ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO DE ARQUIVO

Paula Cardoso

Julho 2010

ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO DE ARQUIVO

Paula Cardoso

Julho 2010

PLANO DE ARQUIVO

TECLIM

Empresa de prestação de serviços na área da limpeza, com inicio de

actividade em 1990.

Teclim dedica-se em exclusivo há limpeza doméstica, tendo para as suas

intervenções 5 equipas de 2 elementos cada, equipas essas que se deslocam

em carrinhas onde transportam todo o material necessário para o

desempenho das suas funções.

A sua zona de intervenção é essencialmente no grande Porto onde se situa o

seu escritório, e a partir do qual é coordenado todo o serviço. Neste

escritório todo o serviço é elaborado por 2 colaboradoras que têm como

função, toda a organização e distribuição de tarefas.

Os clientes têm dias e horas marcadas para intervenção de limpeza e para

facilitar o funcionamento, procede-se à elaboração de mapas diários para

posterior consulta das equipas.

Para salvaguardar toda a documentação foi criado um arquivo, que se situa

numa pequena sala existente no escritório e no qual está guardada toda a

documentação (processos) de clientes, fornecedores e toda a documentação

da empresa.

Como se trata de uma pequena empresa o arquivo é centralizado, usando

para a sua organização armários onde vamos separar os vários processos.

Cada armário vai ser identificado por tipo de arquivo (activo, semi-activo e

morto).

ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO DE ARQUIVO

Paula Cardoso

Julho 2010

No arquivo activo serão colocados os processos de clientes, fornecedores,

despesas correntes uma vez que são documentos que é preciso consultar

com frequência e para tal vamos usar arquivadores de argolas (capas) que é

o que mais se adequa ao nosso negócio.

Para facilitar a identificação vamos separar por exemplo fornecedores e

clientes por método cromático (verde e azul), colocar clientes na prateleira

superior e fornecedores na prateleira inferior. Cada pasta corresponde a

um fornecedor, ordenadas por ordem alfabética uma vez que atendendo ao

ramo da nossa empresa é o que nos facilita mais a consulta.

Dentro de cada pasta será arquivado toda a documentação correspondente a

cada fornecedor, desde facturas, guias de remessa, orçamentos, recibos,

etc. Para dividir os documentos dentro desta pasta, usamos separadores os

quais vamos identificar por ordem de entrada na empresa:

Orçamentos

Notas de Encomenda

Guias de Remessa

Factura

Recibo

Venda a dinheiro

Nota de crédito

Nota de débito

Por cada item vamos ordenar os documentos por ordem de chegada à

empresa (ordem cronológica) do mais antigo para o mais recente, sendo

facilitada a sua identificação e por sua vez uma rápida consulta aos

documentos pretendidos.

Este arquivo será mantido pelo menos por um período de um ano,

passando de seguida para o arquivo semi-activo durante cinco anos e

posteriormente para o arquivo inactivo ou morto onde vamos guardar

todo o histórico da empresa.