sistemas de gestão de arquivo

INSTITUTO POLITÉCNICO DO PORTO ESCOLA SUPERIOR DE ESTUDOS INDUSTRIAIS E DE GESTÃO

Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação

FASE 2:Sistemas de Gestão de

Arquivo

Projeto de ArquivoGRUPO 2:

9120426, Ana Santos9120062, Andreia Carvalho

9120067, Diogo Pinho9120078, Miguel Lima9120084, Sílvia Amado

Sumário• Modelo de Organização e Gestão de Documentos Eletrónicos• MoReq2010

Antecedentes e âmbito Objetivo Motivações Moreq como Sistema de Gestão Documental Estrutura do MoReq2010 Principais conceitos do MoReq2010 Funcionalidades principais que um Sistema de Gestão de

Documento de Arquivo deve possuir• Sistemas de Gestão de Arquivo

Archeevo Características Segurança e permissões Relatórios e estatísticas Interface/Gráficos Considerações Finais

Sumário• Digitark

Vantagens• ICA-Atom

Apresentação Objetivos

• GISA• InfoGest/ArqGest

Arquiv ArqInt ArqHist InfoGestNet

• Estudo Comparativo• Requisitos Funcionais• Requisitos Não-Funcionais• Tabela comparativa• Escolha da aplicação que melhor se adequa e fundamentação da

escolha• Referências bibliográficas

Modelo de Organização e Gestão de Documentos Eletrónicos

O conceito de gestão documental, estabeleceu-se nos Estados Unidos, a partir da década de 1950. O seu objetivo primordial é facilitar o acesso à informação, promovendo a integração

dos arquivos em sistemas, a preservação e a disponibilização dos documentos de arquivo eletrónicos.

• Modelo de Requisitos para Gestão de Arquivos Electrónicos, também conhecido pela sigla MoReq, foi publicado em meados de 2001.

• Este modelo de gestão é utilizado em toda a Europa, e é considerado um dos maiores sucessos na União Europeia.

• Este modelo pode ser aplicado em ambientes distintos, tais como: Organizações, profissionais, utilizadores, formadores, consultores; Arquivos, universidades, organizações governamentais, empresas, sectores de indústrias, entre outros.

Antecedentes e Âmbito

A especificação descreve um Modelo de Requisitos para Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq). A mesma, enfatiza os requisitos funcionais para a gestão de documentos de arquivo através de um sistema de Gestão de Arquivos Electrónicos (SGAE). Sendo que a mesma foi criada com o intuito de ser aplicada tanto em organizações dos sectores público e privado que pretendam adquirir ou avaliar a capacidade do SGAE. Apesar de serem

realçados os requisitos funcionais, os não funcionais são reconhecidos como sendo essenciais para o bom resultado de um

SGAE.

Objetivo

O principal objetivo do MoReq é oferecer instrumentos para auxiliar, orientar as práticas, conceber e implementar sistemas de arquivo electrónicos. Pretendendo desta forma integrar no

arquivo documentos tradicionais e electrónicos, interagindo entre si.

Motivações

O MoReq 2010 orienta-se para uma nova arquitectura através de 3 grandes motivações: De que o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo pode integrar-

se com as aplicações já existentes, usadas para criar e capturar documentos da organização, sem ter necessidade de qualquer interface específica com o utilizador;

De que os sistemas compatíveis com o MoReq2010, podem executar as mesmas ações desde que consigam aplicar esquemas de classificação, regras de acesso e de retenção dos documentos;

De que ao migrar um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo será possível obter toda a informação relativa ao que aconteceu com os registos do sistema de origem.

Moreq como Sistema de Gestão Documental

Uma Arquitectura de serviço, como naquela em que se estrutura o MoReq2010, e se pretende que seja a referência para os Sistemas de Gestão Documental, deverá: Abranger todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo; Garantir as características específicas dos documentos de arquivo; Controlar os prazos de conservação estabelecidos que decorrem do

Plano de Classificação Documental; Desenvolver estratégias de Preservação Digital de Documentos; Disponibilizar o acesso aos documentos de arquivo.

Estrutura do MoReq2010

Principais conceitos do MoReq2010

Funcionalidades principais que um Sistema de Gestão de Documento de Arquivo deve

possuir

• Gestão de utilizadores e grupos;• Gestão de perfis (serviço de perfis);• Gestão do Plano de Classificação (serviço de classificação);• Gestão dos documentos de arquivo (serviço de registos) ;• Gestão dos metadados (serviço de metadados) ;• Gestão das existências (serviço de eliminação);• Gestão do sistema (serviços do sistema);• Gestão da pesquisa e relatórios destinada ao acesso e procura

das entidades criadas;• Gestão da exportação (serviço de exportação).

Sistemas de Gestão de Arquivo

Archeevo

O Archeevo é uma aplicação informática que tem como objetivo a gestão integrada de um Arquivo Intermédio e/ou Definitivo. É constituído por 6 módulos funcionais que procuram ir ao encontro das necessidades cada vez mais

complexas e exigentes que um profissional de arquivo precisa no seu dia-a-dia, onde cada vez mais as atividades e processos de negócio são suportados por mecanismos eletrónicos que agilizam e asseguram um serviço mais

rápido e completo.

Archeevo: Características

• Os 6 módulos funcionais têm como objetivo do Archeevo garantir a gestão global da documentação num Arquivo Intermédio e/ou Definitivo;

• O Archeevo suporta a importação e exportação de tabelas de seleção e aplicação das suas regras a séries documentais;

• O Archeevo dispõe de um conjunto de ferramentas que permitem a realização de operações complexas;

• Devido à sua modularidade e capacidade de parametrização, o Archeevo adequa-se a todo o tipo de instituições;

• É possível parametrizar vários aspetos;• Esta aplicação através do módulo OAI-PMH é 100% compatível com o

Portal Português de Arquivos;• A publicação de informação arquivística na Internet é efetuada de

maneira simples e prática.

Archeevo: Segurança e Permissões

Segurança contra inspeção por terceiros Segurança contra eliminação involuntária de dados

Segurança contra modificações involuntárias de dados

Suporte para permissões ao nível do registo de descrição

Archeevo: Relatórios e Estatísticas

O Archeevo incorpora mais de 80 relatórios de gestão individual e administrativa com a capacidade de

exportação para diversos formatos: PDF, Word, Excel, Texto, HTML, RTF, entre outros.

Archeevo: Interface/Gráficos

• Em termos gráficos e de design, são atraentes e modernos, o Backoffice assemelha-se a um browser Web privilegiando a usabilidade através de metáforas visuais amplamente conhecidas de todos. Suporta ainda a edição de múltiplos registos em simultâneo, drag-n-drop para mover registos de descrição e representações digitais, etc.

• O Frontoffice passou a suportar “temas”, podendo ser parametrizado de acordo com as nossas preferências.

DigitArq• O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto

sob a administração da Direção Geral de Arquivos, apoiado tecnicamente pela Universidade do Minho, sendo concluído em 2004. O desenvolvimento deste software foi financiado, de forma parcial, pelo Programa Operacional para a Cultura, tendo sido promovido pelo Governo Português.

• O seu desenvolvimento ‘’… teve como principal objetivo o desenvolvimento de uma ferramenta de descrição arquivística tendo por base normas internacionais para a produção de auxiliares de pesquisa’’.

DigitArq: Vantagens

• Gestão de todo o arquivo- através dos seus 4 módulos funcionais, o software DigitArq garante a gestão de toda a documentação num Arquivo Definitivo;

• Relatórios e Estatísticas;• Amplamente disseminado;• Compatível com diretrizes de acessibilidade;• Publicação simples e gratuita;• Ferramentas automáticas.

ICA-AtoM• O ICA-AtoM é uma aplicação informática de descrição de

arquivo definitivo baseada nas normas descritivas emanadas pelo Conselho Internacional de Arquivos, nomeadamente: ISAD (G), Norma Internacional para a Descrição Arquivística; ISAAR (CPF), Norma Internacional para os Registos de Autoridade

relativos a Instituições, Pessoas Singulares e Famílias; ISDIAH, Norma Internacional para a descrição de Instituições com

acervo Arquivístico; ISDF, Norma Internacional para a Descrição de Funções.

ICA-AtoM: Objetivos

• O principal objectivo do ICA-AtoM é fornecer software livre e de código aberto que: Permita que as instituições arquivisticas tenham o seu acervo

disponível online; Forneça interface multilingue e com funcionalidades de tradução

e conteúdo; Suporte vários tipos de colecção; Seja totalmente baseado na web e de fácil utilização; Seja flexível e personalizável; Seja útil para diferentes tipos de instituições.

GISA

“O GISA é um produto de gestão de Arquivos, que assenta num modelo integrado, concebido para acompanhar

diversas fases do ciclo vital da informação. Distingue-se por permitir articular, num único sistema, as múltiplas

operações da cadeia arquivística.”

GISA: Características

• Planos de Classificação• Unidades Informacionais• Unidades Físicas• Controlo de Autoridade• Associação de Descrições a Objetos Digitais• Avaliação• Pesquisa• Relatórios• Estatísticas/Controlo de Desempenho• Controlo de Acessos

InfoGest/ArqGest (SHP)

• A InfoGest/ArqGest é uma aplicação que tem como objetivo a gestão documental de arquivo. Esta aplicação pode ser utilizada em qualquer tipo de instituição, pública ou privada. Esta cobre a o ciclo de vida dos documentos, a fase ativa, semi-ativa e a fase inativa. Por esse motivo, esta mesma aplicação é composta por três módulos.

• O primeiro, intitula-se de Arquiv, e serve para a gestão de arquivos correntes. O segundo, com o nome ArqInt, é utilizado para a gestão de arquivos intermédios e o terceiro e último módulo, ArqHist, é aplicado a gestão de arquivos históricos ou definitivos.

Estudo comparativo: Requisitos Funcionais

• Serviço de Utilizadores e Grupos• Serviço de Classificação• Serviço Modelo de Papéis• Serviço de Documentos de Arquivo• Serviço de Tabelas de Seleção• Serviço Modelo de Metadados • Serviço de Exportação• Serviço de Retenção de Destino• Serviço de Pesquisa e Relatórios

Estudo comparativo: Requisitos Não-Funcionais• Um requisito não-funcional especifica um aspeto qualitativo do sistema que não é

explícito pelos requisitos funcionais. • O MoReq2010 define vários requisitos não-funcionais importantes num SGDACM.

Esses requisitos cobrem as seguintes qualidades que um SGDACM deve ter: Performance; Escalabilidade; Gestão; Portabilidade; Segurança; Privacidade; Usabilidade; Acessibilidade; Disponibilidade; Confiabilidade; Recuperabilidade; Manutenção; Suporte; Garantia; Conformidade.

Tabela Comparativa (1/11)

Requisitos Funcionais

Archeevo DigitArq ICA-AtoM

GISA InfoGest/ArqGest

Operações definidas no serviço de utilizadores e grupos

Criação, eliminação e destruição de utilizadores e grupos e alteração dos seus metadados

X X X X X

Adição e remoção de utilizadores a grupos

X X S/Info X S/Info

Criação de relatórios sobre a filiação de um utilizador e/ou membros de um grupo

X X X X X

Inspeção dos utilizadores e grupos existentes no serviço

X X X X X





Procura de funções através dos papéis; dos papéis através das funções; e das listas de controlo de acesso através das entidades

X X S/Info S/Info

S/Info

Alteração de lista de controlo de acesso de qualquer entidade

X X X X X

Criação de relatórios sobre as funções permitidas de um utilizador e as funções associadas a um papel

X X S/Info X S/Info

Pesquisa numa lista de controlo de acesso de um especificado papel, utilizador ou grupo

X X X X X

Operações definidas no serviço de classificação





Criação, eliminação e destruição de classes e alteração dos seus metadados

X X X X X

Alteração da tabela de seleção associada a uma classe

X X X X S/Info

Inspeção das classes do serviço

X X X X S/Info

Procura de tabelas de seleção através de classes; e de retenções de destino através de classes

X X S/Info S/Info

Substituição de uma classe já associada por outra classe

X X X X S/Info





Operações definidas no serviço de documentos de arquivo

Criação, eliminação e destruição de agregações e alteração dos seus metadados

X X X X X

Substituição de uma agregação já associada por outra agregação

X X X X X

Adição, modificação ou remoção do valor máximo de agregações que cada nível do plano de classificação pode ter

X X S/Info X X

Abertura e fecho de uma agregação

X X X X X





Adição e remoção de uma agregação a outra agregação

X X X X X

Inspeção das agregações; das agregações-pai; e das agregações-filho do serviço

X X X X S/Info

Procura de agregações através das classes; e das retenções de destino através das agregações

X X X X S/Info

Criação de documentos de arquivo e alteração dos seus metadados

X X S/Info X X

Reclassificação de um documento de arquivo

X X X X X

Tabela Comparativa (6/11)Requisitos Funcionais



Adição e remoção de um documento de arquivo a uma agregação

X X X X

Herança da tabela de seleção de uma classe para um documento de arquivo a menos que outras heranças se apliquem

X X X X X

Substituição de uma tabela de seleção já associada a um documento de arquivo

X X X X X

Duplicação de um documento de arquivo incluindo os seus metadados, lista de controlo de acesso, história de eventos, componentes e conteúdo das componentes

S/Info X S/Info S/Info

S/Info

Inspeção dos documentos de arquivo através das agregações ou classes; das tabelas de seleção através dos documentos de arquivo; das retenções de destino através dos documentos de arquivo; das componentes através dos documentos de arquivo; e dos documentos de arquivo através das componentes

X X X X X





Pesquisa de agregações e documentos de arquivo associados a uma classe especificada; e dos documentos de arquivo associadas a uma tabela de seleção especificada

X X X X X

Criação de componentes e alteração dos seus metadados

X X X X X

Operações definidas no serviço de modelo de metadadosCriação, eliminação e destruição de EDMS e EDMC e alteração dos mesmos

X X S/Info S/Info

S/Info

Seleção dos elementos de definição dos metadados que são retidos na destruição da entidade

X X X X X




Eliminação de metadados de um documento de arquivo residual desde que a ação seja justificada e o evento fique registado

X X X X X

Inspeção dos elementos de definição dos metadados e dos templates do serviço

X X X X X

Procura de entidades através dos EDMS; dos EDMS através dos tipos de entidade; dos templates através dos EDMC; dos EDMC através dos templates; dos tipos de entidades através dos templates; e dos templates através dos tipos de entidades

X X S/Info S/Info

S/Info

Criação, eliminação e destruição de templates e alteração dos seus metadados

X X X X X

Associação de templates a entidades

X X X X X





Operações definidas no serviço de tabelas de seleção

Criação, eliminação e destruição de tabelas de seleção e alteração dos seus metadados

X X X X X

Inspeção das tabelas de seleção do serviço

X X X X XSubstituição ou alteração de uma tabela de seleção já associada

X X S/Info X X

Emissão de alertas para documentos de arquivo que findo o período de retenção não tenha sido possível confirmar os seus destinos

X X X S/Info

X




Inspeção dos documentos de arquivo à espera de confirmação de destino

X X X X X

Revisão da tabela de seleção de um documento de arquivo por um utilizador autorizado

X X X X S/Info

Cancelamento de transferências ou destruições de um documento de arquivo

X X S/Info S/Info

S/Info

Confirmação de uma transferência ou destruição de um documento de arquivo por um utilizador autorizado

X X X X X

Retenção da destruição de um documento de arquivo se este estiver associado a uma retenção de destino. Destruição imediata do documento de arquivo aquando da dissociação da retenção de destino

X X X X X





Retenção da tabela de seleção de um documento de arquivo residual

X X X X X

Operações definidas no serviço de retenção de destino

Criação, eliminação e destruição de retenções de destino e alteração dos seus metadados

X X X X X

Adição e remoção de entidades a uma retenção de destino

X X X X X

Inspeção das retenções de destino do serviço

X X X X X

Procura de documentos de arquivo, agregações ou classes através das retenções de destino

X X X X X

Escolha da aplicação que melhor se adequa e fundamentação da escolha

Referências Bibliográficas (1/2)• A gestão documental na perspectiva do Moreq2010 / Rafael António; colab. Andreia

Silva. Lisboa: Edição de Autor, 2012 • Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos/ Instituto dos

Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Instituto de Informática 1ºv.:Contexto de suporte. ISBN 972-8107-59-

• VIEIRA, Ricardo, BORBINHA, José – MoReq2010: Uma apresentação. Lisboa [Em Linha] [Consult. 21 Maio 2015] Disponível em www: <URL: http://www.bad.pt/publicacoes/index.php/arquivosmunicipais/article/view/19>

• ANTÓNIO, Rafael ; Andreia Silva - Arquivos definitivos na WEB: que futuro? [Em Linha].[Consultado em 12 Maio 2015]. Disponível em: URL http://www.eseig.ipp.pt/moodle1415/pluginfile.php/4920/mod_resource/content/1/gest%C3%A3o%20integrada%20arquivos%20web.20.pdf

• KEEP Solutions – Produtos Archeevo [Em Linha].[Consult. 15 Maio 2015]. Disponível em: URL <http://www.keep.pt/produtos/archeevo/>

• KEEP Solutions – ARCHEEVO 3 SOFTWARE DE GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMÉDOS E DEFINITIVOS Características e requisitos técnicos [Em Linha].[Consult. 18 Maio 2015]. Disponível em: URL <http://www.keep.pt/wp-content/uploads/2013/01/WP13004.2-Whitepaper-Archeevo.pdf >

• KEEP Solutions – ARCHEEVO SOFTWARE DE GESTÃO DE ARQUIVOS INTERMÉDOS E DEFINITIVOS [Em Linha].[Consult. 18 Maio 2015]. Disponível em: URL < http://www.keep.pt/wp-content/uploads/2013/01/2013-archeeevo3-promo-pt.pdf >

• ARQUIVO DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA – Archeevo [Em Linha].[Consult. 20 Maio 2015]. Disponível em: URL < http://pesquisa.auc.uc.pt/>

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Referências Bibliográficas (2/2)• PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Apresentação [Em linha].

[S.l.:s.n.], 20??. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL: http://gisa.paradigmaxis.pt/>.

• PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Produto [Em linha]. [S.l.:s.n.], 20??. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL: http://gisa.paradigmaxis.pt/produtos/>.

• BRAGA,Maria Helena; LOPES, João Paulo – Arquivo da Câmara Municipal do Porto: gestão integrada e participada [Em linha]. [S.l.:s.n.], 201?. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL: http://arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/helena_joao.pdf>.

• REAL, Manuel Luís – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Um programa de gestão da cadeia de procedimentos arquivísticos [Em linha]. [S.l.:s.n.], [1998]. [Consult. 21 Maio. 2015]. Disponível em WWW: <URL: http://revistas.ua.pt/index.php/paginasab/article/view/1156/1070/>.

• RAMALHO, José Carlos [et al.]- DigitArq: nova arquitetura aplicacional para a gestão de Arquivos Definitivos. [Em linha]. [Consult. 19 Mai. 2015]. Disponível em: WWW: <URL: http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf>

• InfoGest/ArqGest [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=20&Ord=2&P=4>

• Arquiv [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=54&Ord=2&P=4>

• ArqInt [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=53&Ord=2&P=4>

• ArqHist [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=52&Ord=2&P=4>

• InfoGestNet [Em Linha] [Consult. 20 Maio 2015] Disponível em WWW: <Url: http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=19&Ord=1&P=4>

http://gisa.paradigmaxis.pt/

http://gisa.paradigmaxis.pt/produtos/

http://revistas.ua.pt/index.php/paginasab/article/view/1156/1070/

http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf

http://infogestnet.dyndns.info/siteshp2012/Pagina.aspx?ID=20&Ord=2&P=4





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