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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ

SETOR DE CIÊNCIAS HUMANAS

PROPOSTA DE EXPANSÃO DO QUADRO DE SERVIDORES TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS

& PROJETO DE REFORMA ADMINISTRATIVA

Curitiba-PR

2016

Proposta & Projeto SCH 2

Conteúdo Apresentação ................................................................................................................................ 3

Estrutura administrativa proposta ................................................................................................ 7

Demanda de novos TAs por segmento administrativo ................................................................. 8

1. Unidades administrativas .................................................................................................. 8

2. Unidades de Graduação .................................................................................................. 10

3. Unidades de Pós-Graduação ........................................................................................... 12

Justificativas para as vagas de TAs solicitadas ............................................................................ 14

Reforma administrativa: a proposta das secretarias gerais de graduação e pós-graduação ..... 15

Relatório de visitas-técnicas às secretarias de graduação e pós-graduação do IFCH/UNICAMP e

da FFLCH/USP .............................................................................................................................. 18

1. Secretaria de Pós-Graduação do IFCH/UNICAMP ........................................................... 19

2. Secretaria de graduação do IFCH/UNICAMP ................................................................... 21

3. Secretárias de graduação e pós-graduação da FFLCH/USP ............................................. 22

Descrição da rotina funcional das atuais unidades administrativas e acadêmicas do SCH ........ 25

1. Administração ................................................................................................................. 25

2. Financeiro ........................................................................................................................ 28

3. Tecnologia ....................................................................................................................... 34

4. Documentação ................................................................................................................ 37

5. Coordenações de curso de graduação ............................................................................ 39

6. Coordenações de programas de pós-graduação ............................................................ 44

Atendimento ....................................................................................................................... 44

Gestão Acadêmica ............................................................................................................... 45

Gestão Documental ............................................................................................................. 46

Gestão Patrimonial e Financeira ......................................................................................... 47

Apoio Acadêmico e Pedagógico .......................................................................................... 49


Apresentação

A presente proposta de reforma administrativa do Setor de Ciências Humanas (SCH) integra os

estudos de redistribuição do espaço físico do Setor em vista da futura ocupação das áreas dos

Eds. D. Pedro I e II hoje destinadas ao Setor de Educação, que, nos próximos anos, deverá se

transferir para o futuro campus Rebouças. A proposta também incorpora demandas ordinárias

de expansão e reposição do quadro de servidores técnico-administrativos (TAs), visando

atender as unidades administrativas e acadêmicas que hoje se encontram em estado precário

de funcionamento. Nesse aspecto, a presente apresentação da proposta visa sobretudo

fundamentar a solicitação de expansão do quadro de servidores técnico-administrativos (TAs)

do Setor, para satisfazer tanto necessidades estratégicas relacionadas à futura ordenação do

espaço físico quanto para satisfazer necessidades operacionais relacionadas ao momento

atual.

A plausibilidade da pretendida expansão mostra-se pela desproporção entre os

segmentos da comunidade universitária vinculados ao SCH. A esse Setor estão vinculados 11%

dos docentes, 11% dos estudantes de graduação e 15% estudantes de pós-graduação da

UFPR. Todavia, apenas 8% dos servidores técnico-administrativo (Tas) pertencentes ao

quadro da UFPR estão lotados no SCH. Mas, para que fique ainda mais patente a

desproporcionalidade do nosso quadro de servidores TAs, vejamos, nos quadros a seguir,

possíveis comparações com os demais setores da UFPR levando em consideração os quatro

segmentos da comunidade universitária acima identificados:

Setores1 Técnico-

Administrativos Docentes Relação técnico

x docente

Educação 29 127 4,38

Ciências Humanas 60 238 3,97

Ciências Exatas 76 249 3,28

Tecnologia 87 279 3,21

Ciências Jurídicas 27 84 3,11

Ciências Sociais Aplicadas 45 140 3,11

Ciências da Saúde 157 436 2,78

Ciências Biológicas 101 264 2,61

Ciências da Terra 61 123 2,02

1 Optamos por realizar essa comparação levando em consideração apenas 10 setores, escolhidos entre

aqueles que possuem programas de pós-graduação ou nos quais as características administrativas e/ou acadêmicas (por exemplo, existência de departamentos e presença de identidade disciplinar entre os cursos reunidos no mesmo setor) fossem similares às do SCH.


Ciências Agrárias 125 164 1,31

Total/Média da UFPR 768 2104 2,74

Setores Técnico-

Administrativos Estudantes Graduação

Relação técnico x graduação





Educação 29 1038 35,79







Setores Técnico-

Administrativos Estudantes de pós-graduação

Relação técnico x pós











Total/Média da UFPR 768 5428 7,07 Fonte: www.progepe. ufpr.br (consultado em 01/02/2016); UFPR em Números 2014

Nitidamente, o cotejamento dos três quadros permite-nos traçar uma comparação que, no

geral, aponta o SCH na pior posição entre os 10 setores acima nomeados, quando

consideramos a relação entre o quadro de servidores TAs e o conjunto dos demais segmentos

da comunidade universitária. Setores tais como Educação, Ciências Sociais Aplicadas e Ciências

Jurídicas têm posições piores na comparação com um determinado segmento, mas melhoram

sensivelmente na comparação com os outros dois. O mesmo não ocorre com o SCH, que

acumula duas penúltimas e uma sétima posições.


Se integralmente atendida a expansão aqui pretendida – um total de 13 (treze) novos

TAs –, isso faria apenas que a porcentagem dos TAs da UFPR lotados no SCH avançasse dos

atuais 8% para 10% – algo ainda abaixo dos percentuais do SCH nos demais segmentos em

relação ao restante da Universidade, a saber, 11% (docentes), 11% (estudantes de graduação)

e 15% (estudantes de pós-graduação), conforme relatamos acima. Portanto, trata-se de uma

expansão bastante razoável e necessária para preservar a isonomia entre os Setores da nossa

Universidade. Para uma melhor visualização, considere-se a nova situação em apenas um dos

três quadros comparativos acima apresentados:

Setores Técnico-

Administrativos Docentes Relação técnico

x docente












Com 13 novos servidores TAs, o SCH avançaria apenas uma posição na relação entre técnico e

docente, ficando praticamente na mesma situação em que se encontra atualmente o Setor de

Ciências Exatas.

Os estudos aqui reunidos resultaram da contribuição de praticamente a totalidade dos

TAs do SCH, que, ao longo de 2015, promoveram uma intensa movimentação visando um

maior engajamento coletivo e individual nas discussões sobre a redistribuição do espaço físico

do Setor. A direção setorial, ao formular e apresentar à administração central da UFPR esta

proposta, pretende ser a porta-voz das expectativas da maioria desses TAs quando às

melhores condições para o exercício responsável das suas atribuições funcionais.

A discussão sobre o espaço físico ainda está em andamento no SCH. Devemos ser os

primeiros a reconhecer que ainda não temos um amplo consenso sobre ao Projeto de Reforma

Administrativa aqui apresentado – sobretudo, naquela que seria a principal inovação: a

reunião espacial das coordenações de graduação e pós-graduação e a conseqüente criação de

uma secretaria geral para cada um desses dois segmentos. Todavia, julgamos ser dever desta


Direção submetê-la a avaliações paralelas nas instâncias internas da Instituição, a fim de

prospectar a possível cooperação com outros agentes administrativos e adequá-la às políticas

mais gerais da Instituição e do Governo Federal para esse segmento. Compreendemos que

assim oferecemos as melhores condições para a decisão que será tomada em breve pela

comunidade setorial. Tomar essa decisão sem a pressão exercida por potenciais obstáculos,

que indevidamente possam favorecer ou desfavorecer uma determinada posição, é a nosso

ver a melhor forma de valorizar a autonomia e a democracia nas instâncias colegiadas

setoriais.

Curitiba, 02 de fevereiro de 2016

Prof. Eduardo Salles de Oliveira Barra

Diretor do Setor de Ciências Humanas

Profa. Lígia Negri

Vice-diretora do Setor de Ciências Humanas


Estrutura administrativa proposta

SETOR DE CIÊNCIAS

HUMANAS

Unidades Administrativas

Setoriais

Administração

Secretaria

Apoio Gerencial

Apoio Operacional

Financeiro

Documentação

Tecnologia

Departamentais

DEAN

DECISO

DECP

DEFI

DEHIS

DELEM

DELIN

DEPAC

DEPSI

DETUR

Unidades de Graduação

Coordenações de cursos

Ciências Sociais

Filosofia

História

História, Memória e

Imagem

Letras

Libras

Psicologia

Turismo

Secretaria Geral

Unidades de Pós-Graduação

Coordenações de programa

Antropologia

Ciência Política

Filosofia

História

Letras

Sociologia

Psicologia

Turismo

Secretaria Geral

PROF História


Demanda de novos TAs por segmento administrativo

1. Unidades administrativas

1 0 2 1

2 0 2 0

2 2 2 0

4 0 4 0

2 2 5 1

4 0 6 2

TAs

TSs

Qu

anti

dad

e id

eal d

e

TAs

Qu

anti

dad

e d

e TA

s

falt

ante

s

15 4 21 4 Total


Setoriais

Administração

SecretariaTânia Cristina Ribeiro

Apoio GerencialDirlene Ruppel

Daniel L. Tozzini

Apoio OperacionalJosé Barcelar de Azevedo

Laertes dos SantosMara Bunik (TS)

Loremi Ineas Zanelatto (TS)

FinanceiroSandra Andrade Rosa

Maria Helena DiasIsmael Gonçalves

Natanael Schlosser

DocumentaçãoCynara Castro

Fernanda MatosAriete Bizetto (TS)Célia da Silva (TS)

TecnologiaAntonio ZattarRodrigo Bordini

Wellington NascimentoSandra Kuhn


TAs

TSs

Qu

anti

dad

e id

eal d

e

TAs

Qu

anti

dad

e d

e TA

s

falt

ante

s

2 0 2 0

1 0 1 0

0 0 1 1

1 0 1 0

2 0 2 0

2 0 2 0

2 0 2 0

4 0 4 0

0 1 1 1

16 1 18 2 Total

2 0 2 0


Departamentais

DEANMariana NovaesOsvanir Andrade

DECISOAna C. Bittencourt

DECP

DEFIDaniel de Toledo

DEHISAndre Ribas

Mariana Milanez

DELEMAmanda PereiraEvelyn Giraldello

DELINAna Paula LombaRodrigo Carneiro

DEPAC

DEPSIDouglas CaetanoLindomar ManelliMaria Clementina Valdete de Souza

DETURGiselle PieroteIara de Oliveira


2. Unidades de Graduação

TAs

TSs

Qu

anti

dad

e id

eal

de

TAs

Qu

anti

dad

e d

e TA

s fa

ltan

tes

1 0 1 0

2 0 2 0

1 0 1 0

1 0 1 0

2 0 2 0

7 0 8 1

18 0 19 1 Total

3 1 4 0

1 0 1 0


Coordenações de cursos

Ciências SociaisSandra dos Santos

FilosofiaLuana Medeiros

Pedro dos Santos

HistóriaEraldo Franco

História, Memória e Imagem

Isabelle Borges

LetrasSandro Marques

LibrasAldemar da Costa, Anderson Gomes,

Jaqueline Stein, Jonatas Medeiros, Manoel Figueiredo, Sergio Ferreira,

Wanessa Santos

PsicologiaEdvaldo Amaral, Wagner da Cruz, Regina Ricetti, Maria

das Grasças Ramos (TS)

TurismoAndressa Souza


0 0 3 3 Total

0 0 3 3

TAs

TSs

Qu

anti

dad

e id

eal d

e TA

s

Qu

anti

dad

e d

e TA

s

falt

ante

s


Secretaria Geral


3. Unidades de Pós-Graduação

TAs

TSs

Qu

anti

dad

e id

eal d

e

TAs

Qu

anti

dad

e d

e TA

s

falt

ante

s

2 0 2 0

1 0 1 0

2 0 2 0

1 0 1 0

2 0 2 0

1 0 1 0

11 0 11 0 Total

1 0 1 0

1 0 1 0


Coordenações de programa

AntropologiaDoris Guidolin

Paulo Marins Gomes

Ciência PolíticaGuilherme Romero

FilosofiaAurea Junglos

Marianne Nigro

HistóriaMaria Cristina

Parzwski

LetrasCarla Honda

Odair Rodrigues

PsicologiaMariangela de

Resende

SociologiaKatiano Cruz

TurismoAngela de Lara



Secretaria Geral

PROF História

TAs

TSs

Qu

anti

dad

e id

eal d

e TA

s

Qu

anti

dad

e d

e TA

s

falt

ante

s

0 0 3 3 Total

0 0 3 3

0 0 0 0


Justificativas para as vagas de TAs solicitadas

Unidade Nº de vagas

solicitadas

Grau de urgência

Justificativa

Unidades Administrativas Setoriais: Administração/Secretaria

1 Operacional

Alto

A única servidora nessa unidade, Tânia Ribeiro, acumula as funções de coordenação geral administrativa e as de secretaria ordinária da direção. É preciso que ela possa dividir as tarefas dessa segunda função com outro servidor.

Unidades Administrativas Setoriais: Documentação

1 Operacional

Baixo

A unidade tem duas TAs de nível E, Cynara Castro e Fernanda Matos. Para que a unidade passe a desempenhar a função de coordenação de uma autêntica gestão documental, é preciso que as tarefas mais ligadas ao expediente (atendimento, protocolo etc.) sejam compartilhadas com outro servidor.

Unidades Administrativas Setoriais: Tecnologia

2 Operacional

Médio

A unidade cresceu 100% no último ano, recebendo mais dois TAs. Todavia, a demanda por laboratórios próprios de informática e vídeo, com a implantação de dois novos cursos, tornou esse crescimento ainda insuficiente. Será preciso mais dois técnicos com especialidade em vídeo e rede para completar a equipe.

Unidades Administrativas Departamentais: DECP

1 Operacional

Médio

O DECP, criado no final de 2014, ainda não possui secretário.

Unidades Administrativas Departamentais: DEPAC

1 Operacional

Alto

O DEPAC, criado no início de 2014, ainda não possui secretário. Conta, no momento, com a colaboração de uma TS.

Unidades de Graduação: Coordenações de cursos: Libras

1 Operacional

Médio

Trata-se da vaga de Tradutor e Intérprete de Libras nível E, para a qual já houve um edital de concurso, cuja reabertura foi solicitada no ano passado.

Unidades de Graduação: Secretaria Geral

3 Estratégico

Alto

Ainda não há unanimidade sobre a simples proposta de uma ampla reunião espacial das secretarias de graduação ou de pós-graduação. O grande obstáculo para o avanço dessa proposta são as inúmeras incertezas quanto ao futuro: se não houver uma mínima coordenação administrativa, por que uma reunião espacial?

Unidades de Pós-Graduação: Secretaria Geral

3 Estratégico

Alto

Observação: Preferencialmente, as vagas destinam-se a cargo de nível superior, pois, além da presumida maior qualificação para o desempenho da função, constata-se que são maiores as chances de servidores de nível superior permanecerem por um período de tempo maior vinculados à universidade. Evita-se, assim, os prejuízos operacionais e financeiros acarretados pela rotatividade de servidores.


Reforma administrativa: a proposta das secretarias gerais de graduação e pós-graduação

A principal medida da reforma administrativa proposta é, sem dúvida, a divisão das ações

institucionais em dois grandes blocos: um primeiro predominantemente administrativo e um

segundo predominantemente acadêmico, vinculado às ações das coordenações de cursos de

graduação e programas de pós-graduação. Segundo a proposta, o vínculo operacional desse

segundo bloco com a direção setorial passaria a ser mediado por uma nova unidade

administrativa denominada, provisoriamente, de secretária geral.

A necessidade dessa nova instância administrativa, funcionalmente – mas não

hierarquicamente – posicionada entre as coordenações e a direção setorial, sustenta-se na

visível sobreposição de tarefas burocráticas (a maioria delas relacionadas ao status

institucional dos estudantes, tais como matrícula, registro, jubilamento, expedição de diploma,

colação de grau, seleção de novos alunos, ENADE etc.) e tarefas acadêmicas (reforma

curricular, avaliações do MEC, reuniões do NDE e do colegiado, Plataforma Sucupira,

agendamento de defesas etc.) entre as atribuições atuais das coordenações de curso e de

programas de pós-graduação. No estado atual, o grau de ocupação com cada um desses

grupos de tarefas é indistinto. Pode-se atribuir essa indistinção à própria natureza das tarefas,

que evidentemente não comportam diferenças tão marcantes. Todavia, é possível que uma

distinção mínima possa ser traçada, senão a partir das suas características intrínsecas, mas a

partir da possibilidade de estabelecer protocolos comuns para a sua realização. Desse modo,

seria possível identificar tarefas a serem realizadas de modo compartilhado entre duas ou

mais coordenações de curso ou de programa. As tarefas cujo modo de execução pudesse ser

assim caracterizado constituiriam o objeto próprio das secretarias gerais. Virtualmente, as

chamadas tarefas burocráticas são aquelas que mais

se adéquam a esse formato. Sendo assim, vê-se que

esse modelo administrativo permitirá que as

coordenações dediquem mais atenção às tarefas

acadêmicas, podendo contar, para a execução dessas

tarefas, com um maior comprometimento e apoio

do(s) servidor (es) TAs lotados na sua coordenação.

O modelo das secretarias gerais poderá funcionar do seguinte modo. Primeiro, seriam

identificadas as tarefas executadas por todas ou pela maioria dos secretários das

coordenações (Fig. 1). Segundo, seriam identificadas aquelas tarefas que devem ser mantidas

Fig. 1


como sendo atribuição própria de cada coordenação (Fig. 2) e aquelas que poderiam ser

realizada de modo compartilhado entre as diversas coordenações. Essas últimas tornar-se-iam

atribuições da secretaria geral, mas continuariam a ser executadas em estreita sintonia com as

secretarias de cada curso ou programa implicado (Fig.3).

Além das tarefas ordinárias de padronizar procedimentos comuns de expediente, as

secretarias gerais estariam em condições de realizar o acompanhamento e a formação dos

secretários para cada curso ou programas específico, gerenciar as salas de defesa e de vídeo-

conferência, organizar e supervisionar o cumprimento das escalas de substituição entre

secretários em períodos de férias, licenças diversas ou desligamentos da unidade, assim como

realizar o acompanhamento dos turnos de trabalhos das diversas secretarias.

A implantação desse modelo das secretarias gerais, entretanto, depende de vontade e

investimentos para disseminar uma nova cultura organizacional na Universidade.

Tradicionalmente, em decorrência das reformas transcorridas nas universidades a partir dos

anos 1970, consolidou-se um modelo de administração da tríade departamento-graduação-

pós-graduação verticalizado estruturado sobre o primeiro (ver Fig. 4). Nos últimos anos, com o

amadurecimento do sistema nacional de ciências e tecnologica, as demandas dos novos

agentes sociais e as constantes inovações tecnológicas, ocorreu uma enorme expansão e

complexificação dos expedientes acadêmicas e administrativos destinados às graduação e à

pós-graduação. Esse cenário parece reclamar uma nova cultura organizacional fundada num

modelo que promova articulações acadêmicas e administrativas horizontalizadas (ver Fig. 5).

Fig. 2 Fig. 3

Fig. 4 Fig. 5


Não se trata, obviamente, de decretar o fim do antigo modelo verticalizado baseado na

unidade departamental. Trata-se apenas de reconhecer a inadequação de qualquer política

administrativa fundada numa monocultura organizacional e, por outro lado, de reconhecer

que um certo grau de diversidade também nesse campo se adequa melhor a uma instituição

tão complexa e dinâmica como é a nossa Universidade.


Relatório de visitas-técnicas às secretarias de graduação e pós-graduação do IFCH/UNICAMP e da FFLCH/USP

No dia 24/11/2015, a Direção do Setor de Ciências Humanas organizou visitas técnicas ao

Instituto de Filosofia e Ciências Humanas da Universidade Estadual de Campinas

(IFCH/UNICAMP) e à Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas da Universidade de São

Paulo (FFLCH/USP). O intuito era analisar outras formas de organização e de gestão

administrativa. Participaram da visita 06 servidores técnico-administrativos e 01 servidor

docente. Buscou-se formar uma equipe plural. Entre os servidores, havia TAEs lotados nas mais

diversas áreas administrativas: departamento, coordenação de graduação, secretaria de pós-

graduação e direção setorial. Eram eles:

Mariana Rosa Milanez – TAE, Departamento de História.

Isabelle Aparecida Borges – TAE, Coordenação de História e História e Imagem.

Sandra Mara Reis dos Santos – TAE, Coordenação de Ciências Sociais.

Paulo Marins Gomes – TAE, Pós-graduação de Antropologia.

Katiano Miguel Cruz – TAE, Pós-graduação de Sociologia.

Eduardo Salles de O. Barra – Docente, Direção do Setor.

Daniel Laskowski Tozzini – TAE, Direção do Setor.

A UNICAMP e a USP foram escolhidas não só devido à importância que ambas as

universidades possuem, mas também pelo fato de elas possuírem estruturas administrativas


que proporcionam o compartilhamento de atividades entre os servidores técnico-

administrativos.

Após as visitas foi elaborado um relatório técnico, a partir do qual foi feito uma

apresentação e um debate com os demais TAEs lotados no Setor de Ciências Humanas. O

relatório resumido pode ser apreciado a seguir.

1. Secretaria de Pós-Graduação do IFCH/UNICAMP

Atendidos por: Sônia Beatriz Miranda Cardoso - ATD (assistente técnica de direção) e Prof.

Marcos Tognon - Coordenador do CPG/IFCH/UNICAMP.

Sobre a UNICAMP: A UNICAMP tem cerca de 7000 servidores técnico-administrativos (com

carga horária de 8 horas e regime celetista, salvo os ingressos a partir de 2011, que passaram a

ser estatutários) e de 1800 a 2000 docentes, distribuídos no campus.

Alunos e cursos: Aproximadamente, 1000 alunos matriculados em 9 programas de pós-

graduação: Ambiente e Sociedade, Antropologia Social, Ciência Política, Ciência Sociológica,

Demografia, Filosofia, História, Relações Internacionais e Sociologia. Com exceção de

Ambiente e Sociedade e Ciências Sociais, que possuem o Programa de Doutorado, todos os

demais tem Programas de Mestrado e Doutorado.

Antropologia Social foi o primeiro, iniciando em 1972. Atualmente, o maior programa entre as

pós é o de História, que contempla 240 alunos e obteve nota 7 nos últimos 4 triênios.

As notas de todos os programas giram entre 5 e 7. No ano vigente, já foram defendidas 99

dissertações de mestrado e 104 teses de doutorado, até o presente momento.

Espaço compartilhado pelos secretários de todos os cursos de pós-graduação do IFCH – UNICAMP


Divisão administrativa: Há um coordenador geral, uma secretária geral para todas as pós-

graduações e nove servidores técnico-administrativos.

Cada secretário faz o atendimento em sua mesa, compartilhando espaço em uma ampla sala

com os demais secretários. Basicamente, são 150 alunos dos programas de pós por técnico.

Há mais três salas contiguas, uma do Coordenador geral, outra onde se reúnem os 9

coordenadores e outra com a equipe responsável pela coleta DATACAPES. É realizada uma

reunião mensal com todos os coordenadores de programas de pós, presidida pelo

Coordenador Geral. Além disso, há uma reunião semanal entre os secretários, embora esta

reunião na verdade ocorra em média uma vez por mês, por falta de tempo.

A secretária geral articula-se com todos os programas de pós-graduação e com as

subcomissões (colegiados) de cada programa. É ela, por exemplo, que faz desde as atas das

reuniões até suprimento de servidores que entram em férias, licença etc.

DATACAPES/SUCUPIRA: Há um servidor responsável pelo Datacapes e pelo Sucupira. Há de 4

a 5 estagiários contratados por quatro meses por ano para ajudá-la. Remuneração de

R$1.600,00 por mês.

Eventos e prestação de contas: Além destas secretarias, um professor nos informou que

também há uma secretaria responsável por eventos e outra por prestação de contas (pelo que

entendi, são órgãos que atendem a toda universidade).

As atribuições de cada secretario:

Ingresso do aluno

Disciplinas

Credenciamento de docentes

Rotinas de acompanhamento do aluno

Bolsas (PROAP e PROEX)

Qualificações

PDSE (suspenso no momento)

PED (Resolução GR 019/2014) Programa de iniciação a docência aos pós-graduandos, de apoio ao docente nas disciplinas praticas de 60 e 90 horas da graduação)

Defesas

Egressos (para fins de estatística gerais)

Aluno especial (aluno externo a UNICAMP)

Cotutela

Catálogos

Disponibilização de bens para alunos e professores

Atualização da Pagina IFCH

Revalidação de diplomas

DATACAPES/SUCUPIRA

Atendimento ao publico


Espaço físico: O espaço físico é compartilhado entre os nove programas de pós-graduação. O

espaço físico está saturado. Seria necessário aumentá-lo.

Protocolos de atendimento e site atualizado: As Secretarias de pós-graduação do IFSCH

possuem um protocolo virtual comum de atendimento, no qual está disponibilizado todos os

formulários para preenchimento, procedimentos e normas. Há um boletim periódico da pós.

Todas as atas dos programas, amplamente divulgados e de fácil acesso.

DAC: Além do auto-atendimento online, as secretarias da UNICAMP contam o apoio da

Diretoria Acadêmica da Unicamp (DAC), a qual atende alunos de graduação e pós-graduação,

tanto online quanto presencialmente, desafogando o trabalho das secretarias.

Financeiro: O setor financeiro não é ligado diretamente à coordenação da pós Ele é

centralizado para toda a Unicamp. Em tempos passados tentaram implantar um Setor

financeiro ligado diretamente à Coordenação das pós, entretanto contavam com baixo

número de servidores (3 pessoas) e estes não possuíam a qualificação adequada para realizar

o trabalho.

Teses digitais: A partir desse ano, foi implementada uma mudança significativa em termos de

sustentabilidade: o deposito de teses não ocorre mais em papel, mas somente no formato

digital – norma 001/2015 estabelecida pelo CPG, em boletim informativo no site do CPG.

Necessidade de criação de uma Recepção Geral: Esta unidade, mesmo com a grandeza e

importância que representa, ainda não conseguiu reestruturar uma Recepção Geral.

Importante salientar que, há alguns anos, já houve essa recepção, mas por falta de

funcionários, no momento ela está desativada.

2. Secretaria de graduação do IFCH/UNICAMP

Atendidos por: Luiz Fernando de Carvalho Rabello – Secretário; Márcio Augusto Damin

Custódio - Coordenação de Graduação.

Alunos e cursos: Nas coordenações de graduação, o ingresso dos alunos se dá a cada inicio de

ano: 55 nas Ciências Sociais, 30 na Filosofia e 30 na História. No momento, os 3 cursos juntos

têm quase 1000 alunos e 90 docentes. Há uma comissão de docentes para cada curso de

graduação composta de 4 membros.

Espaço físico: Há uma sala compartilhada pelos coordenadores das 3 graduações (Ciências

Sociais, Filosofia e História), além de uma sala contigua com balcão de atendimento, onde

trabalham 3 técnicos (1 supervisor e 2 secretários).

Divisão de trabalho: Não há distinção de atividades entre os três técnicos e todos se

apropriaram do conhecimento curricular dos 3 cursos. Um deles recebe gratificação, por se

tratar de outro cargo, e os outros dois reportam-se a ele.


As atribuições dos técnicos consistem, principalmente, nas questões pedagógicas, uma vez que

a dinâmica na estrutura administrativa e funcional dentro da instituição UNICAMP é bastante

diversa do modelo que hoje temos na UFPR.

Cada curso tem um coordenador e uma comissão de graduação (colegiado). O próprio

coordenador elabora a ata. Fazem muitas reuniões virtuais.

Diretoria acadêmica: As atividades administrativas concentram-se de forma quase que integral

na DAC (Diretoria Acadêmica da UNICAMP) desde emissão de documentos, ajuste de

matricula, cancelamento de disciplinas, aproveitamento de estudos, trancamento de curso,

exercícios domiciliares, revalidação de diploma, 2ª via de diploma, reingresso, solicitação de

dispensa no ENADE e solicitações diversas. Todas essas solicitações disponíveis no site da DAC

são impressas, preenchidas e entregues no Atendimento da DAC - com exceção da matricula e

do ajuste de matricula que funciona num sistema online. Seria equivalente ao nosso NAA,

entretanto, atuando de maneira mais efetiva junto ao aluno (ao contrário da UFPR, onde são

as coordenações de curso que atuam diretamente na vida acadêmica do aluno).

Projeto pedagógico compartilhado: Os projetos político-pedagógicos são padronizados, o que

facilita muito o trabalho compartilhado.

Processo de matrículas: realizado em 3 etapas:

1) Período regular de matrícula on-line.

2) Ajuste de matrícula on-line.

3) Ajuste de matrícula in loco, para casos especiais de matricula fora do prazo, desde que

autorizadas pela DAC.

3. Secretárias de graduação e pós-graduação da FFLCH/USP

Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas da Universidade de São Paulo

Atendidos por: Aline Marques Nicolau – Chefe da pós graduação da FFLCH; Hilton José Soares

– Chefe Administrativo Geral da Seção de Alunos; Rosangela Duarte Vicente – Assistente

Acadêmico (atribuição principal: assessorar a direção).

Alunos e cursos: Atualmente, são pouco mais de 10.000 alunos graduandos e 3.000 alunos

pós-graduandos. Cada Departamento conta com um numero de docentes que varia de 19 a

120 docentes. Ao todo, são 359 docentes.

Abaixo da congregação, há uma comissão estatutária de graduação, composta por

representantes dos departamentos e coordenadores dos cursos.


Regime de trabalho: Recentemente o regime de 6 horas começou a ser implantado. São

concursados, mas não estatutários, e sim celetistas Recentemente a instituição passou por um

forte processo de demissão voluntária, levando a um desfalque enorme de técnicos em toda a

USP. Não há pessoal terceirizado que realiza serviços administrativos.

GRADUAÇÃO FFLCH USP

Seção de aluno: A Seção do Aluno presta assessoria à coordenação de cada curso, nos

assuntos pertinentes à legislação e normas, padronizando a relação com o aluno de graduação

e descentralizando as atividades administrativas da figura do secretário de coordenação e do

coordenador. As demandas de caráter pedagógico ou ainda que administrativo mas de maior

complexidade são repassadas ao coordenador e é ele quem instrui as decisões.

Em toda a FFLCH, há 3 Seções de Aluno em cada um dos prédios:

1) Seção de Alunos de Filosofia e Ciências Sociais

2) Seção de Alunos de Geografia e História

3) Seção de Alunos de Letras

Centralização: Apesar de terem sido dispersadas e descentralizadas em três prédios distintos

por conta da expansão da faculdade, há uns anos atrás, hoje, o

entendimento geral é o de que seria necessário reunificar as Seções todas em um único

espaço. Isso se deve a dificuldade de gerenciamento, principalmente pelo efeito causado pelo

PDV – Programa de Demissão Voluntaria – que aconteceu recentemente. Com isso, a FFLSCH

passou a perder a vaga do técnico, sem perspectiva de recuperá-la.

Reunião com representantes da FFLCH - USP


Coordenador de curso: O coordenador de curso (que é desvinculado da sessão de alunos) é

consultado caso haja necessidade. A decisão final fica por conta da comissão de graduação. O

coordenador do curso trata de questões pedagógicas, em sua totalidade, e de questões

administrativas de maior complexidade.

Secretário de graduação: Os servidores citaram a necessidade de se criar a figura do secretario

da graduação que atuará no Departamento e que servirá principalmente para manter a

memória do curso, pelo fato do rodízio de coordenadores.

PÓS-GRADUAÇÃO FFLCH USP

Salas de defesa: As salas de defesas são compartilhadas entre todas as pós-graduações da

Faculdade

Secretária geral: Há uma secretaria geral que cuida de todos os procedimentos que podem ser

padronizados entre os 26 programas de pós-graduação da faculdade.

Secretarias: Há secretarias (6 no total) onde cada uma trabalha com um ou mais programas de

pós-graduação, atuando em suas especificidades (naquilo em que a secretaria geral não é

capaz de atuar).

Departamento expandido: No organograma da faculdade, o departamento comporta a pós-

graduação e a graduação em uma única unidade. Na faculdade, há 11 destes departamentos.

Neste sentido, não podemos tomá-la como exemplo direto, pois há uma mesma estrutura

física (salas do mesmo tamanho, contanto com os mesmos recursos, inclusive humanos) para

atender realidades diferentes.


Descrição da rotina funcional das atuais unidades administrativas e acadêmicas do SCH

1. Administração

Essas unidades desempenham a função de staff da Direção Setorial. Realiza ou oferece suporte aos expedientes exclusivos da direção e promove a

articulação entre a direção e as demais unidades administrativas e acadêmicas. O público atendido por essas unidades inclui desde professores, técnicos

administrativos e estudantes até agentes externos com alguma demanda vinculada às atividades do Setor e dos cursos relacionados a ele.

Secretaria

As atividades relacionadas à secretaria envolvem o assessoramente e o gerenciamento de informações que auxiliam a organização das atividades da Direção

do Setor e das demais unidades administrativas vinculadas a ele. Cabe a ela gerenciar os recursos humanos, elaborar documentos, auxiliar na divulgação e

na locução de eventos, organizar os ensalamentos e zelar pela administração predial do Setor de Ciências Humanas.

Apoio Gerencial

No que diz respeito a projetos, a divisão de apoio gerencial tem por objetivo principal apoiar administrativamente as iniciativas do Setor de Humanas nas

suas fases de planejamento, implementação e avaliação. Tem por objetivo também propor melhorias administrativas e apresentar projetos a serem

desenvolvidos e implementados pelas demais unidades e cursos vinculados ao setor. O apoio compreende desde consultas pontuais sobre aspectos

administrativos e burocráticos até um suporte mais direto nas etapas iniciais de um projeto apresentado.

Essa divisão também se incumbe das Relações Institucionais, que consistem em contatar os demais agentes institucionais internos ou externos com

as quais o Setor de Ciências Humanas tenha interesse em estabelecer algum tipo de relacionamento no âmbito do ensino, da pesquisa ou da extensão.

Também se incumbe da orientação para a celebração de convênios, contratos, cooperações e demais instrumentos desta natureza a par das diretivas da

Coordenadoria de Relações Institucionais (CRI), vinculada à Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (PROPLAN) e, com relação a cooperações

internacionais, à Assessoria de Relações Internacionais (ARI), vinculada ao Gabinete do Reitor (GR). A unidade também atende demandas específicas do

Gabinete da Direção no que se refere à redação e formatação de documentos que solicitam análise e tratamento técnico diferenciado.


Apoio Operacional

O serviço de recepção tem por objetivo atender à comunidade em geral (portaria) e demais interessados em contatar a Direção do Setor de Ciências

Humanas (gabinete da direção). Entre suas atividades dentro dessa natureza, estão: recepcionar e orientar o público interno e externo; registrar

informações recebidas, prestar informações solicitadas, organizar a agenda da direção e oferecer apoio na execução de atividades extraordinárias.

Atividade (o quê?) Responsável (quem?) Periodicidade (quando?) Procedimentos (como?)

Consulta administrativa Daniel Dirlene

Permanente Orientações pontuais sobre aspectos e ferramentas administrativas. Pode-se fazer necessária pesquisa e consulta prévia das técnicas em questão.

Consulta burocrática Tania Daniel Dirlene

Permanente Orientações pontuais sobre questões de natureza burocrática. Pode-se fazer necessária pesquisa e consulta prévia da legislação em questão.

Desenvolvimento de manuais e procedimentos

Daniel Dirlene

Sob demanda Pesquisa e desenvolvimento de manuais de procedimento administrativo. Podem ser necessárias visitas e reuniões com os envolvidos nas atividades.

Apoio a projeto Daniel Dirlene

Sob demanda Pesquisas, orientações e desenvolvimento de projetos administrativos.

Relações Institucionais Daniel Dirlene

Sob demanda Relacionamento com agentes institucionais internos ou externos com as quais o Setor de Ciências Humanas demanda interesses.

Atendimento protocolar ao público em geral

Mara (TS) Loremi (TS)Tania Daniel Dirlene

Permanente

Prestar atendimento e orientar professores, técnicos e alunos sobre informações referentes à direção do setor. Prestar informações sobre legislação e normas da instituição. Prestar informações sobre a Universidade. Fornecer documentos administrativos.

Administração da agenda da direção do setor

Mara (TS) Loremi (TS)

Permanente Organização e manutenção da agenda da direção setorial (diretor(a) e vice-diretor(



Contatos telefônicos Mara (TS) Loremi (TS)

Sob demanda Realização de contato telefônico de interesse setorial com todas as instâncias da Universidade, com instituições públicas e privadas e comunidade em geral.

Controle de informações de contatos relevantes para a direção

Mara (TS) Loremi (TS)

Permanente Manutenção e atualização da agenda de contatos dos docentes, técnico-administrativos e de relações de interesse da Direção Setorial.

Preparação de editais Tânia Sob demanda Redigir e divulgar os editais de concursos públicos, de eleições e de revalidação de diplomas.

Divulgação de eventos Tânia Frequente Reunir informações e divulgá-las por e-mail aos interessados.

Locução de eventos Tânia Sob demanda Conduzir mesas e ler pronunciamentos formais em aberturas e encerramento de eventos do Setor.

Redigir documentos oficiais

Tânia Permanente Reunir informações e redigir ofícios, portarias e despachos.

Arquivar documentos Tânia Frequente Receber e arquivar documentos.

Suporte às formaturas do Setor

Tânia Sob demanda Orientar a Comissão de Formatura, elaborar roteiro de colação de grau, ensaiar a turma e realizar a locução da cerimônia.

Gestão de recursos humanos – técnicos administrativos

Tânia Permanente Administrar conflitos, enviar frequência de bolsistas, remanejar servidores r homologar férias.

Ensalamento Tânia

Uma vez por semestre e sob demanda

Solicitar aos Departamentos os nomes das disciplinas e o número de alunos, estruturar o ensalamento dentro da realidade do espaço físico, divulgar o ensalamento, realizar ajustes necessários, agendar anfiteatros e salas de aula (para provas, concursos e eventos) e controlar a entrega de chaves e equipamentos.

Administração Predial

Tânia Sob demanda Verificar a necessidade de manutenção, solicitar a execução do serviço, acompanhar a execução do trabalho.



Secretariar Conselho Setorial e Câmaras

Tânia Permanente Elaborar pauta da reunião, encaminhar processos para os relatores, enviar convocação, secretariar a reunião, elaborar ata, emitir extratos de ata e encaminhar as deliberações pertinentes.

Secretariar Comitês do Setor

Daniel Dirlene

Permanente Elaborar pauta da reunião, encaminhar processos para os relatores, enviar convocação, secretariar a reunião, elaborar ata, emitir extratos de ata e encaminhar as deliberações pertinentes.

2. Financeiro

Essa unidade incumbe-se da gestão orçamentária, financeira e patrimonial do Setor. Suas ações são regidas pelas Normas de Execução Orçamentária e

Financeira e pelo intuito de padronizar e otimizar os procedimentos orçamentários em todos os níveis do setor.


Realizar atividades administrativas

Sandra Diário

a) Coordenar horários dos servidores da coordenação. Organizar os trabalhos dos servidores da coordenação.

Redigir, digitar e arquivar documentos administrativos e financeiros

Sandra Maria Helena Ismael Natanael Schilosser

Diário

a) Redigir documentos e despachos b) Elaborar relatórios. c) Arquivar documentos, visando a agilidade nas consultas aos documentos físicos e

efetuando controle dos usuários que possuem acesso aos documentos.



Organizar documentos e processos para despacho

Sandra Maria Helena Ismael

Diário

a) Abrir processos administrativos e financeiros no Sistema Administrativo - Módulo Protocolo, acompanhando seu andamento.

b) Receber documentos e processos administrativos e financeiros. c) Analisar e instruir os documentos e processos administrativos e financeiros

(Inclusive os que serão encaminhados para inscrição em Restos a Pagar). Encaminhar os documentos e processos administrativos e financeiros.

Controlar a correspondência da unidade

Sandra Maria Helena Ismael Natanel

Diário a) Receber e despachar correspondência. b) Separar e distribuir as correspondências para as unidades administrativas

Atender ao público interno e externo

Sandra Maria Helena Ismael Natanel

Diário

a) Prestar informações sobre legislação e normas da instituição. b) Prestar informações sobre a Universidade. c) Fornecer documentos administrativos e financeiros. d) Atendimento telefônico.

Adquirir material/serviços - material de consumo/material permanente/serviços de terceiros pessoa jurídica


Diário

a) Receber pedido da unidade. b) Verificar a existência de recursos para aquisição. c) Otimizar recursos destinados a despesas com materiais e serviços. d) Verificar a existência do material junto ao Almoxarifado Central. e) Solicitar autorização junto a CECOM para a aquisição/prestação de serviço. f) Abrir Processo Financeiro e encaminhar ao DCF. g) Empenhar o(s) objeto(s) - DCF. h) Comunicar a empresa vencedora sobre prazo, local de entrega(corpo do empenho)

e pagamento de Nota Fiscal. i) Receber material. j) Atestar a Nota Fiscal. k) Encaminhar ao DSG - Patrimônio para incorporação do Bem ao Patrimônio da

UFPR. l) Encaminhar processo ao DCF para pagamento do fornecedor - DSG.



Participar em pregão eletrônico modalidade registro de preços ("carona")


Mensal

a) Receber pedido da unidade com justificativa. b) Efetuar pesquisa de preço 1 ou 2. c) Anexar Justificativa para utilização do "carona". d) Imprimir tela Ata - Consulta Ata Registro de Preços no Comprasnet. e) Consultar anuência do Órgão Gerenciador da Ata de Registro de Preços. f) Consultar aceitação pelo fornecedor da contratação pretendida. g) Anexar cópia da Ata de Registro de preços. h) Encaminhar ao DSG. i) Encaminhar ao DCF - DSG. j) Encaminhar ao Setor - ORC para empenhamento. k) Comunicar fornecedor sobre prazo, local de entrega. l) Receber Material. m) Encaminhar processo para o pagamento do Fornecedor.

Abrir processo para pagamento de diárias e passagens

Sandra Maria Helena

Diário

a) Receber das unidades solicitação para pagamento de diárias e passagens, analisando a instrução processual das solicitações de acordo com a Legislação vigente.

b) Verificar se há existência de saldo suficiente para pagamento do mesmo, assim como dar suporte consultivo aos interessados.

c) Verificar dados pessoais e bancários do beneficiário para cadastramento ou pagamento e a existência de restrições ao beneficiário.

d) Colher assinaturas do chefe da Seção de Orçamento e do Ordenador de Despesas do Setor

e) Lançar no SCDP – Sistema de Concessão de Diárias e Passagens, e solicitar inclusive a emissão de bilhetes de passagens junto à agência de viagens contratada.

f) Efetuar o lançamento da despesa na Planilha de Controle de Diárias do Setor. g) Arquivar documentos comprovando o pedido: formulário de solicitação de diárias,

folder do evento ou carta convite, etc. h) Lançar no SCDP o Relatório de Viagem com os devidos comprovantes: cópia do

certificado de participação no evento que deu origem ao deslocamento, bilhete, ticket ou cópia dos mesmos. Em caso de extravio justificar no rodapé do relatório.



i) Efetuar, quando devido, procedimento para devolução de valores de diárias (emissão de GRU).

Administrar recursos financeiros do setor

Sandra

Mensal

a) Receber da Pró-Reitoria de Planejamento - PROPLAN, Ato Orçamentário informando o montante de recursos destinados ao Setor.

b) Distribuir valores do recurso entre as unidades que compõem o Setor (departamentos) (%).

c) Informar mensalmente, via ofício, o valor que cada unidade dispõe em cada um dos 12 duodécimos para que informem à Seção de Orçamento em que rubricas as unidades desejam alocar os referidos recursos.

d) Efetuar compra de Material de Expediente, Consumo, Permanente e outras para as unidades.

e) Efetuar solicitação de Serviço de Terceiros Pessoa Jurídica das unidades. f) Lançar mensalmente as despesas efetuadas pelas unidades. g) Levantar dados estatísticos financeiros. h) Coordenar e analisar assuntos relativos à gestão orçamentária, executando,

registrando e interagindo com as unidades que lhe são afetadas.

Solicitar ao almoxarifado central material de expediente

Natanael Semanal/diário

a) Alocar recursos do setor para almoxarifado central, destinados à aquisição dos materiais.

b) Receber das unidades solicitações referentes à aquisição de material de consumo e material de expediente.

c) Emitir requisição de solicitação de material de expediente com base nos recursos repassados, através do sistema administrativo - módulo almoxarifado.

d) Receber e conferir o material entregue. e) Armazenar o material. f) Distribuir o material de acordo com requisição das unidades que compõem o setor.

Efetuar reserva em hotel

Sandra Maria Helena

Diário a) Receber solicitação de unidades ou da direção do Setor. b) Enviar ofício ao hotel conveniado para efetuar reserva de período com ou sem

alimentações.



c) Aguardar voucher de confirmação de reserva. d) Encaminhar confirmação de reserva para a unidade solicitante.

Acompanhar convênios/contrato funpar


Mensal a) Abrir processo no SIE. b) Proceder a pagamento das notas fiscais de despesas efetuadas pelo

convênio/contrato.

Elaborar mapa de estoque e resumo do movimento de material

Natanael Diário/semanal/mensal/anual

a) Emitir relatório mensal de materiais adquiridos relacionados por elemento de despesa e fornecedor no sistema orçamentário (access) relativo aos empenhos efetuados.

b) Montar processo financeiro no sistema informação para o ensino – módulo protocolo.

c) Colher assinatura do chefe do almoxarifado e do diretor da unidade. d) Encaminhar ao DCF para a seção de escrituração contábil que subsidiarão os

valores da tomada de contas no final do exercício contábil.

Realizar tomada de contas

Natanael Anual

a) Demonstrar ao final de cada exercício contábil o valor financeiro por rubrica que entrou e saiu no setor.

b) Preencher os formulários relativos à prestação de contas: ofício da direção do setor para o reitor, relatório da comissão de balanço sobre contas levantadas, portaria do almoxarife responsável, resumo geral de incorporação de bens e valores a incorporar “bvi”, relação de empenhos de bens adquiridos e não incorporados (restos a pagar), resumo geral da movimentação de material, termo de conferência dos bens existentes, inventário de material em estoque.

c) Abrir processo administrativo no sistema de informação para o ensino com os documentos constantes do item “b”

d) Colher assinatura do chefe do almoxarifado, comissão de balanço e diretor da unidade.

e) Encaminhar ao DCF.



Abrir processo para pagamento de bolsas mestrandos e professor leitor e ressarcimento celin


Mensal

a) Receber das unidades o comprovante de frequência. b) Abrir processo de pagamento no SIE. c) Anexar documentos comprobatórios a cada caso. d) Encaminhar para o DCF/pagamento.

Abrir processo para pagamento de gastos estimativos


Diário a) Abrir processo de pagamento no SIE. b) Anexar documentos comprobatórios. c) Encaminhar para o DCF/pagamento.

Levantamento patrimonial da direção

Natanael Anual

Coleta de números dos bens. Impressão dos termos, em 3 vias. Coleta de assinaturas: Diretor do setor; Responsável pelo bem; Agente responsável. Montar processo com os termos em 2 vias. Enviar ao setor de patrimônio. Arquivar uma via do termo.

Levantamento patrimonial do setor Coordenar e dar suporte aos departamentos, coordenações e pós-graduações com relação a:

Natanael Anual

Prazos de realização do levantamento. Fazer a ponte entre colaborador e patrimônio. Informar mudanças nas regras de levantamento. Receber todos os termos de transferência, já finalizados com todas as assinaturas. Enviar os referidos termos ao setor de patrimônio. Arquivar os termos já finalizados. Elaborar relatório final de levantamento patrimonial e enviar ao patrimônio para apreciação e encerramento do mesmo.



Transferência de bens, dentro e fora do setor

Natanael Um ou mais colaborador de cada departamento, coordenação e de pós-graduação.

Anual

Coleta de números dos bens. Impressão dos termos, em 3 vias. Coleta de assinaturas: Diretor do setor. Responsável pelo bem. Agente responsável. Montar processo com os termos em 2 vias. Enviar ao setor de patrimônio. Arquivar uma via do termo.

Almoxarifado

Natanael Diário/semanal/mensal/anual

Elaborar pedido ao almoxarifado central, via sistema. Solicitar tramitação junto a direção do setor. Receber e armazenar os produtos quando entregues pelo almoxarifado. Fornecer produtos aos departamentos, coordenações e ao pessoal da limpeza (terceirizado). Fechamento dos valores gastos por cada departamento e coordenação bem como a direção do setor. Elaborar a previsão das demandas de cada produto usado no setor.

3. Tecnologia

Esta unidade é responsável gestão das tecnologias de informação e comunicação disponíveis e demandas pelo Setor, realizando análise e desenvolvimento

de sistemas, manutenção e implantação de web site, manutenção, instalação e conserto de computadores, além de habilitação de acesso aos usuários na

rede da UFPR.



Desenvolvimento Sistema para Ensalamento Sandra/Rodrigo 6 meses Aprovação do Diretor do Setor

Manutenção do Sistema de Ensalamento Sandra/Rodrigo Sempre Aprovação do Diretor do Setor

Levantamentos de requisitos Sandra/Rodrigo 2 meses Aprovação do Diretor do Setor

Regras de negócio Sandra/Rodrigo 2 meses Aprovação do Diretor do Setor

Modelagem de dados Sandra/Rodrigo 2 meses Aprovação do Diretor do Setor

Mapeamento de processos Sandra/Rodrigo 2 meses Aprovação do Diretor do Setor

Desenvolvimento de Sistema para Setor Orçamentário Sandra/Rodrigo 1 ano Aprovação do Diretor do Setor

Manutenção do Sistema Orçamentário Sandra/Rodrigo Sempre Aprovação do Diretor do Setor

Controle do sistema on-line de eleição de chefes, coordenadores e direção do Setor.

- -

É feita uma solicitação pelo departamento com data e horário definido, após é feito a página com todos os dados da eleição e



candidatos. É necessário o controle no período que está aberta a votação.

Desenvolvimento de web site para Departamentos, Coordenações e Setor Sandra/Rodrigo/Wellington Sempre Aprovação dos Chefes de departamento e coordenações e Direção do Setor

Publicações no site do Setor principalmente de editais de concursos e eventos do Setor de Humanas

- - -

Padrões de qualidade das rotinas e processos, impacto das alterações, garantia da integridade dos sistemas, realizar o planejamento de projetos e operações e versões, documentação das rotinas e processos, manuais, rotinas operacionais e outros, com acompanhamento e validação.

Sandra/Rodrigo Sempre Aprovação do Diretor do Setor

Suporte a rede dos laboratórios do 10º fazendo pólo de informática para todos os departamentos, principalmente nos intervalos das aulas

- - -

Atendimento aos Professores e assistência aos laboratórios de informática - - -

Apoio ao CCE (atendimento 12h ininterruptas) em suas atividades delegadas.

Antonio (Rodrigo, Sandra, Wellington)

Sempre -

Instalar e configurar softwares (formatação de HD, instalação de sistema operacional e softwares necessários ao usuário.


Sempre -



Instalar e configurar hardwares (verificação de defeitos placa mãe, HD, memória, processador e fontes)

- - -

Rede (cadastramento de MAC, instalação de impressoras nas máquinas, verificação de funcionamento do swites dos andares e abertura de chamado junto ao CCE)


Sempre -

Executar o suporte técnico necessário para garantir o bom funcionamento dos equipamentos, com substituição, configuração e instalação de módulos, partes e componentes


Sempre -

Executar o controle dos fluxos de atividades, preparação e acompanhamento da fase de processamento dos serviços e/ou monitoramento do funcionamento de redes de computadores.


Sempre -

Auxiliar no planejamento das estruturas de manutenção, dos equipamentos, dos programas, das redes de computadores e dos sistemas operacionais


Sempre -

4. Documentação

Essa unidade – quando inteiramente implantada – deverá incumbir-se da gestão documental, que consiste na aplicação dos procedimentos e operações

técnicas referentes à produção, à tramitação, uso e à avaliação de documentos em fase corrente e intermediária, habilitando a sua eliminação ou

recolhimento permanente, além da informatização da documentação produzida e recebida no âmbito das atividades do Setor.

Atividade (o quê?) Responsável (quem?) Periodicidade (quando?)



Levantamento e identificação dos conjuntos documentais produzidos e recebidos pelo SCH no exercício de suas atividades-Meio/Fim

Cynara/Fernanda Permanente

Aplicação do Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade Relativos às ATIVIDADES-FIM das Instituições Federais de Ensino Superior


Aplicação do Código de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às ATIVIDADES-MEIO da Administração Pública.


Identificar os prazos de guarda de cada conjunto documental de acordo com os Códigos aplicados


Elaboração das listagens, termos e editais de eliminação Cynara/Fernanda Permanente

Submissão dos Termos à CPAD/UFPR e Arquivo Nacional Cynara/Fernanda Permanente

Publicação dos Editais de Eliminação em Diário Oficial SCH Permanente

Elaborar Instrumentos de Pesquisa (Guia, inventário, Catálogo) Cynara/Fernanda Permanente

Normatização dos procedimentos de produção documental Cynara/Fernanda Permanente



Implementação de Sistema Informatizado de Gestão de Documentos

UDG/SCH e CCE Permanente

5. Coordenações de curso de graduação

A descrição abaixo foi elaborada pela secretária da Coordenação do Curso de História Memória e Imagem, Isabelle Aparecida Borges, e contou com a

colaboração dos secretários dos demais cursos do Setor

Atividade (o quê?) Responsável (quem?)

Periodicidade (quando?) Procedimentos (O que e como?)

Atendimento de balcão

Secretaria Diariamente

Atendimento a alunos, professores e comunidade externa. Orientação quanto aos prazos de solicitações e informações de qualquer natureza junto a Coordenação, obedecendo às normas, resoluções e regimentos advindos das instâncias superiores (PROGRAD-UFPR). Alunos: Protocolar solicitações de ajuste de matricula, declarações de matricula, históricos escolares, diplomas, cancelamento de matrícula, trancamento, aproveitamento de disciplinas, adiantamento de conhecimento, equivalência de disciplinas e atividades domiciliares. Protocolar quaisquer solicitações para aprovação em colegiado (quebra de pré-requisito, matricula fora do prazo legal, etc.). Protocolar solicitações de atividades formativas. Recebimento e devolução de Termos de Compromisso de Estágio (bem como as Avaliações, Relatórios de Avaliações de Estágios, Termos de Recessos Remunerados e Rescisões do Termo de Compromisso de Estágio), após assinaturas. Protocolar documentos referentes ao Programa de Mobilidade Acadêmica.




Professores: Protocolar solicitação de declarações e certificados (participação em bancas e orientação de Trabalhos de Conclusão de Curso, membros do colegiado, comissão de Atividades Formativas e Comissão de Orientação de Estágios, e outros para progressão funcional).

Atendimento telefônico

Secretaria Diariamente Atender a alunos, professores e comunidade externa, informando, orientando e protocolando solicitações, obedecendo às normas, resoluções e regimentos advindos das instâncias superiores.

Atendimento de e-mail


Atender a alunos, professores e comunidade externa, respondendo a todos os emails sobre informações ou orientando e encaminhando às unidades administrativas pertinentes. Encaminhar noticias, avisos e prazos do calendário acadêmico e decisões do colegiado por e-mail ao endereço eletrônico das turmas de graduação, do Centro Acadêmico e dos professores.

Atualização do site Secretaria Frequentemente

Alimentar a página do site da Coordenação de História e História – Memória e Imagem – UFPR: http://www.humanas.ufpr.br/portal/historia/. - Inclusão e atualização de eventos, notícias, prazos, normas e regulamentos, grade horária, programas de disciplinas e disponibilização de trabalhos de conclusão de curso;

Atividades Internas Secretaria

Diariamente (para algumas das atividades, a demanda altera de acordo com o calendário letivo semestral)

Efetuar e coordenar as atividades administrativas referentes a ingresso e integralização de curso de alunos. Emissão de Declarações e Certificados (solicitações descritas em “1- Atendimento ao balcão”). Divulgação no Edital da Coordenação sobre assuntos relevantes aos graduandos. Levantamento de vagas para as disciplinas, com fins de planejamento da Demanda Semestral. Consulta aos docentes sobre ofertas de vagas para matricula em Disciplinas e Eletivas Isoladas.

http://www.humanas.ufpr.br/portal/historia/




Organização e registro das Solicitações das Atividades Formativas. Encaminhamento para assinaturas dos Termos de Compromisso de Estágio. Elaboração e emissão de quaisquer documentos de interesse do aluno: - Solicitação de acesso a documentos-fonte junto a Biblioteca Pública do Paraná;. - Declaração de apresentação de trabalho em Simpósios. - Declaração de realização de provas. - Declaração de participação em viagens didático-culturais. Recebimento, redação e expedição da correspondência externa e de ofícios destinados a outros Setores, Núcleos, Departamentos e Coordenações da UFPR. Elaboração de relatórios;. Fornecimento de dados estatísticos inerentes às atividades da secretaria, quando solicitado. Preenchimento do formulário para abertura de vagas ao PROVAR.

SIE Secretaria

Diariamente (demanda altera de acordo com o calendário letivo semestral)

Abertura, recebimento e encaminhamento de processos. Emissão de histórico escolar, comprovante de matricula e outros relatórios do SIE. Lançamento da Oferta semestral das disciplinas por Coordenação (com número de vagas oferecidas, bem como horários e dias da semana). Correção de Matrícula: Inclusão e Exclusão de disciplinas no Histórico; Cancelamento de Disciplinas. Trancamento de Curso. Dispensa de disciplina no SIE. Abertura do processo de colação de grau e diplomação no SIE. Lançamento de Observações do ENADE para fins de Registro no Histórico Escolar dos alunos da graduação; (uma vez por ano).

Reunião do Colegiado Secretaria Uma a cada dois meses

Organizar pauta da reunião. Convocar docentes e representante discente para reunião. Acompanhar e registrar a reunião. Preparar a ata, após revisão.




Bancas de Defesas de TCC

Secretaria Uma vez por semestre

Agendar e organizar ensalamento. Confecção de certificados para alunos e membros, além da confecção de certificados para os ouvintes, mediante registro em lista de presença. Confecção das fichas de avaliação.

Formatura - -

Organizar documentação dos Prováveis Formandos. Solicitar reserva de auditório para a Formatura com Solenidade. Preparar termo de colação de grau. Preencher planilha para confecção de diplomas. Coletar assinaturas nos diplomas. Encaminhar para registro.

Notebook, Datashow, DVD

- Diariamente Controlar empréstimo dos equipamentos (notebook, datashow, DVD). Solicitar manutenção dos equipamentos.

Laboratório de Informática e Laboratório de Áudio e Vídeo

Secretaria Eventualmente

Controlar uso do laboratório. Controlar empréstimo de equipamentos de áudio e vídeo para orientandos de TCC e professores. Solicitar manutenção dos computadores.

Chaves Secretaria Diariamente Entrega e coleta de chaves das salas de aula. Entrega e coleta de chaves do laboratório de informática e do laboratório de áudio e vídeo.

Arquivos Secretaria Frequentemente Organização e manutenção da atualização de arquivos com ofícios, resoluções, regulamentos, instruções normativas, processos, certificados, diplomas e demais documentos dos alunos e do curso.

Material de Escritório Secretaria Frequentemente Fazer levantamento do material necessário. Solicitar material ao almoxarifado do setor.




Oficinas/ Tutorias SecretariaSecretaria Frequentemente Emissão de Certificados aos participantes. Emissão de Declarações das Oficinas e Tutorias realizadas pelos Bolsistas da Pós-Graduação aos alunos da graduação.

Eleições Secretaria A cada 2 anos

Coordenar todo o processo das eleições de coordenadores e vice-coordenadores; Registrar as chapas. Divulgar amplamente entre docentes e discentes; Preparar e redigir a ata. Encaminhar processo para nomeação de portaria.

Avaliação do Enade Secretaria Esporádico Inscrever alunos ingressantes e concluintes no site do ENADE- INEP Preencher dispensa de alunos. Inscrever alunos irregulares.

Avaliação do Mec Secretaria Esporádico Organizar e preparar toda a documentação necessária. Preencher dados do E-MEC.

Reforma Curricular Secretaria Esporádico Acompanhar a elaboração, preparação e redação do Projeto-Politico-Pedagógico, do Plano de Adaptação, das Fichas 1 e 2 novas, se houver, e demais Regulamentos e Fluxogramas exigidos.


6. Coordenações de programas de pós-graduação

Atendimento

Atividade (O quê) Responsável (Quem) Periodicidade (Quando) Procedimentos (Como)

Atendimento de balcão Secretaria Diariamente

Atendimento a alunos, professores e comunidade em geral. Alunos: informações gerais sobre o programa; inscrições de processo seletivo – Inscrição de disciplinas isoladas; solicitações de declarações, históricos escolares, diplomas, cancelamento de matrícula, informações sobre disciplinas, informações sobre bancas, informações sobre bolsas; apoio logístico (sala projetor/caneta/cadeira/etc.); Atendimento em situações especiais. Auxiliar na organização de eventos; Receber documentos para aprovação em colegiado (projetos/docência/prorrogação de prazo/etc). Professores: solicitação de declarações (participação em bancas, orientação, coordenação e outros para progressão funcional); ensalamento; defesas; certificados. Comunidade em geral: informações gerais sobre o programa; informações sobre o processo seletivo; informações sobre bolsas; solicitação de históricos escolar do programa anterior (perde-se muito tempo pois as informações estão incompletas)

Atendimento de e-mail Secretaria e Coordenação Diariamente

Atendimento a alunos, professores e comunidade em geral. Responder a todos os emails sobre informações (os mesmos procedimentos do atendimento de balcão sendo que tem que ser tudo digitado, o que leva mais tempo); Encaminhamento de emails para professores e alunos; Encaminhamento de avisos aos alunos; Encaminhamento de avisos aos professores.

Atendimento telefônico Secretaria e Coordenação Diariamente

Atendimento a alunos, professores e comunidade em geral. Os mesmos procedimentos do atendimento de balcão.

Atualização do site Secretaria e Coordenação Ocasionalmente

Divulgar defesas e eventos; manter atualizado a lista de alunos (matriculados, e formados); divulgar disciplinas ; publicar editais; fornecer informações sobre o curso; fornecer formulários para os alunos.

Processo Seletivo Secretaria e Coordenação Anualmente

Definição da comissão pelo colegiado; auxílio à comissão na elaboração do edital; publicação do edital no site e divulgação; preparação do site para matrículas online; orientação aos candidatos que buscam informações por telefone, email e presencialmente. Reserva de salas para as etapas presenciais; recepção dos candidatos que vêm fazer as provas; publicação dos editais seguintes.


Gestão Acadêmica


Cadastro de Disciplinas no SIGA e no Sucupira

Secretaria e Coordenação

Semanalmente

Preenchimento dos dados do Programa (início do ano letivo); Preenchimento das disciplinas do semestre (início de cada semestre); Matrícula dos alunos nas disciplinas ( início de cada semestre); Alimentação das informações dos alunos durante o ano letivo (defesa, etc.); Alimentação das informações dos professores durante o ano letivo (se saiu de licença, etc.); Alimentação das informações dos professores externos participantes das bancas; Alimentação de alunos externos (disciplinas isoladas); Inclusão de projetos

Registro de matrículas – SIGA e Sucupira


Semanalmente Orientar os alunos a entrar no SIGA e fazer a matrícula. Cadastrar o alunos novo no SIGA, verificar se todos receberam a senha de acesso.

Equivalência/Aproveitamento de disciplinas


Semanalmente Instruir o aluno sobre o procedimento; receber a documentação do aluno; encaminhar para a coordenadora avaliar; apresentar na próxima reunião do colegiado para homologação; avisar o aluno; incluir no histórico.

Registro de matrículas de alunos especiais – SIGA

Secretaria Semanalmente Divulgação do edital na página do Programa; Recebimento e processamento das inscrições; Enviar aos professores para deferimento ou não das inscrições; Processamento do resultado.

Bolsas - solicitações Secretaria e Coordenação

Ocasionalmente

Verificar quais alunos têm interesse na bolsa e instruir sobre quais são os requisitos para poder recebê-la; enviar aos alunos o formulário e o termo de compromisso para preencherem e trazerem assinado. Instruir sobre como preencher corretamente a ambos e cobrar para que não percam o prazo. Preencher e imprimir formulários de cancelamento de bolsa; pegar assinatura da coordenadora em todos os papéis; digitalizar tudo e enviar por email para PRPPG e depois levar os originais pessoalmente; confirmar depois se o cadastramento deu certo.

Ofícios bolsistas (suspensões, cancelamentos)

Secretaria Ocasionalmente Preenchimento do formulário CAPES, envio à PRPPG com pedido de suspensão ou cancelamento e de reativação.


Bancas de Defesas Secretaria e Coordenação

Ocasionalmente

Receber o formulário de defesa preenchido (nem sempre ele é entregue); entrar em contato com o professor visitante para combinar os detalhes da viagem; fazer ofício de solicitação de passagem, e/ou diária e/ou reserva em hotel. Pegar assinatura da coordenadora e digitalizar o ofício; fazer a solicitação no sistema e salvar o protocolo; enviar o protocolo para o convidado, para conferir se os dados estão todos corretos; reservar sala para a defesa; divulgar a defesa por email e no mural; redigir ata de defesa, parecer da banca, declarações para os membros, histórico do aluno; imprimir todos, assinar, juntar com as instruções para solicitação do diploma, colocar em um plástico e deixar no escaninho do orientador. Se for solicitada reserva em hotel, cobrar da PRPPG o localizador e enviar ao convidado. No dia da defesa: preparar sala (chave, equipamentos, cadeiras, água); pegar o ticket da passagem do convidado (se recebeu passagem). Cuidar para que sejam entregues ao aluno os documentos dele; instruir o aluno sobre o que fazer depois para solicitar o diploma (explicando a folha onde já estão impressas estas instruções). Depois da defesa; digitalizar Ata e Parecer e arquivar; preencher relatório de viagem e imprimir; pegar assinatura da coordenadora; fazer a prestação de contas; atualizar estado do aluno no site.

Bancas de qualificação (declarações + ensalamento)


Ocasionalmente Pré-orientações sobre a qualificação; Confecção de certificados; confecção de ata; agendamento; organizar ensalamento; confecção formulários de informações sobre os participantes externos; Orientações pós-qualificação.

Gestão Documental

Atividade (O quê) Responsável (Quem)

Periodicidade (Quando) Procedimentos (Como)

Ata de colegiado departamental


Mensalmente Acompanhar a reunião anotando tudo; redigir a ata; enviar para a coordenadora revisar e encaminhar aos professores para fazerem o mesmo; imprimir e apresentar na próxima reunião para ser assinada por todos; arquivar.

Histórico de alunos com informações no sistema antigo

Secretaria Ocasionalmente Por enquanto os históricos são feitos manualmente, pois o SIE nunca foi utilizado aqui. Futuramente poderá ser feito pelo SIGA, mas não para os alunos que entraram em 2013


(SIE) (e deverão defender até o final deste ano).

Atividades relacionadas a arquivo


Ocasionalmente Organizar arquivos; Arquivar documentos

Eleições Secretaria e Coordenação

Ocasionalmente Coordenar as eleições de coordenadores; Coordenar das eleições de representantes de linha junto ao colegiado; auxílio nas eleições discentes

Processo de solicitação de diploma

Secretaria Ocasionalmente

Instruir o aluno sobre os documentos necessário; receber do aluno os documentos, a dissertação impressa e o arquivo em word e pdf; redigir ofício; abrir processo no SIE e salvar protocolo; anexar papéis no processo, carimbar, numerar e rubricar; pegar assinatura da coordenadora; tramitar processo no sie; levar o processo à UCD/PRPPG

Inclusão de projetos de pesquisa no SIGA e no Sucupira


Preenchimento dos dados do Programa (início do ano letivo); Preenchimento das disciplinas do semestre (início de cada semestre); Matrícula dos alunos nas disciplinas ( início de cada semestre); Alimentação das informações dos alunos durante o ano letivo (defesa, etc); Alimentação das informações dos professores durante o ano letivo (se saiu de licença, etc); Alimentação das informações dos professores externos participantes das bancas; Alimentação de alunos externos (disciplinas isoladas); Inclusão de projetos.

Gestão Patrimonial e Financeira


Controle de chaves Secretaria e Coordenação

Ocasionalmente Manter controle das chaves, emprestando e recebendo de volta, fazer cópias quando necessários, cadastrar digitais nos equipamentos biométricos.

Transferência de bens Secretaria Ocasionalmente Entrar no SAP, fazer a guia de transferência, imprimir três cópias, pegar assinaturas, deixar na direção do setor para serem assinadas, pegar de volta e entregar cópias ao almoxarifado.

Solicitação de material de escritório

Secretaria Ocasionalmente -

Relatório de viagem de participantes (externos)

Secretaria Ocasionalmente Receber o formulário de defesa preenchido (nem sempre ele é entregue); entrar em contato com o professor visitante para combinar os detalhes da viagem; fazer ofício de


solicitação de passagem, e/ou diária e/ou reserva em hotel. Pegar assinatura da coordenadora e digitalizar o ofício; fazer a solicitação no sistema e salvar o protocolo; enviar o protocolo para o convidado, para conferir se os dados estão todos corretos; reservar sala para a defesa; divulgar a defesa por email e no mural; redigir ata de defesa, parecer da banca, declarações para os membros, histórico do aluno; imprimir todos, assinar, juntar com as instruções para solicitação do diploma, colocar em um plástico e deixar no escaninho do orientador. se for solicitada reserva em hotel, cobrar da PRPPG o localizador e enviar ao convidado. No dia da defesa: preparar sala (chave, equipamentos, cadeiras, água); pegar o ticket da passagem do convidado (se recebeu passagem). cuidar para que sejam entregues ao aluno os documentos dele; instruir o aluno sobre o que fazer depois para solicitar o diploma (explicando a folha onde já estão impressas estas instruções); Depois da defesa; digitalizar Ata e Parecer e arquivar; preencher relatório de viagem e imprimir; pegar assinatura da coordenadora; fazer a prestação de contas; atualizar estado do aluno no site

Solicitação de passagens e diárias + prestação de contas


Receber o formulário de defesa preenchido (nem sempre ele é entregue); entrar em contato com o professor visitante para combinar os detalhes da viagem; fazer ofício de solicitação de passagem, e/ou diária e/ou reserva em hotel. Pegar assinatura da coordenadora e digitalizar o ofício; fazer a solicitação no sistema e salvar o protocolo; enviar o protocolo para o convidado, para conferir se os dados estão todos corretos; reservar sala para a defesa; divulgar a defesa por email e no mural; redigir ata de defesa, parecer da banca, declarações para os membros, histórico do aluno; imprimir todos, assinar, juntar com as instruções para solicitação do diploma, colocar em um plástico e deixar no escaninho do orientador. se for solicitada reserva em hotel, cobrar da PRPPG o localizador e enviar ao convidado. No dia da defesa: preparar sala (chave, equipamentos, cadeiras, água); pegar o ticket da passagem do convidado (se recebeu passagem). cuidar para que sejam entregues ao aluno os documentos dele; instruir o aluno sobre o que fazer depois para solicitar o diploma (explicando a folha onde já estão impressas estas instruções); Depois da defesa; digitalizar Ata e Parecer e arquivar; preencher relatório de viagem e imprimir; pegar assinatura da coordenadora; fazer a prestação de contas; atualizar estado do aluno no site

Saldos PROAP, Fundação Araucária e Conta Única

Secretaria Ocasionalmente Controle de entrada e saída de verba


Apoio Acadêmico e Pedagógico


Emissão e entrega de Certificados participação em eventos


Nos últimos anos a comissão de organização da Semana Antropológica tem se encarregado de produzir o certificado e enviar por email. Em outros eventos menores, como a aula inaugural e outras palestras, uma declaração é feita aos participantes interessados que a solicitam.

Laboratório de informática Secretaria Diariamente Controlar uso do laboratório; Solicitar inclusão/exclusão de computadores na rede; Dar apoio aos alunos para uso dos computadores; solicitar manutenção dos computadores

Suporte ao uso de equipamentos e processos relacionados a computadores e informática


Ajudar os professores e alunos a utilizarem os computadores e equipamentos de multimídia. Fazer manutenção nos equipamentos: formatação de PC, atualização de antivírus, desatolamento de papel nas impressoras, etc. quando necessário, buscar suporte externo: levar computadores para conserto, chamar técnico para projetor, solicitar toner para impressora.

Apoio psicológico ao aluno Secretaria Semanalmente Servir como apoio psicológico a discentes que vem reclamar ou desabafar sobre algo do Programa ou problemas particulares que o impedem de desenvolver o trabalho.

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