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ORÇAMENTO MATRICIAL Projeto de Implementação

Projeto Implementar e consolidar a metodologia de orçamento matricial de despesas, incluindo as etapas de planejamento e gestão orçamentária, visando redução de despesas.

Descrição Implementar e consolidar a metodologia de orçamento matricial de despesas, incluindo as etapas de planejamento e gestão orçamentária, visando redução de despesas.

o Aperfeiçoar a prática atual de planejamento orçamentário, por meio da utilização de indicadores de desempenho que permitam a identificação de lacunas e melhores práticas entre as diversas áreas, viabilizando a definição de metas de redução de gastos;

o Elaborar os padrões que definam as regras para a realização das despesas e utilização dos recursos da empresa;

o Elaborar o planejamento orçamentário conforme a metodologia de orçamento matricial de despesas, com a introdução do conceito de "pacotes de gastos" e do "controle cruzado" expandindo o nível de participação e comprometimento dos profissionais da instituição;

o Elaborar e implementar uma sistemática de gestão orçamentária adotando a nova metodologia visando garantir que o orçamento aprovado seja cumprido, por meio da identificação dos desvios e tomada de ações corretivas;.

A metodologia Orçamento Matricial de Despesas

O Orçamento Matricial (OM) é uma metodologia gerencial para o planejamento e controle orçamentário de uma organização. A implantação do OM implica a avaliação detalhadas das contas de despesas e na identificação de oportunidades de ganhos com a redução de custos. Todo trabalho é conduzido de forma a promover uma grande mobilização da empresa no controle de despesas. Com o processo do orçamento matricial, praticamente todos os funcionários têm metas claras de redução de custos, compatíveis com a natureza de suas atividades e com seu potencial de ganho. O processo de elaboração do Orçamento Matricial se inicia com a elaboração de pacotes de gastos e a definição de seus respectivos gestores. Seu produto final será um mapa de oportunidades de redução de despesas, refletidas no orçamento anual elaborado para toda a organização. O processo de acompanhamento das despesas define responsabilidades claras pela avaliação do "Previsto" X "Realizado". Assim sendo, todos os desvios são tratados e analisados por meio de relatórios, visando à clara compreensão das causas dos desvios e o desenvolvimento de um plano de ação para eliminá-las. Por meio desta prática, o orçamento da instituição passa a incorporar as seguintes características:

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· Passa a ser justo e ousado; · Focado nas atividades necessárias à operação; · Baseado em regras claras, com intensa participação dos funcionários na redução de despesas. O projeto é conduzido por uma equipe de consultores, trabalhando em conjunto com profissionais da Instituição, com o objetivo de transferir todo o conhecimento referente à elaboração e ao controle das metas de despesas, de acordo com os princípios do orçamento "Matricial". A figura abaixo ilustra as etapas desse processo;

Benefícios da Metodologia O objetivo principal do Orçamento Matricial de Despesas é a redução de custos, obtida por meio da análise detalhada da situação atual, identificação e utilização de melhores práticas. Adicionalmente, o OM proporciona diversos benefícios qualitativos para a organização, entre eles: • Conhecimento detalhado dos gastos; • Avaliação do desempenho de cada área; • Estabelecimento de metas justas e desafiadoras; • Melhoria da qualidade da base de dados para a tomada de decisão; • Implementação de mudanças/melhorias no processo de gestão dos recursos; • Elaboração do orçamento de custos que assegure o alcance de uma diretriz anual de redução de despesas. Etapa de Planejamento Orçamentário A etapa de planejamento orçamentário visa estabelecer as metas orçamentárias para os centros de custos e para os pacotes.

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• Definição de Pacotes e Variáveis (Contas Contábeis) • Definição de Entidades e Níveis (Centros de Custos) • Definição de Gestores de Pacotes e Entidades • Análise preliminar dos dados • Definição de Parâmetros e Indicadores • Definição de “Clusters” • Definição da meta do presidente • Estabelecimento das “réguas” nas entidades • Definição preliminar das metas nas entidades • Definição das “Propostas de Padrões” e “Planos de Redução de Gastos” • Negociação das metas • Revisão e aprovação dos padrões propostos • Consolidação do Orçamento

Etapa de controle orçamentário Esta etapa visa acompanhar as metas e o realizado de cada centro de custo e pacote, analisar os desvios e traçar replanejamentos para alcance das metas.

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Automação da metodologia Para facilitar a implantação da metodologia de OM é recomendável a adoção de software específico para visualização da matriz orçamentária, estratificações e replanejamentos. Nesse projeto adotaremos o software Matriz Orçamentária. Segue abaixo algumas telas de referência.

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