PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PESSOAL

(MINI-CURSO)

AULA 1

Planejamento pessoal é pra você?

Responda e reflita sobre estas questões:

- Você tem sonhos e objetivos que, mesmo não muito claros em sua mente, você sabe que deseja alcançá-los?

- Você acha que o sucesso na conquista de sonhos e objetivos não é obra do acaso, da sorte, de Deus, do governo ou sa situação econômica, mas sim do esforço e iniciativa pessoal?

Se você respondeu sim à primeira pergunta e concorda com a segunda, então planejar é uma boa idéia para você. Se este é o seu caso, você pode estar se perguntando: mas todo mundo tem sonhos, todo mundo pode se beneficiar do planejamento, certo? Não! Tem gente que não sabe o que quer e tem gente cujo objetivo é coletar um pagamento no final do mês e espera ansiosamente pela aposentadoria para poder ficar em casa assistindo TV. Estas pessoas não têm o que planejar.

Há também aqueles que acreditam que a vida é uma seqüência de fatos premeditados por um criador ou simplesmente matéria do acaso e que não temos como interferir no andamento natural das coisas. Há ainda aqueles que são desorganizados, sem determinação e foco, que já tentaram planejar antes, falharam e culparam o planejamento, tornando-se descrente do processo. Para estas pessoas, planejar não adianta, elas vão desistir no meio do caminho culpando alguma força externa (Deus, a sorte, o governo, a família, o cônjuge, os filhos, a falta de tempo, a falta de experiência, etc), elas encontrarão alguma desculpa fora delas e jamais desconfiarão que a raiz do problema vem de dentro.

O fato de você estar ativamente procurando por estas informações e ter chegado até este mini-curso já demonstra que você não faz parte deste grupo de perdedores. Você sabe que precisa agir para conseguir o que deseja na vida. Talvez á única coisa que esteja faltando é saber como, o que fazer exatamente, como se organizar, como administrar todos os aspectos de sua vida para que você não deixe de lado seus compromissos enquanto busca seus sonhos.

As vantagens do planejamento pessoal são imensas. Estas são apenas algumas delas:

- Redução do stress: ao planejar você organiza a sua vida, não perde tempo com inutilidades e anda em linha reta em direção aos seus objetivos e não em círculos ou zigue-zague com a grande maioria que não planeja faz. Esta prática leva você a obter um estado de maior tranqüilidade íntima. Você encontra o que precisa não se perdendo na desorganização, você faz o que precisa ser feito e você alcança os resultados desejados. Como conseqüência, você se sente cada vez menos estressado e cada vez mais satisfeito consigo mesmo por conseguir as metas que determina.

- Vantagem competitiva profissional: A grande maioria dos profissionais trabalha apenas para se sustentar e não possui meta alguma relacionada à vida profissional. Quem sabe onde quer chegar profissionalmente abre uma enorme vantagem competitiva perante seus colegas e até superiores, andando muito mais rápido em direção ao topo da profissão.

- Aumento da auto-estima e autoconfiança: Uma das causas da baixa auto-estima e falta de autoconfiança é a memória dos seus próprios fracassos. Ao lembrar que você já tentou algo e não obteve resultados, você sente-se incapaz de conseguir ao tentar novamente. Uma das causas do fracasso é justamente a desorganização e a falta de planejamento. Ao planejar você aumenta as chances de sucesso. Conquistando, pouco a pouco, suas metas, você começa a se sentir capaz de realizar o que quiser.

- Melhor aproveitamento do tempo: A administração do tempo sozinha não traz muitos resultados. Você acaba administrando a inércia, a rotina, você anda como um ratinho de laboratório, corre, corre, corre, mas não chega a lugar algum. O planejamento direciona a administração do tempo. Você usa o seu tempo de forma sábia, para produzir resultados futuros.

AULA 2

Antes de começar a planejar a sua vida, suas metas, seus sonhos, é preciso antes de tudo, saber quem você é e onde exatamente você quer chegar. Parece simples não? Se alguém quer planejar alguma coisa, subentende-se que ela sabe o que é que ela quer planejar, certo? Não é o que a minha experiência mostra. Ao longo dos anos que venho trabalhando com desenvolvimento pessoal, o que mais vejo é gente querendo "planejar o nada", ou melhor, a pessoa não sabe o que quer - mas quer planejar! É como a pessoa que quer ser um sucesso, mas não sabe "em que" ela quer ser um sucesso! Também vejo com muita freqüência pessoas planejando com base em desejos e vontades que às vezes estão muito longe de suas aptidões e talentos. O resultado é a frustração e fracasso.

Quem é você?

Antes de planejar o que você quer, é preciso saber em que você é bom, o que faz você falhar, o que o motiva, quanta pressão você é capaz de agüentar, qual é o seu “modo de funcionamento”, entre outros detalhes da sua personalidade. Ignore este passo e você poderá estar planejando coisas das quais perderá o interesse eventualmente ou coisas que você não leva o menor jeito pra fazer!

Gostamos de acreditar que hipoteticamente podemos fazer qualquer coisa, basta nos dedicarmos o suficiente. Somos incentivados pela literatura de auto-ajuda do “você pode, você consegue” e por filmes de Hollywood que mostram pessoas ordinárias atingindo resultados inimagináveis. Não, eu não sou pessimista! No mundo real, entretanto, você atingirá os melhores resultados fazendo aquilo que possui talento para fazer e não aquilo que você gostaria de possuir talento para fazer. E há uma grande diferença aí!

Um de meus amigos de infância sempre quis ser empreendedor. Ele sonhava em ter seu próprio negócio desde criança e sempre disse que jamais trabalharia para ninguém. Boa parte deste sonho se devia ao fato de seu pai ter sido um grande empreendedor e repetir para ele desde pequeno que quem trabalha para os outros é perdedor. Meu amigo, entretanto, nunca teve o tino para os negócios. Ele não tinha o talento da liderança, da iniciativa ou da criatividade, características geralmente presentes em empreendedores. Ele tinha, entretanto, muitos outros talentos como uma inteligência aguçada, um raciocínio rápido e lógico e a aptidão para ensinar. Ele sempre foi um dos melhores alunos na escola e graduou-se em engenharia pela USP. Durante muito tempo ele frustrou-se ao tentar ser um bom empreendedor. Ele se negava a desistir, pois não queria sentir-se como um perdedor. Foi necessário que ele chegasse ao fundo do poço, quase levando a empresa criada por seu pai à falência para que ele admitisse que aquilo não era pra ele. Hoje ele se dedica à pesquisa e ensino acadêmico, sendo um dos maiores pesquisadores em sua área no Brasil. Foi só a partir do momento em que ele reconheceu seus próprios talentos que ele tornou possível seu sucesso pessoal e profissional.

2

Através de minha atividade, vejo pessoas assim o tempo todo, ignorando seus próprios talentos para perseguirem um sonho ao qual eles não pertencem. Você já se questionou sobre isto? Os sonhos e objetivos que você tem são aqueles que aproveitam os seus talentos? Você sabe quais são estes talentos?

Peter Drucker, o maior guru da administração e economia da atualidade, frisa muito esta questão. Ele diz que se você quer ser bem sucedido, em qualquer coisa, você primeiro precisa saber se é bom nisso. Você só terá êxito se utilizar 100% de suas forças, mas para que isso seja possível, você precisa saber o que faz você dar o máximo de si, ou seja, você precisa conhecer seus talentos.

“Quando eu pergunto aos meus alunos - pessoas bem-sucedidas - “Você sabe em que você é bom?” quase nenhum sabe responder. “Você sabe o que você precisa aprender para utilizar 100% as suas forças?” Nenhum deles nunca, sequer, questionou-se sobre isso. Do contrário, a maioria deles está muito orgulhosa da sua ignorância.”Peter Drucker

- Quais são os seus pontos fortes e fracos?

- Quais são os seus talentos?

- Você tem aproveitado esses talentos?

- Você utiliza seus pontos fortes para diminuir a interferência negativa de seus pontos fracos?

Pense sobre isto e registre suas conclusões.

AULA 3

O que você quer conquistar?

Os mesmos obstáculos que encontramos para descobrir (e termos certeza) nossos talentos, se aplicam para nossos sonhos. A maioria das pessoas não sabe ao certo se o que desejam no momento é realmente aquilo que as satisfará pessoal e profissionalmente quando o objetivo for conquistado. Um dos motivos é exatamente o desconhecimento dos próprios talentos, mas há outros fatores envolvidos.

Um desses fatores é o imediatismo. Reforçado pela própria sociedade ocidental, o imediatismo reclama resultados no aqui e agora e ignora completamente o futuro. Pessoas obesas, por exemplo, são imediatistas, pois não conseguem abrir mão de uma sensação passageira no presente em prol de um benefício futuro.

Quem não consegue guardar dinheiro está na mesma situação. É difícil para uma pessoa imediatista conceber o futuro, sua atenção se concentra 100% no presente e ela demonstra pouca preocupação com qualquer coisa que não seja a sua satisfação imediata. O imediatista consegue planejar até o ponto em que pensa que pode atingir um resultado rapidamente.

Perder peso rápido, ganhar dinheiro rápido, fazer um curso qualquer rápido, ler um livro que promete desenvolver uma habilidade difícil rapidamente, etc. Como o imediatista vê somente o presente, ele não consegue analisar seu passado e ver que todas as tentativas de obter um resultado rápido falharam. Ele então continua tentando conseguir êxito em ciclos sempre pequenos, ao falhar ele culpa o processo, o livro, o curso, o produto ou a pessoa que lhe vendeu a “solução” e parte para outra promessa de resultado rápido, e assim por diante, nunca conseguindo atingir seu objetivo.

3

Outro problema é a baixa auto-estima, que gera a falta de autoconfiança em si mesmo, necessária para que a pessoa acredite que pode conquistar um objetivo. O que vemos mundo afora são pessoas sem vontade de sonhar, sem objetivo algum, pelo simples fato de que não se consideram aptas a lutarem por qualquer coisa que seja. Algumas trabalham para “financiar” o final de semana; outras para continuarem vivas. A desculpa de que a vida é difícil, principalmente num país como o Brasil, é suficiente para que a maioria das pessoas simplesmente desista de tentar progredir ou realizar um sonho qualquer, pequeno ou grande. Mas se você, brasileiro, pensa que isto só acontece no Brasil, você está enganado. Aqui no país considerado o mais rico do mundo, o “país das oportunidades” onde supostamente há chance para todos, vejo constantemente casos que me lembram meus anos de consultoria no Brasil – pessoas reclamando que suas vidas não vão pra frente por causa da economia, do governo, da situação mundial, enquanto outras, assim como no Brasil, não se importam com nada disso, seguem em frente e conquistam seus objetivos.

A baixa auto-estima faz com que a pessoa não acredite que pode conseguir o que quer, e conseqüentemente segue a vida empurrando com a barriga sem estar direcionado para lado algum. Ela segue numa direção que parece promissora; ao avistar outra oportunidade, muda de direção e assim por diante, não dando continuidade a nenhum projeto. Como uma pessoa com baixa auto-estima pode então definir objetivos? Ela não pode. Ela precisa, em primeiro lugar, aprender a confiar em si mesma e em sua capacidade de conquistar o que quiser, independente do ambiente em que ela se encontra. Ela precisa mudar a forma como encara a conquista de objetivos. Pessoas com baixa auto-estima geralmente pensam que quem venceu na vida teve sorte, ajuda de terceiros, de Deus ou de uma economia promissora. Ela acha que em seu caso específico, nada adianta – para os outros dá certo, para ela não.

Para definir o que você quer, você precisa eliminar do seu caminho estes dois fatores: imediatismo e baixa auto-estima. Isto fará com que você possa ver sua vida com mais clareza e de um ponto de vista de longo prazo. Imagine se há 5 anos atrás você tivesse planejado sua vida e tivesse cumprido pelo menos parte do que planejou, como ela seria diferente hoje? Se sua vida hoje não é do jeito que você gostaria que ela fosse, é porque no passado você falhou ao definir objetivos, ou não deu continuidade em sua conquista. Agora imagine como sua vida pode ser daqui a 5 anos se você resolver planejar agora e levar este planejamento à sério? (também imagine como sua vida será daqui a 5 anos se você não fizer isto!).

Coloque no papel como você quer que sua vida esteja daqui a 5 anos.

Não pense em termos de metas realistas ou não, apenas registre o que você quer ter conquistado em 5 anos.

AULA 4

"Os planos de longo prazo criam um pano de fundo psicológico e uma estrutura informativa sobre o futuro, na qual você pode basear suas decisões de curto prazo. O projeto de vida é a trilha por onde você irá percorrer ao executar os diversos planejamentos que tem e terá. São as diretrizes básicas que determinam o rumo da sua vida. Indica para onde você deve seguir, quais são suas prioridades, habilidades, o que precisa ser conquistado, aprendido, realizado."

(Trecho do livro Planejamento Estratégico Pessoal)

4

Elaborando um Projeto de Vida

Um projeto de vida organiza seus objetivos de forma que você consiga manter o foco e veja a sua vida através de uma perspectiva de longo prazo.

Alguns de nossos objetivos podem ser incompatíveis uns com os outros; se não os confrontarmos, teremos dificuldade para perceber a armadilha que, cedo ou tarde, causará o fracasso de 1 dos objetivos ou mesmo de todos eles ao tentarmos conquistá-los todos ao mesmo tempo.

Como falo no artigo "A Fórmula do Sucesso", um dos elementos para conquistarmos o que queremos na vida é a manutenção de um foco. Sem foco tentamos conquistar várias coisas ao mesmo tempo, ou mudamos constantemente de direção tentando acertar e acabamos não sendo bem sucedidos em nada.

Ao elaborar um projeto de vida, você tem a possibilidade de analisar os objetivos que quer conquistar, você pode ver como eles irão interagir e influenciar em outros, pode analisar se realmente o tempo que você tem em mente é suficiente (geralmente achamos que podemos concluir projetos em menos tempo do que o que é de fato necessário!) e podemos ter uma idéia clara de como nossa vida pode estar daqui a 1, 2, 5, 10 anos.

O projeto de vida é mais um elemento na sua organização pessoal que evita que você disperse e perca o seu tempo com projetos e atividades improdutivas ou que não trarão os resultados desejados no futuro.

Eu não estou falando de atividades inúteis como assistir TV ou navegar sem rumo pela web. Estas atividades improdutivas a que me refiro são aquelas que nós consideramos importantes, nós esperamos atingir algum resultado com elas, mas elas simplesmente resultam em pura perda de tempo. E estas são certamente as mais perigosas, pois enquanto estamos pensando que estamos produzindo algo para o futuro, estamos simplesmente desperdiçando nossos recursos pessoais (tempo, dinheiro, atenção, etc).

Esta é a síndrome do ratinho de laboratório, a pessoa corre, corre, corre, e nunca sai do lugar, mas devido à sua falta de visão de conjunto, ela pensa que ao correr, chegará a algum lugar.

Ao elaborar seu projeto de vida, você poderá ver o que é perda de tempo e o que não é (se a atividade não colabora com nenhum dos objetivos definidos, ela não vale à pena).

Um projeto de vida é basicamente a organização dos seus objetivos e metas.

OBJETIVOS X METAS

Vamos esclarecer primeiro a diferença entre objetivos e metas. Alguns autores não chegam a fazer diferença alguma e tratam estes conceitos como sinônimos. Eu prefiro separar por uma questão de organização - facilita a visualização do que você quer realizar e dá um maior entendimento do que é necessário para chegar lá.

Objetivos então, dentro da minha perspectiva, são os pontos principais que você quer alcançar, enquanto as metas se referem às etapas necessárias para se chegar ao objetivo.

5

Veja este exemplo:

Objetivo:

Dar uma volta ao mundo num veleiro

Metas:

- Aprender a velejar

- Comprar ou construir um veleiro

- Adquirir as licenças marítimas para navegar

Muitas outras metas poderiam ser citadas dentro deste objetivo. As metas "clareiam" o objetivo. É muito comum as pessoas fracassarem em seus objetivos, pois elas não sabem o que devem fazer para chegar lá. O objetivo fica sempre na esfera dos sonhos, do "um dia eu vou fazer isso", "um dia eu vou fazer aquilo", mas a pessoa simplesmente falha pois não está claro em sua mente o que exatamente é preciso fazer.

Nas próximas aulas você aprenderá que ainda podemos ir mais fundo no detalhamento de um objetivo até incluí-lo em nossa programação diária, o que aumenta drasticamente suas chances de sucesso.

Para montar seu projeto de vida, faça uma lista dos objetivos que deseja conquistar. Separe-os então ano a ano, mantendo em mente que as coisas levam mais tempo para serem feitas do que imaginamos!

Monte uma tabela para que você possa visualizar estes objetivos numa só página.

Você pode fazer uma outra tabela separando objetivos por área da vida (pessoal, profissional, saúde, financeira, etc).

Reflita sobre como estes objetivos se relacionam entre si e busque por incompatibilidades.

Não defina suas metas ainda, este será um assunto para a próxima aula, pois há mais detalhes a serem levados em conta.

AULA 5

Como Planejar Metas e Objetivos

Com seus objetivos em mãos, é preciso "clareá-los" em sua cabeça para que você possa definir as metas necessárias para alcançá-los. Quando você parar para pensar em seu objetivo, você perceberá o quanto ainda precisa aprender sobre ele para que possa definir as metas.

Na teoria tudo é muito simples - objetivos são amplos, metas são específicas e estão relacionadas com cada objetivo. Mas na prática eu percebo que as pessoas têm uma dificuldade enorme para definirem exatamente o que precisa ser feito para que o objetivo seja conquistado - e esta é uma das grandes causas do fracasso - se você não sabe o que deve fazer, você vai acabar não fazendo nada, certo?

6

De metas simples como perder peso até metas complexas como produzir um filme, se você não souber o que fazer exatamente, do que você precisa, quais são os passos, você pode colocar seu objetivo num quadro à sua frente, pensar nele o dia inteiro e mesmo assim não fazer absolutamente nada para alcançá-lo! Simplesmente porque você não sabe O QUE fazer nem COMO.

No processo de planejamento você irá detalhar ainda mais suas metas para chegar num ponto em que você tem todas as ferramentas e respostas em mãos, mas, por enquanto, vamos apenas estabelecer as metas.

Quanto menos você sabe sobre o seu objetivo, mais você deve se esforçar para buscar informações sobre ele. Procure na Internet, leia livros, converse com pessoas que já passaram pelo processo e conquistaram o que você quer. Você verá o quanto ainda precisa saber mais sobre o que você quer alcançar antes de começar a sua jornada!

O grande objetivo da perda de peso, que é disparado o nº 1 de muita gente, é um bom exemplo. As pessoas pensam que sabem o que devem fazer para perder peso, mas ao falharem se dão conta de que precisam de mais informação. Que tipo de informação? Neste caso, informações sobre a dieta nutricional ideal, tipos de exercícios recomendados para o caso específico, maior conhecimento sobre como o corpo humano funciona, como ele guarda e queima gordura, etc. A falta de conhecimento sobre este objetivo faz com que a pessoa defina metas que acabam não funcionando.

Há outros objetivos ainda mais complexos como, por exemplo, tornar-se diretor de cinema. Eu conduzi um curso em Los Angeles há alguns meses e cerca de 70% tinha exatamente este objetivo! Os outros 30% queriam ser atores! Nenhum deles tinha uma idéia clara de qual o caminho para se dirigir um filme - não a questão técnica em si, mas como exatamente subir a escada até "conseguir um emprego" como diretor ou fazer o próprio filme. Eles tinham uma idéia mais baseada no "achismo" que em fatos. Cada um tinha sua própria opinião de qual era "o caminho", mas nenhum deles tinha um plano, um passo-a-passo. Na verdade, eles estavam todos perdidos e confusos!

Seus objetivos podem não ser tão complexos e difíceis como dirigir um filme, mas se você sabe pouco ou nada sobre ele, as probabilidades de sucesso não são muito grandes.

Quando você tiver informações suficientes sobre o seu objetivo, reflita sobre o caminho necessário para chegar até ele e marque as etapas - estas são as metas.

O Que é Importante Saber Sobre Metas?

METAS SÃO AÇÕES MENSURÁVEIS - Ao definir metas, uma das maiores armadilhas que você deve evitar é definir coisas abstratas que não podem ser verificadas ou medidas, como, por exemplo, ter mais orgulho do meu trabalho, melhorar minha atitude para com meus filhos, ser mais aberto a novidades, etc. Não há como mensurar nem avaliar se a meta está sendo ou foi cumprida (e é muito fácil se auto-enganar quando não podemos mensurar de forma exata nosso desempenho!).

METAS SÃO ADMINISTRÁVEIS - Não defina uma meta na qual a realização não depende somente de você, como, por exemplo, ganhar uma competição. Apesar de ser uma meta comum, você não tem controle algum sobre o desempenho dos outros competidores e por melhor que você seja, eles podem ser ainda melhores que você. Este tipo de meta acaba com a auto-estima e deforma o conceito pessoal de que é possível ou não conquistar algo que se quer.

Se você tiver dificuldades ao definir metas que podem ser mensuradas pense em termos de como você avaliaria se a meta está sendo ou foi cumprida ou não - que ações você terá que completar para que você possa dizer que a meta foi cumprida?

7

Monte um esquema em que você possa visualizar todos os seus objetivos e suas respectivas metas. Reflita sobre como isso impactará em sua vida, na sua rotina, na sua vida familiar, profissional, saúde, etc. Busque qualquer incompatibilidade que possa existir entre estas metas e caso encontre alguma, busque uma meta alternativa. Você deve manter todos os seus objetivos e metas em harmonia uns com os outros para que você possa gradativamente alcançá-los.

AULA 6

Com seus objetivos e metas em mãos, chegou a hora de planejá-los estrategicamente para que o caminho até seus objetivos se torne claro e você saiba exatamente o que é necessário fazer, como fazer e o que você precisa em termos de recursos para chegar lá.

Se você der uma olhada na história mundial, verá que os grandes avanços e vitórias se originaram na cabeça de uma pessoa ou um grupo com visão estratégica. Alexandre, O Grande, Napoleão, Jack Welch (ex-presidente da GE), Ricardo Semler (presidente da Semco), Winston Churchill, Amyr Klink, são apenas alguns exemplos de indivíduos que fizeram a diferença na história, em seu grupo, ou em sua vida pessoal porque tinham uma visão estratégica.

Você sabe qual a principal característica de um líder?Pense um pouco, a resposta está na próxima página!

Por que a estratégia é tão importante? Simplesmente porque há infinitas formas de se chegar a um mesmo lugar e você precisa definir qual delas será a sua! Mesmo com objetivos e metas bem definidos, você ainda pode desperdiçar esforços e se sentir perdido ao tentar de forma aleatória conquistar as metas que levam ao seu objetivo.

A falta de uma visão estratégica é um problema que freqüentemente faz com que pessoas que são organizadas e que sabem onde querem chegar falham, pois saber onde se quer chegar não basta se você não sabe o que fazer nem como chegar lá, certo?

Esta etapa, dependendo da complexidade de suas metas, pode também exigir um pouquinho de pesquisa. Como as pessoas que já conquistaram o que você quer chegaram lá? O que elas fizeram? Como elas fizeram? Não que você vá fazer exatamente do mesmo jeito, mas entendendo como foi o processo do outro, você terá um maior embasamento para fazer o seu próprio planejamento, já sabendo quais são as dificuldades e obstáculos comuns, e tendo mais idéias do que você pode fazer.

Amyr Klink, por exemplo, quando planejou a travessia do Atlântico a remo, estudou detalhadamente os relatos de travessias similares ou de pessoas que tentaram a mesma travessia. Através do que ele obteve de informação sobre os obstáculos, ele pode se preparar melhor para enfrentá-los e de fato, ele conseguiu.

O planejamento estratégico é divido em 3 níveis:

- Nível Estratégico: Este nível define o que precisa ser feito em termos de ações para que a meta seja concretizada.

- Nível Tático: Este nível desenha "o caminho das pedras", ou seja, diz como você irá colocar em prática o nível estratégico.

8

- Nível Operacional: Aqui você irá fazer um levantamento de recursos necessários para a concretização da meta. Estes recursos podem ser dinheiro, tempo, ajuda de pessoas específicas, habilidades, etc. Pode ser preciso fazer um novo planejamento específico para o levantamento de algum recurso se este não estiver disponível ou for muito difícil de ser levantado.

Com este nível de detalhamento de sua meta, você não se sentirá perdido, sem saber o que fazer exatamente para conquistar o que deseja. Tudo estará bem explicado à sua frente, o "o que" e o "como" que são um grande dilema para as pessoas, para você será uma simples questão de consultar novamente seu planejamento para se recordar do que você definiu.

Você pensou na pergunta da página anterior? Qual a principal característica de um líder?

Pode ser que você já saiba disso, mas para mim foi uma grande descoberta ao ouvir de Jack Welch, em pessoa, num seminário, que a principal característica de um líder não é a capacidade de comunicação, nem a capacidade de conduzir todos numa mesma direção, mas sim a capacidade de "ver" o campo de batalha, ou seja, a visão de conjunto que leva à visão estratégica. E isso não vale somente para uma guerra real ou empresarial, isso vale também para a sua vida pessoal e é por esse motivo que incluí esse assunto aqui.

Ao ver a sua vida de uma perspectiva mais ampla, enxergando todos os papéis que desempenha, todas as áreas de sua vida como interdependentes, seu planejamento será muito mais "certeiro". Estamos em constante guerra contra o tempo, contra as nossas falhas e dificuldades pessoais e é a capacidade de ver além do problema imediato que fará com que você seja bem sucedido, conquistando seus objetivos.

Sua tarefa para esta aula é planejar estrategicamente suas metas de um ponto de vista amplo - tente ver a sua vida como um todo e não "despedaçada" (área profissional, pessoal, financeira, etc).

Outra tarefa será refletir sobre as suas prioridades. Como na próxima aula estaremos falando sobre administração do tempo, pense sobre o que é de fato importante para você.

Os 4 Níveis de Prioridades

  URGENTE NÃO-URGENTE

IMPORTANTE

1º QUADRANTE

Problemas imediatos e de resolução imprescindível; crises; acidentes; compromissos com data marcada.

2º QUADRANTE

Prevenção, planejamento; manutenção; identificação de novas oportunidades; relacionamentos, saúde, família, objetivos de vida, sonhos, etc.

NÃO IMPORTANTE

3º QUADRANTE

Interrupções, telefonemas; correspondência; urgências de terceiros; compromissos com data marcada, mas sem importância.

4º QUADRANTE

Detalhes; atividades agradáveis; passatempos; conversas inúteis, atividades que não trarão resultados futuros.

Com base nesse quadro faça uma reflexão sobre como você utiliza seu tempo no dia-a-dia. Em qual quadrante você está com maior freqüência?

9

AULA 7

Um dos participantes do curso nos enviou a seguinte estória sobre a dificuldade em priorizar e administrar o tempo:

Um homem, ao acordar pela manhã, lembra que tinha que comprar um jornal para pesquisar os preços de uma casa, que ele pensava adquirir com uma poupança que estava guardando há um certo tempo. Porém, ao sair da cama, ele foi escovar os dentes e viu que não tinha água e, por conseguinte, viu que haviam cortado o seu abastecimento de água, o que o fez passar a procurar a conta de água que havia sido paga. Mas, no meio do caminho, viu que a lixeira estava cheia e a companhia de recolhimento de lixo passaria dali a algumas horas, daquele mesmo dia e por isso foi recolher os lixos de casa. Enquanto estava recolhendo o lixo, recebeu um telefonema informando que deveria se apresentar no seu trabalho para uma reunião extraordinária, dali a umas horas. Então, como não tinha muito tempo, resolveu arrumar-se para ir à reunião, porém lembrou que precisava passar uma camisa para a reunião, mas a camisa estava manchada e precisava ser lavada.

Resumindo: O homem não conseguiu fazer nada do que havia proposto fazer.

O homem em questão vive na síndrome da urgência, exatamente como a grande maioria das pessoas que lutam contra o tempo diariamente tentando administrar suas vidas.

Para muitas pessoas parece que não há solução, que a vida "é assim mesmo". Mas será que não tem mesmo solução?

É fundamental compreender que nem tudo o que é urgente é importante e enquanto você estiver dando prioridade para a urgência, você jamais arranjará tempo para fazer o que é realmente importante.

É a negligência para com o que é importante em nossas vidas que causa frustração e estresse. A síndrome da urgência preenche o vazio criado por necessidades não atendidas. Ao invés de atender a essas necessidades, as pessoas agem como ratinhos de laboratório, resolvem inúmeros problemas durante o dia e têm a sensação de que estão sendo produtivas, mas suas atividades não as levam a lugar algum.

Para piorar esta situação, a grande maioria das técnicas de administração do tempo disponível apenas alimentam essa dependência na urgência, ao manter o foco na definição de prioridades diárias, todas elas urgentes.

Você analisou suas atividades diárias com base na tabela da aula 6? Em qual quadrante você está concentrando seus esforços?

O que você faz com freqüência que não é importante para você ou é simplesmente perda de tempo? Por que você continua fazendo?

Como você prioriza e escolhe o que deve ser feito no momento e o que deve ser deixado para depois?

As respostas a estas perguntas o mostrarão o quão bem você administra o seu tempo. O hábito de só atender ao que está pegando fogo no momento só alimenta ainda mais a síndrome da urgência, pois coisas que estão sendo negligenciadas hoje para que você possa apagar um incêndio aqui e ali, vai

10

começar a pegar fogo em breve e esse ciclo não pára, pois enquanto você está ocupado resolvendo problemas urgentes, o que ainda não era urgente está esperando por você e como não é atendido se tornará urgente também em algum ponto no futuro.

Isso parece um dominó, não? Um problema causa o outro e você não pode abandonar nenhum deles. Qual a solução então?

Meu mentor, Stephen Covey, tem a resposta:

"É importante perceber que o problema não está na urgência propriamente dita. O problema é que, para que a urgência seja o fator dominante de nossas vidas, ela tem que ocupar o lugar da importância. Passamos então a tratar como "prioridades" apenas as coisas urgentes. Ocupamo-nos de tal forma em fazê-las que sequer temos tempo de nos perguntar se o que estamos fazendo realmente precisa ser feito. "

Charles Hummel, no livro "A Tirania da Urgência", também dá a sua opinião sobre o problema:

"A tarefa importante dificilmente precisa ser feita hoje ou mesmo essa semana... A tarefa urgente implica uma ação instantânea... O apelo imediato dessas tarefas parece irresistível e fundamental, e ele consome nossa energia. Mas à luz da perspectiva do tempo, sua enganosa notoriedade desaparece gradualmente; com um sentido de perda, lembramos a tarefa vital que adiamos. Percebemos que nos tornamos escravos da tirania da urgência".

Qual a forma errada de administrar o tempo então? Você já refletiu sobre isto? Reflita sobre esta questão por uns minutos.

O grande erro na administração do tempo é a priorização equivocada. Fazer listinhas de afazeres diários é a pior forma de administrar o seu tempo. Neste esquema, o que você colocará na listinha? O que está explodindo no momento! Você dará prioridade somente às urgências, pois sua visão se limitará ao dia, no máximo à semana.

Quando a prioridade é o que é urgente e não o que é de fato importante, você tem um grande problema. Você perde a capacidade de identificar o que é de fato importante e passa a encarar tudo o que é urgente como prioridade.

Mas como algo que é importante pode não ser urgente e como algo que é urgente pode não ser importante?

O que é importante é basicamente aquilo que dá sentido e riqueza à sua vida. Muitas dessas coisas não são e jamais se tornarão urgências. Algumas se tornarão urgentes se negligenciadas por um longo tempo como a saúde. Outras, como nossos sonhos e objetivos pessoais, se ignoradas jamais se tornaram realidade.

Enquanto negligenciamos o que é de fato importante em nossas vidas, damos atenção a uma série de ocorrências e problemas que não são nossos, não são importantes ou não criam nada para o futuro. O grande erro é achar que todas estas coisas merecem a nossa atenção. Nosso tempo e recursos pessoais são direcionados então para todas essas inutilidades e atividades irrelevantes, enquanto o que é de fato importante fica esperando um "tempinho" que nunca conseguimos arranjar.

11

No Manual de Administração do Tempo vamos a fundo na administração de cada um dos quadrantes de prioridades para que você aprenda a priorizar no seu dia-a-dia o que é realmente importante sem tornar-se negligente com seus compromissos e urgências normais do dia-a-dia.

Todo o planejamento que você fez até aqui pertence ao 2º quadrante. São seus sonhos e objetivos, coisas importantes para você, mas que não te pressionam, não exigem uma solução imediata. Portanto, é muito fácil ignorá-los ou enganar-se pensando que "quando as coisas se acalmarem" você dedicará tempo a eles.

O último desafio do planejamento estratégico e a ferramenta que, de fato, garantirá que você cumprirá aquilo que planejou mesmo é a integração destes planos com sua programação diária.

Grande parte das coisas que deixamos de fazer se deve ao fato de que apesar de sabermos o que deveríamos fazer, não encontramos tempo. Isto porque estávamos ocupados demais solucionando as urgências do dia-a-dia.

Sua meta para a próxima aula é refletir e separar o que é de fato importante em sua vida, o que é urgente e importante e também o que é urgente, mas não importante. Pense no seu dia-a-dia, sua rotina de trabalho, sua rotina doméstica. Preencha a tabela de quadrantes da aula 6 com suas próprias atividades. É possível que você já tenha feito isto na aula anterior, mas re-avalie o que você colocou na tabela, pois agora você possui mais informações em mãos.

Reflita também sobre como você administra o seu tempo. Quais as técnicas que você utiliza? Se você acredita que sua síndrome da urgência "não tem cura", reflita sobre o porquê de você pensar assim.

Este artigo pode ajudá-lo a refletir sobre o assunto.

PEDRAS GRANDES

Um instrutor de um seminário sobre administração do tempo, a certa altura, disse: “Agora vamos fazer um teste.” Ele abaixou-se e pegou uma jarra embaixo da mesa. Ele a colocou em cima da mesa, próximo a uma vasilha na qual havia algumas pedras do tamanho do punho. “Vocês acham que podemos colocar quantas pedras dentro da jarra?” perguntou.

Ele ouviu alguns palpites e em seguida disse que só na prática podíamos saber a resposta. Ele colocou uma pedra na jarra... em seguida outra... e mais outra, até que ficasse cheia até a boca. Então ele perguntou: “Será que ainda cabe mais alguma coisa dentro da jarra?” As pessoas olharam para a jarra e disseram que não. Depois de dizer que estavam enganados, ele apanhou um balde de cascalho em baixo da mesa. Em seguida, colocou-o dentro da jarra e deu uma chacoalhada de modo que o cascalho se acomodasse nos pequenos espaços deixados pelas pedras grandes. Em seguida, perguntou mais uma vez: “Cabe mais alguma coisa na jarra?”

Dessa vez, o público resolveu embarcar na brincadeira e disse que sim. “Bom!” Respondeu ele. E tirou de baixo da mesa um balde de areia. Começou a colocar areia dentro da jarra, que se acomodou em todos os pequenos espaços deixados pelas pedras e pelo cascalho. Mais uma vez, ele olhou para a platéia e perguntou: “Cabe mais alguma coisa dentro da jarra?” – “Sim!” – responderam.

12

“Bom!” disse ele, pegando um copo d’água e derramando dentro da jarra. Por fim, perguntou: “Que conclusão podemos tirar dessa experiência?”

Alguém disse: “Bem, os espaços existem, basta um pouco de esforço e jeito para colocar mais coisas em sua vida.”

“Não!” – respondeu ele, não é essa a conclusão. “O que a experiência nos prova é que, se eu não tivesse colocado essas pedras grandes primeiro, jamais teria conseguido colocar todas essas coisas aí dentro”.

As prioridades em nossa vida são as pedras grandes, são as coisas que de fato importam, não as urgências passageiras, prioridades de terceiros, interrupções. Se priorizarmos as coisas importantes, as urgências se ajustarão naturalmente e não ocuparão o espaço das pedras grandes.

Quais são as pedras grandes em sua vida? Identifique-as, coloque-as em primeiro lugar e todo o resto se ajustará.

AULA 8

Você chegou à última etapa do seu planejamento pessoal. Esta etapa descortina o último e mais poderoso obstáculo que pode fazer com que você não coloque seus planos em prática: O TEMPO.

Você pode ter o planejamento perfeito, ter pensado em tudo o que pode acontecer e se preparado para enfrentar qualquer obstáculo, mas se você não estiver preparado para lidar com a sua própria desorganização, que faz com que você não administre de forma coerente seu tempo, você não conseguirá tirar seus planos do papel.

Essa coerência é decorrente da correta priorização. Em qual quadrante (da matriz da aula 6) você concentra seus esforços? O ideal é que você mantenha-se entre o 1º e o 2º. Não é possível viver somente no 2º, o que seria o ideal, pois as urgências fazem parte da própria vida. Essas urgências, no entanto, devem ser importantes PARA VOCÊ, do contrário, elas serão apenas perda de tempo, simples distrações.

Grandes ladrões de tempo do 3º quadrante

O 3º quadrante é uma verdadeira armadilha, pois a pessoa "pensa" que aquela urgência é importante, ou que não pode se livrar dela.

- E-mail: Em poucos anos, o e-mail se tornou o campeão da perda de tempo. Conheço pessoas que chegam a passar uma manhã inteira só para responder e enviar e-mails "importantes". Se você chegou a esse ponto, contrate uma pessoa para cuidar do seu e-mail ou delegue essa atividade. Se você me permite lhe dar uma recomendação pessoal, jamais perca tempo com e-mails pessoais (piadinhas, correntes, conversas inúteis, etc) e se você puder contrate mesmo uma pessoa para cuidar dos seus e-mails profissionais, você ficará maravilhado ao ver quantas horas a mais você liberou ao livrar-se dessa obrigação.

Se você já tentou entrar em contato comigo, você sabe que quem cuida dos meus e-mails é a Luiza. Mesmo meus e-mails pessoais são filtrados por ela. Se essa fosse mais uma atividade nas minhas costas, certamente vocês não seriam atendidos com tanta rapidez e dedicação. Com isso eu garanto que vocês saem satisfeitos e eu tenho tempo para me dedicar ao que é realmente importante pra mim. Como você lida com seus e-mails? Isso é um foco de desperdício de tempo para você?

13

Tempo não é só dinheiro, tempo é VIDA!

Ao desperdiçar tempo, você está aos poucos desperdiçando a sua própria vida.

- Instant Messengers: Outro grande ladrão de tempo para quem trabalha na frente do computador o dia inteiro são os softwares de chat (MSN, Skype, Yahoo Messenger, etc). O que a princípio serve para facilitar a comunicação e tornar mais rápida a resolução de problemas pode, na verdade, roubar uma grande parte do seu dia.

- Telefone: Mais uma vez, algo que serve para facilitar a sua vida pode ir aos poucos abocanhando pequenos pedaços do seu dia que poderiam ser melhor aproveitados. Quanto mais você puder delegar contatos profissionais via telefone, melhor. Conversas pessoais que duram horas? Sem comentários...

- Favorzinhos: Se você não é o "chefe" e trabalha em escritório, você sabe muito bem o quanto essa situação é inconveniente e delicada. Você tem milhares de coisas pra fazer, mas pedidos de favores não param de chegar e você simplesmente não sabe dizer não. Se o favor não cabe na sua programação diária, deixe isso bem claro. Cuide em primeiro lugar das suas prioridades e deixe que os outros cuidem das deles. É o seu tempo, é a sua vida, saiba dizer não.

Na vida pessoal a situação pode ser um pouco mais complicada, mas não temos espaço aqui para entrar nesse assunto. Apenas mantenha em mente que seus objetivos só serão conquistados se você mantiver sua atenção nos dois primeiros quadrantes.

SEUS OBJETIVOS NO DIA-A-DIA

Você não conseguirá atingir seus objetivos se não incluí-los em sua programação diária. Sim, eles devem estar na sua agenda como um compromisso - com você mesmo.

Observe seu planejamento estratégico e veja de que forma você pode incluir pequenas atividades no seu dia-a-dia. Se é algo que exige atenção diária como perder peso por exemplo, é mais fácil. Mas quando seu objetivo é algo com "aura" de sonho como dar uma volta ao mundo num veleiro, você precisa se concentrar muito no planejamento de cada etapa para que cada ação necessária vire uma atividade "agendável". Fazendo isto será muito difícil você não conseguir atingir seus objetivos, pois estará claro para você o que você deve fazer e cada passo estará na sua agenda, pronto para ser executado.

“São muitas as pessoas que, por alguma razão, planejam, planejam por anos e nunca partem. Com as mais curiosas explicações: ou procurando aperfeiçoar cada vez mais um projeto, um plano, uma viagem, ou aguardando o momento apropriado. Certamente, as âncoras imaginárias acabam prendendo muita gente, e isso faz com que seus projetos nunca sejam realizados.” (Amyr Klink)

Sejam quais forem os seus sonhos, não permita que as âncoras imaginárias, que existem somente em sua cabeça, o prendam e o impeçam de realizar o que você quer.

Todas as técnicas de planejamento e administração do tempo são inúteis se você não tomar a iniciativa de sair do lugar.

Eu espero de coração que este curso tenha sido muito útil para você!

14