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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

FERNANDO DE SOUZA

Trabalho de Conclusão do Curso de Administração

Proposta de Implantação do Programa

Cinco Sensos no Setor de Obras da

Empresa Cassol Pré Fabricados Ltda.

TIJUCAS 2014

FERNANDO DE SOUZA

TRABALHO DE CONCLUSÃO DO

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA CINCO SENSOS

NA EMPRESA CASSOL PRÉ FABRICADOS LTDA.

Projeto de Estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas – Gestão da Universidade do Vale do Itajaí.

Orientador: Ronaldo Telles

TIJUCAS 2014

AGRADECIMENTOS

Agradecer, a Deus, pela força e coragem

durante a longa caminhada deste bacharelado,

também pela saúde e oportunidade de poder

prosseguir nesta jornada de aprendizagem que

passamos na academia, pelos amigos

conquistados por todos os professores que em

particular davam seus ensinamentos de grande

valia para nossas vidas profissionais e pessoais.

Agradeço também minha linda namorada,

Francine Serpa, que de forma especial teve

paciência em meus momentos de estresse, me

apoiando nos momentos de dificuldade. Aos meus

Pais, João Roque de Souza e Dorotéa Dalcin de

Souza, mesmo longe, lá do Rio Grande do Sul,

que sempre me apoiaram e incentivaram nas

minhas escolhas e decisões.

Aos meus irmãos, Fabi e Celo e claro aos meus

melhores afilhados, Nathan e Nathalie.

Agradecer ao meu orientador Professor Ronaldo

Telles, pela paciência e experiência, sempre

orientando de forma a instigar o aluno buscar,

pesquisar e resolver seus próprios problemas.

Pouco conhecimento faz com que as

pessoas se sintam orgulhosas. Muito

conhecimento, que se sintam humildes. È

assim que as espigas sem grãos erguem

desdenhosamente a cabeça para o céu,

enquanto que as cheias as baixam para a

terra, sua mãe.

( Leonardo da Vinci)

“Existe o risco que você não pode jamais

correr, e existe o risco que você não pode

deixar de correr”

( Peter Drucker)

EQUIPE TÉCNICA

A) Nome do estagiário

Fernando de Souza

B) Área de estágio

Organizações, Sistemas e Métodos – OSM

C) Supervisor de campo

Thiago Basso Zin

D) Orientador do estágio

Ronaldo telles

E) Responsável pelo estágio supervisionado em administração

Prof. Marisa Pigatto

DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA

a) Razão social

Cassol Pré Fabricados Ltda.

b) Endereço

Rodovia BR 101, Km 182 – Bairro Areias – Governador Celso Ramos – SC.

c) Setor de desenvolvimento do estágio

Setor de Obras

d) Duração do estágio

240 horas

e) Nome e cargo do orientador de campo

Thiago Basso Zin – Gerente

F) Carimbo e visto da empresa

AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA

Tijucas, 09 de Junho de 2014.

A Cassol Pré Fabricados Ltda, pelo presente instrumento, autoriza a

universidade do vale do Itajaí – Univali, a publicar, em sua biblioteca, o trabalho de

conclusão de curso de estágio executado durante o estágio supervisionado, pelo

acadêmico Fernando de Souza.

Thiago Basso Zin

RESUMO

O presente trabalho tem como objetivo explorar a teoria do Programa 5S e incentivar sua aplicação na Cassol Pré Fabricados ltda. A exploração do tema foi de fundamental importância para sedimentação de conhecimentos por parte do discente, e a aplicação será de grande valia para a Cassol, empresa de grande porte que busca sempre expandir com foco em qualidade, buscando obter vantagens competitivas frente ao mercado. Este trabalho abalizou-se ao aprofundamento sobre o Programa Cinco Sensos (5S) e propondo sua implantação ao setor do almoxarifado de obras da Cassol Pré Fabricados Ltda, através de um Manual de Implantação, apresentando os benefícios propostos por cada etapa do programa. A tipologia deste trabalho foi a Proposição de Planos. A população foi composta 6 colaboradores dos setor citado acima. No levantamento dos dados foram utilizados questionários, análise qualitativa e quantitativa do ambiente bem como a observação direta. Como resultado a pesquisa possibilitou a elaboração do Manual de Implantação de acordo com as reais necessidades do setor estudo.

PALAVRAS-CHAVE: Qualidade, Cinco Sensos (5s), Manual de Implantação.

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Figura 01 Etapas do PDCA ...................................................................................... 33

Quadro 01 Significado do Seiri ................................................................................. 37

Quadro 02 Significado do Seiton .............................................................................. 38

Quadro 03 Significado do Seiso ............................................................................... 39

Quadro 04 Significado do Seiketsu .......................................................................... 40

Quadro 05 Significado do Shitsuke .......................................................................... 41

Figura 02 Senso de Utilização .................................................................................. 43

Figura 03 Senso de Organização ............................................................................. 44

Figura 04 Senso de Limpeza .................................................................................... 44

Figura 05 Senso de Padronização ........................................................................... 45

Figura 06 Senso de Utilização .................................................................................. 46

Figura 07 Madeireira Cassol .................................................................................... 52

Figura 08 Unidade de Santa Catarina ...................................................................... 53

Figura 09 Unidade do Paraná .................................................................................. 54

Figura 10 Unidade do Rio Grande do Sul ................................................................ 54

Figura 11 Unidade do Rio de Janeiro ....................................................................... 55

Figura 12 Unidade de São Paulo ............................................................................. 55

Figura 13 Nova Unidade de Santa Catarina ............................................................. 56

Figura 14 Logotipos grupo Cassol ............................................................................ 57

Figura 15 Estrutura Organizacional .......................................................................... 59

Figura 16 Situação de pedido ................................................................................... 60

Figura 17 Laboratório de pesquisas ......................................................................... 61

Figura 18 Mapa demográfico de atendimento .......................................................... 62

Figura 19 Clientes atendidos .................................................................................... 63

Quadro 06 Aspectos dos cinco sensos .................................................................... 64

Gráfico 01 Resistência a mudanças ......................................................................... 65

Gráfico 02 Questionário cinco 5S ............................................................................. 66












Figura 20 Almoxarifado antes do 5S......................................................................... 73





SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................13

1.1 Objetivo Geral ....................................................................................................14

1.2 Objetivos Específicos .......................................................................................14

1.3 Justificativa ........................................................................................................15

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .............................................................................16

2.1 A Administração sua Contextualização e Aspectos Conceituais .................16

2.1.1 Teoria geral da administração ......................................................................... 17

2.1.2 Funções da administração .............................................................................. 18

2.2 Áreas da administração ................................................................................... 20

2.2.1 Administração da produção ............................................................................. 20

2.2.2 Administração de materiais ............................................................................. 21

2.2.3 Administração de recursos humanos .............................................................. 23

2.2.4 Administração financeira ................................................................................. 25

2.2.5 Marketing ......................................................................................................... 26

2.2.6 Organizações, sistemas e métodos ................................................................ 27

2.3 Qualidade Total ................................................................................................ 28

2.3.1 Qualidade na prestação de serviço ................................................................ 30

2.4 PDCA ................................................................................................................. 32

2.5 Melhoria Contínua – Kaizen ............................................................................ 34

2.6 Cinco Sensos .................................................................................................... 35

2.6.1 Origem dos cinco sensos ................................................................................ 35

2.6.2 Significado dos cinco sensos .......................................................................... 36

2.6.2.1 Senso de Utilização (SEIRI) ......................................................................... 36

2.6.2.2 Senso de Ordenação (SEITON) ................................................................... 37

2.6.2.3 Senso de Limpeza (SEISO) ......................................................................... 38

2.6.2.4 Senso de Padronização (SEIKETSU) .......................................................... 40

2.6.2.5 Senso de Disciplina (SHITSUKE) ................................................................. 41

2.6.3 Objetivos dos cinco sensos ............................................................................. 42

2.6.4 Benefícios dos cinco sensos ........................................................................... 43

2.7 5W2H .................................................................................................................. 46

2.8 Diagnóstico ....................................................................................................... 47

3 METODOLOGIA.................................................................................................... 49

31. Delineamento da pesquisa ................................................................................. 49

3.2 População da pesquisa ...................................................................................... 49

3.3 Instrumentos de coleta de dados ....................................................................... 50

3.4 Análise de dados ................................................................................................ 50

4 DESENVOLVIMENTO DA PESQUISA ................................................................. 52

4.1 Caracterização da empresa ............................................................................... 52

4.1.1 Histórico da empresa ....................................................................................... 52

4.1.2 Missão, visão, e valores .................................................................................. 57

4.1.3 Estrutura organizacional .................................................................................. 58

4.1.4 Clientes ............................................................................................................ 60

4.2 Resultados da pesquisa .................................................................................. 64

4.2.1 Etapas e benefícios do programa .................................................................... 64

4.2.2 Necessidades da empresa .............................................................................. 65

4.2.3 Elaboração do Manual de Implantação ........................................................... 72

5 IMPLANTAÇÃO PARCIAL DO PROGRAMA CINCO SENSOS........................... 73

5.1 Situação do setor antes do 5S ........................................................................... 73

5.2 Reunião se sensibilização .................................................................................. 75

5.3 Reunião para apresentação do Senso de Arrumação ....................................... 75

5.4 Plano de ação ..................................................................................................... 76

5.5 Resultados com a implantação parcial do senso de arrumação ........................ 76

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................. 79

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................ 81

APÊNDICE I ............................................................................................................. 84

APÊNDICE II ............................................................................................................ 85

DECLARAÇÃO DE CUMPRIMENTO DE CARGA HORÁRIA ................................ 88

ANEXO I ................................................................................................................. 102

ANEXO II, III ........................................................................................................... 103

ANEXO IV..... ......................................................................................................... 104

13

1 INTRODUÇÃO

A atualidade econômica atormenta as organizações dos setores produtivos,

que num processo infinito buscam inovações com extrema competência,

persistência e agressividade, pelo simples fato de satisfazer as necessidades de

uma sociedade, clientes que estão em constantes mudanças, pressões de outras

organizações que competem pela sobrevivência. A respeito desse assunto, como já

estudava o autor Peter Drucker nos anos 90: “A economia mundial será bastante

diferente daquilo que os empresários, políticos e economistas ainda tomam por

certo” (Drucker, 1996, p. 1).

O presente cenário obriga as organizações a adotarem padrões de qualidade

para conquistar seus clientes, garantir segurança pessoal aos seus empregados,

respeito ao meio ambiente, compromisso social das organizações, esses são alguns

fatores que a sociedade moderna exige. Há alguns anos a globalização era apenas

uma palavra da moda, dita e repetida sem uma maior compreensão do real

conteúdo. Hoje percebe-se, economicamente, que produções seguem de forma

acelerada, para atender um mercado. De acordo com Drucker (1996), uma empresa

que queira manter-se numa posição de liderança no mercado, ela precisa ter a

capacidade de pesquisar, conceber, desenvolver, projetar e produzir em qualquer

esfera econômica.

Um ponto específico, se não o principal, para se buscar a excelência, nas

organizações, é orientar-se estritamente pelo mercado, acompanhar as inovações

tecnológicas, seleção das melhores pessoas e criar condições para transformar suas

capacidades criativas em vantagens competitivas, para isso torna-se

obrigatoriamente o investimento contínuo em educação e treinamento. Após ter a

consciência de que a qualidade deve receber prioridade, iniciar campanhas e

distribuir materiais, raramente resultam numa mudança de comportamento, porque

estas campanhas não identificam as tarefas a serem feitas, esses trabalhos não

fornecem conteúdo suficiente para chegar ao objetivo desejado (JURAN, 1995).

Assim, as organizações com o objetivo da busca de melhoria da qualidade de vida no

trabalho, criam no programa 5S uma ferramenta que servirá como base para o

desenvolvimento dessa qualidade. Não só os aspectos de qualidade e produtividade

devem ser delegados aos funcionários, o mesmo deve ocorrer com relação à

organização da área de trabalho, gerando descarte dos itens sem utilidade,

14

liberação de espaço, padrões de arrumação, facilitando ao próprio funcionário saber

o que está certo e o que está errado, manutenção da arrumação, limpeza, áreas isentas

de pó, condições padronizadas que clareiam a mente do funcionário e a disciplina necessária

para realizar um bom trabalho, em equipe, e dia após dia.

Com tantas mudanças e alta complexidade da sociedade, as organizações

que querem destacar-se deveriam atentar não apenas em oferecer produtos e

serviços à sociedade, mas também competitividade e bem estar social. É neste

contexto que pensou-se na seguinte pergunta de pesquisa: De que forma a

implantação do programa cinco sensos (5S) irá contribuir para o aperfeiçoamento da

empresa Cassol Pré Fabricados Ltda?

1.1 Objetivo Geral

O objetivo geral define o propósito do trabalho. Num projeto, não é suficiente

definir apenas objetivos gerais, visto que estes são amplos e dificilmente podem ser

avaliados. (ROESCH, 1996, p. 89).

Nesse sentido o objetivo deste trabalho é apresentar uma proposta de

implantação de um programa de qualidade na empresa Cassol Pré Fabricados Ltda.

1.2 Objetivos Específicos

Conforme ROESCH (1996) o objetivo geral, é elaborado de forma genérica e

ampla, assim o torna insuficiente para expressar uma ideia detalhada de como o

trabalho será desenvolvido, portanto, identificar os objetivos específicos é de suma

importância para traçar o caminho até o objetivo desejado.

Para que esse trabalho chegue ao seu objetivo geral, deve-se traçar alguns

objetivos específicos, como:

- Verificar as etapas e processos do programa cinco sensos;

- Analisar as necessidades da empresa;

- Apresentar os benefícios que um programa de qualidade pode trazer à

organização;

- Sugerir o manual de implantação.

15

1.3 Justificativa

Visto que o cenário atual dispõe de um embaraçado conjunto de ordens, as

empresas devem compreender que na atual conjuntura do mercado, níveis de

exigência cada vez maiores são esperados, e por isso o dever de estar sempre

atualizando em relação às possíveis melhorias que possam ser feitas em seu

processo é de suma importância. Assim verifica-se que a empresa Cassol Pré

Fabricados apresenta espaço para a elaboração de estratégias de melhorias como

um novo sistema de qualidade, visto que esta experiência acadêmica nunca ocorreu

na empresa em questão, o trabalho caracteriza-se como original para a mesma,

possibilitando ao acadêmico pesquisar pela primeira vez sobre o tema dentro da

organização e agregar experiência e conhecimento no assunto e principalmente

trazendo benefícios em relação à qualidade.

Este trabalho denomina-se viável pelo fato de não necessitar de

investimentos monetários das partes envolvidas, somente será necessário o

comprometimento e participação dos recursos humanos tomando assim algum

tempo de sua carga horária para a realização do projeto.

O presente trabalho justifica-se pela importância do assunto qualidade, tão

buscado pelas organizações, bem como pela contribuição acadêmica pelo

desenvolvimento do tema e por mostrar como um programa 5Ss que parece ser tão

simples proporciona tantos benefícios para as organizações devido utilizar muito o

trabalho em equipe, que é uma das características mais exigidas pelas

organizações, e também por sua vez motivar a todos por estar em um ambiente de

trabalho mais agradável. Neste contexto faz com que os colaboradores se sintam

“importantes” pelo bom andamento produtivo, e até mesmo uma redução de custos,

um importante fator na grande competitividade de um mercado cada vez mais

globalizado.

Na aplicação de um programa de qualidade, em que funcionários

aprenderão como utilizar suas ferramentas de maneira mais ágil, não desperdiçar

matérias na hora do processo produtivo, ensina aos colaboradores a importância de

estar atento e alinhado aos objetivos da organização, melhorar o local de trabalho,

melhorar o convívio entre funcionários, melhorar o layout e muitos outros fatores que

serão abordados no decorrer da proposta.

16

O trabalho proposto, alcançando qualidade e profundidade necessárias,

poderá contribuir para a implantação de um novo modo de agir e ser por todas as

partes envolvidas neste projeto, a empresa terá seus custos reduzidos, eliminação

de desperdícios, vai melhorar e aproveitar melhor seu espaço físico, melhor

utilização de sua mão-de-obra que não estejam sendo bem utilizadas, ressaltando

que para a academia o projeto é muito importante, devido ao conteúdo estudado

possibilitando aos futuros acadêmicos mais uma fonte de dados para futuras

pesquisas sobre implantação de um programa de qualidade.

16

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

O desenvolvimento deste trabalho tem como aporte teórico, pesquisas de

grandes autores, para esmiuçar assuntos relativos ao conteúdo estudado. Elaborar

uma implantação de um novo programa que diz respeito à qualidade e ainda

conquistar a aceitação desta proposta é uma tarefa complexa, que exige

conhecimento do programa em questão, qual a finalidade do programa, sua

viabilidade e que benefícios trazem a uma organização este programa? São temas

como este, que se perfaz das opiniões científicas de vários autores que trataram

sobre o tema proposto, para fornecer embasamento teórico e provar a veracidade da

implantação deste trabalho.

Nesse sentido a presente fundamentação teórica está divida em:

administração, sua contextualização e aspectos conceituais, teoria geral da

administração, funções da administração, qualidade total, ciclo PDCA, melhoria

contínua, 5Ss, 5W2H, diagnóstico.

2.1 A Administração sua Contextualização e Aspectos Conceituais

A administração como ciência surgiu a partir dos estudos e conceitos da

escola de administração científica, criada por Frederick Taylor. Formando uma nova

visão surge paralelamente a escola clássica fundada por Henri Fayol. Descrevendo

a administração a partir dos altos escalões, adotando princípios e funções para

garantir o sucesso e especialização dos executivos. Além destes dois grandes

nomes fundadores de escolas, destaca-se o revolucionário método operacional da

indústria criado por Ford e também Stakhnov que racionalizou a produtividade

industrial importando e adaptando o modelo usado no ocidente, são estes quatro os

grandes nomes citados como precursores da administração.

De acordo com Megginson (1998, p.13)

A administração pode ser definida como trabalho com recursos

humanos, financeiros e materiais, para atingir objetivos organizacionais

através do desempenho das funções de planejar, organizar, liderar e

controlar. Deve-se notar que a finalidade da administração é estabelecer e

alcançar o objetivo, ou objetivos, da organização.

17

Assim, o processo administrativo é o conjunto e sequência das funções

administrativas, cabe ao administrador buscar a alternativa e decidir a mais

apropriada para se obter um desejado objetivo e para isso é de total

responsabilidade dos administradores o domínio de conhecimento em funções

administrativas, planejar, organizar, liderar e controlar.

2.1.1 Teoria geral da administração

O crescimento de uma organização não acontecerá sem administração. As

funções, objetivos e tudo que envolva pessoas, trabalho, recursos está relacionado a

esta ciência ou arte e deve ser considerado indispensável para a criação e

desenvolvimento de uma empresa. De acordo com Maximiano (2000) todas e

qualquer tipo de organizações representam o cenário da ação administrativa. De

fato, a principal razão para o estudo da administração é a existência de

organizações.

Administrar é um processo interativo da atividade organizacional

que permeia nossa vida diária. A necessidade de administrar surge do

confronto entre as variáveis que compõem uma atividade formalmente

estruturada, como recursos materiais e humanos, tecnologia, restrições

ambientais, entre outros. (KWASNICKA, 1990, p.17).

A administração é universal com amplo campo de conhecimento,

abrangendo princípios, guias diretivos e outros componentes da teoria da

administração. Pode ser aplicado em um amplo campo de situações e todos os tipos

possíveis de organizações, geralmente aplicável em todos os níveis de uma

organização do mais baixo ao máximo. Portanto o administrador que conhece essas

informações e sabe aplica-las em determinadas situações, será capaz de trabalhar

eficazmente em qualquer posição, sabendo ser flexível e adaptando-se no

surgimento de novas situações.

Para Megginson (1998, p. 7) a administração é necessária em todas as

organizações:

Você pode achar que a administração se relaciona

primordialmente ás empresas. Esta ideia é parcialmente correta, mas está

incompleta – a administração é necessária em todos os tipos de atividades

organizadas e em todos os tipos de organização.

18

2.1.2 Funções da administração

Entende-se por planejar que é especificar os objetivos a serem alcançados e

decidir antecipadamente as ações apropriadas a serem executadas para atingir

esses objetivos. O plano é desenvolvido para um todo, para unidades específicas e

para os indivíduos, que podem durar por longos períodos de tempo ou alguns dias e

semanas. Em cada caso os responsáveis por planejar devem coletar e analisar as

informações e transforma-las em ações do que precisa ser feito para alcançar os

objetivos.

Conforme Robbins (2000, p.116) “planejamento compreende a definição das

metas de uma organização, o estabelecimento de uma estratégia global para

alcançar essas metas e o desenvolvimento de uma hierarquia de planos abrangente

para integrar e coordenar atividades”.

Após o planejamento devemos organizar reunir e coordenar os recursos

humanos, financeiros, físicos, comerciais e tudo que envolva os processos de uma

organização facilitando o atingimento dos objetivos planejados pela empresa.

A função organizar é o processo de estabelecer a utilização ordenada de

todos os recursos de uma organização processando e engajando duas ou mais

pessoas para trabalharem juntas de uma maneira estruturada a fim de alcançar

algum objetivo específico ou um conjunto de objetivos, desmembrando os recursos

organizacionais para atingir os objetivos estratégicos assumindo tarefas, alocando

recursos e arranjando atividades coordenadas para implantação de planos,

mobilizando pessoas e outros recursos para executar tarefas que sirvam a um

propósito comum.

Considera Chiavenato (2004, p. 282) que organizar significa agrupar,

estruturar e integrar os recursos organizacionais, definir a estrutura de órgãos que

deverão administra-los, estabelecer a divisão do trabalho através da diferenciação,

definir os níveis de autoridade e de responsabilidade.

Para que o planejamento e a organização possam ser eficazes, precisam ser

complementados pela orientação a ser dada às pessoas por meio de uma adequada

comunicação, da habilidade de liderança e da motivação. Planejadas e organizadas

todas as atividades propostas a empresa terá maior agilidade e praticidade em

realiza-las eficientemente, na próxima fase a empresa deverá executar o foi

19

planejado, observando-as de forma que não aconteçam desvios do objetivo proposto

e assim passamos para a funções de direção.

O liderar é estar à frente, estimular as pessoas a serem executoras. É dirigir,

motivar e comunicar-se com os funcionários, individualmente e em grupos,

envolvendo-se diariamente com as pessoas, ajudando, guiando e inspirando-as ao

atingimentos dos objetivos. Incentivar os membros da organização por forma a criar

as condições necessárias para que estes contribuam, voluntariamente e da melhor

forma possível, para os interesses da organização, nomeadamente para que esta

atinja os seus objetivos.

Para Montana (2006, p. 243) a função liderar é:

“Liderança é o processos pelo qual um indivíduo influência outros

para alcançar os objetivos desejados. [...] a capacidade de influenciar

subordinados e colegas por meio do controle dos recursos organizacionais

é o que distingue a posição de liderança”.

A direção é a função administrativa que se refere ao relacionamento

interpessoal do administrador com seus subordinados, através da direção pode-se

acompanhar o andamento das atividades no processo pela busca dos objetivos e

verificar se serão alcançados da mesma forma como estão sendo conduzidas as

propostas planejadas.

Por fim, é importante enfatizar a importância da função controle, que é a

função responsável por controlar monitorar e avaliar o desempenho das funções:

planejamento, organização e direção.

Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que os

objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente. Para Chiavenato (2004),

esta função está relacionada com a maneira que os objetivos devem ser alcançados,

definido padrões, monitorando desempenho e efetuar ações corretivas garantindo os

objetivos desejados. O autor ainda diz que, quanto mais completos, definidos e

coordenados forem os planos, será fácil o controle e quanto mais complexo o

planejamento e maior o seu horizonte também terá um controle complexo.

Para atestar que controle é uma função importantíssima na administração

Chiavenato (2004, p. 512) diz:

20

O desempenho de uma organização e das pessoas que a

compõem depende da maneira como cada pessoa e cada unidade

organizacional desempenha seu papel e se move no sentido de alcançar os

objetivos e metas comuns. O controle é o processo pelo qual são fornecidas

as informações e retroação para manter as funções dentro de suas

respectivas trilhas.

A função controle está relacionada com a maneira pela qual os objetivos

devem ser alcançados através da atividade das pessoas que compõem a

organização. O planejamento serve para definir os objetivos, traçar as estratégias

para alcançá-los e estabelecer o plano de ação a ser tomado. A organização serve

para estruturar as pessoas e recursos de maneira a se trabalhar de forma

organizada e racional. A direção mostra os rumos e dinamiza as pessoas para que

utilizem os recursos da melhor maneira possível. Por fim, o controle serve para que

tudo funcione da maneira certa e no tempo certo.

2.2 Áreas da administração

No decorrer deste item serão apresentadas as principais áreas da

administração que são de suma importância para o desenvolvimento das

organizações e o administrador tem por necessidade possuir noções destas áreas

que serão apresentadas.

2.2.1 Administração da produção

A administrar a produção compreende uma parte importantíssima para todas

as áreas de uma empresa, pois foi o que deu vida a empresa e assim fundada com

o objetivo de produzir produtos ou serviços.

De acordo com MAYER (1984), a administração é a fabricação de um objeto

material, mediante a utilização de homens podem ser eles, materiais e

equipamentos. Também é o desempenho de uma função que tenha alguma

utilidade, esta função varia em qualquer natureza de serviço, desde o conserto de

um automóvel até a prestação de assessoria jurídica.

Na perspectiva operacional, a administração da produção pode ser vista

como um conjunto de componentes, cuja função é o estabelecimento de

procedimentos para a obtenção de resultado, convertendo números de insumos em

algum produto. Essa conversão é denominada processo de transformação. Um

21

componente pode ser uma máquina, uma pessoa, uma ferramenta, ou um sistema

gerencial. Um insumo pode ser uma matéria-prima, uma pessoa ou um produto

acabado de outro processo.

A função produção é a atividade de transformação de matéria-

prima em utilidades necessárias ao consumidor [...] o processo de

transformação existe em todas as organizações, quer ela produza algo

tangível ou um serviço, os elementos de entrada são transformados em

serviços que facilitam o seu consumo. (LACAVA, 1990, p, 96)

Segundo Slack (1996) a produção é a função central das organizações já

que é aquela que vai se incumbir de alcançar o objetivo principal da empresa, ou

seja, sua razão de existir.

O processo de produção numa empresa consiste na transformação da

matéria-prima em produto acabado bem como prestar serviços. Assim é

imprescindível a utilização de um processo administrativo controlado e organizado

dos materiais e serviços utilizados.

2.2.2 Administração de materiais

Evidentemente que com o mercado globalizado e competitivo da atualidade,

se torna necessário que as empresas preocupem-se em modernizar, minimizar

custo, maximizar lucros e produzir com o máximo de eficiência e eficácia, porém,

muitas vezes acabam pecando no controle de materiais.

De acordo com DIAS (1995) o objetivo principal de uma empresa é

maximizar o lucro sobre o capital investido, seja qual for à empresa deve fazer com

que seu capital não fique inativo.

A administração de materiais tem como enfoque fundamental determinar o

quê, quanto e como adquirir ao menor custo desde o momento de sua concepção

até seu consumo final para repor o estoque. Disponibilizando os materiais

necessários, na quantidade, local e tempo certos, à disposição da produção da

empresa.

O objetivo fundamental da administração de materiais é

determinar quando e quanto adquirir, para repor o estoque, o que determina

que a estratégia do abastecimento sempre é acionada pelo usuário, à

medida que, como consumidor, ele detona o processo. (VIANA, 2000, p, 35)

22

A redução de estoque é um tema que deve ser levado em consideração na

hora de objetivos de atingimento de metas, assegurando o abastecimento contínuo

dos itens que entram na fabricação dos bens e de outros em decorrência da

programação conjunta das áreas de vendas e de produção garantindo uma melhor

utilização dos recursos financeiros, deixando de investir em materiais que jamais

seriam utilizados.

A administração de materiais é dividida nas seguintes áreas:

Estoque, garantindo que não faltara material para a produção dos

produtos, porém, deve ser controlado, pois muita mataria prima em estoque significa

dinheiro parado desvalorizando. Além da matéria prima temos estoque de produto

acabado, que garante agilidade na medida em que o cliente solicita, deve-se tomar o

cuidado para não ter mais produtos do que a demanda.

Compras, especialização em adquirir produtos no menor preço possível

e na hora certa, tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços,

planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades

necessárias, verificando se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar

armazenamento.

Almoxarifado, ambiente destinado à guarda e conservação de materiais,

adequado à sua natureza, assegurando que o material adequado esteja, na

quantidade devida, no local certo, quando necessário, impedindo que haja

divergências de inventário e perdas de qualquer natureza, preservando a qualidade

e as quantidades exatas, zelando por instalações adequadas e recursos de

movimentando e distribuindo de modo rápido e eficiente.

Planejar e controlar a produção consiste na atividade de decidir sobre o

melhor emprego dos recursos de produção, assegurando, assim, a execução do que

foi previsto, com o objetivo maior de garantir que a produção ocorra eficazmente e

produza produtos e serviços como foi objetivado.

Importação é o ato de comprar um produto estrangeiro, de algo que não

se encontra em seu país amparado por leis, estabelecidas pelo país comprador e

vendedor.

Transporte e distribuição, esta é por fim uma área de grande

importância para as empresas, pois, é responsável por levar e distribuir os produtos

aos clientes.

23

O objetivo fundamental da logística é atender o consumidor final,

administrando globalmente a empresa e seus agentes logísticos externos

através de um processo de gestão integrado, cooperativo e harmonioso de

negócios, que de forma sistêmica e simbólica envolve toda a cadeia de

demanda e suprimento [...] (JACOBSEN, 2011, p, 21).

Portanto cabe destacar como é importante cada área da administração de

materiais para o funcionamento de uma empresa e como cada uma destas áreas

influenciam na cadeia administrativa. Porém nenhuma cadeia administrativa

funcionaria sem as pessoas. Os recursos humanos é a área pensante, criativo e

produtor de uma empresa que fazem com que ela alcance seus objetivos.

2.2.3 Administração de recursos humanos

A função de Recursos Humanos como setor nas organizações coube em

passado não muito remoto, sob a denominação de Departamento de Pessoal, a

tarefa simples de admitir, registrar legalmente, controlar as normas, punir e

dispensar funcionários.

Para Milkovich (2000), a administração de recursos humanos é uma série de

decisões integradas formando as relações de trabalho, a qualidade destas relações

influencia diretamente a capacidade da organização e de seus funcionários em

atingir os objetivos.

As organizações investem em estratégias, produtos inovadores em

tecnologias de ponta, itens estes, poderosos para destacar-se no mercado, mas de

nada adiantam quando confrontados com o talento humano. Portanto nada é mais

importante para as empresas do que investirem no talento, num mercado

competitivo as empresas buscam diferenciais, então buscar talentos e deter estes

talentosos dentro das organizações é um forte diferencial competitivo.

De acordo com Milkovich (2000), ainda que as instalações físicas,

equipamentos e recursos financeiros sejam de extrema importância para a empresa,

às pessoas é que particularmente são importantes.

Devido ao aperfeiçoamento das teorias sobre Comportamento

Organizacional, a ação da área de Recursos Humanos ficou cada vez mais

orientada para a atração, fixação, remuneração, motivação, treinamento,

desenvolvimento e encaminhamento das pessoas. Os funcionários passaram a ser

24

vistos como um recurso estratégico e não apenas como um recurso operacional que

precisava ser tornado mais eficiente na obtenção dos resultados.

Saber fazer certo era o grande objetivo. Para isso treinavam-se as pessoas

até a exaustão fazendo delas robôs como “Carlitos em Tempos Modernos”. Quando

o eficiente passou a não ser suficiente, assim cresceu a necessidade de se saber o

que era prioritário fazer eficientemente, nesse momento surgiu o conceito de

eficácia: saber fazer o certo as tarefas certas. A maneira como as pessoas e

organizações se relacionam entre si para realizar a tarefa organizacional varia de

organização para organização, onde umas são democráticas e abertas na maneira

de tratar as pessoas, enquanto outras ainda estão paradas no tempo, adotando

políticas ultrapassadas e retrógradas.

As pessoas planejam e produzem os produtos e serviços,

controlam a qualidade, vendem os produtos, alocam recursos financeiros e

estabelecem as estratégias e objetivos para a organização. Sem pessoas

eficazes, é simplesmente impossível para qualquer empresa atingir seus

objetivos. (MILKOVICK, 2000, p, 19).

Com a escassez de mão de obra que atormenta muitas organizações na

atualidade cabe a administração de recursos humanos, desenvolver atrativos para

chamar a atenção de novos candidatos, tarefa hoje nada fácil, sabendo que uma

parcela considerável dos trabalhadores só quer realmente saber sobre a

remuneração que irão receber em troca de seu trabalho, trabalhos estes que fazem

parte de toda a sobrevivência da organização, subdivididos em funções onde são

interligadas umas as outras, funções estas exercidas por pessoas que por sua vez

executam seus trabalhos e são pagas por isso, denominado salário.

Conforme Chiavenato (2006) as pessoas são os parceiros da organização e

os únicos capazes de conduzi-la à excelência e o sucesso. Como parceiros, as

pessoas se esforçam, dedicam-se, são responsáveis e comprometidas, na

expectativa de colherem frutos desses investimentos tal como o salário.

O salário por sua vez até ser liberado para pagamento tem que passar pela

aprovação da próxima área da administração, importantíssima para o fornecimento

de informações, com base nestas informações que a empresa toma as devidas

decisões.

25

2.2.4 Administração financeira

A administração financeira adquiriu uma enorme importância para o

momento econômico, onde as informações de outros lados do mundo influenciam e

atingem diretamente o mercado.

Administrar um negócio, seja ele um modesto empreendimento ou uma

grande organização, envolve muitas funções diferentes já vistas anteriormente. Mas,

é a finanças que faz com que tudo prossiga; é o que movimenta todo o resto.

Os resultados demonstrados pela área financeira são muito importantes na

tomada de decisão de uma empresa, com estes resultados o administrador fará a

escolha entre muitas alternativas. Conforme Gitman, (1997) a administração

financeira engloba finanças de todos os tipos de empresas, financeiras ou não,

privadas ou públicas, grandes ou pequenas, com ou sem fins lucrativos. Englobam

uma vasta variedade de tarefas, como orçamentos, previsões financeiras,

administração do caixa, administração de crédito, análise de investimentos e

capitação de fundos.

Para Groppelli, (2005) decisões internas de uma empresa que influenciam o

resultado das vendas, ajudam a controlar os custos e determinam as políticas de

preços.

A maximização de riqueza da empresa, a administração de investimentos,

créditos, fornecedores e tudo que envolva o capital da empresa, diz respeito à área

de finanças, o administrador financeiro deve saber como administrar todas as

atividades envolvidas no setor para garantir uma melhor rentabilidade sobe o capital

investido.

No ponto de vista de Lemes, (2005) o administrador financeiro é o principal

responsável pela criação de valor; para isso, envolve-se cada vez mais com os

negócios da empresa como um todo.

Com as informações explicitadas transparentemente e corretas é que os

administradores podem tomar as definitivas decisões com relação aos caminhos

serão necessários percorrer para alcançar os objetivos de toda as empresas, que

nada mais é gerar lucros.

Também nestas informações que poderão se basear na formação de preços,

pesquisar novos mercados, oferecer e divulgar os produtos ou serviço aos clientes,

26

que por sua vez entramos em outra área da administração, visando pesquisar a

aceitação dos produtos e serviços que o mercado procura.

2.2.5 Marketing

Atrair a atenção dos consumidores, descobrir suas necessidades e desejos

são atividades desenvolvidas pelo marketing. Cabe ressaltar que a princípio é uma

definição um tanto quanto simples, devido ao grande processo que engloba a

descoberta de potenciais clientes. Para Cobra (1992) na busca pela sobrevivência,

as organizações acabam por descobrir a importância de buscar desenvolver

produtos, serviços e programas orientados pelas necessidades e exigências do

mercado.

De acordo com estudos de Kotler e Armstrong (1998) o processo social e

gerencial da criação de valores e troca de produtos que indivíduos e grupos

adquirem satisfazendo suas necessidades e desejos, pode assim definir a o

marketing.

A presença do marketing na rotina da população mostra o papel

importantíssimo que esta função tem na sociedade, não apenas em manter uma

relação cliente/fornecedor. Abrange desde o início da produção de um determinando

produto até ser consumido pelo cliente e também após o consumo abrangendo além

de simplesmente questões monetárias e sim pessoais, atenção, tempo e dedicação.

“Marketing é o processo de planejamento e execução desde a concepção,

apreçamento, promoção e distribuição de idéias, mercadorias e serviços para criar

trocas que satisfaçam os objetivos individuais e organizacionais.” (COBRA, 1992).

Muita gente vê o marketing apenas como propaganda ou venda. Mas o

verdadeiro marketing não é simplesmente a arte de vender o que é produzido, mas

sim de descobrir e saber o que produzir. É preciso saber que o marketing existe em

tudo a nossa volta, não limitado aos fabricantes, atacadistas e varejistas e sim por

todos os tipos de indivíduos e organizações.

Para entender melhor todas as definições de marketing, é importante que o

profissional desta área saiba que cada termo é interligado um ao outro formando os

conceitos centrais do Marketing que são: necessidades, desejos, demandas,

produtos, valor, satisfação, qualidade, troca, transações, relacionamentos,

mercados.

27

De acordo com Rocha (1999), Marketing é uma função gerencial, que busca

ajustara oferta da organização a demandas específicas do mercado, utilizando como

ferramental um conjunto de princípios e técnicas.

É neste sentido que as empresas caminham, buscando conformidade com

as transformações e exigências do mercado, é indispensável que haja organização,

bons sistemas e métodos. Promovendo e desenvolvendo uma constante melhoria

em todos os aspectos da empresa.

2.2.6 Organizações, sistemas e métodos.

Desde os primórdios da administração, uma constante evolução estudava

adaptar os humanos às máquinas, objeto de estudo das escolas, Clássica, Relações

Humanas, as abordagens Estruturalista, Contingencial, com a intenção de fazer do

homem próximo à perfeição de uma máquina e passando por excesso de zelo com

os humanos e chegando aos dias de hoje, em que a incerteza domina o cenário das

organizações. Para Araújo (1994), faz-se necessário a abordagem aos problemas e

estudos da organização de acordo que os componentes comportamental, estrutural,

tecnológico e estratégico tenham um tratamento de igual relevância, dando

importância a cada componente, de acordo com as contingências internas ou

ambientais.

A OS&M encontra-se em todas as atividades e funções dentro das

organizações, racionalizando o administrativo e operacional, atuando nas áreas de

criatividade e qualidade, identificando maneiras para diminuir o desperdício, de

simplificar o trabalho, aumentar a produtividade, treinamento adequado em novas

tecnologias, assim, buscando padronização de métodos e procedimentos. Para Filho

(2000), O&M traz em seu bojo a idéia de efetividade das coisas. Tal idéia traduz a

preocupação com o sentido lógico de cada operação e cada sistema; é o

questionamento do “porquê” e do “para quê”.

Para que uma empresa funcione faz-se necessário conhecer e dominar a

função organização e para que se organize é imprescindível o uso dos sistemas,

construindo conceitos, métodos e aplicações de como planejar e organizar todo o

processo e nada melhor que a ciência OS&M para promover essa contribuição na

empresa.

A organização nas empresas é ordenar e agrupar as atividades e seus

recursos, visando o alcance de seus objetivos planejados, considerando o

28

desenvolvimento de aspectos como: a estrutura organizacional, rotinas e

procedimentos administrativos, cuidando também de funções básicas como o

planejamento, a direção e controle.

Organizar é dispor os recursos materiais, humanos e tecnológicos

da empresa de maneira harmônica, de modo que o conjunto formado seja

capaz de realizar um trabalho integrado, eficiente e eficaz, apresentando

boa produtividade e boa qualidade a baixos custos e com o mínimo de

riscos e de esforço humano. (FILHO, 2000, p, 39).

Os sistemas são formados por um conjunto de partes interagentes e

interdependentes que, num todo, formam uma única unidade com seus

determinados objetivos para efetuarem determinada função. Eles existem no intuito

de buscar melhorias dentro das empresas em geral, claro que não são detentores de

poderes para mudar as pessoas, função esta que a administração de recursos

humanos possibilita, criando meios para que as pessoas ai sim se transformem.

Métodos é a metodologia que será aplicada para o desenvolvimento de

determinados trabalhos, buscando descrever e definir os objetivos de cada trabalho

e para isso é imprescindível que a empresa tenha idéia suficientemente clara da

estrutura de suas tarefas. De acordo com o autor Filho (2000, p, 38), “[...] O termo

Método, por sua vez, refere-se à economia de esforços, tempo e movimentos por

meio da simplificação do trabalho, tendo, como resultados diretos, o aumento da

produtividade e diminuição de despesas”.

Visto que, organização, sistemas e métodos estão presentes em todas as

atividades de uma empresa, sendo assim, deve ser constantemente observados,

analisados e atualizados para não haver divergências em sua aplicação. Para Cury

(2005, p, 24) “Uma organização eficaz não é produto aleatório. Igualmente, não

resulta essa eficácia de sua origem, natureza ou objetivos. Uma organização eficaz

é, antes de mais nada, o fruto do trabalho humano”. Então para que se busque esta

eficácia é imprescindível o comprometimento com a qualidade por parte de todos,

atingindo a empresa toda.

2.3 Qualidade total

A preocupação com a qualidade é requerido por todas as organizações seja

em seus produtos e ou serviços. A qualidade precisa estender-se desde o início de

29

criação de um dado produto até alcançar todas as divisões e empregados da

empresa. Quando a qualidade enfatizar somente inspeção, isto significa que a

qualidade esta limitada praticamente ao setor ou alguém responsável por

inspecionar. Quando está voltado para um programa que enfatiza o processo de

produção o envolvimento engloba, linhas de montagem, aos subcontratantes e as

divisões de engenharia de produção, compras e marketing. Já numa aplicação mais

avançada envolve a todos dentro de uma organização, fazendo com que as

abordagens anteriores sobre qualidade, sejam insuficientes. A participação de todos

é a peça chave do bom controle, quando se diz um todo realmente estamos falando

do total da empresa, isso engloba o planejamento, no projeto e na pesquisa de

novos produtos. Os que fazem parte da divisão de fabricação e os que integram as

divisões de contabilidade, pessoal e relações trabalhistas, sem exceções. A divisão

de marketing precisa desempenhar um ótimo papel, pois é o setor onde as opiniões

dos consumidores podem ser coletadas. Estas opiniões devem ser passadas ao

planejamento, assim forma - se um processo com possíveis produtos e serviços que

atendam realmente as necessidades e desejos do mercado.

De acordo com Ishikawa (1993) “Se a garantia de qualidade precisa ser

implementada bem no início do estágio de desenvolvimento de um novo produto,

significa que todas as divisões de uma dada empresa e todos os seus empregados

precisam participar do controle de qualidade”.

A qualidade esta atrelada em todos os sentidos dentro de uma organização

e até mesmo no dia-a-dia das pessoas é claro. A amplitude e importância do tema

qualidade são vastas, por exemplo, uma empresa que zela pela qualidade do bem

estar no trabalho, logo o funcionário que trabalha contente executara seu trabalho da

melhor forma possível, porque ele gosta de trabalhar na empresa e faz tudo de

forma que não seja excluído do quadro de funcionários, isso faz com que o setor de

recursos humanos também trabalhe motivado porque vê resultados em sua gestão,

que deixa contente o setor financeiro por não aumentar seus custos operacionais

com demissões, que faz com que a setor produtivo tenha uma melhor produtividade

levando em consideração o tempo de permanência do funcionário na empresa, logo

deixa vendas motivado a vender mais porque sabem da qualidade dos produtos

produzidos devido a aqueles funcionários que anos se dedicam ao trabalho, que por

sua vez gera lucros, lucros estes festejados pelos gestores e diretores que investem

em novas tecnologias e melhorias para a organização. De modo resumido e nada

30

complexo como é um processo de qualidade total, pode-se visualizar a importância

da prática da qualidade num todo, o quão importante a relação da gestão de

qualidade de uma forma sistêmica, inter-relacionando e criando interdependência

também de todos os níveis da empresa para o alcance da qualidade desejada.

Para Moller (1999) é difícil imaginar uma empresa satisfazendo com

consistência os requisitos de qualidade do mundo exterior, sem um alto nível de

qualidade interna, sem que cada indivíduo tenha dentro da organização tenha o

sentimento de qualidade. A qualidade em todas as áreas conduz a uma cultura de

qualidade a qual influencia toda a empresa.

Não é possível discorrer do assunto qualidade sem destacar o papel dos

japoneses, foi no Japão mais especificamente nas indústrias japonesas que se

iniciou a percepção da importância da qualidade e quanto este fator influenciava

para seus clientes.

De acordo com Paladini (2000, p. 15):

A estrutura e o funcionamento do processo de gestão da

qualidade envolvem um conjunto de referencias que direcionam

todas as suas ações. Os mais relevantes, é evidente, referem-se à

forma como se entende a qualidade, ou seja, o conceito da

qualidade adotado em cada organização.

Na busca pela satisfação de clientes e obtenção de novos, é importante que

toda a empresa assuma e sejam responsáveis pela garantia da qualidade dos

produtos e serviços, todos os funcionários e setores, com base nas necessidades e

expectativas dos clientes é que a empresa precisa tomar suas decisões para

atender aos requisitos solicitados.

2.3.1 Qualidade na Prestação de serviços

Criar um produto que busque a satisfação dos clientes atendendo suas

necessidades é um objetivo mensurável e atingível, porque se trata de um produto

material e tangível que pode ser investigado e testado sua aceitação e também

medir a qualidade percebida, mas quando se fala em um produto também

mensurável, porém, certo grau de intangibilidade, assim a busca por satisfazer as

necessidades dos clientes fica mais complexa, visto que não temos algo palpável

para ser mensurado.

31

De acordo com Moller (1999), a qualidade na prestação de serviço, pode ser

definida como o grau até o qual um serviço satisfaz as exigências, os desejos e as

expectativas.

Geralmente o que se vê no mercado são empresas focadas em baixos

preços para atrair um determinado público, sabe-se que não é somente com o preço

que o cliente se satisfaz e sim, quando ele busca adquirir um serviço espera

encontrar qualidade de desempenho, atendimento e o custo. A qualidade é

percebida pelo cliente como superior ou inferior, dependendo da experiência, a

qualidade só será melhor quando o cliente sente que o é superior.

Porém alguns serviços, para serem realizados, precisam da presença do

cliente. É o exemplo do dentista executando uma limpeza nos dentes, ou uma

consulta médica. Em outros serviços como o conserto de um carro, a presença do

cliente não é necessária. Na presença dos clientes é importante tomar alguns

cuidados para agradar os clientes, como uma boa decoração de ambiente, uma boa

música, conversas amenas, com pequenos detalhes uma empresa pode fidelizar

clientes e também perdê-los.

Para que uma empresa ofereça um serviço de qualidade é necessário que

os funcionários sejam qualificados, então investir em treinamento é fundamental,

fazendo com que os funcionários se sintam confiantes em seu potencial, pois fazer

um atendimento de qualidade é questão do conhecimento e de habilidade. Para

realizar um bom atendimento é imprescindível que o atendente saiba agir com

sensibilidade, calma e esteja satisfeito e motivado com seu trabalho. Portanto Casas

(1999), diz que a qualidade não se limita apenas aos clientes externos, a qualidade

em serviços engloba, além dos clientes externos, todos os que com ela interagem,

ou seja, funcionários e administradores.

Uma empresa pode achar que os seus serviços sejam excelentes, ótimos,

mas se os clientes discordam desta idéia, pode ter certeza que há algo errado com a

execução de suas tarefas. Para Casas (1999, p. 17) “Os clientes percebem serviços

de forma diferenciada conforme foi visto, uma vez que a qualidade do serviço é

variável de acordo com cada tipo de pessoa”.

“Para encantar o cliente, é preciso prestar um bom serviço e, para

prestar um bom serviço, é preciso estar preparado não só tecnicamente,

mas também pessoalmente, com ensinamentos com os quais se possa

melhorar a atuação dentro da empresa, e com a consciência da real

32

importância do bom desempenho para a empresa em que prestamos o

serviço e o bom reflexo que esses ensinamentos terão em nossa vida

pessoal”. Barbulho (2001, p, 15).

O cliente vem sempre em primeiro lugar, esta frase exprime uma postura

indispensável para que qualquer organização alcance o êxito, em qualquer situação

os clientes devem ser bem tratados e com respeito. O objetivo comum a todas as

empresas é fornecer soluções para as necessidades de seus clientes, logo seu

sucesso resultará em fazer com que seu cliente fique satisfeito.

Assim, para que tudo aconteça, é necessário contar com técnicas e

ferramentas que as permitam, identificar quais são os requisitos desejados pelos

clientes, depois medir e monitorar como atender esses requisitos, e por fim a equipe,

que deve trabalhar em equipe nunca deixando que o serviço dependa de uma única

pessoa evitando prejudicar o todo, nesse pensamento as empresas e suas equipes

devem buscar continuamente a melhoria no atendimento.

2.4 PDCA

Qualquer processo pode ser melhorado, planejando, executando, checando

e agindo corretivamente. Assim o PDCA pode facilitar na resolução de problemas

que acontecem dentro das empresas, pode também propiciar melhorias na repetição

de problemas já conhecidos. Na utilização deste método de gestão, evita, por

exemplo, o corre-corre no surgimento de algum problema dentro da empresa que

todos ficam desnorteados atrás da resolução sem caminho definido, execução sem

rumos, controles nem existem e a única verificação de resultados é se o problema

foi ou não embora, enfim, o PDCA faz com que todos estes processos sejam

definidos e registrados, para que no futuro um determinado problema ressurja

sabem-se exatamente quais procedimentos tomar.

Conforme Araújo e Redi (1997, p, 76) dizem que “quando surge um

problema na empresa é aquele corre-corre, todo mundo quer fazer tudo ao mesmo

tempo. A maioria não sabe nem por que está tendo determinada atitude”.

Abaixo a figura 1 apresenta o Ciclo PDCA de controle de processos.

33

B

PLAIN

D

DO

C

CHECK

A

ACTION DEFINIR

METAS E

MÉTODOS

PARA ATINGI-

LAS

EDUCAR E

TREINAR

EXECUTAR A

TAREFA

VERIFICAR OS

RESULTADOS

DAS TAREFAS

EXECUTADAS

Figura 01 – Etapas do PDCA Fonte:Elaborado pelo acadêmico

A fase planejamento (PLAN) do ciclo PDCA é subdividida em cinco etapas,

identificação do problema, estabelecimento de metas, análise dos fenômenos,

análise dos processos e plano de ação.

Executar (do) o plano consiste no treinamento de todos os envolvidos no

método a ser empregado, a execução propriamente dita e a coleta de dados para

depois ser analisada.

A verificação (check) é a terceira fase, que cuida da análise dos resultados

alcançados e dados coletados. Esta etapa pode ocorrer concomitante ao plano,

verificando se o trabalho está devidamente alinhado com o planejado, ou após sua

execução, onde são feitas as análises estatísticas dos dados e verificados os itens

de controle, podem também nesta fase detectar erros ou falhas.

ATUAR

CORRETIVA

MENTE

34

E por fim o agir (act), realizando ações corretivas, caso as falhas sejam

detectadas, também padronizando as ações executadas, cuja eficácia verificada na

fase anterior. É nessa fase que inicia novamente o ciclo de melhoria contínua,

buscando sempre melhorar, pois todos os processos são passíveis de melhorias,

todo o ser humano precisa de melhorias e só pode melhorar e crescer, incentivado

pela sua empresa.

Para Barbulho (2001), a empresa tem que propiciar aos colaboradores

oportunidades de carreiras, fazer com que eles sintam confiança e segurança na

gestão, clareza e abertura na comunicação, pontos estes que possivelmente farão

com que as equipes se comprometam com a empresa e respectivamente tratarão

melhor os clientes.

2.5 Melhoria contínua – Kaizen

As empresas de modo geral, prezam por seus clientes, oferecendo serviços

e produtos de qualidade, tendo que lutar diariamente com a concorrência para

mantê-los satisfeitos, procurando aumentar ainda mais a qualidade de seus serviços

e produtos.

É com este intuito que a aplicação do método kaizen facilita esta busca pela

qualidade, podendo mensurar e controlar custos para gerar uma maior

competitividade, livrando produtos e serviços de defeitos, controlando o tempo e os

processos, baseando-se na eliminação de desperdícios por meio de soluções

baratas e baseadas na motivação e criatividade dos funcionários. Segundo Imai

(1990, p. 3)

KAIZEN significa contínuo melhoramento envolvendo todos,

inclusive gerentes e operários. A filosofia do KAIZEN afirma que o nosso

modo devida – seja no trabalho, na sociedade ou em casa – merece ser

constantemente melhorado.

O kaizen possui diversas maneiras de organização, mas seu aspecto

essencial é orientado para equipes de trabalho que, através de intenso envolvimento

pessoal, sugerem, analisam e propõem, apesar da predominância orientação para o

processo (diga-se de passagem, que o resultado final só será afetado quando

houver alguma mudança no processo), portanto, é necessário o envolvimento e

35

esforço das pessoas. É uma das ferramentas administrativas mais completas,

abrangendo diversas outras técnicas, tais como:

- Orientação para o consumidor;

- TQC (controle da qualidade total);

- Automação;

- Disciplina no local de trabalho;

- Kanban;

- Melhoramento da qualidade;

- Zero defeitos;

- Relações cooperativas entre administração e mão-de-obra.

Diante do apresentado, muitas empresas procuram programas, e ou

modelos para o alcance da qualidade, seja ela em serviços e ou produtos. Portanto,

iniciar a implantação das ferramentas de qualidade pelo programa 5S é uma opção a

adoção de Sistemas da Qualidade na empresa.

2.6 Cinco Sensos

A história dos cinco sensos, sua origem, significado e os benefícios serão

apresentados neste capítulo. Para a implantação do programa cincos sensos a

organização precisa seguir diversas etapas e processos para que tudo possa ocorrer

trazendo bons resultados.

2.6.1 Origem dos cinco sensos

Os 5’Ss como cultura organizacional, é praticado no Japão, onde o

ensinamento começa na família, sendo que, os filhos aprendem sobre princípios

educacionais que os acompanharão até se tornarem adultos. É um conjunto de

técnicas utilizadas inicialmente pelas donas-de-casa japonesas para envolver todos

os membros da família na administração e organização do lar. Para Ribeiro (1994),

quando esta prática foi ocidentalizada, passou a se chamar housekeeping, podendo

ela ser praticada em qualquer ambiente, abrangendo desde nossas casas e nossos

trabalhos. Apesar dos 5’Ss ser reconhecido mundialmente como originário do Japão,

sua essência está presente em qualquer população, nação, sociedade, família ou

pessoa que pratique bons hábitos, que zele pela higiene, segurança, bem estar,

sensatez e respeito ao próximo.

36

O programa cinco sensos não apenas proporciona melhora nos processos

operacionais da empresa, mas também no ambiente de trabalho e na vida das

pessoas envolvidas no programa. Segundo Bertaglia (2003), este programa,

representa não somente uma mudança no local físico onde se trabalha, mas

também uma modificação no ambiente de trabalho que proporciona aos funcionários

bem estar, melhor organização das idéias e consequentemente maior produtividade

e redução de custos para a empresa.

2.6.2 Significado dos cincos sensos

É importante salientar, o quão necessário o entendimento e estruturação

exata dos cincos sensos para que sejam alcançados de forma eficaz. O termo 5S é

derivado de cinco palavras japonesas iniciadas com a letra S, em japonês são: Seiri,

Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Em português, foram adaptadas para: senso de

utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de

autodisciplina. A seguir apresenta-se o significado de cada um.

2.6.2.1 Senso de utilização (SEIRI)

Seiri o senso de utilização é identificar os materiais, equipamentos,

ferramentas, utensílios, informações e dados que são necessários e também

desnecessários. Todo material ou informação julgada como desnecessário será

descartada ou disponibilizada para outros locais, deixando-as disponíveis a outras

pessoas. No caso dos que permanecerão devem ser alocados organizadamente e

identificados para serem utilizados assim que solicitado. Conforme Ribeiro (1994, p.

17) Seiri significa “separar as coisas necessárias das que são desnecessárias,

dando um destino para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente”.

Mantém-se no ambiente de trabalho somente aquilo que os indivíduos necessitarem

e usam para desempenhar suas respectivas funções.

Segundo Ballesterro-Alvarez (2001, p. 296) “O conceito chave para o Seiri é

a utilidade; no entanto, ao identificar as inutilidades, devemos estar atentos às

informações e ou documentos importantes, para não serem descartados”. A

organização é imprescindível nesta etapa, para que nada seja desperdiçado, e que

cada material tenha o destino correto. Abaixo apresentando o conceito, atitudes, e

valores do senso de utilização.

37

SEIRI

Resumo Colocar em ordem o que está desarrumado

Significado Utilização – é saber usar sem desperdiçar

Atitudes resultantes

- Redução de consumo; - Manutenção dos recursos úteis em condições adequadas; - Reutilização dos recursos desnecessários; - Disponibilização dos recursos desnecessários; - Compartilhamento dos recursos; - Descarte adequado dos recursos inúteis;

Valores resgatados

- Carinho com os recursos úteis; - Perda de apego com as coisas materiais - Melhor conhecimento do próximo, pelo ato de compartilhar.

Quadro 01 – Significado do Seiri Fonte: Adaptado de Ribeiro (2006)

A prática desse senso estimulará não só a capacidade identificar e perceber

a dimensão útil dos materiais pertencentes ao ambiente, mas também permitirá a

ampliação da percepção quanto à dimensão útil dos procedimentos e atitudes

adotados no dia-a-dia organizacional.

2.6.2.2 Senso de ordenação (SEITON)

O senso de Ordenação consiste em arrumar aquilo que se utiliza. Após a

prática do Seiri é necessário organizar e ordenar aquilo que ficou no ambiente de

trabalho. Para Ribeiro (1994, p. 71) o seiton “é uma atividade de estudo do 'layout'

adequado para o ambiente e os objetos”. Garantindo um ambiente mais agradável e,

consequentemente, mais produtivo.

Após o descarte dos materiais desnecessários, é preciso ordenar os

necessários, possibilitando a facilidade do acesso a estes materiais, reduzindo o

tempo e o desgaste físico de quem os procura. O senso de ordenação possibilitará

aos envolvidos, determinar o melhor local para guardar, materiais e objetos de forma

que possam ser localizados facilmente e rapidamente quando necessitados.

38

Araújo (1997, p. 105) descreve que:

“O seiton é uma importante ferramenta em prol da qualidade e da

produtividade. Trata-se de arrumar os materiais de acordo com seu grau de

uso, deixando os mais utilizados á mão. Ou seja, resume-se em determinar

o local onde qualquer coisa seja encontrada com muita facilidade”.

O quadro abaixo apresenta conceito, atitudes e valores resgatados do senso

de ordenação, possibilitando um melhor entendimento do senso SEITON.

SEITON

Resumo Colocar em ordem o que está

desarrumado;

Significado Ordenação – facilitar o acesso e a

reposição


- planejar locais adequados para guardar

os recursos otimizando espaço e tempo;

- desenvolver visão espacial ( planejar

espaço para materiais e objetos;

Valores resgatados

- desenvolvimento da capacidade de

planejamento;

- preocupação com a segurança, o

conforto e a eficiência.

Quadro 02 – Significado do SEITON Fonte: Adptado de Ribeiro (2006)

Uma pronta localização dos objetos e materiais quando necessário e a

classificação e codificação são imprescindíveis em qualquer ambiente seja ele de

trabalho e ou sua própria casa, isso só será alcançado com o total entendimento do

senso de ordenação e a boa execução.

2.6.2.3 Senso de limpeza (SEISO)

Sujeira é sinal de serviço mal executado. O senso de limpeza diz respeito à

manutenção de tudo o que é de responsabilidade de algum executante. Visa evitar o

desperdício de materiais, a quebra de equipamento e de todo tipo de sujeira que

possa prejudicar o bom funcionamento do trabalho. Embora o significado óbvio da

palavra limpeza, seja eliminar qualquer tipo de sujeira, ela é de fundamental

39

importância, para a tecnologia, fazendo com que cada usuário conheça os

procedimentos de limpeza necessária de seus equipamentos, além de manter o

ambiente limpo e saudável para se trabalhar a limpeza garante uma vida útil mais

longa aos equipamentos.

Para Oliveira (1997, p. 36):

“Devemos executar durante o Senso de Limpeza a rigorosa

inspeção dos locais, objetos, equipamentos e ferramentas, de forma que

possamos detectar antecipadamente futuros problemas que podem ser

resolvidos antes de causar transtornos e até acidentes envolvendo

pessoas”.

Fazendo uso do quadro de Ribeiro (2006), onde apresenta conceito, atitudes

e valores resgatados do senso de limpeza:

SEISO

Resumo Tornar limpo, livrar de limpezas, purificar

ambiente.

Significado Limpeza – é saber usar sem sujar,

atacando as fontes de sujeira.


- evitar sujar desnecessariamente;

- inspeções no momento da limpeza com

zelo pelos recursos e instalações;

- atacar fontes de sujeira;

Valores resgatados

- Preocupações com o meio ambiente,

simplicidade e humildade;

- percepção crítica e perceptiva.

Quadro 03 – Significado do SEISO Fonte: Adaptado de Ribeiro(2006)

A importância do senso de limpeza para o local de trabalho ultrapassa o

conceito de simplesmente manter um local limpo, propiciando a purificação do

ambiente, prevenindo a poluição em suas diversas formas, evitando acúmulo de

poeiras, proliferação de insetos, proporcionando uma maior vida útil aos

equipamentos e principalmente à saúde das pessoas que ali trabalham. O senso de

limpeza deve se tornar um hábito, hábito este que trará a empresa uma melhor

40

imagem interna e externa e, para que isso acontece é imprescindível deixar de

realizar uma constante manutenção, por meio do senso de padronização.

2.6.2.4 Senso de padronização (SEIKETSU)

O senso padronização tem por intuito manter as condições de trabalho, de

ordem física e mental, favorável para a saúde dos trabalhadores. A manutenção das

ordens conquistadas nos três sensos iniciais e a extensão de tais ações aos próprios

funcionários forma o senso de asseio como também é conhecido, nesta etapa, a

preocupação é a higiene e a saúde do trabalhador, ou seja, eliminando tudo que

possa prejudicar o trabalhador mantendo o que já se aprendeu nos sensos

anteriores e principalmente não deixando retroceder os hábitos adquiridos. Isto é

executado através da padronização dos hábitos. De acordo com Oliveira (1997),

este senso cria uma harmonia ambiental que se estabelece com a prática e

vigilância permanente da arrumação, ordenação e limpeza de tudo e todos,

mantendo e melhorando permanentemente as condições físicas e de usos de

materiais e equipamentos, padrões de operação e segurança das atividades do dia-

a-dia e principalmente cuidado com a saúde física e mental.

A seguir quadro simplificando os significados do senso de Arrumação.

SEIKETSU

Resumo Limpo, pureza, padrões e arrumação.

Significado

Saúde – A procura por um padrão que

mantenha os três primeiros sensos no

dia-a-dia, além de cuidar da saúde

corporal e mental.

Atitudes resultantes - melhorar educação alimentar

- investir em todas as dimensões, na

busca da felicidade (Corpo,

espiritualidade, família, trabalho,

sociabilidade e conhecimento);

- evitar dependência química;

Valores resgatados - Amor,felicidade, valor pela vida.

Quadro 04 – Significado do SEIKETSU Fonte: Adaptado de Ribeiro (2006)

41

No Seiketsu, observa-se que por meio de ações de parceria, um estímulo à

percepção da importância da saúde física, mental e emocional mantendo o corpo e

mente em harmonia, para gerar um clima de trabalho e melhorar a qualidade de vida

dos indivíduos visando sempre à motivação. E para manter este ciclo em harmonia é

necessário da interação de todos os sensos e o comprometimento e disciplina de

todos os envolvidos.

2.6.2.5 Senso da disciplina (SHITSUKE)

O último senso finaliza o ciclo dos 5Ss, procurando corrigir o comportamento

inadequado das pessoas que ainda não estão autodisciplinadas com os hábitos dos

sensos. Nesta fase todos na organização devem seguir e comprometer-se com as

normas, padrões técnicos, éticos e morais e os procedimentos formais e informais,

incorporando assim o 5S como um modo de vida pessoal e profissional. Para

Bertaglia (2009) tudo isto que se faz envolvendo as pessoas executando os sensos

a todo o momento, faz com que elas compreendem e reconhecem as melhorias que

o programa cria nelas mesmas.

No quadro abaixo adaptado de Ribeiro (2006), o significado do senso de

disciplina.

SHITSUKE

Resumo Respeito – obediência

Significado Disciplina – é cumprir rigorosamente o

que é estabelecido.


- aprender a conviver;

- respeitar regras, normas e leis;

- desenvolver espírito de equipe;

Valores resgatados

- cooperação;

- respeito;

- responsabilidade.

Quadro 05 – Significado do Shitsuke Fonte: Adaptado de Ribeiro (2006)

42

O senso de disciplina por ser o último é muito importante para a

continuidade do programa. Para garantir o sucesso é preciso treinamento contínuo

rumo à melhoria, comprometimento por parte de todos, constante auto-análise e

busca de aperfeiçoamento, iniciativa de identificar e resolver os problemas e tudo

isso com uma dose de incentivos e recompensas pelo trabalho realizado com

sucesso.

2.6.3 Objetivos dos cinco sensos

Implantando os cinco sensos o principal objetivo a ser almejado é o bem

estar dos envolvidos, com um alto nível de qualidade de pessoal e ambiental. Com o

intuito da busca pela qualidade de vida total, englobando produtos, serviços e

principalmente os que desenvolvem tudo isso, as pessoas.

Para Oliveira (1997, p. 15)

A praticados sensos visa, sobretudo, à qualidade de nossas de

vidas, harmonizando os recursos ambientais disponíveis na Natureza e ao

nosso redor com as diversas atividades que desenvolvemos no dia-a-dia

nos ambientes que frequentamos: familiar, profissional, social etc.

Assim como a qualidade, a segurança e melhoria da produtividade também

fazem parte dos objetivos dos cinco sensos, prever acidentes é impossível, mas

evita-los é previsto, mantendo o ambiente organizado com tudo no seu devido lugar

tarefa essa facilmente de ser executada no senso de arrumação e organização,

buscando assim a prevenção de acidentes, que em algumas vezes pode ser graves.

De acordo com Oliveira (1997, p. 15) Nos ambientes arrumados, ordenados e limpos

a quantidade de horas perdidas com acidentes reduz-se cada vez mais, diminuindo

também o sofrimento das pessoas envolvidas nos acidentes.

No que diz respeito ao desperdício é preciso o envolvimento de todos dentro

da instituição, todos devem querer e fazer bem feito, saber usar os recursos de

forma ordenada e consciente e para isso, é preciso que o treinamento seja

constante para promover desenvolvimento das pessoas assim, pessoas qualificadas

produzem melhor aumentando os índices de produtividade e consequentemente os

lucros. Para Oliveira (1997, p, 17) O programa dos 5 sensos é também denominado

de Programa de combate ao Desperdício, à medida que utilizarmos melhor e mais

racionalmente os recursos disponíveis e matérias primas.

43

Então o programa cinco sensos reeduca os envolvidos, ensinando como

fazer as coisas, de como utilizar os recursos e faz com que os envolvidos reflitam do

que cada um pode e precisa fazer para conseguir o sucesso desejado com a

implantação deste programa.

2.6.4 Benefícios dos cinco sensos

A implantação do programa cinco sensos quando devidamente

compreendidos e praticados podem alcançar alguns benefícios, abaixo serão

apresentados de forma individual cada senso.

1. A prática do senso de utilização resultará em: liberação de espaço e

melhor organização, racionalização do uso de materiais e de equipamentos, melhor

aproveitamento dos espaços, eliminando armários, estantes, papéis, ferramentas e

outros itens em excesso, diminuição de custos, redução do desperdício e

consequentemente um local de trabalho mais saudável e apresentável.

Abaixo figura que apresenta ações para a aplicação do seiri.

Figura 02 - Senso de utilização Fonte: Site Planare Gestão de Equipes.

Senso de Utilização

Úteis

É usado toda hora?

É usado todo?

É usado eventualmente?

Inúteis

Lixo ( sucata)

Repassar

Vender

44

2. O senso de organização permite alocar os recursos de forma sistêmica,

estabelecendo uma forma de comunicação visual de acesso rápido. A partir dos

recursos úteis identificados no senso anterior, a tarefa do senso de organização é

priorizar cada recurso. Abaixo figura demonstrando esta priorização.

Figura 03 - Senso de Organização Fonte: Site Planare Gestão de Equipes.

3. Senso de limpeza é orientado para o dever de os envolvidos cuidarem dos

recursos disponíveis de forma que eles estejam sempre em boas condições de uso.

A figura abaixo mostra os benefícios que o seiso tem como resultados:

Figura 04 - Senso de Limpeza Fonte: Elaborado pelo acadêmico

Úteis

É usado toda hora?

Colocar no local de trabalho

É usado todo dia? Colocar próximo

ao local de trabalho

É usado eventualmente?

Colocarem local adequado

(almoxarifado)

Senso de Utilização

Senso de Limpeza

Sentimento de bem estar nos empregados

Sentimento de exelência transmitido

aos clientes

Melhor disposição para o trabalho

Melhor apresentação dos produtos e

serviços

45

Senso de Padronização

Garantia da melhoria na qualidade de vida no trabalho

Elavação do nível de satisfação e motivação do pessoal com o

trabalho

A possibilidade de transformação da energia física e mental em bens

e serviços

Redução de gastos com doenças e acidentes e reflexos positivos nos

hábitos de higiene pessoal.

4. Na etapa do senso de Saúde ou Padronização os envolvidos já

reconhecem a importância dos sensos anteriores. Isso significa que existe a

preocupação com a manutenção, seja ela físicas ou mentais, de trabalhos favoráveis

à saúde. Na figura abaixo algumas ações para à prática deste senso que podem ser

alcançadas.

Figura 05 - Senso de Padronização Fonte: Elaborado pelo acadêmico.

5. E por fim o último dos sensos o senso de disciplina, é quando as

pessoas não necessitam mais de supervisão para fazer as coisas certas, os

envolvidos são autodisciplinados, fazendo as coisas como devem ser feitas mesmo

que ninguém veja, significando que as pessoas se auto-desenvolveram e

consolidaram as melhorias alcançadas com a prática dos “4Ss” anteriores. Portanto

Oliveira, diz:

“O senso de Autodisciplina significa que os Sensos de Arrumação,

Ordenação e Asseio estão sendo bem praticados e que conseguimos

elevados padrões éticos e morais, refletindo mudanças comportamentais

positivas”. (OLIVEIRA. 1997, p. 39).

Abaixo quadro demonstrando os possíveis benefícios do alcançados pelo

senso de disciplina:

46

Senso de Disciplina

Autos níveis dequalidade pessoal e ambiental

Manifestação espontânea de criatividade no grupo

ao realizar suas atividades

Diminuição do desperdíco e conservação de energia

física e mental

Melhoria do Clima Organizacional e

satisfação coletiva

Figura 06 – Senso de Disciplina Fonte: Elaborado pelo acadêmico

2.7 5W2H

Na implantação de programas de qualidade é muito importante a elaboração

de um plano de ação, para estabelecer metas quanto às necessidades da empresa.

É formulado pelo estagiário o plano de ação usando o modelo de análise 5W2H. De

acordo com Ribeiro (2006), o 5W2H sigla originária das palavras em inglês,

formando um questionário com sete perguntas possibilitando detalhar as ações, para

assim servirem de base nas ações a serem tomadas. What? (O que?), o que deve

ser feito, melhorado ou arrumado. Who? (Quem?), quem será o responsável pela

tarefa a ser executada. When? (Quando?), refere-se ao prazo, quando deve ser

feito, quando aconteceu. Where? (Onde?), onde deve ser feito, onde a ação deve

ser tomada. Why? (Por quê?), por que acontecer, por que isso deve ser feito, é onde

justificado o porquê de determinada mudança. Assim completam-se os

questionamentos dos cinco W’s. Os dois H’s, são representados pelos seguintes

questionamentos: o How? (Como?) que significa procedimentos, ou seja, como deve

ser feito, e o How Much? (Quanto Custa?), significando o quanto ações irão custar.

Segundo Slack (1997) com estes questionamentos identifica-se possíveis

respostas para determinados problemas. Já na visão de Oliveira (2001, p. 114),

“permite o desenvolvimento de um nível de análise que viabiliza a identificação das

diferentes formas dos fenômenos, sua ordenação e classificação”.

47

Através de um modelo como este, facilita a tomada de decisões num devido

plano de ação, fazendo com que todas as tarefas a serem executadas sejam

planejadas de forma cuidadosa e objetiva, garantindo uma implantação mais

organizada.

2.8 Diagnóstico ou Análise Administrativa

A análise administrativa é de fundamental importância para diagnosticar as

causas dos problemas que ocorrem dentro da organização. De acordo com Cury

(2005) os diagnósticos situacionais é resultado de trabalhos dinâmicos e

permanentes em busca das causas dos problemas, estudando soluções integradas

para tais problemas administrativos. Envolvendo desta forma, o planejamento as

mudanças, aperfeiçoando o clima e a estrutura organizacional, também os

processos e os métodos de trabalho. Os envolvidos em processos de mudanças nas

organizações precisam saber e entender porque e onde a empresa almeja chegar

com tais modificações.

Para Cury (2005) o diagnóstico situacional das causas, que consiste em

identificar o clima, estrutura, os métodos e processos da organização, através do

levantamento de dados e crítica respectiva, juntamente com, intervenção planejada,

que envolve o estudo para a solução dos problemas detectados, planejar as

mudanças, implementar e controlar os resultados são os pontos fundamentais da

análise administrativa.

Para Oliveira (1998, p.107) “para a completa avaliação da estrutura

organizacional, podem-se desenvolver as seguintes etapas”.

Etapa I – Levantamento

- Identificação dos problemas evidenciados pelos usuários; e

- Entrevista com os elementos-chave da empresa (com ou sem

questionário). Pode-se considerar como ideal a utilização de um roteiro estruturado

de entrevista.

Etapa II – Análise

- Analisar os dados levantados anteriormente;

- Interligar os dados levantados, verificando sua veracidade e considerando

os vários subsistemas da empresa;

- Estabelecer padrões e critérios de avaliação;

48

- Identificar os efeitos de cada um dos dados levantados na situação atual da

estrutura organizacional da empresa.

Etapa II

- Estabelecer a situação dos quatro componentes da estrutura

organizacional na empresa;

- Verificar o envolvimento de cada um dos quatro condicionantes sobre a

estrutura organizacional;

- Verificar o nível de abrangência da abordagem da estrutura organizacional,

quer seja em nível de empresa, em nível de unidade estratégia de negócio ou em

nível de corporação.

Para um processo de mudança que vise uma gestão organizacional mais

adequada, é necessário seguir as seguintes etapas: definir o objeto de estudo,

promover a pesquisa preliminar, planejamento de ação, execução, identificação dos

principais problemas e necessidades, formular e escolher as alternativas de plano de

ação, mudar acompanhar e reavaliar.

Para a realização de uma análise administrativa de sucesso, é importante

que o profissional seja capacitado, e também outros pontos que de acordo com o

autor Cury (2005) é o apoio da administração estratégica, uma equipe voltada para o

resultado global integrando as necessidades individuais e organizacionais e a

consideração da organização como um sistema aberto, são pontos fundamentais

para que se tenha êxito no diagnóstico e na implementação planejada.

49

3 METODOLOGIA

Este capítulo tem como objetivo apresentar a metodologia utilizada para a

realização deste trabalho, e como foram levantados os dados para avaliar a possível

implantação do programa cinco sensos na empresa Cassol Pré Fabricados.

O método de pesquisa utilizado no presente trabalho foi o estudo de caso.

Isto porque, de acordo com Roesch (1999), o estudo de caso representa uma

investigação empírica e compreende um método abrangente, com a lógica do

planejamento, da coleta e da análise de dados. Pode incluir tanto estudos de caso

único quanto de múltiplos, assim como abordagens quantitativas e qualitativas de

pesquisa.

3.1 Delineamento da pesquisa

O delineamento da pesquisa consiste em especificar o plano ou estratégia

que será utilizada para o trabalho. Especificam-se as amostras os subgrupos a

serem pesquisadas, quais comparações serão feitas, definição ou não de grupos de

controle, quais variáveis serão mensuradas, quando e quais intervalos e como será

relacionadas estas medidas.

A pesquisa discorrerá no campo quantitativo, pois se utilizará de tabelas e

gráficos para compreender as opiniões e informações coletadas na pesquisa e

transformando-as em números, posteriormente analisam-se os dados e apura-os

estatisticamente. Esclarece Fonseca (2002), que os resultados da pesquisa

quantitativa podem ser quantificados, é objetiva e influenciada pelo positivismo,

considerando que a realidade só pode ser compreendida com base na análise de

dados recolhidos com o auxílio de instrumentos padronizados e neutros.

Exploratória porque passou pela etapa de escolha do tópico de investigação,

de delimitação do problema, de definição do objeto e dos objetivos, de construção

do marco teórico conceitual e dos instrumentos de coleta de dados (MINAYO, 1996).

3.2 População da pesquisa

A população a cerca deste trabalho são 07 funcionários da empresa Cassol

Pré Fabricados Ltda especificamente do setor do almoxarifado de obras. É um grupo

de interesse que se deseja descrever ou do qual se deseja tirar conclusões. O intuito

50

do pesquisador após a implantação do programa no setor do almoxarifado de obras

é que este projeto se estenda a todas as unidades da empresa. Conforme Roesch

(1999, p. 138) “Uma população é um grupo de pessoas ou empresas que interessa

entrevistar para propósito específico de um estudo”.

A escolha do setor e seus 07 funcionários se deu pelo fato de ser um setor

de fácil acesso por parte do acadêmico, sendo assim facilitava a pesquisa na busca

por informações, também porque é um setor pequeno proporcionando

hipoteticamente uma implantação fácil de controlar. Outro fator importante, como o

setor é pequeno, é que os resultados obtidos na implantação de um modelo de

qualidade serão apresentados como material de convencimento aos diretores.

3.3 Instrumentos de coleta de dados

O instrumento escolhido para a coleta dos dados primários foi o questionário

estruturado pelo acadêmico e orientador (apêndice I e II), com perguntas claras e

objetivas, que busca obter informações para nortear a análise de resistência à

mudança e de implantação do programa Cinco Sensos. De acordo com Roesch

(1999, p. 142), “o questionário é o instrumento mais utilizado em pesquisa

quantitativa, principalmente em pesquisas de grande escala”.

Os questionários utilizados na pesquisa são compostos por perguntas

fechadas e opções de respostas com escalas nominadas que foram marcadas

simplesmente com um x em cada resposta escolhida, tornando assim a pesquisa de

fácil preenchimento para os respondentes.

Para Mattar (1996, p. 210), “as escalas indiretas combinam um conjunto de

respostas dos entrevistados em relação ao objeto em questão, para determinar qual

a sua posição na escala de atitude desenvolvida”.

3.4 Análise de dados

O tratamento dos dados se deu por meio de análise de conteúdo, tendo em

vista desvelar-se de uma abordagem quantitativa. Comenta Roesch (1999) que a

análise quantitativa ocupa-se em calcular médias, computar percentagens, examinar

os dados verificando significância estatística, pode-se calcular correlações. Estas

análises buscam extrair sentido dos dados, testando hipóteses, comparando os

51

resultados para vários subgrupos. Desta forma ocorreu-se a coleta de dados com o

intuito de facilitar a interpretação dos resultados.

52

4 DESENVOLVIMENTO DA PESQUISA

Este capítulo apresenta o resultado da pesquisa realizada na empresa

Cassol Pré Fabricados Ltda, para a proposta de implantação do programa cinco

sensos.

4.1 Caracterização da empresa

Este item discorrerá um breve histórico da empresa, a missão, a visão,

objetivos, organograma, estrutura de funcionários, seus principais serviços, clientes

e concorrentes.

4.1.1 Histórico da empresa

Em 1958 foi criada a madeireira Cassol, fundada por Ernesto Cassol e filhos.

Com sede no município de São José - SC, a empresa começou sua atuação com

extração, beneficiamento e comercialização de madeira. Com consciência ecológica

e preocupação com o meio ambiente, a empresa desenvolve de forma paralela, um

grande projeto de reflorestamento e beneficiamento de madeira. Em 1961, inicia-se

a fabricação de esquadrias e comércio de madeiras em geral.

Figura 07 - Madeireira Cassol Fonte: Arquivos Cassol

53

A partir de 1963, a Cassol dá início a um programa de exportações e em

1965 atinge os mercados da Argentina e Europa, adquire uma área de 120 mil m²

em Florianópolis e instala uma unidade industrial na capital catarinense.

A expansão das atividades da empresa indicava cada vez mais a

necessidade de conquistar novas oportunidades de negócios, e em 1967 a empresa

decide apostar no ramo de materiais de construção, nas cidades de São Jose e

Florianópolis (SC) e iniciou a construção de um depósito e loja para a distribuição de

madeira e material de construção. Com o milagre econômico, os investimentos não

param, e em 1975 é fundada a Kobrasol Empreendimentos Residenciais, decisiva

na realização das metas e objetivos traçados pelo grupo. Após o conhecimento de

novas tecnologias no exterior, em 1976, a Cassol ingressa no ramo de pré-fabricado,

inaugurando sua primeira fábrica em São José (SC).

Figura 08 - Unidade de Santa Catarina Fonte: Arquivos Cassol

Visto que o pré-fabricado atingiu excelentes resultados, sucessivamente a

Cassol Pré- Fabricados inaugurou em 1991 a fábrica de Curitiba (PR) que hoje é a

54

matriz do grupo, em 1995 a fábrica de Porto Alegre (RS), no ano de 2001 a fábrica

do Rio de Janeiro e em 2008 a fábrica de São Paulo (SP).

Figura 09 - Unidade Paraná Fonte: Arquivos Cassol

Figura 10 - Unidade Rio Grande do Sul Fonte: Arquivos Cassol

55

Figura 11 - Unidade Rio de Janeiro Fonte: Arquivos Cassol

Figura 12 - Unidade São Paulo Fonte: Arquivos Cassol

56

Figura 13 - Nova Unidade Santa Catarina Fonte: Arquivos Cassol

De pioneira na região Sul, a Cassol se transformou no maior complexo

industrial de pré-fabricados da América Latina. Possuindo aproximadamente 120 mil

m² de área coberta nas fábricas do Paraná, Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Rio

de Janeiro e São Paulo e capacidade de produção superior a 20 mil metros cúbicos

por mês, o equivalente a 2.000 carretas. Com foco na verticalização a Cassol reforça

sua posição de líder no segmento e garante a satisfação de mais de 4.000 clientes

atendidos no Brasil e exterior.

Com desempenho favorecido por localizações privilegiadas e logísticas

impecáveis, utilizando equipamentos importados de última geração e com frotas e

maquinários próprios, a Cassol conta com um setor de metalurgia responsável pela

produção e manutenção de máquinas, moldes e equipamentos para transporte e

montagem.

Parcerias com universidades e centros de pesquisas garantem um

intercâmbio de conhecimentos e ampliam as tecnologias aplicadas pela empresa. A

Cassol Pré Fabricados faz parte do Grupo Cassol com cerca de 3,6 mil funcionários

diretos, hoje o Grupo atua em quatro ramos da atividade econômica: comércio de

57

materiais de construção e decoração; industrialização e montagem de pré-fabricados

de concreto; imobiliário na construção e comercialização de imóveis, além de

reflorestamento.

Figura 14 - Logotipos Grupo Cassol Fonte: Arquivos Cassol

Figura acima mostra os logos das empresas que compõem o grupo Cassol,

onde, Cassol reflorestamento situada na serra catarinense, Kobrasol construindo

empreendimentos de alto padrão em todo o sul do país, Cassol Centerlar o home

center mais completo do sul do país com lojas no Paraná, Santa Catarina e Rio

Grande do Sul e por fim, Cassol Pré Fabricados empresa do ramo da construção

civil pré moldada.

4.1.2 Missão, visão, princípios e valores

Para Oliveira (2005) missão é o motivo central do planejamento estratégico,

demonstra onde as empresas querem chegar, representa um cenário ou horizonte

desejado. Assim a Cassol tem como missão, “Criar, industrializar e construir com

solidez e resultado, satisfazendo o cliente”.

De acordo com Chiavenato (2005), diz que a estratégia organizacional deve

estar alinhada com a visão e objetivos principais da empresa. Desta forma torna-se

58

indispensável o conhecimento da visão para a elaboração das estratégias. A Cassol

tem com visão “Ser líder no mercado em que atua e contribuir para o avanço da

sociedade de maneira sustentável”. E tem como princípios e valores:

Foco no Cliente.

Fazemos a diferença oferecendo as melhores soluções para garantir a satisfação

das necessidades de nossos clientes.

Relacionamento.

Valorizamos os relacionamentos sólidos e duradouros, de forma positiva e produtiva,

em busca de resultados comuns.

Ética e Compromisso.

Fazemos do comportamento ético uma regra. Nossas normas, diretrizes e atitudes

são norteadas por princípios de transparência, honestidade, respeito à sociedade,

responsabilidade e sustentabilidade.

Trabalho, Simplicidade e Humildade.

Acreditamos na força das pequenas atitudes e respeitamos todas as formas de

pensar.

Empreendedorismo e inovação.

Construímos nosso futuro criando tendências de mercado e inovando em conceitos

de construção.

Solidez e Resultados.

Incentivamos a geração de valor como forma de garantir o crescimento sustentável

da organização.

Nossa gente.

Nossa essência, acreditamos e valorizamos as pessoas, pois elas que fazem a

grande diferença.

4.1.3 Estrutura organizacional

Apresenta-se a seguir o organograma da unidade Cassol Pré Fabricados de

Santa Catarina, unidade esta que será proposto a implantação do programa cinco

sensos. Como se pode observar a figura abaixo representa a estrutura

organizacional da unidade fabril de Santa Catarina, situada as margens da BR 101

Florianópolis.

59

Figura 15 - Estrutura Organizacional Fonte: Arquivos Cassol

Conforme apresentado na estrutura organizacional, o setor em destaque

formando o departamento de gestão integrada é a área que será sugerida a

implantação do programa cinco sensos.

O departamento de gestão integrada é o setor responsável por interligar a

indústria às obras, gerando um relatório de situação de produção, onde é

especificada a programação da produção.

Gerência

Unidade

Santa

catrina Assistente

Engenharia

Comercial Financeiro

Orçamento

Obra

Recursos

Humanos

Coordenação

Produção Coordenação

Obras

Suprimentos

Técnicos

Administrativo Compras

Financeiro

Obra

Supervisor

de Obras

Qualidade e

Segurança

Almoxarifado

de obra

Estagiário

Encarregados

de obras

Montadores e

Operadores

Auxiliares de

montagem

PCP

60

Figura 16 - Situação de Pedido Fonte: Sistema interno Cassol

Como pode-se identificar na figura acima, mostra um gráfico da situação de

produção de obras, onde identifica-se o estágio exato que se encontra cada peça.

4.1.4 Clientes

A Cassol Pré-fabricados possui uma equipe técnica especializada que

oferece as melhores soluções aos clientes, bem como o acompanhamento integral à

montagem das estruturas. Além do corpo técnico próprio, mantém parcerias com os

melhores escritórios de engenharia, cálculo e arquitetura do país para dar o suporte

necessário a qualquer tipo de projeto de acordo com as necessidades dos clientes.

61

Figura 17 - Laboratório de Pesquisas Fonte: Arquivos Cassol

Com instalações amplas e modernas estruturas, a Cassol mantém um

sistema integrado de abastecimento com laboratórios computadorizados para

análise do desempenho de peças em escala real. A Cassol vem participando

ativamente do programa de qualidade específico para o setor, “Selo de Excelência

Abcic”, desde o seu desenvolvimento à manutenção da certificação de suas fábricas.

Em Araucária – PR mantém um laboratório central, que além de dar suporte aos

laboratórios das outras unidades, atua em Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) de

forma integrada com os processos de produção e projetos, assim garantindo a

qualidade das estruturas pré-moldadas para quem adquire os produtos.

62

Figura 18 - Mapa Demográfico de Atendimento Fonte: Arquivos Cassol

O sistema construtivo permite agilidade na execução da estrutura. Todos os

procedimentos da Cassol Pré-fabricados, desde a industrialização até a entrega

efetiva da obra, fazem parte de um departamento de gestão integrada. Com uma

logística privilegiada e grande capacidade produtiva, a Cassol garante o

cumprimento do cronograma de obra, assim a Cassol consegui atender com muita

agilidade seus clientes seguindo rigorosamente os cronogramas das obras. A seguir

figura com alguns dos mais de 4.000 clientes atendidos em mais de 50 anos de

atuação.

63

Figura 19 - Clientes atendidos Fonte: Arquivos Cassol

É com as premissas citadas anteriormente que a Cassol Pré Fabricados

busca atender as necessidades de seus clientes, oferecendo diversas soluções em

produtos pré-moldados sempre buscando agilidade nos processos construtivos de

grandes obras.

64

4.2 Resultados da Pesquisa

Neste capítulo são apresentados todos os passos de implantação do

programa cinco sensos na empresa Cassol Pré Fabricados Ltda.

4.2.1 Etapas e benefícios do programa

As cinco principais etapas do programa dos sensos têm diferentes

denominações. As denominações são diversas, porém todas as denominações

buscam ao máximo não fugir do real significado originado do Japão.

Assim como as denominações os benefícios e as vantagens também são

diversos e para facilitar o entendimento abaixo o quadro apresentará as definições

das terminologias adotadas para cada senso e seus principais benefícios e

vantagens.

Sensos Terminologias encontradas

Terminologias adotadas

Benefícios Vantagens

Seiri - Eliminação - Descarte - Utilidade

Utilidade Liberar espaços.

Disponíveis apenas

documentos e ferramentas

úteis.

Seiton - Arrumação - Organização - Ordenação

Ordenação Melhor

aproveitamento do tempo.

Facilidade de acesso ao que se necessita.

Seiso - Inspeção - Limpeza - Zelo

Limpeza

Reduz extravio de documentos, ferramentas e

quebra de máquinas.

Possibilita um ambiente de

trabalho limpo.

Seiketsu

- Asseio - Higiene - Saúde - Padronização

Padronização Aprimoramento

constante de procedimentos.

Melhora o entendimento

de todos referente aos processos.

Shitsuke

- Autodisciplina - Supervisão independente - Autocontrole

Disciplina Mantém o

ambiente limpo e organizado.

Melhoria contínua.

Quadro 06 – Aspectos dos cinco sensos Fonte: Elaborado pelo acadêmico

No quadro acima se identifica as etapas do programa cinco sensos, sua

aplicação inicia-se pelos três primeiros sensos entendida como 1ª fase e os dois

65

últimos sensos os quais contemplam a 2ª fase, esta implantação objetiva a melhoria

do ambiente de trabalho e consequentemente das pessoas envolvidas ao processo.

4.2.2 Necessidades da empresa

Utilizando os instrumentos de coleta para esta pesquisa pôde-se avaliar a

situação do setor e suas necessidades. A pesquisa foi realizada com os funcionários

do setor do almoxarifado de obras, fez-se o uso de um questionário “Apêndice I”

com questões simples de fácil entendimento, avaliando assim, o nível de resistência

à mudança dos colaboradores. Para o programa cinco sensos fez-se necessário a

aplicação do questionário “Apêndice II” com questões voltadas a avaliar o perfil dos

colaboradores em relação ao 5S. Os questionários foram aplicados com sete

funcionários do setor do almoxarifado de obras, setor que servirá de teste. Com os

resultados obtidos será analisado quais medidas serão necessárias para a

elaboração do plano de ação que melhor encaixaria no perfil dos colaboradores.

Gráfico 01: Resistência à mudança Fonte : Elaborado pelo acadêmico

Analisando gráfico 01, o grupo de implantação do programa pode encontrar

dificuldades, existem opiniões bem divididas, os funcionários com forte tendência a

resistirem às mudanças somam quase 40% que não seriam nada flexíveis, 38% são

38%

20%

39%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

Resistência à mudança

Não resistente

Influenciáveis

Muita resistência

66

aqueles colaboradores que não apresentam tolerâncias às mudanças, um grupo

menor com 20% dos entrevistados identificam-se como aquelas pessoas que tanto

podem resistir a qualquer tipo de mudança ou adaptar-se às mudanças.

Sobre o questionamento a respeito do conhecimento ou alguma vivencia

com programa obteve-se os seguintes dados apresentados no gráfico 02.

Gráfico 02: Questionário 5s Fonte: Elaborado pelo acadêmico

Metade do setor tem conhecimento do programa, facilitando assim ao

facilitador a implantação do programa visto que estas pessoas que já conhecem

podem auxiliar aqueles que não tiveram a oportunidade de conhecer o programa.

Gráfico 03: Questionário 5s

Fonte: Elaborado pelo acadêmico

50 50

0

10

20

30

40

50

60

Questão 1 - Você já teve algum contato ouexperiência com o programa cinco sensos?

Sim

Não

33,33

66,66

0

10

20

30

40

50

60

70

Questão 2 - Você gostaria de participar do grupo responsável por aplicar os cinco sensos?

Sim

Não

67

Conforme resultado apresentado no gráfico 03, a grande maioria não teria

interesse em participar do comitê para implantação do programa.

Gráfico 04: Questionário 5S Fonte: Elaborado pelo acadêmico

O gráfico 04 representa os materiais utilizados na rotina diária dos

colaboradores. A predominância foi para a falta dos materiais com 66% dos

colaboradores.


33

66,66

17

0

10

20

30

40

50

60

70

Questão 3 - Você tem todo o material para realizar seutrabalho?

Sim

Não, sempre falta algo

Sim, até coisas que não uso

16

33,33

50

0

10

20

30

40

50

60

Questão 4 - Devido a falta de materiais, ocorre atrasos noprocesso de seu setor?

Nunca

Na maioria das vezes

às vezes

68

No gráfico 05, 83% dos colaboradores apontaram que já ocorreu atrasos por

falta de materiais, 16% que nunca tiveram atrasos por falta de materiais.


Conforme gráfico 06, quase 67% dos colaboradores identificaram materiais

que não estão sendo usados no setor, os que não identificaram são 33% dos

entrevistados.


Conforme gráfico 07, 66% dos colaboradores acha que o seu setor podia ser

melhorado, confirmando assim que se faz necessário a implantação do programa.

66,67

33

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Questão 5 - Existem materiais ou equipamentos que não estão sendo usados,permanecem no seu setor?

Sim

Não

16,67

66,67

16,67

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Questão 6 - O seu setor é organizado?

SimPode ser MelhorNão

69


Conforme gráfico 08, a maioria dos colaboradores apontou que não há

nenhum tipo organização no setor, 33% diz ter alguns itens etiquetados. Mostrando

novamente que o programa será muito bem vindo.


Conforme gráfico 09, a pontualidade é seguida por 50% dos colaboradores

e, 16% está em atraso com horários, outros dois itens do gráfico que se destacaram

é a questão dos prazos e também com a organização do ambiente sendo que 50%

33,33

0

16,67

50

0

10

20

30

40

50

60

Questão 7 - Como estão organizadas (os) as (o)caixas, armários do seu setor?

Com etiquetas

Ordem alfabética

Etiquetada, mas materiaistrocados

Não há nenhum tipo deorganização

50

16,67 16,67

33 33,33

50 50

16,67

33,33 33,33 33

0

10

20

30

40

50

60

Horários Prazos eserviços

Armáriosorganizados

Atividadesdiárias

Apresenta-se em dia com taiscumprimentos

Pode ou deve melhorar

Está em atraso e precisa agilizar

Questão 8 - Com relação as suas atividades, identifique como está a situação das mesmas.

70

dos colaboradores apontaram que os dois itens podem ser melhorados e os 16%

identificam-se em dia com tais cumprimentos.


Conforme o gráfico 10, a maioria dos materiais ainda necessita de

identificação, considerando as informações vê-se a necessidade de implantação do

programa para organizar o setor mudando o layout proporcionando uma melhor

distribuição e melhorando o acesso aos materiais a todos os colaboradores.


50

16

33 33

50

16

50

33

16

0

33 33 33

66

50

0

10

20

30

40

50

60

70

Sempre

Nunca

Na maioriadas vezes

Questão 9 - Com relação aos materiais que você utiliza, classifique-os:

16 16 16

33

16 16

0

16

0 0

16

0 0 0

16 16 16 16 16 16

33

50 33

33 33

50

33 33 33

50

33 33

16

33 33

50 50 50 50

0

10

20

30

40

50

60 Péssimo Mal Regular Bom Ótimo

Questão 10 - Como você classificaria a limpeza no seu setor de trabalho?

71

Conforme o gráfico 11, os diversos ambientes que foram solicitados aos

colaboradores para que analisassem as condições de limpeza, mostrou resultados

bem dispersos, nota-se que os níveis de limpeza estão bons e que precisa ser

melhorado, mas não será difícil chegar ao nível ótimo com a implantação do

programa.


Conforme gráfico 12, a auto avaliação proposta nesta questão apresentou

um resultado bem disperso, mas de modo geral mostrou que os colaboradores

demonstram ser disciplinados. Uma questão em destaque é que ninguém se auto

avaliou como péssimo.

16 16 16

33

16 16

0

16

0 0 0

16 16 16 16

33

50 33

33 33

50

33 33

50

33 33

16

33 33

50

0

10

20

30

40

50

60

Péssimo

Mau

Regular

Bom

Ótimo

Questão 11 - Agora assinale conforme sua disciplina em relação aos itens abaixo que melhor representa o seu comportamento.

72

Gráfico 13: Questionário 5s Fonte: Elaborado pelo acadêmico

Conforme o gráfico 13, o grupo às vezes se ajuda mutuamente

representando 50% das respostas e 16% nunca, 16% na maioria das vezes e 16%

sempre, mostrando desta forma um setor com baixa harmonia, possibilitando a

implantação do programa, trabalhar mais com os aspectos trazendo mais qualidade

ao setor.

4.2.3 Elaboração do manual de implantação

Para a implantação do programa sugere-se um manual de implantação, a

necessidade de reforçar a cultura organizacional do setor é visível e necessária, o

início da implantação exigirá dos colaboradores participação efetiva de cada um. A

necessidade do envolvimento de todos é importantíssima, todos precisam ter

consciência de que o setor poderá adquirir mais qualidade com o programa cinco

sensos, e também será preciso conhecer o assunto e adequar-se a ele.

A base inicial do processo de implantação será o Manual, que segue ao final

deste trabalho, apêndice III, elaborado pelo estagiário.

Dessa forma o setor o setor do almoxarifado de obras estará diligenciando

seus trabalhos com mais utilidade, organização,limpeza, saúde e disciplina,

aduzindo a Cassol Pré Fabricados Ltda mais qualidade e produtividade.

16 16

50

16

0

10

20

30

40

50

60

Questão 12 - As pessoas com quem você trabalha se ajudammutuamente?

Nunca

Na maioria das vezes

Às vezes

Sempre

73

5 IMPLANTAÇÃO PARCIAL DO PROGRAMA CINCO SENSOS

Este subcapitulo apresentará uma previa de implantação do programa cinco

sensos, objetivando incentivar os gestores de como o programa poderá proporcionar

muitos benefícios para a organização.

5.1 Situação do setor antes do 5S

Observando nas fotos abaixo pode-se entender a real situação do

almoxarifado de obras da empresa Cassol Pré Fabricados, dispensando qualquer

comentário a respeito de organização de um ambiente.

Figura 20 – Almoxarifado antes do 5S Fonte: Acadêmico

Como pode-se ver, é visível a desorganização instalada no setor, bobinas de

fios largadas sem qualquer identificação, obstruindo as áreas de circulação fazendo

com que cada funcionário que apareça no setor tenha que movimentar algum

material para abrir passagem.

74


Figura acima encontra-se na mesma situação citada anteriormente,

causando uma poluição visual e espanto aos visitantes da empresa.


75

Como pode-se observar, a desorganização toma conta do ambiente, um

local sem o mínimo padrão de arrumação, note-se também que os materiais não são

acondicionados com suas devidas identificações e endereços, ou seja, do modo que

as coisas chegam no setor são jogadas no primeiro lugar vago que veem.

Devido ao ambiente mal organizado viu-se a necessidade de implantação do

Senso de Arrumação. De acordo com os resultados esperados, serão utilizadas as

informações para embasamento de convencimento dos gestores com relação aos

benefícios que podem vir a serem alcançados com a implantação do Programa

Cinco Sensos.

5.2 Reunião de sensibilização

No dia 14 de abril de 2014, foi realizada uma palestra com os funcionários

do setor do almoxarifado. O objetivo principal era familiarizar os funcionários com a

abordagem Organização, limpeza e bem-estar no ambiente de trabalho, em uma

conversa informal, sem material didático, fazendo com que todos se sentissem a

vontade para expressar suas próprias opiniões sobre o tema.

A reunião se realizou da seguinte forma:

- O palestrante apresentou-se.

- Apresentação dos colaboradores.

- Apresentação dos temas: organização,limpeza e bem-estar

- Criou-se espaço para que os funcionários sugerissem melhorias e

passassem experiências que obtiveram em outras empresas.

- Introduziu-se o tema da próxima reunião.

5.3 Reunião para apresentação do Senso de Arrumação

Essa reunião tem por objetivo apresentar aos funcionários os benefícios que

compõem o senso de organização que serão aplicados no setor do almoxarifado de

obras. Diferentemente da primeira reunião fez-se o uso de material resumido com as

seguintes informações: Resumo do senso de arrumação, significado, Atitudes

resultantes e valores resgatados, material este explicitado no conteúdo de

treinamento em anexo neste trabalho.

76

5.4 Plano de ação

Elaborou-se um plano de ação para intervir no almoxarifado com base no

senso de arrumação. No presente trabalho foi necessário 5 dias para colocar as

coisas em ordem usando todos os 07 funcionários do setor.

Pontos em destaque no plano de ação:

- Tirar tudo que não tem utilidade

- Separar materiais

- Demarcar todos os pontos que serão armazenados materiais

- identificação dos materiais e ferramentas através de ferramentas

- Identificar áreas de circulação através de pintura

Os resultados obtidos na implantação do senso de arrumação serão

relatados no capitulo seguinte.

5.5 Resultados com a implantação parcial do senso de arrumação

Após os devidos treinamentos passados aos envolvidos na implantação

parcial do programa, no dia 21 de abril de 2014, iniciou-se efetivamente aplicação do

senso de arrumação.

1º dia – Separação dos materiais

Neste primeiro iniciou-se a separação dos materiais, destinou-se um área de

8m² para descarte dos materiais sem utilidades mais 5m² a área destinada a

separação dos materiais para depois serem destinadas aos seus devidos lugares.

Horário de trabalho foi das 08:00 12:00 – 13:00 17:48 para todos os dias.

2º dia – Separação dos materiais

Como não foi possível a separação de todos os materiais no primeiro dia

utiliza-se o segundo dia para dar continuidade. Ao final do expediente do segundo

dia finalizou-se a separação dos materiais e limpeza da área.

3º dia – Pintura das áreas de circulação e materiais

Iniciaram-se as pinturas das faixas no piso, identificando assim às áreas de

circulação e áreas destinadas a armazenagem de materiais. As cores utilizadas para

demarcar as áreas foram a cor amarela para faixas e cor azul para áreas internas às

faixas amarelas.

4º dia – Reorganização dos materiais

77

A alocação dos materiais foi simples devido aos locais identificados com

pinturas e prateleiras limpas e identificadas com plaquetas, os materiais que foram

descartados tiveram seus devidos destinos, como: metais, restos de fios, cimento

vencido, caixas de cerâmica, sobras de tubos de instalação hidráulica e sanitária.

5º Confraternização dos colaboradores envolvidos com a implantação parcial

do Senso de Arrumação.

Na parte da manhã realizou-se a reunião de encerramento da organização,

parabenizando todos os envolvidos e agradecendo pela participação e

comprometimento de todos na realização dos objetivos, após a reunião foi servido

um café.

As fotos a seguir identificam-se os resultados obtidos com estes cinco dias

de comprometimentos de todos os colaboradores do setor de almoxarifado de obras.

Figura 23 – Almoxarifado depois do 5S Fonte: Acadêmico

Figura acima mostra o resultado obtido com a implantação parcial do senso

de arrumação, o resultado é visivelmente eliminando totalmente toda aquela

bagunça.

78

Figura 24 – Almoxarifado depois do 5S Fonte:Acadêmico

Figura 19 demonstra o resultado obtido em um trabalho de executado com a

colaboração de todos os envolvidos do setor do almoxarifado de obras da empresa

Cassol, mostrando que um programa de qualidade pode sim obter resultados

espetaculares quando seguidos todos os seus ensinamentos propostos.

79

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O objetivo geral deste trabalho era propor a implantação do Programa Cinco

Sensos no Setor de Obras da empresa Cassol Pré Fabricados Ltda. A colaboração

dos funcionários em responder os questionários, possibilitou verificar o nível de

resistência a mudanças no trabalho e o que de fato era de conhecimento dos

colaboradores a respeito do programa cinco sensos. Um Manual de Implantação foi

elaborado para que o grupo responsável pela implantação possa promover a

implantação futuramente no setor e quem sabe em todo o grupo Cassol.

Este estudo foi de fundamental importância para a empresa, verificou-se a

situação real do setor e quais suas deficiências, podendo identificar e aplicar

procedimentos do manual de acordo com os aspectos mais necessitados como

organização e limpeza. A implantação do Programa poderá melhorar

significativamente o ambiente físico do setor e consequentemente o organizacional

também, proporcionando:

- Agilidade para encontrar determinados materiais

- Melhor disposição física dos materiais

- Ambiente limpo e saudável

- Organização

- Identificação dos materiais e ferramentas

- Saúde mental dos colaboradores

Os benefícios que podem ser alcançados são muitos, mas o programa deve

ser entendido e compreendido por todos, para que possa assim, agregar ainda mais

a qualidade da empresa Cassol Pré Fabricados Ltda, podendo ser utilizada como

ferramenta de incentivo aos colaboradores, e por facilitar suas rotinas dentro da

empresa. Promoverá a organização nos canteiros de obras, utilização correta dos

materiais, ajudará a manter a obra limpa e agradável, diminuição de perdas de

materiais e equipamentos, cumprimento de prazos, cumprimento de procedimentos

de segurança e padronização na arrumação dos documentos.

O pesquisador considera o resultado do trabalho satisfatório, pois conseguiu

apresentar os benefícios que podem ser conquistados se a empresa optar pela

implantação do programa.

A realização da pesquisa e a analise dos dados, trouxe informações mais

claras do que se tinha como proposta no início do estudo. Em meio a muitas

80

dificuldades e mudanças no percurso do trabalho, é extremamente gratificante ver a

evolução da iniciação ao conteúdo pesquisado e agora por fim finalizado.

Acreditando na aceitação da proposta da realização de Implantação do

Programa Cinco Sensos, segue em anexo ao final deste trabalho o Manual

elaborado.

81

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83

(http://planare.com.br/blog/modelo-de-qualidade-5s-como-cultura-organizacional)

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São Paulo: Atlas, 2005.

http://planare.com.br/blog/modelo-de-qualidade-5s-como-cultura-organizacional

84

APÊNDICE I – Questionário de avaliação de resistência à mudança

Como você lida com mudanças que acontecem em seu trabalho?

Abaixo algumas declarações, apontem com um x no quadro ao lado como

vocês reagiriam se fossem atribuídas estas questões ao seu trabalho.

Itens Totalmente aceitável

Aceitável Indiferente Pouco

desagradável Muito

desagradável

1. Eu passo até 40% da minha jornada de trabalho em reuniões.

2. As responsabilidades que assumo e que me são atribuídas ultrapassam a autoridade que tenho para cumpri-las.

3. Em meu cargo, não importa o momento sempre tenho muitos emails para enviar e ligações para fazer.

4. Não é perceptível relação alguma entre meu trabalho meu desempenho o salário e benefícios adicionais.

5. Algumas vezes tenho que adiar meu trabalho para resolver emergências inesperadas.

6. A formação universitária que obtive (ou vou obter) poderá vir a se tornar obsoleta e, provavelmente, deverei voltar a estudar.

7. Desde minha admissão, a empresa ou meu setor passam por estruturação anualmente.

8. Possíveis promoções estão a minha frente, mas não vejo nenhum plano real e objetivo de carreira.

9. Tem muitas coisas que poderiam ser melhoradas na empresa, mas não tenho um momento específico ou influência direta para expor minhas ideias.

10. Constantemente são inseridas na empresa e no meu setor tecnologias novas, exigindo aprendizagem constante de minha parte.

11. Os superiores podem monitorar via sistema o que realmente está sendo executado em meu trabalho sem minha permissão

12. Deveria haver maior espírito de coleguismo, todos deveriam ajudar-se mutuamente.

13. Estou satisfeito com meu trabalho, mas poderia ser mais reconhecido pelo que faço.

14. Quando me delegam alguma responsabilidade, aproveito a oportunidade de aprender e fazer algo que não faz parte de minha rotina, executo ao máximo minha capacidade profissional.

85

APÊNDICE II – Questionário de avaliação conhecimento e reconhecimento do

programa cinco sensos

Setor: Cargo:

1) Você já teve algum contato ou experiência com o programa cinco sensos?

Sim Não

2) Você gostaria de participar do grupo responsável por aplicar os cinco

sensos? Por quê?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

____________________________________________________________.

3) Você tem todo o material para realizar seu trabalho?

Sim.

Sim, até coisas que não uso.

Não, sempre falta algo.

4) Devido a falta de materiais, ocorre atrasos no processo de seu setor?

Nunca Na maioria das vezes Às vezes Sempre

5) Existem materiais ou equipamentos que não estão sendo usados,

permanecem no seu setor?

Sim Não

6) O seu setor é organizado?

Sim.

Pode ser melhorado.

Não.

7) Como estão organizadas (os) as (o) caixas, armários do seu setor?

Com etiquetas.

Em ordem alfabética por nomes.

Alguns possuem etiquetas, mas o que tem dentro não corresponde.

Não há nenhum tipo de organização quanto a isso.

86

8) Com relação as suas atividades, identifique como está a situação das

mesmas.

1- Apresenta-se em dia com tais cumprimentos;

2- Pode ou deve melhorar;

3- Está em atraso e precisa agilizar.

Como estão suas atividades:

1 2 3

Horários

Prazos e serviços

Armários organizados

Atividades diárias

9) Com relação aos materiais que você utiliza, classifique-os:

Nunca Na maioria das vezes sempre

Estão próximos a você

Estão disponív

eis em estoque

Precisa solicitar a compra com frequência

Estão de fácil acesso

Estão identificados

No caso de lugar específico: estão disponíveis

10) Como você classificaria a limpeza no seu setor de trabalho?

1-Péssimo 2-Mal 3-Regular 4-Bom 5-Ótimo.

Como está a limpeza: 1 2 3 4 5

Pisos/Paredes

Tetos

Janelas e Portas

Prateleiras

Mesas e Cadeiras

Instrumentos e Ferramentas

Máquinas e aparelhos

Banheiros

Lixeiras

87

Corredores

Estacionamento

Lâmpadas

11) Agora assinale conforme sua disciplina em relação aos itens abaixo que

melhor representa o seu comportamento.

Itens Nunca Na maioria das vezes As vezes Sempre

Busco pratica educação, cortesia e disciplina

Colaboro com a limpeza e higiene dos ambientes

Cumpro normas e prazos estabelecidos

Respeito horários e acordos

Obedeço os regulamentos

Cumpro os planos de trabalho

Tenho vontade de aprender mais e evoluir

Busco trabalhar e promover com segurança

Guardo os materiais corretamente

Utilizo os materiais e recursos sem desperdícios

12) As pessoas com quem você trabalha se ajudam mutuamente?

Nunca Na maioria das vezes Às vezes Sempre

88

DECLARAÇÃO DE CUMPRIMENTO DE CARGA HORÁRIA

A empresa Cassol Pré Fabricados Ltda. declara, para devidos fins, que o

estagiário Fernando de Souza aluno do curso de Administração co Centro de

Educação Superior de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade do Vale do Itajaí,

cumpriu com a carga horária prevista para o período de 24/02/2014 a 24/06/2014,

seguiu o cronograma de trabalho estipulado no Projeto de Estágio e respeitou

normas internas.

Governador Celso Ramos, 09 de junho de 2014.

Thiago Basso Zin

89

Cassol Pré Fabricados Ltda.

Almoxarifado de Obras

MANUAL DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

90

1 INTRODUÇÃO

O objetivo deste manual é proporcionar a realização da implantação do

programa cinco sensos no setor do almoxarifado de obras da empresa Cassol Pré

Fabricados Ltda. È de fundamental importância que a utilização deste manual para a

realização da implantação do programa o real interesse dos respectivos

responsáveis do setor, assim como o comprometimento dos mesmos, devem

transmitir aos demais colaboradores o desejo, a conscientização da necessidade e o

envolvimento de todos nas ações necessárias.

Primeiramente deve escolher a pessoa responsável pela condução de

implantação, denominado como facilitador.

Ao iniciar o processo o facilitador deverá utilizar uma lista de verificação para

realizar o diagnóstico inicial como o anexo I, somente em caso de uma grande

alteração no perfil do setor, caso contrário permanecerá validado o diagnóstico atual.

Com os dados do diagnóstico realizado o facilitador precisa tem como dever

elaborar o cronograma de aplicação como no exemplo do cronograma do anexo II.

Definidos os prazos, reuniões, locais, folders, cartazes e registro da situação do

setor em fotos para melhor visualizar o comparativo no futuro após a implantação do

programa. Em seguida a elaboração do plano de ações a serem tomadas para a

realização da implantação do programa, descriminando exatamente como fazê-las.

1.1 Etapas de Implantação – Fase de Preparação

Algumas fases depreendem a implantação do programa cinco sensos que

estão relacionadas a seguir.

1.1.1Primeira Etapa – Comprometimento da Organização

O comprometimento do líder pelo setor que será implantado o programa, é

imprescindível para que seja alcançado o sucesso. A qualidade de uma organização

demonstra sempre a qualidade de seus líderes e a primeira comprovação dessa

qualidade se apresenta nas condições de trabalho e comportamento de seus

colaboradores.

O supervisor do setor em questão será responsável por dar todo apoio na

implantação do programa, motivando seus colegas, mostrando a importância deste

programa e tendo em mente que ele será o exemplo para os demais.

91

1º. Passo – Mensagem do Supervisor

A mensagem que deve ser transmitida sobre o programa cinco sensos,

deverá abordar sua importância, objetivos e benefícios, bem como a necessidade do

comprometimento de todos com a realização e sucesso do Programa. Também

deverá informar a necessidade de ter uma pessoa para coordenar os trabalhos,

informando ainda sobre a formação de um comitê de apoio para o acompanhamento

na implantação do programa. Nesta mesma mensagem o supervisor deve enfatizar

sobre a operação de cada um no programa e a importância na participação do

comitê. Nesta hora é sugerida uma propaganda expondo o compromisso da

organização com a qualidade.

2º. Passo – Identificação do responsável (Facilitador)

Caberá ao supervisor do setor a escolha do facilitador do programa e,

nomea-la. O facilitador precisa dominar o assunto, será ele o responsável por

transmitir toda a cultura do programa aos colaboradores. Se o facilitador é uma

pessoa de dentro da organização é preciso treina-lo, deve ser considerado um

tempo para o aprofundamento dos conhecimentos sobre a cultura do programa

cinco sensos.

3º. Passo – Sensibilização das pessoas-chave da organização

No caso de um pequeno setor como o em questão, a sensibilização pode ser

transmitida a todos os funcionários. O facilitador deverá identificar e nomear

pessoas-chave que lhe auxiliarão na implantação do programa, formando o comitê.

Concluído o comitê o facilitador convocará todos para uma reunião, cujo

objetivo é reforçar sobre a necessidade da participação de todos, destacando a

importância das pessoas-chave para a formação da estrutura de apoio.

1.1.2 Segunda Etapa – Comitê de Apoio

O comitê será responsável por auxiliar o facilitador na avaliação e

desempenho das atividades. O número de integrantes vai depender conforme o

tamanho e complexidade da organização ou setor que será realizado a implantação.

As atribuições dos participantes do comitê:

- Assimilar o conhecimento necessário sobre o assunto a partir das fontes

pertinentes;

92

- traçar em nome do supervisor do setor, estratégias e diretrizes do

programa;

- Promover o programa de forma a alcançar o sucesso de sua implantação,

levantando dados sobre o andamento do mesmo, propondo ações corretivas para

mantê-los e melhorá-los.

È de responsabilidade do comitê, preparar todo material que será necessário

durante o programa, proporcionando fluidez aos procedimentos e evitando

interrupções desnecessárias para aquisição de materiais.

1.1.3 Terceira Etapa – Registro da Situação Atual

O registro deve ser feito com duas finalidades: a primeira é para a criação de

material para a sensibilização inicial e a segunda é o registro das melhorias

alcançadas para manter a existência do programa.

Tipos de registros:

- fotos

- filmagens

- situações críticas para a organização

A implantação deve ser realizada dentro de um determinando período, caso

ocorram alterações significativas dentro da empresa, como alteração no quadro de

funcionários, ou quaisquer outros fatores é necessário a revisão das evidências.

1.1.4 Quarta Etapa – Lançamento do Programa

Convocação para uma reunião com o comitê e o supervisor do setor para

discutirem como será o lançamento do programa.

IMPORTANTE:

Duas semanas antes do lançamento, causar curiosidade nos colaboradores

sobre o programa. Cabe ao comitê ser criativo e criar cartazes aguçando a

curiosidade e todos.

Convite para a reunião.

Para o lançamento oficial do programa realiza-se um evento reunindo todos

os colaboradores, seguindo os seguintes passos:

1º Mensagem do supervisor (depoimento sobre suas expectativas do

programa e os objetivos pretendidos);

93

2º Apresentação do Programa Cinco Sensos pelo facilitador do programa

(deve informar que todos serão treinados e a data da implantação do primeiro

senso);

3º Convidar outros responsáveis por outras implantações em outras

unidades da empresa para passar mais informações do programa;

4º Café de integração.

Materiais didáticos e de apoio:

Cartazes

Sala de reunião, com os devidos equipamentos de apresentação.

Filme (sobre qualidade)

Café (contratar empresa para fazer coffee Break)

1.1.5 Quinta Etapa – Treinamento e Ação – Fase de Execução

No treinamento o facilitador fará uso do material que se encontra no

apêndice V. O objetivo do treinamento é conscientizar os colaboradores de que a

qualidade que a empresa promove pode ser melhorada ainda mais com a

implantação do programa, seus benefícios é estimular a ação dos colaboradores.

1.1.5.1 Roteiros de Implantação do Programa Cinco Sensos

A seguir os roteiros para implantação do programa cinco sensos.

1.1.5.1.1 Roteiro de Implantação do 1º Senso - Utilização

- Reunir todos os funcionários.

- Cumprimentos e agradecimentos.

- Pequena introdução:

Bom dia pessoal, quero agradecer a todos por estarem aqui, fazendo parte

de nova etapa em nossas vidas. Estaremos então iniciando as ações do programa

como todos já devem ter visto em nossos murais espalhados por toda a empresa. A

partir de hoje (DATA) até (DATA) estaremos realizando a 1º. S dos 5Ss o Senso de

Utilização.

- Introduzir o assunto do 1º. S – Senso de Utilização

Questionar o grupo:

94

O que é senso de Utilização? (Este momento é a hora em que o facilitador analisa

se os colaboradores compreenderam o conteúdo passado no treinamento).

Após, comentar e explicar:

O primeiro S é o senso de Utilização. Onde devemos separar o útil do inútil,

ou seja, será usado somente o necessário e útil. Materiais inúteis para alguns

podem ser úteis para outros.

Devemos evitar os excessos, desperdícios e qualquer utilização incorreta de

todos os materiais, equipamentos e outros recursos.

Atentar para manter o local de trabalho organizado, deixando somente

objetos, materiais e outros recursos que nos sejam necessários.

Os materiais serão classificados da seguinte forma:

Usáveis: são aqueles materiais que estão em condições de uso;

Recuperáveis: São os materiais que necessitam de conserto;

Não usáveis: São aqueles materiais sem condições de uso, que são

sucatas. Para facilitar os descartes fazer uso da tabela no anexo III.

Enfatizar os resultados esperados:

- Liberação de espaços

- Reaproveitamento dos recursos

- Redução dos custos

- Melhorar o visual

- Redução de burocracia.

Como faremos:

- A participação de todos é imprescindível;

- Todos sabem o que é útil e não útil para si mesmo, na quantidade certa ou

não.

- Área de descarte, é para onde levaremos todos os materiais identificados

como inúteis. Ficará sob a responsabilidade do (Fulano de Tal).

Cronograma: no período de (data), os materiais ficarão disponíveis em uma

área de descarte, este período será para que outros setores venham verificar se

existe algum material que lhes seja útil. Contatar o responsável da área para que

providencie a transferência dos materiais escolhidos com úteis.

Avaliação

95

A auditoria será realizada uma vez por mês pelo grupo avaliador, analisando

o desempenho e manutenção do programa.

Encerramento

Apresentar estimativas do bom trabalho que a equipe vai realizar e que em

breve os resultados serão vistos.

Agradecer a participação e empenho de todos e deixar um momento para

esclarecimentos de dúvidas.

1.1.5.1.2 Roteiro de Implantação do 2º. Senso - Organização






partir de hoje ( 00-00-2014) até (00-00-2014) estaremos realizando a 2º. S dos 5Ss o

Senso de Organização.

Iniciar com o questionamento:

O que é o 2º. S? – Senso de Organização.

(Este momento é a hora em que o facilitador analisa se os colaboradores

compreenderam o conteúdo passado no treinamento).

Organizar significa guardar as coisas nos seus devidos lugares, sejam eles,

objetos, equipamentos e informações que são necessários ao bom desempenho dos

trabalhos. È importante que todos conheçam com foi feita a organização.

Se usado a toda hora = Coloque ao alcance das mãos

Se usado todo dia = Coloque em lugar próximo

Se usado toda semana = Coloque em lugar específico e de fácil acesso

Se usado de vez em quando = Coloque no depósito

Enfatizar os benefícios do Senso de Organização

- Economizar tempo;

- Menos esforço físico nas movimentações;

- Facilitar a identificação e a comunicação;

- Otimizar os recursos;

Como Faremos:

96

Analise.

- como as pessoas pegam e guardam os objetos, cronometrar tempo;

- definição dos lugares para cada item e padronizar a nomenclatura

imprimindo nas etiquetas;

- evitar proximidades com objetos parecidos;

- guardar os objetos nos locais corretos e, de fácil acesso a todos.

Avaliação

Na avaliação, verifica-se a arrumação e o conhecimento dado às demais

pessoas que precisam dos itens guardados, a forma de arrumar deverá ser

adequada e conhecida por todos para manter a ordem e o controle da qualidade.

Encerramento

Agradecer a participação e empenho de todos e deixar um momento para

esclarecimentos de dúvidas.

1.1.5.1.3 Roteiro de Implantação do 3º. Senso - Limpeza






partir de hoje ( 00-00-2014) até (00-00-2014) estaremos realizando a 3º. S dos 5Ss o

Senso de Limpeza.

O senso de limpeza além de proporcionar um novo visual mantém os

equipamentos e materiais em perfeitas condições de uso.

Introduzir o assunto 3º. S – Senso de Limpeza

Além dos significados básicos de limpeza, como livrar-se de impurezas,

purificar, pode-se destacar os significados de aprimoramento, processo bem feito e

acabado. O senso de limpeza não limpa somente objetos, mas elimina também

intrigas, desperdícios, procedimentos errados, etc.

Enfatizar os benefícios do senso de limpeza

- Prevenção de acidentes;

- Bem – estar pessoal;

- Melhorar manutenção;

97

- Ambiente de trabalho mais agradável e saudável

Como limpar

O objetivo é manter o local de trabalho limpo, além de colaborar com a

limpeza dos demais ambientes. (pode ser solicitado auxilio para equipe responsável

pelos serviços de limpeza)

Recomendações para limpeza

- Definir onde e o que deve ser limpo. Estabelecer sequencia e itens que

todos entendam o que fazer;

- Remoção de sujeiras e impurezas de equipamentos;

- Limpeza de mesas deixando-as em condições adequadas de uso;

- Conhecer o funcionamento e procedimento de manutenção dos

equipamentos do local de trabalho.

Avaliação

Induzir os colaboradores que chequem como esta a limpeza e higiene no

setor. Instigando-os a refletirem sobre suas atitudes em relação ao senso de limpeza

e como cada um poderá contribuir para manter o ambiente limpo.

Encerramento

O sucesso do senso de Limpeza dependerá exclusivamente do quanto cada

um de nós esta comprometido com causa, Agradecer a participação de todos e se

houverem dúvidas, sugestões, o facilitador deverá estar a disposição para

esclarecê-las.

1.1.6 Sexta Etapa – Avaliação Preliminar – Fase Avaliação

Posteriormente a conclusão de implantação do 3º. Senso deve-se elaborar

uma avaliação do ocorrido, coletando os resultados obtidos até o presente momento

e projetar o futuro. Até o momento pode-se considerar concluído um dos ciclos

PDCA, assim como a implantação do programa cinco sensos, pois a partir daí, ele

deverá ser salvaguardo e aperfeiçoado.

A implantação dos dois últimos S’s, acarreta apenas numa extensão do

trabalho iniciado, pois enfatiza higiene, segurança no trabalho e saúde ocupacional

(senso de saúde) e encorajando o grupo a ter iniciativas e espontaneidade para

executar o que deve ser feito e bem feito (senso de autodisciplina).

1.1.5.1.4 Roteiro de Implantação do 4º. Senso - Saúde

98

Cumprimentos e agradecimentos

Pequena introdução

Nos três primeiros sensos os efeitos podem ser percebidos de imediato, já

no seguinte o senso de saúde os resultados não são prontamente observáveis. Ao

praticar os três sensos, iniciou-se a prática do senso de saúde. Excesso de

materiais, má organização, sujeira, são causas de acidentes no trabalho e estresse.

Combatendo essas causas significa uma iniciativa para conservar a vida da empresa

e dos colaboradores.

Introduzir o assunto 4º. S – Senso de Saúde

Este senso procura melhorar a vida das pessoas, tanto no aspecto pessoal

quanto profissional. O grande objetivo do senso de saúde é contribuir para que cada

um cuide em manter as coisas no lugar e ainda solicitam aos outros quer

mantenham também. A participação de todos os envolvidos novamente é muito

importante, possibilitando a incorporação de novas atitudes para a melhoria da

saúde, buscando equilibrar os níveis físicos, emocionais e profissionais.

Benefícios do senso de saúde

- Torna o trabalho agradável;

- Redução de riscos;

- Maior participação;

- Menor preocupação.

Como deve ser o estímulo para o senso de saúde?

Trabalhar para manter e melhorar os três sensos anteriores, manter

excelentes condições de higiene nos ambientes, promover trabalho em grupo,

respeitando os colegas e a instituição que você trabalha e incentiva para o

cumprimento das normas de segurança.

Avaliação

A avaliação será realizada algumas semanas depois, objetivando a

continuidade dos três primeiros sensos. Averiguando as diferenças ocorridas entre

esta avaliação e a anterior, utilizando das informações coletadas, discuti-se as

causas e estuda as possíveis soluções caso haja necessidades.

Encerramento

O bom hábito pode garantir uma vida saudável seja ela pessoal ou

profissional, e para que o senso de saúde se torne um hábito dependerá

99

exclusivamente do envolvimento e importância que cada um der ao senso e também

se praticá-lo.

1.1.5.1.5 Roteiro de implantação do 5º. Senso – Autodisciplina

Cumprimentos e agradecimentos

Introdução

Nesse momento o programa não é mais novidade para nós e sim parte de

nossas vidas e rotina, fluindo de forma natural e contínua, tanto dentro da empresa

como em outros lugares onde estejamos. Então hoje (data) estamos partindo para o

último dos sensos o 5º. - Senso de Autodisciplina. A partir do momento que cada

colaborador se dispõe a praticar os ensinamentos década etapa e busca o melhor

em cada senso está automaticamente se disciplinando ao programa.

Introduzir o assunto 5º. – Senso de Autodisciplina

O senso em questão é executado a partir de sete passos:

O QUE COMO

1. Praticando os 4 Sensos anteriores

- Comprometimento de indivíduo

participante do programa em praticar

os ensinamentos

2. Comunição Eficaz

- Passar normas claras e precisas

- Usar do feedback para garantir que as

normas foram compreendidas

3. Definir responsabilidades e

autoridades

- Cada colaborador tem que saber suas

responsabilidades e autoridades

- Proporcionar treinamento para o

cumprimento de suas

responsabilidades

4. Reconhecer

- Elogiar o grupo que alcançar os

objetivos e ou bom trabalho

desempenhado.

5. Trabalhar em equipe - Estimular trabalhos em equipe

6. Cumprimento de regras - Praticar o bom hábito de acatar as

regras da empresa e do setor.

7. Assegurar oportunidades de - Incitar leituras, participação em

100

autodesenvolvimento eventos culturais, especializações.

Benefícios do Senso de Autodisciplina

Autoinspeção e autocontrole;

Melhoria contínua;

Antecipar resultados;

Satisfação pessoal;

Cumprimento e qualidade em tudo o que se faz.

Encerramento

Agradecimentos, e colocar-se a disposição para esclarecimento de dúvidas.

1.1.7 Sétima Etapa – Avaliação do 5S

O procedimento a seguir tem algumas finalidades:

Promover a integração e comunicação entre todos;

Gera um clima de ajuda mútua;

Identificar possibilidades de melhoria;

Divulgações das realizações;

Gerar um ambiente competitivo e sadio;

Dar sustentação ao sistema.

No início as avaliações devem ser feitas com frequência semanal, no

decorrer do tempo a frequência deve diminuir, à medida que as pessoas tenham a

prática dos 5S como um hábito e não um programa que elas tem o dever de seguir

porque lhes são solicitados. A primeira avaliação pode ser feita pelo facilitador do

programa, posteriormente estará coletando dados e conhecimentos para repassar

aos avaliadores.

O anexo IV pode ser usado para a verificação.

1.1.7.2 O avaliador

A melhor maneira de se preparar para uma avaliação é se auto avaliando.

Os avaliados devem estar cientes dos propósitos da avaliação, cooperando com o

avaliador, atendo as suas solicitações. A ajuda mútua na hora das avaliações é um

indicador de que o programa já faz parte da organização e das pessoas.

1.1.7.4 Resultados

101

As não conformidades encontradas pelo avaliador devem constar no

relatório que será enviado ao supervisor do setor. Com as sugestões de ações

corretivas caso os resultados foram negativos.

102

ANEXO I – Lista de verificação – Diagnóstico inicial

Nota Conceito Descrição

1 Ruim Nenhum item atende ao padrão estabelecido

2 Regular Poucos itens atendem ao padrão estabelecido

3 Bom Muitos itens atendem ao padrão estabelecido

4 Excelente Todos os itens atendem ao padrão estabelecido

Lista de verificação do Programa D'Olho na Qualidade

Etapa Descarte Avaliação

Itens: 1 2 3 4

Foram definidos padrões e procedimentos para a manutenção do descarte.

Existem materiais, objetos e equipamentos desnecessários nos locais de trabalho.

Os equipamentos, ferramentas estão em bom funcionamento.

A quantidade de suprimentos no setor é realmente necessária.

Existem papéis, dados, informações desnecessárias nos locais de trabalho.


Itens: 1 2 3 4

Foram definidos padrões e procedimentos para a manutenção da organização.

Os itens e objetos do local de trabalho estão organizados, sistematizados.

Os itens e objetos do local de trabalho estão devidamente identificados, sinalizados, acondicionados

A organização física do local de trabalho reflete ordem e sistematização e contribui para o aumento da produtividade

Os itens e objetos do local de trabalho após o uso estão sendo retornados para os seus devidos lugares


Itens: 1 2 3 4

Foram definidos padrões e procedimentos para a manutenção de limpeza.

O local de trabalho está adequadamente limpo.

Os equipamentos, ferramentas e materiais estão devidamente limpos e bem conservados.

Os colaboradores estão usando o uniformes em condições adequadas.

Os colaboradores participam da limpeza do local de trabalho.


Itens: 1 2 3 4

Foram definidos padrões e procedimentos para a manutenção do descarte, organização e limpeza no dia-a-dia.

O ambiente de trabalho é agradável, harmônico, não poluído.

Os colaboradores se apresentam dispostos, com aparência adequada.

Existem procedimentos de segurança e são conhecidos por todos.


Itens: 1 2 3 4

Limpeza e higiene, no dia-a-dia, estão sendo cumpridos.

Os horários e normas estabelecidas são respeitados.

Os planos de trabalho são cumpridos

As não conformidades estão sendo relatadas e trabalhadas.

103

ANEXO II – Cronograma de Implantação

Cronograma de Implantação

Etapas Semanas

Planejamento X

Lançamento x

Utilização x x

Organização x X x

Limpeza X x

Higiene x x

Ordem mantida x x

Perpetuando o sucesso x x

ANEXO III – Balanço dos descartados

Balanço dos descartados

Data Discriminação

Classificação

Qte. Transferir de setor

Material a ser

vendido

Material para

recuperação Lixo

104

ANEXO IV – Formulário de avaliação dos sensos

Avaliação dos Sensos

UTILIZAÇÃO (SEIRI)

EM CONFORMIDADE Sim Não

Descarte de equipamentos não usados.

Objetos de uso pessoal permitidos no local.

Quantidade ideal de material sobressalente, ferramentas e instrumentos.

Como esta o local para guardar ferramentas que não estão em uso.

ORDENAÇÃO (SEITON)


Existe local adequado para cada tipo de ferramenta e material correspondente.

Os materiais estão nos locais estabelecidos.

Identificação do local dos equipamentos, ferramentas e ambientes.

As bancadas e móveis estão mantidos em ordem durante e após a utilização do ambiente de trabalho.

LIMPEZA (SEISO)


Local limpo e agradável.

Equipamentos estão limpos.

Aspectos pessoais.

O local de sucatas esta vazio

SAÚDE (SEIKETSU)


Bem estar pessoal.

Boa impressão causada aos visitantes do setor.

Criar ambiente mais saudável.

Pessoas motivadas.

DISCIPLINA (SHITSUKE)


Todos estão cumprindo normas efetivas.

Os profissionais estão participando das atividades propostas pela gerência.

Existe comprometimento adequado do pessoal no trabalho.

Os colaboradores estão realizando a organização no final do expediente, colocando cada coisa em seu lugar.

105

O R I G E M

KAORU ISHIKAWA

JAPÃO DO PÓS GUERRA

1 9 5 0

106

O B J E T I V O S

Melhorar a qualidade de vida dos funcionários,

transformando o ambiente da empresa,e a atitude das pessoas

Aumentar a produtividade da instituição

Diminuindo desperdícios e reduzindo custos

CARACTERÍSTICAS DO 5S

• SIMPLES fácil, prático, todos conhecem

• PROFUNDO ambiente físico, lógico e social

• NATURAL aprender praticando

QUALIDADE DE VIDA

107

JAPÃO BRASIL

SEIRI Senso de Utilização

SEITON Senso de Arrumação

SEISO Senso de Limpeza

SEIKETSU Senso de Saúde

SHITSUKE Senso de Autodisciplina

Manter no local apenas aquilo que énecessário e adequado às atividadese ao ambiente de trabalho.

S

E

I

R

IU T I L I Z A Ç Ã O

PARAQUE SERVE

108

Sentido Adotado

Evitar excessos e desperdícios de qualquer

natureza

Utilizar os recursos de acordo com a

necessidade, especificação e adequação

Manter, no local de trabalho, somente objetos e

dados necessários

UtilizaçãoCOMO PRATICAR

Utilização

•Verificar o que é útil e necessário.

•Separar aquilo que não temutilidade para o setor.

•Descartar o que não serve,disponibilizando para outro setor.

COMO PRATICAR

109

Utilização

•Desocupa espaços.

•Torna mais visíveis os materiaisrealmente utilizados.

•Torna o ambiente mais claro,confortável e fácil de limpar.

•Evita a compra desnecessária de materiais.

•Aumenta a produtividade.

•Prepara o ambiente para a segunda fase.

BENEFÍCIOS

Arrumar e ordenar aquilo quepermaneceu no setorpor ser considerado necessário.

S

E

I

T

O

N

PARAQUE SERVE

ARRUMAÇÃO

110

ARRUMAÇÃO

•Analisar onde e como guardar as coisas.

•Definir critérios para organizá-las.

COMO PRATICAR

•Definir lugar e modo adequados de guardá-las.

•Padronizar os nomes dos objetos.

•Criar um sistema de identificação visual.

•Manter tudo em seus lugares após o uso.

ARRUMAÇÃO

•Racionaliza os espaços.

•Facilita o acesso aos materiais e equipamentosreduzindo o tempo de busca.

BENEFÍCIOS

•Evita estoques em duplicidade.

•Racionaliza a execução das tarefas.

•Melhora o ambiente de trabalhoreduzindo o esforço físico e mental.•Prepara o ambiente para a terceira fase.

111

Deixar o local limpoe as máquinas e equipamentosem perfeito funcionamento.

S

E

I

S

S

O

PARAQUE SERVE

L I M P E Z A

LIMPEZA

•Fazer uma faxina geral.

•Acionar regularmente o pessoal da limpeza.

COMO PRATICAR

•Acionar regularmente o pessoal da manutenção.

•Desenvolver hábitos de limpeza.

•Limpar os objetos antes de guardá-los.

112

•Conscientiza sobre a necessidade de mantero local de trabalho limpo e arrumado.

•Cria um ambiente de trabalhosaudável e agradável.

•Melhora a imagem do setor, da instituição e,por extensão, dos funcionários.

•Incrementa a qualidade de vida na instituição.

•Prepara o ambiente para a quarta fase.

LIMPEZARESULTADOS

Manter tudo sempre limpo, eliminando o lixo e

sujeiras através da atuação nas fontes geradoras.

Ambiente limpo não é o que mais se limpa, mas o

que menos se suja.

LIMPEZARESULTADOS

113

Desenvolver a preocupação constante com a “higiene em sentido amplo”, tornando o local de trabalho saudávele adequado às tarefas desenvolvidas.

S

E

I

K

E

T

S

U

PARAQUE SERVE

S A Ú D E

SAÚDE

•Praticar sempre os 3S anteriores.

•Melhorar as condições ambientais de trabalho.

COMO PRATICAR

•Promover o respeito mútuo.

•Cuidar sempre da saúde e higiene pessoal.

•Criar um ambiente de trabalho harmonioso.

114

•Reduz acidentes.

•Melhora a saúde geral dos funcionários.

•Eleva o nível de satisfação dos funcionários.

•Facilita as relações humanas.

BENEFÍCIOSSAÚDE

•Divulga positivamente a imagem do setor,da instituição e dos funcionários.

•Prepara o ambiente para a quinta fase.

Melhorar constantemente.Desenvolver a força de vontade,a criatividade e o senso crítico.Respeitar e cumprir o estabelecido.

S

H

I

T

S

U

K

E

PARAQUE SERVE

D I S C I P L I N A

115

DISCIPLINA

•Disciplinar a prática dos “S” anteriores.

•Compartilhar objetivos.

COMO PRATICAR

•Difundir regularmente conceitos e informações.

•Incorporar os valores do Programa 5 S.

•Participar dos programas de treinamento.

•Criar mecanismos de avaliação e motivação.

•Cumprir as rotinas com paciência e persistência.

•Elimina o controle autoritário e imediato.

•Facilita a execução das tarefas.

•Propicia resultados de acordo com o planejado.

•Propicia o crescimento pessoal e profissional.

RESULTADOS

•Melhora os serviços e as relações pessoais.

•Prepara a instituição e os funcionários para osProgramas da Qualidade mais abrangentes.

DISCIPLINA

116

PLANO DE AÇÃOSENSO O QUE

FAZER?

QUEM? QUANDO? ONDE? PORQUE? COMO?

CICLO PDCA

PLAN

DOCHECK

ACT

AGIR

CORRETAMENTE PLANEJAR

EXECUTARCONTROLAR

117

EQUIPE DE AVALIAÇÃO

OBRIGADO A TODOS.

118

Plano de Ação

Senso Utilização – SEIRI

O que fazer Quem faz Quando Por que Onde Como Quanto Custa

Avaliação do funcionamento

dos equipamentos

nos setores

Todos os colaboradores

Evitar perda de tempo e espaço com

equipamentos defeituosos

Setor

Realizar testes Descartar o material e

equipamentos com defeito e desnecessário

Custo com equipamentos novos somente

quando necessário a

reposição

Descarte de materiais,

ultrapassados e inutilizáveis


Evitar acúmulo

de coisas inutilizáveis

setor retirar todos os materiais,

documentos desnecessários

Somente mão-de-obra dos

colaboradores

No primeiro senso, deverá ser o descarte de equipamentos, documentos e materiais inutilizados, reservando os itens descartados para mais um aavaliação.

Senso de Organização – SEITON


Organização de todos os materiais


Acesso fácil aos materiais de uso diário evitando tempo ocioso

Setor de almoxarifado

Organizando equipamentos,documentos e materiais Identificando o local para cada um deles

Aquisição de etiquetas para identificação

Layout Todos os

colaboradores

Melhorar o acesso e

movimentação de pessoas

dentro de cada setor

No setor que houver esta necessidade

Remodelar layout, Adaptar móveis existentes

Nenhum custo com novos

móveis, aproveitar os

existentes

O segundo senso trata de organizar aquilo que restou no setor, mesas, armários, etiquetas e colocar tudo em seu devido lugar.

Senso de Limpeza – SEISO


Limpeza do local Todos os

colaboradores

Proporcionar um ambiente

livre de focos de sujeira

formados durante longo

tempo

setor Realizar uma limpeza

dentro de gavetas, armários

Gasto com produtos de

limpeza

Solicitar ajuda do pessoal de serviços gerais para a

limpeza pesada

O senso de limpeza é a remoção de equipamentos, manter locais limpos, pedir auxilio para equipe de limpeza

Senso de Asseio – SHITSUKE


119

Melhoria da qualidade de

vida no trabalho


Para proporcionar

uma maior motivação,

ganhando mais produtividade e

eficiência e efácia

setor Manter o local adequado e

harmônico Respeitar os três primeiros sensos


colaboradores

Otimização de processos


Evitar perda de tempo com

processos não divulgados para

todos

setor

Transformar conhecimento tácito em explícito

Aumentar o fluxo de informações nos setores


colaboradores

Manter local limpo e

organizado


Manter local livre para outro

dia de expediente

setor Fazendo uma limpeza no

fim do expediente de cada dia


colaboradores

No quarto senso poderá ser realizado uma avaliação do andamento dos três primeiros sensos.

Senso de Disciplina – SHITSUKE


Reunião com os colaboradores

Facilitador Passar os

objetivos do 5S na empresa

Setor Realizando uma conversa

informal em grupo


colaboradores

Consciêntização sobre a filosofia dos cinco sensos

Facilitador

Conscientizar e preparar sobre a filosofia do 5S,

apresentar plano de ação e

melhoras proporcionadas pelo programa

Sala de treinamento

Utilizar data show, Material informativo,

Recursos de áudio e vídeo

Compra de materiais

Melhoria no relacionamento


Melhorar o ambiente de

trabalho, proporcionando um ambiente de

respeito

Setor Realizar eventos que

incentivem o coleguismo, Encontros mensais

Compra de materiais

Elaboração e Aplicação do

formulário para avaliação

Facilitador

Avaliar o andamento dos

sensos relatando problemas quanto a

implantação

Setor Avaliação de implantação dos 3 primeiros sensos,

notificando irregularidades

Somente custo com mão de

obra

120

Definição de critérios de avaliação e apresentar

atatus do setor

Avaliadores

Possuir critérios para avaliação do setor por

meio do formulário de avaliação e o conhecer do status do seu setor após a

avaliação

Setor

Definir critérios conforme formulário de avaliação

Realizar uma avaliação do setor


obra

Documentar soluções e problemas


Sempre

Proporcionar solução mais

rápida aos problemas ocorridos

diariamente

Setor

Utilizar a base de conhecimento para relatar a solução dos problemas

passo-a-passo


obra

proposta de implantação do programa cinco sensos no setor ...siaibib01.univali.br/pdf/fernando de...

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