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Módulo 4

Gestão da Produção

Jurídica, Organização e

Controladoria

Organograma juridico e administrativo

Gestao da Producao

Fluxos e Procedimentos

Controladoria Juridica

Curso Gestão Legal na PráticaRealização ENA/Conselho Federal OAB

Profa. Lara Selem

Advogada, Escritora e Consultora em Gestão de ServiçosJurídicos. Executive MBA pela BW College (EUA), especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP) e em Liderança de Empresas de Serviços Profissionais pela Harvard Business School (EUA). Autora de diversos livros sobre Gestão Legal.

(41) 3018-6951 www.estrategianaadvocacia.com.brRealização ENA/Conselho Federal OAB

Eficiência requer...

Planejamento

•Definir a missão

• Formular os objetivos

•Definir os planos para alcançá-los

•Programar as atividades

Organização

•Definir a missão

• Formular os objetivos

•Definir os planos para alcançá-los

•Programar as atividades

Direção

•Designar as pessoas

•Coordenar os esforços

•Comunicar

•Motivar

• Liderar

•Orientar

Controle

•Definir os padrões

•Monitorar o desempenho

•Avaliar o desempenho

•Ação corretiva


Arquitetura Organizacional

Retrata a estrutura do escritório e seu funcionamento em

termos de divisão do trabalho, levando-se em conta as

funções e atividades necessárias para que os objetivos sejam alcançados.

Como posso distribuir a autoridade para outros tomarem decisões?

Centralização e descentralização

Como definir regras e regulamentos para controlar funcionários e processos?

Formalização, estrutura formal e informal

A quem se reportam os indivíduos e os grupos?Cadeia de comando, tipos

de autoridades

Como os diferentes cargos e atividades podem ser agrupados?

Departamentalização, setorização, células

Quantos subordinados um gestor pode comandar com eficiência?

Amplitude de comando


Estrutura em Célula


Organograma Jurídico


Organograma Administrativo


Regulamento Interno

Regulamento Interno

É a “constituição federal” do escritório. Define a forma de conduta dos integrantes da equipe.

Processo de Integração do novo membro da equipe

Entrega do Regulamento Interno e apresentação do escritório, contendo o que faz, a descrição da função das pessoas que lideram e auxiliam as equipes técnicas e de apoio, das áreas de atuação do escritório, sua missão, valores, como atua, e para onde deseja ir, descrevendo-se as metas que estamos buscando, o que inclui a descrição e apresentação dos clientes.


Índice do Regulamento Interno

História do Escritório

Princípios e Valores

Visão

Missão

Áreas de Atuação

Serviços Oferecidos

Diferenciais

Correspondentes

Endereço

Perfil da Sociedade

Perfil dos Sócios

Representação da Sociedade

Consultores

Política de Honorários

Reunião Geral da Equipe

Organograma Jurídico



Direitos e Responsabilidades

Sócios

Advogados

Assistentes Jurídicos

Estagiários

Licença e Férias

Indicação de Clientes

Custeio de Cursos

Critérios de avaliação

Administração

Conselho de Sócios

Gerencia Administrativo-

Financeira

Organograma Administrativo



Método de Trabalho

Regras Gerais de atribuição de

Trabalho Técnico

Assinatura dos trabalhos

profissionais

Procurações e

Substabelecimentos

Política de Qualidade Técnica

Normas do Escritório

Direitos Comuns

Deveres Comuns

Práticas não permitidas

Vestimenta

Apresentação de Problemas e

Soluções

O que se espera da equipe


Fluxograma de Trabalho

Manual de Procedimentos Internos (MPI)

Os fluxogramas de trabalho para orientar o trabalho tanto das áreas Técnicas quanto das de Apoio, resultarão na elaboração do MPI.

Alguns fluxos importantes

Contratação de Honorários

Faturamento

Novo trabalho jurídico

Atendimento telefônico

Controle de prazos


Exemplo de Fluxograma

Não

Sim

Sim

Sim

Não

Não

Início

Recepção da

Consulta

Análise

Preliminar

É possível

responder

prontamente?

Informar ao cliente

o tempo

necessário.

Elaborar a

Pesquisa

Preparar a

Resposta

Submeter ao

sócio

responsável

De

acordo

?

Revisar e/ou

completar a

Resposta

O Sócio responsável

assina

Enviar resposta ao

cliente

Necessita

de fatura?

Emitir fatura

Enviar fatura ao

cliente

Enviar cópia para a

pasta do cliente

Fim

PROCESSO: Resposta à Consulta Escrita

Prática da Advocacia

Não

Não

Não

Não

Sim

Sim

SimSim

Início

Atender a ligação

Verificar quem é e

com quem deseja

falar

Anotar na Lista de

Telefonemas do Dia

A secretária

está?

É para

sócio?

Transferir ligação

Ligação

retornou?

Consultar Sócio

Sócio

atende?

Informar

indisponibilidade e

anotar recado se

houver

Passar recado para o

destinatário

Transferir ligação

Fim

PROCESSO: Atendimento Telefônico

Exemplo de Fluxograma

Layout

Luminosidade

Conforto acústico e visual

Áreas de trabalho abertas que

propicie melhor integração e

melhor aproveitamento de

espaço

Salas de reunião

Área de integração /

convivência da equipe

Mobiliário funcional

Espaços definidos para

estagiários, secretárias,

advogados e sócios

Pool de secretárias

Bureau de impressão

Biblioteca unificada

Arquivo unificado

Espaço para treinamento

Fluxo de pessoas


Arquivo

Digitalização e Informatização do arquivo (integração com o

controle de processos)

Definição da responsabilidade pelo arquivamento e

circulação de pastas

Definição de critérios para abertura e cadastramento de

pastas

Arquivo morto

Listagens de arquivo: movimentações, abertura, circulação e morto


Arquivo

No arquivo do escritório está a vida dos processos, casos e

assuntos sob a responsabilidade dos advogados.

É imperioso que o controle e organização do arquivo

sejam palavras de ordem dentro do escritório.


Atribuições do Arquivista

Recebimento, registro, guarda e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação;

Classificação e descrição dos controles necessários à guarda e conservação dos documentos;

Controle e cadastramento de pastas em softwares específicos;

Manutenção do cadastro de pastas de clientes; pesquisar e prestar informações relativas aos documentos;

Guarda, catalogação e manutenção de todas as pastas de clientes;

Atualização de arquivo morto junto aos advogados;

Controle do envio de documentos de arquivo morto para clientes (devolução ou destruição).


Organização do Arquivo

Organizar arquivos depende de bom senso e escolha do

melhor critério.

Devem-se estabelecer os procedimentos a serem seguidos no manuseio e arquivamento dos documentos

pertencentes aos processos jurídicos e administrativos, bem

como nos pertencentes à Área Administrativa, Financeira e

de RH.


Tipos de Arquivo


Tipos de Pastas para

Arquivo


Arquivos Digitais

C:/Jurídico

Cível

Trabalhista

Tributário

Petição Inicial

Contestação

Apelação

Reclamação Trabalhista

Contestação

Recurso Ordinário

Mandado de Segurança

Agravo de Instrumento


Biblioteca

Informatização da Biblioteca – cadastramento de todo

acervo

Critérios para empréstimo de livros ou publicações

Clipping de artigos sobre o escritório e artigos elaborados

pela equipe

Circulação de jornais, boletins e sumários de revistas

Aquisições e classificações de novos livros

Hemeroteca


Biblioteca

Boa parte do investimento de um escritório de

advocacia está em sua biblioteca.

É ali que estarão as fontes de pesquisa, os livros de doutrina e jurisprudência, os compêndios de legislação,

as revistas especializadas, jornais e publicações.


Biblioteca

É ideal que a biblioteca do escritório seja centralizada,

com controle de todos os exemplares adquiridos, bem

como de seu empréstimo e devolução.

Quem cuidar da biblioteca também pode ser o

responsável por preparar o clipping de artigos publicados

sobre o escritório e/ou elaborados pela equipe, por

promover a circulação de jornais, boletins e sumários de

revistas; bem como participar nos momentos de aquisições

e classificações de novos livros.


Acervo - Geral


Carteirinha de Leitor


Recibo de Empréstimo


Devolução


Biblioteca


Hardware

Computador

Notebook

Modem

Scanner

Smartphone

Câmera digital

Pen-drive

Gravador digital

Impressora

Copiadora

HD Externo

Webcam

Microfone

Fone de ouvido

mp3/mp4 player


Software

Editor de texto

Planilha eletrônica

Gerenciador de e-mail

Controle de Processos

Cadastro de Clientes

Gestão Financeira

CRM

GED

Controle de Biblioteca

Controle de Arquivo

Agenda eletrônica

VoIP

Apps para celular


Infoware

Agenda do Advogado

Andamentos processuais

Jurisprudência

Minutário (contratos, peças,

pareceres)

Alocação de Horas

(advogados, equipes, escritório)

Indicadores de Desempenho

Controle bancário

Faturamento

Contas a pagar

Contas a receber

Despesas reembolsáveis

Fluxo de caixa

Relatórios customizados para

clientes


Controladoria

Prazos

Publicações

Protocolos

Agendas

Qualidade

Conferências

Assinaturas

Formatação

InformaçãoAlimentação do Sistema de Controle Processual

Emissão de Relatórios


Reunião Jurídica Geral


Reunião Jurídica da Equipe


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