Sistema DocFlowMinistério de Minas e Energia

Índice

•Pré-Implantação•Implantação•Pós-Implantação•Recursos/Funcionalidades do Sistema

DocFlow•Dados Estatísticos sobre o Sistema

DocFlow

Pré-ImplantaçãoPeríodo: 2009 - 2010

Projeto Piloto• Objetivos

Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste

• Treinamento de usuários SEE: 25 pessoas Protocolo Geral: 7 pessoas Secretaria-Executiva: 3 pessoas

• Período 16 a 27 de março de 2009

Validação no Protocolo• Objetivos

Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste

• 1º dia Observação das rotinas de protocolo

• 2º dia Simulado das rotinas utilizando o Sistema DocFlow

Levantamento de Templates• Objetivos

Padronizar os modelos de documentos

• Grupo Estratégico Grupo de Gerenciamento da Informação e de

Documentos -GIDOC Coordenação de Modernização Administrativa - CMA

Divulgação• Objetivos

Divulgar a implantação do novo Sistema de Gerenciamento de Documentos e substituição do sistema anterior, entre os servidores do MME informando suas características técnicas e a data provável de sua implantação.

Despertar o interesse dos servidores na participação dos treinamentos, minimizando a resistência com o ambiente digital a fim de sensibilizar os futuros usuários e atrair a máxima atenção possível do público interno. Além de garantir a assimilação do conteúdo do treinamento com a interface do ambiente on-line.

1º Comunicado (17 e 18/06/2009): Informações do DocFlow e etapas concluídas

Novo Sistema de Gerenciamento de documentos:

Estamos implantando no âmbito do MMEum novo Sistema denominado DocFlow, quesubstituirá o SICPD – Sistema de Protocoloatualmente em uso.

O DocFlow foi desenvolvido emconformidade com os requisitos exigidospelo Arquivo Nacional, apresentando-secomo um sistema moderno, capaz deatender nossas necessidades.

A previsão de implantação é dia 03/agosto.

CGRL/SPOA

O Sistema DocFlow:• Fundamentado no conceito de Gerenciamento Eletrônico de

Documentos – GED, sendo ao mesmo tempo um método, um sistema e uma tecnologia utilizado no processamento de documentos, sejam eles físicos ou digitais. É uma ferramenta desenvolvida por uma empresa especializada e em dia com as mais modernas tecnologias.

• Este sistema o permitirá controlar efetivamente as informações que produzimos e recebemos; racionalizar os espaços de guarda dos documentos e desenvolver, com mais eficiência e rapidez , nossas atividades.

• Promoverá ainda, a automação do ciclo de vida dos documentos, utilizando inclusive a certificação digital, disponibilizando um repositório comum a toda instituição, o qual possibilitará capturar, armazenar e indexar documentos de qualquer formato/suporte físico (texto, imagens, cópias escaneadas, formatos multimídia), assegurando a integridade e a reutilização do documento.

2º Comunicado (26 e 29/06/2009): Informou as ações já realizadas para implantação do DocFlow e próximas ações

Etapas concluídas:• jun/2008: Criação do Grupo de

gerenciamento da informação edocumentação – GIDOC - com a finalidade depropor políticas, diretrizes e normas para a gestão dainformação e de documentos.

• out/2008: Levantamento de requisitos –customização do Sistema de acordo com asnecessidades do MME.

• mar/2009: Projeto Piloto – realizado naSecretaria de Energia Elétrica atuando como núcleo efornecendo informações quanto às adaptações aindarestantes.

• Maio e junho/2009: Capacitação -usuários dos perfis multiplicadores e apoio.

• jun/2009: Apresentação –às autoridades de níveis estratégicos da SPOA.

Próximas ações:02/07: Palestra – a todos os servidores:“Documento eletrônico, uma realidade parao MME”. Local: Auditório Térreo, as 10h.

A ser definida: Apresentação – àsautoridades de níveis estratégicos doMinistério.29/06 a 17/07: Capacitação - usuários dosperfis padrão 1 e padrão 2 (assessoria etécnica).20 a 24/07: Semana de adaptação -utilização do novo sistema mantendo emfuncionamento o SICPD.

03/08: IMPLANTAÇÃO OFICIAL.

A caminho da implantação

3º Comunicado (30/06 e 01/07/2009): Convocação e Memorando SPOA/SE convidando Secretários para a palestra de sensibilização

CONVITEConvidamos a todos os servidores para participarem da palestra a serrealizada pelo professor Vanderlei Batista dos Santos, com o tema:

“Documento eletrônico – uma realidade para o MME”.

"Quanto menos as pessoas sabem, mais elas teimam que sabem."

Osho

Local: Auditório térreoData: 02/07Horário: 15h as 17h

4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto. As etapas concluídas e as próximas a serem realizada

Etapas concluídas:

• jul/2009: Palestra - “Documento eletrônico, uma realidade para o MME”.

• jul/2009: Apresentação – Às autoridades de níveis estratégicos do Ministério.

• Maio e junho/2009: Capacitação de usuários- 208 pessoas capacitadas- 80,28% de aproveitamento

Próximas etapas:

• ago/2009: Capacitação do perfil usuário padrão 2 (área técnica).

• ago/ 2009: Instalação de scanners nos protocolos setoriais.

• A definir: Implantação oficial

Para adaptação, acesse o DocFlow pelo seguinte endereço: http://srv037:8081/docflow-mme

Em caso de dúvidas, contate a equipe gestora do Sistema DocFlow:• Ramais: 5389/ 5392/ 5515/ 5516• e-mail: docflow@mme.gov.br“A melhor maneira de predizer o

futuro é criá-lo”

O andamento do Projeto

5º Comunicado (16/09/2009): informou a capacitação de usuários e informações gerais sobre a gestão de documentos

Capacitação dos usuários do DocFlow:- Foram capacitadas 398 pessoas. Tivemos 78% deaproveitamento.

Implantação em breve!SPOA

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos eoperações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando asua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O SistemaDocFlow é capaz de promover com rapidez o controle das atividadescom documentos.

Documentos eletrônicos:

- Uma nova realidade. Produziremos as minutas de todos osdocumentos dentro do Sistema e os modelos serão padronizadospara todas as unidades do MME.

Classificação dos Documentos:- A Resolução Nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQdetermina a utilização do Código de Classificação para os arquivoscorrentes da Administração Pública.- A classificação é utilizada com o objetivo de agrupar documentossob um mesmo assunto, para agilizar sua recuperaçãoposteriormente.- O servidor que se interessar, enviar e-mail para:docflow@mme.gov.br especificando os tipos de documentos queproduz para tirar dúvidas a respeito da classificação que irá utilizar.

Acesso:- O Sistema DocFlow será acessado via Web.

Treinamento de usuários• Utilização do Sistema

Multiplicador (40) Protocolo (35) Usuário Padrão (313) Assinante (64)

• Utilização do scanner 28 colaboradores de protocolo Período: 30/11 a 18/12/2009

Preparação para Implantação• Cadastro de:

unidades; usuários e assinaturas; municípios; modelos de documentos; Código de Classificação; instituições externas; última numeração de documentos/processos; e outros dados.

• Observação: não foi realizada importação dos dados do Sistema anterior (SICPD)

Implantação30 de agosto de 2010.

DocFlow implantado• Acompanhamento técnico da empresa de manutenção

• Norma Operacional 001/2010 SPOA

• Disponibilização de Guia Prático

• Disponibilização de Manual on-line

• Suporte do Sistema: e-mail e presencial

• Recadastro de documentos/processos

Pós-ImplantaçãoMonitoramento/Aperfeiçoamento do Sistema

Gestão do Sistema• Gestora do Sistema

• Equipe de Suporte Atendimentos aos usuários; Reclassificação de Documentos; Monitoramento do Sistema Registros de pendências no JIRA; Relatório gerenciais; Criação de Modelos de Documentos, quando há

demanda.

• Manutenção

Treinamento de usuários• Treinamento individual

• Turmas de treinamento 92 usuários capacitados Período: 31/01 a 17/02/2012

Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow

Benefícios• Cultura de classificação arquivística• Padronização de procedimentos de gestão

documental• Padronização de modelos de documentos• Registro/controle da produção documental• Controle de tramitação/localização• Transparência: acesso amplo, ressalvando os

casos de sigilo

Normas atendidas• Portaria Normativa SLTI nº5, de 19 de dezembro

de 2002

• Resolução CONARQ nº14, de 24 de outubro de 2001

Dados Estatísticos sobre o Sistema

Dados quantitativos do Sistema• Usuários ativos: 655

• Unidades cadastradas: 141

ATENDIMENTOS DO SUPORTE

Feb-1

1

Apr-1

1

Jun-

11

Aug-1

1

Oct

-11

Dec-1

1

Feb-1

2

Apr-1

2

Jun-

12

Aug-1

20

50

100

150

200

250

300

350

400

155

195

309

376359

317

273

352

234

351

202

251

203

271253

280

164

244277

236

MÉDIA DE ACESSOS DIÁRIOS

2011 2012680

690

700

710

720

730

740

733

705

PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PRODUZIDOS

2010 2011 20120

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

10223

34140

27746

PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PROTOCOLADOS

2010 2011 20120

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

9822

33406

26339

Análise da aderência ao E-Arq Brasil

52%

17%

4%

2%

17%

8%

Itens Obrigatórios

Atende (121)Não Atende (39)Atende em partes (10)Vai atender (4)Verificar (39)Dúvidas diversas (19)

Análise da aderência ao E-Arq Brasil

42%

26%

2%

26%

1%3%

Itens Altamente Desejáveis

Atende (59)Não Atende (38)Atende em partes (3)Verificar (38)Não se aplica (2)Dúvidas diversas (4)

Análise da aderência ao E-Arq Brasil

34%

24%

12%

24%

6%

Itens Facultativos

Atende (6)Não Atende (4)Atende em partes (2)Verificar (4)Dúvidas diversas (1)