SIGA-Doc

Coordenadoria de Sistemas de InformaçãoDiretoria de Tecnologia da Informação e Telecomunicação

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● Gestão de documentos● Desenvolvido pelo TRF2● Em uso: TRF3, Estado SP, Infraero● Implantação: CMSP, outros● Código aberto● Princípios arquivísticos● Produção e tramitação de documentos● Registro referencial processos físicos

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● Projeto piloto– Produção de documentos digitais– Autuação e formação de processos– Juntada de documentos externos– Tramitação entre setores– Teste com processos de gestão de pessoas

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● Próximos passos– Finalização do projeto piloto– Definição da tabela de classificação– Cadastro de modelos– Treinamento (workshop e capacitação)– Transição para documentos digitais– Integração com processos legislativos– Apoio DGD, DAL, ELECAMP, DG, CADA

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● Iniciando o SIGA-Doc

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● Novo usuário

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● Alterar senha

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● Alterando senha

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● Acessando o SIGA-Doc

Ao “Acessar” o SIGA-DOC o Painel de Situação mostrará as diversas situações dosdocumentos e processos administrativos da sua lotação.

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● Acessando o SIGA-Doc

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● Situações dos documentos e Processos Administrativos

a) Em Elaboração: documentos e processos administrativos ainda não finalizados. Nesta situação, osdocumentos e processos administrativos podem ser editados ou excluídos. Recebem uma numeraçãotemporária, indicando a sua condição “Em Elaboração”.

b) Pendente de Assinatura: documentos e processos administrativos que foram finalizados e receberamnumeração definitiva, porém aguardam a assinatura. Caso necessário alterá-los ou excluí-los, utilizar aopção “Refazer”, que cancelará o documento ou processo administrativo e criará outro com conteúdoidêntico, que poderá ser editado.

c) Aguardando Andamento: documentos e processos administrativos recebidos ou assinados, mas nãotramitados e prontos para serem transferidos. Esses documentos e processos administrativos não poderãomais ser excluídos ou editados.

d) Caixa de Entrada (Digital): documentos e processos administrativos recebidos e não lidos pelousuário. Após serem recebidos, os documentos e processos administrativos passarão para a situação“Aguardando Andamento”.

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● Situações dos documentos e Processos Administrativos

e) Transferido (Digital): documentos e processos administrativos que foram transferidos e aguardam serrecebidos pelo destinatário. Quando o destinatário receber o documento ou processo administrativo, essenão será mais exibido no Painel de Situação.

f) Como Subscritor, Como Gestor e Como Interessado: documentos e processos administrativos nosquais o usuário se encontra Como Subscritor ou naqueles em que foi cadastrado nas situações, Como Gestorou Como Interessado.

g) Sem Efeito: documentos cancelados, ou seja, o documento não pode ser mais movimentado. Parapoder movimentá-lo, o Subscritor terá que “desfazer tornar sem efeito”.

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● Situações dos documentos e Processos Administrativos

Atendente: Nesta coluna são apresentados todos os documentos diretamente relacionados à matrícula do usuário.

Lotação: Esta coluna apresenta todos os documentos, em cada situação, que encontram-se na lotação orgânicaem que o usuário está logado, inclui os documentos relacionados à matrícula e disponibilizados também nacoluna Atendente, já que o atendente é uma das matrículas integrantes da lotação.

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Documentos

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● Criar um novo documento

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● Formulário - Solicitação de material para atendimento da cota mensal

É o documento preenchido mensalmente pelos gabinetes para solicitar materiais (de acordo com a cota mensal) à Coordenadoria e Almoxarifado.

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● Próximos passos

- Marcar documento como “Digital”;- Manter “Origem” como “Interno Produzido”; - Informar subscritor;- Informar substituto (se houver);- Informar destinatário (opcional);- Informar preenchimento automático (se houver);- Informar descrição (OBRIGATÓRIO)- Informar mês e ano;- Indicar se o vereador é Líder e Partido ou Membro da Mesa;- Preencher as quantidades de itens solicitados;- Clicar em “Ok”;- Assinar;- Tramitar documento para a unidade “Coordenadoria de Almoxarifado”.

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Dúvidas?

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Coordenadoria de Sistema de Informação

Ramal: 1883