seÇÃo de gestÃo de documentos sigda - farmanguinhos julho - 2013
TRANSCRIPT
SEÇÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
SIGDA - FARMANGUINHOS
JULHO - 2013
MISSÃO
Atuar com responsabilidade socioambiental na promoção da
saúde pública por meio da produção de medicamentos, pesquisa, desenvolvimento tecnológico, geração e difusão de conhecimento.
ESTRUTURA
Vice Diretoria de Gestão Institucional
Departamento de Administração
Serviço de Documentação
Seção de Gestão de Documentos
Setor de Protocolo
Setor de Expedição
Setor de Reprografia
1996
INÍCIO DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
Diagnóstico da Situação:
- Perfil Institucional
- Levantamento para Diagnóstico de Arquivo - 119 m de documentos
- desconheciam os procedimentos de gestão de arquivos
IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS EM FARMANGUINHOS
• Atender aos órgãos reguladores:– Vigilância Sanitária (BPF, BPL, BPC, Farmacovigilância, etc.);– Arquivo Nacional;
– e outros.
• Atender a Portaria 353 /2009-PR :– Constitui o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – SIGDA da
Fundação Oswaldo Cruz, em consonância com o Decreto nº 4.915 de 2003, que organiza as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.
Instrumentos de Gestão de Documentos
• Com a implantação do SIGDA na Fiocruz foram desenvolvidos os seguintes Instrumentos da Gestão de Documentos:
– Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública Federal – versão FIOCRUZ (5ª versão – 2007);
– Procedimentos de Transferência, Recolhimento e Eliminação documentos (1998);
– Constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos da Fundação Oswaldo Cruz (1998 com alterações em 2004, 2010 e 2012);
– Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim para uso no Instituto de Tecnologia em Fármacos – Farmanguinhos (1ª versão - 1999, 2ª versão – 2007, em fase de atualização);
– Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades - Meio da Fundação Oswaldo Cruz (1ª versão – 2000, 2ª versão – 2007, em fase de atualização);
Instrumentos de Gestão de Documentos
• Outros instrumentos utilizados em Farmanguinhos:
– Planilhas para indexação do acervo documental do arquivo intermediário
(controlamos 48 planilhas);
– Sistema de Controle de Empréstimo de Documentos;
– Procedimento Operacional Padrão – POP:
- Transferência de Documentos para a SGD;
- Avaliação, Seleção e Destinação Final de Documentos.
Volume do acervo(aproximadamente)
• Documentos Correntes: não mensurável no momento.
• Documentos Intermediários:
364 m de documentos textuais
168 m de envelopes de lotes de produto
Total de 532 m de documentos.
Consulta e Empréstimo de Documentos
Descarte de Documentos
• 2001 – 35,8 m = 1.530 t
• 2002 – 27,2 m = 1.080 t
• 2006 – 24,5 m ( não foi informado o peso)
• 2010 – 395,7m = 8,210 t
SIGDA – FARMANGUINHOS1996
Muitos documentos importantes foram destruídos em conseqüência de uma enchente.
1º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 1997(sótão do prédio Planta Piloto)
2º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 2004(sala ao lado da Flexografia)
2º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 2004(sala ao lado da Flexografia)
3º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - 2005 / 2006CTM
Descarte de Documentos realizado em Setembro - 2010
Descarte de Documentos realizado em Setembro - 2010
