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PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA

CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO

SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO

Unidade Auditada: INST.FED.DE EDUC.,CIENC.E TEC.DE PERNAMBUCO

Município - UF: Recife - PE

Relatório nº: 201504209

UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO

DE PERNAMBUCO

RELATÓRIO DE AUDITORIA

Senhor Chefe da CGU-Regional/PE,

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 201504209, são

apresentados os resultados dos exames realizados sob atos e consequentes fatos de

gestão, ocorridos na supra-referida, no período de 1º de janeiro de 2015 a 30 de

dezembro de 2015.

I – ESCOPO DO TRABALHO

Os trabalhos foram realizados na Sede do Instituto Federal de Educação, Ciência e

Tecnologia de Pernambuco – IFPE, no período de 27 de janeiro de 2016 a 23 de

fevereiro de 2016, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço

público federal, objetivando a verificação do atendimento às recomendações contidas na

Nota de Auditoria nº 201411650/001 e o acompanhamento preventivo dos atos e fatos

de gestão ocorridos no período de abrangência do trabalho, qual seja, 01 de janeiro de

2015 a 30 de dezembro de 2015. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames,

realizados por amostragem, sobre as áreas:

- Gestão Patrimonial

II – RESULTADO DOS EXAMES

1 CONTROLES DA GESTÃO

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1.1 CONTROLES INTERNOS

1.1.1 Avaliação dos Controles Internos Administrativos

1.1.1.1 INFORMAÇÃO

Informações sobre atendimento às recomendações contidas na Nota de Auditoria

nº 201411650/001.

Fato

Objetivando a verificação do atendimento às recomendações contidas na Nota de

Auditoria nº 201411650/001 emitida ao Instituto Federal de Educação, Ciência e

Tecnologia de Pernambuco – IFPE, foi enviada à unidade a Solicitação de Auditoria nº

201504509, onde questionou-se acerca das providências adotadas.

A partir da análise das manifestações dos campi e da Reitoria, em resposta à Solicitação

de Auditoria nº 201404509, como também, de exames de auditoria realizados nos

controles internos do Campus Recife, constatou-se que não houve o atendimento pleno

às recomendações constantes da Nota de Auditoria, conforme detalhamento a seguir:

a) Recomendação nº 01 – Realizar inventário de todos os departamentos, diretoria e campi do

IFPE.

A unidade apresentou Relatório sobre os Inventários dos Campi do IFPE, documento

esse que trata da consolidação das observações e análise dos inventários dos bens

permanentes dos Campi do IFPE.

Nesse relatório consta o Memorando Circular nº 035/2015-GR, de 11 de junho de 2015,

através do qual a Reitoria solicita aos diretores Gerais dos Campi a elaboração de

inventário, em cumprimento à recomendação emitida na Nota de Auditoria.

A necessidade da realização desse fundamental procedimento de controle está previsto

na IN SEDAP 205/88, assim como, no Manual de Procedimentos Patrimoniais do IFPE.

Conforme consultas realizadas ao Sistema SUAP (Sistema Unificado de Administração

Pública), plataforma informatizada utilizada pela Reitoria e pelos Campi para o registro

e administração dos bens de almoxarifado e equipamentos permanentes, observou-se,

para essas unidades, os seguintes valores históricos dos bens de caráter permanente, em

15 de dezembro de 2015:

Tabela – Valor bens permanentes

Unidade

Valor dos bens permanentes -

dez/2015 (base histórica) %

(s/total)

Campus Recife 40.120.700,38 31,98%

IFPE/Reitoria 15.438.673,25 12,31%

Campus Barreiros 13.082.354,38 10,43%

Campus Caruaru 11.007.192,04 8,77%

Campus vitória de Santo

Antão 10.591.767,66

8,44%

Campus Belo Jardim 10.446.378,32 8,33%



Fonte: Relatórios de movimentação patrimonial do SUAP (22 de janeiro de 2016)

Não obstante a recomendação no sentido da elaboração de inventário de bens, conforme

Nota de Auditoria, como também, a despeito da determinação da Reitoria aos campi,

objetivando o cumprimento dessa recomendação, constatou-se que os campi de Ipojuca,

Recife, Pesqueira e Garanhuns não realizaram esse procedimento de verificação de

saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, além de equipamentos e materiais

permanentes (inventário de bens).

Apresentaram inventários, em atendimento à Nota de Auditoria, os Campi Abreu e

Lima, Afogados da Ingazeira, Barreiros, Belo Jardim, Cabo de Sto. Agostinho, Caruaru,

Igarassu, Jaboatão, Olinda, Palmares, Paulista, Recife, Vitória de Sto. Antão, além da

Reitoria.

Objetivando verificar a rotina (periodicidade) de elaboração de inventários, foi pedido

aos campi e Reitoria que informassem da existência de inventários nos últimos cinco

anos.

Foram as seguintes as informações prestadas:

Quadro- Inventários realizados

Unidade Inventários realizados Observações

Abreu e Lima 2015 (eventual)

Afogados da Ingazeira 2013, 2014 e 2015 (eventual)

Barreiros Não informou

Belo Jardim 2010, 2011, 2012, 2013, 2014

e 2015 (eventual)

Cabo de Santo Agostinho 2015 (eventual)

Caruaru Não informou

Garanhuns Não informou

Igarassu 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em

2013

Ipojuca 2011, 2012 e 2014

Jaboatão 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em

Campus Pesqueira 7.732.552,17 6,16%

Campus Afogados da

Ingazeira 6.560.360,55

5,23%

Campus Garanhuns 5.986.663,71 4,77%

Campus Ipojuca 1.396.348,41 1,11%

Campus Igarassu 1.396.348,41 1,11%

Campus Paulista 1.080.766,15 0,86%

Campus Jaboatão dos

Guararapes 183.444,88

0,15%

Campus Cabo de Santo

Agostinho 137.111,85

0,11%

Campus Palmares 135.566,87 0,11%

Campus Olinda 109.451,68 0,09%

Campus Abreu e Lima 33.000,00 0,03%

Total 125.438.688,71 100,00%



2014

Olinda 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em

2014

Palmares 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em

2014

Paulista 2015 (eventual) Iniciou suas atividades em

2014

Pesqueira Não realizou inventários nos

últimos cinco anos

Recife 2014 (anual)

Reitoria 2012, 2013 e 2015 (eventual)

Vitória de Santo Antão 2011, 2012, 2013, 2014 e

2015 (eventual)

Fonte: resposta à solicitação de auditoria nº 201504209/01

Conforme disposto no Manual de Procedimentos Patrimoniais, o inventário anual tem

como objetivo “comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de

cada Unidade Gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício, constituído do

inventário (saldo) anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício”.

Já o inventário eventual é “realizado em qualquer época por iniciativa da pessoa

legalmente investida na competência de Gestor de Patrimônio do IFPE, por

determinação da Direção Administrativa, por exigência dos órgãos fiscalizadores”.

Como se observa a partir das informações constantes no quadro Inventários realizados,

a maior parte dos campi elaborou os inventários apenas em decorrência da

recomendação expedida na Nota de Autoria (inventário eventual), demonstrando a

ausência de rotina de elaboração de inventários anuais.

Em relação aos inventários apresentados, observou-se que as comissões constituídas

para essa finalidade relataram impropriedades, consubstanciadas em situações de não

localização de bens, divergência de entre saldos físicos e contábeis, ausência de

atualização dos termos de responsabilidade, dentre outras, conforme destacado neste

relatório.

Em manifestação à ausência de elaboração de inventários, como também, de rotina

definida quanto à produção desses documentos, os gestores informaram o que segue:

O Campus Abreu e Lima, por meio do Memorando nº 04/2016, informou que:

“Trata-se de inventário eventual, por ocasião da mudança de gestão e final de exercício,

informamos que o inventário foi utilizado também como inventário anual”.

O Campus Afogados da Ingazeira, por meio do Memorando nº 17/2016, informou que:

“O Campus Afogados da Ingazeira tem estabelecido como uma prática anual a

realização de inventário desde o ano de 2013.”

O Campus Belo Jardim, através do Memorando nº 30/2016, informou o seguinte:

“Em relação ao Inventário Anual do Exercício-2015, informamos que após a conclusão

do Inventário Eventual o Campus Belo Jardim iniciou o levantamento físico para o

inventário anual, que encontra-se em andamento com conclusão prevista para

30/03/2016”.



O Campus de Cabo de Santo Agostinho, através do Memorando nº 26/2016, informou

que:

“O Campus de Cabo de Santo Agostinho, em que pese sua autorização de

funcionamento ter sido publicada em 07/10/2013, através da Portaria nº 993/2013 –

MEC, de 07/10/2013, passou a existir enquanto Unidade Gestora no primeiro trimestre

do exercício de 2014, começando a realizar parte de suas aquisições e contratações no

final do primeiro semestre do referido ano e recebendo sua equipe de servidores

docentes e técnicos-administrativos, respectivamente, nos meses de outubro/2014 e

dezembro/2014.

Por esta razão, associada às questões relativas de transferência dos materiais e bens

adquiridos para os Campi da 3ª Expansão do IFPE por parte da Reitoria, não realizados

o inventário anual de almoxarifado e de bens no início de 2015.

No entanto, a partir dos ajustes em andamento, passaremos a realizar, de forma regular,

os inventários exigidos na Instrução Normativa nº 205/1988 – SEDAP/PR”

Por meio do Memorando nº 1/2016, o Campus de Garanhuns informou o seguinte:

“O Campus Garanhuns realizou os inventários de patrimônio e almoxarifado,

entregando os documentos à Reitoria nos anos de 2011, 2012, 2013, 2014 e 2015 (já

considerando os inventários eventuais/2015 como inventários anuais/2015)”.

Por intermédio do Memorando nº 15/2016, o Campus Olinda informou o que segue:

“O campus Olinda apresentou Inventário eventual.”

O Campus Paulista, através do Memorando nº 007/2016, informou o seguinte:

“Destacamos que este campus, por ser da III Expansão, realizou apenas um inventário –

O inventário eventual de 2015, que também foi utilizado como anual, por ter sido

concluído em novembro/2015. De fato o Campus Paulista iniciou suas atividades em

2014, mais precisamente em Outubro, e por ainda não possuir bens naquele momento,

não foi realizado inventário anual.”

Por intermédio do MEMO CVS/DAP nº 14/2016, o Campus de Vitória de Santo Antão,

informou que:

“Considerando o estoque de 2015 do Patrimônio há equipamento que não foi destinado

ao setor de recebimento final devido à adequação dos setores para recebimento.

Porém, estamos solicitando o resgate desses equipamentos para que possamos sanar

essa pendência.”

“Informo que os inventários eventuais foram revistos neste final de ano 2015 para que

pudéssemos achar e sanar as diferenças entre as contas do Setor patrimônio e as contas

do Setor contábil e que somente com o atendimento do memorando nº 65/2015

direcionado ao Contábil/DEOF é que poderá ser resolvido esta pendência.

No entanto, ao solicitar ao CEOF a confirmação do atendimento (memorando 02/2016)

do memorando 65/2015 nos foi informado – pelo memorando 04/2016 SCONT – que

não foi realizado os ajustes solicitados visto que aguardam orientações em decorrência

da adoção do novo PCASP.”



Através de expediente não numerado, o Campus Caruaru informou o que segue:

“O campus possui inventário Anual do exercício 2011, bem como o inventário eventual

iniciado em 2015 porém não concluído pelos fatos expostos nos resultados apresentados

pela Comissão de Inventário, conforme processos 23295.015942.2015-14

(almoxarifado) e 23358.016504.2015.91 (Patrimônio), como é do conhecimento desta

PRAD.”

Por Meio do Memorando nº 42/2016, o Campus Recife, informou o seguinte:

“Informamos que o questionamento do item 1.3, estamos realizando o inventário de

bens móveis, referente ao exercício de 2015.”

O Campus Barreiros, através do Ofício nº 22/2016, informou o que segue:

“O Campus Barreiros fez o inventário de 2013 e o eventual de 2015, não temos

justificativas para o ano de 2014 que não foi elaborado.”

O Campus Pesqueira informou, através do memorando nº 048/2016, que:

“INVENTÁRIO FÍSICO/2015, foi realizado do tipo de EXTINÇÃO OU

TRANSFORMAÇÃO de modo a atender o que determina a IN nº 205/1988. Em virtude

da ocorrência da transformação dos CEFETs para Institutos Federais, através da Lei nº

11.892/2008 ocorreu a necessidade da criação de um sistema unificado de administração

para melhor atender as demandas dessa transformação, dessa forma foi criado o SUAP-

Sistema Unificado de Administração, que foi implantado no ano de 2010 onde ocorreu a

migração de todos os dados do antigo CEFET-PE e das Escolas Técnicas Federais.

Após essa migração tem sido realizada a identificação desses bens que foram migrados

do antigo sistema gerenciado pelo CEFET- PE (Sede Recife). Muito desses bens

encontra-se com a sua identificação genérica dificultando os trabalhos do Setor de

Patrimônio, dentre esses bens, verifica-se a existência de 98 bens no valor de R$

24.727,66, que estão ainda com a situação de PENDENTE no SUAP, pois não foram

identificados no momento do levantamento dos bens nos setores do Campus.”.

O Campus Ipojuca, mediante o Memorando nº 024/2016-DAP, informou que realizou

os inventários de almoxarifado e de bens móveis dos anos: 2011, 2012 e 2014.

Em relação ao Campus Belo Jardim, embora essa unidade tenha elaborado inventários

anuais nos exercícios de 2010 a 2014, ainda não finalizou o inventário relativo ao

exercício de 2015.

O Campus de Santo Agostinho, em sua manifestação, informou que apenas iniciou

atividades de aquisição de bens permanentes a partir do exercício de 2014, contudo, não

elaborou os inventários anuais de 2014 e 2015, tendo reconhecido a situação apontada.

A Reitoria, por meio do Memorando nº 11/2016, de 25 de janeiro de 2016, informou

que:

“No tocante ao item “b” que refere-se aos Inventários realizados por esta Reitoria

informamos que encontramos três registros de Inventários Anuais realizados por esta

Reitoria.

“O primeiro foi realizado no final de 2012 e teve seus trabalhos concluídos em 2013,

outro foi realizado no final do exercício de 2013 e teve seus trabalhos concluídos em

2014 e o último foi realizado em 2015.



...

Vale ressaltar que estamos à frente desta DGB desde agosto de 2015, por isso tentamos

contato com os antigos gestores pelo Patrimônio, por isso tentamos contato com os

antigos gestores pelo Patrimônio desta Unidade Gestora, no intuito de identificar outros

inventários realizados por esta Reitoria, porém o último não se encontra mais na

Instituição e os anteriores encontram-se em período de férias.”

O Campus Igarassu por meio do Memorando nº 06/2016, de 22 de janeiro de 2016,

informou o que segue:

“Vimos informar que, em resposta ao item a do memorando supracitado, o Instituto

Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Pernambuco – Campus Igarassu deu

início as suas atividades administrativas e acadêmicas no ano de 2014, sendo elaborado

um relatório de inventário de bens do Campus Igarassu em 2015, do tipo eventual, desta

forma até o momento sendo elaborado uma única vez.”

Através do Memorando nº 10/2016, de 22 de janeiro de 2016, o Campus Jaboatão

informou:

“O inventário constitui uma ferramenta importante para o aperfeiçoamento dos

controles internos da organização, mitigando riscos de perdas, proporcionando maior

controle dos bens e atendendo de forma eficiente à legislação.

Em observância ao Memo Circular nº 058/2015-PROAD/REITORIA/IFPE que trata do

Cronograma de Realização de Inventário Eventual de Almoxarifado e Patrimônio dos

Campo do IFPE, informamos que, o Campus Jaboatão dos Guararapes, cumpriu os

prazos estabelecidos e foi realizado o seu primeiro inventário com 1 ano e quatro meses

de existência:

- Inventário de almoxarifado no dia 21/11/2015;

- Inventário de patrimônio durante os dias 28/10 e 13/11/2015;”

O campus Palmares, por meio do Memorando nº 03/2016, de 25 de janeiro de 2015,

informou:

“Iniciou-se neste Campus o inventário de patrimônio em 2015, sob o processo suap nº

23705.015065.2015-11, sendo seu primeiro inventário, pois suas atividades de

funcionamento tiveram início em 2014.”.

Não obstante o informado pelo Campus Garanhuns, no tocante à elaboração dos

inventários, até a data deste relatório, esses documentos não tinham sido encaminhados

à CGU/PE.

Em relação ao Campus Olinda, apesar de ter realizado o inventário Eventual, não

realizou os inventários anuais referentes aos exercícios de 2014 e 2015.

No tocante à justificativa do Campus Paulista, em função de sua argumentação, acata-se

a manifestação.

O Campus de Vitória de Santo Antão relatou os problemas que está enfrentando para

apresentar o inventário. Dessa forma, a situação explicitada, quanto à ausência de

apresentação de inventários, persiste.

Em relação ao Campus Caruaru, a Unidade informou elaborou inventários apenas em

relação aos exercícios de 2011 e 2015, evidenciando que não possui rotina de

elaboração anual de inventário.



Embora o Campus Recife tenha argumentado que está elaborando o inventário de 2015,

observou-se que essa Unidade não possui rotina de execução desse levantamento de

bens, tenho em vista que nos últimos cinco exercícios, apenas há a informação de

realização de inventário no exercício de 2014.

Os Campi Barreiros e Pesqueira reconheceram em suas manifestações, a ausência de

rotina de elaboração de inventários anuais.

Não obstante às manifestações dos campi de Abreu e Lima e Afogados da Ingazeira,

essas unidades deixaram de elaborar o inventário anual regular no exercício de 2015.

Em relação aos campi Jaboatão, Palmares e Igarassu, não foram identificados

inventários em relação ao exercício de início de suas atividades (exercício de 2014).

Em relação à reitoria, essa unidade reconheceu as fragilidades na rotina de elaboração

de inventários anuais.

Em decorrência do exposto, verifica-se que o IFPE atendeu parcialmente à

recomendação, tendo em vista que a maioria dos campi apresentou inventários, contudo,

04 (quatro) dessas unidades deixaram de cumprir a recomendação.

b) Recomendação 02 – Atualizar todos os termos de responsabilidade dos bens de cada

Departamento, Diretoria e Campi do IFPE, observando o registro em nome dos

responsáveis imediatos pela guarda e uso dos bens.

Objetivando a verificação do atendimento à recomendação, foram realizadas análises

nos controles de registro de entrada de bens no Campus Recife, como também, nas

informações constantes nos inventários apresentados, conforme detalhamento a seguir:

b.1) Exames nos controles de entrada de bens patrimoniais:

Com o intuito de verificar a adequação dos registros da entrada de bens patrimoniais no

sistema Unificado de Administração Pública - SUAP, conforme disposição contida no

Manual de Procedimentos Patrimoniais do IFPE, especialmente, o estabelecido nos

subitem 32.1 e 94, foi elaborada amostra a partir de pagamentos realizados pela Reitoria

e campus para a aquisição de equipamentos e material permanente (elemento da

despesa: 33.90.52) no exercício de 2015.

O subitem 32.1 estabelece que : “O registro patrimonial compreende o cadastramento

das características do bem patrimonial no SUAP, tais como: tipo, especificações, n° de

tombamento, valor de aquisição, fornecedor, número documento de entrada, dentre

outros”.

O subitem 94 dispõe que : “ A guarda do bem patrimonial de uso individual distribuído

à Unidade Administrativa ficará sob a responsabilidade do Detentor de Carga

patrimonial, efetivo usuário do bem, desde que seja Servidor lotado na mesma Unidade

Administrativa, por meio do correspondente Termo de Recebimento ou Termo de

Responsabilidade”.



Em decorrência de informações extraídas do Portal da Transparência, foram obtidos os

seguintes pagamentos realizados no exercício de 2015.

Tabela – Pagamentos por despesas com aquisição de equipamentos e material

permanente

Unidade UG Despesa Realizada %

IFPE REITORIA 158136 6.248.327,80 45,7%

Recife 158464 2.408.708,40 17,6%

Belo Jardim 158478 1.000.961,17 7,3%

Barreiros 158466 836.832,77 6,1%

Vitória Sto Antão 158468 809.438,27 5,9%

Ipojuca 158463 649.678,59 4,8%

Garanhuns 151910 589.224,70 4,3%

Caruaru 151909 563.535,77 4,1%

Afogados da Ingazeira 151911 279.472,96 2,0%

Pesqueira 158477 269.164,19 2,0%

Igarassu 155228 6.890,00 0,1%

Abreu e Lima 155341 0,00 0,0%

Cabo de Sto Agostinho 154849 0,00 0,0%

Jaboatão dos Guararapes 154853 0,00 0,0%

Olinda 155216 0,00 0,0%

Palmares 155171 0,00 0,0%

Paulista 155217 0,00 0,0%

Total

13.662.234,62 100,0%

Fonte: Portal da transparência

As informações acima evidenciam a totalidade de pagamentos realizados pela Reitoria e

campus em decorrência da aquisição de equipamentos e material permanente no

exercício de 2015 e a correspondente proporção de cada unidade.

Em função dessas informações, foi construída amostra em razão das aquisições de

maior representatividade financeira, conforme explicitado abaixo:

Tabela – Amostra para verificação da adequação de registro de entrada no SUAP

UG

Despesa

selecionada/amostra %

IFPE REITORIA 158136 1.759.936,93 12,88%

Recife 158464 488.466,41 3,6%

Belo Jardim 158478 198.538,78 1,5%



Total da Amostra 2.446.942,11 17,91%

Fonte: Portal da transparência

O total da amostra selecionada, R$ 2.446.942,11, foi correspondente a 17,91% das

aquisições realizadas.

A fim de realizar os testes de auditoria, foram solicitados ao Instituto, as notas fiscais,

comprovantes de inserção dos registros no SUAP e termos de responsabilidade

emitidos, pertinentes aos pagamentos componentes da amostra.

Em análise à documentação apresentada, constatou-se que o Campus Recife não emitiu

termos de responsabilidade objetivando a guarda de seus bens patrimoniais, conforme

estabelecido no subitem 94 do Manual de Procedimentos Patrimoniais e também no

subitem nº 10 da IN 205 /SEDAP/PR.

Por meio do Memorando nº 17/2016, de 22 de janeiro de 2016, O Campus Recife

informou que: “Deixamos de disponibilizar os termos de responsabilidade,

considerando informações da Coordenação de Patrimônio por meio do e-mail anexo”

O e-mail da Coordenação de Patrimônio informa que: “Atendendo à sua consulta sobre

termos de recebimento relativos às notas de empenho nº 2014NE800221,

2014NE800227, 2014NE800238, 2014NE800244 E 2014NE800283, informo que não

encontrei nenhum dos termos solicitados, devido a não ter encontrado no birô do

Coordenador, que está de férias, nem no armário de aço onde guardamos as pastas com

os mesmos.

É possível que os termos entregues em 2 vias aos requisitantes para assinar, estejam

com os mesmos e ainda não o fizeram. Não posso cobrá-los porque os mesmos estão de

férias e só voltam no começo das aulas, ou seja, no dia 18 de fevereiro.

Quanto aos inventários realizados nos últimos 5 anos, o único que foi feito realizou-se

em fevereiro de 2012, relativo ao ano de 2011”

A manifestação da Unidade evidencia a insuficiência da rotina de controle patrimonial,

uma vez que não formalizou os termos de responsabilidade objetivando a

responsabilização e eventual indenização por desaparecimento ou dano dos bens

patrimoniais.

Também constatou-se, após exames de inspeção física realizados nos itens patrimoniais

componentes da seguinte amostra (Campus Recife), selecionada conforme critérios já

explicitados neste relatório, que o controle adotado pela unidade é insuficiente para

garantir a localização dos bens permanentes:

Quadro – Amostra para inspeção

Elemento de despesa Total de itens

selecionados

Valor total dos

itens selecionados

Proporção

itens

selecionados/

conjunto

elemento da

despesa



Fonte: SUAP

Os bens permanentes estão localizados e distribuídos nas diversas salas componentes do

vários departamentos do IFPE, conforme organograma institucional. Contudo, não há

controle patrimonial por sala onde estão localizados os bens, de forma a permitir a

tempestiva localização de cada um deles e adequada atribuição da carga patrimonial.

Essa prática também dificulta o controle de transferência de bens entre as salas,

podendo acarretar riscos quanto à guarda desses materiais permanentes.

Essa situação contraria o estabelecido no subitem 7.12 da IN SEPAD da IN nº 205, de

28 de abril de 1988, o qual dispõe: “Cumpre ao Departamento de Administração ou

unidade equivalente no que concerne ao material distribuído, cuidar da sua

localização, recolhimento, manutenção e redistribuição, assim como da emissão dos

competentes Termos de Responsabilidade que deverão conter os elementos necessários

à perfeita caracterização do mesmo.”

Por meio do Memorando nº 36/2016, de 22 de fevereiro de 2016, o Campus Recife

proveu os seguintes esclarecimentos:

“Em relação ao controle dos bens por localização, estamos com uma comissão de

inventário dos bens permanentes, atuando para ajustar a responsabilização dos mesmos

aos responsáveis pelos setores, conforme organograma deste Campus. Quanto aos

termos de responsabilidade desatualizados a CPAT informa que as constantes mudanças

de chefias dificultam a atualização dos mesmos, bem como a falta de comunicação da

informação àquela Coordenação. Após a conclusão do relatório da Comissão de

Inventário, iremos envidar esforço para atualização dos referidos termos de

responsabilidade.”

A atualização dos termos de responsabilidade independe da conclusão dos trabalhos da

referida comissão de inventário. Essa atualização cabe ao setor de patrimônio da

Elemento de

despesa: 449052.34

- Máquinas,

equipamentos e

utensílios diversos

67 4.228.965,99, 86,81%

449052.35 –

Equipamentos de

processamento de

dados

450 2.275.062,87 75,30 %

449052.38 –

Máquinas e

ferramentas para

oficina

24 1.714.464,64 96,00%

449052.04 –

Aparelhos de

medição e

orientação

6 936.700,00 76,6%

Total da Amostra 547 9.155.193,50



Unidade que, a partir da identificação e localização dos bens, deve emitir os respectivos

termos aos responsáveis diretos por esses ativos.

b.2) Análise dos Inventários apresentados:

Em analise aos inventários referentes ao exercício de 2015 apresentados pelos Campus

Belo Jardim, Cabo de Santo Agostinho, Afogados da Ingazeira, Barreiros, Caruaru,

Jaboatão dos Guararapes, Palmares, Igarassu, Olinda, Paulista e Abreu e Lima, além da

Reitoria, constatou-se que os termos de responsabilidade encontram-se desatualizados.

Também verificou-se outras impropriedades em decorrência das análises empreendidas

nos inventários, as quais encontram-se melhor detalhadas em campos específicos deste

relatório.

Constatou-se que os termos de responsabilidade apresentados no inventário do Campus

Igarassu não apresentam assinatura dos responsáveis.

Em relação ao inventário realizado pelo Campus Cabo de Santo Agostinho, constatou-

se que todos os bens inventariados estão com a carga contábil e física no SUAP

pertencente à Reitoria, face essa unidade não ter realizado as pertinentes transferências

ao campus. Em virtude dessa situação, o campus não elaborou confronto entre as

relações de bens constantes no SUAP e os ativos em utilização pela Unidade.

Além dessas situações particulares, observou-se nos relatos das comissões de inventário

que os termos de responsabilidade são emitidos, genericamente, em nome dos Diretores

de Departamento, Diretor de Ensino, Diretor Geral, etc., contrariamente a emissão ao

responsável direto pelos bens.

Em resposta à desatualização dos termos de responsabilidade, os campi apresentaram as

seguintes manifestações:


“O Campus Afogados da Ingazeira vinha procedendo com o requerimento da assinatura

do termo de responsabilidade ou termo de recebimento sempre no ato da transferência

de um bem entre servidores do campus e arquivando os documentos no Setor.

Conforme solicitação de auditoria, além do procedimento já adotado, estamos

realizando a atualização de todos os termos de responsabilidade com os bens sob

responsabilidade dos servidores e a partir de agora adotaremos esta também como uma

prática anual. Atualmente apenas alguns servidores ainda encontram-se pendentes na

entrega dos Termos de Responsabilidade atualizado.”

O Campus de Cabo de Santo Agostinho, através do Memorando nº 26/2016, informou

que:

“Ratificamos os apontamentos realizados pela CGU/PE e tão logo este Campus receba a

totalidade dos bens através dos devidos Termos de Transferência, procederemos com a

emissão dos Termos de Responsabilidade a cada titular de Unidade Organizacional e/ou

servidor responsável por bens em específico.

A Coordenação de Material, Patrimônio e Serviços Gerais deste Campus, em relação

aos bens adquirido diretamente por este Campus, já se encontra emitindo os Termos de

Responsabilidade para os respectivos titulares/usuários dos mesmos”.



Através de expediente não numerado, o Campus Caruaru informou o que segue:

“Em função da ausência de rotinas de controle e acompanhamento de movimentação

dos bens nos exercícios de 2012, 2013 e 2014, bem como a não realização dos

inventários, não foi possível acompanhar a movimentação dos bens recebidos nesta

unidade (ou transferidos para outras) nos citados exercícios.

Todos os termos serão atualizados e devidamente encaminhados aos seus responsáveis

diretos. Essa ação garantirá que cada bem seja corretamente alocado conforme

determinação na IN 205/88 SEPAD”

Por meio do memorando nº 23/2016, a Reitoria do IFPE, informou que:

“Com relação ao tópico 1.4 da solicitação de Auditoria nº 201.04209/04-CGU que trata

da ausência de atualização de termos de responsabilidades, informamos que estão sendo

tratados mediante a melhoria dos procedimentos de rotina da Coordenação de

Patrimônio e almoxarifado – CPAR desta reitoria.”

Em relação aos campi Belo Jardim, Barreiros, Jaboatão dos Guararapes, Palmares,

Igarassu, Olinda, Paulista e Abreu e Lima, observou-se que essas unidades não

apresentaram manifestação.

Em análise as manifestações apresentadas, salienta-se o seguinte:

No tocante ao Campus de Afogados da Ingazeira, a Unidade ratificou a situação

relatada, informando que adotará providências no sentido da atualização dos termos de

responsabilidade no âmbito da Unidade.

O Campus de Santo Agostinho ratificou a situação relatada quanto aos bens

inventariados apresentarem carga contábil e física no SUAP pertencente à Reitoria. Em

relação aos termos de responsabilidade, informou que está adotando providências para

a emissão desses instrumentos de controle, mas ainda não finalizou. Por isso, não sanou

a situação explicitada.

O Campus Caruaru ratificou o exposto neste relatório, no sentido da desatualização dos

termos de responsabilidade.

A Reitoria informou da adoção de providências visando a manutenção de termos de

responsabilidade atualizados, contudo não foram suficientes para sanar a situações

explicitadas.

Os resultados dos exames de auditoria demonstraram que o Instituto não implementou

rotina de atualização dos termos de responsabilidade, os quais encontram-se

desatualizados, além de não retratarem com fidelidade a efetiva responsabilidade pela

guarda dos bens.

c) Recomendação 3 - Promover o levantamento e registro de todos os bens existentes e em uso

no IFPE e que ainda não foram contabilizados, para cada Departamento, Diretoria e

campus do IFPE.



Objetivando verificar os controles internos adotados pelo Campus Recife no tocante à

guarda e gestão dos bens permanentes integrantes de seu ativo permanente e que

constam no SUAP, foi elaborada amostra para a realização de testes de inspeção física.

Foram extraídas informações do SUAP contemplando as entradas de bens permanentes

na Unidade entre os exercícios de 2012 a 2015. A partir do tratamento dessas

informações foram obtidos os seguintes quantitativos financeiros para os diversos

elementos de despesas componentes da natureza de despesa 4.4.90.52 (equipamentos e

materiais permanentes):

Quadro - Equipamentos e materiais permanentes (2012 a 2015)

Elemento

da despesa

Descrição Valor Participação

s/ total

Participação

acumulada

449052.34 Máquinas, equipamentos e utensílios diversos 4.912.760,25 30,4% 30,4%

449052.35 Equipamentos de processamentos de dados 3.020.529,81 18,7% 49,1%

449052.38 Máquinas, ferramentas e utensílios para oficina 1.785.769,17 11,1% 60,2%

449052.42 Mobiliário em geral 1.518.983,95 9,4% 69,6%

449052.51 Peças não incorporáveis a imóveis 1.248.783,36 7,7% 77,3%

449052.04 Aparelhos de medição e orientação 1.222.710,79 7,6% 84,9%

449052.52 Veículos de tração mecânica 839.580,00 5,2% 90,1%

449052.12 Aparelhos e utensílios domésticos 597.152,33 3,7% 93,8%

449052.18 Coleções e materiais bibliográficos 480.873,96 3,0% 96,7%

449052.06 Aparelhos e equipamentos de comunicação 165.873,99 1,0% 97,8%

449052.33 Equipamentos para áudio, vídeo e foto 159.723,34 1,0% 98,8%

449052.08

Aparelhos equipamentos médicos,

odontológicos, laboratorial e hospitalar 113.064,93 0,7% 99,5%

449052.24 Equipamento, proteção, segurança e socorro 38.294,80 0,2% 99,7%

449052.10 Aparelhos e equipamentos para esportes 24.555,20 0,2% 99,8%

449052.30 Máquinas e equipamentos energéticos 9.065,50 0,1% 99,9%

449052.39 Equipamentos hidráulicos e elétricos 8.064,60 0,0% 100,0%

449052.36 Máquinas, instalações e utensílios domésticos 3.502,90 0,0% 100,0%

449052.28 Máquinas e equipamentos de natureza industrial 2.836,48 0,0% 100,0%

449052.40

Máquinas e equipamentos agrícolas e

rodoviários 700,00 0,0% 100,0%

449052.32 Máquinas e equipamentos gráficos 360,00 0,0% 100,0%

Total

16.153.185,36 100,0% 100%

Fonte: SUAP (22 de janeiro de 2016)

A tabela acima evidencia o porcentual de participação de cada elemento de despesa no

total de bens que ingressaram na unidade entre os exercícios de 2014 a 2015, como

também, de forma adicional, a participação acumulada desses elementos para efeito de

elaboração da amostra.

A partir dos elementos de despesa mais representativos em relação ao total de bens

patrimoniais da Unidade, foram elaboradas amostras de itens desses elementos,

conforme a seguir especificado:

Quadro – Amostra para inspeção



Fonte: SUAP

Considerando o montante financeiro de bens que constam no SUAP para os exercícios

selecionados, a amostra construída foi correspondente a 56,67% da totalidade desses

bens.

Contrariando o disposto no subitem 7.13.1 da IN SEPAD nº 205, de 28 de abril de 1988,

o qual dispõe que “O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material,

mediante gravação, fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada”, constatou-se que

vários desses equipamentos não estavam acompanhados dessa identificação, conforme

detalhamento abaixo:

Quadro – Equipamentos sem identificação patrimonial

Fonte: visitas in loco

Elemento de despesa Total de itens

selecionados

Valor total dos

itens selecionados

Proporção

itens

selecionados/

conjunto

elemento da

despesa

Elemento de

despesa: 449052.34

- Máquinas,

equipamentos e

utensílios diversos

67 4.228.965,99, 86,81%

449052.35 –

Equipamentos de

processamento de

dados

450 2.275.062,87 75,30 %

449052.38 –

Máquinas e

ferramentas para

oficina

24 1.714.464,64 96,00%

449052.04 –

Aparelhos de

medição e

orientação

6 936.700,00 76,6%

Total da Amostra 547 9.155.193,50

Elemento de despesa

(amostra)

Quantidade de bens

sem identificação

% em relação ao

total de bens da

amostra

449052.34 - Máquinas,

equipamentos e utensílios

diversos

60 89,55%

449052.35 - Equipamentos

de processamento de dados

30 6,66%

449052.04 - Aparelhos de

medição e orientação

4 66,66%

449052.38 - Máquinas e

ferramentas para oficina

22 91,66%



Como se observa, quase a totalidade dos bens classificados nas categorias econômicas

“Máquinas e ferramentas para oficina” e “Máquinas, equipamentos e utensílios

diversos” estavam sem etiqueta de identificação patrimonial. A identificação desses

equipamentos foi realizada pelos servidores da Instituição (professores dos

departamentos pertinentes) que acompanharam a equipe de auditoria nos exames de

inspeção física.

Observou-se nesses exames que o tipo de etiqueta patrimonial fixada nos equipamentos

não é apropriada. Essas identificações são impressas em papel e coladas por meio de

adesivos nos bens patrimoniais. Em virtude disso, se desprendem com facilidade, como

também, são sujeitas a retiradas indevidas.

Por meio do Memorando nº 36/2016, de 22 de fevereiro de 2016, o Campus Recife

proveu os seguintes esclarecimentos:

“Considerando as informações dos Chefes de Departamentos e Coordenadores, há

fragilidade no controle de identificação dos bens, uma vez que a etiqueta utilizada não é

adequada para aplicação nos bens, pois se desprendem com facilidade, dificultando o

controle patrimonial. Diante da informação, iremos discutir a possibilidade de aquisição

de uma etiqueta, com características apropriadas e de forma padronizada para utilização

em todo IFPE.”

Pelo exposto, observa-se que o Instituto não cumpriu a recomendação.

d) Recomendação 4 - Elaborar normas e procedimentos unificados de gestão e controle

patrimonial a serem adotadas por todos os campi, direções e departamentos do IFPE,

observando para isto as normas federais.

Não obstante a implementação do Manual de Procedimentos Operacionais, o Instituto

não elaborou normas internas ou mecanismos de controle de forma uniformizada para a

guarda, a segurança e preservação dos bens patrimoniais nos departamentos do campus.

Conforme a Nota de Auditoria, “cada departamento atua de forma isolada com

mecanismos de prevenção de extravios, furtos ou roubos, ou seja, estabelecem seus

próprios mecanismos de guarda e controle, como caderno de anotações para controle

de chaves, livros de ocorrências, cadeados, etc.”

Dessa forma, o instituto não atendeu a recomendação.

e) Recomendação 5 - Realizar levantamento das situações de risco à segurança e integridade

do patrimônio do IFPE, adotando as medidas necessárias à correção dos problemas e

mitigação do risco. Para isto e no tocante à priorização das medidas, observar os critérios

de materialidade, risco e relevância, dentre outros que considere pertinentes.

Em análise às manifestações apresentadas pela Reitoria e campi do IFPE, observou-se

que essas unidades não elaboraram formalmente levantamento das situações de risco,

conforme recomendação emitida. Em suas justificativas, informaram da adoção de



medidas visando salvaguardar o patrimônio, mas sem conexão com um levantamento

prévio dos principais riscos presentes nas unidades.

Foram as seguintes manifestações apresentadas:

- Campus Abreu e Lima - Memorando nº 11/2016

“Estamos definindo um Grupo de Trabalho para elaboração de diagnóstico das situações

de risco, através de análise SWOT, para auxiliar no planejamento das ações e no

gerenciamento dos riscos. Em tempo, informamos que estamos trabalhando com um

posto de segurança armada desde o dia 16 de dezembro de 2016.”

- Campus Belo Jardim– Memorando nº 010/2016

“O IFPE não possui uma política de Segurança Institucionalizadas. Com o objetivo de

resguardar a segurança do Campus Belo Jardim, foi celebrado contrato nº 21/2015 de

vigilância armada de ronda/~motorizada diuturnamente.

...

O Setor de Patrimônio realiza periodicamente levantamentos dos bens, nos diversos

locais do campus, atribuindo a responsabilidade pela guarda, aos servidores que fazem

uso dos bens móveis. Está sendo realizado estudo para adequação/restrição de acesso a

Instituição durante os finais de semana e feriados, bem como a intenção de

implementação de sistema de monitoramento eletrônico.

Realizamos aquisição de fechaduras biométricas para implementação gradativa, duas

delas já se encontram instaladas na Coordenação de Tecnologia da Informação.

...

Está em andamento a aquisição de um sistema antifurto para a biblioteca,

proporcionando uma maior segurança ao acervo.

...”

Campus Cabo de Santo Agostinho – Memorando nº 011/2016

“considerando a totalidade de bens existentes no Campus Cabo de Santo Agostinho e

seu valor financeiro agregado, e, na perspectiva de garantir a efetiva segurança

patrimonial, dispomos de contrato de prestação de serviços de vigilância ostensiva

armada composto de 02 (dois) postos diurnos (07h às 19h) e 02 (dois) postos noturnos

(19h às 07h), com a empresa Guardsegure Segurança Empresarial Ltda. (contrato nº

10/2015), com efetiva cobertura e controle dos acessos às dependências internas deste

Campus.

É importante destacar que o Campus Cabo de Santo Agostinho, apesar de estar

instalado em uma sede provisória, localizada na FACHUCA (autarquia municipal de

ensino superior), dispõe de estrutura administrativa exclusiva, ou seja, sem acesso por

parte de terceiros, possibilitando o melhor controle às dependências onde os bens da

instituição se encontram localizados.”



Campus Igarassu – Memorando nº 06/2016

“

...

Informamos que para o atendimento à recomendação nº 05 da Nota de Auditoria nº

201411650/01 da CGU foram adotadas algumas ações na Instituição para mitigação dos

riscos à segurança e integridade do patrimônio do IFPE, mesmo sem a existência de

uma Política de Gerenciamento de Riscos do Campus Igarassu, cuja elaboração está

revista para o processo de planejamento de 2016, conforme memorando nº 013/2016-

DGCIGR, anexo.

...

Campus Ipojuca – Memorando nº 007/2016

“Em resposta ao item c do memorando, informamos que:

A implantação do sistema de segurança eletrônico nos corredores dos blocos

administrativos e laboratórios, mitigando os riscos de desaparecimento de bens móveis;

Foram instaladas fechaduras biométricas para nas salas de aulas e laboratórios com

objetivo de controle e segurança dos bens utilizados nas práticas pedagógicas;

Para mitigar o risco de desaparecimento dos equipamentos de tecnologia nas salas de

aulas, foram instalados armários com chaves;

Em processo de compra compartilhada foram solicitadas as sistema antifurto para

controle e segurança do acervo da biblioteca;

Criação de um regulamento específico (Regulamento interno da Biblioteca do Campus

Ipojuca), com a implementação de multa por atraso na devolução dos itens, gerando um

processo educativo por parte dos servidores e estudantes no tocante ao respeito e

atendimento aos prazos estabelecidos;

Dependência para a abertura de requerimentos na CRAD, condicionada à liberação da

CBIM quanto à existência de pendências no empréstimo dos itens do acervo.”

Campus Jaboatão – Memorando nº 010/2016

“

...

A Segurança patrimonial é o conjunto de atividades do ramo da segurança que tem

como objetivo prevenir e reduzir perdas patrimoniais em uma determinada organização.

Em relação aos bens patrimoniais medidas que já foram tomadas para manter a

segurança:

Contratação de posta de vigilância armada (1 diurno e 1 noturno) - O benefício direto

para Administração resultante da contratação constitui-se na guarda do patrimônio



público contra ações lesivas de terceiros, como atentados às instalações, roubo ou furto

de equipamentos;

Aquisições itens de prevenção e combate a incêndio para as dependências do campus –

A aquisição atende às necessidades do Campus Jaboatão dos Guararapes, no sentido de

oferecer e manter a segurança necessária ao patrimônio do Campus contra a ocorrência

de incêndio.

Controle de acesso aos laboratórios – O acesso ao laboratório de informática só é

permitido aos alunos vinculados ao Campus Jaboatão dos Guararapes, devidamente

matriculado, sempre acompanhado de um servidor efetivo.

Medida que está sendo tomada para manter a segurança:

Controle de acesso às dependências do Campus – Apesar de encontrarmos dificuldades

por usarmos um prédio compartilhado com uma faculdade, estamos fazendo um estudo

para implantar e disciplinar os procedimentos para um efetivo controle de entrada,

circulação e saída de pessoas. O controle de visitantes será feito através de apresentação

do documento oficial com foto na portaria. Após a identificação a pessoa receberá um

crachá de visitante que deverá ser mantido em local visível e deve ser apresentado

quando solicitado.”

Campus Olinda – Memorando nº 009/2016

“Com vistas a mitigar as situações de riscos conforme orientação contida na Nota de

Auditoria nº 2014.11650/01, informamos que nosso Campus possui uma área de 1900

m², murada, todas as janelas das salas administrativas são do tipo basculante e as das

salas de aulas são de cobogó.

Além das portas os laboratórios de informática possuem uma grade de proteção.

Acrescentamos mais um posto de vigilância noturno, atualmente funcionamos com um

posto diurno e dois noturnos, diariamente, além de Portaria, para controle de fluxo de

pessoal.”

Campus Palmares – Memorando nº 003/2016

“Como funcionamos em sede provisória, as medidas de segurança e integridade do

patrimônio adotadas foram obter salas de uso exclusivo, mudar as fechaduras destas

salas e contratar postos de segurança para guarnecer o patrimônio. O Único bem

patrimonial que fica fora do bloco onde funcionamos provisoriamente é o veículo

oficial, mas que fina no estacionamentos da sede provisória e visível pela segurança do

campus.”

Campus Paulista – Memorando nº 004/2016

“Foi realizado relatório de infraestrutura pelo Coordenador da CMPS no dia

14/01/2016, cópia em anexo, apontando os pontos vulneráveis quanto a segurança do

Campus Paulista. Informamos que estamos tomando as devidas providências para

mitigação desses riscos, como por exemplo, solicitação de nota técnica da DOPE sobre



a infraestrutura da sede provisória, e ainda, que iremos elaborar o PDI 2016, levando em

consideração estes aspectos, além de realizar a análise de riscos com base nas

constatações do relatório mencionado”

Campus Pesqueira – Memo 011/2016-DGCP

“Informamos que após levantamento das situações de riscos, foi implementado em

todos os laboratório e salas consideradas em situações de riscos, a utilização das

fechaduras biométricas com auditoria; a vigilância armada foi aumentada em numero de

homes, antes eram apenas dois postos noturnos e no presente acrescentada de mais um

posto. Informamos ainda que outras providencias necessária a segurança não foram

tomadas devido ausência de recursos orçamentários e financeiro, tais como a colocação

de grades de ferro nas janelas dos laboratórios.”

Campus Recife – Memorando nº 17/2016

“Fragilidade do acesso ao campus, tendo em vista falta de cancela na entrada de

veículos e catracas eletrônicas na entrada de pedestre, a implantação desses itens seria

de muita importância para identificação dos usuários do Campus, bem como a

implantação de câmeras de vigilância, que se encontra com processo em andamento.

Para inibir as práticas de roubo e danificação do patrimônio, contratamos um posto de

serviço de vigilância com ronda em moto, dispomos também de contrato de serviço de

portaria, buscando o atendimento ao público interno e externo. Informamos ainda, que

devido aos cortes orçamentários deixamos de receber recursos para atender compras de

equipamentos e material permanente no exercício de 2015, por esse motivo não foi

possível implementar outras medidas de segurança ao patrimônio neste Campus.”

Reitoria – Memorando nº 11/2016

“Em relação às medidas necessárias à correção dos problemas e mitigação do risco à

segurança e integridade do patrimônio do IFPE, item “c”, informamos que diversas

providências já foram adotadas no âmbito da Reitoria visando o controle e proteção do

seu Patrimônio, conforme elencamos abaixo e evidências que foram gravadas na

supramencionada mídia:

Contratação de empresa de vigilância para o ambiente interno no Anexo da Sudene,

local onde ocorreram alguns furtos citados no relatório;

Colocação de fechaduras biométricas que só permitem a entrada de pessoas

especialmente designadas, tornando dessa maneira mais fácil apuração caso venha

ocorrer qualquer desaparecimento de bens;

Contratação de recepcionista para atendimento e controle do público externo que

adentra as instalações do IFPE;

Aquisição de arquivo deslizante para acondicionamento dos materiais;

Aquisição de crachás para identificação dos servidores e prestadores de serviços;

Contratação de empresa para aplicação de películas visando impedir a visualização do

que existe no interior das salas.”



Em decorrência do exposto, observa-se que o Instituto não cumpriu a recomendação.

##/Fato##

1.1.1.2 CONSTATAÇÃO

Ausência de Padronização de inventários

Fato

Em análise aos inventários elaborados e apresentados pelos Campi Belo Jardim, Cabo

de Santo Agostinho, Afogados da Ingazeira, Barreiros, Caruaru, Jaboatão dos

Guararapes, Palmares, Igarassu, Olinda, Paulista e Abreu e Lima, além da Reitoria,

constatou-se que esses procedimentos carecem de padronização, tendo em vista que as

unidades produziram informações similares, porém apresentadas por meio distintos,

dificultando o pleno entendimento a respeito dos trabalhos realizados.

Em relação aos bens não localizados, por exemplo, algumas unidades demonstraram o

valor unitário de cada um deles, enquanto outras apenas relacionaram, tão somente, o

quantitativo geral desses ativos não encontrados.

Constatou-se, também, que o inventário apresentado pelo Campus de Palmares, por

meio do Processo nº 23705.015065.2015-11, não apresenta informações segregadas no

tocante aos bens localizados e aos não localizados. Apenas traz informações sobre

transferência realizadas ao campus, dificultando a compreensão da situação verificada

pela comissão de inventário.

O Campus Olinda, por meio do processo nº 23736.008099.2015-83, apresentou seu

inventário, contudo as informações que basearam o levantamento dos bens não foram

extraídas do SUAP, impactando, dessa forma na fidedignidade das informações.

Segundo avaliação do inventário realizada pela diretoria de Gestão de Bens e Serviços

do IFPE, o Campus de Olinda, em seu relatório de inventário não apresentou

informações sobre o desaparecimento de três equipamentos notebook, conforme

processo nº 23736.002916.2015-91, situação que, conforme entendimento da Diretoria,

expõe a “fragilidade do relatório comparativo dos bens que se encontram registrados

no SUAP na carga patrimonial dos servidores lotados no campus com os bens que se

encontram disponíveis in loco, assim verificando se houve, por exemplo, o

desaparecimento de algum bem”.

Os inventários apresentados pelo Campus Abreu e Lima, por meio do processo nº

23295.015735/2015-61, e Campus Paulista, processo 23737.016173.2015-25, também

incorreram na mesma situação de confrontação dos bens a partir de informações não

extraídas do SUAP.

O Art. 75 do Manual de Procedimentos Patrimoniais estabelece os objetivos e

procedimentos necessários à elaboração dos inventários que, uma vez cumpridos pelos

campi, redundará na padronização do tratamento e divulgação das informações

constantes nesses documentos.

##/Fato##

Causa



O Diretor de Administração deixou de coordenar de forma suficiente ações

administrativas relacionadas às áreas de materiais e patrimônio, consoante previsto no

Regimento Interno do IFPE, no sentido de adotar medidas que levassem a padronização

dos inventários.

Os gestores de patrimônio dos campi e respectivas comissões de inventários não

adotaram todas as medidas previstas no Manual de Procedimentos Patrimoniais no

tocante à elaboração dos inventários, particularmente quanto aos requisitos e exigências

previstos no subitem nºs 75 e 76 nesse normativo.

##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada

O Campus Abreu e Lima, por meio do Memorando nº 04/2016, de 26 de fevereiro de

2016, informou que:

“Trata-se de inventário eventual, por ocasião da mudança de gestão e final de exercício,

informamos que o inventário foi utilizado também como inventário anual”.

...

“Informamos que todos os dados trabalhados no Relatório de Inventário do Campus

Abreu e Lima, foram extraídas do SUAP, apenas o formato extraído foi diferente do

habitual, os dados foram extraídos no formato excel, segue documentos em anexo para

comprovação”.

O Campus Belo Jardim, através do Memorando nº 30/2016, de 29 de fevereiro de 2016,

informou o seguinte:

“O Campus Belo Jardim desde de 2010, utiliza o mesmo modelo para apresentação do

seu inventário Anual.”

O Campus de Cabo de Santo Agostinho, através do Memorando nº 26/2016, de 26 de

fevereiro de 2016, informou que:

“A Respeito do modelo a ser adotado para elaboração do Relatório Final do Inventario

de Bens Móveis, passaremos a utilizar o modelo recebido da Unidade de Auditoria

Interna Geral do IFPE, elaborado pela CGU/PE em 2014.”

Por intermédio do Memorando nº 15/2016, o Campus Olinda, de 25 de fevereiro de

2016 informou o que segue:

“Estamos aguardando orientação com vistas a padronização para elaboração dos

próximos Inventários”

Por meio do Memorando nº 02/2016, o Campus Palmares, 25 de fevereiro de 2016,

assim se manifestou:

“No tocante à padronização da elaboração de inventários o Campus Palmares informa

não ter suporte necessário para nortear a confecção do mesmo, baseando-se apenas no

cronograma apresentando pela Reitoria para cumprir os prazos das fases de elaboração e

neste sentido as informações sobre bens localizados e não localizados deixaram de ser

totalmente esclarecidas.

Comunicamos que todos os bens que constam no SUAP foram localizados fisicamente

no Campus, não existe nada que não foi localizado, identificado, mas os armários



deslizantes estão fisicamente montados, porém não estão contidos no conjunto de bens

no SUAP, ou seja sem carga de responsabilidade no SUAP.”

O Campus Paulista, através do Memorando nº 007/2016, de 26 de fevereiro de 2016,


“No que concerne a padronização do inventário, ratificamos que no relatório do

inventário, constante no processo 23737.016173.2015-25, está expressamente descrita a

metodologia utilizada para sua realização, ou seja, confronto entre os bens fisicamente

encontrados, in loco, com os bens registrados no SUAP”

Por meio do memorando nº 23/2016, a Reitoria do IFPE, 09 de março de 2016,

informou que:

“E por último, no que diz respeito à ausência de padronização dos Inventários deste

IFPE (tópico 1.5 da solicitação de Auditoria nº 2015.04209/04-CGU), vale ressaltar que

foram realizadas diversas reuniões com os Campi a fim de alinharmos a apresentação

das referidas peças de Inventário, contudo não obtivemos êxito, já que muitos Campi

não seguiram o modelo de Relatório de Inventário utilizado pela Controladoria Geral da

União e recomendado pela Pró-Reitoria de Administração através de e-mail (em anexo)

enviado no dia 20/10/2015. Portanto, esta Diretoria de Bens e Serviços compromete-se

a envidar um esforço quanto à padronização dos Inventários da Instituição e solicita um

apoio ainda maior dessa PROAD para tanto.”

Por meio do Memorando nº 31/2016-DGB/PROAD/REITORIA/IFPE, de 17 de maio de

2016, em resposta ao relatório preliminar, a Unidade apresentou a seguinte

manifestação:

“Iremos fazer no exercício de 2016 um aperfeiçoamento do trabalho realizado por esta

DGB em conjunto com a PROAD no tocante aos Inventários da Reitoria e dos Campi

que compõe este IFPE, no intuito de corrigir falhas identificadas nos Inventários

apresentados no exercício 2015 e buscarmos uma padronização na apresentação dos

referidos documentos”.

Os campi Afogados da Ingazeira, Caruaru, Jaboatão dos Guararapes e Igarassu não se

manifestaram.

##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno

Em análise às manifestações apresentadas pelas Unidades, observa-se que as

informações corroboraram para a situação diagnosticada. A Reitoria, em sua

justificativa, afirmando que “foram realizadas diversas reuniões com os Campi a fim de

alinharmos a apresentação das referidas peças de Inventário, contudo não obtivemos

êxito”, demonstrou ter envidado esforços visando à padronização, mas sem sucesso.

Em resposta ao relatório preliminar, a Reitoria informou que adotará providências

visando à padronização dos inventários.

Os campi de Afogados da Ingazeira, Barreiros, Caruaru, Jaboatão dos Guararapes e

Igarassu não apresentaram manifestação para a constatação.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:



Recomendação 1: A PROAD (Diretoria de Administração - Reitoria), na condição de

responsável pelo inventário consolidado do IFPE, estabelecido no Manual de

Procedimentos Patrimoniais, deve capacitar os campi para a realização do procedimento

de inventário, de modo a evitar a apresentação de informações similares de forma

diferente.

2 GESTÃO PATRIMONIAL

2.1 INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO

2.1.1 EXISTÊNCIAS FÍSICAS


Impropriedades constatadas pelas comissões de inventários

Fato

Em resposta à recomendação nº 01 contida na Nota de Auditoria nº 201411650/01, a

qual determina a realização de inventário de bens de todos os departamentos, diretoria e

campi do IFPE, a Unidade apresentou Relatório sobre os Inventários dos Campi do

IFPE, documento esse que trata da consolidação das observações e análise dos

inventários dos bens permanentes dos Campi do IFPE.

Nesse relatório consta o Memorando Circular nº 035/2015-GR, de 11 de junho de 2015,

através do qual a Reitoria solicita aos diretores Gerais dos Campi a elaboração de

inventário, em cumprimento à recomendação emitida na Nota de Auditoria.

Apresentaram inventário referente ao exercício de 2015 os Campus Abreu e Lima,

Afogados da Ingazeira, Barreiros, Belo Jardim, Cabo de Sto. Agostinho, Caruaru,

Igarassu, Jaboatão, Olinda, Palmares, Paulista, Recife, Vitória de Sto. Antão, além da

Reitoria.

Em análise aos inventários apresentados, observou-se que as comissões responsáveis

pela elaboração desse procedimento relataram as seguintes impropriedades:

a) Bens não localizados

As comissões de inventário em seus relatórios finais apontaram que não localizaram nas

dependências das unidades bens registrados no SUAP, conforme síntese a seguir:

Tabela –Bens não localizados

Unidade Total de bens não

localizados

Total de bens

inventariados

Valor dos bens

não

inventariados

(não localizados)

Valor dos

bens

inventariados

(SUAP)

Belo Jardim 1.533 14.654 270.458,04 10.511.374,22

Barreiros 4.340 17.446 (*) 13.082.354,38

Caruaru 86 (*) (*) 11.001.304,54

Jaboatão dos

Guararapes

38 36.557,94

(*) 183.444,88

Paulista 12 1.911 4.999,40 1.080.766,15

Afogados da

Ingazeira

108 7.301 33.833,05 6.560.360,55

Reitoria 387 (*) (*) 15.438.673,25



Fonte: Inventários apresentados

(*) não informou valores no inventário

Dentre as unidades que informaram quantidades de bens que não foram localizados,

destacam-se o Campus Belo Jardim com 1.533 ativos não encontrados, correspondentes

a R$ 270.458,04, o Campus de Barreiros com 4.340 de bens e a Reitoria do IFPE, onde

a comissão de inventário relatou que 387 bens constantes no SUAP não foram

encontrados nas dependências da Unidade.

Dentre esses 387 bens não localizados, constam inúmeros equipamentos de informática,

tais como, impressoras, scanner, e computadores notebook. Entre os equipamentos

notebook registrados no SUAP e não localizados, há nas relações apresentadas no

inventário, 45 desses bens, ao custo unitário de R$ 2.810,00, cujos registros de entrada

no SUAP ocorreu em 08 de janeiro de 2014.

b) Bens que foram localizados fisicamente, com identificação, mas não estão registrados

no SUAP

No inventário realizado pela Reitoria, conforme processo nº 23295.017443/2015-61,

consta a identificação de bens que não estão registrados no SUAP. Foram indicados 250

bens nessa situação.

##/Fato##

Causa

Os gestores de patrimônio dos campis não adotaram todas as medidas previstas no

Manual de Procedimentos Patrimoniais, de forma a garantir a total integridade dos bens

móveis registrados no SUAP.

##/Causa##



O Campus Afogados da Ingazeira, por meio do Memorando nº 17/2016, de 26 de

fevereiro de 2016, informou que:

“Em outubro de 2015 o Setor de Patrimônio expediu os memorandos de nº 01/2015 a

13/2015 notificando todos os responsáveis pelos BENS NÃO LOCALIZADOS para

que apresentassem a localização dos mesmos.

Em resposta à notificação, foram apresentadas as localizações da maioria dos bens

apontados como NÃO LOCALIZADOS durante o inventário, confirme ANEXO I.

Apenas alguns bens realmente não foram localizados, conforme ANEXO II, entretanto

como também temos alguns bens que estavam sem TOMBO não foi possível identificar

se todos os bens apontados como não localizados são os bens que estão sem tombo.

Para solucionar esta pendência, procedemos a identificação do número de tombo dos

bens que estavam sem tombo e afixação da etiqueta para sua identificação conforme

ANEXO III.

A maioria dos bens que estavam sem tombo já foram identificados e tombados,

entretanto ainda falta identificar o número das cadeiras escolares que estão sem tombo.



Para realizar tal identificação tem-se que fazer um levantamento de todas as cadeiras

escolares do campus e verificar quais tombos não serão encontrados e a partir disto

inferir quais são os possíveis números de tombamento das cadeiras sem placa de

identificação.

Considerando o elevado número de cadeias escolares, iniciamos o processo de

identificação para posterior tombamento, cuja previsão de conclusão é para os próximos

15 dias.

Após localização e identificação dos tombos das cadeiras escolares vai ser possível

emitir relatório conclusivo dos bens não localizados no campus e iniciar o processo de

apuração e/ou responsabilização dos responsáveis pelos bens.”

O Campus Belo Jardim, por meio do Memorando nº 30/2016, de 29 de fevereiro de

2016, informou o seguinte:

“O Campus Belo Jardim apresentou no Inventário Eventual um quantitativo de 1.533

bens não localizados, diante desta situação, a Comissão do Inventário Anual está

realizando uma busca mais minuciosa no intuito de identificar esses bens”.

O Campus Paulista, através do Memorando nº 007/2016, de 26 de fevereiro de 2016,


“No tocante ao item que trata dos bens não localizados, informamos que o total de bens

inventariados, conforme descrito no Relatório da Comissão de inventário 2015, foi de

1.911 bens móveis. Informamos também que os 12 bens não localizados (2 mesas em L-

valor unitário R$ 749,70 e 10 cadeiras fixas 4 pés-valor unitário R$ 350,00) totalizam

um montante de R$4.999,40. Cumpre destacar que a Reitoria realizou aquisições de

bens para equipar os novos campi, adquirindo quantidade de mobiliários e

equipamentos compatíveis com as quantidades de setores administrativos, conforme

organograma estabelecido, e com as atividades que seriam desempenhadas nas novas

unidades, levando em consideração os cursos que seriam ofertados, o número de turmas,

a quantidade prevista de estudantes, entre outros. Mesmo tendo sido realizado o

planejamento o local para instalação da sede provisória, custeada pela Prefeitura

Municipal, não comportava todo o mobiliário adquirido, sendo assim, devolvemos estes

12 bens á Reitoria, estando com a mesma, a carga Contábil no SIAFI.”

Por intermédio de expediente não numerado, de 26 de fevereiro de 2016, o Campus

Caruaru, informou o seguinte:

“Os bens apontados no relatório estavam alocados na biblioteca desde a criação deste

campus. Durante o exercício de 2014 foram feitas movimentações de bens,

desmembramento de setores e departamentos no campus após a instalação de salas

modulares.

Para equipamento destas houve a mudança de localização de alguns bens que não

estavam sendo plenamente aproveitados neste setor, bens estes que foram localizados

nessas salas pelos respectivos servidores que participaram da Comissão de Inventário

Eventual realizada em 2015.

Dos livros elencados, até a emissão deste documento foram localizados 03 em posse da

biblioteca. Outrossim alguns dos itens foram retirados para manutenção (como cadeira,



computadores, etc) e foram localizados no depósito do campus. Estas movimentações

aconteceram sem a devida comunicação ao departamento de patrimônio da Unidade.

Durante o exercício de 2016 serão tomadas ações de conscientização junto à

comunidade para que toda e qualquer movimentação de bens (empréstimos,

transferências, saídas para manutenção) sejam comunicadas ao setor de patrimônio.

Atuaremos, também, para a correta localização de alguns bens que porventura não

tenham sido localizados até a emissão deste documento.”

Por meio do memorando nº 23/2016, de 09 de março de 2016, a Reitoria do IFPE,

informou que:

“...

Primeiramente, cabe destacar que em relação ao tópico 1.1 da solicitação de Auditoria

nº 2015.04209/04 – CGU) que se refere aos bens não localizados pela Comissão de

Inventário Eventual dos Bens de Consumo da Reitoria deste IFPE, sugerimos a criação

de uma Comissão para localização desses bens não encontrados no momento do

inventário.

...”

O Campus Barreiros, por intermédio do Ofício nº 022/2016, de 02 de março de 2016,

informou o que segue:

“A antiga Escola Agrotécnica tinha um sistema de controle de Patrimônio onde

constavam bens doados e dados como baixados. Em 2012 houve a migração desse

sistema para o Sistema SUAP, e esses bens baixados apareceram como ativo no SUAP,

é um grande número, não temos certeza se é a totalidade dos demonstrados no Relatório

eventual 2015. A administração vai constituir uma comissão para sanar essas

divergências encontradas.”

b) Bens que foram localizados fisicamente, com identificação, mas não estão registrados

no SUAP.

Não houve manifestação para essa situação



manifestação:

“Informamos desde que tivemos acesso aos Relatórios de Inventário realizados no

exercício 2015, estamos trabalhando no sentido de sanar as impropriedades constatadas

pelas comissões de inventários, como por exemplo, na Reitoria foi instituída pela

Portaria nº 408/2016 – GR uma Comissão de Localização de Bens para identificarmos

onde estão os bens tidos como não localizados no relatório de Inventários de 2015.

Informamos, ainda, que outros aspectos citados no mencionado Relatório estão tradados

mediante a melhoria dos procedimentos de rotina da Coordenação de Patrimônio e

Almoxarifado – CPAR desta Reitoria”






Em relação às providências adotadas pelo Campus de Afogados da Ingazeira, conforme

sua manifestação, essas ações deverão ser submetidas a análise e parecer da Comissão

de Inventário, de forma a atestar ou não o cumprimento.

O Campus Belo Jardim, em sua manifestação informou que está empreendendo medidas

para a localização dos bens, mas até a data deste relatório, a situação relatada não foi

sanada.

Embora tenha informado que realizou a devolução dos doze bens não localizados, o

Campus Paulista não apresentou comprovação.

No tocante à manifestação do Campus Caruaru, embora a Unidade tenha informado da

localização de alguns itens, não consta em sua justificativa, análise e parecer da

comissão de inventário atestando a localização dos bens.

O Campus Barreiros informou que vai constituir Comissão para sanar as

impropriedades identificadas.

Em relação à manifestação da Reitoria quanto aos bens não localizados por

oportunidade da elaboração do inventário eventual de 2015, a Unidade informou que

“sugeriu” a criação de comissão para tratar da situação explicitada. Contudo, não adotou

providências efetivas para encontrar esses bens ou promover a apuração de

responsabilidades.

A Unidade, em resposta ao relatório preliminar, informou da criação de Comissão

destinada à localização dos bens objeto da situação explicitada neste relatório. Contudo

o IFPE não apresentou evidências das efetivas providências empreendidas para sanar

essa situação. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Adotar as medidas administrativas para localização dos bens e, caso

não obtenha êxito, proceder à apuração de responsabilidades.

Recomendação 2: Incluir no SUAP os bens que foram localizados e que não estão

registrados nesse sistema, atentando para as diretrizes definidas no Manual de

Procedimentos Patrimoniais no tocante aos registros patrimoniais.

2.1.2 REGISTROS OFICIAIS E FINANCEIROS


Desfazimento de bens patrimoniais em desacordo com previsão legal

Fato

Por meio de consultas realizadas ao SUAP, constatou-se que o Campus Recife realizou

baixas, desfazimentos, de bens permanentes no exercício de 2015 no valor de R$

1.097.299,97. Salienta-se que esse montante corresponde ao valor histórico dos bens

baixados. Não foi considerada a depreciação, tendo em vista que a Unidade não tem

contabilizado e apropriado essa perda contábil.

Foram realizadas as seguintes baixas, conforme informações extraídas do SUAP:



Quadro – Baixas realizadas em 2015

Mês Valor

Outubro 588.989,69

Novembro 217.311,43

Dezembro 290.998,44

Fonte: SUAP

As consultas ao SUAP, ao detalharem essas baixas, demonstraram as seguintes doações

realizadas pelo Campus Recife, cujos processos nº 132 e nº 135 foram selecionados para

análise:

Quadro – Doações de bens patrimoniais

Data Número Processo Tipo Valor

07/05/15 130 23295.004326.2015-38 Doação 0,01

16/06/15 132 23294.010192.2014-13 Doação 0,40

13/10/15 135 23295.001855.2013-18 Doação 954.877,94

Fonte: SUAP

Em relação à doação nº 132, as informações constantes no SUAP apontam que o

Campus Recife realizou doação de quarenta condicionadores de ar de 27.500 BTUS

(modelo 27 5I23F) à Secretaria de Juventude e Qualificação Profissional da Prefeitura

do Recife.

São as seguintes identificações patrimoniais dos equipamentos de condicionadores de

ar.

Quadro – Relação de condicionadores de ar doados

4015 4016 4026 4032 4035

4036 4043 4044 4045 4059

4060 4062 4063 4065 4066

4067 4068 4069 4071 7072

4074 4075 4076 4077 4079

4080 4081 4082 4083 4084

4086 4087 4090 4091 4093

4094 4095 4096 4100 4101

Fonte: SUAP

Já no tocante à doação nº 135, foram identificados, conforme informações constantes no

SUAP, 1.125 itens doados à Fundação Alice Figueira (CNPJ: 12.859.468/0001-15).

Esses bens totalizaram R$ 954.877,94, em valores históricos.

Em análise a essa lista de bens permanentes doados, constam mobiliário,

condicionadores de ar, microcomputadores, notebook, projetor multimídia, tornos

mecânicos, dentre outros. Vários desses equipamentos apresentam como valor

patrimonial R$ 0,01. Dessa forma o montante da doação, R$ 954.877,94, se mostra

subdimensionado.

Os valores patrimoniais correspondentes a R$ 0,01, atribuídos a todos os bens

constantes da doação nº 132 e parte dos ativos da doação nº 135, não foram obtidos



como resultado de avaliação econômica por comissão específica criada para essa

finalidade, conforme assevera o Manual de Procedimentos Patrimoniais.

O Decreto nº 99.658, de 30 de outubro de 1990 (regulamenta, no âmbito da

Administração Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e

outras forma de desfazimento), em seu Art. 15 que:

“A doação, presentes razões de interesse social, poderá ser efetuada pelos órgãos

integrantes da Administração Pública Federal direta, pelas autarquias e fundações,

após a avaliação de sua oportunidade e conveniência, relativamente à escolha de outra

forma de alienação, podendo ocorrer, em favor dos órgãos e entidades a seguir

indicados, quando se tratar de material: (Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de

2007).

...

III - Irrecuperável, para instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública

pelo Governo Federal, e as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público;

(Redação dada pelo Decreto nº 6.087, de 2007).

...”

Esse normativo indica a necessidade de avaliação pelo Órgão doador da conveniência e

oportunidade da doação.

Manual de Procedimentos Patrimoniais da Unidade em seus subitens 92 e 92.1, e 92.1.1

estabelece:

“92. Quando for necessário, o Gestor de Patrimônio efetuará levantamento dos bens

passíveis de desfazimento, assim considerados aqueles classificados como ociosos,

recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis, e adotarão os seguintes

procedimentos”

“92.1 emissão de parecer técnico, contendo a relação dos bens, à Direção

Administrativa, que decidirá sobre a constituição de comissão para fins de

desfazimento.

“92.1. O processo de desfazimento, com exceção da Transferência, ficará a cargo de

comissão específica composta de no mínimo 3 (três) membros, escolhidos entre os

servidores do IFPE e designados pela Administração, que analisará, avaliará e

classificará os bens relacionados, conforme o caput deste artigo, elaborando relatório

com recomendações, sugestões, análises, avaliações e classificações, encaminhando-o

à Direção Administrativa para apreciação.”

Ainda segundo esse normativo, no subitem 93.4.4, “Para cada modalidade de

alienação (venda, doação ou permuta), deverá ser instaurado processo administrativo

específico, constituído a partir do relatório da Comissão de Desfazimento e da decisão

da Diretoria Administrativa.”


http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2007-2010/2007/Decreto/D6087.htm#art1




Em análise ao processo nº 23295.001855.2013-18, apresentado pelo IFPE, como

comprovação para o desfazimento relacionado à doação nº 135, observou-se que, em 20

de fevereiro de 2013, a Fundação Alice Figueira de Apoio ao IMIP enviou expediente

ao IFPE solicitando a inclusão daquela Instituição como beneficiária no envio de bens

inservíveis.

Também constam nesse processo despachos internos transitados entre os setores

envolvidos.

Contudo, não consta no processo de desfazimento apresentado pelo Campus Recife,

comprovação da instituição de comissão específica para analisar, avaliar e classificar os

bens, conforme disposições previstas no Decreto nº 99.658 e no Manual de

Procedimentos Patrimoniais.

Também, não integra o processo de desfazimento, emissão de parecer técnico,

contendo a relação dos bens, conforme subitem 92.1 do Manual de Procedimentos.

Dessa forma, o desfazimento de bens não foi objeto de analise, avaliação de

classificação, de maneira a atestar a oportunidade e conveniência da doação,

demonstrando que os bens doados encontravam-se na condição de irrecuperáveis ou

antieconômico, únicas situações passíveis de doação a Entidades filantrópicas,

conforme Decreto nº 99.658.

Para os casos de bens considerados “bom” ou “recuperável” apenas podem ser objeto de

doação se forem destinados a outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal

direta, autárquica ou fundacional ou para outro órgão integrante de qualquer dos demais

Poderes da União.

O desfazimento foi realizado sem estipular as condições físicas e financeiras do bens

doados.

O Manual de Procedimentos Patrimoniais do IFPE estabelece condições especiais para a

doação de bens de informática, conforme subitens 92.2.2.2 e 92.2.3, os quais

estabelecem:

...

“No desfazimento de equipamentos de informática – por doação-, a Comissão deverá

informar, mediante ofício ou meio eletrônico, desde que certificado digitalmente por

autoridade certificadora, credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas

Brasileira - ICP - BRASIL, à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão a existência de microcomputadores

de mesa, monitores de vídeo, impressoras e demais equipamentos de informática com

respectivo mobiliário, peças parte ou componentes, classificados como ociosos,

recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis,

....

Após a comunicação, deve a Comissão aguardar por 30 (trinta) dias manifestação da



Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação no sentido de indicar instituição

receptora dos bens, em consonância com o Programa de Inclusão Digital do Governo

Federal”.

Dentre os bens objeto de desfazimento, constam equipamentos de informática, como

microcomputadores, monitores, impressoras e notebook. Não obstante a determinação

especial contida no Manual de Procedimentos Patrimoniais, o Campus Recife realizou o

desfazimento sem comunicar a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, quanto à disponibilidade desses bens

para fins de transferência/alienação, objetivando o reaproveitamento, prioritariamente,

desses equipamentos por outros Órgãos da União.

Em análise ao processo de desfazimento da doação nº 135, também não foi localizada

comprovação do efetivo recebimento dos bens objeto do desfazimento pela Entidade

beneficiada, a fundação Alice Figueira.

Em relação à doação nº 132, a Unidade não apresentou processo de desfazimento

regularmente instituído para esse fim.

##/Fato##

Causa

O Gestor de Patrimônio, anteriormente ao desfazimento, não efetuou levantamento dos

bens passíveis de desfazimento, assim considerados aqueles classificados como ociosos,

recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis, como também, não emitiu parecer

técnico, contendo a relação dos bens, à Direção Administrativa, a qual cabe decidir

sobre a constituição de comissão para fins de desfazimento, conforme determinação

contida no Manual de Procedimentos Patrimoniais.

O Diretor de administração não constituiu comissão específica composta de no mínimo

três membros, escolhidos entre os servidores do IFPE para analisar, avaliar e classificar

os bens objeto de desfazimento. Conforme preceitua o Manual de Procedimentos

Patrimoniais, o processo de desfazimento ficará a cargo dessa comissão. ##/Causa##


Por meio do memorando nº 36/2016, componente do Ofício nº 14/2016 de 24 de

fevereiro de 2016 (formalização da resposta à solicitação de auditoria nº

201504209/03), o Campus Recife Informou o seguinte:

- Processo de desfazimento nº 132

“Considerando a resposta do Coordenador Substituto da CPAT, o processo de nº

23294.0101192.2014-13 referente a Doação nº 132, não foi encontrado naquela

coordenação, porém o mesmo indagou a possibilidade do processo ter sido

encaminhado para assinatura do Termo de Doação. Diante das informações

apresentadas, iremos localizar o processo para apresentação em outra oportunidade.

...

“O Termo de Doação da Baixa nº 132 foi efetuado e se encontra no processo nº

23294.0101192.2014-13. O qual iremos localizar para apresentação do referido termo

de doação.”

...



“Após a localização do processo nº 23294.0101192.2014-13, referente a Doação 132,

iremos verificar todos os procedimentos realizados em consonância com as normativas

cabíveis e encaminhar para efetuação da baixa contábil.”

...

-Processo de doação nº 135

“Quanto a Doação nº 135 ainda se encontra em fase de conclusão, o mesmo será

encaminhado à CONT para baixa contábil, quando da realização da baixa no SUAP.”

-Atribuição de valor R$ 0,01

“Tudo indica que o valor foi depreciado até zerar o valor do bem. No entanto, os

sistemas SUAP e SIAFI não permitem o registro do bem com valor zerado.”

“Considerando que os processos das Doações 132 e 135 ainda não foram concluídos,

iremos acompanhar os procedimentos processuais junto à Coordenação de Patrimônio –

CPAT, com a intenção de corroborar com os ajustes necessários ao atendimento das

recomendações da S.A. CGU 002-14/2016.”

...”

O gestor respondeu às solicitações de auditoria emitidas durante o período de execução

da ação de controle e não apresentou manifestação adicional sobre o fato apontado. ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##


A Unidade em sua manifestação, no tocante à doação nº 132, ratificou a ausência de

processo de desfazimento.

Em relação à doação nº 135, a Unidade informou que o processo encontra-se em fase

conclusão. Não obstante a sua manifestação, os bens objeto da doação não se encontram

mais na Unidade, já foram baixados do patrimônio do Campus Recife.

No tocante à atribuição de valor R$ 0,01 aos bens objeto das doações nº 132 e nº 135, o

gestor informou que foi objeto de depreciação. Contudo, o registro de depreciação não é

realizado no SUAP, conforme informado em constatação específica neste relatório.

A avaliação econômica de bens destinados à doação cabe à comissão específica

regularmente instituída, conforme disposto no Manual de Procedimentos Patrimoniais.

Contudo, conforme relatado, a Unidade não instituiu a comissão. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Apurar responsabilidades em relação ao desfazimento de bens

patrimoniais em desacordo com previsão legal.


Ausência de apropriação e contabilização da depreciação, causando distorção

patrimonial

Fato



O Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, conforme Portaria STN/SOF nº

01, de 10 de dezembro de 2014 e Portaria STN nº 700 de 10 de dezembro de 2014,

estabelece que “Os ativos imobilizados estão sujeitos à depreciação no decorrer da sua

vida útil”.

Dispõe ainda o Manual:

“A depreciação é o declínio do potencial de geração de serviços por ativos de longa

duração, ocasionada pelos seguintes fatores:

a. Deterioração física;

b. Desgastes com uso; e

c. Obsolescência.

Em função desses fatores, faz-se necessária a devida apropriação do consumo desses

ativos ao resultado do período por meio da depreciação, atendendo ao princípio da

competência.”

A apuração da depreciação deve ser feita mensalmente, a partir do momento em que o

item do ativo se tornar disponível para uso, ou seja, quando está no local e em

condição de funcionamento na forma pretendida pela administração.”

Em análise aos registros contábeis como também às informações contidas no SUAP

relativos aos bens móveis do IFPE, constatou-se que os campi, assim como a Reitoria,

não adotaram rotina de contabilização e apropriação da depreciação.

Dessa forma, os valores contábeis, assim como os registrados no SUAP, mostram-se

distorcidos, incapazes de evidenciar com fidedignidade os valores dos bens permanentes

integrantes do patrimônio das Unidades.

Conforme consultas ao SIAFI, são os seguintes os valores dos bens patrimoniais

registrados contabilmente:

Tabela – Saldos Contábeis – Bens Móveis

Unidade

Saldo Contábil

SIAFI

Reitoria 16.702.045,69

Afogados da Ingazeira 7.131.942,32

Barreiros 8.605.685,34

Belo Jardim 10.777.567,15

Caruaru 11.759.765,22

Garanhuns 7.792.378,59

Ipojuca 11.846.341,87



Pesqueira 8.876.771,97

Recife 45.369.155,04

Vitória de Santo Antão 10.626.846,00

Palmares 131.710,87

Cabo de Sto.

Agostinho 135.511,87

Jaboatão dos

Guararapes 129.863,28

Olinda 36.572,68

Paulista 1.191.050,61

Igarassu 1.393.034,81

Abreu e Lima 33.000,00

Total 142.539.243,31

Fonte: SIAFI (17 de fevereiro de 2016)

Os valores registrados no SIAFI desprovidos de atualização pela depreciação não

refletem adequadamente a real valoração monetária dos bens, por não considerarem a

perda de valor desses ativos ao longo do tempo.

Dessa forma o montante de R$ 142.539.243,31, registrado no ativo permanente das

Unidades, não representa a efetivo valor dos bens patrimoniais

Em resposta às solicitações de auditoria emitidas durante os trabalhos de campo, os

campi apresentaram as seguintes manifestações:

- Campus Afogados da Ingazeira:

Por meio do Memorando nº 15/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade informou

que: “A justificativa de não realização de depreciação dos bens constantes no

patrimônio do campus Afogados dar-se-á pelos seguintes motivos:

Conforme podemos verificar, o sistema utilizado pelo IFPE para controle dos bens

móveis não se mostra fidedigno para tal procedimento, com informações descontroladas

em relação ao SIAFI;

Falta de treinamento por parte da Instituição para tal procedimento;

Falta de ajustes físicos e de sistemas com relação a bens de outras unidades que não

foram realizados transferências das cargas patrimoniais e contábeis para o Campus

Afogados da Ingazeira.”

- Campus Barreiros:

Por meio do memorando 21/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade informou que:



“Em atendimento ao memorando e tela, justificamos ausência de reconhecimento de

depreciação dos bens constantes no SUAP e SIAFI, por falta de pessoas capacitadas

para tal ação.

No entanto, informamos que nossa contadora C.R.A.B e a servidora P.R.dos S. serão

capacitadas nos campi que já estão utilizando a ação em tela no intuito de começarmos a

depreciação de nossos bens móveis.”

- Campus Belo Jardim:

Por intermédio do memorando 20/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade


“No que concerne à depreciação dos bens, já fora identificado pela Chefe do Setor

Contábil do Campus Belo Jardim que o nosso sistema atual, o SUAP, não vem

calculando a depreciação dos bens segundo as Normas Brasileira de Contabilidade. A

situação já foi informada à Diretoria de Avaliação de Tecnologia (DADT) e essa por

sua vez está aguardando que as correções necessárias sejam feitas pela Instituição

desenvolvedora do software, o Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN).”

- Campus Ipojuca:

Por meio do memorando nº 15/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade assim se

manifestou:

“Informamos que a depreciação dos bens não pé realizada pelo SUAP e no SIAFI,

devido a distorção histórica, entre o valor patrimonial do SUAP e o valor contábil do

SIAFI, provocada na transformação do CEFET em Instituto Federal de Educação,

onde o Campus Ipojuca, não executava suas compras, pois era uma unidade

descentralizada do antigo CEFET.”

- Reitoria do IFPE:

Por meio do memorando nº 15/2016, de 16 de fevereiro de 2016, a Unidade afirmou o

seguinte:

“No que concerne à ausência do reconhecimento de depreciação dos bens constantes no

SUAP e SIAFI informamos que já estamos tomando todas as providências cabíveis ao

fato, uma vez que o SUAP não vem registrando, atualmente, a depreciação conforme a

legislação vigente. Inclusive realizada no dia 12/02/2016 uma reunião entre esta DGB, a

Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF) e a Diretoria de Avaliação e

Desenvolvimento de Tecnologia (DADT) onde foi apresentada a tabela de vida útil e

valor residual para cada conta contábil, a fim de ajustar o SUAP à Macro função nº

020330 – Depreciação, Amortização e Exaustão da Secretaria do Tesouro Nacional (em

anexo). Na ocasião, fomos informados pelo Diretor de Avaliação e Desenvolvimento de

Tecnologia que já se iniciaram os trabalhos para implantação da 3ª Versão do SUAP e

que a mesma já deve contemplar os ajustes solicitados, então ficou acertado que iríamos

aguardar o funcionamento da 3ª Versão do SUAP para verificarmos se a mesma já

segue o que reza as normas vigentes em relação à temática.”

- Campus Recife



Por meio do Memorando nº 36/2016, de 22 de fevereiro de 2016, a Unidade informou

que:

“Conforme informação do Coordenador de Contabilidade, a ausência de

reconhecimento e registro da depreciação dos bens móveis constantes no SUAP e

SIAFI, ocorre pelo fato de não haver o registro automático no SUAP de atualização e

depreciação dos bens. Comprometendo dessa forma, a confiabilidade da informação.

Com propósito de solucionar o problema iremos solicitar ao DADT, Departamento

responsável pelo gerenciamento do SUAP, para que seja providenciado que o sistema

efetue o registro da depreciação dos bens automaticamente, possibilitando o registro no

SIAFI.”

- Campus Caruaru:

Por intermédio do memorando nº 08/2016, de 24 de fevereiro de 2016, a Unidade se

manifestou da seguinte forma:

“Em que pese o SUAP possuir um sistema de depreciação de bens, constatou-se

fragilidades com relação aos saldos apresentados, exemplo: total depreciado>total do

somatório de bens. Dessa forma, entendemos que esse sistema necessita de ajustes

imediatos, no âmbito sistêmico, permitindo, dessa forma, que o IFPE utilize e confie

numa metodologia uniforme.” ##/Fato##

Causa

O Diretor de Administração, no âmbito de suas competências definidas no Art. 50 do

Regimento Interno do IFPE, deixou de orientar as atividades contábeis da Unidade no

sentido de implementar rotinas de registro da depreciação, conforme estabelecido no

Manual de Procedimentos Patrimoniais, o qual assevera que “a depreciação,

amortização ou exaustão serão registrados no SUAP, bem a bem, de cada Unidade

Gestora, em consonância com o estabelecido no Manual SIAFI”

##/Causa##




manifestação:

“Na reunião realizada com a Diretoria de Avaliação e Desenvolvimento de Tecnologias,

em 12/02/2016, foram discutidas questões de melhorias no SUAP relacionadas à

temática e ficou definido que não iria se fazer, no momento, qualquer customização da

atual versão do SUAP, tem em vista que a nova versão do SUAP (versão 3) já está

sendo implantada por aquela Diretoria e que muitas das falhas observadas na atual

versão já foram sanadas e que o Sistema não deverá mais apresentá-las na nova versão

quanto à contabilização de depreciação, desta forma, regularizando a questão

patrimonial.”



As unidades que apresentaram manifestações ratificaram a ausência de reconhecimento

da depreciação dos bens patrimoniais, informando que não há rotina de apropriação e

contabilização da depreciação. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:



Recomendação 1: Promover os ajustes no sistema SUAP de modo a garantir o registro

da depreciação, amortização ou exaustão de seus bens patrimoniais, incorporando essas

resultados ao SIAFI.

Recomendação 2: Capacitar os servidores envolvidos nos cálculos e registros dessas

operações (depreciação, amortização e exaustão).


Divergência entre saldos registrados no Siafi e valores constantes no Suap (registro

patrimonial da Unidade)

Fato

Objetivando confrontar os valores inscritos no Siafi, nas contas que registram os bens

móveis - tangíveis (1.2.3.1.1.00.00) e softwares-intangíveis (1.2.4.1.1.00.00), com os

correspondentes saldos constantes no Suap, foram realizadas consultas em ambos os

sistemas, em relação a todos os campus e reitoria, no tocante ao exercício de 2015.

Em análise ao resultado dessas consultas, constatou-se divergência de saldos, entre os

valores constantes no Siafi (bens móveis) e os valores dos bens permanentes (móveis e

softwares) registrados no Suap, conforme especificado a seguir:

Tabela 01 – Divergência de saldos

Unidade Bens Tangíveis

Bens

Intangíveis Total Saldo Físico

Diferença

1.2.3.1.1.00.00 1.2.4.1.00.00 Bens SUAP

Reitoria 16.702.045,69 1.702.101,77 18.404.147,46 15.438.673,25 -2.965.474,21

Afogados da Ingazeira 7.131.942,32 6.719,02 7.138.661,34 6.560.360,55 -578.300,79

Barreiros 8.605.685,34 4.142,00 8.609.827,34 13.082.354,38 4.472.527,04

Belo Jardim 10.777.567,15 45.528,90 10.823.096,05 10.446.378,32 -376.717,73

Caruaru 11.759.765,22 42.340,13 11.802.105,35 11.007.192,04 -794.913,31

Garanhuns 7.792.378,59 95.443,27 7.887.821,86 5.986.663,71 -1.901.158,15

Ipojuca 11.846.341,87 66.034,10 11.912.375,97 12.275.550,76 363.174,79

Pesqueira 8.876.771,97 52.025,40 8.928.797,37 7.732.552,17 -1.196.245,20

Recife 45.369.155,04 118.601,49 45.487.756,53 40.120.700,38 -5.367.056,15

Vitória de Santo

Antão 10.626.846,00 6.533,48 10.633.379,48 10.591.767,66 -41.611,82

Palmares 131.710,87 0,00 131.710,87 135.566,87 3.856,00

Cabo de Sto.

Agostinho 135.511,87 0,00 135.511,87 137.111,85 1.599,98

Jaboatão dos

Guararapes 129.863,28 0,00 129.863,28 183.444,88 53.581,60

Paulista 1.191.050,61 0,00 1.191.050,61 1.080.766,15 -110.284,46

Igarassu 1.393.034,81 0,00 1.393.034,81 1.396.348,71 3.313,90

Abreu e Lima 33.000,00 0,00 33.000,00 33.000,00 0,00

Total 142.502.670,63 2.139.469,56 144.642.140,19 136.208.431,68 -8.433.708,51



Fonte: Siafi e Suap

Como depreende-se das informações sintetizadas na tabela, o montante inscrito no Siafi

para os bens móveis e softwares importou em R$ 144.642.140,19, enquanto que os

valores registrados no Suap para esses mesmos bens móveis foi correspondente a R$

136.208.431,68, para as unidades que apresentaram divergência de saldos.

A diferença de R$ 8.433.708,51 indica que o montante de bens registrados no Suap é

inferior à quantidade desses mesmos bens registrados no sistema contábil da Unidade.

Constatou que os campi do IFPE, como também a Reitoria, não realizam a conciliação

da movimentação de seus bens com o sistema contábil – Siafi. De acordo com o manual

do Siafi, constitui obrigação das unidades setoriais de contabilidade a realização de

conciliação mensal dos saldos apontados nos relatórios de movimentação de bens

móveis- RMB com os saldos existentes do Siafi.

Todas as entradas e saídas físicas de bens móveis ocorridas no âmbito das Unidades

devem estar consignadas nos relatórios de movimentação de bens móveis-RMB, cuja

conciliação de saldos com o Siafi é submetida mensalmente às unidades de

contabilidade.

A ausência de conciliação dos saldos físicos com os saldos contábeis constantes no Siafi

impõe riscos à adequada gestão patrimonial, permitindo a ocorrência de movimentação

irregular de bens patrimoniais.

Em análise ao Siafi, constatou-se restrição de conformidade contábil pela ausência ou

atraso de remessa de RMB, para todos os campus e Reitoria, indicado que essas

unidades não estão realizando a conciliação contábil de seus bens móveis.

Essa situação de divergência de saldos também foi observada pelas comissões que

elaboraram os inventários eventuais pertinentes aos campi que atenderam a

recomendação contida na Nota de Auditoria nº 201411650/01 (Campus Abreu e Lima,

Afogados da Ingazeira, Barreiros, Belo Jardim, Cabo de Sto. Agostinho, Caruaru,

Igarassu, Jaboatão, Olinda, Palmares, Paulista, Recife, vitória de Sto. Antão, além da

Reitoria).

A IN SEPAD nº 205, de 08 de abril de 1988, estabelece, no subitem 8, como um dos

objetivos do inventário de bens “o ajuste dos dados escriturais de saldos e

movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem”.

Não obstante a essa determinação, os Campus Barreiros, Caruaru, Jaboatão dos

Guararapes, Palmares, Cabo de Santo Agostinho e a Reitoria não demonstraram em

seus inventários a comprovação do ajuste entre os saldos contábeis contidos no Siafi e

os saldos físicos registrados no Suap.

Dentre as comissões de inventário que elaboraram confronto entre os saldos físicos

constantes no Suap e os valores contábeis registrados no Siafi, as abaixo indicadas

constataram que os saldos físicos contidos no Suap estavam divergentes com os saldos

contábeis no Siafi:

Tabela – Divergência de saldos físicos/contábeis



Unidade Saldo Físico Saldo Contábil - SIAFI

Campus Belo

Jardim

1.234.924,01 602.321,19

Igarassu 1.437.611,35 52.531,24

Paulista (*) 82.524,08

Afogados da

Ingazeira

6.518.108,70 7.071.936,82

Fonte: inventários apresentados

(*) não apresentou esse valor no inventário

##/Fato##

Causa

Os gestores de patrimônio dos campi deixaram de realizar os registros no Suap em

conformidade com os relatórios RMB´s emitidos, além de manter concomitância com o

Siafi, de acordo com o estabelecido no subitem 91.1. do Manual de Procedimentos

Contábeis.

##/Causa##


Os Campi Afogados da Ingazeira, Barreiros, Belo Jardim, Ipojuca, Garanhuns,

Pesqueira e vitória de Santo Antão apresentaram formulários que argumentaram ser o

Relatórios de Movimentação de Bens Móveis.

O Campus de Vitória de Santo Antão, por meio do MEMO/01/2016, informou que “Em

atendimento ao Memorando 56/2016 PROAD/REITORIA/IFPE venho informar que o

RMB (relatório de movimentação de bens móveis) 2015 não estava sendo feito devido

haver diferenças nas contas entre Patrimônio e Financeiro. Portanto, o Patrimônio

estava esperando a conclusão do inventário 2015 para ajustes de contas e

reinicialização dos RMBs em 2016.”

A Reitoria do IFPE, por meio memorando nº 15/2016-DGB/PROAD/REITORIA/IFPE,

de 16 de fevereiro de 2016, informou que :

“...

Já em relação aos RMAs (Relatórios de Movimentação de Almoxarifado) e aos RMBs

(Relatório de Movimentação de Bens Móveis), informamos que por conta do grande

volume de aquisições de bens e materiais realizadas por esta Reitoria para os campi no

exercício de 2014, e entregues no exercício de 2015, o que demandou uma quantidade

sem precedentes de movimentações de bens e de materiais na fase de implantação dos

07 (sete) novos campi da Expansão III do IFPE, conforme já demonstrado à CGU nos

diversos processos de transferência disponibilizados àquela Controladoria, a rotina da

Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado ficou vulnerável, tendo em vista que a

equipe de coordenação durante todo o exercício de 2015 não possuía um Coordenador e

contava apenas com um servidor para a realização de todas as atividades do setor, não

sendo possível, dessa forma, o envio dos supracitados Relatórios nos moldes solicitados

pela Coordenação de Contabilidade, sendo enviados apenas os Balancetes de material

de consumo e de movimentação de bens extraídos do SUA.

...”

Por meio do memorando nº 23/2016, a Reitoria do IFPE, informou que:



“No tocante a divergências apresentadas entre os quantitativos registrados no SUAP e

SIAFI, tema relacionado ao tópico 1.2 da Solicitação de Auditoria nº 2015.04209/04-

CGU, informamos que já foram realizadas diversas reuniões com a DOF para tratar a

questão, e na última realizada em 22/02/2016, foram definidos alguns procedimentos

(ajustes, data-base, forma) quanto ao envio do Relatório de Movimentação de

Almoxarifado (RMA) e Relatório de Movimentação de Bens (RMB) que foi apontado

como uma das principais falhas que vem gerando as divergências nos saldos das contas

do SUAP e do SIAFI.

Na reunião realizada com a DADT, em 12/02/2016, foram discutidas questões de

melhorias no módulo de Patrimônio e Almoxarifado do SUAP e ficou definido que não

iria se fazer, no momento, qualquer customização da atual versão do SUAP, tendo em

vista que a nova versão do SUAP(Versão 3) já está sendo implantada por aquela

Diretoria e que muitas das falhas observadas na atual versão já foram sandadas e que o

Sistema não deverá mais apresenta-las na nova versão.”

O Campus Recife, por intermédio do Memo. nº 36/2016, informou que:

“Estamos disponibilizando o RMA em forma de Balancete, emitido pelo SUAP,

referente aos meses de janeiro a dezembro/2015. Quanto ao RMB, o Coordenador da

CPAT, informou que a elaboração dos relatórios estão em atraso, devido a um erro

ocorrido em novembro de 2014, no entanto já estão sendo providenciados”.

O Campus Recife, por intermédio do Memorando nº 42/2016, informou, ainda, o que

segue:

“A divergência entre o saldo físico extraído do SUAP e o contábil registrado no SIAFI,

conforme informação emitida pela Coordenação de Contabilidade – CONT corresponde

em grande parte a bens adquiridos pelo antigo CEFET-PE/UF 15301, hoje

IFPE/Campus Recife/UF-158464 para utilização da antiga UNED/Ipojuca, hoje

IFPE/Campus Ipojuca.

Considerando que na época aquela unidade não atuava como UF (Unidade Gestora), as

compras eram efetuadas pelo CEFET-PE. Diante da situação apresentada, a CONT está

realizando um levantamento dos bens envolvidos para efetuar a transferência no SIAFI.

Ainda sobre esse mesmo item, a Coordenação de Patrimônio-CPAT apresenta algumas

possibilidades referente a causa da divergência, conforme pontuações a seguir:

- Erros de digitação nos Relatórios de Movimentação de Bens, anterior ao SUAP;

- Problemas operacionais no registro da migração dos dados para SUAP;

- Falta de lançamento de bens não localizados apontados nos inventários;

- Baixas efetuadas no sistema antigo e não informados no RMB, entre outras;

Diante das informações apresentada pela CONT e CPAT, informamos que a CONT já

está efetuando levantamento para que seja efetuada a transferência dos bens para o

Campus de Ipojuca e iremos solicitar a CPAT para que seja providenciado um

levantamento dos bens, buscando corrigir as falhas apontadas pela S.A CGU

2015.04209/04”



O Campus Caruaru, por meio do Memo nº 08/2016, de 24 de fevereiro de 2016, assim

se manifestou:

“...

Em relação ao RMB, informamos que não tem sido realizado, tendo em vista as

divergências no tocante às demonstrações de dados, gerados pelo próprio SUAP.

...

”.

Por intermédio de expediente não numerado, o Campus Caruaru informou o seguinte:

“Foi comunicado aos responsáveis pelo suporte ao sistema SUAP (através de e-mails,

ofícios, etc) sobre os casos e estamos aguardando posicionamento dos envolvidos para

prosseguir com a continuidade dos trabalhos de inventário e registro de valores e

depreciação dos bens, no SIAFI.”

Por meio do Ofício nº 22/2016, o Campus Barreiros, assim se manifestou:

“A antiga Escola Agrotécnica tinha um sistema de controle de Patrimônio onde

constavam bens doados e dados como baixados. Em 2012 houve a migração desse

sistema para o Sistema SUAP, e esses bens baixados apareceram como ativo no SUAP,

é um grande número, não temos certeza se é a totalidade dos demonstrados no Relatório

Eventual de 2015. A administração vai constituir uma Comissão para sanar essas

divergências encontradas.

A situação relatada acima contribuiu para a diferença entre o valor físico e o valor

contábil. Outra questão levantada é que em 2009 todas as contas contábeis da antiga

Escola Agrotécnica, UASG 153128, foi migrada para a atual UASG 158466, e nosso

Setor de Contabilidade não tem certeza se a migração da conta que registra os valores

de bens móveis e imóveis foi efetuada de forma fiel, visto que até hoje temos

pendências relativas às outras contas.

A administração vai constituir uma comissão para realizar um levantamento a partir

dessa migração, e posteriormente sanar as diferenças encontradas entre SUAP e o

SIAFI.”

Por meio do Memorando nº 48/2016, o Campus Pesqueira informou que:

“Quanto à existência da diferença entre os saldos do SUAP e SIAFI, teremos que

analisar a origem desta diferença, ano a ano, desde a época da Unidade Descentralizada

(CEFET) até os dias atuais. No momento atual, temos uma grande dificuldade para

realizarmos esse procedimento, uma vez que nosso Contador, J. M. S. J., encontra-se de

licença para tratamento de saúde.

No entanto, assim que tivermos esse profissional de volta à ativa, iniciaremos um

trabalho em conjunto, da Contabilidade e Patrimônio, para diagnosticar e estudar meios

de solução da diferença de saldos apontada.”

Por meio do Memorando nº 30/2016, o Campus Belo Jardim informou o seguinte:

“O setor de patrimônio do Campus Belo Jardim identificou que a maioria destas

divergências se dá devido a incorporação de bens em contas contábeis diferentes das

emprenhadas. Diante desta situação, em 2013 foi aberto o processo de correção nº

23297.002953.2013-52 para ajustes nos elementos de despesa no ativo físico e

contábil.”



O Campus do Cabo de Santo Agostinho, por meio do Memorando nº 029/2016,

informou que:

“...

02 (dois) tablets ainda serão transferidos, contabilmente, para o Campus Cabo de Santo

Agostinho, por parte do Campus Ipojuca, do total de 62 (sessenta e dois) enviados, de

forma física e pelo SUAP; 05(cinco) guilhotinas, empenhadas como material de

consumo (33.90.30.16), ao serem recebidas pelo Almoxarifado deste Campus, foram

lançadas como material permanente(44.90.52.32) no SUAP, mas, por erro operacional,

não foram devidamente reclassificadas no SIAFI quando doa atos de liquidação e

pagamento.

A coordenadoria de Contabilidade deste Campus realizará os devidos atos contábeis.

...”

O Campus Garanhuns, por meio do Memorando nº 02/2016, informou o seguinte:

“...

Já foi relatado para a Coordenação que administra o SUAP na Reitoria (anexos) alguns

erros de totalização.

...

Um dos pontos que compõe a diferença são as aquisições de software, pois o valor

pertinente a sua aquisição está disposto na totalização do SUAP, mas não aparece no

saldo contábil do SIAFI. A diferença entre o SIAFI e o SUAP é o valor pertinente a

aquisição das salas modulares e o seu corredor, pois em nenhum momento do processo

de recebimento/aquisição, nada foi tramitado para a Coordenação de Material e

Patrimônio, a fim de serem tomadas as medidas de controle patrimonial. Outra

pendência se refere a transferência de dois tablets de professores que foram removidos

para outro campus do IFPE e optaram por levar para o novo campus. Logo o valor real

do patrimônio do IFPE Campus Garanhuns em 31.12.2015 é R$ 7.878.483,87 (RMB

Dez/2015).”

O Campus Palmares, por meio do Memorando nº 002/2016, informou o seguinte:

“Esta diferença trata-se de um valor referente a transferência de 02 (dois) aparelhos

condicionadores de ar enviados pelo campus Ipojuca e que se encontram fisicamente

aqui na unidade, porém foi detectado falhas na instrução processual deste processo nº

23296.017739.2015-72 de transferências sendo sanada entre as unidades para enfim,

receber estes saldos através dos acertos contábeis, ficando desta forma manifestada a

intenção de correção pelo campus cedente do bem para regularização desta pendência,

conforme documento, em anexo”

O Campus Paulista, através do Memorando 007/2016, informou que:

“Por último, com relação a diferença de saldos apontada na tabela do item 2

informamos que, atualmente esta diferença é de R$ 3.313,60, referente aos softwares

que foram transferidos apenas no SUAP faltando a regularização contábil no SUAP pro

esta Reitoria”

Por meio do Memorando nº 025/2016, o Campus de Vitória de Santo Antão informou

que:

“Conforme informação do Setor de Contabilidade, esta demanda está sendo tratada via

Reitoria”.

Por meio do memorando nº 04/2016, o Campus Ipojuca informou que:



“No exercício 2010 os bens foram transferidos fisicamente da UF 158464 (CEFET

UNDED RECIFE) para esta (CEFET UNED IPOJUCA 158463), mas não foi realizada

a transferência dos Bens através do SIAFI. Verificaremos, junto à Reitoria, assim como

ao Campus Recife, a melhor forma de regularizar esta pendência. Vale Salientar que o

Sistema SUAP não possui fidedignidade em se falando de depreciação realizada.”


“Com relação a esse tópico, realçamos que desde dezembro/2015 o Setor de Patrimônio

está realizando estudo minucioso de todas as entradas de bens permanentes no SUAP e

SIAFI no período entre 2010-2016, cruzando os dados para identificar quais são as

causas para as presentes divergências entre os saldos das contas do SUAP e SIAFI.

De tal estudo, notou-se que desde a fundação do Campus em 2010 os saldos do SUAP e

SIAFI divergem. As principais causas para tais divergências são:

Transferências acidentais da carga contábil de bens para o Campus Afogados da

Ingazeira: O Campus Afogados da Ingazeira era o primeiro Campus no SUAP que

aparecia na opção de transferência da carga contábil até o surgimento do Campus Abre

e Lima.

Como esta ferramenta não possui um dispositivo para confirmar se realmente a opção é

a desejada e/ou para desfazer o procedimento caso tenha sido equivocado, os outros

Campi do IFPE frequentemente transferiam a carga contábil de bens para o Campus

Afogados equivocadamente. Atualmente identificou-se um valor total de R$ 11.373,35

em bens que foram transferidos equivocadamente para o Campus, sem contar os bens

que foram devolvidos para os Campi que realizaram a transferência.

Ausência de sincronia entre entradas no SUAP e SIAFI: observou-se que

principalmente até ameados de 2013 as entradas no SUAP e SIAFI ocorriam em meses

distintos, quando não em subcontas distintas. Isto Ocasionou grande descompasso entre

os saldos SUAP e SIAFI na época. Todos os casos estão sendo apurados para posterior

correção.

Observou-se que possivelmente o principal responsável pela divergência entre os saldos

SUAP e SIAFI em relação aos bens permanentes deve-se a uma transferência de um lote

de bens para o Campus Afogados no ato do início de suas atividades, pois encontrou-se

uma transferência de bens que foi registrada no SIAFI em dezembro/2013 no valor de

R$ 632.022,28 sem que esta tenha sido registrada no SUAP.

Efetivamente existem bens no SUAP que encontram-se no Campus Afogados, cujos

responsáveis são servidores do Campus Afogados, entretanto a carga contábil pertence à

Reitoria.

Durante o estudo que está sendo realizado procederemos a identificação destes bens

para solicitar a devida transferência da carta contábil ao campus para ajuste dos saldos

SUAP/SIAFI.

Após identificação das causas, proceder-se-á apresentação de possíveis soluções para

equiparar os saldos SIAFI/SUAP”.

O Campus Belo Jardim, através do Memorando nº 30/2016, informou o seguinte:

“O total de bens adquiridos no exercício 2015, apresenta divergência entre o saldo físico

e o contábil por dois motivos: o primeiro foi que o Setor de Contabilidade passou por



mudanças no seu sistema de Plano de Contas – PCASP, entre os meses de dezembro de

2014 e janeiro de 2015, ficando registrada no Sistema SIAFI em dezembro de 2014 a

entrada referente a compra de módulos de sala de aula no valor de R$ 613.305,00,

porém o para o Setor de Patrimônio esta entrada passou a constar no Sistema SUAP

apenas em janeiro de 2015, causando esta divergência.

O segundo motivo se refere a transferências ocorridas entre os campi, que ainda não

haviam sido concluídas, provavelmente com a conclusão do inventário anual haverá

uma diminuição dessas diferenças”.

...

“O Setor de Patrimônio do Campus Belo Jardim identificou que a maioria destas

divergências se dá devido a incorporação de bens em contas contábeis diferentes das

empenhadas. Diante desta situação, em 2013 foi aberto o processo de correção nº

23297.002953.2013-52 para ajustes de materiais nos elementos de despesa no ativo

físico e contábil.”



manifestação:

“No tocante a divergência apresentadas entre os quantitativos registrados no SUAP e

SIAFI, informamos que já foram realizadas diversas reuniões com a Diretoria de

Orçamento e Finanças para tratar a questão, e na última realizada em 22/02/2016, foram

definidos alguns procedimentos (ajustes, data-base, forma) quanto ao envio do Relatório

de Movimentação de Almoxarifado (RMA) e Relatório de Movimentação de Bens

(RMB) que foi apontado como uma das principais falhas que vem gerando as

divergências nos saldos da contas do SUAP e do SIAFI.



Divergência de saldos verificadas a partir de consulta aos sistemas Siafi/Suap:

Não obstante ao informado pelo Campus de Afogados da Ingazeira, Belo Jardim,

Ipojuca, Garanhuns, Pesqueira e vitória de Santo Antão, os modelos de relatório de

movimentação de bens móveis apresentados estão em desconformidade com o modelo

previsto no manual do Siafi.

No tocante ao Campus Recife, Vitória de Santo Antão e Caruaru, além da Reitoria,

essas Unidades reconheceram que não estão registrando esse importante mecanismo de

controle (RMB).

Além disso, consta restrição contábil no Siafi, para todos esses campus, indicado que as

Unidades não adotaram rotina de conciliação de saldos físicos com os contábeis, por

meio da adequada elaboração do RMB.

Em relação à diferença de Saldos, as Unidades ratificaram a situação relatada, tendo

algumas informado que iniciaram procedimentos para a regularização dessas

discrepâncias. Contudo, as medidas informadas não corrigiram o fato explicitado.

Discrepâncias de saldos verificadas nos inventários:



Campus Afogados da Ingazeira produziu um relato histórico das causas que redundaram

na discrepância de saldos. Informou, também, que está adotando providências para a

resolução da situação apontada.

Depreende-se de sua manifestação que a Unidade não tem adotado procedimentos de

controle patrimonial, conforme estabelecido no Manual de Procedimentos Patrimoniais

do IFPE, particularmente no tocante à transferência de bens permanentes entre a

Reitoria e o campus, onde observou-se transferência contábil desvinculada da

correspondente informação no Suap.

O Campus Belo Jardim, em sua manifestação reconheceu a situação apontada, contudo,

não adotou, até a data deste relatório, providências capazes de sanar a situação

explicitada.

O Campus Paulista informou que ainda persiste diferença entre os saldos, embora tenha

afirmado que realizou ajustes entre os saldos.

O informado pelo Campus Caruaru, no sentido da comunicação aos responsáveis pelo

suporte do sistema Suap, não sana a situação apontada neste relatório.

A reitoria apontou providências que estão sendo adotadas para solucionar a divergência

de Saldos, entre o Siafi e o Suap, mas ainda não foram suficientes para sanar

completamente essa situação.

A Reitoria, em resposta ao relatório preliminar, informou da adoção de medidas e

providências destinadas a conferir o adequado tratamento dos Relatórios RMA e RMB,

conforme normativos vigentes, contudo, a situação não foi sanada.

Salienta-se que a correta formalização e utilização desses relatórios não corrigem por

completo as divergências de saldo explicitadas neste relatório, mas impedem que novas

situações dessa natureza ocorram.

Além de impedir novas situações de divergências de saldos, a Unidade tem que adotar

medidas que visem adequar os saldos constantes no Siafi e no Suap, eliminando as

divergências verificadas.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações:

Recomendação 1: Elaborar plano de ação onde estabeleça objetivos, procedimento e

prazos para a regularização das divergência de saldos.

III – CONCLUSÃO

Em face dos exames realizados, verificou-se que a Unidade não atendeu as

recomendações emitidas na Nota de Auditoria nº 201411650/001. Além disso,

constataram-se outras falhas relacionadas à gestão patrimonial do IFPE, tais como,

desfazimento de bens de bens patrimoniais em desacordo com previsão legal, ausência

de padronização de inventários, bens não localizados por comissões de inventário,

ausência de registro de depreciação e divergência de saldos patrimoniais.



Essas ocorrências, igualmente, requerem medidas corretivas para que a Entidade possa

gerir adequadamente o seu patrimônio.

Recife/PE, 10 de agosto de 2016.


presidÊncia da repÚblica ... - auditoria.cgu.gov.br · relatÓrio de auditoria ... na in sedap...

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