

concorrência estabelece como referência para a contraprestação

mensal pela concessão de uso do espaço físico de 61,74m² com

finalidade de exploração de bar/lanchonete o valor de R$100,00 . A

licitante vencedora ofertou R$110,00 . Compulsando os autos, não

se verifica a juntada de qualquer documentação comprobatória da

pesquisa de preços realizada na região .

Descrição da Recomendação Juntar aos autos comprovação dos valores de referência

estabelecidos nos editais.


75

PROAD


O DPC reconhece que os processos licitatórios abertos até maio de 2012 não apresentavam pesquisas de preços,

sendo a oferta mínima apresentada pelo gestor apenas uma variação para baixo do valor praticado no contrato

anterior. Com a criação do Departamento em junho de 2012, percebeu-se a necessidade de realização de pesquisa

de preços de modo a compatibilizar os preços praticados na UFSC com os preços praticados no mercado da

região. Desde então, todos os processos licitatórios abertos pelo Departamento apresentam pesquisas dos preços

dos imóveis comerciais da região feitas em sítios eletrônicos das respectivas imobiliárias.



Ausência de comprovação da adequação ao mercado dos valores

pagos à UFSC por Caixa Econômica Federal – CEF (Contrato n.

086/1996); FUNJAB (Contrato n. 374/03), e, Araújo, S S &

Zapelini Odontológos Ltda. (contrato n. 0153/2008) a título de

remuneração por concessão onerosa de uso de espaço físico.


Juntar aos autos comprovação da adequação ao mercado local dos

valores pactuados a título de remuneração pela concessão de uso do

espaço físico


PROAD






Sem descurar do manifesto interesse da comunidade universitária

em manter no Campus instituição bancária oficial, verificar a

conformidade da contraprestação com o mercado local, bem como a

possibilidade de atualização dos valores recolhidos mensalmente

pela Caixa Econômica Federal – CEF, considerando a totalidade da

área atualmente ocupada pela instituição financeira.


PROAD





CSE. Autorização para pernoite de estudantes em salas de aula do

Campus. Verifica-se que o Centro Socioeconômico já abrigou

estudantes participantes de congressos, mediante solicitação da

Gestão da Universidade, para que pernoitassem em salas de aula

durante a realização dos eventos acadêmicos . Não há qualquer

documentação formal deste tipo de uso do espaço físico. Não há

efetivo controle dos participantes dos congressos, tampouco

fiscalização das atividades noturnas no campus, o que pode

acarretar sérias implicações no tocante à responsabilidade da

universidade por danos causados ao patrimônio público e à saúde e

segurança pessoal dos acadêmicos. Não se verifica legislação

interna que regule essa espécie de evento. Não há notícia do

recolhimento de taxas de ocupação pelos organizadores desses

eventos.


Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à regulamentação e

fiscalização da cessão de espaço físico para abrigo de acadêmicos

de outras instituições participantes de congressos.

Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação:

PROAD, GR e PROPLAN


Não houve manifestação das unidades. Reiterado para PROAD por email em 17/12/2013.


76


Irregularidade na forma de remuneração pelo uso eventual e

transitório do espaço físico do CSE. Cursos e Concursos realizados

pela FEPESE. Indícios de recolhimento de taxa em conta de

titularidade da Fundação para uso do Centro. Ausência de

pagamento mediante GRU à Conta Única do Tesouro Nacional.

Descrição da Recomendação Recomenda-se que os pagamentos sejam realizados mediante GRU

diretamente à Conta Única do Tesouro Nacional.


PROAD e PROPLAN





Fiscais dos Contratos. Segregação de Funções . Contrato n.

0122/2010 (Josue Farias Dal Degan – ME). Portaria n.

122/CARC/2010. Verifica-se que o fiscal designado para

acompanhar o contrato de concessão de espaço físico referido é

também Coordenador de Apoio Administrativo de unidade

universitária .

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para que seja realizada efetiva

fiscalização.


PROAD


Os fiscais dos contratos de concessão são indicados pelo diretor da unidade demandante.



Indícios de irregularidades identificados na ocupação de espaço

físico por terceiros Feiras. Ambulantes. Verifica-se in loco que

diversas áreas do campus são reiteradamente exploradas por

feirantes, os quais comercializam diversas mercadorias (como, por

exemplo, livros, CDs, calçados, lenços, rendas, biscoitos, pedras,

metais e bijuterias), sem que haja regulação e autorização formal

para tanto. Não há controle da qualidade e regularidade dos bens

oferecidos à comunidade, sequer fiscalização, o que põe em risco o

patrimônio da instituição, bem como a saúde e segurança de

estudantes, servidores técnicos, docentes e demais membros da

comunidade acadêmica. Não se verifica indícios de controle

documental ou empírico dos sujeitos que se utilizam dos espaços da

universidade e auferem vantagens econômicas devido à franca

inserção no meio acadêmico. Deve haver interesse e utilidade

públicos subjacentes aos projetos e programas desenvolvidos na

esfera institucional. Não há comprovação da regularidade formal,

tampouco de justificativa para adequação de tais atividades ao PDI

da instituição


Realizar levantamento da exploração comercial por feirantes e

ambulantes no interior do campus e promover a regularização,

atentando para o interesse institucional e os ditames da Lei n.

8.666/93.


PROAD e GR





Impropriedades identificados na ocupação do espaço físico

acadêmico. Lavadores de carros. “Projeto” organizado sem as

formalidades legais. Utilização de ponteiras de água custeadas pela

UFSC e coletes com o brasão da instituição. Ausência de normativo

interno que estabeleça a taxa de uso adequada. Não foi apresentada

77

a esta unidade de auditoria a documentação relativa à autorização do

uso do espaço físico por lavadores de carros, os quais se valem da

estrutura universitária e de seus frequentadores para auferir

rendimentos. Não foi apresentada justificativa formal da adequação

de tal atividade ao interesse e às finalidades institucionais, de

conformidade com o PDI 2010-2014 da instituição . Diligenciando

no SIAFI evidenciou-se que, conforme informações prestadas pela

PRAE , há recolhimento de taxa no valor de R$40,00 à conta única

do tesouro nacional, identificado pelo CPF dos recolhedores, a qual

é classificada no código 28802 (aluguéis). Todavia, o pagamento

não é regularmente efetuado pelos lavadores cadastrados (do SIAFI

não consta recolhimentos mês a mês) e sequer existe qualquer

normativo que estabeleça o valor adequado, sua periodicidade. Não

há estudos que comprovem o impacto da atividade em relação aos

gastos incorridos pela UFSC com o consumo de água e energia

elétrica.


Realizar levantamento da exploração comercial de lavação de

veículos dentro do campus e promover, se for o caso, a

regularização da atividade, atentando para a existência ou não de

interesse institucional, ao princípio constitucional da licitação,

corolário da isonomia, bem como aos ditames das Leis n. 6.120/74,

8.666/93 e 4.320/64.


PROAD






Atentar para o fato de que o credenciamento de agentes para atuar

no interior do campus, com anuência e fornecimento de subsídios

pela instituição, atrai o dever de acompanhamento e fiscalização, e,

por conseguinte, enseja responsabilidade civil da Administração por

eventuais danos causados a terceiros (estudantes, servidores ou

quaisquer outros usuários), uma vez que induz o administrado a

pensar que está confiando seu patrimônio a prestador de serviço

controlado diretamente pela instituição pública


PROAD





Cartazes sem qualquer autorização e avarias no espaço físico da

UFSC. Verifica-se, mediante inspeção in loco, que há diversos

centros com cartazes colados diretamente nas paredes, acarretando

avarias ao patrimônio da instituição, sobretudo, na parte externa do

Centro de Educação e Convivência Social, conforme se observa nas

fotografias anexas. De acordo com a Portaria n.0565/GR/87, a

fixação de cartazes e publicidade deve ser devidamente autorizada.


Recomenda-se atenção da gestão quanto ao mau uso dos espaços, e

incremento da fiscalização quanto à fixação de cartazes em locais

não autorizados


PROAD e GR




Descrição da Constatação DPC. Ausência de segregação de funções. EMCATUR – Contrato

78

n. 012/2012. Verifica-se que o fiscal designado para acompanhar o

contrato de concessão de espaço físico referido é também Diretor do

Departamento de Projetos, Contratos e Convênios. É necessário que

o fiscal do contrato não seja gestor, a fim de respeitar-se a

necessária segregação de funções, para que haja isenção no

acompanhamento da execução contratual, em observância ao

disposto no artigo 67 da Lei n. 8.666/93 e em atenção ao princípio

da eficiência, expresso no artigo 37 da CF/88 desde a Emenda

Constitucional n. 19/98. O fiscal possui atuação mais focal,

especializada, de gerar informações para o gestor, em regra,

generalista.

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para o princípio da segregação

de funções e para que seja realizada efetiva fiscalização


PROAD


O Diretor do DPC solicitou sua substituição por meio do memorando MEM 86/DPC/PROAD/2013, encaminhado

ao Diretor do Departamento de Cultura e Eventos/SECULT para indicação de novo fiscal.



Reprografia. Concessão de uso de espaço físico a título oneroso

sem comprovação da adequação do valor acordado ao praticado

pelo mercado. Discrepância entre os valores acordados entre UFSC

e A4 Digital Print e os valores praticados pela UFSC com os demais

concessionários de reprografia.


Recomenda-se atenção dos gestores com relação aos valores

praticados nesses contratos de concessão de uso de espaço físico

para fins de compatibilização com a realidade do mercado


PROAD





Dívida. Feldman & Cia Ltda. ME. Contrato n. 070/2011. De acordo

com a planilha apresentada pelo Departamento de Projetos

Contratos e Convênios – DPC em resposta à SA022013-3, há uma

dívida pendente do contrato n. 070/2011 de cerca de R$ 8.347,52

(oito mil trezentos e quarenta e sete reais e cinquenta e dois

centavos). No sistema MATL, observa-se que está registrado o

montante de R$9.357,96 (nove mil trezentos e cinquenta e sete reais

e noventa e seis centavos) . Verifica-se, ainda, que o concessionário,

inscrito no CNPJ sob o n. 82.811.761/0001-98, possui outro

contrato de concessão de uso de espaço físico para exploração de

reprografia na UFSC, qual seja, o de n. 031/2009, no Colégio de

Aplicação.


Apurar imediatamente os valores não pagos pelo concessionário

com base no contrato e adotar as medidas para a cobrança

administrativa e/ou judicial, se for o caso, dos valores devidos, sob

pena de responsabilização daqueles que derem causa à omissão ou

morosidade na execução.

Providência:


PROAD


O processo 23080.009695/200641, do contrato 070/2011, foi encaminhado à Procuradoria Federal/UFSC para

providências quanto ao não pagamento da dívida em 7/12/2011. O contrato 031/2009, de concessão de espaço

físico no Colégio de Aplicação teve sua vigência expirada em 8/3/2012. Portanto, as providências quanto à

inadimplência foram tomadas pelo setor responsável pelo contrato (na época, a PRAE) tempestivamente.


79


Contraprestação. Associação Amigos do Hospital Universitário –

AAHU. Contrato n. 098/2008 . Concessão de uso remunerado de

área de 345m² para fins de instalação de sede administrativa

mediante edificação, às suas expensas, de um prédio com área de

638,75m² . Verifica-se da análise das cláusulas contratuais que o

prazo de vigência da concessão para uso de espaço físico é de 15

(quinze) anos contados da data da assinatura do instrumento, qual

seja, 30 de junho de 2008 . Não há valor estabelecido para as

construções a fim de ser amortizado ao longo do período ajustado,

para fins de contabilização.

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à contraprestação do

contrato n. 098/2008.


PROAD


O DPC informa que, apesar de não haver pagamento de contrapartida pecuniária à UFSC por parte da Associação

Amigos do HU, de acordo com a Cláusula Sexta do contrato 098/2008, "(...) além da edificação a ser construída

que passará a integra o patrimônio da UFSC vencido o prazo de sua vigência, a AAHU cederá uma área de

184.60m² (...) para utilização exclusiva do Hospital Universitário". Dessa forma, não há cessão gratuita do espaço.

e) Relatório de Auditoria nº. 003/2013 - Análise da regularidade dos processos de baixa ou


material, mediante venda, permuta ou doação)

Informação da AUDIN: Não houve manifestação quanto ao Plano de Providências por parte da unidade auditada,

haja vista que o prazo para encaminhamento ainda está em curso.

Comunicação Expedida Memorando nº. 118/2013/AUDIN – 19/12/2013 e Memorando nº.

119/2013/AUDIN – 19/12/2013.


destinatária da recomendação Pró-Reitoria de Administração (PROAD)

Item do Relatório de Auditoria 1 - Constatação (001) – Recomendação (001)

Descrição da Constatação Quadro de pessoal insuficiente para o tratamento de questões

referentes à baixa de bens.


Recomenda-se atenção dos gestores no que tange a baixa de bens,

aumentando, se necessário, o quadro de servidores para gerir tal

atribuição.


Pró-Reitoria de Administração (PROAD)


Descrição da Constatação Atividades próprias de servidores efetivos sendo executadas por

estagiários/bolsistas no Departamento de Gestão Patrimonial.


Recomenda-se atenção dos gestores para o dimensionamento da

necessidade de profissionais para o pleno desenvolvimento das

atividades do DGP.





Ausência de servidor ou de terceirização de serviço, vinculado

exclusivamente ao DGP, para executar as atividades de motorista na

entrega e recolhimento de bens.

80


Que a Administração dote o DGP com servidor(s) ou contrate

serviço terceirizado que realize as atividades de entrega e

recolhimento dos bens com efetividade.





Fragilidades nos controles e acompanhamento das atividades

inerentes à Administração Patrimonial, em especial no tocante à

baixa de bens móveis.


Recomenda-se que a Administração formalize um instrumento com

vistas a subsidiar as atribuições administrativas do DGP, de modo a

melhorar e sistematizar a execução das tarefas referente à baixa de

bens móveis.




Descrição da Constatação Vazamentos no interior do prédio do DGP e precariedade no acesso

externo.


Recomenda-se que a Administração proceda a resolução dos

problemas de vazamentos no interior do DGP, com vistas à

segurança das pessoas e à preservação dos bens que estão sob sua

guarda.





Descrição da Recomendação Recomenda-se que Administração melhore as condições do acesso

externo do DGP.




Descrição da Constatação Veículos abandonados no pátio do DGP.


Que a Administração proceda à destinação apropriada dos veículos

que se localizam no pátio do DGP e informe a esta AUDIN quais as

providencias que efetivamente estão sendo tomadas para a resolução

do apontado.




Descrição da Constatação Armazenamento inadequado de bens patrimoniais inservíveis.


Em relação aos bens armazenados no galpão da carpintaria, que o

DGP proceda à classificação (art. 3°, parágrafo único, do Decreto n°

99.658/90), constituindo comissão para avaliação dos bens,

formação de grupos de acordo com a classificação e características,

a fim de dar a correta destinação.






Que o desfazimento se realize mediante alienação (venda, permuta

ou doação) de acordo com a oportunidade e conveniência da

Administração, expressamente justificada.



81




Que a Administração oriente as unidades quanto ao correto

encaminhamento dos bens ao DGP quando considerados

inservíveis, classificando-os como: ocioso, recuperável,

antieconômico e irrecuperável, em atendimento ao parágrafo único

do art. 3º do Decreto n° 99.658/90 e que o setor responsável os

receba somente com essas condições, além de organizá-los e

armazená-los de forma apropriada visando a sua conservação em

conformidade com o item 4 da IN nº 205/88.






Recomenda-se que a Administração verifique a possibilidade dos

setores da UFSC e do HU informarem em meio eletrônico os bens

ociosos (inclusão de informações do bem, localização, fotos, etc.)

que se encontram em bom estado de funcionamento. Desta forma

outras unidades poderiam ser beneficiadas, requisitando-os de

acordo com a necessidade. Tal medida resultaria em aproveitamento

dos materiais e redução de custos com compras de bens que a

Instituição já possui, conforme expressa previsão legal no art. 9º,

inciso IX da Portaria n° 007/GR/2007.






Na impossibilidade de aproveitamento interno, recomenda-se que a

Administração disponibilize os bens considerados como ocioso,

recuperável ou antieconômico para outros órgãos ou entidades da

Administração Pública, nos termos dos incisos I e II do Art. 15 do

Decreto n° 99.658/90.






Recomenda-se que a Administração atenda ao que preconiza o

artigo 5º do Decreto n° 99.658/90 em relação aos

microcomputadores de mesa, monitores de vídeo, impressoras e

demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-

parte ou componentes. Ou seja, que informe a Secretaria de

Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do

Planejamento, Orçamento e Gestão a existência de bens a serem

desfeitos e sua respectiva classificação, na tentativa de

disponibilizá-los ao Programa de Inclusão Digital do Governo

Federal. Para isso, que sejam seguidas as orientações para

desfazimento de materiais de informática constantes do portal de

compras do governo federal.



Item do Relatório de Auditoria 8.1 - Constatação (008) – Recomendação (001)


Baixa contábil no SIAFI de bens móveis que continuam ativos no

sistema SIP, relativos aos bens utilizados nos polos de ensino a

distância (Processo nº 23080.007602/2011-10 – Universidade

Aberta do Brasil).

Descrição da Recomendação Que o Departamento de Contabilidade e Finanças proceda ao

estorno do lançamento realizado pelo documento contábil n°

82

2012/752, datado de 03/07/2012. Recomenda-se ainda, que o DCF

verifique se os demais processos listados encontram-se na mesma

situação e regularize-os se for caso (quadro 5 e demais processo

UAB citados na nota de rodapé 22 do Relatório de Auditoria n°.

032013).





Ausência de documento formal para mantença dos bens no polo de

ensino à distância (Processo nº 23080.007602/2011-10 –

Universidade Aberta do Brasil).


Por não haver instrumento formal para mantença dos bens no polo

de ensino à distância, que a Administração proceda a regularização

da situação nos termos do Art. 132 da Portaria nº 007/GR/2007 ou

Art. 15 do Decreto nº 99.658/90 (com redação alterada pelo Decreto

nº 6.087/2007) e em conformidade com o Instrumento de convênio.

Recomenda-se ainda, que a Administração verifique se os demais

processos listados encontram-se na mesma situação e regularize-os.





Doação de bens à instituição filantrópica de utilidade pública

municipal (Processo nº 23080.037939/2010-62 - Instituição

Filantrópica Príncipe da Paz).


Recomenda-se que os gestores atentem que, quando da realização

de doações, estas só ocorram para Instituições Filantrópicas

reconhecidas como de utilidade pública pelo Governo Federal, em

conformidade ao que preconiza o Art. 15 do Decreto n°

99.658/1990.




Descrição da Constatação Ausência de classificação dos bens (Processo nº

23080.037939/2010-62 - Instituição Filantrópica Príncipe da Paz).


Recomenda-se que os gestores procedam à correta classificação dos

bens (art. 3°, parágrafo único do Decreto n° 99.658/90),

constituindo Comissão Permanente de Patrimônio Mobiliário, nos

termos da Portaria n° 007/GR/2007, além de organizá-los e

armazená-los de forma apropriada visando a sua conservação,

aplicando no que couber, o item 4 da Instrução Normativa nº

205/88. Na hipótese da impossibilidade da classificação dos bens

pela comissão, que se recorra a unidades no âmbito da Instituição

com conhecimento técnico e suficiente para a questão.






Recomenda-se que os gestores atendam ao previsto no Art. 15 do

Decreto n° 99.658/1990, o qual preconiza que as doações para

Instituições Filantrópicas só podem ocorrer se os bens forem

classificados como antieconômico ou irrecuperável.





Descrição da Recomendação Que a Administração oriente as unidades quanto ao correto


83

inservíveis, em atendimento ao parágrafo único do art. 3º do

Decreto n° 99.658/1990.




Descrição da Constatação Ausência de justificativa pela opção de doação (Processo nº



Recomenda-se aos gestores que, quando da realização de doações

atentem ao que preconiza o caput e o inciso II, alínea “a” do art. 17

da Lei nº 8.666/93.




Descrição da Constatação Ausência de avaliação do ativo a valores atuais (Processo nº



Recomenda-se aos gestores, nos casos de alienação, a avaliação dos

bens em conformidade com os preços atualizados de mercado (Art.

7° do Decreto n° 99.658/1990).





Ausência de divulgação dos bens disponíveis para reaproveitamento

(Processo nº 23080.037939/2010-62 - Instituição Filantrópica

Príncipe da Paz).














Descrição da Constatação Idem constatação (014)






Decreto n° 99.658/90.

















84






Declaração genérica de recebimento dos bens e falta de

formalização dos Termos de Doação, mediante assinatura das partes

(Processo nº 23080.037939/2010-62 - Instituição Filantrópica

Príncipe da Paz).


Recomenda-se que os gestores atendam ao que preconiza o art. 140,

inciso V da Portaria n° 007/GR/2007: entrega do bem ao donatário,

mediante a aposição do carimbo de recebimento no verso da via do

respectivo contrato.





Ausência de apreciação do processo de doação pelo Plenário do

Conselho de Curadores (Processo nº 23080.037939/2010-62 -

Instituição Filantrópica Príncipe da Paz).

Descrição da Recomendação Que o processo em tela seja apreciado pelo Plenário do Conselho de

Curadores conforme preceitua o Regimento deste órgão colegiado.





Existência de ilegalidades em relação à doação de bens para a

Instituição Filantrópica Cristã Príncipe da Paz (Processo nº

23080.037939/2010-62).


Que a Administração verifique a conveniência e oportunidade, de

proceder à apuração de responsabilidade em função da

inobservância dos normativos vigentes, tendo em vista as diversas

ilegalidades levantadas.






Que a Administração atualize, aprimore e zele pelo cumprimento da

Portaria nº 007/GR/2007, dispendendo especial atenção aos

procedimentos de baixa e doação de bens móveis.





Doação de bens à instituição filantrópica de utilidade pública

municipal (Processo nº 23080.040277/2011-99 e n°

23080.032368/2012-31 - Sociedade de Assistência Social e

Educacional “O Bom Samaritano”).


Recomenda-se que os gestores atentem que, quando da realização

de doações, estas só ocorram para Instituições Filantrópicas

reconhecidas como de utilidade pública pelo Governo Federal, em

conformidade ao que preconiza o Art. 15 do Decreto n°

99.658/1990.





Ausência de classificação dos bens (Processo nº

23080.040277/2011-99 e n° 23080.032368/2012-31 - Sociedade de

Assistência Social e Educacional “O Bom Samaritano”).

85


















Instituições Filantrópicas só podem ocorrer se os bens forem

classificados como antieconômico ou irrecuperável.









Decreto n° 99.658/1990.





Ausência de justificativa pela opção de doação (Processo nº

23080.040277/2011-99 e n° 23080.032368/2012-31 - Sociedade de





da Lei nº 8.666/93.





Ausência de avaliação do ativo a valores atuais (Processo nº

23080.040277/2011-99 e n° 23080.032368/2012-31 - Sociedade de





7° do Decreto n° 99.658/1990).





Ausência de divulgação dos bens disponíveis para reaproveitamento

(Processo nº 23080.040277/2011-99 e n° 23080.032368/2012-31 -

Sociedade de Assistência Social e Educacional “O Bom

Samaritano”).









86












Decreto n° 99.658/90.






















Ausência de documento que ateste o recebimento dos bens pela

donatária e falta de formalização dos Termos de Doação, mediante

assinatura das partes (Processo nº 23080.040277/2011-99 e n°












Ausência de apreciação do processo de doação pelo Plenário do

Conselho de Curadores (Processo nº 23080.040277/2011-99 e n°




Que o processo n° 23080.040277/2011-99 seja apreciado pelo

Plenário do Conselho de Curadores conforme preceitua o

Regimento deste órgão colegiado.





Existência de ilegalidades em relação à doação de bens para a

Sociedade de Assistência Social e Educacional “O Bom

Samaritano” (Processos nº 23080.040277/2011-99 e n°

23080.032368/2012-31).

87





ilegalidades levantadas nos processos 23080.040277/2011-99 e n°

23080.032368/2012-31.














Que o processo n° 23080.032368/2012-31 seja apreciado pelo

Plenário do Conselho de Curadores conforme preceitua o

Regimento deste órgão colegiado.





Baixa de bem sem classificação e ausência de termo circunstanciado

administrativo - Processo nº 23080.044859/2011-44, Processo nº

23080.022102/2011-08 e Processo 23080.001562/2013-58.


Recomenda-se às unidades que, em caso de extravio ou dano a bem

público de pequeno valor (preço de mercado para aquisição ou

reparação do bem, valor até R$ 8.000,00 – art. 24, inciso II, da Lei

n° 8.666/93), procedam à abertura de Termo Circunstanciado

Administrativo – TCA (Instrução Normativa CGU n° 4, de 17 de

fevereiro de 2009).






Recomenda-se que o DGP oriente às unidades quanto ao zelo e

cuidado dos bens, posto que todo servidor público poderá ser

chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que

lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que,

dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não

sob sua guarda.






Recomenda-se que a Administração adote procedimento padrão

para a baixa de bens móveis, utilizando de formulários específicos

com base na legislação pertinente (Artigos 141 a 145 da Portaria n°

007/GR/2007). Importante ressaltar que as unidades sejam

informadas do procedimento, bem como o DGP somente receba os

bens mediante o correto preenchimento dos formulários.





88





Decreto n° 99.658/1990.






Que seja instituída comissão permanente de patrimônio mobiliário

para proceder à classificação de bens que venham a ser

considerados inservíveis pelas unidades, de modo a ratificar a

situação real em que se encontram (ocioso, recuperável,

antieconômico ou irrecuperável). E, na hipótese da impossibilidade

da classificação dos bens pela comissão, que se recorra a unidades

no âmbito da Instituição com conhecimento técnico e suficiente

para a questão.





Falta de controle dos bens doados/transferidos à Universidade

Federal da Fronteira Sul – UFFS, ausência de apreciação pelo

Plenário do Conselho de Curadores e transferência de bens sem a

devida formalização (Processo n° 23080.013761/2011-45 e n°

23080.013651/2012-64).


Recomenda-se juntar ao processo digital nº 23080.013761/2011-45

os respectivos termos de doação/transferência, devidamente

assinados pelas partes.






Quanto ao processo nº 23080.013651/2012-64, apesar dos termos de

doação/transferência já constarem do processo digital, recomenda-

se que estes sejam devidamente assinados e juntados ao processo

digital, bem como seja realizada a apreciação da

doação/transferência dos bens por parte do Conselho de Curadores.






Que a Administração adote providências no sentido de corrigir as

divergências apontadas, referente aos bens que estão sob a posse da

UFFS advindos da UFSC, formalizando as doações para a

Instituição, inclusive dos bens que não constaram de nenhum

processo da UFSC.






Recomenda-se que, caso se proceda a nova doação para sanar as

divergências, que seja observado o Regimento Interno do Conselho

de Curadores, no que tange à apreciação dos processos de

doação/transferência de bens da UFSC por este Órgão Colegiado.



89



Ausência de avaliação do ativo a valores reais e de classificação dos

bens doados (Processo nº 23080.028705/2012-96 - Escola Básica

Docilício Vieira da Luz).


















Municípios mais carentes só podem ocorrer se os bens forem

classificados como antieconômico.









Decreto n° 99.658/1990.








7° do Decreto n° 99.658/1990).




Descrição da Constatação Ausência de justificativa pela opção de doação (Processo nº

23080.028705/2012-96 - Escola Básica Docilício Vieira da Luz).




da Lei nº 8.666/93.





Ausência de apreciação da doação pelo Plenário do Conselho de

Curadores (Processo nº 23080.028705/2012-96 - Escola Básica

Docilício Vieira da Luz).

Descrição da Recomendação Que o processo em tela seja apreciado pelo Plenário do Conselho de

Curadores conforme preceitua o Regimento deste órgão colegiado.




90

Descrição da Constatação Ausência do termo de doação no processo (Processo nº










Descrição da Constatação Ausência de solicitação de baixa contábil (Processo nº



Que a Administração diligencie junto ao DGP e DCF a fim de

verificar a situação contábil dos bens referentes ao processo n°

23080.028705/2012-96 no sentido de proceder à conciliação

patrimonial.





Existência de ilegalidades nos controles referentes à doação para a

Escola Básica Docilício Vieira da Luz (Processo nº

23080.028705/2012-96).





ilegalidades levantadas.













Inconsistências no tocante à baixa do patrimônio de Veículo Ford,

modelo Versailles, com Placa LXV 3487 (processo n°

23080.062252/2012-27).


Considerando a ausência de documentos que justifiquem a baixa,

recomenda-se que a Administração reveja a situação ocorrida, visto

que o desfazimento de bem do Patrimônio Público só pode ser

realizado após concluída a apuração dos fatos, conforme preconiza a

IN nº 205/88 SEDAP/PR. Desta forma, que a Administração

diligencie junto ao setor responsável a fim de proceder a abertura de

sindicância ou Termo Circunstanciado Administrativo (TCA) para

apuração dos fatos, procedendo a regularização da baixa contábil e

patrimonial, tendo em vista que o veículo ainda se encontra no pátio

do DGP.



91

f) Relatório de Auditoria nº. 004/2013 - Gestão do patrimônio imobiliário de

responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de Uso Especial” de propriedade da

União ou locados de terceiros

Comunicação Expedida

Memorando nº. 083/2013/AUDIN – 25/09/2013, Memorando nº.

084/2013/AUDIN – 25/09/2013, Memorando nº. 085/2013/AUDIN

– 25/09/2013.



Pró-Reitoria de Administração (PROAD) e Pró-Reitoria de

Planejamento e Orçamento (PROPLAN)



Quadro de pessoal do Departamento de Gestão Patrimonial DGP.

Desconformidade dos dados do Sistema ADRH/UFSC com as

informações prestadas em resposta à SA042013-1 no tocante ao

número de servidores.


Recomenda-se que a Administração regularize as informações do

quadro de servidores no sistema ADRH/UFSC, de modo a

representar a realidade do departamento.


PROAD




Descrição da Constatação DGP. Carência de Servidores. Atividades próprias de servidores

efetivos sendo executadas por estagiários bolsistas.

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores no tocante à aludida carência de

servidores concursados.


PROAD




Descrição da Constatação Ausência de formalização da distribuição de atividades no DGP.

Descrição da Recomendação Formalizar, especificadamente, as atribuições e competências dos

servidores e setores do DGP.


PROAD





Delegação de poderes e definição de responsabilidades. Conflito de

Atribuições. PROAD/PROPLAN. Portaria n. 0418/GR/2001


Recomenda-se atenção dos gestores para a definição e atribuição de

responsabilidades, a fim de evitar conflitos de atribuições e

consequente fragilidade na gestão do patrimônio imobiliário.


PROAD, PROPLAN




92


Ausência de designação de responsável específico para tratamento

do Patrimônio Imobiliário da Unidade (UG 153163). Concentração

de atribuições e conhecimentos em um único servidor.


Recomenda-se atenção dos gestores para com o inventário e a

gestão do patrimônio imobiliário, capacitando-se os servidores para

gestão dos imóveis e, criando, se conveniente e oportuno, estrutura

específica para concentrar tais atribuições.


PROAD





Falta de capacitação dos servidores da área para a gestão dos

controles internos patrimoniais relativos a imóveis. Ausência de

capacitação e de treinamento dos servidores da área de controle de

bens imóveis. Falta de pessoal treinado responsável pela atualização

das informações no SPIUnet. Inexistência de adoção de medidas

com o objetivo de evitar que no SPIUnet sejam inseridas e/ou

mantidas informações incorretas, incompletas e/ou desatualizadas.


A gestão deve promover treinamento e capacitação dos servidores

da área de controle de bens imóveis para a execução de rotinas de

inclusão de informações pertinentes nos Sistemas SPIUnet e SIAFI.


PROAD, PROPLAN




Descrição da Constatação Falta de estrutura tecnológica para gerir os bens imóveis da unidade.


Os gestores devem promover a estruturação tecnológica do

departamento de gestão patrimonial, a fim de possibilitar a

otimização da administração do patrimônio imobiliário.


PROAD





Sistema informatizado incapaz de atender às necessidades do

Departamento de Gestão Patrimonial. Verifica-se através do

Memorando n. 74/DGP/PROAD/2013 que o sistema SIP não atende

às necessidades da gestão do patrimônio imobiliário.


Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de prover o

Departamento de Gestão Patrimonial dos mecanismos e tecnologias

necessários à execução de suas tarefas.


PROAD





Operacionalização dos sistemas. Razoabilidade das reavaliações.

Inexiste no SPIUnet fácil acesso ao histórico das avaliações,

apresentando o sistema na página do RIP de utilização apenas os

dados da última avaliação.

Descrição da Recomendação Recomenda-se que os servidores que alimentem o SPIUnet

detenham conhecimentos de operacionalização do SIAFI.


93

PROAD, PROPLAN




Descrição da Constatação Transparência Ativa. DGP. Carência de Informações no Site da

PROAD/UFSC.

Descrição da Recomendação Disponibilizar na página do DGP na internet informações sobre

“FAQ”, “Apoio/Inventário” e “Organograma”.


PROAD




Descrição da Constatação Fragilidades nos controles e rotinas de gestão dos bens imóveis na

UFSC. Processo de trabalho não formalizado.


Organizar, formalizar e divulgar a rotina interna de gestão de bens

imóveis com as atribuições e o fluxo de subsídios bem definidos

para que os registros e informações mantenham-se atualizados,

incluindo aqueles referentes às condições de manutenção dos

imóveis.


PROAD, PROPLAN





Ausência de rotinas para averiguação periódica da consistência dos

registros contábeis referentes ao patrimônio imobiliário. Ausência

de rotinas para a verificação do vencimento da data de validade de

avaliação dos imóveis. Ausência de instruções devidamente

formalizadas.


Priorizar atenção aos lançamentos realizados no SPIUnet, pois os

mesmos constam da conformidade diária. “A conformidade diária é

um instrumento de controle interno, que consiste na verificação

diária, feita pela própria UG, da correspondência entre a

documentação comprobatória das operações e os respectivos

lançamentos contábeis registrados no SIAFI. Esse procedimento é

de responsabilidade do ordenador de despesa ou servidor

formalmente designado para a prática de atos de gestão” .


PROPLAN





Ausência de rotinas de programação e acompanhamento da

manutenção dos imóveis. Ausência de rotinas com o objetivo de

diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os

imóveis sob responsabilidade da UFSC, de forma a identificar

possíveis problemas e propor soluções.


Atenção dos gestores para o estabelecimento de rotinas

formalizadas para programação e acompanhamento da manutenção

dos imóveis, visando diagnosticar periodicamente a situação em que

se encontram, evitando-se problemas.


PROAD


94




Inexistência de servidores designados formalmente para realizar

vistorias. Inexistência de cronograma de vistoria instituído

formalmente. Inexistência de rotina de vistoria de modo a garantir

que os imóveis sejam ocupados apenas por pessoas autorizadas e de

acordo com as finalidades institucionais. Inexistência de check-list

padrão para execução de vistorias.


Promover ações de controle, fiscalização e manutenção dos imóveis

da UFSC utilizados em serviço, assim como estabelecer as normas

de utilização e racionalização dos imóveis utilizados pela

Universidade Federal de Santa Catarina.


PROAD





Fragilidades nos controles relativos às informações contidas no

Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União -

SPIUnet sobre Bens de Uso Especial da União sob a

responsabilidade da Unidade.


Diligenciar a fim de adequar as informações sobre os imóveis da

UFSC ao disposto na Portaria n. 206/2000, para melhor gestão do

patrimônio imobiliário.


PROAD, PROPLAN




Descrição da Constatação Execução morosa de procedimentos visando ao registro definitivo

em cartório dos imóveis da Unidade (26246).


A gestão deve dar prosseguimento ao andamento dos processos de

registros dos bens imóveis junto à Superintendência do Patrimônio

da União em Santa Catarina.


PROAD






Quanto à gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade

desta unidade, a gestão deve registrar os bens de propriedade da

União ou locado de terceiros, classificados como "Bens de Uso

Especial" no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso

Especial da União - SPIUnet, atentando ao regime de utilização do

imóvel formalizado com a União e a situação em que se encontra o

processo de regularização do imóvel.


PROAD





Descrição da Recomendação Proceder à regularização da situação dos imóveis da UFSC perante

95

a serventia registral de imóveis competente.


PROAD




Descrição da Constatação Inexistência de Inventário Patrimonial de Bens Imóveis no âmbito

da UFSC.

Descrição da Recomendação Realizar inventários de bens imóveis como forma de avaliar a

atualização periódica dos registros no SPIUnet.


PROAD, PROPLAN






Programar uma rotina para a realização de inventários periódicos de

bens imóveis como forma de avaliar as condições dos imóveis e a

consistência dos registros patrimoniais cadastrais no SPIUnet, bem

como dos registros contábeis.


PROAD, PROPLAN




Descrição da Constatação Inexistência de Plano de Manutenção Predial.


Elaborar plano de manutenção predial com o objetivo de

diagnosticar periodicamente a situação em que se encontram os

imóveis sob responsabilidade da instituição visando à propositura de

soluções.


PROAD





Incompletude dos registros no SPIUnet. Há imóveis sem RIP e

faltam registros de benfeitorias e ajustes de áreas construídas no

SPIUnet.


Recomenda-se atenção dos gestores para o levantamento dos

imóveis, suas benfeitorias e acessões, a fim de que sejam lançados

no SPIUnet. Apresentar justificativa para o não registro dos imóveis

no SPIUnet e diligenciar as medidas cabíveis para regularização.


PROAD, PROPLAN





Inexecução de Procedimentos de Registros de Imóveis para áreas

transferidas à UFSC. Acordo de Cooperação entre UFSC e a

SAPIENS PARQUE S.A – processo. 23080.059458/2008-93.

Convênio 0270/2009.

Descrição da Recomendação Atenção aos gestores, no sentido de diligenciar junto aos setores

responsáveis da UFSC, a lavratura das escrituras e o respectivo

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registro na matricula do imóvel das áreas doadas pela SAPIENS

PARQUE S.A, sob o risco do descumprimento das cláusulas

contratuais do Acordo de Cooperação, processo

23080.059458/2008-93, descumprimento do Princípio da

Oportunidade e consequente inconsistência nos registros dos

Sistemas SPIUnet, SIAFI e Balanço Patrimonial da UFSC.


PROAD, PROPLAN




Descrição da Constatação Conservação e integridade das escrituras e matriculas dos imóveis

de uso da UFSC.


Adotar boas práticas de conservação de documentos com a

finalidade de preservar as informações, assegurar a integridade

física dos suportes e qualidade do acesso às informações, de

maneira a corroborar com o §3º do art. 7º da Lei Nº 8.159, de 8 de

janeiro de 1991, diploma pelo qual se consideram permanentes os

conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.


PROAD





Saldo de contas de imóveis de uso especial não registrados no

SPIUnet. Verifica-se que há saldo em contas patrimoniais sem RIP,

conforme tabela.


Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de verificar os

saldos, depurar possíveis inconsistências e realizar a baixa e

atualização no SPIUnet.


PROAD, PROPLAN





Imóveis sem RIP. Conta Contábil 14.211.01.00 – Edifícios. A

UFSC possui, de acordo com levantamento realizado no SIAFI

Gerencial expresso em tabela abaixo, saldo referente a edificações

sem registro no SPIUnet, lançados diretamente no SIAFI.


Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de desvincular os

imóveis de Cerro Largo/RS ocupados pela UFFS da contabilidade

na UFSC no SIAFI. O DGP deve enviar do DCF documentação

solicitando a baixa, conforme aprovação do Conselho de Curadores

através da Resolução n. 174/CC/2011 .


PROAD, PROPLAN





Descrição da Recomendação Regularizar a transferência do imóvel “Edifício Santa Clara” para a

UFSC, cadastrando-o no SPIUnet.


97

PROAD, PROPLAN





Inconsistência dos registros. Defasagem dos valores dos imóveis de

uso especial contabilizados da UFSC em relação ao valor real de

mercado.


Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de promover

levantamento do valor do m² na região e da avaliação adequada no

SPIUnet, a fim de sanar inconsistências nos registros e distorções no

balanço patrimonial da unidade, e consequente, impacto no Balanço

Geral da União. Além disso, a incorreção dos registros malfere o

princípio contábil da oportunidade, que vela pela tempestividade e

integridade dos registros do patrimônio e suas mutações.


PROAD, PROPLAN





Imóveis sem RIP. Edifícios. Aquisição de prédio mediante empenho

estimativo no valor parcial e consequente empenho de contrato

continuado. Processo n. 23080.049640/2012-12. Contrato

0487/2012. Fornecedor CNPJ n. 80.656.689/0001-46. Natureza da

Despesa 45906101 . Ausência de inclusão em restos a pagar.

Essência sobre a forma.


Recomenda-se que sejam observadas as disposições da Lei n.

4.320/64 e da Lei Complementar n. 101/00, respeitando-se as etapas

de planejamento, sob pena de responsabilização, pois a prática

constatada induz a transferência de despesas da competência de

determinado exercício financeiro para o subsequente, onerando o

orçamento deste com despesas do ano anterior.


PROPLAN




Descrição da Constatação Ausência de segregação de funções. Fiscal e Gestor. Portaria n.

487/CCF/2012. Contrato 0487/2012.

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para que haja respeito à

separação das atribuições de gestor e fiscal.


PROAD





Ausência de depreciação dos edifícios.


Por ter vida útil limitada, os edifícios são ativos depreciáveis, de

modo que devem respeitar às normas da NBCT 16.9, relativas à

depreciação.


PROAD, PROPLAN


98



Descrição da Constatação Não correspondência do valor do imóvel no RIP de utilização e RIP

do imóvel. Divergências entre área de terreno e área construída.


Que se implante uma rotina de acompanhamento de reavaliações de

imóveis sob responsabilidade da Universidade Federal de Santa

Catarina. Para o caso específico do imóvel localizado na Travessa

Ratcliff, revisar a documentação do imóvel e corrigir as falhas de

operacionalização do sistema SPIUnet, a fim de termos uma

razoabilidade nos lançamentos na conta de bens imóveis do Ativo

da UFSC.


PROAD, PROPLAN





Conta Contábil n. 14.211.80.00 – Estudos e Projetos. Lançamentos

cuja natureza da despesa não se coaduna com função da conta. A

conta intitulada “Estudos e Projetos” é provisória, e, de acordo com

o Manual do SIAFI, tem por função registrar valores relativos a

estudos e projetos, englobando limpeza do terreno, serviços

topográficos, sondagens de reconhecimento, terraplanagem,

drenagens, instalações provisórias como galpões, instalações

elétricas e hidráulicas, durante as obras.

Descrição da Recomendação Depurar os lançamentos e reavaliá-los para adequação à natureza

própria dos convênios.


PROPLAN





Bens Imóveis a Classificar. Natureza da despesa não confere com

lançamento digitado. Verifica-se que a Conta Contábil n.

1.4.2.1.1.98.00 – que tem por função é registrar os valores relativos

aos bens imóveis, cuja classificação esta pendente por algum

motivo, geralmente a sua identificação ou legalização e registro –

acumula saldos no SIAFI a partir de janeiro de 2013.


Recomenda-se atenção dos gestores no sentido de classificar

adequadamente os lançamentos contábeis de acordo com a natureza

da operação, pois há indicativos de se tratar os lançamentos

efetuados em “Bens Imóveis a Classificar” (14.211.98.00) de

“Obras em Andamento” (14.211.91.00).


PROPLAN





Obras em andamento. Saldos a maior registrados na contabilidade.

Conforme resposta da SA042013-12, por meio do Memorando

nº63/2013/PROPLAN, o valor total dos contratos referentes às

obras em andamento é de R$ 21.418.984,67. Da análise do sistema

SIAFI à conta 14.211.91.00 verifica-se um saldo de R$ R$

134.176.866,18 até o mês de maio de 2013.


Atenção dos gestores para a conta Obras em Andamento (Conta

Provisória), detalhadas pela inscrição genérica (conta corrente 999)

acumulando todos os gastos até a conclusão da obra. Caso a obra

venha a integrar o patrimônio da UFSC, de forma a incorporar aos

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imóveis de uso especial, deverão ter os seus saldos baixados, no

SIAFI, e após a baixa deverão ser atualizados/registrados pelo

SPIUnet.


PROPLAN





Quanto aos Critérios Norteadores da Avaliação. Quanto aos

critérios norteadores da avaliação dos bens imóveis de uso especial

(custo histórico x valor de mercado), não se mantém a regular

avaliação de bens por parte da UFSC, de modo que a recomendação

é de avaliação a cada quatro anos.


As avaliações ou reavaliações dos imóveis cadastrados devem ser

periodicamente realizadas/revisadas pela UFSC, a fim de que os

valores apurados estejam em consonância com o mercado

imobiliário.


PROAD, PROPLAN





Ausência de demonstrativos a evidenciar os principais critérios

adotados para reavaliação/valorização/desvalorização dos imóveis

sob responsabilidade da UFSC.

Descrição da Recomendação Manter demonstrativos a evidenciar os principais critérios adotados

para reavaliação/valorização/desvalorização dos imóveis.


PROPLAN





Periodicidade das avaliações/reavaliações dos imóveis sob

responsabilidade da UFSC. Preenchimento incorreto do SPIUnet.

Distorção de informações. Alteração do campo “Dados do Imóvel”

no “RIP do imóvel” ao invés de “Dados da Avaliação” no “RIP de

Utilização”.


Recomenda-se a atualização tanto do RIP do imóvel quanto dos RIP

de utilização, uma vez que as informações de ambos devem ser

coerentes entre si, sobretudo, quanto ao valor do m².


PROAD





Descrição da Recomendação Refazer dados do imóvel a fim de evitar inconsistências.


PROAD





100

Descrição da Recomendação Providenciar avaliação do m² do terreno.


PROAD





Inconsistência no SPIUnet. Imóveis com um único RIP de

utilização. Divergência de valor do m2 entre o RIP do imóvel e o

RIP de utilização.


Recomenda-se atenção dos gestores a fim de sanar as

inconsistências apontadas, uma vez que a integração dos sistemas

SIAFI e SPIUnet dá-se com base no RIP de utilização. Os valores

apresentados em „Dados do Imóvel‟ e „Dados da Avaliação‟, em

regra, coincidem quando o imóvel possui apenas um RIP de

utilização.


PROAD, PROPLAN




Descrição da Constatação Imóveis com data de avaliação vencida.


Aplicar as atualizações também ao RIP de Utilização. A utilização

atualizada passa automaticamente a herdar os dados mais atuais do

imóvel. O usuário ao confirmar as atualizações aciona também a

atualização do lançamento no SIAFI.


PROAD, PROPLAN




Descrição da Constatação Ausência de Separação Patrimonial entre UFSC e HU.

Inobservância dos termos da Portaria MPOG/MEC n. 04/2008.


Adequar o Sistema de Gestão Patrimonial (SIP) observando os

termos da Portaria MPOG/MEC nº 04/2008 oportunizando a

adequada separação patrimonial e o necessário suporte às

demonstrações contábeis. Cabe também atenção especial, por parte

dos gestores, no sentido de registrar no sistema SPIUnet os imóveis

de uso especial utilizados pelo Hospital Universitário, evidenciando

o valor do imóvel para sua respectiva utilização e consequente

registro no SIAFI. Para tanto, deve-se criar um novo RIP de

utilização com a área do HU e jurisdicionar-se sua área a UG

própria.


PROAD, PROPLAN





Particularização do objeto. Ausência de menção ao endereço do

imóvel na cláusula que trata do objeto nos contratos n. 0426/2012 e

0425/2012.

Descrição da Recomendação Recomenda-se que a cláusula que trata do objeto seja alterada para

contemplar o endereço do imóvel.


PROAD

101





Cláusula necessária. Ausência. Contratos n. 0176/2011; n.

0426/2012, n. 445/2012 e n. 202/2011. Artigo 55, VII, da Lei n.

8.666/93 combinado com o artigo 22, V, da Lei n. 8.245/91.


Recomenda-se que conste dos contratos cláusula que atenda ao

previsto no artigo 22, V, da Lei n. 8.245/91 c/c artigo 55, VII, da

Lei n. 8.666/93.


PROAD





Cláusula necessária. Ausência. Contratos n. 426/2012; 202/2011;

176/2011 e 445/2012. Artigo 55, VII, da Lei n. 8.666/93 combinado

com o artigo 22, IV, da Lei n. 8.245/91.



previsto no artigo 22, IV, da Lei n. 8.245/91 c/c artigo 55, VII, da

Lei n. 8.666/93.


PROAD





Cláusula necessária. Ausência. Contrato n. 0445/2012. Artigo 55,

VII, da Lei n. 8.666/93 combinado com o artigo 22, VI, da Lei n.

8.245/91.



previsto no artigo 22, VI, da Lei n. 8.245/91 c/c artigo 55, VII, da

Lei n. 8.666/93.


PROAD





Cláusula necessária. Ausência. Contratos n. 426/2012 e 445/2012.

Artigo 55, VII, da Lei n. 8.666/93 combinado com o artigo 22, II, da

Lei n. 8.245/91.



previsto no artigo 22, II, da Lei n. 8.245/91 c/c artigo 55, VII, da Lei

n. 8.666/93.


PROAD




Descrição da Constatação Segregação de Funções . Fiscal e Gestor. Portaria n. 426/CCF/2012

. Contrato n. 0426/2012. Curitibanos. Diretor de Centro.

Descrição da Recomendação Recomenda-se atenção dos gestores para que haja respeito à

separação das atribuições de gestor e fiscal.


PROAD

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Manutenção de bens próprios e locados de terceiros. Segregação

contábil. Ausência. Verifica-se que não há movimento da conta

1.4.2.1.1.93.00 – “Benfeitorias em Propriedades de Terceiros”, o

que permite inferir que não há segregação contábil dos gastos com

manutenção de bens imóveis próprios e locados de terceiros.


Na ocorrência de benfeitorias em imóveis de terceiros, evidenciar o

registro à conta 1.4.2.1.1.93.00, para que haja controle necessário da

gestão quanto à amortização e eventual indenização.


PROPLAN



g) Relatório de Auditoria nº. 005/2012 – Análise dos instrumentos de transferência de

recursos para as fundações de apoio

Os trabalhos de auditoria foram iniciados em 2013 e não foram concluídos até o encerramento

deste relatório (previsão de conclusão para o mês de fevereiro de 2013).

h) Relatório de Auditoria nº. 006/2012 – Análise nos processos licitatórios, dispensas e

inexigibilidades de licitação

Os trabalhos de auditoria foram iniciados em 2013 e não foram concluídos até o encerramento

deste relatório (previsão de conclusão para o mês de fevereiro de 2013).

4.5 Decisões e Recomendações do Conselho de Curadores

A Auditoria Interna enviou expediente à Secretaria dos Órgãos Deliberativos

Centrais solicitando informações relativas à implementação ou cumprimento das recomendações

e decisões, no exercício de 2013, dos Órgãos Deliberativos Centrais da Universidade Federal de

Santa Catarina. Em resposta eletrônica, a AUDIN foi informada que os Conselhos encontram-se

em recesso regimental até o dia 31/01/2014, comprometendo-se a repassar as informações à

AUDIN tão logo retornem as atividades.

Desta forma, este item do RAINT será disponibilizado posteriormente, se

houver necessidade.

103

4.6 Ações relativas a demandas recebidas pela ouvidoria

Instada a se manifestar, a Ouvidoria da UFSC apresentou as seguintes

informações:

A Universidade Federal de Santa Catarina possui ouvidoria própria, instituída

pela Portaria nº 671/GR/96 de 28 de maio de 1996, se constituindo em um canal oficial de

recebimento de críticas, reclamações, sugestões e elogios da comunidade interna e externa da

UFSC, funcionando diariamente, de segunda à sexta-feira, com atendimento presencial das

07h30min às 12h00min e das 14h00min às 18h00min e vinte quatro horas pela internet ou fax.

A Ouvidoria é responsável também pelo Balcão de Informação, local de

atendimento e informação aos usuários que procuram qualquer tipo de informação sobre a

universidade.

Dentre as obrigações estatutárias, a Ouvidoria desenvolveu todas as atividades

a ela inerentes pautadas no respeito, no comprometimento e na ética a qual está submetida.

Os elogios, críticas e sugestões recebidos na Ouvidoria são encaminhadas as

unidades relacionadas, quando a Ouvidoria presta toda orientação necessária a quem a procura,

encaminhando as demandas e cobrando respostas.

Dentre as demandas recebidas estão assuntos relacionados com as atividades

realizadas pela UFSC de ensino, pesquisa e extensão, destacando-se as relacionadas com o

atendimento do Hospital Universitário, da Farmácia Escola, de Segurança, de desrespeito às

normas de trânsito, da iluminação externa, do Restaurante Universitário, da Biblioteca, das festas

realizadas no campus, da falta de professores, da falta de salas de aulas, de estacionamentos

insuficientes, etc. Também são constantes demandas relacionadas com desentendimentos de

alunos com professores, principalmente com relação à problemas na correção de provas e a

maneira como que são tratados.

No exercício de 2013, a Ouvidoria da UFSC recebeu um total de 968

demandas, que foram encaminhadas para os setores competentes. Salienta-se que a Ouvidoria

estabelece prazo para que as unidades encaminhem suas respostas, o que algumas vezes não é

obedecido, não existindo mecanismo que obrigue a unidade a responder as demandas.

Há que se informar ainda que as demandas relacionadas abrangem somente as

demandas que viraram “processo de Ouvidoria” e foram encaminhadas às respectivas Unidades.

Foram efetuados diversos outros atendimentos, principalmente atendimento pessoal que não

estão inseridos neste relatório. Foram atendidos pessoalmente em 2013, 1.456 pessoas na

Ouvidoria 1.456 pessoas e 2.084 no Balcão.

Para o bom atendimento e da prestação de serviço de excelência, há a

104

necessidade da lotação de um Auxiliar Administrativo na Ouvidoria, haja vista a quantidade de

trabalho diário, que muitas vezes impede o Ouvidor de participar de eventos de suma

importância para as atividades da Ouvidoria.

4.7 Ações relativas a denúncias recebidas diretamente pela entidade

No ano de 2013 não houve denúncia recebida diretamente pela Auditoria

Interna da UFSC. As demandas direcionadas à Ouvidoria estão relacionadas no item anterior.

4.8 Obrigações legais da entidade em relação às entidades de previdência privada

A UFSC não possui obrigações legais com entidades de previdência privada.

5 RELATO GERENCIAL SOBRE A GESTÃO, COM BASE NOS TRABALHOS

REALIZADOS

Conforme descrito no item 3 deste relatório, as áreas onde a Auditoria Interna

realizou ações de auditoria no ano de 2013 foram as seguintes:

a) Processos de dispensa e inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de preços de

outros órgãos;

b) Processos de licitações, dispensas e contratos do Restaurante Universitário e da Editora da

UFSC;

c) Inventário anual da UFSC;

d) Processos de concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da UFSC;

e) Processos de baixa ou alienação de bens;

f) Patrimônio imobiliário de responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de Uso

Especial” de propriedade da União ou locados de terceiros;

g) Instrumentos de transferência de recursos para as fundações de apoio;

h) Processos licitatórios, dispensas e inexigibilidades de licitação.

Com base nos exames realizados, considerando os escopos que orientaram as

ações, as equipes designadas para a execução dos trabalhos emitiu sua opinião a partir das

evidências encontradas em cada área, que geraram recomendações aos gestores objetivando

105

fortalecer e aprimorar os sistemas de controle, também constantes do presente relatório de

atividades. A seguir, apresenta-se o relato gerencial de cada área auditada.

5.1 Processos de dispensa e inexigibilidade de licitação e adesão à ata de registro de

preços de outros órgãos

O relatório de auditoria 032012 acerca dos processos de dispensa de licitação,

com fulcro no artigo 24, incisos I, II e XXI e, artigo 25 da Lei nº 8.666/93, adesão de atas de

registro de preços e atos decorrentes resultou em constatações, informações e recomendações

para a Administração da UFSC e para a Direção do HU.

No que se refere à UFSC foi observada a reincidência de algumas constatações,

já apontadas em relatórios anteriores. O relatório denotou em relação às dispensas:

inconsistências formais dos processos, como ausência de pedido e justificativa para a contratação

direta e que o planejamento das necessidades de materiais e de serviços dos diversos setores da

Instituição ainda necessita de melhorias, em que pesem os esforços despendidos para a

centralização de compras com a existência do Departamento de Compras e Licitações, criado

para essa finalidade. Em relação aos serviços, a estrutura departamentalizada da UFSC, devido

às singularidades dos centros de ensino e situações imprevistas, dificulta as contratações de

forma global. No entanto, reafirma-se a necessidade que esforços sejam despendidos nesse

sentido, visto que a compra fracionada infringe a legislação vigente. Em relação às

inexigibilidades selecionadas por amostragem verificou-se falhas formais, contratação de objeto,

que não se encontra dentro das características de inexigibilidade, ou seja, inviabilidade de

competição. No tocante às adesões a atas de registro de preços observou-se que há necessidade

de aprimoramento formal, tendo por base o Acórdão n° 2.764/2010 – Plenário TCU.

Em relação ao HU, o relatório demonstra que a diversidade e especificidade

das aquisições e serviços dificultam a aplicação de licitação na demanda necessária. Entretanto,

apesar do aspecto peculiar de suas atividades, reafirma-se o entendimento de que a licitação é a

regra e a dispensa sua exceção. As inconsistências verificadas foram de formalidades dos

processos analisados por amostragem e a ausência de justificativa de preço referente ao processo

de inexigibilidade verificado.

Notou-se também que o sistema implementado (SPA) carece de efetiva

atenção, seja na orientação às unidades para sua utilização, seja na adoção da certificação digital

para os documentos incluídos no sistema.

Por fim, ressalta-se para o planejamento, a execução e o controle adequados às

necessidades dos diversos setores, por meio da consolidação das estimativas, a fim de que resulte

106

na realização das licitações nas modalidades adequadas aos valores previstos.

5.2 Processos de licitações, dispensas e contratos do Restaurante Universitário e da

Editora da UFSC

EDITORA UFSC

Especificamente em relação ao ambiente encontrado, a equipe de auditoria

verificou, na Editora UFSC, que os serviços gráficos são executados por empresas terceirizadas,

escolhidas legalmente mediante a realização de processos licitatórios. Quando indagada sobre a

possibilidade de utilizar os serviços gráficos da Imprensa Universitária (IU), a Editora

pronunciou-se afirmando que os prazos e os serviços oferecidos pela IU não apresentam a

qualidade desejada, mesmo para as séries didática e geral. De outro lado, a Imprensa

Universitária manifestou-se afirmando que, para atender aos serviços da Editora, haveria a

necessidade de investimentos, principalmente na modernização do parque gráfico, com o

incremento de novos equipamentos.

Em relação aos contratos da Editora, a auditoria analisou o contrato que a

UFSC mantém com a com a Fundação de Amparo à Pesquisa e Extensão Universitária (FAPEU)

para prestação de serviços no apoio à execução do projeto de extensão. Ao analisar a

formalização e a execução deste contrato, a auditoria deparou-se com várias constatações.

Quanto a formalização deste contrato, as constatações referem-se à ausência de

comprovante de publicidade do contrato no processo, à assinatura e vigência do termo anterior à

aprovação prévia no Conselho de Curadores e à elaboração do plano de trabalho que gerou tal

contratação, que não atende aos requisitos legais. O plano de trabalho não contempla as etapas,

metas e objetivos propostos, a indicação de quais e quantos sejam os participantes, a forma de

remuneração da fundação de apoio pelos serviços, a estimativa do montante de recursos

arrecadados periodicamente, a indicação dos participantes vinculados à UFSC, nem a relação de

estudantes bolsistas contratados pela Universidade para execução do contrato.

Ao analisar a execução do contrato, a equipe de auditoria verificou que não há,

por parte da UFSC, a fiscalização da composição das equipes do projeto, a fim de observar o

cumprimento das disposições da Administração Pública Federal e que não foram juntados aos

autos comprovantes de que, efetivamente, parte dos ganhos econômicos do projeto tenham sido

incorporados à conta dos recursos próprios da UFSC. No tocante a comercialização dos livros,

observou-se que o documento que acompanha a mercadoria não tem valor fiscal e que a UFSC e

a FAPEU ainda não encontraram tratamento adequado para a questão tributária, porventura

107

incidente sobre a arrecadação proveniente do comércio e serviços prestados pela Editora.

Ainda com relação à execução do contrato, a auditoria verificou que o cadastro

da FAPEU perante Receita Federal do Brasil (RFB), tal como consta atualmente, não contempla

prestação de serviços em projetos desta natureza, cuja realização envolve a produção, o comércio

e a distribuição de livros, bem como a realização de eventos e a intermediação na aquisição e

alienação de direitos autorais. Constatou-se, também, que a FAPEU utiliza diversas contas

correntes para a movimentação de recursos provenientes da comercialização dos livros, que há

saldos em conta no fim dos meses, não sendo repassados integralmente os valores à UFSC, e que

os estornos de receitas não estão dentro do próprio mês em que ocorreu o fato determinante da

inconsistência.

Para encerrar os trabalhos de auditoria na Editora UFSC, foi verificada a Ata

de Registro de Preços que a UFSC mantém para a prestação de serviços gráficos. Nesta análise, a

equipe de auditoria observou que foi digitado empenho antes de assinada e publicada a ata de

registro de preços, contrariando o disposto no artigo 10 do Decreto n. 3.931 de 19 de setembro

de 2001.

RESTAURANTE UNIVERSITÁRIO

Ao analisar o ambiente interno do Restaurante Universitário (RU), a equipe de

auditoria direcionou o foco para a segurança na confecção, guarda e venda dos passes, e

constatou que:

- Os métodos de gerência da venda e distribuição dos passes, e do controle da arrecadação, são

mecânicos, fragilizando o processo. Segundo a Direção do RU, frequentemente ocorrem

discrepâncias entre o número de passes contados manualmente e o número de passagens

registrado nas catracas.

- Falta de segurança na conservação dos passes e valores, os quais são mantidos em um armário

de madeira, fechado com um cadeado.

- Os passes são confeccionados em papel pela Imprensa Universitária, que apesar dos cuidados

tomados, podem ser facilmente falsificados.

Com relação à formalização dos processos do RU para a contratação de

serviços e para a aquisição de materiais, seja por licitação ou por dispensa ou inexigibilidade de

licitação, os trabalhos de auditoria identificaram que:

- O sistema SPA/UFSC não satisfaz os requisitos da ICP – Brasil, de modo que os documentos

nele inseridos sem correspondência entre usuário e signatário, sem assinatura ou sem certificação

digital, não podem ser considerados originais para todos os efeitos legais.

- Alguns processos não estão autuados de forma ordenada.

108

- Em alguns processos verificou-se a ausência de justificativa expressa da necessidade de

contratação, pela autoridade competente, nos moldes da legislação.

- O processo referente à contratação direta de alimentação para os estudantes do curso de

engenharia de materiais decorreu de falta de planejamento, pois não deveria ter sido dispensado

de licitação, sob o argumento de que o curso referido possui regime trimestral.

- Dos autos do processo nº 23080.00780/2012-92 não consta cópia do contrato firmado, nem da

portaria de indicação do fiscal, as comprovações referentes à regularidade fiscal, nem se

identificou a juntada dos documentos comprobatórios de inexistência de eventual proibição para

contratar com a Administração.

- Vários processos de pagamento relativos às licitações dispensadas com fundamento no artigo

24, II, da Lei n. 8.666/93 referem-se a contratações que poderiam ser realizadas de uma só vez,

consubstanciando fracionamento de despesas. A legislação veda a contratação por dispensa de

licitação, fundamentada em pequeno valor, quando o somatório dos gastos realizados ao longo

do exercício com determinada despesa supera o limite imposto pelo dispositivo legal.

- Alguns processos de dispensa de licitação não contêm a especificação do objeto e as unidades e

quantidades a serem adquiridas.

- Não consta dos processos de contratação a estimativa do impacto orçamentário financeiro da

despesa.

- Quanto ao processo para a contratação de empresa fornecedora de refeições ao campus de

Curitibanos, ao analisar a pesquisa de preços praticados pelo mercado, verificou-se que os

orçamentos apresentados não servem para o fim de estabelecer a estimativa do custo do objeto

no termo de referência, pois os documentos apresentam a mesma formatação, os mesmos termos

e caracteres, os signatários possuem o mesmo sobrenome e a diferença entre o preço unitário de

cada um deles é de apenas cinco centavos.

- Nos processos referentes à contratação de refeições aos alunos para os campi de Curitibanos e

Joinville, verificou-se que não há nos respectivos contratos cláusula obrigatória prevendo o

reconhecimento dos direitos da Administração, em caso de rescisão administrativa.

Com relação à execução dos processos do RU para a contratação de serviços e

para a aquisição de materiais, seja por licitação ou por dispensa ou inexigibilidade de licitação,

os trabalhos de auditoria identificaram que:

- Como regra geral nos processos de pagamento das contratações diretas por dispensa de

licitação não consta a quantidade estimada do objeto, as especificações, nem contêm motivação

justa e específica, com indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, para justificar as

dispensas.

- Aquisição de porta papel toalha por dispensa de licitação, da empresa Compasso Comercial

109

Ltda, com apenas dois orçamentos e com valor unitário 193 % superior ao registrado em ata de

registro de preços, que entrou em vigência apenas um dia após a emissão da nota de empenho.

- Aquisição de lixeiras por dispensa de licitação, da empresa Compasso Comercial Ltda, sem

constar dos autos documento contendo as especificações e a quantidade estimada do objeto, e

com valor unitário superior ao registrado em ata de registro de preços, que entrou em vigência

apenas um dia após a emissão da nota de empenho.

- Aquisição de esponja dupla face de fibra sintética para higienização de utensílios por dispensa

de licitação, da empresa Compasso Comercial Ltda, com justificativa insuficiente e em valor

unitário superior ao registrado em ata de registro de preços vigente na época da aquisição.

- Aquisição de algodão por dispensa de licitação, da empresa Compasso Comercial Ltda, quando

havia registro de preço por valor 50% inferior para embalagem contendo o dobro de produto.

- Processo de pagamento devolvido pelo Departamento de Contabilidade e Finanças – DCF ao

Restaurante Universitário – RU, pelos motivos de não se poder pagar nota fiscal de venda

(produto) com empenho de serviço e o valor da nota fiscal não conferir com o valor do empenho.

- Aquisição direta de água sanitária do fornecedor Compasso Comercial Ltda, com justificativa

inadequada, pois não basta a necessidade para ensejar a contratação direta, sendo imprescindível

que haja planejamento anual das compras, evitando-se o fracionamento de despesas.

- Aquisição mediante contratação direta de produtos para lavação de louças e limpeza de fornos,

com justificativa centrada na realização de testes para aprovação de vários produtos, o que

caracteriza a preferência por determinada marca. Este fato foi confirmado quando da reiterada

contratação direta para aquisição desses produtos durante os meses consecutivos, cuja soma dos

valores ultrapassa o limite permitido para a dispensa, configurando também o fracionamento de

compra.

- A UFSC, de modo geral, não possui ata de registro de preços vigente para serviços de

manutenção e reparação de equipamentos, o que enseja eventual contratação direta dos mesmos,

sendo realizas sucessivas dispensas para consertos de mesma natureza que, se somadas, excedem

o limite de R$ 8.000,00.

- Ausência de orçamento detalhado, como regra, que demostre a exata composição do preço,

contemplando as especificidades do objeto, a fim de aferir a regularidade de sua formação, em

processos de dispensa de licitação.

- Os processos de pagamento referentes a retrabalho nas mesas em aço inox (protetor salivar,

passa pratos), da marca “Brascook”, sem justificativa suficiente para dispensar a licitação, tendo

em vista que em meses consecutivos foi realizado o mesmo serviço, contratada a mesma empresa

e pago o mesmo valor pelos consertos, o que se infere a ocorrência de fracionamento nas

contratações.

110

- Aquisição por contratação direta dos itens “eletro boia” e “selo mecânico”, sendo fornecedora a

empresa Compasso Comercial Ltda, sem os três orçamentos, pois um orçamento não é pertinente

ao objeto contratado.

- Vários processos de dispensa de licitação cujos orçamentos prévios, com o objetivo de analisar

o preço praticado no mercado, foram emitidos por fornecedores cujo CNAE não corresponde ao

objeto da contratação.

- Notas fiscais referentes aos processos de pagamento relativos a transporte de valores, sendo

fornecedora a empresa Brink’s Segurança e Transporte de Valores Ltda, pagas por meio de um

empenho ordinário de forma parcelada, como se empenho estimativo fosse, violando as normas

que regem a execução do orçamento.

- Contratação direta do serviço de transporte de valores, sendo fornecedora a empresa Brink’s

Segurança e Transporte de Valores Ltda, com a ocorrência de fracionamento de despesas, pois os

valores pagos, durante o exercício de 2012, superaram o limite previsto em lei para a dispensa de

licitação com base no pequeno valor.

- Divergência entre as receitas obtidas com a venda de passes do RU registradas nos boletins de

controle da venda e os valores respectivos digitados no SIAFI.

-Divergências na movimentação dos estoques do RU registrados no SIAFI Operacional e nos

boletins de estoque fornecidos pelo almoxarifado do RU.

- Não consta do processo comprovante de manutenção das condições exigidas na habilitação,

quando das prorrogações do contrato com a empresa que fornece refeições no jantar e nos finais

de semana.

- Realização de despesa sem prévio empenho, prática esta vedada pela legislação.

- Ausência nos autos do processo para contratação de empresa para fornecimento de refeições no

Centro de Ciências Agrárias (CCA), de justificativa ou orçamentos que comprovem o preço

unitário de referência das refeições.

- Reiterados atrasos no adimplemento das contraprestações devidas pela empresa fornecedora de

refeições para o CCA.

- Emissão sistemática de empenho para pagamentos das refeições fornecidas pela empresa

fornecedora de refeições para o CCA, utilizando-se da modalidade de licitação e artigo não

previstos na legislação.

- Critério de julgamento da licitação que não atende a complexidade do objeto contratado e que

nãos e configura como mais vantajoso para a UFSC, relativo ao contrato com a empresa que

fornece refeições para o CCA.

111

5.3 Inventário anual da UFSC

Ao realizar os trabalhos de auditoria, foi constatado o não cumprimento da Lei

n.º 4.320/64 e das demais normas que versam sobre o inventário de bens, razão pela qual foi

reiterada a recomendação para que a UFSC realize o inventário físico e financeiro anual dos bens

constantes do seu patrimônio.

A justificativa apresentada pelos gestores demonstrou esforços a serem

despendidos com vistas a sanar a falta de elaboração do inventário da UFSC, deixando claras as

medidas e/ou procedimentos que estão sendo adotados para eliminação do problema, no entanto,

a resolução é intempestiva em relação à execução do inventário de 2012, uma vez que a previsão

para o término dos trabalhos é maio de 2014.

A escolha por implantar uma metodologia de trabalho por etapas busca

solucionar a falta de inventário da UFSC, que tem sido ocasionada por diversos fatores como:

ausência de um planejamento sólido por parte da Administração; comissões de inventário

designadas somente ao final do exercício; falta de comprometimento e sensibilização de alguns

agentes seccionais; insuficiência de orientação (memorando circulares, manuais de

procedimentos, orientações e outros); pedido pelas seccionais de prorrogação de prazo; sistema

informatizado contratado pela UFSC que apresenta diversas inconsistências.

Os apontamentos acima transcritos confirmam alguns dos problemas

enfrentados atualmente, sendo, portanto, reincidentes. Um deles refere-se ao Sistema

informatizado (SIP) o qual vem apresentando problemas desde sua implantação.

A realização do inventário físico é prerrogativa legislação para órgãos e

entidades da Administração Pública e visa corrigir eventuais falhas nas operações patrimoniais

ocorridas de um exercício para o outro. Para que o Inventário da UFSC seja realizado com maior

brevidade, de preferência sem ultrapassar o exercício de 2013, um maior quantitativo de pessoal

capacitado do DGP deve ser envolvido no acompanhamento dos agentes seccionais para a

realização dos inventários setoriais.

Ressalta-se a necessidade de atenção efetiva e providencias para solução mais

imediata, haja vista que o problema é reincidente e já ter sido motivo de determinação de prazo

pelo TCU.

Além disso, é oportuno colocar que somente com o inventário físico será

possível realizar uma situação financeira fidedigna dos bens patrimoniais da Universidade, ou

seja, este reflete diretamente na situação contábil e financeira.

112

5.4 Processos de concessões, permissões e autorizações para uso de espaço físico da

UFSC

Os exames efetuados demonstraram fragilidades nos controles, tanto no

ambiente interno dos setores, quanto na formalização e na execução dos processos que foram

alvos desta auditoria.

Especificamente em relação ao ambiente encontrado, a equipe de auditoria

verificou a falta de regulamentação específica para eventos externos nas dependências da UFSC,

desconhecimento pelos gestores da área de Projetos, Contratos e Convênios do conteúdo das

Resoluções Normativas n. 04/CC/2010 e 05/CC/2010, ausência de procedimento normatizado

para autorização e permissão de uso eventual e transitório dos espaços físicos nas unidades

acadêmicas, fragilidades na Comunicação da Pró-Reitoria de Administração com os Centros de

Ensino no tocante às autorizações para uso eventual de salas e auditórios em cursos e concursos,

fragilidades na comunicação entre o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios e o

Departamento de Contabilidade e Finanças DPC em relação ao controle das receitas e saldos

advindos dos contratos de concessão de espaços físicos, fragmentação da emissão de documentos

de arrecadação em relação a arrecadação das receitas oriundas da concessão onerosa dos espaços

físicos e o risco pessoal e patrimonial decorrente do uso irregular dos espaços físicos do Centro

de Educação Continuada e Convivência Social e da antiga banca de revistas localizada nas

imediações do referido centro.

Quanto à formalização das concessões e autorizações de uso de espaço físico

por terceiros nos campi da UFSC, a equipe identificou a ausência de registro dos contratos de

concessão de espaço físico no SIASG/SICON, assim como a falta de vinculação do fiscal e o

desconhecimento dos mesmos da existência de módulo específico para gestão e fiscalização dos

contratos nestes sistemas. A auditoria verificou, também, que houve a celebração de termo de

autorização de uso da área das Fortalezas por autoridade que não possui atribuição normativa

para tanto, o descumprimento das disposições sobre publicação dos contratos administrativos no

Diário Oficial da União, a ausência de inserção de documentos nos autos, a ausência de menção

ao reconhecimento dos direitos da Administração nas hipóteses que ensejam rescisão contratual,

a falta de objetividade e de comprovação da adequação ao mercado no tocante à contraprestação

prevista em alguns contratos, o uso de bens públicos por instituições privadas e concessões de

uso de espaço físico por prazo indeterminado sem o devido instrumento contratual.

Ainda com relação à formalização, foi verificada a ausência de numeração no

contrato firmado com APUFSC em 2000, bem como ausência de menção ao processo

administrativo que lhe deu origem, a ausência de fiscal designado para acompanhamento do

113

contrato com a APUFSC, a morosidade nos trâmites do processo de regularização solicitado pela

CEI Flor do Campus. Quanto às autorizações/permissões para uso eventual dos espaços físicos

de cursos/eventos e concursos nos centros de ensino, contatou-se a ausência de celebração de

termo de autorização/permissão, ausência de prévia publicidade, pelas unidades acadêmicas, das

datas disponíveis para cessão de uso eventual e transitório por terceiros, autorizações concedidas

por servidor sem atribuição para tanto, nos termos da Portaria Normativa n. 03/GR de 28 de

junho de 2011, falta de efetiva fiscalização e acompanhamento das autorizações de uso de

espaços físicos nas unidades universitárias/centros de ensino e conflito de atribuições para firmar

termos de autorização e permissão de uso de espaço físico no Centro de Cultura e Eventos.

Ao analisar a execução das concessões e autorizações eventuais, a equipe de

auditoria verificou fragilidades nos controles relativos às informações contidas no Sistema de

Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União - SPIUNet sobre Bens de Uso Especial da

União sob a responsabilidade da UFSC, a ausência de sistemática e normatização quanto à

fiscalização de contratos, a falta de efetiva fiscalização pelo fiscal do contrato de concessão, a

ausência de comprovação nos autos dos processos de concessão de uso de espaço físico por

terceiros da compatibilidade dos valores com a prática de mercado, falhas no controle de

arrecadação de receita própria, decorrentes, sobretudo, da impropriedade da forma de

recolhimento, a ausência de comprovação da regularidade dos pagamentos pactuados nos

contratos, mês a mês, nas respectivas competências, divergências nas receitas registrados no

SIAFI e nos controles internos realizados pelo Departamento de Projetos, Contratos e Convênios

– DPC e a existência de receitas superestimadas, em decorrência da classificação imprópria de

receitas, mediante violação dos princípios contábeis da competência e da prudência (separação

das contas.

A análise da execução demonstrou, também, desconhecimento do DPC de

prestação de contas e/ou comprovação do repasse de valores da Associação dos Amigos do

Hospital Universitário à UFSC decorrentes da exploração da área objeto do contrato 062/2008,

reiterados atrasos no pagamento das prestações relativas à água, ao condomínio e à luz dos

contratos nºs 403/2004, 243/2003 e 344/2004, inconsistência nos registros de patrimônio do

Departamento de Cultura e Eventos, evidência de autorização para pernoite de estudantes em

salas de aula do campus localizadas no Centro Socioeconômico - CSE, irregularidade na forma

de remuneração pelo uso eventual e transitório do espaço físico do CSE no tocante aos cursos e

concursos realizados pela Fundação de Estudos e Pesquisas Socioeconômicos -FEPESE,

havendo indícios de recolhimento de taxa em conta de titularidade da fundação para uso do

centro, ao invés de remuneração mediante GRU à Conta Única do Tesouro Nacional, ausência de

segregação de funções, com gestores designados para função de fiscal de contrato, indícios de

114

informalidade, e consequente irregularidade, na ocupação do espaço por feirantes, ocupação de

espaço por lavadores de carros mediante utilização de energia elétrica e ponteiras de água

custeadas pela UFSC, sem a devida formalização e normatização, com pagamento de taxa fixada

sem previsão normativa, fixação de cartazes pelo campus sem autorização dos responsáveis

pelos centros, em desacordo com portaria vigente sobre o tema e constatação de dívida para com

a UFSC decorrente do contrato de concessão celebrado com a empresa Feldman & Cia Ltda.

5.5 Processos de baixa ou alienação de bens

De uma análise geral verifica-se que a UFSC não apresenta um padrão

adequado de controle e descarte de materiais permanentes, uma vez que os processos analisados

demonstraram inconsistências processuais e de procedimentos. Essa situação ficou demonstrada

pela ausência de classificação e avaliação dos bens, volume grande de doações realizadas para a

mesma instituição, impossibilidade de comprovação que os bens doados foram de fato entregues

e conferidos com os termos de doação, materiais descartados como sucata, falta de zelo e

extravio de bens, entre outros. Os problemas verificados também demonstram falta de

planejamento e tomam maior vulto em decorrência da ausência de inventário na Instituição.

Da análise do ambiente interno, a equipe de auditoria constatou que a área de

gestão patrimonial da UFSC apresentava fragilidades nos controles administrativos referentes às

baixas de bens móveis, quadro de pessoal insuficiente para a execução das atividades e

condições inadequadas de armazenamento dos bens patrimoniais inservíveis.

Quanto aos bens da UFSC utilizados nos polos de ensino a distância,

constatou-se em relação a amostra, a baixa contábil de bens que continuam ativos no sistema

patrimonial e a ausência de documento formal para a mantença dos bens no respectivo polo.

Com relação à análise dos processos de doações de bens para outras entidades,

na amostra selecionada, a auditoria constatou ilegalidades, como a doação de bens para

instituições filantrópicas de utilidade pública municipal, a ausência de classificação dos bens, a

ausência de justificativa para a opção de doação, a ausência de avaliação dos bens em valores

atualizados, a ausência de divulgação dos bens disponíveis para reaproveitamento, a falta de

formalização dos termos de doação e a ausência de comprovação de que a doação dos bens foi

aprovada pelo plenário do Conselho de Curadores da UFSC.

Quanto à transferência de bens para a Universidade Federal da Fronteira Sul, a

auditoria foi realizada também de forma amostral, e foi constatado que não houve o devido

controle dos bens transferidos, não houve a apreciação pelo Plenário do Conselho de Curadores e

foram transferidos bens sem a devida formalização.

115

Em outros processos da amostra selecionada, verificaram-se inconsistências

nos registros de baixa patrimonial, ausência de prévia classificação dos bens e de elaboração de

termo circunstanciado administrativo.

5.6 Patrimônio imobiliário de responsabilidade da UFSC classificados como “Bens de

Uso Especial” de propriedade da União ou locados de terceiros

Da análise do ambiente interno, a equipe de auditoria constatou que a área de

gestão patrimonial da UFSC não está organizada para gerir o patrimônio imobiliário, pois não

possui em sua estrutura a formalização desta atribuição, com a definição de rotinas e de

controles, nem a designação de profissionais devidamente capacitados para desempenhar tal

atividade. Ainda neste aspecto de análise, a equipe verificou a insuficiência da estrutura

tecnológica para realizar a gestão do patrimônio imobiliário.

Outra fragilidade constatada pela auditoria diz respeito aos registros dos

imóveis. Neste aspecto, a auditoria verificou a inexistência de procedimentos para a inclusão de

informações completas e confiáveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial

da União (SPIUnet), a inexecução e a morosidade nos atos de registro definitivo em cartório, a

guarda e conservação inadequada das escrituras existentes e a inexistência de inventário

patrimonial dos bens.

Com relação à análise dos registros contábeis, foi verificado que existe

defasagem entre os valores contabilizados e os valores de mercado, ausência de lançamento das

depreciações, lançamentos em contas cuja natureza da despesa não se coaduna com a função da

conta, registros de imóveis sem o devido Registro de Inventário Patrimonial (RIP) e imóveis

onde não há correspondência entre o valor do imóvel no RIP de utilização e no RIP do imóvel.

Ainda com relação aos registros e lançamentos nos sistemas, os exames

apontaram que há saldos a maior na conta Obras em Andamento e não se evidenciam os

critérios adotados para reavaliação/valorização/desvalorização dos imóveis sob a

responsabilidade da UFSC. Há ocorrência, também, de preenchimento incorreto de dados no

SPIUNet e irregularidade na periodicidade das avaliações e reavaliações dos imóveis, inclusive

alguns com data de avaliação vencida.

No trabalho realizado, destacou-se a necessidade de separação dos bens sob a

responsabilidade da UFSC e do Hospital Universitário, em atendimento aos termos da Portaria

MPOG/MEC n. 04/2008.

Nos processos de locação de imóveis de terceiros, integrante também do

escopo da auditoria, foi verificada a ausência de cláusulas necessárias aos contratos de locação, a

116

ausência de segregação de função entre o gestor e o fiscal de contrato, e a falta de segregação

contábil dos gastos com manutenção de bens imóveis próprios e locados de terceiros.

5.7 Instrumentos de transferência de recursos para as fundações de apoio

Os exames referentes a este trabalho de auditoria encontram-se em andamento

na data de fechamento do presente relatório, não sendo possível, desta forma, emitir opinião

sobre a área auditada.

5.8 Processos licitatórios, dispensas e inexigibilidades de licitação

Os exames referentes a este trabalho de auditoria encontram-se em andamento

na data de fechamento do presente relatório, não sendo possível, desta forma, emitir opinião

sobre a área auditada.

6 FATOS RELEVANTES DE NATUREZA ADMINISTRATIVA OU

ORGANIZACIONAL

O fato de natureza administrativa e organizacional que teve impacto no

desenvolvimento dos trabalhos de auditoria no ano de 2013 foi a constante alteração no quadro

de profissionais da Auditoria Interna, o que prejudicou a consecução da totalidade dos trabalhos

previstos no PAINT. As alterações foram as seguintes:

a) No início de 2013 uma servidora, ocupante do cargo de Técnico em Contabilidade, reduziu a

jornada de trabalho para 30 horas, com a respectiva redução salarial, na forma da lei.

b) No mês de setembro de 2013 uma servidora, única ocupante do cargo de Auditor, solicitou

exoneração do cargo e não foi substituída até o final do exercício. Este cargo está vago,

aguardando a realização do concurso público que está marcado para janeiro de 2014.

c) No mês de outubro de 2013 uma servidora, ocupante do cargo de Assistente em

Administração, entrou em licença médica, posteriormente foi removida para outro setor da

universidade e não foi substituída até o final do exercício. Esta vaga deverá ser preenchida com a

realização do concurso público que está marcado para janeiro de 2014.

d) No mês de outubro de 2013 uma servidora, ocupante do cargo de Técnico em Contabilidade,

entrou em licença médica e não retornou ao trabalho até o final de 2013. Não há definição para a

substituição.

e) No mês de dezembro de 2013 um servidor, ocupante do cargo de Assistente em

117

Administração, solicitou exoneração do cargo e não foi substituído até o final do exercício. Este

cargo está vago, aguardando a realização do concurso público que está marcado para janeiro de

2014.

Outro fator digno de destaque foi a demanda oriunda do Gabinete da Reitoria

da UFSC, não prevista no PAINT. O Gabinete solicitou análise e manifestação da Auditoria

Interna sobre os processos de doação de bens e sobre os contratos firmados com a Fundação de

Apoio, referentes a projetos de extensão. Os processos analisados foram:

a) Processos de doação de bens:

Processo nº 23080. 001726/2011-83

Processo nº 23080.002040/2007-23

Processo nº 23080.003389/2010-88

Processo nº 23080.003396/2010-80

Processo nº 23080.037097/2010-49

Processo nº 23080.010489/2012-22

Processo nº 23080.032368/2012-31

Processo nº 23080.032761/2011-44

Processo nº 23080.013651/2012-64

Processo nº 23080.013761/2011-45

b) Contratos firmados com a Fundação de Apoio:

Processo nº 23080.041265/2012-62

Processo nº 23080.041897/2012-26

Processo nº 23080.044101/2011-14

Processo nº 23080.040012/2010-18.

7 DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL E CAPACITAÇÃO

7.1 Informações sobre as ações de capacitação realizadas

No ano de 2013 os servidores da Auditoria Interna, sempre que possível, foram

incentivados em participar de treinamentos, cursos de capacitação ou eventos relacionados à área

de auditoria interna governamental ou que tinham conteúdo que orientasse os trabalhos de

auditoria nas ações previstas no planejamento anual. Como resultado destas ações, obteve-se o

aprimoramento profissional da equipe, demonstrada na melhoria da qualidade das ações de

auditoria desenvolvidas no exercício e na interação com profissionais de outras instituições

públicas de ensino.

118

Detalham-se, a seguir, os eventos de capacitação que tiveram a participação

dos servidores da Auditoria Interna:

Evento: Curso Auditoria e Controles Internos Governamentais

Participantes: Caio Humberto Marenda e Juliana Pires Schulz

Data: 30/09/2013 a 04/10/2013 - Local: Camboriú/SC - Carga horária: 40 horas

Realização: Associação Brasileira de Orçamento Público - ABOP

Evento: Curso Controle e Auditoria Interna

Participantes: Caio Humberto Marenda, Juliana Pires Schulz, Fernanda Carvalho Rigol, Patrícia

Ferreira Liberato, Ivan Almeida de Azevedo, Gabriela Almeida Marcon

Data: 02/05/2013 a 13/06/2013 - Local: A distância - Carga horária: 40 horas

Realização: Escola de Administração Fazendária - ESAF

Evento: Curso Liderança no Desenvolvimento da Cultura e Inovação na UFSC

Participantes: Caio Humberto Marenda, Juliana Pires Schulz, Fernanda Carvalho Rigol, Patrícia

Ferreira Liberato, Ivan Almeida de Azevedo, Gabriela Almeida Marcon

Data: 07/05/2013 a 09/07/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 32 horas

Realização: Secretaria de Gestão de Pessoas – SEGESP/UFSC

Evento: Treinamento Governança de Pessoal: Aperfeiçoando o Desempenho da

Administração Pública

Participante: João Batista da Silva

Data: 15/05/2013 - Local: Brasília/DF - Carga horária: 3 horas

Realização: Tribunal de Contas da União – TCU

Evento: 38º FONAI-MEC - Fórum Técnico das Auditorias Internas do Ministério da

Educação

Participante: Aldo Felipe da Mata

Data: 08/05/2013 a 10/05/2013 - Local: São Paulo/SP - Carga horária: 24 horas

Realização: Associação FONAI-MEC

Evento: 39º FONAI-MEC - Fórum Técnico das Auditorias Internas do Ministério da

Educação

Participantes: João Batista da Silva e Ivan Almeida de Azevedo

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Data: 04/11/2013 a 08/11/2013 - Local: Goiânia/GO - Carga horária: 40 horas

Realização: Associação FONAI-MEC

Evento: Curso Gestão da segurança da Informação – NBR 27001 e NBR 27002

Participantes: João Batista da Silva e Ivan Almeida de Azevedo


Realização: Escola Superior de Redes RNP

Evento: 9º Congresso Catarinense de Secretários de Finanças, Contadores Públicos e

Controladores Internos Municipais e Fórum de Contabilidade Aplicada no Setor Público e

Gestão Fiscal Responsável

Participante: Ivan Almeida de Azevedo


Realização: Federação Catarinense de Municípios - FECAM; Conselho Federal de Contabilidade

- CFC; Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina - CRC SC e Associações de

Municípios/SC.

Evento: Curso Estresse e Trabalho

Participante: Fernanda Carvalho Rigol



Evento: Curso Moodle: Funcionalidades Básicas para Cursos de Capacitação


Data: 28/05/2013 - Local: Florianópolis/SC - Carga horária: 4 horas


Evento: Curso Excel para o Ambiente de Trabalho - Versão Excel 2007




Evento: Curso Integração ao Ambiente Institucional - UFSC



120


Evento: Curso Informática Básica




Evento: Curso Word para o Ambiente de Trabalho




7.2 Ações de fortalecimento da unidade de auditoria interna

No exercício de 2013 não foram implementadas ações que objetivassem o

fortalecimento da auditoria interna, tais como revisão de normativos internos de auditoria,

redesenhos organizacionais e aquisição ou desenvolvimento de metodologias e softwares

aplicados às ações de auditoria.

Porém, a AUDIN apresentou à Superintendência de Governança Eletrônica e

Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC/UFSC), a intenção de se implantar um

“Sistema de Informações de Auditoria”, com o intuito de monitorar com mais precisão as

recomendações e determinações dos órgãos de controle e das auditorias internas, possibilitando a

geração de informações para subsidiar as atividades de auditoria interna e atender as demandas

dos órgãos de controle interno e externo. O sistema deverá permitir a participação dos gestores

responsáveis pelas unidades da UFSC e manter atualizada uma biblioteca com informações que

permitam a geração de relatórios e a criação de formulários necessários à execução das

atividades de auditoria, além de gerar uma agenda de atendimento dos planos de providências.

8 CONCLUSÃO

As atividades da unidade de Auditoria Interna da Universidade Federal de

Santa Catarina, no ano de 2013, foram balizadas pelo compromisso de agregar valor à gestão das

diversas áreas da instituição, atentando sempre para o cumprimento dos princípios que regem a

atuação da administração pública.

Apesar da diminuição significativa no quadro de profissionais, a equipe de

121

profissionais da AUDIN procurou dar consequência às atividades previstas no PAINT. Porém,

alguns trabalhos ficaram prejudicados nos prazos propostos, para que se pudesse manter a

qualidade e a profundidade de análise dos exames que foram possíveis de realizar.

Registre-se, também, que muitas das áreas auditadas ainda não haviam sido

submetidas à auditoria interna. Este fato contribuiu para que os cronogramas não pudessem ser

atendidos, pois houve dificuldade na busca de informações e a situação encontrada demonstrou

demasiada fragilidade nos controles internos administrativos.

Com relação à área de acompanhamento dos resultados das auditorias e nos

prazos dos diligenciamentos, a exoneração de um profissional não permitiu à AUDIN

estabelecer uma agenda que permitisse um maior controle sobre o cumprimento do que é

recomendado, principalmente pelas auditoria da AUDIN.

Devido a crescente demanda, principalmente advindas do TCU e da CGU, e

com a qualificação dos trabalhos de auditoria interna, há a necessidade do acompanhamento

permanente. Pretende-se aperfeiçoar esta área, com a adoção de programas que utilizem

tecnologia da informação e com a constante capacitação, tanto da equipe de auditoria, quanto dos

gestores.

Por fim, em que pesem as dificuldades que possam ter sido encontradas no

decorrer do exercício, observou-se que os trabalhos de auditoria interna demonstraram aos

gestores a necessidade de implementação e de aperfeiçoamento dos controles institucionais.

Florianópolis, 31 de janeiro de 2014.

Aldo Felipe da Mata

Auditor Chefe da Auditoria Interna

Portaria 1231/2012/GR/UFSC

sobre auditoria controlo

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