o processo de automação - marilia.unesp.br · avaliação de softwares para bibliotecas e...

1

O Processo de Automação

Automação de Arquivos

A decisão de automatizar

2

A decisão de automatizar

� Deve identificar aspectos como:◦ Cultura, missão, objetivos da instituição;

◦ Características do arquivo;

◦ Plataforma tecnológica existente na instituição:� Software

� Hardware,

◦ Os recursos humanos disponíveis;

1ª etapa

Planejamento

3

Planejamento

� Formação de equipe◦ É fundamental o trabalho em equipe durante um

processo de automação;� Diferentes áreas envolvidas no processo de produção e uso

dos documentos arquivísticos;

� Necessidade de especialistas de diferentes áreas para desenvolver o projeto de automação e acompanhar a sua execução.

Planejamento

� A equipe que se formou será capaz de analisar e diagnosticar o conjunto documental;◦ compreender suas dimensões físicas e seu estágio de

tratamento;

◦ fragilidade dos itens documentais;

◦ o estado de conservação;

◦ estabelecer regras de acesso;

◦ identificar e conhecer potenciais usuários;

◦ comprovar a necessidade ou não de automação.

4

Planejamento

� Uma vez estabelecido que a automação é necessária e viável para um determinado acervo, será essencial conhecer as características da massa documental com que se vai trabalhar.

� Nesse levantamento se procurará resgatar as origens dos documentos, as atividades e funções que os geram e uma outra dimensão prática, em que se procurará quantificar o acervo.

Planejamento

� Identificação dos processos a serem automatizados◦ Definir os processos (ou funções) que devam serão

automatizados;

◦ A seleção do sistema de gerenciamento de documentos apropriado está intimamente relacionada a essa definição.

5

Planejamento

� Literatura◦ Casos de automação de acervos arquivísticos

na literatura da área são mais comuns do que propriamente textos teóricos que discorram sobre a automação de arquivo.

◦ Vale procurar na literatura existente (artigos de periódicos, livros, anais de congressos, etc.) casos de automação, apresentações de sistemas e autores que discorrem sobre o tema.

Planejamento

� Experiências semelhantes◦ Muito embora as experiências publicadas tendam a

mostrar o que deu certo, deixando de lado os obstáculos enfrentados, lê-las é importante para identificar pontos semelhantes nas necessidades de automação e nas características do conjunto documental a ser automatizado.

◦ A Internet é outra fonte importante para a pesquisa de relatos de casos que tiveram como desafio a automação de acervos arquivísticos.

6

2º Etapa

Diagnóstico da situação atual

Diagnóstico da Situação Atual

◦ Elaboração do Documento de Diagnóstico:� Dados quantitativos:

� crescimento do acervo documental;

� tipos de documentos;

� projeções para o futuro;

� etc...

� Base tecnológica atual: � Analisar a base tecnológica atual do arquivo e da instituição,

� Padrões de tecnologia já adotados

� Sistema atual (se houver),

� padrões utilizados,

� quantidade de dados em meio legível por computador,

� infra-estrutura de hardware/software e comunicações.

� problemas identificados

7

3ª Etapa

Identificar empresas produtoras de sistemas

Identificar empresas produtoras de sistemas

� Um grande número de produtores de sistemas possui sites na Internet divulgando seus produtos.

� A análise que se fará desses sistemas deve ser cuidadosa por se tratarem de sites comerciais que tendem a supervalorizar seus produtos.

� Cabe ainda recorrer a prospectos, folders e, principalmente, tentar contatar entidades que utilizam um sistema.

8

Identificar empresas produtoras de sistemas� Estabelecer relações é tarefa primordial para entender e

saber diferenciar empresas e sistemas oportunistas daqueles considerados idôneos, que possuem credibilidade no mercado e que acompanham os avanços tecnológicos.

� Visita aos produtores e acompanhamento de demonstrações do sistema eletrônico de gerenciamento é uma saída para tirar dúvidas com relação à credibilidade e idoneidade do mesmo.

� Visitas a usuários de alguns sistemas para verificar o grau de satisfação, bem como os problemas detectados quando da implantação do sistema.

4ª Etapa

Pré-requisitos

9

Pré-requisitos

� Devem ser observados:◦ Infraestrutura (hardware, software, rede) necessária

para o funcionamento dos Sistemas analisados;

◦ Verificar até que ponto a instituição já conta com a infraestrutura computacional e de redes requerida pelos Sistemas analisados;

◦ Condições políticas

◦ Elaboração do relatório de Requisitos Funcionais

5ª Etapa

Avaliação/seleção de sistemas

10


� Requisição de propostas das empresas que desenvolvem sistemas para arquivo.◦ Requisitos Funcionais do Sistema desejado,

� servirá de parâmetro de comparação com os produtos disponíveis no mercado;

◦ Elaboração do relatório de REQUISITOS FUNCIONAIS

◦ Inclusão dos Requisitos Funcionais no documento REQUISIÇÃO POR PROPOSTAS

◦ distribuição do documentos Requisição por Propostas entre os fornecedores candidatos

◦ Avaliação/pontuação dos Sistemas com base nas Requisições por Propostas preenchidas pelos fornecedores


Requisito PesoEmpresa X Empresa Y

nota total nota totalMenus e telas em português 9 7 63 8 72

Utilizar banco de dados

relacional não proprietário

8 10 80 10 80

Possibilidade de

importação/exportação de

registros em XML

7 8 56 9 63

Atende à legislação

estabelecida pelo CONARQ

9 5 45 10 90

TOTAL 244 305

11


� Do universo visualizado de sistemas deve-se escolher aqueles que, submetidos aos critérios de avaliação, responderam bem tanto às necessidades da instituição do arquivo.

Questões sobre Software Livre

� O software livre é uma realidade em diversas áreas;

� Deve-se estar consciente dos riscos envolvidos na adoção de software livre. ◦ Suporte PRECÁRIO.

� Opção viável quando a instituição conta bonsprofissionais de informática;

� De qualquer maneira, software livres podem ser uma semente, um início para o desenvolvimento de um sistema próprio da instituição;

� Pode-se optar também por utilizar software básico livre, como o sistema operacional LINUX.

12

6ª Etapa

Elaboração do projeto de automação

Elaboração do Projeto de Automação

� Projeto de automação ◦ Objetivo

� dimensionar o esforço requerido para a implantação do Sistema, seus custos e prazo de execução.

◦ Será submetido à direção da instituição e/ou a uma agência de fomento, a fim de obter os recursos necessários.

◦ Pode ter a seguinte estrutura� Diagnóstico da situação atual, já desenvolvido anteriormente (incluir o

Documento de Diagnóstico);

� Objetivos do arquivo com a automação;

� Infraestrutura de hardware/software e comunicações requerida especificada e dimensionada;

� Levantamento e definição dos requisitos funcionais básicos do sistema pretendido, custos estimados do projeto;

� Cronograma de implantação do projeto.

� Orçamento e cronograma de desembolso

13

7ª Etapa

Negociação contratual

Negociação Contratual

� A aquisição deve ser um processo CONCORRENCIAL entre os possíveis fornecedores.

� Este é um processo bem mais complexo que adquirir um pacote de aplicativos como um editor de textos.

� Um Sistema é composto de módulos, tem que ser configurado e parametrizado para se adaptar às características de cada arquivo.

� Demanda treinamento e suporte permanente.

� Após selecionado um sistema, ainda restam muitos detalhes a serem resolvidos na proposta do fornecedor.

� A etapa de negociação dos detalhes da proposta do fornecedor, antes da mesma ser assinada, é uma ocasião que oferece grandes possibilidades da instituição contratante obter vantagens adicionais.

14

Negociação Contratual

� Documento de contrato◦ Instalação

◦ Custos de atualização (upgrade)

◦ Condições de garantia e assistência técnica� prazo da garantia (o prazo médio padrão é de 12 meses);

� cobertura e limites (as exceções devem estar bem explicitadas);

� fornecimento sem ônus adicional de e versões novas do software ou de alguns dos seus módulos durante o prazo de garantia, pode-se incluir cláusulas garantindo instalação e configuração dessas atualizações;� tempo máximo de atendimento (o padrão é 24 horas);

� os tipos de atendimento:

� pessoal (on-site); por telefone; por e-mail; via Internet

Documento: Contrato

� Aspectos contratuais◦ Pacote de treinamento

◦ Representantes locais/regionais

◦ Necessidade de licenças de software de terceiros:� Muitos Sistemas utilizam Sistemas Gerenciadores de Bases de

Dados (SGBDs) de terceiros

� Deve-se verificar se o custo da aquisição destes sistemas já esta incluído no custo do Sistema ou deverá ser adquirido do fornecedor específico.

15

Documento: Contrato

� Aspectos de suporte◦ Documentação◦ Treinamento◦ Contrato de Manutenção◦ Apoio Técnico◦ Atendimento por telefone (grátis?)

� Aspectos gerais◦ Grupos de Usuários◦ Periódicos ou Newsletter◦ Lista de Discussão◦ Congressos e Seminários

8ª Etapa

implantação do sistema

16

Implantação do Sistema

� Procedimento posterior à seleção e aquisição do software;

� Porém, é possível perceber o comportamento ético e profissional do fornecedor;

� Ocorrem situações em que o produto é instalado mas nada funciona. Mensagens de erro, travamento do equipamento. Tudo isso confere descrédito e desconfiança na qualidade do sistema.


� Treinamento da equipe

� Definição dos parâmetros do sistema

� Carga inicial das bases de dados

� Testes

17


� É necessário uma cláusula contratual que proteja a instituição. Em caso de falência, concordata ou mudança de ramo de atividade, a empresa seja obrigada a fornecer os programas-fonte da última versão.


� Suporte técnico e manutenção◦ É imprescindível firmar com o fornecedor um

contrato de suporte técnico e manutenção que incluam os seguintes serviços:� Correção de erros do software;

� Fornecimento e implantação de versões atualizadas, com os manuais e literatura técnica pertinentes;

� Apoio técnico no período de implantação de novas versões;

� Treinamento visando à perfeita compreensão das novas verões;

18


� Treinamento◦ Capacitação técnica dos usuários do sistema;

� Documentação◦ é recomendável que a documentação do produto seja

apresentada em português na forma impressa e que o fornecedor entregue os manuais técnicos e do usuário devidamente atualizados e apresentados de forma didática, de modo a permitir a compreensão e a resolução de problemas quando eles surgirem.

Softwares e Empresas na Área de Arquivo

19

Softwares e Empresas na área de Arquivo

EMPRESA:Control Informação e Documentaçãowww.control.com.br

SOFTWARE:Sistema ABCDSistema de Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação

Softwares e Empresas na área de Arquivo� Control Informação e Documentação◦ Empresa de consultoria especializada em serviços das áreas de

Biblioteconomia e Arquivologia.

◦ Experiência na organização, informatização e manutenção de Arquivos, Bibliotecas e Centros de Documentação de entidades públicas e privadas de vários segmentos, oferece soluções personalizadas para a gestão de documentos e informações.

◦ A empresa é dirigida pela Arquivista Rejane Tonetto e pela Bibliotecária Nádia Tanaka e conta com uma equipe qualificada de Arquivistas, Bibliotecários e profissionais de apoio especializados em gestão de documentos.

� Sistema ABCD◦ ABCD (Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação) é uma

aplicação WEB, open source e multilíngue de gestão de bibliotecas que compreende as principais funções de uma biblioteca: aquisição, catalogação, empréstimo e administração de bases de dados. Inclui inclusive um módulo avançado de empréstimos chamado de EmpWeb.

20


EMPRESA:DATACOOPwww.datacoop.com.br/

SOFTWARE:Argonauta Arquivo


� Datacoop – Cooperativa de Bibliotecários◦ Procura oferecer soluções diferenciadas em Gestão da Documentação e Informação,

de acordo com as necessidades e anseios específicos dos clientes;

◦ Não possui funcionários, trabalha na forma de cooperativa e possui um quadro de noventa associados;

◦ Fundada em 1996, tem abrangência internacional e sede no Rio de Janeiro;

� Sistema Argonauta◦ Software para automação de acervos arquivísticos;

◦ Cumpre as normas do CONARq e do Conselho Internacional de Arquivos;

◦ Abrange todo o ciclo documental arquivístico e controla a vida do documento em suas fases corrente, intermediária e permanente;

◦ Controla o sistema de protocolo, a tramitação de documentos recebidos e gerados na instituição, organograma institucional, plano de classificação, tabela de temporalidade, vinculada ou não às tipologias documentais, elabora o termo de descarte, emite guia de empréstimo, etc.

21


EMPRESA:SIPROSERwww.siproser.com.br/

SOFTWARE:O Arquivista


� Siproser Sistemas e Serviços Ltda◦ Fundada em 1984, com sede em São Paulo, tem atuação naciona;

◦ Presta consultaria em processos de gestão de bens e valores do ativo permanente e na organização documental;

◦ Presta serviços de digitação, alimentação de bases de dados, higienização de documentos, elaboração de Tabela de temporalidade e Plano de Classificação;

� O Arquivista◦ Controla a requisição de documentos em poder de terceiros e a

periodicidade dos documentos;

◦ Permite o uso e o armazenamento de tabela de temporalidade de documentos;

◦ Não está ainda atento à legislação estabelecida pelo CONARq.

22

Portal do Arquivista

http://www.arquivista.net/software-para-arquivos/

CÔRTE, Adelaide R. et al. Avaliação de softwares para bibliotecas e arquivos. 2. ed.São Paulo: Polis, 2002

23

NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos: um questionário para escolha, aplicação e avaliação. Dissertação (mestrado em Ciência da Informação.). Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais, 2007.

o processo de automação - marilia.unesp.br · avaliação de softwares para bibliotecas e...

Documents