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NOTA INFORMATIVA / DEZEMBRO 2018

Novas versões do GPV e CONTAB-SNCAP (dezembro de 2018) Neste documento são divulgadas as principais alterações implementadas nos programas acima referidos, bem como um conjunto de orientações a observar pelos utilizadores. Não proceda à atualização dos programas para as novas versões sem previamente ler atentamente este documento, o qual deve ser facultado a todos os trabalhadores que de forma direta ou indireta recorram às aplicações no exercício da sua atividade.

1. Quando instalar as novas versões?

Antes de instalar as novas versões faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo.

Nunca restaure cópias de segurança de versões anteriores sem contactar os nossos serviços de apoio técnico.

Com a garantia de que as aplicações GPV, CONTAB-SNCAP, CIBE e OFICIAR se encontram encerradas em todos os computadores, atualize os programas para as versões agora disponibilizadas. A instalação deve ser executada por um utilizador com direitos de administrador no sistema operativo (Windows).

a) GPV (versão 5.4.36, dezembro 2018) A instalação apenas deve ocorrer depois de concluído o processamento de salários de dezembro, sendo o Fecho de Ano de 2018 efetuado obrigatoriamente já com a nova versão instalada.

b) CONTAB-SNCAP(versão 4.2.4, dezembro 2018)

A instalação deve ocorrer obrigatoriamente ANTES do Fecho do Ano 2018.

2. Quando proceder ao Fecho de Ano?

a) No GPV o Fecho de Ano Económico apenas deverá ocorrer depois de concluídos todos os processamentos relativos ao ano de 2018 e efetuadas as importações dos vencimentos para o CONTAB-SNCAP. Faça uma cópia de segurança antes do Fecho de Ano para guardar em arquivo.

b) CIBE – O Fecho do Ano Económico é efetuado na versão atual (v3.1.10). Antes de proceder ao Fecho de Ano certifique-se que já introduziu todos os bens adquiridos em 2018. O Fecho de Ano no CIBE tem de ocorrer antes de proceder ao Apuramento de Resultados no CONTAB-SNCAP.

c) No CONTAB-SNCAP o Fecho de Ano apenas poderá ocorrer após os seguintes procedimentos:

Concluídos os lançamentos relativos ao ano de 2018;

Importados os vencimentos processados em 2018;

Registadas as amortizações calculadas no CIBE e outros lançamentos de fim de exercício;

Apuramento de resultados.

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3. Alterações efetuadas nas novas versões Embora na data que estas novas versões foram disponibilizadas ainda se aguarde a publicação oficial de algumas das alterações implementadas, com base na divulgação pública dos normativos já aprovados ou em fase de aprovação, as principais alterações implementadas nestas novas versões vêm dar resposta a disposições previstas no Orçamento de Estado para 2019 e outras disposições legais, bem como ao cumprimento de um conjunto de orientações que nos foram comunicadas pelo IGeFE. Paralelamente foram também introduzidas algumas das sugestões que nos foram apresentadas pelos utilizadores. Nas páginas seguintes serão abordadas as alterações implementadas em cada programa e divulgadas orientações técnicas a observar pelos utilizadores. ATENÇÃO:

Em consequência das tarefas de encerramento de ano e abertura de 2019, é previsível um aumento do fluxo de chamadas telefónicas com os nossos serviços de apoio técnico. Sempre que não seja possível estabelecer contacto através do telefone, deverão os utilizadores colocar as suas questões através de EMAIL, descrevendo detalhadamente as questões para as quais pretendem apoio. Relembramos que os nossos serviços prestam apoio no âmbito do manuseamento das aplicações. Dúvidas e questões sobre a aplicação da legislação ou orientações administrativas, devem ser colocadas diretamente aos competentes serviços da Administração Pública.

Em complemento das versões agora disponibilizadas, seja para eventual correção de anomalias detetadas ou implementação de novas disposições legais e orientações superiormente divulgadas, a qualquer momento poderá ocorrer a necessidade de disponibilizar novas versões ou divulgar informações adicionais. Recomenda-se pois a consulta regular da nossa página na internet (www.jpambreu.com) durante o primeiro trimestre de 2019.

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______________________________________________________________ ANEXO 1

GPV – Versão 5.4.36, dezembro 2018

Neste anexo são mencionadas as principais alterações implementadas na versão 5.4.36 do GPV, bem como orientações a observar pelos utilizadores.

1. Atualização da RMMG (Remuneração mínima mensal garantida) Considerando que em 2018 a remuneração base na Administração Pública não será inferior a 635,07 euros, após o Fecho do Ano 2018 e antes de efetuar a preparação dos vencimentos de JANEIRO, execute os seguintes procedimentos: a) Edite a ficha de pessoal para os Assistentes Operacionais abonados em posições

remuneratórias / índices de montantes inferiores a 635,07 euros e altere a remuneração base para o nível 4 (635,07 euros).

b) Relativamente aos trabalhadores que progrediram em 2018 e cuja diferença remuneratória está a ser abonada de forma faseada nos termos da Lei do Orçamento de 2018, na data em que esta nova versão foi disponibilizada não é por nós conhecida qualquer orientação sobre a forma de proceder em 2019. No entanto, prevalecendo as orientações que sobre este assunto vierem a ser superiormente emitidas, poderemos equacionar o seguinte cenário:

b1) Aceder à tabela de “Progressões 2019” (Ficheiro de Pessoal) e selecionar o regime “Não Docentes”.

b2) Nos trabalhadores com vencimento base antes e após a progressão não superior a 635,07 euros (NÍVEL 4), reajuste para 4 o nível indicado na terceira e quinta coluna da tabela (ver imagem seguinte).

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Resulta deste procedimento que o trabalhador passa a receber mensalmente a remuneração base de 635,07 sem qualquer faseamento.

b3) Nos trabalhadores com vencimento base antes da progressão inferior a 635,07 euros e que em 2018 progrediram para um nível superior a 4, reajuste para 4 o nível indicado na terceira coluna da tabela (ver imagem seguinte).

Resulta deste procedimento que o montante não descongelado é calculado entre a remuneração do nível 4 e o nível após progressão, sendo assim reduzido o montante não descongelado

c) ATENÇÃO: Alertamos os utilizadores que a aplicação dos procedimentos mencionados nas

alíneas anteriores fica condicionada às orientações que superiormente sejam divulgadas.

2. Outras alterações já consideradas nesta versão a) Atualização do IAS para 2019 no montante de 435,76 euros.

b) O cálculo da retenção de IRS foi reajustado de acordo com as alterações implementadas

no artigo 99ºC do Código do IRS, conforme previsto no artigo 197º da Proposta de Lei do OE para 2019.

c) A opção “Progressões 2019”, disponível no Ficheiro de Pessoal, foi objeto de reajustamento com base nas disposições previstas no OE 2018 e na calendarização mencionada no ponto 3 da NOTA INFORMATIVA Nº 4 / IGeFE / DGRH / 2018.

Os dados que constam na tabela “Progressões 2018” são transitados para 2019. Nesta tabela foram ainda acrescentadas duas novas colunas (Início e Final). A coluna “Inicio” deve ser preenchida com o “mês/ano” em que ocorrer o primeiro processamento com alteração do posicionamento remuneratório. A coluna “Final” deve ser preenchida com o “mês/ano” do último processamento em que ocorrer o abono faseado da progressão.

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d) Na opção “Mapas Mensais – ADSE / ADM” foi implementada a possibilidade de elaborar o ficheiro de descontos para a ADM, dando assim resposta à Portaria nº 56/2018, de 23 de fevereiro, complementada com os esclarecimentos técnicos adicionais que nos foram facultados pelos serviços da ADM. Nesta opção passa a ser possível elaborar listagens e ficheiros para a ADSE e para a ADM, devendo o utilizador selecionar no canto superior esquerdo a relação pretendida.

Nesta opção passa a ser possível elaborar listagens e ficheiros para a ADSE e para a ADM, devendo o utilizador selecionar no canto superior esquerdo a relação pretendida.

Relativamente à elaboração da relação / ficheiro para a ADSE mantêm-se inalterados os procedimentos usados em 2018.

No que se refere ao manuseamento da aplicação para elaboração da relação / ficheiro para a ADM são adotados os mesmos procedimentos que na ADSE. ATENÇÃO: Qualquer informação sobre os procedimentos a observar no envio do ficheiro, pagamento por DUC e outras informações operacionais, deve ser solicitada aos serviços da ADM.

No ficheiro de Serviços foi introduzido um novo campo (Nº ADM) para indicação do correspondente código quer identifica a entidade perante a ADM.

e) De acordo o “Regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP)”, os trabalhadores não docentes contratados a tempo parcial são abonados de acordo com as normas previstas no citado normativo. Tendo- se constatado que algumas escolas continuam ainda a abonar esses trabalhadores com base no cálculo do “valor hora” aplicado ao número de horas efetivamente prestadas em cada mês, na fase da preparação foi bloqueada a coluna “Horas Tarefa”. Assim, relativamente ao pessoal contratado nestas condições, no programa identificados pelo vínculo “CTFP (Limpeza)”, deverão ser adotados os mesmos procedimentos que os trabalhadores contratados a tempo completo, atentos às seguintes especificidades:

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No ficheiro de pessoal indicar o número de horas de trabalho semanal de acordo com o horário definido no contrato (em regra trabalham a tempo parcial);

No vínculo indicar “CTFP (Limpeza)” para que a remuneração seja requisitada na classificação económica “01.01.09A0B0”.

Qualquer esclarecimento adicional sobre o enquadramento legal deste procedimento pode ser obtido junto do IGeFE ou outros organismos da AP com competência nesta matéria.

f) Relativamente ao processamento de horários a tempo parcial, no ficheiro de pessoal passou a ser possível indicar o horário em formato decimal, sendo nestes casos a remuneração mensal calculada pela totalidade em função do número de horas indicado. Esta alteração vem na sequência do disposto na alínea anterior e visa essencialmente dar resposta ao processamento de horários a meio tempo para pessoal não docente (17,5 h/semana).

g) Na fase da preparação da Folha Principal (e folha adicional) foi introduzida na secção de retroativos de anos anteriores uma nova coluna para eventual processamento de valores relativos a retroativos de progressão que tenham de ser considerados nas classificações económicas 01.01.03B0A9, 01.01.03B0B9, 01.01.04B0A9 e 01.01.04B0B9.

h) Na fase da preparação das folhas de Subsídios de Férias e Natal foi introduzida uma nova

coluna (Ret. Prog. AA) para eventual processamento de valores relativos a retroativos de progressão de anos anteriores que tenham de ser considerados nas classificações económicas 01.01.14SFD9, 01.01.14SFE9, 01.01.14SND9 e 01.01.14SNE9.

i) Dando cumprimento ao disposto na Nota Informativa nº 12/IGeFE/2018, na elaboração

das relações mensais para a Segurança Social passa a ser calculado o número de dias relativamente aos trabalhadores com horário de trabalho a tempo parcial, aplicando-se a pessoal docente e não docente a alteração prevista no Decreto regulamentar nº 6/2018.

No que se refere ao desconto de faltas, situação não abordada no decreto regulamentar e nos exemplos da nota informativa, a aplicação aplica de igual forma a mesma regra de proporcionalidade, ou seja, para um dia de falta num horário a meio tempo é deduzido ao tempo de trabalho meio dia de falta.

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j) Indo ao encontro das orientações da Segurança Social no que se refere à elaboração das relações contributivas (ficheiros), a versão agora disponibilizada já contempla a possibilidade de criar ficheiros autónomos em função dos diversos meses a que se reportam as remunerações a declarar. Por exemplo, na relação mensal de ABRIL são declaradas também remunerações com data efeito a janeiro e fevereiro. Neste caso a aplicação passa a produzir três ficheiros, sendo, o normal de abril, outro para as remunerações reportadas a janeiro e finalmente um terceiro ficheiro com as remunerações reportadas a fevereiro. Ao ficheiro relativo ao mês de processamento é atribuido o nome “segsoc_mm-aaaa.txt”. Aos restantes ficheiros é atribuído o nome “segsoc_mm-aaaa_Altmmaaaa.txt”, correspondendo a expressão “Altmmaaaa” ao mês e ano a que se reporta a data efeito das remunerações de meses anteriores.

Esta informação das remunerações relativas a meses anteriores pode ser comunicada à segurança social através da submissão dos ficheiros gerados pela aplicação ou, em alternativa, a criação de relações autónomas diretamente na plataforma da Segurança Social.

k) Na contagem de tempo de serviço deixaram de ser descontadas as faltas por doença. Esta alteração vem dar resposta ao disposto na alínea c) do artigo 12º da Lei nº 25/2017.

3. Requisição adicional em JANEIRO de 2019 Exclusivamente para as escolas que não receberam as verbas requisitadas em dezembro para pagamento dos encargos da entidade patronal para a CGA e/ou Seg. Social, atentos às orientações que sobre este assunto foram comunicadas pelo IGeFE, deverão elaborar a Req. de Fundos Nº 1 para requisitarem estes montantes em janeiro. De seguida são apresentados os procedimentos que deverão ser observados no processamento e elaboração da requisição adicional. Antes de encerrar o ano económico (2018) no GPV, aceda ao Modelo RF3 de dezembro, desbloqueie a requisição e nas rubricas da Segurança Social e CGA (01.03.05xxxx) remova os valores anteriormente requisitados. No GPV, após efetuar o encerramento do ano económico de 2018, proceda de acordo com as seguintes orientações:

a) Aceda ao ficheiro de pessoal e edite a ficha de um trabalhador (docente ou não

docente) que tivesse cessado funções recentemente. No separador Profissional 2 coloque o “√” no campo “Autorizar o abono de remunerações no próximo processamento”, gravando a ficha de seguida.

b) Prepare a Folha de Remuneração Adicional assinalando apenas o trabalhador

mencionado na alínea anterior, digitando o valor de 1,00 euro na coluna de Retroativos de Subsídio de Refeição. De seguida proceda ao processamento.

c) Nas relações de descontos para a CGA, Segurança Social e ADSE, proceda à criação manual de uma linha sem qualquer valor, bastando para o efeito indicar o Nº de Funcionário e deixar ficar as linhas sem mais informação.

d) Aceda à opção “Vencimentos – Alterações Mod. RF3” e crie os seguintes registos:

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Um registo para a rubrica do Subsídio de Refeição com valor de € 1,00 a negativo, atendendo ao regime e atividade do trabalhador processado para este efeito.

Um registo com o valor (a positivo) para cada uma das rubricas que eliminou na requisição de dezembro e que agora em janeiro de 2019 volta a ser requisitado, sendo que as classificações a utilizar são as de anos anteriores.

e) Calcule de seguida a Requisição de Fundos Nº 1, associando a única folha que

nesse momento se encontra processada. Trata-se de uma requisição autónoma só com as verbas que foram retiradas da requisição de dezembro;

f) Calcule o plano de aplicação de verbas, removendo da coluna “Encargos do Mês” o valor de € 1,00 introduzido na rubrica 01.01.13xxxx (SR).

g) Depois destes procedimentos está em condições de efetuar a exportação de dados, tendo em atenção o prazo e outras orientações que venha a receber do IGefE,

h) Após a exportação de dados para o IGeFE, aceda à opção Consultar/Alterar e ELIMINE a linha relativa ao abono do Subsídio de Refeição no montante de 1,00 euro. Depois deste procedimento, caso ocorra a necessidade de eliminar o modelo RF3, tenha em atenção que deverá repetir os procedimentos a partir da alínea b).

Os procedimentos para registo destas verbas no CONTAB-SNC-AP, serão referidos no anexo seguinte (Anexo 2).

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______________________________________________________________ ANEXO 2

CONTAB-SNCAP – Versão 4.2.4 de dezembro 2018

Neste anexo são mencionadas as principais alterações implementadas no CONTAB-SNCAP, bem como um conjunto de orientações técnicas a observar pelos utilizadores no encerramento do ano 2018 e abertura do ano 2019.

1. Conta de Gerência Eletrónica Relativamente à elaboração e criação de ficheiros para submissão da CGE no portal do Tribunal de Contas, constatamos que até à data ainda não se encontra disponível a nova estrutura de ficheiros para prestação de contas no âmbito do SNC-AP junto deste tribunal. Em resposta ao pedido de esclarecimentos sobre este assunto, foi-nos informado pelo TC que estava a ser desenvolvida uma nova plataforma para prestação de contas nos termos do SNC-AP, a qual seria disponibilizada oportunamente. Face ao exposto, para já nesta versão do programa APENAS é possível disponibilizar a possibilidade de introduzir os saldos que transitaram da gerência anterior (2017), os quais são utilizados para impressão do mapa Fluxos de Caixa. Aguardamos pois que o Tribunal de Contas disponibilize a nova plataforma e informações técnicas adicionais para, numa fase posterior, podermos reajustar o programa nesta vertente da elaboração e submissão da Conta de Gerência Eletrónica.

2. Novos mapas e listagens Na versão 4.2.4 foram implementados os seguintes mapas e listagens:

a) Fluxo de Caixa – Desde já optámos por disponibilizar este mapa com uma configuração semelhante ao que era usado no POCE, podendo ser impresso para análise e verificação dos movimentos contabilísticos efetuados mensalmente de janeiro a dezembro. Na mesma versão em que for disponibilizada a nova estrutura da CGE ficará também disponível um novo modelo de Fluxo de Caixa com a configuração prevista no SNC-AP. ATENÇÃO: Antes de proceder à impressão do mapa Fluxo de Caixa deverá o utilizador aceder à opção “Mapas – Conta de Gerência Eletrónica – Fluxo de Caixa – Recebimentos” e introduzir os saldos finais de 2017 que transitaram para 2018. Esta informação é apresentada logo no início do mapa Fluxo de Caixa.

b) Demonstração de Resultados, tendo por base o modelo adotado para o SNC-AP.

c) Balanço, tendo por base o modelo adotado para o SNC-AP.

d) Listagens de documentos de despesa e receita, mantendo-se a configuração dos modelos usados em 2017.

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3. Plano de contas Dando cumprimento a orientações que nos foram comunicadas pelo IGeFE, o plano de contas a usar em 2019 foi objeto de alguns reajustamentos, dos quais destacamos:

a) Área orçamental

Na parte da despesa foram introduzidas as contas relativas a “Manuais Escolares – Secundário”.

Na parte da receita foram reajustados os códigos de algumas contas, designadamente para passarem a contemplar as seguintes situações:

- Novas alíneas nas classificações de receitas para o “Desporto Escolar”; - Criação de novas contas para registo das receitas com “Manuais Escolares” nas FoFi111, 129 e 153; - Criadas novas contas na classificação “06.08.01 – Famílias – Manuais Escolares” destinadas ao registo das receitas próprias provenientes do pagamento dos manuais escolares não devolvidos pelos alunos;

b) Área financeira

Complementado o desdobramento da conta “243” de forma a integrar todas as contas de lançamentos para movimentação do IVA. ATENÇÃO: Os agrupamentos / escolas não agrupadas que exerçam exclusivamente atividades isentas de IVA nos termos dos artigos 9º e/ou 53º do CIVA, não utilizam as contas “243 – Imposto sobre o valor acrescentado (IVA).

Introduzida a conta “603314” para registo das obrigações com manuais escolares do ensino secundário.

Desdobrada a conta “70206” relativamente a transferências no âmbito do Desporto Escolar.

Alterado o desdobramento das contas “75 – Transferências e subsídios correntes obtidos”.

Os planos de contas com as alterações acima mencionadas serão atualizados para 2019 após o Fecho do Ano 2018.

4. Encerramento do Exercício 4.1 – Processamento de DEZEMBRO – Encargos da entidade patronal As escolas que não receberam em 2018 as verbas para pagamento dos encargos da entidade patronal relativas ao processamento de dezembro, as quais serão requisitadas logo no início de janeiro através de uma requisição adicional, deverão ter em consideração os seguintes procedimentos.

a) No GPV dar cumprimento às orientações mencionadas no ponto 3 do ANEXO 1 deste documento.

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b) Posteriormente e ANTES do apuramento de resultados devem repetir a importação dos

vencimentos desde a fase do cabimento/compromisso até ao pagamento. Quando importar a fase da obrigação (financeira / Gestão) já não serão apresentados valores na grelha de importação relativos aos encargos da EP. Pode no entanto acontecer que, por força de arredondamentos, seja criado na contabilidade de gestão um registo com valor a negativo. Se tal acontecer deve colocar o valor a zero (0) nessa linha e deduzir o mesmo montante em qualquer outra linha da grelha de importação da contabilidade de gestão. Quando importar a fase da obrigação (orçamental), na grelha de importação altere para zero (0,00) o valor apresentado nas linhas das contribuições da EP (Linhas a vermelho). Quanto aos descontos dos trabalhadores para a CGA e Seg. Social, dado que a sua entrega apenas irá ocorrer em janeiro conjuntamente com o montante das contribuições da entidade patronal, na fase da importação do pagamento NÃO deve assinalar esses registos com o “visto”.

4.2 – Procedimentos de regularização e eventuais correções Sem prejuízo de a qualquer momento poder abrir o ano anterior para proceder a correções, recomendam-se os seguintes procedimentos antes de executar o Fecho de Ano.

a) Atentos ao que é referido no ponto 1 deste anexo, aceda à opção “Mapas – Conta de Gerência Eletrónica – Fluxo de Caixa (Recebimentos)” e introduza os saldos finais de 2017 que transitaram para o ano de 2018.

b) Concluir o registo dos movimentos correntes relativos ao ano de 2018, sendo que

as despesas pagas pelo orçamento de 2018 devem ser registadas até 31/12/2018.

c) Verificar e validar (e regularizar se necessário) os movimentos efetuados ao longo do ano, recorrendo aos mapas e listagens disponíveis na aplicação.

d) No caso de ter registado as fases do ciclo da despesa (Compromisso +

Obrigação) para aquisições que não vieram a ocorrer até final do período complementar por conta das dotações de 2018, deverá proceder ao estorno desses movimentos.

e) Os cabimentos que em 2018 não deram origem a compromissos devem também ser objeto de alteração através de estorno.

f) Se tiver efetuado registos de “Receitas não Cobradas” que não venham a ser

recebidas por conta do orçamento de 2018, proceda ao estorno desses movimentos.

g) Confira os diversos mapas e listagens. h) Faça a última reconciliação bancária.

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4.3 – Lançamentos de fim de exercício Após executar os procedimentos referidos no ponto anterior (4.2) proceda ao registo dos lançamentos de fim do exercício, Tenha em atenção que os lançamentos de fim de exercício são registados através da opção “Movimentos – Lançamentos – NOVO”, aos quais deve corresponder o número sequencial da contabilidade e a data de 31/12/2018.

Para além disso em TODOS os lançamentos de fim de exercício assinale com um a nova funcionalidade que para este efeito foi implementada no programa (ver imagem seguinte).

Nas operações de fim de exercício adotam-se os procedimentos técnicos previstos nas diversas Normas do SNC-AP, dos quais a seguir se destacam alguns:

a) Apurar no CIBE (após Fecho de Ano nessa aplicação) os valores das amortizações

que serão objeto de lançamento na contabilidade. Essa informação é obtida no Mapa – Amortizações CONTAB. Com base na informação apresentada nesse mapa proceda ao registo das amortizações / depreciações no CONTAB-SNCAP.

b) Se no decorrer do ano 2018 foram efetuados abates a bens cujo valor patrimonial

esteja refletido na contabilidade, é necessário proceder à sua regularização contabilística.

c) Proceda ao registo das existências em armazém no dia 31 de dezembro de 2018. 4.4 – Apuramento de resultados e fecho do ano

a) Recorrendo à opção “Movimentos – Apuramentos” proceda ao Apuramento de

Resultados. Este lançamento automático é registado com a data de 31 de dezembro e atribuído o número de documento “888888”. Esta operação vai saldar um conjunto de contas da classe “0” (orçamental), conforme previsto na norma da contabilidade Pública (NCP 26), bem como saldar as contas das classes 6 e 7 e transferir resultados para as contas da classe 8. Nota: Contrariamente ao que acontecia no POCE, com a adoção do SNC-AP os descontos sobre as remunerações deixam de ser tratados como operações de tesouraria e passam a integrar as contas a pagar. No sentido de equilibrar os fluxos financeiros face aos diversos momentos em que são liquidados os descontos sobre as remunerações, na importação dos vencimentos a aplicação continua a recorrer a movimentos transitórios nas contas “07…”. Com o “Apuramento de Resultados” serão automaticamente regularizados (estorno) estes movimentos, exceto na parte dos descontos que não sejam entregues até ao final do exercício.

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b) Recorrendo à opção “Verificar Lançamentos” certifique-se que não é apresentada qualquer mensagem de ERRO.

c) Faça uma cópia de segurança para guardar em arquivo.

d) Sem mais nenhum terminal a utilizar o programa, proceda ao Fecho de Ano.

ATENÇÃO: No caso de pretender efetuar alterações ou correções aos dados de 2018 após o Fecho de Ano, proceda da seguinte forma:

Abra o ano anterior (2018)

Elimine o “Apuramento de Resultados” recorrendo ao botão que para o efeito está disponível na opção “Apuramentos”.

Faça as correcções necessárias e volte a efetuar novo apuramento de resultados.

Se tiver necessidade de voltar a repetir o Fecho de Ano, tenha em atenção que todos os lançamentos já registados no novo ano serão eliminados, ou seja, a pasta 2019 é novamente criada apenas com os dados de abertura que transitam do ano anterior.

5. Abertura de 2019 5.1 – Movimentos transitados

Com o fecho do ano 2018 são criados em 2019, com data de 01/01/2019, os seguintes registos:

a) Lançamento de abertura com o número de documento “0”. Na eventualidade de ser identificada alguma anomalia nos dados que constam neste lançamento de abertura deverá o utilizador verificar os lançamentos efetuados no ano anterior, proceder às necessárias correções, voltar a apurar os resultados e efetuar de novo o fecho de ano. Na impossibilidade de identificar a origem das anomalias e sendo do conhecimento do utilizador os montantes a refletir no lançamento de abertura, há sempre a possibilidade de corrigir a abertura de 2019. As contas “598 – Saldos da gerência anterior” não transitam para o documento de abertura. Estas contas apenas são movimentadas a débito por contrapartida de uma conta de disponibilidades quando ocorrer a entrega dos saldos nos cofres do Tesouro.

b) Transitam para 2019 os orçamentos iniciais de 2018 em todas as fontes de financiamento. Relativamente aos orçamentos transitados, ANTES de iniciar o registo de cabimentos em 2019 deverá o utilizador proceder às necessárias correções dos orçamentos para que estes fiquem equilibrados e de acordo com o projeto de orçamento de receitas próprias para arranque de 2019.

c) Na opção “Utilitários – Manuais Escolares” são transitados para 2019 os registos

que ainda não foram objeto de exportação. Atendendo às orientações que superiormente sejam comunicadas às escolas, estes registos deverão ser posteriormente exportados após atribuição do número de compromisso correspondente ao orçamento de 2019.

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5.2 – Procedimentos a efetuar no arranque de 2019 Após o Fecho de Ano e já em 2019 execute os seguintes procedimentos:

a) Verifique se os lançamentos criados no documento de abertura estão de acordo com o encerramento do ano 2018.

b) Reajuste os orçamentos iniciais conforme referido na alínea b) do ponto anterior.

c) Aceda à opção “Mapas – Conta de Gerência Eletrónica – Fluxo de Caixa (Recebimentos)” e introduza os saldos finais de 2018 que transitaram para o ano de 2019.

Caso se aplique faça os seguintes lançamentos com data de 01/01/2019 e o número de documento sequencial atribuído pela aplicação

d) Encargos do ano anterior que foram estornados e cujo pagamento é assumido com dotações do orçamento do ano 2019. Registar o ciclo da despesa nas fases do cabimento e compromisso. A fase da obrigação deve também ser registada no caso da fatura já se encontrar na posse da escola.

e) Ciclo da receita (Liquidação / Direito) para as liquidações registadas no ano anterior e cujo recebimento não ocorreu dentro do mesmo ano económico (receitas não cobradas em 2018).

6. Registo da requisição adicional de janeiro (RF nº 1 – Pessoal) - 2019 Relativamente aos valores requisitados no início de janeiro de 2019 para pagamento à CGA e Seg. Social das contribuições da entidade patronal relativas ao processamento de dezembro de 2018, no registo destes encargos no CONTAB-SNC-AP devem os utilizadores adotar os seguintes procedimentos: Nota: Estes procedimentos aplicam-se APENAS às escolas que requisitaram em janeiro de 2019 verbas para pagamento à CGA e Seg. Social, relativas ao processamento de dezembro de 2018. Trata-se de procedimentos específicos para esta requisição em concreto.

a) Na data em que exportarem para o IGEFE a requisição de fundos adicional de janeiro, aceda às opções “Movimentos – Lançamentos – Orçamento de despesa e receita”, procedendo ao registo de uma alteração orçamental de REFORÇO pelo montante correspondente a cada classificação / fonte de financiamento / atividade, nas rubricas relativas aos encargos da entidade patronal para a CGA e Seg. Social (01.03.05xxxx). A cada parcela calculada na requisição (classificação / fonte de financiamento / atividade) corresponde uma linha de reforço. O reforço no orçamento de receita é registado pela globalidade da requisição, na rubrica de “Transferências correntes – Despesas com pessoal “.

b) De seguida, recorrendo à opção “Movimentos – Cabimentos”, proceda à criação

individual de cabimentos pelo montante de cada parcela da requisição. Este procedimento implica criar vários cabimentos em função de cada classificação / fonte de financiamento / atividade que conste no Modelo RF3.

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c) Na data em que o montante requisitado der entrada na conta da escola, recorrendo ao

Auxiliar de Lançamentos, proceda ao registo do ciclo completo da receita.

d) Na data em que efetuar o pagamento destes encargos à CGA e Segurança Social, recorrendo ao Auxiliar de Lançamentos, proceda ao registo de ciclos completos de despesa (não esquecer de indicar a opção Pagamento – Anos Anteriores e preencher o campo “Anos Ant.” com os dígitos “09”), sendo cada um associado ao correspondente cabimento anteriormente criado. Teremos assim um número de ciclos de despesa IGUAL ao número de cabimentos criados, ou seja, um por cada classificação / fonte de financiamento / atividade. No registo dos ciclos da despesa, na fase da obrigação utilize as contas 6351… e 24512… Na área de gestão (analítica), excecionalmente para estes movimentos de forma a evitar que o utilizador tenha de efetuar cálculos manuais, registe o custo nas contas “99191” ou “99192”.

e) Paralelamente com os movimentos referidos na alínea anterior, na data do pagamento

e com o Nº Doc sequencial na contabilidade, proceda também ao movimento do fluxo financeiro para entrega dos descontos dos trabalhadores às entidades credoras.

Data N Doc Débito Crédito Valor Movimento

245112… 12.. (c) CGA – Desc. Subscritores – Doc. 12-2018

(a) (b) 245112… 12.. (c) CGA – Desc. Subscritores – Ndoc. 12-2018

245111… 12.. (c) SS – Desc. Subscritores – Doc. 12-2018

245111… 12.. (c) SS – Desc. Subscritores – Ndoc. 12-2018

0792 0729 (d) Fluxo orçamental

(a) Data do pagamento (b) Número sequencial na contabilidade (c) Valor dos descontos dos trabalhadores que ficou na posse do serviço (valor a positivo) (d) Pelo valor global (positivo) das linhas 245…

7. Exportação para o IGEFE Na versão agora disponibilizada foi bloqueada temporariamente a exportação dos movimentos registados em dezembro. Isto porque no mês de dezembro terão de ocorrer três exportações (GRUPO 2), sendo uma com os lançamentos correntes registados em dezembro, outra com os lançamentos de final de exercício (período 13) e uma última com o apuramento de resultados (período 14). Considerando que estas três exportações deverão ocorrer até dia 15 de janeiro de 2019, antes dessa data será disponibilizada uma nova atualização.

16

______________________________________________________________ ANEXO 3

LEGENDA DO MAPA FLUXOS DE CAIXA

Nota: Nos valores apresentados são excluídos os registos efetuados com os números de documento 0, 1, 2, 888888 e o lançamento associado ao diário 81.

Saldo Transição dos saldos da gerência anterior registados na opção mencionada na imagem anterior.

10 Total das receitas registadas. Valor IGUAL à linha ( 15 ).

11 Total dos movimentos [(débito 0171… + 0172…) – (crédito 0182… )] onde classificação = 06.03.01 e tipo da conta = 111

12 Total dos movimentos [(débito 0171… + 0172…) – (crédito 0182… )] onde classificação = 10.03.01 e tipo da conta = 111

13

Total dos movimentos [(débito 0171… + 0172…) – (crédito 0182…)], agrupados e desdobrados por classificação económica e fonte de financiamento, onde tipo da conta = 113, 119, 121, 123, 129, 243, 282, 288 No mapa mensal inclui as classificações iniciadas por 15 e 16.xx.xx ( saldos devolvidos à entidade no ano seguinte e que voltam a ser registados como receita).

17

14 Passou a integrar o campo 13

15 Soma dos registos efetuados em 11 + 12 + 13

16 Soma de 11 + 12 + 13 + total do saldo da gerência anterior

17 Soma dos registos efetuados a débito da conta 0715

18 Soma de 11 + 12 + 13 + 17 + saldo da gerência anterior

19 Total dos movimentos a crédito das contas 242… + 244… + 249…

20 Total dos movimentos ( débito 071… - débito 0715 – crédito 2421… - crédito 242913

21 Soma 19 + 20

22 Crédito da 2421… + crédito 242913

23 Crédito ( 24511… + 24521…+ 278929… - 2789291… – 2789292… + 2785… -2789299)

24 Soma de 11 + 12 + 13 + 17 + 19 + 20 + total do saldo da gerência anterior

30 Total das despesas registadas. Valor IGUAL à linha ( 38 )

31

Total dos movimentos [(crédito 0281… + crédito 0282…) – (débito 0291… )] , agrupados e desdobrados por classificação económica, onde Tipo da conta = 111 e campo Nat = 1 e 2

32

Total dos movimentos [(crédito 0281… + crédito 0282…) – (débito 0291… )] , agrupados e desdobrados por classificação económica, onde Tipo da conta = 111 e campo Nat = 3

33 Soma dos registos 31 + 32

34

Total dos movimentos [(crédito 0281… + crédito 0282…) – (débito 0291… )] , agrupados e desdobrados por classificação económica, onde Tipo da conta = 113, 119, 121, 123, 129, 243, 282, 288

35 Soma dos registos 34

36 Passou a integrar o campo 34

37 Eliminado

38 Soma de 33 + 35

39 Soma dos registos efetuados a crédito da conta 0725

40 Soma de 33 + 35 + 39

18

41 Total dos movimentos a débito das contas 242… + 244… + 249… + 598…

42 Total dos movimentos ( crédito 072… - crédito 0725) – (débito 2421… - débito 242913) – débito 598…

43 Soma 41 + 42

44 VI - Saldo na posse do serviço Saldos da gerência anterior + recebimentos – pagamentos.

19

20

21