organização de tempo e terafas

CURSO DE VERÃOPráticas de Ministério na Igreja

Comunicação Interpessoal; Organização de Tempo e Tarefas; Planejamento Visionário: como Expandir

Suas Influências.

2017

ORGANIZAÇÃO DE TEMPO E TAREFASProf. Anderson Favaro

CURSO DE VERÃO – Práticas de Ministério na Igreja

Professor Universitário e Coordenador Pedagógico.• Licenciado em Matemática,• Licenciado em Pedagogia, • Bacharel em Teologia,• Bacharel em Arqueologia

Bíblica;• Tecnólogo em Gestão

Financeira.

• Especialista em Design Instrucional,• MBA em Gestão em Instituição de

Ensino,• Especialista em Educação Matemática.

• Mestrando em Teologia – Ênfase em Teologia Sistemática.

• E-mail: [email protected]• Whatsapp: (11) 99807-5294

mailto:[email protected]



ORGANIZAÇÃO DE TEMPO E TAREFAS



ORGANIZAÇÃO DE TEMPO E TAREFASDar determinada ordem a;

Dispor de forma ordenada; Arrumar e ordenar;Planejar a realização de (algo) e prover do necessário.



ORGANIZAÇÃO DE TEMPO E TAREFASGESTÃO DO TEMPO.

Gerir o tempo é saber usá-lo para realizar as atividades que você considera prioritárias.Quem administra o tempo, aumenta sua PRODUTIVIDADE.



ORGANIZAÇÃO DE TEMPO E TAREFASO que é ser PRODUTIVO?

Ser produtivo é fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível.




• O que é Tempo?• Qual a definição de

tempo?

"Uma ilusão. A distinção entre passado, presente e futuro não passa de uma firme e persistente ilusão."

Albert Einstein



ORGANIZAÇÃO DE TEMPO E TAREFASPense em um ou dois dos

maiores seres humanos que, na sua opinião, viveram nessa terra. Aquela ou

aquelas pessoas que são referência para você...




Quantas horas ele ou eles tinham em seu dia para atingir seus objetivos? 24




• Características sobre o Tempo?

? O Tempo é Irrecuperável ; O Tempo é Finito; ? ? ?




• Objetivo da Palestra: Aprender a extrair o máximo de cada dia e a priorizar cada tarefa corretamente, sendo bem-sucedido, aprendendo princípios valiosos sobre a administração do tempo.




• Como você usa seu tempo?

Qual é o seu estilo organizacional?

De que maneira você emprega seu tempo?



ORGANIZAÇÃO DE TEMPO E TAREFAS Quanto vale o seu

Tempo?Quanto vale um ano para você?Quanto vale um mês para você?Quanto vale uma semana para você?Quanto vale um dia para você?Quanto vale uma hora para você?

• Para entender o valor de um ano, pergunte ao estudante que foi reprovado;

• Para entender o valor de um mês, pergunte à mãe que teve um bebê prematuro;

• Para entender o valor de uma semana, pergunte ao editor de um jornal semanal;

• Para entender o valor de uma hora, pergunte aos amantes que estão esperando para se encontrar;

• Para entender o valor de um minuto, pergunte a alguém que perdeu o trem, o ônibus ou avião;

• Para entender o valor de um segundo, pergunte ao sobrevivente de um acidente;

• Para entender o valor de um milésimo de segundo, pergunte a alguém que ganhou a medalha de prata nos Jogos Olímpicos.




VALORIZE SEU TEMPO!!!!!!

Como cooperadores de Deus, insistimos com vocês para não receberem em vão a graça de Deus. Pois ele diz: “Eu o ouvi no tempo favorável e o socorri no dia da salvação” Digo-lhes que agora é o tempo favorável, agora é o dia da salvação! (2 Coríntios 6:1-2) - NVI



1) Como você usa seu tempo?

a. Você mantém uma agenda diária?

b. Em geral, confirma antecipadamente seus compromissos?

c. Você tenta retornar telefonemas dentro de 24 horas?

d. Quando chega em casa, sempre coloca as chaves no mesmo lugar?

e. Você tem um arquivo para seus documentos particulares?

f. Tem o hábito de levar algo para ler quando tem hora marcada em algum consultório?

Sim

1



2) Como você usa seu tempo?

a. Você perdeu a data de vencimento de alguma conta nos últimos três meses?

b. Você leva trabalho para casa mais de uma vez por semana?

c. Fica trabalhando além do horário mais de duas vezes por semana?

d. Existe alguma atividade em que você esteja envolvido que o deixe aborrecido?

e. Você evita responder telefonemas quando não gosta do interlocutor ou quando o assunto o faz sentir-se desconfortável?

Sim

2



3) Cuidado com o comportamento obsessivo em relação ao tempo?• Um obsessão é um pensamento

persistente e, frequentemente, irracional.

• Todos ficamos obcecados pelo tempo em algum momento da vida.

• Cuidado com a obsessão constante com o tempo.

a. Você se sente culpado quando não trabalha no fim de semana?

b. Você fica com raiva diante de um sinal vermelho quando está dirigindo?

c. Quando está fazendo compras, fica irritado porque as filas estão andando mais depressa?

d. Você assina mais de uma revista mensal e se sente culpado se não consegue ler uma delas?

e. Você odeia tirar férias porque acha que seu trabalho vai atrasar?

f. Quando o telefone de sua casa toca, você é sempre o primeiro a atender, mesmo se estiver ocupado com alguma coisa importante? 3



• Se respondeu sim a três ou mais dessas perguntas, provavelmente se encontra numa zona de perigo em relação à obsessão.

• Atrapalha na determinação das prioridades.

• Elimine os comportamentos obsessivo-compulsivo enquanto eles são simples, empregando a técnica dos quatro RS:

Reconheça que esse comportamento produz mais tensão do que resultados;

Raciocine que abandoná-la vai te fazer bem;

Resolva desistir desse hábito; Reveja seu comportamento,

adotando uma atitude menos estressante, mas igualmente eficaz.“Uma das mais comuns (e mais nocivas) faces do comportamento obsessivo – que pode de

fato interferir na eficiência e na produtividade – é o perfeccionismo. A ilusão de que podem fazer tudo de maneira perfeita impede que algumas pessoas consigam fazer qualquer

coisa de forma suficientemente boa.”



• Examinar a maneira como você se sente a respeito do tempo?

Ele é suficiente para você? É um fator de pressão ou um

inimigo? É um recurso que você utiliza

para atingir seus objetivos?



• Trabalhar na hora certa e descansar no momento apropriado;

• A inteligência no trato com o tempo é uma lição primordial para uma vida bem-sucedida;

• Todos nós temos um recurso em comum: o tempo.

O especialista em gestão do tempo Patrick Forsyth afirma:

ADMINISTRAR O TEMPO COM INTELIGÊNCIA

“Justamente por ser difícil, existe a tentação de nem sequer tentar; e, apesar da verdadeira diferença que isso faz, a tendência é deixar que as coisas aconteçam e ‘ir levando como der’”.



• Gente desorganizada precisa trabalhar duas, três, quatro vezes na mesma tarefa. Ao lado de profissionais competentes, quem é desorganizado tem má reputação e passa a ser considerado instável ou não confiável.

O tempo:o Quando somos crianças – o

tempo rasteja;o Quando jovens – o tempo

anda;o Quando adultos – o tempo

voa;o Quando idosos – logo o tempo

desaparece. O momento para se fazer o que é

necessário é hoje.




4) Qual é o grande problema do ser humano contemporâneo em relação ao tempo?

As distrações:o Televisão;o Internet;o Smartphone;o ?o ?o ?


4

5) Qual é a maior distração que acaba roubando o seu tempo?

5




Produzir é realizar aquilo que é necessário

para levar você na direção da realização

do seu sonho, o resto é se ocupar.

Realizar menos tarefas inúteis e se dedicar mais a trabalhos de real

importância.




SAIB

A

DIZER

As pessoas exigem nosso tempo e energia. Saber dizer “não” é uma habilidade fundamental.

Dê um bom motivo; Seja diplomático; Sugira uma troca,

propondo outra forma de ajudar.

Seja corajoso e honesto; Não dar desculpas para não

dizer “não”; “Deixe-me pensar um pouco

para ver se posso...” Se não pode fazer alguma

coisa diga logo.

66) Para qual tarefa você diria não ou pretende dizer não?




XMulti-tarefas

Mono-tarefas

Multi-tarefas?

O que você faz é “alternância de tarefas”, ou seja, você faz uma coisa, depois pula para outra e assim por diante.

77) Você se considera uma pessoa Multi-tarefas ou Mono-tarefas?

Você não é mais produtivo porque diz que faz muitas coisas ao mesmo tempo – Como você alterna entre as tarefas, você acaba perdendo mais tempo, pois sempre existirá um delay em seu cérebro para retomar o foco e iniciar uma nova atividade.Não aumenta sua produtividade




XMulti-tarefas

Mono-tarefas

Mulheres conseguem multitarefar? Sem dúvidas essa é uma frase ouvida

constantemente, porém sejam homens ou mulheres, os efeitos da multitarefa no cérebro e no seu tempo são os mesmos.




XMulti-tarefas

Mono-tarefasPesquisas comprovam que uma pessoa mono-tarefas, aquela que faz uma única coisa por

vez, produz de 20% a 30% mais do que pessoas multi-tarefas.

Multi-tarefas trabalha com muitas distrações: redes sociais, sites, mensagens, etc.

Fazer coisas simples da vida uma de cada vez, sem multi-tarefas.

Exemplo: almoçar sem celular ou qualquer eletrônico! Isso te permite comer melhor, em menos tempo e com mais presença e felicidade.

Mono-tarefas: Trabalhar com foco, objetivo, planejamento e lista de prioridades.




Dicas

Liste suas Prioridades

Não desperdice tempo com futilidades

Invista em atividades produtivas

DelegueNão conte com o dia

de amanhã

Cultive a pontualidad

e

Aproveite as

oportunidades



ADMINISTRAR O TEMPO COM INTELIGÊNCIALISTE SUAS

PRIORIDADESMateus 6:33“Busquem, pois, em primeiro lugar o Reino de Deus e a sua justiça, e todas essas coisas lhes serão acrescentadas.” - NVI

• Devemos ter prioridades na vida;• É necessário buscar, primeiro, o

que é essencial.

Faça uma lista de suas prioridades e estabeleça com clareza seus objetivos de vida;

8 8) Liste três prioridades?



ADMINISTRAR O TEMPO COM INTELIGÊNCIANÃO DESPERDICE

TEMPO COM FUTILIDADES

2 Timóteo 2:16“Evite as conversas inúteis e profanas, pois os que se dão a isso prosseguem cada vez mais para a impiedade.” - NVI

• “...vocês foram redimidos da sua maneira vazia de viver.” (1 Pedro 1:18) - NVI

• “Quem trabalha a sua terra terá fartura de alimento, mas quem vai atrás de fantasias não tem juízo.” (Provérbios 12:11) - NVI

Enumere todas as atividades improdutivas que roubam tempo e seja radical em eliminá-las:o Seja breve ao telefone;o Não gaste horas assistindo

televisão;o Não passe noites insones, na

frente do computador;o ?

vectir-setup-free.zip

99) Escreva algumas atividades improdutivas do seu dia a dia.



ADMINISTRAR O TEMPO COM INTELIGÊNCIAINVISTA EM

ATIVIDADES PRODUTIVAS

O Ministério terreno de Jesus.

• Fica claro que Ele só investia em atividades produtivas:o Percorria as cidades ensinando

nas sinagogas,o Pregando o evangelho eo Curando os enfermos.

Devemos investir no que é produtivo:

? Nos programar para ajudar as

pessoas; Dedicar-nos aos estudos; Orar e ler a Bíblia; Estar com a família; Colaborar com a Igreja; Trabalhos humanitários e sociais; Devemos nos devotar a

atividades úteis.

10

10) Escreva três atividades Produtivas.




DELEGUEÊxodo 18:14-23 – Ensino que Moisés aprendeu de seu sogro Jetro. Moisés, que liderava o povo de Israel em sua longa e penosa jornada pelo deserto, estava exausto. Jetro ensinou Moisés a delegar tarefas.





• Muitos de nós ficamos assoberbados e tensos porque mantemos muitas coisas sob o nosso domínio;

• É impossível envolver o mundo com os braços;

• Não se abstenha de delegar tarefas.

“A maioria das tarefas que custam mais para você fazer do que para outra pessoa é um desperdício de tempo. Seu valor consiste nas habilidades especiais que apenas você é capaz de aplicar em seu trabalho.”

• Não fique com medo de perder o controle;

• Você não é a única pessoa capaz de executar a tarefa corretamente.





Dicas para delegar com eficiência:

1. Identifique a tarefa;2. Elabore um fluxograma;3. Encontre a pessoa certa para delegar;4. Explique a tarefa cuidadosamente;5. Deixe bem claro que tipo de benefício a pessoa poderá receber depois que tiver

executado a tarefa;6. Comunique regras e prazos;7. Faça um relatório do processo;






8. Responda todas as perguntas;9. Providencie para que a pessoa disponha de autoridade para tomar decisões e tenha

acesso a todos os recursos disponíveis;10. Registre por escrito a delegação da tarefa;11. Monitore o progresso fazendo vistorias inesperadas;12. Avalie os resultados;13. Reconheça o trabalho;






14. Não delegue em excesso;15. Delegue criteriosamente;16. Aprenda a abrir mão do controle;17. Terceirize.



ADMINISTRAR O TEMPO COM INTELIGÊNCIANÃO CONTE

COM O DIA DE AMANHÃ

Provérbios 27:1 – “Não se gabe do dia de amanhã, pois você não sabe o que este ou aquele dia poderá trazer.” - NVI

• Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje;

• O caminho chamado “Amanhã” conduz à cidade chamada “Nunca”;

• Viva cada dia como se fosse o último, um dia, você acerta.

• Não adie as atividades que você pode resolver logo.




CULTIVE A PONTUALIDADE

Romanos 12:11 – “Nunca lhes falte o zelo, sejam fervorosos no espírito, sirvam ao Senhor.” - NVI

• O atraso é péssimo sob todos os aspectos.

• Seja zeloso e pontual em suas atividades;

• Não viva chegando atrasado aos compromissos;

• Seja eficiente e conclua o que está sob sua responsabilidade.



ADMINISTRAR O TEMPO COM INTELIGÊNCIAAPROVEITE AS

OPORTUNIDADES

Efésios 5:15-16 – “Tenham cuidado com a maneira como vocês vivem; que não seja como insensatos, mas como sábios, aproveitando ao máximo cada oportunidade, porque os dias são maus.” - NVI

• Há muitas chances ao longo da vida, mas as boas oportunidades são raras, e algumas aparecem uma única vez.




Relacione as

Atividades

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

s




Relacione as

Atividades

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

s

Reveja sua lista de tarefas;Analise o que você faz e questione a utilidade e

a urgência;De que maneira podem ajudá-lo a alcançar

suas metas;Elimine as atividades desnecessárias.




Relacione as

Atividades

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

s

Aprenda a estabelecer limites;Entenda a importância de dizer

“não”;Estabeleça limites para tudo: e-

mails, mensagens, redes sociais, projetos, etc.

Mateus 6:34 – “Basta a cada dia o seu próprio mal”. - NVI




Relacione as

Atividades

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

s

Para cada tarefa, da mais simples às de maior complexidade, demandam certa quantidade de tempo em sua execução;

Dimensione os períodos de execução;

Dimensione quanto tempo você precisa para cada atividade.




Relacione as

Atividades

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

s

Defina prioridades de maneira clara e honesta consigo mesmo;

Verificar atividades absolutamente dispensáveis ou de menor importância.



ADMINISTRAR O TEMPO COM INTELIGÊNCIARelacione

as Atividade

s

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

sAvaliação de Controle

Faça uma lista de suas atividades usuais e atribua um valor de 1 (você não tem nenhum controle) até 5 (você dispõe de controle total). Então, concentre-se nas atividades marcadas com 4 (sobre as quais você tem domínio quase completo) e tente aumentar esse poder para o máximo. Depois de obter sucesso, passe para as atividades que você classificou como 3.

“Cada um de nós tem uma perspectiva pessoal do tempo, mas a maioria das pessoas nem se dá conta de que possui sentimentos a respeito dele. Muitas não tem noção de como seu

tempo é gasto.”




as Atividade

s

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

sEstabeleça Prioridades Usando o Sistema ABCA – Tarefa que deve ser feita – e tem de ser feita logo;B - Tarefa que precisa ser feita em seguida – não é tão urgente quanto a A;C – Tarefa que pode ser adiada – não existe urgência;D – Tarefa que não é necessária – pode ser ignorada.Pode ser criado subgrupos: A1, A2, A3, etc.




as Atividade

s

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

sEstabeleça Prioridades Usando o Sistema ABC

A• Pode produzir resultados extraordinários;• Se não for cumprida, as consequências podem gerar

problemas sérios, desagradáveis ou desastrosos;• Crítico e imediato.




as Atividade

s

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade


B• Se for adiada por muito tempo, ela pode facilmente

alcançar o nível de prioridade A;• Importante, mas um pouco menos sensível ao tempo;• Não é urgente, mas ainda sim é importante.




as Atividade

s

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade


C• Pode ser adiada sem consequências terríveis;• Algumas atividades podem permanecer no nível C

indefinidamente;• Algumas irão subir para o nível B e acabarão

adquirindo status de A;• Não existe urgência – por enquanto.




as Atividade

s

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade


D• Seria bom arranjar tempo para executá-la;• Pode ser totalmente ignorada;• Não tem efeito sério ou adverso;• Pode produzir benefícios surpreendentes;• São opcionais.




Importantes e Urgentes Urgentes

Importantes Pouco Importantes e Pouco Urgentes

IMPORTANTE NÃO IMPORTANTE

URG

ENTE

NÃO

U

RGEN

TE




as Atividade

s

Estabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

s

• Adote algum sistema de organização;

• Valorize seu sistema de organização;

• Identifique suas tarefas por ordem de prioridade;

• Verifique as prioridades e faça as mudanças necessárias;

• Verifique as pendências.

• Faça uma lista formal casual;• Identifique cada item com uma

letra;• Utilizar a lista para orientar a sua

agenda;• Determine os prazos.




Relacione as

AtividadesEstabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

s

Antecipe e Planeje:o Tipos de

Planejamento.

Provérbios 21:5 – “Os planos bem elaborados levam à fartura; mas o apressado sempre acaba na miséria”. - NVI

Hebreus 11:10– “Pois ele esperava a cidade que tem alicerces, cujo arquiteto e edificador é Deus”. - NVI

Deus planejou minuciosamente o mundo em que vivemos.

Jeremias 29:11– “Porque sou em que conheço os planos que tenho para vocês, diz o Senhor, planos de fazê-los prosperar e não de lhes causar dano, planos de dar-lhes esperança e um futuro”. - NVI




Relacione as

AtividadesEstabeleça Limites

Dimensione o

tempo

Defina Prioridade

s

Não é errado planejar; errado é confiar apenas em nosso planejamento.

Precisamos da bênção de Deus.Provérbios 16:3 – “ Consagre ao Senhor tudo o que você faz, e os seus planos serão bem-sucedidos”. - NVI




1111) Fazer a Planilha

Organizacional.




Relacione as

AtividadesEstabeleça

LimitesDimensione o tempo

Defina Prioridades

Plan

ejam

ent

oOperacional Curto prazo

Diário, semanal e

mensalTático Médio prazo 1 a 2 anos

Estratégico Longo prazo 3, 5 a 10 anos

O planejamento é prática fundamental para quem quer ser vitorioso na vida. Sem um plano, tendemos a vagar pela existência sem direção nem propósito. Sem organização, não chegamos a lugar nenhum.




OBJETIVOS

CURTO PRAZO DIÁRIO

CURTO PRAZO SEMANAL

CURTO PRAZO MENSAL

MÉDIO PRAZO 1 ANO

MÉDIO PRAZO 2 ANOS

LONGO PRAZO 5 ANOS

LONGO PRAZO 10 ANOS




Relacione as

AtividadesEstabeleça

LimitesDimensione o tempo

Defina Prioridades

PLANEJAMENTO DIÁRIO – Curto Prazo

Definir as Metas

Estabeleça os

Objetivos

Estabeleça os

prazos/tempo

Traçar as Estratégia

s

Consagre tudo a Deus




PLANEJAMENTO DIÁRIO – Curto Prazo




Auto-AvaliaçãoPontos Fortes Oportunidades

Pontos Fracos Ameaças




Filipenses 4:11-13 – “Não estou dizendo isso porque esteja necessitado, pois aprendi a adaptar-me a toda e qualquer circunstância. Sei que é passar necessidade e sei o que é fartura. Aprendi o segredo de viver contente em toda e qualquer situação, seja com fome, tendo muito, ou passando necessidade. Tudo posso naquele que me fortalece”. - NVI

organização de tempo e terafas

Leadership & Management