Os arquivos correntes no contexto das três idades documentaispor Renato Tarciso Barbosa de Sousa

O conceito das três idades documentais é uma novidade do século XX.

As transformações ocorridas no mundo, principalmente a partir do pós-guerra, deram

um rumo diferente à Arquivística. A urbanização e a expansão das atividades do Estado

foram alguns dos fatores que criaram as condições para o crescimento vertiginoso da

produção documental. Paralelamente, houve um aumento das necessidades de

informação dentro das organizações. (MELLO, 1988, p. 12).

Os métodos de tratamento dos documentos até então existentes eram

suficientes para responder às necessidades das organizações, mas não eram adequados

para a nova situação que se configurava. O aumento do acervo documental criou uma

nova realidade e exigiu novos métodos.

Em alguns países, diante desse novo quadro, foram formadas comissões

governamentais com o objetivo de “encontrar soluções para a melhoria dos padrões de

eficiência no uso dos documentos, por parte da administração pública.”(JARDIM, 1987,

p. 36). Em 1947, foi criada, nos Estados Unidos, a Comissão Hoover. Os resultados

dessa Comissão são comparáveis às contribuições do Manual de Arranjo e Descrição

dos arquivistas holandeses para a prática e o pensamento arquivístico.

A Comissão Hoover tinha como objetivo estudar a organização e o

funcionamento dos departamentos da administração federal dos Estados Unidos. Em

abril de 1948, a Comissão criou um grupo de trabalho, comandado por T. R.

Schellenberg1, para analisar os problemas de gestão de documentos do conjunto do

governo federal americano. O relatório foi publicado em outubro de 1948 e trazia como

novidade os “records centers” ou centros de arquivamento intermediário. Os “records

centers” deveriam guardar os documentos de valor primário, que por conta da

diminuição da possibilidade de uso daqueles documentos poderiam ficar distantes dos

1 Theodore Roosevelt Schellenberg (1903-1970). Formou-se em História em 1934, pela Universidade da Pensilvânia. Foi, então, em 1934 e 1935, secretário executivo do comitê sobre material para pesquisa do Conselho Americano de Sociedades Eruditas (American Council of Learned Societes) e do Conselho de Pesquisas em Ciências Sociais (Social Science research Council). E, depois, historiador-assistente do Serviço Nacional de Parques. Iniciou sua sua carreira no Arquivo Nacional dos Estados Unidos em 1935 e chegou a subdiretor do arquivo entre 1957 e 1963. Teve grande atividade como conferencista e consultor de programas de reforma entre 1954 - quando foi à Austrália - e 1960, quando visitou oBrasil, a convite do Arquivo Nacional.

1

arquivos montados nos setores de trabalho, isto é, dos arquivos correntes. Dessa forma,

a criação da idade intermediária dá origem ao conceito das três idades documentais:

corrente, intermediária e permanente. No mundo francofônico, Yves Pérotin formulou o

conceito das três idades, em 1961. Em um artigo, ele propunha os termos arquivos

correntes, arquivos intermediários e arquivos.

A justificativa para a criação dos arquivos intermediários era meramente

econômica, pois os objetivos eram: esvaziar os escritórios e garantir redução dos custos

de armazenamento, equipamentos e pessoal. Sabe-se, por exemplo, que o valor da

manutenção de um pé cúbico nos escritórios, que corresponde a 2,4 metros lineares de

documentos textuais, era de US$ 23,24 e nos “records centers”, de US$ 1,60. No

Canadá, o mobiliário padrão utilizado nos arquivos correntes custava seiscentos dólares

canadenses e armazenava 3,6 metros lineares de documentos textuais. Por esse mesmo

valor era possível utilizar nos arquivos intermediários uma estante de dupla face com

capacidade para 16 metros lineares de documentos textuais.

A ideia das três idades documentais surgiu com a elaboração da fase

intermediária. É importante ressaltar que o conceito das três idades documentais é uma

invenção humana, ou seja, uma maneira encontrada dentro dos trabalhos da Comissão

Hoover para resolver uma situação existente na administração pública americana do

pós-guerra. Essa ideia foi encampada pela Arquivística contemporânea e, hoje, é um

conceito aceito internacionalmente.

Couture e Rousseau (1999) relacionam as idades documentais aos valores

dos documentos. Para os autores canadenses, a idade corrente e a intermediária são

caracterizadas pela existência do valor primário, apesar da intensidade diferente. O

valor primário, na definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do

Arquivo Nacional, é o “valor atribuído a documento em função do interesse que possa

ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins

administrativos, legais e fiscais”. Esse valor pode ser subdividido em três outros:

administrativo; legal; fiscal. O administrativo2 é o “valor que um documento possui para

a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa,

fundamenta ou prova seus atos”. O legal3 é o “valor que um documento possui perante a

2 Definição encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.3 Definição encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

2

lei para comprovar um fato ou constituir um direito” e o fiscal4 é o “valor atribuído a

documento para comprovação de operações financeiras ou fiscais”.

Figura 1 - Valor Primário dos Documentos de Arquivo

Valor Primário

Valor Administrativo Valor Legal Valor Fiscal

Nesse sentido, todo documento de arquivo nasce com valor primário em

uma das suas três dimensões ou em, pelo menos, uma delas. A tendência, com o tempo,

é desaparecer esse valor. A diferença encontrada é o tempo em que isso acontece. A

permanência do valor primário para alguns documentos é rápida, outros, o intervalo é

mais longo. E é nessa curva entre o valor primário máximo, momento da criação ou

recebimento do documento, e a extinção, que se encontram as duas primeiras idades ou

fases: corrente e intermediária.

Figura 2 – A curva decrescente do valor primário

4 Definição encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

3

100%

50%

0%Arquivo Corrente Arquivo Intermediário

Um dos grandes desafios da Arquivística é estabelecer o momento da

passagem dos documentos da fase corrente para a intermediária. As variáveis que vão

definir essa passagem são as seguintes: o documento não apóia mais as atividades

cotidianas; o término de uma atividade (projeto, convênio etc.); a exclusão da

atribuição; a prescrição da ação. Para a maioria dos documentos, a primeira variável é a

mais aplicável.

Figura 3 – A passagem do Arquivo Corrente para o Intermediário

A aplicação dessas variáveis depende de informações que podem ser

encontradas no conhecimento tácito, nos próprios documentos e informações

relacionados às atividades, nos documentos de criação da organização ou instituição

(regulamento geral, estatuto, regimento interno etc.) e na legislação em geral.

4

Arquivo Corrente Arquivo Intermediário

100%

50%

0%

Não apóia mais as atividades cotidianas;

Término de uma atividade (projeto, convênio etc.);Exclusão da atribuição;

Prescrição da ação.

Figura 4 – O que determina a transferência ao Arquivo Intermediário ou a eliminação dos documentos e informações?

Motivo FonteNão apóia mais as atividades cotidianas; Conhecimento tácito5.Término de uma atividade (projeto, convênio

etc.);

Os documentos e informações relacionados.

Exclusão da atribuição; Regimento interno, regulamento geral.Prescrição da ação. Legislação.

O valor primário compreende as duas primeiras fases do ciclo de vida

dos documentos: corrente e intermediária.

Figura 5 – Valores dos documentos e o Ciclo de Vida

Valor Primário

ArquivoCorrente

ArquivoIntermediário

Esgotado esse valor, os documentos podem ser eliminados ou guardados

permanentemente se apresentarem um outro valor. Entra em cena o valor secundário,

que é aquele, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do

Arquivo Nacional, “atribuído a um documento em função do interesse que possa ter

para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins

diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido”.

O valor secundário é analisado por Schellenberg (2005, p. 181) a partir

de dois aspectos: “a prova que contém da organização e do funcionamento do órgão

5 Conhecimento tácito é aquele que o indivíduo adquiriu ao longo da vida, pela experiência. Geralmente é difícil de ser formalizado ou explicado a outra pessoa, pois é subjetivo e inerente às habilidades de uma pessoa. A palavra "tácito" vem do latim tacitus que significa "que cala, silencioso", aplicando-se a algo que não pode ou não precisa ser falado ou expresso por palavras. É subentendido ou implícito.

5

governamental que os produziu; e a informação que contêm sobre pessoas, entidades,

coisas, problemas, condições etc. com que o órgão governamental haja tratado”. O

primeiro aspecto é conhecido como valor probatório e o segundo como valor

informativo.

Figura 6 – O valor secundário dos documentos

Valor Secundário

ValorProbatório

ValorInformativo

No caso específico da legislação em geral, apresentamos, como exemplo,

a Resolução nº 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, que estabeleceu a

manutenção dos prontuários médicos enquanto o paciente estiver recebendo

atendimento até vinte anos após o último registro. A leitura arquivística dessa

Resolução indica que aquele documento tem valor primário até vinte anos após o último

registro. O prontuário pertence ao arquivo corrente durante o tempo em que o paciente

está sendo atendido pela instituição de saúde e a transferência para o intermediário vai

acontecer em algum momento entre o último registro e os vinte anos seguintes. Sabe-se,

por experiência da instituição de saúde, que o prontuário não utilizado nos últimos cinco

anos não justifica sua permanência no arquivo corrente, pois a possibilidade de uso dele

é muito pequena e não é suficiente para justificar sua guarda no arquivo corrente.

Portanto, ele pode ser transferido para um outro local, esperando a extinção do valor

legal, como determina a Resolução do Conselho Federal de Medicina.

A Resolução tem informações importantes para a determinação do valor

secundário. Ela dispõe que devem ser mantidos permanentemente os prontuários que

apresentem informações relevantes do ponto de vista médico-científico, histórico e

social.

6

Figura 7 – A aplicação dos valores dos documentos em prontuários médicos

Exemplo Exemplo ProntuProntuáários Mrios Méédicosdicos

(Resolu(Resoluçção CFM não CFM nºº 1.639/2002)1.639/2002)

Valor PrimValor PrimááriorioEnquanto o paciente estiver recebendo Enquanto o paciente estiver recebendo

atendimento atatendimento atéé vinte anos apvinte anos apóós o s o úúltimo registroltimo registro

Valor SecundValor SecundááriorioManter permanentemente aqueles prontuManter permanentemente aqueles prontuáários que rios que apresentem informaapresentem informaçções relevantes do ponto de ões relevantes do ponto de

vista mvista méédicodico--cientcientíífico, histfico, históórico e socialrico e social

Aplicando o conceito das três idades documentais em um conjunto

documental constituído por dossiês6 funcionais ou pastas funcionais teríamos a seguinte

situação:

Figura 8 – A aplicação do conceito das três idades documentais

AplicaAplicaçção do Conceito das Três Idades ão do Conceito das Três Idades DocumentaisDocumentais

(dossiês funcionais)(dossiês funcionais)

PermanentePermanente –– amostra amostra documental (amostragem documental (amostragem aleataleatóória segmentada)ria segmentada)

IntermediIntermediááriorio –– arquivamento arquivamento em um depem um depóósito central por 95 sito central por 95 anos. anos.

Servidor desligado (apServidor desligado (apóós dois s dois anos do desligamento)anos do desligamento)

CorrenteCorrente –– arquivamento do arquivamento do dossiê no Setor de Pessoal dossiê no Setor de Pessoal ––localizalocalizaçção prão próóxima ao usuxima ao usuáário rio direto. direto.

Servidor desligado (atServidor desligado (atéé dois dois anos do desligamento)anos do desligamento)

CorrenteCorrente –– arquivamento do arquivamento do dossiê no Setor de Pessoal dossiê no Setor de Pessoal ––localizalocalizaçção prão próóxima ao usuxima ao usuáário rio direto. direto.

Servidor na ativaServidor na ativa

PerPerííodo/Documentaodo/DocumentaççãoãoAAççãoão

6 dossiê é um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

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Apresentamos, abaixo, uma tabela onde se analisa as três idades

documentais a partir do valor, do acesso aos documentos, da conformação do sistema,

da justificativa de conservação, do volume e da localização física.

Figura 9 – As três idades documentais

InstituiInstituiçção ão arquivarquivíísticastica

Fora do setor de Fora do setor de trabalhotrabalho

PrPróóxima ao xima ao acumuladoracumulador

LocalizaLocalizaçção fão fíísicasica

55--10% do total 10% do total acumuladoacumulado

SensSensíível vel diminuidiminuiççãoão

100%100%VolumeVolume

Pesquisa, Pesquisa, administrativaadministrativa

Razões Razões administrativas, administrativas, legais ou fiscaislegais ou fiscais

Apoio Apoio ààs s atividades atividades cotidianascotidianas

Justificativa de Justificativa de conservaconservaççãoão

CentralizadoCentralizadoCentralizadoCentralizadoCentralizado ouCentralizado ouDescentralizadoDescentralizado

SistemaSistema

AbertoAbertoRestrito aos Restrito aos acumuladores ou acumuladores ou com autorizacom autorizaççãoão

Restrito aos Restrito aos acumuladoresacumuladores

AcessoAcesso

SecundSecundááriorioPrimPrimááriorioPrimPrimááriorioValorValor

Arquivo Arquivo PermanentePermanente

Arquivo Arquivo IntermediIntermediááriorio

Arquivo CorrenteArquivo Corrente

O arquivo corrente é encontrado na literatura arquivística com as

seguintes denominações: arquivo de gestão; arquivo ativo; arquivo de primeira idade;

records. A literatura arquivística apresenta, também, algumas definições para arquivo

corrente, são elas:

1 – “Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem

movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes” (Lei 8.159, 08/01/91);

2 – “Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais

foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam

junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados”

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005);

3 – “Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os

quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-

8

meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da

freqüência com que são por eles consultados” (Dicionário de Terminologia

Arquivística, 1996);

4 – “Utilizados freqüentemente para a condução das atividades da administração que os

produziu” (Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística);

5 – “(...) abrigam os documentos durante o seu uso funcional, administrativo, jurídico,

seu trâmite legal, sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados” (Heloisa

Liberalli Bellotto);

6 – “(...) a primeira etapa ou idade é de circulação e tramitação pelos canais normais em

busca de resposta ou solução para o assunto que foi iniciado. Está perto do funcionário

responsável por sua tramitação sempre ao alcance de sua mão para seu manuseio

freqüente” (Antonia Heredia Herrera);

7 - “(...) período durante o qual os documentos são indispensáveis à sustentação das

atividades cotidiana de uma organização. Chamados a serem utilizados freqüentemente

eles devem ficar próximos do usuário direto” (Jean-Yves Rousseau e Carol Couture);

8 – “(...) Agrupam os documentos ativos que apresentam um valor primário e que são

indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica”

(Jean-Yves Rousseau e Carol Couture).

A partir da análise das definições apresentadas acima podemos fazer

algumas considerações sobre o conceito de arquivo corrente, são elas:

1 - o conceito das três idades fundamenta estratégias de avaliação. O processo avaliativo

tem como pano de fundo a determinação de prazos de guarda para as idades corrente e

intermediária e o estabelecimento da destinação final dos documentos, isto é, a

eliminação ou a guarda permanente;

2 - os documentos correntes são essenciais ao desenvolvimento das atividades

cotidianas. Essa é a característica maior do arquivo corrente, ou seja, servir os seus

acumuladores diretos com informações para o desenvolvimento das atividades do setor

de trabalho. São informações essenciais e fundamentais para garantir qualidade e

rapidez na tomada de decisões;

3 - os documentos correntes são conservados para responder aos objetivos de sua

criação;

4 - os documentos correntes deverão ser mantidos próximos aos usuários diretos. O

arquivo corrente é constituído pelo conjunto de documentos existente nos vários setores

9

de trabalho de uma organização ou instituição. Portanto, em uma primeira abordagem, a

conformação é de um sistema descentralizado de arquivos, permitindo que os

documentos correntes fiquem próximos, pela própria característica, do usuário direto;

5 - os documentos correntes não são, necessariamente, utilizados todos os dias. Há uma

confusão entre freqüência e potencialidade de uso. Os documentos correntes têm uma

possibilidade de uso grande, por isso da necessidade de mantê-los próximos dos

usuários diretos. São poucos os documentos utilizados diariamente, mas são muitos

aqueles que podem ser utilizados a qualquer momento de acordo com as atividades

cotidianas de um setor de trabalho;

6 - a maioria dos documentos acumulados (produzidos e/ou recebidos) pode ter nenhum

ou quase nenhum uso. Uma parte considerável dos documentos é produzida ou recebida

apenas com a finalidade de registrar ou prestar uma informação, uma formalidade. Ele

tem um potencial de uso grande, que não significa a certeza do uso;

8 - encerrado o período de atividade, os documentos podem ser eliminados, transferidos

ao arquivo intermediário ou recolhidos ao arquivo permanente;

9 - os documentos transferidos ao arquivo intermediário podem, por razões diversas,

retornarem ao período de atividade. Não é comum, mas existe a possibilidade. É o caso,

por exemplo, de atividades que foram encerradas pela falta de recursos financeiros para

sua realização ou por decisão política. Resolvidas as questões que determinaram sua

finalização, os documentos, depois de transferidos ao arquivo intermediário, podem ser

requeridos para dar continuidade às atividades que os originaram;

10 - o acesso às informações contidas nos documentos correntes é restrito aos seus

acumuladores. Por questões relacionadas à proteção de informações pessoais e

estratégicas para a organização ou instituição, os documentos correntes devem ter seu

acesso aberto somente àqueles que lidam diretamente com as atividades, de onde eles se

originaram.

A partir dessas considerações, podemos chegar a uma definição do

conceito de arquivo corrente, que são conjuntos de documentos e informações de valor

primário produzidos ou recebidos pelas organizações ou instituições, independente do

suporte, que pela grande possibilidade de uso, precisam ser mantidos nos setores de

trabalho, próximos aos usuários diretos, por causa do apoio que dão às atividades

cotidianas.

Referências

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11