procedimentos operacionais padrÕes pops · fazer a proteção de biossegurança dos filmes...

1

CLÍNICA-ESCOLA DE ODONTOLOGIA

GESTÃO DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÕES

POPs ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO: Implantar Procedimentos Operacionais Padrões (POPs) Buscar a satisfação dos envolvidos – alunos, professores, funcionários e coordenação Facilitar os processos administrativos das Clínicas de Odontologia da UNIME Viabilizar a ordem, organização e controle dos processos Melhorar o clima organizacional e as relações de trabalho e ensino do curso Evitar prejuizos, desperdícios e danos aos bens individuais e institucionais

2

SUMÁRIO

Organograma do Curso de Odontologia.............................................................................................................................. ............................................03 Atribuições da equipe de trabalho de Odontologia......................................................................................................................................................... .04 Auxiliar de Saúde bucal – ASB....................................................................................................................................................................................... .04 Técnico em Radiologia – TRadio.....................................................................................................................................................................................05 Técnico em Prótese dentária – TPD ...............................................................................................................................................................................06 Assistente administrativo ................................................................................................................................................................................................07 Coordenação técnica da clínica-escola ..........................................................................................................................................................................09 Normas e Instruções gerais da Clínica de Odontologia – Funcionários .................................................................................................................. .......10 Normas e Orientações – Proteção contra processos judiciais .......................................................................................................................................11 Solicitação de material de consumo e permanente ........................................................................................................................................................12 Distribuição do material de consumo ...................................................................................... ........................................................................................13 Falta de material de consumo ........................................................................................................................................ .................................................14 Danos aos equipamentos e/ou patrimônio da UNIME ......................................................................................................................... ...........................15 Sumiço de material e/ou instrumental de alunos ou da UNIME ......................................................................................................................................16 Verificação de não conformidade ou não cumprimento das normas ..............................................................................................................................17 Marcação de pacientes ....................................................................................................... ............................................................................................18 Marcação de pacientes extras, pacientes familiares de alunos e dos próprios alunos ...................................................................................................19 Manuseio dos prontuários odontológicos ........................................................................................................................................................................20 Controle de pagamentos dos pacientes da Clínica de Odontologia ................................................................................................................................21 Esterilização de material/instrumental ...................................................................................... .......................................................................................22 Manuseio do equipamento de esterilização ....................................................................................................................................................................23 Fluxo de pacientes nas Clínicas Odontológicas ..............................................................................................................................................................24

3

ORGANOGRAMA DA CLÍNICA ESCOLA DE ODONTOLOGIA

DIREÇÃO

COORDENAÇÃO

DE CLÍNICA

ASSISTENTE

ADM CLINICA

PROFESSORES

AUX DE

LIMPEZA

RECEPCIONISTA

ASB/THD/TPD/

TRadio

ALUNOS, MONITORES,

ESTAGIÁRIOS

COORDENAÇÃO

DE CURSO

4

ATRIBUIÇÕES DA EQUIPE DE TRABALHO DE ODONTOLOGIA

RECEPCIONISTA (ATENDENTE)

ESTAGIÁRIO DO PROJETO PEDAGÓGICO DO CURSO

AUXILIAR DE SERVIÇOS GERAIS

Recepcionar pacientes e visitantes

Marcar e desmarcar pacientes por solicitação dos professores

Organizar a agenda de pacientes por disciplina

Digitar, organizar, arquivar, separar e encaminhar os prontuários da clínica e checar o preenchimento

Emitir relatórios de atendimentos e procedimentos odontológicos realizados na clínica

Cobrar e encaminhar os pacientes para pagamento das taxas

Manter a ordem, organização e arrumação da recepção da clínica, inclusive buscar reparos de equipamentos e mobiliários quando necessário

Desenvolver habilidades e competências de liderança, atenção à saúde dos pacientes, trabalho em equipe, administração e gerenciamento

Vivenciar as práticas administrativas da clínica de Odontologia

Realizar a limpeza e arrumação dos espaços específicos do curso de Odontologia

Realizar serviços gerais do curso de Odontologia

Remover, acondicionar, separar e transportar o lixo da clínica para os locais designados

AUXILIAR DE SAÚDE BUCAL - ASB

Manter a ordem, organização e arrumação dos ambulatórios de atendimento odontológico, inclusive buscar reparos de equipamentos e mobiliários quando necessário

Solicitar e fiscalizar a limpeza do ambiente de trabalho

Realizar controle, organização e arrumação de estoque de materiais de consumo

Realizar controle, organização e acompanhamento de manutenção de equipamentos e materiais permanentes da instituição

Empacotar gaze e algodão para uso nas clínicas de Odontologia

Fazer a proteção de Biossegurança dos filmes radiográficos utilizados no Curso de Odontologia

Lavar e empacotar (quando necessário) e esterilizar materiais e instrumentais, inclusive realizar o controle microbiológico da esterilização, manter a ordem e organização do setor de esterilização De acordo com o CFO (LEI Nº 11.889, DE 24 DE DEZEMBRO DE 2008)

Art. 9o Compete ao Auxiliar em Saúde Bucal, sempre sob a upervisão do cirurgião-dentista ou do Técnico em Saúde Bucal: I - organizar e executar atividades de higiene bucal; II - processar filme radiográfico; III - preparar o paciente para o atendimento; IV - auxiliar e instrumentar os profissionais nas intervenções clínicas, inclusive em ambientes hospitalares; V - manipular materiais de uso odontológico;

5

VI - selecionar moldeiras; VII - preparar modelos em gesso; VIII - registrar dados e participar da análise das informações relacionadas ao controle administrativo em saúde bucal; IX - executar limpeza, assepsia, desinfeção e esterilização do instrumental, equipamentos odontológicos e do ambiente de trabalho; X - realizar o acolhimento do paciente nos serviços de saúde bucal; XI - aplicar medidas de biossegurança no armazenamento, transporte, manuseio e descarte de produtos e resíduos odontológicos; XII - desenvolver ações de promoção da saúde e prevenção de riscos ambientais e sanitários; XIII - realizar em equipe levantamento de necessidades em saúde bucal; e XIV - adotar medidas de biossegurança visando ao controle de infecção. Art. 10. É vedado ao Auxiliar em Saúde Bucal: I - exercer a atividade de forma autônoma; II - prestar assistência, direta ou indiretamente, a paciente, sem a indispensável supervisão do cirurgião-dentista ou do Técnico em Saúde Bucal; III - realizar, na cavidade bucal do paciente, procedimentos não discriminados no art. 9o desta Lei; e IV - fazer propaganda de seus serviços, mesmo em revistas, jornais ou folhetos especializados da área odontológica.

TÉCNICO EM RADIOLOGIA - TRadio

1. Manter a ordem, organização e arrumação da clínica de radiologia, inclusive buscar reparos de equipamentos e mobiliários quando necessário 2. Solicitar e fiscalizar a limpeza do ambiente de trabalho 3. Realizar controle, organização e arrumação de estoque de materiais de consumo 4. Realizar controle, organização e acompanhamento de manutenção de equipamentos e materiais permanentes da instituição 5. Controlar e acompanhar a agenda de pacientes da clínica de radiologia 6. Organizar laudos feitos e a fazer

De acordo com a Resolução CONTER (CONSELHO NACIONAL DE TÉCNICOS EM RADIOLOGIA), são atribuições do Técnico em Radiologia:

Resolução CONTER Nº 05, Nº 07, Nº 08: Especialidade de radiodiagnóstico, nos setores de diagnóstico por imagem Especialidade de Radiologia Industrial Especialidade de Salvaguardas, junto a equipamentos geradores de imagens radiológicas Realizar procedimentos para geração de imagem, através de operação dos equipamentos específicos 1. Acionar e operar os equipamentos geradores de imagem 2. Manipular filmes radiográficos 3. Revelar filmes radiografados 4. Produzir laudos pela interpretação das imagens geradas 5. Fazer a delimitação e sinalização de áreas restritas 6. Solicitar fornecimento, exigir e fiscalizar o uso de registradores de doses individuais e EPI’s 7. Providenciar a substituição dos registradores de dose nas datas previstas

6

8. Utilizar os medidores de radiação portátil em qualquer trabalho com radiação 9. Verificar antes de iniciar o processo de operação as condições de funcionamento dos equipamentos e fontes, inclusive através do gabarito de testes dos engates 10. Certificar-se da execução dos procedimentos de operação com fontes seladas com relação à exposição da fonte e ao retorno ao invólucro de proteção 11. Cuidar da segurança física dos equipamentos e fontes armazenando-os em local apropriado 12. Solicitar a disponibilização para utilização imediata, em quantidade suficiente, todo o material para radioproteção, como: cordas, blindagens, pinças, garras, recipientes de emergência, sinais

luminosos, placas de sinalização e gabaritos de testes dos engates 13. Solicitar a disponibilização dos meios necessários ao controle físico e operacional, bem como do plano específico do trabalho a ser executado, o qual deve incluir procedimentos de emergência,

relação dos trabalhadores, das fontes, das doses acumuladas pelos profissionais 14. Ter a custódia das chaves do local de armazenamento dos irradiadores, quando estes permanecerem na instalação aberta 15. Ter a custódia da caixa (com chave), onde são mantidos o mediador de referência e outros que não estejam em uso, mantendo-os afastados de fontes de radiação 16. Acompanhar o transporte local de fontes utilizando veículos adequados e sinalizados para transporte 17. Assegurar a existência de um sistema de monitoração durante o transporte local de fontes 18. Realizar troca de fontes quando solicitado pelo Supervisor de Radioproteção 19. Levar, imediatamente, ao conhecimento do Supervisor de Radioproteção quaisquer deficiências observadas nos dispositivos de segurança e de monitoração, bem como quaisquer condições de

perigo que venha a tomar conhecimento 20. Aplicar ações corretivas nas situações de emergência ou casos de acidente, sob a orientação do Supervisor de Radioproteção 21. Designar para a equipe de radiografia sob sua responsabilidade, pelo menos um operador qualificado CNEN, as funções de Responsáveis por Instalações Abertas e Operadores de Radiografia

Industrial, devidamente credenciados pela Comissão Nacional de Energia Nuclear 22. Acionar e operar o equipamento 23. Executar o protocolo de preparo para o início e término da atividade diária do equipamento 24. Fazer o controle de todas as funções do equipamento durante todo o período de operação do mesmo 25. Cuidar para que as normas de proteção radiológica do equipamento e dos indivíduos sejam atendidas.

TÉCNICO EM PRÓTESE DENTÁRIA (TPD)

Manter a ordem, organização e arrumação dos laboratórios do curso de Odontologia, inclusive buscar reparos de equipamentos e mobiliários quando necessário

Solicitar e fiscalizar a limpeza do ambiente de trabalho

Realizar controle, organização e arrumação de estoque de materiais de consumo

Realizar controle, organização e acompanhamento de manutenção de equipamentos e materiais permanentes da instituição De acordo com o CFO 185/93:

executar a parte mecânica dos trabalhos odontológicos

ser responsável, perante o Serviço de Fiscalização respectivo, pelo cumprimento das disposições legais que regem a matéria

ser responsável pelo treinamento de auxiliares e serventes do laboratório de prótese odontológica É vedado aos técnicos em prótese dentária: I - prestar, sob qualquer forma, assistência direta a clientes; II - manter, em sua oficina, equipamento e instrumental específico de consultório dentário; III - fazer propaganda de seus serviços ao público em geral.

7

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO RELATIVAS ÀS ATIVIDADES GERAIS:

1. Apoio administrativo à coordenação do curso de Odontologia em geral 2. Auxiliar a coordenação na definição dos horários dos funcionários e das clinicas e laboratórios pré-clinico 3. Divulgar para funcionários os horários de atendimento das clinicas (diversos meios de divulgação interna) 4. Preencher e divulgar o formulário de distribuição dos laboratórios pré-clínicos e clínicas 5. Controle de materiais e equipamento das clinicas 6. Receber e dar encaminhamento na manutenção de equipamento odontológico 7. Fazer e divulgar protocolo de entrega e recebimento dos resultados de exame radiográfico da clinica de radiologia 8. Fazer e divulgar protocolo de entrega e recebimento das clinicas 9. Fazer e divulgar os livros de não conformidade das clinica, pré-clinicas, esterilização, recepção e radiologia 10. Cadastro de estagiário docente 11. Atendimento de pacientes e explicação de duvidas 12. Solicitação e conferência do relatório de produtividade das clínicas Odontológicas e balanço social Kroton 13. Recepção e encaminhamento de alunos, pais de alunos, visitantes e professores para atendimento pela coordenação da clínica-escola 14. Arquivar formulários relacionados às atividades clinicas já verificados pela coordenação e com a ciência dos alunos

RELATIVAS AOS FUNCIONÁRIOS DA CLINICA DE ODONTOLOGIA:

15. Fazer solicitação de vale transporte dos funcionários referente aos sábados trabalhado por mês 16. Encaminhar e acompanhar comunicado de compensação de banco de horas dos funcionários 17. Assinar os atestados que o funcionário apresenta e entregar no DH 18. Encaminhar e acompanhar solicitação de contratação de funcionários, professores e estagiários para a clinica 19. Fazer e divulgar escala de horários dos funcionários da clinica para o semestre que se inicia 20. Fazer e divulgar escala de horários dos funcionários da clinica para o sábado - funcionamento da pós-graduação e cursos de Extensão 21. Fazer e divulgar aviso de período férias e folga de funcionários 22. Fazer e divulgar escala de horários para limpeza das áreas nas clinicas

RELATIVAS AOS PROFESSORES DA CLINICA DE ODONTOLOGIA:

23. Atualizar a lista com telefones e e-mails dos docentes que atuam em clinicada graduação 24. Acompanhar a lista de freqüência de professor diariamente

RELATIVAS AO CALENDÁRIO DO CURSO – PROFESSORES E ACADÊMICO:

25. Apoiar a organização das reuniões relacionadas às atividades clinica do curso (professores, alunos e funcionários) RELATIVAS AOS EVENTOS DO CURSO DE ODONTOLOGIA:

26. Reservar auditórios, salas de aula, clinica, pré-clinico necessários para a realização dos eventos do curso e da Instituição 27. Auxílio administrativo na organização dos eventos do curso nos espaços da clínica 28. Providenciar sinalização dos espaços de eventos e pós-graduação que acontecem nos espaços da clínica

8

RELATIVAS AOS AVISOS: 29. Divulgar avisos relacionados às atividades das clinicas para conhecimento de todos os funcionários e pacientes 30. Fazer e divulgar avisos de procedimento de taxa de pagamento aos pacientes

RELATIVAS ÀS LISTAS DE MATERIAL DE CONSUMO, INSTRUMENTAL E EQUIPAMENTOS:

31. Atualizar as listas de instrumental e consumo de cada disciplina, enviando os arquivos necessários para o setor responsável 32. Acompanhar cumprimento dos POPs administrativos 33. Fiscalizar o uso e manutenção dos equipamentos odontológicos das clinicas e pré-clínicos

RELATIVAS AOS OFÍCIOS, COMUNICAÇÕES INTERNAS, CONVITES A AUTORIDADES:

34. Digitação e encaminhamento para entrega aos destinatários relativos às atividades clínicas 35. Arquivar ofícios recebidos da clinica 36. Solicitação de manutenção dos equipamentos permanentes das clinicas, laboratórios e pré-clinicos 37. Prestação de conta referente à taxa única de cadastro e exame radiográfico 38. Acompanhar procedimentos com vistas à prevenção de problemas judiciais bem como acompanhar e encaminhar demandas judiciais relacionadas aos funcionários e pacientes das clínicas.

RELATIVAS À DOCUMENTAÇÃO:

39. Recebimento e avaliação de Currículos de ASB, TRadio, Recepcionistas da Clínica-Escola 40. Recebimento, acompanhamento e encaminhamento dos dosímetros PRO-RAD (clinica de radiologia) 41. Recebimento e encaminhamento dos Laudos anatomopatológicos da clinica 42. Recebimento e encaminhamentos dos formulários de não conformidade das clinicas e laboratórios pré-clinicos de odontologia

RELATIVAS ÀS REUNIÕES DE GRADUAÇÃO, EXTENSÃO E PÓS-GRADUAÇÃO DAS CLINICAS E PRÉ-CLINICAS:

43. Confirmação de presença nas reuniões 44. Digitar e entregar a pauta das diversas reuniões relativas à Clínica-Escola 45. Acompanhar assinatura das listas de freqüência das diversas reuniões 46. Confecção da ata de reunião de funcionários das clinicas e reuniões com líderes de clínica 47. Arquivar atas e listas de freqüência das diversas reuniões

RELATIVAS AOS ARMÁRIOS DOS ALUNOS:

48. Fazer e divulgar aviso com período para entrega de armários aos alunos 49. Fazer mapa de distribuição dos armários numerados e com os seus respectivos nomes e turmas 50. Solicitar abertura e/ou arrombamento de armário quando o aluno perde a chave e/ou casos de mal uso ou uso indevido 51. Entregar as notificações referentes a Clínica de Odontologia por escrito ao aluno

COORDENAÇÃO DA CLÍNICA-ESCOLA

9

1. Responsabilidade técnica das atividades odontológicas da Clínica-Escola; 2. Prevenção, supervisão e acompanhamento dos processos jurídicos relativos às atividades odontológicas da Clínica-Escola; 3. Acompanhamento do software usado na clinica: verificar atualizações disponíveis e providenciar encaminhamentos internos para manutenção e atualização. 4. Manutenção, divulgação e atualização de todos os POPs relacionados às atividades clínicas. 5. Coordenação da recepção de pacientes: manter constante aprimoramento da rotina de agendamento, preenchimento e arquivo dos prontuários, fluxo de pacientes, etc 6. Supervisão da infra-estrutura da clínica-escola quanto à manutenção, proposta de reformas e atualizações para atender demandas dos alunos e docentes da graduação e pós bem como

exigências legais (vigilância, MEC, etc). 7. Supervisão dos docentes que atuam nas clínicas, quanto às condutas com os alunos e com os colegas, controle de freqüência e pontualidade e cumprimento das exigências do regulamento da

clínica. 8. Acompanhamento e encaminhamentos necessários dos formulários de não conformidade. 9. Supervisão e atualização semestral do regulamento geral das clínicas. 10. Atualização semestral das listas de instrumentais dos alunos. 11. Coordenação dos líderes de clínicas, realização de reuniões mensais, proposição e acompanhamento das ações, análise e cobrança do relatório de avaliação das atividades e dos docentes

das clínicas. 12. Apoio e acompanhamento das atividades do NUBBIO. 13. Apoio e acompanhamento das atividades do Banco de Dentes. 14. Seleção, orientação e acompanhamento das atividades dos estagiários da clínica-escola. 15. Revisão e atualização semestral do Portfólio das atividades clínicas. 16. Distribuição semestral das clínicas e pré-clínicas para as disciplinas. 17. Seleção, acompanhamento e atribuição das funções, indicação de substituições da assistente administrativa e demais funcionários da clínica. 18. Elaboração da lista de material de consumo, atualização e acompanhamento semestral com vista a otimização, economia e padronização de itens. 19. Manter contato periódico com as gerências administrativas institucionais - gerente administrativo, supervisor de manutenção, gerente de MKT, gerente de DH. 20. Sugerir revisão e atualização do modelo de prontuário único. 21. Acompanhar e encaminhar a necessidade de atualização e revisão do termo de consentimento livre e esclarecido dos pacientes. 22. Acompanhar, sugerir e encaminhar procedimentos com vistas à prevenção de problemas judiciais bem como acompanhar e encaminhar demandas judiciais relacionadas às atividades clínicas. 23. Acompanhamento da manutenção dos equipamentos da clínica- escola, encaminhamentos para atualizações e substituições semestralmente. 24. Acompanhamento, seleção e indicação de serviços terceirizados para a clínica-escola. 25. Acompanhamento das visitas de pessoas externas à clinica. 26. Coordenação do Giro de profissões e demais programas e projetos institucionais que envolvem o uso ou visita da clínica-escola. 27. Busca da estética, funcionalidade e padrão de organização da clinica. 28. Recepção e encaminhamento de alunos, pais de alunos, visitantes e professores para atendimento pela coordenação e/ou setores relacionados ao assunto em questão; 29. Acompanhar a entrega de armários aos alunos 30. Auxiliar a coordenação na definição dos horários dos funcionários e das clinicas e laboratórios pré-clinico 31. Acompanhamento de funcionamento da Central de Esterilização

10

NORMAS E INSTRUÇÕES GERAIS DA CLÍNICA DE ODONTOLOGIA – FUNCIONÁRIOS

1. O funcionário do Curso de Odontologia deve estar devidamente fardado durante todo o horário de trabalho, no período de aulas – com a farda própria do setor específico, sendo os funcionários que

trabalham nos ambulatórios e laboratórios, inclusive auxiliares de limpeza deverão estar com sapato fechado com meia, sendo que os ASBs com sapatos na cor branca. Durante o período de recesso das aulas é permitido o uso da camiseta do curso e calça comprida (não pode tipo capri, etc.), escura (preta ou marinho). A não utilização do fardamento, em ambos períodos, sujeita o funcionário a ter que retornar para casa.

2. Não é permitida a circulação das recepcionistas dentro das clínicas (todas as ações dentro das clínicas são exclusivas das ASBs), a entrada é permitida até a mesa dos professores.

3. Durante todo o período das atividades clínicas, pelo menos uma das ASBs deve estar presente na clínica, a saída durante a aula necessita da prévia autorização do professor que estiver responsável pela clínica em curso.

4. Durante todo o período de funcionamento da clínica, pelo menos uma das recepcionistas deve estar presente no balcão da recepção, e o telefone é de uso EXCLUSIVO para marcação de pacientes, sendo PROIBIDO o empréstimo para efetuar ligações pessoais.

5. Não é permitida a presença dos alunos dentro da recepção, nem nas clínicas e laboratórios sem a presença de um funcionário e/ou professor. As clínicas e laboratórios somente serão abertas 15 (quinze) minutos antes da aula pelo auxiliar ou técnico do setor.

6. Não é permitido aos alunos acessarem os arquivos dos prontuários.

7. A solicitação de pacientes somente é permitida mediante assinatura do registro pelo professor com, no mínimo, 08 dias de antecedência.

8. Não é permitido aos funcionários da clínica ou em clínica receberem material e instrumental dos alunos para esterilização, estes apenas devem ser entregues e recebidos na Central pelo funcionário do setor.

9. Não é permitido o empréstimo de material e instrumental da UNIME para os alunos, bem como a distribuição do material de consumo deve ser controlada sempre pelas ASBs.

10. Os funcionários da limpeza, em nenhuma hipótese, podem circular pela clínica arrastando sacos de lixo na presença de pacientes em atendimento, nem se ausentar do setor sem prévia autorização da auxiliar administrativa.

11. Semanalmente, os auxiliares de clínica devem enviar para o auxiliar administrativo o FORMULÁRIO DE NÃO CONFORMIDADE das atividades clínicas, anotados e assinadas, EM TODAS AS DISCIPLINAS, POR CLÍNICA. Caso o professor não assine, riscar a área do relato do professor e anotar quem foram os professores presentes.

12. É proibido fumar ou ingerir alimentos e/ou bebidas nas clínicas. Os aparelhos celulares devem permanecer desligados durante as clínicas ou no modo silencioso.

11

NORMAS E ORIENTAÇÕES – PROTEÇÃO CONTRA PROCESSOS JUDICIAIS

1. Os atestados, receitas e orientações fornecidas aos pacientes devem ser feitos em 02 (duas) vias, sendo uma delas obrigatoriamente anexada ao prontuário do paciente;

2. Os pacientes deverão assinar:

a) PLANO DE TRATAMENTO

b) REGISTRO DIÁRIO DO PROCEDIMENTO REALIZADO

c) TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO

3. O registro do procedimento realizado deve ser DETALHADO, incluindo inclusive a informação sobre orientações fornecidas (pós-operatórias e de higiene), receitas emitidas, exames solicitados e os resultados destes exames devem ser transcritos no prontuário

4. As assinaturas do professor, aluno e paciente devem ser legíveis (permitir a identificação de quem assinou)

12

SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE CONSUMO E PERMANENTE

ATIVIDADE

QUEM

QUANDO

REGRAS

Elaborar a lista semestral para aquisição pela UNIME Professor responsável pela disciplina

01 mês antes do final do semestre em curso

- Seguir a lista de material de consumo pré-elaborada do curso - Observar recomendações do Manual de Condições de Ensino do MEC para material permanente

Elaborar a lista de aquisição do aluno Professor responsável pela disciplina

01 mês antes do final do semestre em curso

- Solicitar apenas itens que serão/deverão ser utilizados no decorrer da disciplina - Sempre conferir lista prévia da disciplina e seguir padrão pré-estabelecido

Recolher e dar encaminhamentos às listas AAC 01 mês antes do final do semestre em curso

- Verificar obediência à lista de material de consumo pré-elaborada do curso - Verificar manutenção dos padrões de listas da UNIME

Verificar e conferir estoque ASB Último dia do semestre - Checar todo o material em uso e em estoque

Aprovar as listas e quantidades Coordenação Último dia do semestre - Checar o gasto efetivo do semestre

Encaminhar as listas para o Setor de Materiais Coordenação 45 dias antes do início do semestre seguinte

13

DISTRIBUIÇÃO DO MATERIAL DE CONSUMO

ATIVIDADE

QUEM

QUANDO

REGRAS

Acompanhar a aquisição do material pela UNIME AAC Semanalmente após o envio da solicitação

- Telefonar ou ir pessoalmente ao setor responsável pela compra - Notificar ao THD/ TPD a chegada do material

Busca dos materiais no almoxarifado central da UNIME

ASB

Imediatamente à

notificação de chegada do material

- Checar quantidades e prazos de validade - Checar especificações técnicas de acordo com lista padrão de solicitação do curso - Não receber e solicitar a troca de materiais fora da especificação e do prazo de validade - Registrar no formulário próprio a entrada do material

Distribuição dos materiais de consumo para almoxarifados das clínicas

ASB

Até um dia antes da aula

- Disponibilizar apenas um mínimo de exemplares de cada material - Disponibilizar primeiramente os materiais com prazo de vencimento mais precoce - Colocar em uso prioritário materiais abertos ou adquiridos e que estejam perto de vencer a validade - Receber/observar embalagens vazias como condição para disponibilizar reposição - Registrar no formulário próprio a saída do material

Verificar, conferir o material de consumo para o uso nas clínicas para os alunos e professores

ASB Durante as aulas práticas

- Solicitar apenas itens que serão/deverão ser utilizados no decorrer da disciplina - Sempre conferir lista prévia da disciplina e seguir padrão pré-estabelecido

Distribuição dos materiais de consumo para alunos e professores


- Dispensar quantidade mínima de material para uso em recipiente indicado - Não permitir saída de materiais para o box, exceto para adesivos dentinários, Endofrost e siliconas de adição

Distribuição de luvas de procedimentos

ASB

Durante as aulas

práticas

- Fornecer somente para professores e monitores oficiais (de acordo com relação emitida pela coordenação) - Notificar as quantidades entregues e devolvidas em formulário próprio - Limitar a quantidade fornecida por clínica - Nunca fornecer para alunos ou estagiários

Distribuição de películas para tomadas radiográficas

ASB

Durante as aulas

práticas

- Entregar em mãos dos professores da disciplina - Notificar as quantidades entregues e devolvidas em formulário próprio - Limitar a quantidade fornecida por clínica - Nunca entregar a alunos, nem mesmo monitores e estagiários, exceto por autorização direta do professor

Distribuir pontas de seringa tríplice, borracha da bomba vácuo, fotopolimerizador para os alunos e professores


Checar todos os materiais e aparelhos devolvidos em uso e avaliar possíveis danos e perdas

14

FALTA DE MATERIAL DE CONSUMO

ATIVIDADE

QUEM

QUANDO

REGRAS

Prevenir a falta de material de consumo

ASB

Até 15 dias antes da aula

- Conferir semanalmente estoque da clínica pela lista de material de consumo do curso - Preencher formulário de solicitação do material usando a nomenclatura da lista pré-estabelecida do curso - Entregar a lista para o TPD

Verificar se o material é de aquisição da UNIME ou do ALUNO

ASB No momento que detectar a falta

- Checar a lista da UNIME e do aluno - Informar ao professor da disciplina

Comunicar ao professor a falta do material ASB Na aula anterior - Verificar antes se o material já chegou com o AAC ou TPD

Solicitar reposição de materiais que acabaram

ASB

Até 15 dias antes da

aula

- Preencher formulário de solicitação do material usando a nomenclatura da lista pré-estabelecida do curso - Verificar e conferir estoque do almoxarifado central - Entregar a lista para a AAC

Aprovar a lista de reposição de materiais que acabaram e quantidades

Coordenação No mesmo dia da solicitação

Encaminhar a lista de reposição de materiais que acabaram para o Setor de Materiais

AAC No mesmo dia da autorização

Evitar tumulto e insatisfação dos alunos

Professor

Antes do início da aula ou eventualmente, se ocorrer, durante a aula

- Cobrar do aluno a aquisição do material (quando este faz parte da lista do aluno) - Comunicar com tranqüilidade e criatividade aos alunos que se trata de algo que pode acontecer em qualquer lugar de trabalho (quando o material faz parte da lista da UNIME) - Definir atividade/procedimento alternativo, evitando prejuízos acadêmicos - Contemporizar/ minimizar/ eliminar perturbação da ordem e insatisfação de alunos - Notificar a AAC problemas conseqüentes pela falta do material - Acompanhar as providências para solução do problema

15

DANOS AOS EQUIPAMENTOS E/OU PATRIMÔNIO DA UNIME

ATIVIDADE

QUEM

QUANDO

REGRAS

Determinar a fixação das duplas de alunos por box de atendimento para todo o semestre

Professor

No dia da 1ª aula

prática

- Orientar ao ACD/ THD/ TPD o registro, em formulário próprio, das duplas de alunos por box de atendimento - Instruir e acompanhar o uso correto dos equipamentos no dia da 1ª aula prática

Checar todo o equipamento Aluno Antes de usar - Notificar imediatamente à ACD/ THD qualquer não conformidade - Solicitar mudança do box se for necessário

Checar os equipamentos por box de atendimento clínico e pré-clínico

ASB

Antes de cada aula - sempre que possível e ao final de cada aula -

sempre

- Verificar todos os itens do “check list” definido pela DABI - Notificar o dano verificado no formulário próprio - Informar ao professor da disciplina - Informar ao AAC no mesmo dia

Informar ao professor da disciplina e ao AAC

ASB

No mesmo momento - sempre que possível, ou antes do início da

aula seguinte

- Informar e registrar o dano, o equipamento, o aluno responsável e o momento que foi detectado

Abordagem do aluno que causou o dano

Professores da disciplina notificada

No mesmo momento - sempre que possível, ou antes do início da

aula seguinte

- Informar que ele irá ser responsabilizado pelo conserto ou ressarcimento do equipamento - Informar que ele não será avaliado enquanto não providenciar conserto ou ressarcimento do equipamento - Encaminhar o aluno para a AAC para levantamento dos custos de conserto ou ressarcimento - Não disponibilizar a avaliação para o aluno, enquanto não for confirmado o ressarcimento

Levantamento do custo de conserto ou ressarcimento AAC No mesmo dia que tomar conhecimento

- Comunicar à coordenação o custo de ressarcimento e providências tomadas - Acompanhar o processo de ressarcimento

Cobrança ao aluno que causou o dano AAC No dia que souber o custo

- Confirmar a autorização para cobrança ao aluno com a coordenação - Comunicar ao professor a cobrança e o pagamento

16

SUMIÇO DE MATERIAL e/ou INSTRUMENTAL DE ALUNOS OU DA UNIME

ATIVIDADE

QUEM

QUANDO

REGRAS

Notificar o sumiço do material da UNIME ASB Imediatamente à constatação

- Informar imediatamente ao professor que estiver ministrando aula - Informar em seguida para a AAC

Notificar o sumiço do material do aluno Aluno Imediatamente à constatação

- Informar imediatamente ao professor que estiver ministrando aula

Interromper as atividades de aula daquela turma

Professor

Imediatamente à notificação

- Providenciar que nenhum aluno saia da sala no momento - Solicitar que os alunos revistem seus pertences em busca do material - Sugerir alternativas para o ressarcimento como rateio pela turma

Acompanhar a solução do problema AAC Ao longo da semana - Cobrar do líder de sala o acompanhamento do caso - Informar ao tutor o andamento do caso

Orientar a prevenção de sumiço de material Professor/ Tutor No início da 1ª aula prática

- Marcar todo o instrumental e material - Orientar desde a disciplina de ICO, incluindo no manual da disciplina

Preencher formulário de não-conformidade, relatando os fatos

Todos os envolvidos Imediatamente à ocorrência

- Preencher o formulário padrão da clínica e entregar a AAC

Relatar à coordenação do curso por meio de C.I. AAC Imediatamente à ocorrência

- Descrever os fatos por meio de C.I. e anexar os formulários de não-conformidade relacionados à ocorrência

Comunicação à Diretoria da UNIME Coordenação do curso Após o recebimento da C.I. com anexos

- Encaminhar cópia dos documentos para a Diretoria Acadêmica

Instalação de comissão administrativa interna Colegiado do curso/ Diretoria Acadêmica

Após solicitação da coordenação

- Definir os membros da comissão e o prazo para finalização da apuração interna

Notificação à polícia Vítimas Após a confimação

17

VERIFICAÇÃO DE NÃO CONFORMIDADE ou NÃO CUMPRIMENTO DAS NORMAS

ATIVIDADE QUEM QUANDO REGRAS

Notificar problemas não solucionados ou verificação de não cumprimento às regras

Professor/ ASB/ Alunos

No momento que for verificado - Escrever o problema no formulário de não conformidade - Comunicar a AAC que comunicará à coordenação

Providenciar solução do problema de âmbito das clínicas e pré-clínicas

ASB No momento que for verificado - Buscar solução do problema - Comunicar a AAC

Providenciar solução do problema de âmbito da recepção

Atendente No momento que for verificado - Buscar solução do problema - Comunicar a AAC

Providenciar solução do problema de âmbito administrativo da clínica

AAC No momento que for verificado - Buscar solução do problema - Comunicar à Coordenação caso necessário

Intervir nos problemas que não conseguiram ser solucionados pela AAC

Coordenação No momento que for notificada - Resolver o problema

Problemas de relacionamento Aluno/Professor Tutor Na melhor oportunidade, qdo o caso necessitar

- Buscar o professor e/ou aluno para entendimento

Problemas de relacionamento Professor/Funcionário

Coordenação

Na melhor oportunidade, qdo o caso necessitar

- Buscar o professor e/ou funcionário para entendimento

Problemas de relacionamento Aluno/Funcionário

Professor da disciplina


- Buscar o aluno e/ou funcionário para entendimento

Orientações, instruções ou advertências aos alunos para correção ou melhoria de procedimentos

Professor da disciplina


- Encaminhar ofício ao Colegiado do curso quando necessitar aplicação do Regimento Interno da UNIME

Orientações, instruções ou advertências aos funcionários para correção ou melhoria de procedimentos

Professor da

disciplina/AAC


- Fazer abordagem coerente com a situação - Seguir regras da Gestão de Processos - Encaminhar ofício ao Colegiado do curso quando necessitar aplicação do Regimento Interno da UNIME

Orientações, instruções ou advertências aos professores para correção ou melhoria de procedimentos

Coordenação

Qdo necessitar

- Chamar o professor para reunião - Encaminhar ofício ao Colegiado do curso quando necessitar aplicação do Regimento Interno da UNIME

Advertência escrita a funcionários Setor Pessoal Qdo necessitar - Coordenação solicita ao setor pessoal

18

MARCAÇÃO DE PACIENTES

ATIVIDADES

QUEM

QUANDO

REGRAS

Solicitar pacientes para Propedêutica Clínica 2 e 3

Professores da disciplina

Até 01 semana antes do

atendimento

- Informar número de pacientes necessários no formulário de solicitação

Solicitar pacientes para Cirurgia e Prop. Cirúrgica Professores da disciplina Até 01 semana antes do atendimento

- Informar número de pacientes necessários no formulário de solicitação

Solicitar pacientes para demais disciplinas de tratamento odontológico

Professores da disciplina

Até 01 semana antes do

atendimento

- Verificar conclusão de tratamentos iniciados - Informar número de pacientes necessários no formulário de solicitação - Indicar o perfil do paciente

Telefonar para os pacientes para 1ª marcação

Recepcionista

Até 72 horas antes do atendimento

- Obedecer lista de encaminhamento da disciplina ou lista de espera dos pacientes de Prop. Clin 2 e 3 - Demais disciplinas agendar de acordo com o papel de encaminhamento dado ao paciente pelo aluno. - Livre demanda para pacientes de cirurgia, prop. cirurg. - Registrar na agenda de cada disciplina o nome e telefones de contato dos pacientes

Confirmar o agendamento do paciente Aluno Até 24 horas antes do atendimento

- Registrar o nome e telefone do paciente em agenda particular

Desmarcar consultas Aluno Até 24 horas antes do atendimento

- Registrar o nome e telefone do paciente em agenda particular

Conferência e acompanhamento da agenda da disciplina Professores da disciplina Antes do início da aula - Verificar se o número de pacientes corresponde ao número de alunos ou dupla

Checar o pagamento das taxas Recepcionista Antes do início do atendimento

- Não permitir a continuidade do tratamento se não for feito o pagamento - Encaminhar o paciente para a AAC para pagamento da taxa

19

MARCAÇÃO DE PACIENTES EXTRAS, PACIENTES FAMILIARES DE ALUNOS E DOS PRÓPRIOS ALUNOS

ATIVIDADES

QUEM

QUANDO

REGRAS

Marcação de pacientes EXTRAS

Recepcionista

Até 01 semana antes do atendimento

- Marcar no máximo 03 (três) pacientes extras por turma/disciplina - Informar ao paciente extra que não há garantia do atendimento - Os pacientes extras são de responsabilidade da disciplina e não do aluno, podendo ser atendido por alunos diferentes numa mesma disciplina. - Manter sempre os mesmos pacientes extras por disciplina até a conclusão do tratamento

Preenchimento do prontuário/plano de tratamento dos pacientes extras

Monitor, estagiário da

disciplina ou o 1o aluno que for atender o paciente

extra

Na 1a consulta que o paciente for atendido

- Realizar o preenchimento completo do Anexo - Prontuário, referente à disciplina que

estiver sendo atendido, inclusive plano de tratamento e realização de radiografias

- Nas consultas subseqüentes o(s) aluno(s) que forem realizar o atendimento, acompanham o plano de tratamento já estabelecido, dando continuidade ao tratamento

Regularização do paciente extra (oportunidade de vaga)

Professor

Qdo o paciente regular de algum aluno falta 02

vezes sem justificativa

- Comunicar à recepcionista que o paciente extra irá substituir algum paciente regular

que faltou 02 vezes sem justificativa

Atendimento de alunos do curso ou de outros cursos da UNIME

Professor

Qdo do agendamento para cursos de extensão

ou pós-graduação

- Somente permitir o atendimento de alunos do curso ou de outros cursos da UNIME nos cursos de extensão ou pós-graduação - Não permitir o atendimento de alunos do curso ou de outros cursos da UNIME nas disciplinas de graduação (exceto para Cirurgia, Propedêutica Cirúrgica ou Propedêutica Clínica 3)

Atendimento de familiares dos alunos do curso ou de outros cursos da UNIME

Professor

Qdo do agendamento para cursos de extensão

ou pós-graduação

- Somente permitir o atendimento de familiares dos alunos do curso ou de outros cursos da UNIME para os cursos de extensão ou pós-graduação - Não permitir o atendimento de familiares dos alunos do curso ou de outros cursos da UNIME nas disciplinas de graduação (exceto para Cirurgia, Propedêutica Cirúrgica ou Propedêutica Clínica 3)

20

MANUSEIO DOS PRONTUÁRIOS ODONTOLÓGICOS

ATIVIDADES

QUEM

QUANDO

REGRAS

Entrega e recebimento dos prontuários dos pacientes que serão atendidos

Recepcionista/ ACD/THD

Até 15 minutos antes do início da clínica (aula prática)

- O recepcionista entregará todos os prontuários dos pacientes agendados, por turno, para o ACD de cada clínica - O ACD irá conferir agenda dos prontuários - O aluno pega com o ACD da clínica o prontuário do seu paciente antes do início do atendimento - O recepcionista não pode fornecer prontuários para alunos, exceto por solicitação escrita e assinada pelo aluno.

Recolhimento e arquivo dos prontuários dos pacientes que foram atendidos

Recepcionista/

ACD/THD

Imediatamente após o término da clínica ou no 1o horário do turno

seguinte (para clínicas que terminam atrasadas)

- Ao final do atendimento, o aluno devolve para o ACD da clínica o prontuário devidamente preenchido e com todas as assinaturas, SENDO TERMINANTEMENTE PROIBIDO RETIRAR O PRONTUÁRIO DA CLÍNICA, LEVAR PARA CASA, etc. - Ao final da clínica, o ACD reúne todos os prontuários do turno e devolve para a recepcionista. - O recepcionista irá conferir o recebimento dos prontuários

Conferência e digitação dos prontuários

Recepcionista

No turno posterior ao atendimento

- Conferir cada um dos prontuários com relação ao total preenchimento e assinaturas - Arquivar de acordo com a codificação do paciente. - Notificar no formulário de PROBLEMAS COM O PRONTUÁRIO, qualquer não conformidade encontrada. - Entregar o(s) formulário(s) de PROBLEMAS COM O PRONTUÁRIO na clínica seguinte para o ACD que entregará ao professor responsável. - Conferir a correção dos problemas notificados.

21

Controle de pagamentos dos pacientes da clínica de Odontologia

ATIVIDADES

QUEM

QUANDO

REGRAS

Recebimento das taxas de cadastro e/ou taxa de raio x panorâmico

Recepcionistas

Todos os dias

- Fazer e entregar relação de pacientes atendidos a cada dia, discriminando pacientes novos e antigos e assinando as três recepcionistas - Passar a relação diária para assistente administrativa da clínica prestar contas ao financeiro - Serão permitidas 10 cortesias por mês para tomadas radiográficas panorâmicas (com assinatura da coordenadora do curso de Odontologia)

Registro no prontuário dos pagamentos efetuado Recepcionistas No momento do pagamento

- Carimbar com o carimbo próprio na capa do prontuário após receber o pagamento

Registro no sistema caixa Unime Auxiliar administrativo de clínica

Todos os dias - Conferir relações enviadas pelas recepcionistas - Conferir relações de cortesias - Manter caixa de R$ 500,00 na coordenação

Conferência dos pagamentos efetuados Professor supervisor de atendimento da clínica

Ao final de cada Semestre - Conferir, por amostragem, a relações de pagamento do semestre imediatamente anterior com os prontuários dos pacientes

22

ESTERILIZAÇÃO DE MATERIAL/ INSTRUMENTAL

ATIVIDADE

QUEM

QUANDO

REGRAS

Entregar o material/instrumental para esterilizar

Aluno de Odontologia, Medicina Veterinária,

Enfermagem, Funcionários do

laboratório ou de outros setores

Até 04 horas úteis antes do recebimento

- Entregar o material/instrumental previamente lavado, seco e devidamente embalado na Central de Esterilização da UNIME - Embalar o material/instrumental em grau cirúrgico, devidamente identificado - Embalar o material em tecido de algodão na cor BRANCA para o curso de Medicina Veterinária, devidamente identificado - Lacrar a embalagem para esterilização na seladora - Assinar a entrega do material no protocolo indicado

Conferência da lavagem do material/instrumental

Auxiliar de Esterilização

01 vez por semana

- Abrir 10 embalagens de materiais/instrumentais dos alunos de Odontologia entregues no setor da esterilização - Programar a presença do professor responsável pelo NUBBIO (Núcleo de Biossegurança e Bioética em Odontologia) e um aluno do curso, estagiário do NUBBIO - Fotografar e notificar por escrito ao aluno, proprietário do material/ instrumental, as não-conformidades encontradas, registrando a assinatura de recebimento da advertência

Esterilização dos materiais/instrumentais entregues no setor


Diariamente

- Seguir o tempo e normas de arrumação definidos pelo fabricante do equipamento - Seguir recomendações e indicações normativas de cada equipamento - Organizar oportunidades de otimização do uso dos equipamentos

Controle microbiológico da esterilização


01 vez por semana

- Seguir as normas e regras de controle microbiológico da esterilização propostos no treinamento e no kit de controle microbiológico - Realizar semanalmente, no 1º ciclo do dia

Recebimento do material/instrumental esterilizado

Aluno de Odontologia ou Funcionários de outros

setores

Até 04 horas úteis após a

entrega

- Assinar o recebimento do material no protocolo indicado - Receber o material/instrumental esterilizado na Central de Esterilização da UNIME - No mínimo, semanalmente, os professores das disciplinas devem tomar conhecimento deste registro, a fim de verificarem a existência de alunos atendendo pacientes sem esterilizar o material

23

MANUSEIO DO EQUIPAMENTO DE ESTERILIZAÇÃO

ATIVIDADE

QUEM

QUANDO

REGRAS

Manuseio do equipamento de esterilização Auxiliar de Esterilização Diariamente - Os equipamentos têm que ser lavados e secos com solução LIMPCLAVE, antes de começar o 1º ciclo do dia - Contactar o responsável pela manutenção do equipamento no momento que detectar falhas ou não funcionamento

Falta de Luz e/ou Água Problemas Técnicos

Auxiliar de Esterilização - Desligar os equipamentos, Autoclaves, Ar condicionado, fechar as torneiras e entradas de água dos equipamentos. - Comunicar a Coordenação e o Supervisor das clínicas de Odontologia, Medicina Veterinária e Enfermagem. - Solicitar a presença do técnico da Manutenção para avaliação dos equipamentos. Antes de colocá-los em funcionamento.

24

FLUXO DE PACIENTES NAS CLÍNICAS ODONTOLÓGICAS

procedimentos operacionais padrÕes pops · fazer a proteção de biossegurança dos filmes...

Documents