reservas e inscrições
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Técnico de Organização de Eventos
Elaboração de Procedimentos de
Reservas e Inscrição
Formadora: Carla Faria
Depois de publicitar adequadamente um evento, o passo seguinte é receber as reservas e inscrições das pessoas que pretendem participar nele. Existem diversas razões que levam as pessoas a participar e é necessário estabelecer diferentes formas de processar as inscrições.
É importante que a informação solicitada aos participantes/visitantes seja adequada ao objectivo da recolha, dessa informação e os sistemas e procedimentos devem também reflectir este aspecto para garantir que o processo de inscrição decorra sem incidentes.
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INTRODUÇÃO
Participantes
Expositores
Fornecedores
Oradores, moderadores e animadores
Delegados
Funcionários
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Participantes
DelegadosDelegadosOs delegados são o grupo mais importante de qualquer conferência, encontro ou congresso.
Quanto maior a sua satisfação, maior a reputação do organizador e do anfitrião do evento (se este for diferente do organizador), o que permitirá repetir a conferência, encontro ou congresso no ano seguinte.
Todos os outros participantes (expositores, oradores, moderadores, animadores, fornecedores e funcionários) participam na conferência, encontro ou congresso para benefício dos delegados.
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Participantes
Os delegados são geralmente pessoas que pagam para poderem participar no evento ou que são patrocinados por empresas (empresas farmacêuticas em congressos médicos, por exemplo) – em qualquer dos casos a sua satisfação é crucial para o sucesso da conferência, encontro ou congresso.
ExpositoresExpositores
Os expositores pagam geralmente os seus espaços de exposição – estes espaços são bastante caros, em eventos de elevada categoria, e o seu aluguer constitui uma importante fonte de financiamento para o evento. A satisfação dos expositores deve, por isso, ter a máxima prioridade, tal como acontece com os delegados. 5
Participantes
Oradores, moderadores e animadoresOradores, moderadores e animadores
Este grupo é também muito importante para o sucesso do evento. É importante fazer uma escolha criteriosa dos oradores (especialmente os oradores principais), pois estes devem, não só satisfazer os requisitos do evento, como também inspirar e motivar os delegados.
Entre os diferentes tipos de oradores existem os oradores principais, os oradores convidados, e oradores “normais” (aqueles que apresentaram comunicações que foram seleccionadas pela comissão organizadora). A diferença entre eles é que os oradores principais e convidados recebem geralmente uma remuneração pelos seus serviços e as suas despesas são pagas.
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Participantes
A diferença entre eles é que os oradores principais e convidados recebem geralmente uma remuneração pelos seus serviços e as suas despesas são pagas.
As despesas de alojamento, de transporte, de inscrição, dos acontecimentos sociais, de viagens anteriores e posteriores ao congresso, dos oradores principais e convidados são geralmente pagas pelo organizador.
Os moderadores são pessoas que asseguram que o programa do evento decorra de acordo com o previsto. Eles apresentam os oradores, anunciam os intervalos, informam os delegados sobre os acontecimentos nocturnos, etc. e, em geral, garantem que o evento se desenrola sem incidentes.
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Participantes
Os animadores são as pessoas cuja missão é iniciar a discussão (geralmente ninguém quer ser o primeiro). Estes levantam questões pertinentes (por vezes ligeiramente controversas) para desencadearem o debate e contributos da audiência.
É o organizador do evento (membro da comissão científica) ou o próprio orador que negoceia com os potenciais animadores (que podem ser escolhidos entre os delegados mais experientes).
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Participantes
FornecedoresFornecedores
Os fornecedores podem ser considerados como participantes de forma limitada. O organizador do evento contrata os seus serviços, mas a maior parte deles não se envolve no evento propriamente dito (por exemplo, uma gráfica ou uma editora que fornece brochuras, etc.).
Os fornecedores que participam no evento, tais como os que fornecem expositores, técnicos, etc., devem estar devidamente identificados para se distinguirem facilmente entre os delegados e os outros participantes.
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FuncionáriosFuncionários Os funcionários incluem todos aqueles que estão presentes no evento -
funcionários do local do evento e funcionários da organização, que andam normalmente identificados, usando, por vezes, T-shirts iguais ou uniformes. É importante que os funcionários técnicos (por exemplo do audiovisual) sejam facilmente identificáveis, visto que eles desempenham tarefas especiais.
O pessoal dos serviços de catering também deverá usar o seu próprio uniforme.
Eles devem ser educados, nunca dizer NÃO e devem conhecer bem o programa e o local onde decorre o evento, para poderem ajudar os participantes, sempre que necessário.
Participantes
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Órgãos de comunicação socialÓrgãos de comunicação social
Os órgãos de comunicação social são visitantes importantes. Muitas vezes, são realizadas conferências de imprensa antes e durante o evento.
Os órgãos de comunicação social recebem informação detalhada sobre o evento e identificações que lhes permite aceder a determinadas áreas do evento, embora não a todas.
A divulgação de um evento é essencial para o seu sucesso e, neste âmbito, o valor das relações públicas é inquestionável.
Papel dos Visitantes
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Altas individualidades e VIPsAltas individualidades e VIPs
As altas individualidades e os VIPs – por exemplo, membros da realeza ou ministros que participem nas cerimónias de abertura, etc. – são visitantes importantes. Por vezes é necessário reforçar as medidas de segurança em virtude da sua importância (por exemplo, criar entradas especiais e salas privadas, intensificar as buscas por engenhos explosivos, etc.).
PúblicoPúblico
O público em geral pode ter acesso a todas ou apenas a determinadas partes do evento, por exemplo, para assistir a uma exposição de interesse público (que pode estar integrada numa conferência mais alargada).
Visitantes
Técnico de Organização de Eventos
Métodos de Reserva e Inscrição
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Formas de Participação
Mediante pagamentoMediante pagamento
Os participantes que têm que pagar a sua inscrição num evento são geralmente os delegados ou outros participantes (por exemplo, o público em geral) e os expositores.
Pelo facto de pagarem a sua entrada, estes participantes esperam receber um serviço de qualidade e tirar proveito do seu investimento. Em geral eles inscrevem-se antecipadamente ou pagam à chegada.
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Formas de Participação
Por convitePor convite
Os participantes que não pagam inscrição são os oradores principais, os convidados e alguns dos delegados (por exemplo, alguns delegados de congressos médicos são patrocinados por empresas farmacêuticas). Estes são muitas vezes mais exigentes do que aqueles que pagam a sua inscrição devido à importância do seu papel no evento.
Entre os participantes que não pagam inscrições, poderão também haver elementos dos órgãos de comunicação social, VIPs etc.
Formas de Participação
DELEGADOSDELEGADOS
Os delegados e outros participantes inscrevem-se geralmente em eventos do seu interesse.
Mas a sua participação tem muitas vezes de ser aprovada pelas respectivas entidades patronais (que é normalmente quem paga as inscrições). As reservas podem ser feitas através da Internet, por telefone, correio normal ou electrónico.
Todas as reservas verbais (por telefone) devem ser confirmadas por escrito, juntamente com o pagamento da inscrição.
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Formas de Participação
VISITANTESVISITANTES
Os visitantes, tais como os órgãos de comunicação social, as altas individualidades e os VIPs, são geralmente convidados por meio de cartas pessoais e não têm necessidade de preencher formulários de reserva, etc.
Para outros visitantes, como, por exemplo, o público em geral, podem ser feitos convites "abertos", designadamente publicando um anúncio geral nos principais jornais. Neste caso, pode ser necessário fazer reservas antecipadas por telefone, por correio electrónico, etc. ou podem ser aceites reservas no próprio dia.
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Acesso ao Evento
É necessário simplificar o acesso ao evento, que deve ser um processo simples e claro. Uma sinalética clara e adequada é de importância primordial para garantir que todos os participantes sabem onde se devem dirigir para fazer as suas reservas ou as inscrições.
Deve-se tomar em consideração o fluxo de pessoas, para se evitar congestionamentos; a velocidade das entradas; os métodos para monitorizar o número de pessoas; os equipamentos de scanning; e a necessidade de métodos de recebimento dos pagamentos à entrada, etc.
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Acesso aos Programas do Evento
O acesso aos programas do evento pode ser limitado. Esta limitação pode depender do tipo de reserva, de restrições definidas para o número de visitantes em cada sessão, ou de restrições de acesso definidos para os expositores ou para os órgãos de comunicação social, etc.
O acesso é habitualmente controlado pela emissão de identificações de diferentes cores, consoante o tipo de participante e o tipo de reserva.
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Perfil dos Participantes
Identificar a informação necessária A definição da informação necessária depende da forma como
esta será usada. Por exemplo, para apoiar o planeamento e marketing de eventos futuros, o organizador do congresso pode querer obter os seguintes dados: idade, função, cargo, actividade, motivo da participação, local de residência, se é a primeira vez que participa neste evento, quais as suas expectativas, etc.
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Utilização da informação
Todos estes dados ajudam na preparação do marketing de eventos futuros:
o mailing enviado ao público alvo; a determinação dos futuros programas, em função das
necessidades e interesses identificados; cumprir as expectativas sobre a qualidade do serviço; e, a identificação do tipo de participantes, em função dos seus
cargos no respectivos sectores.
Se a audiência correcta for identificada, as informações obtidas serão também importantes para garantir os patrocínios do evento e atrair a participação de expositores.
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Meios de Recolha da Informação
As informações são geralmente recolhidas através do preenchimento da ficha de inscrição, que inclui questões específicas sobre os dados que se pretendem obter. Em alternativa, podem realizar-se inquéritos verbais aos participantes durante o evento.
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O Processo de Inscrição
Funções e responsabilidades dos Funcionários
Em primeiro lugar, é importante seleccionar funcionários para os balcões de registo, para supervisionar o processo de registo, para dar as boas-vindas aos delegados e encaminhá-los para o balcão de registo adequado, para distribuir materiais, etc.
Os funcionários têm de ser profissionais, competentes, acolhedores e atenciosos.
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INSCRIÇÃO ANTECIPADA
Durante o processo de inscrição, estas podem ser recebidas de diferentes formas (por correio normal e electrónico, fax e telefone).
A utilização de um software de gestão de eventos personalizado é indispensável para gerir convenientemente o processo (evite, a todo o custo, tabelas em excel "caseiras"!).
As inscrições antecipadas têm geralmente melhores condições associadas - um preço mais baixo e uma melhor escolha dos hotéis (sujeita à disponibilidade de quartos).
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INSCRIÇÃO TARDIA
A inscrição tardia é feita algumas semanas antes ou na altura do evento. Este tipo de inscrição é mais caro do que a inscrição antecipada (como penalização) e a inscrição no próprio dia é, por vezes, ainda mais cara do que uma inscrição tardia.
Todas as inscrições são geralmente aceites, uma vez que o organizador tem interesse em receber o maior número de pessoas. No entanto, existem limitações (embora raras) impostas pela capacidade do local do evento ou por autoridades externas em virtude de precauções quanto a riscos de incêndio.
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INSCRIÇÃO TARDIA
Muitas vezes, há condições de cancelamento muito restritivas e taxas de cancelamento (penalizações) muito elevadas. Esta é uma das razões porque ocorrem inscrições tardias: o delegado inscreve-se o mais tarde possível, para ter a certeza de que pode participar e evitar pagar taxas de cancelamento.
As inscrições tardias provocam dificuldades aos organizadores, obrigando a alterações nos serviços de catering já confirmados (devido ao aumento do número de pessoas), a alterações no número de lugares sentados, listas, etc.
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INSCRIÇÕES NO PRÓPRIO DIA
Nem sempre é possível fazer uma inscrição no próprio dia, por ex. quando o número final de pessoas for solicitado antecipadamente ou a capacidade do local do evento tenha sido esgotada.
Mesmo nos casos em que são possíveis, as inscrições no próprio dia causam dificuldades ao organizador, relacionadas com as alterações nos serviços de catering (devido ao aumento do número de pessoas), com a disposição dos lugares sentados, com a preparação das identificações e das listas de participantes, etc., e ainda com o controlo do número e nomes dos delegados, que pode ser importante, caso ocorra uma emergência.
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INSCRIÇÕES NO PRÓPRIO DIA
Este método de inscrição no local exige, nomeadamente, confrontar as identificações pré-distribuídas com a lista dos nomes dos participantes (assinalando as presenças na lista), organizar balcões de inscrição separados para os diferentes tipos de participantes (delegados, expositores, visitantes, fornecedores) e dar as boas-vindas às altas individualidades, aos órgãos de comunicação social, etc.
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Custos de inscrição
As inscrições têm um custo diferente consoante aquilo que incluem: entrada por um dia, livre trânsito, com ou sem alojamento incluído, penalizações por inscrição tardia, participação em acontecimentos sociais e jantares especiais, etc.
Métodos de pagamento das inscriçõesOs métodos de pagamento aceites são geralmente: em numerário, por cheque, cartão de crédito, cartão de débito e mediante emissão de factura. Por todos os pagamentos recebidos deve ser emitido um recibo para confirmar o pagamento efectuado.
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CERTIFICADOS DE PARTICIPAÇÃO
Em muitos eventos os delegados necessitam de um certificado de participação. Isto pode ser solicitado pelas entidades patronais para garantir que os delegados participaram efectivamente no evento, ou pode constituir prova de uma formação profissional contínua.
Pelo facto de participarem em determinados eventos, os participantes podem receber créditos de desenvolvimento profissional.
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CERTIFICADOS DE PARTICIPAÇÃO
Os Certificados de participação devem incluir:
• a(s) data(s) e local do evento• o nome do evento• o nome do delegado• uma assinatura em nome da organização responsável pelo
evento.
Os certificados de participação não devem ser colocados juntamente com o material distribuído aos delegados, mas antes entregues no final do evento, para que apenas aqueles que estiveram presentes durante todo o evento recebam um certificado. 31
OS EFEITOS DAS RESTRIÇÕES
Os limites em termos de pessoal e de financiamento disponíveis, podem impor restrições ao processo de inscrição.
Por exemplo, se existir apenas um pequeno número de funcionários nos balcões de inscrição de um congresso de grande dimensão, poderão formar-se longas filas de espera, provocando perdas de tempo, atrasos, clientes insatisfeitos e erros resultantes da pressão sobre os funcionários.
Em última análise, será prestado um serviço de fraca qualidade aos delegados, de que resultará uma má reputação para o evento e para o organizador e atrasos no programa que provocarão, por sua vez, atrasos nos serviços de catering e noutras actividades planeadas. 32
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Obrigada
QUESTÕES…? QUESTÕES…?