produtividade gtd

8/12/2019 Produtividade GTD

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Produtividade em 6 Lições

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Sobre este e-book

Você está lendo neste momento o primeiro e-book gratuito que o Movebladisponibiliza. É um agradecimento aos nossos leitores pela fidelidade e audiêncianestes últimos 2 anos.

A série sobre produtividade foi muito bem avaliada, então fazia sentido disponibilizá-la

em um único volume digital. Será um brinde para todos os leitores que assinam anewsletter do Movebla.

O download do e-book é totalmente gratuito. Se você adquiriu este conteúdo de formapaga em algum lugar, por favor nos avise. Não é nossa intenção cobrar por esteconteúdo.

As lições sobre produtividades são fixas, mas você pode acompanhar outros posts ese juntar a nós no blog, no endereço www.movebla.com.

Muito obrigado pelo download e boa leitura!

Anderson Costa

Editor, Movebla

[email protected]

http://www.movebla.com/



mailto:[email protected]







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Índice

Sobre este e-book

1 - A lógica do sistema e a coleta de informações

2 - Processando as informações

3 - Como administrar seus projetos

4 - Sistemas de referências

5 - Rotina de atualização do sistema

6 – Fazendo Acontecer

Bibliografia

Fonte dos Posts




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Parte 1

A Lógica do Sistema e a Coleta de

Informações

Para quem deseja iniciar o uso de uma metodologia de organização pessoal, uma dasmais utilizadas é Getting Things Done (GTD ou Fazendo as Coisas Acontecerem),criada por David Allen. A lógica do sistema é muito simples e será transmitida aquinuma série de seis lições, mas recomendo para os que se interessarem de fato alerem o livro completo (disponível em português com o título ‘ A Arte de Fazer Acontecer ’), pois muitas das questões que podem surgir durante a implementação dametodologia são respondidas pelo livro.

Allen pensou o GTD baseado em uma descoberta originada por sua observaçãoprofissional – ele era um coach de grandes executivos – o cérebro é uma ótimamáquina criativa, mas é uma péssima ferramenta de armazenamento. Fazendo uma

analogia, é um ótimo processador, mas um péssimo HD.

Com base nesse pensamento, a metodologia consiste em deixar tudo o que precisaser executado POR ESCRITO, da forma que você preferir – digital ou em papel, oimportante é que esteja sempre à mão a qualquer momento.

Para começarmos a implementação do sistema, a primeira lição é a seguinte:

- ESCREVER TUDO (MAS TUDO MESMO), QUE ESTÁ EM SUA CABEÇA E QUEVOCÊ SABE QUE PRECISA FAZER, por exemplo:

comprar presente para sua mãe preparativos para o casamento

http://www.davidco.com/about-gtd







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procurar apartamento para alugar

comprar refil para a impressora

matricular na academia

levar bike para arrumar

cortar cabelo

pagar conta do cartão no banco

Perceba que a lista acima é um brainstorming e você está tirando tudo o que está nasua cabeça e dependente da sua memória e transferindo para um meio maisapropriado, por exemplo, um papel.

Sinta-se a vontade para colocar nesse brainstorming tudo, desde obrigações

profissionais às pessoais. Você precisa fazer isso para passar para segunda lição, queé a do processamento dessas informações. É aí que as coisas começam realmente aser feitas.

Esse primeiro processo pode parecer doloroso na primeira vez que é feito, e serárepetido para sempre. No entanto, por se tratar de uma manutenção, será mais fácil.




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Parte 2

Processando as Informações

Na primeira lição, ensinei uma coisa que parecia óbvia, que é coletar informações.Basicamente, você descarregou em um papel as coisas que estão em sua cabeça,mas que nunca surgem como lembrança no momento apropriado. Quantas vezes vocênão se cobrou por ter passado em frente a farmácia mas esqueceu que precisavacomprar aquele remédio? Esses tipos de coisas só lembramos ao por os pés em casa.

Esses pensamentos geram a ansiedade, provocada pela nossa cobrança todas asvezes que não conseguimos realizar tarefas simples e não sabemos o porquê.

Mas agora você vai descobrir por que certas atividades precisam de um pouco deplanejamento para serem realizadas. Fazendo da maneira certa, reduzirá sua

ansiedade, porque de acordo com a lógica da metodologia, o cérebro é uma máquinade pensar e não de guardar.

Com a sua lista em mãos e siga o roteiro abaixo para cada uma dos itens que anotou,na ordem que eles se apresentam na lista (não pule itens):

1) Posso realizar esse item AGORA em até DOIS MINUTOS? Se sim, então FAÇA IMEDIATAMENTE.Se não, pois leva mais de dois minutos, você deve continuar investigando de acordocom o roteiro abaixo.




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2) É um item possível de ser realizado? Se sim, coloque em um papel chamado lista de PRÓXIMAS AÇÕES.Se não, pule para a próxima pergunta.

3) É um item que tem dia e tem hora para acontecer?

Se sim, coloque na AGENDA.Se não, pule para a próxima pergunta.

4) É um item que você pode delegar para alguém fazer por você? Se sim, encaminhe para a pessoa certa e anote em uma lista AGUARDANDO.Se não, pule para a próxima pergunta.

5) É uma item que precisa ser desmembrado em várias ações para poder serexecutada? Se sim, transforme o item em um PROJETO (que será tratado à parte).Se não, pule para a próxima pergunta.

6) É um item que não pode ser feito tão cedo por conta de algum impedimentomaior? Se sim, coloque numa lista chamada UM DIA/TALVEZ.Se não, pule para a próxima pergunta.

7) É um item que deve ser armazenado para consulta futura? Se sim, crie um espaço de armazenamento – SISTEMA DE REFERÊNCIAS paratodas as suas referências.

IMPORTANTE – só anote na AGENDA os compromissos que tem DIA eHORA para

acontecer. Ações que devem acontecer assim que possível, devem estar pelas listas:Próximas ações, Aguardando, Um Dia/Talvez, Projetos ou Sistema de Referências.

Então, de acordo com a lista proposta na lição anterior, ficaria assim:

comprar presente para sua mãe – não dá para ir agora, colocar na listaPRÓXIMAS AÇÕES

preparativos para casamento – destrinchar PROJETOS

procurar apartamento para alugar – destrinchar PROJETOS

comprar refil para a impressora – lista de PRÓXIMAS AÇÕES

matricular na academia – destrinchar PROJETOS

levar bike para arrumar – lista de PRÓXIMAS AÇÕES

cortar cabelo – item possível de ser realizado agora – ligue AGORA PRAMARCAR e COLOQUE A DATA NA AGENDA

pagar conta do cartão no banco – lista de PRÓXIMAS AÇÕES

De acordo com o exercício acima, no primeiro setup temos muitos projetos que

precisam ser desmembrados. Foi-se aquela época da nossa vida que tirávamos doisdias pra resolver um problema. Daquele jeito era fácil, matava de ponta a ponta.




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Atualmente, temos problemas mais complexos, que temos que resolver durante umdia a dia repleto de trabalho e outros compromissos, como namoro, família…

E a ansiedade também é fruto daquela sensação de que a vida está parada porquevocê não tem tempo para resolver os problemas. Ao executar pequenas ações de um

projeto maior, você se vê resolvendo esse projeto. O importante é resolver uma tarefapor dia, que acabamos por resolver um grande projeto no decorrer do tempo.

Essa metodologia é ideal para resolver pequenos problemas, porque os grandesandam por conta própria.




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Parte 3

Como Administrar Seus Projetos

Depois de aprender sobre coleta de informações e processá-las, hoje vamos falar de

administração dos seus projetos com o método GTD.

Os projetos basicamente são itens formados por diversas tarefas.

Por exemplo:

Pagar conta no banco é uma única ação.

Comprar um apartamento é um projeto: envolve uma série de ações, quedevem ser destrinchadas e colocadas em um papel a parte, para regularmenteconferir e identificar o que você pode cumprir naquela semana.

Por isso, tenha uma lista de tarefas para cada projeto. Todas as semanas você deveeleger algumas tarefas para resolver. Não se preocupe se essa lista de acompanharpor muito tempo!

Vamos ao exemplo de projeto “Comprar um apartamento com meu companheiro

(a)”:

Para comprar um apartamento, em primeiro lugar é preciso checar as finanças comseu companheiro e definir o quanto vocês podem formar de poupança. É precisodefinir um prazo para isso ser realidade. É preciso também definir o quanto vocêsquerem pagar. É preciso montar o briefing do apartamento ideal para a vida a dois (ou

pelo menos para o início).




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Então, a lista ficaria mais ou menos assim:

Fazer contas pessoais e descobrir quanto consigo economizar por mês semcomprometer minhas finanças

Definir com meu companheiro o prazo para morarmos juntos.

Avisar meu companheiro para fazer as contas dele

Fazer simulação de valores de apartamentos no site do Banco X e quais osvalores das entradas e parcelas mensais

Conversar com meu companheiro sobre o assunto do briefing do apartamentoideal

Buscar apartamentos no site XXX

Esse é o “set up” básico do seu projeto. A medida que esse projeto progride, outrasações vão sendo definidas e incluídas na lista. Por isso, não se prenda a questão desair com o projeto perfeito listado.

Você deve conferir a lista semanalmente e ver o que pode progredir. Por exemplo, asduas únicas ações imediatas que pode acontecer são:

Fazer contas pessoais e descobrir o quanto consigo economizar por mês semcomprometer minhas finanças

Avisar meu companheiro para fazer as contas dele

Só depois disso vocês podem se reunir para fazer um briefing e simulação de valores.

E se agora não for o melhor momento de comprar um apartamento (ou de iniciarum projeto X)?

Não tem problema, a lista de projetos não foi feita para ser cumprida no momento queé finalizada. Ela só foi feita para você planejar e saber exatamente o que você precisapara iniciar aquele projeto. Se não for a hora ideal, você saberá que não pode realizaraquele projeto simplesmente porque não é a hora ideal. De outra forma, estariaansioso e perturbado porque tem um projeto na cabeça que nunca tem início. Se olharcada lista de projeto regularmente, uma hora vai chegar a hora de colocá-lo emprática. Ou você estará tranquilo sabendo que a hora não chegou ainda.

Outro exemplo de um projeto menos complexo, “Planejar feriado”. As ações quepensei seriam as seguintes:

Fazer as contas de quanto eu posso gastar para passar um feriado

Pedir recomendações de lugares a amigos

Pesquisar custos dos lugares recomendados

Para David Allen, a maneira ideal de fazer projetos é utilizando a técnica do MINDMAP.

http://en.wikipedia.org/wiki/Mind_map









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Com esse processo, você conclui um projeto complexo fazendo uma tarefa por vez,entre um job e um cafezinho.

POR QUÊ?

Se não souber qual é a próxima tarefa que pode cumprir imediatamente num dia depouco serviço, vai perder tempo navegando no Youtube, sendo que poderia passar amão no telefone e ligar pra sua gerente e agendar uma conversa sobre financiamento.




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Parte 4

Sistema de Referências

O arquivo de referências é um componente importante do GTD e muitas vezesnegligenciado. Trata-se de pastas para arquivar todos os materiais que não sãopassiveis de ações. Por exemplo, uma matéria sobre passeios interessantes emBuenos Aires que saiu em um jornal, mas gostaria de guardá-la até que chegue omomento da viagem. Essa organização faz com que você não fique soterrado noexcesso de informação e só usar o material quando realmente precisar.

O segredo do arquivo de referências é você guardar em apenas um lugar tudo o queprecisa ser consultado, pois caso contrário, é mais difícil achar onde você guardouuma coisa. Aliás, todo o sucesso da metodologia consiste nisso – Cada coisa em seulugar e poucos lugares para buscarmos. Isso é o que torna o sistema confiável.

O arquivo recomendado por David Allen é um sistema com pastas de A-Z, portantouma pasta para cada letra do alfabeto. Assim, você não teria muitas chances de errarna hora da busca. Por exemplo, você guardaria a referência de Buenos Aires na letraB, ou então “V” de viagens. Anualmente, é preciso revisar essas referências e fazeruma limpeza das coisas que não necessitará mais, que você pode jogá-las no lixo ouentão arquivar definitivamente em algum lugar.

O importante é ter seu sistema de referências sempre à mão . O sistema que euescolhi como ideal para minha realidade é híbrido, tenho uma pasta para o pouco

material físico que tenho. Além disso, uso o Microsoft OneNote, que é um sistemaideal para que eu possa armazenar referências de textos, print-screens.

http://www.movebla.com/67/use-dropbox-e-onenote-para-manter-seus-arquivos-sempre-a-mao-em-qualquer-lugar/







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Parte 5

Rotina de Atualização do Sistema

O sistema para ser confiável deve ser sempre revisto e atualizado. Afinal, uma coisaque era importante acontecer, se não aconteceu e não tem mais pertinênciaacontecer, deve sumir da sua lista, para que você deixe de achar que tem muitaspendências mas boa parte delas são inválidas. Uma lista muito grande também geraansiedade.

Por exemplo, você tinha um projeto “férias”. Aí mudou de emprego e esse plano caiudas prioridades. Então, as ações do “projeto Férias” não precisam figurar na sua lista

de Próximas Ações, Aguardando, Um dia Talvez ou Projetos.Então, o ideal é que:

DIARIAMENTE

COLETE todas as coisas que estão em sua cabeça, como você fez no seubrainstorming, para que no dia seguinte você:

Faça as ações que levam menos de dois minutos

Processe, aquelas que levam mais de dois minutos ou não dependem de

você, categorizando o que você coletou no dia anterior em PRÓXIMAS




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AÇÕES, AGENDA, AGUARDANDO, UM DIA/TALVEZ ou ARQUIVANDO(quando se trata de uma referência).

E claro, verifique o pode ser realizado de suas listas, quem deve ser cobradoetc.

Observe que tudo depende de você coletar diariamente, no momento que opensamento surge, no momento que a conta para pagar chega etc. O que coletou hojeserá realizado ou processado amanhã.

SEMANALMENTE

Revise suas listas de PRÓXIMAS AÇÕES e AGUARDANDO, reescrevendotodos os itens que não foram realizados (por você ou continuam no status deaguardando).No período de uma semana, você terá realizado boa parte da sua lista de

próximas ações, então, os itens realizados devem sumir da lista. Revisar todos os seus projetos, para ver o que pode ser feito na próxima

semana

Revisar sua lista de Um dia/Talvez – ver se algo pode ser feito

Dessa forma, você manterá seu sistema em dia e sempre atualizado.




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4. Prioridade – qual é a prioridade daquela tarefa na sua vida. Faça o que formais importante primeiro, sempre.

2o.) Modelo para revisar seu trabalho Sempre que estiver planejando o seu dia, defina o que é prioridade. O ideal é que as

decisões das prioridades de hoje estejam alinhadas com o seu projeto mais alto, o seuprojeto de vida.

Para esse modelo, Allen faz uma analogia aeroespacial, onde o ponto mais alto é suavida. Reflita sempre se suas ações estão norteando seus objetivos pessoais eprofissionais.

Allen recomenda a analise da seguinte forma:

50 mil pés: Vida

40 mil pés: Visão para três a cinco anos

30 mil pés: Metas para um a dois anos

20 mil pés: Áreas de Responsabilidade

10 mil pés: Projetos Atuais

Decolagem: Ações Atuais

Se quiser aprofundar na analise das suas tarefas, esse tipo de perspectiva foiaprofundada pelo autor brasileiro Christian Barbosa, no livro a “Tríade do Tempo“, masisso é assunto para uma nova série de posts.

http://links.lomadee.com/ls/bm1Zbzs5OUlQcmdpczsyNDE2Mzk3NzswOzEzNTszMzQyNDMzNDs7QlI7MTs-.html?kw=a+triade+do+tempo







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Bibliografia: ALLEN, David. A Arte de Fazer Acontecer. Brasil, Ed. Campus, 2005




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Fonte dos posts:

http://www.movebla.com/1653/gtd-em-6-licoes-logica-sistema-coleta-informacoes/

http://www.movebla.com/1654/gtd-em-6-licoes-processando-informacoes/

http://www.movebla.com/1655/gtd-administrar-projetos/

http://www.movebla.com/1656/gtd-em-6-licoes-sistema-referencias/

http://www.movebla.com/1657/gtd-em-6-licoes-rotina-atualizacao-sistema/

http://www.movebla.com/1683/gtd-em-6-licoes-fazendo-acontecer/



















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