orÇamentos e custos em eventos -...

ORÇAMENTOS E

CUSTOS EM EVENTOS Viabilidade Financeira

Viabilidade econômica e financeira:

Formas de participação do patrocinador;

Àrea comercializáveis;

Fontes de financiamento;

1º Passo: Determinar filosofia orçamentária;

2º Passo: Elaboração de orçamento de despesas;

3º Passo: Elaboração do orçamento de receitas;

4º Passo: Elaboração do quadro de controle finaneiro;

5º Passo: Controle bancário e do caixa; Planilhas de controle e

administração;

6º Passo: Contas a pagar e a receber;

7º Passo: Pagamentos;

8º Passo: Balanços e Balancetes;

Profa. Rosemary Lima

VIABILIDADE

ECONÔMICA E

FINANCEIRA DO EVENTO A tendência do mercado de eventos na atualidade é a de aumento de número de eventos de negócios e a redução da agora quantidade média de participantes em cada um deles.

Os critérios de seleção dos eventos também mudaram e agora são mais rigorosos que no passado. Tais critérios fazem parte do planejamento geral do evento, cuja amplitude irá variar consideravelmente, de acordo com a complexidade e importância de detalhamentos detectados na ocasião.

PLANEJAR

3. COMO DEVE SER FEITO

Representa todas as estratégias

operacionais para a organização e

implantação do evento, para

imprimir grande sucesso.

1. PLANEJAR

Determinar o que deve ser

feito, como deve ser feito,

para quem deve ser feito e

com que finalidade.

2. O QUE DEVE SER FEITO

Representa o objeto do evento, a

definição de seu formato, suas

estratégias e sua viabilidade

econômica e financeira.

4.PARA QUEM DEVE SER FEITO

Representa o público que se pretende

atingir. Quem deve sensibilizar e para

quem estarão direcionados os esforços

de promoção e distribuição, para

garantir o pleno consumo.

5. COM QUE FINALIDADE DEVE

SER FEITO

Representa o porquê da realização do

evento, seus objetivos geral e

específicos. Àqueles que, enquanto

necessidades, originaram a idealização

do evento como estratégia de mercado.

O estudo de viabilidade deverá

mostrar como concretizar o evento,

detalhando estruturas, necessidades

de pessoal, fontes de financiamento e

cronograma para desenvolvimento do

projeto.

Alguns cuidados para elaborar o

estudo de viabilidade de um projeto de

eventos devem ser tomados.

Viabilidade econômica e

financeira do evento

Conhecer de onde vêm os recursos e para onde eles vão;

Identificar qual a porcentagem de recursos derivados e de áreas eles vêm;

Analisar o que a organização está gastando e onde as despesas estão muito altas;

Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos e tomar decisões sobre as diversas variáveis, de maneira inteligente e profissional.

A definição dos itens e áreas que

podem ser comercializados requer,

primeiramente, visão ampla do evento

para, em seguida, atentar aos

detalhes importantes. Ao visualizar o

evento em um panorama abrangente,

proporcionará informações que

ajudarão a alcançar mais rapidamente

o equilíbrio financeiro do evento, e

aumentar as opções que poderão ser

comercializadas.

Após essas considerações, deve-se

focar as áreas específicas do evento,

buscando encontrar, em cada uma

delas, locais ou itens que podem se

transformar em atrativos potenciais

para os patrocinadores e

participantes. Na análise de receita do

evento, deve-se considerar as fontes de

custeio e elaborar estimativas de

recursos que serão captados, por

exemplo:

Patrocínio e formas de participação

de patrocínio;

Áreas comercializáveis do evento;

Fontes de financiamento.

Essas questões se referem,

prioritariamente, à identificação de

recursos de financiamento do

evento, que são escolhidos após a

organização do orçamento geral e

suas características.

1ª Questão: Formas de

participação do patrocínio.

Para Martin (2003)

Vender eventos é o processo de empregar o mix de marketing para atingir metas organizacionais por meio da criação de valor para os clientes e consumidores. A organização precisa adotar uma orientação de marketing que dá ênfase à formação de relacionamento mutuamente benéficos e a manutenção de vantagens competitivas.

FORMAS DE

PARTICIPAÇÃO.

Patrocínio total

O patrocínio é uma ação

eminentemente de marketing que

oferece apoio a ações promocionais e

contribui para o alcance dos objetivos

estratégicos.

FORMAS DE

PARTICIPAÇÃO. Considera-se patrocínio como:

O fornecimento de suporte financeiro ou material para alguma atividade independente que não é inerente ao fomento do objetivo comercial, mas da qual a companhia patrocinadora pode ter a expectativa de obter alguns benefícios comerciais;

A provisão de recursos (financeiros, humanos e físicos) para organizar um evento ou atividade, em troca de uma associação direta com o mesmo.

FORMAS DE

PARTICIPAÇÃO.

A provisão de recursos de todo o tipo por

uma organização para o direto suporte de

um evento (esportes ou artes) ou de

interesse social (educacional ou ambiental),

com o propósito de associar a imagem da

empresa/produto com o evento (Martin,

2003).

O patrocínio, dentre todas as receitas

possíveis de ser obtidas ao se comercializar

um evento é, indiscutivelmente, a mais

importante para sua viabilização

econômica.

FORMAS DE

PARTICIPAÇÃO.

45%

21%

31%

2% 1%

Composição média das receitas de um

evento

Patrocínio

Inscrições

Expositores

Publicidade

Outros

Fonte: Revista de Eventos. Pesquisa do mercado de congressos no

Brasil, nº 13, p. 24 a 27.

FORMAS DE

PARTICIPAÇÃO.

Vale ressaltar que o patrocínio é apenas

uma parte do mix de mercado que

viabiliza o evento, embora sua

importância tenha crescido muito nos

últimos anos. Assim, para ser eficaz, o

patrocínio não pode ser uma atividade

isolada, mas uma entre outras ações de

captação de recurso e apoio,

promocionais ou institucionais que serão

integradas na estratégia de marketing

da empresa.

FORMAS DE

PARTICIPAÇÃO.

Na visão de Melo Neto (1999), o

patrocínio tem apenas três objetivos:

Incrementar as vendas;

Promover a valorização institucional

da marca;

Melhorar a comunicação entre os

parceiros do patrocinador (clientela,

fornecedores, distribuidores,

atacadistas, por exemplo).

FORMAS DE

PARTICIPAÇÃO.

As empresas patrocinadoras podem

ser classificadas quanto:

Ao segmento de mercado que atuam;

Ao total de investimento realizado

com patrocínio

À localização geográfica;

Aos seus objetivos mercadológicos;

Ao objetivo de patrocínio.

FORMAS DE

PARTICIPAÇÃO.

Há duas formas mais comuns de

patrocínio: o patrocínio total e o co-

patrocínio. Na primeira delas, há um

único patrocinador que adquire todas

as cotas, enquanto que no co-

patrocínio existem vários

patrocinadores, distribuídos entre

várias cotas. Esta última é a mais

comum entre os eventos patrocinados.

FORMAS DE

PARTICIPAÇÃO. Independentemente da forma ou modalidade de patrocínio desejada, a busca deve desenvolver áreas de empatia corporativa entre patrocinadores e patrocinado ou seja, encontrar motivos , detalhes ou pontos de relacionamento, entre outros fatores, que representem pontos comuns entre eles. Quanto mais profunda e intensa for a empatia, melhor e mais duradouro será o relacionamento entre os intervenientes.

Por que as empresas

patrocinam?.

Aumentar as vendas de seus

produtos e serviços, pela geração do

impulso de compra ou mudança de

hábitos de compra dos consumidores;

Alcançar retorno institucional por

meio do reforço de sua marca, do

aumento da exposição da mídia, da

mudança de atitudes do consumidor

em relação à marca, e do recall que só

um bom evento proporciona;

Por que as empresas

patrocinam?.

O recall nada mais é do que o tempo

que o evento permanece na memória

dos participantes, refletindo em

resultados práticos para o

patrocinador.

Enfim, patrocinar eventos é uma

maneira das empresas fazerem de sua

participação um meio eficaz de

alcançar seus objetivos

mercadológicos.

2ª Questão: Áreas

comercializáveis.

As áreas comercializáveis podem variar conforme as características do evento e os produtos e serviços que serão promovidos.

No local de realização

Definir categorias, prazos e formas de pagamento.

a. Credenciamento – etapa inicial do evento; pode ser inteiramente paga por uma empresa ou dividida entre vários pagantes. Por exemplo, a área de credenciamento pode ser paga por uma empresa, e os crachás e as fitas dos crachás por outra empresa.


comercializáveis. Na programação

a. Welcome Coffee – O primeiro café pode ser oferecido aos participantes do evento por uma empresa.

b. Coffee Break – Todos, ou cada um deles, também podem ser oferecidos por algum patrocinador.

c. Outros eventos sociais, culturais, paralelos e turísticos – Assim como as duas opções anteriores , qualquer outro evento social oferecido pelo evento , incluindo os passeios turísticos e shows, podem ser pagos por empresas ou entidades. No caso de eventos paralelos a congressos, observa-se a predominância de pequenas feiras.


comercializáveis. d. Salas especiais e de hospitalidade –

um evento, principalmente de

médio e grande porte, deve oferecer

salas especiais para convidados

especiais (Vip), imprensa e

palestrantes. Alguns ainda incluem

salas para esposas e

acompanhantes dos participantes,

entre outras, cada uma delas pode

ser patrocinada ou comercializada.


comercializáveis. e. Outros serviços – transporte local

(hotéis/local do evento/hotéis), posto

médico, postos de atendimento nos

principais hotéis, welcome desk no

aeroporto, entre outros, também

podem ser patrocinados.


comercializáveis. No mailing

Também chamado de cadastro, é a

listagem contendo os dados básicos

dos vários públicos existentes nos

eventos, tais como: congressistas,

expositores, patrocinadores,

palestrantes, músicos, convidados,

expositores, fornecedores, etc.


comercializáveis. Inscrições ou ingressos

Itens comercializáveis.

a. Material do participante – a pasta, a caneta e o bloco de anotações constituem o pacote mínimo que cada evento fornece para os participantes dos eventos de negócios, como os congressos. Usualmente são incluídos também brindes e/ou material promocional dos demais patrocinadores do evento.


comercializáveis. b. Banners, placas de sinalização e balões –

Podem ter vários tamanhos e várias áreas de afixação e comercialização, previamente definidas.

c. Uniformes – Deixe seu bom senso definir quais as funções que podem ter marcas de empresas ou produtos estampadas no uniforme dos profissionais contratados. Num show beneficente, por exemplo, as pessoas da organização e da segurança podem usar camisas ou camisetas que as diferenciem das demais, com as marcas do(s) patrocinador(es). Mas será uma decisão no mínimo discutível estampar a marca dos patrocinadores nos uniformes das recepcionistas e coordenadoras de um congresso internacional. Cada caso, cada edição do evento, merece análise cuidadosa desse quesito.

3ª Questão: Fontes de

financiamento a. Concessão de direitos de

transmissão pela tevê e rádio e de uso da imagem ou marca do evento.

Representa uma importantíssima fonte de receita dos eventos esportivos e também culturais (especialmente shows musicais). Como são valores muito mais elevados que as demais opções de receita, os patrocinadores que já adquiram essa modalidade na edição subseqüente do mesmo evento passam a ter a opção preferencial de compra das cotas de patrocínio.


financiamento b. Vendas de Stand

São os espaços específicos destinados à demonstração e/ou comercialização de produtos ou serviços afins na feira paralela, ou espalhados pela área do seu evento principal, e constituem excelente fonte de renda.

c. Auxílios governamentais

Podem vir de qualquer esfera: local, estadual ou federal, na forma de incentivos fiscais, cessão de infra-estrutura ou impressão de material promocional, ou ainda dos anais do evento.


financiamento

Fontes internas

Reservas de caixa (pagamento

antecipado dos clientes);

Descontos (o poder de compra da

organização pode reduzir o preço

global pago por um produto ou

serviço);


financiamento

Fontes externas

Chamariz

Venda de ingressos;

Merchandising;

Empréstimos;

Doações;

Patrocínios;

Outros.

1º Passo: Determinar a

filosofia orçamentária.

Um bom gerenciamento financeiro do

orçamento e do sistema de controle

estabelece uma operacionalidade que

monitora todos os elementos de um

evento.

O orçamento deve ser analisado

sempre em relação à receita e à

despesa, fornecendo dados para a

tomada de decisão necessária e para a

previsão de lucro ou prejuízo.


filosofia orçamentária. Alguns passos são necessários para estabelecer o controle orçamentário que represente fielmente o gerenciamento fiscal adequado à checagem financeira mensal, semanal e mesmo diária.

Deverá o evento apenas se pagar, ou deverá ter lucro?

Em algumas ocasiões o evento é planejado para somente se pagar. Isso acontece quando a importância de sua realização é maior que a intenção de lucro ou quando a divulgação de seu objeto – idéia, produto ou serviço – deverá gerar lucros mais substanciosos no futuro.


filosofia orçamentária.

É importante desenvolver a filosofia

orçamentária do evento dentro do

contexto geral dos objetivos da

organização e sua estrutura fiscal.

Como a filosofia orçamentária

normalmente opta pelo lucro, o

processo começa pela previsão das

despesas. Uma vez determinadas,

calcula-se a receita necessária para

cobrir os custos.

2º Passo: Elaboração do

orçamento de despesas. Normalmente se faz uso do orçamento funcional, no qual são incluídas as diversas categorias, normalmente listadas por sua funcionalidade, na página seguinte.

As despesas relacionadas a cada área funcional são listadas como subclassificações. Por exemplo, no item Desenvolvimento e produção de programas estão todas as despesas que se relacionam com o desenvolvimento do programa, assim como de sua produção.


orçamento de despesas. Conforme a associação, as estimativas de despesas devem ser as mais exatas possíveis. Portanto, é necessário obter orçamentos razoáveis de fornecedores, serviços e equipamentos. Também se faz necessário solicitar vários orçamentos para itens de maior custo, como impressão, equipamentos audiovisuais e transportes. Isso não apenas fornece melhor base de cálculo, como ajuda na negociação e no processo de contenção de custos.


orçamento de despesas. Existem itens do orçamento que devem ser baseados no custo do serviço ou material usados na edição anterior, se for o caso, como o serviço de cópias. Para determinar a porcentagem que deve ser adicionada para refletir as tendências inflacionárias deve-se:

Comparar o custo dos últimos dois anos e calcular o porcentual de aumento anual.

2002 – R$ 100,00

2003 – R$ 150,00

Aumento de 50%, portanto,

2004 – R$ 225,00


orçamento de despesas. É aconselhável desenvolver um manual ou registro de orçamento, em que todos os cálculos e cotações possam ser registrados para servir de referência para anos posteriores.

Alguns cuidados devem ser tomados quanto à abrangência dos itens enumerados no orçamento. É preferível ser o mais abrangente e detalhista possível para evitar erros e prejuízos.

No caso de reembolso, por exemplo, deve-se considerar todos os gastos que o mesmo possa apresentar.


orçamento de despesas. Já com relação às despesas com a equipe coordenadora e recursos humanos em geral, é importante incluir o valor do salário, os impostos e os benefícios, conforme as diretrizes governamentais.

O valor pago à coordenação normalmente baseia-se em percentual estipulado sobre os custos totais das despesas operacionais, que são atribuídas à função de gerenciamento do evento.


orçamento de despesas.

Quadro


orçamento de receitas.

Novamente será a filosofia do evento

irá nortear tal questão.

Espera-se um bom lucro do aluguel de

espaços para a exposição ou maior

parte da receita virá das inscrições?

Os eventos sociais devem gerar receita

ou apenas se pagar?

A organização depende do patrocínio

para obter um porcentual da receita?


orçamento de receitas. É vital manter dados exatos dos cálculos dos itens da receita, incluindo as suposições e os argumentos de base para essas suposições. Por exemplo, ao projetar a receita de inscrições, o número previsto de participantes pode ser baseado na combinação de estatísticas recentes das inscrições e na experiência de um congresso anterior na mesma localidade, não esquecendo de considerar as mudanças econômicas, que podem estimular a participação ou fazer com que esta se reduza consideravelmente.


orçamento de receitas.

Quadro


quadro de controle financeiro.

Após a aprovação do orçamento final,

ele pode ser utilizado mensalmente

para controle de receita e despesas

atuais. Para montar esse mecanismo,

divida o orçamento total em

incrementos mensais que indiquem a

melhor estimativa de quando os

recursos para um item orçamentário

específico serão recebidos e quando as

despesas devem ser pagas.



Esse quadro de controle fornece dois

importantes tipos de informações:

Indicação da receita e das despesas

esperadas em qualquer período do

processo de planejamento do evento e,

Indicação positiva ou negativa, do

fluxo de caixa mensal.

Quadro de controle financeiro ou cash

flow


quadro de controle financeiro. O fluxo de caixa ou cash flow é a sequência das receitas e das despesas efetuadas, agrupadas de acordo com critérios predefinidos e lançadas no espaço de tempo que ocorrem. Também pode ser conceituado como orçamento temporal.

Sua principal vantagem está em permitir a rápida visualização da real situação do caixa do evento num espaço de tempo temporal determinado ( no dia, na semana, no mês, no ano). Esse importante instrumento trabalho deve ser utilizado sempre; não basta saber o lucro extraordinário que o evento terá ao final e seis meses, é necessário acompanhá-lo periodicamente.



É preciso que o seu caixa diário,

semanal ou mensal, não fique no

vermelho. Suas despesas não podem

superar as receitas no mesmo espaço

de tempo. O controle financeiro de seu

evento, por meio do fluxo de caixa, é

como uma conta corrente bancária: a

cada dia, ela deve ter novos depósitos

(receitas) e retiradas (despesas).


quadro de controle financeiro. O fluxo de caixa permite essa visualização para cada um dos itens desejados e no espaço de tempo necessários:

Diário;

Semanal;

Mensal;

Por departamento;

Por grupo de despesa;

Outros.

5º Passo: Controle bancário do

caixa.

O controle bancário e do caixa implica

em registro diário do movimento

(entradas e saídas) da conta corrente

bancária do evento, bem como do

dinheiro do livro-caixa.

6º Passo: Contas a pagar e a

receber

O controle dessas atividades é

fundamental para um bom

planejamento financeiro do evento.

Pode estar no fluxo de caixa.

7º Passo: Pagamentos

Todos devem ser feitos com cheques

da conta corrente do evento com duas

assinaturas. Cada cópia de cheque

deve conter documentos

comprobatórios da despesa,

previamente autorizada pela

Comissão Organizadora.

8º Passo: Balanço e balancete

Mensalmente deve ser fechado um

balancete do evento. O balanço deve

ser feito na virada do ano após o

fechamento do evento, com todas as

entradas e saídas.

OBS: Ver quadro pág. 279 livro

Organização de eventos: da idéia à

realidade.

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