secretaria de gestão - seges programa nacional de gestão pública e desburocratização...

Secretaria de Gestão - SEGES

Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização GesPública

Oficina para elaboração da Oficina para elaboração da Autoavaliação da Gestão Autoavaliação da Gestão

Pública.Pública.

IAGP 250 PontosIAGP 250 Pontos


• Respeitar os horários

• Manter o celular no modo silencioso

• Utilizar os intervalos para contatos externos

Acordos


•- Autoavaliar a gestão de uma organização• pública;

- Capacitar as pessoas dessa organizaçãopara atuarem como Facilitadores

Internos do processo de avaliação emelhoria contínua da gestão.

Objetivos da Oficina:


- Organização Autoavaliada;

- Pessoas capacitadas para atuarem como Facilitadores

Internos de avaliação e melhoria contínua da gestão.

Resultados Esperados


- Perfil da organização definido;

- - Autoavaliação realizada;

- - Oportunidades de Melhorias priorizadas;

- Plano de Melhoria da Gestão elaborado;

Produtos Esperados


AberturaAbertura

CONCEITOS FUNDAMENTAIS


AutoavaliaçãoAutoavaliação

Perfil da organizaçãoPerfil da

organização

Estruturas dos critériosSistema de pontuação


11

11

IAGP preenchido (Caderno de

Trabalho)


Trabalho)

Fluxograma Simplificado da Oficina de Autoavaliaçã

oCÓDIGO DE ÉTICACÓDIGO DE ÉTICA

APRESENTAÇÃO DO PROGRAMA


Elaboração do Plano de Melhoria

da Gestão


da Gestão

Apresentação e comentários


Priorização das Oportunidades de

melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H

Certificação do Nível de Gestão


Implementação do PMG


Acompanhamento do PMG


Conceitos de Gestão Ciclo PDCA

Critérios de Excelência



Matriz GUTMatriz GUT

Realização da Autoavaliaçã

o


o

Validação em plenária



AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H












Realização da Autoavaliação





O que é o GesPública?

•Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização.

•Criado pelo Decreto nº 5.378 de 23 de fevereiro de 2005.

•Evolução histórica de iniciativas.

•Missão e Visão de Futuro


Contando a História...

19561956 19791979 19901990 19961996 20002000 20052005

Realinhamento do Modelo de Excelência em Gestão Pública - MEGP

GesPública

Programa de Qualidade no Serviço Público - PQSP

Programa de Qualidade e Participação na Administração Pública - PQAP

Sub programa da Qualidade e Produtividade na Administração Pública - PBQP

Programa Nacional de DesburocratizaçãoComissão de Simplificação Burocrática

20082008


MISSÃO

•“Promover a gestão pública de excelência, visando contribuir para a qualidade dos

serviços públicos prestados ao cidadão e para o aumento da competitividade do País.”

VISÃO

•“Até 2015, a excelência em gestão pública deverá ser um valor preservado pelas

instituições públicas e requerido pelo cidadão.”


GesPública como política pública

•Modelo de Excelência em Gestão Pública – MEGP.

•Público – orientado ao cidadão e respeitando os princípios constitucionais.

•Contemporâneo – estado-da-arte em gestão.

•Resultados para a sociedade – qualidade de vida e bem comum.

•Federativo – todos os poderes e esferas da Administração.


Gestão Pública focada em resultados e orientada para o

cidadãoContribuição à

Competitividade do país

Melhoria da qualidadedos serviços públicos

Administração Pública

GANHO SOCIALCriar valor público

para o cidadão

GesPúblicaPolíticas Públicas

Excelência emGestão Pública

ORGANIZAÇÕES

Diagrama de atuação GesPública


O Modelo de Excelência em Gestão Pública

•Principal referência do GesPública.

•Concebido a partir da premissa de que a administração pública tem que ser excelente sem deixar de considerar as particularidades inerentes à sua natureza pública.

•Diretrizes (critérios de excelência gerencial).

•Técnicas e tecnologias (ex: Carta de Serviços, Pesquisa de Satisfação, Gestão de Processos, Autoavaliação).

•Experiências práticas.

• Indicadores para gestão e tomada de decisão.


Modelo de Gestão PúblicaModelo de Gestão Pública(Critérios de Excelência)

Princípios constitucionaisPrincípios constitucionais

FundamentosFundamentos

Bases do Modelo de Excelência em Gestão PúblicaMEGP


Princípios Constitucionais do

GesPública

Ser Público

Moralidade

Publicidade Impessoalidade

Eficiência

Legalidade


Princípios Constitucionais

1- PublicidadeTodos os atos e fatos da administração pública são Todos os atos e fatos da administração pública são públicos. Este princípio é crítico para indução do Controle públicos. Este princípio é crítico para indução do Controle Social.Social.

2- Impessoalidade

A excelência em gestão pública é para todos. A cortesia, a rapidez no atendimento, a confiabilidade e o conforto são valores a serem agregados a todos os cidadãos indistintamente.

3- Eficiência

Se aplica a ações e atividades que gerem ou contribuam para o bem comum. Não trata a redução do custo a qualquer custo, ou qualidade a qualquer custo. Avalia a qualidade do resultado e a qualidade do gasto para o processo de produção.

4- LegalidadeEstrita obediência à lei. Não é possível ser excelente à revelia da lei.

5- MoralidadePautar a gestão pública por um código moral - (Princípios morais de aceitação pública).


• São características e valores organizacionais praticados por empresas de sucesso, através dos seus líderes e profissionais, em todos os níveis, e que servem de referencial para o desenvolvimento dos Critérios de Excelência

Fundamentos da Fundamentos da ExcelênciaExcelência

Alicerce do Modelo de GestãoAlicerce do Modelo de Gestão

O que são os Fundamentos da gestão pública?


Pensamento Pensamento SistêmicoSistêmico

Ser Contemporâneo

Cultura da InovaçãoCultura da Inovação

Comprometimento Comprometimento com as pessoascom as pessoas

Foco no Foco no cidadão cidadão

e nae nasociedadesociedade

Gestão Gestão ParticipativaParticipativa

Controle SocialControle Social

Aprendizado Aprendizado OrganizacionalOrganizacional

Visão de FuturoVisão de Futuro

Orientação por processosOrientação por processos e informaçõese informações

Liderança e Liderança e Constância de Constância de

PropósitosPropósitos Geração de ValorGeração de Valor

DesenvolvimentoDesenvolvimentode Parceriasde Parcerias

Responsabilidade Responsabilidade SocialSocial

Fundamentos do

GesPública


Fundamentos

1- Pensamento

sistêmico

Pressupõe que as pessoas da organização entendem o seu Pressupõe que as pessoas da organização entendem o seu papel no todo e as inter-relações entre os elementos que papel no todo e as inter-relações entre os elementos que compõem a organização.compõem a organização.

2- Aprendizado

organizacionalO aprendizado deve ser internalizado na cultura organizacional tornando-se parte do trabalho diário.

3- Cultura da

inovaçãoPromoção de um ambiente favorável à criatividade, Promoção de um ambiente favorável à criatividade, experimentação e implementação de novas idéias.experimentação e implementação de novas idéias.

4- Liderança e constância de propósitos

É o elemento promotor da gestão, no estímulo às pessoas em todos os níveis, na busca do melhor desempenho e resultados

5- Orientação por processos e informações

Compreensão do conjunto de atividades e processos da organização.

6- Visão de Futuro A intenção de continuidade.

7- Geração de Valor Enfatiza o acompanhamento dos resultados em relação às Enfatiza o acompanhamento dos resultados em relação às suas finalidades e metas.suas finalidades e metas.


8- Comprometimento

com as Pessoas

O sucesso de uma organização depende cada vez mais do conhecimento, habilidades, criatividade e motivaçãoconhecimento, habilidades, criatividade e motivação de sua força de trabalho.

9- Foco no cidadão e na sociedade

Alinhamento das ações e resultados às necessidades e expectativas dos cidadãos e da sociedade.

10- Desenvolvimento

de ParceriasAtividades em conjunto com outras organizações.

11- Responsabilidade

Social

Atuação voltada para assegurar às pessoas a condição de cidadania com garantia de acesso aos bens e serviços essenciais.

12- Controle Social A transparência e a participação social.transparência e a participação social.

13- Gestão

ParticipativaGestão que determina uma atitude gerencial da alta administração e busca o máximo de cooperação das pessoas.

Fundamentos


6Pessoas

8

Resultados

Modelo de Excelência em Gestão Pública - Modelo de Excelência em Gestão Pública - MEGPMEGP


A estratégia do GesPública

•Mobilização de pessoas e organizações voluntárias – agentes transformadores.

•Atuação em rede (núcleos regionais, estaduais e setoriais) – RNGP.

•Ciclos anuais do Prêmio Nacional da Gestão Pública – PQGF.

•Essência GesPública: ciclo de melhoria contínua.

•Melhorias nas organizações se refletem para o cidadão.


NORTE

NORDESTE

SUL

SUDESTE

CENTROOESTE

Atuar em rede nacional: núcleos estaduais e

setoriais

A atuação voluntária das pessoas é consideradaserviço público relevante, não remunerado.

Cumprir oCódigo de Ética

Estratégia do GesPública:


Prêmio Nacional daGestão Pública

Modelo de Excelência em Gestão Pública

Melhoria

Melhoria

Melhoria

Autoavaliação

Autoavaliação

Autoavaliação

Autoavaliação

Melhoria

Carta de Serviços

Excelência em gestão

Simplificação de processos

Instrumento Padrão de

Pesquisa de Satisfação

Melhoria contínua do

sistema de gestão

Gestão de processos


Resultados obtidos pelo GesPública

•Cultura de gestão na Administração Pública.

•Prêmio Nacional da Gestão Pública – 12 anos / 11 ciclos realizados.

•RNGP – 20.000 usuários participantes.

•Tecnologias de gestão – ferramentas consolidadas.

•Pessoas

•Carteira de produtos


• CARTEIRA DE PRODUTOSDependendo da ação de melhoria priorizada pela organização pública, o GesPública oferece apoio técnico, sem ônus, mediante oficinas de trabalho para utilização de ferramentas disponibilizadas:

• Carta de Serviços: documento a ser elaborado por uma organização pública, visando informar aos cidadãos como acessar e obter um ou mais serviços prestados por ela e/ou suas unidades.

• Simplificação de Processos: atua com o objetivo de eliminar exigência desnecessárias na simplificação e eliminação de processos e rotinas que não agregam valor aos serviços prestados pelo Estado ao cidadão.

• Instrumento Padrão de Pesquisa de Satisfação – IPPS: a avaliação da satisfação visa garantir a participação efetiva do cidadão na avaliação do desempenho da organização, permitindo identificar as lacunas entre o que os cidadãos-usuários esperam e o nível dos serviços que realmente recebem.

• Instrumento de Avaliação da Gestão Pública – IAGP – 1000, 500 e 250 pontos: reúne um conjunto de orientações e de parâmetros para avaliar e melhorar a gestão, e tem como referencia o Modelo de Excelência em Gestão Pública – MEGP, e os conceitos e fundamentos preconizados pelo Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização – GesPública.


Diretrizes da Gestão Pública

•Carta de Brasília / Agenda Nacional da Gestão Pública / Fórum Nacional da Gestão Pública – GesPública.

•Comitê Gestor do GesPública – Resolução nr. 1/2009• Ampliação do Prêmio Nacional da Gestão Pública

• Estratégias para adesão de novas instituições públicas.• Atenção a setores voltados ao cidadão (Saúde, Saneamento, Segurança,

Educação).• Troca de experiências com modelos internacionais.

• Instalação do Ambiente Virtual do GesPública (integração das tecnologias de gestão)

• Apoio à Cadeia de Suprimento de Petróleo e Gás• Promoção da gestão do conhecimento em gestão pública.


Gerência ExecutivaSecretaria de Gestão - MP

Gerência ExecutivaSecretaria de Gestão - MP

Ministro do Planejamento,Orçamento e Gestão

Ministro do Planejamento,Orçamento e Gestão

Conselho do PQGFComitê Gestor do

GesPúblicaComitê Gestor do

GesPública

NúcleosEstaduais Núcleos

Estaduais

GESPÚBLICA

Órgãos e entidades públicos brasileiros Órgãos e entidades públicos brasileiros

REDE NACIONAL DE GESTÃO PÚBLICA - REDE NACIONAL DE GESTÃO PÚBLICA - RNGPRNGP

NúcleosSetoriais Núcleos

Setoriais

PESSOAS E ORGANIZAÇÕES PESSOAS E ORGANIZAÇÕES VOLUNTÁRIASVOLUNTÁRIAS

CIDADÃOS E SOCIEDADECIDADÃOS E SOCIEDADE

Contexto do GesPública no MP


AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H

















Código de ÉticaCódigo de Ética

Orientar a conduta de todos

os que participam e atuam

no contexto do Programa

GesPública.


É vedado a todos que participam do GesPública:

• Tornar públicas informações internas de organizações obtidas em decorrência de atuação em nome do GesPública, a não ser com autorização expressa;

• Utilizar informações obtidas em decorrência da atuação no GesPública para vender produtos ou serviços - uso indevido de informação privilegiada;

• Cobrar por serviços de consultoria ou aceitar honorários, comissão, doação ou vantagem de qualquer espécie para si ou para outrem em decorrência da atuação como membro da Rede Nacional da Gestão Pública.



É vedado a todos que participam do GesPública:

• Fazer uso de material do GesPública sem a devida referência da fonte;

• Vender produtos do GesPública (cursos, material impresso, softwares, metodologias, entre outros) ou utilizar material oficial do Programa para distribuição em eventos de consultoria ou prestação de serviços, fora do âmbito do programa ;

• Patrocinar interesses pessoais ou de terceiros.



AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H

















Conceitos Fundamentais

Gestão; Sistema de Gestão; Prática de Gestão;

Ciclo PDCA; Ciclo PDCA do Modelo de

Excelência em Gestão Pública; Processo;

Ciclo de avaliação e melhoria.


Gestão

Gestão é a capacidade de fazero que precisa ser feito.

Alta capacidade de gestão éobter a melhor relação entre recurso,

ação e resultado.

PlanejarPlanejar DirigirDirigirOrganizarOrganizar ControlarControlar

Quanto maior for a demanda e mais escassos os recursos, maior capacidade de gestão será

exigida.


Conjunto de Práticas de planejamento, organização, direção e controle integradas e interatuantes que

concorrem para o cumprimento da missão de uma organização

Sistema de Gestão


Práticas de GestãoPráticas de Gestão

As células do processo de Autoavaliação da Gestão

PlanejamentoPlanejamentoPlanejamentoPlanejamento

ClimaClimaOrganizacionalOrganizacional

ClimaClimaOrganizacionalOrganizacional

DesempenhoDesempenhoGlobalGlobal

DesempenhoDesempenhoGlobalGlobal

DisseminaçãoDisseminaçãode Valoresde Valores

DisseminaçãoDisseminaçãode Valoresde Valores

SugestõesSugestõesReclamaçõesReclamaçõesSugestõesSugestões

ReclamaçõesReclamações

Monitora-Monitora-mentomento

Monitora-Monitora-mentomento

DecisãoDecisãoDecisãoDecisão

AvaliaçãoAvaliaçãoSatisfaçãoSatisfaçãoAvaliaçãoAvaliaçãoSatisfaçãoSatisfação

AnáliseAnáliseCriticaCriticaAnáliseAnáliseCriticaCritica

São atividades executadas sistematicamente com a finalidade de gerenciar uma organização, consubstanciadas nos

padrões de trabalho. São também Chamadas de processos, métodos ou

metodologias de gestão.


São regras que orientam o funcionamento das práticas de gestão e podem estar na forma de

diretrizes organizacionais, procedimentos, rotinas de trabalho, normas administrativas,

fluxogramas, quantificação dos níveis que se pretende atingir ou qualquer meio que permita

orientar a execução das práticas.

Padrões de Trabalho

Secretaria de Gestão - SEGESPARTES INTERESSADAS

Cidadãos-usuários

Servidores

Fornecedores ou parceiros

Sociedade

Comunidade

Órgãos Financiadores

São as pessoas físicas ou jurídicas envolvidas ativa ou passivamente no processo de definição, elaboração, implementação e prestação de serviços e produtos da organização, na qualidade de cidadãos, agentes, fornecedores ou parceiros.

A quantidade e a denominação das partes interessadas podem variar em função do perfil da

organização.


Cidadãos-usuários

São pessoas físicas ou jurídicas, públicasou privadas, que demandam ou utilizam

diretamente serviços prestados por órgãosou entidades públicos ou que atendem a

exigências legais decorrentes do exercíciodo poder de Estado inerente a determinadas

funções da administração pública.

Nas empresas públicas e nas sociedades de economia mista,os usuários são chamados clientes.


Descreve-se uma prática de gestãorespondendo objetivamente

a pergunta “como a organizaçãoexecuta esta ou aquela

ação de gestão?”

Descrição das práticas de gestão


Descrição das práticas de gestão

Prática de Gestão Prática de Gestão (O que faz)(O que faz)Significado da palavra COMO:COMO:

Padrões de trabalho - relacionar as principais regras / diretrizes organizacionaisorganizacionais

que orientam a prática.Grau de disseminação - citar as áreas, processos, produtos e/ou partes interessadas

em que as práticas estão implementadas.Continuidade - identificar início da utilização (desde quando) e com que

periodicidade ocorre.Integração - descrever a coerência com as estratégias e objetivos; inter-

relação com as outras práticas de gestão, quando apropriado; e cooperação entre as áreas e demais partes interessadas pertinentes.

Métodos utilizados para o controle - descrever de maneira sucinta os métodos utilizados para

verificação do cumprimento dos padrões de trabalho.


Exemplo do relato de uma prática de gestão

Organização: HEMORIO – Critério Liderança, alínea EAs Reuniões do Comitê Gestor (Prática de Gestão) têm como foco principal o acompanhamento e a aprovação de ações de melhoria relacionadas à análise crítica do desempenho, as atas destas reuniões são padronizadas com registro das ações e prazos (Padrões de Trabalho) .

Ocorrem mensalmente desde 2001 (Continuidade) e reúnem o colegiado formado pela Alta Administração e a Assessoria da Qualidade.

O acompanhamento das ações é realizado pela Assessoria da Qualidade e as pendências são incluídas nas pautas de reuniões posteriores (Controle) todos os assuntos e decisões tomadas neste evento são repassadas para as demais gerências técnicas e administrativas por meio eletrônico no dia seguinte à reunião quando são pactuadas ações integradas (Disseminação e Integração) quando necessário.


PPPlanejarPlanejar

DDEducar/FazerEducar/Fazer

AAAgirAgir

CC VerificarVerificar

AprenderAprender

Ciclo PDCA


2Estratégias

e Planos

1Liderança

4

Sociedade

7

Processos

6

Pessoas

8

Resultados

5. Informação e conhecimento

3Cidadãos

PLANEJAMENTO EXECUÇÃO CONTROLE

INTELIGÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO

O PDCA DO MEGP


3Cidadãos

3Cidadãos

1Liderança

1Liderança

4Sociedade

4Sociedade

2Estratégias

e Planos

2Estratégias

e Planos

Este bloco representa oEste bloco representa o PLANEJAMENTOPLANEJAMENTO..

Por meio da liderança ,Por meio da liderança ,

os serviços/produtos e osos serviços/produtos e osprocessos são planejados e asprocessos são planejados e as

estratégias traçadas, atendendo as estratégias traçadas, atendendo as necessidades e expectativas dos necessidades e expectativas dos

Cidadãos e da SociedadeCidadãos e da Sociedade

A P

C D

Ciclo PDCA do Modelo de Excelência m Gestão PúblicaCiclo PDCA do Modelo de Excelência m Gestão Pública


7Processos

7Processos

6Pessoas

6Pessoas

Neste espaço se Neste espaço se concretiza a açãoconcretiza a açãoque transformaque transformaos objetivos daos objetivos da

organização e asorganização e asmetas dos planosmetas dos planos

em resultadosem resultados..

PD

A C

Este blocoEste blocorepresenta arepresenta aEXECUÇÃO.EXECUÇÃO.

Ciclo PDCA do Modelo de Excelência em Gestão Ciclo PDCA do Modelo de Excelência em Gestão PúblicaPública


PESSOAS

Criar um ambiente flexível e estimulante à geração de conhecimento, disseminando os

valores e as crenças da organização. Assegurar um fluxo aberto e contínuo de informações é fundamental para que as

pessoas se motivem e atuem com autonomia.


Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos ou interativas que transformam insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). (entradas) em serviços/produtos (saídas).

Esses processos são geralmente planejados e Esses processos são geralmente planejados e realizados para agregar valor aos serviços/produtos.realizados para agregar valor aos serviços/produtos.

Processos

Insumos(Fornecedor)

Processo(Organização)

Produtos / Serviços

(Clientes / Cidadãos-usuários)


Processos FinalísticosProcesso associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cidadãos.

Processos de ApoioProcessos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: a gestão de pessoas, a gestão de material, o planejamento e o acompanhamento das ações institucionais, entre outras.

Processos


Neste espaço é possível avaliar

o desempenho da organização:

No atendimento ao cidadão;

Na qualidade do serviço;No uso dos recursos;

Na gestão das pessoas;No relacionamento com a

sociedade.

8Resultados

8Resultados

A C

PD

Este bloco representa o

CONTROLE.



5. Informações e conhecimento5. Informações e conhecimento

Este bloco representa o

APRENDER para AGIR

Neste espaço a organização age para corrigir e melhorar suas práticas de gestão e,

conseqüentemente, o seu desempenho.

PD

A C



Avaliar a gestão consiste emidentificar e analisar as práticas

de gestão e os resultados deuma organização,

tendo por referência o Modelo de Excelência

em Gestão Pública.

O Sistema de AvaliaçãoContinuada da Gestão Pública


AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H

















APRESENTAÇÃO DO PERFIL DA ORGANIZAÇÃO

POR UM REPRESENTANTE.


INFORMAÇÕES BÁSICAS DA ORGANIZAÇÃO

Nome da OrganizaçãoCidade / U.F.VinculaçãoPoderEsfera ou Nível de GovernoNatureza JurídicaCompetências básicasPrincipais clientes ou cidadãos-usuários Principais produtos e serviçosProcessos finalísticosPrincipais processos de apoioPrincipais insumos e fornecedoresPerfil do quadro de pessoalParcerias institucionais relacionadas com os processos finalísticosPrincipais instalações e localidadesOrganograma (Estrutura Organizacional)Histórico da busca da excelência


AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H

















AutoavaliaçãoEstrutura dos critériosSistema de pontuação


Exemplo:Critério 1 – LiderançaAlínea A – Como a Alta Administração exerce a

liderança, interagindo e promovendo o

comprometimento com todas as partes interessadas.

• Todas as alíneas possuem na planilha um texto correspondente com descrição da finalidade;

• As notas ao final da planilha contém esclarecimentos adicionais sobre as alíneas dos critérios.

•Os Critérios de Processos Gerenciais são constituídos de Alíneas.

Estrutura dos Critérios - IAGP 250


Sistema de pontuação – Critérios de 1 a 7

Dimensão de avaliação

Fatores de pontuação

Subfatores de pontuação

ProcessosGerenciais

EnfoqueAdequação

Proatividade

Aplicação Disseminação

Continuidade

Aprendizado Refinamento

IntegraçãoCoerência

Interrelacionamento

Cooperação


Refere-se ao grau em que as práticas de gestão da organização apresentam:

Atendimento aos requisitos do critério, incluindo os métodos de controle, de forma apropriada ao perfil da organização.

AdequaçãoAdequação

Capacidade de se antecipar aos fatos, a fim de prevenir a ocorrência de situações potencialmente indesejáveis e aumentar a confiança e a previsibilidade das práticas.

ProatividadeProatividade

Enfoque



Implementação, horizontal e verticalmente, pelas áreas, processos, produtos e/ou partes interessadas, conforme pertinente ao critério, considerando-se o perfil da organização.

Disseminação

Utilização periódica e ininterrupta das práticas de gestão considerando pelo menos, um ciclo completo realizado.

Continuidade

Aplicação



RefinamentoAperfeiçoamentos decorrentes do processo de melhorias, o que inclui eventuais inovações, tanto incrementais quanto de ruptura.

Aprendizado


Relevância

Implementação de modo complementar com outras práticas de gestão da organização, onde apropriado.

Relação harmônica com as estratégias e objetivos da organização.

CooperaçãCooperaçãoo

Colaboração entre as áreas da organização e entre a organização e suas partes interessadas, quando pertinentes na implementação das práticas de gestão.

Inter-Inter-relacionamentrelacionament

oo

CoerênciaCoerência


Integração


(4) Abordagem integrada

As práticas de gestão são coerentes com as estratégias e objetivos da organização, mas não há inter-relacionamento entre as mesmas e não há cooperação entre as áreas e com as partes interessadas.

(1) Abordagem não integrada (2) Abordagem em início de integração

(3) Abordagem quase integrada

Estratégias e objetivos




As práticas de gestão são coerentes com as estratégias e objetivos da organização e estão inter-relacionadas, há cooperação entre as áreas e com as partes interessadas, produzindo elevada sinergia.

As práticas de gestão são coerentes com as estratégias e objetivos da organização e estão inter-relacionadas, mas não há cooperação entre as áreas e com as partes interessadas.

Fonte: adaptação Baldrige, 2006 (Baldrige National Quality Programa, EUA)

Estágios da integração das práticas de gestão


Práticas de Gestão – Processos Gerenciais – 250 Pontos

Critério:

Alínea: A -

Descrição objetiva das práticas de gestão relativa à alínea

Análise e enquadramento da prática descrita na Tabela de Pontuação

FATORES DE AVALIAÇÃO

Enfoque Aplicação Aprendizado

Integração

SUBFATORES DE AVALIAÇÃO

Adequação Proatividade Disseminação Continuidade Melhorias Coerência Inter-relação Cooperação

Adequada Proativa Plena Sistemática Sistemática ou casual

Existente Existente Existente

Inadequada Reativa Parcial Uso esporádico

Inexistente Inexistente

Inexistente Inexistente

Lacunas no atendimento dos requisitos da Alínea - Oportunidades para Melhoria (OM)


CRITÉRIO:

Análise e enquadramento da prática descrita - CRITÉRIO na Tabela de Pontuação – 250 pontos


Enfoque Aplicação Aprendizado Integração

SUBFATORES DE AVALIAÇÃO

Adequação Proatividade Disseminação Continuidade Melhorias Coerência Inter-relação Cooperação

Todos Maioria Todas Todas Maioria Todas Todas Quase todas

Quase todos Muitos Quase todas

Quase todas

Muitas Todas Quase todas

Maioria

Maioria Algum(ns) Maioria Maioria Alguma(s) Todas Maioria Nenhuma

Muitos Inexistente Muitas Muitas Há em implem.

Todas Nenhuma

Algum(ns) Alguma(s) Alguma(s) Não há em impl.

Quase todos

Inadequadas Nenhuma Não relatado

Não há mecan.

Nenhuma

% % % % % % % %

Enfoque % Aplicação % Aprendizado % Integração %

% TOTAL DO CRITÉRIO

FORMULÁRIO PARA APOIAR A PONTUAÇÃO DOS CRITÉRIOS DE GESTÃO


0% 20 40% 60% 80% 100%

ENFOQUE • As práticas de gestão são inadequadas aos requisitos do critério, não são apropriadas ao Perfil, ou não estão relatadas.

• As práticas de gestão apresentadas são adequadas para alguns dos requisitos do critério e apropriadas ao Perfil. .

• As práticas de gestão apresentadas são adequadas para muitos requisitos do critério e apropriadas ao Perfil.

• As práticas de gestão apresentadas são adequadas para a maioria dos requisitos do critério e apropriadas ao Perfil.

• As práticas de gestão apresentadas são adequadas para quase todos os requisitos do critério e apropriadas ao Perfil.

• As práticas de gestão apresentadas são adequadas a todos os requisitos do critério e apropriadas ao Perfil.

Não apresenta características de proatividade

. Não apresenta características de proatividade

• O atendimento a algum (ns) requisito (s) é proativo.

• O atendimento a muitos requisitos é proativo.

• O atendimento a maioria dos requisitos é proativo.

APLICAÇÃO

• As práticas de gestão adequadas não estão disseminadas.

• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas em algumas áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.

• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas na maioria das áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.

• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas na maioria das principais áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.

• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas em quase todas as principais áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.

• As práticas de gestão adequadas estão disseminadas em todas as principais áreas, processos, produtos e/ou pelas partes interessadas pertinentes.

• Uso não relatado. • Uso continuado em alguma(s) das práticas de gestão adequadas.

• Uso continuado em muitas das práticas de gestão adequadas.

• Uso continuado na maioria das práticas de gestão adequadas.

• Uso continuado em quase todas as práticas de gestão adequadas

.• Uso continuado em todas as práticas de gestão adequadas

APRENDIZADO

• Não há mecanismos de avaliação das práticas de gestão adequadas.

• Não há melhorias sendo implantadas.

• Há melhorias sendo implantadas.

• Alguma(s) das práticas de gestão adequadas apresenta melhorias decorrentes do aprendizado.

• Muitas das práticas de gestão adequadas apresentam melhorias decorrentes do aprendizado.

• A maioria das práticas de gestão adequada apresenta melhorias decorrentes do aprendizado.

INTEGRAÇÃO

• As práticas de gestão adequadas não são coerentes com as estratégias e objetivos da organização.

• Quase todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as estratégias e objetivos da organização. . Não apresenta características de interação. . Não apresenta características de cooperação

• Todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as estratégias e objetivos da organização. . Não apresenta características de interação . Não apresenta características de cooperação

• Todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as estratégias e objetivos da organização; a maioria das práticas de gestão adequadas está inter-relacionada com outras práticas de gestão, quando apropriado. . Não apresenta características de cooperação

• Todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as estratégias e objetivos da organização; quase todas as práticas de gestão adequadas estão inter-relacionadas com outras práticas de gestão da organização, havendo cooperação entre a maioria das áreas da organização na sua implementação, quando apropriado.

• Todas as práticas de gestão adequadas são coerentes com as necessidades organizacionais ou das partes interessadas e estão inter-relacionadas com outras práticas de gestão, havendo cooperação entre quase todas as áreas da organização na sua implementação, quando apropriado.

Notas:(1) Abrangência: "algum (as)" (>0 e <1/4); "muitas" (= ou >1/4); "maioria" (= ou >1/2); "quase todas" (. = ou >3/4); "todas" (=100%).(2) Para determinação da abrangência do atendimento (alguns, muitas, etc.), considerar que cada pergunta dos itens de processos gerenciais contempla um ou mais requisitos.(3) Nota zero em "enfoque" implica em nota igualmente zero em "aplicação", "aprendizado" e "integração".(4) Nota zero em "aplicação" implica em nota igualmente zero em "aprendizado"

30%30%

TABELA DE PONTUAÇÃO (%) - PROCESSOS GERENCIAISTABELA DE PONTUAÇÃO (%) - PROCESSOS GERENCIAIS (250 Pontos)(250 Pontos)

40%40%


Sistema de pontuação – Critério 8

Dimensão de avaliação

Fatores de pontuação

Resultados organizacionais

Relevância

Tendência

Nível atual


TendênciaTendência Comportamento ao longo do tempo.

RelevânciaRelevânciaImportância do resultado para determinação do alcance dos objetivos estratégicos e operacionais da organização.

Nível AtualNível AtualComparação do valor atual em relação às informações comparativas pertinentes.

Fatores de Avaliação dos Resultados Organizacionais

Secretaria de Gestão - SEGESFORMULÁRIO PARA APOIAR A ANÁLISE DOS RESULTADOS ORGANIZACIONAIS(CRITÉRIO 8)

Resultados Organizacionais – 250 pontos

Critério: 8 Resultados Alínea

Apresentação objetiva dos resultados em relação às práticas do critério 4 - Sociedade

Análise e enquadramento dos Resultados do Item na Tabela de Pontuação


Relevância Tendência Nível atual

Todos – 100% Quase todos – 100% Quase todos – 100%

Quase todos – 80% Maioria – 80% Maioria – 80%

Maioria – 60% Muitos – 60% Muitos – 60%

Muitos – 40% Mais de 1 – 40% Mais de um – 40%

Alguns – 20% Um – 20% Um – 20%

Não Apresentados – 0% Nenhum - 0% Nenhum ou não apresentado – 0%

O valor percentual da alínea é igual ao fator de menor avaliação, acrescido de 10 pontos percentuais caso os outros dois fatores estejam em estágio superior.

% TOTAL DA ALÍNEA


0% 20% 40% 60% 80% 100%

Relevância • Não foram apresentados resultados relevantes.

• Alguns dos resultados relevantes foram apresentados.

• Muitos dos resultados relevantes foram apresentados.

• A maioria dos resultados relevantes foi apresentada.

• Quase todos os resultados relevantes foram apresentados.

• Todos os resultados relevantes foram apresentados.

Tendência • Tendências desfavoráveis para todos os resultados apresentados ou impossibilidade de avaliação de tendências.

• Tendência favorável em um dos resultados relevantes apresentados.

• Tendência favorável em MAIS DE UM dos resultados relevantes apresentados.

• Tendências favoráveis em muitos dos resultados relevantes apresentados,.

• Tendências favoráveis na maioria dos resultados relevantes apresentados,.

• Tendências favoráveis em quase todos os resultados relevantes apresentados,.

Nível atual •Não foram apresentadas informações comparativas

•Foi apresentada pelo menos uma informação comparativa, ainda que o nível atual seja inferior a essa informação.

•Foram apresentadas MAIS DE UMA informação comparativa, ainda que o nível atual seja inferior a essas informações.

• O nível atual de UM resultado relevante apresentado é igual ou superior às informações comparativas pertinentes.

• O nível atual de muitos resultados relevantes apresentados é igual ou superior às informações comparativas pertinentes.

• O nível atual da maioria dos resultados relevantes apresentados é igual ou superior às informações comparativas pertinentes.

Notas:(1) Abrangência dos fatores Relevância, Tendência e Nível Atual: "algum (ns)" (>0 e <1/4); "muitos" (= ou >1/4); "maioria" (= ou >1/2); "quase todos" (= ou >3/4); "todos" (=1/1). (2) Para avaliar os fatores "tendência” e "nível atual” considerar somente os resultados relevantes apresentados.(3) Nota zero em "relevância" implica em nota igualmente zero nos demais fatores.(4) Para avaliação da tendência, considerar resultados dos três últimos ciclos de avaliação ou planejamento.

10%10%

TABELA DE PONTUAÇÃO (%) – RESULTADOS ORGANIZACIONAIS (250 pontos)


AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H













o


o




Autoavaliação preenchimento do caderno

de trabalho

Descrição das práticas;Análise e enquadramento das práticas;

Identificação das oportunidades de melhorias.

Divisão dos participantes em grupos de trabalho, por critérios.


AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H

















Priorizar as Oportunidades paraMelhorias – GUT

Selecionar um conjunto de oportunidades de melhoria dentre as identificadas na autoavaliação.

Estabelecemos prioridades porque não podemos fazer tudo ao mesmo tempo.


MATRIZ GUT

PONTOS

GGRAVIDADE

UURGÊNCIA

TTENDÊNCIA

CALCULO DOS PONTOS

5Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves.

É necessária uma ação imediata.

Se nada for feito, a situação irá piorar rapidamente

3Os prejuízos ou dificuldades são Graves

É necessária uma ação o mais cedo possível

Se nada for feito, a situação Vai piorar a médio prazo.

1Os prejuízos ou dificuldades são Sem gravidade

Não tem pressa Se nada for feito, a situação Não vai piorar e pode até melhorar.


MATRIZ GUTVALOR G

GRAVIDADEU

URGÊNCIAT

TENDÊNCIAG x U x T

5Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves.

É necessária uma

ação imediata.Se nada for feito, a situação irá piorar rapidamente.

4Os prejuízos ou dificuldades são muito graves

É necessária uma ação com alguma urgência.

Se nada for feito, a situação Vai piorar em pouco tempo.

3Os prejuízos ou dificuldades são graves

É necessária uma ação o mais cedo possível

Se nada for feito, a situação Vai piorar a médio prazo.

2

Os prejuízos ou dificuldades são pouco graves

Pode esperar um pouco.

Se nada for feito, a situação Vai piorar em longo prazo.

1Os prejuízos ou dificuldades são sem gravidade

Não tem pressa Se nada for feito, a situação Não vai piorar e pode até melhorar.


Priorização das oportunidades de melhoria

• Critério _________ • Aplicação do GUT

Alíneas Oportunidade de Melhoria

G U T Total


AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H

















PMGPMG

Instrumento de gestão constituído de metas e ações estabelecidas a partir da auto-avaliação, voltado exclusivamente para a melhoria melhoria

do sistema de gestãodo sistema de gestão.

De pouco adianta o esforço para o diagnóstico do sistema gerencial da

organização, se as informações levantadas não forem organizadas e

analisadas com vistas ao planejamento das ações de melhoria

Plano de Melhoria da Gestão

Secretaria de Gestão -SEGES


PMGPMG

A elaboração do Plano de Melhoria da Gestão é a principal finalidade do

processo de autoavaliação da gestão.

De pouco adianta o esforço para o diagnóstico do sistema gerencial da organização se as informações levantadas não forem organizadas

e analisadas com vistas ao planejamento das ações de

melhoria.

Secretaria de Gestão -SEGES

Elaboração do Plano de Melhoria da Gestão


PMGPlano de Melhoria da

Gestão

PMGPlano de Melhoria da

Gestão

Não é, não depende, nem substitui o planejamento estratégico.planejamento estratégico.

Pode, no entanto, conter metas para implementar ou melhorar o planejamento estratégico enquanto prática de gestão.


As Metas são formuladas apartir das oportunidades de melhoriapriorizadas.

Definir as metas

22

Metas são objetivos quantificados.

Um objetivo indica uma direção, umestado futuro desejado específico para uma área de atuação da organização.

Meta é uma “demarcação objetiva ” em tempo e quantidade dos objetivos estabelecidos.


Essencial na definição de uma meta são os seus indicadores, ou seja, que “ponteiros” o gestor da meta vai utilizar para monitorar a sua execução e,

principalmente, os seus resultados.

Indicadores para MonitoramentoIndicadores para Monitoramento

•Resultado:Resultado: avaliar se a meta foi alcançada ou não.

•Alertas:Alertas: avaliar a evolução dos resultados obtidos e orientar o redirecionamento das ações.

INDICADORES


Exemplo:

•Meta: atingir 95% de alunos aprovados por ano, até 2011.

•Indicador de resultado: índice de alunos aprovados por ano.

•Indicador de alerta: percentual de alunos com notas abaixo da media do bimestre.

INDICADORESINDICADORES


WhatO Que

WhyPor quê

WhoQuem

WhenPrazo

WhereLocal

HowComo

How MuchRecursos

Critério:

Alínea:

Oportunidade de Melhoria:

Meta:

Indicador:

5W2H


AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H

















ValidaçãoValidaçãoPLENÁRIAPLENÁRIA

ValidaçãoValidaçãoPLENÁRIAPLENÁRIA


É impossível ser proativo sem a prática do monitoramento

em tempo de execução.

IMPORTANTE


AberturaAbertura





organização



11

11


Trabalho)


Trabalho)






da Gestão


da Gestão




melhorias


melhorias

Ferramenta 5W2H

Ferramenta 5W2H

















www.gespublica.gov.br

[email protected]

secretaria de gestão - seges programa nacional de gestão pública e desburocratização...

Documents