otimização da gestão
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Projeto Interno da Presidência 2013-1TRANSCRIPT
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O projeto parte de uma hipótese básica:
Nosso fluxo de comunicação limita nossa execução
estratégica
Equipes e diretores tem dificuldades de cumprir
encaminhamentos por causa de falta de clareza na delegação de
atividades
Temos índices desnecessários de retrabalho, derivados de
sobreposição de arquivos de versões diferentes e necessidade
de reuniões de alinhamento e realinhamento
Baixo desempenho de indicadores estratégicos
Baixo desempenho de projetos e processos
Entregas realmente importantes demoram mais
tempo do que deveriam
Nosso time gasta um tempo demasiadamente grande com
atividades operacionais que não agregam valor a instituição,
nem a eles mesmos
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Por que “O ponto da Virada”?
Inflexão
Pontos da viradas são etapas de vida de produtos ou eventos que geram epidemias e modismos. Ou seja, são pontos de inflexão onde, por exemplo, um produto passa a ser usado por um quantidade muito grande de pessoas, sem ter precedentes. É algo que representa uma mudança significativa em proporções jamais antes vistas. Este projeto busca entender a essência da FEJEMG e é um ponto da vidada por um motivo bastante simples:
Uma vez que todas as pessoas que trabalham pela federação gastem menos horas todos os dias em trabalhos operacionais e que elas saibam o que realmente importam, através de um fluxo de informação eficiente, teremos um número absurdamente alta de horas liberadas para um trabalho significativo e estratégico, impulsionando a FEJEMG de tal modo que ela possa se tornar a Melhor do Mundo.
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Premissas
“Lives where you live: in your inbox!”
Qualquer pessoa tem ou pode ter acesso ao Google Chrome, e trabalhar nele. Além disso, todos usamos o gmail, que é atrelado a plataforma do Google Drive (onde ficam os arquivos do docs). Sendo assim, todos as ferramentas aqui apresentadas são integradas. Não é objetivo desta iniciativa gerar novas rotinas e processos e sim otimizar os existentes, liberando diretores, gerentes e assessores para um trabalho mais estratégico e significativo. Ou seja, este é um projeto de inovação e redesenho de processos. Usando o mote do aplicativo Streak, a ideia de aplicar a tecnologia proposta a gestão da FEJEMG facilita a execução da equipe por um motivo simples:
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Pré-requisitos para bons aplicativos:
• Sincronização de dispositivos e plataformas
• Acessibilidade (possibilidade de acesso remoto)
• Intuitivo, fácil de compreender e utilizar
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Funcionalidade: Gestão de Equipes, Execução Estratégica Quem pode usar: Diretoria, Gerentes (F&O, Regulamentação, Negócios, RI, Eventos, SAEJ) Exemplos de aplicações: Gestão de encaminhamentos e planos de ações derivados de reuniões, definição de atividades prioritárias, aumento de produtividade
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Definição de Prioridade
Opção de Alarme (Lembrete)
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Funcionalidade: Criação de Mapa Mentais e Fluxogramas compartilhados
Quem pode usar: Negócios, RI, Gestão (Processos), Equipe em geral Exemplos de aplicações: Criação de modelos para customização de parcerias segundo setor de mercado, criação de fluxograma de processos
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Interface & Exemplo:
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Funcionalidade: Gestão de E-mails, Programação de E-mails, Modelo de Gerenciamento de Pipelines Quem pode usar: Negócios, RI, F&O, Gestão (Pessoas, Processos, Estratégia), TI Exemplos de aplicações: Agendamento de e-mails futuros, criação e uso rápido de modelos pré-formulados de e-mails, gerenciamento de processos seletivo, gerenciamento de processo de federação, agrupamento de conversas/arquivos
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Agendamento de e-mails futuros (Send Later)
Modelos de E-mails (Snippets)
Todos os e-mails agendados aparecem na aba de “rascunho” com sua respectiva data de envio.
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Exemplo F&O
O pipeline fica aqui
Atualização no Processo
Contagem automática Delegação de responsável
Basta seleciona o “Stage” para mudar a EJ de etapa dentro do processo
Opção de Compartilhamento
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Box
Boxes organizam todas conversas relacionadas ao determinado tema do pipeline, assim como arquivos trocados, no nosso caso, a “EJ 1”. Também permitem gerar comentários e notas em cima do tópico.
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“Lives where you live: in your inbox!”
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Gestão de Projetos na Nuvem
Funcionalidade: Gestão de Projetos
Quem pode usar: Todas as Diretorias
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Time-line do projeto, atualização de informações e acompanhamento
adesão ao mesmo.
Possibilidade de confirmação (auditoria) e anexo de entregas
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Vis
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André Nascimento Presidente [email protected]