processo administrativo

CARTILHA DE FORMAO DE PROCESSOS

ORIENTAES

Cartilha de Formao de Processos

Braslia, 2010

Copyright 2004 Fundao Nacional de Sade (Funasa) Ministrio da Sade 1 edio revisada Editor Assessoria de Comunicao e Educao em Sade Ncleo de Editorao e Mdias de Rede/Ascom/Presi/Funasa/MS Setor de Autarquias Sul, Quadra 4, Bl. N, 2 andar Ala norte 70.070-040 Braslia/DF Distribuio e Informao Coordenao de Modernizao (Comor/Cgmsi/Depin) Setor de Autarquias Sul, Quadra 4, Bl. N, 5 Andar Telefone: 0XX61 3314-6233 3314-6278 70.070-040 Braslia/DF

Brasil. Fundao Nacional de Sade. Cartilha de formao de processos / Fundao Nacional de Sade. 1 edio revisada - Braslia: Fundao Nacional de Sade, 2010. 40 pg. 1. Administrao em sade pblica - normas. I. Ttulo.

permitida a reproduo parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte. Impresso no Brasil Printed in Brazil

SumrioApresentao Formao de processos ............................................. 7 Preenchimento da capa ............................................. 10 Numerao de folhas e peas.................................... 11 Juntada ...................................................................... 13 Desapensao ........................................................... 15 Desentranhamento de peas ..................................... 16 Desmembramento de peas ...................................... 17 Diligncia ................................................................. 17 Encerramento do processo ........................................ 18 Formao de volumes ............................................... 18 Abertura do volume subsequente .............................. 19 Reconstituio de processos ...................................... 20 Carimbos ................................................................... 21 Conceitos e definies .............................................. 31

ApresentaoEsta Cartilha tem por finalidade orientar os servidores da Funasa quanto aos procedimentos gerais referentes formao de processos no mbito da instituio. Este documento foi elaborado com base na Portaria Normativa n 5/2002 - Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao/MPOG, publicada no DOU em 23/12/2002, e atualizado conforme Portaria n 12, de 23 de novembro de 2009, publicada no DOU em 24/11/2009. Os processos so constitudos sempre que, para a prtica de um determinado ato, haja necessidade de se colher informaes ou pareceres, juntar atestados, certides, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam tomada de decises. Nenhuma unidade da Funasa deve dar andamento a processo que esteja em desacordo com as instrues contidas nesta Cartilha. Neste caso, o destinatrio, a seu critrio, pode constitu-lo de acordo com as instrues ou devolv-lo ao remetente a fim de que o faa. Observe sempre os princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrio com relao s informaes neles contidas. Dispense adequado tratamento fsico aos documentos, observando cuidados de higiene no seu manuseio, faa furos centralizados, faa as dobras necessrias com simetria, utilize material adequado, como cola apropria-

da, evite uso de grampos metlicos, clips, preserve informaes ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc. Faustino B. Lins Filho Presidente

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Fundao Nacional de Sade

Formao de processoA formao de processos o conjunto de operaes que tem por fim dar forma processual a documentos que requeiram anlise, informaes ou decises, com vistas a estabelecer definies e responsabilidades tcnicas, administrativas ou financeiras. Somente podero ser formados processos a partir de originais de documentos, de cpias autenticadas, ou ainda de cpias acompanhadas de autorizao para formao identificada pelo carimbo "CONFERE COM O ORIGINAL". Para que voc efetue uma autuao, tambm chamada de formao ou abertura de processo, obedea seguinte rotina: Prenda a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros do conjunto; Acrescente, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo; Aplique, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero de protocolo; Numere as folhas, apondo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);

Leia o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva; Identifique, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminhado; Registre, no SDCWEB, identificando as principais caractersticas do documento, a fim de permitir sua recuperao; Confira o registro e a numerao das folhas; Encaminhe, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente da Funasa; e O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente e a data de postagem.

Preste bastante ateno A correspondncia no autuada ser registrada no SDCWEB e encaminhada unidade de destino; A autuao de documentos classificados como SECRETO, CONFIDENCIAL ou RESERVADO ser processada por servidor com competncia para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, aps a autuao, lacrarem o envelope do processo, acrescentando o nmero do processo, o rgo de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo;

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As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir peas de processo; No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, no devam constituir processo; A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes; e O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original, no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.


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Preenchimento da capaVeja um exemplo de capa:

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Numerao de folhas e peasComo fazerNumere a folha do processo em ordem crescente, sem rasuras, utilizando o carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 01. O verso da folha no ter numerao sequencial, sua identificao quando for necessria ter como base a mesma numerao da frente da folha tendo acrescido ao nmero a letra v, da palavra verso. Exemplo: folha 3v. O documento no encadernado receber numerao em sequncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir. Inicie a numerao das peas do processo no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas subsequentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem; no numere a capa do processo. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no podendo diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar. Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo, veja o exemplo na pgina 24.

Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta; no havendo falhas, prossiga com a sequncia numrica existente. Faa qualquer solicitao ou informao inerente ao processo por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilize tantas folhas quanto forem necessrias. Podero ser utilizados a frente e o verso da folha de despacho, no se permitindo a incluso de novas folhas at o seu total aproveitamento do verso, levando em considerao a numerao conforme pargrafo 2 da pgina 11. No caso de insero de novos documentos no processo, inutilize o espao em branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo Em branco. Quando, por falha ou omisso, voc constatar a necessidade da correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutilize a anterior, acrescentando um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia.

S A /P R E

Fls. : Rubrica:

S A /P R E

SI

- F . NACN IOAL DE

SI

- F . NACN IOAL DE

Fls. : Rubrica:

NA

NA

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SA

D E - F U

SA

D E - F U

JuntadaA juntada de processos ser executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente.

Juntada por anexaoA juntada por anexao ser feita somente quando houver dependncia entre os processos a serem anexados. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal, e um ou mais como acessrios. Exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios:Processo Pincipal Inqurito administrativo Auto de infrao Aquisio de material Licena sem vencimentos Processo Acessrio Recurso contra deciso de inqurito Defesa contra auto de infrao Prestao de contas Cancelamento de licena

Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a partir do processo acessrio.

Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver TERMO DE RETIRADA DE PEA, na renumerao do conjunto processado, permanecer vago o lugar correspondente pea desentranhada, devendo, no entanto, esta providncia ser consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente aps o TERMO DE JUNTADA.

Como fazera) Coloque em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal; b) Retire a capa do processo acessrio, sobrepondo-a capa do processo principal e mantenha os processos sobre as duas capas, formando um nico conjunto; c) Renumere e rubrique as peas do processo acessrio, obedecendo numerao j existente no principal; d) Lavre o TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO na ltima folha do processo mais antigo; e) Anote, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado; e f) Registre, no SCDWEB, a juntada por anexao.

Juntada por apensao Como fazera) Mantenha superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada; 14Fundao Nacional de Sade

b) Mantenha as folhas de cada processo com sua numerao original; c) Lavre o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na ltima folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar; d) Anote na capa do processo que ficar em primeiro lugar o nmero do processo apensado; e e) Registre, no SCDWEB, a juntada por apensao.

DesapensaoAps a deciso final, os processos podero ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem. A desapensao ocorrer antes do arquivamento.

Como fazera) Separe os processos; b) Lavre o TERMO DE DESAPENSAO no processo que solicitou a juntada; c) Torne sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao; d) Acrescente o despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado; e e) Registre no SCDWEB, a desapensao.


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A desapensao, bem como a juntada de processos, ser executada pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante determinao, por despacho de seu dirigente.

Desentranhamento de peasA retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontrar o processo, mediante despacho prvio da autoridade competente.

Como fazerSempre que houver retirada de folhas ou peas, lavre, aps o ltimo despacho, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO. Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, use o carimbo de desentranhamento de pea, onde consta o recibo da parte interessada. O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento. No permitido efetuar a retirada da folha ou pea inicial do processo.

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Desmembramento de peasA separao de parte da documentao de um processo, para formar outro, ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO.

Como fazera) Retire os documentos que constituiro outro processo; b) Acrescente o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local onde foram retirados os documentos; e c) Proceda autuao dos documentos retirados, conforme orientado anteriormente, renumerando suas pginas.

DilignciaQuando o processo envolver pessoas ou instituies estranhas Administrao Pblica Federal, a unidade interessada na resposta externa expede ofcio e aguarda o retorno, para que convoque o interessado a fim de que, no prazo mximo de trinta dias, cumpra a exigncia. Na juntada da resposta uma vez protocolada, a unidade interessada na diligncia indica no ofcio o nmero do protocolo a que se refere.


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Como fazerOfcio n. Referente ao processo n. Dirijo-me a V. Sa. para ....... ....... ....... Solicito que a resposta a este ofcio mencione o nmero do processo indicado acima.

Encerramento do processoO encerramento dos processos ser: a) Por indeferimento do pedido/requerimento; b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; c) Pela expressa desistncia do interessado; ou d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada.

Formao de volumesOs autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixao dos colchetes observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2 cm. Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedente ao limite acima, a partir do prximo nmero, forme outros volumes. 18Fundao Nacional de Sade

No permitido desmembrar documento, e se ocorrer a incluso de um documento que exceda as 200 folhas, esse documento abrir um novo volume. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual ser includo um documento contendo 50, encerrar-se- o volume com 180 e abrir-se- novo volume com o referido documento de 50 folhas. O encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numerao, sem soluo de continuidade, no volume subsequente. A abertura do volume subsequente ser informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma: No volume anterior, aps a ltima folha do processo, incluir-se- TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme ABERTURA DO VOLUME SUBSEQUENTE, na pgina a seguir.

Abertura do volume subsequenteNo novo volume, logo aps a capa, incluir-se- TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado, obedecendo-se sequncia do volume anterior. A abertura de um novo volume ser executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que devero providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o SCDWEB. Os volumesCartilha de Formao de Processos

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devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrio: 1 volume, 2 volume, etc. Documentos encadernados ou em brochura, bem como os de grande volume, sero apensados ao processo com a colocao da etiqueta de anexo contendo o nmero do processo e a palavra anexo.

Reconstituio de processosHavendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicar, sua chefia, o ocorrido. A autoridade administrativa competente promover a sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar.

Como fazerIndependentemente das aes adotadas anteriormente, o servidor responsvel pela reconstituio do processo observar o seguinte procedimento: a) Ordene a documentao que caracterize a busca de localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;

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b) Faa representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio do processo; c) Reconstitua o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de documentos que o constituam; d) Acrescente uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo, constando o nmero do processo, procedncia, interessado e assunto e outras informaes julgadas necessrias; e) Atribua nova numerao ao processo reconstitudo; e f) Registre, no SCDWEB, a ocorrncia, citando o nmero do processo extraviado e o atual.

CarimbosConfere com o original O carimbo confere com o original ser utilizado para autenticar a reproduo do documento ou peas de processo, cujos originais so imprescindveis Administrao. Esse carimbo tem a identificao do rgo ou entidade onde o documento est sendo autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos: a) Data da autenticao; e b) Assinatura do servidor.


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Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXX Confere com o original

Assinatura do Servidor Mat. Siape:

Conferido O carimbo conferido ser usado nas unidades de protocolo central para registrar a quantidade de folhas ou peas inseridas no processo, quando da autuao. Os campos prprios desse carimbo sero preenchidos com as seguintes informaes: a) Quantidade de peas que constituem o processo; e b) Rubrica do servidor e sigla do rgo autuador. Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXX Conferido Processo autuado com ........... ................. pea (s). Assinatura do Servidor Mat. Siape:

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Confidencial O carimbo confidencial ser utilizado para facilitar a identificao do documento ou processo cujo teor somente ser conhecido por servidor autorizado. Usaro o carimbo confidencial, os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou. Exemplo:

CONFIDENCIALDesmembramento Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXXProcesso n: Termo de Desmembramento Pgina (s) ____a ____ retirada(s) por motivo de desmembramento.



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Desentranhamento de peas Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXXProcesso n: Termo de Desentranhamento Em .../.../..., fao a retirada, do presente processo, da(s) pea (s) n(s)..........., por motivo de ........................................... Assinatura do Servidor Mat. Siape:

Em branco Ao autuar um processo, apor o carimbo Em branco, em pginas e espaos que no contenham informaes. Exemplo:

EM BRANCONumerao de folha ou pea O carimbo de numerao de folha ou pea ser utilizado para registrar a incluso de uma ou mais peas no processo. Caber ao protocolo central ou setorial da Funasa que inserir uma ou mais folhas, bem como peas no processo, fazer a aposio do carimbo de numerao de folha ou pea, preenchendo com os seguintes dados:

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a) Nmero da folha ou pea; e b) Rubrica do servidor que fez as anotaes. Exemplo:

S A /P R E

SI

- F . NACN IOAL DE

Fls. : Rubrica:

NA

Documentos de tamanho pequeno (Ex.: papeletas de despacho, guias de depsito bancrio, Darf) sero colados no centro da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para no prejudicar informaes constantes do verso. Exemplo:SI

- F . NACN IO

S A /P R E

Fls. : Rubrica:

S A /P R E

NA

NA

XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX


SA

D E - F U

SASI

D E - F UAL DESA

- F . NACN IOAL DE

Fls. : Rubrica:

D E - F U

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Reservado O carimbo reservado ser usado para caracterizar os documentos cujo assunto no deva ser do conhecimento do pblico em geral. Usaro o carimbo reservado os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificao do servidor que o classificou. Exemplo:

RESERVADOSecreto O carimbo secreto ser utilizado para salvaguardar o documento ou processo cujo trato requeira alto grau de segurana e cujo teor deva ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio. Podero usar o carimbo de secreto, exclusivamente, os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificao do servidor que o classificou. Exemplo:

SECRETO26Fundao Nacional de Sade

Termo de abertura de volume Este termo ser lavrado, no protocolo central ou setorial, na abertura de volume. Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXX Termo de Abertura de Volume Aos ......dias do ms de..........de....... procedemos a abertura deste volume n.........do processo n.......................................,que se inicia com a folha n.............................. Para constar, eu (nome do servidor)................................................, Cargo(cargo do servidor)....................................., subscrevo e assino. Assinatura do Servidor Mat. Siape:

Termo de encerramento de volume Este termo ser lavrado, no protocolo central ou setorial, no encerramento de volume. Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXX Termo de Encerramento de Volume Aos ......dias do ms de..........de......, procedemos ao encerramento deste volume n.................. do processo n............................... .., contendo.........folhas, abrindo-se em seguida o volume n......................... Assinatura do Servidor Mat. Siape:


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Termo de desapensao Este termo ser lavrado, no protocolo central ou setorial, quando ocorrer a desapensao de processos. Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXX Termo de Desapensao Em..../..../...., fao desapensar do processo n................. o(s)processo(s) de n(s)................... ...................................................., que passam a tramitar em separado.


Termo de juntada por apensao Este termo ser lavrado, no protocolo central ou setorial, na juntada por apensao. Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXX Termo de Juntada por Apensao Em ...../...../....., atendendo o despacho do (a)..................................., fao apensar ao presente processo de n................................................... o(s) processo(s) n......................................................


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Termo de juntada por anexao Este termo ser lavrado, no protocolo central ou setorial, por ocasio da juntada por anexao, de dois ou mais processos. Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXX

Termo de Juntada por Anexao Em ...../...../....., atendendo o despacho do(a)............................, fao anexar ao presente processo n............................ o(s) processo(s) n..................................


Termo de ressalva Este termo ser lavrado, no protocolo central ou setorial, quando, no momento da anexao de processos, for constatada a ausncia de pea(s) em um dos processos anexados. Exemplo:Fundao Nacional de Sade Unidade: XXXXX

Termo de Ressalva As pea(s) de n(s).............. do processo n......................... aps a juntada por anexao, corresponde(m) (s) pea(s) n(s)...........................do conjunto processado.Assinatura do Servidor Mat. Siape:


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Urgente O carimbo urgente ser usado em documentos cuja tramitao requeira maior celeridade que a rotineira. Usaro o carimbo urgente os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim classificado. Exemplo:

URGENTE

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Conceitos e definiesAutuao e/ou formao de processo o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeiram anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio.

Desapensao a separao fsica de processos apensados.

Desentranhamento de peas a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.

Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao e instrues especficas do rgo interessado.

DespachoDeciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador/ servidor pblico ou no.

Diligncia o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender s formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

Distribuio a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele tratada.

Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza, conforme descrito a seguir:

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a) Caracterizao quanto ao gnero Documentos textuais: So os documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Documentos cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas arquitetnicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis; Documentos iconogrficos: So documentos em suporte sinttico, em papel emulsionado, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras; Documentos filmogrficos: So documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (teipes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas videomagnticas; Documentos sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Ex.: discos e fitas audiomagnticas; Documentos microgrficos: So documentos em suporte flmico resultante da microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e carto-janela; Documentos informticos: So os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex.: disco flexvel (disquete), disco rgido (Winchester) e disco ptico.


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b) Caracterizao quanto espcie Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo e outros; Atos enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio, entre outros; Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infrao; Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises, etc. Ex.: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica; Atos de ajuste: So representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou Municipal parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste, etc.); e Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama e outros.

c) Caracterizao quanto natureza Documentos sigilosos: So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional; 34Fundao Nacional de Sade

Documentos urgentes: So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade que a rotineira. Ex.: pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder Judicirio e das Casas do Congresso Nacional; mandados de segurana do Ministrio Pblico e outros que fixem prazo para resposta; Documentos ostensivos: So documentos cujo acesso irrestrito; Documentos reservados: So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento do pblico em geral.

Folha do processoSo as duas faces de uma pgina do processo.

InteressadoPessoa fsica ou instituio que ser objeto de anlise do processo.

Juntada a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por anexao ou apensao.

Juntada por anexao


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a unio definitiva e irreversvel de um ou mais processo(s)/ documento(s), a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex.: um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, para subsidi-lo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal.

Numerao de peas a numerao atribuda s partes integrantes do processo.

Pgina do processo cada uma das faces de uma folha de papel do processo.

Pea do processo o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex.: folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros. 36Fundao Nacional de Sade

ProcednciaA instituio que originou o documento.

Processo o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos.

Processo acessrio o processo que apresenta matria indispensvel instruo do processo principal.

Processo principal o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso.

Protocolo central (Coseg/Socom)


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a unidade junto ao rgo ou entidade encarregada dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.

Protocolo setorial (Serad) a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos no mbito da rea qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.

Registro a reproduo dos dados do documento, feita no SCDWEB, destinado a controlar a movimentao da correspodncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados.

Termo de desentranhamento de peas uma nota utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um processo. Pode ser por intermdio de carimbo especfico.

Termo de desapensao uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois ou mais processos apensados. Pode ser por intermdio de carimbo especfico.

Termo de encerramento38Fundao Nacional de Sade

uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo. Pode ser por intermdio de carimbo especfico.

Termo de juntada de folha ou pea uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo. Pode ser por intermdio de carimbo especfico.

Termo de retirada de folha ou pea uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo. Pode ser por intermdio de carimbo especfico.

Termo de ressalva uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de uma pea. Pode ser por intermdio de carimbo especfico.

Tramitao a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, por intermdio do SCDWEB.

Elaborao:Cartilha de Formao de Processos

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Coordenao de Modernizao (Comor) Projeto Grfico e Capa: Glucia Elisabeth de Oliveira - Nemir/Codec/Ascom/Presi/Funasa Diagramao: Maria Clia de Souza - Nemir/Codec/Ascom/Presi/Funasa Reviso Ortogrfica e Gramatical: Leila Santos - Nemir/Codec/Ascom/Presi/Funasa

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