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NORMA OPERACIONAL/IFTM Nº 01, DE 05

O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 11.892/2008 e pelo Decreto de 14 de dezembro de 2015, publicado no Diário Oficial da

Considerando o que dispõe a Constituição Federal sobre direitos e deveres individuais e coletivos, assim como competência da União, no que diz respeito ao acesso e à proteção aos documentos públicos; Considerando o que dispõe anacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências; Considerando o que dispõe o Decreto 4.073, de 03 de Janeiro de 2002, que regulamenta a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que Considerando o que dispõe a Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art.Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências; Considerando o que dispõe o Decreto 7.724, de12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição;

Considerando o que dispõe a Lei 12.582, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos; Considerando o que dispõe as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivo sobre os procedimentos a serem adotados no trainteresse público; Considerando o que dispõe a Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, que regulamenta os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocórgãos e entidades da Administração Pública Federal; Considerando o que dispõe a Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, relativos às AtividadesSuperior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências;

Considerando o que dispõe a Portaria MEnormas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino;

Considerando a Portaria nº 1.042, de 04 de novembro de 2015, e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;

Pró-Reitoria de Administração

NORMA OPERACIONAL/IFTM Nº 01, DE 05 DE MAIO DE 201

Dispõe sobre procedimentos arquivo no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro.

O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 11.892/2008 e pelo Decreto de 14 de dezembro de 2015, publicado no Diário Oficial da União de 15 de dezembro de 2015;

Considerando o que dispõe a Constituição Federal sobre direitos e deveres individuais e coletivos, assim como competência da União, no que diz respeito ao acesso e à proteção aos

Considerando o que dispõe a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

Considerando o que dispõe o Decreto 4.073, de 03 de Janeiro de 2002, que regulamenta a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

Considerando o que dispõe a Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art.Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

Considerando o que dispõe o Decreto 7.724, de 16 de maio de 2012, que Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição;

ue dispõe a Lei 12.582, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

Considerando o que dispõe as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivo sobre os procedimentos a serem adotados no tratamento e uso dos documentos arquivísticos públicos ou de

Considerando o que dispõe a Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, que regulamenta os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocórgãos e entidades da Administração Pública Federal;

Considerando o que dispõe a Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

o de Documentos de Arquivo, relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá

Considerando o que dispõe a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino;

Considerando a Portaria nº 1.042, de 04 de novembro de 2015, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;

Norma Operacional

nº 01/2017

DE 2017

Dispõe sobre procedimentos de protocolo e âmbito do Instituto Federal de

Educação, Ciência e Tecnologia do

O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 11.892/2008 e pelo

dezembro de 2015;

Considerando o que dispõe a Constituição Federal sobre direitos e deveres individuais e coletivos, assim como competência da União, no que diz respeito ao acesso e à proteção aos

159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política

Considerando o que dispõe o Decreto 4.073, de 03 de Janeiro de 2002, que regulamenta a Lei dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

Considerando o que dispõe a Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

16 de maio de 2012, que Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição;

ue dispõe a Lei 12.582, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração

Considerando o que dispõe as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivo sobre os tamento e uso dos documentos arquivísticos públicos ou de

Considerando o que dispõe a Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, que regulamenta os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos

Considerando o que dispõe a Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá

C nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior

que dispõe sobre a implantação

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Considerando o que dispõe a Federal do Triângulo Mineiro, que dispõe sobre a obrigatoriedade de tramitação de processos por meio do sistema ERP IFTM/MAD-PROTOCOLO; e Considerando a decisão do Colégio de Dirigente2017, RESOLVE: Art. 1º - Expedir a presente Norma Operacional com o objetivo de regulamentar os procedimentos de protocolo e arquivo no âmbito do IFTM, adequando as rotinas internas de gestão de documentos e arquivo às diretrizes estabelecidas pela legislação arquivística nacio

Art. 2º - Para a interpretação da presente norma, considerar os seguintes conceitos:

1. Anexação: União definitiva de documento(s), avulso(s) ou processo(s) a outro processo, desde

que relacionados ao mesmo assunto e intere

2. Apensação: União temporária de processo(s) a outro processo para fins de referência, instrução ou uniformidade de tratamento em matéria semelhante, podendo ser relacionados a um mesmo interessado ou não;

3. Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento;

4. Arquivo: conjuntos dos documentos produzidos ou recebidos pela instituição no exercício de suas atividades;

5. Arquivo corrente: conjunto dos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados, devendo, portanto, serem conservados junto aos setores de trabalho;

6. Arquivo intermediário: Conjunto dos documentos provenientes do arquivo correntcumpriram os objetivos principais para os quais foram criados, sendo pouco consultados, que aguardam o prazo previsto em Tabela de temporalidade para destinação final;

7. Arquivo permanente: Conjunto dos documentos que, pelos valores que apresentaconteúdo, histórico, probatório ou informativo, devem ser preservados permanentemente;

8. Autoridade competente: Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do c

9. Autuação: Procedimento de formalização de um processo, por meio do registro em sistema informatizado ou, excepcionalmente, em formulário e reunião dos documentos que irão formá

10. Avaliação: Processo de análise dos documentos, por meio dguarda e a destinação final de acordo com os valores atribuídos;

11. Classificação por assunto: atribuição de código e descritores a documento(s), avulso(s) ou processo(s), resultantes de uma mesma função ou atividade, de flocalização e o desenvolvimento das atividades de gestão documental;

12. Classificação quanto ao grau de sigilo: Atribuição de grau de sigilo aos documentos, conforme a legislação, de forma a impedir os danos que o acesso irrestrito posaos projetos desenvolvidos;


Considerando o que dispõe a Portaria Normativa nº 001, de 31 de maio de 2016, do Instituto que dispõe sobre a obrigatoriedade de tramitação de processos por meio

PROTOCOLO; e

Considerando a decisão do Colégio de Dirigentes, em sessão realizada no dia 05

Expedir a presente Norma Operacional com o objetivo de regulamentar os procedimentos de protocolo e arquivo no âmbito do IFTM, adequando as rotinas internas de gestão de documentos e arquivo às diretrizes estabelecidas pela legislação arquivística nacional.

CAPÍTULO I

Dos conceitos

Para a interpretação da presente norma, considerar os seguintes conceitos:

Anexação: União definitiva de documento(s), avulso(s) ou processo(s) a outro processo, desde que relacionados ao mesmo assunto e interessado, de forma a dar continuidade às ações;

Apensação: União temporária de processo(s) a outro processo para fins de referência, instrução ou uniformidade de tratamento em matéria semelhante, podendo ser relacionados a um mesmo

Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento;

Arquivo: conjuntos dos documentos produzidos ou recebidos pela instituição no exercício de

Arquivo corrente: conjunto dos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados, devendo, portanto, serem conservados junto aos setores de trabalho;

Arquivo intermediário: Conjunto dos documentos provenientes do arquivo correntcumpriram os objetivos principais para os quais foram criados, sendo pouco consultados, que aguardam o prazo previsto em Tabela de temporalidade para destinação final;

Arquivo permanente: Conjunto dos documentos que, pelos valores que apresentaconteúdo, histórico, probatório ou informativo, devem ser preservados permanentemente;

Autoridade competente: Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou função;

Autuação: Procedimento de formalização de um processo, por meio do registro em sistema informatizado ou, excepcionalmente, em formulário e reunião dos documentos que irão formá

Avaliação: Processo de análise dos documentos, por meio do qual são estipulados os prazos de guarda e a destinação final de acordo com os valores atribuídos;

Classificação por assunto: atribuição de código e descritores a documento(s), avulso(s) ou processo(s), resultantes de uma mesma função ou atividade, de forma a facilitar a sua localização e o desenvolvimento das atividades de gestão documental;

Classificação quanto ao grau de sigilo: Atribuição de grau de sigilo aos documentos, conforme a legislação, de forma a impedir os danos que o acesso irrestrito possa causar à administração ou aos projetos desenvolvidos;

Norma Operacional

nº 01/2017

Normativa nº 001, de 31 de maio de 2016, do Instituto que dispõe sobre a obrigatoriedade de tramitação de processos por meio

s, em sessão realizada no dia 05 de maio de

Expedir a presente Norma Operacional com o objetivo de regulamentar os procedimentos de protocolo e arquivo no âmbito do IFTM, adequando as rotinas internas de gestão de

nal.

Para a interpretação da presente norma, considerar os seguintes conceitos:

Anexação: União definitiva de documento(s), avulso(s) ou processo(s) a outro processo, desde ssado, de forma a dar continuidade às ações;

Apensação: União temporária de processo(s) a outro processo para fins de referência, instrução ou uniformidade de tratamento em matéria semelhante, podendo ser relacionados a um mesmo

Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e

Arquivo: conjuntos dos documentos produzidos ou recebidos pela instituição no exercício de

Arquivo corrente: conjunto dos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados, devendo, portanto, serem conservados junto aos setores de trabalho;

Arquivo intermediário: Conjunto dos documentos provenientes do arquivo corrente e que já cumpriram os objetivos principais para os quais foram criados, sendo pouco consultados, que aguardam o prazo previsto em Tabela de temporalidade para destinação final;

Arquivo permanente: Conjunto dos documentos que, pelos valores que apresentam o seu conteúdo, histórico, probatório ou informativo, devem ser preservados permanentemente;

Autoridade competente: Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação argo ou função;

Autuação: Procedimento de formalização de um processo, por meio do registro em sistema informatizado ou, excepcionalmente, em formulário e reunião dos documentos que irão formá-lo;

o qual são estipulados os prazos de

Classificação por assunto: atribuição de código e descritores a documento(s), avulso(s) ou orma a facilitar a sua

Classificação quanto ao grau de sigilo: Atribuição de grau de sigilo aos documentos, conforme a sa causar à administração ou

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13. Desapensação: Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por Apensação;

14. Desarquivamento: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa;

15. Desentranhamento: Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa do solicitante;

16. Desmembramento: Retirada de folhas/documentos de um processo para formação de um novo processo, mediante justificativa da autoridade competente;

17. Despacho: Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos;

18. Distribuição: Primeira tramitação do docuocorre dentro do órgão ou entidade;

19. Documento avulso: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo;

20. Documento de arquivo: documento produzidrelacionado ao exercício de suas atividades;

21. Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, produzido, movimentado, armazenado e acessado por sistema computacional;

22. Documento híbrido: Document

23. Documento não digital: Documentos em suportes convencionais como o pape;

24. Documento ostensivo: Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso;

25. Documento sigiloso: Documento, avulso ou prestrição de acesso, conforme legislação em vigor;

26. Documentos urgentes: Documentos em que as ações registradas envolvem prazos a serem cumpridos, como os licitatórios e judiciais, e que, portanto, devem seregistro e distribuição. Normalmente vêm identificados com etiqueta ou carimbo;

27. e-ARQ BRASIL - Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pdocumentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade;

28. Empréstimo: Cessão temporária de documentos, avulsos ou processos, para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição;

29. Juntada: União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo. Realizapor Anexação ou Apensação;

30. Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma un

31. Processo híbrido: Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível;


Desapensação: Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por

Desarquivamento: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando houver continuidade da ação administrativa;

Desentranhamento: Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa do solicitante;

Desmembramento: Retirada de folhas/documentos de um processo para formação de um novo processo, mediante justificativa da autoridade competente;

Despacho: Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos;

Distribuição: Primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatário, que ocorre dentro do órgão ou entidade;

Documento avulso: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo;

Documento de arquivo: documento produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica relacionado ao exercício de suas atividades;

Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, produzido, movimentado, armazenado e acessado por sistema computacional;

Documento híbrido: Documento constituído de parte digital e parte não digital;

Documento não digital: Documentos em suportes convencionais como o pape;

Documento ostensivo: Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso;

Documento sigiloso: Documento, avulso ou processo, que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor;

Documentos urgentes: Documentos em que as ações registradas envolvem prazos a serem cumpridos, como os licitatórios e judiciais, e que, portanto, devem ser privilegiados para fins de registro e distribuição. Normalmente vêm identificados com etiqueta ou carimbo;

Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pdocumentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua

Empréstimo: Cessão temporária de documentos, avulsos ou processos, para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição;

Juntada: União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo. Realizapor Anexação ou Apensação;

Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento;

Processo híbrido: Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente

Norma Operacional

nº 01/2017

Desapensação: Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por

Desarquivamento: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação quando houver

Desentranhamento: Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva,

Desmembramento: Retirada de folhas/documentos de um processo para formação de um novo

Despacho: Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação

mento, avulso ou processo, para o destinatário, que

Documento avulso: Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está

o ou recebido por uma pessoa física ou jurídica

Documento digital: Documento codificado em dígitos binários, produzido, movimentado,

o constituído de parte digital e parte não digital;

Documento não digital: Documentos em suportes convencionais como o pape;

Documento ostensivo: Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso;

rocesso, que pela natureza de seu conteúdo sofre

Documentos urgentes: Documentos em que as ações registradas envolvem prazos a serem r privilegiados para fins de

registro e distribuição. Normalmente vêm identificados com etiqueta ou carimbo;

Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua

Empréstimo: Cessão temporária de documentos, avulsos ou processos, para fins de referência,

Juntada: União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo. Realiza-se

Processo: Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de

Processo híbrido: Processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente

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32. Registro: Cadastramento das informações

documentos, avulsos ou processos, produzidos em um órgão ou entidade;

33. Sistema informatizado: Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de elementos/dados intelectualmente organizados;

34. Suporte: Base física sobre a qual a informação é registrada;

35. Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como movimentação;

36. Unidade administrativa: Unidade instrumento normativo;

37. Unidade de Protocolo: Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou procporém, não possui como atribuição a autuação de documentos para formação de processos;

38. Unidade Protocolizadora: Unidade administrativa que, além de exercer as atividades típicas de uma unidade de protocolo, possui como atribuição a atuação de documprocessos;

39. Unidade de arquivamento: Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação (1), arranjo e armazenamento.

Das atribuições e atividades dos setores de

Art. 3º - Compete às unidades protocolizadoras

1. O recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes;

2. Controlar o recebimento e a expedição de documentosde malote, correios ou em mãos;

3. Tramitar os processos e documentos com celeridade, dando prioridade aos documentos identificados como urgentes;

4. Fiscalizar e orientar as atividades relacionadas a documentos e processos realizadas por outros setores, cumprindo e fazendo com que se cumpram as orientações desta Norma;

5. Prestar informações sobre os documentos recebidos, distribuídos e expedidos, verbalmentepor e-mail, quando solicitadas;

6. Zelar pela segurança dos processos e documentos recebidos ou expedidos, tomando ou solicitando as medidas necessárias para o alcance de tal objetivo;

7. Manter os Relatórios gerenciais da área de competência atualizados;


Registro: Cadastramento das informações com o objetivo de controlar a tramitação dos documentos, avulsos ou processos, produzidos em um órgão ou entidade;

Sistema informatizado: Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de elementos/dados intelectualmente organizados;

Base física sobre a qual a informação é registrada;

Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como movimentação;

Unidade administrativa: Unidade formal, integrante de um órgão ou entidade, criada por

Unidade de Protocolo: Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou procporém, não possui como atribuição a autuação de documentos para formação de processos;

Unidade Protocolizadora: Unidade administrativa que, além de exercer as atividades típicas de uma unidade de protocolo, possui como atribuição a atuação de documentos para a formação de

Unidade de arquivamento: Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação (1), arranjo e armazenamento.

CAPÍTULO II

Dos procedimentos de Protocolo

Seção I

Das atribuições e atividades dos setores de protocolo

Compete às unidades protocolizadoras:

O recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos

decorrentes;

Controlar o recebimento e a expedição de documentos, correspondências e processos por meio de malote, correios ou em mãos;

Tramitar os processos e documentos com celeridade, dando prioridade aos documentos identificados como urgentes;

lizar e orientar as atividades relacionadas a documentos e processos realizadas por outros setores, cumprindo e fazendo com que se cumpram as orientações desta Norma;

Prestar informações sobre os documentos recebidos, distribuídos e expedidos, verbalmentemail, quando solicitadas;

Zelar pela segurança dos processos e documentos recebidos ou expedidos, tomando ou solicitando as medidas necessárias para o alcance de tal objetivo;

Manter os Relatórios gerenciais da área de competência atualizados;

Norma Operacional

nº 01/2017

com o objetivo de controlar a tramitação dos

Sistema informatizado: Ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de

Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como movimentação;

formal, integrante de um órgão ou entidade, criada por

Unidade de Protocolo: Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, porém, não possui como atribuição a autuação de documentos para formação de processos;

Unidade Protocolizadora: Unidade administrativa que, além de exercer as atividades típicas de entos para a formação de

Unidade de arquivamento: Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação (1),

O recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos

, correspondências e processos por meio

Tramitar os processos e documentos com celeridade, dando prioridade aos documentos

lizar e orientar as atividades relacionadas a documentos e processos realizadas por outros setores, cumprindo e fazendo com que se cumpram as orientações desta Norma;

Prestar informações sobre os documentos recebidos, distribuídos e expedidos, verbalmente ou

Zelar pela segurança dos processos e documentos recebidos ou expedidos, tomando ou

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8. Desempenhar outras atividades de responsabilidade do Setor.

§ 1º Às unidades de protocolo competemda tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, exceto a autuação de documentpara a formação de processos físicos.

Art. 4º - As atividades de protocolo

independentemente do suporte.

Do recebimento de documentos e processos

Art. 5º - Quanto ao recebimento de documentos e processos, os seguintes procedimentos deverão ser observados pelos setores de protocolo:

A. Verificar se o documento, avulso ou processo, destinaMineiro, independentemente de o destcomprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizado e devolvido. Caso o mesmo não se destine ao Instituto, providenciar a sua devolução;

B. Verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo, encontrano invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade competente, emissora do documento;

C. Separar os documentos avulsos de caráter oficialos particulares diretamente aos destinatários, sem a necessidade de registro;

D. Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que precisa ser priorizado para fins de classificação, r

E. Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens nã

F. Classificar os documentos, avulsos ou processos, se relativos à atividade meio, de acordo com o Código de classificação aplicado as atividades meio, elaborado pelo Conarq; e os documentos e processos relacionados às atividadesdocumentos de arquivos relativos às atividades

G. Registrar o documento, avulso ou processo, no formulário. Quando o documento já houver sidocaso de recebimento por meio de sistemas integrados;

H. Caso o documento avulso ainda não possua NUP (número único de protocolo), nem seja objeto de autuação, apor na margem superior direita da primeira folhcarimbo, sem prejuízo da informação registrada, contendo os seguintes dados:

Nome do órgão ou entidade NUP: ............................................. Data: ...../...../..........Assinatura do servidor: ........................................................Matrícula: ............................................................................


Desempenhar outras atividades de responsabilidade do Setor.

§ 1º Às unidades de protocolo competem o recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, exceto a autuação de documentpara a formação de processos físicos.

As atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos,

Seção II

Do recebimento de documentos e processos

Quanto ao recebimento de documentos e processos, os seguintes procedimentos deverão ser observados pelos setores de protocolo:

Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao Instituto Federal do Triângulo Mineiro, independentemente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado. Havendo comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizado e devolvido. Caso o mesmo não se destine ao Instituto, providenciar a sua

invólucro do documento, avulso ou processo, encontra-se íntegro. Havendo danos no invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade competente, emissora do documento;

Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular, encaminhando os particulares diretamente aos destinatários, sem a necessidade de registro;

Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que precisa ser priorizado para fins de classificação, registro e distribuição;

Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens não enviados;

Classificar os documentos, avulsos ou processos, se relativos à atividade meio, de acordo com o Código de classificação aplicado as atividades meio, elaborado pelo Conarq; e os documentos e processos relacionados às atividades-fim, de acordo com o Código de classificação de documentos de arquivos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino;

Registrar o documento, avulso ou processo, no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário. Quando o documento já houver sido registrado, efetuar o recebimento no Sistema, no caso de recebimento por meio de sistemas integrados;

Caso o documento avulso ainda não possua NUP (número único de protocolo), nem seja objeto de autuação, apor na margem superior direita da primeira folha do documento etiqueta ou carimbo, sem prejuízo da informação registrada, contendo os seguintes dados:

NUP: ............................................. Data: ...../...../.......... ........................................................

Matrícula: ............................................................................

Seção III

Do registro

Norma Operacional

nº 01/2017

recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, exceto a autuação de documentos

são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos,

Quanto ao recebimento de documentos e processos, os seguintes procedimentos

se ao Instituto Federal do Triângulo inatário ser ou não ocupante do cargo indicado. Havendo

comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por sistema informatizado e devolvido. Caso o mesmo não se destine ao Instituto, providenciar a sua

se íntegro. Havendo danos no invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar imediatamente à autoridade

daqueles de caráter particular, encaminhando os particulares diretamente aos destinatários, sem a necessidade de registro;

Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que precisa ser

Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente

Classificar os documentos, avulsos ou processos, se relativos à atividade meio, de acordo com o Código de classificação aplicado as atividades meio, elaborado pelo Conarq; e os documentos e

om o Código de classificação de fim das Instituições Federais de Ensino;

Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em registrado, efetuar o recebimento no Sistema, no

Caso o documento avulso ainda não possua NUP (número único de protocolo), nem seja objeto a do documento etiqueta ou

carimbo, sem prejuízo da informação registrada, contendo os seguintes dados:

Pró

Art. 6º - Todos os documentos de arquivo produzidos ou recebidos no âmbito do IFTM deverão

ser registrados no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos:

A. Ler o documento, identificando o seu assunto, a

origem ao mesmo e o interessado;

B. Preencher atentamente os campos destinados ao registro no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário, conforme as informações transmitidas pelo documento analisado. Art. 7º - Do registro, no sistema eletrônico ou em formulário, deverá constar os seguintes dados

identificadores:

1. Espécie/tipo do documento;

2. O número e a data de produção do documento;

3. A data de recebimento do documento;

4. O identificador de que o doc

5. O Número Único de Protocolo

6. O número de anexo(s);

7. O número de volume(s);

8. O código de classificação e seu respectivo descritor ou o assunto a

9. O remetente/interessado/representante legal;

10. O destinatário.

Art. 8º - Todos os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, deverão ser

tramitados pelo sistema eletrônico ou, excepcionalmente, por meio de formulário, seja protocolos que efetuarem o recebimento, seja pelas unidades protocolizadoras que efetuarem a autuação ou pelas unidades administrativas que os produzirem.

Art. 9º - No caso dos processos físicos, também deverão ser registradas na capa dos mesmos,

em campo apropriado, as movimentações realizadas, para fins de referência.

Art. 10 - Os setores que tramitarem processos ou documentos deverão exigir que os destinatários efetuem o registro da entrada dos documentos ou processos no Sistema, caso ainda não o tenha feito, para que as movimentações fiquem registradas.

Art. 11 - Aos setores recebedores dos documentos ou processos, caberá a conferência da regularidade do conteúdo e a confirmação da entrada dos mesmos no sistema.


Todos os documentos de arquivo produzidos ou recebidos no âmbito do IFTM deverão ser registrados no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário. Os seguintes procedimentos

Ler o documento, identificando o seu assunto, a Instituição ou unidade administrativa que deu origem ao mesmo e o interessado;

Preencher atentamente os campos destinados ao registro no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário, conforme as informações transmitidas pelo documento

Do registro, no sistema eletrônico ou em formulário, deverá constar os seguintes dados

Espécie/tipo do documento;

O número e a data de produção do documento;

A data de recebimento do documento;

O identificador de que o documento é avulso ou processo;

O Número Único de Protocolo – NUP;

O número de volume(s);

O código de classificação e seu respectivo descritor ou o assunto a que se refere o documento;

O remetente/interessado/representante legal;

Seção IV

Da tramitação e da distribuição

Todos os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, deverão ser tramitados pelo sistema eletrônico ou, excepcionalmente, por meio de formulário, seja protocolos que efetuarem o recebimento, seja pelas unidades protocolizadoras que efetuarem a

unidades administrativas que os produzirem.

No caso dos processos físicos, também deverão ser registradas na capa dos mesmos, em campo apropriado, as movimentações realizadas, para fins de referência.

Os setores que tramitarem processos ou documentos deverão exigir que os efetuem o registro da entrada dos documentos ou processos no Sistema, caso ainda não o

tenha feito, para que as movimentações fiquem registradas.

Aos setores recebedores dos documentos ou processos, caberá a conferência da údo e a confirmação da entrada dos mesmos no sistema.

Seção V

Da autuação e numeração de processos

Norma Operacional

nº 01/2017

Todos os documentos de arquivo produzidos ou recebidos no âmbito do IFTM deverão ser registrados no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário. Os seguintes procedimentos

Instituição ou unidade administrativa que deu

Preencher atentamente os campos destinados ao registro no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário, conforme as informações transmitidas pelo documento

Do registro, no sistema eletrônico ou em formulário, deverá constar os seguintes dados

refere o documento;

Todos os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, deverão ser tramitados pelo sistema eletrônico ou, excepcionalmente, por meio de formulário, seja pelas unidades protocolos que efetuarem o recebimento, seja pelas unidades protocolizadoras que efetuarem a

No caso dos processos físicos, também deverão ser registradas na capa dos mesmos,

Os setores que tramitarem processos ou documentos deverão exigir que os efetuem o registro da entrada dos documentos ou processos no Sistema, caso ainda não o

Aos setores recebedores dos documentos ou processos, caberá a conferência da

Pró

Art. 12 - A autuação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requer

análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas e será realizada pelas unidades protocolizadoras, no caso dos processos físicos, conforme a existêseguintes circunstâncias:

A. Diretamente pela unidade protocolizadora, quando existir regulamentação interna sobre a necessidade de abertura de processo, quando o documento recebido tratar de determinado assunto;

B. Por solicitação da Unidad

C. Por solicitação da autoridade competente;

D. Por solicitação do interessado.

Art. 13 - O processo deverá ser iniciado, sempre que possível, por documento avulso original, não digital ou digital. Quando da necessidade do uso de cópia, não digital ou digital, a mesma deverá ser autenticada administrativamente ou em cartório.

Art. 14 - Quando não existir fluxo regulamentado que determine para qual setor o processo será encaminhado após a autuação, a Unidade administrativa ou autoridade competente deverá informar, no documento que solicita a abertura, para qual setor o processo será encaminha

Art. 15 - Antes de proceder com a autuação, o responsável pela unidade protocolizadora deverá realizar uma pesquisa no sistema sobre a existência ou não de processos que versem sobre o mesmo assunto e interessado, evitando-

Art. 16 - A autuação de processos não digitais somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora, mediante solicitação de abertura de processo ou documentos com fluxo regulamentado. Após a implantação do processo eletrônico, tais procedimentos poderão ser realizados diretamente por usuários autorizados das unidades administrativas no sistema informatizado, sendo os procedimentos monitorados pela unidade protocolizadora.

Art. 17 - Os processos não digitais que pertençam aos protocolizadoras deverão ser autuados apenas com o documento de solicitação de abertura de processo ou qualquer outro documento com fluxo regulamentado. Após a autuação, a unidade protocolizadtramitará o processo à unidade solicitante da abertura para que esta faça a inserção dos demais documentos necessários ao devido andamento processual.

Art. 18 - Os seguintes procedimentos devem ser seguidos, quando da formação de processos não digitais:

A. Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, obedecendo à ordem cronológica, do documento mais antigo para o mais recente;

B. Apor na capa do processo etiqueta Nome do ministério ou órgão equivalenteNome do órgão ou entidade Nome da unidade protocolizadoraNº do processo (NUP): ............................................................. Autuado em: Interessado: ................................................................Código de classificação e descritor / resumo do assunto: ..................


A autuação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas e será realizada pelas unidades protocolizadoras, no caso dos processos físicos, conforme a existência de alguma das

Diretamente pela unidade protocolizadora, quando existir regulamentação interna sobre a necessidade de abertura de processo, quando o documento recebido tratar de determinado

Por solicitação da Unidade administrativa;

Por solicitação da autoridade competente;

Por solicitação do interessado.

O processo deverá ser iniciado, sempre que possível, por documento avulso original, não digital ou digital. Quando da necessidade do uso de cópia, não digital ou digital, a mesma deverá ser autenticada administrativamente ou em cartório.

do não existir fluxo regulamentado que determine para qual setor o processo será encaminhado após a autuação, a Unidade administrativa ou autoridade competente deverá informar, no documento que solicita a abertura, para qual setor o processo será encaminhado após o procedimento.

Antes de proceder com a autuação, o responsável pela unidade protocolizadora deverá realizar uma pesquisa no sistema sobre a existência ou não de processos que versem sobre o mesmo

-se a duplicidade de processos criados e a repetição de procedimentos.

A autuação de processos não digitais somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora, mediante solicitação de abertura de processo ou documentos com fluxo regulamentado.

a implantação do processo eletrônico, tais procedimentos poderão ser realizados diretamente por usuários autorizados das unidades administrativas no sistema informatizado, sendo os procedimentos monitorados pela unidade protocolizadora.

essos não digitais que pertençam aos Campi que possuam unidades protocolizadoras deverão ser autuados apenas com o documento de solicitação de abertura de processo ou qualquer outro documento com fluxo regulamentado. Após a autuação, a unidade protocolizadtramitará o processo à unidade solicitante da abertura para que esta faça a inserção dos demais documentos necessários ao devido andamento processual.

Os seguintes procedimentos devem ser seguidos, quando da formação de processos

Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, obedecendo à ordem cronológica, do documento mais antigo para o mais recente;

Apor na capa do processo etiqueta padronizada contendo os dados identificadores do processo;

Nome do ministério ou órgão equivalente

Nome da unidade protocolizadora Nº do processo (NUP): ............................................................. Autuado em: ...../...../.........Interessado: ................................................................ Código de classificação e descritor / resumo do assunto: ..................

Norma Operacional

nº 01/2017

A autuação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas e será realizada pelas

ncia de alguma das

Diretamente pela unidade protocolizadora, quando existir regulamentação interna sobre a necessidade de abertura de processo, quando o documento recebido tratar de determinado

O processo deverá ser iniciado, sempre que possível, por documento avulso original, não digital ou digital. Quando da necessidade do uso de cópia, não digital ou digital, a mesma deverá ser

do não existir fluxo regulamentado que determine para qual setor o processo será encaminhado após a autuação, a Unidade administrativa ou autoridade competente deverá informar, no

do após o procedimento.

Antes de proceder com a autuação, o responsável pela unidade protocolizadora deverá realizar uma pesquisa no sistema sobre a existência ou não de processos que versem sobre o mesmo

licidade de processos criados e a repetição de procedimentos.

A autuação de processos não digitais somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora, mediante solicitação de abertura de processo ou documentos com fluxo regulamentado.

a implantação do processo eletrônico, tais procedimentos poderão ser realizados diretamente por usuários autorizados das unidades administrativas no sistema informatizado, sendo os procedimentos

que possuam unidades protocolizadoras deverão ser autuados apenas com o documento de solicitação de abertura de processo ou qualquer outro documento com fluxo regulamentado. Após a autuação, a unidade protocolizadora tramitará o processo à unidade solicitante da abertura para que esta faça a inserção dos demais

Os seguintes procedimentos devem ser seguidos, quando da formação de processos

Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo, padronizada, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, obedecendo à ordem cronológica, do

padronizada contendo os dados identificadores do processo;

...../...../.........

Pró

C. Apor, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqusubstituirá a numeração inicial, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada;

Nome do ministério ou órgão equivalenteNome do órgão ou entidade Nome da unidade protocolizadoraNº do processo (NUP): ...................... Autuado em: ...../...../.........Assinatura do servidor: ....................................................................Matrícula: .........................................................................

D. Numerar as demais folhas do processo usando carimbo específico para numeração, sem prejuízo dos dados contidos dos documentos. O espaço a ser utilizado para numeração é o canto superior direito da peça documento;

E. Apor, no canto superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade protocolizadora,

carimbo ou etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada; Nome da unidade protocolizadoraAutuado em: ...../...../........Nº do processo (NUP): ..................................................Assinatura do servidor: ...................................................Matrícula: ..............................................................

F. Os carimbos da primeira, assim como o da última folha autuada, têm como objetivo delimitar o âmbito de atuação da unidade protocolizadora, ou melhor, indicam os documentos avulsos que foram autuados e que deram origem ao processo;

G. As demais folhas deverão ser numeradas pelas unidades pelas quais o processo tramitar e ao qual forem adicionados documentos, usando carimbo específico para numeração;

H. O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência

a letra "v", da palavra verso, seguida da indicação do número da folha;

I. No caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utilizado um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo informação registrada;


Apor, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqusubstituirá a numeração inicial, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da informação registrada;


Nome da unidade protocolizadora Nº do processo (NUP): ...................... Autuado em: ...../...../......... Assinatura do servidor: .................................................................... Matrícula: .........................................................................................

Numerar as demais folhas do processo usando carimbo específico para numeração, sem prejuízo dos dados contidos dos documentos. O espaço a ser utilizado para numeração é o canto superior direito da peça documento;

superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade protocolizadora, carimbo ou etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da

Nome da unidade protocolizadora Autuado em: ...../...../.......... Folha nº: …................... Nº do processo (NUP): .................................................. Assinatura do servidor: ................................................... Matrícula: .......................................................................

Os carimbos da primeira, assim como o da última folha autuada, têm como objetivo delimitar o âmbito de atuação da unidade protocolizadora, ou melhor, indicam os documentos avulsos que foram autuados e que deram origem ao processo;

folhas deverão ser numeradas pelas unidades pelas quais o processo tramitar e ao qual forem adicionados documentos, usando carimbo específico para numeração;

O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência etra "v", da palavra verso, seguida da indicação do número da folha;

No caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utilizado um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo

Norma Operacional

nº 01/2017

Apor, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqueta ou carimbo que substituirá a numeração inicial, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo

Numerar as demais folhas do processo usando carimbo específico para numeração, sem prejuízo dos dados contidos dos documentos. O espaço a ser utilizado para numeração é o

superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade protocolizadora, carimbo ou etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade, sem prejuízo da

Os carimbos da primeira, assim como o da última folha autuada, têm como objetivo delimitar o âmbito de atuação da unidade protocolizadora, ou melhor, indicam os documentos avulsos que

folhas deverão ser numeradas pelas unidades pelas quais o processo tramitar e ao qual forem adicionados documentos, usando carimbo específico para numeração;

O verso da folha não será numerado. Quando for necessária a sua citação, terá como referência

No caso do servidor que estiver numerando a folha cometer erro de numeração, será utilizado um "X" para inutilizar a numeração incorreta e será aposto o carimbo específico, sem prejuízo da

Pró

J. É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando

K. Nos processos originados em outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, deve-se, quando da anexação de folhas, prosseguir com a numeração existente, apondo o carimbo da unidade administrativa responsável pela operação;

L. No caso de se detectar ocorrido, deve-se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser devolvido ao remetente, por meio de despacho, informando a ocorrência, para as devidas correções;

M. Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada por meio de despacho no referido processo;

N. No caso da existência de espaço em branco na frente e

inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações;

O. Apor o carimbo "Em Branco", no verso das folhas que não contenham informações registradas;

P. As folhas com o verso em branco de proceinterministerial nº 1677, de 07 de Outubro de 2015, do Ministério da Justiça e do Ministério do Planejamento, poderão ter o verso carimbado pela unidade protocolizadora sempre que for exigido. A ocorrência deverá ser justificada mediante despacho, que indicará a autoridade competente solicitante, o motivo, a data da solicitação e as folhas a serem carimbadas. A partir da vigência desta Portaria, os versos das folhas que forem inseridas e não contiverem informações deverão ser obrigatoriamente carimbados.

§ 1º É vedada a rasura, utilização de líquido corretivo ou qualquer outro meio utilizado para alteração de documentos que não seja regulamentado. Eventuais erros de conteúdo procedimentos deverão ser informados por meio de despachos.

Art. 19 - Quando da formação dos processos eletrônicos, os seguintes procedimentos deverão

ser observados:

A. Registrar o processo no sistema, preenchendo os dados necessários para identificação, conforme a legislação vigente;

B. Associar os documentos digitais, de forma que os documentos integrantes do processo sejam apresentados sempre na mesma sequência;

C. Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído. Essa informação é obrigatória para cada distribuição/tramitação do processo. As informações de trâmites deverão ser apresentadas sempre junto com as demais informações de identificação do processo digital;

D. Garantir a numeração sequencial dos documentos, sem falhas, não se addocumentos diferentes recebam a mesma numeração;

E. A inserção de novos documentos deverá ser feita sempre após o último, não sendo permitida alteração da numeração sequencial dos documentos, quando da anexação de documento avulso ao processo;

F. Todas as operações realizadas com o processo deverão ficar registradas no sistema com identificação de quem as efetuou e da data e horário em que foram realizadas.


É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando-se letras e números;

processos originados em outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, se, quando da anexação de folhas, prosseguir com a numeração existente, apondo o

carimbo da unidade administrativa responsável pela operação;

No caso de se detectar erro na numeração cometido por terceiros e se não houver registro do se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a

numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser do ao remetente, por meio de despacho, informando a ocorrência, para as devidas

Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada por meio de despacho no

No caso da existência de espaço em branco na frente e no verso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações;

Apor o carimbo "Em Branco", no verso das folhas que não contenham informações registradas;

As folhas com o verso em branco de processos constituídos anteriormente à vigência da Portaria interministerial nº 1677, de 07 de Outubro de 2015, do Ministério da Justiça e do Ministério do Planejamento, poderão ter o verso carimbado pela unidade protocolizadora sempre que for

ncia deverá ser justificada mediante despacho, que indicará a autoridade competente solicitante, o motivo, a data da solicitação e as folhas a serem carimbadas. A partir

Portaria, os versos das folhas que forem inseridas e não contiverem informações deverão ser obrigatoriamente carimbados.

É vedada a rasura, utilização de líquido corretivo ou qualquer outro meio utilizado para alteração de documentos que não seja regulamentado. Eventuais erros de conteúdo

ser informados por meio de despachos.

Quando da formação dos processos eletrônicos, os seguintes procedimentos deverão

Registrar o processo no sistema, preenchendo os dados necessários para identificação, vigente;

Associar os documentos digitais, de forma que os documentos integrantes do processo sejam apresentados sempre na mesma sequência;

Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído. rigatória para cada distribuição/tramitação do processo. As informações de

trâmites deverão ser apresentadas sempre junto com as demais informações de identificação do

Garantir a numeração sequencial dos documentos, sem falhas, não se addocumentos diferentes recebam a mesma numeração;

A inserção de novos documentos deverá ser feita sempre após o último, não sendo permitida alteração da numeração sequencial dos documentos, quando da anexação de documento avulso

Todas as operações realizadas com o processo deverão ficar registradas no sistema com identificação de quem as efetuou e da data e horário em que foram realizadas.

Norma Operacional

nº 01/2017

É vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de

processos originados em outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, se, quando da anexação de folhas, prosseguir com a numeração existente, apondo o

erro na numeração cometido por terceiros e se não houver registro do se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a

numeração. Na impossibilidade de dar continuidade à matéria tratada, o processo deverá ser do ao remetente, por meio de despacho, informando a ocorrência, para as devidas

Qualquer correção de numeração deverá ser registrada e justificada por meio de despacho no

no verso da folha, o espaço deverá ser inutilizado com um traço diagonal para evitar a inclusão indevida de informações;

Apor o carimbo "Em Branco", no verso das folhas que não contenham informações registradas;

ssos constituídos anteriormente à vigência da Portaria interministerial nº 1677, de 07 de Outubro de 2015, do Ministério da Justiça e do Ministério do Planejamento, poderão ter o verso carimbado pela unidade protocolizadora sempre que for

ncia deverá ser justificada mediante despacho, que indicará a autoridade competente solicitante, o motivo, a data da solicitação e as folhas a serem carimbadas. A partir

Portaria, os versos das folhas que forem inseridas e não contiverem

É vedada a rasura, utilização de líquido corretivo ou qualquer outro meio utilizado para alteração de documentos que não seja regulamentado. Eventuais erros de conteúdo ou de

Quando da formação dos processos eletrônicos, os seguintes procedimentos deverão

Registrar o processo no sistema, preenchendo os dados necessários para identificação,

Associar os documentos digitais, de forma que os documentos integrantes do processo sejam

Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído. rigatória para cada distribuição/tramitação do processo. As informações de

trâmites deverão ser apresentadas sempre junto com as demais informações de identificação do

Garantir a numeração sequencial dos documentos, sem falhas, não se admitindo que

A inserção de novos documentos deverá ser feita sempre após o último, não sendo permitida alteração da numeração sequencial dos documentos, quando da anexação de documento avulso

Todas as operações realizadas com o processo deverão ficar registradas no sistema com identificação de quem as efetuou e da data e horário em que foram realizadas.

Pró

Art. 20 - Quanto à formação dos volumes dos processos físicos, os seguintes procedimentos

deverão ser observados:

A. Cada volume de um processo deverá ter no máximo 200 folhas, incluindo o Termo de encerramento de volume. Portanto, os centésima nonagésima nona folha do volume, para que na ducentésima folha seja incluso o termo de encerramento;

B. O encerramento e a abertura de volumes deverão ser solicitados mediante despacho à Unidade protocolizadora;

C. A unidade solicitante também deverá realizar o trâmite do processo à unidade protocolizadora via sistema para que fique registrada a movimentação, assim como encaminhar o volume físico a ser encerrado;

D. Quando da inclusão de folhas em um processo for verificado queduzentas folhas permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitando o processo deverá solicitar à unidade protocolizadora, por meio de despacho, a abertura de um novo volume. O volume anteriSerá permitida a inclusão de documento avulso, ultrapassando as duzentas folhas do volume, somente se este for dar conclusão ao processo e desde que o documento não contenha mais de vinte folhas;

E. Documento avulso que contenha, originalmente, mais de duzentas folhas deverá ser dividido;

F. Após o recebimento do volume físico e no sistema, a unidade protocolizadora deverá elaboração do Termo de Encerramento de volume, conforme modelo padronizado (ANEXO Iser anexado após a última folha do processo, numerando

G. Lavrar o Termo de Abertura de Volume, conforme modelo padronizado primeira folha do primeiro volume, numerando

H. Apor na capa do volume criado etiqueta padronizada, contendo os dados para identificação; Nome do ministério ou órgão equivalenteNome do órgão ou entidade Nome da unidade protocolizadoraNº do processo (NUP): ............... Autuado em: ................ volume, aberto em ...../...../..........Interessado: .................................................................Código de classificação e descritor / resumo do assunto: .............

I. Registrar a operação de encerrameem formulário;

J. Providenciar a devolução dos volumes do processo à unidade solicitante, registrando a movimentação no Sistema eletrônico. Art. 21 - Nos processos eletrônicos, não é necessária a formação de volumes.


Seção VI

Do encerramento e abertura de volumes

Quanto à formação dos volumes dos processos físicos, os seguintes procedimentos

Cada volume de um processo deverá ter no máximo 200 folhas, incluindo o Termo de encerramento de volume. Portanto, os despachos (ANEXO I) deverão ser inclusos, em regra, na centésima nonagésima nona folha do volume, para que na ducentésima folha seja incluso o

O encerramento e a abertura de volumes deverão ser solicitados mediante despacho à Unidade

solicitante também deverá realizar o trâmite do processo à unidade protocolizadora via sistema para que fique registrada a movimentação, assim como encaminhar o volume físico

Quando da inclusão de folhas em um processo for verificado que serão ultrapassadas as duzentas folhas permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitando o processo deverá solicitar à unidade protocolizadora, por meio de despacho, a abertura de um novo volume. O volume anterior será encerrado com as folhas que contiver. Será permitida a inclusão de documento avulso, ultrapassando as duzentas folhas do volume, somente se este for dar conclusão ao processo e desde que o documento não contenha mais de

lso que contenha, originalmente, mais de duzentas folhas deverá ser dividido;

Após o recebimento do volume físico e no sistema, a unidade protocolizadora deverá elaboração do Termo de Encerramento de volume, conforme modelo padronizado (ANEXO Iser anexado após a última folha do processo, numerando-a sequencialmente;

Lavrar o Termo de Abertura de Volume, conforme modelo padronizado – (ANEXO III), que será a do primeiro volume, numerando-a, conforme a sequência do volume ante

Apor na capa do volume criado etiqueta padronizada, contendo os dados para identificação;


Nome da unidade protocolizadora Nº do processo (NUP): ............... Autuado em: ...../...../......... ........... volume, aberto em ...../...../.......... Interessado: ................................................................. Código de classificação e descritor / resumo do assunto: .............

Registrar a operação de encerramento e abertura de volume no sistema ou, excepcionalmente,

Providenciar a devolução dos volumes do processo à unidade solicitante, registrando a movimentação no Sistema eletrônico.

Nos processos eletrônicos, não é necessária a formação de volumes.

Seção VII

Da Juntada por anexação

Norma Operacional

nº 01/2017

Quanto à formação dos volumes dos processos físicos, os seguintes procedimentos

Cada volume de um processo deverá ter no máximo 200 folhas, incluindo o Termo de r inclusos, em regra, na

centésima nonagésima nona folha do volume, para que na ducentésima folha seja incluso o

O encerramento e a abertura de volumes deverão ser solicitados mediante despacho à Unidade

solicitante também deverá realizar o trâmite do processo à unidade protocolizadora via sistema para que fique registrada a movimentação, assim como encaminhar o volume físico

serão ultrapassadas as duzentas folhas permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou entidade em que estiver tramitando o processo deverá solicitar à unidade protocolizadora, por meio de despacho,

or será encerrado com as folhas que contiver. Será permitida a inclusão de documento avulso, ultrapassando as duzentas folhas do volume, somente se este for dar conclusão ao processo e desde que o documento não contenha mais de

lso que contenha, originalmente, mais de duzentas folhas deverá ser dividido;

Após o recebimento do volume físico e no sistema, a unidade protocolizadora deverá proceder à elaboração do Termo de Encerramento de volume, conforme modelo padronizado (ANEXO II), a

a sequencialmente;

(ANEXO III), que será a a, conforme a sequência do volume anterior;

Apor na capa do volume criado etiqueta padronizada, contendo os dados para identificação;

nto e abertura de volume no sistema ou, excepcionalmente,

Providenciar a devolução dos volumes do processo à unidade solicitante, registrando a

Nos processos eletrônicos, não é necessária a formação de volumes.

Pró

Art. 22 - A juntada por anexação ocorrerá quando houver a necessidade de junção definitiva de

documento(s) a um processo ou de processo(s) a outro pr

Art. 23 - A juntada por anexação de documento(s) físico(s) a um processo físico será efetuada pela unidade na qual o processo que receberá a anexação se encontra. Os seguintes procedimentos devem ser observados quando da anexação dos documentos:

A. Informar por meio de despacho os documentos a serem anexados ao processo. O despacho deverá ser feito na última folha do processo, ou mediante utilização de folha de despacho e anteceder os documentos a serem anexados;

B. Organizar e inserir os documentos no

C. Efetuar a numeração das folhas;

D. Registrar a operação de anexação no sistema, quando os documentos anexados possuírem NUP;

E. Documentos de grandes volumes, como encadernados, brochuras e cartazes não deverão ser inseridos no processo, mas se de despacho no processo e usado etiqueta padronizada com os dados de identificação do anexo;

Nome do órgão ou entidade Nome da unidade protocolizadoraNº do processo (NUP): ................Nº do anexo: ........................................................

F. Documentos em tamanho reduzido, quando há informações apenas na frente do documento,

deverão ser colados em folhas de papel A4. Se o documento em tamanho reduzinformações na frente e no verso, deverão ser colados de maneira a não prejudicar as informações tanto da frente, quanto do verso do documento. Poderá ser colado mais de um documento em formato reduzido em uma mesma folha, devendo a informaçdocumentos colados na folha ser registrada por meio de despacho. As folhas com os documentos colados deverão ser numeradas conforme a sequência do processo. Art. 24 - A juntada por anexação de processos ocorre quando há a união definitiva de um

mais processos a outro processo (principal), desde que relacionados ao mesmo interessado e assunto. Tal procedimento será efetuado somente pela unidade protocolizadora.

Art. 25 - A anexação será solicitada mediante despacho pela unidade interessada, que realizará a tramitação via sistema e providenciará a entrega física dos processos à unidade protocolizadora, para que seja efetuada a operação. Os seguintes procedimentos devem sprotocolo após o recebimento via sistema e físico dos processos a serem anexados:

A. Manter a capa e o conteúdo do processo principal que, obrigatoriamente, será o processo mais antigo;

B. Lavrar o Termo de Juntada por folha do processo principal;

C. O processo a ser anexado (processo acessório) deverá ser colocado logo após o Termo de Juntada por Anexação, sendo preso com o trilho plástico; a capa do processo acessório será dobrada verticalmente e não deverá ser numerada. Quando da anexação de mais de um processo, deverá ser obedecida à ordem cronológica, ou seja, do mais antigo para o mais recente;


A juntada por anexação ocorrerá quando houver a necessidade de junção definitiva de documento(s) a um processo ou de processo(s) a outro processo.

A juntada por anexação de documento(s) físico(s) a um processo físico será efetuada pela unidade na qual o processo que receberá a anexação se encontra. Os seguintes procedimentos devem ser observados quando da anexação dos documentos:

Informar por meio de despacho os documentos a serem anexados ao processo. O despacho deverá ser feito na última folha do processo, ou mediante utilização de folha de despacho e anteceder os documentos a serem anexados;

Organizar e inserir os documentos no processo;

Efetuar a numeração das folhas;

Registrar a operação de anexação no sistema, quando os documentos anexados possuírem

Documentos de grandes volumes, como encadernados, brochuras e cartazes não deverão ser inseridos no processo, mas se constituirão em anexos, devendo tal fato ser registrado por meio de despacho no processo e usado etiqueta padronizada com os dados de identificação do

Nome da unidade protocolizadora Nº do processo (NUP): ......................................... Nº do anexo: ........................................................

Documentos em tamanho reduzido, quando há informações apenas na frente do documento, deverão ser colados em folhas de papel A4. Se o documento em tamanho reduzinformações na frente e no verso, deverão ser colados de maneira a não prejudicar as informações tanto da frente, quanto do verso do documento. Poderá ser colado mais de um documento em formato reduzido em uma mesma folha, devendo a informaçdocumentos colados na folha ser registrada por meio de despacho. As folhas com os documentos colados deverão ser numeradas conforme a sequência do processo.

A juntada por anexação de processos ocorre quando há a união definitiva de um mais processos a outro processo (principal), desde que relacionados ao mesmo interessado e assunto. Tal procedimento será efetuado somente pela unidade protocolizadora.

A anexação será solicitada mediante despacho pela unidade interessada, que realizará a tramitação via sistema e providenciará a entrega física dos processos à unidade protocolizadora, para que seja efetuada a operação. Os seguintes procedimentos devem ser adotados pela unidade de protocolo após o recebimento via sistema e físico dos processos a serem anexados:

Manter a capa e o conteúdo do processo principal que, obrigatoriamente, será o processo mais

Lavrar o Termo de Juntada por Anexação (ANEXO IV), em folha a ser anexada após a última folha do processo principal;

O processo a ser anexado (processo acessório) deverá ser colocado logo após o Termo de Juntada por Anexação, sendo preso com o trilho plástico; a capa do processo acessório será dobrada verticalmente e não deverá ser numerada. Quando da anexação de mais de um processo, deverá ser obedecida à ordem cronológica, ou seja, do mais antigo para o mais

Norma Operacional

nº 01/2017

A juntada por anexação ocorrerá quando houver a necessidade de junção definitiva de

A juntada por anexação de documento(s) físico(s) a um processo físico será efetuada pela unidade na qual o processo que receberá a anexação se encontra. Os seguintes procedimentos

Informar por meio de despacho os documentos a serem anexados ao processo. O despacho deverá ser feito na última folha do processo, ou mediante utilização de folha de despacho e

Registrar a operação de anexação no sistema, quando os documentos anexados possuírem

Documentos de grandes volumes, como encadernados, brochuras e cartazes não deverão ser constituirão em anexos, devendo tal fato ser registrado por meio

de despacho no processo e usado etiqueta padronizada com os dados de identificação do

Documentos em tamanho reduzido, quando há informações apenas na frente do documento, deverão ser colados em folhas de papel A4. Se o documento em tamanho reduzido apresentar informações na frente e no verso, deverão ser colados de maneira a não prejudicar as informações tanto da frente, quanto do verso do documento. Poderá ser colado mais de um documento em formato reduzido em uma mesma folha, devendo a informação com os documentos colados na folha ser registrada por meio de despacho. As folhas com os documentos colados deverão ser numeradas conforme a sequência do processo.

A juntada por anexação de processos ocorre quando há a união definitiva de um ou mais processos a outro processo (principal), desde que relacionados ao mesmo interessado e assunto.

A anexação será solicitada mediante despacho pela unidade interessada, que realizará a tramitação via sistema e providenciará a entrega física dos processos à unidade protocolizadora, para

er adotados pela unidade de protocolo após o recebimento via sistema e físico dos processos a serem anexados:

Manter a capa e o conteúdo do processo principal que, obrigatoriamente, será o processo mais

em folha a ser anexada após a última

O processo a ser anexado (processo acessório) deverá ser colocado logo após o Termo de Juntada por Anexação, sendo preso com o trilho plástico; a capa do processo acessório será dobrada verticalmente e não deverá ser numerada. Quando da anexação de mais de um processo, deverá ser obedecida à ordem cronológica, ou seja, do mais antigo para o mais

Pró

D. Anular com um "X" a numeração das folhas do processo que está sendo anexado

acessório), e apor o carimbo específico para numeração de folhas, renumerandorubricando-as, seguindo com a numeração do processo principal;

E. Nos casos em que a soma do número de folhas do processo principal e acessório ultrapassar duzentas folhas, além dos procedimentos para anexação, os procedimentos de abertura e encerramento de volumes devem ser seguidos;

F. Registrar, na capa do processo principal, informação com o número dos processos anexados;

G. Registrar o procedimento de anexação no sis

H. Quando da anexação for constatada a ausência de folhas, anexos ou volumes, tal fato deverá ser registrado pela unidade protocolizadora por meio de despacho a ser anexado como último documento do processo principal;

I. Após os procedimentos de anexaçãosolicitante para os devidos andamentos.

Art. 26 - A juntada por anexação de documentos digitais a processo digital será realizada pelas

unidades onde os mesmos se encontram, os seguintes procedimentos devem ser seguidos:

A. Selecionar o(s) documento(s) avulso(s) a ser(em) anexado(s);

B. Informar, por meio de despacho, qual(is) documento(s) avulso(s) será(ão) anexado(s) ao processo;

C. Anexar o(s) documento(s) avulso(s) ao processo, por meio do sistema informatizado;

D. Caso ocorra algum erro, comunicáefetuar a correção.

Art. 27 - A juntada por anexação de um ou mais processos digitais a um processo digital será

realizada diretamente pelas unidades administrativas onde os mesmos estão localizados. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos:

A. Selecionar os processos a serem anexados e efetuar a anexação;

B. Verificar no sistema informatizado se o(s) processo(s) acessório(s) foi(ram) corretamente anexado(s) ao processo principal;

C. Caso ocorra algum erro, comunicáefetuar a correção.

Art. 28 - A juntada por apensação ocorrerá quando houver a necessidade de junção de um ou

mais processos acessórios a um processo principal, em caráter temporário, para fins de estudo, instrução ou uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo interessado ou não.

Art. 29 - Após a apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal, o quque nem sempre será o processo mais antigo.


Anular com um "X" a numeração das folhas do processo que está sendo anexado acessório), e apor o carimbo específico para numeração de folhas, renumerando

as, seguindo com a numeração do processo principal;

Nos casos em que a soma do número de folhas do processo principal e acessório ultrapassar folhas, além dos procedimentos para anexação, os procedimentos de abertura e

encerramento de volumes devem ser seguidos;

Registrar, na capa do processo principal, informação com o número dos processos anexados;

Registrar o procedimento de anexação no sistema;

Quando da anexação for constatada a ausência de folhas, anexos ou volumes, tal fato deverá ser registrado pela unidade protocolizadora por meio de despacho a ser anexado como último documento do processo principal;

Após os procedimentos de anexação, devolver o processo, fisicamente e via sistema, à unidade solicitante para os devidos andamentos.

A juntada por anexação de documentos digitais a processo digital será realizada pelas unidades onde os mesmos se encontram, os seguintes procedimentos devem ser seguidos:

Selecionar o(s) documento(s) avulso(s) a ser(em) anexado(s);

de despacho, qual(is) documento(s) avulso(s) será(ão) anexado(s) ao

nexar o(s) documento(s) avulso(s) ao processo, por meio do sistema informatizado;

Caso ocorra algum erro, comunicá-lo ao administrador do Sistema para que o mesmo possa

A juntada por anexação de um ou mais processos digitais a um processo digital será realizada diretamente pelas unidades administrativas onde os mesmos estão localizados. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos:

s processos a serem anexados e efetuar a anexação;

Verificar no sistema informatizado se o(s) processo(s) acessório(s) foi(ram) corretamente nexado(s) ao processo principal;

Caso ocorra algum erro, comunicá-lo ao administrador do Sistema para que o

Seção VIII

Da juntada por apensação

A juntada por apensação ocorrerá quando houver a necessidade de junção de um ou mais processos acessórios a um processo principal, em caráter temporário, para fins de estudo, instrução ou uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo

Após a apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ocorrer somente no processo principal, o que contiver o pedido de juntada por apensação, que nem sempre será o processo mais antigo.

Norma Operacional

nº 01/2017

Anular com um "X" a numeração das folhas do processo que está sendo anexado (processo acessório), e apor o carimbo específico para numeração de folhas, renumerando-as e

Nos casos em que a soma do número de folhas do processo principal e acessório ultrapassar folhas, além dos procedimentos para anexação, os procedimentos de abertura e

Registrar, na capa do processo principal, informação com o número dos processos anexados;

Quando da anexação for constatada a ausência de folhas, anexos ou volumes, tal fato deverá ser registrado pela unidade protocolizadora por meio de despacho a ser anexado como último

, devolver o processo, fisicamente e via sistema, à unidade

A juntada por anexação de documentos digitais a processo digital será realizada pelas unidades onde os mesmos se encontram, os seguintes procedimentos devem ser seguidos:

de despacho, qual(is) documento(s) avulso(s) será(ão) anexado(s) ao

nexar o(s) documento(s) avulso(s) ao processo, por meio do sistema informatizado;

lo ao administrador do Sistema para que o mesmo possa

A juntada por anexação de um ou mais processos digitais a um processo digital será realizada diretamente pelas unidades administrativas onde os mesmos estão localizados. Os seguintes

Verificar no sistema informatizado se o(s) processo(s) acessório(s) foi(ram) corretamente

lo ao administrador do Sistema para que o mesmo possa

A juntada por apensação ocorrerá quando houver a necessidade de junção de um ou mais processos acessórios a um processo principal, em caráter temporário, para fins de estudo, instrução ou uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, pertencentes a um mesmo

Após a apensação, os processos passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas e contiver o pedido de juntada por apensação,

Pró

Art. 30 - A apensação de processos físicos somente será efetuada pela unidade protocolizadora

e deverá ser solicitada mediante despacho pela Unidade interessada, quesistema e providenciará a entrega física dos processos à unidade protocolizadora.

Art. 31 - Os seguintes procedimentos deverão ser observados pela unidade protocolizadora após o recebimento via sistema e fisicamente dos proces

A. Manter sobreposto um processo ao outro, presos por cadarço ou similar de algodão, ficando o processo principal, isto é, o que contiver o pedido da juntada por apensação, em primeiro lugar;

B. Manter a numeração original de cada processo, pois os processos apensados conservam as suas identidades;

C. Lavrar o Termo de Juntada por folha do processo principal;

D. Registrar na Capa do processo principal informação

E. Registrar a operação de apensação no Sistema eletrônico;

F. Providenciar a devolução, física e via sistema, dos processos apensados à unidade administrativa que solicitou a apensação, para que sejam tomadas as providêno Despacho.

Art. 32 - A apensação dos processos digitais será efetuada pelas próprias unidades, onde os

mesmos se encontram, por usuários autorizados, e as operações serão monitoradas pela unidade protocolizadora. Os seguintes procedime

A. Selecionar os processos a serem apensados;

B. Efetuar a operação de apensação via sistema;

C. Verificar se os processos foram corretamente apensados;

D. Comunicar eventuais erros aos administradores corrigidos. Art. 33 - Após a apensação, os processos digitais passam a tramitar juntos e o acréscimo de

novas folhas deverá ser efetuado somente no processo principal.

Art. 34 - A desapensação de processos ocorrerá quando os objetivos que deram origem a

apensação houverem sido alcançados ou quando não houver mais necessidade dos processos tramitarem juntos.

Art. 35 - A desapensação de processos físicos somente será efetuada pprotocolizadora, mediante solicitação via Despacho da unidade interessada, do qual deverá constar as razões do pedido da desapensação e os números dos processos a serem desapensados. O Despacho constará da última folha do processo principal ou solicitante deverá proceder à tramitação dos processos via sistema e a entrega física dos mesmos a unidade protocolizadora. Após o recebimento, físico e via sistema, os seguintes procedimentos deverão ser executados pela unidade de protocolo para efetivação da operação:


A apensação de processos físicos somente será efetuada pela unidade protocolizadora e deverá ser solicitada mediante despacho pela Unidade interessada, que realizará a tramitação via sistema e providenciará a entrega física dos processos à unidade protocolizadora.

Os seguintes procedimentos deverão ser observados pela unidade protocolizadora após o recebimento via sistema e fisicamente dos processos, para que a apensação seja efetivada:

Manter sobreposto um processo ao outro, presos por cadarço ou similar de algodão, ficando o processo principal, isto é, o que contiver o pedido da juntada por apensação, em primeiro lugar;

original de cada processo, pois os processos apensados conservam as

Lavrar o Termo de Juntada por Apensação (ANEXO V), em folha a ser anexada após a última folha do processo principal;

Registrar na Capa do processo principal informação com os números dos processos apensados;

Registrar a operação de apensação no Sistema eletrônico;

Providenciar a devolução, física e via sistema, dos processos apensados à unidade administrativa que solicitou a apensação, para que sejam tomadas as providê

A apensação dos processos digitais será efetuada pelas próprias unidades, onde os mesmos se encontram, por usuários autorizados, e as operações serão monitoradas pela unidade protocolizadora. Os seguintes procedimentos deverão ser seguidos para que a operação seja efetivada:

Selecionar os processos a serem apensados;

Efetuar a operação de apensação via sistema;

Verificar se os processos foram corretamente apensados;

Comunicar eventuais erros aos administradores do sistema para que os mesmos possam ser

Após a apensação, os processos digitais passam a tramitar juntos e o acréscimo de novas folhas deverá ser efetuado somente no processo principal.

Seção IX

Da desapensação

A desapensação de processos ocorrerá quando os objetivos que deram origem a apensação houverem sido alcançados ou quando não houver mais necessidade dos processos

A desapensação de processos físicos somente será efetuada pprotocolizadora, mediante solicitação via Despacho da unidade interessada, do qual deverá constar as razões do pedido da desapensação e os números dos processos a serem desapensados. O Despacho constará da última folha do processo principal ou mediante utilização de folha de despacho. A unidade solicitante deverá proceder à tramitação dos processos via sistema e a entrega física dos mesmos a unidade protocolizadora. Após o recebimento, físico e via sistema, os seguintes procedimentos deverão

executados pela unidade de protocolo para efetivação da operação:

Norma Operacional

nº 01/2017

A apensação de processos físicos somente será efetuada pela unidade protocolizadora realizará a tramitação via

Os seguintes procedimentos deverão ser observados pela unidade protocolizadora sos, para que a apensação seja efetivada:

Manter sobreposto um processo ao outro, presos por cadarço ou similar de algodão, ficando o processo principal, isto é, o que contiver o pedido da juntada por apensação, em primeiro lugar;

original de cada processo, pois os processos apensados conservam as

a ser anexada após a última

com os números dos processos apensados;

Providenciar a devolução, física e via sistema, dos processos apensados à unidade administrativa que solicitou a apensação, para que sejam tomadas as providências informadas

A apensação dos processos digitais será efetuada pelas próprias unidades, onde os mesmos se encontram, por usuários autorizados, e as operações serão monitoradas pela unidade

ntos deverão ser seguidos para que a operação seja efetivada:

do sistema para que os mesmos possam ser

Após a apensação, os processos digitais passam a tramitar juntos e o acréscimo de

A desapensação de processos ocorrerá quando os objetivos que deram origem a apensação houverem sido alcançados ou quando não houver mais necessidade dos processos

A desapensação de processos físicos somente será efetuada pela unidade protocolizadora, mediante solicitação via Despacho da unidade interessada, do qual deverá constar as razões do pedido da desapensação e os números dos processos a serem desapensados. O Despacho

mediante utilização de folha de despacho. A unidade solicitante deverá proceder à tramitação dos processos via sistema e a entrega física dos mesmos a unidade protocolizadora. Após o recebimento, físico e via sistema, os seguintes procedimentos deverão

Pró

A. Separar fisicamente o(s) processo(s) acessório(s) do processo principal;

B. Lavrar o Termo de Desapensação (ANEXO VI), Em folha processo principal;

C. Registrar na capa do processo principal a informação com os números dos processos

desapensados;

D. Registrar o procedimento de desapensação no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em formulário;

E. Providenciar a devolução dos processos desapensados à unid

devidos andamentos contidos nos despachos sejam seguidos.

Art. 36 - Quanto aos processos digitais, a operação de desapensação poderá ser realizada por usuários autorizados dos setores onde os processos se encontram, com monitopela unidade protocolizadora. Para concretização da operação, observar os seguintes procedimentos:

A. Informar, por meio de despacho, quais processos serão desapensados do processo principal;

B. Selecionar no Sistema os processos acessór

C. Confirmar no sistema se a operação de desapensação foi efetuada corretamente;

D. Comunicar eventuais erros na operação ao administrador do sistema para que os mesmos sejam sanados.

Art. 37 - O desentranhamento ocorrerá quando houver necessidade de retirada de folhas do

processo, por interesse da administração, do interessado, necessidade do uso do original junto a terceiros ou em outro processo, ou ainda quando houver a inserção indocumentos ao processo.

Art. 38 - A solicitação de desentranhamento deverá ser formalmente justificada mediante despacho pela autoridade competente.

Art. 39 - É vedado o desentranhamento de documento avulso e, quando for o caso, deanexo(s) que deram origem ao processo.

Art. 40 - Nos processos físicos, a operação de desentranhamento somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora. A unidade solicitante deverá Informar, mediante despacho, quais folhas serão desentranhadas do processo, efetuar a tramitação deste via sistema à unidade protocolizadora e providenciar a sua entrega física. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos pela unidade protocolizadora para concretização do desentranhamento:

A. Separar fisicamente as folhas que serão desentranhadas, conforme o despacho da autoridade competente;

B. Conservar a numeração original do processo que teve as folhas desentranhadas;

C. Lavrar o termo de desentranhamento o espaço das folhas retiradas do processo;


Separar fisicamente o(s) processo(s) acessório(s) do processo principal;

Lavrar o Termo de Desapensação (ANEXO VI), Em folha a ser anexada após a última folha do

Registrar na capa do processo principal a informação com os números dos processos

Registrar o procedimento de desapensação no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em

Providenciar a devolução dos processos desapensados à unidade solicitante, para que os devidos andamentos contidos nos despachos sejam seguidos.

Quanto aos processos digitais, a operação de desapensação poderá ser realizada por usuários autorizados dos setores onde os processos se encontram, com monitoramento das operações pela unidade protocolizadora. Para concretização da operação, observar os seguintes procedimentos:

Informar, por meio de despacho, quais processos serão desapensados do processo principal;

Selecionar no Sistema os processos acessórios a serem desapensados e efetuar a operação;

Confirmar no sistema se a operação de desapensação foi efetuada corretamente;

Comunicar eventuais erros na operação ao administrador do sistema para que os mesmos

Seção X

Do desentranhamento

O desentranhamento ocorrerá quando houver necessidade de retirada de folhas do processo, por interesse da administração, do interessado, necessidade do uso do original junto a terceiros ou em outro processo, ou ainda quando houver a inserção indevida ou duplicada de

A solicitação de desentranhamento deverá ser formalmente justificada mediante despacho pela autoridade competente.

É vedado o desentranhamento de documento avulso e, quando for o caso, deanexo(s) que deram origem ao processo.

Nos processos físicos, a operação de desentranhamento somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora. A unidade solicitante deverá Informar, mediante despacho, quais folhas

nhadas do processo, efetuar a tramitação deste via sistema à unidade protocolizadora e providenciar a sua entrega física. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos pela unidade protocolizadora para concretização do desentranhamento:

e as folhas que serão desentranhadas, conforme o despacho da autoridade

Conservar a numeração original do processo que teve as folhas desentranhadas;

Lavrar o termo de desentranhamento (ANEXO VII), que não deve ser numerado, e que ocupará o espaço das folhas retiradas do processo;

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nº 01/2017

a ser anexada após a última folha do

Registrar na capa do processo principal a informação com os números dos processos

Registrar o procedimento de desapensação no Sistema eletrônico ou, excepcionalmente, em

ade solicitante, para que os

Quanto aos processos digitais, a operação de desapensação poderá ser realizada por ramento das operações

pela unidade protocolizadora. Para concretização da operação, observar os seguintes procedimentos:

Informar, por meio de despacho, quais processos serão desapensados do processo principal;

ios a serem desapensados e efetuar a operação;

Confirmar no sistema se a operação de desapensação foi efetuada corretamente;

Comunicar eventuais erros na operação ao administrador do sistema para que os mesmos

O desentranhamento ocorrerá quando houver necessidade de retirada de folhas do processo, por interesse da administração, do interessado, necessidade do uso do original junto a

devida ou duplicada de

A solicitação de desentranhamento deverá ser formalmente justificada mediante

É vedado o desentranhamento de documento avulso e, quando for o caso, de seu(s)

Nos processos físicos, a operação de desentranhamento somente poderá ser efetuada pela unidade protocolizadora. A unidade solicitante deverá Informar, mediante despacho, quais folhas

nhadas do processo, efetuar a tramitação deste via sistema à unidade protocolizadora e providenciar a sua entrega física. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos pela unidade

e as folhas que serão desentranhadas, conforme o despacho da autoridade

Conservar a numeração original do processo que teve as folhas desentranhadas;

deve ser numerado, e que ocupará

Pró

D. Registrar o número das folhas desentranhadas na capa do processo, em campo específico para observações;

E. Registrar a operação de desentranhamento no sistema ou, excepcionalmente,

F. Tramitar o processo via sistema, assim como providenciar a devolução física das folhas

desentranhadas e do processo à unidade solicitante para que seja dado prosseguimento às ações necessárias.

Art. 41 - Quanto aos processos digitais, o d

autorizados das unidades onde os processos se encontram, com monitoramento das operações pela unidade protocolizadora. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos para que a operação seja efetivada:

A. Informar em despacho as justificativas da operação;

B. Selecionar no sistema os documentos a serem desentranhados e efetuar a operação;

C. Confirmar se o procedimento foi efetuado corretamente pelo sistema;

D. Comunicar eventuais falhas ao administrador do sistema pa

Art. 42 - No caso de desentranhamento de documentos de processos eletrônicos, o sistema deverá garantir que a sequência original dos documentos seja preservada, deixando registrado e visível que um ou mais documentos foram retirados do processo.

Art. 43 - O desmembramento ocorrerá quando houver a necessidade de retirada de documentos

de um processo, de forma definitiva, para a formação de outro processo, por interesse da administração ou do interessado.

Art. 44 - A solicitação de desmembramento deverá sdespacho, pela autoridade competente.

Art. 45 - O desmembramento de folhas de processos físicos somente será efetuado pela unidade protocolizadora, após despacho da autoridade solicitante com identificação das folhadesentranhadas, assim como da tramitação via sistema e entrega física dos processos para prosseguimento das ações.

Art. 46 - É vedado o desmembramento de folhas de documentos, assim como, quando for o caso, dos seus anexos, que deram origem ao

Art. 47 - Os seguintes procedimentos devem ser seguidos pela unidade protocolizadora para concretização do desmembramento de folhas em processos físicos:

A. Efetuar o recebimento do processo via sistema e fisicamente após o trâmite pela unidade solicitante;

B. Separar fisicamente as folhas a serem desmembradas, conforme despacho da autoridade solicitante;

C. Conservar a numeração original dos processos que teve as folhas desmembradas, não as renumerando;


Registrar o número das folhas desentranhadas na capa do processo, em campo específico para

Registrar a operação de desentranhamento no sistema ou, excepcionalmente,

Tramitar o processo via sistema, assim como providenciar a devolução física das folhas desentranhadas e do processo à unidade solicitante para que seja dado prosseguimento às

Quanto aos processos digitais, o desentranhamento poderá ser efetuado por usuários autorizados das unidades onde os processos se encontram, com monitoramento das operações pela unidade protocolizadora. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos para que a operação seja

mar em despacho as justificativas da operação;

Selecionar no sistema os documentos a serem desentranhados e efetuar a operação;

Confirmar se o procedimento foi efetuado corretamente pelo sistema;

Comunicar eventuais falhas ao administrador do sistema para que as mesmas sejam corrigidas.

No caso de desentranhamento de documentos de processos eletrônicos, o sistema deverá garantir que a sequência original dos documentos seja preservada, deixando registrado e visível

am retirados do processo.

Seção XI

Do desmembramento

O desmembramento ocorrerá quando houver a necessidade de retirada de documentos de um processo, de forma definitiva, para a formação de outro processo, por interesse da administração

A solicitação de desmembramento deverá ser formalmente justificada, por meio de despacho, pela autoridade competente.

O desmembramento de folhas de processos físicos somente será efetuado pela unidade protocolizadora, após despacho da autoridade solicitante com identificação das folhadesentranhadas, assim como da tramitação via sistema e entrega física dos processos para

É vedado o desmembramento de folhas de documentos, assim como, quando for o caso, dos seus anexos, que deram origem ao processo.

Os seguintes procedimentos devem ser seguidos pela unidade protocolizadora para concretização do desmembramento de folhas em processos físicos:

Efetuar o recebimento do processo via sistema e fisicamente após o trâmite pela unidade

Separar fisicamente as folhas a serem desmembradas, conforme despacho da autoridade

Conservar a numeração original dos processos que teve as folhas desmembradas, não as

Norma Operacional

nº 01/2017

Registrar o número das folhas desentranhadas na capa do processo, em campo específico para

Registrar a operação de desentranhamento no sistema ou, excepcionalmente, em formulário;

Tramitar o processo via sistema, assim como providenciar a devolução física das folhas desentranhadas e do processo à unidade solicitante para que seja dado prosseguimento às

esentranhamento poderá ser efetuado por usuários autorizados das unidades onde os processos se encontram, com monitoramento das operações pela unidade protocolizadora. Os seguintes procedimentos devem ser seguidos para que a operação seja

Selecionar no sistema os documentos a serem desentranhados e efetuar a operação;

ra que as mesmas sejam corrigidas.

No caso de desentranhamento de documentos de processos eletrônicos, o sistema deverá garantir que a sequência original dos documentos seja preservada, deixando registrado e visível

O desmembramento ocorrerá quando houver a necessidade de retirada de documentos de um processo, de forma definitiva, para a formação de outro processo, por interesse da administração

er formalmente justificada, por meio de

O desmembramento de folhas de processos físicos somente será efetuado pela unidade protocolizadora, após despacho da autoridade solicitante com identificação das folhas a serem desentranhadas, assim como da tramitação via sistema e entrega física dos processos para

É vedado o desmembramento de folhas de documentos, assim como, quando for o

Os seguintes procedimentos devem ser seguidos pela unidade protocolizadora para

Efetuar o recebimento do processo via sistema e fisicamente após o trâmite pela unidade

Separar fisicamente as folhas a serem desmembradas, conforme despacho da autoridade

Conservar a numeração original dos processos que teve as folhas desmembradas, não as

Pró

D. Lavrar o Termo de Desmembramento (ANEXO VIII), no local das folhas que foram retiradas;

E. Identificar na capa do processo, no campo destinado a observações, informação com os números das páginas desmembradas;

F. Registrar a operação de desmembramento no Sistema ou

G. Providenciar à autuação das folhas desmembradas, conforme despacho da autoridade solicitante;

H. Tramitar os processos via sistema e providenciar a entrega física dos mesmos para que seja dado prosseguimento às ações.

Art. 48 - Quanto aos processos digitais, a operação de desmembramento poderá ser efetuada

por usuário autorizado da unidade onde os mesmos se encontram, com o monitoramento das ações pela unidade protocolizadora. Os seguintes procedimentos devem ser observdesmembramento de folhas de processos digitais:

A. Selecionar no Sistema os documentos a serem desmembrados para a formação de um novo processo e efetuar o desmembramento;

B. Informar, mediante despacho, a justificativa da operação;

C. Confirmar se a operação foi realizada corretamente pelo sistema;

D. Informar eventuais falhas na operação ao administrador do sistema para que as mesmas possam ser corrigidas. Art. 49 - O sistema informatizado deverá garantir o sequenciamento original das p

processo digital, de forma a deixar registrado e visível que um ou mais documentos foram retirados.

Art. 50 - A reconstituição de processo ocorrerá quando houver a perda ou extravio do processo

original.

Art. 51 - A perda ou extravio de processo deverá ser comunicada imediatamente à autoridade competente, cabendo a ela promover à apuração dos fatos, por meio de sindicância ou processo administrativo, e designar, formalmente, um servidor ou uma comissão parprocesso, conforme os seguintes procedimentos:

A. Resgatar as informações e documentos que constituíam o processo anterior, solicitando, quando necessário, informações e cópias de documentos nas unidades por onde o processo tramitado;

B. Reunir os documentos obtidos durante o processo de reconstituição, encaminhandounidade protocolizadora para autuação. Art. 52 - Será atribuído um novo NUP ao processo reconstituído, mantendo

processo anterior como referência. A unidade protocolizadora deverá seguir os seguintes procedimentos para concluir a reconstituição do processo:

A. Lavrar o Termo de Reconstituição de Processo processo, devendo ser numerada;


Lavrar o Termo de Desmembramento (ANEXO VIII), que não deve ser numerado, a ser inserido no local das folhas que foram retiradas;

Identificar na capa do processo, no campo destinado a observações, informação com os números das páginas desmembradas;

Registrar a operação de desmembramento no Sistema ou, excepcionalmente, em formulário;

Providenciar à autuação das folhas desmembradas, conforme despacho da autoridade

Tramitar os processos via sistema e providenciar a entrega física dos mesmos para que seja dado prosseguimento às ações.

Quanto aos processos digitais, a operação de desmembramento poderá ser efetuada por usuário autorizado da unidade onde os mesmos se encontram, com o monitoramento das ações pela unidade protocolizadora. Os seguintes procedimentos devem ser observados para efetivação do desmembramento de folhas de processos digitais:

Selecionar no Sistema os documentos a serem desmembrados para a formação de um novo processo e efetuar o desmembramento;

Informar, mediante despacho, a justificativa da operação;

Confirmar se a operação foi realizada corretamente pelo sistema;

Informar eventuais falhas na operação ao administrador do sistema para que as mesmas

O sistema informatizado deverá garantir o sequenciamento original das pprocesso digital, de forma a deixar registrado e visível que um ou mais documentos foram retirados.

Seção XII

Da reconstituição de processo

A reconstituição de processo ocorrerá quando houver a perda ou extravio do processo

A perda ou extravio de processo deverá ser comunicada imediatamente à autoridade competente, cabendo a ela promover à apuração dos fatos, por meio de sindicância ou processo administrativo, e designar, formalmente, um servidor ou uma comissão para proceder à reconstituição do processo, conforme os seguintes procedimentos:

Resgatar as informações e documentos que constituíam o processo anterior, solicitando, quando necessário, informações e cópias de documentos nas unidades por onde o processo

Reunir os documentos obtidos durante o processo de reconstituição, encaminhandounidade protocolizadora para autuação.

Será atribuído um novo NUP ao processo reconstituído, mantendoência. A unidade protocolizadora deverá seguir os seguintes procedimentos

para concluir a reconstituição do processo:

Lavrar o Termo de Reconstituição de Processo (ANEXO IX) o qual será a primeira folha do processo, devendo ser numerada;

Norma Operacional

nº 01/2017

não deve ser numerado, a ser inserido

Identificar na capa do processo, no campo destinado a observações, informação com os

, excepcionalmente, em formulário;

Providenciar à autuação das folhas desmembradas, conforme despacho da autoridade

Tramitar os processos via sistema e providenciar a entrega física dos mesmos para que seja

Quanto aos processos digitais, a operação de desmembramento poderá ser efetuada por usuário autorizado da unidade onde os mesmos se encontram, com o monitoramento das ações pela

ados para efetivação do

Selecionar no Sistema os documentos a serem desmembrados para a formação de um novo

Informar eventuais falhas na operação ao administrador do sistema para que as mesmas

O sistema informatizado deverá garantir o sequenciamento original das peças do processo digital, de forma a deixar registrado e visível que um ou mais documentos foram retirados.

A reconstituição de processo ocorrerá quando houver a perda ou extravio do processo

A perda ou extravio de processo deverá ser comunicada imediatamente à autoridade competente, cabendo a ela promover à apuração dos fatos, por meio de sindicância ou processo

a proceder à reconstituição do

Resgatar as informações e documentos que constituíam o processo anterior, solicitando, quando necessário, informações e cópias de documentos nas unidades por onde o processo tenha

Reunir os documentos obtidos durante o processo de reconstituição, encaminhando-os à

Será atribuído um novo NUP ao processo reconstituído, mantendo-se o NUP do ência. A unidade protocolizadora deverá seguir os seguintes procedimentos

qual será a primeira folha do

Pró

B. Juntar os documentos obtidos na reconstituição;

C. Registrar a operação de reconstituição no Sistema;

D. Tramitar via sistema e providenciar a entrega física do processo reconstituído à unidade

solicitante para que seja dado prosseguimento às ações.

Art. 53 - No caso de perdseguidos, mantendo-se a numeração original do processo e elaborando Termo de Reconstituição de volume (ANEXO X), o qual será a primeira folha do volume constituído, devendo ser numerada.

Art. 54 - No caso de localização do processo ou volume desaparecido ou extraviado, este seguirá a sua tramitação normal, após a anexação dos processos ou volumes reconstituídos, conforme os procedimentos de juntada por anexação.

Art. 55 - A capa do processo deverá contemplar as seguintes informações e medidas:

A. Possuir as dimensões abaixo dispostas, conforme as Figuras;

• Medida da capa fechada (frente): 23 cm x 33 cm;• Medida da capa aberta: 52• Medida da lombada: 6 cm; e• Os furos deverão seguir o padrão universal de distância entre eles de 80 mm.


ntos obtidos na reconstituição;

Registrar a operação de reconstituição no Sistema;

Tramitar via sistema e providenciar a entrega física do processo reconstituído à unidade solicitante para que seja dado prosseguimento às ações.

No caso de perda ou extravio de volumes, os mesmos procedimentos devem ser se a numeração original do processo e elaborando Termo de Reconstituição de qual será a primeira folha do volume constituído, devendo ser numerada.

No caso de localização do processo ou volume desaparecido ou extraviado, este seguirá a sua tramitação normal, após a anexação dos processos ou volumes reconstituídos, conforme os procedimentos de juntada por anexação.

Seção XIII

Da capa do processo

A capa do processo deverá contemplar as seguintes informações e medidas:

ossuir as dimensões abaixo dispostas, conforme as Figuras; edida da capa fechada (frente): 23 cm x 33 cm; edida da capa aberta: 52 cm x 33 cm edida da lombada: 6 cm; e s furos deverão seguir o padrão universal de distância entre eles de 80 mm.

Norma Operacional

nº 01/2017

Tramitar via sistema e providenciar a entrega física do processo reconstituído à unidade

a ou extravio de volumes, os mesmos procedimentos devem ser se a numeração original do processo e elaborando Termo de Reconstituição de qual será a primeira folha do volume constituído, devendo ser numerada.

No caso de localização do processo ou volume desaparecido ou extraviado, este seguirá a sua tramitação normal, após a anexação dos processos ou volumes reconstituídos, conforme

A capa do processo deverá contemplar as seguintes informações e medidas:

s furos deverão seguir o padrão universal de distância entre eles de 80 mm.

Pró

B. Exibir os elementos dispostos nos modelos de formato de capa e verso da capa, conforme figura:


xibir os elementos dispostos nos modelos de formato de capa e verso da capa, conforme

Norma Operacional

nº 01/2017

xibir os elementos dispostos nos modelos de formato de capa e verso da capa, conforme

Pró

C. Na confecção das capas deverão ser observadas as seguintes

• Material: cartão monolúcido, alcalino, na cor branca, de gramatura de 300 g/m2 fabricado

apenas com fibras de celulose primárias oriundas de processo químico Kraft, alvejadas até alvura em torno de 90 ISO, possuindo no mínimo 2,0% de carga de carbonato de cálcio e pH entre 7,5

• Impressão: tinta utilizada no processo de impressão gráfica na cor preta, com pigmento a base de negro de fumo (partículas de carbono finamente divididas).

D. As capas deverão conter quatro furos para colocação de grampo trilh

do vinco, sendo dois em cada lado da dobra, centralizados verticalmente;

E. Em cada campo destinado à tramitação, devee a sigla da unidade administrativa para a qual foi encaminhado;

F. Preencher o campo destinado às Observações com informações relativas à anexação, apensação ou desapensação de um processo a outro, indicando o número do(s) processo(s) que foi (ram) anexado(s), apensado(s) ou desapensado(s), e ao desentranhamento e desmembramento de folha(s) de um processo, indicando o número da(s) folha(s) que foi(ram) desentranhada(s) ou desmembrada(s). Este campo, também, deverá ser preenchido com informações referentes à troca da capa do processo.

Art. 56 - Os processos digitais

devem ser visualizadas quando um processo digital for apresentado pelo sistema informatizado.

Art. 57 - Na capa do 1º volume do processo físico deverá ser afixada etiqueta com os dados relativos à sua autuação, conforme Figura: Nome do ministério ou órgão equivalenteNome do órgão ou entidade Nome da unidade protocolizadoraNº do processo (NUP): ............................................................. Autuado em: ...../...../.........Interessado: ................................................................Código de classificação e descritor / resumo do assunto: ..................

Art. 58 - As capas dos demais volumes do processo deverão ser afixadas etiquetas conforme

Figura: Nome do ministério ou órgão equivalenteNome do órgão ou entidade Nome da unidade protocolizadoraNº do processo (NUP): ............... Autuado em: ...../...../.................... volume, aberto em ...../...../..........Interessado: .................................................................Código de classificação e descritor / resumo do assunto: .............

Art. 59 - As capas já impressas no modelo antigo poderão ser utilizadas até que o estoque do órgão ou entidade atinja o esgotamento.

Art. 60 - Os processos de caráter oficial sigiloso receberão tratamento de acordo com o estabelecido pela legislação em vigor.


a confecção das capas deverão ser observadas as seguintes especificações técnicas:

aterial: cartão monolúcido, alcalino, na cor branca, de gramatura de 300 g/m2 fabricado apenas com fibras de celulose primárias oriundas de processo químico Kraft, alvejadas até alvura em torno de 90 ISO, possuindo no mínimo 2,0% de carga de carbonato de álcio e pH entre 7,5 - 10,0;

mpressão: tinta utilizada no processo de impressão gráfica na cor preta, com pigmento a base de negro de fumo (partículas de carbono finamente divididas).

s capas deverão conter quatro furos para colocação de grampo trilho plástico, a um centímetro do vinco, sendo dois em cada lado da dobra, centralizados verticalmente;

m cada campo destinado à tramitação, deve-se informar a data de movimentação do processo e a sigla da unidade administrativa para a qual foi encaminhado; e

reencher o campo destinado às Observações com informações relativas à anexação, apensação ou desapensação de um processo a outro, indicando o número do(s) processo(s)

ram) anexado(s), apensado(s) ou desapensado(s), e ao desentranhamento e desmembramento de folha(s) de um processo, indicando o número da(s) folha(s) que foi(ram) desentranhada(s) ou desmembrada(s). Este campo, também, deverá ser preenchido com informações referentes à troca da capa do processo.

Os processos digitais não possuem capa. No entanto, as informações de identificação devem ser visualizadas quando um processo digital for apresentado pelo sistema informatizado.

Na capa do 1º volume do processo físico deverá ser afixada etiqueta com os dados relativos à sua autuação, conforme Figura:


Nome da unidade protocolizadora ..................................................... Autuado em: ...../...../.........

Interessado: ................................................................ Código de classificação e descritor / resumo do assunto: ..................

capas dos demais volumes do processo deverão ser afixadas etiquetas conforme


Nome da unidade protocolizadora Nº do processo (NUP): ............... Autuado em: ...../...../......... ........... volume, aberto em ...../...../.......... Interessado: ................................................................. Código de classificação e descritor / resumo do assunto: .............

As capas já impressas no modelo antigo poderão ser utilizadas até que o estoque do órgão ou entidade atinja o esgotamento.

Os processos de caráter oficial sigiloso receberão tratamento de acordo com o estabelecido pela legislação em vigor.

Seção XIV

Da substituição de capa de processo

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especificações técnicas:

aterial: cartão monolúcido, alcalino, na cor branca, de gramatura de 300 g/m2 fabricado apenas com fibras de celulose primárias oriundas de processo químico Kraft, alvejadas até alvura em torno de 90 ISO, possuindo no mínimo 2,0% de carga de carbonato de

mpressão: tinta utilizada no processo de impressão gráfica na cor preta, com pigmento a

o plástico, a um centímetro

se informar a data de movimentação do processo

reencher o campo destinado às Observações com informações relativas à anexação, apensação ou desapensação de um processo a outro, indicando o número do(s) processo(s)

ram) anexado(s), apensado(s) ou desapensado(s), e ao desentranhamento e desmembramento de folha(s) de um processo, indicando o número da(s) folha(s) que foi(ram) desentranhada(s) ou desmembrada(s). Este campo, também, deverá ser preenchido com

não possuem capa. No entanto, as informações de identificação devem ser visualizadas quando um processo digital for apresentado pelo sistema informatizado.

Na capa do 1º volume do processo físico deverá ser afixada etiqueta com os dados

..................................................... Autuado em: ...../...../.........

capas dos demais volumes do processo deverão ser afixadas etiquetas conforme

As capas já impressas no modelo antigo poderão ser utilizadas até que o estoque do

Os processos de caráter oficial sigiloso receberão tratamento de acordo com o

Pró

Art. 61 - A capa do processo só poderá ser substituída caso tenha sido seriamente danificada,

por desgaste natural, sinistro ou acidente, dificultando o seu manuseio e a leitura das informações.

Art. 62 - A troca de capa do processo será efetuada pela unidade protocolizadora, mediante despacho da autoridade onde o processo se encontra, com as justificativas da solicitação.

Art. 63 - A autoridade solicitante deverá encaminhar o processo despachado via sistemafisicamente ao protocolo para que a troca de capa seja efetivada. Ao Setor de protocolo caberá os seguintes procedimentos para concluir a operação:

A. Efetuar o recebimento do processo fisicamente e via sistema;

B. Copiar as informações da capa a ser descanão possam ser lidas, escrever “ilegível” no campo em que a mesma ocuparia, mantendo a sequência original das informações;

C. Lavrar o Termo de Substituição de devendo ser numerada;

D. Descartar a capa antiga, de maneira que não possa ser reaproveitada;

E. Tramitar via sistema e providenciar a entrega física do processo à unidade solicitante.

Art. 64 - Para a expedição de correspondências físicas, os seguintes procedimentos devem ser

observados:

A. Efetuar o registro do documento ou processo a ser expedido no sistema informatizado, ou, excepcionalmente, por questões técnicas ou operacionais, em formulár

B. Encaminhar os documentos a serem expedidos à unidade protocolizadora, devidamente identificados com os seguintes dados:

Destinatário Pronome de tratamento Nome completo do destinatário Cargo ou função Nome da unidade administrativaNome do órgão ou entidadeEndereço Cidade/UF CEP Indicar a espécie/tipo, o nº e o ano do documento, avulso ou processo, e o NUP Remetente Nome da unidade administrativaNome do órgão ou entidadeEndereço Cidade/UF CEP

C. Caso haja alguma inconsistência, o documento será devolvido à unidade remetente para correção;


A capa do processo só poderá ser substituída caso tenha sido seriamente danificada, por desgaste natural, sinistro ou acidente, dificultando o seu manuseio e a leitura das informações.

troca de capa do processo será efetuada pela unidade protocolizadora, mediante despacho da autoridade onde o processo se encontra, com as justificativas da solicitação.

A autoridade solicitante deverá encaminhar o processo despachado via sistemafisicamente ao protocolo para que a troca de capa seja efetivada. Ao Setor de protocolo caberá os seguintes procedimentos para concluir a operação:

Efetuar o recebimento do processo fisicamente e via sistema;

Copiar as informações da capa a ser descartada para a nova capa. Havendo informações que não possam ser lidas, escrever “ilegível” no campo em que a mesma ocuparia, mantendo a sequência original das informações;

Lavrar o Termo de Substituição de Capa (ANEXO XI), o qual será a próxima folha do

Descartar a capa antiga, de maneira que não possa ser reaproveitada;

Tramitar via sistema e providenciar a entrega física do processo à unidade solicitante.

Seção XV

Da expedição de documentos

Para a expedição de correspondências físicas, os seguintes procedimentos devem ser

Efetuar o registro do documento ou processo a ser expedido no sistema informatizado, ou, excepcionalmente, por questões técnicas ou operacionais, em formulário;

Encaminhar os documentos a serem expedidos à unidade protocolizadora, devidamente identificados com os seguintes dados:

Destinatário

Nome completo do destinatário

Nome da unidade administrativa Nome do órgão ou entidade

Indicar a espécie/tipo, o nº e o ano do documento, avulso ou processo, e o NUP

Nome da unidade administrativa Nome do órgão ou entidade

Caso haja alguma inconsistência, o documento será devolvido à unidade remetente para

Norma Operacional

nº 01/2017

A capa do processo só poderá ser substituída caso tenha sido seriamente danificada, por desgaste natural, sinistro ou acidente, dificultando o seu manuseio e a leitura das informações.

troca de capa do processo será efetuada pela unidade protocolizadora, mediante despacho da autoridade onde o processo se encontra, com as justificativas da solicitação.

A autoridade solicitante deverá encaminhar o processo despachado via sistema e fisicamente ao protocolo para que a troca de capa seja efetivada. Ao Setor de protocolo caberá os

rtada para a nova capa. Havendo informações que não possam ser lidas, escrever “ilegível” no campo em que a mesma ocuparia, mantendo a

, o qual será a próxima folha do volume,

Tramitar via sistema e providenciar a entrega física do processo à unidade solicitante.

Para a expedição de correspondências físicas, os seguintes procedimentos devem ser

Efetuar o registro do documento ou processo a ser expedido no sistema informatizado, ou,

Encaminhar os documentos a serem expedidos à unidade protocolizadora, devidamente

Indicar a espécie/tipo, o nº e o ano do documento, avulso ou processo, e o NUP

Caso haja alguma inconsistência, o documento será devolvido à unidade remetente para

Pró

D. A unidade protocolizadora deverá registrar a operação de expedição no sistema informatizado

ou, excepcionalmente, por questões técnicas ou opera

E. A unidade protocolizadora deverá efetuar a expedição dos documentos adotando medidas de segurança, de forma que os mesmos não corram riscos de perda ou extravio;

F. Cada Setor deverá fazer o controle das suas correspondêncnumeração de série dos documentos, até que tais funções sejam desempenhadas automaticamente pelo sistema informatizado, no momento do registro e da expedição.

Art. 65 - A expedição de documentos digitais será feita por meio de

podendo ocorrer, excepcionalmente, por meio de correio eletrônico ou em mídia removíveis. Para a expedição de documentos ou processos em formato digital, deverão ser seguidos os seguintes procedimentos:

A. Efetuar o registro do documento

B. Registrar o procedimento de expedição; C. Realizar a transmissão do documento ou processo, adotando medidas de segurança para

que não haja perda ou corrupção de dados.

Art. 66 - Documentos de caráter particular, convenciexpedidos pela unidade protocolizadora.

Art. 67 - Para envio de correspondências via malote, entre

seguintes procedimentos deverão ser observados:

A. Identificar o envelope/pacote com o nome da unidade do remetente, o nome da unidade do destinatário e o conteúdo do documento a ser enviado ou elaborar Boletim de Remessa de documentos (ANEXO XII);

B. Efetuar a movimentação dos processos ou documentos no sisencaminhando-os fisicamente à unidade protocolizadora para que seja concluída a operação. Art. 68 - Para a conclusão de envio de documentos via malote, os seguintes procedimentos

devem ser seguidos pela unidade protocolizadora:

A. Elaborar Guia de remessa em duas a serem transferidos conforme informações dos envelopes e pacotes; indicar o número do lacre e o número do malote;

B. Colocar a documentação, assim como as guias, denlacrando-o com o lacre especificado na Guia.

Art. 69 - Na operação de recebimento dos malotes, os seguintes procedimentos deverão ser

observados pela unidade protocolizadora:

A. Conferir o número do lacre e do malote documentos;

B. Conferir a documentação do malote com o especificado na Guia;


A unidade protocolizadora deverá registrar a operação de expedição no sistema informatizado ou, excepcionalmente, por questões técnicas ou operacionais, em formulário apropriado;

A unidade protocolizadora deverá efetuar a expedição dos documentos adotando medidas de segurança, de forma que os mesmos não corram riscos de perda ou extravio;

Cada Setor deverá fazer o controle das suas correspondências expedidas, observando a numeração de série dos documentos, até que tais funções sejam desempenhadas automaticamente pelo sistema informatizado, no momento do registro e da expedição.

A expedição de documentos digitais será feita por meio de podendo ocorrer, excepcionalmente, por meio de correio eletrônico ou em mídia removíveis. Para a expedição de documentos ou processos em formato digital, deverão ser seguidos os seguintes

Efetuar o registro do documento ou processo no sistema eletrônico;

Registrar o procedimento de expedição;

Realizar a transmissão do documento ou processo, adotando medidas de segurança para que não haja perda ou corrupção de dados.

Documentos de caráter particular, convencional ou em formato digital, não serão expedidos pela unidade protocolizadora.

Seção XVI

Dos malotes

Para envio de correspondências via malote, entre Campi ou unidades do IFTM, os seguintes procedimentos deverão ser observados:

Identificar o envelope/pacote com o nome da unidade do remetente, o nome da unidade do destinatário e o conteúdo do documento a ser enviado ou elaborar Boletim de Remessa de

(ANEXO XII);

Efetuar a movimentação dos processos ou documentos no sistema ao setor destinatário, os fisicamente à unidade protocolizadora para que seja concluída a operação.

Para a conclusão de envio de documentos via malote, os seguintes procedimentos devem ser seguidos pela unidade protocolizadora:

Elaborar Guia de remessa em duas vias (ANEXO XIII), detalhando os documentos das unidades a serem transferidos conforme informações dos envelopes e pacotes; indicar o número do lacre

Colocar a documentação, assim como as guias, dentro do malote e fecháo com o lacre especificado na Guia.

Na operação de recebimento dos malotes, os seguintes procedimentos deverão ser observados pela unidade protocolizadora:

Conferir o número do lacre e do malote com as especificações da Guia de remessa de

Conferir a documentação do malote com o especificado na Guia;

Norma Operacional

nº 01/2017

A unidade protocolizadora deverá registrar a operação de expedição no sistema informatizado cionais, em formulário apropriado;

A unidade protocolizadora deverá efetuar a expedição dos documentos adotando medidas de segurança, de forma que os mesmos não corram riscos de perda ou extravio;

ias expedidas, observando a numeração de série dos documentos, até que tais funções sejam desempenhadas automaticamente pelo sistema informatizado, no momento do registro e da expedição.

A expedição de documentos digitais será feita por meio de sistemas integrados, podendo ocorrer, excepcionalmente, por meio de correio eletrônico ou em mídia removíveis. Para a expedição de documentos ou processos em formato digital, deverão ser seguidos os seguintes

Realizar a transmissão do documento ou processo, adotando medidas de segurança para

onal ou em formato digital, não serão

ou unidades do IFTM, os

Identificar o envelope/pacote com o nome da unidade do remetente, o nome da unidade do destinatário e o conteúdo do documento a ser enviado ou elaborar Boletim de Remessa de

tema ao setor destinatário, os fisicamente à unidade protocolizadora para que seja concluída a operação.

Para a conclusão de envio de documentos via malote, os seguintes procedimentos

detalhando os documentos das unidades a serem transferidos conforme informações dos envelopes e pacotes; indicar o número do lacre

tro do malote e fechá-lo adequadamente,

Na operação de recebimento dos malotes, os seguintes procedimentos deverão ser

com as especificações da Guia de remessa de

Pró

C. Registrar eventuais erros na Guia e comunicá

remetente;

D. Providenciar a entrega física dos assinaturas dos responsáveis pelo recebimento;

E. Após a conclusão da entrega dos documentos, assinar as Guias em campo apropriado,

arquivando uma para controle da unidade e devolvendo uma das vias a unidremetente.

Art. 70 - Aos setores destinatários dos documentos caberá:

A. Conferir a documentação dos envelopes, caixas ou pacotes recebidos;

B. Assinar a Guia de Remessa e o respectivo Boletim de Remessa de Documentos, devolvendo a

via do remetente, atestando o recebimento;

C. Atestar a entrada dos documentos no setor via sistema eletrônico ou solicitar ao setor remetente que faça o envio, caso o mesmo ainda não tenha sido feito, para que os dados de tramitação fiquem registrados no sistema;

D. Providenciar a devolução da documentação ou comunicar ao setor remetente eventuais erros,

para que seja feita a correção.

Art. 71 - Poderão ser classificadas como

possa acarretar danos à administração, planos, projetos, entre outros casos previstos pela legislação. § 1º São passíveis de classificação

possa:

I. pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

II. prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Esorganismos internacionais;

III. pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV. oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

V. prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI. prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou

tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;

VII. pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou

estrangeiras e seus familiares; ou


Registrar eventuais erros na Guia e comunicá-los a unidade protocolizadora da unidade

Providenciar a entrega física dos documentos e processos aos destinatários, colhendo as assinaturas dos responsáveis pelo recebimento;

Após a conclusão da entrega dos documentos, assinar as Guias em campo apropriado, arquivando uma para controle da unidade e devolvendo uma das vias a unid

Aos setores destinatários dos documentos caberá:

Conferir a documentação dos envelopes, caixas ou pacotes recebidos;

Assinar a Guia de Remessa e o respectivo Boletim de Remessa de Documentos, devolvendo a remetente, atestando o recebimento;

Atestar a entrada dos documentos no setor via sistema eletrônico ou solicitar ao setor remetente que faça o envio, caso o mesmo ainda não tenha sido feito, para que os dados de tramitação fiquem registrados no sistema;

Providenciar a devolução da documentação ou comunicar ao setor remetente eventuais erros, para que seja feita a correção.

CAPÍTULO III

Das informações sigilosas e pessoais

Seção I

Das informações sigilosas

classificadas como “sigilosas” as informações cuja divulgação irrestrita possa acarretar danos à administração, planos, projetos, entre outros casos previstos pela legislação.

§ 1º São passíveis de classificação quanto ao grau de sigilo as informações

pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Esorganismos internacionais;

pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico

pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

Norma Operacional

nº 01/2017

protocolizadora da unidade

documentos e processos aos destinatários, colhendo as

Após a conclusão da entrega dos documentos, assinar as Guias em campo apropriado, arquivando uma para controle da unidade e devolvendo uma das vias a unidade protocolizadora

Assinar a Guia de Remessa e o respectivo Boletim de Remessa de Documentos, devolvendo a

Atestar a entrada dos documentos no setor via sistema eletrônico ou solicitar ao setor remetente que faça o envio, caso o mesmo ainda não tenha sido feito, para que os dados de tramitação

Providenciar a devolução da documentação ou comunicar ao setor remetente eventuais erros,

“sigilosas” as informações cuja divulgação irrestrita possa acarretar danos à administração, planos, projetos, entre outros casos previstos pela legislação.

informações cujo acesso irrestrito

pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e

oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico

pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou

Pró

VIII. VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização

em andamento, relacionadas com a prevenção ou repress

Art. 72 - No âmbito do IFTM, as informações poderão ser classificadas nos graus “secreto” ou

“reservado”. As seguintes autoridades terão competência para classificar em cada grau:

A. No grau “secreto”, o Reitor;

B. No grau “reservado”, o Re § 1º É vedada a delegação de competência para classificação no grau de sigilo secreto § 2º O Reitor poderá delegar competência para classificação no grau de sigilo reservado a agentes que exerçam função de direção, comando ou chefia e que não foram listados nesta norma.

Art. 73 - No processo de classificação da informação quanto ao grau de sigilo, deverão ser

observados os seguintes procedimentos:

A. Elaborar Termo de Classificação da Informação,

B. Anexar o Termo, que terá o mesmo grau de sigilo, à informação classificada.

Art. 74 - À autoridade classificadora caberá o credenciamento de usuários para acessarem e trabalharem com a informação classificada.

Art. 75 - Da decisão que classificar a informação no grau secreto, deverá ser enviada cópia do Termo de Classificação da Informação à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, no prazo de trinta dias contados da decisão de classificação ou de ratificação.

Art. 76 - Aos documentos que contenham informações com diferentes graus de sigilo, será atribuído tratamento equivalente ao grau de sigilo mais elevado, ficando assegurado o acesso às partes não classificadas por meio de extratos, certidão ou cópia, com ocul

Art. 77 - Os prazos máximos de classificação da informação no âmbito do IFTM são:

A. Secreto, 15 anos;

B. Reservado, 05 anos. Art. 78 - A classificação da informação sigilosa será reavaliada a pedido ou por ofício, para

desclassificação ou redução do prazo de sigilo. O prazo máximo para revisão por ofício é de 04 anos.

Art. 79 - As informações classificadas no grau secreto serão definidevendo ser recolhidas ao arquivo permanente, para fins de preservação, organização e acesso, depois de vencido o prazo de classificação e cumpridos os objetivos para os quais foram criadas.

Art. 80 - A instituição, assim como o sisacesso às informações sigilosas seja restrito apenas as pessoas que tenham necessidade de conhecêlas.


comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.

No âmbito do IFTM, as informações poderão ser classificadas nos graus “secreto” ou “reservado”. As seguintes autoridades terão competência para classificar em cada grau:

No grau “secreto”, o Reitor;

No grau “reservado”, o Reitor, Vice-Reitor, Pró-Reitores e Diretores Gerais.

§ 1º É vedada a delegação de competência para classificação no grau de sigilo secreto

§ 2º O Reitor poderá delegar competência para classificação no grau de sigilo reservado a função de direção, comando ou chefia e que não foram listados nesta

No processo de classificação da informação quanto ao grau de sigilo, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

Elaborar Termo de Classificação da Informação, TCI (ANEXO XIV);

Anexar o Termo, que terá o mesmo grau de sigilo, à informação classificada.

À autoridade classificadora caberá o credenciamento de usuários para acessarem e trabalharem com a informação classificada.

Da decisão que classificar a informação no grau secreto, deverá ser enviada cópia do Termo de Classificação da Informação à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, no prazo de trinta dias contados da decisão de classificação ou de ratificação.

Aos documentos que contenham informações com diferentes graus de sigilo, será atribuído tratamento equivalente ao grau de sigilo mais elevado, ficando assegurado o acesso às partes não classificadas por meio de extratos, certidão ou cópia, com ocultação da parte sob sigilo.

Os prazos máximos de classificação da informação no âmbito do IFTM são:

A classificação da informação sigilosa será reavaliada a pedido ou por ofício, para desclassificação ou redução do prazo de sigilo. O prazo máximo para revisão por ofício é de 04 anos.

As informações classificadas no grau secreto serão definitivamente preservadas, devendo ser recolhidas ao arquivo permanente, para fins de preservação, organização e acesso, depois de vencido o prazo de classificação e cumpridos os objetivos para os quais foram criadas.

A instituição, assim como o sistema informatizado, deverá garantir meios para que o acesso às informações sigilosas seja restrito apenas as pessoas que tenham necessidade de conhecê

Seção II

Das informações pessoais

Norma Operacional

nº 01/2017

comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização ão de infrações.

No âmbito do IFTM, as informações poderão ser classificadas nos graus “secreto” ou “reservado”. As seguintes autoridades terão competência para classificar em cada grau:

§ 1º É vedada a delegação de competência para classificação no grau de sigilo secreto.

§ 2º O Reitor poderá delegar competência para classificação no grau de sigilo reservado a função de direção, comando ou chefia e que não foram listados nesta

No processo de classificação da informação quanto ao grau de sigilo, deverão ser

Anexar o Termo, que terá o mesmo grau de sigilo, à informação classificada.

À autoridade classificadora caberá o credenciamento de usuários para acessarem e

Da decisão que classificar a informação no grau secreto, deverá ser enviada cópia do Termo de Classificação da Informação à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, no prazo de

Aos documentos que contenham informações com diferentes graus de sigilo, será atribuído tratamento equivalente ao grau de sigilo mais elevado, ficando assegurado o acesso às partes

tação da parte sob sigilo.

Os prazos máximos de classificação da informação no âmbito do IFTM são:

A classificação da informação sigilosa será reavaliada a pedido ou por ofício, para desclassificação ou redução do prazo de sigilo. O prazo máximo para revisão por ofício é de 04 anos.

tivamente preservadas, devendo ser recolhidas ao arquivo permanente, para fins de preservação, organização e acesso, depois de vencido o prazo de classificação e cumpridos os objetivos para os quais foram criadas.

tema informatizado, deverá garantir meios para que o acesso às informações sigilosas seja restrito apenas as pessoas que tenham necessidade de conhecê-

Pró

Art. 81 - As informações pessoais relativas à intimidade, a honra e a imagem, custodiadas pelo Instituto Federal do Triângulo Mineiro terão seu acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados a acessá-las e a pessoa a que as mesmas se referirem, indepenprazo máximo de cem anos a contar da data de sua produção.

Art. 82 - As informações pessoais poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados por previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referi

Art. 83 - O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.

Art. 84 - A instituição, assim como o sistemacesso indevido das informações pessoais.

Art. 85 - O acesso a informações pessoais por terceiros será condicionado à assinatura de um Termo de Responsabilidade (ANEXO XV), que fundamentaram a sua autorização e sobre as obrigações a que se submeterá o requerente.

Art. 86 - A utilização da informação pessoal por terceiros vinculaque fundamentaram a autorização de acesso, vedada a

Art. 87 - O arquivo corrente, formado pelos documentos em tramitação ou que são alvos de

frequentes consultas, devem ser mantidos junto aos setores de trabalho, para facilitarem o desenvolvimento das atividades relacionadas ao seu conteúdo. Para organização dos dfase corrente, é aconselhável que os setores procedam conforme os seguintes procedimentos:

A. Caso o documento ainda não tenha sido classificado, proceder à classificação, conforme código da área meio ou da área fim;

B. Organizar a documentação peprodução e identificar as unidades de arquivamento com os respectivos dados;

C. Organizar a documentação internamente nas unidades de arquivamento, de forma complementar, alfabeticamente, numericamenmétodo que atenda às características dos documentos e as necessidades do setor quanto a sua recuperação.

Art. 88 - Ao setor detentor dos documentos cabe a responsabilidade pela preservação da

integridade dos mesmos e a correta organização até a transferência ao setor de arquivo, de forma que o acesso seja garantido e as atividades de gestão de documentos sejam facilitadas.

Da transferência de Documentos ao Setor de Arquivo

Art. 89 - A transferência de documentos e processos ao Setor de arquivo se dará quando os

objetivos pelos quais os mesmos foram criados ou recebidos já houverem sido concluídos e tais


As informações pessoais relativas à intimidade, a honra e a imagem, custodiadas pelo Instituto Federal do Triângulo Mineiro terão seu acesso restrito a agentes públicos legalmente

las e a pessoa a que as mesmas se referirem, independente de classificação, pelo prazo máximo de cem anos a contar da data de sua produção.

As informações pessoais poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados por previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referi

O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias

A instituição, assim como o sistema informatizado, deve garantir meios para impedir o acesso indevido das informações pessoais.

O acesso a informações pessoais por terceiros será condicionado à assinatura de um Responsabilidade (ANEXO XV), que disporá sobre a finalidade

fundamentaram a sua autorização e sobre as obrigações a que se submeterá o requerente.

A utilização da informação pessoal por terceiros vincula-se à finalidade e à destinação que fundamentaram a autorização de acesso, vedada a sua utilização de maneira diversa.

CAPÍTULO IV

Dos procedimentos de arquivo

Seção I

Do arquivamento em fase corrente

O arquivo corrente, formado pelos documentos em tramitação ou que são alvos de frequentes consultas, devem ser mantidos junto aos setores de trabalho, para facilitarem o desenvolvimento das atividades relacionadas ao seu conteúdo. Para organização dos dfase corrente, é aconselhável que os setores procedam conforme os seguintes procedimentos:

Caso o documento ainda não tenha sido classificado, proceder à classificação, conforme código da área meio ou da área fim;

Organizar a documentação pelos seus respectivos códigos de classificação e por ano de produção e identificar as unidades de arquivamento com os respectivos dados;

Organizar a documentação internamente nas unidades de arquivamento, de forma complementar, alfabeticamente, numericamente, cronologicamente ou por qualquer outro método que atenda às características dos documentos e as necessidades do setor quanto a sua

Ao setor detentor dos documentos cabe a responsabilidade pela preservação da os e a correta organização até a transferência ao setor de arquivo, de forma que o

acesso seja garantido e as atividades de gestão de documentos sejam facilitadas.

Seção II

Da transferência de Documentos ao Setor de Arquivo

A transferência de documentos e processos ao Setor de arquivo se dará quando os objetivos pelos quais os mesmos foram criados ou recebidos já houverem sido concluídos e tais

Norma Operacional

nº 01/2017

As informações pessoais relativas à intimidade, a honra e a imagem, custodiadas pelo Instituto Federal do Triângulo Mineiro terão seu acesso restrito a agentes públicos legalmente

dente de classificação, pelo

As informações pessoais poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados por previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referirem.

O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias

a informatizado, deve garantir meios para impedir o

O acesso a informações pessoais por terceiros será condicionado à assinatura de um disporá sobre a finalidade e destinação que

fundamentaram a sua autorização e sobre as obrigações a que se submeterá o requerente.

se à finalidade e à destinação sua utilização de maneira diversa.

O arquivo corrente, formado pelos documentos em tramitação ou que são alvos de frequentes consultas, devem ser mantidos junto aos setores de trabalho, para facilitarem o desenvolvimento das atividades relacionadas ao seu conteúdo. Para organização dos documentos em fase corrente, é aconselhável que os setores procedam conforme os seguintes procedimentos:

Caso o documento ainda não tenha sido classificado, proceder à classificação, conforme código

los seus respectivos códigos de classificação e por ano de produção e identificar as unidades de arquivamento com os respectivos dados;

Organizar a documentação internamente nas unidades de arquivamento, de forma te, cronologicamente ou por qualquer outro

método que atenda às características dos documentos e as necessidades do setor quanto a sua

Ao setor detentor dos documentos cabe a responsabilidade pela preservação da os e a correta organização até a transferência ao setor de arquivo, de forma que o

A transferência de documentos e processos ao Setor de arquivo se dará quando os objetivos pelos quais os mesmos foram criados ou recebidos já houverem sido concluídos e tais

Pró

processos ou documentos não forem alvos de freqüentes consultas, aguardando apeestipulados em Tabela de Temporalidade para destinação final.

Art. 90 - A transferência de documentos ao Arquivo intermediário terá entre os seus objetivos a liberação de espaço de armazenamento aos setores que efetuar a transferência e a ecrecursos no tratamento e recuperação das informações.

Art. 91 - Antes de efetuar a transferência, a unidade detentora dos documentos deverá entrar em contato com a unidade de arquivo destinatária e consultar sobre a disponibilidade de mobiliáriopara os documentos a serem transferidos, assim como de horários disponíveis para efetivação do recebimento.

Art. 92 - Para a transferência de documentos ao setor de arquivo intermediário, os seguintes procedimentos deverão ser seguidos pelas uni

A. Efetuar a classificação e organização de documentos, conforme os seguintes instrumentos: Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos as atividadesmeio da Administração Pública e Código de atividades-fim das instituições federais de ensino superior

B. Conferir a numeração de páginas dos processos, procedendo a eventuais correções, conforme procedimentos de numeração ou informandonão for possível saná-las;

C. Elaborar Termo de encerramento de processo (ANEXO XVI), contendo o número de folhas e

volumes do processo, e despacho ao Setor de arquivo;

D. Elaborar Guia de Transferência de documentos e processos (ANEXO XVII), dos documentos e processos a serem transferidos, em duas vias e encaminhácom a documentação ao setor de arquivo;

E. Encaminhar arquivo eletrônico da Guiao controle e localização dos documentos;

F. Efetuar a transferência dos documentos, que foram registrados, e processos via sistema

informatizado à unidade de arquivo destinatária, para registro nos ddocumentos.

Art. 93 - A unidade de arquivo destinatária deverá seguir as seguintes orientações para

efetivação do processo de recebimento:

A. Conferir a regularidade dos dados apresentados na Guia com o conteúdo e característica dos documentos transferidos;

B. Caso a Guia esteja em conformidade, assinar as duas vias, arquivando uma para controle da unidade de arquivo e devolvendo uma para a unidade remetente para fins de controle;

C. Comunicar eventuais erros à unidade remetente para que a

D. Proceder ao recebimento dos documentos por meio do sistema informatizado, registrando suas

entradas;

E. Armazená-los em local apropriado e que não coloque em risco a integridade dos mesmos.

Art. 94 - Os documentos em fase intermediária continuam pertencendo as unidades que efetuaram a transferência, cabendo a elas o acesso ou o credenciamento para que os mesmos possam


processos ou documentos não forem alvos de freqüentes consultas, aguardando apeestipulados em Tabela de Temporalidade para destinação final.

A transferência de documentos ao Arquivo intermediário terá entre os seus objetivos a liberação de espaço de armazenamento aos setores que efetuar a transferência e a ecrecursos no tratamento e recuperação das informações.

Antes de efetuar a transferência, a unidade detentora dos documentos deverá entrar em contato com a unidade de arquivo destinatária e consultar sobre a disponibilidade de mobiliáriopara os documentos a serem transferidos, assim como de horários disponíveis para efetivação do

Para a transferência de documentos ao setor de arquivo intermediário, os seguintes procedimentos deverão ser seguidos pelas unidades transferidoras:

Efetuar a classificação e organização de documentos, conforme os seguintes instrumentos: Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos as atividadesmeio da Administração Pública e Código de classificação de documentos de arquivo relativos às

fim das instituições federais de ensino superior – IFES;

Conferir a numeração de páginas dos processos, procedendo a eventuais correções, conforme procedimentos de numeração ou informando as irregularidades por meio de despacho quando

las;

Elaborar Termo de encerramento de processo (ANEXO XVI), contendo o número de folhas e volumes do processo, e despacho ao Setor de arquivo;

Elaborar Guia de Transferência de documentos e processos (ANEXO XVII), dos documentos e processos a serem transferidos, em duas vias e encaminhácom a documentação ao setor de arquivo;

Encaminhar arquivo eletrônico da Guia elaborada ao e-mail da unidade de arquivo, para auxílio ao controle e localização dos documentos;

Efetuar a transferência dos documentos, que foram registrados, e processos via sistema informatizado à unidade de arquivo destinatária, para registro nos dados de tramitação dos

A unidade de arquivo destinatária deverá seguir as seguintes orientações para efetivação do processo de recebimento:

Conferir a regularidade dos dados apresentados na Guia com o conteúdo e característica dos ocumentos transferidos;

Caso a Guia esteja em conformidade, assinar as duas vias, arquivando uma para controle da unidade de arquivo e devolvendo uma para a unidade remetente para fins de controle;

Comunicar eventuais erros à unidade remetente para que a mesma possa corrigi

Proceder ao recebimento dos documentos por meio do sistema informatizado, registrando suas

los em local apropriado e que não coloque em risco a integridade dos mesmos.

Os documentos em fase intermediária continuam pertencendo as unidades que efetuaram a transferência, cabendo a elas o acesso ou o credenciamento para que os mesmos possam

Norma Operacional

nº 01/2017

processos ou documentos não forem alvos de freqüentes consultas, aguardando apenas os prazos

A transferência de documentos ao Arquivo intermediário terá entre os seus objetivos a liberação de espaço de armazenamento aos setores que efetuar a transferência e a economia de

Antes de efetuar a transferência, a unidade detentora dos documentos deverá entrar em contato com a unidade de arquivo destinatária e consultar sobre a disponibilidade de mobiliário e espaço para os documentos a serem transferidos, assim como de horários disponíveis para efetivação do

Para a transferência de documentos ao setor de arquivo intermediário, os seguintes

Efetuar a classificação e organização de documentos, conforme os seguintes instrumentos: Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos as atividades-

classificação de documentos de arquivo relativos às

Conferir a numeração de páginas dos processos, procedendo a eventuais correções, conforme rregularidades por meio de despacho quando

Elaborar Termo de encerramento de processo (ANEXO XVI), contendo o número de folhas e

Elaborar Guia de Transferência de documentos e processos (ANEXO XVII), contendo os dados dos documentos e processos a serem transferidos, em duas vias e encaminhá-las em conjunto

mail da unidade de arquivo, para auxílio

Efetuar a transferência dos documentos, que foram registrados, e processos via sistema ados de tramitação dos

A unidade de arquivo destinatária deverá seguir as seguintes orientações para

Conferir a regularidade dos dados apresentados na Guia com o conteúdo e característica dos

Caso a Guia esteja em conformidade, assinar as duas vias, arquivando uma para controle da unidade de arquivo e devolvendo uma para a unidade remetente para fins de controle;

mesma possa corrigi-los;

Proceder ao recebimento dos documentos por meio do sistema informatizado, registrando suas

los em local apropriado e que não coloque em risco a integridade dos mesmos.

Os documentos em fase intermediária continuam pertencendo as unidades que efetuaram a transferência, cabendo a elas o acesso ou o credenciamento para que os mesmos possam

Pró

ser consultados por terceiros, assim como autorizar o descarte daqueles que têm redestinação final, em Tabela de Temporalidade, a eliminação.

Art. 95 - O desarquivamento ocorrerá quando houver

prosseguimento das ações tratadas no processo deverá ser formalmente justificada por meio de Solicitação de desarquivamento (ANEXO XVIII),a autoridade competente expressará a motivação do pedido.

Art. 96 - Após o recebimento da solicitação, o rproceder conforme os seguintes procedimentos para conclusão da ação:

A. Conferir se o documento ou processo solicitado está localizado no Setor de Arquivo;

B. Quando localizado no Arquivo, proceder ao desarquivamento, registrandoinformatizado ou, excepcionalmente, em formulário, anexando o documento de solicitação de desarquivamento ao processo e registrando via despacho a operação;

C. Providenciar o encaminhamento físico do processo à unidade solicitante, registrando a

movimentação no sistema;

D. Quando não localizado no arquivo, informar a autoridade solicitante a precisa localização e a situação do processo para que as providências cabíveis possam s

Do empréstimo de documentos e processos

Art. 97 - O empréstimo de documentos e processos ocorrerá quando houver apenas a necessidade de consulta ao conteúdo dos mesmos, sem a necessidade de novos trâmites ou decisões.

Art. 98 - Aos processos emprestados é vedada a inclusão de novos documentos, devendo, quando necessárias novas movimentações, a autoridade competente solicitar o desarquivamento do mesmo à unidade de arquivo.

Art. 99 - A solicitação de empréstimo setor de arquivo pela unidade ou autoridade competente. O responsável pelo setor de arquivo, depois do recebimento da solicitação, deverá proceder conforme as seguintes orientações para conclusão de empréstimo:

A. Verificar se o processo ou documento solicitado realmente encontraEm caso negativo, comunicar o fato ao solicitante, informando a precisa localização, caso tenha conhecimento, para as devidas ações;

B. Caso o documento solicitado esunidade transferidora, caso não tenha sido a mesma a autora da solicitação, e solicitar a mesma decisão sobre a efetivação do empréstimo;

C. Caso a unidade transferidora autorize o empréstimo, pro

sistema e encaminhar a documentação ao solicitante ou informápara retirada no setor de arquivo, informando sobre prazos para devolução;

D. Caso a unidade transferidora não autorize o empréstim

justificada e comunicada ao solicitante para as providências cabíveis.


ser consultados por terceiros, assim como autorizar o descarte daqueles que têm redestinação final, em Tabela de Temporalidade, a eliminação.

Seção III

Do desarquivamento de processos

O desarquivamento ocorrerá quando houver fatos posteriores que justificarem o prosseguimento das ações tratadas no processo ou novas decisões. A decisão de desarquivamento deverá ser formalmente justificada por meio de Solicitação de desarquivamento (ANEXO XVIII),a autoridade competente expressará a motivação do pedido.

Após o recebimento da solicitação, o responsável pela unidade de arquivo deverá proceder conforme os seguintes procedimentos para conclusão da ação:

Conferir se o documento ou processo solicitado está localizado no Setor de Arquivo;

Quando localizado no Arquivo, proceder ao desarquivamento, registrandoinformatizado ou, excepcionalmente, em formulário, anexando o documento de solicitação de desarquivamento ao processo e registrando via despacho a operação;

o encaminhamento físico do processo à unidade solicitante, registrando a movimentação no sistema;

Quando não localizado no arquivo, informar a autoridade solicitante a precisa localização e a situação do processo para que as providências cabíveis possam ser tomadas.

Seção IV

Do empréstimo de documentos e processos

O empréstimo de documentos e processos ocorrerá quando houver apenas a necessidade de consulta ao conteúdo dos mesmos, sem a necessidade de novos trâmites ou decisões.

Aos processos emprestados é vedada a inclusão de novos documentos, devendo, quando necessárias novas movimentações, a autoridade competente solicitar o desarquivamento do

A solicitação de empréstimo (ANEXO XIX) deverá ser preenchida e encaminhada ao setor de arquivo pela unidade ou autoridade competente. O responsável pelo setor de arquivo, depois do recebimento da solicitação, deverá proceder conforme as seguintes orientações para conclusão de

Verificar se o processo ou documento solicitado realmente encontra-se arquivado na unidade. Em caso negativo, comunicar o fato ao solicitante, informando a precisa localização, caso tenha conhecimento, para as devidas ações;

Caso o documento solicitado esteja no arquivo, informar sobre a solicitação de empréstimo à unidade transferidora, caso não tenha sido a mesma a autora da solicitação, e solicitar a mesma decisão sobre a efetivação do empréstimo;

Caso a unidade transferidora autorize o empréstimo, providenciar o registro do mesmo no sistema e encaminhar a documentação ao solicitante ou informá-lo sobre a sua disponibilização para retirada no setor de arquivo, informando sobre prazos para devolução;

Caso a unidade transferidora não autorize o empréstimo, tal decisão deverá ser formalmente justificada e comunicada ao solicitante para as providências cabíveis.

Norma Operacional

nº 01/2017

ser consultados por terceiros, assim como autorizar o descarte daqueles que têm regulamentada como

fatos posteriores que justificarem o ou novas decisões. A decisão de desarquivamento

deverá ser formalmente justificada por meio de Solicitação de desarquivamento (ANEXO XVIII), na qual

esponsável pela unidade de arquivo deverá

Conferir se o documento ou processo solicitado está localizado no Setor de Arquivo;

Quando localizado no Arquivo, proceder ao desarquivamento, registrando-o no sistema informatizado ou, excepcionalmente, em formulário, anexando o documento de solicitação de

o encaminhamento físico do processo à unidade solicitante, registrando a

Quando não localizado no arquivo, informar a autoridade solicitante a precisa localização e a er tomadas.

O empréstimo de documentos e processos ocorrerá quando houver apenas a necessidade de consulta ao conteúdo dos mesmos, sem a necessidade de novos trâmites ou decisões.

Aos processos emprestados é vedada a inclusão de novos documentos, devendo, quando necessárias novas movimentações, a autoridade competente solicitar o desarquivamento do

ser preenchida e encaminhada ao setor de arquivo pela unidade ou autoridade competente. O responsável pelo setor de arquivo, depois do recebimento da solicitação, deverá proceder conforme as seguintes orientações para conclusão de

se arquivado na unidade. Em caso negativo, comunicar o fato ao solicitante, informando a precisa localização, caso tenha

teja no arquivo, informar sobre a solicitação de empréstimo à unidade transferidora, caso não tenha sido a mesma a autora da solicitação, e solicitar a mesma

videnciar o registro do mesmo no lo sobre a sua disponibilização

o, tal decisão deverá ser formalmente

Pró

Art. 100 - Após a devolução do processo ou documento, o responsável pelo arquivo deverá

registrá-la no sistema e devolvêqualquer modificação sobre localização ser registrada no sistema.

Art. 101 - O prazo de empréstimo de processos e documentos será de 15 (quinze) dias, devendo o solicitante, depois de vencido o período, providenciar ade empréstimo à unidade de arquivo.

Art. 102 - Caso o solicitante não cumpra o prazo estipulado para devolução do documento ou processo, o responsável pela unidade de arquivo deverá comunicádevolução ou a formalizar a prorrogação do prazo de empréstimo.

Da avaliação e descarte de documentos

Art. 103 - A eliminação de documentos no âmbito do IFTM só poderá ocorrer depois da realização das atividades de avaliação e seleção pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Instituição e com a autorização do Arquivo Nacional. Os seguintes procedimendevem ser seguidos para efetivação da operação:

A. Avaliação e seleção dos documentos pela comissão permanente de avaliação de documentos da Instituição;

B. Elaboração de listagem de eliminação a serem eliminados, que após a aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD - e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar, deverá ser submetida ao Arquivo Nacional, para autorização da eliminação;

C. Encaminhar ao Arquivo Nacional, por meio de correspondência oficial, duas cópias da Listagem

de Eliminação de Documentos, assinadas e rubricadas a fim de obter a autorização;

D. Após obter a autorização, para continuidade do processo, o IFTM deverá elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de publicidade de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de eliminação de documentos;

E. O IFTM deverá encaminhar, obrigatoriamente, ao Arquivo Nacional, uma c

periódico oficial no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado;

F. Após efetivar a eliminação, deverá ser elaborado Termo de Eliminação de Documentos (ANEXO XXII), que tem por objetivo registrar as informações relatobrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos ao Arquivo

G. A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de

responsável designado para acompanhar o procedimento. Art. 104 - A eliminação dos documentos será efetuada por

descaracterização dos documentos e que não possa ser revertido e obedecerá às normas em vigor relacionadas à preservação do meio ambiente e sustentabilidade.

Art. 105 - Os documentos de guarda permanente, mesmo que digitalizdescartados, devendo a instituição adotar medidas para garantir a sua preservação e acesso.


Após a devolução do processo ou documento, o responsável pelo arquivo deverá la no sistema e devolvê-lo a sua antiga unidade de arquivamento ou a uma nova, devendo

qualquer modificação sobre localização ser registrada no sistema.

O prazo de empréstimo de processos e documentos será de 15 (quinze) dias, devendo o solicitante, depois de vencido o período, providenciar a devolução ou solicitar a prorrogação do prazo de empréstimo à unidade de arquivo.

Caso o solicitante não cumpra o prazo estipulado para devolução do documento ou processo, o responsável pela unidade de arquivo deverá comunicá-lo sobre o atrasodevolução ou a formalizar a prorrogação do prazo de empréstimo.

Seção V

Da avaliação e descarte de documentos

A eliminação de documentos no âmbito do IFTM só poderá ocorrer depois da realização das atividades de avaliação e seleção pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Instituição e com a autorização do Arquivo Nacional. Os seguintes procedimendevem ser seguidos para efetivação da operação:

Avaliação e seleção dos documentos pela comissão permanente de avaliação de documentos

Elaboração de listagem de eliminação (ANEXO XX), na qual constará o registro dos documentos eliminados, que após a aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de

e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar, deverá ser submetida ao Arquivo Nacional, para autorização da eliminação;

vo Nacional, por meio de correspondência oficial, duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos, assinadas e rubricadas a fim de obter a autorização;

Após obter a autorização, para continuidade do processo, o IFTM deverá elaborar e publicar o de Ciência de Eliminação de Documentos (ANEXO XXI), em periódico oficial, dando

publicidade de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de eliminação de

O IFTM deverá encaminhar, obrigatoriamente, ao Arquivo Nacional, uma cperiódico oficial no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado;

Após efetivar a eliminação, deverá ser elaborado Termo de Eliminação de Documentos (ANEXO tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo

obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos ao Arquivo Nacional, para ciência de que a eliminação foi efetivada;

A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

A eliminação dos documentos será efetuada por meio de processo que garanta a descaracterização dos documentos e que não possa ser revertido e obedecerá às normas em vigor relacionadas à preservação do meio ambiente e sustentabilidade.

Os documentos de guarda permanente, mesmo que digitalizados, não poderão ser descartados, devendo a instituição adotar medidas para garantir a sua preservação e acesso.

Norma Operacional

nº 01/2017

Após a devolução do processo ou documento, o responsável pelo arquivo deverá e arquivamento ou a uma nova, devendo

O prazo de empréstimo de processos e documentos será de 15 (quinze) dias, devendo devolução ou solicitar a prorrogação do prazo

Caso o solicitante não cumpra o prazo estipulado para devolução do documento ou lo sobre o atraso e solicitá-lo a

A eliminação de documentos no âmbito do IFTM só poderá ocorrer depois da realização das atividades de avaliação e seleção pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Instituição e com a autorização do Arquivo Nacional. Os seguintes procedimentos

Avaliação e seleção dos documentos pela comissão permanente de avaliação de documentos

constará o registro dos documentos eliminados, que após a aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de

e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar,

vo Nacional, por meio de correspondência oficial, duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos, assinadas e rubricadas a fim de obter a autorização;

Após obter a autorização, para continuidade do processo, o IFTM deverá elaborar e publicar o periódico oficial, dando

publicidade de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de eliminação de

O IFTM deverá encaminhar, obrigatoriamente, ao Arquivo Nacional, uma cópia da página do periódico oficial no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado;

Após efetivar a eliminação, deverá ser elaborado Termo de Eliminação de Documentos (ANEXO ivas ao ato de eliminação, não sendo

obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de

Nacional, para ciência de que a eliminação foi efetivada;

A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de

meio de processo que garanta a descaracterização dos documentos e que não possa ser revertido e obedecerá às normas em vigor

ados, não poderão ser descartados, devendo a instituição adotar medidas para garantir a sua preservação e acesso.

Pró

Art. 106 - A Comissão permanente de avaliação de documentos da instituição definirá e

regulamentará os procedimentos e os locais de guarda dos docume

Art. 107 – Cabe a todos os gestores e servidores da instituição zelar pelo cumpripresente norma e pela preservação e tratamento adequado dos documentos, responsabilidades.

Art. 108 - As situações não previstas nesta Norma Operacional, inclusive as decorrentes de caso fortuito ou de força maior, serão resolvidas Documentos desta Instituição, observada a legislação pertinente.

Art. 109 - Esta Norma Operacional entra em vigor nesta data revogando

contrário.


CAPÍTULO V

Das disposições finais e transitórias

A Comissão permanente de avaliação de documentos da instituição definirá e regulamentará os procedimentos e os locais de guarda dos documentos permanentes da instituição.

Cabe a todos os gestores e servidores da instituição zelar pelo cumpripresente norma e pela preservação e tratamento adequado dos documentos,

As situações não previstas nesta Norma Operacional, inclusive as decorrentes de caso fortuito ou de força maior, serão resolvidas com auxílio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos desta Instituição, observada a legislação pertinente.

Esta Norma Operacional entra em vigor nesta data revogando-se as disposições em

Roberto Gil Rodrigues Almeida

Reitor

Norma Operacional

nº 01/2017

A Comissão permanente de avaliação de documentos da instituição definirá e ntos permanentes da instituição.

Cabe a todos os gestores e servidores da instituição zelar pelo cumprimento da presente norma e pela preservação e tratamento adequado dos documentos, conforme suas

As situações não previstas nesta Norma Operacional, inclusive as decorrentes de caso com auxílio da Comissão Permanente de Avaliação de

se as disposições em

Pró

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO

(Incluir identificação da unidade de protocolo

Processo nº: XXXXX.XXXXXX/XXXXInteressado: (Incluir nome do interessado) À (Incluir nome da Unidade destinatária, quando for o caso) (Incluir texto com as demandas e/ou motivações do despacho)


ANEXO I

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO - REITORIA

Incluir identificação da unidade de protocolo

DESPACHO

XXXXX.XXXXXX/XXXX-XX (Incluir nome do interessado)

(Incluir nome da Unidade destinatária, quando for o caso)

(Incluir texto com as demandas e/ou motivações do despacho)

Incluir local e data do despacho

Carimbo e assinatura do autor Nome completo

Cargo

Norma Operacional

nº 01/2017

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E REITORIA

Incluir identificação da unidade de protocolo)

Incluir local e data do despacho

Pró



TERMO DE

Ao(s) xx dia(s) do mês de xxxxxxxxxvolume nº xx do processo nº seguida o volume nº xx. Assinatura do servidor: Matrícula:


ANEXO II

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO - REITORIA

Incluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

xxxxxxxxx do ano de xxxx, procedemos ao encerramento do

do processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx, das folhas xxx a xxx

Norma Operacional

nº 01/2017



, procedemos ao encerramento do xxx, abrindo-se em

Pró



TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Ao(s) xx dia(s) do mês de volume nº xx do processo nº Assinatura do Servidor: Matrícula:


ANEXO III

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E

TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO - REITORIAIncluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

dia(s) do mês de xxxxxxxxxx do ano de xxxx, procedemos a abertura do do processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx, que se inicia com a folha nº

Norma Operacional

nº 01/2017



, procedemos a abertura do , que se inicia com a folha nº xxx.

Pró



TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

Ao(s) xx dia(s) do mês de constante à(s) folha(s) nº(s) xxxxx.xxxxxx.xxxx/xx o(s) processo(s) nº(sxx. Assinatura do servidor: Matrícula:


ANEXO IV


TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO - REITORIAIncluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

dia(s) do mês de xxxxxxxxxx do ano de xxxx, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s) xxx, faço anexar ao presente processo nº

o(s) processo(s) nº(s) xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx e xxxxx.xxxxxx/xxxx

Norma Operacional

nº 01/2017



, atendendo ao despacho , faço anexar ao presente processo nº

xx e xxxxx.xxxxxx/xxxx-

Pró

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO (Incluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO Ao(s) xx dia(s) do mês de constante à(s) folha(s) nº(s) xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx o(s) processo(s) nº(s) Assinatura do servidor: Matrícula:


ANEXO V

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO - REITORIAIncluir identificação da unidade de protocolo)

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

dia(s) do mês de xxxxxxxxxx do ano de xxxx, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s) xxx, faço apensar ao presente processo nº

o(s) processo(s) nº(s) XXXXX.XXXXXX/XXXX-XX

Norma Operacional

nº 01/2017


, atendendo ao despacho , faço apensar ao presente processo nº

XX.

Pró

Ao(s) xx dia(s) do mês de constante à(s) folha(s) nº(s) XXX, faço desapensar do presente processo nº XXXXX.XXXXXX/XXXX-XXpassam a tramitar em separados. Assinatura do servidor: Matrícula:



ANEXO VI

TERMO DE DESAPENSAÇÃO

dia(s) do mês de xxxxxxxxxx do ano de xxxx, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s) XXX, faço desapensar do presente processo nº

XX o(s) processo(s) nº XXXXX.XXXXXX/XXXXpassam a tramitar em separados.


Norma Operacional

nº 01/2017

, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s) XXX, faço desapensar do presente processo nº

XXXXX.XXXXXX/XXXX-XX, que


Pró

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA TRIÂNGULO MINEIRO (Incluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE DESENTRANHAMENTO Ao(s) xx dia(s) do mês de constante à(s) folha(s) nº(s) xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx da(s) folha(s) nº(s) Assinatura do servidor: Matrícula:


ANEXO VII

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA TRIÂNGULO MINEIRO - REITORIAIncluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE DESENTRANHAMENTO

dia(s) do mês de xxxxxxxxxx do ano de xxxx, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s) xxx, faço o desentranhamento do presente processo nº

da(s) folha(s) nº(s) xxx a xxx, por motivo de xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Norma Operacional

nº 01/2017



, atendendo ao despacho , faço o desentranhamento do presente processo nº

xxxxxxxxxxxxxxxxxx.

Pró

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA TRIÂNGULO MINEIRO (Incluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE DESMEMBRAMENTO Ao(s) xx dia(s) do mês de constante à(s) folha(s) nº(s) xxx, faço o desmembramento do presente processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx da(s) folha(s) nº(s) xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx. Assinatura do servidor: Matrícula:


ANEXO VIII

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA TRIÂNGULO MINEIRO - REITORIAIncluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE DESMEMBRAMENTO

dia(s) do mês de xxxxxxxxxx do ano de xxxx, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s) xxx, faço o desmembramento do presente processo nº

da(s) folha(s) nº(s) xxx a xxx, para formação do processo nº

Norma Operacional

nº 01/2017



, atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s) xxx, faço o desmembramento do presente processo nº

, para formação do processo nº

Pró


TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO Ao(s) xx dia(s) do mês de processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxx Órgão ou entidade produtor (Interessado: Código de classificação / descritor / resumo do assunto: Número de folhas: Motivo da reconstituição: Assinatura do servidor: Matrícula:


ANEXO IX


TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO

Ao(s) xx dia(s) do mês de xxxxxxxxx do ano de xxxx, procedemos à reconstituição do processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx, que receberá o nº xxxxx.xxxxxx/xxxx

produtor (a) do processo:

Código de classificação / descritor / resumo do assunto:

Motivo da reconstituição:

Norma Operacional

nº 01/2017


xxxxxxxxx do ano de xxxx, procedemos à reconstituição do xx, que receberá o nº xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx.

Pró

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO (Incluir identificação da

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME Ao(s) XX dia(s) do mês de reconstituição do volume do processo nº Órgão ou entidade produtorInteressado: Código de classificação / descritor / resumo do assunto: Número de folhas: Motivo da reconstituição: Assinatura do servidor: Matrícula:


ANEXO X


TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME

dia(s) do mês de XXXXXXXXXXXX do ano de XXXXreconstituição do volume do processo nº XXXXX.XXXXXX/XXXX-XX.

Órgão ou entidade produtor (a) do processo:

Código de classificação / descritor / resumo do assunto:

Motivo da reconstituição:

Norma Operacional

nº 01/2017


XXXX, procedemos à

Pró

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO (Incluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE SUBSTITUIÇÃO DE CAPA

Ao(s) xx dia(s) do mês de capa deste volume, do processo nº danificada. As informações originais foram copiadas em sua totalidade para a nova capa.

Assinatura do servidor: Matrícula:


ANEXO XI


TERMO DE SUBSTITUIÇÃO DE CAPA

dia(s) do mês de xxxxxxxxxx do ano de xxxx, procedemos à substituição da capa deste volume, do processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx, devido a capa anterior estar danificada. As informações originais foram copiadas em sua totalidade para a nova

Norma Operacional

nº 01/2017


, procedemos à substituição da , devido a capa anterior estar

danificada. As informações originais foram copiadas em sua totalidade para a nova

Pró

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIATECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO (INDICAÇÃO DO SETOR/UNIDADE RESPONSÁVEL PELA REMESSA

BOLETIM DE REMESSA DE DOCUMENTOS Nº XX/XXXX

Nº DE ORDEM

1.

DATA DE REMESSA: DIA/MÊS/ANORESPONSÁVEL PELA REMESSA:

______________________________________ NOME E ASSINATURA DO REMETENTE

-----------------------------------------

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO (INDICAÇÃO DO SETOR/UNIDADE RESPONSÁVEL PELA REMESSA


Nº DE ORDEM

1.

DATA DE REMESSA: DIA/MÊS/ANORESPONSÁVEL PELA REMESSA:

_______________________________________ NOME E ASSINATURA DO REMETENTE


ANEXO XII

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIACNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO -

INDICAÇÃO DO SETOR/UNIDADE RESPONSÁVEL PELA REMESSA


DESCRIÇÃO ORIGEM

DATA DE REMESSA: DIA/MÊS/ANO DATA DE RECEBIMENTO: DIA/MÊS/ANORESPONSÁVEL PELA REMESSA: RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO:

_______________________________________ ___________________________________REMETENTE NOME E ASSINATURA DO

---------------------------------RECORTAR AQUI-----------------------------------------------

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E CNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO -

INDICAÇÃO DO SETOR/UNIDADE RESPONSÁVEL PELA REMESSA


DESCRIÇÃO

ORIGEM

DATA DE REMESSA: DIA/MÊS/ANO DATA DE RECEBIMENTO: DIA/MÊS/ANORESPONSÁVEL PELA REMESSA: RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO:

_______________________________________ ___________________________________REMETENTE NOME E ASSINATURA DO

Norma Operacional

nº 01/2017


INDICAÇÃO DO SETOR/UNIDADE RESPONSÁVEL PELA REMESSA)


DESTINO

DATA DE RECEBIMENTO: DIA/MÊS/ANO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO:

_____________________ NOME E ASSINATURA DO RECEBEDOR

---------------------------


INDICAÇÃO DO SETOR/UNIDADE RESPONSÁVEL PELA REMESSA)


DESTINO

DATA DE RECEBIMENTO: DIA/MÊS/ANO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO:

_____________________ NOME E ASSINATURA DO RECEBEDOR

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Pró-

TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO

ÓRGÃO/ENTIDADE:

CÓDIGO DE INDEXAÇÃO:

GRAU DE SIGILO:

CATEGORIA:

TIPO DE DOCUMENTO:

DATA DE PRODUÇÃO:

FUNDAMENTO LEGAL PARA CLASSIFICAÇÃO:

RAZÕES PARA A CLASSIFICAÇÃO:(idêntico ao grau de sigilo do documento)

PRAZO DA RESTRIÇÃO DE ACESSO:

DATA DE CLASSIFICAÇÃO:

Nome: Cargo: Assinatura:

Nome: Cargo: Assinatura:

-Reitoria de Administração Operacional

ANEXO XIV

TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO

FUNDAMENTO LEGAL PARA CLASSIFICAÇÃO:

RAZÕES PARA A CLASSIFICAÇÃO: (idêntico ao grau de sigilo do documento)

PRAZO DA RESTRIÇÃO DE ACESSO:

DATA DE CLASSIFICAÇÃO:

AUTORIDADE CLASSIFICADORA

AUTORIDADE RATIFICADORA (quando aplicável)

Norma Operacional

nº 01/2017

Pró-

DESCLASSIFICAÇÃO em ____/____/________(quando aplicável) Nome: Cargo: Assinatura:

RECLASSIFICAÇÃO em ____/____/_________(quando aplicável) Nome: Cargo: Assinatura:

REDUÇÃO DE PRAZO em ____/____/_______(quando aplicável) Nome: Cargo: Assinatura:

PRORROGAÇÃO DE PRAZO em ___/ ____/_____(quando aplicável) Nome: Cargo: Assinatura:


DESCLASSIFICAÇÃO em ____/____/________

RECLASSIFICAÇÃO em ____/____/_________

em ____/____/_______

PRORROGAÇÃO DE PRAZO em ___/ ____/_____

Norma Operacional

nº 01/2017

Pró-

TERMO DE RESPONSABILIDADE REFERENTE AO ACESSO DE INFORMAÇÕES

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO (Incluir identificação da unidade por autorizar o acesso

LEI DE ACESSO A INFORMAÇÃO, Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012

NOME COMPLETO E SEM ABREVIATURA:RG:

Declaro, sob as penas da Lei, que é de minha inteira responsabilidade o acesso à cópia Do documento nº: ............................................, 7.724, de 16 de maio de 2012, abaixo transcrito, certifico que a utilização do referidodocumento tem como finalidade e destinação:(Descrever a finalidade para qual o documento será utilizado

Art. 61. O acesso à informação pessoal por terceiros será condicionado à assinatura de um termo de responsabilidade, que disporá sobre a finalidade e a destinação que fundamentaramsubmeterá o requerente. § 1º A utilização de informação pessoal por terceiros vinculadestinação que fundamentaram a autorização do acesso, vedada sua utilização de maneira diversa. § 2º Aquele que obtiver acesso as informações pessoais de terceiros será responsabilizado por seu uso indevido, na forma da lei. (Decreto 7724/2012)

Assinatura: (com firma reconhecida em cartório, se este documento for enviado por postagem).


ANEXO XV

TERMO DE RESPONSABILIDADE REFERENTE AO ACESSO DE INFORMAÇÕES PESSOAIS

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO - REITORIA Incluir identificação da unidade responsável

por autorizar o acesso)


NOME COMPLETO E SEM ABREVIATURA:

CPF:

Declaro, sob as penas da Lei, que é de minha inteira responsabilidade o acesso à cópia documento nº: ............................................, nos termos do art. 61, do Decreto n º

7.724, de 16 de maio de 2012, abaixo transcrito, certifico que a utilização do referidodocumento tem como finalidade e destinação: Descrever a finalidade para qual o documento será utilizado).

formação pessoal por terceiros será condicionado à assinatura de termo de responsabilidade, que disporá sobre a finalidade e a

destinação que fundamentaram sua autorização, sobre as obrigações a que se

A utilização de informação pessoal por terceiros vincula-se à finalidade e à fundamentaram a autorização do acesso, vedada sua utilização de

Aquele que obtiver acesso as informações pessoais de terceiros será seu uso indevido, na forma da lei. (Decreto 7724/2012)

Local e data

com firma reconhecida em cartório, se este documento for enviado por

Norma Operacional

nº 01/2017

TERMO DE RESPONSABILIDADE REFERENTE AO ACESSO DE INFORMAÇÕES

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO

responsável


Declaro, sob as penas da Lei, que é de minha inteira responsabilidade o acesso à cópia nos termos do art. 61, do Decreto n º

7.724, de 16 de maio de 2012, abaixo transcrito, certifico que a utilização do referido

formação pessoal por terceiros será condicionado à assinatura de

sua autorização, sobre as obrigações a que se

se à finalidade e à fundamentaram a autorização do acesso, vedada sua utilização de

Aquele que obtiver acesso as informações pessoais de terceiros será seu uso indevido, na forma da lei. (Decreto 7724/2012).

com firma reconhecida em cartório, se este documento for enviado por

Pró-

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO REITORIA(Incluir identificação da unidade de protocolo

TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO Ao(s) xx dia(s) do mês de presente processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxxnumeradas e xx volume(s). Tendo em vista (incluir motivo de encerramento do processo)do setor responsável pelo arquivamento) Nome: Matrícula: Assinatura e carimbo:


ANEXO XVI

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO

REITORIA Incluir identificação da unidade de protocolo)

TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO

dia(s) do mês de xxxxxxxxx de xxxx procedemos ao encerramento do xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx contendo xxx folhas rubricadas e

volume(s).

(incluir motivo de encerramento do processo), solicitamos à do setor responsável pelo arquivamento) o arquivamento do mesmo.

Norma Operacional

nº 01/2017

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO -

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procedemos ao encerramento do folhas rubricadas e

, solicitamos à (Indicação

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2010

-201

3

2009

-201

5

Pró

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO REITORIA(Incluir identificação da

SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO

À (identificação da Unidade de Arquivo) Ref: Processo xxxxx/xxxxxx/xxxx Venho requerer o desarquivamento do processo nº (descrever os motivos que levaram a autoridade a requerer o desarquivamento) Nome: Matrícula: Assinatura e Carimbo do servidor


ANEXO XVIII

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO REITORIA Incluir identificação da unidade de protocolo


À (identificação da Unidade de Arquivo)

Processo xxxxx/xxxxxx/xxxx-xx

Venho requerer o desarquivamento do processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxx-(descrever os motivos que levaram a autoridade a requerer o desarquivamento)

Assinatura e Carimbo do servidor

Norma Operacional

nº 01/2017

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO -

unidade de protocolo)


Local e data

-xx, por motivo de (descrever os motivos que levaram a autoridade a requerer o desarquivamento).

Pró

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIROREITORIA(Incluir identificação da unidade

SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTIMO DE PROCESSO

À (identificação da Unidade de Arquivo) Ref: processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxx Venho requerer o empréstimo do(s) processo(s) nº(s) xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx, por motivo de empréstimo). Responsável pelo pedido:Matrícula: Assinatura e Carimbo do servidor

Atendido em: Responsável pela retirada:Matrícula: Assinatura: Devolvido em: Responsável pelo recebimento:Matrícula: Assinatura: Caixa:


ANEXO XIX

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIROREITORIA Incluir identificação da unidade)

SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTIMO DE PROCESSO

À (identificação da Unidade de Arquivo)

processo nº xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx

Venho requerer o empréstimo do(s) processo(s) nº(s) xxxxx.xxxxxx/xxxx, por motivo de (incluir os motivos que levaram a solicitação do

Responsável pelo pedido:

Assinatura e Carimbo do servidor

Responsável pela retirada:

Responsável pelo recebimento:

Norma Operacional

nº 01/2017


Local e data

xxxxx.xxxxxx/xxxx-xx e (incluir os motivos que levaram a solicitação do

Pró


LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas) UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na listagem, acompanhado das siglas respe No caso de eliminação de documentos de órgãos/entidades extintos, indicar o nome do produtor(a)/acumulador(a) dos documentos.

CÓDIGO

REFERENTE À

CLASSIFICAÇÃO

DESCRITOR

DO CÓDIGO

MENSURAÇÃO TOTAL: (indicar, em metros lineares, o total dos documentos que serão eliminados) DATAS-LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)


ANEXO XX


LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ÓRGÃO/ENTIDADE: (indicar o nome do órgão/entidade, acompanhado das siglas respectivas)

UNIDADE/SETOR: (indicar o nome da unidade/setor que eliminará os documentos relacionados na listagem, acompanhado das siglas respectivas)

No caso de eliminação de documentos de órgãos/entidades extintos, indicar o nome do produtor (a)/acumulador(a) dos documentos.

ÓRGÃO/SETOR: (indicar as siglas) Listagem nº: (indicar nº / ano da listagem) Folha nº: (indicar nº da folha / nº da Listagem)

DATAS-LIMITE

UNIDADE DE

ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES E/OU

JUSTIFICATIVAS

QUANTIFIC

AÇÃO

ESPECIFI CAÇÃO

(indicar, em metros lineares, o total dos documentos que serão eliminados)

LIMITE GERAIS: (indicar, em anos, o período dos documentos que serão eliminados)

Norma Operacional

nº 01/2017



ÓRGÃO/SETOR: (indicar as siglas)

Listagem nº: (indicar nº / ano da listagem)

Folha nº: (indicar nº da folha / nº total de folhas da Listagem)

OBSERVAÇÕES E/OU

JUSTIFICATIVAS

Pró

(O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de aprovação das contas pelos Tribunais de Contas.)

Conta(s) do(s) exercício(s) de:

LOCAL/DATA

RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO

LOCAL/DATA PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

LOCAL/DATA: _______ AUTORIZAÇÃO:

TITULAR DA INSTITUIÇÃO ARQUIVÍSTICA PÚBLDE COMPETÊNCIA


(O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de aprovação das contas pelos Tribunais de Contas.)

Conta(s) do(s) exercício(s) de: Conta(s) aprovada(s)

pelo Tribunal de Contas em:

Publicação no Diário Oficial (data, seção,

LOCAL/DATA

PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

LOCAL/DATA AUTORIDADE DOÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM COMPETE APROVAR

ÃO ARQUIVÍSTICA PÚBLICA, NA ESPECÍFICA E

Norma Operacional

nº 01/2017

(O quadro abaixo somente deverá ser preenchido quando for necessário, isto é, quando os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de

Publicação no Diário Oficial (data, seção,

página)

AUTORIDADE DO ÓRGÃO/ENTIDADE A QUEM COMPETE APROVAR

ICA, NA ESPECÍFICA ESFERA

Pró


EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº O (A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado(a) pela Portaria nº (indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de designação)no (indicar o nome do periódico oficial ou do boletim interno do órgão/entidade)(indicar dia, mês e ano da publicação)Documentos n° (indicar o nº / ano da listagem)o nome da instituição arquivística pública)autorizou a eliminação), faz saber a quem possa interessar que a partir do prazo para a efetivação da eliminação, escrevendo por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente deste Edital no (indicar o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo de divulgação local), se não houver oposição, oeliminação) eliminará (indicar a mensuração total)as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a serem eliminados), do período de do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante petição dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos donome do (a) órgão/entidade)processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo. Local e data. Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.


ANEXO XXI


EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº

(A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado(indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de designação)

(indicar o nome do periódico oficial ou do boletim interno do órgão/entidade)(indicar dia, mês e ano da publicação), de acordo com a Listagem de Eliminação de

ar o nº / ano da listagem), autorizada pelo (a) titular doo nome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento que

, faz saber a quem possa interessar que a partir do a efetivação da eliminação, escrevendo por extenso, entre parênteses, o

número ordinal correspondente – 30º a 45º) dia subsequente a data de publicação (indicar o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo

, se não houver oposição, o (a) (indicar o responsável pela (indicar a mensuração total) dos documentos relativos a

as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a , do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a) (

do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do

(a) órgão/entidade), a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.

assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de

Norma Operacional

nº 01/2017



EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº XX/XXXX

(A) Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado (indicar o nº / dia, mês e ano da portaria de designação), publicada

(indicar o nome do periódico oficial ou do boletim interno do órgão/entidade), de , de acordo com a Listagem de Eliminação de

(a) titular do (a) (indicar (indicar o documento que

, faz saber a quem possa interessar que a partir do (indicar o a efetivação da eliminação, escrevendo por extenso, entre parênteses, o

dia subsequente a data de publicação (indicar o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do veículo

(indicar o responsável pela dos documentos relativos a (indicar

as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a , do(a) (indicar o nome

do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos a serem

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas e mediante Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do (a) (indicar o

, a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.

assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de

Pró


TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Aos XX dias do mês de órgão/entidade responsável pela eliminação)de Eliminação de Documentos nº nome da instituição arquivística pública)autorizou a eliminação) e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº XX/XXXX, publicado no (indicar o nome do periódico oficial ou, na veículo de divulgação local)eliminação de (indicar a mensuração total)referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos serem eliminados), do período de do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram eliminados). Local e data. Nome, assinatura e cargo do responsável acompanhar a eliminação. Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.


ANEXO XXII


TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

dias do mês de XXXXXXXXX do ano de XXXX, o a) (indicar o nome do órgão/entidade responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da Listagem de Eliminação de Documentos nº XX/XXXX, aprovada pelo(a) titularnome da instituição arquivística pública), por intermédio do (indicar o documento que

e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº indicar o nome do periódico oficial ou, na ausência dele, o do

veículo de divulgação local), de (indicar a data de publicação do edital)(indicar a mensuração total) dos documentos relativos a

referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos , do período de (indicar as datas-limite gerais), do(a)

do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram

Nome, assinatura e cargo do responsável designado para supervisionar e acompanhar a eliminação.

Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de

Norma Operacional

nº 01/2017



(indicar o nome do , de acordo com o que consta da Listagem , aprovada pelo(a) titular do(a) (indicar o

(indicar o documento que e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº

ausência dele, o do (indicar a data de publicação do edital), procedeu à

dos documentos relativos a (indicar as referências gerais dos descritores dos códigos de classificação dos documentos a

, do(a) (indicar o nome do(a) órgão/entidade produtor(a) ou acumulador(a) dos documentos que foram

designado para supervisionar e

Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de

norma pró -reitoria de administração operacional nº...

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