Guia do UsuárioGuia do Avaliador

Reserva de Salas

Este tutorial é destinado aos servidores solicitantes de reserva de salas de reuniões agendáveis doInstituto Federal de São Paulo - IFSP no SUAP Administração.

O objetivo deste tutorial é orientar os servidores nos procedimentos de solicitação, consultas ecancelamentos de reservas de salas

O cadastro de salas agendáveis e os avaliadores de reserva de sala são pré-requisitos para utilizaras funcionalidades descritas neste tutorial.

As definições de permissões de usuários estão na tabela a seguir.

Denominação Grupo - perfil Descrição Destinado a

Solicitante de reserva Comum - ComumPossui permissão parasolicitar, consultar ecancelar reserva de sala

Qualquer servidor doIFSP

Avaliador de reserva desala

Comum - Avaliador desala

Servidor que irá analisara solicitação de reservae posteriormente deferirou indeferir

Servidor responsávelpor salas de reuniões

Cadastrador de salaPatrimônio –Coordenador dePatrimônio e Operador

Possuem permissõespara adicionar/editarprédios, salas eavaliadores de reservade sala.

Servidores do setor depatrimônio

Guia do UsuárioIntrodução

Entrar com as credenciais de sua conta do IFSP: usuário e senha.

Para selecionar a sala clicar nas opções: “ADMINISTRAÇÃO”, “Reserva de Salas” e “Solicitações de Reserva”, conforme segue:

Acessando o SUAP

Solicitar reserva de salaLocalizar sala desejada

Nesta tela é apresentada uma lista de salas já com o filtro automático por:

Câmpus de lotação do solicitanteTipo de sala agendável

Para solicitar a reserva de sala desejada clicar no botão “Solicitar/Ver Reservas”.

A reserva poderá ser agendada por tipo de evento: evento único, semanal, quinzenal e mensal.

Verificar data disponível

Preencher formulário de reserva

Ao salvar o pedido de reserva, o sistema retorna a tela de “Solicitações de Reserva de Sala”, quepossibilita a realização de consultas das requisições encaminhadas.

Consultar e/ou Cancelar reservas

Consultar reservas requisitadas

O cancelamento da reserva irá alterar a situação do registro para “Indeferida” automaticamente.

Cancelar reserva

Consultar reservas deferidas

Este tutorial é destinado aos servidores responsáveis pela gestão do agendamento das salas dereuniões no SUAP Administração.

O objetivo deste tutorial é orientar os avaliadores de sala para realizar deferimento/indeferimento,consultas e cancelamentos de reservas de salas.

O cadastro de salas agendáveis e os avaliadores de reserva de sala são pré-requisitos para utilizaras funcionalidades descritas neste tutorial.

Links relacionados:

Tutorial SUAP- ADM -Reserva de Sala – Guia do Usuário

Tutorial SUAP – ADM - Cadastro de Prédios/Salas

As definições de permissões de usuários estão na tabela a seguir.

Denominação Grupo - perfil Descrição Destinado a

Solicitante de reserva Geral - ComumPossui permissão parasolicitar, consultar ecancelar reserva de sala

Qualquer servidor do IFSP

Guia do AvaliadorIntrodução

Grupos e Perfis

Avaliador de reserva desala

Comum - Avaliador desala

Servidor que irá analisara solicitação de reservaeposteriormente deferirou indeferir

Servidor responsávelpela gestão de salas dereuniões

Cadastrador de salaPatrimônio –Coordenador dePatrimônio e Operador

Possuem permissõespara adicionar/editarprédios, salas eavaliadores de reservade sala.

Servidores do setor depatrimônio

Entrar com as credenciais de sua conta do IFSP: usuário e senha.

A solicitação de cadastro de sala agendável e avaliadores de sala deverá ser encaminhada aosetor de patrimônio do Câmpus, contendo as seguintes informações:

Cadastramento de sala agendável (Finalidade da sala, sugestão de nome para a sala,setores relacionados, capacidade em nº de pessoas, informar se será exclusivo aos

Acessando o SUAP

Solicitar cadastro de sala agendável eavaliadores de sala

servidores do câmpus e informações complementares)Adicionar perfil de Avaliador de Sala ao servidor (nome e SIAPE) ou terceirizado (nome eCPF).

O modelo de solicitação está disponibilizado no link:

https://nuvem.ifsp.edu.br/public.php?service=files&t=de13c3468369e69c32a54c6d40835abf

Avaliar solicitação de reserva de salaVerificar solicitações pendentes de avaliação

Verificar notificações e clicar no ícone da mensagem

Também é possível verificar agendamentos pendentes de avaliação no menu de Reservasde Salas e selecionar “Solicitações de Reserva”.

Esta funcionalidade tem por objetivo listar as solicitações de reserva de sala

cadastradas no sistema. Disponível ao Servidor e Avaliador de Sala.Através do formulário de busca, é possível buscar as solicitações de reserva de sala atravésdos seguintes campos: Nome da sala solicitada e do solicitante e ainda filtrar por Situação,exemplo, deferida ou não. O resultado é paginado e apenas 100 registros são listados porvez. Para visualizar outros registro navegue clicando no link da página contendo seurespetivo número de página.

Selecionar solicitação pendente de avaliação.

Deferir/ Indeferir agendamento

A tela de “Solicitações de Reserva de Sala”, que possibilita a realização de consultas dasrequisições encaminhadas. A exclusão do registro da reserva poderá ser realizada ao clicar noícone da figura da lata de lixo. Para cancelar a reserva será necessário selecionar a opção paravisualizar Solicitação de Reserva de Sala.

Consultar, Cancelar e Excluir Reserva

O cancelamento poderá ser realizado selecionando os ícones destacados. A justificativa éobrigatória e ao concluir a operação o status da solicitação ficará registrada como “Indeferida”.

A funcionalidade de “Reservas Deferidas” permite a consulta da listagem de todas as reservasaprovadas.

É possível indisponibilizar uma sala para agendamento em um período determinado. Bastaselecionar a funcionalidade “Indisponibilizações” e “Registrar Indisponibilização”

Indisponibilizar sala

Na hipótese de duplicidade de solicitação de agendamento na mesma data e horário, recomenda-se excluir ou cancelar a solicitação que não foi deferida, para não manter a ocorrência de Conflito.

Informações para avaliação