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SISTEMA ÚNICO

MÓDULO DEDOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS

Guia Prático deOperação

Índice

Informações sobre este Guia...................................................................2Nota........................................................................................................................................2Responsáveis pela edição......................................................................................................2Versão....................................................................................................................................2

Introdução.................................................................................................3

Entrando no Sistema................................................................................4URL de treinamento................................................................................................................4Selecionar um atuação...........................................................................................................4Tela do Gerenciador...............................................................................................................5

Incluindo Documentos.............................................................................8Tela do pré-cadastro...............................................................................................................8Tela do cadastro – complementando informações..................................................................9

Aba “Íntegra”....................................................................................................................10Aba “Partes”.....................................................................................................................11Aba “Informações Complementares”...............................................................................12Aba “Referência”..............................................................................................................13Aba “Arquivamento”.........................................................................................................14Aba “Providência”............................................................................................................14Aba “Histórico”.................................................................................................................14Aba “Movimentação”........................................................................................................15

Recebendo Documentos........................................................................17

Localizando Documentos.......................................................................19

Movimentação Circular..........................................................................20

Dicas........................................................................................................22

Informações sobre este Guia

Nota

Este Guia Prático de Operação do Sistema Único – Módulo de DocumentosAdministrativos foi desenvolvido pela equipe de Informática da PRR 3ª Região, tendo comobase o treinamento operacional realizado nas dependências da PGR entre os dias 26 e 28 dejaneiro de 2011. O objetivo é utilizá-lo como material de apoio para o treinamento interno a serdado aos servidores antes da implantação do sistema.

Responsáveis pela edição

COORDENADORIA DE INFORMÁTICA:

◦ Núcleo de Suporte e Atendimento os Usuários: WESLEY MOURA VIDAL

◦ Núcleo de Desenvolvimento de Sistemas: ANDERSON MAGGIO

Versão

03/02/2011 – V.1.0 (beta)

Introdução

Para a realização deste treinamento é interessante ter ao menos uma noção sobre oque é um documento e qual sua relação com o Sistema Único. Para tanto, primeiramente, énecessário ter bem definido que a finalidade do Sistema Único é controlar os documentos,através do registro de ofícios, notas fiscais, requerimentos, denúncias anônimas, notícias decrime, e etc.

Um documento pode ter sido recebido de um ente externo (pessoa jurídica ou física) oupode ser expedido (criado) pela própria Unidade do MPF. Os documentos recebidos devem sercadastrados no Módulo de Documentos, são exemplos de documentos administrativos:

• Ofícios recebidos de outros órgãos públicos, notas fiscais, faturas, e etc.

No caso dos documentos expedidos dentro do MPF, o registro deverá ser feito noSistema Único, para o módulo de documentos administrativos, que é tratado nesse guia,citamos os seguintes exemplos:

• Ofícios e despachos, entre outros, independentes e que não se relacionam com ainstrução de um auto administrativo.

Fazendo uma relação com os sistemas já existentes no MPF, o módulo de DocumentosAdministrativos do Sistema Único, faz a mesma função que o sistema Fênix.

A figura acima mostra a visão básica do módulo de Documentos do Sistema Único. Naspróximas páginas trataremos as funcionalidades que serão mais utilizadas dentro dessemódulo, ressaltamos que é de extrema importância que você faça anotações e tire suasdúvidas com o instrutor do curso, a fim de obter o melhor aproveitamento possível.

Desejamos a todos um bom curso!

Equipe de Informática da PRR 3ª Região

Sistema ÚnicoMódulo ExtrajudicialMódulo de Documentos Módulo Judicial

Recebidos

Expedidos

Visão Sistema Único, somente módulo Documentos Administrativos

Entrando no Sistema

URL de treinamento

Durante os treinamentos será utilizado o seguinte endereço para acessar o SistemaÚnico:

http://unico-treinamento.mpf.gov.br/unico

Essa é uma base específica para treinamentos, portanto, não se preocupe com asinformações que serão cadastradas no sistema.

OBSERVAÇÃO 1: Você perceberá que a base de treinamento é lenta, não se preocupe, a baseoficial conta com mais servidores e por isso, certamente será mais veloz.

OBSERVAÇÃO 2: O sistema Único sempre será executado no navegador Mozilla Firefox,mesmo quando a URL acima for acessada a partir do Internet Explorer.

Quando acessar a tela de login do sistema, utilize seu endereço de e-mail institucionale a senha que utiliza para acessar a rede da PRR 3ª Região, exemplo:

usuário: [email protected]

senha: xyz123

Selecionar um atuação

Logo em seguida você deverá selecionar uma “atuação”, que corresponde ao departamento ougabinete que você trabalha.

OBSERVAÇÃO: Durante o treinamento todos terão acesso à várias atuações e permissão parautilizar todas as respectivas funcionalidades, durante a implantação do Sistema Único naPRR3, serão definidas as funcionalidades permitidas para cada atuação, de acordo com anecessidade.

Após selecionar a atuação, o sistema carregará a tela do Gerenciador.

MPF/PRR3 SISTEMA ÚNICO - MÓDULO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS – Guia Prático de Operação 4

Tela do Gerenciador

O Gerenciador faz parte da tela inicial do Sistema Único, sua função é gerenciar otramite dos expedientes dentro da Procuradoria. A interface lembra muito a de uma caixa de e-mail.

A listagem que é exibida no lado direito da tela do Gerenciador é limitada aosprimeiros 50 itens, existem alguns filtros padrão que podem ser utilizados para facilitar alocalização dos documentos:

• Filtro por remetente;• Filtro por data de envio;• Filtro por prazo.

Do lado esquerdo da tela são exibidas as Pastas de Expedientes, ao expandi-las osistemas organiza de acordo a categoria. As pastas são:

• A Receber: Armazena os expedientes transferidos para o setor corrente e que aindanão foram Recebidos;

• No Setor: Armazena os expedientes que estão no setor corrente;• Enviados não recebidos: Armazena os expedientes que foram enviados para outros

setores dentro ou fora da unidade, desde que façam parte da instituição MPU e queainda não foram recebidos;

• Enviados a externos nos últimos 30 dias: Armazena os expedientes enviados dosetor corrente para instituições externas nos últimos 30 dias;

• Arquivados: Armazena os expedientes que estão arquivados;• Originais: Após o envio de documentos por movimentação circular, o sistema

criará uma cópia para cada departamento destinatário, o original ficará na pastaOriginais do Gerenciador do setor de origem e não na pasta “No Setor”;

OBSERVAÇÃO: Ao cancelar a movimentação Circular o original ficará na pasta “NoSetor”.

MPF/PRR3 XEROX PHASER 3200MFP – Manual de Operação 5

• Pendentes de complementação de dados: 2 situações possíveis:

◦ O Protocolo fez o pré-cadastro do Documento;◦ O Protocolo fez o cadastramento de um Envelope.

Logo abaixo da lista de Pastas, estálocalizado o filtro de pesquisa. Estefiltro só pesquisa dentro da Pastaselecionada e pode ser utilizado emconjunto com os filtros de listagemque mostramos anteriormente.

OBSERVAÇÃO: Nos campos defiltro ou consulta do SistemaÚnico, pode-se utilizar o caractere“%”, exemplo:

→ palavra1%palavra2

O sistema irá pesquisar e retornarcomo resultado, todos osregistros que contenham palavra1e palavra2.

Você pode informar valores para maisde um campo durante a utilização dofiltro de pesquisa. Quando você tiverinformado o valor para o seu filtro,basta clicar no botão Filtrar,localizado logo abaixo dos camposde filtro.

Dentro do Gerenciador, há também outras 3 guias:

• Pesquisa Avançada: Oferece recursos de pesquisa avançados, normalmente éutilizado para localizar expedientes que não se enquadram nas limitações da guiaGerenciador, para utilizar obedeça os mesmos critérios descritos acima para o filtro depesquisa; β

• Notícias: Nesta guia o usuário encontra as notícias publicadas pela equipe dedesenvolvimento do Sistema Único, com as novidades do sistema.Uma opção que os usuários têm como alternativa para manter-se informados sobre osistema é acessar o Blog do Único, que além de notícias, oferece guias, roteiros,vídeos e etc.

http://blogdounico.mpf.gov.br

• Agenda: Dentro do Gerenciador escolha a guia “Agenda”, nesta guia o usuário poderálocalizar com mais facilidade, os expedientes que possuem prazo.

Mais detalhes a seguir.

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Conforme você pode visualizar na tela acima, a tela da guia Agenda também ofereceopções de filtragem para facilitar a localização dos expedientes, para utilizar basta seguir asdicas já apresentadas neste guia.

Através do menu Apontamentos, o usuário pode incluir alertas para qualquer tipo deexpediente, seja administrativo, extrajudicial ou judicial.

OBSERVAÇÃO: Os alertas são enviados via e-mail pelo Sistema Único.


Incluindo Documentos

Tela do pré-cadastroNo Sistema Único para incluir documentos acesse o menu:

Documento / Processo Adm. → Incluir

A tela de Inclusão de Documentos será carregada.

Para cadastrar um documento administrativo você deverá preencher o formulárioinformando o campo Natureza do documento com o valor “Administrativo”, a seguiriremos detalhar alguns dos campos mais importantes:

Informação: O valor “Administrativo” é utilizado para lançamentos referentes a atos administrativos internos, como requisição de viagens, comunicações internas, oficiosinternos e etc.

• Recebido / Expedido: Um documento Expedido foi necessariamente criado dentro daProcuradoria, já um documento Recebido pode ter sido enviado por outras unidades doMPF, Órgãos do Governo, Pessoas Físicas ou Jurídicas e etc.

OBSERVAÇÃO: Na tela de inclusão, caso o documento tenha sido expedido não épossível informar a procedência. Somente é possível fazê-lo com documentosRecebidos.


• Grau de Sigilo: ◦ Normal – Aberto para todos;◦ Reservado – Apenas os departamentos envolvidos acessam;◦ Confidencial – Apenas usuários definidos previamente acessam.

• Tipo de Documento: É o tipo do documento, ex. Ofício, Comunicado etc.;• Número: Quando aparece na cor VERDE, significa que a unidade está com

configuração de numeração automática, mesmo assim é possível informar onúmero, desde que este não tenha sido utilizado anteriormente;

• Complemento do Número: Pode ser preenchido com a Sigla do Departamentoou Órgão. Geralmente não é preenchido para documentos recebidos;

• Unidade Responsável pelo Acompanhamento: Opcional, se preenchido deveconter o departamento que irá fazer o acompanhamento do documento, além dodepartamento de Origem. Ex. NTC – Núcleo de Tutela Coletiva;

• Resumo: Informe o resumo do documento, evite preencher com termos muitogenéricos, sempre que possível escreva um resumo condizente com odocumento.

Após o preenchimento da tela de Inclusão de Documentos, clique no botãoIncluir.

Tela do cadastro – complementando informações


A tela acima é carregada logo após clicar no botão Incluir da tela do pré-cadastro.Todos as informações inseridas na tela anterior são mostradas na aba “Documento”, se fornecessário alterar alguma informação dessa aba, clique no botão Alterar, na parte inferior datela, então os campos serão liberados para edição. A seguir uma breve descrição dos outrosbotões localizados da parte inferior da tela:

• Extrato: Permite a impressão de uma versão estratificada do documento, ao clicar nobotão você poderá selecionar os campos que aparecerão na impressão;

• Apagar: Apaga o documento, somente permite o apagamento se o documento aindanão foi movimentado; β

• Autuar: Permite a autuação do documento; β• Duplicar: Duplica o documento; β• Imprimir Etiqueta (avançado): Permite a impressão da Etiqueta do documento,

avançado, quer dizer que você pode selecionar as informações que aparecerão naetiqueta; β

• Imprimir Etiqueta: Permite a impressão da Etiqueta padrão; β• Designar: É como se fosse uma distribuição interna (dentro do departamento) do

documento, ou seja, permite definir uma pessoa que será responsável pelo andamentodo documento. β

Você deve ter percebido que além da aba “Documento”, existem outras abas na tela docadastro do Documento, essas abas são: “Íntegra”, “Partes”, “Informações Complementares”,“Referência”, “Arquivamento”, “Providência”, “Histórico” e “Movimentação”. A seguir iremosdescrever as funcionalidades disponíveis em cada uma delas.

Aba “Íntegra”

Na aba “Íntegra” o usuário poderá cadastrar o documento na sua integralidade, talcadastro pode ser feito enviando os arquivos do próprio documento, quando disponíveis, oumesmo algum arquivo *.pdf ou imagem do documento digitalizada com scanner.

OBSERVAÇÃO: Embora o sistema Único aceite qualquer formato de arquivo nocadastramento da Íntegra, dê preferência a cadastrar sempre em formato de texto parapermitir a indexação posterior dos conteúdos, caso não tenha o documento originalprocure utilizar uma ferramenta de OCR1 para o reconhecimento dos caracteres.

1 OCR é um acrônimo para o inglês Optical Character Recognition, uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem,ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável. Fonte. Wikipedia

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Sempre observe também que o tamanho máximo por arquivo é de 2 MB.

Para incluir a Íntegra clique no Botão Incluir.

Na tela que se abre, clique botão Enviar Arquivo. O diálogo de seleção de arquivos doWindows Explorer irá abrir, procure o arquivo da Íntegra no sistema de arquivos e em seguidaclique no botão Abrir. O caminho do arquivo deverá aparecer no campo Documento, certifique-se de que é o documento que deseja enviar e clique no botão Incluir.

Pronto, você acaba de cadastrar a Íntegra do seu documento!

OBSERVAÇÃO: Além do envio de arquivos editados fora do sistema Único, para ocadastramento de Íntegra, você também poderá editá-la no MPF-OFFICE, que é umaversão personalizada do OpenOffice.org2 para trabalhar em conjunto com o sistemaÚnico. Quando utilizar o MPF-OFFICE, o sistema guarda todas as versões dodocumento. Para utilizar o MPF-OFFICE, é necessário cadastrar os modelospreviamente no sistema Único.

Aba “Partes”

2 OpenOffice.org é uma suíte de aplicativos para escritório livres multiplataforma, distribuída para Microsoft Windows, Unix, Solaris, Linux e MacOS X. A suíte usa o formato ODF (OpenDocument) — formato homologado como ISO/IEC 26300 e NBR ISO/IEC 26300 — e é tambémcompatível com os formatos do Microsoft Office além de outros formatos legados. Fonte. Wikipedia


No cadastramento das Partes, caso a Parte não esteja cadastrada, poderá, se pessoafísica, ser cadastrada na própria tela de inclusão de Partes. Em caso de Órgãos de Governodeverá ser cadastrado através no menu Tabelas – Órgãos de Governo, esse cadastroprovavelmente será restrito à alguns departamento da Procuradoria.

Para incluir uma Parte, siga os seguintes passos:

• Escolha o tipo da Relação;• Escolha o tipo da Parte: Membros/Servidores, Unidade Orgânica, Órgão do Governo,

Pessoa física/Outros ou Pessoa Jurídica;• Digite o nome da Parte;• Informe o CPF/CNPJ;• Clique no botão Incluir.

As Partes incluídas aparecerão na área inferior da tela, na lista de Partes Existentes.

OBSERVAÇÃO: Após incluir uma pessoa física como Parte, você poderá complementaros dados cadastrais, clicando no nome da pessoa.

Aba “Informações Complementares”

Na aba “Informações Complementares”, selecione o Tipo de Informação e preencha ocampo Descrição, respeitando o limite de 4000 caracteres, depois clique no botão Salvar. Vocêpoderá incluir quantas Informações Complementares julgar necessário.

OBSERVAÇÃO: Você pode incluir um arquivo digital, opcionalmente.

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Aba “Referência”

Uma referência pode ser uma resposta ao documento original, preencha os camposobrigatórios, identificados por um “*” mais os que julgar necessários e clique no botão Incluir.

Dicas:

Campo Tipo de referência:

• Resposta ou Simples: Não precisa estar localizado no mesmo setor;

• Apenso, Anexo ou Juntada: Precisa estar no mesmo setor pois:

• Explicação:

◦ Apenso: 2 Autos que coexistem, não são iguais;

◦ Anexo: Documento que faz parte do Auto;

◦ Juntada: Documento que faz parte do documento original.

Consultar o documento de Referência: caso não tenha a Etiqueta, abra o Gerenciadorem outra Aba.

OBSERVAÇÃO: Após a primeira movimentação não é possível excluir a referência,apenas é possível desanexar o documento. O histórico será mantido.


Aba “Arquivamento”

O Arquivamento é o arquivamento físico do documento.Preencha o formulário, escolha a pasta onde será arquivado e clique no botão Arquivo.

OBSERVAÇÃO: Para cadastrar um novo local de arquivamento acesse o menuDocumento / Processo ADM -> Arquivo -> Inclusão de Arquivo

Aba “Providência”

Essa aba não é utilizada no módulo documentos administrativos. β

Aba “Histórico”

A aba “Histórico” mostra todo o histórico de movimentações, referências e etc. para odocumento corrente. β

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Aba “Movimentação”

Na movimentação de documentos, você deverá preencher os campos:

• Tipo de Destinatário: Escolher entre:◦ Setores internos;◦ Outras Unidades do MPF;◦ Órgão do Governo;◦ Parte - Pessoa Física; (No caso de pessoas físicas cadastre-as previamente como

“Parte” do Documento)◦ Pessoa Jurídica;

• Destinatário: Informar o destinatário de acordo com o tipo selecionado no campoanterior. Exemplo: COORJU/PRR3;

• Observação: Preencher com as observações acerca da movimentação.

Clicar no botão Movimentar.

A parte inferior da tela da movimentação abriga o Histórico de Movimentações. Casovocê tenha movimentado para outro setor da Procuradoria a tela abaixo será exibida apósclicar no botão Movimentar, você poderá imprimir a guia clicando no botão Imprimir Guia porperíodo.


No caso de movimentações para Órgãos Externos ou Outras Unidades do MPF, osistema Único oferece a opção de Envelopamento e a tela acima é mostrada, após clicar nobotão Movimentar, porém, com um botão a mais, conforme se vê na tela abaixo.

Clique no botão Envelopar. Na tela seguinte, confirme os dados do destinatárioe clique em Expedir.

Dica: Guarde o número do envelope que é gerado pelo sistema, este número poderáser utilizado posteriormente para acompanhar o andamento da movimentação. Nocaso de correspondências com Aviso de Recebimento – AR, o protocolo atualizará osistema ao confirmar ou não o recebimento pelo destinatário, além disso, no caso demovimentação para outras unidades do MPF que já tenham o sistema Únicoimplantado, você poderá consultar se o documento já foi recebido no destino.

OBSERVAÇÃO: O Botão Expedir ainda não faz o envio do documento via correio,apenas movimenta o documento + envelope para o setor de Protocolo Administrativo.

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Recebendo Documentos

No Gerenciador, selecione a pasta “A Receber” e clique na subpasta “Documento”. Será exibida a lista de documentos com recebimento pendente, você pode selecionar

mais de um documento para ser recebido, ou seja, o sistema Único permite o recebimento dedocumentos em lote. Para receber documentos siga os passos a seguir:

• Marque na lista de documentos a receber, um ou mais documentos. É importanteressaltar a utilização dos filtros de listagem, localizados na parte superior da listagem,ou dos filtros de pesquisa, localizados no canto inferior esquerdo da tela dogerenciador;

• Clique no Botão Receber;

OBSERVAÇÃO: O botão Receber Guia é utilizado para recebimento de documentosagrupados

A tela acima será carregada, nela você poderá fazer a designação do responsável


dentro do setor pelo andamento do(s) documento(s). Após informar o designado, clique nobotão “Confirmar recebimento”.

O sistema processará o recebimento do documento e retornará a mensagem acima,que confirma o recebimento do documento.

OBSERVAÇÃO: Após o recebimento do documento, este não mais aparecerá na pasta“A Receber” e passará a constar na pasta “No Setor”.

Caso tenha recebido algum documento de maneira indevida utilize o menu“Documento / Processo Adm” → Confirmar Cancelamento de recebimento.

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Localizando Documentos

Acesse a tela de consulta através do menu Documento / Processo Adm → Consultar.Você terá várias opções de pesquisa, use quantas julgar necessário, clique no botão Consultarpara executar a pesquisa.


Movimentação Circular

A movimentação Circular é utilizada quando se deseja movimentar um mesmodocumento ou um grupo de documentos para:

• Setores internos;• Outras unidades do MPF;• Órgão do Governo;• Parte – Pessoa Física;• Pessoa Jurídica.

Para realizar a movimentação circular siga os passos:

• Acesse o Gerenciador;• Abra a pasta “No Setor”, subpasta “Documento”;• Marque um ou mais documentos e clique no botão Movimentação Circular.

A tela abaixo será carregada.

• Escolha um Tipo de Destinatário, por exemplo “Setores Internos”


• Preencha o campo Destinatário com parte da sigla do departamento destino, porexemplo “SCA”, pressione a tecla ENTER;

• Selecione o setor correto na lista que apareceu e clique no botão que lembra uma seta;• Repita o passo anterior quantas vezes for necessário, no caso de haver mais de um

setor destinatário;• Preencha, se desejar, o campo Observação e clique no botão Movimentar.

Finalmente a movimentação circular está concluída!

OBSERVAÇÃO: Após o envio de documentos por movimentação circular, o sistemacriará uma cópia para cada departamento destinatário, o original ficará na pastaOriginais do Gerenciador do setor de origem e não na pasta “No Setor”;

O procedimento de Envelopamento descrito por este guia na movimentação simples,também pode ser aplicado à movimentação circular.


Dicas**** Nunca utilize o botão de voltar (seta) do Firefox3. Pode ocasionar a perda de sincronismodo aplicativo e o sistema se torna lento e instável.

**** Evitar sair do sistema apenas clicando no X do Firefox pois a sessão pode se manter ativae o login preso, podendo ser utilizado por outro usuário que compartilha o computador.

**** Eventualmente deve-se 'limpar' o cache do Firefox, principalmente ao se perceber algumalentidão durante seu uso.

**** É sempre recomendável que seja definido um prazo para ofícios requisitórios, para queseja gerada uma pendência e o acompanhamento seja facilitado.

3 Mozilla Firefox é um navegador livre e multi-plataforma desenvolvido pela Mozilla Foundation (em português: Fundação Mozilla) com ajuda decentenas de colaboradores. A intenção da fundação é desenvolver um navegador leve, seguro, intuitivo e altamente extensível. Baseado nocomponente de navegação da Mozilla Suite (continuada pela comunidade como Seamonkey), o Firefox tornou-se o objetivo principal da MozillaFoundation. Fonte. Wikipedia


MPF/PRR3COORDENADORIA DE INFORMÁTICA

SÃO PAULO, FEVEREIRO DE 2011


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