relatÓrio de inspeÇÃo de bens patrimoniais · 2020. 3. 6. · departamento de trânsito do...

APRESENTAÇÃO

2017

ACI - ASSESSORIA DE CONTROLE INTERNO

RELATÓRIO DE INSPEÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

DIRETORIA DE IDENTIFICAÇÃO CIVIL - DIC

2018

3ª CIRETRAN – Nova Friburgo

Governo do Estado do Rio de Janeiro

Vice-Governadoria do Estado do Rio de Janeiro

Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro

1. INTRODUÇÃO:

O Cronograma de Inspeção de Bens Patrimoniais, voltado para o ano de 2019, foi

estabelecido pela Portaria PRES-DETRAN-RJ nº 5.516/2018, publicada no Diário Oficial do

Estado do Rio de Janeiro em 14/12/2018.

O Presente relatório é resultado da auditagem realizada do dia 19 a 22 de fevereiro de

2019, na 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo, do Departamento de Trânsito do Estado do Rio de

Janeiro - DETRAN/RJ.

O trabalho desenvolvido pela Equipe de Inspeção de Bens, da Assessoria de Controle

Interno do DETRAN/RJ, teve como base as atribuições elencadas pelo Decreto Estadual nº

43.463/2012, alterado pelo Decreto Estadual nº 46.237/2018.

Tal legislação dispõe sobre as finalidades, atividades e organização do Sistema de

Controle Interno do Poder Executivo Estadual, estabelecendo que o Controle Interno assegure

eficácia, economicidade e a efetividade na gestão dos bens em uso, orientando os responsáveis

no sentido de evitar erros, fraudes, abusos, malversação, desvios, perdas e desperdícios, assim

como também, garanta o cumprimento das normas técnicas, administrativas e legais, dentre

outros fins.

2. OBJETIVO:

O objetivo geral da Inspeção consistiu na averiguação dos bens em uso na subunidade

patrimonial citada no tópico anterior, bem como a avaliação do estado de conservação de cada

um.

O resultado desse trabalho foi compilado dentro do presente relatório, contendo

recomendações que visam não só contribuir para o aperfeiçoamento da unidade inspecionada

na gestão de bens patrimoniais, como também, de forma geral, a contínua melhora na Gestão

desta Autarquia.




3. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE:

3ª CIRETRAN – Nova Friburgo

Vinculação: Coordenadoria de Serviços Descentralizados

Localização: Avenida dos Ferroviários, S/Nº - Duas Pedras;

Encarregado: Fabrício Correa Xavier;

Cargo: Diretor de Ciretran;

Identificação Funcional: 4400635-7;

Suplente: Jayme João Rodrigues;

Identificação Funcional: 5758092;

Telefone(s): (21) 2332-0012/0671.

4. INSPEÇÃO REALIZADA:

A Inspeção de Bens em uso na 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo entre os dias 19 a 22 de

fevereiro de 2019. Foi realizada naquela unidade uma avaliação da rotina de trabalho

desenvolvida pelo setor em alusão, por meio da análise dos procedimentos adotados na gestão

dos Bens Patrimoniais, e ainda, verificação das existências físicas do local, levando em

consideração os critérios descritos nos itens abaixo.

As divergências encontradas serão tratadas nos próximos itens:

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce




4.1 CONTROLE DE BENS:

O controle de bens na referida subunidade está sendo modificado pelo novo

Encarregado, que está realizando um trabalho de levantamento de todos os bens presentes na

CIRETRAN e em suas SATs e está registrando as existências físicas em Planilha no Microsoft

Excel, a fim de que seja possível registrar de forma mais dinâmica todas as movimentações no

setor. Esta prática também é importante para que seja mantido um histórico da gestão dos bens

da subunidade.

Entretanto, com relação ao controle dos bens, um problema que foi encontrado nas

SATs se refere à falta de distinção entre os pertences das mesmas e dos postos de habilitação e

identificação civil que estão presentes no mesmo imóvel.

Achado de Auditoria: Falta de identificação que diferencie os bens das SATs daqueles

pertencentes aos postos que compartilham o mesmo imóvel.

Risco 1: Descontrole na gestão dos bens de responsabilidade de cada Unidade.

Plano de Ação/Recomendação à Presidência:

1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente

levantamento atualizado do seu patrimônio e de suas 9 (nove) SATs vinculadas, contendo

prioritariamente os seguintes itens: listagem completa por imóvel, de bens móveis sob sua

jurisdição; identificação do cômodo em que o bem se encontra no imóvel e; o detentor que

utiliza o bem.

2. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo identifique os seus

bens móveis e de suas 9 (nove) SATs vinculadas, de forma que seja possível diferenciá-los dos

de outras subunidades patrimoniais que compartilhem o mesmo imóvel, facilitando a

visualização e inibindo o descontrole dos bens.




4.2 BENS SELECIONADOS PARA INSPEÇÃO:

Foi efetuada a verificação total dos bens constantes no arrolamento da 3ª CIRETRAN -

Nova Friburgo. O rol contém 230 (duzentos e trinta) itens, dos quais, 143 (cento e quarenta e

três) não foram localizados em nenhuma das dependências visitadas pela Equipe de Auditoria.

Listaremos os bens não encontrados na tabela a seguir:

Tabela 1: Bens não localizados

Qtd. Nº de Inventariação Descrição

1 11056 Sofá

2 11058 Sofá

3 11223 Cadeira giratória

4 11245 Mesa de Escritório

5 11247 Mesa (outros)

































35 15846 Cadeira fixa

36 15851 Arquivo fixo



39 15855 Armário Alto




43 15869 Quadro de giz

44 15871 Aparelho para Teste de

Acuidade Visual




48 15893 Mesa para Telefone

49 27838 Cofre (outros)

50 30582 HUB

51 34111 Micro Pentium

52 54280 Caixa de Ferramentas

53 62156 Estante com Prateleiras

54 62524 Máquina de Escrever

55 62829 Cadeira (outros)










62 63165 Mesa para micro


64 71958 Arquivo de aço


66 73154 Armário (outros)



69 90298 Rack

70 90310 Rack


72 92092 Poltrona (outros)

73 94762 Telefones



76 100288 Switch

77 101964 Telefones

78 101980 Telefones

79 102042 Telefones

80 110239 Estabilizador

81 110700 Banco múltiplo







88 111926 Ar condicionado















100 115861 Telefones

101 115920 Telefones



104 121170 Mesa Call Center



107 15799 Arquivo de Mesa

108 15800 Ventilador

109 15801 Arquivo Fixo


111 77680 Aparelho de FAX




115 15786 Mesa de escritório
































Achado de Auditoria: Ausência física de bens constantes no arrolamento do setor.

Risco 1: Dano ao erário.


1. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que, caso algum bem

indicado na tabela 1 deste Relatório de Auditoria seja localizado, apresente o seguinte no

processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção 2 (dois) registros

fotográficos de cada bem, sendo uma fotografia dele por inteiro e a outra da plaqueta com o

número de inventário oficial do patrimônio, de modo que fique comprovada a existência física

destes.

4.3 BENS INSERVÍVEIS:

Dentre os bens encontrados nos limites do setor inspecionado, foram encontrados itens

inservíveis por obsolescência ou desuso.

A Lei Federal nº. 8987, de 13/02/1995, aborda em seu artigo 6º a necessidade de

prestação de serviço público adequado ao pleno atendimento dos usuários e, para isso, é preciso

que as técnicas, equipamentos e instalações empregados nesta prestação sejam modernos,

conservados e seguros. Portanto, é importante que os bens que destoem destas condições sejam




descartados ou recuperados nos casos em que exista essa possibilidade. Listaremos os mesmos

a seguir:

Tabela 2: Bens obsoletos

Qtd. Nº de

Inventariação Descrição Localização

1 15873 Refrigerador Nova Friburgo (Sala

Externa)

2 71994 Arquivo de aço Cantagalo

3 111972 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 3)


5 62492 Máquina de Escrever Nova Friburgo (Sala 4)

6 34545 Armário (madeira) Nova Friburgo (Sala

Diretor)

7 52810 Aparelho para acuidade

visual

Nova Friburgo (Sala

Diretor)

8 16129 Ventilador Cantagalo

9 11255 Mesa Nova Friburgo (Sala 3)



12 S/N Máquina de Escrever Nova Friburgo (Sala 4)

Seguem ainda os registros fotográficos de alguns bens inservíveis encontrados na

inspeção:




Imagens 1 e 2: Refrigerador (nº. 15873) e Arquivo de aço (nº. 71994).

Imagens 3 e 4: Máquina de Escrever (n°. 62492) e Ventilador (n°. 16129).

Resta-nos ainda relatar a existência de uma sala externa, no imóvel da 3ª Ciretran, onde

são acautelados diversos bens inservíveis que, segundo o atual Diretor, não se sabe de quem é a

responsabilidade, visto que se trata de uma situação já existente desde a antiga gestão. Cabe

ressaltar que não nos foi possível verificar a todos individualmente uma vez que, as condições




em que se encontravam armazenados, denotavam risco tanto à saúde quanto à segurança da

Equipe de Auditoria.

Imagens 5 e 6: Sala externa.




Achado de Auditoria: Guarda e descarte de maneira imprópria de bens sucateados.

Risco 1: Ameaças à saúde dos funcionários e dos usuários;

Risco 2: Descontrole na gestão dos bens;

Risco 3: Perda dos bens antes do registro da baixa.


1. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que realize um

levantamento de todos os bens inservíveis por obsolescência na própria Ciretran e em suas 9

(nove) SATs vinculadas, apresentando ainda uma listagem completa desses no processo

administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção, contendo o número de

patrimônio, a descrição do bem e a destinação de cada um.

2. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente o e-mail em

que foi realizado agendado com o Setor de Transportes do Detran/RJ para o translado dos bens

inservíveis por obsolescência, no intuito de adotar os procedimentos para transferência dos

bens à Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular DETRAN-RJ/DPAT nº 001, de 14 de

junho de 2018, a fim de que os bens não sejam furtados ou extraviados sem que haja a devida

baixa patrimonial.

3. Que o Sr. Presidente solicite à Divisão de Patrimônio que elabore Portaria, visando

normatizar, pelo meio adequado, os expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa)

e outras movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do Detran/RJ, delineando todos os

trâmites de cada procedimento de maneira clara e objetiva.




É importante ainda mencionar que a 3ª Ciretran recebeu diversos bens novos que estão

em desuso e, atualmente, dispostos em salas inutilizadas do imóvel. O atual Diretor informou

que os mesmos foram recebidos ainda na antiga gestão, sendo estes: mesas, cadeiras, armários,

dentre outros, que não estão sendo utilizados para nenhuma finalidade específica.

Por outro lado, algumas SATs apresentaram à Equipe de Auditoria a necessidade de

certos bens, como mesas e cadeiras em suas unidades, visto que, em muitos casos, acabam

utilizando bens cedidos pelas Prefeituras locais.

Sendo assim, torna-se indispensável o suprimento de bens móveis naquelas SATs,

através do remanejamento dos bens em desuso contidos na 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo,

bem como a devolução dos bens pertencentes às Prefeituras utilizados pelo Detran/RJ. Segue

abaixo a listagem dos bens em desuso:

Tabela 3: Bens desuso

Qtd. Nº de Inventariação Descrição

1 9738 Arquivo Fixo
















17 118193 Mesa


19 118191 Mesa

20 118189 Mesa




21 118190 Mesa






Imagem 7: Sala inutilizada.

Achado de Auditoria: Bens em desuso nas Unidades do Detran/RJ.

Risco 1: Desgaste ou extravio dos bens;






1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo realize um

levantamento das necessidades de bens móveis de cada uma das 9 (nove) SATs sob sua

jurisdição e apresente a listagem completa dessas carências, no processo administrativo que

será gerado a partir deste Relatório de Inspeção.

2. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo, ao tomar

conhecimento do desprovimento de bens móveis de cada uma das 9 (nove) SATs sob sua

jurisdição, transfira os bens em desuso para as SATs, de acordo com a necessidade.

3. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que, se ainda restarem

bens nesta classificação, ao concluir os procedimentos de transferências, que o rol seja

apresentado à Divisão de Patrimônio, a fim de que sejam colocados em disponibilidade para

outras subunidades que estejam carecendo desses.

4. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente a listagem

completa da destinação de cada um dos bens listados na tabela 3, no processo administrativo

que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção.

4.4 BENS DE USO PESSOAL

Na inspeção foram encontrados ainda bens de uso pessoal, adquiridos pelos

funcionários, os quais serão listados a seguir:

Tabela 4: Bens de Uso Pessoal

Qtd. Descrição Localização

1 Estante Cantagalo

2 Ventilador Cantagalo




3 Telefone Santa Maria Madalena

4 Forno Nova Friburgo (Sala 3)

5 Geladeira Nova Friburgo (Sala 3)

6 Telefone São Sebastião do Alto

Achado de Auditoria: Ausência de autorização expressa da chefia para o uso dos bens.

Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do Detran/RJ.


1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente no processo

administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto da autorização expressa

afixada naqueles 4 (quatro) imóveis, a qual visa permitir o uso de bens particulares nas suas

dependências, indicando também no documento a descrição do bem e o proprietário do mesmo.

2. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente no processo

administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto de cada um dos bens

listados na tabela 4, com uma etiqueta identificando seu proprietário.

4.5 BENS DE TERCEIROS

A Equipe de Auditoria localizou bens de terceiros nos limites do setor auditado, os

quais serão listados a seguir:

Tabela 5: Bens de Terceiros

Qtd. Descrição Localização Origem

1 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 8) Clima Air

2 Mesa Cachoeiras de Macacu Prefeitura

3 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 5) Clima Air




4 Mesa Macuco Prefeitura

5 Ar condicionado Macuco Prefeitura

4.6 BENS NÃO INVENTARIADOS:

Os bens listados abaixo foram encontrados sem plaquetas com número de identificação

patrimonial, nos limites do setor inspecionado:

Tabela 7: Bens não inventariados

Qtd. Descrição Localização

1 Mesa para impressora Cachoeiras de Macacu

2 Mesa grande Nova Friburgo (Sala 3)

3 Armário alto c/ prateleira Nova Friburgo (Sala 4)

4 Estante c/ prateleira Nova Friburgo (Sala 4)

5 Estante c/ prateleira Nova Friburgo (Sala 4)

6 Máquina de escrever Nova Friburgo (Sala 4)

7 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala 4)

8 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Diretor)

9 Extintor de incêndio Nova Friburgo (Sala Diretor)

10 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala de espera)

11 Armário Duas Barras

12 Banco múltiplo Duas Barras

13 Banco múltiplo Duas Barras

14 Cadeira fixa Cantagalo

Achado de Auditoria: Existência de bens sem número de inventariação.

Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;

Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.





1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo formalize por meio

de Comunicação Interna, endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para

providenciar a nova identificação dos bens que não estão inventariados, para que

posteriormente não haja prejuízo no controle e localização dos bens da subunidade, inserindo

ainda cópia de tal documento no processo administrativo que será gerado a partir deste

Relatório de Inspeção.

2. Que o Sr. Presidente solicite que a Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo

administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção, para que sejam

providenciadas plaquetas de identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior

resistência e durabilidade.

4.7 BENS INVENTARIADOS NÃO CONSTANTES NO ARROLAMENTO:

Existem 65 (sessenta e cinco) bens inventariados que se encontram fisicamente nas

dependências da Unidade e de suas 9 (nove) SATs, porém, não constam no Arrolamento da

mesma, conforme tabela a seguir:

Tabela 8: Bens Não Constantes no Arrolamento

Qtd. Nº de Inventariação Descrição Localização

1 120887 Mesa para impressora Cachoeiras de Macacu

2 120359 Armário Cachoeiras de Macacu

3 120360 Armário Cachoeiras de Macacu


5 107977 Mesa de escritório Nova Friburgo (Sala 3)

6 111176 Gaveteiro Nova Friburgo (Sala 3)


8 113908 Switch Nova Friburgo (Sala 3)






11 15856 Armário alto c/ prateleira Nova Friburgo (Sala 4)

12 112243 Cadeira giratória Nova Friburgo (Sala 4)






18 111203 Armário baixo Nova Friburgo (Sala 8)




22 34545 Armário (madeira) Nova Friburgo (Sala Diretor)

23 110915 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala Diretor)

24 112220 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Diretor)

25 107980 Mesa Nova Friburgo (Sala Diretor)

26 114893 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala de espera)



29 110695 Banco múltiplo Nova Friburgo (Sala de espera)

30 65400 Banco múltiplo Nova Friburgo (Sala de espera)

31 118193 Mesa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)

32 114833 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)













42 52810 Aparelho (vista) Nova Friburgo (Sala Diretor)

43 118075 Call Center Duas Barras

44 118844 Cadeira giratória Duas Barras

45 118520 Cadeira fixa Duas Barras

46 118204 Mesa para impressora Duas Barras

47 120116 Armário Duas Barras


49 118687 Banco múltiplo Duas Barras


51 71963 Arquivo de Aço Duas Barras

52 117133 Bebedouro Duas Barras

53 40474 Mesa para impressora Duas Barras

54 92772 Mesa Cordeiro

55 112222 Cadeira fixa Cordeiro

56 91157 Gaveteiro Cordeiro

57 118192 Mesa Cordeiro

58 73259 Armário Cordeiro

59 108411 Cadeira fixa Cordeiro

60 16129 Ventilador Cantagalo

61 77619 Fax Cantagalo

62 121171 Call Center Trajano de Morais

63 122086 Cadeira fixa Trajano de Morais

64 110982 Cadeira giratória São Sebastião do Alto

65 110981 Cadeira giratória São Sebastião do Alto




Achado de Auditoria: Extravio de bens móveis inventariados.

Risco 1: Desvio da localização de bens;

Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade sobre os bens;



1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo formalize

Comunicação Interna, endereçada à Divisão de Patrimônio, informando a situação dos 65

(sessenta e cinco) bens móveis indicados na tabela 8, requerendo providências em caráter de

urgência quanto aos ajustes que se fizerem necessários na regularização junto as respectivas

unidades patrimoniais detentoras daqueles bens, inserindo ainda cópia de tal documento no

processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção.

5. OUTRAS OBSERVAÇÕES:

A unidade utiliza bens de informática alugados;

Foi dado ênfase ao cumprimento das orientações passadas pela Assessoria de

Controle Interno, visando o bom controle dos bens utilizados pelo setor;

O Encarregado da subunidade recebeu em formato digital toda a legislação vigente

acerca da gestão de bens patrimoniais.




6. CONCLUSÃO:

6.1 RESUMO DOS ACHADOS E RECOMENDAÇÕES DE AUDITORIA:

6.1.1 Falta de identificação que diferencie os bens das SATs daqueles pertencentes aos

postos que compartilham o mesmo imóvel. (Item 4.1).

6.1.1.1. Risco 1: Descontrole na gestão dos bens de responsabilidade de cada

Unidade.

6.1.1.1.1. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a

3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente levantamento atualizado do seu

patrimônio e de suas 9 (nove) SATs vinculadas, contendo prioritariamente os

seguintes itens: listagem completa por imóvel, de bens móveis sob sua

jurisdição; identificação do cômodo em que o bem se encontra no imóvel e; o

detentor que utiliza o bem.


3ª CIRETRAN – Nova Friburgo identifique os seus bens móveis e de suas 9

(nove) SATs vinculadas, de forma que seja possível diferenciá-los dos de outras

subunidades patrimoniais que compartilhem o mesmo imóvel, facilitando a

visualização e inibindo o descontrole dos bens.


3ª CIRETRAN – Nova Friburgo insira no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Inspeção, no mínimo, 10 (dez) fotos de bens

com a etiqueta oficial do patrimônio, juntamente com a nova identificação feita

por aquela Unidade.




6.1.2 Ausência física de bens constantes no arrolamento do setor. (Item 4.2).

6.1.1.2. Risco 1: Dano ao erário.

6.1.1.2.1. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite à 3ª

CIRETRAN – Nova Friburgo que, caso algum bem indicado na tabela 1 deste

Relatório de Auditoria seja localizado, apresente o seguinte no processo

administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção 2 (dois)

registros fotográficos de cada bem, sendo uma fotografia dele por inteiro e a

outra da plaqueta com o número de inventário oficial do patrimônio, de modo

que fique comprovada a existência física destes.


CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente justificativa com relação aos bens

listados na tabela 1 deste Relatório de Auditoria que forem localizados,

indicando onde e quem detinha sua posse, visto que o mesmo não foi encontrado

nas dependências das unidades inspecionadas.

6.1.3 Guarda e descarte de maneira imprópria de bens sucateados. (Item 4.3).

6.1.1.3. Risco 1: Ameaças à saúde dos funcionários e dos usuários.

6.1.1.4. Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.

6.1.1.5. Risco 3: Perda dos bens antes do registro da baixa.


CIRETRAN – Nova Friburgo que realize um levantamento de todos os bens

inservíveis por obsolescência na própria Ciretran e em suas 9 (nove) SATs




vinculadas, apresentando ainda uma listagem completa desses no processo

administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção, contendo o

número de patrimônio, a descrição do bem e a destinação de cada um.


CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente o e-mail em que foi realizado

agendado com o Setor de Transportes do Detran/RJ para o translado dos bens

inservíveis por obsolescência, no intuito de adotar os procedimentos para

transferência dos bens à Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular

DETRAN-RJ/DPAT nº 001, de 14 de junho de 2018, a fim de que os bens não

sejam furtados ou extraviados sem que haja a devida baixa patrimonial.

6.1.1.5.3. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite à

Divisão de Patrimônio que elabore Portaria, visando normatizar, pelo meio

adequado, os expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa) e outras

movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do Detran/RJ, delineando

todos os trâmites de cada procedimento de maneira clara e objetiva.

6.1.4 Bens em desuso em Unidades do Detran/RJ. (Item 4.3).

6.1.4.1. Risco 1: Desgaste ou extravio dos bens.



3ª CIRETRAN – Nova Friburgo realize um levantamento das necessidades de

bens móveis de cada uma das 9 (nove) SATs sob sua jurisdição e apresente a

listagem completa dessas carências, no processo administrativo que será gerado

a partir deste Relatório de Inspeção.





3ª CIRETRAN – Nova Friburgo, ao tomar conhecimento do desprovimento de

bens móveis de cada uma das 9 (nove) SATs sob sua jurisdição, transfira os bens

em desuso para as SATs, de acordo com a necessidade.


CIRETRAN – Nova Friburgo que, se ainda restarem bens nesta classificação, ao

concluir os procedimentos de transferências, que o rol seja apresentado à

Divisão de Patrimônio, a fim de que sejam colocados em disponibilidade para

outras subunidades que estejam carecendo desses.


CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente a listagem completa da destinação

de cada um dos bens listados na tabela 3, no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Inspeção.

6.1.5 Ausência de autorização expressa da chefia para o uso dos bens. (Item 4.4).

6.1.5.1. Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do

Detran/RJ.


3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto da autorização expressa afixada

naqueles 4 (quatro) imóveis, a qual visa permitir o uso de bens particulares nas

suas dependências, indicando também no documento a descrição do bem e o

proprietário do mesmo.





3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente no processo administrativo que será

gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto de cada um dos bens listados na

tabela 4, com uma etiqueta identificando seu proprietário.

6.1.6 Existência de bens sem número de inventariação. (Item 4.6).

6.1.6.1. Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens.

6.1.6.2. Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.


3ª CIRETRAN – Nova Friburgo formalize por meio de Comunicação Interna,

endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a

nova identificação dos bens que não estão inventariados, para que

posteriormente não haja prejuízo no controle e localização dos bens da

subunidade, inserindo ainda cópia de tal documento no processo administrativo

que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção.

6.1.6.2.2. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: tome ciência,

no processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção,

para que sejam providenciadas plaquetas de identificação patrimonial de melhor

qualidade, com maior resistência e durabilidade.

6.1.7 Extravio de bens móveis inventariados. (Item 4.7).

6.1.7.1. Risco 1: Desvio da localização de bens.




6.1.7.2. Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade

sobre os bens.



3ª CIRETRAN – Nova Friburgo formalize Comunicação Interna, endereçada à

Divisão de Patrimônio, informando a situação dos 65 (sessenta e cinco) bens

móveis indicados na tabela 8, requerendo providências em caráter de urgência

quanto aos ajustes que se fizerem necessários na regularização junto as

respectivas unidades patrimoniais detentoras daqueles bens, inserindo ainda

cópia de tal documento no processo administrativo que será gerado a partir deste

Relatório de Inspeção.

6.2 IDENTIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS RISCOS:

Antes de adentrarmos na análise do tema, preliminarmente, cumpre-nos informar o

conceito de Risco: é o efeito da incerteza sobre objetivos estabelecidos, com a possibilidade de

afetar a realização ou alcance dos objetivos da instituição, combinada com o impacto dessa

ocorrência sobre os resultados pretendidos.

Diante disso, visando desenvolver um trabalho de aperfeiçoamento em Relatórios de

Auditorias, e, seguindo as boas práticas de vários Órgãos de Controle, dentre estes o Tribunal

de Contas da União, usamos como parâmetro para a análise dos riscos indicados no tópico

anterior o “Referencial Básico de Gestão de Riscos”1, cujo objetivo consiste em prover

orientações técnicas aos responsáveis pela governança e gestão das organizações públicas.

No tocante a Análise de Riscos, trata-se do processo de compreender a natureza e

determinar o nível de risco, de modo a subsidiar a avaliação e o tratamento de riscos (ABNT,

2009).

1 https://portal.tcu.gov.br/biblioteca-digital/referencial-basico-de-gestao-de-riscos.htm

https://portal.tcu.gov.br/biblioteca-digital/referencial-basico-de-gestao-de-riscos.htm




O risco é uma função tanto da probabilidade como da medida das consequências. Desse

modo, o nível do risco é expresso pela combinação da probabilidade de ocorrência do evento e

das consequências resultantes no caso de materialização do evento, ou seja, do impacto nos

objetivos:

Risco = Probabilidade X Impacto

O resultado final desse processo será o de atribuir a cada risco identificado uma

classificação, tanto para a probabilidade como para o impacto do evento, cuja combinação

determinará o nível do risco.

Em sua forma mais elementar, a relação entre os riscos e os seus componentes pode ser

ilustrada por meio de uma matriz simples, como a que segue:

As Análises de riscos geralmente utilizam escalas, como as exemplificadas a seguir,

para estabelecer um entendimento comum das classificações de probabilidades e impactos.

Ressalte-se que, em situações reais, essas escalas são construídas de modo compatível com o

contexto e os objetivos específicos da atividade objeto da gestão de riscos:




A partir da pontuação desses indicadores, temos como resultado o nível de risco

inerente (NRI), que é o resultado da combinação da probabilidade com o impacto (no nosso

exemplo, por meio de multiplicação), o qual ocorre antes da consideração das respostas que a

Administração adota para reduzir a probabilidade do evento ou os seus impactos nos objetivos,

incluindo controles internos.

Ainda sobre o tema, abaixo apresentamos a Escala de Classificação de Risco que trata

das combinações de probabilidade e impacto, classificados de acordo com a escala de níveis de

risco, sendo expressos também em uma matriz, como a exemplificada adiante:




Por fim, de acordo com o método apresentado, segue o registro da análise realizada,

com a determinação dos níveis dos riscos inerentes (NRI), sendo os mesmos identificados pelo

número do item indicado no tópico 4 deste Relatório:




ITEM Nº DO ACHADO DE

AUDITORIA NOTA INDICADOR NOTA INDICADOR NOTA INDICADOR

1

2

3

4

5

6 6.1.1.3 5 Média 5 Médio 25 (3 - Risco Médio)

7 6.1.1.4 8 Alta 5 Médio 40 (2 - Risco Alto)

8 6.1.1.5 8 Alta 8 Alto 64 (2 - Risco Alto)

9 6.1.4.1 5 Média 8 Alto 40 (2 - Risco Alto)

10 6.1.4.2 5 Média 10 Muito Alto 50 (2 - Risco Alto)

11

12

13

14

15 6.1.6.1 5 Média 8 Alto 40 (2 - Risco Alto)

16 6.1.6.2 5 Média 10 Muito Alto 50 (2 - Risco Alto)



19 6.1.7.3 8 Alta 8 Alto 64 (2 - Risco Alto)

Baixo (4 - Risco Baixo)42 Baixa 26.1.5.1

80 (1 - Risco Extremo)8 Alta 10 Muito Alto6.1.1.2

5 Médio 40 (2 - Risco Alto)6.1.1 8 Alta

PROBABILIDADEACHADOS DE AUDITORIA IMPACTO NÍVEL DE RISCO

Essa seção tem por objetivo encorajar os Responsáveis pelas subunidades a

desenvolverem práticas preventivas e proativas a fim de melhorar a eficiência e eficácia na

segurança patrimonial, considerando a realidade e a estrutura da entidade.




6.3 SUGESTÕES DE BOAS PRÁTICAS:

6.3.1 Efetuar levantamentos periódicos confrontando os bens localizados com o

Arrolamento, para que o controle se mantenha sempre atualizado. O método de controle

por meio de Planilha em Excel, que já está sendo implementado pelo setor, é o mais

eficaz para gestão das existências físicas. Outro método complementar é a realização de

catálogo fotográfico de todos os bens, devendo ser registrada uma fotografia com nº de

Inventário e a outra do bem por inteiro.

6.3.2 Caso seja detectada qualquer tipo de divergência, que esta providencie a sua

devida regularização o quanto antes.

Eis o relatório.

Rio de Janeiro, 28 de março de 2019.

___________________________________

TATIANE SILVA SIMÕES

Diretora de Divisão

Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ

ID 50300199

___________________________________

ALINE DOMINGUES MIRANDA

Assistente Técnico de Trânsito

Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ

ID 50723332

phillipi.silva

Realce

phillipi.silva

Realce




À PRESIDÊNCIA

TERMO DE INSPEÇÃO EM BENS

PATRIMONIAIS EM USO NA 3ª

CIRETRAN - NOVA FRIBURGO –

EXERCÍCIO 2019.

Apresento o Relatório de Inspeção de Bens Patrimoniais da Subunidade em referência.

Da análise realizada, restaram sinalizados os apontamentos contidos no item 4.

Sendo assim, diante da conclusão indicada no item 6, acolho o presente, estando em

condição de ser apreciado por essa Presidência.

Após, solicitamos o envio deste administrativo à 3ª CIRETRAN - Nova Friburgo, para

que no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, vencendo em 27/05/2019, apresente as medidas

adotadas para implementação das recomendações.

Rio de Janeiro, 28 de março de 2019.

__________________________________

JOYCE PORTO MELO FERREIRA

Assessora-Chefe

Assessoria de Controle Interno/DETRAN-RJ

ID 50299956

phillipi.silva

Realce

relatÓrio de inspeÇÃo de bens patrimoniais · 2020. 3. 6. · departamento de trânsito do...

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