gestão de produtividade e organização do tempo: técnicas e...

187Linguagem Acadêmica, Batatais, v. 2, n. 1, p. 187-200, jan./jun. 2012

Gestão de produtividade e organização do tempo: técnicas e ferramentas para o profissional de secretariado

Eliana Aparecida Barion Vidal 1

Maria Cláudia Amato Bertacini 2

Claudia Nascimento de Almeida 3

Rosana Manholer 4

Sirlene Aparecida de Almeida Valin 5

Resumo: Este artigo objetiva a avaliação e a necessidade das técnicas e ferramentas para a gestão de produtividade e organização do tempo, com ênfase no profissional de secretariado. É abordada também, para a inclusão social, a reflexão sobre a habilidade necessária para que o homem consiga ter um desempenho funcional na sociedade da informação e do conhecimento. As discussões do crescente mundo digital com base na inovação como fator constante, são distintas do mundo analógico. Para que o homem possa ser eficaz profissionalmente ou pessoalmente, deverá alcançar e aperfeiçoar constantemente a capacidade relacionada à busca de informação e conhecimento. Ser produtivo, atualmente, exige principalmente o exercício da capacidade de processamento e colaboração em torno da informação, organização e conhecimento.

Palavras-chave: Ferramentas. Gestão. Organização. Tempo.

1 Licenciatura em Filosofia. Instituto de Química de São Carlos/USP. E-mail: <[email protected]>. 2 Administração de Empresas. Instituto de Química de São Carlos/USP. E-mail: <[email protected]>. 3 Ciências Contábeis. Instituto de Química de São Carlos/USP. E-mail: <[email protected]>. 4 Letras. Rosana Manholer. Centro de Divulgação Científica e Cultural/USP. E-mail: <[email protected]>. 5 Secretária Executiva Bilingue. Escola de Engenharia de São Carlos/USP. E-mail: <[email protected]>.

188 Linguagem Acadêmica, Batatais, v. 2, n. 1, p. 187-200, jan./jun. 2012

1. Introdução

O desenvolvimento e utilização das técnicas e ferramentas para a gestão de produtividade e organização do tempo ganharam importância tanto no campo industrial como nos setores públicos, que fazem parte do objetivo da Administração da Produtividade.

Nesse sentido, a profissão de secretariado cresceu e evoluiu, fortalecendo-se por estar centrada na informação e na relação entre as pessoas, o que torna o profissional mais versátil. Com esta evolução, e com o uso de novas tecnologias, a administração do tempo passou a ser um fator importante nas relações de trabalho.

Historicamente, o desenvolvimento da profissão de secretariado passou por várias fases. Segundo Azevedo e Costa (2004, p. 17-18), os primeiros registros existem desde a Idade Antiga nos tempos dos faraós, função apenas do sexo masculino, ocupada pelos Escribas.

Na história dos Secretários - Portal do Secretariado Executivo consta que os Escribas organizavam os arquivos, faziam as contas e dominavam a escrita. Na Idade Média, a função ficou restrita aos monges, que faziam arquivos e cópias de documentos.

Em 1760, época da Revolução Industrial, surgiu uma nova conotação para a profissão, pois além da necessidade de se organizar arquivos e cópias, o secretário passou também a assessorar administrativamente. Foi somente depois das duas Grandes Guerras Mundiais, com a falta de mão-de-obra masculina é que deu inicio na profissão de secretariado a mão-de-obra feminina, que foi fortemente ativa na Europa e nos Estados Unidos. Já no Brasil, a mulher surge como secretária nos anos 50. (TERRA, 2010, p. 7).

Com as constantes mudanças que ocorrem no universo dos negócios, como a Globalização, o Mercosul, dentre outras, as transformações deste perfil profissional, mais visíveis dos anos 90 até os dias atuais, contribuíram para a sua valorização nos diversos cenários profissionais. O empresarial, altamente competitivo, redimensiona a atuação da secretária, tornando-a multifuncional e deixando claro o seu comprometimento com o futuro


coletivo, ou seja, da empresa, da profissão e da sociedade.A tecnologia desenvolvida durante a Segunda Guerra Mundial

estabeleceu um novo padrão de desenvolvimento tecnológico e um novo método de ciências administrativas, baseada em Taylor (1911), que levaram à modernização e a posterior automatização da indústria, acelerando os processos de fabricação, permitindo, assim, um grande aumento e diversificação da produção e administração.

Com o referido aumento, e com o uso de novas tecnologias, computadores e ferramentas, a administração do tempo passou a ser um fator importante nas relações de trabalho. A produtividade de um trabalhador nos dias de hoje, está intimamente ligada à capacidade de administrar o tempo.

Atualmente a velocidade com que o trabalhador recebe as informações é muito maior, gerando dificuldades na boa administração do tempo. Daí a necessidade de se criar novas ferramentas que possibilitem uma melhor organização.

Portanto, é indispensável que, não só o profissional de secretariado, mas todos os demais profissionais sejam pessoas empreendedoras e busquem novas oportunidades para a conquista do sucesso, do espaço, não somente na execução de suas atividades específicas, como também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais.

Para que o profissional de secretariado possa atuar, de maneira eficaz, como assessor e líder na organização em que está inserido, e estar capacitado para adaptar-se às mudanças, ele deve saber planejar e organizar, participar e discutir objetivos e metas da organização, ter conhecimento geral dos diversos campos, como: administração, recursos humanos, economia, legislação e comércio exterior.

2. Objetivo

Este artigo tem como objetivo, tornar público, principalmente para o profissional de secretariado, a necessidade do conhecimento e aplicação


de diversas técnicas e ferramentas para a produtividade e organização do tempo.

O conhecimento de novas ferramentas agilizam o desenvolvimento de outras formas de planejamento e organização, produzindo, inovando e otimizando, quando necessário, o trabalho em equipe.

Dentre as diversas técnicas e ferramentas, podem ser destacadas também a importância do planejamento, definição do objetivo, da estratégia, da eficiência e eficácia, da concentração, da descentralização dos poderes, do feedback e da visão sistêmica.

3. MetOdOlOgia

Para o desenvolvimento deste trabalho houve algumas reuniões e optou-se pelo estudo preliminar do objetivo da pesquisa.

Ao longo do período, originou-se o “sistema” de trabalho. Houve manifestação de todos, permitindo-se que cada um fosse responsável pela construção desse experimento, com planejamento coletivo. Diante da aceitação de opiniões diversas levaram a uma exploração do conteúdo analítico e bibliográfico.

4. NOVaS técnicas e Ferramentas

O profissional de secretariado serve-se, além das técnicas secretariais, de outras ferramentas como a motivação, comunicação, liderança, gestão, dentre outras para cumprir suas incumbências.

De acordo com a Apostila de Técnicas e Ferramentas de Gestão do Conhecimento e Inovação da Gestão Pública do Estado de São Paulo (2009, p. 8), técnicas são maneiras de se enfrentar desafios e realizar atividades, enquanto as ferramentas são o suporte tecnológico que permite a implantação da técnica.

Hoje o profissional de secretariado, como assistente, agente facilitador


e gerenciador de informações, utiliza sua bagagem intelectual, técnicas e ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, organização do tempo, responsabilidade e decisões, informática, proficiência em idiomas dentre outras, para o bom desempenho das suas funções.

O conhecimento de novas ferramentas agilizam o desenvolvimento de novas formas de planejamento e organização, gerando maior produtividade e vantagem competitiva, inovando processos internos e ganhando destaque na organização, otimizando o trabalho em equipe e atualizando-se quanto às tendências tecnológicas.

Neste sentido, Falconer (1999, p. 20) afirma que “[...] o compartilhamento de informação e a atuação conjunta são os caminhos [...] para abordarem questões públicas e alcançarem resultados de impacto”.

Taylor, por meio de seu livro Principles of Scientific Management (1911), diz que o melhor jeito de administrar uma empresa é por meio do método das ciências administrativas, ou seja, de um estudo, de uma ciência. Taylor acredita que a eficiência e a eficácia geram lucro e ascensão na indústria.

Segundo Olivares (2009, p. 14 apud BRAVO, 2007), a administração científica não constituiu elemento simples, mas uma combinação global que pode ser sumarizada como: Ciências em lugar do empirismo; Harmonia, ao invés de discórdia; Cooperação ao invés de individualismo; Rendimento máximo ao invés de produção reduzida e desenvolvimento de cada homem, no intuito de alcançar maior eficiência e prosperidade.

Observa-se assim, que com a aplicação de ferramentas administrativas baseadas na ciência no lugar do empirismo, iniciou-se o incentivo para o trabalho harmonioso, com espírito de equipe e valorização do funcionário, criando a base do conceito de gestão de produtividade e qualidade. Portanto, é imprescindível estar sempre atento às atualidades, pois as técnicas e ferramentas estão em constante evolução, como por exemplo, a internet que permite a comunicação com toda a parte do mundo, o tablete, etc.


5. gestão de Produtividade

Para Reggiani (2005, p. 1),

[...] o conceito de produtividade está associado à quão bem é utiliza-do o recurso na produção de um bem ou serviço, no entanto, não é o único fator que reflete o desempenho de uma organização. Esta avaliação deve considerar também outros fatores tais como eficiência, qualidade, lucratividade, ambiente de trabalho e também inovação.

A produtividade é um dos fatores que reflete o desempenho de uma organização. A produtividade consta na análise, na execução das ações, no planejamento e nos resultados obtidos.

Para uma boa produtividade, é necessário implementar mecanismos que garantam um bom desempenho e sua melhoria contínua.

No inicio do século XX, tanto a qualidade quanto a produtividade, passaram a ser estudadas como ciência por Frederic W. Taylor (1903), um dos principais precursores em produtividade, cujo método foi a base da moderna técnica da administração empresarial. Outros estudiosos como Henry Fayol (1916), Max Weber (1940), Etzioni (1947), Elton Mayo (1932), surgiram com novos estudos diversificando outros modelos de organização, mas na questão da eficiência e produtividade, Taylor se destacou até os tempos modernos.

Para Taylor, a produção pode ser otimizada para atingir a máxima eficiência e o seu centro sempre foi a tecnologia dos processos, enfatizando sempre o alcance pela eficiência na produtividade, destacando as tarefas.

A produtividade faz identificar, analisar e minimizar a influência de fatores que interferem para que algo inesperado não distorça os resultados.

A gestão da produtividade é formada com base na análise, no planejamento e na implementação de ações a serem tomadas para a avaliação entre os insumos utilizados e os resultados obtidos.

Portanto, podemos considerar que a produtividade é o apoio do processo de gestão, que tem sido eficaz na avaliação, sobretudo na organização como um todo.


Para a implementação do sistema ou processo de Gestão de Produtividade a ser aplicado em uma empresa, Soares (1993, p. 82), afirma que é necessário um “conjunto de ferramentas, normas e critérios que fornecerá os meios para a realização do trabalho”, que cria a tecnologia da gestão da qualidade e produtividade.

Para Soares (1993, p. 82), a melhor maneira para a execução de um processo ou trabalho sem um padrão, é “medir o trabalho realizado no processo e compará-lo a um padrão previamente estabelecido e aceito por todas as pessoas envolvidas com o mesmo”.

A partir daí, ele define alguns passos para a gestão da qualidade e produtividade descritos de forma resumida, a seguir:

Primeira passo: é necessário identificar os processos existentes na organização, analisando-os, para definir assim, qual o processo mais adequado para a execução do trabalho. Este, compreende e necessita da definição de objetivos e metas para cada processo;

Segundo passo: é necessário treinamento dos envolvidos para a padronização das operações;

Terceiro passo: é necessário quantificar o tempo do trabalho executado para verificar se as metas estabelecidas no início do planejamento foram alcançadas. Ainda, de acordo com SOARES (1993, p. 83), existem várias ferramentas para a medida/controle do processo, mas ele identifica como sendo a mais eficiente, o Controle Estatístico do Processo – CEP, e

Quarto passo: se as medições indicam que o objetivo e meta estão sendo cumpridos, devemos manter o processo em operação, caso contrário, é preciso identificar o problema, descobrir as causas e escolher ações para eliminá-lo.

Estas etapas para implantação da gestão da qualidade e da produtividade formam a técnica gerencial do Ciclo PDCA (módulo Plan = planejar, módulo Do = executar, módulo Check = verificar e o módulo Act = atuar) de Controle (SOARES, 1993, p. 83).


Figura 1: Ciclo PDCAFonte: PETERS, 1998.

Segundo Campos (1996, p. 262) “O PDCA é um método de gerenciamento de processos ou sistemas. É o caminho para atingir as metas atribuídas aos processos dos sistemas empresariais”. Nesta fase são planejadas e executadas as ações organizacionais, para que o processo possa ser reavaliado e uma melhoria, ser promovida.

O ciclo PDCA apresenta um vasto campo de utilização, podendo ser utilizado desde a instituição das metas até a melhoria em padrões operacionais na empresa.

Para o profissional de secretariado contribuir para a qualidade e produtividade da organização, não deverá apenas ser eficiente, fazer certo o trabalho, mas também, ser eficaz, administrar o tempo, gerenciar a comunicação e divulgação de informações, atender aos clientes internos e externos, estar com seus arquivos atualizados, conhecer de modo geral a cultura da empresa e ter um domínio da informática. É importante lembrar-se que para contribuir com a qualidade e produtividade da organização, técnicas como a PDCA (planejar, executar, verificar e atuar) ajudam no desenvolvimento do trabalho.

Enfim, apesar de existirem vários conceitos eficientes a serem seguidos para que a gestão da produtividade possa ser implantada no processo de resultados obtidos nas organizações, o mais importante é observar que,


apesar de alguns conceitos e ferramentas serem necessárias, o homem ainda é um elemento imprescindível neste processo.

Ele é a chave do sucesso ou do fracasso de uma organização.

6. ORgaNizaçãO dO teMPO

A administração ou organização do tempo é um assunto que vem despertando cada vez mais interesse dos profissionais.

É grande o número de corporações empenhadas no treinamento de seu pessoal, para que administrem corretamente o tempo que gastam profissionalmente e em sua vida, principalmente quando as metas e objetivos profissionais designados pela empresa não são atingidos.

Segundo Maximiano (1992), organização é uma combinação de esforços individuais, que torna possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis por uma só pessoa. Todo o desempenho organizacional é regido por três elementos básicos: pessoas, tarefas e administração.

Mas, como organizar, administrar o tempo para um melhor desempenho?

Para o Prof. Alcides Schotten, da Empresa Methodus, “a organização do tempo supõe a prática de alguns princípios: princípio da direção (objetivos); princípio da visão estratégica (antecipação às tendências), princípio dos quadrantes (eficiência/eficácia), princípio da convergência (concentração), princípio da delegação (descentralização), princípio do controle (feedback) e o princípio do uso do tempo livre (visão sistêmica)”.

Desta forma, administrar o tempo é adquirir controle sobre a vida, sendo necessário haver alguma flexibilidade na programação e organização do tempo, sabendo diferenciar o que é importante, prioritário e urgente.

A boa administração do tempo é provavelmente o fator mais importante na administração e organização.

A partir daí, você poderá aprimorar sua eficiência no tempo e com o tempo.


É importante seguir algumas regras para se obter o controle da organização do tempo, como:

Mudar antigos hábitos (isso requer sólido compromisso).•Selecionar quais as tarefas que tratará e com qual prioridade. •Fazer certo as coisas certas (Qual a maneira mais eficiente de se •fazer?).Procurar maneiras de postergar, reprogramar ou delegar o que •não for realmente importante no momento e que não faça parte da meta principal.Detectar onde o tempo está sendo desperdiçado.•Todos temos 24 horas por dia, como cada indivíduo as utiliza é •o que representa a enorme diferença.Deixar claro o que você pode e o que não pode fazer é uma forma •de adquirir credibilidade e respeito. Planeje. Evite tarefas incompletas. Quando possível delegue •tarefas de rotina.Perceba em qual momento do dia sua energia é mais alta e tente •harmonizar as tarefas prioritárias com suas horas de maior energia.Mantenha os compromissos no horário, as pessoas se sentirão •mais respeitadas e se tornarão mais leais.A organização de seu local de trabalho traz eficiência e economia •de tempo.Decida que metas deseja atingir, então veja os passos que o •levarão até lá, concentre as atividades nessas metas.Marque as reuniões para o final do dia. Elas terminam mais •rápido quando a hora da saída se aproxima.

Tratando-se de secretárias e do seu papel indispensável dentro da estrutura organizacional, assessora e agente facilitador, ressaltam-se sua atuação como organizadora do tempo, para que o trabalho seja desenvolvido sem afetar sua qualidade de vida pessoal ou profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma eficaz é um desafio que, para muitos tem sido o objetivo prioritário nas organizações.


Diversos autores que abordam sobre esse assunto ressaltam a importância do papel da secretária na administração do tempo para o bom desempenho na assessoria dos demais envolvidos.

O processo de aprender a importância de organizar o tempo para o bom desempenho das atividades é contingente à habilidade de permanecer aberto às mudanças que estão ocorrendo no ambiente e de desafiar hipóteses operacionais (MORGAN, 1996).

Portanto, é importante entender que para o bom desempenho do trabalho, é necessário desenvolver a boa organização do tempo como outras ferramentas das ciências administrativas, que depende de onde está inserido, não esquecendo que o mais importante é alcançar o objetivo.

7. CONCluSãO

As colocações abordadas nesse trabalho, síntese dos requisitos mínimos que geralmente estão presentes na modernização das corporações para o bom desempenho da produtividade, nos dão indícios de como devemos nos portar, profissionalmente, na era da globalização.

Para o profissional fazer a diferença em termos de qualidade e produtividade no desempenho de suas funções dentro da organização empresarial, ele deverá saber trabalhar em equipe de modo integrado, apresentar confiabilidade, conhecer a empresa, sua missão, sua visão, seus valores (o chamado triangulo MVV), os seus produtos e suas finalidades.

Como o profissional de secretariado é considerado o elo entre empresa, clientes internos e externos, o uso de novas técnica e ferramentas são imprescindíveis para administrar o tempo, gerenciar a comunicação e divulgar informações.

Enfim, cabe ressaltar que inúmeras são as técnicas que trabalhando de forma isolada ou conjuntamente, buscam a qualidade mas, nenhuma técnica por mais perfeita e operacional que seja, terá resultados se não houver uma participação plena de todos os componentes da organização em todos os níveis.


É importante observar também, que independentemente da profissão, terão maiores chances de sucesso aqueles que dominam as ferramentas tecnológicas e se atualizam constantemente para se adequarem às exigências do mundo globalizado.

Portanto, o aprendizado intensifica a capacidade de gerenciar o capital humano.

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title: Productivity management and organization of time: techniques and tools for the professional secretariat. authors: Eliana Aparecida Barion Vidal; Maria Cláudia Amato Bertacini; Claudia Nascimento de Almeida; Rosana Manholer; Sirlene Aparecida de Almeida Valin.

abStRaCt: This article aims at the evaluation and the need for tools and techniques to manage productivity and time management, with emphasis on professional secretary. This article also discusses the reflection about the necessary skills for a functional performance in the information society and knowledge The discussions about the increasingly digital world, based on innovation, are distinct from the analog world. To be effective, as a professional or as a person, should be achieved and constantly improved the ability to search for related information and knowledge. To be a productive professional nowadays, it requires the pratice of the capacities of processing and collaboration around information, organization and knowledge. Keywords: Tools. Management. Organization. Time.

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