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CETEC – Unidade de Ensino Médio e Técnico

ORIENTAÇÕES SOBRE O SISTEMA DECADASTRO DE ALUNOS

Elaboração: Lilian Guilhoto Salazar


Histórico

• O Sistema de Cadastro de Alunos do Estado de São Paulo foi instituído pelo Decreto Nº 40.290, de 31 de agosto de

1995.

• Deliberação CEE nº 02/00 ‐ Dispõe sobre o cadastramento geral dos alunos de educação básica no sistema de

ensino do Estado de São Paulo

• Resolução SE N.º 12, de 8 de fevereiro de 2007 ‐ Institui o Sistema de Cadastro de Alunos do Estado de São Paulo

como instrumento de coleta de dados do Censo Escolar


Realizar os procedimentosde conexão com a PRODESP.Dar duplo clique no íconeTerminal PRODESP.


Na tela inicial de conexãocom a PRODESP digitar:CICSEDUC [ENTER]


Na próxima tela,digitar: EDUC [ENTER]


Clicar no CLEARpara limpar a tela


Digitar JCAA,008[ENTER]


Digitar o Nome de operador OUa Chave de acesso (com 4dígitos) encaminhada pelaCETEC, assim que disponibilizadapela SEE.


No primeiro acesso osistema irá solicitar que ousuário cadastre umaChave Secundária, com 8dígitos.


MENU PRINCIPAL


Rotina Anual/Semestral

Quadro Resumo

Coleta de Classes

Formação de Classes / Matrícula


A partir do MENU PRINCIPALclicar na opção 15 ‐ COLETA DEQUADRO RESUMO E CLASSES ena sequencia clicar na opção 1 ‐COLETAR QUADRO RESUMO


Para incluir o quadro daescola pela primeira vez aopção no MENU é a “1”.[ENTER]

Caso a escola já tenha feito a Inclusãodo Quadro e queira realizar algumaalteração a opção a ser utilizada é a2 – ALTERAR QUADRO RESUMO


Digitar o Código CIEda escola [ENTER]


A escola deverá digitar para cada série,de cada nível de ensino, a quantidadede classes correspondentes.

Informar o número de classes para cadasérie do Ensino Médio, que serãoutilizadas no ANO.

Informar o número de classes total do EnsinoTécnico, que serão utilizadas no SEMESTRE.

Informar o número de classes total do EnsinoMédio Integrado ao Técnico, que serãoutilizadas no ANO.


Através desta opção a Unidadeirá gerar o número de classes aser utilizadas no ano/semestre.

Com relação a formação de classes, este menu permite que a Unidade possa:

•Incluir

•Alterar Desde que as classes estejam vazias/sem alunos.

•Excluir

•Consultar


Neste MENU, conforme podemos observar,há duas opções que possibilitam a inclusãoda coleta de classes:

1 ‐ INCLUIR ‐ POR NUMERO DA CLASSEPara realizar a coleta de classes atravésdesta opção é necessário que a escolaefetue, antes, uma consulta dos números declasses atribuídos a ela.

2 ‐ INCLUIR ‐ POR ESCOLA

Para realizar a coleta de classesatravés da segunda opção é necessáriosomente o Código CIE da escola.


Informar Código CIE e aquantidade de classes TOTAL queserão utilizadas no semestre. Issocontando classes descentralizadase as classes pertencentes ao Planode Expansão.


Ao incluir a formação de classes por Escola,aparecerá para o operador do sistema a Unidadesede e as Escolas vinculadas a ETEC pelo Planode EXPANSÃO e Classes Descentralizadas (casotenha). O usuário deverá selecionar a Escola einiciar a formação de classes e assimsucessivamente para cada uma das Escolas.


Após serem gerados os númerosdas classes, o usuário deveráacessar as opções: 15.2.2. Esta telatraz os números disponíveis para aescola coletar as classes no anoletivo.


Digitar um “X” no númerodesejado, conforme exemplo.Após a digitação do “X” teclar[ENTER]

Obs.: É imprescindível coletar todas as classes informadas no Quadro Resumo


A escola deverá preencher os campos da coleta de classes de acordo com acodificação do Sistema para Turno, Tipo de Ensino, Habilitação, Série, etc.Para isso, basta teclar “enter” nos campos e a sistema apresentará astabelas de codificações.

No campo referente ao horário ousuário não deve digitar com aseparação dos pontos(:). Deve digitarapenas os quatro dígitos numéricos.Ex: 0700 (e não 07:00)


No Campo tipo de Ensino o usuário deverá teclar ”enter” para visualizar o código referente ao tipo de ensinoda classe. No caso das ETECs para o tipo de Ensino Técnico utilizaremos sempre a opção 23 ED PROFISSIONAL– TECNICO CONCOMITANTE e para o tipo de Ensino Técnico Integrado ao Médio a opção: 25 ENSINOMEDIO‐INTEGRADO ED PROFISSIONAL


O mesmo ocorrerá, para selecionar o módulo.


Terminada a coleta da classe e estando todos os dados corretos o usuário deverá teclar“enter” e confirmar com “S”, que os dados estão corretos.


Observe que a primeira classe já foi coletada.

Obs. A capacidade física da sala, poderá sercoleta com sobra de vagas.Ex: uma sala com capacidade para 40 alunospode ser coletada com capacidade para 45.


Completada a coleta de classes da Unidade sede, o usuário deverá fazer omesmo procedimento para as demais escolas vinculas pelo Plano de Expansão eClasses Descentralizadas.


Observe que o sistema apresentaráapenas as classes não coletadas, ouseja, os números disponíveis para acoleta de dados.


MATRICULA INFORMATIZADA:A partir do MENU PRINCIPAL, digitar nocampo OPÇÃO o número do item.No exemplo, o item ou opção é o “6”,que corresponde à MATRICULAINFORMATIZADA 2010. [ENTER]


Neste primeiro exemplo de matricula,iremos Incluir aluno na classe sem RA(opção 06.3.2).É fundamental que antes de incluir umaluno sem RA seja feita a consulta paraverificar se o aluno já possui cadastro(usar as opções 02.1). Inicialmenteindicaremos o número da classe que oaluno deverá ser incluído.


Digite os dados do aluno e tecle [ENTER]. O Sistema irá abrir outra parteda ficha do aluno para preenchimento.O usuário deverá completar a digitação e teclar ENTER, conferir osdados e confirmar digitando “S”.O Sistema irá gerar um RA para o aluno, que o usuário imediatamentevisualizará em vermelho no final do cadastro.


Na coleta da ficha do aluno, algumas orientações básicas devem ser observadas:

• Não utilizar acentuação, ç, sinais gráficos;

• Utilizar sempre um documento oficial como base (RG civil, Certidão de Nascimento etc);

• Ao preencher os campos: nome do aluno, nome do pai e da mãe não abreviar nenhuma palavra, escrever os nomes completos;

• No campo sexo, preencher com as letras F ou M;

• Data de nascimento no formato: xx(dia) / xx (mês) / xxxx (ano).

• Deve‐se digitar os dados completos e corretos inclusive com as informações do endereço, RG civil no caso de brasileiro ou RNE (registro

nacional de estrangeiro) no caso de aluno estrangeiro.

• Todo aluno cadastrado no Sistema de Cadastro de alunos recebe uma “chave”, o R.A. (Registro do Aluno), que é gerado automaticamente

pelo Sistema no momento do cadastramento/matrícula do aluno.

• Essa chave identifica o aluno de forma precisa, facilita sua localização e a manutenção de seus dados (correções de dados cadastrais,

matrícula, transferência etc). E hoje é utilizado como chave de identificação do aluno em vários programas sociais, como Programa Ação

Jovem, Aprendiz Paulista, etc...

O Sistema de Cadastro de Alunos possui mecanismos de “bloqueio” para impedir que sejam lançados cadastros

duplicados. No entanto, isso pode ocorrer se houver erro na digitação; por isso é muito importante utilizar todas as

opções de consulta da ficha do aluno (opção 02.1) , antes de efetuar o cadastro da matricula SEM RA (opção 6.3.2).

Antes de efetuar o novo cadastramento é importante o máximo de atenção para evitar que erros de digitação venham a

gerar mais de um “R.A.” para o mesmo aluno.


Feito a pesquisa do sistema (opção:2.1) e localizado que o aluno já possuiRA, o cadastro fica bem mais simples,basta informar o número da classe eincluir o aluno pelo número do RA.


Localizado que o aluno possui matrícula ativa nosistema, antes do Inicio do Ano Letivo: atravésdesta opção o operador desloca o aluno para aturma desejada sem que o sistema realizequalquer registro. Desde que o Tipo de Ensinoseja o mesmo. Impressa as listas do diário declasse a opção troca é fechada.

IMPORTANTE: O operador deve realizar a opção de troca, com bastante atenção, principalmente comAlunos de OUTRA ESCOLA, para não “puxar” aluno errado. Certifique‐se antes usando as opções deConsultas de aluno e matrícula (opções 2.2 ou 2.4).


Localizado que o aluno possui matrícula ativa no sistema, após o Inicio do Ano Letivo: Através da consulta damatricula do aluno (opção 2.4.1) a unidade localiza a Escola (na qual o aluno consta com matricula ativa, nosistema) pelo Código CIE. E, através da opção 2.5.8 obtêm os dados da Escola e Diretoria de Ensino Responsável. ASEE solicita que as Unidades de Ensino se comuniquem e solicitem diretamente uma a outra, a baixa portransferência do aluno no sistema. E, somente se não for atendido, solicitar a CETEC para que possa serencaminhado a SEE, em tempo hábil e a mesma cobrará providencias da Diretoria de Ensino Responsável.


Manutenção de Matrículas:

• O Sistema de Cadastro de Alunos é o espelho da Unidade Escolar, ou seja, reflete a realidade da Escola, portanto

deve ser mantido rigorosamente atualizado.

• Semanalmente a Unidade deve fazer uma manutenção das matriculas, atualizando, a movimentação de alunos

como: abandonos, transferências e etc.


Para alterar algum dado daficha do aluno, utilize asopções:

03.3.3 (por RA)ou

03.3.2 (por classe)


O operador escolhe oscampos que necessitaalterar:

•Dados Pessoais•Endereço•Documentos

CADASTRO DOS ALUNOS ATUALIZADO:

Solicitamos especial atenção da Unidade para que os cadastros dos alunos sejam mantidosrigorosamente atualizados. Caso o aluno já possua RA (ou seja, não foi gerado pela ETEC) aUnidade deve verificar a atualizar o cadastro do aluno no sistema, como por exemplo:endereço, documentos e etc.


Esta opção é utilizada para transferência dealunos no ano letivo, sendo:3.5.1 ‐ Pela escola de “origem” (aquela daqual o aluno está saindo) e 3.5.2 ‐ Pela escolaque está recebendo o aluno por transferência.

No Sistema, a mudança de turno/turma, dentroda mesma escola (remanejamento), também érealizada através da opção de transferência.

Obs.: A Unidade só consegue receber um alunopor transferência, a partir do dia seguinte da datada baixa por transferência da outra turma.


Procedimento para Manutenção e Cadastro dos alunos das Novas ETECs e Classes

Descentralizadas:

No Sistema de Cadastro de Alunos a Escola só existe depois de gerado o Código CIE.

O responsável pela Gestão e Acampamento do Sistema de Cadastro de Alunos, na CETEC, verifica no Sistema que o

código da Unidade foi gerado e solicita o cadastramento no Nome de Operador e Chave de Acesso ao Sistema.

Após a solicitação ser atendida, o responsável irá encaminhar os dados para a Unidade juntamente com o Arquivo e

orientações para Instalação do Programa.

Conforme comunicado CETEC de 27/02/2009 a ETEC – Sede providenciará através da opção 3.5.1 a “Baixa por

transferência” dos alunos, no sistema, e a Nova ETEC, de posse dos prontuários, providenciará o cadastro desses alunos,

através das opção : 3.5.2 “Recebidos por Transferência”.


O sistema também permiteregistrar o Abandono do alunono ano letivo.

Trancamentos e desistências,também são registrados comoabandonos.


RECLASSIFICAÇÃO DO ALUNO:

O Sistema de Cadastro de Alunos, NÃO disponibiliza a reclassificação de alunos, para os tipos de Ensinos 23(ED PROFISSIONAL ‐ TECNICO CONCOMITANTE) e 25 (ENSINO MEDIO‐INTEGRADO ED PROFISSIONAL).Portanto para realizar a reclassificação no sistema, a ETEC deverá: Encaminhar uma cópia do Doc 32(Disponibilizado no site http://www.cpscetec.com.br/cpscetec/secretaria/dc5_reclassificacao.doc) àSupervisão Educacional – Área Vida Escolar (CETEC) que dará o parecer favorável para encaminhamento a SEEonde será registrada a Reclassificação.

http://www.cpscetec.com.br/cpscetec/secretaria/dc5_reclassificacao.doc


Essa opção deve ser utilizada pela escolapara registrar que o aluno teve suamatrícula efetivada e não compareceu.


A partir da opção 2 temos disponíveis as principais opçõespara CONSULTAS:

2.1 – FICHA DO ALUNO: Consulta a ficha do alunopor: R.A., Nome fonético, Nome completo, Escola,Mãe, Pai e RG .

2.4 – MATRICULA DO ALUNO:Consulta todas as matrículas do aluno.

2.2 – CLASSES: Opções de Consulta de quantidade eformação da classe.

2.5 – CADASTRO DE ESCOLAS: Consulta Escolas,Pelo código CIE, Nome Fonético, Município, etc.

2.8 – DADOS GERAIS – ESCOLA:Dados Gerenciais da escola podem ser obtidospelas opções 02.8.1 ou 02.8.3.


Para solucionar problemas no Sistema:

• Confira se está usando a opção adequada;

• Realize as consultas pertinentes: por exemplo, ao tentar cadastrar um novo aluno consulte a 2.1.0 (ficha do aluno),

ou para matrículas use a 02.4.0 (consulta de matrículas);

• No caso de realizar alguma operação incorreta (erro), entre em contato com a CETEC para receber orientação de

como proceder;

• No caso de não conseguir realizar alguma operação no Sistema a Unidade deve encaminhar ao responsável na

CETEC pela Gestão do programa um e‐mail informando:

– RA do Aluno;

– Nome Completo;

– Número da Classe;

– Número do Aluno na Classe;

– Data da Matrícula;

– Motivo da Solicitação (mensagem informada pelo sistema e opção utilizada).

• Obs.: Alunos com matrícula no EJA, CEES, Ensino de Línguas, Ensino à Distância e ou que já cursaram umadeterminada série/módulo e por qualquer motivo desejam cursar novamente, o sistema não permite o cadastro,portanto esses casos devem ser sempre encaminhados para o Gestor do Programa, na CETEC, paraencaminhamento a SEE para que a mesma realize o cadastro.

Observações Gerais:

• Em caso de dúvida não “crie” a solução, busque orientação na CETEC;

• O Sistema tem várias regras de consistência para garantir a precisão dos dados. Nenhum operador tem a obrigação

de conhecer todas elas.

• Chave secundária expirada, perdida ou esquecida = 0800 7700012

• Nome do responsável na CETEC (Gestão e Acompanhamento do Sistema)= Lilian Guilhoto Salazar

• Telefone = (11) 3327‐3023

• E‐mail = [email protected]


Teclas de atalho:

• Use a tecla TAB para avançar de um campo a outro;

• Use a tecla Shift+TAB para retroceder de um campo a outro;

• Use a tecla Print Screen para “capturar” a imagem apresentada na tela e colar em outros aplicativos (por exemplo

no Word);

• A tecla F11 retorna para o Menu Inicial;

• A tecla F8 retorna a mesma opção que estava em uso;

• A tecla Pause Break retorna uma tela.

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