ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS DE ARQUIVO EMPRESARIAL: PRONTUÁRIOS DE COLABORADORES

Maria Fabiana Izídio de Almeida Mestra em Ciência da Informação: UNESP – Campus Marília

Especialista em Gestão de Documentos e Informação: Teoria e Prática Arquivística - Instituto AVM – Rio de Janeiro

Graduada em Arquivologia – UEL

Momentos da Apresentação

Trajetória Profissional

Apresentar o ramo de negócio que mais possui

vagas disponíveis no Estado de São Paulo para

arquivista

Arquivos empresariais: prontuário funcional

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Trajetória Profissional...

Estagiária na Fundação de Esporte de Londrina – FEL

Projeto de Pesquisa

Trabalho voluntário no Centro de Documentação e Pesquisa Histórica da UEL – CDPH

Estagiária na Construtora Plaenge – Londrina

Arquivista na Marilan – desde 2008

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Temporária: 3 meses

Terceirizada: 1 ano e 6 meses

Cargo: Arquivista

Benefícios: Restaurante na empresa,

Vale Transporte e Vale Alimentação

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Trajetória Profissional Marilan

Criação do cargo de

arquivista na Marilan:

Janeiro/2010

Grande volume documental

Carência de metodologias e técnicas de organização

Ambiente desorganizado

Dificuldade em atender às ações trabalhistas

Prejuízo à empresa

Série Documental: Espelho de ponto

Entender o fluxo documental

Qual a necessidade do documento? Como e quem o solicita?

Qual o volume documental?

Qual o prazo de arquivamento do documento?

Qual a técnica de arquivamento utilizada?

Diagnóstico de Arquivo

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Elaboração do fluxo documental

Ordem alfabética não criteriosa

Arquivamento: A: Janeiro a dezembro

Prazo de guarda: 6 anos

Controle dos espelhos de ponto assinados

Intervenção

Instrumentos Arquivísticos

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Protocolo de Empréstimo e Devolução

Termo de Aprovação de Temporalidade Documental

Termo de Eliminação de Documentos

Tabela de Temporalidade Documental

Instrumento de busca: Inventário

Inventário

Segundo momento

Apresentar as vagas disponíveis no Estado de São

Paulo para arquivista no ramo empresarial.

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Site: Catho Filtros Utilizados

Período: 28/02 a 28/03/2017

Local:

Estado de São

Paulo

Cargo:

Arquivista

Salário:

A partir de

R$ 2.000,00

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21 vagas

O mercado de trabalho.... te intimida? Por quê?

Prontuários de colaboradores

◦Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por

assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui

uma unidade de arquivamento.

◦Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no

decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui

uma unidade de arquivamento.

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)

Definições

Prontuário Funcional: Conjunto de documentos oficialmente

reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial,

que constitui uma unidade de arquivamento. Muito utilizado

para organizar o arquivo dos documentos de registro do

empregado e alguns controles de pagamentos específicos,

como aviso e recibo de férias (VITORIANO, 2011).

Definições

Prontuário funcional

◦Quais as espécies e tipos documentais que podemos encontrar

em um prontuário?

◦Quais são os usos desses documentos pela empresa?

◦Quem são os usuários?

◦Quais são os impactos da falta de gestão documental em arquivos

de recursos humanos?

◦Qual instrumento legislativo regulamenta essa documentação?

Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT)

Art. 41 - Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o

registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros,

fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas

pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada

trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua

admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias,

acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do

trabalhador.

Portaria n.º 41 do Ministério do Trabalho e Emprego

Art. 1º Proibir ao empregador que, na contratação ou na manutenção

do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer

documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação,

especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste,

exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização

ou a estado de gravidez.

Portaria n.º 41 do Ministério do Trabalho e Emprego

Art. 2º O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as

seguintes informações:

I - nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e

naturalidade;

II - número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;

III - número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou

no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;

IV-data de admissão;

V - cargo e função;

Portaria n.º 41 do Ministério do Trabalho e Emprego

VI - remuneração;

VII - jornada de trabalho;

VIII - férias; e

IX - acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à

numeração sequencial por estabelecimento.

Quais habilidades e competências o

arquivista necessita para gerir um arquivo

de recursos humanos?

Referências

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005.

BRASIL. Consolidação das Leis Trabalhistas, 01 de maio de 1943. Disponível em:

<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto-Lei/Del5452.htm>. Acesso em 15 de ago.

2018.

MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO. Portaria n.° 41 de 28 de março de 2007. Disponível

em: <http://trabalho.gov.br/legislacao/portarias/2007/p_20070328_41>. Acesso em 15 de

ago. 2018.

VITORIANO, M. C. de C. P. Obrigação, controle e memória. Aspectos legais, técnicos e

culturais da produção documental de organizações privadas. 2011. Tese (Doutorado em

História Social) - Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas, Universidade de São

Paulo, São Paulo, 2012. doi:10.11606/T.8.2012.tde-22082012-090854. Acesso em: 06 de ago.

de 2017.

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