padronização de cadastros e abreviações em campos de dados

Autor: Eduardo Lanna

Padronização de Cadastros e Abreviaturas em Campo de Dados

www.keysupport.com.br Revisado: 28/11/2016

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Portal de Serviços de Consultas e Saneamento:

Serviços “powered by”

Padronização e Abreviação de Campos

Serviços e Sistemas KeyConsultasSoluções da KeySupport Consultoria para área de Cadastro

Sistema KeyConsultas-webservice:

Plataforma de automação de consultas cadastrais em sites públicos oficias a partir do CNPJ, CPF, IE e outras chaves de interesse.

Suporta os serviços do Portal KeyConsultas-web e do Pré-cadastro, e pode ser integrada a qualquer Sistema ERP/CRM do mercado.

Webservice síncrono REST/JSON ou SOAP/XML.

Portal KeyConsultas-web: Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas em lotes de registros

(tarefa batch);

Retorna relatórios em Excel com o resultado das consultas e os comprovantes obtidos On line nos sites públicos oficiais.

Várias opções de relatórios para Saneamento Cadastral e Monitoramento Cadastral.

Portal de Pré-cadastro KeyConsultas: Suporte às tarefas de do ciclo de homologação cadastral de Fornecedores, com

automação de consultas públicas e guarda evidências;

Integra-se ao ERP/CRM por webservice ou carga de arquivo de integração;

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Serviços e Sistemas KeyConsultasSoluções da KeySupport Consultoria para área de Cadastro

Portal KeyCad-abreviador:

Sistema para padronização de dados cadastrais e aplicação de regras de abreviaturas parametrizáveis pelo usuário.

Processamento batch de até 10.000 registros por OS.

8.500 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razão Social e Endereços, e até 7 regras selecionáveis para executar abreviaturas.

Webservice do KeyCad-abreviador:

Serviço permite a parametrização flexível das regras de abreviatura na própria requisição do serviço;

Permite o uso de dicionários customizados exclusivos da sua empresa;

Webservice Síncrono nas opções REST/JSON, REST/XML, ou SOAP/XML;

Contratação por período anual de uso.

DLL do Abreviador:

Biblioteca de função Windows para integração em sistemas de cadastro;

Permite total flexibilidade na integração da função e no uso de dicionários.

Licenciamento de uso perpétuo por aquisição da DLL e dos dicionários padrão.


Serviços e Produtos KeyConsultasOutros produtos da KeySupport Consultoria

Programa XMLreportNFe:

Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes desde uma pasta da rede.

O relatório excel que ele gera permite a análise dos campos de dados do emissor, do destinatário, e dos itens e impostos da NFe.

Programa KeyConsultas-xml:

Programa para download de XML de NFe cujas chaves tenham sido consultadas em lote pelo Portal KeyConsultas-web.

Uso para conclusão do projeto de recuperação de XML de NFe antigas, sem a necessidade de Manifesto do Destinatário

Função integrada com o Portal KeyConsultas-web.


Exigências SPED no uso de Campos de DadosHigienização de dados do Cadastro

O sistema validador da NFe na SEFAZ verifica a estrutura de campos obrigatórios dos arquivos SPED, dentro de um padrão:

Campos devem ter apenas caracteres válidos (sem caracteres especiais, espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc.)

Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ/CPF)

Para código de inscrições ( IE / IM ) seguir normas do órgão regulador (Qdede caracteres).

Código do Município deve ser o do IBGE (7 caracteres)

Campos do endereço devem ser separados: logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP.

Outras verificações para validação foram adicionadas a partir da NFe 2.0.

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Consultas via KeyConsultas-webserviceFontes: sites públicos oficiais (rev. Dez/2016)


Disponíveis via webservice:

Receita Federal – Situação Cadastral

do CNPJ ou CPF.

SINTEGRA – Situação do CNPJ, da IE,

ou do CPF de Prod. Rural.

SUFRAMA - Situação cadastral do

CNPJ, ou da Inscr. do Suframa.

SIMPLES Nacional: optantes.

IBAMA: Certificado de Regularidade

Técnica (CNPJ/CPF), e cadastro de

Áreas de Embargo.

CND Federal: Divida ativa unificada.

CND Trabalhista, e CRF do FGTS.

Débitos SP: CNPJ, CPF e RENAVAM.

Portal da Transparência: CEIS.

CEP – Logradouro, Bairro, Cidade, UF.

FDC na PMSP: pelo CCM ou CNPJ.

INSS – (NIT) Número de Identificação

do Trabalhador.

Consulta de chave da NFe: XML

Cadastro CPF: nome, nome da mãe,

data de nascimento, End. Resid.

CEPOM: PMSP e Rio de Janeiro

Outras consultas:

ANVISA - Autorização de

Funcionamento e de Atividades

ANP - Habilitação de posto de

combustíveis

O dilema do Saneamento CadastralComo utilizar os dados que excedem o limite do campo?

Saneamento Cadastral é um processo em 3 etapas:

Consultar dados em sites oficiais usando uma chave formal: CNPJ, CPF, IE, etc, e obter informações atualizadas da situação cadastral.

Analisar os dados cadastrais: Nome, Razão Social, Fantasia, logradouro, numero, complemento, bairro e cidade, UF, status da situação cadastral.

Definir e selecionar os campos de dados que atualizarão a base cadastral a partir dos dados oficiais obtidos.

Altamente recomendado: usar informações oficiais exatamente como constam na consulta ao site da RFB, e também:

Não operar com registros de Clientes/Fornecedores INAPTOS fiscalmente

Atualizar registros APTOS com alteração de endereço, razão social, etc.

O Problema: o limite de caracteres do campos no Sistema do Cadastro (e no SPED) é menor que a informação na RFB... E agora???


Como Padronizar e Abreviar Dados?

Padronização de dados em Campos do Cadastro: é SIMPLES!

Necessário higienizar os dados seguindo as exigências do sistema que impacta no negócio: regras do SPED NFe ou Fiscal

Adotar padrões para o TIPO do LOGRADOURO no endereço, por exemplo:

AVENIDA = AV; RUA = R; PRAÇA = PCA; RODOVIA = ROD, etc.

Processo de higienização é automatizável e relativamente simples.

Abreviar palavras em campos que excedem o limite de caracteres na base cadastral: é um pouco mais COMPLEXO...

Existem padrões para Tipo de Logradouro, mas não existem regras padronizadas para se abreviar palavras. Cada pessoa faz de um jeito!

Alguns títulos seguem um padrão “de fato” para abreviaturas, como: PADRE = PE; PRESIDENTE = PRES; ARCEBISPO = ACB

Nomes de pessoas físicas não se pode abreviar sem que se altere a identidade da pessoa: BARROSO = BARR que poderia ser BARROS, BARREIRO, etc.


Abreviaturas não seguem Regras universais

Abreviaturas não tem um dicionário padrão.

Ex.: podemos abreviar a palavra da esquerda para a direita, ou no meio, ou apenas os sufixos das palavras, etc.

Existem casos de abreviaturas muito conhecidos, o que chamamos de “padrão de fato”. Ex.: tipo de logradouros.

Avenida = Av.; Rua = R.; Rodovia = Rod.

E existem MANUAIS de regras de abreviaturas em uso por certas esferas de governo, e que nós adotamos:

Companhia de Desenvolvimento Habitacional Hurbano - CDHU

Prefeitura do Municipio de São Paulo - PMSP

Outros: Justiça Federal, Governo Estadual de SC, Dataprev, etc.


Regras Gerais para Abreviaturas (de fato)

Reduzir os caracteres na palavra até o limite que não prejudique seu significado no contexto de uso, e nunca a menos de 3 letras.

Palavras abreviadas são terminadas em consoantes, exceto em casos de uso de senso comum ou regulamentado, por ex.: DR, DRA, STO.

Abreviaturas não tem gênero feminino nem plural, exceto quando fizer sentido no contexto de uso, e então terminam em “a” ou “s”.

Abreviar da direita para a esquerda, exceto em casos de uso comum , ou padronizado, ex.: Departamento = DEPTO

Não abreviar palavras com menos de 5 letras, exceto quando seu uso é regulamentado, ex.: São = S, Dom = D, Rua = R.

Manter abreviaturas de domínio público, ex.: Mensagem = MSG

Nunca abreviar NOME PROPRIO. Nomes do meio são reduzidos à primeira letra se necessário, por ex. “Luis I. L. da Silva.”


Objetivo do Sistema KeyCad-abreviador


Na prática, nenhum Abreviador pode garantir 100% de

sucesso, pois depende de variáveis combinadas na execução:

• o limite da meta de caracteres em cada campo na base;

• da Qde de palavras e de caracteres na fonte cadastral;

• e do conjunto de regras em uso pelo abreviador...

O objetivo é reduzir ao máximo a necessidade de atuação de

análise humana subjetiva, aplicando um processo objetivo de

padronização e abreviatura, parametrizável pelo usuário.

Mas então, abreviar campos é uma tarefa com

sucesso garantido pelo KeyCad-abreviador?

Tela inicial do Portal KeyCad-abreviadorProcessamento batch de lotes de registros


Premissas do Serviço KeyCad-abreviador

Todos os campos são Higienizados pelas regras do SPED (padronização), logo, não haverá uso de ponto final em termos abreviados.

As regras de abreviatura serão aplicadas em ordem sequencial apenas quando necessário reduzir caracteres, até atingir a meta do campo.

Preservar ao máximo a informação original: atingida a meta de caracteres após uso de uma regra, suspende-se a execução das regras seguintes.

Tradutor de Expressões Compostas reduz padrões encontrados antes de aplicar as regras (opcional): ESTADO DE SÃO PAULO = ESTADO DE SP

Dicionário de Tipo de Logradouros e Complementos (aprox. 200 termos) é aplicado apenas na primeira palavra dos campos de endereço.

Dicionário principal com 6.500 termos (inclui aprox. +100 títulos pessoais) é aplicado no String de palavras do campo a ser abreviado.

Dicionário de Exceções evita abreviar ou reduzir SIGLAS conhecidas e algumas palavras ESTRANGEIRAS (LTDA, MUSIC, PMSP, etc).


Regras do Serviço KeyCad-abreviador

1) Higienização SPED em todas as palavras do campo (regra geral);

2) Aplicar dicionário de Tipo de Logradouros (para END e Complemento);

3) Traduzir e reduzir Expressões Compostas antes de abreviar palavras;

4) Aplicar dicionário principal em (6.500) palavras elegíveis ao Abreviador com mais de 5 letras,

5) Reduzir Nomes Próprios e Palavras do meio da string que não foram tratadas pelo dicionário principal à sua primeira letra (exceto dic. Exceções);

6) Abreviar Mais: aproximadamente 2.500 palavras já abreviadas na regra principal (item 4) são reduzidas um pouco mais em uma nova abreviatura.

7) Eliminar as preposições em uso na string do campo: DE, DO, E, DAS, etc

8) TRUNCAR: eliminar caracteres da DIR para ESQ na palavra até ficarem 3 letras, menos nas que constem em um dicionário de Exceções.


Metas e regras são parametrizáveis


Etapas do uso do Serviço KeyCad-abreviador

Obter a tabela de dados cadastrais (após o Saneamento), com os dados oficiais obtidos em seu formato original;

Definir o limite de caracteres de cada campo a ser abreviado (metas do campo), e informar ao abreviador.

Escolher o conjunto de regras máximo que se deseja aplicar em cada campo, por ex.: não selecionar TRUNCAR para Logradouro;

Executar o abreviador, e baixar uma planilha excel de resultado, com:

Todos campos abreviados, e os campos originais ao lado da tabela

Indicação de sucesso de meta atingida por registro e por campo tratado

Indicação de casos não resolvidos para análise do usuário

Analisar o Resultado, e, se for necessário, ajustar regras e reprocessar.


Modelo de Comercialização do Abreviador

Opção 1: Serviços de Padronização e Abreviatura “On Demand” Cliente envia tabela de dados em formato de entrada exigido, informando

quais campos abreviar, e quais as metas/campo.

Cliente define se deseja aplicar todas as regras em cada campo, ou apenas algumas (quais)

Retornamos a planilha de resultado do abreviador com os resultados obtidos.

Casos de insucesso: onde metas não foram alcançadas apesar das regras aplicadas, solicitar reprocessamento.

Opcional uso temporário do Portal pelo próprio Cliente para processar o volume contratado.

Opção 2: Cessão de uso como Serviço (SaaS) Contratação anual, com pagamento mensal, ou por trimestre (por projeto).

Preços por faixa de volume mensal de registros tratados: faixa de 10.000, 20.000, ou 30.000 registros. Outros volumes, consultar.

Até 5 usuários (gestor e básico) por CNPJ autorizado (empresa).


Modelo de Comercialização do Abreviador

Opção 3: Aquisição da DLL do Abreviador para uso local em Sistemas

Licenciamento perpétuo do programa DLL, com taxa anual de atualização, manutenção e suporte técnico;

Entregáveis: DLL executável, mais Dicionários customizáveis e a documentação de acesso e integração (3 métodos flexíveis de uso).

Licenciamento por Servidor e por CNPJ da Licenciada, para uso exclusivo em Sistemas internos de cadastro da empresa.

Opção 4: uso do Webservice do Abreviador

Contratação anual, com pagamento mensal.

Preços por faixa de volume mensal de requisições: faixa de 5.000, 10.000, 20.000, 30.000 ou 50.000 requisições. Outros volumes, consultar.

Parametrização de regras e uso de dicionários exclusivos é dinâmica, definida na requisição enviada ao webservice


Suporte Técnico, manutenção e atualização

Canal de suporte técnico remoto por e-mail, e opcional por meio de Service Desk web (taxa adicional).

Dicionários customizáveis exclusivos da sua empresa na opção de aquisição da DLL ou uso do webservice:

Expressões Compostas, Palavras e Títulos, Tipo de Logradouro, Abreviar Mais (segunda opção), Preposições (a eliminar) e Exceções.

Infraestrutura para o Portal e o Webservice mantidos em Cloud de alta disponibilidade, e segurança.

Área de usuários e dados processados é isolada por Conta Empresa.

Suporte Técnico incluso na mensalidade do SaaS, no Serviço OnDemand, e na opção de uso do Webservice

Suporte Técnico com taxa anual para a opção da DLL.


Autor: Eduardo Lanna

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