portaria nº. 43/pres./08 (minas gerais de 11.06.2008) · estruturação organizacional, ... por...

PORTARIA Nº. 43/PRES./08

(Minas Gerais de 11.06.2008)

Ver também R11/12

Aprova e implementa o Manual de Procedimentos Gerais referentes à Gestão de Documentos e Processos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais.

O Presidente do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 19, I da Lei Complementar nº 102, de 17 de janeiro de 2008, e considerando a necessidade de uniformizar e racionalizar o procedimento de gestão de documentos e processos no âmbito deste Tribunal, RESOLVE:

Art. 1º - Aprovar e implementar o Manual de Procedimentos Gerais referentes à Gestão de Documentos e Processos no âmbito do Tribunal de Contas, bem como os anexos dele constantes.

Art. 2º - Determinar que a Diretoria de Informática disponibilize, na "intranet", o Manual para conhecimento imediato dos servidores.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS GERAIS

REFERENTES À GESTÃO DE

DOCUMENTOS E PROCESSOS NO ÂMBITO DO

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MINAS GERAIS

Maio de 2008

APRESENTAÇÃO

Este Manual foi elaborado em obediência à determinação da Portaria Pres/35/2007, publicada no “Minas Gerais” de 08/08/07, visando a garantir a qualidade e excelência no atendimento da atividade de controle externo exercida pelo Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais.

O constante processo de transformação, decorrente do amadurecimento institucional e da aplicação de modernas técnicas de estruturação organizacional, que buscam a otimização das atividades do Controle Externo, não caracteriza este manual como definitivo.

Assim, ao tempo em que se introduz nova arquitetura para gestão documental ou novos procedimentos advindos da evolução tecnológica, pode-se já admitir que mudanças eventuais, ditadas pela dinâmica dessas transformações inevitáveis e necessárias, venham, em curto prazo, modificá-la.

Ressalta-se como indispensável, para a efetiva implantação do modelo proposto, o apoio participativo das Unidades deste Tribunal, orientado por uma postura crítica construtiva que vise ao seu aprimoramento. Neste sentido, pode-se dizer que sempre que forem apresentadas sugestões, elas serão bem-vindas e consideradas pela Presidência desta Casa.

Belo Horizonte, maio de 2008 Conselheiro Elmo Braz Presidente

OBJETIVO

Este Manual tem como objetivo apresentar normas para atender às necessidades de padronização e racionalização de procedimentos básicos imprescindíveis à plena operacionalização das atividades de recebimento, registro, movimentação e arquivamento de documentos e processos, visando a garantir a qualidade e excelência no atendimento da atividade de controle externo exercida pelo Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais.

As normas deste Manual aplicam-se, no que couber, aos documentos e processos entregues por meio informatizado ou que passem a tramitar por meio eletrônico.

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ....................................................................................................... 3

OBJETIVO ................................................................................................................... 4

1. CONCEITOS E DEFINIÇÕES ................................................................................. 7

2. RECEBIMENTO, REGISTRO E AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS ... 15

2.1 Medidas preliminares ........................................................................................... 15

2.2 Procedimentos ..................................................................................................... 15

2.3 Cadastramento no SGAP .................................................................................... 16

2.4 Recebimento de documentos por fac-símile ou por meio eletrônico .................... 17

3. AUTUAÇÃO E FORMAÇÃO DE PROCESSOS .................................................... 19

3.1 Medidas preliminares ........................................................................................... 19

3.2 Procedimentos ..................................................................................................... 19

4. DA TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E DE PROCESSOS ................................ 22

4.1 Tramitação de documentos e processos urgentes .............................................. 22

4.2 Tramitação de processos e documentos sigilosos ............................................... 23

5. INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS E DILIGÊNCIAS .............................................. 24

5.1 Da instrução dos processos................................................................................. 24

5.2 Das diligências .................................................................................................... 25

6. APENSAMENTO E DESAPENSAMENTO ............................................................ 26

6.1 Do apensamento ................................................................................................. 26

6.2 Do desapensamento ............................................................................................ 27

7. DA JUNTADA DE FOLHAS AOS AUTOS E RESPECTIVA NUMERAÇÃO .......... 28

8. DO DESENTRANHAMENTO E DO DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS ............... 30

8.1 – Do desentranhamento de peças ou folhas ....................................................... 30

8.2 – Do desmembramento de peças ........................................................................ 30

9. DA CONSTITUIÇÃO DE ANEXOS E DE VOLUMES ............................................ 32

9.1 Da constituição de anexos ................................................................................... 32

9.2 Da constituição de volumes ................................................................................. 32

10. DO PEDIDO DE VISTA E/OU CÓPIAS ............................................................... 34

11. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO ............................................................ 37

12. DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO DO PROCESSO ............... 38

12.1 Do Arquivamento ............................................................................................... 38

12.2 Do Desarquivamento ......................................................................................... 39

13. DISPOSIÇÕES FINAIS ....................................................................................... 41

14. ANEXOS .............................................................................................................. 43

14.1 Anexo I – CARIMBOS ....................................................................................... 43

14.2. Anexo II – TERMOS ......................................................................................... 47

1. CONCEITOS E DEFINIÇÕES

Ação: inclusão de qualquer registro nos documentos, processos ou no sistema informatizado.

Acervo: totalidade dos documentos sob a custódia de um arquivo.

Acondicionamento: ação referente à embalagem de documentos e processos de forma apropriada à sua conservação e guarda.

Acórdão: decisão proferida pelo Tribunal Pleno ou pelas Câmaras do Tribunal, nos processos referentes à fiscalização financeira, orçamentária, contábil, operacional e patrimonial e, ainda, nos recursos.

Alegações: razões de fato ou de direito produzidas pelo interessado ou responsável.

Amostragem: ato ou processo de seleção de uma parte para ser analisada como representante de um todo.

Análise de admissibilidade: exame realizado em expediente apresentado ao Tribunal com o objetivo de verificar a existência dos requisitos genéricos e específicos referentes à matéria a que se refira e possibilite o seu conhecimento pelo Relator ou pelo Colegiado.

Anexo: conjunto de peças processuais com numeração própria e seqüencial, segregadas da unidade principal do processo, por conveniência da organização dos autos ou por determinação normativa.

Apartado: processo de qualquer natureza formado a partir da extração de elementos de outro, o qual receberá autuação própria.

Apensamento: é a união de um ou mais processos a outro, considerado principal, desde que seus objetos sejam comuns, total ou parcialmente, ou que possuam relação de dependência ou conexão. Pode ser provisório, com a finalidade de subsidiar estudos, opiniões, informações ou decisões, ou definitivo, que acarretará uma só análise e um só julgamento.

Arquivamento: seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos e processos; ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento ou processo uma vez encerrada a sua tramitação.

Arquivo corrente: conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consulta freqüente. Este arquivo é constituído em qualquer unidade.

Arquivo intermediário: conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razão de interesse administrativo aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados (Lei Federal nº. 8.159/91, art. 8º, § 3º).

Atividade-fim: expressão que identifica as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma instituição.

Atividade-meio: expressão que identifica as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma instituição.

Autos de processo: documentos ordenados cronologicamente, com numeração específica, reunidos em capa própria, necessários aos registros formais de atos e fatos.

Autuação: ato pelo qual um documento ou conjunto de documentos recebidos no serviço de Protocolo transforma-se em processo, recebendo numeração própria e capa padronizada.

Avaliação: análise de documentos e/ou processos a fim de se estabelecer sua destinação.

Busca: ato de localização de um processo ou documento de acordo com os valores que lhe são atribuídos.

Cadastramento: inserção sistemática de informações básicas, origem e localização de documentos, feita pelo Tribunal em sistema informatizado.

Conexão: quando dois ou mais processos tiverem o mesmo objeto (pedido final contido nos autos) ou a mesma causa de pedir (relação jurídica que fundamenta o pedido final).

Continência: quando, em dois ou mais processos, as partes forem as mesmas, seus objetos comuns, total ou parcialmente, e um deles for de maior abrangência que o outro.

Cópia: reprodução de um documento obtida a partir do original. Pode ser comum ou autenticada. A autenticação de cópias de documentos somente poderá ser feita pelo diretor da unidade respectiva, ou por servidor autorizado, mediante delegação de competência advinda do Presidente do Tribunal.

Correspondência: comunicação escrita, recebida ou expedida pelo Tribunal, apresentada sob várias formas:

a) Interna e Externa

A correspondência interna é mantida entre as unidades do Tribunal.

A correspondência externa é mantida entre o Tribunal e órgãos ou entidades da Administração Pública.

b) Oficial e Particular

A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre o Tribunal e os órgãos ou entidades da Administração Pública ou destes para o Tribunal.

A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre as autoridades ou servidores do Tribunal e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública.

c) Recebida e Expedida

A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo serviço de Protocolo do Tribunal.

A correspondência expedida é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito do Tribunal.

Data-limite: elemento de identificação cronológica em que se define o término de um determinado prazo.

Decisão: ato de decidir; determinação, deliberação, julgamento.

Decisão definitiva: é a que decide o mérito da causa, em todo ou em parte.

Decisão interlocutória: é a decisão pela qual o Relator, no curso do processo, resolve uma questão incidente; deve sempre ser fundamentada, mesmo que de forma concisa.

Decisão monocrática: decisão tomada por um único Conselheiro, necessariamente submetida aos demais que compõem o colegiado a fim de que seja referendada para sua validação. No TCEMG, podem ser decididos monocraticamente pedidos de suspensão de edital, de licitação ou recursos manifestamente intempestivos, incabíveis, improcedentes.

Decisão terminativa: é a que põe fim ao processo sem resolver a questão de mérito.

Defesa: contestação de uma acusação, refutação, impugnação; justificação, alegação.

Desapensamento: separação física de processos apensados.

Descarte: exclusão de documentos de um determinado acervo.

Desentranhamento: retirada de peças de um processo que poderá ocorrer quando houver interesse do Tribunal por determinação do Relator.

Desmembramento: é a separação de parte de um processo para formação de outro por determinação do Relator.

Despacho (ordinatório ou de mero expediente): ato da autoridade administrativa em processo ou documento que lhe é submetido à apreciação e

que impulsiona o feito. Pode ser de ofício ou por determinação regimental, contra o qual não cabe recurso.

Destinação final: encaminhamento de documentos ou processos para guarda permanente ou eliminação, após avaliação.

Digitalização: reprodução por varredura eletrônica e armazenamento em disco ótico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do documento em terminal de alta resolução ou sua impressão em papel.

Diligência: ato pelo qual se requer o encaminhamento de documentos que visem à instrução do processo.

Distribuição: ato que direciona o processo a um Relator, um Auditor e à sua competente unidade julgadora. O setor responsável pela distribuição dos processos no âmbito do TCEMG é o serviço de Protocolo, que obedece a critérios pré-estabelecidos.

Documento: registro de uma informação suscetível à consulta, estudo, prova e pesquisa.

Documento sigiloso: é aquele que, por sua natureza ou quando a preservação de direitos individuais e o interesse público o exigirem, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requer medidas especiais para sua segurança e salvaguarda.

Documento urgente: é aquele cuja tramitação deva ser preferencial por requerer maior celeridade que a rotineira, seja por força de lei seja pela sua natureza.

Edital de Ciência de Eliminação: instrumento pelo qual se dá publicidade ao ato de eliminação de acervo constante do arquivo geral.

Eliminação: destruição de documentos que, após avaliação, são considerados sem valor para guarda permanente.

Ementa: resumo de uma decisão.

Empréstimo: transferência temporária de documentos ou processos de um setor para outro, com fins de consulta, reprodução e/ou pesquisa.

Ex nunc: expressão latina significando que a decisão não tem efeito retroativo, ou seja, vale do momento em que foi proferida em diante.

Ex tunc: expressão latina significando que a decisão tem efeito retroativo, valendo também para o passado.

Execução: fase do processo na qual se promove a efetivação das sanções constantes das decisões definitivas transitadas em julgado.

Feito: processo, demanda, controvérsia, litígio, ação, prestação jurisdicional.

Impedimento: situação em que um Conselheiro ou Auditor é proibido de atuar em um processo em razão de requisitos objetivos (art. 134 do CPC).

Informação: esclarecimento de matéria constante de um processo.

Interessado: aquele que, em qualquer etapa do processo, tenha reconhecida pelo Relator ou pelo Tribunal razão legítima para intervir no processo.

Juntada: ato de inserir um documento em um processo, no corpo dos autos.

Listagem de Eliminação: documento que autoriza a eliminação dos itens documentais ali enumerados.

Mérito: questão ou questões fundamentais, de fato ou de direito, que constituem o principal objeto de análise em um processo.

Microfilmagem: produção de imagens fotográficas de um documento em tamanho altamente reduzido. Pode ser usada para preservar as informações contidas em originais danificados, bem como para proteger originais do uso e manuseio constantes – Microfilmagem de Preservação – ou quando os originais são eliminados com vistas ao aproveitamento de espaço físico e equipamentos – Microfilmagem de Substituição.

Parecer: documento mediante o qual se expressa uma opinião de forma clara e objetiva sobre documentos e operações administrativo-financeiras ou contábeis analisadas.

Parecer jurídico: documento mediante o qual se emitem opiniões sobre questões submetidas ao pronunciamento de assessoria jurídica.

Parecer técnico: documento mediante o qual se emite opinião técnica fundamentada sobre assunto específico.

Peças processuais: documentos que, sob diversas formas, integram o processo.

Prazo: período em que determinado ato pode ser validamente exercido ou praticado de modo a surtir efeitos normalmente.

Prazo peremptório: prazo fatal, improrrogável; prazo que, expirado, impede a prática válida do ato que nele deveria ter sido praticado.

Preclusão: perda da possibilidade de praticar ato processual por não ter o mesmo sido praticado no prazo designado.

Preliminar: questão processual a ser resolvida antes do julgamento do mérito.

Procedência: é a instituição que originou o processo.

Procedimento: forma material com que o processo se realiza em cada caso concreto.

Processo: instrumento formal que compreende as atividades coordenadas em busca de um determinado fim.

Processo acessório: é o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

Processo Administrativo: processo relativo a servidor no exercício de suas atribuições; pode ser um pedido de benefício ou a apuração de denúncia por infração praticada.

Processo Administrativo Disciplinar: instrumento formal que tem como propósito regular a apuração das infrações e a aplicação das penalidades correspondentes aos servidores, respeitado o direito ao contraditório e à ampla defesa, devendo tramitar em caráter reservado até a publicação da decisão tomada pelo gestor.

Processo dependente: é o processo cujo exame dependa da decisão final a ser tomada em outro processo.

Processo encerrado: o processo é considerado encerrado a partir do momento em que é registrada a sua entrada no Arquivo, tem a sua paginação conferida e não é constatada nenhuma irregularidade.

Processo findo: considera-se aquele definitivamente decidido, com trânsito em julgado, que não comporte qualquer recurso.

Processo principal: é o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir apensamento de um ou mais processos como complemento à sua decisão.

Protocolo: local em que são realizadas as atividades de: autuação, recebimento, distribuição, registro e expedição de documentos e correspondências.

Protocolar ou protocolizar: atividade de registro de documentos e correspondências; atividade inerente ao serviço de Protocolo.

Reconstituição de processo: ato pelo qual se reconstitui um processo desaparecido, extraviado ou danificado.

Registro: inserção de dados sobre documento, expediente ou correspondência, em sistema informatizado próprio, para fins de controle de distribuição ou remessa; atividade realizada no serviço de Protocolo.

Relatório: exposição resumida do teor do processo lida pelo Relator antes de prolatar seu voto.

Responsável: aquele qualificado nos termos da Constituição Federal, da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais e respectiva legislação aplicável.

Seleção: operação arquivística que consiste na separação física dos conjuntos documentais com vista ao cumprimento da destinação estabelecida na avaliação.

SGAP - Sistema Gerencial de Administração de Processos: sistema informatizado utilizado para gerenciar e administrar processos e documentos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais.

Sindicância: procedimento sumário que visa a colher informações sobre notícias de irregularidades praticadas no âmbito do serviço público, devendo tal procedimento ser conduzido em sigilo e, conforme a conclusão, instruir Processo Administrativo Disciplinar.

Sobrestamento: suspensão do julgamento ou apreciação de um processo em razão de surgimento de matéria ou fato que obste seu regular prosseguimento, sem prejuízo da continuidade de sua instrução, no que for possível.

Suporte: material sobre o qual ou no qual são registradas as informações de um documento: papel, filme, fita magnética, etc.

Suspeição: circunstância de caráter subjetivo que gera desconfiança acerca da imparcialidade de um Conselheiro ou Auditor para apreciar um determinado processo (art. 135 do CPC).

Tabela de temporalidade: instrumento arquivístico resultante da avaliação que determina os prazos de guarda e a destinação de documentos.

Teoria das Três Idades: teoria segundo a qual os arquivos são caracterizados como correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a identificação dos valores primários e secundários dos documentos, considerando-se sua gênese, tramitação e utilização.

Termo de Abertura de Volume: registro formal de abertura de um volume de processo.

Termo de Apensamento: registro formal da união provisória ou definitiva de processos, no qual deverão constar os números dos processos apensados, a identificação do solicitante e a data e local do apensamento, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo, digitado ou carimbado.

Termo de Arquivamento: registro formal da situação de um processo ou documento no momento de seu arquivamento.

Termo de Autorização de Eliminação: instrumento que reúne informações relativas ao ato de eliminação de documentos públicos.

Termo de Desapensamento: registro formal de separação física de dois ou mais processos apensados.

Termo de Desarquivamento: registro formal da retirada de documentos ou processos do Arquivo Geral.

Termo de Desentranhamento: registro formal de retirada de peças processuais.

Termo de Encerramento de Volume: registro formal do encerramento de um volume.

Termo de Juntada: registro formal de juntada de folha ou peça aos autos.

Termo de Reconstituição de Processo: registro formal de reconstituição de processo desaparecido, extraviado ou danificado, no qual deve constar o número do processo original, a procedência, os interessados, o assunto, além de outras informações julgadas necessárias, com assinatura ou rubrica do responsável aposta sobre o nome e o cargo digitado ou carimbado.

Termo de Regularização de Numeração de Folhas: é o que registra o acerto da numeração de folhas do processo.

Termo de Irregularidade: registro formal da constatação de borrões, rasuras, retirada irregular de peça ou folha dos autos ou erros processuais.

Tramitação: movimentação física de processo ou documento de um setor para outro.

Trâmite: curso de um processo, segundo as regras.

Trânsito em julgado: expressão usada para uma decisão da qual não se pode mais recorrer, seja porque já foram interpostos todos os recursos possíveis ou porque se expiraram os prazos para recorrer. Transitada em julgado, a decisão poderá ser executada.

Valor administrativo: é o valor que o documento possui para a administração que o produziu.

Valor fiscal: valor atribuído ao documento cujas informações comprovam operações financeiras ou fiscais.

Valor informativo: valor que um documento possui pelas informações nele contidas para fins de pesquisa científica, cultural e tecnológica, independentemente de seu valor probatório.

Valor legal: valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

Valor probatório: valor inerente ao documento que evidencia a existência ou veracidade de um fato.

Volume: divisão física das peças de um processo destinada a melhor organizar os autos.

Voto vencido: é aquele dado em separado por um membro do colegiado, divergente da maioria, devidamente, fundamentado.

2. RECEBIMENTO, REGISTRO E AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

2.1 Medidas preliminares

Todo documento externo encaminhado ao TCEMG deverá ser recebido pelo serviço de Protocolo, que deverá verificar, preliminarmente:

a) se o documento diz respeito ao TCEMG, e, em caso afirmativo, se o mesmo refere-se a processo em tramitação ou findo, no âmbito do TCEMG;

b) se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, devendo ser anexado o respectivo instrumento de procuração; caso negativo, submeter ao Relator ou Presidente do Tribunal;

c) se o documento será autuado ou não;

d) se o documento se reveste de caráter sigiloso.

2.2 Procedimentos

Após as cautelas acima, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

a) nenhum documento ou correspondência recebida deverá permanecer por mais de 24 (vinte e quatro) horas no serviço de Protocolo, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos, que deverão ser entregues ao destino na manhã do primeiro dia útil seguinte ao feriado ou ponto facultativo;

b) toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua identificação no sistema informatizado, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e da data da emissão;

c) toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e endereço do remetente;

d) o serviço de Protocolo manterá um controle da expedição de correspondência ou documento, a fim de informar aos usuários sua localização, em tempo real;

e) o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for endereçado a um servidor que não ocupe mais o cargo, deverá ser encaminhado para aquele que o substituiu;

f) a documentação oficial interna destinada aos jurisdicionados será expedida somente por intermédio do serviço de Protocolo, para o devido controle;

g) a correspondência particular de servidor não será expedida, nem recebida pelo serviço de Protocolo;

h) a correspondência cujo documento não for autuado seguirá as regras desta norma, devendo ser registrada e encaminhada à unidade de destino;

i) a correspondência oficial de natureza sigilosa será encaminhada fechada ao respectivo destinatário, com indicação, no envelope, do número de registro no sistema informatizado;

j) a correspondência de natureza sigilosa sem identificação da unidade destinatária será encaminhada ao Presidente do Tribunal para as providências necessárias;

k) as denúncias, declarações de bens e rendas e outros documentos, que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito e requeiram tratamento especial, serão recebidos e identificados como sigilosos e observarão procedimentos específicos de tramitação definidos neste Manual para esse fim;

l) considera-se o prazo final para entrada de recursos, inscrições, editais, impugnações e similares como sendo às 18h30 do último dia dado ao impugnante ou requerente, salvo em casos excepcionais determinados por ordem da Presidência.

ATENÇÃO!

� Caso um documento protocolizado deva ser juntado a um processo já distribuído a um Relator, deverá ser a ele submetido nos termos do Regimento Interno.

� Se uma Unidade receber documento oficial “em mãos” ou via Correios, este deverá ser enviado ao serviço de Protocolo, para as providências necessárias ao seu registro.

� Cada unidade deverá ter servidores designados, com treinamento para receber documento de caráter sigiloso ou confidencial.

� Os documentos sigilosos deverão ser entregues ao Coordenador do Protocolo ou ao servidor responsável, que providenciará o seu processamento e montagem. Após, será colocado em envelope lacrado, com etiqueta específica, carimbo de “SIGILOSO” e assinatura do responsável pelo serviço de Protocolo, com apenas o número do processo estampado do lado de fora do envelope, sendo imediatamente entregue ao seu destino.

2.3 Cadastramento no SGAP

O procedimento de inserção de dados no SGAP (cadastramento) deverá observar, além das regras estabelecidas pela respectiva unidade, o seguinte:

a) o registro do nome do responsável ou interessado deverá ser completo sem abreviaturas e acentos;

b) as siglas das entidades jurisdicionadas deverão ser acompanhadas do nome por extenso;

c) vincular a documentação ao respectivo processo.

O serviço de Protocolo deverá registrar e submeter ao Presidente do Tribunal ou ao Relator, com Termo de Ocorrência, os seguintes documentos:

a) rasurados em informações que o tornem ilegíveis ou duvidosos;

b) contendo ofensa às autoridades, servidores, pessoas, ou poderes constituídos;

c) anônimos;

d) incompletos, que para seu processamento dependam de outros documentos necessários à sua instrução, ressalvada a hipótese de que poderá acarretar perda de prazo, nos casos de recursos e defesa, ou dos que tiverem mandado judicial;

e) que não tenham os seus conteúdos descritos de forma clara ou que não definam com clareza o assunto a que se referem.

Obs.: - Documentos tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, assim como revistas, boletins, declarações, telegramas, impressos de propaganda, recortes de jornais, catálogos de livrarias e similares, serão encaminhados aos destinatários sem serem protocolizados.

ATENÇÃO !

� O serviço de Protocolo só receberá documento na forma impressa ou em escrita legível. Se o documento estiver com o conteúdo em suporte material (disquete, CD ou “pen-drive”), deverá solicitar do interessado a respectiva impressão. O Tribunal não assumirá qualquer ônus a respeito.

2.4 Recebimento de documentos por fac-símile ou por meio eletrônico

O serviço de Protocolo poderá receber esclarecimentos, defesa e petições de recursos por meio de fac-símile ou meio eletrônico, objetivando o resguardo de prazo processual. Neste caso, deverá ser juntada sua cópia reprográfica.

Somente serão aceitos documentos por fac-símile se enviados à sede do Tribunal de Contas, em Belo Horizonte, durante o horário de expediente.

A documentação recebida via fac-símile deverá ser encaminhada imediatamente ao Presidente do Tribunal ou ao Relator, conforme o caso, para que determine as medidas que considerar cabíveis.

Esgotado o prazo de cinco dias previsto na Lei n. 9.800, de 26/05/99, para a apresentação dos originais, ou caso seja verificada a não-identidade entre o fac-símile e seu respectivo original, o fato deverá ser informado ao Presidente do Tribunal ou ao Relator, conforme o caso.

3. AUTUAÇÃO E FORMAÇÃO DE PROCESSOS

A autuação de processos será realizada apenas pelo serviço de Protocolo. Seus dados serão cadastrados no Sistema Gerencial de Administração de Processos - SGAP, resguardadas a integridade e a confiabilidade dos dados e obedecidos os critérios de padronização estabelecidos neste Manual.

3.1 Medidas preliminares

Deverão ser tomadas as seguintes providências preliminares antes da autuação, além daquelas constantes no Tópico 2.1:

a) ler com atenção e analisar o conteúdo do documento para identificar o assunto e o interessado;

b) consultar o SGAP para verificar a existência de processo e/ou documento em tramitação sobre o mesmo assunto e jurisdicionado;

c) constatada a existência de processo sobre o assunto, o documento deverá ser encaminhado ao Presidente ou Relator para decidir sobre a constituição ou não de novo processo ou se providenciará a juntada ao processo existente.

Os documentos a serem autuados deverão ser originais. No entanto, poderá ser autuada a cópia desde que autenticada por servidor efetivo do Tribunal, apondo-se o carimbo CONFERE COM O ORIGINAL (modelo no Anexo I, item 14.1.1). 3.2 Procedimentos

Na autuação dos processos, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

a) prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo à ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;

b) os processos serão agrupados conforme a sua natureza, recebendo capas das seguintes cores:

branca: matéria licitatória;

verde: concessão de aposentadoria, reforma e pensão, ato de admissão de pessoal e assuntos correlatos;

azul: relatório concernente à atividade de fiscalização;

palha: matéria administrativa de servidor;

amarela: tomada e prestação de contas, inclusive especiais, e

demais processos que não se enquadrem nos incisos anteriores;

vermelha: matéria urgente – recursos, consultas, denúncia, representações etc.

IMPORTANTE!

Na hipótese de alteração da natureza do processo, deverá ser afixada na capa dos autos nova etiqueta sobre a anterior. A mudança será obrigatoriamente registrada no SGAP, preservando-se o registro histórico das alterações efetuadas, bem como se inserindo, na capa, os dados da alteração.

c) Apor na capa do processo a etiqueta com o respectivo número de protocolo e demais informações pertinentes;

d) numerar as folhas, excluindo-se a capa, apondo-se o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo - vide modelo no Anexo I, item 14.1.6);

e) identificar o assunto e proceder ao cadastramento do documento ou do processo junto ao SGAP;

f) identificar a unidade para a qual o processo será encaminhado;

g) identificar as principais características do documento, a fim de permitir sua recuperação ou restauração, caso isto seja necessário. Ex.: espécie, número de protocolo ou registro, data, procedência, interessado, assunto e outras informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade;

h) conferir o registro, cadastramento e a numeração das folhas, antes de tramitá-lo;

i) encaminhar o processo autuado para a unidade específica para instrução;

j) o envelope que encaminha a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se, em etiqueta, as informações necessárias (endereço do remetente, registro dos Correios, etc.).

Obs.: - A etiqueta deverá ser afixada na contracapa do processo.

k) Quando o conteúdo de um documento a ser autuado não corresponder às naturezas processuais definidas no Regimento Interno, o mesmo será encaminhado ao Diretor da Secretaria-Geral, que, em conjunto com o Diretor de Informática e responsáveis pelo serviço de Protocolo e do SGAP, verificará a necessidade de criação de novo código de assunto; senão, identificará e determinará o seu registro, contendo as informações necessárias à sua correta tramitação;

l) não devem ser autuados dois ou mais documentos com o mesmo assunto e jurisdicionado;

m) O documento ou expediente que fizer referência a mais de um processo será fotocopiado em número correspondente, mantendo-se um só número de registro;

n) Em se tratando de cumprimento de diligência, a Secretaria competente promoverá a juntada aos respectivos processos, e, nos demais casos, o encaminhamento ao Relator.

o) Quando se tratar de documentos distintos encaminhados por um único ofício, cada documento receberá um número de protocolo acompanhado de cópia do referido ofício;

p) quando receber um processo externo (ex: aposentadoria, reforma, pensão, etc.), este será preservado integralmente na autuação, fazendo-se o capeamento por cima, seguido do cadastramento, procedendo-se à numeração seqüencial a partir do processo original;

q) nos casos em que houver impossibilidade de se autuar um recurso, impugnação ou similar, como paralisação do sistema informatizado ou falta de energia elétrica, o serviço de Protocolo receberá o documento e depois de regularizado o Sistema o documento será autuado com a devida justificativa, conforme modelo abaixo:

Este documento foi autuado nesta data e horário (... /.../2008 às... horas), devido à paralisação do sistema, por falta de energia elétrica.

Data Assinatura/ Matrícula

IMPORTANTE!

O serviço de Protocolo deverá preparar os processos externos enviados ao TCE no prazo máximo de 30 (trinta) dias úteis, a contar do recebimento, nos casos de processos comuns que não tenham urgência, devendo encaminhá-los à unidade técnica competente, até este prazo.

4. DA TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E DE PROCESSOS

Os documentos protocolizados serão encaminhados ao seu destino por meio da Guia de Controle de Tramitação de Processo - SGAP, que deverá ser imediatamente recebida pelo setor destinatário. Junto ao documento, irá uma etiqueta com o número do mesmo ou registro autenticado eletronicamente e respectiva identificação.

Os documentos protocolizados, excepcionalmente encaminhados através de livro de protocolo, devem ser recebidos com assinatura e matrícula do servidor e nome legível, além da data e hora de recebimento.

Toda unidade deve ter um carimbo próprio para numerar páginas de processos. Sempre que se juntar alguma nova folha, deverá numerá-la conforme determina este Manual, sendo que não deverão ser encaminhados processos indevidamente numerados.

Os processos com rasuras nos despachos ou nas informações constantes do mesmo não deverão tramitar. Caso ocorra algum erro no despacho, ou na informação, o procedimento correto é informar, no próprio, a respeito do erro e apor uma ressalva do tipo “Em Tempo”, “Onde se lê..., leia-se”, etc.

Processos que estejam em péssimo estado de conservação ou em que estejam faltando páginas e documentos não devem tramitar. Toda unidade deve zelar pelo bom estado dos processos, evitando que as capas sejam rasgadas, riscadas ou molhadas. Caberá ao serviço de Protocolo reformar os processos que estiverem em péssimo estado de conservação.

Nenhuma unidade administrativa ou técnica pode recusar-se a receber um documento ou processo encaminhado por qualquer outra unidade, sem a devida justificativa.

Caso um processo tenha sido encaminhado erroneamente para uma unidade, deverá ser devolvido ao Setor emitente para a devida regularização.

Em nenhuma hipótese, após a autuação, é permitida a tramitação de processos para fora das dependências do Tribunal, à exceção da retirada de processos por advogados, nos termos previstos no Regimento Interno.

Na tramitação dos processos, além das disposições contidas neste Manual, deverão ser observadas as normas específicas por categoria de processo contida no Regimento Interno ou em Ato Normativo próprio. 4.1 Tramitação de documentos e processos urgentes

A prioridade na autuação e tramitação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes, devendo ficar o mínimo de tempo possível em cada unidade.

Pedidos ou requisições do Tribunal de Justiça, da Procuradoria-Geral de Justiça ou outros órgãos similares devem ser identificados na capa com “Urgente” e encaminhados, imediatamente, aos seus destinos.

Processos de recursos ou impugnações de editais, tomada de preços, concorrências e congêneres devem ser encaminhados imediatamente à Presidência ou ao Relator, conforme o caso.

A definição de urgência de um Processo compete exclusivamente ao Presidente do Tribunal ou ao Relator do processo. 4.2 Tramitação de processos e documentos sigilosos

Os procedimentos da tramitação de processos e documentos considerados sigilosos ou confidenciais são:

a) aposição da indicação de SIGILOSO ou CONFIDENCIAL na capa, se houver;

b) acondicionamento em envelope lacrado, na expedição e tramitação, no qual constará a indicação de SIGILOSO, o número do processo, o nome e a função do destinatário ou de seu substituto formalmente designado ou do superior imediato, devendo o envelope ser assinado pelo remetente e pelo portador nominalmente identificado, além da indicação: “ESTE ENVELOPE SOMENTE PODERÁ SER ABERTO PELO DESTINATÁRIO, QUE É RESPONSÁVEL PELA MANUTENÇÃO DO SIGILO DO DOCUMENTO NELE CONTIDO”;

c) o relatório pertinente à matéria sigilosa, juntado ao processo, ou isoladamente, em nenhuma hipótese tramitará em caráter ostensivo pelas unidades do Tribunal de Contas, devendo seguir o seu curso em envelope lacrado, no qual constará a referência ao processo principal, com a indicação de SIGILOSO e a respectiva assinatura do remetente, todavia sem a indicação do assunto focalizado;

d) os dados referentes aos processos de qualquer natureza que devam receber tratamento sigiloso ou confidencial serão inseridos no SGAP, que deverá prover os respectivos mecanismos de proteção;

e) em trabalho de fiscalização executado por unidade técnica junto a empresas públicas ou sociedades de economia mista, em que sejam colhidos documentos que possam estar acobertados pelo sigilo comercial, solicitar-se-á do gestor público competente a indicação, mediante termo circunstanciado, de quais partes desses documentos devam ser protegidas pelo referido sigilo;

f) estas orientações deverão ser igualmente observadas quando da solicitação de diligências dirigidas às referidas entidades, que terão mesmo tratamento.

5. INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS E DILIGÊNCIAS

5.1 Da instrução dos processos

Os processos são instruídos com documentos, informações, relatórios, pareceres técnicos, despachos e deliberações do Relator.

O servidor incumbido da instrução do processo deve:

a) ler os autos com a máxima atenção, verificando, inclusive, a numeração e seqüência cronológica dos documentos;

b) procurar, quando tiver dúvida sobre qualquer procedimento, seu superior para receber instruções;

c) restringir o parecer ou relatório apenas ao assunto tratado;

d) digitar relatórios e pareceres, que deverão ser claros e concisos na elucidação do assunto, adotando linguagem sóbria e isenta de aspereza, evitando o tom polêmico e não imprimindo posições pessoais;

e) fazer a transcrição dos dispositivos legais que citar em relatórios e pareceres;

f) evitar repetição de informação já prestada por outro servidor, não deixando, contudo, de fazer as referências aos mesmos quando for o caso;

g) instruir o processo de maneira a possibilitar a rápida solução do mesmo, não o retendo por tempo superior ao desejado;

h) observar os princípios éticos que devem ser dispensados às informações contidas nos documentos, mantendo absoluta discrição sobre eles;

i) dispensar adequado tratamento físico aos documentos, observando cuidados de higiene no seu manuseio, fazer os furos centralizados e as dobras necessárias com simetria, utilizar material adequado, como cola apropriada, evitar uso de grampos metálicos, clipes;

j) preservar informações já existentes ao apor novos elementos ao documento, tais como carimbos, termos, etiquetas, evitando escrever nos documentos ou rasurá-los;

k) registrar, por meio do TERMO DE IRREGULARIDADE (vide Anexo II, item 14.2.12), quando verificada a retirada irregular de peça ou folha dos autos, e encaminhá-los ao Relator.

ATENÇÃO!

� Os despachos e manifestações devem seguir a ortografia oficial, no final de cada um devendo-se apor a data, a assinatura e matrícula do servidor. Os despachos e manifestações devem ser digitados em um

editor de textos, devendo-se imprimi-los e juntá-los ao processo com a devida numeração de página, obedecendo ao disposto neste Manual.

� São proibidos despachos, pareceres ou informações no verso de documentos.

� A parte em branco do verso da folha deverá ser anulada com um traço transversal.

� Na instrução dos processos, deverão ser observadas as respectivas instruções normativas específicas a cada tipo processual definido no Regimento Interno.

� Qualquer solicitação inerente ao processo, na fase de instrução, deve ser feita ao Relator que o preside.

5.2 Das diligências

Quando o Relator determinar diligência externa para complementação da instrução de processo, terá o seguinte procedimento:

a) a convocação do interessado ou responsável para cumprir diligência será feita através de correspondência da Secretaria respectiva, mediante despacho do Relator ou de quem tiver delegação;

b) vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, deverá ser anexada ao processo cópia do ofício expedido e do AR remetendo-se, imediatamente, os autos ao Relator para medidas cabíveis;

c) cumprida a determinação da diligência, a documentação será juntada aos respectivos autos e encaminhada ao Relator ou diretamente à unidade responsável pela instrução, conforme o caso, no menor prazo possível.

ATENÇÃO!

� A demora em encaminhar os autos, tanto ao Relator quanto a qualquer unidade técnica do Tribunal, poderá ser considerada falta grave e punida nos termos da legislação pertinente.

6. APENSAMENTO E DESAPENSAMENTO 6.1 Do apensamento

O apensamento de processos será executado pelas Secretarias de Câmaras, ou do Pleno, mediante determinação do colegiado competente ou do Relator, e poderá ser de dois tipos: apensamento definitivo (ou anexação de processo) e o apensamento provisório.

Os processos são apensados definitivamente (ou anexados) quando forem relativos ao mesmo interessado e contiverem o mesmo assunto.

Para solicitação ou localização de processo apensado ou anexado (apensamento definitivo), será considerado o número do processo mais antigo, cabendo ao serviço de Protocolo proceder ao registro.

No apensamento definitivo as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do processo principal.

O Incidente de Uniformização de Jurisprudência formará apenso ao processo em que seja suscitada divergência entre deliberações anteriores do Tribunal.

Para o apensamento definitivo, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

a) colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;

b) sobrepor à capa do processo apensado a contracapa do processo principal, formando um único conjunto;

c) lavrar o TERMO DE APENSAMENTO DEFINITIVO (ou anexação) na última folha do processo mais antigo (vide modelo Anexo II item 14.2.1);

d) anotar, na capa do processo principal, o número do processo que foi apensado;

e) registrar, no SGAP, o apensamento definitivo.

No apensamento provisório, os processos são apensados quando têm correlação entre si, visando à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, relativas ao mesmo interessado ou não. São mantidas as numerações das folhas dos processos com a finalidade de subsidiar estudos, opiniões, informações ou decisões.

Para o apensamento provisório, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o número de páginas, ficando em primeiro lugar o processo que contenha o pedido de apensamento;

b) manter as folhas de cada processo com sua numeração original;

c) lavrar o TERMO DE APENSAMENTO PROVISÓRIO, na última folha do processo que ficará em primeiro lugar (vide modelo Anexo II, item 14.2.1

d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo apensado;

e) registrar no sistema próprio o apensamento provisório

6.2 Do desapensamento

Os processos são desapensados quando a tramitação conjunta dos mesmos não for mais necessária, devendo ocorrer só por determinação do Relator, nos casos de apensamento provisório. O desapensamento será processado pelas Câmaras, devendo-se observar os seguintes procedimentos:

a) separar os processos;

b) lavrar o TERMO DE DESAPENSAMENTO (Anexo II, item 14.2.2) no processo que solicitou o apensamento;

c) tornar sem efeito a anotação feita na capa do processo, à época do apensamento;

d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;

e) registrar no SGAP o desapensamento.

7. DA JUNTADA DE FOLHAS AOS AUTOS E RESPECTIVA NUMERAÇÃO

Os autos serão formados de maneira cronológica e seqüencial, terão numeração de folhas contínua e, quando necessário, deverão ser desdobrados em volumes, com numeração seqüencial à do volume anterior e limite de, aproximadamente, 200 (duzentas) folhas, caso em que será observada a integridade do documento.

A numeração das peças do processo é iniciada no serviço de Protocolo. As peças subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem.

As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio ou etiqueta padronizada para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo a primeira folha o número 1 e respectiva rubrica do servidor.

A numeração deve ser por folha, e não por página. Ou seja, embora a folha tenha as páginas, frente (ou anverso) e verso, ter-se-á apenas um número, o da folha.

O documento, mesmo não encadernado ou capeado, deverá receber numeração em seqüência cronológica e individual para cada peça que o constituir.

ATENÇÃO!

� Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras "A" e "B", nem rasurar.

� Os processos encaminhados ao Tribunal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta; não havendo falhas, prosseguir com a seqüência numérica existente.

O acréscimo de documentos nos autos deve observar os seguintes procedimentos:

a) acrescentar outra folha de informação, não importando que aquela que vem sendo utilizada não estiver completamente preenchida, quando a informação for de outra unidade;

b) quando o documento for tão pequeno que não permita sua fixação ao processo, deverá ser colado em uma folha A4 ou similar, com o carimbo de numeração e respectiva rubrica do servidor aposto sobre parte da folha e parte do documento. No caso de documento bancário, apenas grampear, inserindo as informações necessárias na folha A4. Se for documento com carbono, numerar apenas a primeira folha, pois as demais são cópias, podendo, inclusive ser eliminadas;

c) caso o documento citado anteriormente contenha alguma informação ou carimbo no verso, deverá ser colado pela borda esquerda;

d) quando o documento for tão grande que não permita sua fixação ao processo, deve-se dobrá-lo de forma que os colchetes do processo peguem apenas em uma borda, permitindo assim, ao se desdobrar o documento, acesso a todas as suas informações;

e) o mesmo procedimento pode ser adotado para documentos que não possam ser dobrados;

f) as instruções, pareceres, despachos, decisões monocráticas ou de colegiado e os relatórios de fiscalização deverão ser juntados aos autos em ordem cronológica com numeração seqüencial;

g) é dispensada a inserção de termo para inclusão de instrução, parecer, despacho ou deliberação produzida no âmbito do Tribunal;

h) quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo-se um "X" sobre o carimbo a inutilizar e renumerando-se as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência por meio do TERMO DE REGULARIZAÇÃO DA NUMERAÇÃO (vide Anexo II, item 14.2.13). Este procedimento deverá ser realizado pelo setor responsável onde iniciou a irregularidade;

i) Em caso de processo já decidido, a regularização será efetuada pelas Câmaras apenas por meio de termo próprio, antes do arquivamento (vide modelo Anexo II item 14.2.13)

ATENÇÃO!

� Ainda que as irregularidades na numeração de folhas tenham ocorrido em várias outras unidades, cabe àquela que efetuou o primeiro erro no processo regularizar todo o seu volume até o final e certificar.

� Tratando-se de processo já com decisão das Câmaras ou do Pleno, a regularização deverá ser feita pela respectiva Secretaria, antes de encaminhá-lo para o Arquivo.

8. DO DESENTRANHAMENTO E DO DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS

8.1 Do desentranhamento de peças ou folhas

A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante despacho prévio do Relator ou do Presidente do Tribunal quando for o caso.

Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavrar, após o último despacho, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO (vide modelo no Anexo II, item 14.2.5).

O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, o qual não receberá numeração.

Quando a solicitação for feita pelo jurisdicionado, o deferimento, ou não, só poderá ser do Relator ou Presidente do Tribunal, conforme o caso.

Quando o solicitante for órgão interno, deve-se instruir o processo com a solicitação de desentranhamento explicando o motivo ao Relator.

A retirada de documentos sem autorização poderá ser considerada falta grave e punida nos termos da legislação pertinente.

Para o desentranhamento, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

a) receber o pedido de desentranhamento de documento; se for externo, encaminhar ao serviço de Protocolo para receber o registro e o cadastramento; juntar ao processo respectivo e encaminhá-lo ao Relator para autorizar ou não o desentranhamento;

b) caso o pedido seja negado, comunicar por escrito ao solicitante; se for aceito, informá-lo para vir receber os documentos na Secretaria da Câmara, ou encaminhá-lo via postal, se autorizado pelo Relator;

c) fazer uma cópia do documento que será retirado; o Relator deverá ser consultado sobre de quem será o ônus, se o volume a ser copiado for muito grande;

d) inserir a cópia no processo, no lugar do documento retirado, sem numeração;

e) na seqüência das folhas, deverá ser registrado o TERMO DE DESENTRANHAMENTO (vide modelo no Anexo II, item 14.2.5).

8.2 Do desmembramento de peças

A separação de parte da documentação de um processo para formar outro ocorrerá mediante despacho da autoridade competente ao serviço de Protocolo, que deverá proceder da seguinte forma:

a) retirar os documentos que constituirão o outro processo;

b) apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS DO PROCESSO (vide Anexo II, item 14.2.14) no local de onde foram retirados os documentos, constando o motivo;

c) proceder à autuação dos documentos retirados, conforme este manual, renumerando suas páginas.

9. DA CONSTITUIÇÃO DE ANEXOS E DE VOLUMES

9.1 Da constituição de anexos

Poderão ser constituídos anexos sempre que o documento a ser juntado ao processo justificar sua disposição à parte dos autos principais por determinação normativa ou visando a uma melhor organização do processo, a exemplo dos documentos pertinentes a resultado de inspeção, ou plantas, planilhas, CDs disquetes, etc.

Não será admitido anexos constituído de CDs, disquetes, pen-drives, ou qualquer outro suporte material, desta espécie, sem a correspondente impressão.

O anexo terá sua etiqueta de identificação com a inscrição “Anexo”, em segundo plano, com letras no tamanho de dez vezes o tamanho da fonte atribuída aos demais dados da etiqueta, recebendo numeração própria seqüencial, com indicação do volume a que se refere (a que pertence).

9.2 Da constituição de volumes

Os autos não deverão exceder a 200 (duzentas) folhas em cada volume, e a fixação dos colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2 (dois) centímetros.

Visando a facilitar o manuseio do processo, se a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite permitido, deverá ser encerrado o volume, criando-se outros.

A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo serviço de Protocolo ou pela unidade responsável pela instrução, devendo-se providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando-se o SGAP.

A abertura e encerramento de volume, bem como a juntada de peças processuais, devem ser precedidos de registro no SGAP e a colocação dos termos específicos, no processo (vide modelos no Anexo II, itens 14.2.10 e 14.2.9).

A abertura do volume subseqüente será informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma:

a) no volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se-á o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME devidamente numerado (vide modelo no Anexo II, item 14.2.9);

b) no novo volume, logo após a capa, incluir-se-á o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume anterior (vide modelo no Anexo II, item 14.2.10).

Volumes integrantes dos autos principais possuirão numeração seqüencial a partir da primeira unidade e terão inclusa na etiqueta de identificação a inscrição “Principal”, em segundo plano, com letras no tamanho de dez vezes o tamanho da fonte atribuída aos demais dados da etiqueta. (Todos os volumes dos autos deverão receber a etiqueta de principal, devido ao princípio da unidade processual; a divisão em volumes é apenas para facilidade de manuseio.) Ex.: volume 1 (um), volume 2 (dois), etc.

ATENÇÃO!

� Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que exceda a 200 (duzentas) folhas, esse documento abrirá um novo volume. Por exemplo, no caso de processo contendo 180 (cento e oitenta) folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50 (cinqüenta) ou mais, encerrar-se-á o volume com 180 (cento e oitenta) e abrir-se-ão tantos volumes quantos necessários com o referido documento.

� O servidor deverá ficar atento para não confundir anexo com volume (vide definição neste Manual).

10. DO PEDIDO DE VISTA E/OU CÓPIAS

Pedido de vistas é o procedimento adotado por pessoa física ou jurídica, seu procurador ou advogado constituído, que necessite consultar processos de seu interesse.

O interessado fará o pedido de cópias e/ou vista em formulário padrão ou em requerimento próprio, especificando seu endereço, telefone, CPF ou identidade no caso de pessoa física, CNPJ no caso de pessoa jurídica, juntando cópia de procuração, se necessário, sendo um requerimento para cada processo.

Se o processo estiver em setor onde não possa ser dada a autorização de vistas/cópia, o mesmo deverá ser encaminhado ao Relator competente ou ao Presidente, conforme o caso. Nesta circunstância, o requerimento de vistas/cópia será protocolizado, anexado à capa do processo para despacho, antes de juntá-lo aos autos.

Caso o pedido de vistas/cópia seja negado, deve-se comunicar por escrito ao interessado, explicando-lhe os motivos do indeferimento.

Ao conceder vista/ou cópias, deve-se obedecer aos seguintes procedimentos:

a) identificar o interessado por meio da Carteira de Identidade e procuração, se este for um representante do interessado no pedido de vistas/cópia;

b) caso haja apenas pedido de cópias, o processo deve ser encaminhado à Central de Reprografia, onde o requerente se dirigirá para retirar as cópias do mesmo, depois de efetuado o respectivo pagamento na unidade própria;

c) se houver apenas pedido de vista, o acesso será permitido com a presença de um servidor ao lado do interessado enquanto este manuseia o processo e seleciona as folhas das quais eventualmente solicitará cópia;

d) caso seja solicitada cópia autenticada, o Diretor da Secretaria poderá fazê-lo, ou se o interessado desejar fazê-lo em cartório, será designado Oficial Instrutivo para acompanhá-lo, após autorização do Relator ou do Presidente, conforme o caso;

e) quando alguma Unidade quiser verificar um processo que esteja na Secretaria para inclusão em pauta, deverá solicitar, por escrito, ao Relator através de expediente próprio;

f) quando o processo estiver em situação de andamento, deve-se entrar em contato com a unidade onde está o processo e solicitá-lo;

g) caso alguma unidade queira verificar um processo que esteja no Arquivo, deverá solicitar por escrito, através de formulário padrão e na forma especificada em capítulo próprio deste manual;

h) quando o solicitante for advogado, terá direito à vista ao processo na Secretaria da Câmara, bastando para isto apresentar a sua carteira da OAB

e/ou procuração do interessado no referido processo, desde que não esteja concluso ao Relator e sujeito a sigilo;

i) o estagiário, devidamente inscrito na OAB e em conjunto com o advogado, terá direito à vista, desde que apresente a respectiva carteira e autorização do advogado.

Os servidores, caso tenham delegação de competência do Relator para autorizar vistas/cópia, poderão fazê-lo, citando, no termo a ser juntado aos autos, a referida autorização, observando-se o seguinte:

a) é expressamente proibida a qualquer servidor a retirada de cópias ou a permissão de vistas a processos sem a devida autorização do Relator e em desacordo com os procedimentos deste manual;

b) na hipótese acima, o Relator do processo pode solicitar a abertura de Inquérito Administrativo para a apuração do fato, sendo o infrator sujeito às punições previstas no Estatuto dos Servidores Públicos;

c) a solicitação de cópias ou vista de processos por servidores de outras unidades do Tribunal visando subsidiar as atividades de controle externo deverá ser solicitada pelo Diretor ou equivalente, por escrito.

Estando a parte com vista dos autos, seu respectivo advogado poderá exercê-la fora da Secretaria, devendo-se proceder da seguinte forma:

a) dar-se-á carga ao advogado, que o assinará em um livro de controle de saída, assumindo a retirada do mesmo pelo prazo determinado pelo Relator;

b) deverá registrar seu endereço, telefone e o número da carteira da OAB;

c) esgotado o prazo concedido e não devolvido o processo, deve-se entrar em contato com o advogado, solicitando-lhe a imediata devolução do mesmo, e caso isto não ocorra, deve-se comunicar ao Relator do processo para as providências legais cabíveis;

d) não será permitida a retirada dos autos quando existirem documentos originais de difícil restauração ou ocorrer circunstância relevante que justifique a permanência dos autos na Secretaria ou unidade técnica, reconhecida pelo Relator em despacho motivado.

Caso haja ordem judicial para vistas/cópia fora da repartição, após autorização por escrito do Relator, a Secretaria permitirá a sua retirada tomando as seguintes cautelas:

a) deve-se fazer constar no processo uma cópia do mandado judicial devidamente numerada;

b) se o processo não for devolvido dentro do prazo fixado, deve-se acionar o Relator ou Presidente do Tribunal para tomar as devidas providências.

Em qualquer hipótese, o servidor da Secretaria deverá lavrar nos autos Termo de Ocorrência de Vista ou Cópia.

11. DO ENCERRAMENTO DO PROCESSO

Entende-se por encerramento do processo o ato que atesta que as decisões e providências esperadas em relação ao assunto/objeto tenham sido todas tomadas e registradas, à luz da documentação disponível até o momento.

O encerramento deverá ser expresso na última folha do último volume em curso, através da lavratura de termo apropriado. ( vide modelo no Anexo II, item 14.2.6)

Não poderão ser recebidos pelo arquivo, para custódia, os processos nos quais ainda não conste o termo de encerramento.

Caberá à unidade que realizar o último ato efetuar o encerramento do respectivo processo.

Estando o processo encerrado, não mais será permitida a juntada de novos documentos ou o registro de novas decisões ou providências, sem autorização da autoridade competente, que no caso de decisão terminativa será do Relator e de processo findo do Presidente.

Poderão ser registradas, sem necessidade de reativação, as movimentações de saída de arquivo para simples consulta.

12. DO ARQUIVAMENTO E DO DESARQUIVAMENTO DO PROCESSO

12.1 Do Arquivamento

O Arquivo-Geral é o Setor do Tribunal que tem a missão de arquivar e desarquivar processos e documentos examinados pelo Tribunal, com agilidade e eficiência, de modo a subsidiar o trabalho dos setores internos e atender às demandas dos jurisdicionados.

Somente serão remetidos para arquivamento processos com decisão definitiva terminativa e/ou documentos devidamente classificados pelo setor de origem, conforme código de classificação previsto na Tabela de Temporalidade (Resoluções TCMG 05/2002 e 05/2003). Os setores do Tribunal manterão em seu espaço físico arquivos setoriais para proceder à guarda de documentos correntes, vigentes ou não, freqüentemente consultados, aguardando avaliação para eliminação, transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento ao arquivo permanente, nos termos do § 1º do Art. 8º da Lei Federal 8.159/91.

Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

O arquivamento de um processo se dá quando o mesmo encerrar sua tramitação e preencher as seguintes condições:

a) ter cumprido todos os prazos legais e não existir mais a possibilidade de recursos ou impugnações;

b) não existirem questionamentos judiciais em relação à decisão, nem documentos a serem anexados;

c) existindo anexos que integram o processo, no momento do arquivamento, deverão ser arquivados juntamente com o mesmo, presos aos autos, de maneira a impedir o extravio de quaisquer peças;

d) constar despacho da autoridade competente mandando arquivar o processo, observando-se se o mesmo contém, de forma clara e incontestável, com letras em destaque, o termo “Arquive-se”;

e) ter, no caso de processo que contenha decisão definitiva, transitada em julgado, o carimbo de “arquive-se” aposto pela Secretaria da Câmara ou do Pleno, que o remeteu ao arquivo;

f) verificar se todas as folhas do processo estão devidamente numeradas e rubricadas, e se as partes em branco e os versos das folhas foram inutilizados por traço transversal;

g) retirar os documentos que estejam grampeados na contracapa, visto que não fazem parte dos autos;

h) antes de encaminhar o processo para o Arquivo, verificar se eventualmente existem documentos originais que não deveriam estar junto ao processo e disponibilizar ao órgão de origem;

i) conferir a integralidade do processo, se não falta nenhum documento, volume ou anexo; só depois de cumpridas as exigências relacionadas, o processo estará em condições de ser arquivado; caso contrário, a adequação do processo será procedida pela Câmara competente ou pelo Pleno que o encaminhou, bem como a certificação das correções em forma do “Termo de Irregularidade” (vide modelos no Anexo II, itens 14.2.11 e 14.2.12);

j) quanto ao processo apensado provisoriamente, deverá ser verificado se foi concluído, caso em que deverá ser arquivado. Se depender de decisão, deverá ser desapensado, e retornar à tramitação normal;

k) o processo apensado definitivamente deverá ser arquivado em conjunto;

l) os documentos deverão ser encaminhados para arquivamento em caixas-arquivo padrão, confeccionadas em papelão resistente ou plástico com identificação do setor de origem, natureza do documento e código de classificação segundo a resolução 05/2003;

m) deverão ser inseridos numa mesma caixa documentos referentes a um só assunto;

n) todos os anexos que constituírem o processo, no momento do arquivamento, serão arquivados juntamente com o mesmo, presos a ele de maneira a impedir o extravio de quaisquer das partes.

ATENÇÃO!

� Se porventura os processos findos, objetos de deliberação anterior à edição deste manual, apresentarem erros ou equívocos de numeração, antes de serem encaminhados ao Arquivo, a Secretaria de Câmara ou do Pleno, conforme o caso, deverá lavrar Termo de Irregularidade discriminando todos eles.

12.2 Do Desarquivamento

A unidade técnica poderá, através de seu dirigente, por meio de requisição escrita, solicitar a retirada do processo ou documento para empréstimo, obedecendo-se o seguinte:

a) antes de proceder à solicitação, o interessado deverá consultar o SGAP para verificar se o processo encontra-se arquivado;

b) a requisição de processos ou documentos deve ser feita em modelo próprio TC-45 ou expediente devidamente assinado pelo Diretor ou Coordenador;

c) o processo digitalizado será disponibilizado em cópia com o carimbo “digitalizado” (vide Anexo I, item 14.1.8) em cada uma de suas páginas ou através de meio eletrônico (CD-ROM ou disquete) e enviado ao solicitante através de livro de carga, onde deverá apor sua assinatura e matrícula;

d) será emitida pelo Arquivo uma Guia de Empréstimo ou de Desarquivamento, ou será lançado o empréstimo em livro de carga, caso o documento não tramite pelo SGAP. Em ambos os casos, no recebimento será aposto pelo requisitante nome, matrícula e assinatura;

e) o recebimento somente se efetuará por servidor do Tribunal ou prestador de serviços que trabalhe no setor e tenha matrícula e autorização do superior para fazê-lo;

f) em se tratando de menor aprendiz ou estagiário, o mesmo deverá levar a Guia de Tramitação ou o livro de carga para assinatura do responsável pelo recebimento no setor solicitante.

ATENÇÃO!

� Os processos arquivados com decisão terminativa, conforme disposição do Regimento Interno, só poderão ser objeto de reativação mediante solicitação da Presidência, Ministério Público junto ao Tribunal, Auditoria ou de Conselheiro.

� O desarquivamento de processo findo para apensamento a outro somente poderá ser efetivado por determinação da Presidência.

13. DISPOSIÇÕES FINAIS

A correta gestão de documentos e processos é fundamental para o bom desempenho do Tribunal e para a credibilidade de sua atuação. Portanto, aqueles que participam desta gestão devem estar atentos para o seguinte:

� todo servidor que manuseia um processo é responsável direto pelo mesmo, sendo o seu superior imediato responsável indireto;

� fraudar, extraviar, rasgar, copiar sem autorização, omitir informações, adulterar documento e não despachar intencionalmente em tempo hábil um processo são faltas graves, devendo ser comunicadas pelo superior imediato à Corregedoria, que tomará as medidas cabíveis;

� a não-comunicação à Corregedoria é considerada omissão pelo responsável da unidade;

� são considerados processos irregulares aqueles que foram adulterados, falsificados, rasurados, que não tenham suas numerações em ordem, com despachos desencontrados e que não sigam uma ordem cronológica, com falta de documentos e anexos, com despachos ou documentos sem a devida assinatura;

� em hipótese alguma, o serviço de Protocolo e do Arquivo se responsabilizarão por processo extraviado, fraudado, adulterado ou com qualquer outro “vício” que aconteça em outra unidade do Tribunal de Contas;

� ao verificar que um processo que tenha sido despachado de uma unidade está irregular, deve-se imediatamente entrar em contato com o responsável pela unidade que a despachou para proceder ao saneamento; caso contrário, deverá ser lavrado o TERMO DE IRREGULARIDADE (modelos no Anexo II, itens 14.2.11 e 14.2.12, conforme o caso) e dar seqüência à tramitação, se a irregularidade não comprometer o conteúdo dos autos;

� caso a irregularidade comprometa a solução do processo, o mesmo será encaminhado à Corregedoria para medidas cabíveis;

� se alguma unidade receber um processo irregular após a aprovação deste Manual, sem a devida lavratura do TERMO DE IRREGULARIDADE, será considerada co-responsável pela irregularidade;

� a criação de novos procedimentos ou rotina administrativa que envolvam autuação ou protocolo de documentos será definida pela Secretaria-Geral, que acionará a Diretoria de Informática, a Coordenação do SGAP e do serviço de Protocolo. Definidos os novos procedimentos, deverão ser repassados, imediatamente, a todos os servidores do TCE pelo “site” do Tribunal e providenciada a sua inclusão neste Manual;

� havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará à sua chefia o ocorrido, para que as medidas cabíveis sejam tomadas.

As dúvidas e casos omissos serão dirimidos pela Presidência do Tribunal.

14. ANEXOS

14.1 Anexo I – CARIMBOS

Os carimbos sugeridos neste manual poderão ser emitidos por via informatizada, com medidas definidas pela conveniência de cada Unidade, preservando as recomendações quanto às informações, conforme os exemplos a seguir:

14.1.1 Confere com o Original

O carimbo "Confere com o original" será utilizado para autenticar a reprodução do documento ou peças de processo, cujos originais são imprescindíveis à fiscalização do TCMG.

Esse carimbo tem a sigla do TCMG onde o documento está sendo autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos:

a) data da autenticação;

b) assinatura do servidor.

Modelo:

TCMG–CAP

CONFERE COM O

ORIGINAL

Data: --------/--------/------------------

Ass.: --------------------------------------

Matrícula: -----------------------------

14.1.2 Conferido

O carimbo "Conferido" será usado na o serviço de Protocolo para registrar a quantidade de folhas ou peças inseridas no processo, quando da autuação.

Os campos próprios desse carimbo serão preenchidos com as seguintes informações:

a) quantidade de peças que constituem o processo;

b) rubrica do servidor e sigla do órgão autuado.

Modelo:

14.1.3 Sigiloso

O carimbo "SIGILOSO" será utilizado para facilitar a identificação do documento ou processo cujo teor somente será conhecido por servidor autorizado.

Usarão o carimbo "SIGILOSO" os servidores competentes para classificar o documento como tal.

Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou.

O serviço de Protocolo também usará esse carimbo após a autuação de documento classificado como "SIGILOSOS", observados os procedimentos definidos neste Manual.

Modelo:

SIGILOSO

14.1.4 Urgente

O carimbo "urgente" será usado em documentos cuja tramitação requeira maior celeridade que a rotineira.

Usarão o carimbo "urgente" os servidores designados para tal.

Esse carimbo será aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim classificado.

Modelo:

14.1.5 Em Branco

Este carimbo é usado ao se autuar um processo, em páginas e espaços em branco ou sem informações.

Modelo:

14.1.6 Numeração de folha ou peça

O carimbo de "Numeração de folha ou peça" será utilizado para registrar a inclusão de uma ou mais peças no processo.

Caberá ao serviço de Protocolo ou à unidade que inserir uma ou mais folhas, bem como peças no processo, fazer a aposição do carimbo de "numeração de folha ou peça", preenchendo com os seguintes dados:

a) número da folha ou peça;

b) rubrica do servidor que fez as anotações.

O nome do TCMG deverá circundar o carimbo.

As unidades serão representadas por abreviaturas, na palavra inicial, conforme detalhado abaixo, seguido de seu respectivo nome, constando, também, à volta do carimbo, Tribunal de Contas - Minas Gerais:

Modelo:

ATENÇÃO!

� Documentos de tamanho pequeno (ex.: guias de depósito bancário, DARF, notas fiscais, etc.) serão colados no centro da página do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seu canto superior direito, acautelando-se para não prejudicar informações constantes do verso.

14. 1.7 Carimbo numerador-datador

O carimbo "numerador-datador" será usado para registrar, em ordem numérico-cronológica, as folhas dos processos formados pelo serviço de Protocolo e naqueles em que as Secretarias das Câmaras devam efetuar as correções de numeração antes do arquivamento.

Esse carimbo registrará, no processo, os seguintes elementos:

a) nome ou sigla da unidade administrativa responsável pela autuação, numeração ou renumeração (Câmara);

b) número do processo;

c) data da autuação ou data da ocorrência da correção.

Obs.: - É opcional a utilização do carimbo numerador-datador (automático).

14.1.8 Carimbo “Digitalizado”:

Modelo:

SIGILOSO

14.2. Anexo II – TERMOS

14.2.1 Termo de Apensamento


TERMO DE APENSAMENTO (PROVISÓRIO ou DEFINITIVO)

Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), apenso a estes autos o processo de nº xxxxxx, em atenção ao despacho de fls. xxx (ou à Resolução ou Acórdão nº. xx/xxxx de fls xxx).

____________________________________ Assinatura/ Nome/ Matrícula

____________________________________

Coordenador

14.2.2 Termo de Desapensamento


TERMO DE DESAPENSAMENTO

Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), desapenso deste processo o processo de nº. xx/xxxx, em atenção ao despacho de fls. xxx (ou à Resolução ou Acórdão nº. xx/xxxx de fls. xxx).

________________________________

Assinatura/ Nome/ Matrícula

_________________________________ Coordenador

14.2.3 Termo de Juntada

Todo acréscimo de documentos deverá ser certificado nos autos com o TERMO DE JUNTADA, conforme modelos abaixo;


TERMO DE JUNTADA Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta (e) xxxxxxxxxxxx

(indicar a unidade administrativa), junto a este processo o xxxxxxxxxxxx (especificar o tipo de documento), da (o) xxxxxxxxxxxxx (indicar órgão/entidade remetente (por ex.: Prefeitura Municipal de xxxx), acompanhado de documentos, contendo xx folhas.

___________________________


___________________________ Coordenador

14.2.4 Termo de Juntada de “AR”

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MINAS GERAIS (unidade)

TERMO DE JUNTADA DE “AR”

Certifico que aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta Secretaria (indicar qual Secretaria), junto a este processo o Aviso de Recebimento dos Correios, referente ao Ofício nº. xx/xxxx, desta unidade.

___________________________

Assinatura do Secretário/ Matrícula

14.2.5 Termo de Desentranhamento


TERMOS DE DESENTRANHAMENTO Aos xx dias do mês de xxxxxx do ano de 20xx, nesta xxxxxxxxxx

(indicar a unidade administrativa), em atenção ao despacho de fls. xxx (ou à Resolução ou ao Acórdão nº xxxx de fls. xxx), desentranhei deste processo as folhas xx a xx, referentes a(o) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (nominar o documento). Certifico, ainda, que encaminhei a(o) xxxxxxxxxxxxxxxxxx (indicar a destinação) os documentos desentranhados, conforme xxxxxxxxxxxxxx (identificar forma de encaminhamento).

_________________________________________________


______________________________ Coordenador

14.2.6 Termo de Encerramento de Processo

TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO

(Unidade responsável)

Aos xx dias do mês de xxxxxx do ano de 20xx, encaminho ao Arquivo o Processo nº .................................................. com folhas numeradas de ...... até nº................., e com ......... Volumes , por estar encerrado.

ARQUIVE-SE.


______________________________ Coordenador

14.2.7 Termo de Desentranhamento (solicitação do responsável ou interessado)


TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Aos xx dias do mês de xxxxxx do ano de 20xx, nesta xxxxxxxxxx (Secretaria.............), em atenção ao despacho do Relator (ou Presidente) de fls. xx (ou Acórdão nº xxxx de fls. xxx), desentranhei deste processo as folhas xx a xx, referentes a(o) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (nominar o documento). Certifico, ainda, que devolvi ao responsável (ou interessado) os documentos desentranhados, conforme recibo a seguir juntado em substituição aos documentos desentranhados.

_____________________________________


____________________________________ Coordenador

14.2.8 Termo de Recibo de Documento Desentranhado


TERMO DE RECIBO DE DOCUMENTO DESENTRANHADO

Aos xx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx, na Secretaria

...............do Tribunal de Contas, eu, xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, RG xxxxxxxxxx, CPF xxxxxxxxxxxxxx, residente e domiciliado na Rua xxxxxxxxxxxxxxxxxx, bairro xxxxx,CEP xxxxx, cidade de xxxxxxx, Estado do xxxxxxxxx, recebi o(s) documento(s) referente a xxxxxxxxxxxxxxx (nominar o documento), desentranhado do processo nº xx/xxxx.

________________________________

Assinatura com nome completo

14.2.9 Termo de Encerramento de Volume


TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Aos xx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), faço o encerramento deste xx volume do processo nº xx/xx, contendo xxx folhas, incluindo este Termo, cujo último ato processual praticado (ou documento, conforme o caso) é a(o) xxxxxxxxxxx (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. xx.

__________________________________


__________________________________ Coordenador

14.2.10 Termo de Abertura de Volume


TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Aos xx dias do mês de xxxxx do ano de 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), faço a abertura do xx volume do processo nº xx/xx, sendo que o xx volume encerrou-se com o (a) xxxxxxxxxxx (nominar o ato ou documento e sua origem), fls. xx a xx, contendo xxx folhas, incluindo o Termo de Encerramento, fls. xx. Certifico, ainda, que o primeiro ato processual (ou documento, conforme o caso) praticado neste xx volume é a(o) xxxxxxxxxxx (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. xx.

____________________________ Assinatura/ Nome/ Matrícula

____________________________

Coordenador

14.2.11 Termo de Irregularidade de Numeração de Folhas


TERMO DE IRREGULARIDADE DE NUMERAÇÃO DE FOLHAS

Aos XX dias do mês de XXXXXX, constatei as irregularidades na

numeração das folhas do processo nº. XXXXXXX, discriminadas abaixo, razão pela qual devolvo os autos à Unidade XXXXXXXX (especificar a unidade que primeiro cometeu o erro) para que providencie a regularização da numeração.

FOLHAS IRREGULARIDADES

______ a ______

______________________

____________________________

Assinatura/ Nome/ Matricula

__________________________ Coordenador

14.2.12 Termo de Irregularidade de Retirada de Peças ou Folha

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MINAS GERAIS (unidade)

TERMO DE IRREGULARIDADE DE RETIRADA DE PEÇA OU FOLHA

Aos XX dias do mês de XXXXXX, constatei as irregularidades na retirada de peças do processo nº. XXXXXXX, discriminadas abaixo:

FOLHAS IRREGULARIDADE

______ a ______

____________________

____________________________

Assinatura/ Nome/ Matrícula __________________________

Coordenador

14.2.13 Termo de Regularização de Numeração de Folhas

14.2.14 Termo de Desmembramento de Peças do Processo


TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE NUMERAÇÃO

Aos XX do mês de XXXXXX, procedi à regularização da numeração dos presentes autos, conforme discriminado abaixo:

NUMERAÇÃO ANTERIOR

NOVA NUMERAÇÃO

fl. ___________ fl. ___________

fl. ___________ fl. ___________

_________________________________


_________________________________ Coordenador


(UNIDADE)

Aos XX do mês XXXX, foi retirada a documentação destes autos referentes às páginas XXXX a XXXX, por motivo de desmembramento, conforme despacho de fl(s). XXX, e constituído o processo autuado sob o nº................

______________________________________

Assinatura do responsável pelo Protocolo

14.2.15 Termo de Ocorrência de Arquivamento e Desarquivamento

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE MINAS GERAIS ARQUIVO GERAL

TERMO DE ARQUIVAMENTO

Número do processo: ____________ Data da conferência: _____/_____/______

O processo contém __________ folhas numeradas de ________ a ________

Nos termos da Resolução nº. 05/2002, registram-se as situações abaixo: ( ) numeração descontínua ( ) numeração repetida ( ) numeração rasurada ( ) ausência de certidão de desentranhamento ( ) ausência de termo de juntada OBSERVAÇÕES: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Servidor: ______________________________ Matrícula: ____________

Setor Solicitante

Data Empréstimo / Desarquivamento

Funcionário Nome/Matric

ula

Data de Devolução

Funcionário Nome/Matrícula Observação

portaria nº. 43/pres./08 (minas gerais de 11.06.2008) · estruturação organizacional, ... por...

Documents