palestra sobre gestão de serviços jurídicos, por lara selem em londrina

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Lara Selem

Advogada, Escritora, Consultora em Gestão de Serviços Jurídicos. Executive MBA pela Baldwin Wallace College (OH, EUA), especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP), e em Liderança de Empresas de Serviços Profissionais pela Harvard Business School (MA, EUA). Colaboradora da Revista Consulex, Advogados: Mercado & Negócios, e outras. Autora dos livros:


País dos Advogados 518 mil e 171 advogados inscritos (ago/2006 - CFOAB).

1.003 cursos de Direito no Brasil (ago/2006)– Nos EUA são 205.

120 mil bacharéis de Direito ingressam no mercado a cada ano (IBGE).

Cerca de 7,5 mil sociedades de advogados registradas nas seccionais da OAB em todo Brasil.

– 97,27% das sociedades de advogados têm até 5 advogados (OAB/SP).


Desafios do Advogado Moderno

Adaptar-se rapidamente às mudanças Responsabilizar-se com a própria carreira Aproveitar as Oportunidades X Evitar as Ameaças Desenvolver a mentalidade

estratégica! Equilibrar Eficiência + Alta Qualidade Acompanhar a evolução tecnológica Satisfazer o cliente Ter foco


A (R)evolução dos Tempos…

2050205019501950 20002000


Foco de Atuação x Clientes

Foco de Atuação Pessoa Física Pessoa Jurídica

Clínica GeralTrabalhista, Penal, Cível, Imobiliário, Previdenciário,

etc.

Tributário, Marítimo, Cível, Trabalhista, Contratual,

M&A, P.I., etc.

VolumePrevidenciário de massa

para sindicatosTrabalhista de massa para

empresas.

EspecializadoÁrea Cível (família,

contratos, imobiliário, sucessões)

Tributário (contencioso, administrativo, penal)

Super Especializado Criminal Ambiental


Portes dos Escritórios de Advocacia

PORTE (Brasil)

acima 30acima 100Mega

16 a 3051 a 99Grande

6 a 1516 a 50Médio

3 a 53 a 15Pequeno

Até 2Até 2Micro

SóciosAssociados

PORTE (Internacional)

Acima de 100Grande

31 a 99Médio

Até 30Pequeno

Advogados


Administração Legal

ADMINISTRADOR LEGAL EXECUTIVO

– Sócio-Administrador: Toma decisões quanto a elaboração da política do escritório, planejamento tático e estratégico, desenvolvimento organizacional, gerenciamento dos riscos, controle de qualidade, etc.

ADMINISTRADOR LEGAL OPERACIONAL

– Administrador Legal: Supervisiona e executa serviços de suporte administrativo e financeiro interno, implementa as estratégias operacionais, etc.


Áreas de Atuação

Gestão Financeira

Gestão de Pessoas

Gestão de Tecnologia

Gestão da Produção

Gestão de Infra-

Estrutura

Gestão Geral

Gestão de Clientes e Marketing


Gestão Geral

Definir a formatação do Escritório (áreas de atuação, atuação geográfica, perfil do advogado, perfil do cliente, avaliação das vantagens em se especializar em nicho de mercado ou em especialidade, etc).

Definir a estrutura hierárquica. Desenvolver, executar, monitorar e priorizar procedimentos de

sistemas operacionais (p. ex., controle de qualidade) e políticas internas (p. ex., políticas de pessoal).

Comunicar e implementar iniciativas de planejamento estratégico.


Gestão Financeira

Contratação de honorários. Controle de despesas de clientes e sua recuperação. Controle de faturamento e recebimento de honorários. Controle do contas a pagar e caixa. Critérios para distribuição de resultados ou participação nos lucros. Controle dos orçamentos do escritório. Desenvolvimento de relatórios financeiros para os clientes. Controle da contabilidade.


Gestão de Pessoas

Definir os papéis (organograma). Supervisionar e aconselhar a equipe de funcionários de apoio

(estagiários, arquivistas, secretária, etc.). Desenvolver e administrar o sistema de avaliação de desempenho. Recrutar e selecionar novos advogados. Desenvolver planos de carreira. Conhecer os métodos de distribuição de honorários a advogados e

formas de participação nos resultados.


Gestão de Marketing Jurídico

Atentar-se aos padrões internos da imagem e comunicação interna do escritório.

Manter sempre a informação disponível para o cliente (usando a informática).

Fornecer linhas de direção e monitorar o papel dos advogados em assegurar a entrega do serviço ao cliente.

Executar o plano de marketing jurídico ético, incluindo o desenvolvimento de ferramentas, tais como artigos, eventos, página na Internet.

Analisar a base de clientes existente e os mercados dos clientes desejados.


Gestão da Infra-Estrutura

Planejar e executar o lay-out do escritório, determinando o espaço necessário e seu grau de utilização, visando a agilidade do serviço.

Revisar, negociar e monitorar principais contratos de serviços, compras e aluguel de equipamentos.

Organização da Biblioteca e Arquivo. Desenvolver e manter plano de segurança interna, incluindo

computadores e outros sistemas. Manter e monitorar o inventário de imobilizado.


Gestão da Tecnologia

Desenvolver, executar e atualizar a infra-estrutura de tecnologia para o escritório (relação custo-benefício).

Informatizar a biblioteca e arquivo. Desenvolver política de T.I. para o escritório (segurança, back-up, e-

mails, etc.). Identificar necessidades de treinamento especializado e executar

programas de treinamento em T.I. Selecionar e controlar consultores externos de T.I. Controlar sistemas e operações de telecomunicações.


Gestão da Produção Jurídica Acompanhar o controle de prazos. Supervisionar e controlar a qualidade dos serviços entregues. Desenvolver e monitorar os relatórios de processos (gerenciais e para

clientes). Administrar as diligências processuais. Supervisionar o controle de time-sheet (se houver). Auxiliar a equipe na administração do tempo, incluindo planejamento

e organização. Desenhar os fluxos de trabalho jurídico.


ESTRATÉGIA INTEGRADA

Compreende:– as metas do escritório, – diferenciação competitiva, – clientes-alvo, e – proposta de valor para o cliente.

Exige escolhas explícitas entre as várias possibilidades com as quais o escritório confronta-se ao longo do tempo.

– Envolve trocas: o que fazer e o que não fazer.

Estratégia exige a coragem de dizer

NÃO.

Estratégia exige a coragem de dizer

NÃO.


Gestão Estratégica é um processo...

sistemático, planejado, administrado e executado pela alta direção da organização,

que envolve todos os responsáveis,

que busca assegurar sua continuidade, sobrevivência e crescimento,

através da contínua adequação das estratégias, capacitação, estrutura e infra-estrutura às mudanças, tendências e descontinuidades observadas ou previsíveis no ambiente externo.


Pontos a melhorar ou ameaças (temporais)

Estratégia (trajeto escolhido)

Pontos fortes ou oportunidades (vento favorável)


Organização

Cultura

Liderança

Conquista das Metas Estratégicas


Organização Sistema de Pessoal

TALENTO = fonte de vantagem competitiva Busca e Retenção de talentos Papéis: produtor, gestor, proprietário

– Administração do tempo “Controlar” os sócios

– Liderança Critérios sobre Promoções Políticas de Remuneração Análises de Desempenho


Organização Estrutura e Controle

Divisão do trabalho profissional – áreas de produção– áreas de apoio

Estrutura hierárquica– Organograma Jurídico– Organograma Administrativo

Participação nas decisões


Organização Equipes de apoio e de produção

Gestão Geral Gestão Financeira Gestão de Marketing Jurídico Gestão de Tecnologia de Informação Gestão de Pessoas Gestão de Infra-Estrutura Gestão de Produção Jurídica


EstratégiaEstratégia

MarketingJurídico

MarketingJurídico

Prestação doServiço

Prestação doServiço

Serviços deManut. ClienteServiços de

Manut. ClienteDesenv. de

ServiçosDesenv. de

Serviços

ClienteCliente

ConcorrenteConcorrente

ClienteCliente

ClienteCliente

ClienteCliente

ClienteCliente

ClienteClienteConcorrenteConcorrente


ClienteCliente

ConcorrenteConcorrente ConcorrenteConcorrenteClienteCliente

ClienteClienteClienteCliente


ClienteCliente

ClienteCliente

ClienteCliente

TecnologiaTecnologia

Recursos HumanosRecursos Humanos

AdministraçãoAdministração

FinançasFinanças

Sistemas deInformaçõesSistemas deInformações


Sinergia – Administração e Jurídico

A perfeita sintonia entre as atividades administrativas em apoio às atividades jurídicas, permitirá, entre outras, as seguintes vantagens competitivas para o escritório:

– Aumento da lucratividade– Aumento da satisfação dos clientes – Redução de custo– Otimização da cobrança de honorários – Velocidade nas respostas, permitindo um prazo de entrega menor– Tempo de processamento– Agilidade nas tomadas de decisões


Cultura

Afeta diretamente o comportamento de cada pessoa no escritório.

Conjunto de indicadores invisíveis que definem como as pessoas devem comportar-se.

– Como as pessoas devem se vestir?– Que clientes não vamos atender?


Liderança

É crítica para o sucesso de qualquer empresa.

Sem liderança forte, a difusão de poder pelo escritório pode paralisar as decisões e minar o alinhamento.

Formadora de consenso e inspiradora. Vinculada diretamente à integração da

equipe. Fundamentos básicos do líder: caráter,

discernimento, intuição.


Método de Planejamento Estratégico

Etapas Preparatórias– Diagnóstico Organizacional

• Análise do Ambiente Interno e Externo– Definição da Missão, da Visão e dos Valores

Etapas de Elaboração do Plano– Formulação de Alternativas Estratégicas– Definição de Objetivos e Metas


Diagnóstico Organizacional


Estratégias de Sobrevivência

REDUÇÃO DE CUSTOSREDUÇÃO DE CUSTOS DESINVESTIMENTODESINVESTIMENTO LIQUIDAÇÃOLIQUIDAÇÃO

Redução de todos os custos possíveis para que o escritório possa

subsistir.

Redução de todos os custos possíveis para que o escritório possa

subsistir.

Manutenção apenas da área de atuação original e sacrifício de uma área

que surgiu depois.

Manutenção apenas da área de atuação original e sacrifício de uma área

que surgiu depois.

Encerramento das atividades do escritório.

Encerramento das atividades do escritório.


Estratégias de Manutenção

ESTABILIDADEESTABILIDADE NICHO DE MERCADONICHO DE MERCADO ESPECIALIZAÇÃOESPECIALIZAÇÃO

Manutenção de um estado de equilíbrio

ameaçado, ou ainda, seu retorno em caso de

perda.

Manutenção de um estado de equilíbrio

ameaçado, ou ainda, seu retorno em caso de

perda.

Domínio de um segmento de mercado

em que atua, concentrando seus

esforços e recursos em preservar algumas

vantagens competitivas.

Domínio de um segmento de mercado

em que atua, concentrando seus

esforços e recursos em preservar algumas

vantagens competitivas.

Conquista ou manutenção da

liderança no mercado, através da

concentração dos esforços de expansão numa única área de

atuação ou em poucas atividades da relação

serviço versus mercado.

Conquista ou manutenção da

liderança no mercado, através da

concentração dos esforços de expansão numa única área de

atuação ou em poucas atividades da relação

serviço versus mercado.


Estratégias de Desenvolvimento

INOVAÇÃOINOVAÇÃO INTERNACIONA-LIZAÇÃO

INTERNACIONA-LIZAÇÃO EXPANSÃOEXPANSÃO

Antecipação aos concorrentes

através de desenvolvimento e

lançamento de novas teses e

serviços.

Antecipação aos concorrentes

através de desenvolvimento e

lançamento de novas teses e

serviços.

Extensão das atividades para

fora do país.

Extensão das atividades para

fora do país.

A expansão de escritórios deve ser planejada,

pois a não-expansão na hora

certa pode provocar perda de

mercado.

A expansão de escritórios deve ser planejada,

pois a não-expansão na hora

certa pode provocar perda de

mercado.

JOINT VENTUREJOINT VENTURE

Para entrar em um novo mercado, dois escritórios

associam-se para prestar serviços

jurídicos. Alianças estratégicas.

Para entrar em um novo mercado, dois escritórios

associam-se para prestar serviços

jurídicos. Alianças estratégicas.


Estratégias de Crescimento

MERCADOMERCADO SERVIÇOSSERVIÇOS ESTABILIDADEESTABILIDADE

Buscando ampliar a

carteira de clientes, leva

seus serviços a novos

mercados.

Buscando ampliar a

carteira de clientes, leva

seus serviços a novos

mercados.

Buscando maior número

de novos contratos,

desenvolve melhores

serviços para seus clientes e

mercados atuais.

Buscando maior número

de novos contratos,

desenvolve melhores

serviços para seus clientes e

mercados atuais.

Associação ou fusão de

escritórios que procuram

tornar suas evoluções uniformes,

principalmente quanto ao aspecto

mercadológico.


escritórios que procuram

tornar suas evoluções uniformes,

principalmente quanto ao aspecto

mercadológico.

CAPACIDADESCAPACIDADES


escritórios, onde um

apresente ponto fraco em expertise e alto

índice de oportunidades

e outro o inverso.



apresente ponto fraco em expertise e alto

índice de oportunidades

e outro o inverso.

FINANÇASFINANÇAS



apresente ponto fraco em

recursos financeiros e

grandes oportunidades no ambiente e

outro o inverso.



apresente ponto fraco em

recursos financeiros e

grandes oportunidades no ambiente e

outro o inverso.


Missão

É a razão da existência da organização e delimita as atividades dentro do espaço que ela deseja ocupar.

Quem somos? Para que existimos? Que conjunto de características justificam a nossa existência? Quais são os nossos fins?

– Nível externo: o que podem esperar de nós.

– Nível interno: fonte de motivação e orientação para a ação.

Prestar serviços consultivos e

preventivos na área de Direito Empresarial, proporcionando aos clientes o mais alto

nível de satisfação, de forma a assegurar

ampla proteção jurídica.

Prestar serviços consultivos e

preventivos na área de Direito Empresarial, proporcionando aos clientes o mais alto

nível de satisfação, de forma a assegurar

ampla proteção jurídica.


Visão

Imagem de um estado futuro ambicioso que se deseja alcançar.

A Visão deve proporcionar um sentido e uma orientação consistente em direção ao futuro.

– Não tem qualquer valor se não for compartilhada com todos.

Para onde vamos? Para onde queremos ir?

– Guia para a jornada futura – Plano de navegação.

– Muda de acordo com a mudança de cenário.

Ser até o ano 2008, o melhor escritório

jurídico na área de Direito Empresarial da Região Sul, através da

atuação de profissionais altamente qualificados e excelência reconhecida, sempre proporcionando confiança e satisfação a

seus clientes.

Ser até o ano 2008, o melhor escritório

jurídico na área de Direito Empresarial da Região Sul, através da

atuação de profissionais altamente qualificados e excelência reconhecida, sempre proporcionando confiança e satisfação a

seus clientes.


Valores e Princípios

Mantêm todos em uma organização no curso certo, caminhando na mesma direção. Quando ocorrer o inesperado, se estará preparado para reagir rápida e decisivamente, baseado numa clara compreensão do que realmente importa.


Objetivos Estratégicos

Os objetivos são resultados quantitativos e/ou qualitativos que o escritório precisa alcançar em prazo determinado, no contexto do seu ambiente, para cumprir sua missão.

Objetivos Estratégicos estabelecem a direção e priorização das atividades.

Quatro perspectivas importantes: financeira, dos clientes, dos processos internos e do aprendizado e crescimento.


Financeiro

Objetivos que culminem com a melhoria do desempenho financeiro do escritório:

– Crescimento da receita– Redução de custos– Aumento da produtividade– Estratégias de honorários– Redução das despesas

operacionais


Clientes

Objetivos que identifiquem os segmentos de clientes e mercado onde o escritório deseja atuar:

– Participação no mercado– Retenção de clientes– Captação de clientes– Satisfação de clientes


Processos Internos

Objetivos que identifiquem os processos mais críticos para a realização dos objetivos dos clientes e sócios. Definir e analisar medidas de custo, qualidade, produtividade e tempo.

– Perdas– Re-trabalho– Devoluções– Tempo de espera– Desperdício

– Tempo de entrega– Eficácia do ciclo de

produção– Taxas de defeito– Custos de produção


Aprendizado e Crescimento

Objetivos que identifiquem crescimento e aprendizado da equipe, em termos de:

– Satisfação– Retenção / Turnover– Produtividade– Absenteísmo– Sugestões apresentadas – Reconhecimento pela realização

de bons trabalhos


Causas e Efeitos relacionados

Advogadosmotivados

Advogadosmotivados

Entregas no Prazo

Entregas no Prazo

Clientes SatisfeitosClientes

SatisfeitosAumento # de ClientesAumento # de Clientes

Crescimento da Receita

Crescimento da Receita


Metas

São fragmentos de um objetivo. As metas permitem melhor distribuição de tarefas e um melhor acompanhamento de resultados parciais.


Plano de Ação

Global– Curto prazo (até 6 meses)– Médio prazo (6 a 18 meses)– Longo prazo (após 18 meses)

Marcos-chave de 90 dias – controle da marcha Plano de 5 dias – dose de energia


O seu Plano de Ação

Ações Resultados Esperados Líder Prazo

InicialPrazo Final Recursos $

Data de Elaboração:___________________________________________Coordenação:________________________________________________Participantes: ________________________________________________Período: _____________________________________________________Objetivo:_____________________________________________________


SISTEMASSISTEMASreforçamreforçam

SISTEMASSISTEMASreforçamreforçam

SUCESSOSUCESSOfaz acreditarfaz acreditarSUCESSOSUCESSO

faz acreditarfaz acreditar

Forças que impulsionam as mudanças

VISÃOVISÃOdirecionadireciona

VISÃOVISÃOdirecionadireciona

CAPACIDADESCAPACIDADEStornam possíveltornam possívelCAPACIDADESCAPACIDADEStornam possíveltornam possível

ESPÍRITOESPÍRITOdá poderdá poder

ESPÍRITOESPÍRITOdá poderdá poder

NECESSIDADENECESSIDADEmovemove

NECESSIDADENECESSIDADEmovemove

ESTRUTURASESTRUTURASdesafiamdesafiam

ESTRUTURASESTRUTURASdesafiamdesafiam

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