ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

Prof. Cesar Fernandes5/2011

ÍNDICEPARTE 1 – CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO, ESTRUTURAÇÃO E

SEUS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1. CONCEITOS DE OSM1.1 Conceitos de Administração, objetivos e metas organizacionais1.2 Breve histórico, introdução1.3 Organização, Sistema e Método/OSM1.4 Sistemas Administrativos

2. ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS2.1 Estruturação2.2 Departamentalização2.3 Linha e Assessoria

ÍNDICEPARTE 2 - ESTUDO DOS MÉTODOS E TÉCNICAS DE OSM

Hierarquia, Autoridade, Responsabilidade, Centralização e Descentralização

3. MANUAIS ADMINISTRATIVOS ORGANIZACIONAIS3.1 Formulários3.2 Manualização

4. GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO

4.1 Organograma4.2 Fluxograma

5. ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

5.1 Princípio de Organização do Trabalho5.2 Análise da Distribuição do Trabalho5.3 QDT - Quadro de Distribuição do Trabalho

6. ARRANJO FÍSICO OU LAYOUT

6.1 Aplicação de Layout na Organização6.2 Arranjo Físico

ÍNDICEPARTE 3 - INOVAÇÕES ARQUITETURAIS NA ÁREA DE OSM

7. ATUALIDADES EM OSM E SEU PROFISSIONAL

7.1 O papel do profissional de OSM7.2 Intervenção de OSM no processo produtivo7.3 Ferramentas de inovação de OSM

8. PESQUISA COMO TÉCNICA ADMINISTRATIVA DE OSM

8.1 Entrevista8.2 Questionário8.3 Observação pessoal8.4 Registro por foto e filmagem

9. APLICABILIDADE DA ERGONOMIA COMO FERRAMENTA DE OSM

ÍNDICEPARTE 4 – CONCLUSÃO E AVALIAÇÃO DA DISCIPLINA E DO

APRENDIZADO

10. Avaliação10.1 Prova escrita e apresentação de trabalhos/ seminários10.2 Avaliação geral da disciplina e docente/ discente10.3 Conclusão e encerramento da disciplina

Competências

Conhecer e habilitar-se em:

•Conceitos de administração,

• Objetivos e metas das organizações empresariais e sua estruturação,

• Aplicação de técnicas administrativas de comunicação e tomadas de informação e decisão,

•Níveis hierárquicos e de autoridade, •Análise da distribuição do trabalho e

•Uso de gráficos organizacionais;

Conteúdo Programático: 1- Estudo dos conceitos de administração, objetivos e metas organizacionais;

2- Empresa, estruturação e departamentalização (formal e informal);

3- Hierarquia, autoridade, responsabilidade, centralização e descentralização;

4- Manualização, formulários empresariais e relatórios de comunicação;

5- Gráficos organizacionais (organograma, diagrama, cronograma e fluxograma);

6- Análise da distribuição do trabalho e o QDT e a reengenharia;

7-Técnicas de pesquisa (objetivo, metodologia, operacionalização): entrevista, questionário e observação pessoal;

NÍVEIS DE PLANEJAMENTO,

ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E

CONTROLE

Foco Conteúdo Prazo AmplitudeEstratégico -Genérico

-Sintético-Abrangente

Longo-Macro orientada-Aborda a empresa como um todo

Tático -Menos genérico-Detalhado

Médio -Médio orientada-Aborda cada unidade

Operacional -Específico-Analítico-Mais detalhado

Curto-Micro orientada-Aborda tarefas ou operações

Os 3 níveis de Planejamento

Abrangência Foco ConteúdoInstitucional Na Organização Toda a

empresaIntermediário No Departamento Deptos.

isoladosOperacional Em Cargos e

TarefasOperações e tarefas

Os 3 níveis de Organização

Foco Nível hierárquico

Cargos envolvidos

Abrangência

Institucional Direção Diretoria - Empresa- Área

Intermediário Gerência Gerência - Departamento- Unidade

Operacional Supervisão Supervisão - Grupo- Tarefa

Os 3 níveis de Direção

Controle Conteúdo Tempo AmplitudeEstratégico -Genérico

-Sintético-Abrangente

Longo prazo - Empresa- Área

Tático -Menos genérico-Detalhado

Médio prazo - Departamento- Unidade

Operacional -Específico-Analítico-Mais detalhado

Pequeno prazo - Grupo- Tarefa

Os 3 níveis de Controle

PARTE 1 – CONCEITOS DE ADMINISTRAÇÃO, ESTRUTURAÇÃO E SEUS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1. CONCEITOS DE OSM1.2 Breve histórico, introdução

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

1985 A 1997 Crise da OSM

MOTIVOS

• Mudanças no modelo de gestão.

• Desenvolvimento da tecnologia de

informação.

EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO História, relacionamento sistêmico.

Escola Clássica de Administração - desenvolvimento dos métodos de trabalho a serem cumpridos rigidamente por seus executores, Ênfase - forma de se fazer o trabalho e à forma final do produto.

Objetivo – desenvolver sistema "entre quatro paredes" para as várias unidades organizacionais da Empresa, às quais cabia a implantação.

EVOLUÇÃO DA FUNÇÃOHistória, relacionamento sistêmico.

A prática mostrou inviável esta forma de atuação uma vez que:

•não havia comprometimento das unidades com o sistema implantado;•o sistema era imposto "de cima para baixo" e, não raras vezes, deixado de lado depois de algum tempo;•os empregados não se sentiam parte integrante da Empresa, uma vez que não eram ouvidos no desenvolvimento de sistemas que afetavam diretamente suas atividades;•depois de implantado, verificava-se que o sistema não atendia ao usuário, cuja visão e conhecimento específico não eram levados em consideração;•choque de poder entre as unidades, com a área de OSM sendo vista como impostora.

EVOLUÇÃO DA FUNÇÃOHistória, relacionamento sistêmico.

Objetivos:Na atualidade:

•Analisa-se o homem como peça fundamental do processo, •Estuda-se o comportamento das funções e o comportamento do indivíduo.

•As normas ou métodos de trabalho deixam de ser trilhos rígidos e passam a ser trilhas orientadoras.

•Abre-se espaço para a criatividade e para as metas desafiadoras, jogando-se com estes mecanismos motivacionais para o atingimento dos propósitos da Organização, aliado ao desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados.

EVOLUÇÃO DA FUNÇÃOHistória, relacionamento sistêmico.

Na atualidade:

•Considerado ideal que os sistemas sejam desenvolvidos "pelas“ várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva do princípio sistêmico da área de Sistemas, Organização e Métodos, porque proporciona:•melhor entrosamento entre as unidades;•maior qualidade do sistema, pois os próprios usuários estarão atuando;•maior facilidade de implementação;•menor nível de resistência à aceitação do sistema, pois os usuários o conhecem desde o início do desenvolvimento;•maior nível de conhecimento e treinamento automático dos usuários do sistema;•menor custo no desenvolvimento e implementação do sistema.

1. CONCEITOS DE OSM

1.3 Organização, Sistema e Método/OSM

OSM

Definição

“Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, afim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.”

(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)

20

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

•Atividade administrativa

• voltada para a obtenção da melhor produtividade dos

recursos necessários (RH, RM e RT),

• através de técnicas científicas que envolvem os aspectos

comportamentais e instrumentais,

• no ambiente interno ou externo da empresa.

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

Antigo setor de O&M:Apenas aconselhamento, muito isoladoPouca preocupação com o “o que” e o “por que”, mais com o “como”

Pouco ligado ao objetivo da empresa“Organizava, por organizar”“Focava excesso de formulários”“Mero desenho de fluxogramas”

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

Atualmente mais focada em processos:Mais estratégicaNão planeja pela organizaçãoAnalisa métodos para alcançar os objetivos da organizaçãoAuxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos

Consultoria: melhorar os processos da empresaFormulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas de

informação

Objetivos básicos:Eliminar o inútil ou supérfluoMaximizar os resultadosOtimizar recursos e minimizar custos

Funções de OSM

Introduzir métodos de trabalho mais eficazes:Bom nível de produtividadeMinimização de ociosidade

Ao menor custo possível

Focar em eficiência - eficácia

Proporcionar melhores resultados com:PessoalMaterial

Espaço físicoTempo

Funções de OSMPessoal:

Racionalização na distribuição de tarefasFerramentas mais adequadasEliminação de atividades desnecessárias

Material:Padronização de documentosEvitar desperdício (formulário e cópias)

Espaço:Melhor distribuição do espaço

Tempo:Evitar desperdício de tempo e re-trabalho

Aplicações de OSM

Estrutura organizacional:• Descrever o objetivo e as funções de cada uma das unidades

empresariais• Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, e

acompanhar a execução• Elaborar e divulgar e manter as normas, regulamentos e

manuais necessários

Desenvolvimento organizacional:• Estudar e definir os ciclos organizacionais• Analisar ações alternativas visando a maturidade• Avaliar os impactos decorrentes de ações• Estruturar o treinamento, adequando-o às necessidades

Aplicações de OSM

Racionalização do trabalho:• Definir a movimentação de documentos• Definir os fluxos gerais de trabalho• Estudar os sistemas e rotinas administrativas• Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação

de formas alternativas• Definir os formulários e demais instrumentos que

acompanham as soluções adotadas• Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas

pela empresa em suas áreas• Desenvolver internamente novas soluções tecnológicas

Aplicações de OSM

Controle de sistemas:Elaborar análise de viabilidadeElaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoalAvaliar equipamentos disponíveis

Sistemas de informação:Analisar a amplitude dos níveis organizacionaisDefinir e estruturar os dadosDefinir e estruturar as atividadesDefinir e estruturar as informações

• Projeta e monitora a concepção, união ou eliminação de unidades;

• Define os objetivos e as funções de cada unidade organizacional;

• Elabora, emite e divulga as políticas administrativas;

• Analisa as alternativas de ação para promover a maturidade;

• Estuda os ciclos organizacionais;

• Avalia os impactos ou desgastes provenientes das ações e dos

ciclos;

• Auxilia a estruturar as necessidades e formas de treinamentos de

pessoal;

• Visa o desenvolvimento organizacional.

Organização como atividade de OSM:

Sistemas como atividade de OSM:• Analisa a viabilidade econômica no desenvolvimento de

sistemas a serem adotados pela empresa, inclusive os

informatizados;

• Avalia desempenho de equipamentos, instrumentos e

ferramentas disponíveis;

• Elabora cronogramas físicos, financeiros e pessoal para

desenvolvimento organizacional;

• Analisa e define a amplitude dos níveis organizacionais

contemplados;

• Auxilia na definição e estruturação dos sistemas de

informação para integração e planejamento gerenciais (SIG).

Métodos como atividade de OSM:• Promove a racionalização do trabalho:

• Analisa a movimentação de documentos e processos

produtivos;

• Auxilia da definição do fluxo de decisões dos sistemas

administrativos das áreas;

• Analisa e sugere a implantação de mudanças dos métodos de

trabalho;

• Mantém atualizada as técnicas administrativas e os sistemas

de trabalho;

• E outros.

1. CONCEITOS DE OSM

1.4 Sistemas Administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMO FERRAMENTA DE OSM

É um processo ou esquema de trabalho estruturado para

orientar a tomada de decisão visando alcançar os objetivos

preestabelecidos da melhor maneira possível.

SISTEMA FECHADO:

é aquele que não

influencia externamente

nem sofre interferências

do meio ambiente.

SISTEMA ABERTO:

é aquele que influencia e

sofre interferências do

meio ambiente. Todo os

Sistemas ADM são abertos.

OS COMPONENTES DO SISTEMA E SUAS APLICAÇÕES

São os recursos físicos necessários para sua operacionalização.

HUMANOS

EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES

MATERIAIS

Insumos Processo de conversão

Influências

e restrições

Subsistema de controle

Produtos e/ou serviços

OS COMPONENTES DO SISTEMA E SUAS APLICAÇÕES

MAPA DE FLUXO DE PROCESSO