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Auditoría Interna

11 de julio 2017

AI-of-118-2017

Licenciada

Gabriela Chavarría Richmond

Coordinadora Unidad Proveeduría Institucional

Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza

En Nutrición y Salud

Asunto: Informe de Auditoría de Carácter Especial por Registros de Activos conformados

por varios componentes

Estimado licenciada:

Para su conocimiento y lo de su competencia, me permito remitirle el “Informe de Auditoría de Carácter

Especial por Registros de Activos conformados por varios componentes” No. 02-2017

Como parte de la implementación de las recomendaciones giradas a la Unidad de Proveeduría Institucional,

las cuales fueron aceptadas en la discusión del informe en borrador, en nota UPI-of-287-2017 del 23 de

junio,2017, envía información por cada una de las recomendaciones emitidas a esa Unidad Administrativa,

solicitando criterio en la asignación del costo del Determinador Macro de Nitrógeno y el Analizador

Termogravimétrico, considerando la composición de los precios contenidos en las facturas suministrados

recientemente por el proveedor y la definición del momento en que se debe registrar el bien en el sistema

Sibinet, en atención al criterio emitido por la funcionaria del Ministerio de Hacienda, Patricia Rojas Mathieu,

respuesta que se está enviando en nota AI-of-116-2017 del 11 de julio, 2017.

Considerando lo indicado, agradecemos informar a esta Auditoría Interna las medidas adoptadas para la

implementación de las recomendaciones número 4.1.3. y 4.1.4 (citadas anteriormente), que al igual que las

otras que se están implementando, se rigen por lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control

Interno.

El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de diez días hábiles

(contados a partir de la fecha de recibido el informe) debe ordenar la implementación de las

recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe de

auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que

objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.

La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de

recibo de la documentación remitida por la Unidad de Proveeduría Interna) y además ordenar la implantación

de las recomendaciones de la Auditoría Interna, las soluciones propuestas por la Unidad de Proveeduría

Institucional o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer

tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad de Proveeduría Institucional.

Atentamente,

Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez

Auditora Interna

ATGS/gvs/Correspondencia AI 2017

Adjunto: Informe de Auditoría de Carácter Especial por Registros de Activos conformados

por varios componentes

C: Máster Germán Picado García-Director Administrativo

Señor Leonardo Gómez Araya, Encargado de Administración de Bienes del Inciensa

Archivo de Gestión, Auditoría Interna

AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-02-2017

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AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN

Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL POR REGISTROS DE ACTIVOS

CONFORMADOS POR VARIOS COMPONENTES

Julio 2017


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Tabla de contenido

Resumen Ejecutivo .................................................................................................... 4

1.1. Origen de la Auditoría ............................................................................................ 5

1.2. Objetivo de la Auditoría .......................................................................................... 5

1.3. Naturaleza y Alcance de la Auditoría ...................................................................... 5

1.4. Metodología Aplicada ............................................................................................ 6

1.5. Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría .................................... 8

2. Resultados ......................................................................................................... 9

2.1. La factura del proveedor indica un solo valor para activos con varios

componentes ......................................................................................................... 9

2.2. Comparación de los valores asignados a los activos en los diferentes sistemas

de registro .............................................................................................................. 9

3. Conclusiones ................................................................................................... 12

4. Recomendaciones ........................................................................................... 12

4.1. Unidad de Proveeduría Institucional (Sibinet y Módulo de Compras) .................. 12

4.2. Unidad Financiera Contable ................................................................................. 13


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Resumen Ejecutivo

¿Qué examinamos?

La Auditoría de carácter especial que origina el presente informe, se realizó para evaluar

los activos conformados por varios componentes, en los que el proveedor entrega una

factura con un único valor, sin detallar el valor de cada componente y en la ficha técnica

elaborada por del Encargado de Bienes Institucional, no se evidencia el respaldo del valor

asignado.

¿Porqué es importante?

La auditoría realizada permite identificar puntos de mejora con el fin de mejorar la calidad

y la comparación entre los diferentes paquetes de cómputo de la información financiera,

específicamente en los que se refiere a bienes institucionales.

¿Qué encontramos?

Encontramos que no existe la documentación soporte suministrada por el proveedor que

establezca el valor de cada componente de los activos, disponiendo solamente del valor

total de cada grupo que se refleja en la factura, por tal razón los registros en el Módulo

de Activos Fijos se realizan asignando a un solo elemento el total facturado e indicando

en el detalle del registro que incluye otros activos. En el Sibinet se asigna el costo a cada

uno de los componentes, sobre los que no se obtuvo evidencia documental que respalde

la asignación del costo.

Respecto al uso del tipo de cambio para las facturas en dólares, para ingresar los datos

en los diferentes sistemas de registro se utilizó el tipo de cambio de venta, estableciendo

la normativa que lo correcto es el tipo de cambio de compra y los registros en el Sibinet

se realizan con el tipo de cambio que no corresponde al día del ingreso de los bienes a la

institución, situación que también es contraria a la normativa.

También los equipos de laboratorio incluidos en dos de los grupos analizados requirieron

de un acondicionamiento del espacio físico para utilizarlos y según la NICSP 17 se deben

incluir eso pagos dentro del valor del activo, práctica que debe considerarse para futuros

registros.

¿Qué sigue?

Con fundamento en los hallazgos identificados, se giraron recomendaciones a la

Proveeduría Institucional para incluir en los carteles de los procesos de contratación que

las facturas presenten el desglose del costo de cada uno de los componentes del equipo,

que en la valoración de los bienes facturados en colones, para los registros en el Sibinet

y el Módulo de Compra del Bos Ht, se utilice el tipo de cambio de compra del día en que

los bienes ingresan a la Institución. Además se recomendó solicitar a los proveedores el

valor real de los activos analizados en este informe con el fin de que se realicen las

correcciones que se requieran en los registros del Sibinet.

A la Unidad Financiera Contable se le recomendó que en los próximos registros que

realicen en Módulo de Activos Fijos del Bos Ht se registre de manera individual el bien y

cada uno de sus componentes, con los número de placas que los identifica y además

que al valorar en colones los activos facturados en dólares se utilice el tipo de cambio de

compra.


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1. Introducción

1.1. Origen de la Auditoría

En la discusión del Informe de carácter especial de la cuenta contable “Otros Servicios a

Devengar c/p” y al “Auxiliar de Activos Fijos”, las licenciada Grettel Pereira Rivera,

Coordinadora de la Unidad Financiero Contable y la licenciada Ileana Vargas Barrantes,

Encargada del Proceso Contable, mencionaron que en los últimos años se han comprado

activos conformados por varios componentes, presentando el proveedor facturas que no

detallan el valor de cada componente, solamente expresan el monto total de la compra,

además manifestaron que para esos casos reciben la ficha técnica de cada componente,

por parte del Encargado de Bienes Institucional, sin un respaldo del valor asignado.

1.2. Objetivo de la Auditoría

Identificar las diferentes variables y responsabilidades de las unidades administrativas

involucradas en la asignación de los costos a los activos que tienen varios componentes,

con el fin de recomendar mejoras en el proceso.

1.3. Naturaleza y Alcance de la Auditoría

La Auditoría comprendió el análisis de tres registros de activos, conformados por varios

componentes, los cuales se detallan a continuación:

Activos incluidos en el análisis

Detalle del equipo Número de

placa

Orden de

compra Factura

Fecha de

factura

Deteminardor Macro de Nitrógeno 0752002011

24361

1302

De Inbox

Technologies

and

Services,

S.A. por un

total de

$119,892.82

29/01/16

CPU del Determinador Macro de

Nitrógeno 0752002012

UPS del Determinador Macro de


Monitor del Determinador Macro de


Impresora del Determinador Macro de


Analizador Termogravimétrico 0752002016

CPU del Analizador Termogravimétrico 0752002017

UPS del Analizador Termogravimétrico 0752002018

Monitor del Analizador

Termogravimétrico 0752002019

Impresora del Analizador

Termogravimétrico 0752002020

Veinte Microcomputadoras Dell, cada

una conformada por CPU, UPS y

monitor

De

0752001576

hasta

0752001635

24108

77524 de

Central de

Servicios PC

S.A. por un

total de

$ 20,480.00

19/06/15

Fuente: Oficio UFC-of-034-2017 de la Unidad Financiera Contable y los documentos adjuntos a ese oficio


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1.4. Metodología Aplicada

El estudio se realizó atendiendo en lo aplicable, la Ley N°8292 General de Control Interno,

las Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público y la normativa que aplica

en los registros en el Sistema de Administración de Bienes (Sibinet) y en los registros

contables, que a continuación se expone:

1.4.1. En el Decreto N° 30720-H Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la

Administración Central se menciona el registro de bienes de la siguiente forma:

“Artículo 2º-Registro de bienes. Es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada Ministerio u Órgano Adscrito, mantener un registro actualizado del patrimonio de la Institución, debiendo valorar cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas que al respecto dicte la Contabilidad Nacional. Los materiales y suministros serán controlados de acuerdo con las normas de control interno aplicables y las que al respecto dicte la Institución.”

1.4.2. La Directriz CN-001-2009 “Valoración, Revaluación, Depreciación de Propiedad

Planta y Equipo”, emitida por la Contabilidad Nacional, indica lo siguiente sobre la

valoración de activos:

“Serán registrados al valor razonable o valor de mercado, incluyendo todos los costos de la transacción. En caso de no existir información del costo de algunos activos, deberá utilizarse el costo a su valor razonable o valor de mercado, más probable de obtener en el estado y circunstancias existentes a la fecha del balance general o a la toma de la información, no con base a las condiciones pasadas o esperadas en el futuro:”

1.4.3. La circular CN-014-2009 “Criterios para el registro de las licencias de software”,

de la Contabilidad Nacional establece que:

“…respecto a las licencias de software señala que estas, se clasifican en la subpartida presupuestaria 5.01.05 Equipos y programas de cómputo, solo cuando se compran junto con el equipo nuevo y la misma no genera ningún pago periódico por derecho de uso. Por otra parte, cuando se adquieren licencias que obligan el pago periódico de las mismas o su renovación, estas deben clasificarse en la subpartida presupuestaria 5.99.03 Bienes Intangibles, en la que se registran las adquisiciones de licencias de diversa índole.” “Los gastos por concepto de equipo para el procesamiento electrónico de datos, tanto de la parte física como el conjunto de programas, es decir, aquellos casos en que la licencia de software se compra junto con el equipo nuevo y la misma no genera ningún pago periódico por derecho de uso, se clasifica en la subpartida presupuestaria 5.01.05 “Equipo y programas de cómputo”, por lo que el registro contable patrimonial será la afectación del activo dentro de la cuenta “Equipo y programas de cómputo”.”


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1.4.4. La directriz N°006-2013 “Registro de Transacciones en Moneda Extranjera”, de la

Contabilidad Nacional, se refiere de la siguiente forma al tipo de cambio que se

debe utilizar para valorar los activos:

“Articulo 4°- El tipo de cambio a utilizar para la conversión de las monedas a la moneda funcional será el siguiente: para las cuentas de activo, el tipo de cambio de compra y para las cuentas de pasivo, el tipo de cambio de venta, que emite el Banco Central de Costa Rica para las operaciones en el Sector Público no bancario. El ajuste por diferencial cambiario se deberá realizar el último día de cada mes.”

1.4.5. La Norma Internacional de Contabilidad para el Sector Público NICSP 17, dispone

lo siguiente con relación a la medición en el reconocimiento de un activo:

“Un elemento de propiedad, planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser reconocido como un activo se medirá por su costo.”

“Cuando se adquiere un activo a través de una transacción sin contraprestación, su costo se medirá a su valor razonable en la fecha de adquisición”

“Componentes del costo / Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del precio. / Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. / La estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la obligación en que incurre una entidad cuando adquiere el elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos al de producción de inventarios durante tal periodo.”

“Ejemplos de costos directamente atribuibles: / los costos de beneficios a los empleados (según se definen en la NICSP 25, Beneficios a los empleados); que procedan directamente de la construcción o adquisición de un elemento de propiedad, planta y equipo; / los costos de preparación del emplazamiento físico; / los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior; / los costos de instalación y montaje; / los costos de comprobación de que el activo funciona adecuadamente, después de deducir los importes netos de la venta de cualesquiera elementos producidos durante el proceso de instalación y puesta a punto del activo (tales como muestras producidas mientras se probaba el equipo); y los honorarios profesionales.”

La norma también establece con relación al valor a asignar lo siguiente:

“El reconocimiento de los costos en el importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo terminará cuando el elemento se encuentre en


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el lugar y condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la gerencia.”

1.4.6. Artículo 26 de Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa N°3341, que

establece los siguiente:

“…Artículo 26 – Desglose de precio. El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Esta disposición será obligatoria para los contratos de servicios y de obra pública; además, para cualquier otro objeto contractual que lo amerite cuando así lo exija el cartel. La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario…”

1.5. Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría

La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la

auditoría a que alude el presente informe, se realizó el 15 de junio, 2017, en la oficina de

la Auditoría Interna en presencia de la licenciada Gabriela Chavarría Richmond,

Proveedora Institucional y el señor Leonardo Gómez Araya, a quienes se convocó

mediante el oficio AI-of-99-2017 y AI-of-100-2017 del 13 de junio, 2017, manifestando

estar de acuerdo con el informe y las recomendaciones relacionadas con la Proveeduría

Institucional, quedando evidencia de su opinión en el acta por la discusión del informe.

También el 03 de julio, 2017 en la oficina de la Auditoría Interna se realizó una reunión de

comunicación en los mismos términos con la licenciada Grettel Pereira Rivera

Coordinadora de la Unidad Financiera Contable y la licenciada Ileana Vargas Barrantes,

Encargada del Proceso Contable a quienes se convocó mediante el oficio AI-of-112-2017

y AI-of-113-2017 del 28 de junio, 2017. Además participó la señora Alejandra Umaña

Argüello, funcionaria de Unidad Financiera Contable, quienes manifestaron estar de

acuerdo con las recomendaciones planteadas a la Unidad Financiera Contable, haciendo

solamente la observación con relación a la recomendación 4.2.1. porque se dificulta su

aplicación en forma retroactiva e indicando que la aplicarían para próximos registros con

características similares a los analizados en este informe, observación que fue aceptada

por la Auditoría Interna y se cambió la redacción original para que se aplique en futuros

registros. En el acta firmada al final de la reunión se evidencia la opinión de las

funcionarias y los cambios realizados en la redacción de la recomendación.

En el borrador del informe se había incluido otra recomendación dirigida tanto a la

Proveeduría Institucional como a la Unidad Financiera Contable con relación a que

debían coordinar la capitalización de todos los pagos relacionados con la adquisición de

los activos, hasta que se encuentren listos para funcionar, pero en la discusión de

borrador la Auditora Interna determinó que le corresponde a la Dirección Administrativa el

coordinar con las diferentes unidades la capitalización de esos gastos, aspecto que

quedó evidenciado en las actas de discusión del borrador del informe con los

funcionarios de la Unidad de Proveeduría Institucional y la Unidad Financiera Contable.


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2. Resultados

Análisis de los tres registros de los activos, realizados por funcionarios del Inciensa, en el

sistema Sibinet del Ministerio de Hacienda, y en los módulo de Compras, Contabilidad y

Activos Fijos del sistema Bos Ht

2.1. La factura del proveedor indica un solo valor para activos con varios componentes

Los tres grupos de activos en estudio: el Determinador Macro de Nitrógeno, el Analizador

Termogravimétrico y las 20 computadoras, reflejan un único valor en las facturas del

proveedor, a pesar de que se constituyen de varios componentes a saber: un grupo está

conformado por el Determinador Macro de Nitrógeno, un CPU, una UPS, un monitor y

una impresora, otro grupo por el Analizador Termogravimétrico, un CPU, una UPS, un

monitor y una impresora y el otro grupo por veinte computadoras, conformadas cada una

por CPU, monitor y UPS.

A pesar de esta información, en el Sistema de Sibinet se asigna el costo a cada uno de

los componentes citados, sobre los que no se obtuvo evidencia documental que

respalde la asignación del costo.

2.2. Comparación de los valores asignados a los activos en los diferentes sistemas de

registro

A continuación se presenta un cuadro comparativo con los valores asignados a los

activos analizados en los diferentes sistemas de registro: módulo de compras de Bodega

General, módulo de contabilidad y activos fijos del sistema Bos Ht y Sibinet del Ministerio

de Hacienda.


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Valores asignados a los activos analizados en el Sibinet y Módulos de Compras, Contabilidad y Activos Fijos

Descripción de activo Número de placa Sibinet Módulo Activos Fijos Módulo Contabilidad Módulo Compras

Fecha 1 Valor Fecha 1 Valor Fecha 1 Valor Fecha 1 Valor

Registros Determinador Macro de Nitrógeno. Ver nota 1

Deteminardor Macro de

Nitrógeno 0752002011 11/5/16 ¢39,028,971.15

29/2/16 ¢39,699,528.50 26/2/16 ¢39,699,570.76 29/2/16 ¢39,699,570.76

CPU del Determinador Macro

de Nitrógeno 0752002012 11/5/16 ¢536,775.00

UPS del Determinador Macro

de Nitrógeno 0752002013 11/5/16 ¢33,548.00

Monitor del Determinador

Macro de Nitrógeno 0752002014 11/5/16 ¢87,226.00

Impresora del Determinador

Macro de Nitrógeno 0752002015 11/5/16 ¢65,451.00

Total registros Determinador Macro de Nitrógeno ¢39,751,971.15 ¢39,699,528.50 ¢39,699,570.76 39,699,570.76

Registros Analizador Termogravimétrico. Ver nota 1

Analizador Termogravimétrico 0752002016 11/5/16 ¢24,101,898.70

29/2/16 ¢24,830,976.05 26/2/16 ¢24,791,976.05 29/2/16 ¢24,791,976.05

CPU del Analizador

Termogravimétrico 0752002017 11/5/16 ¢536,775.40

UPS del Analizador


Monitor del Analizador


Impresora del Analizador


¢24,824,699.56 ¢24,830,976.05 ¢24,791,976.05 ¢24,791,976.05

Total registros equipo de laboratorio ¢64,576,670.71 ¢64,530,504.55 ¢64,491,546.81 ¢64,491,546.81

Registros de veinte computadoras. Ver nota 2

CPU 0752001633 18/6/15 ¢439,377.92

19/6/15 ¢549,222.40 19/6/15 ¢549,222.40 19/6/15 ¢549,222.40 Monitor Plasma 0752001634 18/6/15 ¢71,398.91

UPS 0752001635 18/6/15 ¢38,445.57

Total registro de una computadora ¢549,222.40 ¢549,222.40 ¢549,222.40 ¢549,222.40

Se repiten registros similares para 20 computadoras total ¢10,984,448.00 ¢10,984,448.00 ¢10,984,448.00 ¢10,984,448.00

Fuente: Sibinet y Módulos Activos Fijos, Contabilidad y Compras del sistema Bos Ht.

1 Detalle de fechas: Sibinet, “Fecha de adquisición”, Módulo Activo Fijo: “Fecha de compra”, Modulo Contabilidad: Fecha asiento contable, Modulo Compras:

Fecha de del registro del ingreso de los activos a la Bodega General.

Nota N°1: El Determinador Macro de Nitrógeno y el Analizador Termogravimétrico y sus componentes fueron valorados en Sibinet al tipo de cambio de venta del

día 11/05/16 (¢538.62), que se indica como fecha de adquisición en ese sistema y en contabilidad y compras por los montos registrados coincide con el tipo de

cambio de venta del día 25/02/16 (¢537.91). (Monto total en dólares: Determinador y sus componentes $73,803.37 y Analizador y sus componentes $46,089.45).

Nota N°2: El equipo de cómputo fue valorado en todos los sistemas de registro a un tipo de cambio de ¢536.35, que corresponde al tipo de cambio de venta del

19 de junio del 2015. (Monto total en dólares por la compra de las veinte computadoras $20,480.00).


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2.2.1. Según lo que establece el artículo 2° del Reglamento para el Registro y Control de

Bienes de la Administración Central, mencionado en el apartado 1.4.1. de este

documento, el Encargado de Bienes Institucional debe valorar cada uno de los

bienes con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas

que al respecto dicte la Contabilidad Nacional.

En los bienes analizados se observa que para las 20 computadores el valor

asignado en los diferentes sistemas de registro es el mismo, pero con respecto al

equipo de laboratorio los valores en el Sibinet son diferentes al del Módulo de

Contabilidad debido a que se utilizaron tipos de cambio de diferentes días, lo que

generó una diferencia de más en los registros del Sibinet por un total de ¢85,123.90

También con respecto a la valoración del equipo llamado Analizador

Termogravimétrico existe una diferencia de ¢39,000.00 entre el registro del Módulo

de Contabilidad y el Módulo de Activos Fijos, diferencia para la que no se logró

ubicar su origen.

2.2.2. El Determinador Macro de Nitrógeno, el Analizador Termogravimétrico y las 20

computadoras fueron facturadas en dólares y en los Módulos de Compras,

Contabilidad y el Sibinet fueron valoradas en colones utilizando el tipo de cambio

de venta, siendo lo correcto el tipo de cambio de compra, tal como lo establece la

directriz DCN-006-2013 “Registro Transacciones en Moneda Extranjera”. (Apartado

1.4.4, de este documento)

2.2.3. En información suministrada por el licenciado Miguel Ángel Rodríguez Solís de la

Unidad de Consolidación de Cifras de la Contabilidad Nacional menciona lo

siguiente con relación a los auxiliares contables:

“…los auxiliares contables permiten el registro y presentación detallada de las transacciones de las cuentas, facilitando la administración eficiente de la cuenta y asegurando información fiable e integra, por ello, resulta fundamental conciliar los auxiliares con los registros contables, la exactitud de los registros sobre activos debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas precedentes, el fortalecimiento del control de los activos permite asegurar de manera razonable la protección y custodia de los activos institucionales.”

Sin embargo en el Módulo de Activos fijos se registran como un solo activo, sin

detallar todos los componentes con su costo y placa respectiva, tal como se detalla

a continuación:

En el Módulo de Activos Fijos del Bos Ht registran solo el Determinador Macro de

Nitrógeno y el Analizador Termogravimétrico y en el espacio de observaciones, de

esos registros, anotan que incluye otros activos, como son el CPU, UPS, monitor e

impresora, los cuales se identifican por el número de placa. Al valor del activo

registrado le suman los valores de los no registrados, de tal forma que se refleja un

solo valor. Para el caso de las 20 computadoras registraron solo los CPU, anotando

en la descripción que corresponde a una “Microcomputadora” y en el espacio de


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observaciones incluyen los números de placa del monitor y UPS y al activo

registrado (CPU) le suman el valor asignado al monitor y UPS.

3. Conclusiones

Para los tres grupos de activos analizados se determinó que el valor asignado a cada

componente, no cuenta con el respaldo documental suministrado por el proveedor solo

se dispone de los valores totales que se reportan en las facturas.

Los activos analizados fueron facturados en dólares y en la conversión a colones tanto en

el Módulo de Compras, Contabilidad y el Sibinet utilizaron el tipo de cambio de venta,

siendo lo correcto el tipo de cambio de compra, según lo establece la normativa.

Existen diferencias en los valores asignados a los equipos de laboratorio en los diferentes

sistemas de registro, los montos en el Sibinet difieren de los registrados en Módulo de

Compras y Contabilidad, diferencias que se presentan por la utilización de tipos de

cambio de diferentes días y para el Analizador Termogravimétrico también existen

diferencias entre lo registrado en el Módulo de contabilidad y el de Activos Fijos,

diferencia en la que no se logró determinar su origen.

En el módulo de activos fijos los activos analizados no se registran en su totalidad, para

el caso de los equipos de laboratorio aparece el registro del activo principal y en el

detalle de cada uno se indica que incluyen cuatro activos más, como son monitor,

impresora, CPU y UPS, adicionando al valor asignado del activo principal el de los cuatro

componentes mencionados. Un procedimiento similar utilizan para el registro de las

computadoras.

4. Recomendaciones

4.1. Unidad de Proveeduría Institucional (Sibinet y Módulo de Compras)

4.1.1. Incluir en los carteles que las facturas deben expresar el desglose del costo de

cada activo y todos sus componentes, como los casos analizados, en que un

conjunto de activos realizan una función específica, pero que individualmente se

les asigna placa patrimonial. (Resultado 2.1.)

4.1.2. Enviar a la Unidad Financiera Contable, adjunto a la ficha técnica de cada activo,

el respaldo documental del valor asignado, el cual debe consistir en la

documentación que remitan los proveedores como son las facturas o documentos

que detallen el valor del activo. (Resultado 2.1.)

4.1.3. Solicitar al proveedor Inbox Technologies and Services, S.A., el costo de cada

uno de los componentes de los equipos Determinador Macro de Nitrógeno y

Analizador Termogravimétrico, incluidos en la factura 1302 y solicitar el mismo

detalle para la factura 77524 del proveedor Central de Servicios PC, S.A. por la

compra de 20 microcomputadoras, esto con el fin de tener un respaldo del valor

asignado a cada activo o realizar las correcciones en los registros que sean

necesarias. (Resultado 2.1.)

4.1.4. Valorar tanto en Sibinet como en el Módulo de Compras, los activos facturados en

dólares por los proveedores, al tipo de cambio de compra para las operaciones


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con el sector público no bancario, del día en que el activo ingresa a la Bodega

General, conforme lo establece la directriz CN-001-2009, de la Contabilidad

Nacional y para cumplir con lo que establece el artículo 2° del Reglamento para el

Registro y Control de Bienes de la Administración Central y de esa forma evitar las

diferencias que surgen por la utilización de tipos de cambio de diferentes fechas.

(Resultado 2.2.1 y 2.2.2)

4.2. Unidad Financiera Contable

4.2.1. Registrar en el Módulo de Activos Fijos del sistema Bos Ht, cada uno de los

componentes que juntos forman un bien, detallando en cada uno el costo y

número de placa. Aplicar esa forma de registro para todos los activos con

características similares a los mencionados en este documento a partir de la

comunicación de este Informe y en los términos dispuestos por el artículo 36 de la

Ley Genera de Control Interno, que se detalla en la nota de remisión del informe.

(Resultado 2.2.3)

4.2.2. Valorar los activos, facturados en dólares por los proveedores, al tipo de cambio

de compra para las operaciones con el sector público no bancario del día que

ingresan a la Bodega General, conforme lo establece la directriz CN-001-2009, de

la Contabilidad Nacional. Los valores asignados deben ser los mismos en el

Módulo de Contabilidad y Activos Fijos. (Resultado 2.2.1. y 2.2.2.)

Se tiene previsto una reunión con el Director Administrativo con el fin de que se

implemente el procedimiento para que se incluyan en el valor de los activos todos los

costos adicionales para que el Inciensa pueda poner en operación el activo, tal como lo

dispone la Norma Internacional de Contabilidad N°17.

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