Índice - ceagespativo fixo ou ativo imobilizado são denominações dadas aos bens móveis e...

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BENS DO ATIVO FIXO E INSERVÍVEIS

RD N°: 01

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NP-AD-013

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CONTROLE DE REVISÕES REVISÃO ALTERAÇÕES DATA DA REVISÃO ELABORADO

01 Padronização cf. NP-AD-001 e atualização dos procedimentos unificando a AD-006 na presente Norma. 13/11/2006 O&M

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ÁREA RESPONSÁVEL

NP-AD-013 - Bens do Ativo Fixo e Inservíveis

Índice: 1 DO OBJETIVO..................................................................................................................................................3 2 DA ÁREA DE APLICAÇÃO ..............................................................................................................................3

3 DAS DEFINIÇÕES............................................................................................................................................3 3.1 DOS CONCEITOS ........................................................................................................................................3 3.2 DAS SIGLAS .................................................................................................................................................3 3.3 DOS BENS IMOBILIZADOS .........................................................................................................................4

3.3.1 Da Aquisição ........................................................................................................................................4 3.3.2 Da movimentação ................................................................................................................................4 3.3.3 Da Depreciação ...................................................................................................................................4 3.3.4 Do Conserto .........................................................................................................................................4 3.3.5 Do Furto e do Roubo............................................................................................................................4 3.3.6 Da Baixa...............................................................................................................................................4 3.3.7 Da caixa e/ou quadro de ferramentas..................................................................................................4 3.3.8 Dos Bens Excedentes, Inservíveis, obsoletos e das sucatas..............................................................5 3.3.9 Do inventário de bens imobilizados .....................................................................................................5

4 DA DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS........................................................................................................5 4.1 PARA O CADASTRO DE BENS PATRIMONIAIS ........................................................................................5

4.1.1 Aquisições na Matriz ............................................................................................................................5 4.1.2 Aquisições nas Unidades.....................................................................................................................5

4.2 PARA A MOVIMENTAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS ...............................................................................6 4.2.1 Na Matriz..............................................................................................................................................6 4.2.2 Nas Unidades.......................................................................................................................................7

4.3 PARA A ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO DE ATIVO FIXO.........................................................................8 4.4 DA DEPRECIAÇÃO ......................................................................................................................................8

4.4.1 Dos Critérios da Depreciação ..............................................................................................................8 4.4.2 Da Determinação dos Valores da Depreciação...................................................................................8 4.4.3 Dos Cálculos ........................................................................................................................................9 4.4.4 Da Aceleração da Depreciação ...........................................................................................................9

4.5 PARA O CONSERTO DE BENS PATRIMONIAIS........................................................................................9 4.5.1 Na Matriz..............................................................................................................................................9 4.5.2 Nas Unidades.......................................................................................................................................10

4.6 PARA REGISTRAR O FURTO E O ROUBO DE BENS PATRIMONIAIS ....................................................12 4.7 PARA A BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS EXCEDENTES, INSERVÍVEIS, OBSOLETOS E SUCATAS ..12 4.8 PARA O CONTROLE DA CAIXA E/OU QUADRO DE FERRAMENTAS .....................................................12 4.9 PARA A VENDA DE BENS EXCEDENTES, INSERVÍVEIS, OBSOLETOS E SUCATAS............................13 4.10 PARA A DOAÇÃO DE BENS EXCEDENTES, INSERVÍVEIS, OBSOLETOS E SUCATAS ........................15 4.11 PARA O INVENTÁRIO DE BENS PATRIMONIAIS ......................................................................................15

5 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS ..........................................................................................................................16

6 DOS ANEXOS ..................................................................................................................................................17 6.1 DA RELAÇÃO DE FERRAMENTAS .............................................................................................................17 6.2 FORMULÁRIOS ............................................................................................................................................18

6.2.1 M.A.F. - Movimentação de Bens do Ativo Fixo – OM-M-068...............................................................18 6.2.2 Nota Fiscal – OM-N-014 - (Modelo – Unidade de Ribeirão Preto) ......................................................19

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6.2.3 Pedido de Manutenção Externa – OM-P-022 ......................................................................................20 6.2.4 Nota Fiscal - Cód. 01.28.031 – OM-N-166 – (Matriz) ..........................................................................21 6.2.5 Relação de Ferramentas – Caixa e/ou Quadro – OM-R-041 ..............................................................22 6.2.6 Movimentação de Bens e Atualização do Cadastro de Ativo Fixo – OM-M-044 .................................23

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A Diretoria da CEAGESP - COMPANHIA DE ENTREPOSTOS E ARMAZÉNS GERAIS DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições estatutárias e regulamentares, resolve:

1 DO OBJETIVO Estabelecer procedimentos e responsabilidades para regulamentar o controle físico e contábil dos bens do Ativo Fixo, bem como regulamentar a destinação, venda ou doação de excedentes, inservíveis, obsoletos e sucatas.

2 DA ÁREA DE APLICAÇÃO Esta Norma se aplica a todas as áreas e Unidades da CEAGESP.

3 DAS DEFINIÇÕES

3.1 DOS CONCEITOS 1. Bem é todo valor que representa algo para a vida humana, de ordem material ou imaterial.

Juridicamente, bem é tudo aquilo que é de propriedade de alguém, ou que é apto a constituir o seu patrimônio. Patrimônio é, assim, o conjunto de bens.

2. Ativo Fixo ou Ativo Imobilizado são denominações dadas aos bens móveis e imóveis de uma empresa.

3. Para ser contabilizado como bem de ativo fixo, o custo unitário deverá ser superior a R$326,61 (Trezentos e Vinte e Seis Reais e Sessenta e Um Centavos) e vida útil maior que um ano. (Art. 301 RIR/1999).

4. Ao bem do Ativo Fixo da CEAGESP será atribuído um número de identificação denominado Chapa Patrimonial que o acompanhará durante todo o período em que permanecer na Empresa.

5. Inventário do Ativo Fixo é o levantamento individuado e completo dos bens móveis e imóveis da Empresa.

6. O custo decorrente do desgaste ou da obsolescência dos Ativos Imobilizados é denominado Depreciação, cujos valores são apurados por meio de cálculos contábeis utilizando-se de índices determinados por Lei.

7. Os bens com características de Ativo Fixo e com valor abaixo do indicado no item 3 acima serão chapeados e controlados fisicamente da mesma forma que os bens ativados. Mesmo tendo sido contabilmente classificados como despesa são, de fato e de direito, bens da Empresa e devem ser inventariados. No Sistema Informatizado para controle do Ativo Fixo da CEAGESP estes bens serão registrados com os seguintes parâmetros: valor de R$ 0,01 e condição “não calcula depreciação”.

3.2 DAS SIGLAS a) CONSAD – Conselho Administrativo b) AUDIN – Assessoria de Auditoria Interna c) CPL – Comissão Permanente de Licitações d) DIAFI – Diretoria Administrativa e Financeira e) DEFIN – Departamento Financeiro f) DECON – Departamento de Controladoria g) DETIN – Departamento de Tecnologia da Informação h) DEMAN – Departamento de Engenharia e Manutenção i) SEFIP – Seção Fiscal e Patrimonial

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j) SETES – Seção de Tesouraria k) SEACC – Seção de Escrituração, Análise Contábil, Custos e Orçamento l) SESES – Seção de Suprimentos, Expediente e Serviços m) SESEG – Seção de Segurança Operacional e Patrimonial n) CP – Chapa Patrimonial

3.3 DOS BENS IMOBILIZADOS

3.3.1 Da Aquisição 1. A aquisição de um bem do Ativo Fixo terá a sua entrada registrada no DECON/SEFIP e

ficará vinculado ao centro de custo da área solicitante ou adquirente.

2. O DECON, por meio da SEFIP, é o órgão responsável pelos registros referentes ao Ativo Fixo da CEAGESP devendo manter as respectivas informações devidamente atualizadas.

3.3.2 Da movimentação É permitida quando necessária a transferência física de um bem patrimonial, sendo obrigatória a formalização desta transferência junto à SEFIP pela área cedente e pela área que receber o bem.

3.3.3 Da Depreciação Em termos contábeis, a depreciação representa o desgaste de bens físicos registrados no Ativo Fixo pelo uso, por causas naturais ou por obsolescência.

3.3.4 Do Conserto O conserto de um bem imobilizado será processado pelo DEMAN em geral, pelo DETIN quando se tratar de equipamentos de informática ou pela SESES, quando necessário o encaminhamento para assistência técnica especializada.

3.3.5 Do Furto e do Roubo O furto, o roubo ou o desaparecimento de um bem imobilizado deverá ser registrado na SESEG pela área e/ou Unidade responsável por meio de Boletim Interno de Ocorrência.

3.3.6 Da Baixa 1. Um bem patrimonial será baixado contabilmente pela quebra, furto ou doação, bem como

aqueles considerados excedentes, inservíveis, obsoletos ou sucatas.

2. O estado geral de um bem deverá ser avaliado, de acordo com as características próprias, pela área técnica respectiva.

3. A baixa patrimonial de um bem furtado, ou roubado se dará somente por meio do registro em Boletim de Ocorrência.

3.3.7 Da caixa e/ou quadro de ferramentas A Caixa e/ou Quadro de Ferramentas é composto por ferramentas não imobilizadas individualmente e que são utilizadas na execução das atividades pertinentes às áreas específicas e Unidades da CEAGESP.

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3.3.8 Dos Bens Excedentes, Inservíveis, obsoletos e das sucatas 1. Excedente é o bem que mesmo apresentando boas condições de uso seja considerado

como sobra ou sem previsão de aproveitamento; aquele que não venha a ter utilização após 12 (doze) meses, excluídos os de utilização cíclica; aquele que está em estoque há mais de 2 (dois) anos sem movimentação.

2. Inservível é o bem que não tem mais utilização em nenhuma área da Empresa.

3. Obsoleto é o bem patrimonial que, pela evolução científica e tecnológica, seja considerado ultrapassado e caia em desuso. Ocorre com maior freqüência nos bens de informática.

4. Sucata é, a juízo de quem o arrola e examina, o bem e/ou material em mau estado de conservação ou aquele inútil para os fins a que se destinava, bem como as partes remanescentes e sem reaproveitamento advindas de um bem imobilizado. Serão considerados como sucata os retalhos de chaparias, cacos de vidro, aparas de papel, ferro velho e peças metálicas inutilizadas pelo uso, desgaste ou oxidação. As sucatas serão apresentadas com especificação de tipo podendo ser sucata de chaparia, de ferro, de cobre, de alumínio e de outras origens e o peso aproximado.

3.3.9 Do inventário de bens imobilizados O inventário dos bens imobilizados é o levantamento físico de todos os itens do ativo fixo de cada centro de custo da CEAGESP.

4 DA DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS

4.1 PARA O CADASTRO DE BENS PATRIMONIAIS

4.1.1 Aquisições na Matriz 1. O DEFIN/SETES, ao receber a Nota Fiscal para pagamento pela aquisição de um Ativo

Imobilizado, deverá encaminhar a via original ao DECON/SEFIP.

2. A SEFIP, de posse da Nota Fiscal, deverá criar uma plaqueta de identificação denominada CP - Chapa Patrimonial na qual será gravado o número cadastral do bem.

3. De posse do número de CP, a SEFIP deverá transcrevê-lo na respectiva Nota Fiscal providenciando, na seqüência, a inclusão do bem imobilizado no Cadastro de Ativo Fixo da CEAGESP com as seguintes informações:

a) Dados da Nota Fiscal: fornecedor, descrição, marca, modelo e capacidade do bem; b) CP - Chapa Patrimonial atribuída ao bem; c) Centro de Custo solicitante do bem e no qual este ficará vinculado; d) Critérios pré-determinados para o cálculo da depreciação.

4. A SEFIP, após o cadastramento do bem, deverá providenciar a colocação da CP no respectivo bem, em local de fácil visualização, certificando-se de que a mesma esteja devidamente presa.

4.1.2 Aquisições nas Unidades 1. A Unidade deverá encaminhar a Nota Fiscal de aquisição de um Ativo Imobilizado ao DEFIN

para as providências de pagamento e este, posteriormente, a encaminhará ao DECON/SEFIP.

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2. A SEFIP, de posse da Nota Fiscal, deverá criar uma plaqueta de identificação denominada CP - Chapa Patrimonial na qual será gravado o número cadastral do bem.

3. De posse do número de CP, a SEFIP deverá transcrevê-lo na respectiva Nota Fiscal providenciando, na seqüência, a inclusão do bem imobilizado no Cadastro de Ativo Fixo da CEAGESP com as seguintes informações: a) Dados da Nota Fiscal: fornecedor, descrição, marca, modelo e capacidade do bem; b) CP - Chapa Patrimonial atribuída ao bem; c) Centro de Custo solicitante do bem e no qual este ficará vinculado; d) Critérios pré-determinados para o cálculo da depreciação.

4. A SEFIP, após o cadastramento do item, encaminhará a CP via malote à Unidade e o responsável providenciará a colocação da plaqueta no respectivo bem, em local de fácil visualização, certificando-se de que a mesma esteja devidamente presa.

5. A Unidade poderá enviar, ao DECON/SEFIP, via FAX, a Nota Fiscal de aquisição de um bem para que seja adiantado a criação e o envio da plaqueta à respectiva Unidade, bem como a inclusão do novo bem no cadastro de Ativo Fixo da CEAGESP.

4.2 PARA A MOVIMENTAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS

4.2.1 Na Matriz

1. As áreas interessadas na movimentação e/ou transferência de um bem imobilizado deverão formalizá-la junto à SEFIP por meio da Ferramenta “Automação de Processos”, disponível na Intranet da CEAGESP, na qual deverão ser registradas as seguintes informações: a) número da CP do bem; b) descrição do bem do Ativo Fixo; c) data da movimentação; d) centro de custo de origem; e) centro de custo de destino; f) autorizações dos responsáveis (procedimento automático em determinadas fases do

processo); g) data do retorno se for o caso.

2. Verificada a impossibilidade de utilizar o recurso informatizado para a movimentação de bens patrimoniais, as áreas interessadas deverão fazê-lo por meio do formulário M.A.F. – Movimentação de Bens do Ativo Fixo – OM-M-068 (ver 6.2.1) disponível na Intranet da CEAGESP.

3. A formalização da transferência de um bem patrimonial nos termos do parágrafo anterior deverá ser realizada com a emissão de 3 (três) vias do formulário M.A.F. em cujos campos origem e destino deverão constar o carimbo e a assinatura dos seus responsáveis.

4. O arquivamento e/ou encaminhamento do formulário M.A.F. será como o descrito abaixo: a) Uma via ficará arquivada na área cedente do bem do ativo fixo; b) Uma via ficará arquivada na área que recebeu o bem patrimonial; c) Uma via deverá ser encaminhada à SEFIP para os procedimentos de transferência do

bem junto ao cadastro de Ativo Fixo da CEAGESP.

5. A área que verificar a existência de um bem patrimonial sem utilização ou aproveitamento deverá colocá-lo à disposição da SEFIP, solicitando a retirada do bem ativo fixo de sua área

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e do seu centro de custo. A SEFIP verificará com o departamento competente (DEMAN ou DETIN) se o bem pode ser reutilizado ou se deve ser baixado. Ao tomar ciência do parecer do departamento competente, a SEFIP transferirá o bem para:

a) Centro de Custo 157 – Bens do Ativo Fixo Aguardando Destino, quando o parecer técnico concluir que o bem pode ser reutilizado;

b) Centro de Custo 158 – Bens do Ativo Fixo Aguardando Baixa, quando o parecer técnico concluir que o bem deve ser baixado;

c) Centro de Custo 159 – Bens do Ativo Fixo Baixados, quando finalizar os procedimentos de avaliação e baixa do bem.

4.2.2 Nas Unidades

1. A Unidade, quando verificada a necessidade de transferir um bem imobilizado para outra Unidade ou para a Matriz, deverá, obrigatoriamente, emitir a Nota Fiscal de Transferência – OM-N-014 (ver 6.2.2) com as seguintes informações: a) descrição completa do bem; b) número de série; c) marca e modelo; d) capacidade, etc; e) número da Chapa Patrimonial; f) valor unitário aproximado.

2. A emissão de Nota Fiscal para a transferência de um bem imobilizado nas Unidades deverá ainda observar as seguintes instruções de preenchimento: a) Transferência para empréstimo - com retorno:

– no campo Natureza da Operação a Unidade deverá informar “5.552 – Transferência de Ativo Fixo”.

– no campo Dados Adicionais da Nota Fiscal a Unidade deverá informar: “Transferência para empréstimo com retorno” e “Isento do ICMS conforme Artº 7º - Inciso XIV do RICMS do Decreto nº 45.490/2000”.

b) Transferência para outra Unidade - sem retorno:


– no campo Dados Adicionais da Nota Fiscal a Unidade deverá informar “Saída sem retorno por motivo de transferência” e “Isento do ICMS conforme Artº 7º - Inciso XIV do RICMS do Decreto nº 45.490/2000”.

3. Na seqüência e de posse da Nota Fiscal a Unidade deverá acionar os serviços de uma transportadora para realizar o transporte do bem até a outra Unidade ou até a Matriz da CEAGESP.

4. A Unidade, quando verificada a demora no retorno de um bem encaminhado para empréstimo, deverá cobrar a devolução do mesmo por escrito, com cópia à SEFIP.

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4.3 PARA A ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO DE ATIVO FIXO 1. Todas as Unidades deverão encaminhar, mensalmente, à SEFIP (caso ocorra

movimentação), no primeiro malote do mês, o formulário Movimentação de Bens e Atualização do Cadastro do Ativo Fixo – OM-M-044 (ver 6.2.6), cuja finalidade é relacionar todas as entradas e saídas de bens ocorridas no mês, inclusive as remessas a terceiros por qualquer motivo.

2. O formulário Movimentação de Bens e Atualização do Cadastro do Ativo Fixo deverá ser, obrigatoriamente, emitido com as informações assinaladas abaixo e com base no talonário de Notas Fiscais e no Livro de Entradas da Unidade: a) Nº seqüencial do item; b) Chapa Patrimonial do bem; c) Descrição do bem; d) Área ou Unidade para o qual o bem foi encaminhado; e) Área ou Unidade da qual o bem foi recebido; f) Motivo da movimentação; g) Nº da Nota Fiscal de transferência e data; h) Data da emissão do formulário; i) Assinatura do responsável pela Unidade.

3. A Unidade deverá emitir o formulário Movimentação de Bens e Atualização do Cadastro do Ativo Fixo em duas vias e encaminhá-lo conforme segue: a) 1ª via: à SEFIP juntamente com uma via da Nota Fiscal que deu origem à

movimentação do bem; b) 2ª via: para arquivo da Unidade juntamente com os demais documentos que indicaram

a movimentação do bem.

4. A emissão do formulário Movimentação de Bens e Atualização do Cadastro do Ativo Fixo será obrigatória no mês em que ocorrer movimentação de bens patrimoniais na Unidade.

5. Verificada a necessidade de informações complementares sobre determinado bem patrimonial, a Unidade poderá utilizar o verso do formulário indicando o respectivo número seqüencial e Chapa Patrimonial.

4.4 DA DEPRECIAÇÃO

4.4.1 Dos Critérios da Depreciação A Depreciação deverá obedecer aos critérios determinados pela Legislação, que define um período de vida útil para cada tipo de bem. Os critérios para depreciação são os seguintes: a) Imóveis: 50 anos (2% aa); b) Máquinas e Equipamentos: 10 anos (10% aa); c) Móveis e Utensílios: 10 anos (10% aa); d) Veículos: 5 anos (20% aa); e) Terrenos: não são depreciáveis.

4.4.2 Da Determinação dos Valores da Depreciação São necessários os seguintes elementos para determinar o valor da depreciação mensal ou anual:

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a) Valor do bem: valor contábil do bem a ser depreciado, composto pelo valor da aquisição mais incorporações e atualizações monetárias;

b) Vida útil estimada: variável, conforme indicado no item 4.4.1; c) Taxa de depreciação: obtida através de uma operação matemática: toma-se o indicador

100 e divide-se pelos anos de vida útil do bem, obtendo sua taxa anual de depreciação; dividir por 12 meses para obter a taxa mensal.

4.4.3 Dos Cálculos Os cálculos mensais referentes à depreciação dos itens constantes do Ativo Fixo da CEAGESP serão realizados por sistema informatizado, por meio de lançamentos específicos, efetuados pela SEFIP cujos valores serão contabilizados pela SEACC.

4.4.4 Da Aceleração da Depreciação A taxa de depreciação poderá ser aumentada, caso seja conveniente à Empresa, sempre que um bem estiver sendo utilizado em mais de um turno de trabalho.

4.5 PARA O CONSERTO DE BENS PATRIMONIAIS

4.5.1 Na Matriz

1. A área responsável por um Ativo Fixo que requerer conserto e/ou manutenção, considerando o tipo de bem e/ou reparo, deverá solicitar providências junto às seguintes áreas: a) DEMAN: quando se tratar de reparos que podem ser realizados por este

departamento; b) SESES: quando se tratar de reparos que necessitem de assistência técnica

especializada externa; c) DETIN: quando se tratar de reparos em equipamentos de informática.

2. Os procedimentos na Matriz para solicitação de conserto e/ou manutenção interna, alínea “a” acima, estão descritos na Norma NP-OP-028 – Manutenção Mecânica, Elétrica e Civil.

3. Tratando-se de manutenção externa, alínea “b” acima, o pedido para conserto de um Ativo Fixo deverá ser oficializado por meio do formulário PME – Pedido de Manutenção Externa – OM-P-022 (ver 6.2.3), encaminhado à SESES juntamente com o bem.

4. Os procedimentos para conserto e/ou manutenção de equipamentos de informática, alínea “c” acima, estão descritos na Norma AD-012 – Procedimentos para Uso de Equipamentos de Informática.

5. O DETIN deverá providenciar, quando necessário, o encaminhamento dos equipamentos de informática para assistência técnica especializada, solicitando à SESES, por meio de CI – Comunicação Interna, a emissão da Nota Fiscal que acompanhará o equipamento.

6. A SESES, de posse do PME ou da solicitação do DETIN, providenciará a emissão da Nota Fiscal - cód. 01.28.031 - OM-N-166 (ver 6.2.4) observando as instruções de preenchimento abaixo:

a) no campo Natureza da Operação a Unidade deverá informar “5.915 – Remessa de bem para conserto ou reparo”.

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b) no campo Dados Adicionais da Nota Fiscal a Unidade deverá informar “Remessa de bem para conserto com retorno” e “Isento do ICMS conforme Artº 7º - Inciso IX do RICMS do Decreto nº 45.490/2000”.

7. A SESES, em atendimento ao PME, deverá providenciar o orçamento para o conserto e o envio do bem à assistência técnica especializada juntamente com a Nota Fiscal.

8. Em se tratando de equipamentos de informática caberá ao DETIN o encaminhamento do bem à assistência técnica especializada juntamente com a Nota Fiscal.

9. Verificada, pelo DEMAN/DETIN internamente e pela SESES por meio da assistência técnica especializada, a impossibilidade de conserto do bem ou o valor incompatível com o reparo, a área solicitante deverá ser informada para os procedimentos de autorização e de baixa do bem patrimonial.

4.5.2 Nas Unidades

1. A Unidade que verificar a necessidade de conserto de um bem patrimonial na Matriz deverá providenciar o seu encaminhamento ao DEMAN, DETIN ou ainda à SESES, considerando o tipo de bem e o reparo a ser realizado.

2. A Unidade poderá encaminhar um bem diretamente para manutenção externa considerando o reparo a ser realizado, a urgência e a existência de assistência técnica especializada próxima da Unidade.

3. Para o envio de um bem para conserto, a Unidade deverá, obrigatoriamente, emitir a Nota Fiscal de Transferência - OM-N-014 (ver 6.2.2) com as seguintes informações:

a) descrição completa do bem; b) número de série; c) marca; d) capacidade, etc; e) número da Chapa Patrimonial; f) valor unitário aproximado.

4. A Unidade deverá ainda observar as instruções de preenchimento abaixo para a emissão de Nota Fiscal, de acordo com o encaminhamento que será realizado: a) Transferência para conserto “INTERNA – MATRIZ” com retorno:


– no campo Dados Adicionais da Nota Fiscal a Unidade deverá informar “Transferência para conserto com retorno” e “Isento do ICMS conforme Artº 7º - Inciso XIV do RICMS do Decreto nº 45.490/2000”.

b) Transferência para conserto “EXTERNA“ com retorno:

– no campo Natureza da Operação a Unidade deverá informar “5.915 – Remessa de bem para conserto ou reparo”.

– no campo Dados Adicionais da Nota Fiscal a Unidade deverá informar “Remessa de bem para conserto com retorno” e “Isento do ICMS conforme Artº 7º - Inciso IX do RICMS do Decreto nº 45.490/2000”.

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5. A Unidade, para transferir um bem patrimonial para conserto como “Transferência para conserto - INTERNA - MATRIZ”, deverá ainda preencher o PME – Pedido de Manutenção Externa – OM-P-022 (ver 6.2.3) que acompanhará o bem juntamente com a Nota Fiscal.

6. De posse da documentação acima a Unidade deverá acionar os serviços de uma transportadora para realizar o transporte do bem até a Matriz, especificamente nas seguintes áreas:

a) DEMAN: quando se tratar de reparos que podem ser realizados por este departamento;

b) SESES: quando se tratar de reparos que necessitem de assistência técnica especializada;

c) DETIN: quando se tratar de reparos em equipamentos de informática.

7. A SESES, em atendimento ao PME, deverá providenciar o orçamento para o conserto e o envio do bem à assistência técnica especializada juntamente com a Nota Fiscal emitida como “Transferência para conserto EXTERNA com retorno” nos seguintes termos: a) no campo Natureza da Operação a Unidade deverá informar “5.915 – Remessa de

bem para conserto ou reparo”. b) no campo Dados Adicionais da Nota Fiscal a Unidade deverá informar “Remessa de

bem para conserto com retorno” e “Isento do ICMS conforme Artº 7º - Inciso IX do RICMS do Decreto nº 45.490/2000”.

8. Após o conserto, a SESES, deverá providenciar o retorno do bem à Unidade solicitante com a emissão da Nota Fiscal - cód. 01.28.031 - OM-N-166 (ver 6.2.4) nos termos abaixo: a) no campo Natureza da Operação a Unidade deverá informar “5.552 – Transferência

de Ativo Fixo”. b) no campo Dados Adicionais da Nota Fiscal a Unidade deverá informar: “Transferência

de empréstimo com retorno” e “Isento do ICMS conforme Artº 7º - Inciso XIV do RICMS do Decreto nº 45.490/2000”.

9. Em se tratando de reparos realizados pelo DEMAN e pelo DETIN, estes departamentos, deverão encaminhar à SESES CI – Comunicação Interna, com 24 (vinte e quatro) horas de antecedência, no mínimo, solicitando a emissão da Nota Fiscal que acompanhará o bem de volta à Unidade.

10. O DEMAN e o DETIN deverão, obrigatoriamente, fornecer na CI - Comunicação Interna as seguintes informações para a emissão da Nota Fiscal: a) CNPJ e Inscrição Estadual da Unidade que solicitou o conserto; b) Endereço completo da Unidade, inclusive o CEP; c) Descrição completa do bem, inclusive marca, modelo, capacidade e peso; d) Chapa Patrimonial; e) Valor unitário aproximado.

11. A SESES, de posse da solicitação do DETIN ou DEMAN, providenciará a emissão da Nota Fiscal - cód. 01.28.031 - OM-N-166 (ver 6.2.4) observando as informações sobre o bem e as seguintes instruções de preenchimento:

a) No campo Natureza da Operação a SESES deverá informar “5.552 – Transferência de Ativo Fixo”.

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b) No campo Dados Adicionais da Nota Fiscal a SESES deverá informar “Isento do ICMS conforme Artº 7º - Inciso XIV do RICMS do Decreto nº 45.490/2000”.

12. O DEMAN e o DETIN deverão encaminhar o bem à SESES em embalagem apropriada para garantir a sua integridade durante o transporte cabendo à SESES acionar os serviços de uma transportadora para o retorno do bem à Unidade solicitante.

13. A Unidade deverá cobrar a devolução de um bem patrimonial encaminhado para conserto, por escrito, com cópia à SEFIP, quando verificar que o mesmo não retornou à Unidade dentro do prazo previsto.

4.6 PARA REGISTRAR O FURTO E O ROUBO DE BENS PATRIMONIAIS 1. Na Matriz: a área que verificar a ocorrência do furto ou roubo de um bem imobilizado deverá

acionar a SESEG para registrar o Boletim Interno de Ocorrência e quando o valor da aquisição for superior ao indicado no item 3 da seção 3.1, deverá, com o auxílio da SESEG, providenciar, com a maior brevidade possível, o Boletim de Ocorrência na Delegacia de Polícia mais próxima.

2. No Interior ou Litoral: a Unidade que verificar a ocorrência do furto ou roubo de um bem Imobilizado deverá providenciar, com a maior brevidade possível, o Boletim de Ocorrência junto à Delegacia mais próxima da Unidade.

3. A área ou Unidade responsável pelo bem deverá ainda, dentro das possibilidades, dar providências para a elucidação da ocorrência.

4. Os casos de furto ou roubo com arrombamento deverão ser encaminhados pela área e/ou Unidade ao órgão policial competente.

5. Após o registro do furto ou roubo, a área ou Unidade responsável pelo bem deverá encaminhar cópia do Boletim de Ocorrência juntamente com CI – Comunicação Interna comunicando o ocorrido e solicitando à SEFIP que proceda à baixa deste Ativo Imobilizado.

4.7 PARA A BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS EXCEDENTES, INSERVÍVEIS, OBSOLETOS E SUCATAS 1. Quando verificada a necessidade de baixa de um Ativo Fixo por inutilidade, o responsável

pela área e/ou Unidade deverá realizar uma avaliação do estado geral deste bem ou solicitar esta avaliação à área técnica da CEAGESP, de acordo com o tipo de bem.

2. O responsável pela área, quando Gerentes Regionais, Operacionais ou Chefes de Seção, de posse do relatório específico sobre a inutilidade do bem patrimonial, deverá encaminhá-lo ao Gerente do Departamento juntamente com a solicitação de baixa deste item no Cadastro de Ativo Imobilizado da CEAGESP.

3. Caberá aos Diretores, Gerentes de Departamento e/ou Coordenadores de Assessoria a solicitação de baixa de um bem patrimonial excedente, inservível ou obsoleto junto ao DECON/SEFIP.

4. A SEFIP, de posse da avaliação técnica, providenciará a baixa do bem e o encaminhará ao depósito de bens baixados para destinação, conforme itens 4.9 e 4.10.

4.8 PARA O CONTROLE DA CAIXA E/OU QUADRO DE FERRAMENTAS 1. A Caixa e/ou Quadro de Ferramentas é composto somente de ferramentas perecíveis, não

depreciáveis, cujo valor unitário não seja superior R$ 326,61 (trezentos e vinte e seis reais e

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sessenta e um centavos), ainda que o prazo de vida útil deste bem ultrapasse o período de 1 (um) ano, conforme Art. 301 do RIR/99.

2. Havendo alteração na legislação vigente, caberá à SEFIP a atualização do valor unitário das ferramentas integrantes da Caixa e/ou Quadro de Ferramentas.

3. As ferramentas que receberem CP, ou seja, aquelas imobilizadas individualmente integrando o Ativo Imobilizado da CEAGESP, não serão incluídas na Caixa e/ou Quadro de Ferramentas.

4. As áreas e/ou Unidades deverão relacionar anualmente, por ocasião do inventário físico do ativo fixo, as ferramentas não imobilizadas individualmente, constantes da Caixa e/ou Quadro de Ferramentas sob sua responsabilidade, no formulário Relação de Ferramentas – Caixa e/ou Quadro – OM-R-041 (ver 6.2.5), com as seguintes informações: a) Nome da área e/ou Unidade e respectivo Centro de Custo; b) Data da Relação; c) Número da Folha – seqüencial; d) Número do Item relacionado – seqüencial; e) Quantidade do Item; f) Descrição da Ferramenta; g) Estado da Ferramenta (novo / bom / regular / ruim / inservível).

5. O formulário Relação de Ferramentas – Caixa e/ou Quadro deverá ser emitido em duas vias as quais terão os seguintes encaminhamentos: a) 1 (uma) via deverá ser assinada pelos funcionários responsáveis pelas ferramentas

ficando arquivada na respectiva área e/ou Unidade; b) 1 (uma) via deverá ser encaminhadas à SEFIP juntamente com o inventário anual do

ativo fixo.

6. As novas ferramentas deverão ser registradas pela área e/ou Unidade imediatamente após a sua aquisição, mantendo atualizada a relação da Caixa e/ou Quadro de Ferramentas.

7. O empréstimo de ferramentas entre Unidades deverá ser evitado, mas se verificada tal necessidade, as Unidades interessantes deverão realizá-lo por meio de emissão de Nota Fiscal, conforme procedimentos estabelecidos na seção 4.2.2.

8. A Gerência da área, a Gerência Regional e a AUDIN serão responsáveis por comunicar à SEFIP qualquer irregularidade encontrada na Caixa e/ou Quadro de Ferramentas da área e/ ou Unidade. O estado geral das ferramentas, bem como possíveis faltas, deverá ser registrado em relatório específico para os procedimentos de baixa patrimonial. A SEFIP deverá fornecer à AUDIN, sempre que solicitado, uma cópia da Relação de Ferramentas para a conferência durante as auditorias.

9. A baixa de uma ferramenta integrante da Caixa e/ou Quadro de Ferramentas somente será realizada com a autorização já determinada no item 4.6.

4.9 PARA A VENDA DE BENS EXCEDENTES, INSERVÍVEIS, OBSOLETOS E SUCATAS 1. Os bens imobilizados deverão ser avaliados pela área técnica competente por solicitação da

área e/ou Unidade responsável garantindo o aproveitamento daqueles itens passíveis de conserto e cujo custo de recuperação compense o reparo. As Unidades deverão proceder ao arrolamento dos bens patrimoniais com o conhecimento e autorização do Departamento responsável na Matriz.

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2. O arrolamento dos bens imobilizados somente será realizado pelos Coordenadores de Assessoria, Gerentes de Departamento, Chefias de Seção, Gerente de Unidade ou pela AUDIN.

3. A área e/ou Unidade responsável pelo bem deverá manter os Ativos Fixos arrolados sob sua guarda, cuidar para que as características dos bens não sejam alteradas e aguardar as orientações da SEFIP.

4. A área e/ou Unidade também poderá arrolar as partes remanescentes e/ou sem reaproveitamento como sucata, encaminhando-as à SEFIP para a destinação final.

5. A área e/ou Unidade responsável por um bem imobilizado arrolado que pertencer ao estoque regular do almoxarifado deverá informar à SEFIP para providências junto à SESES.

6. A área e/ou Unidade responsável por um bem que esteja à disposição ou sem aproveitamento, independente do estado de conservação, poderá, de acordo com o seu tipo, enviá-lo ao DEMAN/DETIN com a finalidade de possível aproveitamento das partes consideradas reaproveitáveis.

7. O DEMAN/DETIN, ao receber um bem do ativo fixo para aproveitamento das partes, deverá solicitar à SEFIP a baixa deste item no cadastro do Ativo Imobilizado da CEAGESP.

8. O DEMAN/DETIN deverá disponibilizar à SESES as partes aproveitáveis que integram o estoque do almoxarifado enquanto que as outras partes deverão ser mantidas no estoque auxiliar das oficinas.

9. A área técnica competente deverá emitir relatório devidamente fundamentado quando verificada a impossibilidade de reaproveitamento de um bem imobilizado, encaminhando-o à SEFIP juntamente com a solicitação de baixa deste Ativo Fixo.

10. Considerando a destinação dos materiais e/ou bens excedentes, inservíveis, obsoletos e sucatas provenientes de Ativo Fixo, por meio de parecer conclusivo elaborado pelas áreas técnicas, o DECON poderá dar inicio ao processo de venda dos mesmos, solicitando primeiramente à SESES a abertura de processo administrativo para a guarda dos documentos pertinentes ao arrolamento destes materiais e/ou bens.

11. O DECON, por meio da SEFIP, deverá providenciar a formação de lotes dos materiais ou bens excedentes, inservíveis, obsoletos e sucatas disponibilizando-os para avaliação financeira a ser realizada no mercado.

12. De posse de 3 (três) avaliações financeiras obtidas no mercado, o DECON deverá elaborar PRD, conforme Norma NP-AD-030 - PRD - Elaboração e Encaminhamento, para leilão dos materiais, baseada na média das avaliações realizadas, providenciar a autuação da documentação no processo e submetê-lo à DIAFI para apreciação.

13. Estando de acordo, a DIAFI designará um leiloeiro dentre os integrantes da CPL e encaminhará a proposta de leilão dos bens excedentes, inservíveis, obsoletos e sucatas para aprovação da Diretoria Executiva, com homologação do CONSAD, ou, não havendo interesse, solicitará a anuência dos mesmos para efetivar a doação dos materiais às entidades filantrópicas legalmente constituídas, conforme estabelecido no item 4.10.

14. Uma vez aprovada a proposta, o processo será encaminhado à CPL para abertura de procedimento licitatório, na modalidade de Leilão Público, para a venda dos lotes de materiais e/ou bens excedentes, inservíveis, obsoletos e sucatas.

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15. A convocação para o Leilão deverá ser realizada com antecedência mínima de 15 (quinze) dias corridos, por edital resumido, publicado pela CEAGESP no Diário Oficial da União e em jornal diário local.

16. Caso o procedimento licitatório para Leilão dos lotes de materiais e/ou bens excedentes, inservíveis, obsoletos e sucatas resulte em deserta, o DECON/SEFIP poderá propor à DIAFI a doação dos mesmos à entidades filantrópicas legalmente constituídas, conforme estabelecido no item 4.10.

4.10 PARA A DOAÇÃO DE BENS EXCEDENTES, INSERVÍVEIS, OBSOLETOS E SUCATAS A doação de bens considerados excedentes, inservíveis, obsoletos e sucatas será realizada somente com a autorização da Diretoria Executiva e homologada pelo CONSAD, por meio do encaminhamento de PRD conforme estabelece a Norma. NP-AD-030 - PRD - Elaboração e Encaminhamento.

4.11 PARA O INVENTÁRIO DE BENS PATRIMONIAIS 1. Ao final do exercício fiscal, as Diretorias deverão designar um funcionário, que tenha bons

conhecimentos dos bens e de sua localização, como inventariante dos bens patrimoniais para cada Centro de Custo sob sua responsabilidade.

2. O DECON, por meio da SEFIP, encaminhará a cada Diretoria, Assessoria, Departamento, Seção e Unidade, após a designação do inventariante, uma relação dos bens patrimoniais vinculados a cada Centro de Custo.

3. O inventariante, de posse da relação de Inventário Físico do Ativo Fixo por Centro de Custo, procederá ao levantamento e conferência em confronto com os bens imobilizados existentes no local, bem como nas demais dependências destinadas a cada área e/ou Unidade.

4. Verificada a ausência da CP em confronto com a relação do Ativo Fixo e havendo absoluta segurança quanto à identificação deste bem, o inventariante deverá, solicitar à SEFIP a 2ª via desta CP por meio de CI – Comunicação Interna, de forma que esses casos estejam resolvidos até a finalização do Inventário.

5. Após a conferência, o inventariante deverá assinar o relatório Inventário Físico encaminhando-o ao DECON/SEFIP com os apontamentos verificados no levantamento físico dos bens, se for o caso.

6. A SEFIP, de posse do relatório inventariado, deverá atualizar o Cadastro de Ativo Fixo daquele Centro de Custo com os ajustes apontados pelo inventariante.

7. Após os ajustes necessários, de acordo com a relação encaminhada pelo inventariante, a SEFIP emitirá 2 (duas) vias do Relatório de Declaração de Itens e encaminhará a cada Centro de Custo para anuência do responsável.

8. O responsável pelo Centro de Custo deverá conhecer o Relatório de Declaração de Itens correspondente à área e/ou Unidade, apor a sua assinatura, devolver 1 (uma) via ao DECON/SEFIP e manter a outra via em arquivo próprio.

9. As informações constantes do Inventário Físico dos Bens Patrimoniais da CEAGESP são de inteira responsabilidade de: a) Na Matriz: Diretores, Coordenadores de Assessoria, Gerentes de Departamento e

Chefes de Seção b) Nas Unidades de Entrepostagem: Gerentes Operacionais;

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c) Nas Unidades Armazenadoras: Gerentes Regionais, Encarregados de Operações e Encarregados de Escritório.

5 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

1. Será considerada a transferência de um bem do Ativo Fixo de um Centro de Custo para outro somente se adotadas todas as providências de formalização determinadas por esta Norma.

2. Na falta de documentação que comprove a transferência de um bem do Ativo Fixo de um Centro de Custo para outro ou a baixa por inutilidade, será considerado, para efeito de responsabilização da chefia, o último Relatório de Declaração de Itens assinado pelo responsável.

3. A chefia da área, ao assumir esta função, deverá tomar conhecimento da relação de bens do Ativo Imobilizado sob sua responsabilidade confrontando o Relatório de Inventário Físico e os bens de Ativo Fixo existentes no local e nas demais dependências destinadas a cada área e/ou Unidade. Na ocorrência de qualquer divergência entre a relação e os bens encontrados no local, o DECON/SEFIP deverá ser, imediatamente, comunicado.

4. Esta Norma entra em vigência na data da sua aprovação revogando-se as disposições em contrário, especialmente a norma AD-006, cujos procedimentos estão contemplados na presente Norma.

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6 DOS ANEXOS

6.1 DA RELAÇÃO DE FERRAMENTAS As ferramentas que habitualmente integram a Caixa e/ou Quadro de Ferramentas são:

AGULHAS ESCOVAS NÍVEL ALAVANCAS ESMERIL ALFABETOS ESPÁTULA PÁ ALFANGE ESQUADRIA PÉ DE CABRA ALICATES ESQUADRO PEDRA DE AMOLAR AMANÇADOR DE REBOLO DE ESMER. 1 L ESTICADOR DE CORREIA PENDENTE DE LUZ ALMOTOLIAS ESTOJO PENEIRA ANCINHO EXTENSÃO PESOS ANDAIME PICARETA APARELHO DE LACRAR FACÃO PINÇA APLICADOR DE GÁS FERRO DE SOLDAR PINGADEIRA DE ÓLEO ARCO DE PUA FLANGEADOR PLAINA ARCO DE SERRA FOICE POLIA PF. ASPERSOR FORCA PONTEIROS AZEITEIRA FORMÕES PORTA TARRACHAS FUNIL PRUMOS BALDES PUNÇÃO BETUMEIRA INCHA PUNHOS ISOLADORES BICO DE SOLDA INSEPTO DE FENDA BOMBA DE ENGRAXAR RASPA DE FUZÍVEL BOTIJÃO DE GÁS JOGOS RASTELO BROCAS REBITADOR GAMELAS RÉGUA CABO DE MANIVELA GARFO REGULADOR CAÇAMBA GRAMPOS ROLO DE PINTURA CACHIMBO GRAXEIRA CAIXA PARA FERRAMENTA GRIFOS SACA FUZÍVEL CANETA DE CORTE GROSAS SACAPOLIA CARRETILHA GUIAS SARGENTO CARRINHO SERRA CARRIOLA LACRADOR SERROTE CAVADEIRA LAMPARINA SOLDADOR CAVALETE LANTERNA SOQUETE CHAVES LENÇOL PLÁSTICO SUTA CILINDRO LIMAS CINTEL LIMATÃO TALHA COLHER DE PEDREIRO LONAS TALHADEIRA COMPASSO TERMÔMETRO CONJUNTO MACACO TESOURA COSSINETE MAÇARICO TRADO COXINETE MACETE TRAVADEIRA CRUZETA MACHADINHO TRAVA PARA SERROTE MACHOS TRENA DESATADOR PARA MACHO MANÔMETRO TRIÂNGULO DESEMPENADEIRA MANDRIL TUBO FLEXÍVEL DIAMANTE PARA CORTAR VIDRO MARRETAS TURQUESA MARTELOS ENGRAXADEIRA MEDIDOR VARÃO COM ESCOVA DE AÇO ENROLADEIRA METRO VASADORES ENTALHADEIRA MOITÃO VENTUINHA ENXADA MORSA VERRUMA ENXADÃO MOTONINHA DE ÓLEO VIRA MACHO

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6.2 FORMULÁRIOS

6.2.1 M.A.F. - Movimentação de Bens do Ativo Fixo – OM-M-068

1 CONTROLE: 2 DATA:

MOVIMENTAÇÃO DE BENS DO ATIVO FIXO - M.A.F.

Nº 3 Nº PATRIMONIAL 4 DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO BEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 5 TOTAL DE ITENS TRANSFERIDOS

6 DEFINITIVO RETORNO EMPRÉSTIMO 7 DATA PROVÁVEL DO RETORNO

8 ORIGEM 9 DESTINO

SEÇÃO DEPARTAMENTO SEÇÃO DEPARTAMENTO

10 GESTOR CEDENTE CARIMBO / ASSINATURA

11 GESTOR RECEBEDOR ASSUMO INTEIRA RESPONSABILIDADE PELO(S) BEM(S) ACIMA RELACIONADO(S) E SOLICITO A INCLUSÃO DO(S) MESMO(S) NA RELAÇÃO DE BENS DESTE ÓRGÃO. CARIMBO / ASSINATURA

12 OBSERVAÇÕES

CAMPOS INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO 1. Número - Preenchimento da numeração sequencial, crescente, reiniciada a cada exercício. 2. Data - Dia, mês e ano da emissão do formulário. 3. No Patrimonial (Chapa Patrimonial) contido na Plaqueta de Identificação fixada no bem patrimonial objeto da solicitação. 4. Descrição sumária do Bem que está sendo transferido. 5. Total de itens transferidos conforme descritos no formulário. 6. Definitivo / Retorno / Empréstimo. No caso de empréstimo temporário, além de assinalar o quadrinho correspondente,

especificar a data do provável retorno no campo. Quando for retorno do Bem, preencher somente o quadrinho respectivo. 7. Data Provável do Retorno: Dia, mês e ano do provável retorno do Bem à Seção de origem. 8. Origem: Sigla da Seção de origem e nome do respectivo Departamento 9. Destino: Sigla da Seção de destino e nome do respectivo Departamento. 10. Gestor Cedente: Assinatura e carimbo ou nome do gestor cedente do Bem. 11. Gestor Recebedor: Assinatura e carimbo ou nome do gestor recebedor do Bem. 12. Observações: Informações complementares, se necessárias.

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6.2.2 Nota Fiscal – OM-N-014 - (Modelo – Unidade de Ribeirão Preto)

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6.2.3 Pedido de Manutenção Externa – OM-P-022

PEDIDO DE MANUTENÇÃO EXTERNA

DE: Nº

PARA: SEÇÃO DE SUPRIMENTOS, EXPEDIENTE E SERVIÇOS DATA:

SOLICITAMOS AS PROVIDÊNCIAS ABAIXO DESCRITAS POR NÃO TERMOS DISPONIBILIDADE PARA EXECUÇÃO ATRAVÉS DE RECURSOS PRÓPRIOS:

ASSUNTO:

OBS

________________________________ CHEFE DA SEÇÃO

_______________________________________________ GERENTE DE DEPTO / COORD. DE ASSESSORIA

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6.2.4 Nota Fiscal - Cód. 01.28.031 – OM-N-166 – (Matriz)

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6.2.5 Relação de Ferramentas – Caixa e/ou Quadro – OM-R-041

RELAÇÃO DE FERRAMENTAS – CAIXA E / OU QUADRO

UNIDADE: - CENTRO DE CUSTO: DATA:

ITEM QTDE DESCRIÇÃO ESTADO DE CONSERVAÇÃO

ASSINATURA DO FUNCIONÁRIO RESPONSÁVEL

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6.2.6 Movimentação de Bens e Atualização do Cadastro de Ativo Fixo – OM-M-044

CENTRO DE CUSTO EMITENTE:

MOVIMENTAÇÃO DE BENS E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO DO ATIVO FIXO DATA:

ÍTEM CHAPA PATRIMONIAL DESCRIÇÃO DO BEM ENVIADO

PARA RECEBIDO

DE MOTIVO CI / NOTA FISCAL/DATA

OBSERVAÇÕES: ______________________________________

ASSINATURA DO FUNCIONÁRIO RESPONSÁVEL OM-M-044

Índice - ceagespativo fixo ou ativo imobilizado são denominações dadas aos bens móveis e...

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